luận văn tổ chức hệ thống hồ sơ kiểm toán trong kiểm toán tài chính tại công ty dịch vụ tư vấn tài chính, kế toán và kiểm toán

Nhận thức được tầm quan trọng của việc lập hồ sơ kiểm toán, cùng với những kiến thức thực tế có được qua thời gian thực tập tại Công ty Dịch vụ tư vấn tài chính, kế toán và kiểm toán AA

Oa Thi Thu Wiin - Lip Kiém ton 438A

LOI MO DAU

Co chế thị trường đã và đang mở ra một thời kỳ phát triển sôi động

nhưng cũng đầy rủi ro cho nền kinh tế Việt Nam Ta thấy rằng các thông tin

tài chính là mối quan tâm của nhiều người làm công tác quản lý trong nội bộ doanh nghiệp cũng như bên ngoài doanh nghiệp Vì vậy sự chính xác của các thông tin kinh tế tài chính là một đòi hỏi cần được đáp ứng kịp thời

Kiểm toán là hoạt động đem lại niềm tin cho những người quan tâm đến tình hình tài chính của doanh nghiệp Trách nhiệm pháp lý cao đòi hỏi

kiểm toán viên và Công ty kiểm toán phải chú trọng đến chất lượng kiểm

toán Trong một cuộc kiểm toán thì Hồ sơ kiểm toán đóng vai trò rất quan trọng Nó không chỉ là phương tiện lưu giữ những bằng chứng, thông tin quan trọng giúp kiểm toán viên đưa ra những kết luận mà còn là cơ sở pháp

lý cho việc kiểm soát và đánh giá chất lượng cuộc kiểm toán đã tiến hành

Nhận thức được tầm quan trọng của việc lập hồ sơ kiểm toán, cùng với những kiến thức thực tế có được qua thời gian thực tập tại Công ty Dịch vụ tư vấn tài chính, kế toán và kiểm toán ( AASC ) em đã chọn đề tài :

“Tổ chức hệ thống hô sơ kiểm toán trong kiểm toán báo cáo tài chính

tại Công ty Dịch vụ tư vấn tài chính, kế toán và kiểm toán” với mong muốn

tìm hiểu thực tế công tác tổ chức hồ sơ kiểm toán tại Công ty cũng như nêu ra

một số ý kiến đóng góp vào việc vận dụng lý luận khoa học kiểm toán vào

phân tích thực tế của vấn đề

Luận văn gồm có 3 chương :

Chương I : Những vấn đề lý luận cơ bản về hệ thống hồ sơ kiểm toán

Chương II : Thực tế tổ chức hệ thống hồ sơ kiểm toán trong kiểm

toán báo cáo tài chính tại AASC

Chương III : Phương hướng hoàn thiện tổ chức hệ thống hồ sơ kiểm toán tai AASC

Do giới hạn về thời gian và điều kiện thực tế còn nhiều hạn chế việc tiếp cận nghiên cứu đề tài mới chỉ dừng lại ở mức độ kết hợp giữa nghiên cứu lý luận với quan sát thực tiễn, phỏng vấn cho nên vấn đề chưa được giải quyết

cụ thể Mong rằng nội dung này sẽ được đưa ra bàn luận ở những bậc nghiên cứu cao hơn

Em xin chân thành cảm ơn TS Ngô Trí Tuệ và các anh chị đang công tác tại phòng Kiểm toán các ngành sản xuất vật chất tại Công ty Dịch vụ tư vấn tài chính kế toán và kiểm toán(AASC) đã tận tình giúp đỡ em hoàn thành luận văn này

Oa Thi Thu Wiin - Lip Kiém ton 438A

CHUONG I : NHỮNG VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ HỆ

THỐNG HỒ SƠ KIỀM TOÁN

I BẢN CHẤT CỦA HỒ SƠ KIỂM TOÁN

1.1 Khái niệm về hồ sơ kiểm toán

Như chúng ta đã biết kiểm toán có hai chức năng cơ bản là xác minh và

bày tỏ ý kiến về báo cáo tài chính của đơn vị kiểm toán Để có thể thực hiện được chức năng đó kiểm toán viên cần phải nắm được một lượng thông tin

nhất định thông qua quá trình thu thập và lưu trữ Đồng thời công việc kiểm toán cũng cần được giám sát và quản lý một cách chặt chẽ vì nó là cả một quy

trình phức tạp, được phối hợp thực hiện bởi nhiều nhiều người và kết quả của

nó có một vai trò rất quan trọng đối với đơn vị khách hàng Xuất phát từ chính yêu cầu đó hồ sơ kiểm toán đã ra đời đáp ứng yêu cầu quản lý cũng như chức

năng của kiểm toán nói chung và kiểm toán báo cáo tài chính nói riêng

Hồ sơ là một khái niệm được sử dụng khá rộng rãi trong các lĩnh vực

của đời sống xã hội Về khía cạnh pháp lý, việc lập và lưu trữ hồ sơ phải tuân

theo những nguyên tắc nhất định Tài liệu giảng dạy của Cục lưu trữ quốc gia đưa ra định nghĩa: “Hồ sơ là một tập ( hoặc một ) văn bản có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự việc hay một người, được hình thành trong quá trình giải quyết công việc đó” Ví dụ như hồ sơ cá nhân, hồ sơ vụ việc Các văn bản đưa vào hồ sơ phải đúng chức năng, phản ánh đúng nhiệm vụ của cơ quan lập hồ sơ, phải hoàn chỉnh, đảm bảo giá trị pháp lý và có mối quan hệ mật thiết với nhau

Một hồ sơ được coi là hoàn thiện khi thông qua đó người đọc có thể nắm được những thông tin liên quan đến đối tượng trong hồ sơ đó Trên góc

độ pháp lý “hồ sơ” cũng được sử dụng như một công cụ bắt buộc của quản lý

Trong lĩnh vực kiểm toán “ hồ sơ kiểm toán” là một thuật ngữ thông

dụng và hồ sơ kiểm toán được coi là một công cụ hữu hiệu phục vụ cho yêu cầu quản lý và chức năng xác minh của công việc kiểm toán

Trước hết, xét về mặt thực hiện chức năng chung của kiểm toán, kiểm

toán tài chính hướng tới việc xác minh, bày tỏ ý kiến trên cơ sở các bằng

chứng kiểm toán Mà các bằng chứng kiểm toán được thu thập bằng nhiều phương pháp và từ nhiều nguồn khác nhau Do đó, chúng cần được thể hiện

thành các tài liệu theo những dạng nhất định và sắp xếp theo những nguyên

tác nhất định giúp kiểm toán viên lưu trữ và dẫn chứng khi cần thiết để bảo vệ

ý kiến của mình Đồng thời quá trình làm việc của kiểm toán viên với những

kế hoạch, chương trình kiểm toán, các thủ tục kiểm toán đã áp dụng, cũng cần được ghi chép dưới dạng tài liệu để phục vụ cho chính quá trình kiểm toán cũng như làm cơ sở để chứng minh việc kiểm toán đã được tiến hành theo đúng những Chuẩn mực thực hành

Tiếp đến, xét về mặt yêu cầu của quản lý ta thấy công việc kiểm toán được tiến hành bởi nhiều người trong một thời gian nhất định do vậy việc phân công và phối hợp kiểm toán cũng như việc giám sát công việc của chủ nhiệm kiểm toán phải được tiến hành một cách khoa học và chặt chẽ Thông qua hồ

sơ kiểm toán kiểm toán viên chính có thể đánh giá được tiến độ và tiếp tục điều hành công việc Đồng thời, hồ sơ kiểm toán là hệ thống tài liệu căn bản

để giúp cấp lãnh đạo công ty kiểm toán kiểm tra tính đầy đủ của những bằng

chứng thích hợp làm cơ sở cho kết luận của kiểm toán viên Chính vì thế, có

thể kết luận rằng hồ sơ kiểm toán là một phần không thể thiếu được trong mỗi

cuộc kiểm toán thực hiện chức năng chung của kiểm toán cũng như đáp ứng được những yêu cầu về mặt quản lý đối với công việc kiểm toán

Hiện nay, có khá nhiều tài liệu đưa ra khái niệm khác nhau về hồ sơ kiểm toán:

Theo những chuẩn mực và nguyên tắc chỉ đạo kiểm toán quốc tế Hồ sơ kiểm toán: “Hồ sơ kiểm toán là các dẫn chứng bằng tài liệu về quá trình làm việc của kiểm toán viên, về các bằng chứng thu thập được để hỗ trợ quá trình

Oa Thi Thu Wiin - -óp “Kiếm toán 438A

kiểm toán và làm cơ sở pháp lý cho ý kiến của kiểm toán viên trên các báo cáo

kiểm toán.” 0: !86)

Theo giáo trình kiểm toán của ALVIN.ARENS - JAMESK

LOEBBECKE Hồ sơ kiểm toán được định nghĩa qua khái niệm tư liệu của

kiểm toán viên: “ Tư liệu là sổ sách của kiểm toán viên ghi chép về các thủ tục

áp dụng, các cuộc khảo sát thực hiện, thông tin thu được và kết luận thích hợp đạt được trong công tác kiểm toán Các tư liệu phải bao gồm tất cả các thông

tin mà kiểm toán viên cho là cần thiết để tiến hành quá trình kiểm tra đầy đủ

và cung cấp căn cứ cho báo cáo kiểm toán.”6:

Dựa trên Chuẩn mực Kiểm toán quốc tế cũng như thực tế tại Việt Nam

Bộ Tài chính đã ban hành Chuẩn mực Kiểm toán Việt Nam số 230 quy định :

“ Hồ sơ kiểm toán là tài liệu do kiểm toán viên lập, thu thập, phân loại, sử dụng và lưu trữ Tài liệu trong hồ sơ kiểm toán được thể hiện trên giấy, trên

phim ảnh, phương tiện tin học hay bất kỳ phương tiện lưu trữ nào khác theo

quy định của pháp luật hiện hành”Œ:?”,

Qua các khái niệm trên chúng ta có thể đưa ra một định nghĩa khái quát

nhất về hồ sơ kiểm toán: Hồ sơ kiểm toán chính là tập hợp tất cả các giấy tờ làm việc của kiểm toán viên chứa đựng những thông tin mà kiểm toán viên thu

thập được, những thủ tục mà kiểm toán viên đã áp dụng và những kết luận mà

kiểm toán viên đã đạt được trong quá trình kiểm toán để làm cơ sở cho việc

quản lý công việc kiểm toán cũng như làm cơ sở để đưa ra ý kiến của mình thực hiện chức năng “ xác minh và bày tỏ ý kiến” Hồ sơ kiểm toán phải bao

gồm tất cả các thông tin mà kiểm toán viên cho là cần thiết để tiến hành quá trình kiểm tra đầy đủ và để cung cấp căn cứ cho báo cáo kiểm toán Hồ sơ kiểm toán và bằng chứng kiểm toán có mối liên hệ chứa đựng chặt chẽ Hồ sơ kiểm toán cất giữ bằng chứng kiểm toán, còn bằng chứng kiểm toán là một phần của Hồ sơ kiểm toán Vì vậy, phải có các bằng chứng kiểm toán đạt yêu

cầu về tính đầy đủ và tính giá trị được sắp xếp hợp lý cùng với các giấy tờ làm việc của kiểm toán viên mới tạo nên một hồ sơ kiểm toán khoa học và mang tính giá trị đầy đủ

Nhưng mặt khác các khái niệm này cũng chỉ ra rằng kiểm toán viên không thể và không phải thu thập mọi tài liệu liên quan đến cuộc kiểm toán

mà chỉ thu thập và lưu trữ những thông tin nào kiểm toán viên cho là cần thiết

và có liên quan trực tiếp đến kết luận của kiểm toán viên mà thôi Ngoài ra hồ

sơ kiểm toán cũng lưu trữ tất cả các ý kiến bằng văn bản mà kiểm toán viên

đưa ra sau khi tiến hành cuộc kiểm toán

1.2.1 Cách thức tổ chức tài liệu trong hồ sơ kiểm toán

1.2.1.1 Các mô hình hồ sơ kiểm toán

Cách thức tổ chức các tài liệu trong hồ sơ kiểm toán được tiến hành tuỳ

thuộc vào quy định của mỗi công ty kiểm toán và quyết định của kiểm toán nhưng phải bảo đảm tính “hệ thống” của một hồ sơ : các tài liệu phải được sắp xếp theo từng mục, từng vấn đề, từng vụ việc thuận tiện cho việc lưu trữ, bảo quản cũng như việc tra cứu tài liệu trong hồ sơ đó Bởi cuộc kiểm toán không

chỉ kết thúc ở việc đưa ra báo cáo kiểm toán hay thư quản lý mà hồ sơ kiểm toán còn làm cơ sở cho việc kiểm tra soát xét và khi cần có thể còn là cơ sở

pháp lý mà công ty kiểm toán đưa ra để minh chứng cho công việc của mình

Tuy nhiên, chúng ta biết rằng hồ sơ kiểm toán và phương pháp kiểm toán là

hai vấn đề có liên quan chặt chẽ với nhau, cuộc kiểm toán được tiến hành

bằng phương pháp nào thì hồ sơ kiểm toán được tổ chức theo phương pháp đó

Hồ sơ kiểm toán chịu sự chi phối trực tiếp của phương pháp kiểm toán

Hiện nay trên thế giới phổ biến hai mô hình hồ sơ kiểm toán là mô hình

hồ sơ kiểm toán Tây Âu và mô hình hồ sơ kiểm toán Bắc Mỹ

1.2.1.1.1 Mô hình hồ sơ kiểm toán Tây Âu

Mô hình này gắn liền với phương pháp thủ công, đưa ra phương pháp tổ chức giấy tờ làm việc và cách đánh tham chiếu theo chữ cái La Tỉnh như sau:

Oa Thi Thu Wiin - -óp “Kiếm toán 438A

Bảng hệ thống tham chiếu mô hình Hồ sơ kiểm toán Tây Âu

18 Các tài khoản ngoài bảng

Cột “có” hoặc “không” để kiểm toán viên tích vào tuỳ theo tài liệu đó

hoặc không có trong Hồ sơ

Theo cách đánh tham chiếu trên, Hồ sơ làm việc được sắp xếp theo thứ

tự các mục của Bảng cân đối kế toán và Báo cáo kết quả kinh doanh của Việt Nam Các mục này sẽ được đánh theo thứ tự chữ cái

Riêng mục A bao gồm tất cả các phần kiểm tra chung ( đối chiếu giữa

bảng cân đối kế toán với sổ cái, đối chiếu giữa kế toán tổng hợp và kế toán chỉ

tiết các báo cáo Mục này bao gồm các giấy tờ làm việc chủ yếu sau:

Nội dung mục A - Tổng hợp của Hô sơ kiểm toán theo mô

6 Các ghi chú cho cuộc kiểm toán năm sau A20

7 Thư giải trình của Ban giám đốc A22

8 Báo cáo tài chính trước điều chỉnh A25

10 Báo cáo kết quả kinh doanh A32

11 Bảng tổng hợp các bút toán điều chỉnh A33

12 Các bút toán phân loại lại A34

13 Các bút toán điều chỉnh chỉ tiết A35

14 Kiểm tra số dư đầu kỳ và các sự kiện phát

sinh sau ngày lập Báo cáo kiểm toán năm trước A42

15 Các nghĩa vụ đối với các bên có liên quan A40

16 Các sự kiện phát sinh sau ngày khóa sổ A45

18 Phân tích soát xét Báo cáo tài chính trước

Oa Thi Thu Wiin - -óp “Kiếm toán 438A

e Kết cấu Hồ sơ cũng rất khoa học nên người sử dụng Hồ sơ có thể dễ dàng đi từ giấy tờ làm việc chi tiết đến tổng hợp và ngược lại

e Khả năng xét đoán và hoạt động độc lập của kiểm toán viên được phát huy tối đa

e Trong điều kiện ở Việt Nam hiện nay là phù hợp khi sử dụng mô hình trên

Nhược điểm:

e Tốn thời gian, công sức mà độ chính xác không cao

e Giấy tờ làm việc xong không có mối liên hệ chặt chế vì chưa có sự liên kết theo “quan hệ ngang”

e Việc soát xét, giám sát kết quả trong bước kiểm toán gặp nhiều khó khăn

e Bao quan can noi an toan, ton kém mà nguy cơ thất lạc, hư hỏng cao Rủi ro kiểm toán cao đặc biệt là với những khách hàng lớn

1.2.1.1.2.Mô hình hồ sơ kiểm toán Bắc Mỹ (đại diện là mô hình Hồ sơ kiểm toán AS/2 với phương pháp lập tự động có hệ thống tham chiếu)

AS/2 là phương pháp kiểm toán tiên tiến giúp kiểm toán viên giảm nhẹ

một phần lao động, tránh được rủi ro nghề nghiệp trên cơ sở sự hiểu biết, năng lực và sự năng động của mỗi nhân viên

Phương pháp AS/2 bao gồm: phương pháp kiểm toán, hệ thống Hồ sơ

kiểm toán và phần mềm kiểm toán

Hồ sơ kiểm toán AS/2 được sắp xếp theo một hệ thống chỉ mục thống

nhất gọi là “chỉ mục Hồ sơ kiểm toán” tương tự như danh mục hệ thống tài khoản kế toán Chỉ mục Hồ sơ kiểm toán là danh mục các giấy tờ làm việc của kiểm toán viên được sắp xếp theo một trình tự sẵn và thống nhất Danh mục này được chia thành các phần tương ứng với các giai đoạn thực hiện cuộc

kiểm toán, hoặc thể hiện các mục, tiểu mục của các phần hành được kiểm toán

trên Báo cáo tài chính

Nội dung của hệ thống chỉ mục tổng hợp như sau:

Nội dung các chỉ mục tổng hợp của Hồ sơ kiểm toán

Chỉ mục Hồ sơ kiểm toán tổng hợp

1000 Lập kế hoạch kiểm toán

2000 Báo cáo

3000 Quản lý cuộc kiểm toán

4000 Hệ thống kiểm soát

5000 Kiểm tra chỉ tiết - tài sản

6000 Kiểm tra chỉ tiết - công nợ phải trả

7000 Kiểm tra chỉ tiết - vốn chủ sở hữu

8000 Kiểm tra chỉ tiết — báo cáo lãi lỗ

Hồ sơ được xây dựng bao gồm chỉ mục tổng hợp được đánh số từ 1000 đến 8000 Trong đó các chỉ mục từ 1000 đến 4000 chứa đựng những thông tin chủ yếu trong phần Hồ sơ thường trực và Hồ sơ tổng hợp ( của Hồ sơ năm ) Những chỉ mục này bao gồm thông tin chung về khách hàng, về những phân

tích sơ bộ ban đầu, về kế hoạch kiểm toán, báo cáo kiểm toán Từ chỉ mục

5000 đến 8000 thuộc phần Hồ sơ làm việc chứa đựng những thông tin về kiểm toán chi tiết các khoản mục trên Báo cáo tài chính Bao gồm các chỉ mục lớn như: kiểm tra chỉ tiết tài sản, công nợ phải trả, vốn chủ sở hữu, báo cáo lãi lỗ Các giấy tờ làm việc cơ bản trong các chỉ mục của Hồ sơ kiểm toán AS/2 đều sử dụng mẫu quy định như trong Hồ sơ chuẩn Các giấy tờ làm việc này có mẫu thống nhất trong phần mêm AS/2 được đánh số cụ thể theo từng chỉ mục Trong thực hành kiểm toán, kiểm toán viên sử dụng những giấy tờ

làm việc này để hoàn thiện nên Hồ sơ kiểm toán Do đặc thù khác nhau của từng khách hàng mà kiểm toán viên có thể có những thay đổi nhỏ về giấy tờ

Oa Thi Thu Wiin - -óp “Kiếm toán 438A

Việc ghi chép giấy tờ làm việc của kiểm toán viên hầu hết được thực hiện bằng máy vi tính với phần mềm AS/2 nên việc liên kết thông tin giữa các giấy tờ làm việc trong Hồ sơ kiểm toán là rất chặt chẽ Việc liên kết giữa các giấy tờ làm việc không chỉ được thực hiện theo “ quan hệ dọc ” mà chúng còn được liên kết chặt chế theo “ quan hệ ngang ” trong mỗi chỉ mục và giữa các chỉ mục với nhau

Ưu, nhược điểm của mô hình Hồ sơ kiểm toán Bắc Mỹ

e© Mô hình này khắc phục được tất cả các nhược điểm của mô hình 4 I

se Mô hình này được vi tính hoá nên các giấy tờ làm việc được hình thành nhanh chóng và chính xác, được sử dụng thống nhất Các công thức được vi tính hoá nên giảm nhẹ công việc mà độ chính xác lại cao

e Giấy tờ làm việc khi làm xong có mối liên kết chặt chẽ, tự động hoá

e Việc soát xét, giám sát kết quả trong bước kiểm toán đơn giản hơn rất

nhiều

e Hồ sơ kiểm toán được lưu trữ bằng cả hai cách là trên giấy tờ và trên đĩa mềm nên đảm bảo độ an toàn cao, gọn nhẹ và thuận tiện cho tra cứu

e Rủi ro kiểm toán thấp hơn

1.2.1.2 Các yếu tố ảnh hưởng đến nội dung hồ sơ kiểm toán

Có rất nhiều yếu tố ảnh hưởng đến nội dung của hồ sơ kiểm toán nhưng

có thể nêu lên một số điểm chủ yếu sau :

-_- Mục đích và nội dung của cuộc kiểm toán

-_ Hình thức báo cáo kiểm toán

- Đặc điểm và tính phức tạp của hoạt động kinh doanh của khách hàng

-_ Bản chất và thực trạng của hệ thống kế toán và hệ thống kiểm soát nội

bộ

- Phương pháp, kỹ thuật kiểm toán được sử dụng trong quá trình kiểm toán

Nhu cầu về hướng dẫn, kiểm tra và soát xét những công việc do trợ lý

kiểm toán và cộng tác viên thực hiện trong một số trường hợp cụ thể

1.2.1.3 Một số yêu câu chung về hô sơ kiểm toán

Để có thể tổ chức một hệ thống hồ sơ kiểm toán bảo đảm cơ sở pháp lý

cho ý kiến của kiểm toán viên và phục vụ tốt cho yêu cầu của quản lý thì hồ sơ kiểm toán không chỉ cần phải đầy đủ và hợp lý về mặt nội dung mà cần phải khoa học về mặt hình thức Hồ sơ kiểm toán có vai trò rất quan trọng trong

công việc kiểm toán từ khâu điều hành kiểm toán đến khâu giám sát, kiểm tra cũng như tra cứu quy trình kiểm toán khi cần thiết Một hồ sơ kiểm toán

được sắp xếp có hệ thống, có đề mục rõ ràng sẽ rất thuận tiện cho việc lưu trữ bảo quản cũng như tra cứu tài liệu trong hồ sơ đó Đồng thời cũng bảo đảm cho công việc kiểm tra, soát xét có hiệu quả Chính vì vậy khi thiết lập hệ

thống hồ sơ kiểm toán trong kiểm toán báo cáo tài chính các kiểm toán viên

và công ty kiểm toán cần phải tuân thủ một số yêu cầu chung về hồ sơ kiểm toán sau :

a Hồ sơ kiểm toán phải có đê mục rõ rằng :

Để nhận dạng, phân biệt dễ dàng cho từng cuộc kiểm toán, từng khoản mục, nội dung được kiểm toán Đề mục thường được đặt ở đầu hồ sơ kiểm

toán, bao gồm những nội dung sau :

- Tên đơn vị được kiểm toán

- Đối tượng kiểm toán: phản ánh tên tài khoản hoặc chỉ tiêu trên các tư liệu

đó

- Kì kiểm toán: ghi ngày kết thúc của niên độ kiểm toán

- Số hiệu Hồ sơ kiểm toán: ghi số hiệu để tiện việc tra cứu

- Ngày thực hiện

Oa Thi Thu Wiin - -óp “Kiếm toán 438A

b Hồ sơ kiểm toán phải có đầy đủ chữ ký của kiểm toán viên :

Các kiểm toán viên thực hiện hồ sơ kiểm toán phải ký tên và ghi ngày

tháng hoàn thành trên hồ sơ đó Trong trường hợp hồ sơ được thực hiện bởi

đơn vị được kiểm toán, kiểm toán viên vẫn cần phải ký vào sau khi đọc lại và kiểm tra các thông tin trong đó Để phân biệt, trong kiểm toán độc lập người

ta ghi chú “ Được chuẩn bị bởi khách hàng” trên các hồ sơ này

Những người có trách nhiệm kiểm tra hồ sơ kiểm toán như kiểm toán viên chính, chủ nhiệm kiểm toán khi kiểm tra xong cũng phải ghi ngày tháng và ký tên vào hồ sơ kiểm toán Chữ ký của các kiểm toán viên trên hồ sơ

kiểm toán xác định trách nhiệm của họ đối với thông tin được ghi trên đó

c Hồ sơ kiểm toán cần được sắp xếp khoa học :

Số lượng các tài liệu trong hồ sơ kiểm toán của một cuộc kiểm toán

thường rất nhiều, vì thế chúng cần được đánh số một cách có hệ thống và khoa học bảo đảm việc sử dụng và kiểm tra được dễ dàng

Thông thường, người ta sắp xếp bắt đầu từ những Hồ sơ, tư liệu với thông

tin tổng quát nhất, như: các Hồ sơ thường xuyên, rồi đến cá Hồ sơ hiện hành

và kết thúc là báo cáo kiểm toán

Trong phần Hồ sơ hiện hành càn phải được sắp xếp sao cho mỗi khoản mục trên báo cáo tài chính đều có thể tra cứu ngược về bảng cân đối kết toán

cũng như các bảng biểu cơ sở hoặc tài liệu chứng minh

Thông thường, biểu chỉ đạo của mỗi tài khoản hay khoản mục trên báo cáo tài chính được kí hiệu (đánh số) bằng một chữ cái hoặc một số Các bảng liệt kê, phân tích, tính toán liên quan đến biểu chỉ đạo đó được xếp ngang

sau biểu chỉ đạo và được đánh số bằng cách thêm vào sau kí hiệu của biểu chỉ

đạo một con số Tương tự như thế, nếu có bảng biểu chi tiết hơn nữa, thì được xếp sau bảng liệt kê, phân tích, tính toán và được đánh số bằng cách thêm số vào sau kí hiệu của các bảng liệt kê, phân tích, tính toán

Trên cơ sở những yêu cầu về hình thức như vậy thì mỗi tổ chức kiểm

toán có thể thiết lập cho mình những mẫu hồ sơ riêng phù hợp với điều kiện

của từng công ty sao cho hồ sơ kiểm toán được lập theo mẫu biểu và quy trình

do công ty kiểm toán quy định Kiểm toán viên được phép sử dụng các mẫu biểu, giấy tờ làm việc, các bảng biểu phân tích và các tài liệu khác của khách

hàng, nhưng phải bảo đảm rằng các tài liệu đó đã được lập một cách đúng đắn

Như vậy không có một quy định chung cho hình thức của hồ sơ kiểm toán mà việc lập và sắp xếp tuỳ theo điều kiện và yêu cầu của kiểm toán viên

và công ty kiểm toán sao cho phù hợp với từng khách hàng và từng hợp đồng Việc sử dụng các tài liệu theo mẫu quy định ( bản câu hỏi, mẫu thư, cấu trúc

hồ sơ mẫu, ) giúp cho kiểm toán viên nâng cao hiệu quả trong việc lập và kiểm tra hồ sơ, tạo điều kiện cho việc phân công công việc và kiểm tra chất

lượng kiểm toán

d Hồ sơ kiểm toán phải được chú thích đầy đủ về nguồn gốc dữ liệu, ký

hiệu sử dụng,

Về nguồn gốc đữ liệu, kiểm toán viên cần chú thích rõ chúng được lấy

từ nguồn dữ liệu nào (sổ cái, nhật ký, hoá đơn ), nơi lưu trữ tài liệu, bộ phận hoặc người chịu trách nhiệm kiểm toán tài liệu ( nếu cần), cách hình thành số liệu của đơn vị Chú thích này là cơ sở để truy cập dữ liệu khi cần thiết

Kiểm toán viên cũng cần chú thích về các công việc kiểm toán viên đã

làm hoặc các kết quả đã đạt được, thí dụ đã đối chiếu với chứng từ gốc, đã đối

chiếu với sổ cái, đã kiểm tra cộng dồn Vì sự thuận tiện của nó nên các ký hiệu được sử dụng rất rộng rãi bởi các kiểm toán viên Để không gây hiểu lầm,

kiểm toán viên phải chú thích rõ về ý nghĩa của từng ký hiệu ở bên dưới hồ sơ

kiểm toán

Ngoài ra kiểm toán viên cũng cần chú thích tóm tắt về những vấn đề

mà người đọc có thể không rõ khi sử dụng hồ sơ kiểm toán

e Hồ sơ kiểm toán phải đầy đủ, chính xác và thích hợp :

Hồ sơ kiểm toán phải bảo đảm đầy đủ cơ sở để kiểm toán viên đưa ra ý

kiến của mình Một hồ sơ kiểm toán được coi là đầy đủ khi bao gồm các nội dung sau :

Oa Thi Thu Wiin - -óp “Kiếm toán 438A

- Moi thong tin quan trọng có liên quan đến mục tiêu của hồ sơ kiểm

toán trong sổ sách của đơn vị và trong tài liệu của kiểm toán viên

-_ Thủ tục kiểm toán chọn mẫu và thủ tục kiểm toán được áp dụng

Hồ sơ kiểm toán cần được chính xác, nghĩa là phải bảo đảm các kỹ

thuật tính toán : cộng ngang, cộng dọc, khớp đúng với các số liệu ở các hồ sơ

kiểm toán khác

Nếu có những chênh lệch không trọng yếu, kiểm toán viên cần nêu rõ

trong hồ sơ kiểm toán là đã nhận thấy những chênh lệch đó và cho rằng chúng

không có ảnh hưởng trọng yếu đến công việc kiểm toán

Hồ sơ kiểm toán cần trình bày các thông tin phù hợp, nghĩa là các thông tin có quan hệ đến mục đích của hồ sơ kiểm toán, hay mục đích kiểm toán Những thông tin không cần thiết sẽ làm cho việc xem xét mất thời gian và khó

hiểu, nên sau khi hoàn thành việc kiểm toán, kiểm toán viên cũng nên loại bỏ

khỏi hồ sơ kiểm toán những tài liệu đó

1.2.2 Nội dung của hồ sơ kiểm toán :

Nội dung của hồ sơ kiểm toán tiến hành khác nhau ở những đơn vị kiểm

toán khác nhau tuỳ thuộc vào quy định của mỗi công ty kiểm toán và quyết

định của kiểm toán viên Mặc dù vậy, hồ sơ kiểm toán bao giờ cũng gồm 2 loại : Hồ sơ kiểm toán thường trực và hồ sơ kiểm toán hiện hành

1.2.2.1 Hồ sơ kiểm toán thường trực (hồ sơ kiểm toán chung)

Là hồ sơ kiểm toán chứa đựng những thông tin chung về khách hàng

liên quan đến hai hay nhiều cuộc kiểm toán trong nhiều năm tài chính của khách hàng Hồ sơ này nhằm lưu trữ những dữ kiện có tính chất lịch sử hoặc

tính liên tục thích hợp với quá trình kiểm toán được quan tâm thường xuyên

qua nhiều kỳ

Hồ sơ kiểm toán chung thường gồm:

+ Tên và số hiệu hồ sơ ; ngày tháng lập và ngày tháng lưu trí ;

+ Các thông tin chung về khách hàng :

e Các ghi chép hoặc bản sao các tài liệu pháp lý thoả thuận và biên bản quan trọng : Quyết định thành lập, Điều lệ công ty, Giấy phép thành lập ( Giấy phép đầu tư, Hợp đồng liên doanh), Đăng ký kinh doanh, bố cáo, biên bản họp Hội đồng quản trị, họp Ban Giám đốc ( Tên, địa chỉ, chức năng và phạm vi hoạt động, cơ cấu tổ chức .)

e Các thông tin liên quan đến môi trường kinh doanh, môi trường pháp luật có ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh của khách hàng ; quá trình phát

triển của khách hàng

+ Các tài liệu về thuế : Các văn bản, chế độ thuế riêng trong lĩnh vực hoạt động của khách hàng được cơ quan thuế cho phép, các tài liệu về thực hiện nghĩa vụ thuế hàng năm;

+ Các tài liệu về nhân sự : Các thoả ước lao động, các quy định riêng của khách hàng về nhân sự ; Quy định về quản lý và sử dụng quỹ lương ; + Các tài liệu về kế toán :

e Van bản chấp thuận chế độ kế toán được áp dung

e Các nguyên tắc kế toán áp dụng : Phương pháp xác định giá trị hàng

tồn kho, phương pháp tính dự phòng

+ Các hợp đồng hoặc thoả thuận với bên thứ ba có hiệu lực trong thời gian dài ( ít nhất là hai năm tài chính) : Hợp đồng kiểm toán, hợp đồng cho

thuê, hợp đồng bảo hiểm, thoả thuận vay

+ Các tài liệu khác : Hồ sơ kiểm toán nói chung được cập nhật hàng năm khi có sự thay đổi liên quan đến các tài liệu đề cập trên đây

Oa Thi Thu Wiin - -óp “Kiếm toán 438A

1.2.2.2 Hồ sơ kiểm toán hiện hành (hồ sơ kiểm toán năm) :

Là hồ sơ kiểm toán chứa đựng những thông tin về khách hàng chỉ liên quan trực tiếp đến cuộc kiểm toán một năm tài chính Hồ sơ kiểm toán hiện hành bao gồm tất cả những tư liệu mà kiểm toán viên sử dụng cho cuộc kiểm

toán đang tiến hành Các thông tin trong hồ sơ hiện hành gồm các loại thông tin chủ yếu sau

Hồ sơ kiểm toán năm thường gồm :

+ Các thông tin về người lập, người kiểm tra (soát xét) hồ sơ kiểm toán :

e Họ tên kiểm toán viên, trợ lý kiểm toán viên thực hiện kiểm toán và lập hồ sơ kiểm toán ;

e Họ tên người kiểm tra (soát xét), ngày tháng kiểm tra ;

e Họ tên người xét duyệt, ngày tháng xét duyệt

+ Các văn bản về tài chính, kế toán, thuế, của cơ quan Nhà nước và cấp trên liên quan đến năm tài chính

+ Báo cáo kiểm toán, thư quản lý, báo cáo tài chính và các báo cáo khác, ( bản dự thảo và bản chính thức)

+ Hợp đồng kiểm toán, thư hẹn kiểm toán, phụ lục hợp đồng ( nếu có)

và bản thanh lý hợp đồng

+ Những bằng chứng về kế hoạch chiến lược, kế hoạch kiểm toán chi

tiết, chương trình làm việc và những thay đổi của kế hoạch đó ;

+ Những bằng chứng về thay đổi hệ thống kế toán và hệ thống kiểm

soát nội bộ của khách hàng

+ Những bằng chứng và kết luận trong việc đánh giá rủi ro tiềm tàng,

rủi ro kiểm soát và những đánh giá khác ;

+ Những bằng chứng đánh giá của kiểm toán viên về những công việc

và kết luận của kiểm toán viên nội bộ ;

+ Các sự kiện phát sinh sau khi kết thúc niên độ;

+ Những ghi chép về nội dung, chương trình và phạm vi của những thủ tục kiểm toán được thực hiện và kết quả đạt được ;

+ Những phân tích của kiểm toán viên về các nghiệp vụ kinh tế phát sinh và số dư các tài khoản ;

+ Những phân tích các tỷ lệ, xu hướng quan trọng đối với tình hình hoạt động của khách hàng ;

+ Những bằng chứng về việc kiểm tra và soát xét của kiểm toán viên và người có thẩm quyền với những công việc do kiểm toán viên, trợ lý kiểm toán

viên hoặc chuyên gia khác thực hiện ;

+ Các chỉ tiết về những thủ tục kiểm toán mà kiểm toán viên khác thực

hiện khi kiểm toán báo cáo tài chính của đơn vị cấp dưới ;

+ Các thư từ liên lạc với các kiểm toán viên khác, các chuyên gia khác

và các bên hữu quan ;

+ Các văn bản hoặc những chú giải về những vấn đề đã trao đổi với

khách hàng, kể cả các điều khoản của hợp đồng kiểm toán ;

+ Bản giải trình của Giám đốc ( hoặc người đứng đầu) đơn vị được kiểm

toán ;

+ Bản xác nhận do khách hàng hoặc người thứ ba gửi tới ;

+ Các kết luận của kiểm toán viên về những vấn đề trọng yếu của cuộc kiểm toán, bao gồm cả những vấn đề bất thường (nếu có) cùng với các thủ tục

mà kiểm toán viên đã thực hiện đề giải quyết các vấn đề đó

1.2.2.3 Úng dụng của hồ sơ kiểm toán trong các giai đoạn của quy trình kiểm toán trong kiểm toán Báo cáo tài chính

Hồ sơ kiểm toán được lập và sử dụng từ trước khi cuộc kiểm toán bắt đầu và được bổ xung hoàn thiện dần từ quá trình lập kế hoạch, thực hiện kiểm

toán cho đến kết thúc kiểm toán

* Giai đoạn lập kế hoạch kiểm toán

Nội dung chủ yếu của các giấy tờ làm việc được lập và sử dụng trong giai đoạn này gồm: những thông tin thu thập được về khách hàng, những đánh giá, kết luận của kiểm toán viên về những vấn đề cần xác định và kế hoạch

Oa Thi Thu Wiin - -óp “Kiếm toán 438A

kiểm toán của kiểm toán viên Đây là những thông tin cơ bản rất quan trọng quyết định sự thành công hay thất bại của một cuộc kiểm toán

Trong giai đoạn lập kế hoạch kiểm toán, khi cân nhắc xem nên tiếp tục một khách hàng cũ hay tiếp nhận một khách hàng mới thì kiểm toán viên phải thực hiện một công việc là liên lạc với kiểm toán viên tiền nhiệm hay xem xét

Hồ sơ kiểm toán của kiểm toán viên tiên nhiệm Xem xét Hồ sơ kiểm toán của các kiểm toán viên trước để có được những thông tin như: tính liêm chính của

Ban giám đốc Công ty khách hàng, những bất đồng của Ban giám đốc với

kiểm toán viên tiền nhiệm về các nguyên tắc kế toán, thủ tục kiểm toán

hoặc các vấn đề quan trọng khác

Các Hồ sơ kiểm toán năm trước thường chứa đựng rất nhiều thông tin

về khách hàng: về công việc kinh doanh, cơ cấu tổ chức và các đặc điểm hoạt

động khác Vì vậy qua việc kiểm tra Hồ sơ kiểm toán thường xuyên của khách

hàng( bao gồm sơ đồ bộ máy, điều lệ Công ty, chính sách tài chính, kế toán ) kiểm toán viên sẽ tìm thấy những thông tin hữu ích về hoạt động kinh doanh của khách hàng Đó là việc xác định xem các quyết định của nhà quản

lý có hợp lý hay không, việc hiểu được bản chất và sự biến động của các số liệu trên Báo cáo tài chính đã được kiểm toán

Kế hoạch chi tiết cho từng lĩnh vực, chương trình kiểm toán được lập và

lưu giữ trong Hồ sơ kiểm toán Chương trình kiểm toán đã thiết kế có thể thay đổi trong quá trình thực hiện Tuy nhiên những thay đổi này phải được ghi rõ

trong Hồ sơ kiểm toán Những tài liệu này cùng với những tài liệu về lập kế hoạch tổng quát được lưu giữ trong Hồ sơ thường xuyên Đối với những khách

hàng quen thuộc, Công ty kiểm toán chỉ cần cập nhật những thay đổi chứ

không phải tiến hành lập mới các tài liệu như đối với khách hàng mới

* Giai đoạn thực hành kiểm toán

Thực hành kiểm toán bao gồm việc thực hiện và đánh giá các thủ tục

kiểm soát và thủ tục kiểm tra chi tiết các số dư và thủ tục phân tích Dựa vào những tài liệu đã lưu về đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ, kiểm toán viên

đưa ra quyết định có thể dựa vào hệ thống kiểm soát nội bộ của khách hàng hay không Nếu quyết định là có thì việc thu thập bằng chứng có thể chủ yếu

qua các thủ tục kiểm soát và một số ít các thử nghiệm cơ bản (thủ tục phân tích và thủ tục kiểm tra chỉ tiết) Nếu quyết định là không thì phải thực hiện các thử nghiệm cơ bản với số lượng lớn

Cần lưu trữ vào Hồ sơ các tài liệu chủ yếu như: tính chất, thời gian và

phạm vi của các biện pháp kiểm soát nội bộ và những phát hiện của kiểm toán

viên Những phát hiện này lại được đem ra so sánh với những đánh giá ban

đầu trong kế hoạch kiểm toán Nếu trùng khớp thì các thủ tục kiểm toán cơ

bản sẽ được thực hiện đúng theo kế hoạch.Trong trường hợp ngược lại có thể phải thay đổi đánh giá trong phần lập kế hoạch và mở rộng phạm vi của các thủ tục cơ bản

Việc thực hiện thủ tục cơ bản này được thể hiện trên các bảng tổng hợp,

bảng tính toán, bảng phân tích các nghiệp vụ, các giấy tờ xác minh Khi tiến hành kiểm toán các khoản mục đã lựa chọn, kiểm toán viên phải đưa ra các kết luận của mình về từng khoản mục kèm theo các dẫn chứng cho các kết luận đó trên giấy tờ làm việc Các giấy tờ này được tập hợp lại trong Hồ sơ kiểm toán phục vụ cho việc ra quyết định của kiểm toán viên Phần lớn các tài liệu trong Hồ sơ kiểm toán được lập vào giai đoạn này Tất cả các bằng chứng

có giá trị và những ghi chép của kiểm toán viên phải được lưu lại trên giấy tờ làm việc, đảm bảo cho Hồ sơ kiểm toán được lập một cách đầy đủ, hợp lý và hợp lệ

* Giai đoạn kết thúc kiểm toán

Các tài liệu trong Hồ sơ kiểm toán chính là căn cứ để các kiểm toán

viên đưa ra các kết luận của mình Giai đoạn này bổ sung nốt những tài liệu cuối cùng trong Hồ sơ, đó là Báo cáo kiểm toán và thư quản lý (nếu có) Người soát xét lại cuộc kiểm toán tiến hành đánh giá chất lượng cuộc

kiểm toán hoàn thành thông qua việc xem xét Hồ sơ kiểm toán

Oa Thi Thu Wiin - -óp “Kiếm toán 438A

Hồ sơ kiểm toán được lưu giữ theo những quy định nghiêm ngặt Đây sẽ

là những tài liệu dùng cho các cuộc kiểm toán sau và là bằng chứng pháp lý để

giải quyết các sự kiện phát sinh sau ngày kiểm toán

1.3 Các chức năng của hồ sơ kiểm toán

Hồ sơ kiểm toán là một tài liệu đặc biệt quan trọng đối với hoạt động

kiểm toán nói chung và kiểm toán độc lập nói riêng Trong quy trình kiểm

toán, hồ sơ kiểm toán là một phần rất quan trọng đảm nhận nhiều chức năng khác nhau Xuất hiện từ khâu lập kế hoạch cho đến khâu kết thúc kiểm toán

hồ sơ kiểm toán là một tài liệu lưu trữ bắt buộc, sử dụng nhiều năm sau ngày kết thúc kiểm toán Có thể khái quát các chức năng của hồ sơ kiểm toán theo

sơ đồ như sau :

Sơ đồ số 1: Các chức năng cơ bản của hồ sơ kiểm toán

Phục Lam co Lam Lam Lam Lam

Cụ thể nội dung các chức năng của hồ sơ kiểm toán như sau :

a Phục vụ cho việc phân công và phối hợp kiểm toán :

Công việc kiểm toán thường được tiến hành bởi nhiều người trong một thời gian nhất định, do đó việc phân công và phối hợp làm việc là một yêu cầu

cần thiết Hồ sơ kiểm toán là một công cụ hữu hiệu cho mục đích này, biểu

hiện như sau:

- Các kiểm toán viên chính sẽ căn cứ vào chương trình kiểm toán để

lập ra các hồ sơ kiểm toán cho mỗi công việc chỉ tiết, và giao cho các trợ lý

kiểm toán thực hiện Những công việc do các trợ lý kiểm toán tiến hành, và

các kết quả thu được sẽ phản ánh trên hồ sơ kiểm toán Như vậy, thông qua cách này, một kiểm toán viên chính sẽ giao việc và giám sát công việc của

nhiều trợ lý kiểm toán

Hồ sơ kiểm toán cung cấp thông tin giữa các kiểm toán viên để phối

hợp hoạt động Kết quả công việc của kiểm toán viên này có thể được sử dụng

bởi các kiểm toán viên khác để tiếp tục công việc đó, hay thực hiện các công

việc khác có liên quan

-_ Mỗi hồ sơ kiểm toán đánh dấu một bước công việc được hoàn thành

trong quá trình kiểm toán Kiểm toán viên chính căn cứ số hồ sơ kiểm toán đã phát hành và số hồ sơ kiểm toán đã thu hồi để đánh giá tiến độ, và tiếp tục điều hành công việc

- Mỗi hồ sơ kiểm toán là nơi lưu trữ toàn bộ thông tin về một đối

tượng Trong quá trình kiểm toán, các thông tin đã thu thập sẽ được tiếp tục bổ

sung, cập nhật vào hồ sơ kiểm toán của từng đối tượng có liên quan

b Làm cơ sở cho việc giám sát và kiểm tra công việc của các trợ lý kiểm

toán :

Việc xem xét và kiểm tra chất lượng công việc của các trợ lý kiểm toán

được tiến hành trên các hồ sơ kiểm toán do họ thực hiện Việc xem xét và

kiểm tra này được tiến hành từ thấp lên cao : Kiểm toán viên chính sẽ kiểm tra

và yêu cầu các trợ lý kiểm toán giải trình các nội dung trên hồ sơ kiểm toán

của mình, sau đó các hồ sơ kiểm toán này sẽ tiếp tục được kiểm tra bởi các

chủ nhiệm, các chủ phần hùn Quá trình này bảo đảm chất lượng của hồ sơ

kiểm toán và công việc của trợ lý kiểm toán được giám sát đầy đủ Sau mỗi

Oa Thi Thu Wiin - -óp “Kiếm toán 438A

lần kiểm tra, người kiểm tra sẽ ký tên trên hồ sơ kiểm toán để xác nhận sự kiểm tra của mình

c Lam cơ sở cho báo cáo kiểm toán :

Đây là chức năng rất quan trọng của hồ sơ kiểm toán vì mục đích cuối

cùng của một cuộc kiểm toán là đưa ra báo cáo kiểm toán thể hiện ý kiến của

kiểm toán viên về tình hình tài chính của đơn vị khách hàng Hồ sơ kiểm toán

chính là những dẫn chứng bằng tài liệu cho các bằng chứng kiểm toán, những phân tích đánh giá của kiểm toán viên Vì thế hồ sơ kiểm toán chính là cơ sở

để các kiểm toán viên đưa ra báo cáo kiểm toán và các kết luận kiểm toán sau khi tiến hành cuộc kiểm toán

d Làm tài liệu cho kỳ kiểm toán sau :

Để tiến hành cuộc kiểm toán có kết quả tốt, chi phí thấp cần phải xây

dựng một kế hoạch chiến lược, kế hoạch chi tiết và dự toán sát với tình hình thực tế Như vậy để giảm bớt công việc thu thập các tài liệu và nâng cao hiệu quả của công việc lập kế hoạch kiểm toán, kiểm toán viên sẽ sử dụng hồ sơ kiểm toán kỳ trước như là nguồn thông tin phong phú cho việc lập kế hoạch và

cuộc kiểm toán kỳ sau, cụ thể là :

- Cho biét thời gian cần thiết để tiến hành công việc kiểm toán dựa vào

thời gian thực tế của kỳ trước

-_ Cung cấp một cái nhìn thấu đáo về hệ thống kiểm soát nội bộ của đơn

VỊ

-_ Cho biết các vấn đề “ nổi cộm” cần đặc biệt quan tâm

Một số tài liệu, thông tin chỉ cần cập nhật, bổ sung là có thể sử dụng

được cho kỳ sau

-_ Làm mẫu cho các kiểm toán viên phụ thực hiện công việc dựa vào hồ

sơ kiểm toán kỳ trước Nhờ đó, kiểm toán chính sẽ đỡ tốn thời gian hướng dẫn

cụ thể và chi tiết

Tuy nhiên việc sử dụng hồ sơ kiểm toán của kỳ trước đòi hỏi phải chú ý

các vấn đề như sự thay đổi về các mặt hoạt động và hệ thống kiểm soát nội bộ

của đơn vị, khả năng nâng cao hiệu quả của công việc kiểm toán

e Hồ sơ kiểm toán là cơ sở pháp lý cho công việc kiểm toán

Kiểm toán viên, nhất là kiểm toán viên độc lập phải chứng minh được rằng công việc kiểm toán đã được tiến hành trên cơ sở tuân thủ các Chuẩn mực Kiểm toán hiện hành thông qua các hồ sơ kiểm toán Muốn vậy, hồ sơ

kiểm toán phải đầy đủ, rõ ràng và có tính thuyết phục, không được chứa đựng

những vấn để không thể giải thích được, các lập luận thiếu vững chắc, các thay đổi không giải thích được

ƒ Làm tài liệu cho đào tạo

Với những người mới bắt đầu bước vào nghề kiểm toán thì hồ sơ kiểm

toán những năm trước được coi là tài liệu đào tạo rất quan trọng kết hợp với sự hướng dẫn của những kiểm toán viên có kinh nghiệm Hồ sơ kiểm toán là những tài liệu thực tế nhất mà người cộng sự mới bước vào nghề cần phải tiếp

cận để làm quen đần với công tác kiểm toán

1.4 Những quy định chung về hồ sơ kiểm toán trong Chuẩn mực Kiểm

toán Việt Nam số 230

Trên cơ sở những yêu cầu cả về mặt nội dung và hình thức của hồ sơ kiểm toán Bộ Tài chính đã đưa ra những quy định chung về tính bí mật, an

toàn, lưu trữ và sở hữu hồ sơ kiểm toán trong chuẩn mực số 230 như sau:

Tính bí mật, an toàn :

Hồ sơ kiểm toán là toàn bộ tài liệu liên quan đến cuộc kiểm toán đã thực

hiện, là cơ sở cho kết luận và báo cáo kiểm toán, do vậy cần bảo quản và lưu

trữ theo qui định Kiểm toán viên và Công ty kiểm toán phải giữ bí mật và đảm bảo an toàn cho Hồ sơ kiểm toán

Kiểm toán viên phải bảo quản Hồ sơ kiểm toán theo nguyên tắc bảo mật

của tư liệu Kiểm toán viên không được tiết lộ bất cứ thông tin nào thu được

Oa Thi Thu Wiin - -óp “Kiếm toán 438A

trong khi kiểm toán tại đơn vị cho đối tượng khác ngoài đơn vị khi chưa có sự

đồng ý của đơn vị

Trong quá trình kiểm tra, kiểm toán viên thu được một số lượng thông tin

đáng kể có bản chất bảo mật VD như các chiến dịch quảng cáo, số liệu về chi phí sản phẩm, số liệu của lương các viên chức nếu các thông tin này bị tiết

lộ ra ngoài hoặc cho các nhân viên của các Công ty - những người không được phép sử dụng cá thong tin đó — thì hậu quả sẽ rất xấu

Thường thì tư liệu có thể được cung cấp cho những ai được khách hàng cho phép Tuy vậy, nếu các tư liệu đó được toà án yêu cầu hoặc dược dùng như một phần của chương trình kiểm tra chất lượng tự nguyện với các Công ty kiểm toán khác thì sẽ không cần đến sự cho phép của khách hàng

v Lưu trữ hồ sơ kiểm toán :

Cũng theo Chuẩn mực Kiểm toán Việt Nam số 230: Kiểm toán viên và công ty kiểm toán phải lưu trữ hồ sơ kiểm toán để bảo đảm cho yêu cầu về mặt nghiệp vụ và pháp lý Hồ sơ kiểm toán phải được lưu trữ trong một thời

gian đủ để đáp ứng yêu cầu hành nghề và phù hợp với quy định chung của pháp luật về bảo quản lưu trữ hồ sơ, tài liệu do Nhà nước quy định riêng cho tổ

chức nghề nghiệp và từng công ty kiểm toán

Việc tổ chức lưu tr và sắp xếp như thế nào là do các công ty kiểm toán

tự bố trí theo quy định riêng của công ty nhưng phải bảo đảm rằng hồ sơ kiểm

toán được sắp xếp lưu trữ một cách thuận lợi, khoa học theo một trật tự dễ lấy

dễ tra cứu và được lưu giữ quản lý tập trung tại nơi lưu giữ hồ sơ của công ty Trường hợp công ty kiểm toán có các chi nhánh, hồ sơ kiểm toán được lưu tại nơi đóng dấu báo cáo kiểm toán

* Việc lưu trữ hồ sơ kiểm toán được thực hiện dựa trên những nguyên tắc

sắt bảo quản Hồ sơ kiểm toán, tổ chức giới thiệu và hướng dẫn việc sử dụng Hồ sơ

kiểm toán, công bố Hồ sơ kiểm toán đang lưu trữ theo qui định của pháp luật

- Xuất phát từ hoạt động hực tiễn, hàng năm tiến hành đánh giá, rút kinh nghiệm xây dựng cơ sở lý luận khoa học về công tác lưu trữ Hồ sơ kiểm toán

- Hình thành hệ thống công tác lưu trữ Hồ sơ kiểm toán, có sự chỉ đạo thống nhất, chặt chế về nội dung và trình tự lưu trữ Hồ sơ kiểm toán Sự quản

lý và chỉ đạo được chế định bằng những văn bản pháp luật

- Hồ sơ kiểm toán được nhìn nhận đánh giá và những tài liệu cần phải được quản lí lưu trữ theo chế độ hiện hành của Nhà nước Hò sơ kiểm toán phản ánh tính cơ mật, tính khoa học và tính chuyên môn nghiệp vụ

Chính vì lẽ đó, công tác lưu trữ hố sơ kiểm toán phải được quản lí theo nguyên tắc: “Tập trung thống nhất”

v Sở hữu hô sơ kiểm toán :

Hồ sơ kiểm toán thuộc quyền sở hữu và là tài sản của công ty kiểm

toán Khách hàng hay bên thứ ba có quyền xem xét, sử dụng một phần hoặc toàn bộ tài liệu này khi được sự đồng ý của Giám đốc ( hoặc người đứng đầu) công ty kiểm toán hoặc theo quy định của Nhà nước và tổ chức nghề nghiệp Kiểm toán viên được phép cung cấp một phần hoặc toàn bộ tài liệu cho

khách hàng tuỳ từng trường hợp cụ thể do công ty kiểm toán quyết định

Trong mọi trường hợp, tài liệu làm việc của kiểm toán viên không thể thay thế chứng từ kế toán, báo cáo tài chính của khách hàng

Trong trường hợp có từ hai công ty kiểm toán trở lên cùng thực hiện một cuộc kiểm toán thì hồ sơ kiểm toán được lập theo sự phân công công việc của từng bên Để tạo thành các bộ hồ sơ hoàn chỉnh làm cơ sở soát xét, phát

hành báo cáo kiểm toán và lưu trữ hồ sơ, khi chuẩn bị kết thúc cuộc kiểm

toán, mỗi bên phải phô tô cho nhau các hồ sơ thuộc phần công việc của công

ty mình Như vậy, khi có hai hay nhiều công ty kiểm toán cùng tiến hành một

cuộc kiểm toán thì hồ sơ kiểm toán là thuộc sở hữu chung của các công ty kiểm toán đó, mỗi công ty có một hồ sơ kiểm toán hoàn chỉnh về cuộc kiểm

toán và được lưu tại mỗi công ty

Oa Thi Thu Wiin - Lip Kiém ton 438A

CHƯƠNG II : THỤC TẾ TỔ CHỨC HỆ THỐNG HỒ SƠ KIỂM TOÁN TRONG KIỂM TOÁN BÁO CÁO TÀI CHÍNH

TẠI CÔNG TY DỊCH VỤ TƯ VẤN TÀI CHÍNH KẾ TOÁN

VÀ KIỂM TOÁN (AASC )

1 TONG QUAN VE CONG TY

1.1 Lịch sử hình thành va phát triển của AASC

Căn cứ nghị định số 196 HĐBT ngày 11/12/1989 của Hội đồng Bộ trưởng quy định chức trách, nhiệm vụ, quyền hạn quản lý Nhà nước của các Bộ

Căn cứ nghị định số 155 - HĐBT ngày 15/10/1988 của Hội đồng Bộ trưởng quy định chức năng, nhiệm vụ và tổ chức bộ máy của Bộ Tài chính Theo đề nghị của các đồng chí Vụ trưởng Vụ tổ chức cán bộ, Vụ trưởng

Vụ chế độ kế toán và kiểm tra kế toán

Bộ trưởng bộ tài chính đã quyết định số 164 TC/QĐ/TCCB (ngày 13 tháng 5 năm 1991) thành lập Công ty dịch vụ kế toán trực thuộc Bộ Tài chính

để làm các dịch vụ về kế toán đối với các doanh nghiệp thuộc các thành phần kinh tế

Sau một thời gian hoạt động, để đáp ứng và cùng hoà nhập với sự phát triển của nền kinh tế thị trường Bộ trưởng Bộ Tài chính đã ra Quyết định số

238 TC/TCCB (ngày 27 thánh 4 năm 1993) và 639 TC/TCCB (ngày 14 tháng

9 năm 1993) bổ sung nhiệm vụ kiểm toán và đổi tên Công ty dịch vụ kế toán

thành: Công ty dịch vụ tư vấn tài chính kế toán và kiểm toán; tên giao dịch

CONSULTANCE SER VICE COPANY (gọi tắt là AASC) Trụ sở chính được đặt tại sối Lê Phụng Hiểu - Hoàn Kiếm - Hà Nội với số vốn kinh doanh 229.107.173 đồng

Trong đó:

-_ Vốn ngân sách Nhà nước cấp: 137.040.000 đồng

+ Vốn bằng tiền: 113.316.000 đồng + Vốn bằng hiện vật: 23.724.000 đồng

+ Vốn khác:

- Vốn huy động thêm: 9.267.173 đồng

Cùng với sự phát triển và thành công qua 14 năm hoạt động, AASC đã có bước tiến vững chãi và trở thành một trong những công ty kiểm toán hàng đầu tại Việt Nam, dịch vụ của AASC được biết đến và được tín nhiệm ở nhiều tổ chức trong và ngoài nước

AASC là một trong bốn công ty kiểm toán Việt Nam cùng với 4 công ty

kiểm toán quốc tế hoạt động tại Việt Nam được phép tham gia kiểm toán các

dự án tài trợ bởi các tổ chức Quốc tế như Ngân hàng thế giới (WB), Ngân hàng phát triển Châu á (ADB) và các tổ chức khác AASC còn nằm trong danh sách chọn lọc được tham gia dự thầu hầu hết các dự án tài trợ bởi các tổ chức Chính Phủ và phi Chính Phủ

Về đội ngũ công nhân viên

Để có thể đáp ứng được yêu cầu của khách hàng thuộc mọi thành phần

kinh tế và đảm bảo chất lượng dịch vụ cung cấp, vấn đề trình độ và kinh nghiệm đội ngũ nhân viên cần được coi trọng đúng mức Chính vì vậy, công ty rất chú trọng, quan tâm đến công tác tuyển dụng, đào tạo, bồi dưỡng và nâng cao nghiệp vụ cho các cán bộ công nhân viên Đội ngũ nhân viên trong công

ty ngày càng tăng về số lượng cũng như chất lượng Từ 8 nhân viên ngày đầu thành lập đến nay, sau 14 năm phát triển, công ty có hơn 300 cán bộ, trong đó

có 105 kiểm toán viên được cấp chứng chỉ kiểm toán viên cấp Nhà nước cùng

với 25 tiến sĩ, thạc sĩ và cán bộ đang theo học cao học, ACCA và hàng trăm cộng tác viên bao gồm các giáo sư tiến sĩ, chuyên gia đầu ngành với kihn nghiệp chuyên môn dầy dạn Đội ngũ nhân viên của AASC được đào tạo đại học và trên đại học chuyên ngành tài chính ngân hàng, kế toán và kiểm toán ở trong nước và ở nước ngoài, thường xuyên được trang bị và tiếp cận với những

kỹ năng và kiến thức mới nhất qua các chương trình đào tạo và bồi dưỡng

Ok Thi Thu WHitin - Lip Kiém toán 43c†

chuyên môn nghiệp vụ kiểm toán, tài chính kế toán, thuế, chuẩn mực kế toán, kiểm toán

Biểu đồ thể hiện kết qua kinh doanh cua công ty qua các năm:

Nhằm mục tiêu xây dựng và phát triển Công ty có vi trí là một trong các

Công ty hàng đầu của Việt Nam trong lĩnh vực kiểm toán và tư vấn tài chính

kế toán, chiếm dữ được thị phần hoạt động, cung cấp được các dịch vụ kiểm toán, dịch vụ tư vấn đạt chất lượng cao nhất, phương hướng nhiệm vụ của Công ty giai đoạn 2001 —2005 có các nội dung chính như sau:

- Bám sát chiến lược phát triển kinh tế xã hội từ năm 2001 đến 2010,

chiến lược tài chính tiền tệ Việt Nam giai đoạn 2001 — 2010, mở rộng đa dạng hoá các loại hình dịch vụ tài chính, kế toán, kiểm toán, tư vấn thuế

- Phát triển khách hàng là doanh nghiệp nhà nước, các Công ty nhà nước

91, các Công ty nhà nước độc lập, các ban quản lý dự án công trình đầu tư xây dựng cơ bản có vốn đầu tư trong nước và vốn đầu tư nước ngoài

- Chủ động trong phát triển các khách hàng là các dự án do các tổ chức

tài chính tiền tệ tài trợ cho Việt Nam, các khách hàng theo yêu cầu của thị trường chứng khoán

- Tăng cường đào tạo, bồi dưỡng nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp

vụ, trau đồi đạo đức nghề nghiệp cho các kiểm toán viên và cán bộ của Công

ty

- Mở rộng quan hệ hợp tác với các Công ty kiểm toán và tư vấn nước ngoài đang hoạt động tại Việt Nam và khu vực trong việc đấu thầu và thực hiện cung cấp dịch vụ kế toán, kiểm toán và tư vấn cho các dự án, các chương trình lớn về kinh tế — xã hội

Đầu tư xây dựng mở rộng cơ sở vật chất làm việc, mua sắm nâng cấp trang thiết bị thông tin, thiết bị văn phòng phục vụ điều kiện làm việc thật tốt cho các kiểm toán viên, nhân viên và chuyên gia của Công ty tại văn phòng Hà Nội và các chi nhánh ở các tỉnh thành

1.2 Tổ chức bộ máy quản lý của Công ty

AASC là một trong hai tổ chức đầu tiên và lớn nhất của Việt Nam hoạt động độc lập trong lĩnh vực dịch vụ về kế toán, kiểm toán và tư vấn tài chính, thuế

Oa Thi Thu Wiin - -óp “Kiếm toán 438A

AASC cũng là Công ty kiểm toán đầu tiên được Chủ tịch nước tặng thưởng Huân chương lao động Công ty hiện nay có hơn 300 nhân viên, cộng tác viên

Mục tiêu hoạt động của AASC là góp phần giúp các doanh nghiệp trong nước và các doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài, các tổ chức quốc tế hoạt

động tại Việt Nam nắm bắt và tận dụng hợp lý các điều kiện thiên nhiên, xã

hội của Việt Nam để tiến hành các hoạt động sản xuất kinh doanh đạt hiệu quả cao, nắm bắt và vận dụng kịp thời các phương pháp quản lý, các quy trình công nghệ tiên tiến để đạt hiệu quả tối ưu trong hoạt động của mình

Công ty đã và đang cung cấp các dịch vụ sau:

- Kiểm toán

- Kế toán

- Công nghệ thông tin

- Tư vấn tài chính, quản trị kinh doanh

- Tư vấn thuế

- Đầo tạo và hổ trợ tuyển dụng

- Giám định tài chính, kế toán

Trong đó dịch vụ kiểm toán là một trong các hoạt động truyền thống và

có thế mạnh của Công ty Qua hơn 10 năm hoạt động, dịch vụ này đã được hoàn thiện và phát triển về phạm vi và chất lượng, đáp ứng yêu cầu ngày càng cao của khách hàng và tiến trình hội nhập quốc tế

Công ty AASC luôn đảm bảo chất lượng dịch vụ của Công ty trong mọi lĩnh vực Phương châm dịch vụ của AASC là làm theo yêu cầu của khách hàng chứ không phải những dịch vụ gì mình đang có Tại AASC các nhân viên của Công ty hiểu vai trò của kiểm toán viên trong hoạt động của mình đó là: độc lập, trung thực, khách quan và bảo mật, tuân thủ các quy định của nhà nước Việt Nam cũng như các chuẩn mực của kiểm toán quốc tế được chấp nhận chung Bên cạnh đó Công ty AASC luôn nhận thức đặt lợi ích hợp pháp của

khách hàng lên hàng đầu

Sự am hiểu sâu sắc và kinh nghiệm thực tiễn về quản lý tài chính, kế

toán, kiểm toán, thuế giúp Công ty phục vụ với chất lượng tốt nhất bất kỳ dịch

vụ chuyên ngành nào mà khách hàng yêu cầu

* Ban giám đốc

Ban Giám đốc là bộ phận quản lý cao nhất trong Công ty, Ban Giám đốc gồm có: Giám đốc và 3 Phó Giám đốc

Giám đốc Công ty là ông Ngô Đức Đoàn, là người chịu trách nhiệm trước

Bộ trưởng Bộ Tài chính và trước pháp luật về toàn bộ hoạt động của Công ty, Giám đốc Công ty do Bộ trưởng Bộ Tài chính bổ nhiệm, miễn nhiệm, khen thưởng, kỷ luật Nhiệm vụ và quyền hạn của Giám đốc được quy định cụ thể trong Điều 16 - Điều lệ tổ chức và hoạt động của Công ty

Các phó Giám đốc có nhiệm vụ tư vấn cho Giám đốc trong việc điều hành hoạt động của Công ty cũng như tham gia điều hành trực tiếp một số lĩnh vực hoạt động theo sự phân công, uỷ quyền của Giám đốc

Phó giám đốc thứ nhất: đảm nhiệm mảng kiểm toán xây dựng cơ bản, trực tiếp phụ trách quản lý chi nhánh Thanh Hoá và các phòng nghiệp vụ: Phòng

kiểm toán dự án, phòng tư vấn và kiểm toán

Phó giám đốc thứ hai: Là người quản lý mảng kiểm toán báo cáo tài chính, đồng thời trực tiếp chỉ đạo hoạt động của chi nhánh Hải Phòng và các phòng nghiệp vụ: Phòng kiểm toán thương mại dịch vụ, phòng kiểm toán các ngành sản xuất vật chất, phòng đào tạo

Phó giám đốc thứ 3: Là người chịu trách nhiệm khu vực phía Nam, gồm 2 chi nhánh ở thành phố Hồ Chí Minh và Vũng Tàu, đồng thời giữ chức cụ giám đốc chi nhánh thành phố Hồ Chí Minh

Ot Thi Shu Hiin - Lip Kiim ton 438A

lập kế hoạch mua sắm đồ dùng văn phòng, thiết bi phục vụ hoạt động kinh doanh của Công ty và công tác quản trị doanh nghiệp, quản lý công văn được đưa đến

hoặc gửi đi từ Công ty, sắp xếp và đề bạt cán bộ

Phòng Tài chính kế toán có nhiệm vụ quản lý vốn bằng tiền của doanh

nghiệp, thực hiện các nghiệp vụ liên quan đến tiền trong kinh doanh Bên cạnh

đó, Phòng Tài chính kế toán còn có nhiệm vụ hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo quy định tại Chế độ Kế toán thống kê của Bộ Tài chính Phòng Tài chính kế toán trực thuộc và chịu sự quản lý trực tiếp của Ban Giám đốc Công

ty

Báo cáo tài chính của Công ty do phòng tài chính kế toán lập và được tính theo đồng Việt Nam phù hợp với các quy định hiện hành của chế độ kế toán Việt Nam

Niên độ kế toán của Công ty: từ 01/01 đến 31/12 năm dương lịch

Hệ thống kế toán áp dụng theo chế độ kế toán doanh nghiệp ban hành theo quyết định số 1141/TC- CĐKT ngày 01/11/1995 của Bộ tài chính

Phòng tài chính kế toán của Công ty có 4 người:

-_ Kế toán trưởng : Kiêm mảng kế hoạch và tài chính

- Kế toán tổng hợp: Đảm nhận hạch toán lương và các khoản theo lương

- Kế toán viên: Chi tiết vào BHXH, TSCĐ (tài sản cố định tại Công ty

khấu háo theo phương pháp đường thẳng)

- Thủ quỹ: Theo dõi các khoản về qũy, theo dõi các chi nhánh và công tác

tiếp thị

Nhìn chung, công tác kế toán của Công ty có cả tập trung và phân tán Ghi

sổ kế toán theo hình thức chứng từ nghi sổ

Cac phong nghiép vu

Hiện nay, Công ty có một hệ thống 5 Phòng nghiệp vụ thực hiện các hợp đồng dịch vụ cho khách hàng Các Phòng nghiệp vụ được tổ chức theo mô hình gồm có: Trưởng phòng, các phó phòng, các Kiểm toán viên, các Kỹ thuật viên, các Trợ lý kiểm toán Trưởng phòng là người chịu trách nhiệm trước Ban Giám

đốc về hoạt động của phòng

Công ty có năm phòng nghiệp vụ được phân chia theo mảng nghiệp vụ chuyên trách, bao gồm 6 phòng nghiệp vụ: Phòng kiểm toán các ngành thương mại và dịch vụ, phòng kiểm toán các ngành sản xuất vật chất, phòng kiểm toán

xây dựng cơ bản, phòng kiểm soát chất lượng, phòng kiểm toán các dự án, phòng

tư vấn bồi dưỡng nghiệp vụ Tuy nhiên sự phân chia này chỉ mang tính chất tương đối vì các phòng nghiệp vụ đều có nhiệm vụ cung cấp các dịch vụ chuyên môn theo chỉ tiêu mà Công ty giao, bao gồm cả dịch vụ kế toán, kiểm toán và tư vấn tài chính Ngoài ra, mỗi phòng còn thực hiện các chức năng riêng như : Phòng kiểm toán các ngành sản xuất vật chất : Bên cạnh dịch vụ kiểm toán,

kế toán và tư vấn tài chính phòng còn đảm nhiệm các hoạt động tiếp thị của Công ty (Hệ thống thư chào hàng, các phương thức quảng cáo cho các loại hình dịch vụ của Công ty)

Phòng Tư vấn và Bồi dưỡng nghiệp vụ : Ngoài các dịch vụ chung phòng còn đảm nhiệm chức năng tư vấn và bồi dưỡng nghiệp vụ cho các đối tượng trong và ngoài công ty

Phòng Kiểm toán dự án : Phụ trách kiểm toán các dự án ngoài ra vẫn có thể

thực hiện các cuộc kiểm toán cho các khách hàng là doanh nghiệp trừ lĩnh vực kiểm toán báo cáo quyết toán công trình xây dựng cơ bản

Phòng Kiểm toán báo cáo quyết toán công trình xây dựng cơ bản (Còn gọi

là phòng Kiểm toán xây dựng cơ bản): Chuyên sâu kiểm toán báo cáo quyết toán công trình xây dựng cơ bản Năm 2001 thị phần của Công ty về công tác kiểm toán các công trình xây dựng cơ bản chiếm tới 55%

Phòng Kiểm toán các ngành thương mại, dịch vụ : Thực hiện các cuộc kiểm

toán cho các doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực thương mại và dịch vụ

Ot Thi Shu Hiin - Lip Kiim ton 438A

1.3 Một số đặc điểm lớn của Công ty có ảnh hưởng đến công tác tổ chức hồ

sơ kiểm toán

AASC là một doanh nghiệp Nhà nước trực thuộc Bộ Tài chính hoạt động theo luật doanh nghiệp và chịu sự quản lý trực tiếp của Bộ Tài chính Vì vậy toàn

bộ hệ thống sổ sách, tài liệu, mẫu biểu mà Công ty đang sử dụng đều tuân thủ

theo quy định chung của Bộ Tài chính Mô hình hồ sơ kiểm toán và chương trình kiểm toán mà Công ty đang áp dụng được xây dựng phù hợp với quy định của Bộ Tài chính và phù hợp với điều kiện của Công ty

Cùng với VACO, AASC là một trong 2 doanh nghiệp Nhà nước trực thuộc

Bộ Tài chính được thành lập năm 1991 hoạt động trong lĩnh vực kế toán, tài chính và kiểm toán Nhưng ban đầu theo chỉ thị của Chủ tịch Hội đồng Bộ trưởng nay là Thủ tướng Chính phủ thì VACO là công ty hoạt động chuyên sâu trong lĩnh vực kiểm toán còn AASC chịu trách nhiệm về lĩnh vực kế toán và tư vấn tài chính Cho đến năm 1993 Công ty mới được phép bổ sung thêm lĩnh vực

kiểm toán và được đổi tên thành “ Công £y Dịch vụ tư vấn tài chính kế toán và kiểm toán” Do vậy, mặc dù kiểm toán độc lập du nhập vào Việt Nam từ rất sớm

và phát huy tác dụng ngày càng mạnh mẽ nhưng mãi cho đến những năm gần đây thì kiểm toán mới trở thành lĩnh vực hoạt động chủ yếu và đem lại tỷ trọng doanh thu lớn nhất cho AASC

Sự phát triển của nên kinh tế thị trường dưới sự quản lý của Nhà nước theo định hướng xã hội chủ nghĩa làm cho nền kinh tế Việt Nam đang ngày càng lớn

mạnh vì thế kiểm toán nói chung và kiểm toán độc lập nói riêng đang trở thành

một loại hình dịch vụ không thể thiếu được Mặc dù hoạt động trong lĩnh vực kiểm toán muộn hơn so với VACO và cũng không có được những trang thiết bị với công nghệ hiện đại nhất như nhữngcông ty kiểm toán 100% vốn đầu tư nước ngoài (PWC, AA, ) song AASC đã cố gắng hết sức khẳng định được vị thế của mình Với đội ngũ nhân viên được đào tạo có hệ thống, giàu kinh nghiệm hệ thống trang thiết bị hiện đại Công ty đã và đang cố gắng nâng cao chất lượng các loại dịch vụ đáp ứng một cách tốt nhất mọi nhu cầu của khách hàng

Hiện nay loại hình dịch vụ kiểm toán đang là lĩnh vực hoạt động chủ yếu đem lại 75% doanh thu cho Công ty hàng năm, đồng thời hiện nay Công ty đã có hơn 1000 khách hàng thường xuyên và hàng năm có thêm những khách hàng mới Tuy nhiên Công ty vẫn gặp rất nhiều khó khăn vì khởi đầu muộn hơn, hệ thống cơ sở vật chất còn nghèo nàn nên Công ty chưa có điều kiện để đưa vào áp dụng những thành tựu khoa học kỹ thuật đặc biệt là công nghệ thông tin mới nhất vào thực tế công việc

Trong việc tổ chức hồ sơ kiểm toán cũng vậy, do chưa có đây đủ điều kiện

về tài chính cũng như về nhân lực nên hiện nay Công ty vẫn đang áp dụng mô

hình hồ sơ kiểm toán Tây Âu Kỹ thuật lập và tổ chức hồ sơ kiểm toán hoàn toàn

thủ công gắn liền với công nghệ kiểm toán thủ công chưa có sự can thiệp sâu của công nghệ tin học cho nên công việc kiểm toán từ việc ghi chép, tính toán, phân tích chủ yếu được thực hiện trên giấy tờ không thông qua một phương tiện trung gian nào và hoàn toàn dựa vào kinh nghiệm, năng lực của kiểm toán viên Mặc

dù Công ty đã cố gắng trang bị hệ thống máy vi tính hiện đại song sự trợ giúp của công nghệ thông tin mới chỉ là phần nào còn hầu hết các công việc từ lập đến lưu trữ hồ sơ đều được thực hiện một cách thủ công Hồ sơ kiểm toán chỉ được lưu trữ dưới hình thức vật chất duy nhất là trên giấy tờ

2 THỰC TẾ CÔNG TÁC TỔ CHỨC HỆ THỐNG HỒ SƠ KIỂM TOÁN TẠI

AASC

Là một công ty kiểm toán, nhận thức được vai trò của hồ sơ kiểm toán đối

với việc thực hiện chức năng xác minh và bày tỏ ý kiến cũng như đáp ứng yêu cầu quản lý đối với mỗi cuộc kiểm toán AASC cũng rất chú trọng việc tổ chức

hệ thống hồ sơ kiểm toán Trên cơ sở những Chuẩn mực thực hành và những quy định của Bộ Tài chính, Công ty đã tổ chức một hệ thống hồ sơ kiểm toán phù

hợp với điều kiện thực tế của mình gọi là hệ thống hồ sơ chuẩn AASC

Tuy nhiên, hồ sơ kiểm toán luôn gắn liền với phương pháp kiểm toán, nên những ưu nhược điểm của phương pháp kiểm toán có ảnh hưởng trực tiếp đến nội dung cũng như cách thức tổ chức hồ sơ kiểm toán Tại AASC cũng vậy, mô hình

hồ sơ kiểm toán mà Công ty đang áp dụng là mô hình hồ sơ kiểm toán Tây Âu

Ot Thi Shu Hiin - Lip Kiim ton 438A

gắn liền với công nghệ kiểm toán thủ công có sửa đổi theo Chuẩn mực Kiểm

toán Việt Nam số 230 và những điều kiện thực tế của Công ty Việc hình thành tất cả các giấy tờ làm việc của mô hình hồ sơ này hoàn toàn thủ công không thông qua bất cứ một phương tiện trung gian nào và phụ thuộc rất nhiều vào sự đánh giá, xét đoán nghề nghiệp của các kiểm toán viên Đồng thời việc kiểm tra, soát xét đối với hồ sơ kiểm toán cũng được tiến hành một cách thủ công, các kiểm toán viên chính, các chủ phần hùn chỉ có thể thực hiện công việc này thông qua việc đọc lại hồ sơ sau khi hồ sơ kiểm toán đã hoàn thành Chính những đặc

điểm này đã tạo nên những ưu nhược điểm riêng cho mô hình hồ sơ kiểm toán của AASC Sau đây chúng ta sẽ đi vào tìm hiểu chi tiết hơn về mô hình hồ sơ kiểm toán này

2.1 Mục đích và nguyên tắc soát xét giấy tờ làm việc của hồ sơ kiểm toán tại

AASC

Hồ sơ kiểm toán tại AASC được thiết lập để đáp ứng yêu cầu của một hồ

sơ nói chung và một hồ sơ kiểm toán nói riêng : Quản lý công việc kiểm toán cũng như phục vụ chức năng của công việc kiểm toán Cụ thể :

-_ Lưu trữ những bằng chứng thu được trong quá trình thực hiện kiểm toán

và làm cơ sở cho việc đưa ra ý kiến của kiểm toán viên

- Trợ giúp cho việc lập kế hoạch và thực hiện quản lý công việc kiểm toán

- Trợ giúp cho việc kiểm tra, soát xét và đánh giá chất lượng công việc

kiểm toán

- _ Trợ giúp cho việc xử lý các phát sinh sau cuộc kiểm toán

Một nguyên tắc quan trọng đối với việc lập hồ sơ kiểm toán đó là hồ sơ kiểm toán cần được kiểm tra soát xét bởi những người có thẩm quyền Mục đích của việc kiểm tra soát xét hồ sơ kiểm toán là để bảo đảm rằng các bước công

việc đã được lập kế hoạch và thực hiện theo đúng kế hoạch đó bảo đảm chất

lượng công việc kiểm toán Việc kiểm tra soát xét được thực hiện bởi kiểm toán viên chính và người quản lý kiểm toán cụ thể như sau :

Kiểm toán viên chính:

Việc kiểm tra và soát xét của kiểm toán viên chính được thực hiện trong suốt quá trình kiểm toán Tuy nhiên, kiểm toán viên chính bắt buộc phải thực hiện soát xét chính thức hồ sơ kiểm toán trước khi chuyển cho chủ nhiệm kiểm

toán soát xét

Mục đích của việc soát xét hồ sơ là để bảo đảm rằng các trợ lý kiểm toán

viên đã thực hiện đúng, hợp lý các bước kiểm toán và các công việc được giao,

và chương trình kiểm toán đã hoàn thành đầy đủ và đã được ghi chép đầy đủ

Người quản lý kiểm toán :

Mục đích soát xét của người quản lý kiểm toán là để đánh giá tất cả các bằng chứng kiểm toán thu thập được qua các cuộc kiểm toán để có thể đưa ra ý

kiến kiểm toán tương ứng và các báo cáo khác được phát hành kèm theo( báo

cáo về hệ thống kiểm soát nội bộ ) Soát xét của chủ nhiệm kiểm toán phải bảo đảm được rằng từ khâu lập kế hoạch chương trình kiểm toán đến các bước kiểm

toán đều đã được thực hiện đầy đủ và đã được ghi chép đầy đủ trong hồ sơ kiểm toán sau đó mới được chuyển qua Ban Giám đốc

Chủ nhiệm kiểm toán phải bảo đảm rằng tất cả giấy tờ làm việc của kiểm toán viên và trợ lý trong hồ sơ kiểm toán đã được anh ta tự soát xét hoặc kiểm toán viên chính soát xét, tối thiểu thì phải soát xét tất cả các tờ tổng hợp của từng

khoản mục trên báo cáo tài chính, kết luận của kiểm toán viên đối với từng phần hành, chương trình kiểm toán đối với từng phần hành đã được thực hiện, các công việc do kiểm toán viên chính thực hiện mà chưa được soát xét Sau đó chủ nhiệm kiểm toán sẽ xét đoán và quyết định xem phải đi sâu vào soát xét những

tờ chi tiết dựa trên tính trọng yếu, đánh giá rủi ro và kinh nghiệm làm việc của

các kiểm toán viên và trợ lý cuộc kiểm toán đó

Trong thời gian chủ nhiệm kiểm toán đi vắng, chủ nhiệm kiểm toán sẽ

giao cho một kiểm toán viên có kinh nghiệm phụ trách việc soát xét thay mình