tiểu luận kỷ năng thuyết trình trong kinh doanh

BỘ CÔNG THƯƠNG TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHIỆP TP HCM KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH š›š› GIAO TIẾP KINH DOANH ĐỀ TÀI KỸ NĂNG THUYẾT TRÌNH TRONG KINH DOANH GVHD LỚP DHQT16H – 420300319605 Thành phố Hồ Chí Minh, ngày 9 tháng 4 năm 2022 NHẬN XÉT CỦA GIẢNG VIÊN DANH SÁCH THÀNH VIÊN NHÓM STT Họ và tên MSSV Công việc Mức độ hoàn thành 1 2 3 4 5 MỤC LỤC NHẬN XÉT CỦA GIẢNG VIÊN 2 DANH SÁCH THÀNH VIÊN NHÓM 3 MỤC LỤC 4 I KHÁI QUÁT 5 1 Kỹ năng thuyết trình? 5 2 Kỹ năng thuyết trình trong kinh doanh? 5 3 Các loại th.

BỘ CÔNG THƯƠNG TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHIỆP TP.HCM

KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH

š›&š› GIAO TIẾP KINH DOANH

KINH DOANH

GVHD:

LỚP: DHQT16H – 420300319605

Thành phố Hồ Chí Minh, ngày 9 tháng 4 năm 2022

NHẬN XÉT CỦA GIẢNG VIÊN

DANH SÁCH THÀNH VIÊN NHÓM

Mức độ hoàn thành

2

3

4

5

MỤC LỤC

NHẬN XÉT CỦA GIẢNG VIÊN -2

DANH SÁCH THÀNH VIÊN NHÓM -3

MỤC LỤC - 4

I KHÁI QUÁT -5

1 Kỹ năng thuyết trình? -5

2 Kỹ năng thuyết trình trong kinh doanh? -5

3 Các loại thuyết trình. -5

II NỘI DUNG - 5

1 Tầm quan trọng của thuyết trình trong kinh doanh. -5

2 Quá trình chuẩn bị. -6

2.1 Mục đích của buổi thuyết trình. -6

2.2 Xác định đối tượng nghe thuyết trình. -6

2.3 Chuẩn bị nội dung cho phần thuyết trình. -7

2.4 Xây dựng và chọn phương pháp thuyết trình. -8

2.5 Chuẩn bị hình thức. -9

2.6 Luyện tập. -10

3 Những sai lầm thường gặp trong thuyết trình và giải pháp. -10

3.1 Những sai lầm thường gặp: -10

3.2 Giải pháp: - 13

4 Kỹ năng cần có. - 14

4.1 Kỹ năng chuẩn bị công cụ thuyết trình. -14

4.2 Kỹ năng kiểm soát căng thẳng và lo lắng. -17

4.3 Kỹ năng nắm bắt diễn biến khi thuyết tình. -18

4.4 Kỹ năng trả lời và xử lý câu hỏi. -19

III KẾT LUẬN - 20

I KHÁI QUÁT

1 Kỹ năng thuyết trình?

Thuyết trình là cách trình bày một nhận định, quan điểm, chiến lược phát triển nhằm thuyết phục người nghe theo mình, chấp nhận quan điểm, cùng suy nghĩ với mình, hành động theo ý muốn của mình

Thuyết trình là một hình thức của giao tiếp và có thể được nhận thấy ở dưới nhiều hình thức khác nhau Thuyết trình là nói cho nhiều người nghe, thuyết trình mang tính chất là giao tiếp một chiều, trong đó người thuyết trình là người nói chính Thuyết trình là một công cụ giao tiếp hiệu quả, đóng vai trò to lớn trong sự thành công của mỗi cá nhân

Thuyết trình thường mang tính công chúng Khi thuyết trình bạn phải nói trước nhiều người, thậm chí có nhiều người không quen biết Mục đích của thuyết trình thường là góp vui, thuyết phục và thông tin

2 Kỹ năng thuyết trình trong kinh doanh?

Kỹ năng thuyết trình là khả năng truyền đạt các thông điệp với những lý lẽ và lập luận hợp lý chặt chẽ để tạo sự thuyết phục và tương tác với mọi người nghe bằng cách thu thập và giải đáp tất cả câu hỏi phản biện Hơn nữa, kỹ năng thuyết trình đặc biệt quan trọng trong quá trình bán hàng, thuyết phục khách hàng và thể hiện những sứ mệnh, tầm nhìn và mục tiêu của doanh nghiệp

3 Các loại thuyết trình.

Phân loại thuyết trình dựa vào mục tiêu của nó, chúng ta có: Thuyết trình để cung cấp thông tin; Thuyết trình để thuyết phục và Thuyết trình để gây cảm hứng

- Thuyết trình là cách truyền đạt các ý tưởng và các thông tin: Ví dụ như một thầy giáo đang giảng bài, một bạn lớp trưởng thông báo một vấn đề gì đó trước lớp

- Thuyết trình thuyết phục, gây ảnh hưởng đến người nghe: Ví dụ như một nhân viên bán hàng thuyết trình thuyết phục khách hàng mua sản phẩm trong một buổi hội thảo, một trưởng phòng marketing thuyết phục ban lãnh đạo công ty về chiến dịch marketing cho công ty trong thời gian tới

- Thuyết trình gây cảm hứng: Lãnh đạo công ty phải nói với nhân viên về một chủ

đề nào đó nhằm kích thích tinh thần làm việc, một diễn giả thuyết trình một chủ đề nào đó, hay là một vị tướng nói chuyện với ba quân trước ngày ra trận

II NỘI DUNG

1 Tầm quan trọng của thuyết trình trong kinh doanh.

Ngày nay, cùng với sự phát triển của kinh tế - xã hội, thị trường lao động sẽ ngày càng có những đòi hỏi khắt khe hơn ở đội ngũ người lao động Bên cạnh kiến thức chuyên môn về nghề nghiệp đòi hỏi đội ngũ nhân sự trong các doanh nghiệp còn phải được trang bị nhiều kỹ năng cần thiết khác, để phục vụ hữu hiệu cho hoạt

động nghề nghiệp của mình Và một trong số những kỹ năng cần thiết đó chính là

kỹ năng thuyết trình

Các bạn có thể thấy rằng, trong xã hội hiện đại ngày nay kỹ năng thuyết trình được biết đến là một kỹ năng mềm vô cùng cần thiết Không phải chỉ có những nhà diễn thuyết chuyên nghiệp hay các giảng viên đại học mới phải thành thạo kỹ năng thuyết trình, mà hầu hết người lao động trong các nghề nghiệp khác nhau, từ một người bán hàng, một nhân viên tiếp thị hay là nhân viên ngân hàng, nhân viên tư vấn bảo hiểm, cho đến một giám đốc dự án, giám đốc kinh doanh và mọi doanh nhân, ai cũng cần sử dụng đến kỹ năng quan trọng này Kỹ năng thuyết trình chính

là một bước không thể thiếu trên con đường chiếm lĩnh thành công

Như vậy, tầm quan trọng của thuyết trình trong kinh doanh là điều ai cũng nhận ra

và thấy nó là kỹ năng cần sử dụng đến Ví dụ, công ty của bạn chuẩn bị ra mắt một phần mềm mới và chỉ có cách thuyết trình, giới thiệu những tính năng mới mẻ, hữu ích của sản phẩm mới giúp khách hàng nhận biết được phần mềm của bạn

Tầm quan trọng của kỹ năng thuyết trình dù bạn có cố phủ nhận nhưng thực sự rèn luyện kỹ năng thuyết trình tốt cũng đồng nghĩa với việc chúng ta nỗ lực làm mọi cách để bày tỏ thái độ tôn trọng người nghe

2 Quá trình chuẩn bị.

2.1 Mục đích của buổi thuyết trình.

Là cơ sở để đề ra mục tiêu Mục tiêu cần phải cụ thể để có thể đánh giá được mức

độ thành công của bài thuyết trình Xác định mục đích có ý nghĩa định hướng với nội dung của bài thuyết trình

+Cung cấp thông tin cho người nghe

+Thuyết phục người nghe

+ Hay chỉ góp vui

- Mục đích thuyết trình là đưa thông tin, đòi hỏi người nói có lối diễn đạt và trình bảy một cách rõ ràng, chính xác Cấu trúc bài thuyết trình phải logic, nhất quán Vấn đề nêu ra kèm theo những lập luận, số liệu đáng tin cậy và có sức thuyết phục, đặc biệt phải khơi dậy được sự tỏ mỏ, tư duy sáng tạo của người nghe

- Mục đích thuyết trình là thuyết phục, đòi hỏi chúng ta cần có nhiều thông tin, số liệu tin cây và khả năng nổi, lập luận logic

2.2 Xác định đối tượng nghe thuyết trình.

Người nghe là trung tâm hưởng đến của buổi thuyết trình Vì thế, thu thập và đánh giá thông tin về người nghe là việc làm không thể thiếu Khi thuyết trình, chúng ta nên tìm hiểu:

- Khán thính giả của buổi thuyết trình gồm những ai? Tuổi tác, trình độ văn hóa, chuyên môn nghiệp vụ, địa vị xã hội của họ ra sao?

- Mục đích của họ khi đến nghe thuyết trình?

- Họ đến với buổi thuyết trình do tự nguyện hay bị ép buộc?

- Tình trạng tấn li của họ khi đến nghe bài thuyết trình

- Họ có được lợi ích gì khi nghe bạn nói?

- Bạn muốn nói gì với họ?

- Mức độ hiểu biết của khán thính giả về chủ đề bạn sẽ thuyết trình?

- Mức độ quan tâm I của họ về vấn đề này?

- Trong khoảng thời gian cho phép, người nghe có khả năng thu nhận một lượng thông tin là bao nhiêu?

- Bạn muốn họ nhớ gì về bài thuyết trình của bạn?

* Trong kinh doanh:

- Đối với bên trong tổ chức, đối tượng nghe có thể là:

+ Cấp trên

+ Cấp dưới

+ Đồng nghiệp

- Đối với bên ngoài tổ chức, đổi tượng nghe đa số là:

+ Khách hàng

+ Đối tác kinh doanh

2.3 Chuẩn bị nội dung cho phần thuyết trình.

- Phân tích nội dung

Phân tích so sánh những đề tài có liên quan đến chủ đề cần thuyết trinh

- Lựa chọn đề tài phù hợp

- Xác định thật rõ mục đích của bài thuyết trình

- Cần tập trung vào những khía cạnh nào để bài thuyết trình đạt hiệu quả cao

Nếu đề tài quá rộng thi cần xác định rõ phạm vi nghiên cứu cả về mặt không gian lẫn thời gian => nội dung thuyết trình sẽ tập trung hơn, sâu hơn và hiệu quả hơn

- Thu nhập thông tin

- Tìm kiếm:

Xem lại các nghiên cứu, các ấn phẩm, kinh nghiệm và kiến thức của bạn

Phỏng vấn trao đổi, học hỏi kinh nghiệm từ những chuyên gia am tưởng lĩnh vực bạn sẽ trình bày

Nghiên cứu những ấn phẩm đã xuất bản và lưu trữ trong thư viện

Tìm hiểu thông tin từ các công ty tư vấn, công ty nghiên cứu thị trường

- Tìm kiếm trên mạng những thông tin có liên quan đến chủ đề bạn sắp trình bảy, nhưng cần cẩn trọng vị trên mạng có nhiều thông tin không chính xác

- Chọn lọc:

Dựa trên số liệu, tài liệu có được

Lựa chọn thông tin tốt nhất, thích hợp nhất cho bài thuyết trình Chọn thông tin đáp ứng nhu cầu thông tin của đối tượng, mang tính thời sự, cấp thiết, phản ảnh những vấn đề của cuộc sống

2.4 Xây dựng và chọn phương pháp thuyết trình.

a) Xây dựng bài thuyết trình:

Gồm 3 phần: phần giới thiệu (mở đầu), phần nội dung và phần kết luận

Phần mở đầu:

Phần này tuy ngắn nhưng rất quan trọng

• Cần ngắn gọn, độc đảo và tạo sự hấp dẫn đối với người nghe

Để phần mở đầu hay cần chú ý các điều sau:

Gây ấn tượng

Hoan nghênh khán thính gia và giới thiệu đôi nét về bản thân hoặc nhóm thuyết trình ý

Giới thiệu đề tài

Giới thiệu dàn ý bài thuyết trình

Thỏa thuận cơ chế trình bày

Chuyển ý

Phần nội dung chính:

Lã phần dài nhất, quan trọng nhất, quy định chất lượng của bài thuyết trình, là phần bao hàm, phát triển nội dung phát biểu một cách toàn diện, sâu sắc

Chức năng: lôi cuốn ý nghĩ, kích thích tư duy người nghe bằng việc trình bày một cách logic

• Cần có bố cục chặt chẽ, trình bày lập luận theo quy tắc, phương pháp nhất định

• Nội dung cần tính xác thực, nhất quán, chủ ý yếu tố tâm lý trong nội dung

Một bài thuyết trinh tốt cần 3-5 vấn đề Quá ít vấn đề bại thuyết trình sẽ sơ sài, thiếu sức hấp dẫn Quá nhiều vấn đề, khán giả sẽ khó theo dõi

Mỗi vấn đề nên được giới thiệu theo trình tự sau:

Nêu vấn đề > Trình bày nội dung > nhấn mạnh trọng tâm > nhận xét, kết luận -chuyển ý

Giữa mỗi phần cần có các cách chuyển ý khác nhau giúp bài thuyết trình thêm pl sinh động, hấp dẫn

Trong phần nội dung cần đưa ra các ý chính, phân tích và làm rõ vấn đề Cần lưu một số vấn đề sau đây:

Các ý phải được sắp xếp theo trình tự hợp lý, logic

+ Không nên nói chung chung mà phải đưa ra những ví dụ (vd điển hình) số liệu cụ thể minh họa

Có thể chuẩn bị thêm những câu chuyện vui, khôi hài để làm không khi đã căng thẳng

Phần kết:

• Lả phần cấu trúc không thể thiếu

• Làm cho bố cục trở nên cân đối, logic, có tác dụng khái quát và nhấn mạnh những điều đã nói

Đặc trưng: tổng kết, củng cố, làm tăng trọng lượng nội dung bài thuyết trình

Cần ngắn con, giàu cảm xúc nhưng tự nhiên

Cần chú ý 2 yếu tố sau:

Cơ chế chuyển sang phần kết

Tóm tắt những nội dung chủ yếu của bài thuyết trình

Câu kết

Chốt lại những vấn đề cốt lõi của bài thuyết trình và tùy theo tính chất, mục đích ran đưa ra lời kêu gọi hoặc nhiệm vụ trong tương lai

Đừng quên cảm ơn khán thính giả vị đã chú ý lắng nghe

b) Phương pháp thuyết trình:

Trần thuật: Thời gian trình bày ngắn hơn, nội dung truyền đạt it hơn so với diễn giảng Chủ yếu dùng để giới thiệu tiểu sử các nhà bác học lịch sử phát minh các định luật hay bảng hệ thống tuần hoàn

Diễn giảng và giảng giải: diễn giảng mang tính chất cải thuyết trình nhiều hơn, còn giảng giải mang tính chất giải thích chứng minh nhiều hơn

2.5 Chuẩn bị hình thức.

a) Không gian:

Tùy vào tính chất và nơi diễn ra hội nghị mà chúng ta sẽ có những cách sắp xếp bàn ghế theo các phong cách không gian khác nhau:

- Kiểu nhà hát: Chỗ ngồi đối diện với sân khấu, bàn hội nghị hay diễn giả và không có bàn

Sử dụng:

Phù hợp cho những sự kiện mà người tham dự là khán giả

Hình thức này không được khuyến cáo cho sự kiện ăn uống và có ghi chép

- Kiểu chữ U: Một loạt các bản hội nghị được sắp xếp theo hình chữ U với ghế xung quanh bên ngoài

Sử dụng: thường được sử dụng cho các cuộc họp: Hội đồng quản trị, các cuộc họp

ủy ban hoặc các nhóm thảo luận, nơi có một người nói, âm thanh, hình ảnh trình bày hoặc tiêu điểm khác

b) Thời gian:

Lên kế hoạch, chuẩn bị và luyện tập trước sao cho bài thuyết trình chỉ chiếm 75% lượng thời gian ước lượng Nếu bạn kết thúc sớm thì không sao nhưng nếu kết thúc muộn thì sẽ rất tê Nếu bạn muốn mọi người lắng nghe minh thuyết trình, chỉ nên dành 50% để trình bày và dành 25% còn lại để người nghe cùng tham gia

c) Thiết bị và dụng cụ hỗ trợ:

- Cần thiết phải tìm hiểu cách sử dụng, kiểm tra kĩ lưỡng các thiết bị dụng cụ hỗ trợ thuyết trình

Các thiết bị phải tương thích, ăn khớp với nhau

Các thiết bị phải tương thích với không gian và thời gian của buổi thuyết trình

d) Đánh giá bản thân:

Trước khi nhận lời thuyết trình về một vấn đề nào đó, bạn hãy cân nhắc các vấn đề sau:

Bạn có am hiểu vấn đề, có đủ thông tin để trình bày hay không? Vốn kiến thức lí luận và tiễn có liên quan đến vấn đề dự kiến trình bảy của bạn ra sao?

Bạn có những tri thế đặc biệt gì?

Uy tín của bạn đối với khán giả như thế nào?

Con người, cương vị của bạn có được người nghe chấp nhận hay không?

Lưu ý:

• Không nên nhận lời thuyết trình về một chủ đề mà bạn không nắm vững hoặc những vấn đề mà tầm quan trọng của nó không ngang tầm với bản thân

Nên chọn những chủ đề phù hợp với thể mạnh, kiến thức và kinh nghiệm của bản thân

2.6 Luyện tập.

Thực hành cá nhân chọn một địa điểm riêng từ để tập nói, dùng những từ nổi khác nhau cho đến khi cảm thấy hài lòng Khi thuyết trình thử nên đứng lên, di chuyển như đang thuyết trình thật không nên thu động ngôi một chỗ

Ghi âm và nghe lai

Tổ chức buổi thuyết trình thử

Diễn tập thật

3 Những sai lầm thường gặp trong thuyết trình và giải pháp.

3.1 Những sai lầm thường gặp:

a) Chuẩn bị không chu đáo:

Sự chuẩn bị không chu đáo cho phần thuyết trình sẽ tạo nên ấn tượng xấu cho người nghe, quần áo không phù hợp, ngoại hình không chỉnh chu, nội dung bài, slide, không được chuẩn bị một cách nghiêm túc, chỉnh chu sẽ làm người nghe nhàm chán, không tập trung, đánh mất giá trị nội dung cần thuyết trình

Những nhà diễn thuyết xuất sắc đều có sự chuẩn bị "Cụ thể là, họ biết chủ đề cần

nói, tổ chức nội dung, thiết kế slide ấn tượng và tìm hiểu kỹ các vấn đề trọng tâm muốn trình bày".

Chuẩn bị không chu đáo còn thể hiện ở việc chúng ta không tập luyện thuyết trình trước khi vào buổi thuyết trình chính

Để tối ưu hóa nhận thức của người nghe và có được kết quả mà bạn muốn sau buổi thuyết trình thì hãy tập nói thật to ít nhất một lần trước khi đứng trên sân khấu

b) Nói quá nhanh, không có khoảng dừng.

Nhiều speaker có thói quen xấu đó là nói liên tục không ngừng nghỉ Giống như một chiếc tàu hỏa đang chạy, họ tăng tốc quá nhanh, dẫn tới mất phanh, không thể dừng lại và cũng không thể rẽ

Những lý do cho tình trạng này thường xuất phát từ sự lo lắng, cơ thể tiết ra quá nhiều adrenaline hoặc cảm thấy căng thẳng do thời gian trình bày hạn chế Theo

Price: "Bất kể vì lý do gì, có 3 thời điểm mà bạn nên có sự ngắt nghỉ, bao gồm:

trước và sau khi nói thứ gì đó quan trọng muốn khán giả nhớ; trước và sau khi có

sự chuyển tiếp từ một điểm mấu chốt sang điểm tiếp theo và giữa 3 phần của bài:

mở bài, thân bài và kết".

Nói quá nhanh, không tạo khoảng dừng dễ làm cho người bỏ sót thông tin, không nắm bắt được tất cả thông tin người thuyết trình muốn truyền tải

c) Nói lan man, dài dòng.

"Điều này rất dễ hiểu Sau cùng, uy tín của chúng ta sẽ bắt đầu bị đánh giá khi chúng ta đứng dậy và bắt đầu nói Thế nên, để an toàn, chúng ta thường tập trung gần như toàn bộ vào thứ mà Aristotle gọi là Logos bao gồm chức năng của lập luận logic, ngôn ngữ, phân tích, lý trí, tư duy phản biện và các con số".

Tuy nhiên, khi sử dụng hết tất cả các loại nội dung này thì bài thuyết trình sẽ trở nên dài dòng, quá nhiều slide không cần thiết và hệ quả là bạn sẽ phải dành thời gian để đọc chữ và số trên slide mà bỏ qua phần quan trọng nhất đó là tập trung

vào khán giả Price nhấn mạnh: "hãy gạt bỏ thói quen sử dụng nội dung rối rắm".

Bởi vì, bạn sẽ đánh mất người nghe

d) Thiếu sự tương tác với người nghe.

Một sai lầm phổ biến mà nhiều người gặp phải là chỉ tập trung thể hiện vấn đề của mình mà không để ý tới phản ứng của khán giả Điều này sẽ khiến cho người nghe

có cảm giác thiếu thoải mái

Đặc biệt, trong nhiều trường hợp, người nghe có một số các thắc mắc về nội dung thuyết trình sẽ không được giải đáp Đây là điều khiến cho bài thuyết trình của bạn

bị giảm chất lượng, kém hiệu quả

e) Lạm dụng công cụ hỗ trợ.

Đây là lỗi căn bản mà nhiều người gặp phải Thuyết trình là là sử dụng lời nói để truyền tải thông tin rõ ràng, dễ hiểu, thu hút và thuyết phục

Việc áp dụng công cụ hỗ trợ như slide, giấy ghi chú, vào thuyết trình là vô cùng cần thiết nhưng không nên lạm dụng