Như là một yếu tố thiết yếu của “Nhóm quy trình lập kế hoạch” được nêu trong PMBOK® Guide - Third Edition , thực tế thì Cấu trúc phân chia công việc WBS đang bộc lộ với mức độ thường xuy
Trang 1TRƯỜNG ….
KHOA …
-KỲ THI…
STT:
ID phòng tin:
HT thi:
Ngày thi:
Ca thi:
BÀI THI MÔN: QUẢN LÝ DỰ ÁN
Đề tài: Phân tách công việc (WBS) trong lập kế hoạch
quản lý dự án và vận dụng
Hình thức thi: Bài tập lớn/ Tiểu luận
Thời gian thi:
Trang 2MỤC LỤC
I MỞ ĐẦU 2
1 Sự cần thiết 3
2 Mục đích nghiên cứu 3
3 Phạm vi, đối tượng nghiên cứu 3
II CƠ SỞ LÝ LUẬN 4
1 Phân tách công việc (WBS) trong quản lý dự án là gì? 4
2 Quy trình phân tích công việc (WBS) trong lập kế hoạch quản lý dự án 5
2.1 Các cấp độ trong Cấu trúc phân tách công việc (WBS) 5
2.2 Các gói công việc 6
2.3 Các bước để tạo cấu trúc dựa trên khả năng phân phối: 7
III Ý NGHĨA CỦA PHÂN TÁCH CÔNG VIỆC (WBS) TRONG LẬP KẾ HOẠCH QUẢN LÝ DỰ ÁN 8
1 Đưa ra sự hướng dẫn, chỉ dẫn cho nhóm dự án về những việc cần phải làm 8
2 Các thành viên trong nhóm dự án hiểu được vị trí các phần của họ phù hợp với kế hoạch quản lý dự án tổng thể 9
3 Tạo điều kiện giao tiếp và hợp tác giữa nhóm dự án và các bên liên quan khác .9
4 Sử dụng Quản lý dự án WBS giúp ngăn chặn các thay đổi 9
5 Quản lý dự án WBS cung cấp cơ sở để ước tính nhân viên, chi phí và thời gian 10
6 WBS Project Management là nền tảng của dự án 10
IV VẬN DỤNG 11
1 Giới thiệu dự án 11
2 Phạm vi dự án 11
3 Phân tách công việc (WBS) cho dự án “ÁNH SÁNG HY VỌNG” 11
V KẾT LUẬN 13
TÀI LIỆU THAM KHẢO 14
Trang 3I MỞ ĐẦU
1 Sự cần thiết
Ngày nay, các nhà quản lý dự án ngày càng phát hiện nhiều giá trị mà việc tạo ra Cấu trúc phân chia công việc (WBS) mang lại khi họ bắt đầu quá trình quản lý dự
án Thành công của dự án có thể được cho là đặc biệt nhờ vào việc sử dụng WBS (Halli, 1993) Như là một yếu tố thiết yếu của “Nhóm quy trình lập kế hoạch” được nêu trong PMBOK® Guide - Third Edition , thực tế thì Cấu trúc phân chia công việc (WBS) đang bộc lộ với mức độ thường xuyên ngày càng tăng rằng việc tạo ra một WBS để xác định phạm vi của dự án sẽ giúp đảm bảo việc thực hiện các mục tiêu và kết quả của dự án Hơn nữa, thông qua Cấu trúc phân chia công việc (WBS) phạm vi của dự án càng được trình bày rõ ràng trước khi công việc thực tế bắt đầu, thì khả năng thành công của dự án càng cao “cấu trúc phân tích công việc thông minh là tiền đề cho việc quản lý dự án hiệu quả” (Homer và Gunn, 1995, trang 84)
Vì vậy cuộc thảo luận sau đây sẽ xem xét các xu hướng hiện tại và thực tiễn liên quan đến Cơ cấu phân chia công việc
2 Mục đích nghiên cứu
Mục đích của bài luận là trình bày sự nghiên cứu về khái niệm và quy trình phân chia công việc theo Cấu trúc phân chia công việc (WBS) trong quá trình lập kế hoạch quản lý dự án, để từ đó trình bày ý nghĩa của Cấu trúc phân tách công việc (WBS) trong lập kế hoạch quản lý dự án
3 Phạm vi, đối tượng nghiên cứu
Bài luận nghiên cứu về Cấu trúc phân tách công việc (WBS) trong lập kế hoạch quản lý dự án và phân tích về ý nghĩa của WBS trong lập kế hoạch quản lý dự án
Từ đó vận dụng kỹ thuật Phân tách công việc lập kế hoạch vào một dự án “Ánh Sáng Hy Vọng” để minh họa cho các kiến thức được trình bày
Trang 4II CƠ SỞ LÝ LUẬN
1 Phân tách công việc (WBS) trong quản lý dự án là gì?
Cấu trúc phân chia công việc (WBS) là sự phân chia công việc của dự án thành các thành phần nhỏ hơn để nó có thể được quản lý tốt hơn Việc phát triển Cơ cấu phân chia công việc (WBS) là bước đầu tiên trong quá trình lập kế hoạch sau khi xác định các yêu cầu của dự án Định nghĩa về hoạt động là quan trọng nhất trong quá trình lập kế hoạch, mà người quản lý dự án nên dành nhiều nỗ lực hơn để xác định hoạt động của dự án bằng cách sử dụng WBS WBS là sự chia nhỏ các công việc của dự án thành các thành phần nhỏ hơn để nó có thể được quản lý và đo lường tốt hơn so với mức độ hoàn thành cuối cùng
WBS (Work Breakdown Structure) hay Cấu trúc phân chia công việc, rất cần thiết như là một phần của vòng đời và tiến trình của dự án Là một phần quan trọng của lập kế hoạch dự án, WBS bắt đầu với hệ thống phân cấp các nhiệm vụ và cấp độ giúp xác định cách thức dự án sẽ diễn ra trong một tiến trình thời gian được thiết kế bởi người quản lý dự án Viện Quản lý Dự án định nghĩa WBS là, "Đại diện cho tổng phân rã tổng thể của tất cả các công việc mà dự án bao gồm, từ đầu đến cuối." WBS là một khuôn khổ đa cấp tổ chức và hiển thị bằng đồ thị các phần tử đại diện cho công việc cần hoàn thành trong các mối quan hệ logic Mỗi cấp độ giảm dần đại diện cho một định nghĩa / sự phân chia ngày càng chi tiết của một thành phần dự án
Nó là cấu trúc và mã tích hợp và liên quan đến tất cả các công việc của dự án (kỹ thuật, lịch trình và ngân sách) và được sử dụng trong suốt vòng đời của một dự án
để xác định, phân công và theo dõi các phạm vi công việc cụ thể WBS sẽ được thiết lập đầy đủ chi tiết để mỗi tài khoản kiểm soát có một phần tử WBS duy nhất WBS được mô tả trong Kế hoạch Thực hiện Dự án (PEP), hoặc đính kèm dưới dạng phụ lục
Trang 52 Quy trình phân tích công việc (WBS) trong lập kế hoạch quản lý dự án 2.1 Các cấp độ trong Cấu trúc phân tách công việc (WBS)
Theo nghiên cứu của Rianty và cộng sự (2018) WBS đã được chuẩn hóa dựa trên rủi ro để lập kế hoạch chất lượng cho các công trình kiến trúc tòa nhà cao tầng sẽ bao gồm 5 cấp độ chính và 2 cấp độ bổ sung Các cấp chính là:
● WBS Level 1 Project Name : Cấp cao nhất và đại diện cho toàn bộ dự án
● WBS Level 2 Work Section: Sự phân rã các yếu tố của toàn bộ dự án
● WBS Level 3 Physical Area: Là bước phân chia theo khu vực thực tế hoặc vị trí theo chiều dọc để chỉ các tầng và theo chiều ngang để chỉ khu tháp
● WBS Level 4 Sub-Work Section: Là phần phân tích thêm các thành phần của từng khu vực được phân tách ở level 3
● WBS Level 5 Work Package: Đây là mức thấp nhất trong các thành phần của WBS, nó thể hiện mức độ mà hiệu suất của mỗi gói công việc có thể được giao cho một cá nhân hoặc tổ chức
Các cấp độ bổ sung là: ·
● WBS Level 6 Activity: Nó được thêm vào mẫu WBS để giúp người quản lý
dự án xác định công việc cần thực hiện ở cấp độ thấp hơn của gói công việc Người quản lý dự án có thể thêm nhiều hoạt động nếu họ cần hiểu chi tiết về công việc cần thực hiện để thực hiện đúng dự án ·
● WBS Level 7 Resources: Cấp độ này phân chia các nguồn lực cần thiết để thực hiện hoạt động, đó là nguyên vật liệu, thiết bị và lao động
Cấp độ của hoạt động phụ thuộc nhiều vào sự thay thế của thiết kế hoặc phương pháp Phương án thay thế phải được đặt trước để phân tích hoạt động theo các nguồn lực, do đó, nó không phải là thứ bậc trong cấu trúc WBS, mà là yếu tố quyết định để chi tiết hóa hoạt động
Trang 6Sơ đồ cây công trình kiến trúc WBS chuẩn hóa
2.2 Các gói công việc
Gói công việc là sản phẩm cuối cùng của cấu trúc phân chia công việc Nó là một tập hợp của một loạt các công việc hoặc nhiệm vụ có liên quan, nó nằm ở cuối cấu trúc phân chia công việc, điều gì đó dễ bị kiểm soát bởi các thành viên trong nhóm
dự án Nó cũng là cơ sở để quản lý các dự án tiếp theo và dựa trên tất cả các tiến độ của kế hoạch, lập kế hoạch quản lý chất lượng, lập kế hoạch chi phí, bố trí nhân sự dựa trên đó là đơn vị nhỏ nhất của quản lý dự án
Trong cấu trúc phân chia công việc, khi một loạt các gói công việc, chúng ta có thể tham khảo các nguyên tắc sau: ·
- Các gói công việc là đơn vị có thể phân phối độc lập, cần rõ ràng, duy nhất · Các nhiệm vụ công việc trong một gói phải có thể thực hiện một cách rõ ràng trong một
tổ chức hoặc cá nhân ·
- Vòng đời của gói công việc nên ngắn nhất ·
- Các gói công việc rõ ràng và mối quan hệ với các gói công việc khác ·
- Gói công việc để xác định chi phí thực tế về ngân sách, nhu cầu nhân lực và nguồn lực ·
Trang 7- Thực hiện hầu hết các nhiệm vụ trong gói về khả năng thích ứng của nhân sự dự
án nên có cùng loại trong nhóm
2.3 Các bước để tạo cấu trúc dựa trên khả năng phân phối:
● Bước 1: Lấy các kết quả chuyển giao đã cam kết từ điều lệ dự án, tuyên bố công
việc hoặc tài liệu khái niệm dự án khác Danh sách các kết quả chuyển giao này trở thành các mục nhập Cấp 1 (cấp cao nhất) của trong WBS Tất cả các Mục nhập WBS tương ứng trực tiếp với các kết quả chuyển giao phải được đặt tên theo dạng danh từ hoặc tính từ / danh từ của kết quả chuyển giao
● Bước 2: Lấy từng mục nhập cấp cao nhất này và phân tách chúng thành các phần
thành phần của chúng (mỗi mục trở thành Mục nhập WBS) Mỗi thành phần phải khác biệt về mặt logic, đê khi nhìn vào một WBS ta có thể hiểu kết quả chuyển giao hoặc kết quả sẽ là gì từ mỗi Mục nhập WBS
● Bước 3: Khi tất cả các kết quả chuyển giao đã cam kết đã được phân tách đến
mức chi tiết thích hợp (trở thành Hoạt động), hãy kiểm tra từng Mục nhập và Hoạt động của WBS để xem liệu có những phân phối bắt buộc chưa có trong WBS nhưng sẽ cần thiết để tạo ra một thứ đã có nằm trong WBS
● Bước 4: Phân cấp hệ thống phân cấp ở mức độ có thể Ở giai đoạn phát triển này,
WBS có thể có một số Hoạt động ở cấp độ hai, một số hoạt động ở cấp độ ba, v.v Xem liệu hệ thống phân cấp có thể được sửa đổi để số lượng các cấp mà Hoạt động rơi vào được giảm xuống một phạm vi ngắn hay không
● Bước 5: Khi nghĩ rằng đã có một WBS hoàn chỉnh, hãy xác thực nó bằng cách
tiếp cận từ dưới lên Quá trình xác thực từ dưới lên hoạt động như sau: Đầu tiên, đối với mỗi Mục nhập WBS được phân tách thành Hoạt động, hãy tự hỏi câu hỏi:
“Nếu có tất cả các kết xuất chuyển giao từ mỗi Hoạt động này, thì Mục nhập WBS của tôi có thể hoàn thành không?” Nếu câu trả lời là có, hãy chuyển sang Mục nhập WBS tiếp theo Nếu câu trả lời là không, hãy thêm các Hoạt động còn thiếu Sau khi đánh giá xong các Mục nhập và Hoạt động WBS cấp thấp nhất, hãy kiểm tra các Mục nhập WBS cấp cao hơn tiếp theo Tiếp tục với ví dụ ba cấp
Trang 8của chúng tôi, đối với mỗi Giai đoạn, hãy hỏi: “Nếu tôi có các sản phẩm được phân phối từ Mục nhập WBS là một phần của Giai đoạn này, liệu Giai đoạn có thể phân phối có hoàn thành không?” Nếu câu trả lời là có, hãy chuyển sang câu tiếp theo, nếu câu trả lời không hơn là thêm vào các Mục WBS bị thiếu hoặc quay lại bước 4 và cân bằng lại hệ thống phân cấp hoặc cả hai
● Bước 6: Khi bạn đã hoàn thành xác nhận từ dưới lên của mình, bây giờ thích hợp
để đánh giá lại toàn bộ WBS lần cuối bằng cách so sánh các phân phối WBS hiện được xác định với các mục tiêu đã xác định ban đầu cho dự án Hãy tự hỏi bản thân câu hỏi, "Nếu tôi có tất cả những thứ này, liệu tôi có đạt được các mục tiêu
đã định cho dự án không?" Nếu câu trả lời là có, bạn có thể chuyển sang bước tiếp theo Nếu câu trả lời là không, bạn vẫn còn rất nhiều việc phải làm
III Ý NGHĨA CỦA PHÂN TÁCH CÔNG VIỆC (WBS) TRONG LẬP KẾ
HOẠCH QUẢN LÝ DỰ ÁN
Các nhà quản lý dự án có kinh nghiệm biết rằng có nhiều điều có thể xảy ra sai sót trong các dự án bất kể họ lập kế hoạch và thực hiện công việc thành công như thế nào Khi chúng xảy ra các lỗi thành phần hoặc toàn dự án, thường có thể được bắt nguồn từ một WBS được phát triển kém hoặc không tồn tại Một WBS được xây dựng kém có thể dẫn đến các kết quả bất lợi của dự án bao gồm các kế hoạch và phần mở rộng dự án đang diễn ra, lặp đi lặp lại, phân công công việc không rõ ràng, phạm vi sai lệch hoặc không thể quản lý, phạm vi thường xuyên thay đổi, vượt quá ngân sách, trễ thời hạn và các sản phẩm mới hoặc các tính năng đã giao không sử dụng được Vì vậy, việc xây dựng Cấu trúc phân tách công việc (WBS) mang những ý nghĩa sau đây:
1 Đưa ra sự hướng dẫn, chỉ dẫn cho nhóm dự án về những việc cần phải làm
Vì Quản lý dự án WBS cho thấy các kết xuất chuyển giao dự án và công việc cần được hoàn thành trong một dự án, nên nó thực sự hướng dẫn nhóm dự án về những
gì cần phải được thực hiện một cách có tổ chức Bằng cách này, các công việc
Trang 9không cần thiết hoặc bất cứ thứ gì không trực tiếp trong phạm vi dự án sẽ bị loại bỏ.
Và bằng cách này, nó giúp nhóm chỉ tập trung vào phạm vi dự án
2 Các thành viên trong nhóm dự án hiểu được vị trí các phần của họ phù hợp với kế hoạch quản lý dự án tổng thể
Quản lý dự án WBS giúp các thành viên trong nhóm dự án hiểu được vị trí các phần của họ phù hợp với kế hoạch quản lý dự án tổng thể và nó cung cấp cho họ dấu hiệu
về tác động của công việc của họ đối với toàn bộ dự án Hãy xem xét ví dụ mình họa Quản lý dự án WBS của hệ thống Máy bay Một thành viên trong nhóm dự án làm việc trên gói công việc động cơ sẽ có thể thấy các hoạt động của anh ta sẽ giúp hoàn thành dự án tổng thể và phạm vi sản phẩm như thế nào Nếu bạn cho rằng sẽ
có một số thành viên trong nhóm dự án, WBS sẽ giúp nhóm dự án xem từng hoạt động hoặc hoạt động có thể phân phối giúp hoàn thành sản phẩm và phạm vi dự án như thế nào
3 Tạo điều kiện giao tiếp và hợp tác giữa nhóm dự án và các bên liên quan khác
Quản lý dự án WBS cho thấy thứ bậc của công việc dự án và kết quả chuyển giao của phạm vi dự án, công việc đã hoàn thành, công việc còn lại và các thành viên trong nhóm dự án làm việc trên cùng một gói công việc, v.v Vì vậy, tất cả những điều này có thể dễ dàng thông báo cho các bên liên quan của dự án với sự trợ giúp của Dự án WBS Sự quản lý Vì sẽ có một số phần nhỏ hơn trong các gói công việc
và những phần này sẽ được giao cho các thành viên trong nhóm dự án, Quản lý dự
án WBS sẽ hữu ích cho sự hợp tác giữa các thành viên trong nhóm dự án để hoàn thành các hoạt động của dự án tương ứng
4 Sử dụng Quản lý dự án WBS giúp ngăn chặn các thay đổi
Những thay đổi là không thể tránh khỏi trong một dự án Tuy nhiên, các hành động phòng ngừa và khắc phục phải được thực hiện để ngăn chặn nguyên nhân gốc rễ của những thay đổi trong dự án Các thay đổi có thể xảy ra do phạm vi dự án không rõ ràng hoặc thiếu các yêu cầu trong dự án Quản lý dự án WBS thể hiện sự phân tích phạm vi dự án, công việc cần được thực hiện và các kết quả chuyển giao cũng như
Trang 10nhiều thứ trong một dự án Do đó, Quản lý dự án WBS giúp ngăn chặn các thay đổi
vì nó giúp xóa phạm vi dự án cho tất cả các bên liên quan của dự án
5 Quản lý dự án WBS cung cấp cơ sở để ước tính nhân viên, chi phí và thời gian
Đây là một lợi ích rất quan trọng của việc sử dụng Quản lý dự án WBS Việc đưa ra các ước tính về yêu cầu nhân viên, chi phí và thời gian cho một lượng lớn công việc luôn là điều khó khăn Sẽ có nhiều khả năng sai lệch trong kết quả thực tế nếu ước tính được thực hiện trên các gói công việc lớn hơn Nhưng nếu tất cả công việc được chia thành các phần nhỏ hơn, thì việc ước tính sẽ dễ dàng hơn Số lượng sai lệch và khả năng sẽ được giảm tương ứng Có dễ dàng ước tính về toàn bộ hệ thống máy bay không? Hay chia nhỏ công việc của dự án thành nhiều phần nhỏ hơn và ước tính cho từng phần nhỏ hơn như phát triển động cơ, tích hợp hệ thống giải trí? Tất nhiên, các mảnh nhỏ hơn sẽ được nhóm dự án ước tính dễ dàng và chính xác hơn
6 WBS Project Management là nền tảng của dự án
Hầu hết mọi thứ xảy ra trong quá trình lập kế hoạch sau khi tạo ra WBS, đều liên quan trực tiếp đến Quản lý dự án WBS Đây là một lợi ích quan trọng của WBS Vì Quản lý dự án WBS hiển thị ảnh chụp nhanh của công việc dự án và các sản phẩm
để hoàn thành phạm vi dự án, nên nó thực sự là nền tảng của việc lập kế hoạch Ước tính chi phí, ước tính thời gian, ước tính nguồn lực, lập kế hoạch tiến độ, v.v đều được thực hiện với sự trợ giúp của Quản lý dự án WBS Do đó, WBS đóng một vai trò quan trọng trong việc lập kế hoạch dự án
● Chi phí dự án được ước tính theo gói công việc Vì Quản lý dự án WBS hiển thị các phần nhỏ hơn của công việc dự án và các sản phẩm được giao, nên việc ước tính chi phí dự án có thể được thực hiện ở cấp độ gói công việc Sau đó, chi phí của mỗi cấp độ gói công việc được tổng hợp theo cấp độ 1 của Ban Quản lý Dự
án WBS để ước tính ngân sách tổng thể của dự án
● Rủi ro được xác định theo gói công việc Do đó, trong quá trình lập kế hoạch rủi
ro, các rủi ro liên quan đến từng hạng mục trong Quản lý dự án WBS được vạch