(LUẬN văn THẠC sĩ) hoàn thiện kĩ thuật soạn thảo văn bản tại tổng cục xây dựng lực lượng công an nhân dân, bộ công an

bản, kĩ thuật trình bày văn bản … Ngoài ra, còn phải tuân thủ các quy tắc do các cơ quan có thẩm quyền đề ra đối với việc soạn thảo và ban hành văn bản như các quy định về thể thức văn b

đại học quốc gia hà nội Tr-ờng Đại học khoa học xã hội và nhân văn

MỞ ĐẦU

1 Tính cấp thiết của đề tài

Văn bản là phương tiện thông tin cơ bản, là phương tiện chủ yếu phục

vụ cho hoạt động quản lí của các cơ quan, tổ chức Đây là phương tiện quan trọng được dùng để ban hành chủ trương, chính sách; xây dựng chương trình,

kế hoạch công tác; chỉ đạo, điều hành thực hiện; báo cáo tình hình; đề đạt ý kiến lên cấp trên; trao đổi công việc giữa các cơ quan… Văn bản cũng là cơ

sở pháp lí để giải quyết công việc, thực hiện chức năng, nhiệm vụ, đảm bảo cho hoạt động của từng cơ quan, tổ chức được nhịp nhàng, thông suốt

Trong hoạt động quản lí của các cơ quan, soạn thảo và ban hành văn bản

là một công việc quan trọng và mang tính chất thường xuyên Một văn bản được ban hành sẽ là sản phẩm phản ánh kết quả lao động, là thước đo trình độ chính trị, năng lực chuyên môn và khả năng nắm bắt thực tiễn của một tập thể hoặc của một cán bộ, viên chức trong cơ quan Văn bản ban hành có chất lượng sẽ nâng cao uy tín của cơ quan và lãnh đạo cơ quan nói chung, của cán

bộ soạn thảo nói riêng; sẽ tạo nên sự thống nhất về hình thức và nội dung của văn bản, tạo điều kiện thuận lợi cho công tác lập hồ sơ, nâng cao chất lượng

hồ sơ nộp vào lưu trữ Ngược lại, văn bản ban hành không đảm bảo yêu cầu

đề ra chẳng những sẽ ảnh hưởng không tốt đến hoạt động của cơ quan mà còn gây tổn hại đến uy tín của cơ quan, lãnh đạo cơ quan và cán bộ viên chức; hình thức và nội dung của văn bản không thống nhất, gây khó khăn cho công tác lập hồ sơ, làm giảm chất lượng hồ sơ nộp vào lưu trữ

Tuy nhiên, soạn thảo văn bản là một công việc không đơn giản, có nhiều yêu cầu tỉ mỉ Vì vậy, để văn bản ban hành có chất lượng, thì cán bộ soạn thảo ngoài việc nắm chắc kiến thức về chuyên môn, còn phải nắm vững và biết cách vận dụng các kiến thức và kĩ năng như: các yêu cầu về soạn thảo văn bản, phương pháp thu thập thông tin và xử lí thông tin, xây dựng đề cương và

bố cục văn bản, kĩ năng về sử dụng từ ngữ, văn phong đối với các loại văn

bản, kĩ thuật trình bày văn bản … Ngoài ra, còn phải tuân thủ các quy tắc do các cơ quan có thẩm quyền đề ra đối với việc soạn thảo và ban hành văn bản như các quy định về thể thức văn bản, trình tự, thủ tục soạn thảo, duyệt, kí, đóng dấu văn bản … Tất cả các công việc trên gọi là kĩ thuật soạn thảo văn bản, nghĩa là văn bản muốn có chất lượng, đảm bảo yêu cầu đề ra đòi hỏi phải có kĩ thuật soạn thảo và cần phải được chuẩn hoá Hiện nay, khi mà Đảng và Nhà nước ta đang thực hiện cải cách hành chính thì chuẩn hoá văn bản, nâng cao chất lượng soạn thảo văn bản là yêu cầu tất yếu để tạo nên sự thống nhất về hình thức và nội dung; nâng cao chất lượng của văn bản

Tổng cục Xây dựng lực lượng Công an nhân dân (sau đây gọi tắt là Tổng cục) là cơ quan trực thuộc Bộ trưởng Bộ Công an, có trách nhiệm thống nhất, quản lí và chỉ đạo công tác Xây dựng lực lượng Công an nhân dân (CAND), nhằm xây dựng lực lượng CAND là một lực lượng vũ trang, chính quy, tinh nhuệ và từng bước hiện đại Với chức năng, nhiệm vụ trên, cũng như nhiều cơ quan, tổ chức khác trong hệ thống tổ chức bộ máy các cơ quan nhà nước, Tổng cục Xây dựng lực lượng CAND đã ban hành rất nhiều văn bản để thực hiện chức năng, nhiệm vụ của mình Trong quá trình soạn thảo văn bản, Tổng cục đã căn cứ vào các văn bản hướng dẫn như: Nghị định số 110/2004/NĐ-CP, ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác Văn thư; Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP, ngày 06 tháng 5 năm

2005 của Bộ Nội vụ và Văn phòng Chính phủ hướng dẫn thể thức và kĩ thuật trình bày văn bản và gần đây là Luật số 17/2008/QH12, về việc ban hành văn bản quy phạm pháp luật, được Quốc hội khoá 12, kì họp thứ ba công bố ngày

03 tháng 6 năm 2008, có hiệu lực từ 01 tháng 01 năm 2009 … Do đó, việc soạn thảo và ban hành văn bản tại Tổng cục nhìn chung đã có nhiều tiến bộ

Cụ thể, chất lượng văn bản đã được nâng cao, văn bản ban hành đúng thẩm quyền, đúng thể thức, không có tình trạng văn bản không có chữ kí của người

có thẩm quyền, không có ngày tháng, năm; văn bản ban hành đã bám sát với yêu cầu thực tế và có tính khả thi cao, cách diễn đạt ngắn gọn, dễ hiểu… Tuy

nhiên, bên cạnh những kết quả đạt được, trong công tác soạn thảo văn bản còn một số vấn đề chưa thống nhất cần được nghiên cứu như: cách trình bày tên

cơ quan ban hành văn bản, cách lựa chọn tên loại văn bản, cách bố cục nội dung văn bản, cách viết hoa trong văn bản, sử dụng từ ngữ, đặc biệt còn nhiều văn bản sai về thể thức và kĩ thuật trình bày… Mặt khác, cán bộ làm công tác soạn thảo văn bản tại Tổng cục Xây dựng lực lượng CAND lại chủ yếu là tốt nghiệp các trường Công an (CA), chưa được bồi dưỡng kiến thức về kĩ thuật soạn thảo nên còn gặp khó khăn, nhất là đối với cán bộ trẻ mới ra trường Vì vậy, để góp phần nâng cao chất lượng soạn thảo văn bản tại Tổng cục cần có

sự nghiên cứu, tìm rõ nguyên nhân và đưa ra giải pháp Xuất phát từ thực tế

đó, tôi đã chọn đề tài “Hoàn thiện kĩ thuật soạn thảo văn bản tại Tổng cục

Xây dựng lực lượng Công an nhân dân, Bộ Công an” để nghiên cứu làm

luận văn Thạc sĩ của mình

2 Mục tiêu của đề tài

Nghiên cứu những vấn đề chung về kĩ thuật soạn thảo văn bản và yêu cầu phải hoàn thiện kĩ thuật soạn thảo văn bản tại Tổng cục Xây dựng lực lượng CAND, Bộ Công an Trên cơ sở khảo sát thực tế luận văn sẽ nêu lên những ưu điểm, tồn tại về kĩ thuật soạn thảo văn bản tại Tổng cục Từ đó, đưa

ra các giải pháp góp phần hoàn thiện kĩ thuật soạn thảo văn bản phục vụ hoạt động quản lí tại Tổng cục được tối ưu hơn

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

- Đối tượng nghiên cứu: nghiên cứu thẩm quyền ban hành văn bản, quy trình soạn thảo văn bản, thể thức và kĩ thuật trình bày văn bản, ngôn ngữ văn phong của văn bản

- Phạm vi nghiên cứu và khảo sát: văn bản do Tổng cục Xây dựng lực lượng CAND soạn thảo rất nhiều, do điều kiện nghiên cứu và thời gian có hạn, nên phạm vi nghiên cứu và khảo sát của luận văn chỉ tập trung nghiên cứu về hệ thống văn bản hành chính thông thường từ năm 2005 đến nay, do

các đơn vị (X12, X13, X14, X15, X24, X33, X21, X25) trực thuộc Tổng cục Xây dựng lực lượng CAND chủ trì soạn thảo (trừ các Trường CA)

4 Nhiệm vụ nghiên cứu

Theo yêu cầu của đề tài, luận văn sẽ chú ý làm rõ các vấn đề sau:

- Vị trí, chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của Tổng cục Xây dựng lực lượng CAND, Bộ Công an

- Hệ thống văn bản do Tổng cục Xây dựng lực lượng CAND, Bộ Công

Nghiên cứu về lĩnh vực quản lí hành chính nhà nước nói chung và công

tác công văn giấy tờ nói riêng có thể kể đến một số tác phẩm như: Văn bản quản lí nhà nước và công tác công văn giấy tờ thời phong kiến Việt Nam của Phó Giáo sư Vương Đình Quyền; Văn bản quản lí Nhà nước thời Nguyễn của

PGS, TS Vũ Thị Phụng, khoa Lưu trữ học và Quản trị Văn phòng, Trường

Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn; Lí luận và thực tiễn công tác văn thư, PGS Vương Đình Quyền (Nhà xuất bản Đại học Quốc gia 2005); Soạn thảo

và xử lí văn bản quản lí nhà nước (tái bản lần thứ tư), GS TSKH Nguyễn Văn Thâm (Nxb Chính trị Quốc gia năm 2006); Hướng dẫn kĩ thuật soạn thảo văn bản, Luật gia Nguyễn Văn Thông (Nxb Thống kê năm 2001); Hướng dẫn kĩ thuật nghiệp vụ hành chính, Nguyễn Văn Thâm, Lưu Kiếm Thanh, Lê Xuân

Lam, Bùi Xuân Lự (Nxb Thống kê năm 2003) Ngoài ra, còn có một số loại

sách chuyên khảo như: Xây dựng và ban hành văn bản quản lí nhà nước, Tạ Hữu Ánh (nhà xuất bản Lao động 1996); Mẫu soạn thảo văn bản dùng cho

cán bộ lãnh đạo, quản lí và công chức văn phòng, PTS Nguyễn Minh

Phương, Thạc sĩ Trần Hoàng (nhà xuất bản Chính trị Quốc gia, 1997)

Trong mục nghiên cứu, trao đổi và thực tiễn kinh nghiệm trên Tạp chí

Văn thư Lưu trữ Việt Nam cũng có nhiều bài viết như: Thể thức văn bản và thể thức văn bản quản lí nhà nước, một số vấn đề lí luận và thực tiễn của PGS Vương Đình Quyền (Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam số 01/2004) Một số vấn đề cần giải quyết khi áp dụng các quy định hiện hành về thể thức văn bản của Nguyễn Văn Kết (Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam số 12/2006) Kĩ thuật trình bày văn bản ở Uỷ ban nhân dân các quận, huyện tại Thành phố

Hồ Chí Minh, thực trạng và một số đề xuất của Nguyễn Công Quyền (Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam số 9/2007); Một số ý kiến về thể thức văn bản của Hội đồng nhân dân của Nguyễn Hải Long (Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam số 2/2009) Công tác soạn thảo văn bản trong quân đội, một số lỗi thường gặp và những đề xuất của Chu Văn Lộc (Tạp chí Văn thư Lưu trữ

Việt Nam số 8/2007)

Liên quan đến đề tài văn bản đã có một số luận văn Thạc sĩ như: “Bước đầu tìm hiểu về tiêu chuẩn hoá trong công tác Văn thư Lưu trữ ở Việt Nam”, của Lê Thị Nguyệt Lưu, “Nghiên cứu chuẩn hoá thể thức văn bản của các doanh nghiệp ngoài quốc doanh” của Phạm Hồng Duy, “Văn phong trong văn bản quản lí của Ngân hàng nông nghiệp và phát triển nông thôn Việt Nam” của Đỗ Thị Thanh Như …

Tuy nhiên, vấn đề “Hoàn thiện kĩ thuật soạn thảo văn bản tại Tổng cục

Xây dựng lực lượng Công an nhân dân, Bộ Công an” là một đề tài mới và

chưa có công trình khoa học nào nghiên cứu

6 Phương pháp nghiên cứu

Để hoàn thành đề tài, tôi đã vận dụng các phương pháp nghiên cứu: phương pháp phân tích, tổng hợp, thống kê, khảo sát … Phương pháp khảo sát được vận dụng trong việc thu thập các thông tin cần thiết đối với đề tài

Những thông tin thu được qua phương pháp này và các nguồn tài liệu tham khảo sẽ được xử lí một cách khoa học, trên cơ sở vận dụng phương pháp phân tích tổng hợp Ngoài ra, trong đề tài đã vận dụng một số phương pháp nghiên cứu khác như phương pháp hệ thống, phương pháp phân tích chức năng… Mặt khác, những kết quả nghiên cứu đều được phân tích, đánh giá, nhìn nhận dựa trên những quan điểm mang tính phương pháp luận của Chủ nghĩa Mác Lênin, được cụ thể hoá thành nguyên tắc tính Đảng, nguyên tắc lịch sử, nguyên tắc tổng hợp

7 Đóng góp của luận văn

- Xác định sự cần thiết phải hoàn thiện kĩ thuật soạn thảo văn bản tại Tổng cục Xây dựng lực lượng CAND, Bộ Công an

- Đề xuất một số giải pháp nhằm hoàn thiện kĩ thuật soạn thảo văn bản tại Tổng cục Xây dựng lực lượng CAND, Bộ Công an Kết quả nghiên cứu của luận văn là tài liệu tham khảo cho cán bộ, chiến sĩ làm công tác soạn thảo văn bản tại Tổng cục Xây dựng lực lượng CAND, Bộ Công an

8 Bố cục của luận văn

Ngoài phần mở đầu, kết luận, danh mục tài liệu tham khảo, luận văn gồm 3 chương:

Chương 1 Những vấn đề chung về kĩ thuật soạn thảo văn bản

Chương 2 Kĩ thuật soạn thảo văn bản tại Tổng cục Xây dựng lực lượng CAND, Bộ Công an

Chương 3 Hoàn thiện kĩ thuật soạn thảo văn bản tại Tổng cục Xây dựng lực lượng CAND, Bộ Công an

NỘI DUNG Chương 1 NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ KĨ THUẬT SOẠN THẢO VĂN BẢN

sản xuất của xã hội như kĩ thuật quân sự, thiết bị kĩ thuật hiện đại

+ Là tổng thể nói chung những phương pháp, phương thức sử dụng

trong một lĩnh vực hoạt động nào đó của con người như kĩ thuật cấy lúa, kĩ thuật cắt, tỉa cảnh

+ Là tính từ có nghĩa tỏ ra có trình độ kĩ thuật cao như cầu thủ đi bóng rất kĩ thuật, một giọng hát có kĩ thuật

- Soạn thảo [36, tr.829] là cách thức để tạo lập văn bản như soạn thảo văn bản

- Văn bản [36, tr.1084]

+ Là bản viết hoặc in, mang nội dung nhất định, thường để lưu lại thông

tin văn bản chữ Nôm, văn bản kí kết giữa hai nước

+ Là chuỗi kí hiệu ngôn ngữ hay nói chung những kí hiệu thuộc một hệ thống nào đó, làm thành một chỉnh thể mang một nội dung ý nghĩa trọn vẹn

văn bản hành chính

- Kĩ thuật soạn thảo văn bản: Là một khái niệm khá phức tạp, bao gồm

cả yếu tố kĩ thuật lẫn lí luận về văn bản Có rất nhiều định nghĩa/khái niệm khác nhau về kĩ thuật soạn thảo văn bản:

+ “Kĩ thuật soạn thảo văn bản là những quy trình, những đòi hỏi trong quá trình diễn ra một cách liên tục từ khi chuẩn bị soạn thảo cho đến khi soạn thảo và chuyển văn bản đến nơi thi hành Gắn liền với quy trình là những đòi hỏi, là những quy tắc về việc tổ chức biên soạn, thu thập tin tức, khởi thảo văn bản và cả ngôn ngữ thể hiện trong văn bản”[24, tr.35]

Kĩ thuật soạn thảo văn bản là toàn bộ những quy tắc tổ chức hoạt động của các cơ quan, tổ chức và cán bộ chuyên môn trong việc chuẩn bị, xây dựng, biên soạn, thông qua và ban hành chính thức các văn bản Toàn bộ những quy tắc, những đòi hỏi trong quá trình soạn thảo văn bản hoàn thiện cả

về nội dung lẫn hình thức, để phát huy đúng vai trò tác dụng của văn bản phù hợp với mục đích của chủ đề ban hành Kĩ thuật soạn thảo văn bản theo một

số nhà khoa học gồm hai bộ phận cơ bản cấu thành:

Thứ nhất, gồm những quy tắc về tổ chức và hoạt động của các cơ quan

nhà nước trong việc xét trình thông qua ban hành các văn bản Tuỳ thuộc vào mức độ quan trọng của văn bản, nhiều quy tắc soạn thảo có thể được quy định bằng những quy phạm pháp luật Ví dụ, quy trình soạn thảo văn bản Luật, Pháp lệnh: Điều 87 của Hiến pháp nước Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam quy định những chủ thể có quyền lập pháp, tức quyền được trình dự án Luật trước Quốc hội là Chủ tịch nước, Uỷ ban Thường vụ Quốc hội, Hội đồng dân tộc và các Uỷ ban của Quốc hội, Chính phủ, Toà án nhân dân tối cao, Viện Kiểm sát nhân dân tối cao, Mặt trận Tổ quốc Việt Nam và các tổ chức thành viên của Mặt trận Sau đó, Điều 88, Hiến pháp quy định cách thức biểu quyết thông qua dự án và cách thức công bố Luật đã được Quốc hội thông qua Đó

là quy trình lập pháp cơ bản nằm trong hệ thống các quy tắc của kĩ thuật soạn thảo văn bản

Thứ hai, là các quy tắc, yêu cầu của kĩ thuật soạn thảo văn bản Ở nghĩa

hẹp, kĩ thuật soạn thảo văn bản thường được hiểu ở nghĩa này Người cán bộ soạn thảo trước tiên phải là người am hiểu lĩnh vực văn bản nói đến, có

chuyên môn nghiệp vụ Từ hiểu biết lí luận văn bản nhất là hình thức văn bản, ngôn ngữ thể hiện tương ứng với hình thức tên gọi của văn bản Giá trị của văn bản càng lớn bao nhiêu thì kĩ thuật soạn thảo là những quy tắc kĩ thuật chuyên môn càng khó bấy nhiêu, nên nhiều khi rất cần đến kinh nghiệm soạn thảo Người soạn thảo đòi hỏi phải có kinh nghiệm được tích luỹ trong quá trình soạn thảo trước “trăm hay không bằng tay quen” Người mới bắt tay vào việc soạn thảo phải học hỏi kinh nghiệm của người đã soạn thảo trước Những quy tắc, những đòi hỏi này thường chỉ được thừa nhận trong thực tiễn không mấy khi được quy định thành pháp luật

+ “Là khái niệm dùng để chỉ việc vận dụng lí luận, phương pháp và kĩ năng về soạn thảo văn bản và các quy tắc có liên quan để xây dựng một văn bản từ khâu khởi đầu cho đến lúc văn bản được hoàn thiện” [30, tr 172]

+ “Là toàn bộ những quy tắc về tổ chức và hoạt động của các cơ quan

và cán bộ chuyên môn nghiệp vụ trong việc chuẩn bị xây dựng, biên soạn, thông qua, ban hành chính thức các văn bản hoặc xử lí và hoàn thiện các văn bản đó” [26, tr.4]

Tuy nhiên, phải khẳng định là kĩ thuật soạn thảo văn bản được xây dựng trên một cơ sở khoa học vững chắc những quy tắc của nó không chỉ bắt nguồn

và ứng dụng từ những tri thức của các ngành khoa học pháp lí, mà còn ở một

số ngành khoa học khác Nhưng không nên nghĩ rằng, khoa học là cơ sở và nguồn gốc duy nhất của kĩ thuật soạn thảo văn bản Bên cạnh những quy tắc hình thành do sự ứng dụng các tri thức khoa học, còn phải kể đến những quy tắc hình thành trong thực tiễn, bằng con đường kinh nghiệm Trong khi thừa nhận cơ sở khách quan của những quy tắc kĩ thuật soạn thảo văn bản, cũng phải đánh giá rất cao vai trò của tay nghề, sự thành thạo nghệ thuật cá nhân của người chuyên gia làm công tác soạn thảo văn bản Kĩ thuật soạn thảo văn bản được xây dựng trên cơ sở khách quan là những tri thức thực tiễn Nhưng những tri thức đó có được vận dụng tốt hay không, có kết quả nhiều hay ít

phải thông qua con người và dựa vào trình độ khác nhau của các chuyên gia Trình độ của những cá nhân này không phải ở chỗ họ tự sáng tạo ra được những quy tắc, mà chủ yếu là ở chỗ họ biết vận dụng một cách có sáng tạo những quy tắc khoa học và những kinh nghiệm đã có (kinh nghiệm của người khác, cũng như những kinh nghiệm của bản thân) vào việc soạn thảo văn bản

Từ các khái niệm trên có thể hiểu:

Kĩ thuật soạn thảo văn bản là tổng thể những quy tắc, những yêu cầu về

soạn thảo văn bản như phương pháp thu thập và xử lí thông tin, xây dựng đề cương và bố cục văn bản, kĩ năng về sử dụng từ ngữ, cú pháp đối với các loại

văn bản, kĩ thuật trình bày văn bản … Phải tuân thủ các quy tắc do các cơ quan nhà nước có thẩm quyền đề ra đối với việc soạn thảo và ban hành văn

bản, như các quy định về thể thức văn bản, trình tự, thủ tục soạn thảo, duyệt,

kí, đóng dấu văn bản … Ngoài ra, là những yêu cầu đòi hỏi có tính chất kĩ thuật nghiệp vụ của người được giao làm nhiệm vụ soạn thảo văn bản

Kĩ thuật soạn thảo văn bản hành chính khác với kĩ thuật soạn thảo văn bản khác như văn học, sáng tác nghệ thuật Kĩ thuật này nhằm làm cho người nhận văn bản hiểu được mục đích, yêu cầu của chủ thể ban hành một cách nhanh nhất và chính xác nhất, để có những hoạt động phù hợp với mục đích của việc ban hành văn bản Nhiều văn bản phát ra không chỉ có một nơi nhận duy nhất mà có nhiều nơi nhận, với nhiều chủ thể khác nhau, nhưng cùng chung một mục đích của người ban hành Do đó, muốn cho hoạt động của các chủ thể khác nhau có được những hành vi hoạt động đồng loạt như nhau, buộc những chủ thể đó phải có nhận thức như nhau khi nhận và đọc văn bản; ngoài

ra, vẫn còn phải lưu lại văn bản để làm bằng chứng trong tương lai Vì vậy, để nâng cao chất lượng văn bản thì cần thiết phải có một kĩ thuật soạn thảo nhất định

1.1.2 Quy trình soạn thảo văn bản

Để văn bản soạn thảo đảm bảo chất lượng, đạt được mục đích yêu cầu

đề ra, cần phải tiến hành soạn thảo theo một quy trình khoa học Có một số khái niệm về quy trình soạn thảo văn bản như:

- “Quy trình ban hành văn bản là các bước mà cơ quan quản lí hành chính nhà nước nhất thiết phải tiến hành trong công tác xây dựng và ban hành văn bản theo đúng chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và phạm vi hoạt động của mình” [18, tr 86]

- “Quy trình soạn thảo văn bản là khái niệm dùng để chỉ trình tự các công việc cần tiến hành trong quá trình soạn thảo một văn bản để ban hành”

[30, tr 192]

- “Quy trình soạn thảo văn bản quản lí nhà nước là trình tự các bước kể

từ khi bắt đầu đến khi kết thúc để hình thành một văn bản Việc bố trí các bước sao cho hợp lí trong quá trình soạn thảo để kết thúc mỗi bước sẽ đạt được mục tiêu đặt ra Đồng thời, kết quả của bước trước là cơ sở của bước sau và kết quả bước sau chứng minh sự cần thiết của bước trước” [26, tr 4] Các khái niệm trên có chung một điểm quy trình ban hành văn bản là các bước (các công việc) cần phải làm để ban hành một văn bản Các bước

này đồng thời cũng là kế hoạch của người soạn thảo, hoặc trùng khớp với kế hoạch chung của người soạn thảo Đối với những cán bộ mới vào nghề, các bước tiến hành soạn thảo cần phải vạch ra là rất cần thiết Sau khi kết thúc mỗi một bước tiến hành, cần phải hỏi ý kiến của lãnh đạo trực tiếp Đối với những công chức, chuyên viên đã quen việc, quen soạn thảo, việc lập trình tự các bước tiến hành soạn thảo có thể không cần thiết nhưng vẫn phải đảm bảo các bước theo đúng quy định Do văn bản gồm nhiều loại, tính chất, công dụng và thẩm quyền ban hành khác nhau, nên không thể đề ra một quy trình soạn thảo chung cho tất cả các loại văn bản mà chỉ có thể xây dựng quy trình soạn thảo cho một loại văn bản hoặc một số văn bản có những điểm giống nhau Tuy nhiên, việc xác định một quy trình chuẩn là hết sức cần thiết, nhằm

trật tự hoá công tác này Hiện nay, trong soạn thảo văn bản, mới chỉ có quy trình chuẩn đối với văn bản quy phạm pháp luật được quy định tại Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật năm 2008, còn các loại văn bản hành chính thông thường, hầu hết được xây dựng và ban hành theo các yêu cầu của hoạt động thực hiện của cơ quan, đơn vị Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản

có thể được trình bày ngắn gọn trong điều lệ ban hành và quản lí văn bản của

cơ quan

1.1.3 Thể thức văn bản

Văn bản có rất nhiều thể loại: Nghị định, Thông tư, Quyết định, Công văn, Báo cáo, Kế hoạch Mỗi một thể loại đều có thể thức và bố cục khác nhau, thể hiện đặc điểm riêng của mỗi loại văn bản Nghị định có thể thức và

bố cục khác Thông tư, Biên bản khác với Nghị quyết và Nghị quyết khác với Công điện Tuy nhiên, giữa chúng có những điểm chung tạo thành thể thức văn bản Thể thức này giúp ta phân biệt sự khác nhau giữa văn bản với các tác phẩm, hay ấn phẩm khác: văn, thơ, kịch, nhạc, hoạ, sách, báo Có nhiều định nghĩa hoặc giải thích về thể thức văn bản như:

- “Thể thức văn bản quản lí nhà nước là toàn bộ những yếu tố bắt buộc phải có trong một văn bản và được quy định trong các văn bản quy phạm pháp luật Các yếu tố đó được quy định khác nhau ở từng thể loại văn bản, nhưng có những yếu tố bắt buộc ở văn bản nào cũng phải có” [14, tr 27]

- “Thể thức văn bản là toàn bộ các bộ phận cấu thành văn bản, nhằm bảo đảm cho văn bản có hiệu lực pháp lí và được sử dụng thuận lợi trước mắt cũng như lâu dài trong hoạt động quản lí của cơ quan” [24, tr 57]

- “Toàn bộ những yếu tố bắt buộc phải có trong một văn bản như: tiêu

đề, tác giả, địa danh và ngày tháng, tên loại và trích yếu, nội dung, chữ kí, dấu cơ quan, nơi nhận, mức độ mật, khẩn (nếu có), được trình bày theo các quy định và phương pháp khoa học để đảm bảo tính chân thực, giá trị pháp lí

và giá trị thực tiễn của mỗi văn bản” [15, tr 77]

- “Thể thức văn bản là toàn bộ các yếu tố thông tin cấu thành văn bản nhằm đảm bảo cho văn bản có hiệu lực pháp lí và sử dụng được thuận lợi trong quá trình hoạt động của cơ quan” [18, tr 102]

- “Thể thức văn bản là các thành phần cần phải có và cách thức trình bày các thành phần đó đối với một thể loại văn bản nhất định do các cơ quan

có thẩm quyền quy định” [30, tr 131]

- “Thể thức văn bản là tập hợp các thành phần cấu thành văn bản, bao gồm những thành phần chung áp dụng đối với các loại văn bản và các thành phần bổ sung trong những trường hợp cụ thể hoặc đối với một số loại văn bản nhất định theo quy định tại Nghị định số 110/2004/NĐ-CP, ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư” [5, tr 2]

Từ các định nghĩa trên về thể thức văn bản có thể hiểu:

Thứ nhất, thể thức văn bản bao gồm các thành phần bắt buộc phải có đối

với một thể loại văn bản nhất định Nếu thiếu các thành phần này thì văn bản được xem như không hợp thức, việc truyền đạt các quyết định quản lí sẽ không có hiệu quả Theo quy định hiện hành, thể thức văn bản bao gồm: quốc hiệu; tên cơ quan ban hành văn bản; số, kí hiệu văn bản; địa danh và ngày tháng năm ban hành văn bản; tên loại và trích yếu nội dung văn bản; nội dung văn bản; chữ kí của người có thẩm quyền; dấu cơ quan; nơi nhận Ngoài ra, ở một số văn bản còn có một số thành phần như dấu chỉ mức độ mật, dấu chỉ mức độ khẩn, dấu chỉ mức độ dự thảo văn bản

Thứ hai, các thành phần của văn bản phải được trình bày theo một cách

thức thống nhất như khổ giấy A4 kích thức 210 x 297 mm, phông chữ, cỡ chữ, kiểu chữ theo quy định

Thứ ba, thể thức của một thể loại văn bản phải do cơ quan có thẩm

quyền có liên quan quy định, như thể thức văn bản của Đảng thực hiện theo Hướng dẫn số 01-HD/VPTW, ngày 02/02/1998 về thể thức văn bản của Đảng,

còn thể thức văn bản của các cơ quan, tổ chức thực hiện theo Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP, ngày 06 tháng 5 năm 2005 của Bộ Nội vụ – Văn phòng Chính phủ hướng dẫn về thể thức và kĩ thuật trình bày văn bản

1.2 Những yêu cầu của việc soạn thảo văn bản

1.2.1 Văn bản ban hành phải có mục đích:

Văn bản ban hành dưới danh nghĩa một cơ quan nhằm đề ra chủ trương, chính sách, chương trình, kế hoạch công tác hoặc giải quyết các vấn đề, sự việc cụ thể liên quan đến chức năng, nhiệm vụ của cơ quan đó Do vậy, văn bản phải có mục đích rõ ràng, nghĩa là nội dung văn bản phải xoay quanh một chủ đề liên quan đến việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ của cơ quan Yêu cầu này đòi hỏi khi soạn thảo văn bản phải xác định rõ mục đích ban hành, mục tiêu và giới hạn của nó Hay nói cách khác, phải trả lời được câu hỏi:

Văn bản ban hành để làm gì? Nhằm giải quyết vấn đề gì? Giới hạn vấn đề đến đâu? Lời giải của các câu hỏi trên sẽ là định hướng cơ bản cho cả quá

trình soạn thảo mà người thảo, người tham gia góp ý kiến và người duyệt, kí văn bản đều phải lấy đó làm căn cứ chủ yếu để xem xét văn bản soạn thảo có đạt được mục đích yêu cầu đề ra hay không

1.2.2 Văn bản ban hành phải đúng thẩm quyền (đảm bảo tính hợp

hiến, hợp pháp):

Trong hệ thống pháp luật Việt Nam, Hiến pháp là đạo luật cơ bản, làm nền tảng, các văn bản dưới Luật khác như Pháp lệnh, Nghị định, Thông tư, Chỉ thị, Quyết định có chức năng giải thích, hướng dẫn, quy định chi tiết việc thi hành Muốn văn bản của các cơ quan nhà nước ban hành được thống nhất, đảm bảo chấp hành nghiêm chỉnh thì văn bản ban hành phải đảm bảo tính hợp hiến và hợp pháp Nghĩa là, văn bản ban hành phải đúng thẩm quyền, nội dung văn bản không được trái với Hiến pháp, luật pháp hiện hành và các

quy định của cấp trên Thẩm quyền ban hành văn bản quản lí nhà nước được xem xét trên hai mặt: thẩm quyền về hình thức và thẩm quyền về nội dung

* Thẩm quyền về hình thức có nghĩa là chủ thể quản lí chỉ được phép sử

dụng những thể loại văn bản mà luật pháp đã quy định cho mình trong việc ban hành văn bản Theo quy định hiện hành về thẩm quyền ban hành văn bản (Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật 2008) thì Quốc hội ban hành Hiến pháp, Luật, Nghị quyết; Uỷ ban Thường vụ Quốc hội ban hành Pháp lệnh, Nghị quyết; Chủ tịch nước ban hành Lệnh, Quyết định; Chính phủ ban hành Nghị định; Thủ tướng Chính phủ ban hành Quyết định; Hội đồng thẩm phán Toà án nhân dân tối cao ban hành Nghị quyết; Chánh án Toà án nhân dân tối cao, Viện trưởng Viện Kiểm sát nhân dân tối cao, Bộ trưởng, Thủ trưởng Cơ quan ngang Bộ ban hành Thông tư

* Thẩm quyền về nội dung có nghĩa là chủ thể quản lí chỉ được phép ban

hành văn bản để giải quyết những vấn đề, sự việc mà theo pháp luật, chủ thể

đó có thẩm quyết giải quyết

- Đúng thẩm quyền về nội dung là sự phù hợp về phạm vi điều chỉnh của văn bản Nội dung điều chỉnh của văn bản phải giới hạn trong phạm vi thẩm quyền, trách nhiệm của cơ quan, tổ chức đã được pháp luật quy định Chẳng hạn như: theo phân cấp quản lí cán bộ của Bộ Công an thì Tổng cục trưởng Tổng cục Xây dựng lực lượng CAND có quyền quyết định thăng cấp, nâng lương đối với cán bộ, chiến sĩ có cấp bậc hàm Trung tá Nếu Tổng cục trưởng Tổng cục Xây dựng lực lượng CAND lại quyết định thăng cấp, nâng lương đối với cán bộ, chiến sĩ có cấp bậc hàm Thượng tá, Đại tá là trái quy định, không đúng thẩm quyền

- Đúng thẩm quyền về nội dung còn có nghĩa là nội dung văn bản không được trái với Hiến pháp, luật pháp hiện hành và các quy định của cấp trên Mục đích là để đảm bảo kỷ cương phép nước, làm cho chủ trương, chính sách, pháp luật của Nhà nước được thi hành nghiêm chỉnh và thống nhất

Đồng thời, nâng cao tinh thần trách nhiệm, ý thức tổ chức và kỷ luật của cơ quan ban hành văn bản, ngăn ngừa tình trạng mỗi ngành, mỗi cấp, mỗi cơ quan tuỳ tiện đặt ra những quy định, chế độ riêng của mình mà không dựa trên cơ sở pháp luật của nhà nước và quy định của cơ quan cấp trên, đặt “lệ làng” lên trên phép nước

1.2.3 Văn bản ban hành phải chính xác và khoa học

Sự chính xác và khoa học của một văn bản được thể hiện ở hai mặt: hình thức văn bản và nội dung văn bản

* Về hình thức văn bản: phải thể hiện đầy đủ và trình bày đúng các thành

phần thể thức đã được các cơ quan có thẩm quyền quy định tại Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP, ngày 06 tháng 5 năm 2005 của Bộ Nội vụ – Văn phòng Chính phủ hướng dẫn về thể thức và kĩ thuật trình bày văn bản như: quốc hiệu; tên cơ quan ban hành văn bản; số, kí hiệu của văn bản; địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản; tên loại và trích yếu nội dung của văn bản; nội dung văn bản; chức vụ, họ tên và chữ kí của người có thẩm quyền; dấu của cơ quan, tổ chức; nơi nhận Ngoài ra, một số văn bản còn có dấu chỉ mức độ khẩn, mật, địa chỉ cơ quan, tổ chức, địa chỉ E-Mail, địa chỉ trên mạng (Website), số điện thoại, số Telex, số Fax, các chỉ dẫn về phạm vi lưu hành như “trả lại sau khi họp”, “xem xong trả lại”, “lưu hành nội bộ”, “dự thảo”, “dự thảo lần ”, kí hiệu người đánh máy, số lượng bản phát hành, phụ

lục kèm theo, số trang

* Về nội dung văn bản: sự chính xác về nội dung và cách bố cục nội dung

văn bản khoa học có ý nghĩa quyết định đối với chất lượng của văn bản

Thứ nhất, nội dung của văn bản phải thể hiện được mục đích của việc ban

hành văn bản Văn bản phải thể hiện đúng đắn thực tế khách quan Thực tế khách quan của văn bản được thể hiện đối với từng loại văn bản như:

- Nếu là văn bản mang tính chất quy định, quyết định về pháp luật, chủ trương, chính sách, chương trình, kế hoạch công tác, các biện pháp về lãnh đạo và quản lí thì các quy định, quyết định đó phải phù hợp với hoàn cảnh thực tế, với quy luật phát triển của sự vật có liên quan, phải giải quyết hài hoà giữa lợi ích của nhà nước và lợi ích của quần chúng nhân dân Nội dung văn bản đáp ứng được yêu cầu này sẽ có tính khả thi cao và mang lại kết quả tốt Ngược lại, nếu các quyết định quản lí ban hành không thể hiện đúng đắn thực

tế khách quan, mang tính chủ quan, duy ý chí của cá nhân hoặc tập thể lãnh đạo, hay vì lợi ích của một phía thì tính khả thi và hiệu quả mang lại của văn bản đó sẽ bị hạn chế, thậm chí có thể làm tổn thất đến lợi ích của nhà nước hoặc gây khó khăn và thiệt hại cho quần chúng nhân dân nhất là đối với việc soạn thảo các văn bản quy phạm pháp luật như Luật, Pháp lệnh, Nghị định thì cần phải chính xác, theo đúng quy trình, quy định của Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật

- Nếu là văn bản phản ánh tình hình, sơ kết, tổng kết công tác hoặc văn bản có nội dung đề nghị, kiến nghị, trả lời thì phải nêu đúng tình hình thực

tế, không được thêm bớt, bịa đặt, thổi phồng thành tích, che giấu thiếu sót, các thông tin và số liệu đưa vào văn bản phải qua xử lí nghiêm túc, đảm bảo tính chính xác và đầy đủ, các ý kiến đề xuất và kết luận phải có cơ sở khoa học và thực tế Nếu văn bản ban hành đạt được điều đó, sẽ giúp cho lãnh đạo cơ quan hoặc cơ quan hữu quan và người có trách nhiệm theo dõi, giải quyết nhận thức được đầy đủ, đúng đắn thực chất của vấn đề, sự việc đề cập trong văn bản, từ đó đề ra các quyết định quản lí đúng đắn, hợp lí Ngược lại, nếu nội dung không đảm bảo chính xác sẽ gây nên những sai lầm, thiếu sót trong việc

ra quyết định cũng như xử lí công việc cụ thể có liên quan

Thứ hai, nội dung của văn bản phải rõ ràng, chính xác, không để người

đọc hiểu theo nhiều cách khác nhau

Thứ ba, bố cục nội dung của văn bản phải khoa học: những vấn đề được

nêu trong nội dung văn bản phải dựa trên cơ sở căn cứ thực tiễn, căn cứ khoa học, có thể là kết quả tổng kết, khảo sát đánh giá thực tiễn Nội dung thông tin được sắp xếp theo trình tự hợp lí, lôgíc Các ý không trùng lặp, thừa, tản mạn hay vụn vặt nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho việc chỉ đạo, điều hành, thi hành Sử dụng các thuật ngữ, sử dụng các kĩ thuật trích dẫn có tính khoa học, chuẩn xác Bố cục nội dung văn bản chặt chẽ theo chủ đề, các phần, các ý, các câu liên kết với nhau tạo thành một thể thống nhất

1.2.4 Văn bản ban hành phải bảo đảm những yêu cầu về ngôn ngữ

và văn phong hành chính

- Về ngôn ngữ: văn bản hành chính là công cụ được dùng để truyền đạt

chủ trương, chính sách, pháp luật và các thông tin cần thiết của Đảng, Nhà nước và các cơ quan, tổ chức khác Do vậy, ngôn ngữ dùng để viết loại văn bản này được gọi là ngôn ngữ hành chính, thuộc loại ngôn ngữ viết, được thể hiện theo những chuẩn mực của văn viết

- Về cách hành văn (văn phong): chất lượng của một văn bản hành chính

phụ thuộc rất nhiều vào việc sử dụng từ ngữ và cách hành văn Trong một văn bản hành chính, nếu sử dụng từ ngữ chuẩn mực và có cách viết thích hợp sẽ góp phần truyền đạt thông tin được chính xác, dễ hiểu và thể hiện được mục đích của việc ban hành văn bản đó Văn bản hành chính gồm nhiều loại với tính chất và công dụng khác nhau Do vậy, câu văn và lời văn cũng có những khác biệt nhất định Chẳng hạn: đối với văn bản quy phạm pháp luật đề ra các quy tắc xử sự chung, để điều tiết quan hệ xã hội về một lĩnh vực thì một mặt nào đó, từ ngữ phải chính xác, ý tứ phải rõ ràng, thể hiện sự khách quan và vô tư; đối với văn bản ban hành mệnh lệnh cho cấp dưới thi hành thì câu văn cần dứt khoát, rõ ràng, lời văn cần trang trọng, nghiêm túc; đối với văn bản ban hành với mục đích trao đổi công việc, phản ánh tình hình, đề đạt ý kiến,

nguyện vọng với cấp trên thì câu văn cần mạch lạc, ý tứ rõ ràng, lời lẽ phải thể hiện sự khiêm tốn, lịch sự

1.3 Vai trò của kĩ thuật soạn thảo văn bản đối với việc nâng cao chất lượng văn bản

1.3.1 Đảm bảo tính thống nhất và chuẩn mực trong việc soạn thảo ban hành văn bản

Văn bản quản lí là phương tiện thiết yếu phục vụ cho hoạt động quản lí của bộ máy nhà nước, chứa đựng các thông tin về chủ trương, chính sách, luật pháp, tiêu biểu cho quyền lực và sự quản lí thống nhất của nhà nước Do đó,

kĩ thuật soạn thảo văn bản tốt, sẽ góp phần chuẩn hoá văn bản, tạo nên sự thống nhất về hình thức và trên một mức độ nhất định cả về nội dung đối với các loại văn bản được ban hành, từ đó, góp phần tạo lập một nền nếp cần thiết trong hoạt động ban hành văn bản của các cơ quan

1.3.2 Nâng cao hiệu suất soạn thảo, chất lượng soạn thảo và tính thẩm mĩ của văn bản:

Nếu văn bản được soạn thảo theo đúng thể thức, nhất là đối với những loại văn bản đã được mẫu hoá cả về hình thức và nội dung thì hiệu suất soạn thảo và chất lượng của văn bản sẽ được nâng cao, văn bản ban hành sẽ đảm bảo tính thẩm mỹ Ngày nay, khi máy vi tính đã trở thành một phương tiện được sử dụng phổ biến trong soạn thảo văn bản, với công dụng của phần mềm Microsoft Word thì việc chuẩn hoá văn bản sẽ được thuận lợi, nâng cao thẩm

mỹ của văn bản, tăng năng suất và mang lại hiệu quả cao hơn

1.3.3 Tạo thuận lợi cho việc xử lí văn bản

Văn bản soạn thảo và ban hành theo đúng thể thức: ghi rõ tên cơ quan ban hành văn bản; đầy đủ số, kí hiệu, ngày, tháng, năm ban hành; trích yếu nội dung chính xác sẽ giúp văn thư cơ quan vào sổ công văn đi, đến; giúp lãnh đạo

cơ quan xử lí, giải quyết văn bản được nhanh chóng, chính xác, thuận tiện

1.3.4 Tạo thuận lợi cho công tác lập hồ sơ và nộp hồ sơ vào lưu trữ

Văn bản soạn thảo có nội dung chính xác, các thành phần thuộc thể thức văn bản được thể hiện đầy đủ, đúng đắn sẽ đảm bảo cho tài liệu lưu trữ có độ chính xác cao, góp phần nâng cao chất lượng của tài liệu lưu trữ, tạo thuận lợi cho việc nghiên cứu, sử dụng

Tóm lại, văn bản có vai trò rất quan trọng trong hoạt động quản lí của các cơ quan, tổ chức Quá trình soạn thảo văn bản là một quá trình phức tạp, bao gồm nhiều khâu, mỗi khâu có nhiều người, nhiều cơ quan tham gia với những thẩm quyền khác nhau Vì vậy, muốn văn bản ban hành có chất lượng, đảm bảo mục đích sử dụng thì cần phải nghiên cứu kĩ thuật soạn thảo văn bản

và nên coi trọng công tác này trong hoạt động quản lí của các cơ quan, tổ chức

Chương 2 KĨ THUẬT SOẠN THẢO VĂN BẢN TẠI TỔNG CỤC XÂY DỰNG LỰC LƯỢNG CAND , BỘ CÔNG AN

2.1 Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của Tổng cục Xây dựng lực lượng CAND, Bộ Công an

2.1.1 Chức năng, nhiệm vụ

Thi hành Nghị định số 250/CP ngày 12 tháng 6 năm 1981 của Hội đồng Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức của Bộ Nội vụ; ngày 18 tháng 6 năm 1981, Bộ trưởng Bộ Nội vụ Phạm Hùng đã kí Quyết định số 13/QĐ-BNV quy định nhiệm vụ, quyền hạn, tổ chức bộ máy của Tổng cục Xây dựng lực lượng CAND Trải qua 30 năm xây dựng và trưởng thành, Tổng cục đã đảm nhiệm vai trò là cơ quan chuyên môn của Bộ Nội vụ (nay là Bộ Công an) thống nhất quản lí và chỉ đạo công tác Xây dựng lực lượng CAND thực sự là một lực lượng vũ trang chính quy, hiện đại

Để phù hợp với tình hình thực tế hiện nay, ngày 11 tháng 12 năm 2009

Bộ trưởng Bộ Công an Lê Hồng Anh đã kí Quyết định số số 4059/QĐ-BCA

quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Tổng cục Xây dựng lực lượng CAND Tuy nhiên, so với trước, chức năng, nhiệm vụ cơ bản không thay đổi

Tổng cục Xây dựng lực lượng CAND là cơ quan chuyên môn trực thuộc

Bộ trưởng Bộ Công an, có chức năng giúp Bộ trưởng Bộ Công an thống nhất, quản lí, chỉ đạo và tổ chức thực hiện công tác Xây dựng lực lượng CAND; tham mưu giúp Đảng uỷ Công an Trung ương đảm nhiệm công tác Đảng, công tác chính trị và công tác quần chúng

Về nhiệm vụ, Tổng cục có trách nhiệm:

- Nghiên cứu, đề xuất các chủ trương, kế hoạch về các mặt công tác Đảng, công tác Xây dựng lực lượng trong CAND, tổ chức chỉ đạo, hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện Nghiên cứu, đề xuất, tổ chức chỉ đạo và thực hiện các chủ trương, kế hoạch của Đảng uỷ Công an Trung ương và Bộ trưởng về công tác giáo dục chính trị tư tưởng, thi đua, khen thưởng và các hoạt động văn hoá, văn nghệ, thể dục thể thao, quân sự, võ thuật, thực hiện điều lệnh trong lực lượng CAND theo quy định Giúp Đảng uỷ Công an Trung ương thường xuyên chỉ đạo, định hướng nội dung tuyên truyền về các mặt công tác Công an; quản lí, chỉ đạo các cơ quan tuyên truyền của lực lượng CAND; phối hợp với các cơ quan tuyên truyền của Nhà nước thực hiện công tác tuyên truyền, giáo dục, động viên, hướng dẫn cán bộ, chiến sĩ Công

an và nhân dân thực hiện nhiệm vụ bảo vệ An ninh quốc gia và giữ gìn trật tự

an toàn xã hội theo quy định của Nhà nước và của Bộ trưởng; phối hợp với các cơ quan liên quan tuyên truyền, đấu tranh chống luận điệu xuyên tạc của các thế lực thù địch

- Nghiên cứu, đề xuất Đảng uỷ Công an Trung ương, Bộ trưởng về tổ chức, biên chế, chức danh, tiêu chuẩn nghiệp vụ, bố trí lực lượng, phân công, phân cấp quản lí và các quy chế, quy trình về công tác tổ chức cán bộ trong lực lượng CAND Giúp Bộ trưởng thống nhất quản lí tổ chức, biên chế trong

lực lượng CAND Nghiên cứu đề xuất Đảng uỷ Công an Trung ương, Bộ trưởng tổ chức chỉ đạo, hướng dẫn, thực hiện các mặt công tác cán bộ và công tác bảo vệ chính trị nội bộ trong lực lượng CAND; trực tiếp quản lí cán bộ theo chức năng và phân cấp của Bộ trưởng

- Nghiên cứu, đề xuất chế độ, chính sách, bảo hiểm xã hội phù hợp với tính chất, đặc điểm công tác Công an Tổ chức thực hiện các chế độ, chính sách, bảo hiểm xã hội đối với sĩ quan, hạ sĩ quan, chiến sĩ, công nhân viên chức trong lực lượng CAND theo quy định

- Thực hiện chức năng quản lí nhà nước về giáo dục, đào tạo trong lực lượng CAND theo đúng quy định của Nhà nước và Bộ trưởng; chỉ đạo việc tổ chức thực hiện công tác đào tạo, bồi dưỡng, huấn luyện trong lực lượng CAND; thống nhất quản lí, chỉ đạo hoạt động của các Học viện, Trường Công

an và các cơ sở bồi dưỡng, huấn luyện, dạy nghề trong lực lượng CAND theo quy định của Bộ trưởng Giúp Bộ trưởng phối hợp với Bộ Quốc phòng và các

Bộ, ngành có liên quan thực hiện các quy định về công tác giáo dục Quốc phòng – An ninh cho học sinh, sinh viên, cán bộ, đảng viên, công chức và các đối tượng khác; tham gia Hội đồng giáo dục Quốc phòng – An ninh các cấp theo quy định

- Thống nhất quản lí, chỉ đạo và hướng dẫn nghiệp vụ công tác nghiên cứu lịch sử, công tác bảo tàng, bảo vệ và phát huy các di sản văn hoá CAND;

tổ chức các hoạt động nghiên cứu, biên soạn tổng kết lịch sử đấu tranh bảo vệ

an ninh trật tự trong quá trình dựng nước, giữ nước và lịch sử CAND Việt Nam

- Tổ chức việc sơ kết, tổng kết, rút kinh nghiệm các mặt công tác của Tổng cục; nghiên cứu xây dựng, sửa đổi, bổ sung hệ thống quy chế, quy trình công tác về các lĩnh vực do Tổng cục phụ trách Thực hiện việc hợp tác quốc

tế về xây dựng lực lượng CAND theo quy định của Bộ trưởng Thực hiện công tác thanh tra, giải quyết khiếu nại, tố cáo, công tác phòng, chống tham

nhũng và thực hành tiết kiệm, chống lãng phí trong Tổng cục Xác minh, kết luận và đề xuất giải quyết khiếu nại về lĩnh vực công tác xây dựng lực lượng theo quy định của Bộ trưởng Thực hiện công tác Đảng, công tác Xây dựng lực lượng, công tác Hậu cần, Kĩ thuật, công tác nghiên cứu khoa học và tổng kết lịch sử của Tổng cục theo quy định của Đảng uỷ Công an Trung ương và của Bộ trưởng Thực hiện những nhiệm vụ khác thuộc chức năng của Tổng cục Xây dựng lực lượng CAND do Đảng uỷ Công an Trung ương và Bộ trưởng giao

Trên cơ sở khảo sát, nghiên cứu văn bản ban hành từ năm 2005 đến nay của 8 đơn vị trực thuộc Tổng cục là Văn phòng Tổng cục, Cục Tổ chức cán

bộ, Cục Đào tạo, Cục Công tác chính trị, Cục Chính sách, Tạp chí CAND, Viện Lịch sử Công an, Báo CAND, tôi thấy có một số vấn đề nổi bật về kĩ thuật soạn thảo văn bản như sau:

2.2.1 Các loại văn bản do Tổng cục soạn thảo

Hiện nay, chưa có quy định về các loại văn bản quản lí nhà nước thông thường và thẩm quyền ban hành đối với từng loại văn bản Tuy nhiên, để thực hiện chức năng, nhiệm vụ, các cơ quan nhà nước từ trung ương đến địa phương, các tổ chức chính trị, các doanh nghiệp sản xuất đều ban hành và

sử dụng các loại văn bản này Qua khảo sát, tôi thấy Tổng cục Xây dựng lực lượng CAND đã ban hành và sử dụng một số loại văn bản như:

- Chương trình: trình bày toàn bộ những việc cần làm đối với một lĩnh

vực công tác như tham mưu, tổ chức cán bộ, chính sách, tuyển sinh tuyển dụng hoặc tất cả các mặt công tác liên quan đến Xây dựng lực lượng CAND Ví dụ, Chương trình công tác Xây dựng lực lượng CAND năm 2009 của Tổng cục Xây dựng lực lượng CAND; Chương trình công tác tổ chức cán

bộ năm 2010 của Cục Tổ chức cán bộ; Chương trình công tác chính sách năm

2010 của Cục Chính sách

- Kế hoạch: xác định phương hướng, nhiệm vụ, chỉ tiêu, biện pháp tiến

hành một nhiệm vụ công tác của Tổng cục và các đơn vị trực thuộc Ví dụ, Kế hoạch triển khai tập huấn điều lệnh, quân sự, võ thuật năm 2008; Kế hoạch của Ban Thanh niên Công an về việc triển khai các hoạt động kỷ niệm ngày thành lập Đoàn 26/3/2008

- Báo cáo: để phản ánh tình hình có liên quan đến công tác xây dựng lực

lượng CAND Ví dụ, Báo cáo công tác Tổ chức cán bộ tuần từ 22/3/2010 đến 26/3/2010; Báo cáo công tác Chính sách và Bảo hiểm xã hội tháng 3; Báo cáo

sơ kết công tác Xây dựng lực lượng 6 tháng đầu năm 2010; Báo cáo tổng kết

công tác Xây dựng lực lượng năm 2009; Báo cáo biến động cán bộ tháng 3; Báo cáo tình hình tư tưởng cán bộ chiến sĩ 3 tháng đầu năm 2010; Báo cáo tổng kết 5 năm thực hiện Thông tư số 16/TT-BCA, ngày 15/3/2005 về hợp đồng lao động

- Hướng dẫn: để giải thích, hướng dẫn việc tổ chức thực hiện một công

việc cụ thể Ví dụ, Hướng dẫn công tác tuyển sinh năm 2010 vào các trường CA; Hướng dẫn công tác tổng điều tra dân số năm 2009; Hướng dẫn công tác thi đua khen thưởng năm 2008

- Tờ trình: để gửi lên lãnh đạo Bộ trình bày về một chủ trương, một chế

độ chính sách, một đề án công tác, một dự thảo văn bản, sửa đổi chế độ chính sách Ví dụ, Tờ trình đồng chí Thứ trưởng Thường trực Nguyễn Khánh Toàn về chủ trương lấy phiếu bổ nhiệm đồng chí Giám đốc Công an tỉnh Hưng Yên; Tờ trình các đồng chí Thứ trưởng xin ý kiến về sửa đổi một số điểm về chế độ bồi dưỡng làm thêm giờ

- Công văn: dùng để giao tiếp như đề nghị, trao đổi, hỏi, trả lời, phản ánh

tình hình, hướng dẫn, đôn đốc, kiểm tra công việc Đây là văn bản được sử dụng rộng rãi, mỗi năm Tổng cục ban hành khoảng hơn 5000 lượt công văn, các đơn vị trực thuộc ban hành khoảng từ 1000 – 4000 lượt Ví dụ, Công văn

đề nghị Tổng cục II tham gia ý kiến về việc thành lập Sở Cảnh sát phòng cháy chữa cháy tỉnh Vĩnh Phúc; Công văn trao đổi về việc lương của đồng chí Nguyễn Văn An; Công văn hướng dẫn thực hiện Nghị quyết số 09/NQ-ĐU của Đảng uỷ Công an Trung ương về chiến lược cán bộ thời kì đẩy mạnh công nghiệp hoá, hiện đại hoá đất nước; Công văn trả lời Công an tỉnh Hoà Bình về việc tiêu chuẩn chính trị để bổ nhiệm lãnh đạo cấp Đội

- Quyết định cá biệt (áp dụng quy phạm pháp luật): để quy định, quyết

định các chính sách, chế độ, các vấn đề về tổ chức, cán bộ và các vấn đề khác thuộc chức năng, nhiệm vụ quyền hạn của Tổng cục Đây cũng là loại văn bản được Tổng cục ban hành và sử dụng rất nhiều, vì liên quan đến tổ chức, cán

bộ, chế độ chính sách của cán bộ thuộc Công an các đơn vị, địa phương Hàng năm, Tổng cục ban hành khoảng 3000 - 4000 Quyết định, riêng Cục Chính sách, một năm ban hành khoảng 6000 - 7000 Quyết định Ví dụ, Quyết định

về việc bổ nhiệm cán bộ; Quyết định về việc luân chuyển cán bộ; Quyết định

về việc giải quyết chế độ hưu trí

- Giấy mời: để mời đại diện cơ quan, đơn vị, cá nhân tham dự một công

việc nào đó hoặc giải quyết một vấn đề có liên quan Ví dụ, Giấy mời tổ chức Hội thảo “Bảo đảm an ninh trật tự trên các tuyến, địa bàn trọng điểm du lịch thời kì hội nhập quốc tế”

- Phiếu trao đổi ý kiến, Phiếu chuyển đơn: đây là loại văn bản thực chất

là Công văn đề nghị tham gia ý kiến về việc khen thưởng như văn bản số 688/X15, ngày 29/06/2010 và Công văn chuyển đơn như văn bản số 8070/X13 ngày 17/11/2009

Ngoài các loại văn bản trên, còn ban hành và sử dụng một số loại văn bản khác như: Giấy giới thiệu, Giấy đi đường, Giấy chứng nhận, Hợp đồng lao động, Phiếu gửi, Điện, Biên bản,

Nhìn chung, văn bản tại Tổng cục Xây dựng lực lượng CAND có thể loại đa dạng, số lượng văn bản nhiều Hình thức văn bản là Công văn, Quyết định chiếm đa số; tiếp đó đến hình thức văn bản là Kế hoạch, Báo cáo Không thấy văn bản có hình thức là Chỉ thị

2.2.2 Quy trình soạn thảo văn bản

* Nghị định số 110/2004/NĐ-CP, ngày 8/4/2004 của Chính phủ về công tác Văn thư, quy trình soạn thảo văn bản quy định:

“Căn cứ tính chất, nội dung của văn bản cần soạn thảo, người đứng đầu

cơ quan, tổ chức, giao cho đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo hoặc chủ trì soạn thảo

Đơn vị hoặc cá nhân có trách nhiệm thực hiện:

- Xác định hình thức, nội dung và độ mật, độ khẩn của văn bản cần soạn thảo

- Thu thập, xử lí thông tin có liên quan

- Soạn thảo văn bản

- Trong trường hợp cần thiết, đề xuất với người đứng đầu cơ quan, tổ chức việc tham khảo ý kiến của các cơ quan, tổ chức hoặc đơn vị, cá nhân có liên quan; nghiên cứu tiếp thu ý kiến để hoàn chỉnh bản thảo

- Trình duyệt bản thảo văn bản kèm tài liệu có liên quan”

* Tại Tổng cục Xây dựng lực lượng CAND, Thông tư số BCA-V11, ngày 15/12/2009 của Bộ trưởng Bộ Công an (sửa đổi Quyết định

71/2009/TT-số 200-QĐ/BNV(V11) ngày 20/10/1992 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ – nay là

Bộ Công an) quy định về công tác văn thư hành chính, hồ sơ lưu trữ văn quản quản lí nhà nước trong lực lượng CAND thì quy trình soạn thảo văn bản quy định:

“Thủ trưởng Công an đơn vị, địa phương và cán bộ, chiến sĩ được giao chủ trì soạn thảo văn bản phải chịu trách nhiệm trước Bộ trưởng, Thủ trưởng Công an đơn vị, địa phương đối với việc soạn thảo văn bản hành chính trong Công an đơn vị, địa phương

Căn cứ tính chất, nội dung của văn bản cần soạn thảo, Thủ trưởng Công

an đơn vị, địa phương giao cho đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo hoặc chủ trì soạn thảo Đơn vị, cá nhân được giao có trách nhiệm xác định hình thức, nội dung, độ mật, độ khẩn, thu thập xử lí thông tin có liên quan; trong trường hợp cần thiết, đề xuất với Thủ trưởng đơn vị tham khảo ý kiến của cơ quan, tổ chức hoặc đơn vị, cá nhân có liên quan; nghiên cứu tiếp thu ý kiến để hoàn chỉnh dự thảo Khi trình duyệt bản thảo văn bản phải kèm theo ý kiến tham gia và tài liệu có liên quan

Công an đơn vị, địa phương nhận được đề nghị phối hợp nghiên cứu xây dựng văn bản hoặc tham gia ý kiến các vấn đề thuộc lĩnh vực mình quản lí phải có trách nhiệm tổ chức nghiên cứu, trả lời ý kiến cho đơn vị đề nghị Trường hợp vấn đề hoặc lĩnh vực được đề nghị tham gia ý kiến không thuộc phạm vi đơn vị, địa phương quản lí, theo dõi phải có văn bản báo cáo giải trình lên cấp trên trực tiếp và trả lời đơn vị chủ trì xây dựng văn bản biết”

Như vậy, đối chiếu với các quy định chung, công tác soạn thảo văn bản tại Tổng cục cũng được thực hiện theo đúng quy định, bao gồm các bước:

Bước 1 Xác định mục đích, giới hạn của văn bản, đối tượng giải quyết

- Xác định giới hạn của văn bản: cán bộ soạn thảo làm rõ nội dung văn bản dự định ban hành sẽ đề cập đến những vấn đề gì, mức độ đến đâu, trọng tâm đặt ở vấn đề nào

- Xác định đối tượng giải quyết và thực hiện văn bản: cán bộ soạn thảo

xác định xem những cơ quan, đơn vị, cá nhân nào có trách nhiệm giải quyết

hoặc thực hiện Nghĩa là, làm rõ văn bản sẽ được phổ biến đến những đối tượng nào, cơ quan hoặc người có trách nhiệm giải quyết là cấp trên, hay cấp

dưới, trong cùng hệ thống hay ngoài hệ thống

Bước 2 Chọn tên loại văn bản

Căn cứ vào mục đích, tính chất của văn bản dự định ban hành, thẩm quyền ban hành văn bản và đối tượng giải quyết thực hiện văn bản đó để chọn

tên loại văn bản (Kế hoạch, Báo cáo, Quyết định, Công văn …)

Bước 3 Thu thập và xử lí thông tin

Thông tin có 2 loại:

- Thông tin pháp lí: là các thông tin dùng làm căn cứ pháp lí cho những vấn đề được đề cập trong văn bản, bảo đảm cho nội dung văn bản có cơ sở pháp lí vững chắc, phù hợp với luật pháp hiện hành và quy định của các cơ quan cấp trên, không chồng chéo hoặc mâu thuẫn với các văn bản có liên quan khác Thông tin pháp lí được thể hiện dưới dạng tài liệu văn bản Do đó, người làm công tác soạn thảo văn bản có thể thu thập từ hồ sơ hiện hành và

hồ sơ lưu trữ, từ công báo hoặc các nguồn tài liệu khác

- Thông tin thực tế: là thông tin phản ánh tình hình thực tế có liên quan đến văn bản soạn thảo Các thông tin thực tế dùng làm căn cứ cho việc đề ra các chủ trương, chính sách, các biện pháp công tác phù hợp với thực tiễn; đảm bảo cho các văn bản đó có khả năng thực thi và mang lại hiệu quả Thông tin thực tế còn là những cứ liệu không thể thiếu để người soạn thảo tổng hợp tình hình, số liệu, rút ra những nhận xét, đánh giá, đề xuất vấn đề có

cơ sở khoa học Thông tin thực tế rất đa dạng, ngoài nguồn thông tin văn bản hình thành trong hoạt động của Tổng cục và các đơn vị trực thuộc, khi cần thiết, người soạn thảo có thể thu thập bằng cách điều tra, khảo sát thực tế, tổ chức các cuộc họp để nghe phản ánh tình hình, cung cấp thông tin, đề xuất ý kiến …

Thông tin thu thập được phải tiến hành xử lí Nội dung xử lí bao gồm phân tích, đánh giá để lựa chọn những thông tin cần thiết và xác thực, xác minh những thông tin cần sử dụng nhưng còn có nghi vấn hoặc chưa trọn vẹn, loại bỏ những thông tin ít liên quan, thông tin trùng lặp hoặc có độ tin cậy thấp, tổng hợp thông tin cần sử dụng theo từng ý, từng chuyên mục, từng mặt

mà văn bản sẽ trình bày Đây là việc đòi hỏi người soạn thảo phải lao động hết sức nghiêm túc và thực sự cầu thị

Bước 4 Xây dựng đề cương văn bản và viết văn bản

- Xây dựng đề cương văn bản: đề cương văn bản là bản trình bày những

điểm cốt yếu dự định thể hiện ở nội dung văn bản Đề cương văn bản được xây dựng trên cơ sở những vấn đề đã được xác định trong bước 1 Đề cương văn bản phải thể hiện rõ bố cục của văn bản và khái quát được những ý tưởng định đưa vào các phần, chương, mục của văn bản Việc xây dựng đề cương văn bản thường là khi soạn thảo những văn bản dài, nội dung đề cập đến nhiều vấn đề

- Viết bản thảo: là làm cho những ý chính trong đề cương được lần lượt

thể hiện trong câu văn, đoạn văn và tạo thành mối liên kết chặt chẽ với nhau Khi viết bản thảo, cần bám sát đề cương, phân chia dung lượng thông tin trong từng chương, mục, từng đoạn cho hợp lí; sử dụng từ, cụm từ, liên kết đoạn sao cho văn bản trở thành một thể thống nhất, chọn vẹn Khi thảo xong, đọc lại để kiểm tra những sai sót như lỗi chính tả, đã đủ mục đích, yêu cầu đặt

ra, câu văn, từ ngữ đã phù hợp chưa để bổ sung, sửa chữa cho hoàn chỉnh

Bước 5 Duyệt bản thảo: sau khi thảo xong, văn bản được trình cấp có

thẩm quyền duyệt Thông thường, người duyệt văn bản cuối cùng sẽ là người

kí văn bản đó Đối với những văn bản quan trọng trước khi trình ký còn được lấy ý kiến tham gia của các đơn vị có liên quan

Bước 6 Hoàn thiện văn bản để ban hành

Văn bản sau khi đã được lãnh đạo cơ quan duyệt, cán bộ soạn thảo văn bản có trách nhiệm đọc lại văn bản Khi phát hiện những sai sót do in ấn, hoặc đánh máy bản thô sơ sẽ được trả lại sửa chữa, tiếp đó, làm các thủ tục để hoàn thiện văn bản về mặt thể thức, trình kí văn bản, ghi số kí hiệu, ngày tháng

năm văn bản, nhân bản, đóng dấu của cơ quan … Những việc này do cán bộ văn thư chuyên trách thực hiện

* Tuy nhiên, đối với một số văn bản hành chính đơn giản (Công văn trao

đổi, chuyển đơn, trả lời địa phương ) cán bộ soạn thảo không theo quy trình trên mà thường dùng văn bản đã có sẵn, chỉ cần sửa đổi “cắt dán” đôi chút từ văn bản này sang văn bản khác Việc làm này, giúp cho công tác soạn thảo văn bản được nhanh chóng, nhưng có một hạn chế lớn là nếu văn bản trước làm sai thì văn bản sau lại sai tiếp; do “cắt dán” không cẩn thận dẫn đến tình trạng “râu ông nọ cắm cằm bà kia” Ví dụ, văn bản số 8055/X13-P1 và văn bản số 8057/X13-P1, ngày 16 tháng 11 năm 2009 của Vụ trưởng Vụ Tổ chức cán bộ gửi Công an thành phố Hồ Chí Minh và Công an tỉnh Bến Tre thông báo về việc cấp số hiệu, văn bản trước đây không có trích yếu nội dung, thì các văn bản tiếp theo vẫn sai như vậy và vì đây là những văn bản “cắt dán” nên văn bản số 8055/X13-P1 gửi Công an thành phố Hồ Chí Minh nhưng lại cấp bổ sung số hiệu cho cán bộ, chiến sĩ Công an tỉnh và ngược lại văn bản số 8057/X13-P1 gửi Công an tỉnh Bến Tre nhưng lại cấp bổ sung số hiệu cho cán

bộ, chiến sĩ Công an thành phố (sau đây, các ví dụ đề nghị xem phần phụ lục)

2.2.3 Thể thức và kĩ thuật trình bày văn bản

Qua khảo sát thực tế, đa số các văn bản ban hành đều có đầy đủ 9 thành phần thể thức văn bản theo quy định tại Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP, ngày 06/5/2005 giữa Bộ Nội vụ và Văn phòng Chính phủ hướng dẫn về thể thức và kĩ thuật trình bày văn bản (sau đây gọi tắt là Thông tư 55) Tuy nhiên, các thành phần thể thức văn bản tại Tổng cục Xây dựng lực lượng CAND được trình bày còn thiếu thống nhất, kĩ thuật trình bày còn sai, kết quả khảo sát như sau:

 Quốc hiệu:

- Dùng để chỉ tên nước nhằm thể hiện thể chế chính trị của đất nước, ý chí độc lập tự chủ và mục tiêu phấn đấu vì độc lập, tự do, ấm no, hạnh phúc của Nhà nước và toàn thể dân tộc Việt Nam

- Cách thể hiện quốc hiệu theo Thông tư 55: dòng chữ trên: “Cộng hoà

xã hội chủ nghĩa Việt Nam” được trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 12 đến

13, kiểu chữ đứng, đậm Dòng chữ dưới: “Độc lập – Tự do – Hạnh phúc” được trình bày bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm; chữ cái đầu của các cụm từ được viết hoa, giữa các cụm từ có gạch ngang nhỏ; phía dưới có đường kẻ ngang, nét liền, có độ dài bằng độ dài của dòng chữ Ví dụ:

CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

 Tên cơ quan ban hành văn bản (tác giả văn bản):

- Tên cơ quan ban hành văn bản giúp cho người đọc, người thi hành văn bản nhận biết văn bản đó của cơ quan nào ban hành và vị trí của cơ quan đó trong hệ thống tổ chức bộ máy

- Cách trình bày theo quy định hiện hành tại Thông tư 55: Tên cơ quan ban hành văn bản bao gồm tên cơ quan ban hành văn bản và tên cơ quan chủ quản cấp trên trực tiếp (nếu có) Tên của cơ quan ban hành văn bản phải được ghi đầy đủ theo tên gọi chính thức (căn cứ văn bản thành lập, quy định tổ chức

bộ máy của cơ quan) Tên cơ quan chủ quản cấp trên trực tiếp được trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 12 đến 13, kiểu chữ đứng Tên cơ quan ban hành văn bản được trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 12 đến 13, kiểu chữ đứng, đậm; phía dưới có đường kẻ ngang, nét liền, có độ dài bằng từ 1/3 đến 1/2 độ dài của dòng chữ và đặt cân đối so với dòng chữ Ví dụ:

BỘ CÔNG AN

TỔNG CỤC XÂY DỰNG

LỰC LƯỢNG CÔNG AN NHÂN DÂN

Theo quy định tại Công văn số 2840/X11-X13, ngày 04/5/2010 của Tổng cục trưởng hướng dẫn về số hiệu trong lực lượng CAND thì Tổng cục Xây dựng lực lượng CAND được sử dụng số hiệu là Tổng cục III để liên lạc, trao đổi nên tên cơ quan ban hành văn bản có thể được trình bày:

BỘ CÔNG AN

TỔNG CỤC III

- THỰC TẾ, TÊN CƠ QUAN BAN HÀNH QUY ĐỊNH CHƯA THỐNG NHẤT LÀ TỔNG CỤC XÂY DỰNG LỰC LƯỢNG CAND HAY TỔNG CỤC III, CỤC TỔ CHỨC CÁN BỘ HAY X13, VÌ VẬY, HIỆN NAY CÓ NHIỀU CÁCH GHI KHÁC NHAU VÍ DỤ:

+ CÙNG LÀ VĂN BẢN DO TỔNG CỤC TRƯỞNG BAN HÀNH CÓ THỂ

THẤY MỘT SỐ CÁCH GHI TÊN CƠ QUAN NHƯ SAU:

VĂN BẢN SỐ 5597/CV-X11-X15, NGÀY 14/8/2009 ĐƯỢC TRÌNH BÀY:

BỘ CÔNG AN

BẢN LÀ CÁC CHỮ VIẾT TẮT

AN NHÂN DÂN, Cể THấM DẤU GẠCH NGANG = XDLL-CAND ) VĂN BẢN SỐ 7762/X11(X15), NGÀY 12/11/2009 ĐƢỢC TRèNH BÀY:

BỘ CễNG AN

TỔNG CỤC III (Tổng cục III là tên theo số hiệu)

+ Cùng là văn bản của lãnh đạo Vụ, Cục ban hành, có các cách ghi:

Văn bản số 2622/X12-P2, ngày 23/10/2009 của Chánh Văn phòng Tổng cục đ-ợc trình bày:

TỔNG CỤC XDLL CAND

VĂN PHếNG

(tên cơ quan chủ quản là các chữ viết tắt Xây dựng lực l-ợng Công an nhân dân = XDLL CAND, tên cơ quan ban hành văn bản viết đầy đủ)

Văn bản số 2215/X12(P6), ngày 08/9/2009 của Chánh Văn phòng Tổng cục đ-ợc trình bày:

TỔNG CỤC III

CỤC X15

(tên cơ quan chủ quản, tên cơ quan ban hành văn bản là tên theo số hiệu)

V¨n b¶n sè 362 CV/X15, ngµy 11/9/2009 cña Côc tr-ëng X15 ®-îc tr×nh bµy:

TỔNG CỤC XDLL CAND

TẮT THEO TÊN ĐẦY ĐỦ, TÊN CƠ QUAN BAN HÀNH VĂN BẢN LÀ TÊN THEO SỐ HIỆU)

NHƯ VẬY, CÓ THỂ NÓI, VIỆC GHI TÊN CƠ QUAN BAN HÀNH VĂN BẢN TẠI TỔNG CỤC HIỆN KHÔNG THEO MỘT QUY ĐỊNH NÀO: CÓ VĂN BẢN THÌ GHI THEO TÊN ĐẦY ĐỦ; CÓ VĂN BẢN THÌ GHI THEO TÊN SỐ HIỆU; CÓ VĂN BẢN THÌ CƠ QUAN CHỦ QUẢN THEO TÊN ĐẦY ĐỦ, CƠ QUAN BAN HÀNH VĂN BẢN LẠI THEO TÊN

SỐ HIỆU; CÓ VĂN BẢN CƠ QUAN CHỦ QUẢN THEO TÊN SỐ HIỆU,

CƠ QUAN BAN HÀNH LẠI THEO TÊN ĐẦY ĐỦ

NGOÀI RA, KĨ THUẬT TRÌNH BÀY PHẦN “CƠ QUAN BAN HÀNH VĂN BẢN” VẪN CÕN NHIỀU ĐIỂM SAI VÍ DỤ:

VĂN BẢN SỐ 6482/X11-X14, NGÀY 22/9/2009; VĂN BẢN SỐ 1849/X11(X12) CỦA TỔNG CỤC TRƯỞNG SAI PHÔNG CHỮ, CỠ CHỮ VĂN BẢN SỐ 525CV/X21, NGÀY 02/12/2009 CỦA BÁO CÔNG AN SAI KIỂU CHỮ

VĂN BẢN SỐ 2444/QĐ-X11 NGÀY 13/4/2010 CỦA TỔNG CỤC TRƯỞNG SAI ĐƯỜNG KẺ NGANG

NHƯ VẬY, TÊN CƠ QUAN BAN HÀNH VĂN BẢN KHÔNG THỐNG NHẤT, CÓ NHIỀU CÁCH TRÌNH BÀY, CÕN SAI VỀ PHÔNG CHỮ, KIỂU CHỮ, CỠ CHỮ, ĐƯỜNG KẺ NGANG

 Số, kí hiệu của văn bản:

- Số, kí hiệu của văn bản giúp cho việc chỉ dẫn, trích dẫn, thống kê, phân loại và tra cứu văn bản được dễ dàng và thuận tiện

- Cách trình bày theo quy định hiện hành tại Thông tư 55 là:

+ Số của văn bản được đánh theo số thứ tự đăng ký văn bản do cơ quan ban hành trong một năm Số của văn bản được ghi bằng chữ số Ả- rập, bắt đầu từ số 01 vào ngày đầu năm và kết thúc vào ngày 31 tháng 12 hàng năm + Ký hiệu của văn bản :

Ký hiệu của Quyết định (cá biệt) và các hình thức văn bản có tên loại khác bao gồm chữ viết tắt tên loại văn bản và chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức hoặc chức danh nhà nước ban hành văn bản

Ký hiệu của Công văn bao gồm chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức hoặc chức danh nhà nước ban hành Công văn và chữ viết tắt tên đơn vị soạn thảo hoặc chủ trì soạn thảo Công văn đó (nếu có)

Từ “số” được trình bày bằng chữ in thường, ký hiệu bằng chữ in hoa, cỡ chữ 13, kiểu chữ đứng; sau từ “số” có dấu hai chấm; giữa số và ký hiệu văn bản có dấu gạch chéo (/); giữa các nhóm chữ viết tắt trong ký hiệu văn bản có dấu gạch nối không cách chữ (-) Ví dụ văn bản sau đây đã theo đúng quy định hiện hành :

Số: 2156/QĐ-X11 (đối với văn bản có tên loại)

Số: 1986/X11-X13 (đối với Công văn hành chính)

- Tuy nhiên, kết quả khảo sát tại Tổng cục, một số văn bản còn ghi kí hiệu sai, ví dụ:

+ Văn bản số 2479/TB-X12(P2), ngày 07/10/2009 của Văn phòng Tổng cục Đây là Công văn đề nghị X13 tham gia ý kiến dự thảo kết luận xác minh giải quyết đơn nhưng lại ghi kí hiệu văn bản là Thông báo (TB) Văn bản này ghi kí hiệu đúng là “Số: 2479/X12-P2”

+ Văn bản số 1028BC/X15(P1), ngày 09/10/2009 của Cục trưởng X15

đề nghị điều động cán bộ Đây là Công văn đề nghị, nhưng lại ghi kí hiệu văn bản là Báo cáo (BC) Văn bản này ghi kí hiệu đúng là “Số: 1028/X15-P1” + Văn bản số 1849/X11(X12), ngày 13/9/2007 của Tổng cục trưởng Đây là Báo cáo tổng kết công tác tham mưu và công tác lãnh đạo chỉ huy từ

1998 đến nay, là văn bản có tên loại Văn bản này ghi kí hiệu đúng là “Số: 1849/BC-X11”

+ Văn bản số 2595-CV/X12-P3, ngày 21/10/2009 của Chánh Văn phòng Tổng cục gửi các đơn vị trực thuộc Tổng cục Đây là Công văn hướng dẫn tổng kết phong trào thi đua “Vì an ninh Tổ quốc” Theo quy định, Công văn không cần ghi tên loại văn bản mà chỉ ghi kí hiệu tên cơ quan ban hành văn bản và đơn vị soạn thảo Do đó, văn bản này ghi kí hiệu đúng là “Số: 2595/X12-P3”

Như vậy, việc ghi số, kí hiệu văn bản cũng còn tuỳ tiện, chưa chính xác

 Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản:

- Địa danh là tên gọi chính thức của đơn vị hành chính mà cơ quan đóng trụ sở Ngày tháng năm ban hành văn bản là ngày tháng năm kí chính thức văn bản đó

- Kĩ thuật trình bày theo quy định hiện hành tại Thông tư 55: bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ nghiêng; sau địa danh có dấu phẩy Ngày, tháng, năm ban hành văn bản phải được viết đầy đủ ngày tháng năm …; các số chỉ ngày, tháng, năm dùng chữ số Ả- rập; đối với những số chỉ ngày nhỏ hơn 10 và tháng 1, 2 phải ghi thêm số 0 ở trước

Thành phần này nhìn chung được trình bày đúng phông chữ, cỡ chữ, kiểu chữ Tuy nhiên, một số văn bản ghi sai ngày tháng đối với những số chỉ ngày nhỏ hơn 10 và tháng 1, 2 không ghi thêm số 0 ở trước Đây là lỗi của văn thư, ví dụ:

+ Công văn số 688/X15, ngày 29/06/2010 của Cục trưởng X15 và Công văn số 302/X14(P3), ngày 23/03/2009 của Vụ trưởng X14 (ghi sai tháng) + Công văn số 1019/X15, ngày 8/10/2009 của Cục trưởng X15 (ghi sai ngày)

 Tên loại và trích yếu nội dung của văn bản

- Tên loại văn bản là tên gọi chính thức của văn bản như Quyết định, Kế hoạch, Thông báo, Báo cáo Tên loại văn bản nói lên tính chất và mức độ quan trọng của văn bản Trích yếu nội dung là câu văn tóm tắt nội dung của văn bản, giúp cho người giải quyết, người đọc văn bản nhanh chóng và dễ dàng nắm được một cách khái quát nội dung của văn bản, tạo thuận lợi cho giải quyết công việc, vào sổ đăng kí, phân loại và tra cứu văn bản

- Cách trình bày theo quy định hiện hành tại Thông tư 55:

+ Văn bản có tên loại: tên loại văn bản được trình bày bằng chữ in hoa,

cỡ chữ từ 14 đến 15, kiểu chữ đứng, đậm; trích yếu nội dung được đặt canh giữa, ngay dưới tên loại, bằng chữ in thường, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng, đậm; bên dưới trích yếu có đường kẻ ngang, nét liền, có độ dài bằng từ 1/3 đến 1/2

độ dài của dòng chữ và đặt cân đối so với dòng chữ Ví dụ:

BÁO CÁO Tổng kết công tác Xây dựng lực lượng năm 2008

+ Trích yếu nội dung Công văn được trình bày dưới số kí hiệu, sau chữ viết tắt “V/v” (về việc) bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 12 đến 13, kiểu chữ đứng Ví dụ:

- Kết quả khảo sát:

+ Đối với văn bản có tên loại nh- Quyết định, Kế hoạch, Báo cáo, Ch-ơng trình đa số văn bản đ-ợc trình bày đúng quy định Tuy nhiên, còn một số văn bản không có đ-ờng kẻ ngang nét liền, sai phông chữ nh- văn bản

số 637/QĐ-X11(X14), ngày 14/4/2008 của Tổng cục tr-ởng về việc mở lớp

đào tạo trung cấp nghiệp vụ Công an cho Tr-ởng Công an cấp xã; văn bản số 6510-TB/X11(X16), ngày 24/09/2009 của Tổng cục tr-ởng; hoặc sai cỡ chữ, kiểu chữ nh- văn bản số 2345/BC-X12-P2, ngày 23/9/2009 của Chánh Văn phòng Tổng cục

+ Văn bản có tên loại nh-ng vẫn có “Kính gửi” ở d-ới tên loại văn bản,

ví dụ, Thông báo số 8908/TB-X11, ngày 25/12/2009 của Tổng cục tr-ởng về việc thông báo chức vụ và giới thiệu chữ kí

+ Có văn bản đ-ợc chọn 2 hình thức văn bản là Công văn và Thông báo, vì thế thừa trích yếu nội dung, ví dụ văn bản số 6424/X11(X25), ngày 18/9/2009 của Tổng cục tr-ởng

+ Đặc biệt, đối với Công văn hành chính, trên 60% văn bản không có trích yếu nội dung, ví dụ Công văn số 7868/X11-X12, ngày 17/11/2009, Công văn số 4840/X12(X25), ngày 23/7/2009 của Tổng cục tr-ởng, Công văn số 2549/X12, ngày 14/10/2009 của Chánh Văn phòng Tổng cục

 Nội dung văn bản

- Đõy là yếu tố thụng tin quan trọng nhất, là linh hồn của văn bản bởi nú thể hiện mục đớch của việc ban hành văn bản cũng như truyền tải thụng tin chủ thể văn bản

- Cỏch trỡnh bày: phần nội dung trong cỏc văn bản do Tổng cục ban hành

cơ bản đó theo đỳng quy định của Nhà nước tại Thụng tư 55, cụ thể là: đỏnh mỏy kiểu chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14; khi xuống dũng, chữ đầu dũng lựi vào từ 1cm đến 1,27cm (1 default tab); khoảng cỏch giữa cỏc đoạn văn (paragraph) đặt tối thiểu là 6pt; khoảng cỏch giữa cỏc dũng hay cỏch dũng