(LUẬN VĂN THẠC SĨ) Nghiên cứu xây dựng danh mục hồ sơ và chuẩn hóa hồ sơ tài liệu của Ủy viên Bộ Chính trị,

3- Đối tượng - phạm vi nghiên cứu - Đối tượng nghiên cứu: Với mục tiêu đặt ra, đối tượng nghiên cứu là các hồ sơ, tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của các Uỷ viên Bộ Chính

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN

Hà Nội - 2015

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN

VĂN PHÕNG TRUNG ƯƠNG ĐẢNG

Luận văn thạc sỹ chuyên ngành: Lưu trữ học

Mã số: 60320301

Người hướng dẫn khoa học: TS Nguyễn Lệ Nhung

Hà Nội - 2015

Tôi xin cam đoan luận văn này là công trình nghiên cứu của riêng tôi Trong luận văn có tham khảo một số kết quả nghiên cứu của các nhà khoa học, các bạn học viên, các đồng nghiệp và sử dụng một số thông tin trong các văn bản của Đảng và Nhà nước nhưng đã được chú thích

Công trình này chưa được tác giả nào công bố

TÁC GIẢ

Phạm Thị Thu Hiền

MỤC LỤC

Trang số

MỞ ĐẦU

1- Lý do chọn đề tài……… 5

2- Mục tiêu của đề tài……… 7

3- Đối tượng, phạm vi nghiên cứu ……… 7

4- Nhiệm vụ nghiên cứu……… 7

5- Lịch sử nghiên cứu vấn đề……… 8

6- Phương pháp nghiên cứu……… 14

7- Nguồn tài liệu tham khảo……… 15

8- Đóng góp của đề tài……… 15

9- Bố cục của luận văn……… 16

Chương 1: MỘT SỐ VẤN ĐỀ LÝ LUẬN VÀ CƠ SỞ PHÁP LÝ VỀ XÂY DỰNG DANH MỤC HỒ SƠ VÀ CHUẨN HÓA HỒ SƠ CỦA CÁC ỦY VIÊN BỘ CHÍNH TRỊ, UỶ VIÊN BAN BÍ THƯ 18 1.1- Một số khái niệm 18

1.1.1- Hồ sơ……… 18

1.1.2- Danh mục hồ sơ……… 19

1.1.3- Lập hồ sơ ……… 20

1.1.4- Chuẩn hoá hồ sơ……… 21

1.2- Cơ sở pháp lý cho việc lập hồ sơ hiện hành và xây dựng danh mục hồ sơ, chuẩn hoá hồ sơ, tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của các Uỷ viên Bộ Chính trị, Uỷ viên Ban Bí thư………

22

1.3- Căn cứ, yêu cầu và ý nghĩa, vai trò của việc xây dựng danh mục hồ sơ 28

và chuẩn hoá hồ sơ tài

liệu hình thành trong quá trình hoạt động của các Uỷ viên Bộ Chính trị, Uỷ viên Ban Bí thư……….

1.3.1- Căn cứ của việc lập danh mục hồ sơ và chuẩn hoá hồ sơ ……… 28 1.3.2- Yêu cầu của việc xây dựng danh mục hồ sơ và chuẩn hoá hồ sơ ……… 32 1.3.3- Ý nghĩa, vai trò của Danh mục hồ sơ và chuẩn hoá hồ sơ 35 Chương 2- THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LẬP HỒ SƠ HÌNH THÀNH TRONG QUÁ TRÌNH HOẠT ĐỘNG CỦA CÁC ỦY VIÊN BỘ CHÍNH TRỊ, ỦY VIÊN BAN BÍ THƯ

2.2- Đặc điểm thành phần, nội dung, ý nghĩa của tài liệu hình thành trong

quá trình hoạt động của các Uỷ viên Bộ Chính trị, Uỷ viên Ban Bí

41

2.2.1- Về thành phần tài liệu……… 41 2.2.2- Về nội dung tài liệu……… 42 2.2.3- Ý nghĩa tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của các Uỷ viên

Bộ Chính trị, Uỷ viên Ban Bí thư

45

2.3- Thực trạng công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của các Uỷ viên Bộ Chính trị, Uỷ viên Ban Bí thư vào Lưu trữ cơ quan Văn phòng Trung ương Đảng………

48

2.3.1- Khối lượng hồ sơ, tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của các Ủy viên Bộ Chính trị, Uỷ viên Ban Bí thư đã giao nộp tài liệu vào Lưu

trữ cơ quan Văn phòng Trung ương ………

48 2.3.2- Về chất lượng hồ sơ, tài liệu khi giao nộp……… 49

2.3.3- Nhận xét, đánh giá……… 52

Chương 3: XÂY DỰNG DANH MỤC HỒ SƠ, CHUẨN HOÁ HỒ SƠ HÌNH THÀNH TRONG QUÁ TRÌNH HOẠT ĐỘNG CỦA CÁC UỶ VIÊN BỘ CHÍNH TRỊ, ỦY VIÊN BAN BÍ THƯ 59 3.1- Các căn cứ để xây dựng Danh mục hồ sơ và chuẩn hoá hồ sơ……… 59

3.2- Xây dựng Danh mục hồ sơ tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của các Uỷ viên Bộ Chính trị, Uỷ viên Ban Bí thư………. 61

3.2.1- Quy trình xây dựng Danh mục hồ sơ 61

3.2.2- Phương pháp xây dựng Danh mục hồ sơ tài liệu hình thành trong trong quá trình hoạt động của các Uỷ viên Bộ Chính trị, Uỷ viên Ban Bí thư

64 3.3- Chuẩn hoá hồ sơ tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của các Uỷ viên Bộ Chính trị, Uỷ viên Ban Bí thư……….

76 3.3.1- Mức độ, cấp độ chuẩn hóa hồ sơ 76

3.3.2- Chuẩn hoá thành phần tài liệu trong hồ sơ 78

3.3.3- Phương pháp xây dựng tiêu chuẩn cơ sở………. 86

3.4- Một số giải pháp để ứng dụng Danh mục hồ sơ và chuẩn hoá hồ sơ trong thực tiễn………. 88

KẾT LUẬN ……… 93

TÀI LIỆU THAM KHẢO ……… 95

PHỤ LỤC ……… 100

BẢNG CHỮ VIẾT TẮT DÙNG TRONG LUẬN VĂN

MỞ ĐẦU

1- Lý do chọn đề tài

Trong những năm gần đây nhu cầu của cán bộ, đảng viên, các nhà nghiên cứu đến khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ ngày càng gia tăng Trước tình hình đó đòi hỏi các nhà quản lý lưu trữ cần phải tăng cường hoạt động nhằm nâng cao chất lượng các kho lưu trữ Một trong những yếu tố ảnh hưởng rất lớn đến chất lượng các kho lưu trữ

đó là chất lượng hồ sơ, tài liệu của các nguồn nộp lưu khi giao nộp vào các kho Lưu trữ

Tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của các Uỷ viên Bộ Chính trị, Uỷ viên Ban Bí thư là một trong những thành phần quan trọng của Phông Lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam và là một trong những nguồn nộp lưu vào Lưu trữ cơ quan Văn phòng Trung ương Đảng Quyết định số 270-QĐ/TW của Ban Bí thư Trung ương Đảng ngày 6/12/2014 về Phông Lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam đã khẳng định:

“Tài liệu về thân thế, sự nghiệp và hoạt động của Chủ tịch Hồ Chí Minh, các lãnh tụ tiền bối của Đảng, các nhân vật lịch sử, tiêu biểu của Đảng, đồng thời là cán bộ lãnh đạo chủ chốt của Nhà nước, của các tổ chức chính trị - xã hội…” [15, tr.1] là thành phần tài liệu của Phông Lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam

Trong nhiều năm qua, với chức năng “giúp Chánh Văn phòng Trung ương Đảng tham mưu cho Trung ương Đảng quản lý Phông Lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam; trực tiếp quản lý Kho Lưu trữ Trung ương Đảng” [78, tr.1], Cục Lưu trữ, Văn phòng Trung ương Đảng đã có rất nhiều cố gắng trong việc thu thập, lập hồ sơ và quản lý, bảo quản khối tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của các Ủy viên

Bộ Chính trị, Uỷ viên Ban Bí thư Đến nay, Lưu trữ cơ quan Văn phòng Trung ương Đảng đã thu thập được tài liệu của 84 Uỷ viên Bộ Chính trị, Uỷ viên Ban Bí thư Khối tài liệu này được thu thập và bổ sung hàng năm, với hàng nghìn cặp tài liệu theo quy định giao nộp hàng năm và theo quy chế thu hồi tài liệu do Ban Bí thư quy định Tuy nhiên công tác thu thập tài liệu cũng như chất lượng hồ sơ, tài liệu của các Ủy viên Bộ Chính trị, Uỷ viên Ban Bí thư khi giao nộp vào Lưu trữ cơ quan Văn phòng Trung

ương Đảng vẫn còn những tồn tại, hạn chế nhất định: Nhiều Uỷ viên Bộ Chính trị, Uỷ viên Ban Bí thư, đặc biệt là Ủy viên Bộ Chính trị đồng thời là thủ trưởng các cơ quan nhà nước chưa giao nộp tài liệu về Lưu trữ cơ quan Văn phòng Trung ương Đảng, có

cá nhân giao nộp tài liệu nhưng số lượng quá ít, thành phần tài liệu thiếu không thể lập một phông lưu trữ độc lập (cụ thể là tình trạng 18 phông tài liệu chưa có số phông hiện đang lưu tại Lưu trữ lịch sử) Tài liệu giao nộp trong tình trạng lộn xộn, chưa được phân loại, sắp xếp thành hồ sơ, thậm chí có trường hợp còn trong tình trạng bó gói, ẩm mốc Thành phần tài liệu giao nộp chủ yếu là khối tài liệu do Văn phòng Trung ương Đảng sao gửi đến hoặc do các cơ quan, các cấp uỷ đảng gửi đến cá nhân

để báo cáo, để biết Những nhóm tài liệu quan trọng phản ánh công việc mà các Ủy viên Bộ Chính trị, Uỷ viên Ban Bí thư chủ trì xử lý, tài liệu về các chuyến đi công tác

ở trong và ngoài nước, bài nói, bài phát biểu, tài liệu liên quan đến cá nhân, gia đình, dòng họ… hầu như còn thiếu hoặc chưa được chú ý thu thập, lập hồ sơ và giao nộp đầy đủ về Lưu trữ cơ quan Văn phòng Trung ương Đảng

Trước thực trạng nêu trên, cần thiết phải có những đánh giá đầy đủ để tìm ra nguyên nhân của tồn tại, hạn chế, từ đó đề xuất các giải pháp nhằm nâng chất lượng

hồ sơ, tài liệu của các Ủy viên Bộ Chính trị, Uỷ viên Ban Bí thư vào Lưu trữ cơ quan Văn phòng Trung ương Đảng Đây thực sự là một vấn đề cấp bách hiện nay, nếu không có biện pháp kịp thời, theo thời gian những tài liệu quan trọng về cuộc đời, sự nghiệp, thể hiện sự đóng góp quý báu của các Ủy viên Bộ Chính trị, Uỷ viên Ban Bí thư sẽ không được thu thập, lập hồ sơ đầy đủ, tài liệu giao nộp về Lưu trữ cơ quan Văn phòng Trung ương Đảng trong tình trạng thiếu hụt, rời lẻ sẽ khó khăn cho thành lập các phông lưu trữ cá nhân sau này Một trong giải pháp quan trọng, thiết thực nhất trong giai đoạn hiện nay là nghiên cứu để xây dựng được danh mục hồ sơ và chuẩn hóa hồ sơ hình thành trong quá trình hoạt động của các Ủy viên Bộ Chính trị, Uỷ viên Ban Bí thư, bởi có danh mục hồ sơ sẽ là căn cứ, là công cụ quan trọng để giúp các trợ

lý, thư ký Ủy viên Bộ Chính trị, Uỷ viên Ban Bí thư chú ý thu thập tài liệu để lập hồ

sơ một cách đầy đủ nhất Với những lý do đã nêu ở trên, chúng tôi lựa chọn đề tài

“Nghiên cứu xây dựng danh mục hồ sơ và chuẩn hoá hồ sơ tài liệu của Uỷ viên Bộ

Chính trị, Uỷ viên Ban Bí thư thuộc diện giao nộp vào lưu trữ cơ quan Văn phòng Trung ương Đảng” để làm đề tài luận văn thạc sỹ của mình Hy vọng với kết quả

nghiên cứu của đề tài sẽ được ứng dụng vào thực tiễn, góp phần tích cực trong việc nâng cao chất lượng hồ sơ, tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của các Ủy viên Bộ Chính trị, Uỷ viên Ban Bí thư khi giao nộp vào Lưu trữ cơ quan Văn phòng Trung ương Đảng

2- Mục tiêu của đề tài

- Nghiên cứu đề xuất nguyên tắc, phương pháp xây dựng danh mục hồ sơ, và chuẩn hoá hồ sơ hình thành trong quá trình hoạt động của các Uỷ viên Bộ Chính trị,

Uỷ viên Ban Bí thư

- Nghiên cứu, đề xuất danh mục hồ sơ và chuẩn hoá một số hồ sơ hình thành trong quá trình hoạt động của các Uỷ viên Bộ Chính trị, Uỷ viên Ban Bí thư

3- Đối tượng - phạm vi nghiên cứu

- Đối tượng nghiên cứu: Với mục tiêu đặt ra, đối tượng nghiên cứu là các hồ sơ, tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của các Uỷ viên Bộ Chính trị, Uỷ viên Ban Bí thư đang bảo quản tại Kho Lưu trữ Trung ương; các văn bản quy định về chức năng, nhiệm vụ, lề lối làm việc của các chức danh này; các văn bản của đảng và nhà nước, của Văn phòng Trung ương Đảng, Cục Lưu trữ… quy định, hướng dẫn về công tác lập hồ sơ hiện hành, về lập danh mục hồ sơ

- Phạm vi nghiên cứu: Danh mục hồ sơ và chuẩn hoá về mặt nội dung (xác định thành phần tài liệu) của một số hồ sơ hình thành trong quá trình hoạt động của các Uỷ viên Bộ Chính trị, Uỷ viên Ban Bí thư

4- Nhiệm vụ nghiên cứu của đề tài

- Nghiên cứu cơ sở khoa học và kinh nghiệm thực tiễn của công tác lập Danh mục hồ sơ;

- Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ, lề lối làm việc của các Uỷ viên Bộ Chính trị,

Uỷ viên Ban Bí thư;

- Khảo sát thực trạng hồ sơ tài liệu của các Uỷ viên Bộ Chính trị, Uỷ viên Ban

Bí thư tại Kho Lưu trữ Trung ương Đảng;

- Xây dựng Danh mục hồ sơ và chuẩn hoá thành phần tài liệu của một số hồ sơ hình thành thành trong quá trình hoạt động của Uỷ viên Bộ Chính trị, Uỷ viên Ban Bí thư

5- Lịch sử nghiên cứu

* Ở ngoài nước

Vấn đề xây dựng danh mục hồ sơ là vấn đề đã được các cơ quan lưu trữ, cơ quan hành chính nhiều nước trên thế giới quan tâm từ những năm đầu của thế kỷ XX

Năm 1967 Viện nghiên cứu khoa học toàn Nga về văn kiện học và lưu trữ học

đã ban hành “Tập danh mục hồ sơ mẫu của Uỷ ban hành chính huyện (thành phố) và các phòng của Uỷ ban” Cấu trúc của các danh mục hồ sơ mẫu có các cột: Số hồ sơ, tên hồ sơ, thời hạn bảo quản, ghi chú Thời hạn bảo quản được chia thành các mức: cố định (vĩnh viễn), 1 năm, 3 năm, 5 năm, 10 năm, 75 năm (tài liệu nhân sự), “đến khi không cần “ (có thể gọi là bảo quản hiệu lực) [82,tr.4]

Ở Liên xô, trong giáo trình giảng dạy tại trường Đại học Lưu trữ lịch sử Matxcơva đã có một phần quan trọng về danh mục hồ sơ trong bộ môn công tác văn thư

Năm 2002, Tổng cục Lưu trữ Liên bang Nga đã ban hành “Hướng dẫn mẫu về công tác văn thư trong các cơ quan hành pháp liên bang”, trong phần “tổ chức tài liệu trong văn thư”, hướng dẫn đã chỉ rõ: Xây dựng danh mục hồ sơ và lập hồ sơ là những hoạt động chủ yếu nhằm đảm bảo việc tổ chức tài liệu một cách đúng đắn trong văn thư Hướng dẫn cũng đưa ra khái niệm về danh mục hồ sơ “Danh mục hồ sơ là bảng

kê hệ thống tên các hồ sơ dự kiến lập trong các cơ quan hành pháp liên bang kèm chỉ dẫn thời hạn bảo quản chúng, được trình bày theo trình tự quy định” [69,tr.2]

Ở Đức, vấn đề danh mục hồ sơ cũng được các nhà lưu trữ học nghiên cứu từ những năm đầu thế kỷ XX Từ điển thuật ngữ lưu trữ Đức đã đề cập đến khái niệm danh mục hồ sơ như sau: “Danh mục hồ sơ là một khung phân loại áp dụng có tính chất bắt buộc, được xây dựng chủ yếu dựa vào việc phân loại các nhiệm vụ và được

dự kiến trước cho việc lập hồ sơ” [71,tr.27]

Ở Trung Quốc, trong cuốn giáo trình Cao đẳng Trung Quốc “Văn thư học” do tác giả Vương Kiện xuất bản năm 2001 đã có một phần về danh mục hồ sơ Giáo trình nêu: “Thông thường các cơ quan đều nên xây dựng danh mục hồ sơ cần lập, các cơ quan cỡ lớn, cỡ trung càng nên làm như vậy” “Để xây dựng danh mục hồ sơ khoa học, phù hợp cần các bước điều tra, nghiên cứu, xây dựng phương án, sửa chữa hoàn thiện” [37,tr.32] Giáo trình đã đưa ra phương pháp xây dựng danh mục hồ sơ, từ việc xác định đề mục và tiêu đề hồ sơ cho danh mục hồ sơ đến việc mô tả hồ sơ

Liên quan đến tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của cá nhân, trong

đó có các nhà hoạt động chính trị như các Uỷ viên Bộ Chính trị, Uỷ viên Ban Bí thư của chúng ta đã được một số nước trên thế giới quan tâm, ví dụ: Ở Liên Xô (cũ) và Liên bang Nga (ngày nay) tài liệu của cá nhân, nhất là những cá nhân hoạt động chính trị đã được quan tâm từ rất sớm Ngay từ năm 1923 Đảng Cộng sản Liên bang Nga đã

ra Lời kêu gọi tất cả các đảng viên của Đảng và những người ngoài Đảng có giữ những giấy tờ, thư từ, tài liệu bút tích và những văn kiện khác của VI.Lê Nin, hãy đem nộp những tài liệu đó cho Phòng Lưu trữ của Viện V.I Lênin Năm 1980, giáo trình “Lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ Liên Xô” cũng đã đưa ra định nghĩa

“Phông xuất xứ cá nhân là phông lưu trữ bao gồm những tài liệu hình thành trong quá trình sống và hoạt động của mỗi cá nhân, gia đình hay dòng họ” [44,tr.37] Trên tạp chí lưu trữ của Liên bang Nga, từ những năm 2000, đã có nhiều bài viết về việc thu thập phông lưu trữ cá nhân của các nhà hoạt động trong các lĩnh vực khác nhau, trong

đó có các cá nhân hoạt động trong lĩnh vực chính trị, nhà nước, những người đã giữ cương vị là Chủ tịch Hội đồng Bộ trưởng Liên Xô, Bí thư Trung ương Đảng cộng sản Liên Xô, Bí thư tỉnh uỷ, Phó Chủ tịch thứ nhất Xô Viết tối cao Liên bang Nga đồng thời là Chánh Văn phòng Tổng thống Nga Elsin, các nhà khoa học, các nhà hoạt động văn học nghệ thuật, các nhà báo nổi tiếng… Các bài viết đã giới thiệu thành phần tài liệu lưu trữ của cá nhân đang được bảo quản trong các lưu trữ nhà nước Liên bang Nga, các lưu trữ của các nước cộng hoà thuộc Liên bang Nga, trong đó có nhiều tài liệu của cá nhân các nhà hoạt động chính trị, các cá nhân giữ cương vị chủ chốt trong Đảng Cộng sản Liên Xô, trong bộ máy nhà nước Nga…[40,tr.8] Ở Ba Lan, phông lưu trữ cá nhân các nhà hoạt động văn học nghệ thuật cũng được tách khỏi bảo tàng, thư viện, nhà thờ để bảo quản và phục vụ khai thác Ở Trung Quốc, không có các quy

định về phông cá nhân, các lưu trữ của Đảng và Nhà nước không lập phông cá nhân Lưu trữ Trung Quốc chỉ duy nhất thu thập tài liệu và lập phông lưu trữ cá nhân của Mao Trạch Đông Tài liệu của cá nhân khác được lưu giữ trong phông cơ quan, nơi cá nhân đó hoạt động Ở các nước theo chế độ sở hữu tư nhân thì tài liệu cá nhân do cá nhân toàn quyền quyết định, họ có thể gửi vào các lưu trữ và nếu gửi thì chủ nhân của tài liệu phải nộp khoản chi phí để quản lý những tài liệu đó

* Ở trong nước

Từ những năm 70 của thế kỷ XX, vấn đề xây dựng danh mục hồ sơ đã được nhiều cá nhân, cơ quan quan tâm và nghiên cứu Năm 1977, Cục Lưu trữ Phủ Thủ tướng đã ban hành “Bản hướng dẫn công tác lập hồ sơ hiện hành ở các cơ quan” Bản hướng dẫn đã đưa ra các khái niệm về hồ sơ, lập hồ sơ, công tác lập hồ sơ, đồng thời

đề cập đến nội dung công tác lập hồ sơ, trong đó công việc đầu tiên của lập hồ sơ, đó

là lập “Bản danh mục hồ sơ” Hướng dẫn viết “Danh mục hồ sơ là những bản kê những hồ sơ mà cơ quan (hoặc đơn vị) cần lập trong năm Bản danh mục hồ sơ giúp cho việc lập hồ sơ và phân loại tài liệu trong cơ quan, đơn vị được chủ động, hợp lý, khoa học, thuận tiện cho việc kiểm tra, đôn đốc công tác lập hồ sơ, tăng cường ý thức

và tinh thần trách nhiệm của cán bộ, nhân viên trong cơ quan đối với việc lập hồ sơ và chuẩn bị tốt cho việc nộp lưu hồ sơ vào phòng lưu trữ cơ quan” [26,tr.4] Hướng dẫn

đã đưa ra phương pháp xây dựng danh mục hồ sơ và mẫu danh mục hồ sơ Mẫu danh mục hồ sơ bao gồm các thành phần: Tên cơ quan chủ quản; tên đơn vị, cơ quan; quốc hiệu; tên danh mục hồ sơ; các cột gồm: Số và ký hiệu hồ sơ, tiêu đề hồ sơ, thời hạn bảo quản, người lập hồ sơ, ghi chú; cuối danh mục hồ sơ có phần chứng thực kết thúc ghi rõ số lượng hồ sơ cần lập, số lượng hồ sơ có thời hạn bảo quản vĩnh viễn, lâu dài, tạm thời, có phần đề ký duyệt của thủ trưởng cơ quan hoặc chánh văn phòng

Năm 1991, Cục Lưu trữ Nhà nước đã nghiên cứu và nghiệm thu đề tài “Những

cơ sở lý luận và thực tiễn lập danh mục hồ sơ ở các cơ quan” do Phạm Ngọc Dĩnh làm chủ nhiệm Đề tài đã đề xuất khái niệm về danh mục hồ sơ “Danh mục hồ sơ là bảng

kê có hệ thống các tiêu đề hồ sơ cần lập trong năm văn thư của một cơ quan, một đơn

vị tổ chức trong cơ quan, kèm theo ký hiệu và thời hạn bảo quản của mỗi hồ sơ và được xây dựng theo một chế độ nhất định” [28,tr.] Đề tài còn đưa ra phương pháp tổ

chức xây dựng và thực hiện danh mục hồ sơ, trong đó có phương pháp xây dựng danh mục hồ sơ theo đơn vị tổ chức và đã biên soạn 02 danh mục hồ sơ tổng hợp, đó là Danh mục hồ sơ của Cục Lưu trữ Nhà nước và 01 danh mục mẫu của Uỷ ban nhân dân tỉnh

Năm 1999, Văn phòng Trung ương Đảng đã nghiên cứu đề tài “Xây dựng danh mục hồ sơ ở Văn phòng Trung ương Đảng” do Đinh Hữu Long làm chủ nhiệm đề tài

Đề tài đã nghiên cứu xây dựng 02 danh mục hồ sơ mẫu “Danh mục hồ sơ mẫu một năm tài liệu thuộc Phông Văn phòng Trung ương Đảng”, “Danh mục hồ sơ mẫu một nhiệm kỳ tài liệu thuộc Phông Ban Chấp hành Trung ương Đảng” Đề tài đã đưa ra khái niệm danh mục hồ sơ như sau: “ Danh mục hồ sơ là bản kê có hệ thống các hồ sơ

dự kiến lập trong năm văn thư của các cơ quan kèm theo ký hiệu và thời hạn bảo quản của từng hồ sơ” [43,tr.3] Đề tài đã đề cập đến các loại danh mục hồ sơ như: Danh mục hồ sơ toàn ngành, danh mục hồ sơ tổng hợp, danh mục hồ sơ của từng đơn vị, tổ chức

Năm 2002, Văn phòng Trung ương Đảng đã ban hành Danh mục hồ sơ Văn phòng Trung ương Đảng năm 2002 theo quyết định số 225-QĐ/VPTW ngày 3/4/2002 Danh mục hồ sơ năm 2002 được xây dựng theo cơ cấu tổ chức của Văn phòng Trung ương Đảng

Năm 2004, Cục Lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng đã nghiên cứu và bảo vệ

đề tài “Xây dựng danh mục hồ sơ mẫu các cơ quan Đảng ở Trung ương và tỉnh, thành phố” do Nguyễn Thị Nhân làm chủ nhiệm Đề tài đã đưa ra 03 loại hình danh mục hồ

sơ, đó là: danh mục hồ sơ mẫu, danh mục hồ sơ tiêu biểu, danh mục hồ sơ đơn lẻ (riêng biệt) và xây dựng các danh mục hồ sơ mẫu, bao gồm danh mục hồ sơ mẫu các

cơ quan đảng cấp Trung ương và cấp tỉnh Các danh mục hồ sơ mẫu của các ban tham mưu giúp việc cấp uỷ từ trung ương đến tỉnh, thành phố được xây dựng và hệ thống hoá theo phương án cơ cấu tổ chức

Năm 2010, Cục Lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng đã nghiên cứu và bảo vệ

đề án “xây dựng Danh mục hồ sơ mẫu của Văn phòng Trung ương Đảng” Kết quả của đề án là đã xây dựng được 17 bản danh mục hồ sơ của các đơn vị, tổ chức trong Văn phòng Trung ương giai đoạn này Trên cơ sở kết quả nghiên cứu của đề án, năm

2014, Văn phòng trung ương Đảng đã ban hành 17 Danh mục hồ sơ mẫu của các đơn

vị, tổ chức trực thuộc Văn phòng Trung ương Đảng (theo quyết định số QĐ/VPTW ngày 26 tháng 5 năm 2014)

3623-Đến năm 2014, trong hệ thống các cơ quan của Đảng đã có 48 văn phòng tỉnh

ủy, 03 cơ quan đảng và 01 tổ chức chính trị - xã hội ở trung ương ban hành và thực hiện việc lập hồ sơ theo danh mục hồ sơ

Bên cạnh đó có một số luận văn, bài viết đăng trên các tạp chí về danh mục hồ

sơ, chuẩn hoá hồ sơ như “Nghiên cứu xây dựng danh mục hồ sơ và xác định thành phần tài liệu trong một số hồ sơ của Ngân hàng nhà nước Việt nam” của tác giả Nguyễn Thị Trang Nhung; “Nghiên cứu xây dựng danh mục hồ sơ mẫu tài liệu của Ban Tài chính kế toán Tổng Công ty Điện lực Việt nam” của tác giả Đặng Thanh Lan;

“Nghiên cứu xây dựng Danh mục hồ sơ và xác định danh mục tài liệu cơ bản trong một số hồ sơ hiện hành tại Văn phòng Tập đoàn bưu chính viễn thông” của tác giả Trần Thị Hằng; “Xây dựng danh mục và chuẩn hóa hồ sơ hình thành trong hoạt động của Thủ tướng Chính phủ” của tác giả Nguyễn Thị Kim Liên; “Cần ban hành tiêu chuẩn hồ sơ nộp vào lưu trữ” của tác giả Nguyễn Minh Phương (Tạp chí Văn thư lưu trữ Việt Nam số 2/2002); “Xây dựng Danh mục hồ sơ, lập hồ sơ và giao nộp hồ

sơ vào lưu trữ hiện hành - thực trạng và giải pháp” của Ngô Thị Kiều Oanh (Tạp chí Văn thư lưu trữ Việt Nam số 2-2011) …

Liên quan đến tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của cá nhân, nhất là tài liệu của các Ủy viên Bộ Chính trị, Uỷ viên Ban Bí thư đã được nhiều công trình nghiên cứu, cụ thể: Giáo trình lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ của các tác giả Đào Xuân Chúc, Nguyễn Văn Hàm, Vương Đình Quyền, Nguyễn Văn Thâm do NXB Đại học và giáo dục chuyên nghiệp xuất bản năm 1990 đã đưa ra định nghĩa “Phông Lưu trữ cá nhân là toàn bộ tài liệu hình thành trong quá trình sống và hoạt động của một nhân vật riêng biệt được đưa vào bảo quản trong một kho lưu trữ nhất định Phông lưu trữ cá nhân thường được thành lập đối với các nhà hoạt động xuất sắc trên các lĩnh vực chính trị, kinh tế, văn hoá, khoa học kỹ thuật… mà tài liệu hình thành trong quá trình sống và hoạt động của họ có ý nghĩa chính trị, khoa học, lịch sử và các ý nghĩa khác” [27,tr.60] Tại trang 61 của cuốn giáo trình, các tác giả đề cập: Trong thành

phần phông lưu trữ cá nhân, còn gồm cả những tài liệu nói về người hình thành phông sau khi người đó qua đời như các hồi ký, bài báo, bản nhạc…

Năm 1987 - 1988, Cục Lưu trữ nhà nước đã nghiên cứu đề tài: “Tiêu chuẩn thành lập phông lưu trữ cá nhân thuộc lĩnh vực văn học nghệ thuật” Đề tài đã đưa ra

3 tiêu chuẩn cơ bản làm căn cứ để lựa chọn và xác định các cá nhân hoạt động trong lĩnh vực văn học nghệ thuật được lập phông lưu trữ cá nhân và đề tài đã được ứng dụng trong thực tiễn Tài liệu của một số nhà văn, nhà nghiên cứu văn học nghệ thuật

đã được thu thập và bảo quản tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III

Năm 2005, lần đầu tiên tổng thể về công tác thu hồi tài liệu của các cá nhân tiêu biểu tại Kho Lưu trữ Trung ương được bàn đến trong Đề án “Nghiên cứu ban hành Quy chế thu hồi tài liệu của các đồng chí lãnh đạo Đảng và Nhà nước” (do Văn phòng Trung ương Đảng và Ban Bảo vệ chính trị nội bộ phối hợp nghiên cứu) Kết quả nghiên cứu của Đề án đã hình thành một văn bản làm căn cứ pháp lý vững chắc cho việc thu hồi tài liệu của các lãnh đạo Đảng và Nhà nước nói chung và của các Ủy viên

Bộ Chính trị, Uỷ viên Ban Bí thư nói riêng (Quy chế số 22 của BBT v/v thu hồi tài liệu của các đồng chí lãnh đạo Đảng và Nhà nước đã chuyển công tác khác, nghỉ hưu,

từ trần, năm 2006)

Năm 2009, Cục Lưu trữ, Văn phòng Trung ương Đảng đã có đề tài “nghiên cứu xác định Phông Lưu trữ cá nhân thuộc diện quản lý của Kho Lưu trữ Trung ương Đảng” (mã số KHBĐ (2006) – 36) do Nguyễn Văn Lanh làm chủ nhiệm) Đề tài đã đưa ra 2 tiêu chí để thành lập phông lưu trữ cá nhân và xác định thành phần tài liệu thuộc phông lưu trữ cá nhân thuộc diện quản lý của Kho Lưu trữ Trung ương

Năm 2012, Cục Lưu trữ Văn phòng Trung ương đã nghiên cứu đề án “xây dựng mẫu khung phân loại tài liệu Phông lưu trữ cá nhân Tổng Bí thư, Thường trực Ban Bí thư, các Uỷ viên Bộ Chính trị, Uỷ viên Ban Bí thư là lãnh đạo các cơ quan Đảng, tổ chức chính trị xã hội ở Trung ương” (mã số KHBĐ (2009) – 15 do Nguyễn Thị Kim Phượng làm chủ nhiệm) Kết quả nghiên cứu của đề tài đã đưa ra được 02 mẫu khung phân loại tài liệu Phông Lưu trữ cá nhân Tổng Bí thư, Thường trực Ban Bí thư và mẫu khung phân loại tài liệu Phông Lưu trữ cá nhân Uỷ viên Bộ Chính trị, Uỷ viên Ban Bí thư

Ngoài ra, còn có một số luận văn thạc sỹ, bài viết đăng trên các tạp chí, bài tham luận tại các hội thảo về tài liệu phông lưu trữ cá nhân, có thể kể đến luận văn thạc sỹ của Nguyễn Văn Trình “vấn đề xây dựng phông lưu trữ cá nhân các nhà khoa học tiêu biểu tại Trung tâm khoa học xã hội và nhân văn Quốc gia”; luận văn thạc sỹ

“Sưu tầm, thu thập và tổ chức khoa học tài liệu các phông lưu trữ Tổng Bí thư tại Kho Lưu trữ Trung ương” của tác giả Vũ Thị Ngọc Thuý; luận văn thạc sỹ “Sưu tầm, thu thập tài liệu Phông Lưu trữ Chủ tịch Hồ Chí Minh của Kho Lưu trữ Trung ương” của tác giả Nguyễn Quốc Dũng; “Một số kinh nghiệm bước đầu về lập hồ sơ Phông Lưu trữ cá nhân tại Kho Lưu trữ Trung ương” của Nguyễn Quốc Dũng (Tạp chí Văn thư lưu trữ Việt Nam, số 3/2011);“Vài nét về công tác sưu tầm, bổ sung tài liệu lưu trữ cá nhân và một số đề xuất” của Phạm Bích Hải (Tạp chí Văn thư lưu trữ Việt Nam, số 7/2012); tham luận “Công tác sưu tầm, thu thập, lưu trữ tài liệu của Chủ tịch Hồ Chí Minh và các đồng chí lãnh đạo Đảng” của tác giả Nguyễn Văn Lanh, Nguyễn Quốc Dũng tại Hội thảo Quốc tế “Tổ chức và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ nhân dân” do Trường Đại học Khoa học và Xã hội Nhân văn tổ chức…

Tóm lại: Qua các tài liệu được tiếp cận (cả trong và ngoài nước) cho thấy vấn

đề xây dựng danh mục hồ sơ đã được các cơ quan, cá nhân rất quan tâm chú ý Tuy nhiên đối tượng nghiên cứu mới tập trung chú ý đến danh mục hồ sơ của các cơ quan,

tổ chức chưa có công trình, bài viết nào nghiên cứu đến việc xây dựng danh mục hồ

sơ, tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của các cá nhân, nhất là cá nhân hoạt động chính trị Đối với tài liệu của các Uỷ viên Bộ Chính trị, Uỷ viên Ban Bí thư hiện đang lưu tại Kho Lưu trữ Trung ương việc nghiên cứu chủ yếu tập trung vào các vấn

đề như công tác tác sưu tầm, thu thập, bổ sung, quản lý hoặc về đối tượng, tiêu chuẩn thành lập phông cá nhân, chưa có công trình nào nghiên cứu chuyên sâu về xây dựng danh mục hồ sơ và chuẩn hoá hồ sơ, tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của các Uỷ viên Bộ Chính trị, Uỷ viên Ban Bí thư Tuy nhiên, các công trình nêu trên là những tư liệu nghiên cứu bổ ích, gợi mở nhiều vấn đề, là cơ sở quan trọng cho tác giả nghiên cứu đề tài luận văn của mình

6- Phương pháp nghiên cứu:

- Phương pháp khảo sát thực tiễn: Được sử dụng trong quá trình tìm hiểu hệ thống các văn bản có liên quan đến công tác hồ sơ, tài liệu của các Uỷ viên Bộ Chính trị, Uỷ viên Ban Bí thư; Khảo sát tình hình thực tiễn khối lượng, thành phần, chất lượng hồ sơ tài liệu hình thành trong hoạt động của các Uỷ viên Bộ Chính trị, Uỷ viên Ban Bí thư khi giao nộp vào Lưu trữ cơ quan Văn phòng Trung ương Đảng

- Phương pháp phân tích, tổng hợp: Được sử dụng để phân tích thực trạng công tác lập hồ sơ hiện hành, các căn cứ và yêu cầu khi xây dựng danh mục hồ sơ

- Phương pháp hệ thống: Được sử dụng khi sắp xếp các hồ sơ trong Danh mục

hồ sơ và thành phần tài liệu trong một số hồ sơ

Ngoài ra, tác giả sẽ kết hợp một số hình thức khác như phỏng vấn, trao đổi xin

ý kiến các chuyên gia trong lĩnh vực khoa học lưu trữ, các trợ lý, thư ký, các cán bộ

lưu trữ có kinh nghiệm tại Cục Lưu trữ, Văn phòng Trung ương Đảng

7- Nguồn tài liệu tham khảo:

- Các văn bản của Đảng và Nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ nói chung và lưu trữ cá nhân nói riêng

- Điều lệ Đảng Cộng sản Việt Nam và các văn bản quy định về chức năng, nhiệm vụ và lề lối làm việc của tập thể Ban Chấp hành Trung ương, Bộ Chính trị, Ban

Bí thư và cá nhân Uỷ viên Bộ Chính trị, Uỷ viên Ban Bí thư

- Các sách, giáo trình nghiên cứu về nghiệp vụ văn thư - lưu trữ , tập bài giảng

vể công tác văn thư – lưu trữ

- Tài liệu lưu trữ tại Kho Lưu trữ Trung ương Đảng: Báo cáo tình hình sưu tầm, thu thập tài liệu; Biên bản bàn giao tài liệu giữa văn phòng Uỷ viên Bộ Chính trị, Uỷ viên Ban Bí thư với Cục Lưu trữ, Văn phòng Trung ương Đảng; Báo cáo kiểm điểm công tác hàng năm, giữa nhiệm kỳ và cả nhiệm kỳ của Ban Chấp hành Trung ương,

Bộ Chính trị, Uỷ viên Ban Bí thư

- Bài viết đăng trên các tạp chí Văn thư lưu trữ Việt Nam, tạp chí Văn phòng cấp uỷ liên quan đến Phông Lưu trữ cá nhân

- Các đề tài nghiên cứu khoa học của Cục Lưu trữ Nhà nước và Cục Lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng liên quan đến Phông Lưu trữ cá nhân

- Các Luận văn thạc sỹ liên quan đến Phông Lưu trữ cá nhân

8- Đóng góp của đề tài:

- Kết quả nghiên cứu của đề tài sẽ là cơ sở quan trọng để lãnh đạo Văn phòng Trung ương Đảng và lãnh đạo Cục Lưu trữ có những quyết định kịp thời, đúng đắn về các vấn đề liên quan đến công tác quản lý, thu thập, lập hồ sơ tài liệu của các Uỷ viên

Bộ Chính trị, Uỷ viên Ban Bí thư; Góp phần nâng cao chất lượng công tác lập và nộp lưu hồ sơ tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của các Uỷ viên Bộ Chính trị,

Uỷ viên Ban Bí thư vào Lưu trữ cơ quan Văn phòng Trung ương Đảng; Giúp cho việc quản lý tài liệu của các Uỷ viên Bộ Chính trị, Uỷ viên Ban Bí thư được tập trung thống nhất, an toàn và chặt chẽ; Góp phần bổ sung lý luận và kinh nghiệm thực tiễn

về công tác văn thư - lưu trữ, cụ thể là kinh nghiệm về việc xây dựng danh mục hồ sơ

và chuẩn hóa hồ sơ

- Làm cơ sở để ban hành Quy định về việc lập và quản lý hồ sơ hiện hành của các Uỷ viên Bộ Chính trị, Uỷ viên Ban Bí thư Là phương tiện cũng như công cụ để quản lý và hướng dẫn văn phòng các lãnh đạo về lập hồ sơ trong quá trình giải quyết công việc

- Ngoài ra kết quả của đề tài còn là tài liệu tham khảo cho các sinh viên, học viên chuyên ngành Lưu trữ học và Quản trị văn phòng chưa có điều kiện tiếp xúc thực

tế

9- Bố cục của đề tài:

Ngoài phần mở đầu, kết luận và tài liệu tham khảo, đề tài gồm 3 chương:

Chương 1- Một số vấn đề lý luận và cơ sở pháp lý về xây dựng Danh mục hồ sơ

và chuẩn hoá hồ sơ của các Uỷ viên Bộ Chính trị, Uỷ viên Ban Bí thư Trung ương

Nội dung: Tập trung nghiên cứu cơ sở lý luận khoa học, cơ sở pháp lý của lập Danh mục hồ sơ và chuẩn hoá hồ sơ; nguyên tắc, yêu cầu xây dựng Danh mục hồ sơ

và việc chuẩn hoá hồ sơ của các Uỷ viên Bộ Chính trị, Uỷ viên Ban Bí thư;

Chương 2- Thực trạng công tác lập hồ sơ hình thành trong quá trình hoạt động

của các Uỷ viên Bộ Chính trị, Uỷ viên Ban Bí thư

Nội dung: Trình bày sơ lược chức năng, nhiệm vụ, lề lối làm việc của các Uỷ viên Bộ Chính trị, Uỷ viên Ban Bí thư để làm nổi bật vai trò, vị trí của các cá nhân này trong hoạt động chung của Đảng và của dân tộc; đồng thời từ khảo sát thực trạng lập hồ sơ hiện hành để khẳng định sự cần thiết phải xây dựng Danh mục hồ sơ và chuẩn hoá hồ sơ của các Uỷ viên Bộ Chính trị, Uỷ viên Ban Bí thư

Chương 3- Xây dựng danh mục hồ sơ và chuẩn hoá hồ sơ hình thành trong quá

trình hoạt động của các Uỷ viên Bộ Chính trị, Uỷ viên Ban Bí thư Trung ương

Nội dung: Trên cơ sở những vấn đề lý luận và pháp lý đã đề cập ở chương 1 và thực trạng công tác lập hồ sơ ở chương 2, tác giả nghiên cứu xây dựng quy trình lập danh mục hồ sơ và phương pháp chuẩn hoá hồ sơ, tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của các Uỷ viên Bộ Chính trị, Uỷ viên Ban Bí thư, đồng thời nghiên cứu một số giải pháp để triển khai Danh mục hồ sơ trong thực tiễn đạt hiệu quả

Để minh hoạ cho kết quả luận văn, chúng tôi có thêm phần phụ lục bao gồm:

Dự thảo Danh mục hồ sơ tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của các Ủy viên Bộ Chính trị, Uỷ viên Ban Bí thư do tác giả nghiên cứu, xây dựng; Kết quả khảo sát của tác giả về tình hình hồ sơ tài liệu của 44 phông các Ủy viên Bộ Chính trị, Uỷ viên Ban Bí thư hiện đang bảo quản tại Lưu trữ cơ quan Văn phòng Trung ương Đảng; Quy định 270-QĐ/TW, ngày 06/12/2014 của Ban Bí thư về Phông Lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam; Khung phân loại tài liệu Phông Đào Duy Tùng; Khung phân loại tài liệu Phông Lê Duẩn

Chương 1 MỘT SỐ VẤN ĐỀ LÝ LUẬN VÀ CƠ SỞ PHÁP LÝ VỀ XÂY DỰNG DANH MỤC HỒ SƠ VÀ CHUẨN HÓA HỒ SƠ CỦA CÁC ỦY VIÊN BỘ CHÍNH TRỊ, Uỷ VIÊN BAN BÍ THƯ

1.1- Một số khái niệm:

1.1.1 Hồ sơ

Đến thời điểm hiện nay, khái niệm hồ sơ đã được nhiều tác giả nghiên cứu và

đề cấp đến Theo Từ điển thuật ngữ lưu trữ của Việt Nam xuất bản năm 1992 đã định

nghĩa “Hồ sơ là tập gồm toàn bộ (hoặc một) tài liệu có liên quan với nhau về một vấn

đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể có cùng một đặc điểm về thể loại hoặc về tác

giả…, hình thành trong quá trình giải quyết công việc thuộc phạm vi chức năng,

nhiệm vụ của một cơ quan hoặc của một cá nhân

Một hồ sơ có thể là một hoặc nhiều đơn vị bảo quản Mỗi đơn vị bảo quản được

đặt trong một tờ bìa riêng và không dày quá 4 cm”[24,tr.37]

Theo “Chế độ văn thư nhà nước thống nhất” của Tổng cục Lưu trữ Liên Xô,

Matxcơva thì khái niệm hồ sơ được định nghĩa đơn giản hơn “ những công văn đã thi

hành xong được tập hợp lại thành hồ sơ Hồ sơ là một tập hợp văn bản hoặc một văn

bản về một vấn đề nhất định hoặc một phạm vi hoạt động của cơ quan được đóng vào

tấm bìa riêng”[68,tr.35]

Tiêu chuẩn quốc tế ISO 15489-1 năm 2001 định nghĩa hồ sơ như sau “Thông

tin do tổ chức hoặc cá nhân tạo lập, tiếp nhận và lưu giữ để làm bằng chứng và thông

tin theo trách nhiệm pháp lý hoặc trong giao dịch công việc” [67,tr.5]

Phó Giáo sư Vương Đình Quyền trong giáo trình Lý luận và phương pháp công

tác văn thư cho rằng “Hồ sơ là một tập văn bản (hoặc một văn bản) có liên quan về

một vấn đề, sự việc (hay một người) hình thành trong quá trình giải quyết vấn đề sự

việc đó hoặc được kết hợp lại do có những điểm giống nhau về hình thức như cùng

loại văn bản, cùng tác giả, cùng thời gian ban hành” [64,tr.333]

Trong Nghị định của Chính phủ số 110/2004/ND-CP ngày 8-4-2004 về công tác văn thư khái niệm về hồ sơ được định nghĩa như sau “Hồ sơ là một tập văn bản, tài liệu có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể hoặc

có một (hoặc một số) đặc điểm chung như tên loại văn bản; cơ quan, tổ chức ban hành văn bản; thời gian hoặc những đặc điểm khác, hình thành trong quá trình theo dõi; giải quyết công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của một cơ quan, tổ chức hoặc của một cá nhân” [22, tr.2] Và gần đây, tại văn bản pháp lý cao nhất của Nhà nước, Luật Lưu trữ đã định nghĩa “Hồ sơ là một tập tài liệu có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể hoặc có đặc điểm chung, hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của

cơ quan, tổ chức, cá nhân” [63, tr.2]

Như vậy, qua một loạt các khái niệm nêu trên cho ta thấy quan điểm, cách hiểu, cách nhìn về hồ sơ cơ bản là tương đối thống nhất, nhất là ở Việt Nam từ khái niệm được đề cập ở từ điển, giáo trình giảng dạy ở trường đại học cho đến các văn bản pháp quy của nhà nước đều cho rằng hồ sơ là một hoặc nhiều tài liệu mà hình thức, nội dung của các các tài liệu trong đó có những đặc điểm tương đồng như cùng về một vấn đề, một sự việc hoặc cùng loại văn bản, cùng tác giả, cùng thời gian ban hành hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của một cơ quan, tổ chức hoặc của một cá nhân Đối với bản thân tôi, nhất

là qua thực tế các hồ sơ đã được lập tại Văn phòng Trung ương Đảng và văn phòng

Uỷ viên Bộ Chính trị, Uỷ viên Ban Bí thư thì hồ sơ theo khái niệm của Phó giáo sư Vương Đình Quyền hoặc khái niệm được đề cập trong Nghị định, Luật là tương đối

dễ hiểu và phù hợp trong thực tiễn

1.1.2 Danh mục hồ sơ:

Khái niệm Danh mục hồ sơ cũng được nhiều tác giả nghiên cứu và đưa ra nhiều định nghĩa khác nhau Từ điển thuật ngữ lưu trữ của Việt Nam xuất bản năm 1992 đã định nghĩa “Danh mục hồ sơ là bảng kê có hệ thống các hồ sơ dự kiến lập trong năm văn thư của một cơ quan, một đơn vị tổ chức hoặc một ngành, kèm theo ký hiệu và thời hạn bảo quản của mỗi hồ sơ và được xây dựng theo một chế độ đã được quy

định Danh mục hồ sơ là công cụ giúp cho cho việc lập hồ sơ và quản lý hồ sơ của các

cơ quan được thuận tiện” [24,tr.25]

Trong “Chế độ văn thư nhà nước thống nhất” của Tổng cục Lưu trữ Liên Xô, Matxcơva thì khái niệm hồ sơ được định nghĩa như sau “Danh mục hồ sơ dùng để phân nhóm tài liệu văn kiện đã giải quyết xong thành các hồ sơ, để cố định việc đánh

ký hiệu hồ sơ, đề xác định thời hạn bảo quản hồ sơ, là cơ sở để xây dựng sơ đồ cấu trúc của bộ thẻ tra cứu tài liệu đã giải quyết, là tài liệu thống kê trong khâu lưu trữ cơ quan đối với những hồ sơ có thời hạn bảo quản tạm thời (dưới 10 năm)” [68, tr.35]

Trong giáo trình Lý luận và phương pháp công tác văn thư của Phó Giáo sư Vương Đình Quyền thì Danh mục hồ sơ lại được hiểu như sau “Danh mục hồ sơ là bản kê tên các hồ sơ mà cơ quan, đơn vị sẽ lập trong năm có ghi thời hạn bảo quản và tên người lập” [64,tr.349]

Qua các khái niệm nêu trên, có thể hiểu Danh mục hồ sơ là bản liệt kê có hệ thống tên các hồ sơ mà các cơ quan, đơn vị, cá nhân cần phải lập trong một năm, có

sự định hướng về mặt giá trị tài liệu, quy định trách nhiệm việc lập hồ sơ, là cơ sở để các cơ quan, đơn vị, cá nhân căn cứ vào đó để lập hồ sơ các công việc mà mình đã giải quyết trong năm, mặt khác giúp cho các cơ quan, đơn vị, cá nhân quản lý chặt chẽ tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của mình

1.1.3- Lập hồ sơ:

Theo Từ điển thuật ngữ lưu trữ của Việt Nam xuất bản năm 1992 “Lập hồ sơ là quá trình tập hợp, sắp xếp công văn giấy tờ thành các hồ sơ trong khi giải quyết công việc theo các nguyên tắc và phương pháp quy định” [24,tr.43]

“Chế độ văn thư nhà nước thống nhất” của Tổng cục Lưu trữ Liên Xô, Matxcơva thì lập hồ sơ được định nghĩa như sau “Lập hồ sơ là tập hợp những công văn vào hồ sơ theo đúng với bảng danh mục” [68,tr.38]

Còn trong giáo trình Lý luận và phương pháp công tác văn thư của Phó Giáo sư Vương Đình Quyền thì “Lập hồ sơ là tập hợp những văn bản hình thành trong quá trình giải quyết công việc của cơ quan, tổ chức, cá nhân theo từng vấn đề, sự việc

hoặc theo các đặc điểm khác của văn bản, đồng thời sắp xếp và biên mục chúng theo phương pháp khoa học” [64,tr.337]

Theo Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 ngày 11 tháng 11 năm 2011 của Quốc hội thì “Lập hồ sơ là việc tập hợp, sắp xếp tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc của cơ quan, tổ chức, cá nhân thành hồ sơ theo những nguyên tắc và phương pháp nhất định” [63,tr.2]

Như vậy, lập hồ sơ trước hết phải khẳng định đó là một công việc rất quan trọng, công việc đó là tập hợp và sắp xếp các tài liệu hình thành trong quá trình giải quyết công việc của một cơ quan, đơn vị, cá nhân thành hồ sơ và sắp xếp chúng theo một trật tự khoa học nhất định có thể là theo vấn đề, sự việc hoặc theo các đặc điểm khác nhau của tài liệu

1.1.4- Chuẩn hoá hồ sơ:

Để hiểu được khái niệm chuẩn hóa hồ sơ, chúng ta phải hiểu một số khái niệm liên quan như khái niệm “Chuẩn” “Tiêu chuẩn” “Chuẩn hóa” và “Tiêu chuẩn hoá”

- Khái niệm “Chuẩn” và “Tiêu chuẩn”

Về khái niệm tiêu chuẩn, có nhiều định nghĩa khác nhau, thay đổi theo thời gian Theo Đại từ điển tiếng Việt chuẩn được hiểu là “cái được chọn làm căn cứ để đối chiếu để làm mẫu” hoặc là “Tiêu chuẩn được định ra” như: chuẩn quốc gia, chuẩn Quốc tế hoặc tiêu chuẩn ngành [83,tr.1397]

Trong từ điển Từ và Ngữ Hán Việt, “chuẩn” được hiểu nhiều nghĩa trong đó có nghĩa là “dựa vào” và nghĩa khác là “đồ dùng để đo” [41,tr.C123] Bên cạnh đó, từ

“Tiêu chuẩn” được hiểu là “điều kiện để quy định là mẫu mực để đánh giá hoặc phân loại” Còn theo Từ điển tiếng Việt tường giải và liên tưởng thì “chuẩn” được hiểu là

“tiểu chuẩn” [31,tr.159] Tiêu chuẩn hoá quốc tế (ISO) đưa ra một định nghĩa tiêu chuẩn, được nhiều quốc gia, tổ chức công nhận rộng rãi “Tiêu chuẩn là tài liệu được thiết lập bằng cách thoả thuận và do một cơ quan được thừa nhận phê duyệt nhằm cung cấp những quy tắc, hướng dẫn hoặc đặc tính cho các hoạt động hoặc kết quả hoạt động để sử dụng chung và lặp đi lặp lại nhằm đạt được mức độ trật tự tối ưu trong một khung cảnh nhất định” [21,tr.1]

Với những dẫn giải đã nêu ở trên, chúng ta thấy khái niệm “chuẩn” và “tiêu chuẩn” thực chất là một Những gì được thừa nhận là chuẩn, là tiêu chuẩn phải được ứng dụng, sử dụng nhiều lần trong thực tiễn và được thực tiễn công nhận và trở thành cái được chọn làm căn cứ để đối chiếu, làm mẫu để dựa vào đó đánh giá hoặc phân loại các đối tượng

- Khái niệm “chuẩn hóa” và “tiêu chuẩn hóa”

Theo Đại từ điển tiếng Việt “chuẩn hóa là xác lập chuẩn mực” [83,tr.1397] Còn theo Từ điển tiếng Việt tường giải và liên tưởng thì “Tiêu chuẩn hóa là làm cho trở thành mẫu mực chính xác” [31,tr.820] Trong Từ điển Từ và ngữ Hán Việt, cụm từ

“tiêu chuẩn hóa” được hiểu là “làm cho đúng với tiêu chuẩn đã quy định” [41,tr.C]

Như vậy, xét về nội dung thì hai khái niệm chuẩn hóa và tiêu chuẩn hóa thực chất là một, đều là quá trình làm cho cái gì đó trở thành chuẩn mực hay nói cách khác đều là quy trình tạo lập và áp dụng các chuẩn, tiêu chuẩn vào một đối tượng Vì vậy, trong đề tài nghiên cứu này chúng tôi coi 2 khái niệm này là một và có thể sử dụng thay thế nhau

- Khái niệm chuẩn hóa hồ sơ

Tác giả Nguyễn Thị Kim Liên, trong Luận văn thạc sỹ “Xây dựng danh mục và chuẩn hóa hồ sơ hình thành trong hoạt động của Thủ tướng Chính phủ” đã mạnh dạn đưa ra khái niệm về tiêu chuẩn hóa hồ sơ như sau “Tiêu chuẩn hóa hồ sơ là khái niệm dùng để chỉ việc xây dựng và áp dụng tiêu chuẩn của hồ sơ vào thực tế lập hồ sơ của các cơ quan, tổ chức” [42,tr.20] Về cơ bản chúng tôi đồng tình với nội dung khái niệm Tiêu chuẩn hóa hồ sơ mà tác giả Nguyễn Thị Kim Liên đưa ra Mặc dù đã có sự

lý giải ở trên là hai khái niệm chuẩn hóa và tiêu chuẩn hóa đều là một và có thể sử dụng thay thế nhau, tuy nhiên đối với đối tượng là hồ sơ chúng tôi thấy sử dụng khái niệm “chuẩn hóa hồ sơ” là phù hợp hơn cả Dựa trên khái niệm của tác giả Kim Liên, chúng tôi bổ sung để đưa ra khái niệm về chuẩn hóa hồ sơ như sau: “Chuẩn hóa hồ sơ

là quá trình xây dựng và áp dụng các tiêu chuẩn của hồ sơ vào thực tiễn việc lập hồ sơ tài liệu của một cơ quan, một tổ chức hay một cá nhân để làm cho chúng trở thành hồ

sơ mẫu cả về hình thức và nội dung”

Định nghĩa trên cho thấy nội hàm của khái niệm chuẩn hóa hồ sơ có hai thuộc tính đó là xây dựng và ban hành tiêu chuẩn của hồ sơ và áp dụng tiêu chuẩn hồ sơ vào trong thực tiễn

1.2- Cơ sở pháp lý cho việc lập hồ sơ hiện hành và xây dựng danh mục hồ

sơ, chuẩn hoá hồ sơ, tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của các Uỷ viên Bộ Chính trị, Uỷ viên Ban Bí thư

Từ những năm đầu thập kỷ 70 (thế kỷ XX), Trung ương Đảng ta đã ban hành nhiều văn bản liên quan đến công tác thu thập, tập trung quản lý tài liệu văn kiện của Đảng nói chung và tài liệu của các lãnh đạo chủ chốt và cá nhân tiêu biểu khác của Đảng nói riêng Có thể kể đến Chỉ thị số 187-CT/TW, ngày 04/01/1971 của Ban Bí thư về tập trung quản lý tài liệu, văn kiện, tư liệu và hiện vật về lịch sử của Đảng và lịch sử cách mạng nước ta, tại văn bản này, Ban Bí thư “Yêu cầu các cán bộ, đảng viên và các cơ sở cách mạng của Đảng giao lại cho các cấp uỷ Đảng từ tỉnh trở lên, những tài liệu văn kiện, tư liệu và hiện vật lịch sử của đảng mà mình còn lưu giữ Các

cơ quan của Đảng và Nhà nước và đoàn thể nhân dân và các cán bộ, đảng viên trước đây đã sưu tầm hoặc sao chép được những tài liệu văn kiện, tư liệu và hiện vật lịch sử của Đảng hãy đem giao lại cho các cấp uỷ đảng từ tỉnh trở lên Các cấp uỷ Đảng nhận được những thứ trên sẽ báo cáo về Ban Bí thư và thực hiện việc quản lý theo chế độ

do Ban Bí thư quy định” [1,tr.2]

Thi hành Chỉ thị 187 của Ban Bí thư, ngày 06/4/1971 Văn phòng Trung ương Đảng ban hành Quy định về chế độ sưu tầm, tập trung và quản lý tài liệu lưu trữ ở các cấp bộ Đảng (ban hành kèm theo Công văn số 61-VF/TW) Nội dung quy định đã xác định “Phông tài liệu lưu trữ của Đảng Lao động Việt Nam bao gồm… những tài liệu văn kiện của các đồng chí lãnh đạo chủ chốt của Đảng và cá nhân tiêu biểu khác của Đảng…” và nêu rõ “Tài liệu văn kiện của Phông lưu trữ Đảng Lao động Việt Nam gồm… bài viết, bài nói chuyện, bút tích, nhật ký, hồi ký, những tác phẩm văn học, nghệ thuật, di chúc, điếu văn của các đồng chí lãnh đạo chủ chốt của Đảng và các tác phẩm của những tác giả trong và ngoài nước viết về các đồng chí đó” [76,tr.1]

Tiếp đó, ngày 23/9/1987, Ban Bí thư Trung ương Đảng đã ban hành quyết định

số 20-QĐ/TW về Phông Lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam (đến năm 2009 thay thế

bằng quyết định số 210-QĐ/TW ngày 06/03/2009, đến năm 2014 thay thế tiếp bằng quy định số 270-QĐ/TW ngày ngày 6 - 12 - 2014) Tuy cách thể hiện có khác nhau nhưng nội dung ba văn bản đều khẳng định tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của các Ủy viên Bộ Chính trị, Ủy viên Ban Bí thư thuộc thành phần Phông Lưu trữ Đảng cộng sản Việt Nam Quyết định số 20 quy định “thành phần tài liệu Phông Lưu trữ Đảng cộng sản Việt Nam gồm … toàn bộ tài liệu về thân thế, sự nghiệp và hoạt động của Chủ tịch Hồ Chí Minh, các lãnh tụ tiền bối của Đảng, các đồng chí trong Bộ Chính trị, Ban Bí thư và các đồng chí lãnh đạo chủ chốt của cấp uỷ tỉnh, thành, đặc khu; Tài liệu về một số cán bộ, đảng viên tiêu biểu do Ban Bí thư Trung ương Đảng quy định từng thời kỳ” [3,tr.1] Quyết định 210 quy định “ Tài liệu về thân thế, sự nghiệp và hoạt động của Chủ tịch Hồ Chí Minh, các lãnh tụ tiền bối của Đảng, các nhân vật lịch sử, tiêu biểu của Đảng, đồng thời là cán bộ lãnh đạo chủ chốt của Nhà nước, của các tổ chức chính trị - xã hội…” [12,tr.1] Quy định 270 quy định

„…Tài liệu về thân thế, sự nghiệp và hoạt động của Chủ tịch Hồ Chí Minh, các lãnh tụ tiền bối của Đảng, các nhân vật lịch sử, tiêu biểu của Đảng, tổ chức tiền thân của Đảng và của tổ chức chính trị - xã hội‟ [15,tr.1] và tại điều 11 quy định rõ “Người được giao giải quyết, theo dõi công việc của cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị -

xã hội có trách nhiệm lập hồ sơ về công việc được giao và nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan theo thời hạn quy định” [15,tr.4]

Ngày 01/10/1987 Ban Bí thư ban hành Quyết định số 22-QĐ/TW một số điểm

về công tác văn kiện và quản lý văn kiện của Ban Chấp hành Trung ương Đảng Quyết định đã quy định trách nhiệm lập hồ sơ của cơ quan và cá nhân có liên quan đến khối tài liệu, văn kiện của Ban Chấp hành Trung ương: “Các tài liệu văn kiện của Trung ương Đảng, của các nơi gửi đến Trung ương Đảng và gửi đến các ban trong bộ máy Trung ương Đảng phải được quản lý tập trung thống nhất…”, “Văn phòng các đồng chí lãnh đạo, các ban giúp việc Trung ương phải lập hồ sơ, thống kê và giao nộp đúng thời hạn…” [4,tr.24] Quan trọng hơn, Ban Bí thư còn quy định “Những tài liệu, văn kiện của Trung ương Đảng và của các đồng chí lãnh tụ từ trước đến nay do các đồng chí lãnh đạo cao cấp và các cơ quan Đảng, Nhà nước lưu giữ, đều phải thống kê

và giao nộp vào Cục Lưu trữ Trung ương Đảng Không một cá nhân nào được giữ những văn kiện, tài liệu của Đảng, của lãnh tụ làm tài sản riêng”[4,tr.4]

Trên cơ sở các quy định đã nêu ở trên, một loạt văn bản của Ban Bí thư về thu thập, lập phông lưu trữ cá nhân các lãnh đạo đã được ban hành, điển hình như: Quyết định số 89-QĐ/TW, ngày 19/5/1989 về việc quản lý tập trung tài liệu lưu trữ về thân thế, sự nghiệp và hoạt động của Chủ tịch Hồ Chí Minh; Quyết định số 94-QĐ/TW, ngày 10/10/1989 về Phông Lưu trữ Chủ tịch Hồ Chí Minh; Quyết định số 114-QĐ/TW, ngày 20/10/1990 về việc tiếp nhận tài liệu, văn kiện của đồng chí Lê Đức Thọ, Cố vấn Ban Chấp hành Trung ương; Quyết định số 80-QĐ/TW, năm 1991 về việc thu thập và bảo quản tài liệu phông đồng chí Nguyễn Văn Linh…

Việc một loạt các quyết định được ban hành đã làm thay đổi toàn diện nhận thức và quan điểm về công tác thu thập, bảo quản khối tài liệu liên quan đến các lãnh đạo cấp cao của Đảng Trong thực tiễn, công tác thu thập tài liệu của các lãnh đạo đã đạt được những kết quả nhất định Hầu hết tài liệu của các Ủy viên Bộ Chính trị, Ủy viên Ban Bí thư thuộc giai đoạn này đã được thu thập và tập trung tương đối đầy đủ

về Kho Lưu trữ Trung ương Tài liệu của nhiều đồng chí hiện nay đã được chỉnh lý khoa học và lập phông lưu trữ độc lập, tính chất, tầm quan trọng của việc thu thập và lưu trữ toàn vẹn khối tài liệu của cá nhân các Ủy viên Bộ Chính trị, Uỷ viên Ban Bí thư vì thế ngày càng được chú ý

Để quản lý chặt chẽ tài liệu, văn kiện và thông tin trong quá trình hoạt động của

Uỷ viên Bộ Chính trị, Uỷ viên Ban Bí thư, ngày 02/05/1996 Ban Bí thư đã ban hành Quy định số 108-QĐ/TW một số điểm về bảo vệ bí mật của Bộ Chính trị, Ban Bí thư, trong đó mục 9 quy định rõ về việc giao nộp tài liệu của các Ủy viên Bộ Chính trị, Uỷ viên Ban Bí thư vào Lưu trữ cơ quan Văn phòng Trung ương Đảng “Các đồng chí Ủy viên Bộ Chính trị, Uỷ viên Ban Bí thư Trung ương Đảng cuối mỗi năm, mỗi khoá và khi không còn giữ các chức vụ trong các cơ quan lãnh đạo của Đảng giao nộp hồ sơ, tài liệu của Đảng cho Văn phòng Trung ương Đảng theo đúng chế độ Khi các đồng chí qua đời, gia đình có trách nhiệm giao nộp toàn bộ hồ sơ, tài liệu của Đảng cho Văn phòng Trung ương” [9,tr.4] Và điểm này, cho đến nay vẫn là căn cứ quan trọng

để Cục Lưu trữ, Văn phòng Trung ương Đảng tiến hành thu thập tài liệu của các Ủy viên Bộ Chính trị, Uỷ viên Ban Bí thư vào Lưu trữ cơ quan Văn phòng Trung ương Đảng

Sau một thời gian tiến hành công tác sưu tầm, thu thập tài liệu của các Ủy viên

Bộ Chính trị, Uỷ viên Ban Bí thư, Cục Lưu trữ, Văn phòng Trung ương Đảng gặp không ít khó khăn như khó tiếp cận hồ sơ, tài liệu do các cơ quan quản lý không chịu giao nộp tài liệu về Kho Lưu trữ Trung ương (điển hình là tài liệu của Chủ tịch Hồ Chí Minh, mặc dù Trung ương có quyết định về thành lập Phông Lưu trữ Chủ tịch Hồ Chí Minh và yêu cầu các cơ quan, bảo tàng hiện đang quản lý tài liệu của Chủ tịch và liên quan đến Chủ tịch giao nộp về Kho Lưu trữ Trung ương để quản lý tập trung thống nhất, nhưng nhiều cơ quan đã không thực hiện nghiêm túc quyết định này); thành phần tài liệu giao nộp không đầy đủ; tài liệu khi giao nộp hầu hết trong tình trạng lộn xộn, chưa lập thành hồ sơ Trước tình hình đó, ngày 21 tháng 12 năm 2000, Văn phòng Trung ương Đảng đã ban hành Hướng dẫn số 10-HD/VPTW “Về quản lý, lập hồ sơ và nộp lưu tài liệu của các đồng chí Ủy viên Bộ Chính trị, Cố vấn Ban Chấp hành Trung ương” với mong muốn hỗ trợ một phần nào đó để nâng cao chất lượng hồ

sơ, tài liệu của các Uỷ viên Bộ Chính trị, Cố vấn Ban Chấp hành Trung ương khi giao nộp vào Lưu trữ cơ quan Văn phòng Trung ương Đảng Đây là văn bản duy nhất đề cập tương đối đầy đủ các nội dung liên quan đến công tác quản lý, lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ của các Uỷ viên Bộ chính trị, cố vấn Ban chấp hành Trung ương như yêu cầu về hồ sơ, về thành phần tài liệu cần giao nộp, cách thức phân loại, sắp xếp hồ sơ tài liệu, thời gian giao nộp hồ sơ, tài liệu, đã gắn một phần trách nhiệm của các trợ lý, thư ký của các lãnh đạo đối với công tác phân loại, sắp xếp hồ sơ Nhưng sau khi ra đời văn bản đã không được triển khai trong thực tiễn nên thực sự chưa mang lại kết quả như mong muốn

Đến năm 2006, để thu thập đầy đủ và triệt để hồ sơ, tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của các lãnh đạo cấp cao của Đảng, Ban Bí thư đã ban hành Quy chế số 22-QĐ/TW, ngày 19/10/2006 về “thu hồi tài liệu của các đồng chí lãnh đạo Đảng và Nhà nước đã chuyển công tác khác, nghỉ hưu, từ trần”, tại quy định xác định

rõ thành phần tài liệu cần thu hồi, ngoài nhóm tài liệu do các cơ quan gửi đến, nhóm tài liệu do cá nhân sản sinh hoặc liên quan đến cá nhân đã được nhấn mạnh, bao gồm:

- Bài nói, bài phát biểu, bài viết của cá nhân

- Bản thảo, bản góp ý kiến vào các tài liệu, văn kiện

- Kiểm điểm công tác của cá nhân

- Báo cáo của cá nhân gửi Trung ương về kết quả công tác năm hoặc những phần việc được Trung ương phân công

- Báo cáo cáo của cá nhân về tình hình hoạt động của các cơ quan, ban, ngành, địa phương

- Tài liệu phản ánh hoạt động nghiên cứu khoa học, đề tài, đề án thuộc các ngành, lĩnh vực…

- Thư, điện của cá nhân gửi đến các cơ quan, các tỉnh, thành phố để chủ đạo và trao đổi công tác

- Thư, điện của cá nhân gửi các đồng chí trong Ban Chấp hành Trung ương để trao đổi công tác

- Tài liệu, sổ tay ghi chép công việc cá nhân

Bên cạnh đó, Quy chế còn nêu rõ „Tài liệu trước khi giao, nhận phải được thống kê đầy đủ Các bên liên quan lập biên bản giao, nhận tài liệu” [11,tr.3] “Sau khi các đồng chí lãnh đạo chuyển công tác khác, nghỉ hưu, từ trần, tài liệu phải được thu hồi đầy đủ và bảo quản tập trung tại Kho Lưu trữ Trung ương Đảng, hoặc kho lưu trữ tỉnh ủy, thành ủy, lưu trữ của cơ quan chủ quản” [11,tr.1]

Việc ra đời của Quy chế thu hồi tài liệu của các lãnh đạo Đảng và Nhà nước đã chuyển công tác khác, nghỉ hưu, từ trần được coi là bước tiến tiếp theo về mặt thể chế đối với công tác thu thập, lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu của các lãnh đạo Đảng

và Nhà nước, trong đó có các Uỷ viên Bộ Chính trị, Uỷ viên Ban Bí thư vào Lưu trữ

cơ quan Văn phòng Trung ương Đảng Càng khẳng định rõ Đảng ta rất quan tâm đến công tác thu thập, bảo mật và bảo quản an toàn tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của các lãnh đạo Đảng và Nhà nước Đồng thời cũng tác động mạnh mẽ vào trách nhiệm của cơ quan lưu trữ của Đảng và các cá nhân, tổ chức có liên quan trong việc thu thập, lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ tài liệu của các lãnh đạo cấp cao của Đảng

và Nhà nước vào các kho lưu trữ

Và gần đây, tại quy định số 20-QĐ/VPTW ngày 20/5/2013 của Văn phòng Trung ương Đảng về sự phối hợp công tác giữa Văn phòng Trung ương Đảng với văn phòng, tổ giúp việc các Uỷ viên Bộ Chính trị, Uỷ viên Ban Bí thư, việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ một lần nữa khẳng định: “Văn phòng, tổ giúp việc các đồng chí lãnh đạo có trách nhiệm quản lý, lập hồ sơ và giao nộp các hồ sơ tài liệu vào Kho Lưu trữ Trung ương Đảng theo đúng quy định của Trung ương và hướng dẫn của Văn phòng Trung ương” [81,tr.4]

Tính chất, tầm quan trọng của việc thu thập và quản lý tập trung thống nhất tài liệu của các lãnh đạo Đảng và Nhà nước thuộc Phông Lưu trữ Đảng cộng sản Việt Nam còn được quy định chặt chẽ trong văn bản pháp lý cao nhất của Nhà nước Cộng hòa xã hội Chủ nghĩa Việt Nam - Luật Lưu trữ năm 2011 quy định “Phông lưu trữ Đảng Cộng sản việt Nam là toàn bộ tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của

… các nhân vật lịch sử tiêu biểu của Đảng, tổ chức tiền thân của Đảng và của các tổ chức chính trị xã hội” [63,tr.2] Điều 9, Luật Lưu trữ năm 2011 quy định “Người được giao giải quyết, theo dõi công việc của cơ quan, tổ chức có trách nhiệm lập hồ sơ về công việc được giao và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan; trước khi nghỉ hưu, thôi việc hoặc chuyển công tác khác thì phải bàn giao đầy đủ hồ sơ, tài liệu cho người có trách nhiệm của cơ quan, tổ chức” [63,tr.4-5]

Có thể khẳng định, đến thời điểm hiện nay, căn cứ pháp lý để tiến hành thu thập, lập hồ sơ tài liệu của các lãnh đạo Đảng và Nhà nước nói chung, các Ủy viên Bộ Chính trị, Ủy viên Ban Bí thư nói riêng vào Lưu trữ cơ quan Văn phòng Trung ương Đảng là khá đầy đủ và rõ ràng Các văn bản quan trọng của Đảng và Nhà nước về công tác lưu trữ như Quy định 22-QĐ/TW ngày 01/10/1987, Quy định 20-QĐ/TW ngày 23/9/1987, Quy định 270 ngày 06/12/2014 của Ban Bí thư Trung ương Đảng và Luật Lưu trữ năm 2011của Quốc hội khóa XI đều khẳng định tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của các Ủy viên Bộ Chính trị, Uỷ viên Ban Bí thư là thành phần quan trọng thuộc Phông Lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam, phải lập hồ sơ và quản lý tập trung thống nhất Một số văn bản như quy định 108-QĐ/TW, quy chế 22-QĐ/TW của Ban Bí thư đã quy định rõ thời gian giao nộp tài liệu, thủ tục giao nộp tài liệu Tuy nhiên, các nội dung liên quan đến việc lập hồ sơ, tài liệu hình thành trong quá

trình hoạt động của các Uỷ viên Bộ Chính trị, Uỷ viên Ban Bí thư còn nằm rải rác ở nhiều văn bản khác nhau, nhiều nội dung như trách nhiệm lập hồ sơ, trách nhiệm hướng dẫn lập hồ sơ, các dạng hồ sơ cần phải lập để giao nộp vào Lưu trữ cơ quan Văn phòng Trung ương Đảng chưa được quy định rõ ràng, cụ thể, nhất là việc xây dựng danh mục hồ sơ, chuẩn hoá hồ sơ của Uỷ viên Bộ Chính trị, Uỷ viên Ban Bí thư

Rõ ràng sự thiếu, khuyết của các văn bản nêu trên đã ảnh hưởng rất lớn đến chất lượng lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ hình thành trong quá trình hoạt động của Uỷ viên

Bộ Chính trị, Uỷ viên Ban Bí thư vào Lưu trữ cơ quan Văn phòng Trung ương Đảng Qua đó, càng khẳng định sự cần thiết phải xây dựng Danh mục hồ sơ tài liệu, nhất là chuẩn hóa được một số hồ sơ quan trọng giúp cho trợ lý, thư ký các Uỷ viên Bộ Chính trị, Uỷ viên Ban Bí thư có căn cứ để thu thập và lập hồ sơ một cách đầy đủ

1.3- Căn cứ, yêu cầu và ý nghĩa, vai trò của việc xây dựng danh mục hồ sơ

và chuẩn hoá hồ sơ tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của Uỷ viên Bộ Chính trị, Uỷ viên Ban Bí thư

1.3.1- Căn cứ của việc lập danh mục hồ sơ và chuẩn hoá hồ sơ

- Căn cứ vào quy định của Đảng, nhà nước và của Văn phòng Trung ương Đảng về công tác lập hồ sơ, danh mục hồ sơ và chuẩn hoá hồ sơ

Lập hồ sơ là nhiệm vụ quan trọng của công tác văn thư là khâu cuối cùng cũng

là khâu nối tiếp giữa công tác văn thư và công tác lưu trữ Công tác lập hồ sơ ở khâu văn thư nếu làm được tốt, giúp cho việc quản lý tài liệu được chặt chẽ và phục vụ giải quyết công việc được nhanh chóng kịp thời Đặc biệt giúp cho lưu trữ thuận lợi trong việc quản lý và tra tìm tài liệu phục vụ các yêu cầu khai thác, không mất nhiều thời gian và nhân lực vào việc chỉnh lý tài liệu, hạn chế một khối lượng lớn tài liệu trùng thừa vào các kho lưu trữ Ý thức được vấn đề này, đảng và nhà nước ta đã ban hành nhiều văn bản quan trọng liên quan đến công tác thu thập, lập hồ sơ tài liệu của các cơ quan, tổ chức, cá nhân nói chung và tài liệu của các Uỷ viên Bộ Chính trị, Uỷ viên Ban Bí thư nói riêng (như đã phân tích ở trên) Đây chính là cơ sở pháp lý quan trọng

để tiến hành lập Danh mục hồ sơ và chuẩn hoá các hồ sơ, tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của các Uỷ viên Bộ Chính trị, Uỷ viên Ban Bí thư

- Căn cứ vào nhiệm vụ, trách nhiệm, quyền hạn, chế độ làm việc và phân công công tác của Bộ Chính trị, Ban Bí thư và các uỷ viên Bộ Chính trị, Uỷ viên Ban Bí thư

Tổ chức của Ban chấp hành Trung ương các khoá gần đây gồm: Ban Chấp hành Trung ương, Bộ Chính trị, Ban Bí thư Ban Chấp hành Trung ương do Đại hội đại biểu toàn quốc của Đảng bầu ra Tại hội nghị Trung ương lần thứ nhất, Ban Chấp hành Trung ương đảng đã bầu Bộ Chính trị và lập Ban Bí thư

Ban chấp hành Trung ương là cơ quan lãnh đạo của Đảng giữa 2 kỳ Đại hội, Bộ Chính trị là cơ quan lãnh đạo của Đảng giữa 2 kỳ hội nghị Ban chấp hành Trung ương, Ban Bí thư là cơ quan điều hành công việc hàng ngày của Đảng Số lượng Uỷ viên Ban Chấp hành Trung ương do Đại hội đại biểu toàn quốc quyết định Số lượng

Uỷ viên Bộ Chính trị, Uỷ viên Ban Bí thư do Ban chấp hành Trung ương quyết định Tham mưu, giúp việc cho Ban chấp hành Trung ương, Bộ Chính trị, Ban Bí thư là hệ thống các ban của đảng (gồm Văn phòng Trung ương, Uỷ ban Kiểm tra Trung ương

và các ban do Ban chấp hành Trung ương Đảng quyết định thành lập và uỷ nhiệm Bộ Chính trị quy định về chức năng, nhiệm vụ và tổ chức bộ máy của các cơ quan này)

Trong quá trình hoạt động, Ban Chấp hành Trung ương đã ban hành Quy chế làm việc của mình, trong đó quy định rõ trách nhiệm, quyền hạn, chế độ làm việc và phương pháp công tác của Bộ Chính trị, Ban Bí thư và cá nhân các uỷ viên Bộ Chính trị, Uỷ viên Ban Bí thư Vì vậy, lập danh mục hồ sơ và chuẩn hoá hồ sơ của các Uỷ viên Bộ Chính trị, Uỷ viên Ban Bí thư nhất thiết phải nghiên cứu quy chế làm việc của Ban Chấp hành Trung ương, nhất là quyết định của Trung ương về phân công lĩnh vực công tác phụ trách đối với các Uỷ viên Bộ Chính trị, Uỷ viên Ban Bí thư Đây là nguyên tắc quan trọng nhất để xây dựng danh mục hồ sơ, bởi khi nghiên cứu các văn bản này chúng ta mới nắm được rõ nhất lề lối làm việc, trách nhiệm, quyền hạn, đặc biệt là sự phân cấp trong xử lý công việc của tập thể Ban Chấp hành Trung ương, Bộ Chính trị, Ban Bí thư cho đến cá nhân các Uỷ viên Bộ Chính trị, Uỷ viên Ban Bí thư,

từ đó giúp chúng ta nắm được thành phần, nội dung các văn bản hình thành trong quá trình hoạt động của Ban Chấp hành Trung ương, Bộ Chính trị, Ban Bí thư, của các uỷ viên Bộ Chính trị, Uỷ viên Ban Bí thư; nắm và phân định rõ đâu là tài liệu mang danh

nghĩa tập thể, đâu là tài liệu mang danh nghĩa cá nhân, từ đó giúp cho việc xây dựng Danh mục hồ sơ và chuẩn hóa hồ sơ một cách chính xác, đầy đủ và khoa học

- Căn cứ vào chương trình, kế hoạch, báo cáo công tác hàng năm, cả nhiệm kỳ của Ban Chấp hành Trung ương, Bộ Chính trị, Ban Bí thư và cá nhân các uỷ viên Bộ Chính trị, Uỷ viên Ban Bí thư

Đây là những văn bản quan trọng, thể hiện cơ bản đầy đủ các hoạt động của Ban Chấp hành Trung ương, Bộ Chính trị, Ban Bí thư và các Uỷ viên Bộ Chính trị,

Uỷ viên Ban Bí thư trong một năm hay cả nhiệm kỳ Thông qua các văn bản này, chúng ta nắm được hoạt động của tập thể và của cá nhân Uỷ viên Bộ Chính trị, Uỷ viên Ban Bí thư Từ đó chúng ta nắm được các hồ sơ sẽ hình thành trong quá trình hoạt động của các Uỷ viên Bộ Chính trị, Uỷ viên Ban Bí thư Việc nghiên cứu chương trình, kế hoạch, báo cáo công tác hàng năm, cả nhiệm kỳ của tập thể Ban Chấp hành Trung ương, Bộ Chính trị, Ban Bí thư, chúng ta sẽ nắm được hoạt động, đóng góp của

cá nhân trong hoạt động chung đó Từ đó có cái nhìn toàn diện hơn về thành phần, nội dung tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của cá nhân Uỷ viên Bộ Chính trị,

Uỷ viên Ban Bí thư, giúp cho việc xây dựng Danh mục hồ sơ và chuẩn hóa các hồ sơ được đầy đủ, triệt để hơn

- Căn cứ vào các văn bản liên quan đến quy trình công tác, quy định về chế độ thông tin, chế độ báo cáo, chế độ sơ kết, tổng kết, chế độ đi công tác cơ sở , dự hội nghị của Uỷ viên Bộ Chính trị, Uỷ viên Ban Bí thư

Nghiên cứu các văn bản nêu trên giúp chúng ta nắm được quy trình hình hành văn bản, các dạng tài liệu sẽ có trong mỗi phần việc mà các Uỷ viên Bộ Chính trị, Uỷ viên Ban Bí thư tham gia giải quyết Ví dụ, về tổ chức hội nghị Ban Chấp hành Trung ương, hội nghị Bộ Chính trị, Ban Bí thư, nắm được từ khâu chuẩn bị văn bản, do ai chuẩn bị, thời gian chuẩn bị, trách nhiệm của cơ quan thẩm định, trách nhiệm của Uỷ viên Bộ Chính trị, Uỷ viên Ban Bí thư trong các lĩnh vực trình hội nghị Ngoài ra, giúp chúng ta cơ bản nắm được các dạng tài liệu sẽ gửi đến cá nhân Uỷ viên Bộ Chính trị, Uỷ viên Ban Bí thư và xác định được dạng tài liệu nào gửi đến chỉ để biết, dạng tài liệu nào gửi đến các Uỷ viên Bộ Chính trị, Uỷ viên Ban Bí thư phải xử lý để

từ đó có sự xác định chính xác hồ sơ để đưa vào danh mục yêu cầu cần lập và xác định được thành phần tài liệu có trong hồ sơ

- Ngoài ra cần căn cứ vào các văn bản quy định về độ mật, về bảo mật thông tin

và quy định về thời hạn bảo quản tài liệu

Các hồ sơ trong danh mục hồ sơ cần được ghi rõ mức độ mật để lưu ý các trợ

lý, thư ký trong quá trình lập, theo dõi và quản lý hồ sơ phải thực hiện đúng quy định của Đảng và Nhà nước về bảo vệ bí mật thông tin trong hồ sơ tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của các Uỷ viên Bộ Chính trị, Uỷ viên Ban Bí thư Ví dụ các tài liệu liên quan đến tình hình tranh chấp Biển Đông hoặc xử lý vụ án trọng điểm hoặc liên quan đến lịch sử chính trị của 01 cán bộ cao cấp… nếu bị lộ sẽ gây hậu quả nghiêm trọng đến anh ninh quốc gia, đến nội bộ trong Đảng Vì vậy, để bảo vệ thông tin bí mật tài liệu của các Uỷ viên Bộ Chính trị, Uỷ viên Ban Bí thư đòi hỏi chế độ bảo mật phải đặc biệt chú ý Việc xây dựng Danh mục hồ sơ của các Uỷ viên Bộ Chính trị, Uỷ viên Ban Bí thư vì thế cũng cần căn cứ vào các văn bản quy định của Đảng và Nhà nước về bảo vệ bí mật nhà nước

Bên cạnh đó, khi xây dựng danh mục hồ sơ cần xác định được giá trị của hồ sơ tài liệu để giúp cho các cán bộ khi lập hồ sơ chú ý để lập hồ sơ một cách hoàn chỉnh

Để xác định giá trị hồ sơ một cách chuẩn xác, cần căn cứ vào Bảng thời hạn bảo quản mẫu và căn cứ vào mục lục hồ sơ các phông Uỷ viên Bộ Chính trị, Uỷ viên Ban Bí thư đã chỉnh lý hiện đang bảo quản tại Lưu trữ lịch sử như mục lục hồ sơ phông Lê Duẩn, Trường Chinh, Đào Duy Tùng…

1.3.2- Yêu cầu của việc xây dựng danh mục hồ sơ và chuẩn hoá hồ sơ

- Phải phản ánh toàn diện các mặt hoạt động của các Uỷ viên Bộ Chính trị, Uỷ viên Ban Bí thư

Khi xây dựng danh mục hồ sơ, các văn bản quy định về trách nhiệm, quyền hạn, phân công công việc của các Uỷ viên Bộ Chính trị, Uỷ viên Ban Bí thư là căn cứ quan trọng nhất Do vậy, yêu cầu đầu tiên của danh mục hồ sơ và chuẩn hoá hồ sơ đó

là thông qua các hồ sơ phải phản ánh được các nhiệm vụ mà cá nhân đồng chí đó được Trung ương phân công thực hiện

- Danh mục hồ sơ, chuẩn hoá hồ sơ phải được xây dựng từ việc khảo sát thực tế tài liệu

Đây là yêu cầu rất quan trọng, nếu ta khảo sát được kỹ tài liệu thì tiêu đề các hồ

sơ trong danh mục hồ sơ sẽ được viết chính xác giúp cho người sử dụng dễ vận dụng trong thực tiễn lập hồ sơ, giúp xác định chính xác dạng hồ sơ cần lập Ngoài ra, khảo sát được kỹ tài liệu, chúng ta nắm rõ đặc điểm, thành phần, nội dung của những tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của các Uỷ viên Bộ Chính trị, Uỷ viên Ban

Bí thư sẽ giúp cho việc chuẩn hóa hồ sơ hay nói cụ thể hơn giúp cho việc xác định thành phần tài liệu cần có trong một hồ sơ được chính xác, như vậy sự chuẩn của hồ

sơ ngày càng được hoàn thiện

- Tài liệu trong hồ sơ phải phản ánh đúng chức năng, nhiệm vụ của cá nhân Ủy

viên Bộ Chính trị, Uỷ viên Ban Bí thư Để đảm bảo tiêu chí này, người lập hồ sơ phải nắm vững chức năng, nhiệm vụ của Uỷ viên Bộ Chính trị, Uỷ viên Ban Bí thư đã được Trung ương phân công, từ đó nắm được các hoạt động của cá nhân đó trong một năm, có thể rộng hơn trong cả nhiệm kỳ Xoay quanh các hoạt động đó, nhất là hoạt động do chính cá nhân chủ trì hoặc trực tiếp tham gia xử lý chú ý thu thập đầy đủ tài liệu để lập hồ sơ phản ánh các hoạt động của các cá nhân đó

- Tài liệu trong hồ sơ phải đầy đủ, vậy hiểu thế nào là đầy đủ, khi hết năm hoặc hết nhiệm kỳ, thư ký các Ủy viên Bộ Chính trị, Uỷ viên Ban Bí thư mang tài liệu đến giao nộp cho lưu trữ và nói đây là tất cả hồ sơ, tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của Uỷ viên Bộ Chính trị, Uỷ viên Ban Bí thư trong thời gian vừa qua Vậy cán

bộ lưu trữ khi tiếp nhận hồ sơ, tài liệu như vậy đã có thể chấp nhận sự đầy đủ của tài liệu chưa hay bằng cách nào chúng ta kiểm tra được sự đầy đủ của tài liệu Chắc chắn trong tình huống như vậy để khẳng định sự thiếu đủ của tài liệu là rất khó đối với cán

bộ lưu trữ Vì vậy, để thu được hồ sơ của các Ủy viên Bộ Chính trị, Uỷ viên Ban Bí thư một cách đầy đủ, cán bộ lưu trữ cần phải nắm được nhiệm vụ và lĩnh vực mà uỷ viên đó được Trung ương phân công phụ trách theo quyết định của Bộ Chính trị về phân công công tác cho các Ủy viên Bộ Chính trị, Uỷ viên Ban Bí thư; nắm được các hoạt động nổi bật của cá nhân trong năm qua thông qua chương trình công tác toàn khóa, chương trình công tác hàng năm của Ban Chấp hành Trung ương, Bộ Chính trị, Ban Bí thư, thông qua kiểm điểm công tác hàng năm của tập thể Ban Chấp hành Trung ương, Bộ Chính trị, Ban Bí thư; nắm được các dạng tài liệu chắc chắn và sẽ

hình thành trong các hoạt động của các Ủy viên Bộ Chính trị, Uỷ viên Ban Bí thư thông qua quy chế, lề lối làm việc, các quy trình công tác của Ban Chấp hành Trung ương, Bộ Chính trị, Ban Bí thư Trên cơ sở nghiên cứu đó, cán bộ lưu trữ xác định được các hồ sơ cần lập trong năm đó của Ủy viên Bộ Chính trị, Uỷ viên Ban Bí thư và xác định được thành phần tài liệu cơ bản cần có trong các hồ sơ đó Việc xác định được thành phần tài liệu trong hồ sơ là nhiệm vụ quan trọng để chuẩn hóa các hồ sơ

Ví dụ hồ sơ chuyến đi công tác nước ngoài; hồ sơ chuyến thăm và làm việc tại ban,

bộ, ngành, tỉnh thành; Hồ sơ thể hiện sự lãnh đạo, chỉ đạo, xử lý của cá nhân đối với các vấn đề, các vụ việc được Trung ương phân công… trong mỗi hồ sơ đó sẽ gồm những dạng tài liệu nào Căn cứ vào danh mục thành phần tài liệu đã được xác định trong mỗi hồ sơ, các trợ lý, thư ký sẽ tập hợp tài liệu và lập hồ sơ một cách đầy đủ

- Tài liệu trong hồ sơ phải phản ánh toàn bộ, hoặc một phần, một giai đoạn của quá trình diễn biến của sự việc Đối với hồ sơ hình thành trong quá trình hoạt động của các Ủy viên Bộ Chính trị, Uỷ viên Ban Bí thư thì hồ sơ phản ánh toàn bộ quá trình diễn biến của sự việc là không thể có Ngay trong một cơ quan, để lập hồ sơ hội nghị thì chúng ta có thể lập hồ sơ hội nghị từ đầu đến cuối nhưng hồ sơ như vậy vẫn

là chưa đủ hết vì tài liệu về thanh quyết toán kinh phí hội nghị không lập ở đó, chính

vì vậy không thể là một hồ sơ phản ánh toàn bộ Vì vậy, hồ sơ đầy đủ ở đây có nghĩa

là cá nhân Ủy viên Bộ Chính trị, Uỷ viên Ban Bí thư được giao việc gì, tham gia phần việc gì thì lập hồ sơ về phần việc đó, chứ không phải lập hồ sơ của sự việc đó Ví dụ,

hồ sơ hội nghị Bộ Chính trị, chúng ta không thể yêu cầu lập đầy đủ hồ sơ này ở phông lưu trữ cá nhân các Ủy viên Bộ Chính trị, bởi hồ sơ này phản ánh hoạt động của tập thể Bộ Chính trị sẽ do Vụ Thư ký thuộc Văn phòng Trung ương Đảng lập và hồ sơ này sẽ thuộc Phông Ban Chấp hành Trung ương, còn ở phông tài liệu các Ủy viên Bộ Chính trị, Uỷ viên Ban Bí thư, sẽ lập được hồ sơ thể hiện việc cá nhân đó đóng góp ý kiến trong việc chuẩn bị các nội dung để trình hội nghị Bộ Chính trị Vì vậy, hồ sơ không nhất thiết phải phản ánh toàn bộ sự việc mà quan trọng phải phản ánh đầy đủ quá trình mà cá nhân đó tham gia giải quyết

- Tài liệu trong hồ sơ phải có giá trị pháp lý và độ tin cậy cao nhất Với tiêu chí này yêu cầu người lập hồ sơ phải thực sự am hiểu về tài liệu để lựa chọn tài liệu không chỉ có giá trị về mặt nội dung mà còn phải đảm bảo đầy đủ về mặt thể thức Tài liệu trong hồ sơ ngoài việc phải đảm bảo giá trị pháp lý thì việc thể hiện đầy đủ độ tin

cậy là vô cùng quan trọng Đối với tài liệu của các cơ quan thì việc xác định đơn giản hơn, tài liệu đầy đủ tiêu đề văn bản, nội dung đầy đủ, có chữ ký và dấu của cơ quan đã thể hiện được là tài liệu đó có giá trị pháp lý và độ tin cậy cao Nhưng trong hồ sơ còn nhiều dạng tài liệu khác như phiếu gửi, đơn, thư, ý kiến góp ý của cá nhân như vậy xác định tính pháp lý và độ tin cậy đối với các dạng tài liệu này như thế nào Thông thường đối với dạng tài liệu này chủ yếu căn cứ vào bản có chữ ký người đứng tên Tuy nhiên trong thực tế cần phải linh hoạt, ví dụ có ba cái đơn của một cá nhân, một đơn đánh máy không có chữ ký, một đơn đánh máy có chữ ký, một đơn viết tay có chữ ký nội dung như nhau không sai một chữ thì yêu cầu giữ cái đơn viết tay có chữ

ký thì độ tin cậy cao hơn Trong tài liệu, bản gốc là bản có độ tin cậy cao nhất, nếu có bản chính và bản gốc thì lưu bản gốc, nếu không có bản gốc thì lưu bản chính, giữa bản chính và sao y bản chính thì giữ bản chính, giữa sao y bản chính với sao lục giữ bản sao y bản chính, giữa sao lục với bản phô tô giữ bản phô tô Nếu ta chuẩn hoá được vấn đề này, giúp cho người lập hồ sơ luôn ý thức phải chọn bản có giá trị pháp

lý và độ tin cậy cao nhất để đưa vào hồ sơ

- Thông tin về hồ sơ phải được mô tả đầy đủ và chính xác Việc mô tả thông tin

hồ sơ là rất quan trọng giúp cho mọi người nắm được các thông tin cần thiết về hồ sơ như thể loại tài liệu có trong hồ sơ, nội dung hồ sơ tài liệu, ngày tháng năm của tài liệu trong hồ sơ, tổng số trang của hồ sơ tài liệu, tình trạng vật lý tài liệu trong hồ sơ

Để hồ sơ tài liệu đáp ứng các yêu cầu trên những công cụ bắt buộc phải có như mẫu bìa hồ sơ, tờ mục lục thống kê bên trong hồ sơ sơ và tờ chứng từ kết thúc

- Hồ sơ trong danh mục phải được phân loại và hệ thống hoá khoa học; tài liệu trong hồ sơ phải được sắp xếp theo trình tự nhất định

Danh mục hồ sơ là bản kê tên những hồ sơ phải lập trong 01 năm hoặc một nhiệm kỳ hoạt động của các Ủy viên Bộ Chính trị, Uỷ viên Ban Bí thư Như vậy toàn

bộ hồ sơ tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của các Uỷ viên Bộ Chính trị,

Uỷ viên Ban Bí thư trong một năm hoặc trong cả nhiệm kỳ Ban chấp hành Trung ương sẽ được phản ánh trong danh mục hồ sơ Tuy nhiên để danh mục hồ sơ thực sự khoa học, là công cụ tra tìm thuận lợi cho người sử dụng khi cần tra cứu thì danh mục

hồ sơ cần phải phân loại và hệ thống khoa học Việc phân loại và hệ thống khoa học các hồ sơ trong Danh mục cần phải dựa trên cơ sở thực tiễn hoạt động của các Uỷ viên Bộ Chính trị, Uỷ viên Ban Bí thư để phân loại thành các nhóm lớn, nhóm nhỏ và

cuối cùng là đến các hồ sơ Trong từng nhóm hồ sơ phải được sắp xếp một cách khoa học để cố định vị trí hồ sơ, tạo thuận lợi cho việc tra tìm và quản lý hồ sơ Đối với tài liệu trong hồ phải sắp xếp theo trật tự nhất định tương ứng với đặc điểm của hồ sơ đó

Ví dụ tập văn bản phát hành, trật tự sắp xếp tài liệu bên trong hồ sơ theo số ký hiệu của văn bản; hồ sơ vụ việc thì tài liệu phải sắp xếp theo diễn biến của việc Việc cố định tài liệu trong hồ sơ giúp thuận lợi cho việc quản lý tài liệu và rút tài liệu khi phục

vụ các yêu cầu khai thác

- Hồ sơ trong danh mục hồ sơ phải xác định thời hạn bảo quản

Yêu cầu này nhằm giúp cho các cán bộ phụ trách việc lập hồ sơ của các Uỷ viên Bộ Chính trị, Uỷ viên Ban Bí thư có thức thu thập và lập đầy đủ các hồ sơ có giá trị đồng thời có thể xem xét loại bỏ những hồ sơ, tài liệu đã hết giá trị ra khỏi thành phần phông các Ủy viên Bộ Chính trị, Uỷ viên Ban Bí thư để hồ sơ, tài liệu của các

Ủy viên Bộ Chính trị, Uỷ viên Ban Bí thư khi giao nộp vào Lưu trữ cơ quan Văn phòng Trung ương Đảng thực sự có chất lượng, thực sự có giá trị

1.3.3- Ý nghĩa, vai trò của Danh mục hồ sơ và chuẩn hoá hồ sơ

* Ý nghĩa, vai trò của Danh mục hồ sơ

Trước hết, có thể khẳng định Danh mục hồ sơ là căn cứ quan trọng để các trợ

lý, thư ký căn cứ vào đó để chủ động thu thập tài liệu và lập hồ sơ đầy đủ các công việc mà Ủy viên Bộ Chính trị, Uỷ viên Ban Bí thư đã xử lý trong quá trình hoạt động của mình Đồng thời thông qua danh mục hồ sơ giúp chính cá nhân Ủy viên Bộ Chính trị, Uỷ viên Ban Bí thư mà trực tiếp là các trợ lý, thư ký có cái nhìn tổng quát về những công việc trong một năm cần phải giải quyết để từ đó có thể chủ động trong việc sắp xếp, bố trí và xử lý công việc một cách khoa học, hiệu quả Với phân tích nêu trên cho thấy danh mục hồ sơ đã góp một phần quan trọng trong việc tổ chức, điều hành công việc và hơn hết là giúp nâng cao chất lượng hồ sơ, tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của các Ủy viên Bộ Chính trị, Uỷ viên Ban Bí thư khi giao nộp vào Lưu trữ cơ quan Văn phòng Trung ương Đảng

Bên cạnh đó, danh mục hồ sơ còn là công cụ quan trọng để các chuyên viên lưu trữ hướng dẫn các trợ lý, thư ký phân loại và xác định giá trị tài liệu đồng thời là căn

cứ để kiểm tra, đôn đốc việc lập hồ sơ hình thành trong quá trình hoạt động của các

Ủy viên Bộ Chính trị, Uỷ viên Ban Bí thư Thông qua đó, góp phần nâng cao ý thức,

trách nhiệm của mỗi cá nhân giúp việc Ủy viên Bộ Chính trị, Uỷ viên Ban Bí thư trong việc lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan Văn phòng Trung ương Đảng

* Ý nghĩa, vai trò của chuẩn hoá hồ sơ

Cũng như danh mục hồ sơ, việc chuẩn hóa hồ sơ có ý nghĩa và vai trò rất quan trọng, nếu hồ sơ hình thành trong quá trình hoạt động của Ủy viên Bộ Chính trị, Uỷ viên Ban Bí thư được chuẩn hóa thì các trợ lý, thư k ý có thể lập hồ sơ theo độ chuẩn

đó Văn bản, tài liệu thuộc mỗi hồ sơ sẽ được thu thập, sắp xếp, quản lý một cách đầy

đủ, khoa học, lưu giữ được những tài liệu có giá trị, phục vụ chính xác có hiệu quả các nhu cầu nghiên cứu, sử dụng khai thác tài liệu, góp phần nâng cao năng suất và chất lượng công việc Bên cạnh đó, chuẩn hóa hồ sơ còn tạo thuận lợi cho trao đổi thông tin Việc chuẩn hóa các định nghĩa, các thuật ngữ, quy định các ký hiệu, dấu hiệu để dùng chung sẽ giúp xây dựng cách hiểu thống nhất, giúp quá trình trao đổi thông tin được thuận lợi, từ đó góp phần nâng cao hiệu quả, năng suất lao động Ví

dụ, chuẩn hóa các khái niệm về hồ sơ, k ý hiệu hồ sơ, danh mục hồ sơ, mục lục văn bản, mục lục hồ sơ… không chỉ tạo sự thống nhất trong ngành văn thư, lưu trữ mà còn giúp những người không làm công tác lưu trữ, nhất là những người trực tiếp đảm nhiệm công việc lập hồ sơ cũng có thể hiểu và tiếp cận nhanh chóng, chính xác về các thuật ngữ này

Trong thời đại công nghệ thông tin, việc chuẩn hóa hồ sơ là cơ sở quan trọng để thúc đẩy việc ứng dụng công nghệ thông tin vào trong công tác lập hồ sơ và quản l ý văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của các Ủy viên Bộ Chính trị,

Uỷ viên Ban Bí thư Với kết quả là các hồ sơ điện tử khi giao nộp vào Lưu trữ cơ quan Văn phòng Trung ương Đảng góp một phần không nhỏ, tạo tiền đề vững chắc để hiện đại hóa công tác văn thư, lưu trữ sau này

Bên cạnh đó, hồ sơ khi giao nộp vào lưu trữ đã được lập hoàn chỉnh, chuẩn cả nội dung và hình thức, cán bộ lưu trữ sẽ không mất nhiều thời gian cho việc chỉnh lý lại hồ sơ, phục vụ các yêu cầu khai thác, sử dụng hồ sơ, tài liệu được nhanh chóng, kịp thời, chính xác Điều đặc biệt quan trọng hơn nữa, việc chuẩn hoá hồ sơ sẽ hạn chế được một khối lượng khá lớn tài liệu trùng thừa, tài liệu hết giá trị mà trước đây đều giao nộp vào kho lưu trữ gây tốn diện tích kho để bảo quản và nhân lực để quản