báo cáo thực tập nhận thức công ty tnhh phân phối lê vinh

Thông qua 2 tháng thực tập tại Công ty TNHH Phân phối Lê Vinh, tôi đã có điều kiện tiếp xúc với môi trường làm việc và các công việc văn phòng được giao đều được của c chị phòng Kế Toán

TRƯỜNG ĐẠI HỌC HOA SEN KHOA KINH TẾ THƯƠNG MẠI



Tháng 1 năm 2013

Tên cơ quan thực tập : Công ty TNHH Phân Phối Lê Vinh Thời gian thực tập : từ 07/01/2013 đến 10/03/2013 Người hướng dẫn : chị Trần Thị Tú Nhung

Sinh viên thực hiện : Trần Thanh Thanh

BÁO CÁO THỰC TẬP

NHẬN THỨC

Tên cơ quan thực tập : Công ty TNHH Phân Phối Lê Vinh

Thời gian thực tập : từ 07/01/2013 đến 10/03/2013

Người hướng dẫn : chị Trần Thị Tú Nhung

Sinh viên thực hiện : Trần Thanh Thanh

Tháng 1 năm 2013

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC HOA SEN KHOA KINH TẾ THƯƠNG MẠI

TRÍCH YẾU

Nhằm tạo điều kiện cho sinh viên có thề áp dụng kiến thức đã học ở trường vào thực tiễn cũng như giúp sinh viên trải nghiệm được môi trường làm việc ở các công ty, doanh nghiệp trong nước, trường Đại học Hoa Sen đã tạo cơ hội cho sinh viên thực tập nhận thức vào mỗi học kỳ Thông qua 2 tháng thực tập tại Công ty TNHH Phân phối Lê Vinh, tôi đã có điều kiện tiếp xúc với môi trường làm việc và các công việc văn phòng được giao đều được của c chị phòng Kế Toán chỉ dẫn một cách tận tình Dù công việc được giao không nhiều nhưng tôi đã được quan sát cách làm việc của các anh chị để phần nào hiểu rõ và rút ra kinh nghiệm cho bản thân trong môi trường làm việc khá căng thẳng và nhiều khó khăn ở công ty

Tôi nong rằng bài báo cáo này sẽ hiểu rõ hơn những công việc thực tập của tôi và những kinh nghiệm tôi đã đạt được trong quá trình thực tập tại Công ty TNHH Phân phối

Lê Vinh

NHẬN XÉT NGƯỜI HƯỚNG DẪN

………

………

………

………

NHẬN XÉT GIẢNG VIÊN HƯỚNG DẪN

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

MỤC LỤC TRÍCH YẾU 1

NHẬN XÉT CỦA NGƯỜI HƯỚNG DẪN 5

NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN HƯỚNG DẪN 6

MỤC LỤC 7

LỜI CÁM ƠN 8

DẪN NHẬP 6

I.GIỚI THIỆU CÔNG TY THỰC TẬP 7

1 Lịch sử hình thành và phát triển 7

2 Lĩnh vực kinh doanh 7

3 Sản phẩm của công ty 8

4 Mục tiêu của doanh nghiệp 8

5 Cơ cấu tổ chức bộ máy của doanh nghiệp 9

5.1 Bộ máy tổ chức của doanh nghiệp 9

5.1.1 Sơ đồ tổ chức của doanh nghiệp 9

5.1.2 Chức năng nhiệm vụ của các phòng ban 10

5.2 Bộ máy tổ chức phòng kế toán 10

5.2.1 Sơ đồ tổ chức phòng kế toán 10

5.2.2 Phân công nhiệm vụ trong phòng kế toán 10

6 Hình thức kế toán 12

II QUY TRÌNH BÁN HÀNG VÀ MUA HÀNG CỦA CÔNG TY 12

1 Quy trình mua hàng 12

2 Quy trình bán hàng Error! Bookmark not defined III CÁC CÔNG VIỆC THỰC TẬP 16

3.1 Nhâp hóa đơn bán hàng 16

3.2 Xếp phiếu VAT của tháng 16

3.3 Nhập phiếu nhập mua 17

3.4 Xuất phiếu mua hàng 17

3.5 Làm BMS 18

IV.NHẬN XÉT BẢN THÂN 18

4.1.Thuận lợi 18

4.2 Khó khăn 19

4.3 Nhận xét 19

KẾT LUẬN 20

PHỤ LỤC 21

LỜI CẢM ƠN

Để hoàn thành tốt đợt thực tập nhận thức này, tôi xin chân thành cảm ơn sự hỗ trợ của:

 Trường Đại học Hoa Sen đã tạo điều kiện cho cá nhân tôi và các sinh viên năm ba được hiểu biết thêm và làm quen với môi trường làm việc tại các công

ty

 Chị Nguyễn Thị Hồng Nhung – Giám đốc Công ty TNHH Phân phối Lê Vinh

và chị Tú Nhung – nhân viên Kế toán, cùng tất cả các anh chị khác tại công ty

đã cho tôi cơ hội trải nghiệm được làm việc ở công ty, chỉ dẫn tôi một cách tận tình, giúp đỡ tôi giải quyết khó khăn trong quá trình thực tập và cho tôi những lời khuyên hữu ích để giúp tôi có kinh nghiệm làm việc trong tương lai

 Cô Lê Thị Bích Thảo – giảng viên hướng dẫn thực tập

Chân thành cảm ơn

 Mục tiêu 1: cố gắng thành thạo các công ciệc văn phòng và quan sát cách làm việc của các chị kế toán

 Mục tiêu 2: tìm hiểu rõ hơn môi trường làm việc tại công ty, cách giao tiếp với khách hàng, cách xử lý, giải quyết công việc từ các nhân viên thực sự

Trong quá trình những mục tiêu trên, tôi đã học hỏi thêm rất nhiều kiến thức mới, gặp phải những khó khăn và rút ra được nhiều bài học kinh nghiệm cho bản thân mình

I GIỚI THIỆU CƠ QUAN THỰC TẬP

Tên công ty: Công ty TNHH Phân Phối Lê Hoàng Vinh

Trụ sở chính: 46/6 Quốc Lộ 1A, Khu phố 4, phường Tân Hưng Thuận, Quận 12, Thành phố Hồ Chí Minh

Chủ doanh nghiệp: Nguyễn Thị Hồng Nhung

Giấy phép kinh doanh: 0304818862

2 Lĩnh vực kinh doanh

Khi mới thành lập doanh nghiệp đã chọn mặt hàng Văn phòng phẩm để đăng

kí kinh doanh Sau hơn nhiều năm kinh doanh, tình hình công ty thay đổi, công ty

đã bổ sung thêm các mặt hàng Pinaco,Giấy vệ sinh Sài Gòn và hiện nay công ty đã

có chỗ đứng trên thị trường, nguồn nhân lực có tri thức Công ty đã thành công trong việc trở thành nhà phân phối độc quyền về mặt hàng Bút bi Thiên Long của Công ty Thiên Long và Vĩnh Tiến của Công ty VPP Sài Gòn

3 Sản Phẩm của công ty

 Các loại mặt hàng bút bi Thiên Long, sáp lông dầu, bút xóa,

 Các loại pin PINACO

 Các dụng cụ văn phòng phẩm như giấy photo, mực in, kim bấm,

 Phân phối độc quyền tập Vĩnh Tiến, các loại tập của các hãng khác

 Các dụng cụ học tập dành cho học sinh, văn phòng, nhà sách…

4 Mục tiêu của doanh nghiệp

Doanh nghiệp tiếp tục cải tiến phương pháp hoạt động kinh doanh, đầu tư có hiệu quả vào các ngành nghề, các sản phẩm Công ty đang cố gắng thực hiện tốt nhiệm vụ được đặt ra cụ thể như sau:

 Thực hiện tổ chức nhập hàng và kinh doanh theo ngành nghề đã đăng kí và hoạt động đúng theo mục tiêu hoạt động của công ty

 Thực hiện đầy đủ nghĩa vụ, chính sách kinh tế pháp luật đối với nhà nước, chấp hành nghiêm chỉnh các quy định của pháp luật

 Tiếp tục cộng tác cùng khách hàng để nâng cao chất lượng sản phẩm, duy trì và mở rộng thị phần

 Tìm kiếm và duy trì mối quan hệ giữa công ty với các đại lý phân phối và khách hàng

5 Cơ cấu tổ chức bộ máy của doanh nghiệp

5.1 Bộ máy tổ chức của doanh nghiệp 5.1.1 Sơ đồ tổ chức của doanh nghiệp

Hình 1: Sơ đồ tổ chức Công ty TNHH Phân phối Lê Vinh

5.1.2 Chức năng nhiệm vụ của các phòng ban Giám đốc:

 Giám đốc là đại diện của công ty, chịu trách nhiệm về toàn bộ kết quả hoạt động của doanh nghiệp, thực hiện nghĩa vụ đối với Nhà nước, điều hành hoạt

động ở công ty

 Ký nhận các hóa đơn bán hàng, ủy nhiệm chi, kiểm tra tiền của nhân viên

giao hàng đem về

 Lập và công bố chính sách chất lượng

 Quản lí toàn bộ vốn và tài sản

 Bổ nhiệm cách thức tổ chức, phân bố quyền hạn và trách nhiệm cho các bộ

phận thuộc công ty

- Phòng Sale:

 Các nhân viên bán hàng sẽ đi giới thiệu mặt hàng cho các đại lý, nhà sách, các tiệm bán văn phòng phẩm vừa và nhỏ Các đại lý sẽ gọi điện thoại cho nhân viên bán hàng để đặt hàng Sau đó, nhân viên bán hàng sẽ gọi về hoặc đưa cuốn sổ bán hàng cho kế toán in phiếu bán hàng để cho

- Phòng kế toán :

 Là bộ phận giám sát các nguồn thu – chi, giúp cho chủ công ty về công tác tổ chức, quản lí toàn bộ nguồn tài chính của công ty, cân đối tài sản và

nguồn vốn Trợ lý cho giám đốc về hoạt động kinh doanh và sử dụng vốn

 Chịu trách nhiệm thực hiện kiểm tra các chế độ kế toán đang áp dụng, tính toán giá thành sản phẩm, ghi sổ sách, lập chứng từ, báo cáo tình hình hoạt động của doanh nghiệp, quan hệ với các ngân hàng, theo dõi và thực

hiện các nghĩa vụ đối với nhà nước

 Giao dịch, mua bán với đối tác, khách hàng

5.2.Bộ máy tổ chức phòng kế toán 5.2.1Sơ đồ tổ chức phòng kế toán

 Lập kế hoạch cho Giám đốc về các chiến lược của công ty trong công việc:

tư vấn cho ban Giám đốc về chính sách kế toán mà doanh nghiệp đang áp

KẾ TOÁN TRƯỎNG

Kế toán THỦ

KHO

dụng, phân công và chỉ đạo trực tiếp các nhân viên trong phòng kế toán, kiểm soát và quản lí tài sản của doanh nghiệp, quản lí và tư vấn chi phí phát sinh

 Kế toán Trưởng là người ký các chứng từ các tài liệu có liên quan đến thu chi của công ty

 Kiểm tra báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn, phụ trách báo cáo thuế cho công ty

 Thủ kho:

 Chấp hành sự phân công và điều động của Kế toán trưởng

 Kiểm kho hàng tuần rồi báo cáo cho bộ phận Kế toán

 Theo dõi và quản lý tình hình nhập – xuất kho hàng ngày

 Thực hiện việc đối chiếu số liệu kho hàng ngày với Kế toán

 Theo dõi các sản phẩm bị trả lại và các sản phẩm bị hư hỏng trả về phải

nhập vào sổ hàng bán trả về

 Kế toán :

 Lên chứng từ ghi sổ và vào sổ chi tiết hàng hóa xuất – nhập

 Bán hàng trực tiếp cho khách

 Lưu hóa đơn bán hàng và nhập hóa đơn vào phần mền của công ty

 Nhập báo cáo nhập – xuất- tồn hàng hóa

 Khóa sổ, đối chiếu với sổ quỹ kế toán Cuối tháng kế toán kiểm quỹ tiền mặt trên sổ quỹ và trên thực tế, báo cáo số tiền và lập bảng kê chi tiết từng

số liệu cho Giảm đốc biết

 Căn cứ chứng từ nhập hàng hóa Kế toán ghi nhận giá gốc, thuế VAT

 Báo cáo số tiền và lập bảng kê chi tiết từng số liệu cho Giảm đốc

6 Hình thức kế toán:

Tùy theo đặc điểm kinh doanh của công ty và yêu cầu quản lý với từng loại mặt hàng mà công ty sử dụng một mô hình sổ nhất định Công ty là đại lý phân phối cho nhiều đại lý nhỏ, nên công việc lớn và liên tục, hàng hóa mua vào và bán ra hàng tuần nên công ty hạch toán theo phương pháp kê khai thường xuyên và các nghiệp vụ được cập nhật hàng ngày

Công ty chủ yếu xử lý số liệu chứng tử bằng máy tính với phần mềm “UNION” nên áp dụng hình thức chứng từ ghi sổ là hợp lý Mỗi nhân viên được cung cấp một usename và password để truy cập vào máy tính

II QUY TRÌNH MUA HÀNG VÀ BÁN HÀNG CỦA CÔNG TY

1 Quy trình mua hàng

Công ty TNHH Phân phối Lê Vinh là nhà phân phối các sản phẩm văn phòng phẩm

từ các đại lý Thiên Long, Vĩnh Tiến, PINACO,…

Chứng từ mua hàng

 Hóa đơn đỏ

 Tờ khai chi tiết Khi hàng hóa tới công ty, thì thủ kho sẽ kiểm tra số lượng hàng hóa ghi trên hóa đơn đó Nếu đầy đủ sẽ đưa cho bộ phận kế toán nhập vào phần mền của công

 Sắp xếp hóa đơn theo thứ tự về thời gian và thứ tự về số hóa đơn

Cộng tiền hàng: 2739668

Thuế GTGT:10% 739668

Tổng cộng tiền thanh toán: 3479336

Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị

(ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên)

2 Quy trình bán hàng

 Bán hàng qua hệ thống nhà phân phối, đại lý

Khi nhận được đơn đặt hàng từ kế toán sẽ vào phần mền nội bộ để ra phiếu bán hàng

Các đơn đặt hàng nhỏ lẻ, sẽ được bán qua kế toán tại đại lý Kế toán có nhiệm

vụ liên hệ với các cửa hàng bán sỉ và lẻ các mặt hàng của công ty, khi các cửa hàng

có nhu cầu đặt hàng sẽ thông qua kế toán, đồng thời nhân viên kế toán này sẽ lập phiếu đặt hàng thay cho khách hàng và gửi cho bộ phận kế toán Đơn đặt hàng sẽ được lập với số lượng và các mặt hàng cụ thể Dựa vào đây bộ phận lập hóa đơn GTGT cho khách hàng

Công ty TNHH Phân Phối Lê Hoàng Vinh NPP độc quyền TL,Vĩnh Tiến,… Địa chỉ: Lô 16-17 KDA An Sương,P Tân Hưng Thuận,Q.12 Ngày 02/03/2013

Người lập phiếu Người giao hàng Khách hàng Giám đốc

(ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên)

III CÁC CÔNG VIỆC THỰC TẬP

3.1 Nhập hóa đơn bán hàng

Đây là công việc thường xuyên của tôi trong quá trình làm việc Việc nhập thông tin khách hàng sẽ được thực hiện trên phần mềm UNIONcủa công ty Tôi được giao phần thông tin khách hàng được gửi từ bộ phận kinh doanh để nhập thông tin vào máy

 Cách thực hiện

Đầu tiên là mở phần mềm UNION bên thuế sau đó đăng nhập (theo tài khoản của nhân viên kế toán ) vào phần hóa đơn bán hàng có sẵn trên màn hình, sau đó nhấn nút thêm rồi nhập dữ liệu vào.Lúc đầu, còn hỏi chị kế toán mã khách hàng, mã hàng hóa, rồi chị cũng chỉ nên công việc trở nên thuận lợi hơn với tôi.Sau khi nhập xong phải kiểm tra số tiền trên máy tính với số tiền bên cuốn thuế giá trị gia tăng

có giống nhau không

Nếu giống nhau thì bấm ATL C để chấp nhận.Nếu mã hàng hóa và khách hàng nào mới thì tôi sẽ vào chữ "Thêm" rồi tạo mới các mã chưa có

 Nhận xét:

Do lần đầu tiên được tiếp xúc với công việc thực tế nên ban đầu còn bỡ

ngỡ, tôi cũng chưa quen với bàn phím ở công ty nên nhập dữ liệu hơi bị chậm nhưng về sau thì nhanh lám Tuy nhiên nhờ sự hướng dẫn của các chị và làm nhiều lần nên tôi cảm thấydễ dàng hơn

Đối với công việc này tuy đơn giản nhưng cần nhập đúng mọi thông tin để phòng tránh trường hợp báo cáo thuế của công ty

3.2 Xếp hóa đơn VAT

Đây là công việc được làm hàng tháng, xếp hóa đơn theo ngày, tháng phát sinh rồi đóng thành cuốn nộp cho Cục thuế để khấu trừ VAT

 Cách thực hiện

Sẽ có một bảng kê tất cả các hóa đơn phát sinh trong tháng Bảng kê đó bao gồm:

số sêri, số chứng từ, ngày tháng phát sinh, tên công ty, số tiền chưa VAT, VAT 10%, tổng số tiền thanh toán Và dựa vào bảng kê này để xếp các hóa đơn phát sinh trong tháng

Việc xếp hóa đơn đ ợc xếp theo ngày tháng phát sinh hóa đơn theo thứ tự từ bé đến lớn Dựa vào bảng kê tôi phải kiểm tra xem số sêri, số chứng từ, ngày tháng hóa đơn và số tiền có khớp với số tiền với hóa đơn thực tế hay không

 Nhận xét

Đây là công việc đòi hỏi phải tỉ mỉ, chính xác, phải kiểm tra kĩ các số liệu để đảm bảo là chúng trùng khớp với nhau Điều quan trọng là không được làm mất hóa đơn gốc

Sau đó đưa hóa đơn cho chị kế toán cất giữ Việc nhập như vậy sẽ giúp cho công ty quản lý được hàng hóa mua vào.Nếu hàng đó hết thì phần mền tự báo để cho chị kế toán báo cáo với kế toán trưởng , giám đốc nhập thêm hàng về

 Nhận xét:

Công việc tuy không khó nhưng phải nhập dữ liệu phải chính xác về giá của từng mặt hàng

3.4 Xuất phiếu mua hàng

Đây là một trong những công việc hiếm khi chị giao cho tôi tại tôi nhập không quên, không nhớ hết các mặt hàng của công ty vì công ty ban nhiều mặt hàng văn phòng phẩm, bút Thiên Long,

 Cách thực hiện

Đầu tiên vào phần mền Nội bộ nhập tên và pass của chị kế toán vào, sau đó vao phiếu bán hàng, nhập theo cuốn sổ mà nhân viên bán hàng đưa về Tại các chị nhiều việc nên đưa tôi nhập cùng, tôi thường xuyên hỏi về số lượng của các mặt hàng và cách tìm kiếm đúng mặt hàng để nhập vào cũng rất khó, các mặt hàng nào

có chiết khấu thì tôi cũng hỏi chị sau đó nhập vào

Xong hết thì bấm chấp nhận, ra ngoài in phiếu ra đưa đến bộ phận kho để xuất hàng cho nhân viên chở hàng giao cho khách hàng

 Nhận xét:

Việc này nói dễ cũng không dễ nói khó cũng không khó, việc này phải thuộc lòng

số lượng và cách tìm kiếm các loại hàng để nhập cho chính xác

3.5 Làm BMM

Việc làm BMM là việc làm hàng ngày của tôi khi tôi làm việc được một

tháng.Việc lúc đầu cũng gặp nhiều khó khăn nhưng sau này được chỉ dẫn dần dần tôi có thể tự làm được

 Cách thực hiện

Đầu tiên vào phần mền Nội bộ rồi nhập tên và pass của chị kế toán vào Vào phần báo cáo công nợ rồi vào lọc dữ liệu của ngày cần làm , sau đó kết xuất dữ liệu ra Excel

Sau đó, lọc các nhân viên bán hàng bán các mặt hàng Thiên Long Rồi copy vào cái Excel của chị kế toán tạo sẵn, lọc ra từng người để biết tổng các mặt hàng của

họ bán, chị kế toán chỉ tôi cách dùng hàm "sumif" trên Excel để tổng các mặt hàng Sau đó, vào Google Chrome vào trang web của công ty Thiên Long để nhập nhanh sách bán hàng của từng nhân viên bán hàng vào trang web Vào phiếu Xuất sau đó bấm nút thêm địa chỉ công ty, nhập đúng số ngày mà tôi lọc ra Sau đó, nhập thì lấy dữ liệu từ Excel và bấm đồng ý để chuyển dữ liệu vào phần mền của công ty Thiên Long Làm khi nào hết nhân viên bán hàng là xong

Những công việc mà tôi thực hiện khá phù hợp với chuyên ngành của mình

Học hỏi được nhiều kinh nghiệm dù quan sát nhiều hơn là làm

4.2 Khó khăn