báo cáo thực tập nhận thức công ty tnhh xây dựng bách việt

LỜI CẢM ƠN Qua bài báo cáo thực tập nhận thức này, tôi xin trận trọng gửi lời cảm ơn sâu sắc đến Bà Huỳnh Thị Mỹ Lan và toàn bộ nhân viên Công ty TNHH Xây dựng Bách Việt đã tận tình hướn

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC HOA SEN KHOA KINH TẾ THƯƠNG MẠI

TRÍCH YẾU

Kì thực tập là một quá trình cần thiết và quan trọng trong quá trình đào tạo sinh viên của trường Đại học Hoa Sen Thông qua quá trình thực tập, sinh viên không chỉ được tiếp thu thêm kiến thức từ môi trường làm việc, biết chủ động áp dụng những kiến thức và kỹ năng đã học vào cơ quan, doanh nghiệp mà còn tạo được những mối quan hệ mới, có thêm kinh nghiệm sống và biết cách làm việc trong một tập thể đa dạng

Trong đợt thực tập, tôi đã được trực tiếp đến cơ quan, doanh nghiệp và tiến hành làm việc như một nhân viên thực thụ dưới sự hỗ trợ và giám sát của anh (chị) tại cơ quan Cùng với sự giúp đỡ của giáo viên hướng dẫn, tôi đã hoàn thành kì thực tập nhận thức của mình một cách trọn vẹn nhất

Trải qua đợt thực tập với những kinh nghiệm đã được ghi chép và thể hiện lại trong quyển báo cáo này, tôi mong muốn mang lại cho quý thầy cô và các bạn cái nhìn khách quan và rõ ràng hơn về những điều đã được học, được làm cũng như những thuận lợi, khó khăn trong thời gian thực tập của mình

LỜI CẢM ƠN

Qua bài báo cáo thực tập nhận thức này, tôi xin trận trọng gửi lời cảm ơn sâu sắc đến Bà Huỳnh Thị Mỹ Lan và toàn bộ nhân viên Công ty TNHH Xây dựng Bách Việt đã tận tình hướng dẫn, tạo điều kiện tốt nhất để tôi làm quen với các công việc trong suốt thời gian thực tập cũng như thu thập được những tư liệu cần thiết phục vụ cho việc làm báo cáo Tôi cũng xin chân thành cảm ơn Giáo viên hướng dẫn thực tập Cô Lê Thị Bích Thảo đã có những chia

sẻ, dặn dò quý báu cũng như giúp đỡ tôi trong suốt thời gian thực tập và hoàn thành bài báo cáo này

Bài báo cáo thực tập nhận thức này chắc chắn sẽ không tránh khỏi những sai sót do thời gian thực tập không nhiều và kiến thức còn nhiều hạn chế, vì thế tôi rất mong nhận được sự đóng góp ý kiến của tất cả các Thầy Cô và các bạn để bài báo cáo được hoàn thiện hơn

NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN HƯỚNG DẪN

NHẬN XÉT CỦA CƠ QUAN THỰC TẬP

MỤC LỤC

TRÍCH YẾU ii

LỜI CẢM ƠN iii

NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN HƯỚNG DẪN iv

NHẬN XÉT CỦA CƠ QUAN THỰC TẬP v

MỤC LỤC vi

1 Nhập đề 1

2 Giới thiệu Công ty TNHH Xây dựng Bách Việt 2

2.1 Giới thiệu tổng quát công ty 2

2.2 Ngành nghề kinh doanh của công ty 2

2.3 Các công trình tiêu biểu của công ty 2

2.4 Cơ cấu tổ chức của công ty 6

 Sơ đồ bộ máy tổ chức, quản lý 6

 Chức năng, nhiệm vụ của từng phòng ban 6

2.5 Cơ cấu tổ chức của Phòng Kế toán 8

 Sơ đồ bộ máy tổ chức kế toán công ty 8

 Chức năng, nhiệm vụ của từng kế toán 8

 Chính sách kế toán áp dụng tại Công ty TNHH XD Bách Việt: 9

3 Quá trình thực tập tại công ty 11

3.1 Các công việc đã được thực hiện 11

3.1.1 Kiểm tra file Thu Chi Tiền Mặt 11

3.1.2 Kiểm tra đối chiếu hóa đơn GTGT với Bảng kê thuế 13

3.1.3 Các công việc văn phòng 13

3.2 Các công việc quan sát được 16

 Lưu trữ chứng từ, hóa đơn vào file Thu Chi Tiền Mặt 16

4 Kết luận 18

PHỤ LỤC 19

Phụ lục 1: Giấy phép đăng ký kinh doanh 19

Phụ lục 2:Báo cáo tài chính 21

Phụ lục 2.3: Lưu chuyển tiền tệ 23

Phụ lục 2.4: Bản thuyết minh Báo cáo tài chính 24

Phụ lục 3: Hợp đồng kinh tế 25

Phụ lục 3.1: Hợp đồng thi công 25

Phụ lục 3.2: Biên bản nghiệm thu hợp đồng 26

Phụ lục 3.3: Thanh lý Hợp đồng 27

Phụ lục 4: Sổ quỹ 29

Phụ lục 5: Tờ khai thuế 30

Phụ lục 5.1: Bảng kê hóa đơn, chứng từ hàng hóa, dịch vụ mua vào 31

Phụ lục 6: Phiếu thu 32

Phụ lục 7: Phiếu chi 33

Phụ lục 7.1:Thanh toán tiền lương công nhật 33

Phụ lục 7.2: Thanh toán tiền mua hàng 35

Phụ lục 7.3:Biển bản xác nhận khối lượng 37

Phụ lục 8: Mẫu Thư xác nhận Kiểm toán 40

1 Nhập đề

Trong đợt thực tập nhận thức vừa qua, được sự đồng ý của Công ty TNHH Xây dựng Bách Việt, tôi đã hoàn thành đợt thực tập của mình tại quý công ty trong thời gian từ ngày 07/01/2013 đến ngày 16/03/2013 Thông qua đợt thực tập, mục tiêu chính mà trường Đại học Hoa Sen đề ra là nhằm tạo điều kiện cho sinh viên:

 Hội nhập vào môi trường thực tế của doanh nghiệp

 Vận dụng những kiến thức đã học vào công việc thực tiễn của doanh nghiệp

 Biết cách ứng xử trong các mối quan hệ tại doanh nghiệp

Trải qua hơn 5 học kỳ tại trường, tôi đã tích lũy được một vốn kiến thức chuyên môn nhất định về ngành kế toán và với cơ hội được thực tập tại phòng kế toán của công ty, tôi hy vọng sẽ có cách nhìn thực tế hơn về nghề nghiệp mình đang theo học cũng như thấy được những khó khăn sẽ gặp phải trong nghề Vì thế mục tiêu tôi đã đặt ra cho bản thân trong đợt thực tập vừa qua là:

 Làm quen với môi trường thực tế, hiểu được cơ cấu tổ chức, mô hình làm việc của công ty

 Hệ thống lại những kiến thức đã được học qua việc quan sát những công việc thực

tế, các quy trình xử lý công việc của công ty

2 Giới thiệu Công ty TNHH Xây dựng Bách Việt

2.1 Giới thiệu tổng quát công ty (Nguồn: Giấy phép đăng ký kinh doanh-Phụ lục 1)

Logo Công ty

Tên công ty: Công ty Trách nhiệm hữu hạn Xây dựng Bách Việt

Tên giao dịch: BV CO.,LTD

Địa chỉ: Tầng 1, Cao Ốc Saigon Finace Center, Số 9 Đinh Tiên Hoàng,

Phường Đa Kao, Quận 1, Thành Phố Hồ Chí Minh

Giám đốc/Đại diện pháp luật: Nguyễn Đức Minh

Giấy phép kinh doanh: 0302869300 Ngày cấp: 27/02/2003

Mã số thuế: 0302869300

Ngày hoạt động: 27/02/2003

Hoạt động chính: Xây dựng dân dụng và công nghiệp

2.2 Ngành nghề kinh doanh của công ty (Nguồn: www.bachvietjsc.vn )

 Thi công xây dựng các công trình Cao ốc Văn Phòng, Kho Xưởng, Sân Bãi, Đường, Hệ Thống Cấp Thoát Nước

 San lấp mặt bằng và phân lô theo quy hoạch

 Mua bán vật liệu xây dựng, hàng trang trí nội thất

 Mua bán và cho thuê máy móc, thiết bị ngành xây dựng

2.3 Các công trình tiêu biểu của công ty (Nguồn:Brochure Công ty cung cấp)

 RICHLAND HILL HOUSING COMPLEX

Địa điểm: A745-746 Lê Văn Việt, P.Hiệp Phú, Q9, TPHCM Hạng mục thi công:

Diện tích khuôn viên:49.443 m2 Khối A: Văn phòng – DT 31.620 m2 Khối B: Căn hộ & Khu kinh doanh – DT 128.700 m2 Khối C: Căn hộ & Khu thương mại – DT 61.565 m2

 VINAOFFSHORE Fabrication & Engineering LTD

Địa điểm: Khu công nghiệp Đông Xuyên, TP Vũng Tàu Hạng mục thi công:

Diện tích nhà xưởng: 6.000 m2

Thi công hạng mục móng đài cọc, nền xưởng

Thời gian thi công: 04 tháng

 MITSUBA M-TECH Phase 3

Địa điểm: Khu công nghiệp Long Bình, Biên Hòa, Đồng Nai Hạng mục thi công:

Diện tích xây dựng: 15.000 m2

Nhà máy hai tầng 10.000 m2

Sàn bê tông cốt thép 5.000 m2

Nhà văn phòng

Sân đường và các công trình liên quan

Thời gian thi công: 05 tháng

 FUJI CARBON (Japan)

Địa điểm: Khu công nghiệp AMATA, Biên Hòa, Đồng Nai Hạng mục thi công:

Diện tích xây dựng: 6.000 m2

Nhà máy 2 tầng 3.600 m2

Sàn bê tông cốt thép 1.800 m2

Nhà văn phòng

Sân đường và các công trình liên quan

Thời gian thi công: 05 tháng

 CAO ỐC HỘI SỞ NGÂN HÀNG ĐÔNG Á

Địa điểm: 130 Phan Đăng Lưu, phường 3, Q.Phú Nhuận, TP HCM

Hạng mục thi công

Diện tích xây dựng 3.600 m2

Cao ốc 10 tầng + 1tầng hầm

Diện tích sàn 360 m2

Thời gian thi công: 07 tháng (Liên doanh Bách Việt – An Cư Đông Á)

 N.E.W VIETNAM (Japan) Phase 2

Địa điểm: Khu Công nghiệp AMATA, Biên Hòa – Đồng Nai

Hạng mục thi công:

Nhà máy 7.000 m2

Nhà văn phòng 2tầng 1.230m2

Sân đường và các công trình liên quan

Thời gian thi công: 05 tháng

 SAKAI DENSHI (Japan) SCD-V CO., LTD

Địa điểm:Khu công nghiệp Long Bình, Biên Hòa, Đồng Nai

Sân đường và các công trình liên quan

Thời gian thi công:06 tháng

 NISSEI DORMITORY Phase 1

Địa điểm: Khu chế xuất Linh Trung 1, Thủ Đức, TPHCM

Hạng mục thi công:

Diện tích xây dựng 8.500 m2

2 khối nhà 6 tầng

Diện tích sàn 850m2

Thời gian thi công: 06 tháng

 NISSEI ELECTRIC Phase 3

Địa điểm:khu chế xuất Linh Trung 1, Thủ Đức, TPHCM

Hạng mục thi công:

Diện tích xây dựng 7.200m2

Nhà máy 6tầng

Diện tích sàn 1.200m2

Thời gian thi công: 05tháng

 CAO ỐC TRỤ SỞ ĐÔNG Á BANK CHI NHÁNH BÌNH DƯƠNG

Địa điểm:15 Đinh Bộ Lĩnh, TX Thủ Dầu Một, Bình Dương

Hạng mục thi công: 2.100m2 gồm: cao ốc 7tầng, 264m2/sàn

Thời gian thi công: 06tháng

Sân đường và các công trình liên quan

Thời gian thi công: 05tháng

 ONAMBA FACTORY Phase 1

Địa điểm: Khu công nghiệp VSIP II, Bến Cát Bình Dương

Hạng mục thi công:

Diện tích xây dựng 30.000m2

Nhà máy 5.500m2

Nhà văn phòng

Sân đường và các công trình liên quan

Thời gian thi công: 06tháng

2.4 Cơ cấu tổ chức của công ty (Nguồn: www.bachvietjsc.vn)

 Sơ đồ bộ máy tổ chức, quản lý

 Chức năng, nhiệm vụ của từng phòng ban

 Giám Đốc:

 Là người đứng đầu và điều hành mọi hoạt động trong công ty

 Chịu trách nhiệm chung về các vấn đề liên quan đến hoạt động hàng ngày của công ty; tổ chức và thực hiện tốt các quyết định của Hội đồng thành viên;

 Phòng tổ chức hành chánh:

 Thực hiện đúng các chính sách cho người lao động mà nhà nước đã quy định như: Tiền lương, tiền thưởng, luật lao động, mua bảo hiểm xã hội và bảo hiểm y tế cho người lao động,…

 Bộ phận hành chính còn chịu trách nhiệm về việc lưu trữ, đóng dấu, đánh máy, in ấn, phát hành, bảo quản công văn, chỉ thị đi và đến,… bố trí, sắp xếp nơi làm việc cùng các phương tiện dụng cụ cần thiết cho Lãnh đạo công ty và các phòng ban yêu cầu

 Phòng tài chính kế toán:

 Kế toán có chức năng thu thập, xử lý thông tin, số liệu kế toán theo đối tượng và nội dung công việc kế toán, theo chuẩn mực và chế độ

kế toán

 Cung cấp thông tin, số liệu kế toán cho nội bộ công ty: Chủ tịch hội đồng quản trị, ban giám đốc Cũng như các cơ quan chức năng khi cần như: cơ quan thống kê, cơ quan thế, ngân hàng, … theo quy định của pháp luật

 Ghi chép, phản ảnh kịp thời, chính xác, rõ ràng, dễ hiểu, đầy đủ, trung thực và khách quan tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong quá trình kinh doanh của doanh nghiệp Tính toán chi phí sản xuất, giá thành sản phẩm, kết quả hoạt động kinh doanh, các khoản thanh toán với ngân sách theo chế độ của nhà nước

 Thực hiện các chế độ kế toán phù hợp với hoạt động của công ty theo chế độ nhà nước Lập báo cáo định kỳ, kiểm tra, phân tích thông tin, số liệu kế toán để từ đó tham mưu cho giám đốc vế yêu cầu quản trị, các quyết định kinh tế tài chính trong công ty

 Phòng kỹ thuật:

 Tham mưu giám đốc về kỹ thuật, tiến độ sản xuất, thi công, chất lượng sản phẩm, quản lý kỹ thuật thi công, thiết lập bảng vẽ, khảo sát công trình, tiếp nhận các công trình đã được ký hợp đồng, theo dõi quá trình thực hiện hợp đồng kinh tế, hợp đồng giao khoán, lập

dự toán, lập hồ sơ nghiệm thu khi hoàn tất công trình

 Phòng Kế Hoạch Vật Tư:

 Tham mưu cho Giám Đốc về xây dựng kế hoạch sản xuất kinh doanh chung trong toàn công ty

 Theo dõi việc thực hiện kế hoạch, thực hiện báo cáo theo định kỳ

 Chủ trì soạn thảo và quản lý các hợp đồng kinh tế, các hợp đồng mua vật tư chính cho các công trình do công ty trực tiếp thi công

 Ban chỉ huy công trình:

 Trực tiếp quản lý điều hành các công trình xây lắp do công ty trực tiếp quản lý và thi công theo đúng các qui trình, qui chế hoạt động của Ban quản lý công trình; đảm bảo đúng tiến độ, chất lượng kỹ thuật và an toàn vệ sinh lao động

2.5 Cơ cấu tổ chức của Phòng Kế toán (Nguồn: www.bachvietjsc.vn)

 Sơ đồ bộ máy tổ chức kế toán công ty

 Chức năng, nhiệm vụ của từng kế toán

 Kế toán trưởng:

 Trực tiếp quản lý và chịu trách nhiệm trước Ban giám đốc công ty

về các mặt hoạt động tài chính kế toán của công ty

 Phụ trách hướng dẫn công tác kế toán nhằm thực hiện chế độ hạch toán, báo cáo kế toán thống nhất trong toàn công ty phù hợp với quy định hiện hành của Nhà nước

 Kế toán tổng hợp:

 Tổng hợp chi phí phát sinh và tính giá thành

 Kiểm tra và lập báo cáo quyết toán toàn công ty

 Kiểm tra việc ghi chép, hạch toán của các bộ phận trong phòng

 Kế toán ngân hàng, thuế và nộp ngân sách nhà nước:

 Thực hiện các nghiệp vụ thanh toán qua ngân hàng

 Kiểm tra đối chiếu xác nhận với ngân hàng về số tiền gởi trong tài khoản

 Kiểm tra và lập báo cáo kê khai thuế theo định kỳ

 Kế toán thanh toán:

KẾ TOÁN TỔNG HỢP

KẾ TOÁN TRƯỞNG

KẾ TOÁN CÔNG NỢ

KẾ TOÁN

 Thực hiện các nghiệp vụ thanh toán bằng tiền mặt, xác nhận số liệu giữa sổ sách và quỹ tiền mặt

 Kiểm tra chứng từ hoá đơn và đảm bảo việc thanh toán theo đúng quy định trước khi lập chứng từ thu, chi

 Mở sổ kế toán và sổ theo dõi ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong kỳ

 Kế toán công nợ (phải thu, phải trả):

 Xác nhận và theo dõi công nợ khách hàng

 Kế toán công trình:

 Theo dõi, tổng hợp báo cáo số liệu phát sinh tại Công trình thi công lên phòng kế toán công ty

 Thủ quỹ:

 Kiểm kê và lập biên bản quỹ tiền mặt hàng tháng, quý, năm

 Đối chiếu các khoản thu chi với bộ phận kế toán các đơn vị trực thuộc công ty

 Chính sách kế toán áp dụng tại Công ty TNHH XD Bách Việt:(Nguồn:

Bảng thuyết minh báo cáo tài chính – Phụ lục 2.4)

 Niên độ kế toán công ty bắt đầu từ ngày 01 tháng 01 và kết thúc ngày

 Hình thức sổ kế toán áp dụng: Nhật ký chung

 Phương pháp kế toán tài sản cố định: Khấu hao theo đường thẳng

 Phương pháp kế toán hàng tồn kho: Kiểm kê

 Phương pháp xác định hàng tồn kho cuối kỳ: Bình quân gia quyền

 Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: Kê khai thường xuyên

 Công ty thực hiện nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ, các khoản thuế khác được thực hiện theo qui định của Nhà nước

3 Quá trình thực tập tại công ty

3.1 Các công việc đã được thực hiện

3.1.1 Kiểm tra file Thu Chi Tiền Mặt (Phụ lục 4-6-7)

a Kiểm tra, đối chiếu, sắp xếp, bổ sung phiếu thu, phiếu chi

 Mô tả công việc:

Thời gian đầu biết tôi chưa quen với cách nhìn phiếu thu, phiếu chi và các hóa đơn nên chị Lan kế toán trưởng giao nhiệm vụ tôi kiểm tra, đối chiếu phiếu thu, phiếu chi với Sổ quỹ ( Phụ lục 4), đánh dấu các phiếu thu, chi còn sót để kế toán bổ sung, ngoài ra kiểm tra thứ tự lưu trữ các phiếu thu, phiếu chi có hợp lý và khớp với sổ quỹ hay không Khi công việc đã thành thạo và thực hiện nhanh hơn, tôi kiểm tra lần lượt tất cả các File Thu Chi Tiền Mặt của 12 tháng trong năm

2012 Những file nào chưa có bản photo sổ quỹ, tôi cần liên hệ với chị Thuyên kế toán, nhờ chị in sổ quỹ của tháng đó rồi kẹp vào file và tiến hành kiểm tra, đối chiếu

Sau khi kiểm tra, đánh dấu vào sổ quỹ các phiếu thu, chi còn thiếu trong file lưu trữ, tôi được giao một file nháp chứa các phiếu thu, chi chưa bổ sung, lưu trữ vào file Thu Chi Tiền Mặt Nhiệm vụ của tôi

là bổ sung, sắp xếp các phiếu thu, chi đó vào file Thu Chi Tiền Mặt đúng thứ tự

 Nhận xét:

Công việc kiểm tra, đánh dấu trên sổ quỹ thật ra rất đơn giản, nhưng vấn đề tôi gặp phải trong khi tiến hành công việc là số lượng phiếu thu, phiếu chi trong một tháng quá nhiều dẫn đến việc lưu trữ, sắp xếp, vận chuyển các file khá nặng nhọc Hơn nữa do chưa từng tiếp xúc với các mẫu chứng từ như phiếu thu, chi, ủy nhiệm chi, giấy đề nghị thanh toán, hóa đơn….trước đó nên việc nhìn và kiểm tra các chứng từ của tôi không xuông sẻ lắm Ngày đầu tiên, tôi đã mất hơn 2 giờ để làm quen và kiểm tra xong file Thu Chi Tiền Mặt của tháng 12,

Tôi sẽ thật sự lúng túng và gặp khó khăn nếu không được các chị giúp đỡ, nhiệt tình “cầm tay chỉ việc”, hướng dẫn các cách để thực hiện công việc dễ dàng, chính xác hơn

Qua việc kiểm tra, đối chiếu phiếu thu, chi, điều làm tôi thích thú nhất đó là được trực tiếp tiếp xúc, tìm hiểu các chứng từ mà trước

đó tôi chưa có cơ hội

b Kiểm tra hoàn chỉnh phiếu thu, phiếu chi:

 Mô tả công việc

Sau khi được làm quen với sổ quỹ và file Thu Chi Tiền Mặt, tôi lại được chị Lan giao cho kiểm tra file lần nữa, lần này tôi kiểm tra về các chữ ký và hóa đơn của mỗi phiếu thu, phiếu chi Những phiếu nào thiếu chữ ký của người nộp tiền, người nhận tiền,người lập phiếu, thủ quỹ, kế tóan trưởng, (giám đốc)… sẽ được đánh dấu lại trong bản copy

sổ quỹ, dán “Sign here” và để tiện theo dõi hơn, tôi sẽ đánh dấu chi tiết người cần ký trên một file copy sổ quỹ được lưu trên máy tính

 Nhận xét

Công việc này cũng khá đơn giản, do đã được làm quen với các phiếu thu, chi trước đó nên tôi kiểm tra dễ dàng và nhanh chóng hơn Đây cũng là dịp để tôi có thể tiếp xúc và tìm hiểu kĩ hơn về các chứng

từ cũng như cách lưu trữ chứng từ, những chứng từ nào là cần thiết cho từng nghiệp vụ (Phần này sẽ trình bày chi tiết hơn ở mục 3.2)

 Kinh nghiệm

Trong quá trình thực hiện công việc, khi kiểm tra các chứng từ,

có một số vấn đề thắc mắc cần giải đáp nhưng vì thấy các chị đều bận nên tôi không tiện hỏi, dẫn đến việc kiểm tra sót, dán “Sign here” dư…nên sau đó tôi lại phải kiểm tra lại nhiều lần, làm mất thời gian và hiệu quả công việc Từ đó tôi biết bản thân cần thật cẩn thận hơn, nên mạnh dạn và khéo léo hỏi những vấn đề thắc mắc để tránh sai sót trong công việc, nhất là nghề kế toán viên sau này

3.1.2 Kiểm tra đối chiếu hóa đơn GTGT với Bảng kê thuế (Phụ lục 5.1)

 Mô tả công việc:

Công việc của tôi là kiểm tra đủ số lượng và chi tiết hóa đơn Giá trị gia tăng được lưu trữ trong file Hóa Đơn, đối chiếu với Bảng kê thuế Sau đó sẽ tiếp tục việc kiểm tra chữ ký của Người mua hàng trong Hóa đơn, nếu thiếu chữ ký, cần đánh dấu lại trong bảng kê đồng thời dán “Sign here” để người mua hàng bổ sung chữ ký sau, đối với những cá nhân có mặt tại văn phòng, tôi trực tiếp đến trình ký để công việc dễ dàng hơn, tránh gây rối mắt vì lượng hóa đơn chưa ký được dán “Sign here” khá nhiều, sẽ gây bất tiện trong việc lưu trữ và theo dõi sau đó

 Nhận xét:

Công việc tương tự với việc kiểm tra Phiếu thu và Phiếu chi, vì

đã thực hiện trước đó nhiều lần nên tôi hoàn thành công việc khá dễ dàng và nhanh chóng

 Kinh nghiệm:

Công việc tạo cơ hội cho tôi tiếp xúc với các Hóa đơn nhiều hơn, đòi hỏi sự cẩn thận khi kiểm tra các số liệu như ký hiệu hóa đơn,

số hóa đơn, ngày tháng lập hóa đơn, số tiền thanh toán…

3.1.3 Các công việc văn phòng

a Photo, scan, fax tài liệu

Đây là những công việc hoàn toàn mới mẻ đối với tôi vì trước

đó chưa từng tiếp xúc với máy photo hay máy in, biết được điều đó nên các chị kế toán trong phòng đã tạo điều kiện để tôi tìm hiểu và thực hành nhiều hơn qua việc giúp photo các hóa đơn, hợp đồng, scan các tài liệu như bảng kê thuế… Tôi đã được chị Thi thư ký dành hẳn thời gian để hướng dẫn cách sử dụng máy photo, cách photo 1mặt, 2mặt, cách chỉnh màu đậm nhạt, cách thêm giấy khi dùng nháp để photo… và cách xử lý khi máy bị kẹt giấy

Ban đầu, dù đã được hướng dẫn nhưng khi thực hiện tôi vẫn mắc phải một số khó khăn như sơ suất không gỡ hết ghim bấm lúc cho giấy chạy vào máy hay do giấy bị mỏng hoặc đang lúc photo thì các anh in bản vẽ … những lúc máy bị kẹt giấy như thế tôi đều phải nhờ các anh chị giải quyết giúp Qua nhiều lần tôi đã thành thạo trong việc

sử dụng và xử lý hơn, thao tác cũng nhanh hơn

b Đánh văn bản – Soạn thư Xác nhận Kiểm toán (Phụ lục 8)

Nhiệm vụ của tôi là lấy số liệu từ Bảng cân đối phát sinh công

nợ, điền vào Thư xác nhận nợ ứng với từng công ty và chính xác theo mục “Số tiền quý vị còn nợ chúng tôi” hay “Số tiền chúng tôi còn nợ quý vị” sau đó chỉnh sửa ngày tháng, kiểm tra cẩn thận tên, địa chỉ công ty và in ra giấy Ngoài ra tôi còn giúp soạn một số thư như Thư xác nhận góp vốn, Thư xác nhận hàng hóa gửi giữ hộ, Thư xác nhận ngân hàng…

Việc đánh văn bản, giúp chị Nga soạn thư Xác nhận Kiểm toán (theo mẫu) khá dễ dàng với tôi khi áp dụng những kiến thức, thao tác

đã được học Công việc đối chiếu, lấy số liệu từ Bảng cân đối phát sinh công nợ cần thật sự chính xác và cẩn thận, tránh nhầm lẫn do số lượng thư cần soạn khá nhiều

c Tra cứu Mã số thuế

Công việc tôi được giao đó là tra cứu mã số thuế công nhân đã được công ty đăng ký trước đó để bổ sung vào hồ sơ Được hướng dẫn,

tôi vào trang web tncnonline.com.vn , chọn “Cá nhân”, nhập số CMND

của công nhân, nhập mã xác nhận của web để tra cứu, sau đó lấy thông tin sao chép và nhập vào file văn bản để lưu lại

Công việc đơn giản nên tôi đã hoàn thành thuận lợi, nhưng do

số lượng công nhân cần tra cứu mã số thuế khá nhiều nên phải mất thời gian và cần tập trung cao, tránh việc nhập sai dữ liệu

d Lập bảng tính đơn giá

Khi cần thực hiện những phép tính đơn giản trên Excel như tính đơn giá vật tư, …các chị thường nhờ tôi thực hiện để giúp công việc nhanh hơn Công việc của tôi là nhập số liệu từ Bảng tổng hợp nhập xuất tồn vào file Excel và thực hiện các phép tính đơn giản (Số tiền/khối lượng) để tính đơn giá và giúp tổng hợp lại

Công việc này cũng dễ dàng được tôi hoàn thành tốt vì đã áp dụng những kiến thức căn bản được học, điều lưu ý khi thực hiện là phải cẩn thận nhập đúng số liệu và dữ liệu, đôi khi dữ liệu được lưu trước đó có đôi chỗ sai sót ví dụ như mục “Đơn vị tính” có thể bị nhầm lẫn giữa “Thùng” và “Viên” (Gạch) dẫn đến sự bất hợp lý trong đơn giá của vật tư, tôi cần đọc, hiểu để phát hiện ra những lỗi đó, hỏi lại kế toán hoặc bộ phận vật tư thiết bị và chỉnh sửa cho hợp lý

Trong thời gian thực tập không tránh khỏi những lúc rảnh rỗi, các chị không có việc cần tôi hỗ trợ, những lúc ấy tôi thường chủ động phụ giúp chị Trang thư ký làm những công việc văn phòng khác như dịch hợp đồng bằng tiếng nước ngoài, in-đóng tài liệu, đóng dấu “For Tender”, đóng mộc treo, mộc giáp lai…

e Dịch tài liệu – Hợp đồng

Việc dịch hợp đồng tương đối đơn giản vì nhiệm vụ của tôi chỉ

là dịch các phần phạm vi công việc, điều khoản và điều kiện hợp đồng, các thỏa thuận hai bên…khi đến các phần như thông số kỹ thuật, kiến thức về chuyên ngành kĩ thuật-điện tử của tôi không có nên không đáp ứng được, các từ vựng chuyên ngành nếu dịch theo nghĩa phổ thông sẽ làm sai nghĩa của bản hợp đồng

f In – đóng tài liệu

Tôi vẫn thường xuyên quan sát công viêc này của các anh chị hoặc trước đó ở các tiệm photocopy nên không khó để hình dung ra công việc khi được các chị nhờ giúp, nhưng việc gì cũng vậy, chưa thực hành thì sẽ chưa biết rõ về nó, lần đầu tiên thực hiện tôi khá lúng túng với dụng cụ bấm kim cỡ lớn của công ty vì lấy nhầm cái bị hỏng

và lúc dán keo, do không để ý nên dán cũng không đẹp mắt Tuy đây chỉ là công việc đơn giản nhưng nếu không có dịp thực hành như thế này thì tôi sẽ không có kinh nghiệm và kĩ năng về nó, những quyển tài liệu thứ hai trở đi tôi đã thực hiện thành thạo, nhanh và đẹp mắt hơn

3.2 Các công việc quan sát được

 Lưu trữ chứng từ, hóa đơn vào file Thu Chi Tiền Mặt

Sau một thời gian tiếp xúc, kiểm tra file Thu Chi Tiền Mặt kết hợp với quan sát công việc hằng ngày của kế toán khi lập Phiếu thu, chi tôi đã hiểu hơn về cách lưu trữ chứng từ mà công ty đang thực hiện

Chứng từ lưu trữ cần được lưu riêng Phiếu Thu và Phiếu Chi để tiện theo dõi, nên kẹp luôn cả chứng từ gốc vào Phiếu thu, phiếu chi để tránh thất lạc, tùy trường hợp cần thiết cần photo bản copy của các chứng từ gốc kẹp vào làm cơ sở đối chiếu

Hình thức chung khi lưu trữ đó là phiếu thu/ chi + chứng từ liên quan (như Bảng kê chi Tiền mặt, Séc, Bảng kê kiêm giấy nộp tiền, Giấy đề nghị thanh toán, Bảng kê hàng hóa, dịch vụ, Phiếu yêu cầu cấp vật tư-thiết bị, Phiếu giao nhận, Phiếu nhập kho, Hóa đơn các loại…)

Một số cách lưu trữ Phiếu Thu, Phiếu Chi ứng với các nghiệp vụ kế toán mà tôi quan sát được như:

 Phiếu thu cho nghiệp vụ “Rút quỹ nhập Tiền mặt” sẽ bao gồm Phiếu thu, Bảng kê chi Tiền mặt và tờ Séc (Phụ lục 6)

 Phiếu chi cho nghiệp vụ “Nộp Tài khoản Tiền gửi Ngân hàng” sẽ bao gồm Phiếu chi, Bảng kê kiêm giấy nộp tiền

 Phiếu chi cho nghiệp vụ “Thanh toán tiền lương công nhật, công trình”

sẽ bao gồm Phiếu chi, Giấy đề nghị thanh toán, Bảng chấm công (Phụ

 Phiếu chi cho nghiệp vụ “ Thanh toán tiền mua hàng” sẽ bao gồm Phiếu chi, Bảng kê hàng hóa, dịch vụ, Phiếu yêu cầu cấp vật tư-thiết bị, Phiếu giao nhận, Phiếu nhập kho, Hóa đơn các loại… một số trường hợp cần có Bảng kê kiêm giấy nộp tiền nếu Người nhận tiền không có mặt ở văn phòng để ký tên.(Phụ lục 7.2)

 Phiếu chi cho nghiệp vụ “Thanh toán tiền gia công, lắp đặt” sẽ bao gồm Phiếu chi, Giấy đề nghị thanh toán, Bảng báo giá, Bảng khối lượng công việc, Bảng quyết toán giá trị, Hóa đơn các loại…

Khi kiểm tra Phiếu thu, Phiếu chi và các chứng từ, ngoài việc kiểm tra

về ngày, tháng, số phiếu, số tài khoản sử dụng, số tiền, tên người nhận tiền, nộp tiền, nội dung lý do chi….thì cần kiểm tra xem các chứng từ đã

đủ chữ ký hay chưa Một số lưu ý khi kiểm tra chữ ký trên chứng từ:

 Trên Phiếu thu, Phiếu chi có tất cả 5 mục cần ký đó là: Giám đốc, Kế toán trưởng, Thủ quỹ, Người lập phiếu, Người nộp tiền (hoăc Người nhận tiền) Trong đó bắt buộc phải có chữ ký của Kế toán trưởng, Thủ quỹ, Người lập phiếu và Người nộp tiền (hoặc Người nhận tiền) Trường hợp thường xuyên thiếu chữ ký là của Người nhận tiền (đối với Phiếu chi) có thể do Người nhận tiền thường xuyên phải đi công trình

xa và không có mặt tại văn phòng, nếu không sắp xếp để người nhận tiền ký tên được thì cần ghi rõ trong những trường hợp chuyển tiền qua thẻ, cần kẹp vào Phiếu chi Bảng kê kiêm giấy nộp tiền vào tài khoản của người nhận tiền, trường hợp chuyển tiền chung cho nhiều nghiệp

vụ một lần vào một tài khoản, cần photo Bảng kê kiêm giấy nộp tiền chung và chú thích rõ ở cả Phiếu chi lẫn Bảng kê kiêm giấy nộp tiền để tiện theo dõi và kiểm tra sau này

 Đối với Phiếu giao nhận (công ty mua hàng), chữ ký quan trọng không thể thiếu đó là chữ ký của Đại diện bên mua (đại diện mua hàng của công ty)

 Phiếu yêu cầu vật tư thiết bị có 3 mục cần ký là: Người yêu cầu, Chỉ huy trưởng (công trình) và Ban Giám đốc Chữ ký bắt buộc là của Người yêu cầu và Chỉ huy trưởng, trong một số trường hợp Chỉ huy