báo cáo thực tập nhận thức công ty tnhh xây dựng thương mại xuân và phú

báo cáo thực tập nhận thức công ty tnhh xây dựng thương mại xuân và phú

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC HOA SEN KHOA KINH TẾ THƯƠNG MẠI

BÁO CÁO THỰC TẬP NHẬN THỨC

Tên cơ quan thực tập : Cơng ty TNHH xây dựng thương mại Xuân và Phú

Thời gian thực tập : từ 07/01/2013 đến 10/03/2013

Người hướng dẫn : cơ Trương Vĩnh Điệp

Giảng viên hướng dẫn : cơ Lê Thị Bích Thảo

Sinh viên thực hiện : Nguyễn Ngọc Thanh Thảo

Tháng 3 năm 2013

Phần dành riêng cho Khoa:

Ngày nộp đề án: / /

Người nộp đề án: (ký và ghi rõ họ tên)

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC HOA SEN KHOA KINH TẾ THƯƠNG MẠI

Tên cơ quan thực tập : Cơng ty TNHH xây dựng thương mại Xuân và Phú

Thời gian thực tập : từ 07/01/2013 đến 10/03/2013

Người hướng dẫn : cơ Trương Vĩnh Điệp

Giảng viên hướng dẫn : cơ Lê Thị Bích Thảo

Sinh viên thực hiện : Nguyễn Ngọc Thanh Thảo

BÁO CÁO THỰC TẬP NHẬN THỨC

Tháng 3 năm 2013

i

TRÍCH YẾU

Thực tập nhận thức là một cơ hội tốt để cho sinh viên tiếp xúc với môi trường làm việc thực tế nhằm làm quen với môi trường công sở, học hỏi những kinh nghiệm thực tế, phát triển kỹ năng giao tiếp … Nhận biết được sự cần thiết đó, trường đại học Hoa Sen đã tổ chức đợt thực tập nhận thức cho các sinh viên năm hai, năm ba với mục đích cho sinh viên có cái nhìn sơ lược về môi trường làm việc công sở, học hỏi thêm những kiến thức về công việc thực tế để tạo cơ hội ứng dụng những gì đã được học tại trường và bổ sung thêm những kiến thức làm việc thực tiễn nhằm tạo cho sinh viên có cái nhìn hoàn thiện hơn về ngành nghề đang theo học Riêng bản thân tôi sau kỳ thực tập nhận thức này, tôi đã có cái nhìn rõ hơn về các chứng từ, sổ sách, công việc về ngành kế toán, trải nghiệm thực tế với môi trường làm việc tại doanh nghiệp, có cơ hội để giao tiếp, mở rộng mối quan hệ với các anh chị trong công ty, học hỏi được những kiến thức thực tế bổ ích và ứng dụng được những gì đã học vào thực tiễn, có cái nhìn sơ lược về điểm giống và khác nhau giữa lý thuyết đã học và kinh nghiệm làm việc thực tế Thực tập nhận thức thực sự là một trải nghiệm thú vị và bổ ích đối với tôi

ii

NHẬN XÉT VÀ ĐÁNH GIÁ CỦA CÔNG TY

Tp.HCM, ngày …… tháng …… năm ….…

Chữ ký và đóng dấu

iii

NHẬN XÉT VÀ ĐÁNH GIÁ CỦA GIẢNG VIÊN

Tp.HCM, ngày …… tháng …… năm ….…

Chữ ký

iv

LỜI CẢM ƠN

Đầu tiên tôi xin chân thành cảm ơn nhà trường và quý thầy cô trường đại học Hoa Sen

đã tận tình giảng dạy để cho tôi có được các kiến thức cơ bản về ngành kế toán, tạo điều kiện cho tôi có đợt thực tập nhận thức này để vận dụng những kiến thức đã học vào môi trường làm việc thực tiễn và có cơ hội học tập, bổ sung thêm các kiến thức chuyên ngành thực tế bổ trợ cho việc học tập tại trường và kinh nghiệm làm việc cho đợt thực tập tốt nghiệp cũng như nghề nghiệp sau khi tốt nghiệp

Tôi cũng chân thành cảm ơn thầy Phùng Thế Vinh - cố vấn học tập đã hướng dẫn cho tôi những điều cần thiết để tôi có thể hoàn thành tốt đợt thực tập nhận thức này Bên cạnh đó, tôi cũng chân thành cám ơn cô Lê Thị Bích Thảo – giáo viên hướng dẫn đã trực tiếp hướng dẫn, hỗ trợ cho tôi hoàn thành bài báo cáo này

Đồng thời tôi xin chân thành cảm ơn quý công ty TNHH xây dựng thương mại Xuân

và Phú đã tạo cơ hội cho tôi được thực tập tại quý công ty với sự hướng dẫn tận tình của các anh chị trong công ty

Đặc biệt, tôi xin gửi lời cảm ơn chân thành đến cô Trương Vĩnh Điệp - kế toán trưởng của công ty, người trực tiếp hướng dẫn cho tôi trong đợt thực tập nhận thức này đã tận tình hướng dẫn, giải đáp các thắc mắc liên quan đến chuyên ngành kế toán và giúp đỡ tôi hoàn thành báo cáo này

Tôi xin chân thành cảm ơn!

v

MỤC LỤC

TRÍCH YẾU 1

NHẬN XÉT VÀ ĐÁNH GIÁ CỦA CÔNG TY ii

NHẬN XÉT VÀ ĐÁNH GIÁ CỦA GIẢNG VIÊN iii

LỜI CẢM ƠN iv

MỤC LỤC v

DANH MỤC BẢNG BIỂU HÌNH ẢNH vii

DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT viii

NHẬP ĐỀ 1

1 TỔNG QUAN CÔNG TY TNHH XÂY DỰNG THƯƠNG MẠI XUÂN VÀ PHÚ 2

1.1 Lịch sử hình thành và phát triển công ty 2

1.2 Ngành, nghề kinh doanh 2

1.3 Cơ cấu tổ chức hoạt động của công ty 2

2 MÔ TẢ PHÒNG BAN THỰC TẬP 3

2.1 Cơ cấu tổ chức phòng kế toán 3

2.2 Chế độ kế toán áp dụng 4

2.2.1 Hệ thống sổ sách kế toán 4

2.2.2 Hệ thống chứng từ sử dụng tại đơn vị 5

2.2.3 Hình thức kế toán áp dụng tại đơn vị 5

2.2.4 Phương pháp kế toán áp dụng 5

2.2.5 Hệ thống báo cáo tài chính 6

2.2.6 Trình tự ghi sổ kế toán 6

3 CÔNG VIỆC ĐƯỢC GIAO KHI THỰC TẬP 7

3.1 Công việc văn phòng 7

3.1.1 Photocopy 7

3.1.2 In tài liệu 8

3.2 Công việc chuyên môn 9

3.2.1 Kiểm tra đối chiếu hóa đơn đầu ra, đầu vào với tờ khai thuế GTGT 9

3.2.2 Lập tờ khai thuế GTGT 9

3.2.3 Nhập thông tin NVL vào Bảng kê nhập – xuất – tồn NVL 10

3.2.4 Tạo hàm excel để liên kết Nhật ký chung và các Sổ cái tài khoản liên quan 10 3.2.5 Ghi sổ Nhật ký chung các hóa đơn đầu vào, đầu ra 12

3.2.6 Các công việc quan sát được 17

vi

3.2.6.1 Nộp tờ khai thuế GTGT qua mạng 17

3.2.6.2 Quy trình xuất kho, nhập kho nguyên vật liệu 17

4 NHẬN XÉT, ĐÁNH GIÁ BẢN THÂN 18

KẾT LUẬN 20

TÀI LIỆU THAM KHẢO ix

PHỤ LỤC x

Phụ lục 1: Các chứng từ sử dụng tại đơn vị x

Phục lục 2: Một số mẫu sổ Nhật ký chung và Sổ cái tại đơn vị xii

Phụ lục 3: Một số hóa đơn và các giấy tờ khác của công ty xiv

vii

DANH MỤC BẢNG BIỂU HÌNH ẢNH

Hình 1: Sổ cái tài khoản 1111 sau khi trích lọc ẩn các dòng trống 11

Hình 2: Hóa đơn GTGT mua NVL đầu vào của công ty 13

Hình 3: Hóa đơn GTGT đầu ra của công ty 15

Hình 4: Trang web nộp tờ khai thuế qua mạng 17

Hình 5: Bảng kê nhập - xuất - tồn nguyên vật liệu x

Hình 6: Ủy nhiệm chi của ngân hàng Đông Á x

Hình 7: Phiếu chi của công ty xi

Hình 8: Phiếu thu của người bán xi

Hình 9: Mẫu sổ Nhật ký chung xii

Hình 10: Mẫu sổ cái quỹ tiền mặt xii

Hình 11: Mẫu sổ cái tài khoản 1331 xiii

Hình 12: Bảng cân đối số phát sinh xiii

Hình 13: Hóa đơn GTGT đầu vào xiv

viii

DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT

1 BHXH: bảo hiểm xã hội

2 BHYT: bảo hiểm y tế

3 GTGT: giá trị gia tăng

1

NHẬP ĐỀ

Với mục đích tạo cơ hội cho sinh viên sớm tiếp cận với thực tế môi trường doanh nghiệp, trường đại học Hoa Sen đã tạo điều kiện cho sinh viên có đợt thực tập nhận thức trong quá trình học để làm quen, hòa nhập với môi trường làm việc thực tiễn Do đợt thực tập này dành cho các sinh viên cuối năm hai hoặc đầu năm ba như tôi nên kiến thức chuyên ngành còn hạn hẹp vì chưa được học hết các môn chuyên ngành về kế toán Tuy nhiên, với những kiến thức tôi đã học được tại trường cũng đã giúp tôi có những kiến thức cơ bản về kế toán để có thể tham gia đợt thực tập này Khi tham gia thực tập, tôi đã tự đặt ra những mục tiêu cho bản thân để có thể học hỏi thêm kiến thức và hoàn thành tốt đợt thực tập nhận thức

 Mục tiêu 1: Tiếp cận được với môi trường làm việc thực tế, xây dựng được mối quan hệ với các anh chị nhân viên của công ty

 Mục tiêu 2: Làm quen với các chứng từ, sổ sách của công ty, tìm hiểu về công việc thực tế của phòng kế toán

 Mục tiêu 3: Vận dụng được những kiến thức đã học vào các công việc được giao, học hỏi được những kiến thức thực tiễn và so sánh được điểm giống và khác nhau giữa cách làm thực tế với kiến thức đã học

Với các mục tiêu đã đặt ra, tôi sẽ trình bày quá trình thực hiện các mục tiêu của tôi qua những công việc tôi được giao và những kiến thức tôi đã học hỏi được trong đợt thực tập này thông qua báo cáo gồm 4 phần chính:

1 Tổng quan công ty TNHH xây dựng thương mại Xuân và Phú

2 Mô tả phòng ban thực tập

3 Công việc được giao khi thực tập

4 Nhận xét, đánh giá bản thân

- Trụ sở công ty đặt tại số 85/8 Nguyễn Văn Quỳ, phường Tân Thuận Đông, quận 7, TPHCM

- Hoạt động chính của Công ty TNHH xây dựng thương mại Xuân và Phú là:

- Thi công xây dựng công trình dân dụng, công trình công nghiệp

- Trang trí nội – ngoại thất

- Phá dỡ, chuẩn bị mặt bằng xây dựng

- Lắp đặt hệ thống điện, hệ thống cấp thoát nước, điều hòa không khí

- Hoàn thiện công trình xây dựng

1.3 Cơ cấu tổ chức hoạt động của công ty

- Công ty gồm có 9 nhân viên văn phòng:

3

- Giám đốc: ông Nguyễn Ngọc Sang là người đứng đầu công ty và là người trực tiếp

điều hành mọi hoạt động của công ty, tổ chức lãnh đạo tập thể cán bộ công nhân viên thực hiện tốt kế hoạch đề ra, đảm bảo công ty hoạt động hiệu quả, đồng thời chịu trách nhiệm trước pháp luật và tập thể người lao động của công ty Giám đốc có quyền phân công, bãi nhiệm cấp dưới, kiểm tra giám sát mọi hoạt động của công ty và quyết định kỷ luật, khen thưởng tập thể hoặc cá nhân có thành tích xuất sắc, lãnh đạo chung và chỉ đạo các phòng ban

- Phòng kinh doanh: chịu trách nhiệm tìm kiếm khách hàng, đưa ra các ý tưởng, bản

vẽ xây dựng công trình, lập kế hoạch và thời gian thực hiện, lập bảng dự toán nguyên vật liệu cho công trình và hợp đồng kinh tế…

- Phòng kế toán: là bộ phận giám sát các nguồn thu chi, thống kê, kế toán, quản lý

nguồn tài chính của công ty, cân đối tài sản và nguồn vốn, chịu trách nhiệm cho việc kiểm tra và áp dụng các chế độ kế toán trong công ty, quan hệ với các ngân hàng, tính toán cũng như nộp đầy đủ thuế thực hiện nghĩa vụ với nhà nước

- Trưởng giám sát công trình: là người có trách nhiệm điều hành, giám sát thi công

các công trình mà công ty đã ký kết hợp đồng, đảm bảo tiến độ thi công, chất lượng công trình theo hợp đồng đã ký kết Xem xét, đề nghị xuất kho nguyên vật liệu cho công trình,

đề nghị tuyển thêm hoặc bãi nhiệm nhân công xây dựng tại công trình, quản lý nhân công và ra quyết định về thi công công trình tại công trình xây dựng Trưởng công trình hiện nay là ông Nguyễn Ngọc Nam

2.1 Cơ cấu tổ chức phòng kế toán

Phòng kế toán là bộ phận không thể thiếu đối với bất kì doanh nghiệp nào Đây là nơi thu thập, lưu trữ, xử lý các chứng từ, tài liệu liên quan đến công tác kế toán tài chính của công ty, quản lý sổ sách chứng từ, hóa đơn đầu ra, đầu vào của công ty để theo dõi tình hình tài chính công ty nhằm giúp ban giám đốc đưa ra quyết định đầu tư, hoạt động kinh doanh của công ty và là nơi phản ánh rõ nhất tình hình hoạt động kinh doanh và tình hình tài chính của công ty Vì công ty trách nhiệm hữu hạn Xuân và Phú là một công ty có quy mô vừa nên

bộ phận kế toán chỉ gồm 3 người

4

- Kế toán trưởng: là người chịu trách nhiệm cao nhất ở phòng kế toán, giữ vai trò

quản lý điều hành toàn bộ phòng kế toán Nắm vững kế hoạch phát triển công ty, tổ chức phổ biến và hướng dẫn thi hành kịp thời các chế độ kế toán do Nhà nước ban hành Kiểm tra việc ghi chép, lập báo cáo từng phần của kế toán Thực hiện công việc tập hợp chi phí tính giá thành, xác định kết quả sản xuất kinh doanh vào cuối kỳ báo cáo tháng, quý, năm dựa vào số liệu trên các chứng từ, hóa đơn, sổ chi tiết … Lập bảng cân đối số phát sinh, báo cáo tài chính và chịu trách nhiệm trước pháp luật về báo cáo đã được lập

- Kế toán viên – Tiếp tân: kế toán viên chịu trách nhiệm nhận các hóa đơn hợp lệ hằng

ngày được gửi đến công ty, lưu trữ hóa đơn và theo dõi, ghi chép hàng ngày những nghiệp vụ phát sinh trên các sổ chi tiết như: sổ quỹ tiền mặt, sổ chi tiết kế toán tiền lương, theo dõi nguyên vật liệu nhập vào – xuất ra, theo dõi khấu hao tài sản cố định, công cụ dụng cụ …

- Kế toán công nợ - Thủ quỹ: là người có nhiệm vụ theo dõi, tập hợp, ghi sổ các

khoản phải thu, phải trả của khách hàng, phải trả của cơ quan nhà nước, BHXH, BHYT, KPCĐ … Lập thủ tục thu chi tài chính, các chứng từ thanh toán, phiếu thu, phiếu chi, lập báo cáo tình hình công nợ hằng tuần, đối chiếu với kế toán quỹ tiền mặt, tiền gửi ngân hàng để lập báo cáo thu chi hằng tháng Thực hiện thu chi theo các chứng từ đã duyệt và lưu trữ các chứng từ liên quan

- Sổ chi tiết doanh thu

- Sổ cái phải thu khách hàng

- Sổ cái nguyên vật liệu

- Sổ cái tiền gửi ngân hàng, sổ chi tiết theo dõi tiền gửi ngân hàng (Á Châu, Đông Á)

KẾ TOÁN TRƯỞNG

KẾ TOÁN VIÊN - TIẾP TÂN KẾ TOÁN CÔNG NỢ - THỦ QUỸ

5

- Sổ cái thuế giá trị gia tăng phải nộp, sổ cái thuế giá trị gia tăng được khấu trừ

- Các loại sổ cái và sổ chi tiết khác liên quan đến các nghiệp vụ kinh tế phát sinh tại doanh nghiệp

2.2.2 Hệ thống chứng từ sử dụng tại đơn vị

- Hóa đơn: Hóa đơn giá trị gia tăng đầu ra, đầu vào

- Lao động, tiền lương: Bảng chấm công, Bảng thanh toán lương công nhân viên, nhân công công trình, Bảng kê trích nộp các khoản theo lương (BHXH, BHYT …)

- Nguyên vật liệu: Giấy đề nghị xuất kho nguyên vật liệu, Bảng kê nhập – xuất – tồn nguyên vật liệu, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho

- Tài sản cố định: Biên bản giao nhận tài sản cố định, biên bản kiểm kê tài sản cố định, Thẻ tài sản cố định, Biên bản thanh lý tài sản cố định

- Công nợ, tiền tệ: Phiếu thu, Phiếu chi, giấy báo nợ, giấy báo có, ủy nhiệm chi (séc thanh toán), giấy nộp tiền, giấy đề nghị thanh toán …

2.2.3 Hình thức kế toán áp dụng tại đơn vị

Hình thức ghi sổ kế toán: Nhật ký chung

Hình thức khai báo thuế: sử dụng phần mềm Hỗ Trợ Kê Khai Thuế và nộp tờ khai thuế qua mạng

Công ty sử dụng hình thức kế toán trên máy tính, dùng phần mềm excel để thiết kế sổ thay cho kế toán tay Mỗi file excel là số liệu kế toán tài chính của công ty trong 1 tháng và cuối năm kế toán trưởng sẽ dựa trên số liệu các file của tháng trong năm để lập báo cáo tài chính

Excel được thiết kế theo hình thức ghi sổ là nhật ký chung, cách ghi sổ là nhập liệu và định khoản các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh theo trình tự thời gian phát sinh và theo nội dung kinh tế của nghiệp vụ đó vào sổ nhật ký chung và dùng các hàm trong excel để truy xuất dữ liệu tự động sang các sổ cái tài khoản liên quan theo từng nghiệp vụ phát sinh và bảng cân đối số phát sinh

2.2.4 Phương pháp kế toán áp dụng

Phương pháp tính giá xuất kho nguyên vật liệu: phương pháp bình quân gia quyền Vì công ty TNHH XDTM Xuân và Phú là công ty xây dựng với quy mô vừa và nhỏ, số lượng nguyên vật liệu nhập vào và xuất ra liên tục nên phương pháp bình quân gia quyền sẽ giúp cho bộ phận kế toán công ty tính giá xuất kho và kiểm soát nguyên vật liệu nhập – xuất – tồn kho dễ dàng và ít sai sót hơn

Nguyên tắc đánh giá nguyên vật liệu tồn kho: kiểm kho

Phương pháp hạch toán nguyên vật liệu: kê khai thường xuyên

6

Phương pháp trích khấu hao TSCĐ: sử dụng phương pháp khấu hao đường thẳng Nguyên tắc ghi nhận TSCĐ: theo nguyên giá của TSCĐ

2.2.5 Hệ thống báo cáo tài chính

Công ty TNHH XDTM Xuân và Phú sử dụng bộ báo cáo tài chính theo quyết định số 48/2006/QĐ – BTC ban hành ngày 14/09/2006 của Bộ Tài Chính bao gồm: Bảng cân đối kế toán, Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, Báo cáo lưu chuyển tiền tệ và Thuyết minh báo cáo tài chính

2.2.6 Trình tự ghi sổ kế toán

Mỗi ngày kế toán viên có trách nhiệm nhận các hóa đơn, chứng từ, kiểm tra xem các hóa đơn, chứng từ có hợp lệ không rồi tổng hợp lưu vào bảng tổng hợp chứng từ kế toán đã được kiểm tra Sau đó kế toán trưởng sẽ căn cứ vào các hóa đơn, chứng từ ghi sổ đã được kiểm tra lưu vào bảng tổng hợp chứng từ kế toán để ghi sổ nhật ký chung và ứng dụng hàm excel số liệu sẽ tự xuất ra các sổ cái tài khoản liên quan các nghiệp vụ phát sinh và tự động cập nhật số phát sinh trong kỳ vào Bảng cân đối số phát sinh Các chứng từ, hóa đơn sau khi được ghi vào sổ nhật ký chung sẽ được dùng để ghi vào sổ chi tiết, thẻ, bảng kê kế toán có liên quan

7

Cuối tháng, kế toán trưởng sẽ dựa vào nhật ký chung để đối chiếu, kiểm tra số liệu trên sổ cái và bảng tổng hợp chi tiết để xác định kết quả kinh doanh và cập nhật số dư đầu kỳ

để hoàn chỉnh Bảng cân đối số phát sinh Trên bảng cân đối số phát sinh thì số dư đầu kỳ bên

Nợ phải bằng số dư đầu kỳ bên Có, phát sinh trong kỳ bên Nợ bằng số phát sinh trong kỳ bên

Có, số dư cuối kỳ bên Nợ bằng số dư cuối kỳ bên Có và phát sinh lũy kế bên Nợ bằng phát sinh lũy kế bên Có Số dư của từng tài khoản trên bảng cân đối số phát sinh phải bằng số dư của từng tài khoản tương ứng trong bảng tổng hợp chi tiết

Cuối năm, kế toán trưởng sẽ dựa vào các số liệu trên bảng cân đối số phát sinh để lập báo cáo tài chính

3.1 Công việc văn phòng

3.1.1 Photocopy

Hầu hết công việc đầu tiên và đơn giản nhất được giao cho sinh viên thực tập là photocopy Tuy đây là công việc văn phòng đơn giản nhưng với bản thân tôi lần đầu tiên trực tiếp sử dụng máy photocopy vẫn không khỏi những thao tác vụng về Nhưng sau nhiều lần được cô Điệp và các chị trong phòng kế toán hướng dẫn tôi đã có kinh nghiệm và thao tác tốt hơn với máy photocopy

Để photo một văn bản hay một hóa đơn, cần thực hiện theo các bước sau:

Bước 1: Nhấn nút Power để khởi động máy photocopy, sau đó nhấn phím Copy để

máy ở chế độ sẵn sàng công việc photo

Bước 2: Kiểm tra giấy photo trước khi tiến hành photo Nếu máy hết giấy thì đèn báo

ở khay giấy sẽ sáng lên, khi đó cần kéo khay giấy ra và bỏ thêm giấy vào, còn khi đèn báo sáng nhấp nháy là báo hiệu máy sắp hết giấy, nên kiểm tra số lượng hoặc bỏ thêm giấy vào trước khi photo

Bước 3: Đặt giấy cần photo vào mặt kiếng của máy photo Sau đó đóng nắp lại, bấm

nút Start và chờ kết quả

 Nhận xét của bản thân: do lần đầu tiếp xúc với máy photo nên tôi không tránh khỏi những khó khăn trong việc photo như photo ngược, sai mặt khi photo hai mặt, bản photo không đẹp, kẹt giấy photo Nhưng được sự chỉ dẫn của các chị trong công ty dần dần tôi đã khắc phục được và có thể thao tác thành thạo

 Kinh nghiệm bản thân: khi máy photo hết giấy không nên để giấy quá đầy vào khay sẽ dễ làm máy bị kẹt giấy khi photo Canh giấy thẳng trong khay và canh

8

thẳng giấy cần photo trên mặt kiếng để tránh photo bị lệch văn bản, méo mó không đẹp Kiểm tra số lượng tài liệu sau khi photo để tránh bị thất lạc

3.1.2 In tài liệu

Các thao tác để in một văn bản bằng file word:

Bước 1: khởi động máy in và mở file văn bản cần in

Bước 2: Vào File trên thanh Menu, chọn Print hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl + P

- Tại mục Copies: là chọn số bản in ra

- Mục Setting: Print All Pages là in toàn bộ các trang của file word Print Current Page là in trang hiện tại đang mở Print Custom Range là in từ trang lựa chọn (ví dụ: muốn in từ trang 3 đến hết file thì chọn Print Custom Range rồi tại khung Pages nhấn số trang là 3 Nếu muốn in từ trang 3 đến trang 7 thì tại khung Pages gõ 3-7 để in)

Bước 3: chọn in một mặt hoặc in hai mặt Print One Sided là in một mặt và Manually

Print on Both Sides là in hai mặt Sau đó nhấn nút Print và chờ kết quả

 Kinh nghiệm bản thân: công việc này tuy dễ nhưng nếu không cẩn thận kiểm tra khâu mực in trước khi in cũng sẽ gặp một số vấn đề khó khăn khi tiến hành công việc Trước khi in phải kiểm tra lại toàn bộ văn bản xem có đúng văn bản cần

in không, có còn sai lỗi chính tả hoặc lỗi font chữ hay lỗi gì khác để tránh khi in bị sai sót làm lãng phí Phải đặt đủ giấy in và để giấy ngay ngắn để tránh bị kẹt giấy khi in

3.1.3 Soạn thảo văn bản

Nhận văn bản, hợp đồng mẫu từ tay nhân viên kinh doanh, ghi chú lại những chỗ cần cập nhật lại theo đúng yêu cầu của bản hợp đồng Sau đó bắt đầu đánh lại văn bản, hợp đồng trên word, chỉnh sửa cho đẹp, hoàn chỉnh cho giống với mẫu văn bản, hợp đồng rồi đưa lại cho nhân viên kinh doanh kiểm tra lại

 Nhận xét bản thân: công việc soạn thảo văn bản, chỉnh file word không còn xa

lạ, khó khăn với tôi vì ở trường tôi đã làm rất nhiều báo cáo và chỉnh sửa word theo chuẩn ISO 5966 của trường quy định nên công việc này tôi thực hiện rất dễ dàng

 Kinh nghiệm bản thân: tuy công việc này dễ thực hiện nhưng phải hết sức cẩn thận với nội dung văn bản khi đánh máy, đặc biệt là hợp đồng phải đúng với yêu cầu của khách hàng (các điều khoản, đơn giá, số lượng nguyên vật liệu, giá trị hợp đồng …), nếu không có thể làm sai cả bản hợp đồng Trước khi in