THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ VÀ LƯU TRỮ TẠI UỶ BAN NHÂN DÂN HUYỆN BÌNH LỤC, TỈNH HÀ NAM

C BỘ NỘI VỤ TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI TÊN ĐỀ TÀI THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ VÀ LƯU TRỮ TẠI UỶ BAN NHÂN DÂN HUYỆN BÌNH LỤC, TỈNH HÀ NAM BÀI TIỂU LUẬN KẾT THÚC HỌC PHẦN Học phần Công tác Văn thư và Lưu trữ Mã phách Hà Nội 2021 MỤC LỤC PHẦN MỞ ĐẦU 1 PHẦN NỘI DUNG 3 Chương 1 LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ VÀ KHÁI QUÁT VỀ ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN BÌNH LỤC, TỈNH HÀ NAM 3 1 1 Lý luận chung về công tác văn thư và lưu trữ 3 1 1 1 Công tác Văn thư 3 1 1 2 Công tác Lưu trữ 5 1 1 3 Vai trò của.

BÀI TIỂU LUẬN KẾT THÚC HỌC PHẦN

Học phần: Công tác Văn thư và Lưu trữ

…

Hà Nội - 2021

MỤC LỤC

PHẦN MỞ ĐẦU 1

PHẦN NỘI DUNG 3

Chương 1 LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ VÀ KHÁI QUÁT VỀ ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN BÌNH LỤC, TỈNH HÀ NAM 3

1.1 Lý luận chung về công tác văn thư và lưu trữ 3

1.1.1 Công tác Văn thư 3

1.1.2 Công tác Lưu trữ 5

1.1.3 Vai trò của công tác văn thư, lưu trữ đối với hoạt động của cơ quan, tổ chức 6

1.2 Khái quát về Ủy ban nhân dân huyện Bình Lục, tỉnh Hà Nam 7

1.2.1 Lịch sử hình thành 7

1.2.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn , cơ cấu tổ chức của Ủy ban nhân dân huyện Bình Lục, tỉnh Hà Nam 8

Tiểu kết Chương 1 9

Chương 2 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ VÀ LƯU TRỮ CỦA ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN BÌNH LỤC, TỈNH HÀ NAM 10

2.1 Thực trạng tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của bộ phận văn thư tại Uỷ ban nhân dân huyện Bình Lục, tỉnh Hà Nam 10

2.1.1 Tình hình tổ chức 10

2.1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn 10

2.1.3 Cơ cấu tổ chức 11

2.2 Thực trạng hoạt động quản lý nhà nước về công tác văn thư và lưu trữ tại Ủy ban nhân dân huyện Bình Lục, tỉnh Hà Nam 11

2.2.1 Cơ cấu của hệ thống quản lý nhà nước về công tác văn thư và lưu trữ .11

2.2.2 Chỉ đạo thực hiện quy hoạch, kế hoạch phát triển công tác văn thư và

lưu trữ 12

2.2.3 Xây dựng ban hành và chỉ đạo thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật quy định về công tác văn thư và lưu trữ 12

2.2.4 Thực hiện thống kê về lưu trữ theo quy định 12

2.2.5 Hoạt động đào tạo, bồi dưỡng, bố trí nhân sự, thanh tra, kiểm tra, giải quyết và xử lý vi phạm quy chế công tác văn thư, lưu trữ 13

2.3 Thực trạng hoạt động nghiệp vụ công tác văn thư và lưu trữ tại Ủy ban nhân dân huyện Bình Lục, tỉnh Hà Nam 13

2.3.1 Nghiệp vụ công tác Văn thư 13

2.3.2 Nghiệp vụ công tác lưu trữ 21

Tiểu kết Chương 2 23

Chương 3 NHẬN XÉT VÀ ĐỀ XUẤT MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG CÔNG TÁC VĂN THƯ VÀ LƯU TRỮ TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN BÌNH LỤC, TỈNH HÀ NAM 24

3.1 Nhận xét về thực trạng công tác văn thư và lưu trữ tại Ủy ban nhân dân huyện Bình Lục, tỉnh Hà Nam 24

3.1.1 Ưu điểm 24

3.1.2 Hạn chế 24

3.1.3 Nguyên nhân của những hạn chế 25

3.2 Một số giải pháp nhằm nâng cao chất lượng công tác văn thư và lưu trữ tại Ủy ban nhân dân huyện Bình Lục, tỉnh Hà Nam 26

3.2.1 Xây dựng và hoàn thiện một cách đồng bộ các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn về tổ chức công tác văn thư, lưu trữ tại huyện Bình Lục 26

3.2.2 Hoàn thiện công tác tổ chức nhân sự 27

3.2.3 Nâng cao nhận thức và trách nhiệm của cán bộ lãnh đạo và cán bộ công chức, viên chức về vai trò của công tác văn thư, lưu trữ 27

3.2.4 Tăng cường công đăng ký văn bản đến văn bản đi 27

3.2.5 Thường xuyên tổ chức các lớp tập huấn, các cuộc thi, các khóa đào tạo bồi dưỡng, nâng cao nghiệp vụ trong công tác tổ chức, quản lý văn thư, lưu trữ.

28

3.2.6 Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư, lưu trữ đặc biệt chú trọng đầu tư trang thiết bị điện tử cho công tác lưu trữ 28

3.3 Một số kiến nghị 29

Tiểu kết Chương 3 29

KẾT LUẬN 30

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 31

PHỤ LỤC 32

DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT

PHẦN MỞ ĐẦU

1 Lý do chọn đề tài

Công tác Văn thư và Lưu trữ là công tác có ý nghĩa hết sức quan trọng và làcông tác thường xuyên của mỗi cơ quan trong hoạt động quản lý nói chung và hoạt

động của các cơ quan hành chính nhà nước nói riêng Trong quản lý nhà nước,

Công tác văn thư là hoạt động bảo đảm thông tin bằng văn bản phục vụ cho lãnhđạo, chỉ đạo, kiểm tra quản lý điều hành công việc của các cơ quan Đảng, cơ quanNhà nước, các tổ chức kinh tế, tổ chức chính trị xã hội, các đơn vị lực lượng vũtrang nhân dân đảm bảo cung cấp kịp thời, chính xác Đồng thời công tác văn thư làmột bộ phận quan trọng trong hoạt động quản lý, được xác định là một mặt hoatđộng của bộ máy quản lý nói chung và chiếm một phần lớn nội dung hoạt động củavăn phòng ảnh hưởng trực tiếp tới hoạt động lãnh đạo, chỉ đạo, quản lý điều hànhcủa một cơ quan

Công tác văn thư và lưu trữ đảm bảo giữ lại đầy đủ mọi hoạt động của cơquan cũng như hoạt động của cá nhân giữ trách nhiệm khác nhau trong cơ quan vàđảm bảo giữ gìn đầy đủ hồ sơ, tài liệu, tạo điều kiện làm tốt công tác lưu trữ Nhậnthấy tầm quan trọng, cần thiết của công tác Văn thư và Lưu trữ trong hoạt độngquản lý cũng như những lợi ích mà công tác văn thư và lưu trữ mang lại cho hiệu

quả hoạt động của tổ chức Với những kiến thức được tiếp thu từ học phần “Công tác văn thư và lưu trữ” tác giả đã lựa chọn đề tài: “Thực trạng công tác văn thư và lưu trữ tại Ủy ban nhân dân huyện Bình Lục, tỉnh Hà Nam” để nghiên cứu, tìm hiểu.

2 Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu

* Mục tiêu nghiên cứu

- Nghiên cứu, hệ thống được lý luận chung về công tác văn thư và lưu trữ

- Tìm hiểu, nghiên cứu thực trạng công tác văn thư và lưu trữ tại Ủy bannhân dân huyện Bình Lục, tỉnh Hà Nam và đề xuất một số giải pháp nâng cao hiệuquả công tác văn thư và lưu trữ tại Ủy ban nhân dân huyện Bình Lục, tỉnh Hà Nam

* Nhiệm vụ nghiên cứu

- Xác định ý nghĩa, tầm quan trọng trong công việc thực hiện văn thư lưu trữ

tại cơ quan Điều tra thực hiện công tác văn thư, lưu trữ, phân tích, xác định nguyên

nhân

- Đưa những giải pháp nâng cao tổ chức thực hiện công tác văn tư, lưu trữ tại

Ủy ban nhân dân huyện Bình Lục, tỉnh Hà Nam

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

* Đối tượng nghiên cứu: Công tác văn thư và Lưu trữ tại Ủy ban nhân dân

huyện Bình Lục, tỉnh Hà Nam

* Phạm vi nghiên cứu: Tại UBND huyện Bình Lục, tỉnh Hà Nam.

4 Phương pháp nghiên cứu.

- Phương pháp nghiên cứu tài liệu

- Phương pháp phân tích tổng hợp

Ngoài ra, tác giả còn sử dụng phương pháp khảo sát, điều tra, thống kê, đánhgiá thực trạng khách quan…để nghiên cứu, tìm hiểu

5 Cấu trúc của đề tài.

Ngoài phần mở đầu, kết luận

Chương 1 Lý luận chung về công tác văn thư, lưu trữ và khái quát về Ủyban nhân dân huyện Bình Lục, tỉnh Hà Nam

Chương 2 Thực trạng công tác văn thư và lưu trữ tại Ủy ban nhân dân huyệnBình Lục, tỉnh Hà Nam

Chương 3 Nhận xét và đề xuất một số giải pháp nâng cao chất lượng côngtác văn thư và lưu trữ tại Ủy ban nhân dân huyện Bình Lục, tỉnh Hà Nam

PHẦN NỘI DUNG Chương 1 LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ

VÀ KHÁI QUÁT VỀ ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN BÌNH LỤC, TỈNH HÀ NAM

1.1 Lý luận chung về công tác văn thư và lưu trữ

1.1.1 Công tác Văn thư

1.1.1.1 Khái niệm “Công tác Văn thư”

Theo tác giả Vương Đình Quyền: “Công tác văn thư là khái niệm dùng để chỉ toàn bộ công việc liên quan đến soạn thảo, ban hành văn bản, tố chức quản lý, giải quyết văn bản, lập hồ sơ hiện hành nhằm đảm bảo thông tin văn bản cho hoạt động quản lý của các cơ quan tổ chức” [3, tr.8]

Theo Tập bài giảng Công tác Văn thư, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội:

“Công tác văn thư là toàn bộ các công việc về soạn thảo, ban hành văn bản, quản

lý văn bản và tài liệu khác hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức, lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan, tổ chức, quản lý và sử dụng con dấu trong văn thư” Đây là khái niệm mà tác giả sử dụng trong bài tiểu luận

này ”[5, tr.55]

1.1.1.2 Nội dung của công tác văn thư

Nội dung của công tác văn thư bao gồm các công việc như: Soạn thảo và banhành văn bản; Quản lý văn bản; Lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ tài liệu vào trong lưutrữ cơ quan

1.1.1.3 Vị trí, ý nghĩa của công tác văn thư

phối hợp công tác, ghi lại những sự kiện, hiện tượng xảy ra trong hoạt động hàngngày

* Ý nghĩa

- Làm tốt công tác văn thư bảo đảm cung cấp đầy đủ thông tin, góp phần năng cao năng suất, chất lượng công tác của cơ quan, tổ chức và phòng chống tệ quan liêu giấy tờ

Trong hoạt động của cơ quan, từ việc để ra các chủ trương, chính sách, xâydựng chương trình kế hoạch công tác cho đến phản ánh tình hình, nêu đề xuất, kiếnnghị với cơ quan cấp trên, chỉ đạo cơ quan cấp dưoi giải quyết công việc đều phảidựa vào các nguồn thông tin có liên quan Thông tin càng chính xác, đầy đủ và kịpthời thì hoạt động của cơ quan, tổ chức càng đạt hiệu quả Thông tin phục vụ quản

lý được cung cấp từ nguồn khác nhau, trong đó nguồn thông tin chủ yếu chính xácnhất là thông tin bằng văn bản vì văn bản là phương tiện chứa đựng, truyền đạt, phổbiến thông tin mang tính chất pháp lý

Công tác văn thư bao gồm nhiều việc, liên quan đến nhiều người, nhiều bộphận, do đó kết quả văn thư không chi ảnh hưởng đến bản thân cơ quan mà còn ảnhhưởng đến cơ quan khác Vì vậy làm tốt công tác văn thư sẽ giúp lãnh đạo cơ quanchi đạo công việc chính xác, hiệu quả

- Làm tốt công tác văn thư góp phần giữ bí mật của Đảng, Nhà nước và của môi cơ quan

Trong hoạt động của cơ quan, văn bản là căn cứ chủ yếu để giải quyết côngviệc, nhằm thực hiện chức năng, nhiệm vụ của mình Do đó, hiệu suất và chất lượngcông tác của cơ quan nói chung, từng cán bộ viên chức nói riêng có quan hệ chặtchẽ với công tác văn thư Nếu các khẩu của công tác văn thư làm tốt như tiếp nhận,chuyển giao, giải quyết văn bản được kịp thời và chính xác, soạn thảo và ban hànhvăn bản đảm bảo chất lượng, vào số văn bản đi - đến được rõ ràng đúng đắn, lập hồ

sơ hiện hành hợp lý, đúng các quy định thì sẽ đám bảo thông tin đẩy đủ, kịp thời,chính xác cho hoạt động quản lý của cơ quan

- Làm tốt công tác văn thư sẽ tạo thuận lợi cho công tác lưu trữ

Tài liệu văn thư là nguồn bố sung cho tài liệu lưru trữ cơ quan và lưu trữ nhànước Do đó giữa công tác văn thư và công tác lưu trữ có mối quan hệ chặt chẽ vớinhau Muốn cho công tác lưu trữ tiến hành được thuận lợi thì cần phải làm tốt côngtác văn thư Trước hết là làm tổt các khâu soạn thào và ban hành văn bản, lập hồ sơhiện hành và giao nộp hồ sơ và lưu trữ cơ quan

1.1.2 Công tác Lưu trữ

1.1.2.1 Khái niệm “Công tác Lưu trữ”

Theo Giáo trình Lưu trữ, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội: “Công tác lưu trữ

là quá trình hoạt động quản lý và hoạt động nghiệp vụ nhằm thu thập triệt để, bảo quản an toàn và tổ chức sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ để phục vụ cho các yêu cầu của xã hội” Đây là khái niệm mà tác giả sử dụng trong bài tiểu luận này [6, tr.17]

1.1.2.2 Nội dung công tác lưu trữ

Công tác lưu trữ bao gồm 2 nội dung:

- Tổ chức nghiên cứu khoa học công nghệ và hợp tác quốc tế trong lưu trữ

- Quản lý đào tạo cán bộ công chức lưu trữ cơ quan nhà nước

* Hoạt động nghiệp vụ

- Thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ

- Phân loại tài liệu

- Chỉnh lý tài liệu

- Xác định giá trị tài liệu để lựa chọn tài liệu có giá trị đưa vào lưu trữ và loại

ra những tài liệu hết giá trị để tiêu hủy

- Thống kê, bảo quản, bảo vệ tài liệu lưu trữ

- Tổ chức phục vụ khai thác tài liệu lưu trữ

1.1.2.3 Vị trí, ý nghĩa của công tác lưu trữ

* Vị trí

Công tác lưu trữ có vai trò quan trọng trong cơ quan nhà nước, lưu trữnhững hồ sơ giấy tờ, những công việc quan trọng, để phục vụ cho công việc của cơquan một cách nhanh chóng, chính xác

* Ý nghĩa

- Công tác lưu trữ có vai trò quan trọng đối với việc xây dựng thế chế nềnhành chính nhà nước Tài liệu lưu trữ cung cấp thông tin có giá trị pháp lý, tínhchính xác và độ tin cậy cao phục vụ cho việc soạn thảo, ban hành văn bản quản lýnhà nước theo đúng các quy định của pháp luật

- Thông qua tài liệu lưu trữ, các cơ quan, tổ chức có thể nghiên cứu, đánhgiá kết quả hoạt động thời gian để đề ra dự bảo, phương hướng phát triển của cơquan, tổ chức của mình

- Tài liệu lưu trữ là nguồn dữ liệu quan trọng quý giá, góp phần quan trọngtrong việc bảo vệ pháp luật, bảo vệ thể chế nền hành chính nhà nước và quyền lợichính đáng của công dân

1.1.3 Vai trò của công tác văn thư, lưu trữ đối với hoạt động của cơ quan,

tổ chức

Một là, góp phần quan trọng đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý, cũng

cấp những tài liệu, tư liệu, số liệu phục vụ cho mục đích chính trị, kinh tế, văn hóa,

xã hội Đồng thời cũng cấp những thông tin quá khứ, phục vụ cho hoạt động quản

lý của cơ quan - Giúp cho cán bộ, công chức cơ quan nâng cao hiệu suất công việcđáp ứng kịp thời các yêu cầu của tổ chức, cá nhân Hồ sơ tài liệu trở thành phươngtiện theo dõi, kiểm tra công việc một cách có hệ thống, qua đó cán bộ, công chức cóthể kiểm tra đúc rút kinh nghiệm góp phần thực hiện tốt các mục tiêu quản lý

Hai là, tạo công cụ để kiểm soát việc thực thi quyền lực của cơ quan, tổ

chức, cả nhân Góp phần giữ gin những tư liệu về hoạt động của cơ quan, phục vụkiểm tra thanh tra giảm sát Góp phần bảo vệ bí mật những thông tin có liên quanđến cơ quan, tổ chức và bí mật quốc gia

Ba là, nếu làm tốt công tác văn thư-lưu trữ sẽ góp phần đảm bảo cho các hoạt

động của cơ quan hành chính nhà nước, mỗi đơn vị được hoạt động thông suốt Nhờ

đó góp phần nâng cao hiệu quả quản lý hành chính nhà nước và thúc đẩy tiến trìnhcải cách nền hành chính hiện nay

1.2 Khái quát về Ủy ban nhân dân huyện Bình Lục, tỉnh Hà Nam

1.2.1 Lịch sử hình thành

Huyện Bình Lục thời phong kiến thuộc phủ Lý Nhân trấn Sơn Nam Tronghuyện có xã Ngọc Lũ là một di chỉ khảo cổ nổi tiếng, nơi lưu giữ trống đồng Ngọc

Lũ trước khi được giới khảo cổ phát hiện ra giá trị quý giá của nó năm 1901 Đây là

di vật khảo cổ có giá trị và nguyên vẹn của nền văn hóa Đông Sơn Ngoài chiếctrống đồng trên tại xã này, về sau còn phát hiện thêm 2 chiếc trống đồng nữa Cáctrống đồng cùng loại được phát hiện tiếp theo tại các thôn Đại Vũ (trống Vũ Bị năm1969), xã An Lão (trống An Lão năm 1985) Tổng cộng trống đồng có ở Bình Lụchoặc đã phát hiện tại Bình Lục là 6 chiếc

Sau năm 1954, huyện Bình Lục có 22 xã: An Đổ, An Mỹ, An Ninh, An Nội,Bình Nghĩa, Bình Thành, Bồ Đề, Bối Cầu, Đinh Xá, Đồn Xá, Đồng Du, Hòa Bình,Hưng Công, La Sơn, Mỹ Thọ, Ngọc Lũ, Quế Sơn, Tiêu Động, Tràng An, Trịnh Xá,Trung Lương, Vũ Bản Ngày 29 tháng 1 năm 1966, sáp nhập xã Bình Thành vào xãTiêu Động, sáp nhập thôn Vĩnh Tứ thuộc xã Hòa Bình vào xã Quế Sơn, sáp nhậpxóm Quang Trung thuộc xã Đồng Du vào xã Hưng Công và sáp nhập thôn NgọcLâm thuộc xã Hưng Công vào xã Bối Cầu

Ngày 18 tháng 12 năm 1976, hợp nhất hai xã Hòa Bình và Quế Sơn thànhmột xã lấy tên là xã An Lão Ngày 27 tháng 4 năm 1977, sáp nhập 9 xã: Mỹ Thịnh,

Mỹ Thuận, Mỹ Tiến, Mỹ Thành, Mỹ Hà, Mỹ Thắng, Mỹ Phúc, Mỹ Hưng, MỹTrung thuộc thành phố Nam Định vào huyện Bình Lục Ngày 12 tháng 1 năm 1984,sáp nhập hai xã Mỹ Phúc và Mỹ Trung vào thành phố Nam Định

Ngày 13 tháng 2 năm 1987, thành lập thị trấn Bình Mỹ, thị trấn huyện lỵhuyện Bình Lục trên cơ sở 1,44 ha diện tích tự nhiên và 51 nhân khẩu của xã AnĐổ; 164,48 ha diện tích tự nhiên và 947 nhân khẩu của xã An Mỹ; 90 ha diện tích tự

nhiên và 573 nhân khẩu của xã Mỹ Thọ và 3,91 hécta đất của xã Trung Lương

Cuối năm 2012, huyện Bình Lục có 1 thị trấn Bình Mỹ và 20 xã: An Đổ, AnLão, An Mỹ, An Ninh, An Nội, Bình Nghĩa, Bồ Đề, Bối Cầu, Đinh Xá, Đồn Xá,Đồng Du, Hưng Công, La Sơn, Mỹ Thọ, Ngọc Lũ, Tiêu Động, Tràng An, Trịnh Xá,Trung Lương, Vũ Bản

Ngày 23 tháng 7 năm 2013, chuyển hai xã Đinh Xá và Trịnh Xá về thành phốPhủ Lý quản lý Huyện Bình Lục còn lại thị trấn Bình Mỹ và 18 xã: An Đổ, An Lão,

An Mỹ, An Ninh, An Nội, Bình Nghĩa, Bồ Đề, Bối Cầu, Đồn Xá, Đồng Du, HưngCông, La Sơn, Mỹ Thọ, Ngọc Lũ, Tiêu Động, Tràng An, Trung Lương, Vũ Bản.Ngày 1 tháng 1 năm 2020, sáp nhập hai xã Mỹ Thọ và An Mỹ vào thị trấn Bình Mỹ.Huyện Bình Lục có 1 thị trấn và 16 xã như hiện nay

1.2.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn , cơ cấu tổ chức của Ủy ban nhân dân huyện Bình Lục, tỉnh Hà Nam

1.2.2.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn

Uỷ ban nhân dân do Hội đồng nhân dân bầu là cơ quan chấp hành của Hộiđồng nhân dân, cơ quan hành chính nhà nước ở địa phương, chịu trách nhiệm trướcHội đồng nhân dân cùng cấp và cơ quan nhà nước cấp trên

Uỷ ban nhân dân chịu trách nhiệm chấp hành Hiến pháp, Luật, các văn bảncủa cơ quan nhà nước cấp trên và Nghị quyết của Hội đồng nhân dân cùng cấpnhằm bảo đảm thực hiện chủ trương, biện pháp phát triển kinh tế - xã hội, củng cốquốc phòng, an ninh và thực hiện các chính sách khác trên địa bàn Uỷ ban nhândân thực hiện chức năng quản lý nhà nước ở địa phương, góp phần bảo đảm sự chỉđạo, quản lý thống nhất trong bộ máy hành chính nhà nước từ trung ương tới cơ sở

Quyết định và tổ chức thực hiện các biện pháp nhằm phát huy quyền làmchủ của Nhân dân, huy động các nguồn lực xã hội để xây dựng phát triển kinh tế -

xã hội Tuyên truyền giáo dục việc thực hiện Hiến pháp, phát luật của Nhà nước.Đảm bảo trật tự an ninh, an toàn xã hôi, xây dựng củng cố lực lượng vũ trang, xâydựng quốc phòng toàn dân trên địa bàn huyện Phòng chống tham nhũng buôn lậuhàng giả và các tệ nạn xã hội khác Phòng chống, bảo vệ tài sản của nhân dân và

nhà nước khỏi thiên tai bão lũ Tổ chức chỉ đạo việc thực hiện thu chi ngân sáchđảm bảo thu đúng, thu đủ và thu kịp thời các khoản thuế và các khoản thu khác chohợp lý ở các địa phương thuộc địa bàn huyện.

1.2.2.2 Cơ cấu tổ chức

UBND huyện Bình Lục do Hội đồng nhân dân cùng cấp bầu ra gồm: Chủtịch và phó Chủ tịch Chủ tịch UBND huyện Bình Lục, người lãnh đạo và điều hànhcông việc của UBND huyện, là người chịu trách nhiệm cá nhân về nhiệm vụ vàquyền hạn của mình theo quy định, chịu trách nhiệm cùng tập thể về những hànhđộng của huyện trước Hội đồng nhân dân huyện, Ủy ban nhân dân tỉnh:

Chủ tịch UBND huyện phân công công tác cho các Phó chủ tịch và các thànhviên của UBND huyện, Ủy ban nhân dân huyện gồm 3 Phó chủ tịch, trong đó mỗiPhó chủ tịch sẽ phụ trách các khối khác nhau như: Khối Nông nghiệp, Khối Văn xã,Khối Kinh tế - Xây dựng

Các phòng ban chuyên môn giúp việc gồm có: Văn phòng UBND huyện;Phòng Nội vụ; Phòng Lao động – Thương binh và xã hội; Phòng Tài chính – Kếhoạch; Phòng Giáo dục; Phòng Văn hóa và Thông tin; Phòng Tài nguyên và môitrường; Phòng Tư pháp; Phòng Nông nghiệp và phát triển nông thôn; Phòng Kinh tế

- Hạ tầng; Thanh tra; Phòng Y tế

Tiểu kết Chương 1

Trong Chương 1, tác giả đã trình bày lý luận chung về công tác văn thư, lưutrữ và khái quát về ủy ban nhân dân huyện Bình Lục, tỉnh Hà Nam Trong đó, tácgiả đã đưa ra khái niệm về công tác văn thư, công tác lưu trữ, nội dung, vị trí, ýnghĩa của công tác văn thư và công tác lưu trữ Vai trò của công tác văn thư và lưutrữ đối với hoạt động của cơ quan, tổ chức Bên cạnh đó, tác giả cũng đã giới thiệu

về lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của Ủy ban nhân dânhuyện Bình Lục, tỉnh Hà Nam Đây là cơ sở để tác giả tiến hành nghiên cứu thựctrạng công tác văn thư và lưu trữ ở Chương 2

Chương 2 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ VÀ LƯU TRỮ CỦA

ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN BÌNH LỤC, TỈNH HÀ NAM

2.1 Thực trạng tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của bộ phận văn thư tại Uỷ ban nhân dân huyện Bình Lục, tỉnh Hà Nam.

2.1.1 Tình hình tổ chức

Công tác văn thư và lưu trữ tại UBND huyện Bình Lục được tổ chức theonguyên tắc hỗn hợp Nhưng mọi hoạt động giấy tờ đến ủy ban nhân dân đều đượctập trung tại bộ phận Văn thư cơ quan dù đến từ bất cứ nguồn nào để làm thủ tụctiếp nhận, đăng ký và chuyển giao Đối với nhưng văn bản đến văn thư không đượcbóc bì thì chuyển cho chủ tịch hay phó chủ tịch có trách nhiện giải quyết Tất cả cácvăn bản do ủy ban nhân dân và các đơn vị thuộc ủy ban nhân dân huyện soạn thảo

ra điều phải tổng hợp về văn thư để đóng dấu và làm thủ tục phát hành

Việc tổ chức chỉ đạo trong bộ phận Văn thư được thực hiện bằng văn bản dolãnh đạo gửi đến hàng năm Cán bộ Văn thư chỉ cần thực hiện tốt theo đúng chứctrách công việc được giao, nhưng việc hỉ đạo công việc, đôn đốc công việc trong bộphận Văn thư vẫn chưa được lãnh đạo cơ quan chưa thực sự quan tâm đến

2.1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn

Tham mưu tổng hợp giúp UBND huyện thực hiện đầy đủ các quy trình, cácvăn bản chỉ đạo, quy chế hướng dẫn về công tác văn thư lưu trữ , quản lý sử dụngcác phương tiện kỹ thuật tiết kiệm, an toàn hiệu quả trong các hoạt động của UBNDhuyện

Tuyệt đối giữ bí mật công văn giấy tờ, tài liệu theo các mức độ mật của vănbản Cung cấp thông tin phục vụ quản lý và hoạt động của UBND huyện và các cơquan nhà nước ở địa phương; bảo đảm cơ sở vật chất, kỹ thuật cho hoạt động củaUBND huyện

Thực hiện công tác văn thư, lưu trữ, quản lý tài liệu, lập hồ sơ lưu trữ, soạnthảo một số văn bản, giấy tờ, báo cáo liên quan đến công tác văn phòng của UBNDkhi được chủ tịch hoặc phó chủ tịch giao

Quản lý con dấu các dấu chức danh của chủ tịch, phó chủ tịch của UBND

huyện theo đúng quy định Chuyển các văn bản, tài liệu, giấy mời của UBND huyệnđến các ban nghành đoàn thể các phòng ban chuyên môn, các xã thuộc UBNDhuyện tại các kỳ họp thường kỳ và đột xuất do HĐND và UBND tổ chức.

2.1.3 Cơ cấu tổ chức

Công tác quản lý nhà nước về văn thư – lưu trữ của UBND huyện Bình Lụcđược quy định trong chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của phòng Nội vụ huyện.Phòng giao cho một đồng chí Phó trưởng phòng phụ trách và 01 chuyên viên phụtrách trực tiếp về công tác văn thư và lưu trữ của huyện, có trình độ chuyên mônĐại học

Hiện nay tại UBND huyện Bình Lục đã bố trí 01 cán bộ kiêm nhiệm làmcông tác văn thư lưu trữ tại Văn phòng HĐND và UBND huyện Công chức vànhân viên văn phòng chịu trách nhiệm trước UBND huyện về các công việc mà Chủtịch UBND huyện giao, tổng hợp, báo cáo tình hình hoạt động UBND và thực hiệnnhiệm vụ quyền hạn của mình

Các cán bộ văn thư lưu trữ căn cứ Quyết định của UBND ban hành thực hiệnđúng các công đoạn và thao tác nghiệp vụ về xử lý văn bản như (tiếp nhận, kiểmtra, phân loại, bóc bì, đóng dấu, đăng ký, trình và sao văn bản, chuyển giao, côngtác phục vụ tra cứu, sử dụng…) được thực hiện ở một nơi chung cho cả cơ quan làVăn phòng HĐND và UBND huyện

2.2 Thực trạng hoạt động quản lý nhà nước về công tác văn thư và lưu trữ tại Ủy ban nhân dân huyện Bình Lục, tỉnh Hà Nam.

Quản lý nhà nước về công tác văn thư và lưu trữ là sự can thiệp, tác động củanhà nước hay một cơ quan có thẩm quyền đến công tác VTLT được thể hiện chủyếu bằng việc ban hành các văn bản quy phạm pháp luật nhằm thực hiện tốt nhấtcác nội dung của công tác văn thư và lưu trữ

2.2.1 Cơ cấu của hệ thống quản lý nhà nước về công tác văn thư và lưu trữ

Chủ thể quản lý: Chủ thể quản lý tại UBND huyện Bình Lục là cán bộ, côngchức có thẩm quyền, là các cá nhân, tổ chức có quyền lực nhất định

Đối tượng quản lý: Đối tượng quản lý tại UBND huyện Bình Lục là các côngchức, viên chức trong cơ quan các đơn vị phòng ban thuộc cơ quan chuyên môn củahuyện.

2.2.2 Chỉ đạo thực hiện quy hoạch, kế hoạch phát triển công tác văn thư

và lưu trữ

Tại UBND huyện Bình Lục quản lý nhà nước về công tác văn thư, lưu trữtạo cơ sở pháp lý làm căn cứ cho các dự án đầu tư phát triển văn thư, lưu trữ nhằmthực hiện thành công các mục tiêu, chiến lược để công tác văn thư lưu trữ đạt hiệuquả công việc tốt, đáp ứng các hoạt động của cơ quan

2.2.3 Xây dựng ban hành và chỉ đạo thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật quy định về công tác văn thư và lưu trữ.

UBND huyện Bình Lục thực hiện công tác văn thư lưu trữ theo các văn bảnquy pháp pháp luật hiện hành do nhà nước ban hành:

- Luật lưu trữ năm 2011

- Nghị định 30/2020/NĐ-CP, ngày 05/3/2020 của Chính phủ về Công tácVăn thư

Tại UBND huyện Bình Lục đã ban hành một số văn bản về nghiệp vụ côngtác văn thư và lưu trữ như:

- Quyết định số 159/QĐ-UBND ngày 17/3/2020 về việc ban hành Quy chếcông tác văn thư, lưu trữ trên địa bàn huyện, gửi đến tất cả các cơ quan thuộcUBND huyện và UBND các xã, thị trấn nghiên cứu, triển khai thực hiện để quản lýthống nhất

- Kế hoạch số 962/KH-UBND, ngày 18/10/2020 về việc kiểm tra công tácvăn thư và lưu trữ trên địa bàn huyện Bình Lục, tỉnh Hà Nam

2.2.4 Thực hiện thống kê về lưu trữ theo quy định.

Cơ quan, tổ chức có tài liệu lưu trữ phải định kỳ thực hiện chế độ báo cáothống kê, chế độ thống kê lưu trữ số lượng báo cáo thống kê hằng năm từ ngày01/01 đến 31/12

Thống kê lưu trữ được thực hiện theo quy định tổng hợp số liệu của các đơn

vị trực thuộc và báo cáo cơ quan quản lý nhà nước về lưu trữ cấp huyện, lưu trữ cấphuyện tập hợp số liệu và báo cáo lưu trữ Nhà nước cấp tỉnh.

Hiện nay, các cơ quan trong UBND huyện Bình Lục không thực chế độ báocáo thống kê hằng năm

2.2.5 Hoạt động đào tạo, bồi dưỡng, bố trí nhân sự, thanh tra, kiểm tra, giải quyết và xử lý vi phạm quy chế công tác văn thư, lưu trữ

Nhận thức rõ ý nghĩa, tầm quan trọng của công tác văn thư lưu trữ đối vớiviệc chỉ đạo điều hành các nhiệm vụ kinh tế - xã hội của địa phương, UBNĐ huyện

có bố trí 01 cán bộ chiêm nghiệm làm công tác văn thư và phụ trách kho lưu trữ tạiVăn phòng UBND huyện

Công tác thi đua khen thưởng tại ủy ban chưa có vì công tác văn thư lưu trữchưa thật sự được quan tâm và chưa có kinh phí để quan tâm đầu tư

Từ năm 2020 trở lại đây, UBND huyện Bình Lục phối hợp với Chi cục Vănthư - Lưu trữ tỉnh đã tổ chức được 2 đợt kiểm tra về công tác văn thư, lưu trữ tạimột số cơ quan thuộc UBND huyện và xã, thị trấn trên địa bàn huyện

2.3 Thực trạng hoạt động nghiệp vụ công tác văn thư và lưu trữ tại Ủy ban nhân dân huyện Bình Lục, tỉnh Hà Nam

2.3.1 Nghiệp vụ công tác Văn thư

2.3.1.1 Soạn thảo và ban hành văn bản

Căn cứ chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và mục đích, nội dung của văn bảncần soạn thảo, người đứng đầu ủy ban nhân dân giao cho đơn vị hoặc cá nhân chủtrì soạn thảo văn bản Đơn vị hoặc cá nhân được giao chủ trì soạn thảo văn bản thựchiện các công việc: Xác định tên loại, nội dung và độ mật, mức độ khẩn của văn bảncần soạn thảo; thu thập, xử lý thông tin có liên quan; soạn thảo văn bản đúng hìnhthức, thể thức và kỹ thuật trình bày Đối với văn bản điện tử, cá nhân được giaonhiệm vụ soạn thảo văn bản ngoài việc thực hiện các nội dung nêu trên phải chuyểnbản thảo văn bản, tài liệu kèm theo (nếu có) vào Hệ thống và cập nhật các thông tincần thiết