BỘ NỘI VỤ TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI TÊN ĐỀ TÀI NỘI DUNG LẬP HỒ SƠ VÀ NỘP LƯU HỒ SƠ, TÀI LIỆU VÀO LƯU TRỮ CƠ QUAN TÌM HIỂU THỰC TẾ TẠI VIỆN HUYẾT HỌC – TRUYỀN MÁU TRUNG ƯƠNG VÀ ĐỀ XUẤT MỘT SỐ BIỆN PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC NÀY BÀI TẬP LỚN KẾT THÚC HỌC PHẦN Học phần Công tác văn thư và Lưu trữ Hà Nội 2022 MỤC LỤC PHẦN MỞ ĐẦU 1 PHẦN NỘI DUNG 2 I NỘI DUNG LẬP HỒ SƠ VÀ NỘP LƯU HỒ SƠ, TÀI LIỆU VÀO LƯU TRỮ CƠ QUAN 2 1 1 Một số khái niệm 2 1 1 1 Khái niệm “Hồ sơ” 2 1 1 2 Khái niệm “Lập hồ sơ” 2.
Trang 1NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC NÀY
BÀI TẬP LỚN KẾT THÚC HỌC PHẦN
Học phần: Công tác văn thư và Lưu trữ
Hà Nội - 2022
Trang 2MỤC LỤC
PHẦN MỞ ĐẦU 1
PHẦN NỘI DUNG 2
I NỘI DUNG LẬP HỒ SƠ VÀ NỘP LƯU HỒ SƠ, TÀI LIỆU VÀO LƯU TRỮ CƠ QUAN 2
1.1 Một số khái niệm 2
1.1.1 Khái niệm “Hồ sơ” 2
1.1.2 Khái niệm “Lập hồ sơ” 2
1.1.3 Khái niệm “Nộp lưu hồ sơ” 2
1.1.4 Khái niệm “Lưu trữ cơ quan” 2
1.1.5 Các loại hồ sơ 2
1.2 Nội dung lập hồ sơ 3
1.2.1 Trách nhiệm lập hồ sơ 3
1.2.2 Xây dựng Danh mục hồ sơ 4
1.2.3 Quy trình lập hồ sơ 4
1.2.4 Yêu cầu của lập hồ sơ 8
1.3 Nội dung nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan 8
1.3.1 Thời hạn nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan 8
1.3.2 Thành phần hồ sơ, tài liệu nộp lưu 9
1.3.3 Thủ tục 9
1.3.3 Quy trình nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan 10
1.4 Mục đích, ý nghĩa của lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan 11
II CÔNG TÁC LẬP HỒ SƠ VÀ NỘP LƯU HỒ SƠ, TÀI LIỆU VÀO LƯU TRỮ CƠ QUAN TẠI VIỆN HUYẾT HỌC - TRUYỀN MÁU TRUNG ƯƠNG VÀ ĐỀ XUẤT MỘT SỐ BIỆN PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC NÀY 11
2.1 Công tác lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan tại Viện Huyết học-Truyền máu Trung ương 11
2.1.1 Giới thiệu vài nét về Viện huyết học-Truyền máu Trung ương 11
2.1.2 Tình hình tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của bộ phận văn thư, lưu trữ tại Viện Huyết học - Truyền máu Trung ương 12
2.1.3 Thực trạng công tác lập hồ sơ, nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan tại Viện Huyết học – Truyền máu Trung ương 13
2.2 Nhận xét về công tác lập hồ sơ, nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan tại Viện Huyết học – Truyền máu Trung ương 17
2.2.1 Ưu điểm 17
2.2.2 Hạn chế 17
2.2.3 Nguyên nhân của những hạn chế 18
Trang 32.3 Đề xuất một số biện pháp nâng cao hiệu quả công tác lập hồ sơ, nộp lưu
hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan tại Viện Huyết học – Truyền máu Trung ương 18
2.3.1 Nâng cao nhận thức của lãnh đạo, cán bộ, viên chức về công tác lập hồ
sơ 18
2.3.2 Ban hành các văn bản quy định hướng dẫn công tác lập hồ sơ và nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan 19
2.3.3 Tăng cường kiểm tra, đánh giá về công tác lập hồ sơ và nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan 19
2.3.4 Bổ sung, nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ cho cán bộ, viên chức, nhân viên chuyên môn về nghiệp vụ văn thư, lưu trữ 19
2.3.5 Tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư, lưu trữ của Viện 19
KẾT LUẬN 20
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 21
PHỤ LỤC 22
Trang 4Công tác văn thư và lưu trữ nói chung có vai trò đặc biệt quan trọng trong hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức Trong quá trình thực hiện chức năng, nhiệm vụ của mỗi cơ quan,
tổ chức đã hình thành nhiều loại văn bản, giấy tờ và những văn bản, giấy tờ đều được lưu giữ lại để tra cứu, sử dụng khi cần thiết góp phần quan trọng đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý; cung cấp những tài liệu, tư liệu, số liệu đáng tin cậy phục vụ các mục đích chính trị, kinh tế, văn hoá, xã hội Các loại văn bản, giấy tờ này giúp nâng cao hiệu suất công việc, đáp ứng kịp thời các yêu cầu tra cứu của tổ chức, cá nhân
Nội dung của công tác văn thư được quy định theo Nghị định 30/2020/NĐ-CP, ngày 05/3/2020 của Chính phủ về Công tác văn thư ba gồm: Soạn thảo, ký ban hành văn bản; quản lý văn bản; lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan; quản lý và sử dụng con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật trong công tác văn thư Việc lập hồ sơ và nộp lưu
hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ có vai trò quan trọng đối với mỗi cơ quan, tổ chức, trở thành phương tiện để theo dõi, kiểm tra công việc một cách có hệ thống, qua đó có thể kiểm tra, đúc rút kinh nghiệm góp phần thực hiện tốt các mục tiêu quản lý: năng suất, chất lượng, hiệu quả
Tại Điều 9, Luật Lưu trữ 2011 quy định: “Người được giao giải quyết, theo dõi công việc của cơ quan, tổ chức có trách nhiệm lập hồ sơ về công việc được giao và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan…” Điều đó có thể khẳng định tầm quan trọng, vai
trò và trách nhiệm của mỗi cá nhân, tổ chức trong công tác văn thư nói chung và công tác lập hồ sơ, nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ nói riêng
Đánh giá được tầm quan trọng của công tác lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ
cơ quan cũng như trách nhiệm của từng cá nhân đối với công tác văn thư và lưu trữ Với những kiến thức được tiếp thu từ học phần “Công tác văn thư và lưu trữ” em đã lựa chọn
đề tài: “Nội dung lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan Tìm hiểu thực
tế tại viện Huyết học - Truyền máu Trung ương và đề xuất một số biện pháp nâng cao hiệu quả công tác này” để làm bài tâp lớn
Đối tượng nghiên cứu: Công tác lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan tại Viện Huyết học- Truyền máu Trung ương
Tác giả sử dụng phương pháp nghiên cứu tài liệu, phân tích, tổng hợp để nghiên cứu, tìm hiểu cơ sở lý luận về công tác lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, thực trạng và đề xuất biện pháp nân cao hiệu quả công tác này tại Viện Huyết học-Truyền máu Trung ương
Trang 5PHẦN NỘI DUNG
I NỘI DUNG LẬP HỒ SƠ VÀ NỘP LƯU HỒ SƠ, TÀI LIỆU VÀO LƯU TRỮ
CƠ QUAN
1.1 Một số khái niệm
1.1.1 Khái niệm “Hồ sơ”
Tại Khoản 10 Điều 2 Luật Lưu trữ năm 2011, hồ sơ được định nghĩa như sau: “Hồ
sơ là một tập tài liệu có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể hoặc có đặc điểm chung, hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức, cá nhân” [5, tr.2]
Theo Khoản 14, Điều 3 Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính
phủ về công tác văn thư thì: “Hồ sơ là tập hợp các văn bản, tài liệu có liên quan với nhau
về một vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể hoặc có đặc điểm chung, hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thuộc phạm vi, chức năng, nhiệm vụ của cơ quan,
tổ chức, cá nhân” [4, tr.2]
1.1.2 Khái niệm “Lập hồ sơ”
Theo khoản 11, Điều 2 Luật Lưu trữ năm 2011 định nghĩa: “Lập hồ sơ là việc tập hợp, sắp xếp tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc của cơ quan,
tổ chức, cá nhân thành hồ sơ theo những nguyên tắc và phương pháp nhất định” [5, tr2]
Theo Khoản 15, Điều 3 Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính
phủ về công tác văn thư thì: “Lập hồ sơ là việc tập hợp, sắp xếp văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc của cơ quan, tổ chức, cá nhân theo những nguyên tắc và phương pháp nhất định” [4, tr.2]
1.1.3 Khái niệm “Nộp lưu hồ sơ”
Nộp lưu hồ sơ là tập hợp những hồ sơ đã kết thúc có thời hạn bảo quản từ 05 năm trở lên từ bộ phận chuyên môn cho bộ phận lưu trữ theo quy trình và phương pháp nhất định
1.1.4 Khái niệm “Lưu trữ cơ quan”
Theo Khoản 4, Điều 2, Luật Lưu trữ 2011: “Lưu trữ cơ quan là tổ chức thực hiện hoạt động lưu trữ đối với tài liệu lưu trữ của cơ quan, tổ chức.”
- Hồ sơ công việc: Là tập văn bản, tài liệu có liên quan với nhau về một vấn đề một
sự việc hoặc có cùng đặc trưng như: tên gọi, tác giả, hình thành trong quá trình giải quyết công việc thuộc chức năng, nhiệm vụ của một cơ quan, đơn vị [3, tr154]
Trang 6- Hồ sơ nguyên tắc: Là tập văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hướng dẫn về từng mặt công tác nghiệp vụ nhất định dùng làm căn cứ pháp lý, tra cứu khi giải quyết công việc của cơ quan, tổ chức, cá nhân [3, tr154]
- Hồ sơ nhân sự: Là tập hợp văn bản, tài liệu có liên quan về một cá nhân (hồ sơ đảng viên, hồ sơ cán bộ, hồ sơ học sinh ) [3, tr154]
1.2 Nội dung lập hồ sơ
2 Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có trách nhiệm quản lý tài liệu lưu trữ của cơ quan, tổ chức; chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn việc lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan
Người đứng đầu đơn vị của cơ quan, tổ chức có trách nhiệm tổ chức thực hiện việc lập hồ sơ, bảo quản và nộp lưu hồ sơ, tài liệu của đơn vị vào Lưu trữ cơ quan
Theo Điều 31, Nghị định 30/2020/NĐ-CP, ngày 05/3/2020 của Chính phủ về Công tác Văn thư thì Trách nhiệm lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan bao
gồm:
1 Người đứng đầu cơ quan, tổ chức trong phạm vi, nhiệm vụ, quyền hạn của mình
có trách nhiệm quản lý văn bản, tài liệu của cơ quan, tổ chức; chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn việc lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan
2 Trách nhiệm của người đứng đầu bộ phận hành chính
a) Tham mưu cho người đứng đầu cơ quan, tổ chức trong việc chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn việc lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan đối với cơ quan,
tổ chức cấp dưới
b) Tổ chức thực hiện việc lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ tại cơ quan, tổ chức
3 Trách nhiệm của đơn vị và cá nhân trong cơ quan, tổ chức
a) Người đứng đầu đơn vị trong cơ quan, tổ chức chịu trách nhiệm trước người đứng đầu cơ quan, tổ chức về việc lập hồ sơ, bảo quản và nộp lưu hồ sơ, tài liệu của đơn vị vào Lưu trữ cơ quan
b) Trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc, mỗi cá nhân phải lập hồ sơ về công việc và chịu trách nhiệm về số lượng, thành phần, nội dung tài liệu trong hồ sơ; bảo đảm yêu cầu, chất lượng của hồ sơ theo quy định trước khi nộp lưu vào Lưu trữ cơ quan
c) Đơn vị và cá nhân trong cơ quan, tổ chức có trách nhiệm nộp lưu những hồ sơ, tài liệu được xác định thời hạn bảo quản từ 05 năm trở lên vào Lưu trữ cơ quan
Trang 7d) Trường hợp đơn vị hoặc cá nhân có nhu cầu giữ lại hồ sơ, tài liệu đã đến hạn nộp lưu để phục vụ công việc thì phải được người đứng đầu cơ quan, tổ chức đồng ý bằng văn bản và phải lập Danh mục hồ sơ, tài liệu giữ lại gửi Lưu trữ cơ quan Thời hạn giữ lại hồ
sơ, tài liệu của đơn vị, cá nhân không quá 02 năm kể từ ngày đến hạn nộp lưu
đ) Cán bộ, viên chức , viên chức và người lao động trong cơ quan, tổ chức trước khi nghỉ hưu, thôi việc, chuyển công tác, đi học tập dài ngày phải bàn giao toàn bộ hồ sơ, tài liệu hình thành trong quá trình công tác cho đơn vị, Lưu trữ cơ quan theo quy chế của cơ quan, tổ chức
1.2.2 Xây dựng Danh mục hồ sơ
Thông thường Danh mục hồ sơ do cán bộ phụ trách công tác văn thư (hoặc công tác lưu trữ) của cơ quan dự thảo, rồi gửi xuống các phòng, ban đơn vị có liên quan góp ý kiến; trên cơ sở ý kiến đóng góp của các đơn vị, văn thư cơ quan điều chỉnh, bổ sung và trình thủ trưởng cơ quan duyệt, ký, ban hành Tuy nhiên cũng có thể xây dựng danh mục hồ sơ bằng cách ngược lại: Từng phòng, ban, đơn vị căn cứ vào nhiệm vụ cụ thể của mình trong năm dự kiến danh mục hồ sơ của đơn vị; cán bộ phụ trách công tác văn thư hoặc lưu trữ cơ quan làm nhiệm vụ bổ sung, điều chỉnh và tổng hợp thành văn bản danh mục hồ sơ của toàn cơ quan, trình thủ trưởng cơ quan duyệt và ký ban hành
Dù được thực hiện theo cách nào thì khi xây dựng danh mục hồ sơ cũng được thực hiện qua 5 bước, cụ thể như sau:
Bước 1: Xây dựng khung đề mục, khung phân loại của Danh mục hồ sơ (có thể xây dựng theo cơ cấu tổ chức hoặc theo lĩnh vực hoạt động của cơ quan)
Bước 2: Xác định hồ sơ cần lập, dự kiến tiêu đề hồ sơ và đơn vị, người lập
Bước 3: Dự kiến thời hạn bảo quản hồ sơ: Căn cứ vào các văn bản hướng dẫn của nhà nước để dự kiến thời hạn bảo quản của hồ sơ
Bước 4: Sắp xếp, đánh số và ký hiệu hồ sơ: Số và ký hiệu của hồ sơ bao gồm số thứ
tự (được đánh bằng chữ số Ả Rập) và ký hiệu (bằng chữ viết tắt) của đề mục lớn
Bước 5: Hoàn thiện dự thảo và trình ký: Bộ phận văn thư, lưu trữ trình bộ phận Văn phòng hoặc Hành chính để trình người đứng đầu cơ quan ký ban hành vào đầu năm
Văn thư sao chụp Danh mục hồ sơ đã được ban hành gửi các cá nhân, đơn vị có liên quan để thực hiện việc lập hồ sơ theo Danh mục
Trong quá trình thực hiện nếu có hồ sơ dự kiến chưa sát với thực tế thì kịp thời sửa đổi, bổ sung vào phần Danh mục hồ sơ của đơn vị mình để văn thư tổng hợp, bổ sung vào Danh mục hồ sơ của cơ quan, tổ chức
1.2.3 Quy trình lập hồ sơ
Lập hồ sơ được thực hiện qua 3 bước, cụ thể như sau:
Bước 1: Mở hồ sơ
Mở hồ sơ là việc lấy một tờ bìa hồ sơ và ghi những thông tin ban đầu về hồ sơ, như:
Số và ký hiệu hồ sơ; tên đề mục và tiêu đề hồ sơ, năm mở hồ sơ, thời hạn bảo quản của hồ
sơ theo Danh mục hồ sơ hoặc theo kế hoạch công tác
Trang 8Đối với những hồ sơ có trong Danh mục hồ sơ, cán bộ, nhân viên căn cứ vào Danh mục hồ sơ đã ban hành để mở hồ sơ theo những thông tin đã có trong Danh mục hồ sơ
Đối với những hồ sơ không có trong Danh mục hồ sơ, cá nhân được giao nhiệm vụ giải quyết công việc tự xác định các thông tin: Tiêu đề hồ sơ, số và ký hiệu hồ sơ, thời hạn bảo quản hồ sơ, người lập hồ sơ và thời gian bắt đầu để mở hồ sơ
Căn cứ vào danh mục hồ sơ của cơ quan, tổ chức hoặc được nhiệm vụ được giao và kinh nghiệm công tác (trong trường hợp chưa có danh mục hồ sơ), cán bộ, viên chức , viên chức có trách nhiệm mở hồ sơ về những công việc mà mình theo dõi, giải quyết Đối với những cơ quan, tổ chức đã có danh mục hồ sơ thì việc mở hồ sơ có thể được giao cho cán
bộ văn thư, lưu trữ thực hiện, sau đó chuyển bìa hồ sơ cho các đơn vị, cá nhân để lập hồ
sơ
Khi mở hồ sơ, tiêu đề hồ sơ và thời hạn bảo quản có thể viết bằng bút chì, khi kết thúc và hoàn chỉnh hồ sơ mới ghi chính thức bằng bút mực.Trong năm, nếu có những công việc phát sinh thì cán bộ, viên chức , viên chức cũng phải mở hồ sơ về những công việc
thuộc trách nhiệm của mình
Bước 2: Thu thập, cập nhật văn bản, tài liệu vào hồ sơ
Mỗi cá nhân có trách nhiệm thu thập, cập nhật tất cả văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc vào hồ sơ tương ứng đã mở, kể cả tài liệu phim, ảnh, ghi âm Cần thu thập kịp thời những văn bản, tài liệu như bài phát biểu của lãnh đạo, tham luận của các đại biểu tại hội nghị, hội thảo bảo đảm sự toàn vẹn, đầy đủ của hồ
sơ, tránh bị thất lạc Tránh đưa văn bản thuộc hồ sơ này vào hồ sơ khác hay những văn bản không liên quan trực tiếp, không thuộc trách nhiệm mà mình theo dõi, giải quyết vào hồ
sơ
Sau khi mở hồ sơ, cán bộ, viên chức , viên chức có trách nhiệm thu thập, cập nhật đúng và đủ các văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc vào hồ sơ tương ứng từ văn bản đầu tiên cho tới các phiếu trình, ý kiến tham gia của các đơn vị, cá nhân, ý kiến chỉ đạo, giải quyết của lãnh đạo, văn bản đi của cơ quan, tổ chức
và những tài liệu tham khảo cần thiết
Ví dụ 1: Hồ sơ về kế hoạch và báo cáo thực hiện kế hoạch bao gồm:
- Văn bản chỉ đạo và hướng dẫn về công tác kế hoạch;
- Văn bản giao chỉ tiêu kế hoạch cho cơ quan;
- Kế hoạch chính thức của cơ quan đã được phê duyệt;
- Văn bản điều chỉnh, bổ sung kế hoạch;
- Báo cáo tình hình thực hiện kế hoạch
Ví dụ 2: Hồ sơ hội nghị tổng kết công tác hàng năm bao gồm:
- Tờ trình về kế hoạch tổ chức hội nghị;
- Chương trình hội nghị;
- Lời khai mạc;
- Dự thảo báo cáo tổng kết;
- Các báo cáo tham luận;
Trang 9- Bài phát biểu của lãnh đạo cấp trên;
- Nghị quyết hội nghị;
- Biên bản hội nghị
Bước 3: Kết thúc hồ sơ và biên mục hồ sơ
Hồ sơ được kết thúc khi công việc đã giải quyết xong
Đối với những hồ sơ đã kết thúc, người lập hồ sơ có trách nhiệm: Rà soát lại toàn
bộ văn bản, tài liệu có trong hồ sơ; loại ra khỏi hồ sơ bản trùng, bản nháp; xác định lại thời hạn bảo quản của hồ sơ; chinh sửa tiêu đề, số và ký hiệu hồ sơ cho phù hợp; hoàn thiện, kết thúc hồ sơ
Người lập hồ sơ thực hiện đánh số tờ đối với hồ sơ có thời hạn bảo quản từ 05 năm trở lên và viết Mục lục văn bản đối với hồ sơ có thời hạn bảo quản vĩnh viễn; viết chứng
từ kết thúc đối với tất cả hồ sơ
Đối với những hồ sơ hết năm mà công việc chưa giải quyết xong, thì chưa thực hiện việc kết thúc hồ sơ, hồ sơ đó được bổ sung vào Danh mục hồ sơ năm sau
Sau khi giải quyết xong công việc thì hồ sơ cũng kết thúc Để hoàn chỉnh hồ sơ về công việc mà mình đã theo dõi, giải quyết, người lập hồ sơ có trách nhiệm:
- Tiếp tục thu thập, bổ sung những văn bản, tài liệu còn thiếu vào hồ sơ Đối với những hồ sơ quá dày, số lượng văn bản nhiều thì nên phân chia thành các tập – đơn vị bảo quản một cách hợp lý để thuận tiện cho việc quản lý và sử dụng
- Xác định giá trị tài liệu
+ Xem xét, loại ra khỏi hồ sơ những bản trùng thừa, bản nháp, bản thảo nếu đã có bản gốc, bản chính (trừ bản thảo văn bản quy phạm pháp luật và bản thảo văn bản về những vấn đế quan trọng có ghi các ý kiến chỉ đạo, giải quyết hay ý kiến tham gia khác nhau), tài liệu tham khảo không thực sự cần thiết
+ Soát xét lại thời hạn bảo quản của hồ sơ căn cứ vào thực tế tài liệu có trong hồ sơ
và chỉnh sửa cho phù hợp
- Sắp xếp các văn bản, tài liệu trong hồ sơ
+ Việc sắp xếp văn bản, tài liệu trong mỗi hồ sơ nhằm cố định trật tự các văn bản, tài liệu; làm cho hồ sơ phản ánh vấn đề, sự việc một cách rõ ràng; giúp cho việc theo dõi, giải quyết công việc hàng ngày cũng như việc tra cứu, sử dụng khi cần thiết sau này được thuận tiện
+ Phương pháp sắp xếp văn bản, tài liệu trong hồ sơ:
Văn bản, tài liệu trong mỗi loại hồ sơ được sắp xếp theo trình tự nhất định, bảo đảm phản ánh được diễn biến của sự việc hay quá trình theo dõi, giải quyết công việc trong thực
tế Một số cách sắp xếp văn bản, tài liệu trong hồ sơ:
Cách 1: Theo số thứ tự và ngày tháng văn bản: đối với những hồ sơ được lập theo đặc trưng chủ yếu là tên loại văn bản
Ví dụ: Quyết định của Chi cục Kho bạc Nhà nước Hà Nội về việc nâng lương cho cán bộ, viên chức năm 2019
Trang 10Cách 2: Theo thời gian diễn biến của hội nghị, hội thảo; theo trình tự theo dõi, giải quyết công việc: đối với hồ sơ hội nghị, hội thảo; hồ sơ việc
Ví dụ: Hồ sơ về việc tổ chức thi kế toán của Chi cục Kho bạc Nhà nước Hà Nội năm
số sau tờ số 15 thì các tờ đó được đánh số trùng là 15a và 15b
Số lượng tờ tài liệu có trong hồ sơ hoặc đơn vị bảo quản nào phải được bổ sung vào thẻ tạm hoặc phiếu tin của hồ sơ hoặc đơn vị bảo quản đó
+ Viết bìa hồ sơ:
Ghi các thông tin: tên phông, tên đơn vị tổ chức (nếu có); tiêu đề hồ sơ; thời gian bắt đầu và kết thúc; số lượng tờ; số phông, số mục lục, số hồ sơ (riêng số hồ sơ tạm thời được viết bằng bút chì) và thời hạn bảo quản lên bìa hồ sơ
Chữ viết trên bìa phải rõ ràng, sạch, đẹp và đúng chính tả; chỉ được viết tắt những
từ đã quy định trong bảng chữ viết tắt;
Mực để viết bìa hồ sơ dùng loại mực đen, bền màu
Trang 11Nếu hết năm mà công việc chưa giải quyết xong thì chưa thực hiện việc kết thúc và biên mục hồ sơ; hồ sơ sẽ được chuyển sang năm sau để tiếp tục theo dõi, giải quyết và ghi vào danh mục hồ sơ năm sau
1.2.4 Yêu cầu của lập hồ sơ
- Lập hồ sơ phải được tiến hành song song với quá trình giải quyết công việc
Lập hồ sơ phải được thực hiện trong suốt quá trình giải quyết công việc của cán bộ, viên chức nghĩa là phải được tiến hành song song với tiến trình giải quyết công việc của cán bộ, viên chức là khi bắt đầu thực hiện một công việc, cán bộ viên chức cần mở hồ sơ, thu thập cập nhật toàn bộ văn bản, tài liệu phát sinh vào hồ sơ Khi công việc kết thúc thì thực hiện kết thúc hồ sơ và hồ sơ được hoàn thành chờ nộp lưu vào lưu trữ theo quy định
- Lập hồ sơ phải tuân thủ theo quy trình, phương pháp lập hồ sơ
Quy trình, phương pháp lập hồ sơ đã được quy định cụ thể trong Nghị định, Thông
tư hướng dẫn của Chính phủ và các văn bản quản lý, chỉ đạo về công tác văn thư nhằm hướng dẫn cán bộ, viên chức lập hồ sơ khi giải quyết công việc Để lập được những bộ hồ
sơ có chất lượng thì khi lập hồ sơ đòi hỏi cán bộ, viên chức phải tuân theo những quy trình, phương pháp về lập hồ sơ cụ thể là các phương pháp về việc mở hồ sơ; thu thập, cập nhật văn bản, tài liệu vào hồ sơ; kết thúc hồ sơ
- Lập hồ sơ phải do cán bộ, viên chức chuyên môn thực hiện
Hồ sơ được lập khi công việc bắt đầu và hoàn thiệc hồ sơ khi công việc kết thúc là trách nhiệm của cán bộ, viên chức chuyên môn Bởi chỉ những người trực tiếp theo dõi, giải quyết công việc thuộc chức năng, nhiệm vụ của mình lập hồ sơ mới hiểu được quá trình, diễn biến của sự việc từ khi công việc phát sinh đến khi công việc kết thúc Khi lập
hồ sơ cán bộ, viên chức chuyên môn sẽ biết hồ sơ gồm những tài liệu gì do đó họ sẽ là người thu thập, cập nhật tài liệu liên quan đến công việc đầy đủ, chính xác nhất
- Hồ sơ lập phải có chất lượng, đảm bảo các yêu cầu sau:
Hồ sơ phản ánh đúng chức năng, nhiệm vụ của đơn vị, cơ quan, tổ chức hình thành
hồ sơ
Các văn bản, tài liệu trong một hồ sơ phải có sự liên quan chặt chẽ với nhau và phản ánh đúng trình tự diễn biến của sự việc hoặc trình tự giải quyết công việc
Các văn bản trong hồ sơ phải cùng giá trị
Văn bản trong hồ sơ phải đảm bảo đúng thể thức văn bản
Hồ sơ cần được biên mục đầy đủ và chính xác
1.3 Nội dung nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan
1.3.1 Thời hạn nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan
Theo Điều 11, Luật Lưu trữ 2011 thì thời hạn nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ
quan bao gồm:
1 Thời hạn nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan được quy định như sau: a) Trong thời hạn 01 năm, kể từ ngày công việc kết thúc, trừ trường hợp quy định tại điểm b khoản này;
Trang 12b) Trong thời hạn 03 tháng, kể từ ngày công trình được quyết toán đối với hồ sơ, tài liệu xây dựng cơ bản
2 Trường hợp đơn vị, cá nhân có nhu cầu giữ lại hồ sơ, tài liệu đã đến hạn nộp lưu quy định tại khoản 1 Điều này để phục vụ công việc thì phải được người đứng đầu cơ quan,
tổ chức đồng ý và phải lập Danh mục hồ sơ, tài liệu giữ lại gửi cho Lưu trữ cơ quan
Thời gian giữ lại hồ sơ, tài liệu của đơn vị, cá nhân không quá 02 năm, kể từ ngày đến hạn nộp lưu
Theo Khoản 2, Điều 30, Nghị định 30/2020/NĐ-CP, ngày 05/3/2020 của Chính phủ
về Công tác Văn thư thì thời hạn nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan bao gồm:
a) Đối với hồ sơ, tài liệu xây dựng cơ bản: Trong thời hạn 03 tháng kể từ ngày công trình được quyết toán
b) Đối với hồ sơ, tài liệu khác: Trong thời hạn 01 năm kể từ ngày công việc kết thúc Luật lưu trữ
1.3.2 Thành phần hồ sơ, tài liệu nộp lưu
Thành phần hồ sơ, tài liệu của mỗi đơn vị, cá nhân thuộc diện nộp lưu vào lưu trữ hiện hành của cơ quan, tổ chức bao gồm toàn bộ hồ sơ, tài liệu có giá trị lưu trữ hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thuộc trách nhiệm lập hồ sơ của đơn vị, cá nhân đó, trừ những tài liệu sau:
Các hồ sơ nguyên tắc (tập văn bản chỉ đạo của Đảng; văn bản quy phạm pháp luật
và văn bản hướng dẫn của các cơ quan nhà nước có thẩm quyền về một lĩnh vực, vấn đề nhất định được dùng làm căn cứ để theo dõi, giải quyết công việc) được lưu tại đơn vị, cá nhân thực hiện và được huỷ theo quy định của pháp luật và quy định cụ thể của cơ quan,
tổ chức
Các văn bản, tài liệu được gửi đến để biết, để tham khảo hoặc để phối hợp thực hiện nhưng không thuộc trách nhiệm lập hồ sơ của đơn vị, cá nhân
Theo Khoản 1, Điều 30, Nghị định 30/2020/NĐ-CP, ngày 05/3/2020 của Chính phủ
về Công tác Văn thư thì : “Hồ sơ, tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ cơ quan phải đủ thành phần, đúng thời hạn và thực hiện theo trình tự, thủ tục quy định.”
1.3.3 Thủ tục
Bước 1 Chuẩn bị giao nộp:
Để nộp lưu hồ sơ đầy đủ có giá trị, mặt khác không nộp lưu những hồ sơ không có giá trị Cán bộ lưu trữ cần phối hợp cán bộ văn thư lập danh sách những hồ sơ cần nộp lưu
Những đơn vị hình thành hồ sơ, cán bộ chuyên môn có trách nhiệm rà soát hồ sơ đã lập Nếu chưa lập hồ sơ đầy đủ hoàn chỉnh phải hoàn thiện hồ sơ để chuẩn bị nộp lưu vào lưu trữ cơ quan
Sắp xếp hồ sơ theo STT trong mục lục nộp lưu vận chuyển hồ sơ đến lưu trữ cơ quan
Đối với những hồ sơ chưa giải quyết xong thì chưa nộp lưu Những hồ sơ cần tiếp tục nghiên cứu thì phải làm thủ tục mượn lại
Bước 2 Lập mục lục hồ sơ tài liệu nộp lưu
Trang 13Cán bộ chuyên môn ở các đơn vị hoàn thiện hồ sơ, thống kê vào mục lục của đươn
vị để tiến hành giao nộp
Bước 3 Thủ tục giao nộp:
Các đơn vị sắp xếp hồ sơ theo mục lục hồ sơ nộp lưu
Cán bộ lưu trữ cơ quan đối chiếu hồ sơ thực tế với bản mục lục hồ sơ, kiểm tra và yêu cầu các đơn vị hoàn thiện hồ sơ chưa đạt yêu cầu
Việc nộp lưu được thực hiện theo Khoản 3 Điều 30, Nghị định 30/2020/NĐ-CP của Chính phủ về Công tác Văn thư thì Thủ tục nộp lưu bao gồm:
a) Đối với hồ sơ giấy
Khi nộp lưu tài liệu phải lập 02 bản “Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu” và 02 bản
“Biên bản giao nhận hồ sơ, tài liệu” theo mẫu tại Phụ lục V Nghị định này Đơn vị, cá nhân nộp lưu tài liệu và Lưu trữ cơ quan giữ mỗi loại 01 bản
b) Đối với hồ sơ điện tử
Cá nhân được giao nhiệm vụ giải quyết công việc và lập hồ sơ thực hiện nộp lưu hồ
sơ điện tử vào Lưu trữ cơ quan trên Hệ thống
Lưu trữ cơ quan có trách nhiệm kiểm tra, nhận hồ sơ theo Danh mục; liên kết chính xác dữ liệu đặc tả với hồ sơ; tiếp nhận và đưa hồ sơ về chế độ quản lý hồ sơ lưu trữ điện tử trên Hệ thống
1.3.3 Quy trình nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan
Để việc nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan đạt hiệu quả thì khi tiến hành nộp lưu cần thực hiện theo quy trình sau:
Bước 1: Xây dựng và ban hành Kế hoạch thu thập hồ sơ, tài liệu nộp lưu vào lưu
trữ cơ quan Kế hoạch cần ghi rõ khối tài liệu, thời gian, địa điểm để các đơn vị có hồ sơ, tài liệu nộp lưu có thời gian chuẩn bị để nộp lưu đúng thành phần theo Kế hoạch
Bước 2: Tiến hành nộp lưu hồ sơ, tài liệu Căn cứ vào Kế hoạch đã ban hành, các
đơn vị tập, cá nhân hoàn thiện việc lập hồ sơ; Xác định những hồ sơ có giá trị lưu trữ và thống kê thành “Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu” Đối với những hồ sơ đến hạn nộp lưu nhưng cần giữ lại đơn vị để phục vụ công việc phải được sự đồng ý về thời hạn nộp lưu của Thủ trưởng cơ quan
Cán bộ phụ trách công tác văn thư căn cứ vào Danh mục hồ sơ và Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu đã lập tiến hành kiểm điểm, đối chiếu hồ sơ, tài liệu theo thực tế thực hiện tiếp nhận hồ sơ, tài liệu kèm “Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu”; Trường hợp phát hiện thiếu
hồ sơ thì yêu cầu đơn vị, cá nhân bổ sung
Bước 3: Hoàn thành thủ tục giao nộp: Hai bên tiến hành lập Biên bản giao nhận tài
liệu ghi rõ thời gian, địa điểm giao nhận, bên giao, bên nhận, tên khối tài liệu giao nộp, thời gian của tài liệu, số lượng tài liệu, tình trạng tài liệu giao nộp; Biên bản phải được lập thành 2 bản, mỗi bên giữ 1 bản có giá trị như nhau
Bước 4: Báo cáo kết quả thu thập Hồ sơ, tài liệu: Sau mồi đợt thu thập hồ sơ, tải
liệu, cán bộ văn thư lập báo cáo kết quả thu thập hồ sơ, tài liệu báo cáo Chánh văn phòng
Trang 14về số lượng, chất lượng hồ sơ được giao nộp, khó khăn, vướng mắc, tồn tại, hạn để có hướng giải quyết
1.4 Mục đích, ý nghĩa của lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan
Trong phạm vi từng cơ quan, việc lập hồ sơ hiện hành có ý nghĩa như sau:
- Nâng cao hiệu suất và chất lượng công tác của cán bộ, viên chức
- Giúp cơ quan, đơn vị quản lý tài liệu được chặt chẽ
- Tạo điều kiện thuận lợi cho công tác lưu trữ
II CÔNG TÁC LẬP HỒ SƠ VÀ NỘP LƯU HỒ SƠ, TÀI LIỆU VÀO LƯU TRỮ CƠ QUAN TẠI VIỆN HUYẾT HỌC - TRUYỀN MÁU TRUNG ƯƠNG VÀ ĐỀ XUẤT MỘT SỐ BIỆN PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC NÀY
2.1 Công tác lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan tại Viện Huyết học-Truyền máu Trung ương
2.1.1 Giới thiệu vài nét về Viện huyết học-Truyền máu Trung ương
2.1.1.1 Lịch sử hình thành
Viện Huyết học - Truyền máu Trung ương ra đời vào ngày 31/12/1984 theo Quyết định số 1531/BYT-QĐ của Bộ trưởng Bộ Y tế với tên gọi ban đầu là Viện Huyết học và Truyền máu, thuộc Bệnh viện Bạch Mai, do GS Bạch Quốc Tuyên là Viện trưởng Viện thành lập trên cơ sở sáp nhập hai đơn vị là Khoa Huyết học - Truyền máu và Phòng Bệnh máu (C5)
Ngày 29/5/1990, Bộ Y tế ký Quyết định số 427/BYT-QĐ phê duyệt luận chứng kinh
tế, kỹ thuật cải tạo, mở rộng Viện Huyết học và Truyền máu, Bệnh viện Bạch Mai Giai đoạn này số lượng các khoa phòng đã tăng lên, cán bộ nhân viên lên đến 100 người, trang thiết bị đã đầy đủ và đồng bộ hơn trước
Sau 20 năm thành lập (1984-2004), Viện đã có những bước tiến dài về mọi mặt và nhiệm vụ đặt ra là phải xây dựng viện chuyên khoa đầu ngành để chỉ đạo chuyên môn, đào tạo cán bộ chuyên khoa, phát triển chuyên khoa sâu về Huyết học – Truyền máu để tăng cường năng lực chẩn đoán và điều trị bệnh máu, bảo đảm cung cấp máu và chế phẩm máu
an toàn cho nhu cầu điều trị tại Hà Nội và các khu vực lân cận
Ngày 08/3/2004, Viện Huyết học – Truyền máu Trung ương chính thức tách ra hoạt động độc lập, trực thuộc Bộ Y tế (theo quyết định số 31/2004/QÐ-TTg của Thủ tướng Chính phủ) Đây là dấu mốc quan trọng để Viện Huyết học – Truyền máu Trung ương thể hiện rõ vị trí, vai trò của mình trong công tác chăm sóc sức khỏe nhân dân, xứng đáng là Viện chuyên khoa đầu ngành, ngang tầm với khu vực và quốc tế
Trong những năm qua, lượng máu tiếp nhận được hàng năm đã tăng lên nhanh chóng Từ chỗ mới đạt gần 3.500 đơn vị máu vào năm 1994 và chỉ có khoảng 10% lượng máu tiếp nhận từ người hiến máu tình nguyện, đến năm 2019, lượng máu tiếp nhận đã đạt hơn 355.000 đơn vị, trong đó tỷ lệ hiến máu tình nguyện chiếm trên 98% Trung tâm Máu Quốc gia đã điều chế được trên 640.000 đơn vị chế phẩm máu có chất lượng, đảm bảo an
