BỘ NỘI VỤ TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI TÊN ĐỀ TÀI THỰC TRẠNG VÀ GIẢI PHÁP NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG LẬP HỒ SƠ TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN QUẬN TÂY HỒ, THÀNH PHỐ HÀ NỘI BÀI TIỂU LUẬN KẾT THÚC HỌC PHẦN Học phần Tổ chức lập hồ sơ và quản lý hồ sơ Mã phách HÀ NỘI 2021 MỤC LỤC PHẦN MỞ ĐẦU 1 PHẦN NỘI DUNG 4 Chương 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ PHÁP LÝ VỀ NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG CÔNG TÁC LẬP HỒ SƠ 4 1 1 Cơ sở lý luận 4 1 1 1 Một số khái niệm cơ bản 4 1 1 2 Yêu cầu, phương pháp lập hồ sơ 5 1 1 3 Mục đích, ý nghĩa của lập hồ sơ 10 1.
Trang 1Học phần: Tổ chức lập hồ sơ và quản lý hồ sơ
Mã phách: ……….………
HÀ NỘI - 2021
Trang 2MỤC LỤC
PHẦN MỞ ĐẦU 1
PHẦN NỘI DUNG 4
Chương 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ PHÁP LÝ VỀ NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG CÔNG TÁC LẬP HỒ SƠ 4
1.1 Cơ sở lý luận 4
1.1.1 Một số khái niệm cơ bản 4
1.1.2 Yêu cầu, phương pháp lập hồ sơ 5
1.1.3 Mục đích, ý nghĩa của lập hồ sơ 10
1.1.4 Chất lượng và tiêu chí đánh giá chất lượng công tác lập hồ 10
1.2 Cơ sở pháp lý 12
1.2.1 Văn bản quản lý, chỉ đạo của cơ quan quản lý nhà nước ở Trung ương 12
1.2.2 Văn bản quản lý, chỉ đạo của UBND Thành phố và UBND Quận 13
Tiểu kết chương 1 14
Chương 2 THỰC TRẠNG CHẤT LƯỢNG LẬP HỒ SƠ TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN QUẬN TÂY HỒ, THÀNH PHỐ HÀ NỘI 15
2.1 Khái quát chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của Ủy ban nhân dân quận Tây Hồ 15
2.1.1 Vị trí, chức năng 15
2.1.2 Nhiệm vụ, quyền hạn 16
2.1.3 Cơ cấu tổ chức 16
2.1.4 Thành phần, nội dung tài liệu hình thành trong hoạt động quản lý của UBND quận Tây Hồ 16
2.2 Thực trạng công tác lập hồ tại Ủy ban nhân dân quận Tây Hồ 17
2.2.1 Tổ chức công tác lập hồ sơ 17
2.2.1.1 Nhận thức của lãnh đạo, cán bộ công chức về công tác lập hồ sơ 17
2.2.1.2 Ban hành văn bản quy định, hướng dẫn công tác lập hồ sơ 18
Trang 32.2.1.3 Tổ chức triển khai, quán triệt các văn bản quy định, hướng dẫn công
tác lập hồ sơ 18
2.2.1.4 Kiểm tra, đánh giá về công tác lập hồ sơ 19
2.2.1.5 Công tác tổ chức, bố trí công chức làm công tác Văn thư - Lưu trữ20 2.2.1.6 Cơ sở vật chất, trang thiết bị phục vụ công tác lập hồ sơ 20
2.2.2 Hoạt động nghiệp vụ 21
2.2.2.1 Xây dựng danh mục hồ sơ 21
2.2.2.2 Lập hồ sơ 22
2.3 Đánh giá chất lượng lập hồ sơ tại Ủy ban nhân dân Quận Tây Hồ, thành phố Hà Nội 25
2.3.1 Ưu điểm 25
2.3.2 Hạn chế 25
2.3.3 Nguyên nhân của những hạn chế 26
Tiểu kết chương 2 27
CHƯƠNG 3 MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG LẬP HỒ SƠ TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN QUẬN TÂY HỒ, THÀNH PHỐ HÀ NỘI 28
3.1 Nhóm giải pháp về hoạt động quản lý 28
3.1.1 Nâng cao nhận thức của lãnh đạo, cán bộ, công chức về công tác lập hồ sơ 28
3.1.2 Ban hành các văn bản quy định hướng dẫn công tác lập hồ sơ 29
3.1.3 Đa dạng hóa hình thức triển khai, quán triệt văn bản quy định, hướng dẫn công tác lập hồ sơ 30
3.1.4 Tăng cường kiểm tra, đánh giá về công tác lập hồ sơ 31
3.1.5 Bổ sung, nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ cho bộ phận làm công tác Văn thư Lưu trữ 31
3.1.6 Chỉ đạo việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư, lưu trữ của quận 33
3.2 Nhóm giải pháp về hoạt động nghiệp vụ 33
Trang 43.2.1 Xây dựng Danh mục hồ sơ 33
3.2.2 Xây dựng Hướng dẫn nghiệp vụ về công tác lập hồ sơ 35
Tiểu kết chương 3 36
KẾT LUẬN 37
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 38
PHỤ LỤC 39
Trang 6PHẦN MỞ ĐẦU
1 Lý do chọn đề tài
Lập hồ sơ khi thực hiện nhiệm vụ là việc làm bắt buộc của mỗi cán bộ, côngchức, viên chức, điều này đã được quy định ở nhiều văn bản quy phạm pháp luật vàvăn bản hướng dẫn của cơ quan nhà nước có thẩm quyền Cách đây hơn nửa thế kỷ,Hội đồng Chính phủ (nay là Chính phủ) đã ra Nghị định số 142/CP ngày 28/9/1963
để ban hành Điều lệ về công tác công văn giấy tờ và công tác lưu trữ, trong đó tại
điều 21 đã ghi: “Cán bộ, nhân viên làm công tác công văn, giấy tờ và cán bộ, nhân viên làm công tác chuyên môn khác nhưng đôi khi có làm việc liên quan đến công văn, giấy tờ đều phải lập hồ sơ về những việc mình đã làm” Cho đến nay, nhiều
văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hướng dẫn của các cơ quan nhà nước có thẩmquyền vẫn tiếp tục nhắc lại và nhấn mạnh điều đó Điều 9 Luật Lưu trữ 2011 quy
định: “Người được giao giải quyết, theo dõi công việc của cơ quan, tổ chức có trách nhiệm lập hồ sơ về công việc được giao và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ
Hồ là nhiệm vụ quan trọng trong hoạt động của đơn vị nói chung và công tác vănthư lưu trữ nói riêng Trong những năm gần đây công tác lập hồ sơ tại UBND quậnTây Hồ đã được thực hiện Ở các phòng chuyên môn thuộc UBND quận Tây Hồ đãbước đầu lập hồ sơ công việc, hồ sơ nguyên tắc Tuy nhiên, còn nhiều đơn vị chưanhận thức đúng, đầy đủ về vị trí, vai trò, tầm quan trọng của công tác lập hồ sơ,công tác chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn lập hồ sơ chưa được thực hiện thường xuyên;
Trang 7tình trạng không lập hồ sơ, tài liệu còn phổ biến hoặc có lập hồ sơ nhưng chưa đúngquy trình,
Xuất phát từ những lý do trên, với những kiến thức được tiếp thu tại Trường
Đại học Nội vụ Hà Nội tôi quyết định chọn đề tài: “Thực trạng và giải pháp nâng cao chất lượng lập hồ sơ tại Ủy ban nhân dân Quận Tây Hồ, thành phố Hà Nội”
làm đề tài nghiên cứu của mình
2 Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu
* Mục tiêu của đề tài:
Tìm hiểu, đánh giá thực trạng hoạt động lập hồ sơ của UBND quận Tây Hồ ,qua đó thấy được tính tất yếu và nhu cầu khách quan cần phải nâng cao chất lượnghoạt động lập hồ sơ trong giai đoạn hiện nay
Xây dựng các tiêu chí đánh giá chất lượng công tác lập hồ sơ tại UBNDquận Tây Hồ Đề xuất những giải pháp nhằm nâng cao chất lượng hoạt động lập hồ
sơ tại UBND quận Tây Hồ
* Nhiệm vụ nghiên cứu
Nghiên cứu những vấn đề cơ sở lý luận về hoạt động lập hồ sơ, cơ sở pháp
lý, việc ban hành những văn bản quản lý, chỉ đạo của cơ quan quản lý Nhà nước ởTrung ương, địa phương (TP Hà Nội) về hoạt động lập hồ sơ
Tìm hiểu sơ lược chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của UBND quậnTây Hồ ; phân tích, đánh giá thực trạng hoạt động lập hồ sơ ở một số phòng chuyênmôn thuộc UBND quận Tây Hồ
Đề xuất giải pháp để thực hiện tốt hoạt động lập hồ sơ tại UBND quận Tây
Hồ
3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
* Đối tượng nghiên cứu: Hoạt động lập hồ sơ của UBND quận Tây Hồ
Trang 84 Phương pháp nghiên cứu
- Phương pháp hệ thống và thống kê được vận dụng nhằm đánh giá tình hình,chất lượng hồ sơ được lãnh đạo cấp phòng, công chức lập khi giải quyết công việcđược giao;
- Phương pháp phân tích, tổng hợp được vận dụng khi phân tích các nội dung
về hoạt động lập hồ sơ, chỉ ra những ưu điểm, hạn chế trong hoạt động lập hồ sơtrên cơ sở đó đưa ra các giải pháp để nâng cao chất lượng công tác này tại UBNDquận Tây Hồ ;
5 Kết cấu của bài tiểu luận
Ngoài phần mở đầu, kết luận và phụ lục, danh mục tài liệu tham khảo, danhmục từ viết tắt, bài tiểu luận gồm:
Chương 1: Cơ sở lý luận và pháp lý về nâng cao chất lượng công tác lập hồsơ
Chương 2: Thực trạng chất lượng lập hồ sơ tại Ủy ban nhân dân Quận Tây
Hồ, thành phố Hà Nội
Chương 2: Một số giải pháp nâng cao chất lượng lập hồ sơ tại Ủy ban nhândân Quận Tây Hồ, thành phố Hà Nội
Trang 9Tại Khoản 10 Điều 2 Luật Lưu trữ năm 2011, hồ sơ được định nghĩa như
sau: “Hồ sơ là một tập tài liệu có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể hoặc có đặc điểm chung, hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức, cá nhân” [6, tr.2].
Theo Khoản 14, Điều 3 Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của
Chính phủ về công tác văn thư thì: “Hồ sơ là tập hợp các văn bản, tài liệu có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể hoặc có đặc điểm chung, hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thuộc phạm vi, chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức, cá nhân” [4, tr.2].
1.1.1.2 Lập hồ sơ
Theo khoản 11, Điều 2 Luật Lưu trữ năm 2011 định nghĩa: “Lập hồ sơ là việc tập hợp, sắp xếp tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc của cơ quan, tổ chức, cá nhân thành hồ sơ theo những nguyên tắc và phương pháp nhất định” [6, tr2]
Theo Khoản 15, Điều 3 Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của
Chính phủ về công tác văn thư thì: “Lập hồ sơ là việc tập hợp, sắp xếp văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc của cơ quan, tổ chức,
cá nhân theo những nguyên tắc và phương pháp nhất định” [4, tr.2]
1.1.1.3 Các loại hồ sơ
Trong hoạt động ở các cơ quan, tổ chức thường hình thành 3 loại hồ sơ cơbản, đó là: Hồ sơ công việc, hồ sơ nguyên tắc và hồ sơ nhân sự
Trang 10Theo Giáo trình Văn thư (Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, NXB Lao Độngnăm 2016), các loại hồ sơ này được định nghĩa như sau:
- Hồ sơ công việc: Là tập văn bản, tài liệu có liên quan với nhau về một vấn
đề một sự việc hoặc có cùng đặc trưng như: tên gọi, tác giả, hình thành trong quátrình giải quyết công việc thuộc chức năng, nhiệm vụ của một cơ quan, đơn vị [10,tr154]
- Hồ sơ nguyên tắc: Là tập văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hướng dẫn
về từng mặt công tác nghiệp vụ nhất định dùng làm căn cứ pháp lý, tra cứu khi giảiquyết công việc của cơ quan, tổ chức, cá nhân [3, tr154]
- Hồ sơ nhân sự: Là tập hợp văn bản, tài liệu có liên quan về một cá nhân (hồ
sơ đảng viên, hồ sơ cán bộ, hồ sơ học sinh ) [10, tr154]
1.1.2 Yêu cầu, phương pháp lập hồ sơ
1.1.2.1 Yêu cầu lập hồ sơ
- Lập hồ sơ phải được tiến hành song song với quá trình giải quyết công việc Theo khái niệm của Luật Lưu trữ năm 2011 thì “Lập hồ sơ là việc tập hợp,sắp xếp tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc của cơquan, tổ chức, cá nhân thành hồ sơ theo những nguyên tắc và phương pháp nhấtđịnh” [6, tr2] Từ khái niệm này có thể thấy lập hồ sơ phải được thực hiện trongsuốt quá trình giải quyết công việc của cán bộ, công chức nghĩa là phải được tiếnhành song song với tiến trình giải quyết công việc của cán bộ, công chức là khi bắtđầu thực hiện một công việc, cán bộ công chức cần mở hồ sơ, thu thập cập nhật toàn
bộ văn bản, tài liệu phát sinh vào hồ sơ Khi công việc kết thúc thì thực hiện kếtthúc hồ sơ và hồ sơ được hoàn thành chờ nộp lưu vào lưu trữ theo quy định
- Lập hồ sơ phải tuân thủ theo quy trình, phương pháp lập hồ sơ
Quy trình, phương pháp lập hồ sơ đã được quy định cụ thể trong Nghị định,Thông tư hướng dẫn của Chính phủ và các văn bản quản lý, chỉ đạo của UBNDThành phố về công tác văn thư nhằm hướng dẫn cán bộ, công chức lập hồ sơ khigiải quyết công việc Để lập được những bộ hồ sơ có chất lượng thì khi lập hồ sơđòi hỏi cán bộ, công chức phải tuân theo những quy trình, phương pháp về lập hồ sơ
Trang 11cụ thể là các phương pháp về việc mở hồ sơ; thu thập, cập nhật văn bản, tài liệu vào
hồ sơ; kết thúc hồ sơ
- Lập hồ sơ phải do cán bộ, công chức chuyên môn thực hiện
Hồ sơ được lập khi công việc bắt đầu và hoàn thiệc hồ sơ khi công việc kếtthúc là trách nhiệm của cán bộ, công chức chuyên môn Bởi chỉ những người trựctiếp theo dõi, giải quyết công việc thuộc chức năng, nhiệm vụ của mình lập hồ sơmới hiểu được quá trình, diễn biến của sự việc từ khi công việc phát sinh đến khicông việc kết thúc Khi lập hồ sơ cán bộ, công chức chuyên môn sẽ biết hồ sơ gồmnhững tài liệu gì do đó họ sẽ là người thu thập, cập nhật tài liệu liên quan đến côngviệc đầy đủ, chính xác nhất
- Hồ sơ lập phải có chất lượng, đảm bảo các yêu cầu sau:
Hồ sơ phản ánh đúng chức năng, nhiệm vụ của đơn vị, cơ quan, tổ chức hình thành hồ sơ.
Lập hồ sơ đảm bảo yêu cầu này có nghĩa là toàn bộ hồ sơ lập ra phải phảnánh đúng chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị ở thời điểm mà hồ sơ đó hìnhthành Những văn bản không phản ánh đúng chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, đơn
vị thì không lập hồ sơ Nếu lập hồ sơ đảm bảo yêu cầu này sẽ góp phần phản ánhđúng đắn hoạt động của cơ quan, đơn vị hình thành hồ sơ, thuận lợi cho việc tra cứutài liệu đồng thời nâng cao chất lượng hồ sơ được lập
Các văn bản, tài liệu trong một hồ sơ phải có sự liên quan chặt chẽ với nhau
và phản ánh đúng trình tự diễn biến của sự việc hoặc trình tự giải quyết công việc
Khi lập hồ sơ phải chú ý đến vấn đề cần giải quyết Văn bản hình thành trongquá trình giải quyết công việc có mối quan hệ mật thiết với nhau theo trình tự giảiquyết vấn đề Hồ sơ được lập đảm bảo mối liên hệ khách quan của văn bản sẽ phảnánh vấn đề, sự việc được trọn vẹn và giữ được mối liên hệ lịch sử của chúng, do vậy
sẽ giúp cho người nghiên cứu tra tìm, sử dụng tài liệu được dễ dàng và hoàn chỉnh
Khi đã thu thập đầy đủ văn bản, tài liệu phải xắp xếp theo một trình tự nhấtđịnh đảm bảo đúng diễn biến của sự việc hoặc trình tự giải quyết công việc
Các văn bản trong hồ sơ phải cùng giá trị
Trang 12Trong quá trình hoạt động của mỗi cơ quan, đơn vị thường sản sinh các loạivăn bản có giá trị khác nhau Do các loại văn bản có giá trị khác nhau, yêu cầunghiên cứu, sử dụng không giống nhau nên thời hạn bảo quản của chúng cũngkhông giống nhau Xuất phát từ yêu cầu về sử dụng và bảo quản tài liệu, khi lập hồ
sơ cần chú ý phân biệt giá trị của văn bản sao cho các văn bản trong một hồ sơ phải
có giá trị giống nhau hay nói cách khác văn bản trong hồ sơ phải cùng giá trị Tuynhiên, không nên hiểu yêu cầu này một cách cứng nhắc, không nên tách rời từngvăn bản trong hồ sơ để xem xét giá trị của chúng bởi lẽ thực tế có những hồ sơ gồmnhiều văn bản có nội dung liên quan mật thiết với nhau, cho nên toàn bộ văn bảnhợp thành mới tạo nên giá trị của hồ sơ
Văn bản trong hồ sơ phải đảm bảo đúng thể thức văn bản
Hồ sơ nếu muốn có giá trị nghiên cứu và có thể làm bằng chứng pháp lý thìđòi hỏi văn bản trong hồ sơ phải đảm bảo đúng thể thức văn bản do các cơ quan cóthẩm quyền quy định như các yếu tố về quốc hiệu, tên cơ quan ban hành, số và kýhiệu văn bản, địa điểm và thời gian ban hành, chữ ký của người có thẩm quyền, dấucủa cơ quan … Nếu văn bản thiếu những yếu tố trên sẽ không thể dùng làm bằngchứng pháp lý và trở thành sử liệu đáng tin cậy Do vậy, khi lập hồ sơ cần coi trọngđúng mức yêu cầu này, chú ý thu thập và lựa chọn những văn bản đảm bảo thể thức
để đưa vào hồ sơ
Hồ sơ cần được biên mục đầy đủ và chính xác
Hồ sơ được biên mục đầy đủ, chính xác sẽ giúp cho công tác người nghiêncứu nắm được thành phần và nội dung các văn bản có trong hồ sơ để tra cứu đượcnhanh chóng và thuận tiện đồng thời giúp cho cán bộ lưu trữ xác định được giá trịcủa hồ sơ để bảo quản tài liệu
1.1.2.2 Phương pháp lập hồ sơ
a) Xây dựng Danh mục hồ sơ
Thông thường Danh mục hồ sơ do cán bộ phụ trách công tác văn thư (hoặccông tác lưu trữ) của cơ quan dự thảo, rồi gửi xuống các phòng, ban đơn vị có liênquan góp ý kiến; trên cơ sở ý kiến đóng góp của các đơn vị, văn thư cơ quan điều
Trang 13chỉnh, bổ sung và trình thủ trưởng cơ quan duyệt, ký, ban hành Tuy nhiên cũng cóthể xây dựng danh mục hồ sơ bằng cách ngược lại: Từng phòng, ban, đơn vị căn cứvào nhiệm vụ cụ thể của mình trong năm dự kiến danh mục hồ sơ của đơn vị; cán
bộ phụ trách công tác văn thư hoặc lưu trữ cơ quan làm nhiệm vụ bổ sung, điềuchỉnh và tổng hợp thành văn bản danh mục hồ sơ của toàn cơ quan, trình thủ trưởng
cơ quan duyệt và ký ban hành
Dù được thực hiện theo cách nào thì khi xây dựng danh mục hồ sơ cũngđược thực hiện qua 5 bước, cụ thể như sau:
Bước 1: Xây dựng khung đề mục, khung phân loại của Danh mục hồ sơ (cóthể xây dựng theo cơ cấu tổ chức hoặc theo lĩnh vực hoạt động của cơ quan)
Bước 2: Xác định hồ sơ cần lập, dự kiến tiêu đề hồ sơ và đơn vị, người lập Bước 3: Dự kiến thời hạn bảo quản hồ sơ: Căn cứ vào các văn bản hướngdẫn của nhà nước để dự kiến thời hạn bảo quản của hồ sơ
Bước 4: Sắp xếp, đánh số và ký hiệu hồ sơ: Số và ký hiệu của hồ sơ bao gồm
số thứ tự (được đánh bằng chữ số Ả Rập) và ký hiệu (bằng chữ viết tắt) của đề mụclớn
Bước 5: Hoàn thiện dự thảo và trình ký: Bộ phận văn thư, lưu trữ trình bộphận Văn phòng hoặc Hành chính để trình người đứng đầu cơ quan ký ban hànhvào đầu năm
Văn thư sao chụp Danh mục hồ sơ đã được ban hành gửi các cá nhân, đơn vị
có liên quan để thực hiện việc lập hồ sơ theo Danh mục
Trong quá trình thực hiện nếu có hồ sơ dự kiến chưa sát với thực tế thì kịpthời sửa đổi, bổ sung vào phần Danh mục hồ sơ của đơn vị mình để văn thư tổnghợp, bổ sung vào Danh mục hồ sơ của cơ quan, tổ chức
b) Quy trình Lập hồ sơ Lập hồ sơ được thực hiện qua 3 bước, cụ thể nhưsau:
Bước 1: Mở hồ sơ: Là việc lấy một tờ bìa hồ sơ và ghi những thông tin banđầu về hồ sơ, như: Số và ký hiệu hồ sơ; tên đề mục và tiêu đề hồ sơ, năm mở hồ sơ,thời hạn bảo quản của hồ sơ theo Danh mục hồ sơ hoặc theo kế hoạch công tác
Trang 14Đối với những hồ sơ có trong Danh mục hồ sơ, cán bộ, nhân viên căn cứ vàoDanh mục hồ sơ đã ban hành để mở hồ sơ theo những thông tin đã có trong Danhmục hồ sơ
Đối với những hồ sơ không có trong Danh mục hồ sơ, cá nhân được giaonhiệm vụ giải quyết công việc tự xác định các thông tin: Tiêu đề hồ sơ, số và kýhiệu hồ sơ, thời hạn bảo quản hồ sơ, người lập hồ sơ và thời gian bắt đầu để mở hồ
sơ
Mỗi cá nhân khi giải quyết công việc được giao có trách nhiệm mở hồ sơ vềcông việc đó
Bước 2: Thu thập, cập nhật văn bản, tài liệu vào hồ sơ
Mỗi cá nhân có trách nhiệm thu thập, cập nhật tất cả văn bản, tài liệu hìnhthành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc vào hồ sơ tương ứng đã mở, kể
cả tài liệu phim, ảnh, ghi âm Cần thu thập kịp thời những văn bản, tài liệu như bàiphát biểu của lãnh đạo, tham luận của các đại biểu tại hội nghị, hội thảo bảo đảm
sự toàn vẹn, đầy đủ của hồ sơ, tránh bị thất lạc Tránh đưa văn bản thuộc hồ sơ nàyvào hồ sơ khác hay những văn bản không liên quan trực tiếp, không thuộc tráchnhiệm mà mình theo dõi, giải quyết vào hồ sơ
Bước 3: Kết thúc hồ sơ
Hồ sơ được kết thúc khi công việc đã giải quyết xong
Đối với những hồ sơ đã kết thúc, người lập hồ sơ có trách nhiệm: Rà soát lạitoàn bộ văn bản, tài liệu có trong hồ sơ; loại ra khỏi hồ sơ bản trùng, bản nháp; xácđịnh lại thời hạn bảo quản của hồ sơ; chinh sửa tiêu đề, số và ký hiệu hồ sơ cho phùhợp; hoàn thiện, kết thúc hồ sơ
Người lập hồ sơ thực hiện đánh số tờ đối với hồ sơ có thời hạn bảo quản từ
05 năm trở lên và viết Mục lục văn bản đối với hồ sơ có thời hạn bảo quản vĩnhviễn; viết chứng từ kết thúc đối với tất cả hồ sơ
Đối với những hồ sơ hết năm mà công việc chưa giải quyết xong, thì chưathực hiện việc kết thúc hồ sơ, hồ sơ đó được bổ sung vào Danh mục hồ sơ năm sau
Trang 151.1.3 Mục đích, ý nghĩa của lập hồ sơ
Trong phạm vi từng cơ quan, việc lập hồ sơ hiện hành có ý nghĩa như sau:
- Nâng cao hiệu suất và chất lượng công tác của cán bộ, viên chức
Trong quá trình hoạt động của mỗi cơ quan, nếu tài liệu sản sinh trong quátrình giải quyết công việc được sắp xếp và phân loại một cách khoa học theo từngvấn đề, sự việc phản ánh chức năng nhiệm vụ của cơ quan và từng đơn vị tổ chức,từng bộ phận, sẽ giúp cho việc tìm kiếm tài liệu được nhanh chóng, đầy đủ, nghiêncứu vấn đề được hoàn chỉnh, đề xuất ý kiến và giải quyết công việc có căn cứ xácđáng và kịp thời Do đó, góp phần nâng cao được hiệu suất và chất lượng công táccủa từng cán bộ nói riêng, của cơ quan nói chung
- Giúp cơ quan, đơn vị quản lý tài liệu được chặt chẽ
Khi văn bản được lập thành hồ sơ, sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho thủ trưởng
cơ quan, đơn vị và cán bộ văn thư theo dõi và nắm chắc thành phần, nội dung vàkhối lượng văn bản của cơ quan, đơn vị mình, biết được những hồ sơ tài liệu nàocần phải bảo quản chu đáo, nắm, phát hiện được những văn bản bị phân tán, thất lạchoặc mất mát do cho mượn tuỳ tiện, giữ gìn được bí mật của cơ quan và Nhà nước
- Tạo điều kiện thuận lợi cho công tác lưu trữ Theo quy định của Luật Lưu
trữ, hồ sơ, tài liệu từ các đơn vị, cá nhân sau 01 năm kể từ ngày công việc kết thúc,đối với những hồ sơ, tài liệu có giá trị lưu trữ phải nộp vào lưu trữ cơ quan
Việc giao nộp tài liệu phải trên cơ sở hồ sơ chứ không phải là tài liệu rời lẻ
Do vậy nếu công tác lập hồ sơ được làm tốt sẽ góp phần phân loại và xác định đượcgiá trị hồ sơ Trên cơ sở đó, cán bộ văn thư dễ dàng lựa chọn những hồ sơ có giá trị
để giao nộp vào lưu trữ cơ quan Nếu hồ sơ được lập tốt sẽ tạo điều kiện thuận lợicho cán bộ lưu trữ làm tốt công tác chinh lý và các nghiệp vụ chuyên môn khác,tránh được những lãnh phí về ngân sách cho hoạt động chỉnh lý tài liệu của địaphương
1.1.4 Chất lượng và tiêu chí đánh giá chất lượng công tác lập hồ
1.1.4.1 Khái niệm
Trang 16Hiện nay có nhiều cách hiểu khác nhau về chất lượng Trong phạm vi của đềtài tôi sử dụng cách hiểu theo tiêu chuẩn ISO 9000:2015 do Tổ chức Tiêu chuẩn hóaQuốc tế ban hành: Chất lượng là “Mức độ của một tập hợp các đặc tính vốn có củamột đối tượng đáp ứng các yêu cầu”
Như vậy chất lượng lập hồ sơ được hiểu là mức độ đáp ứng/thỏa mãn cácnguyên tắc, quy định của công tác lập hồ sơ
Tiêu chí đánh giá chất lượng công tác lập hồ sơ là những dấu hiệu, tiêuchuẩn nhất định làm cơ sở cho việc đánh giá Mỗi tiêu chí được xem là một căn cứ
để đánh giá “đạt" hay “không đạt" về chất lượng của công tác lập hồ sơ ở mộtphương diện nhất định
- Nếu đáp ứng từ 90-100% các yêu cầu là chất lượng TỐT;
- Nếu đáp ứng từ 70-89% các yêu cầu là chất lượng KHÁ;
- Nếu đáp ứng từ 50-69% các yêu cầu là chất lượng TRUNG BÌNH;
- Nếu đáp ứng dưới 50% các yêu cầu là KHÔNG ĐẠT chất lượng
1.1.4.2 Các tiêu chí đánh giá chất lượng
Có nhiều tiêu chí đánh giá chất lượng lập hồ sơ, trong phạm vi của đề tài tôitập chung vào 3 nhóm tiêu chí cơ bản sau:
Nhóm tiêu chí về quản lý công tác lập hồ sơ: Đây là nhóm tiêu chí giữ vai trò
là nguyên nhân (yếu tố tác động trực tiếp) tạo nên kết quả là chất lượng hồ sơ đượclập
Có nhiều tiêu chí về quản lý công tác lập hồ sơ trong đó cần chú ý đến: Nhậnthức của lãnh đạo, nhân viên văn thư, lưu trữ, công chức chuyên môn về công táclập hồ sơ; Ban hành văn bản quy định, hướng dẫn công tác lập hồ sơ; Tổ chức triểnkhai, quán triệt văn bản quy định, hướng dẫn công tác lập hồ sơ; Tổ chức kiểm tra,đánh giá và rút kinh nghiệm đối với công tác lập hồ sơ; Tổ chức, bố trí công chứclàm công tác văn thư lưu trữ; Cơ sở vật chất, trang thiết bị phục vụ công tác lập hồ
sơ
Nhóm tiêu chí về lập hồ sơ: Đây là nhóm tiêu chí quan trọng nhất để nângcao chất lượng lập hồ sơ, được thể hiện ở các tiêu chí cơ bản sau:
Trang 17- Xây dựng Danh mục hồ sơ
- Lập hồ sơ
+ Lập hồ sơ phải được tiến hành song song với quá trình giải quyết côngviệc;
+ Lập hồ sơ phải tuân thủ theo quy trình, phương pháp lập hồ sơ;
+ Lập hồ sơ phải do cán bộ, công chức chuyên môn thực hiện;
+ Hồ sơ lập phải có chất lượng, đảm bảo các yêu cầu: Văn bản, tài liệu tậphợp trong hồ sơ phải phản ánh đúng chức năng, nhiệm vụ của đơn vị, cơ quan, tổchức; Các văn bản, tài liệu trong một hồ sơ phải có sự liên quan chặt chẽ với nhau
và phản ánh đúng trình tự diễn biến của sự việc hoặc trình tự giải quyết công việc;Văn bản tài liệu thu thập vào hồ sơ phải có giá trị bảo quản tương đối đồng đều; Cácvăn bản, tài liệu trong hồ sơ phải đúng thể thức theo quy định; Hồ sơ phải đượchoàn thiện
- Luật Lưu trữ số 01/2011/QH11 ngày 11/11/2011
- Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 của Bộ Nội vụ hướng dẫnquản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan
- Thông tư số 04/2013/TT-BNV ngày 16/4/2013 của Bộ Nội vụ hướng dẫnxây dựng quy chế công tác văn thư, lưu trữ của các cơ quan, tổ chức
- Chỉ thị số 35/CT-TTg ngày 07/9/2017 của Thủ tướng Chính phủ về tăngcường công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan, Lưu trữlịch sử
Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính phủ về công tácvăn thư, trong đó quy định “Trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc, mỗi cá
Trang 18nhân phải lập hồ sơ về công việc và chịu trách nhiệm về số lượng, thành phần, nộidung tài liệu trong hồ sơ; bảo đảm yêu cầu, chất lượng của hồ sơ theo quy địnhtrước khi nộp lưu vào Lưu trữ cơ quan”
1.2.2 Văn bản quản lý, chỉ đạo của UBND Thành phố và UBND Quận
1.2.2.1 Văn bản của UBND TP Hà Nội
Chỉ thị số 19/2010/CT-UBND ngày 24/9/2010 của Chủ tịch UBND Thànhphố về tăng cường công tác quản lý Nhà nước về văn thư, lưu trữ trên địa bàn TP
Hà Nội
Quyết định số 38/2014/QĐ-UBND ngày 07/11/2014 của UBND TP Hà Nộiban hành Quy định về lập hồ sơ, chỉnh lý, số hóa tài liệu và nộp lưu hồ sơ, tài liệuvào Lưu trữ cơ quan tại các cơ quan, tổ chức trên địa bàn thành phố Hà Nội;
Chỉ thị số 11/CT-UBND ngày 11/9/2017 của UBND Thành phố Hà Nội vềviệc tăng cường công tác quản lý tài liệu lưu trữ tại các cơ quan, tổ chức trên địabàn TP Hà Nội;
Công văn số 6084/UBND-VX ngày 04/10/2017 của UBND thành phố HàNội về triển khai thực hiện Chỉ thị số 35/CT-TTg ngày 07/9/2017 của Thủ tướngChính phủ về tăng cường công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ
cơ quan, Lưu trữ lịch sử
Kế hoạch số 4394/KH-SNV ngày 03/11/2017 của Sở Nội vụ TP Hà Nội vềviệc tổ chức thực hiện Chỉ thị số 35/CT-TTg ngày 07/9/2017 của Thủ tướng Chínhphủ và Chỉ thị số 11/CT-UBND ngày 11/9/2017 của Chủ tịch UBND Thành phố
Công văn số 247/UBND-VX ngày 16/01/2020 của UBND Thành phố về xâydựng kế hoạch công tác văn thư, lưu trữ năm 2020;
1.2.2.2 Văn bản của UBND quận Tây Hồ
Kế hoạch số 419/KH-UBND ngày 21/11/2016 của UBND quận Tây Hồ vềtriển khai thực hiện Quyết định số 38/2014/QĐ-UBND ngày 07/11/2014 của UBND
TP Hà Nội ban hành Quy định về lập hồ sơ, chỉnh lý, số hóa tài liệu và nộp lưu hồ
sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan tại các cơ quan, tổ chức trên địa TP Hà Nội
Trang 19Kế hoạch số 103/KH-UBND ngày 20 tháng 3 năm 2018 về phát triển ngànhvăn thư, lưu trữ Quận Tây Hồ đến năm 2025;
Quyết định số 189/QĐ-UBND ngày 09/8/2018 của UBND quận Tây Hồ vềban hành quy chế công tác văn thư, lưu trữ;
Kế hoạch số 1022/KH-UBND quận Tây Hồ ngày 13/02/2020 của UBNDquận Tây Hồ thực hiện công tác quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ và quản lý tàiliệu lưu trữ năm 2020
Có thể thấy các văn bản quản lý, chỉ đạo của UBND Thành phố và UBNDquận Tây Hồ về công tác văn thư lưu trữ đã khá đầy đủ, tuy nhiên có nhiều văn bảnđược ban hành thời gian trước đây, không còn phù hợp khi Chính phủ đã ban hànhnhững văn bản mới để thay thế như Quyết định số 189/QĐ-UBND ngày 09/8/2018của UBND quận Tây Hồ về ban hành quy chế công tác văn thư, lưu trữ Có nhiềuvăn bản quan trọng trong công tác lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữchưa được triển khai thực hiện như: Chưa xây dựng được Danh mục hồ sơ nộp lưu,Chưa xây dựng được bảng hướng dẫn công tác lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệuvào lưu trữ
quận Tây Hồ trong Chương 2
Trang 20Chương 2 THỰC TRẠNG CHẤT LƯỢNG LẬP HỒ SƠ TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN QUẬN TÂY HỒ, THÀNH PHỐ HÀ NỘI
2.1 Khái quát chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của Ủy ban nhân dân quận Tây Hồ
2.1.1 Vị trí, chức năng
UBND quận Tây Hồ là cơ quan quản lý hành chính Nhà nước cấp huyệnthuộc TP Hà Nội, được công bố thành lập ngày 28/10/1995 theo Nghị định 69/CPQuận Tây Hồ được xác định là trung tâm dịch vụ - du lịch, trung tâm văn hoá, làvùng bảo vệ cảnh quan thiên nhiên của Thủ đô Hà Nội Quận nằm ở phía Tây Bắccủa Hà Nội Diện tích 24,0km2, gồm 8 phường: Bưởi, Yên Phụ, Thuỵ Khuê, TứLiên, Quảng An, Nhật Tân, Xuân La, Phú Thương Phía đông giáp quận Long Biên;Phía tây giáp huyện Từ Liêm và quận Cầu Giấy; Phía nam giáp quận Ba Đình; Phíabắc giáp huyện Đông Anh Quận Tây Hồ có địa hình tương đối bằng phẳng, cóchiều hướng thấp dần từ bắc xuống nam
Quận Tây Hồ có Hồ Tây với diện tích khoảng 526 ha, nằm trọn trong địagiới Quận, là một cảnh quan thiên nhiên đẹp của Hà Nội và cả nước, phía bắc vàphía đông là sông Hồng chảy từ phía bắc xuống phía nam Khu vực xung quanh HồTây có nhiều làng xóm tồn tại từ lâu đời với nhiều nghề thủ công truyền thống Vớicác công trình di tích lịch sử có giá trị, tập trung xung quanh Hồ Tây, tạo cho Tây
Hồ trở thành một danh thắng nổi bật nhất của Thủ đô
UBND do HĐND bầu là cơ quan chấp hành của HĐND, cơ quan hành chínhnhà nước ở địa phương, chịu trách nhiệm trước HĐND cùng cấp và cơ quan nhànước cấp trên UBND chịu trách nhiệm chấp hành Hiến pháp, luật, các văn bản của
cơ quan nhà nước cấp trên và nghị quyết của HÐND cùng cấp nhằm bào đảm thựchiện chủ trương, biện pháp phát triển kinh tế - xã hội, củng cố quốc phòng, an ninh
và thực hiện các chính sách khác trên địa bàn; Thực hiện chức năng quản lý nhànước ở địa phương, góp phần bảo đảm sự chỉ đạo, quản lý thống nhất trong bộ máyhành chính nhà nước từ trung ương tới cơ sở
Trang 212.1.2 Nhiệm vụ, quyền hạn
Đề thực hiện chức năng quản lý nhà nước ở địa phương, góp phần bảo đảm
sự chỉ đạo, quản lý thống nhất trong bộ máy hành chính nhà nước từ trung ương tới
cơ sở, UBND quận Tây Hồ có nhiệm vụ, quyền hạn trong mọi lĩnh vực từ kinh tế,công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp, xây dựng, giao thông vận tải, thương mại, dịch
vụ và du lịch, giáo dục, y tế, xã hội, văn hoá, thông tin và thể dục thể thao, khoahọc, công nghệ, tài nguyên và môi trường, quốc phòng, an ninh và trật tự, an toàn
xã hội và trong việc thực hiện chính sách dân tộc và chính sách tôn giáo, thi hànhpháp luật, xây dựng chính quyền và quản lý địa giới hành chính
2.1.3 Cơ cấu tổ chức
UBND quận Tây Hồ tổ chức hoạt động theo nguyên tắc tập trung dân chủ,làm việc theo chế độ thủ trưởng gồm có: 01 Chủ tịch; 02 Phó Chủ tịch và 5 Ủy viên.Hiện nay, hệ thống tổ chức của UBND quận Tây Hồ có 12 phòng chuyên môn[Phụlục 01]
2.1.4 Thành phần, nội dung tài liệu hình thành trong hoạt động quản lý của UBND quận Tây Hồ
UBND quận Tây Hồ là cơ quan hành chính cấp huyện, chịu trách nhiệmtrước HĐND và UBND TP Hà Nội quản lý về các lĩnh vực: Chính trị - Xã hội,Quốc phòng - an ninh, xây dựng chính quyền, kinh tế, tài nguyên, môi trường, giáodục, xây dựng, thương mại trên địa bàn quận Tây Hồ , vì thế thành phần tài liệuhình thành trong hoạt động quản lý của UBND quận Tây Hồ rất phong phú về thểloại, đa dạng về nội dung, đầy đủ loại hình tài liệu, cụ thể có những loại tài liệu chủyếu: Tài liệu hành chính, Tài liệu khoa học kỹ thuật và công nghệ, Tài liệu nghenhìn với nội dung tài liệu đa dạng, phong phú, chứa đựng nội dung hoạt quản lý nhànước trên nhiều lĩnh vực khác nhau: tài liệu về y tế, kinh tế, tài chính, tài nguyên –môi trường, quản lý đô thị, tư pháp, văn hóa – thông tin …
Trang 222.2 Thực trạng công tác lập hồ tại Ủy ban nhân dân quận Tây Hồ
2.2.1 Tổ chức công tác lập hồ sơ
2.2.1.1 Nhận thức của lãnh đạo, cán bộ công chức về công tác lập hồ sơ
Hàng năm UBND quận Tây Hồ ban hành các văn bản chỉ đạo, kiểm tra,hướng dẫn về công tác lập hồ sơ: Xây dựng kế hoạch kiểm tra công tác văn thư lưutrữ các đơn vị trên địa bàn quận; Tổ chức kiểm tra công tác lập hồ sơ; Xây dựng kếhoạch lập hồ sơ; Tổ chức tập huấn nâng cao nghiệp vụ công tác lập hồ sơ (Ví dụ:Năm 2019 ban hành Kế hoạch số 6031/KH-UBND ngày 03/6/2019 về tổ chức bồidưỡng công tác văn thư, lưu trữ năm 2019)
Việc cử cán bộ tham gia các lớp tập huấn về công tác văn thư lưu trữ do SởNội vụ TP Hà Nội tổ chức cũng được thực hiện
Năm 2020, có 6/12 phòng chuyên môn cử cán bộ công chức tham dự các lớptập huấn lập hồ sơ công việc do Sở Nội vụ TP Hà Nội tổ chức (phòng Thanh tra,phòng Giáo dục và Đào tạo, phòng Tài chính Kế hoạch, phòng Tài nguyên Môitrường, phòng Kinh Tế, phòng Tư pháp)
Cán bộ, công chức chuyên môn người được giao giải quyết công việc trongđơn vị đã có ý thức trong việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan Tạinhiều phòng chuyên môn cán bộ, công chức đã thực hiện tương đối tốt công tác lập
hồ sơ khi giải quyết công việc (Thanh tra quận Tây Hồ , phòng Tài chính – Kếhoạch, phòng Nội vụ, phòng Tư pháp)
Tuy nhiên thực tế vẫn còn nhiều công chức chuyên môn trong xem nhẹ côngtác lập hồ sơ khi giải quyết công việc Qua tìm hiểu việc lập hồ sơ khi giải quyếtcông việc vẫn còn tình trạng chưa thực hiện việc lập hồ sơ khi giải quyết công việchay coi việc lập hồ sơ là trách nhiệm của nhân viên văn thư, nhân viên lưu trữ
Như vậy, có thể thấy lãnh đạo, cán bộ công chức UBND quận Tây Hồ đã có
sự quan tâm nhất định đến công tác lập hồ sơ, tuy nhiên có thể nhận thấy sự quantâm đã có nhưng chưa đủ Nhiều cán bộ chuyên môn khi giải quyết công việc chưalập hồ sơ hoặc lập theo hình thức đối phó, lập cho có… nhưng chưa có biện pháp xử
lý Hiện nay Văn phòng HĐND và UBND quận thực hiện theo dõi việc thực hiện