1 MỤC LỤC Chương 1 GIỚI THIỆU VỀ ỦY BAN NHÂN DÂN PHƯỜNG XUÂN ĐỈNH, QUẬN BẮC TỪ LIÊM, THÀNH PHỐ HÀ NỘI 2 1 1 Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ , quyền hạn, cơ cấu tổ chức của UBND phường Xuân Đỉnh 2 1 1 1 Lịch sử hình thành UBND phường Xuân Đỉnh 2 1 1 2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của UBND phường Xuân Đỉnh 3 1 2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của văn phòng UBND phường Xuân Đỉnh 6 1 2 1 Chức năng 6 1 2 2 Nhiệm vụ, quyền hạn 6 1 2 3 Cơ cấu tổ chức 7 Chương.
Trang 11
MỤC LỤC Chương 1 GIỚI THIỆU VỀ ỦY BAN NHÂN DÂN PHƯỜNG XUÂN
ĐỈNH, QUẬN BẮC TỪ LIÊM, THÀNH PHỐ HÀ NỘI 2
1.1 Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ , quyền hạn, cơ cấu tổ chức của UBND phường Xuân Đỉnh 2
1.1.1 Lịch sử hình thành UBND phường Xuân Đỉnh 2
1.1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của UBND phường Xuân Đỉnh 3
1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của văn phòng UBND phường Xuân Đỉnh 6
1.2.1 Chức năng 6
1.2.2 Nhiệm vụ, quyền hạn 6
1.2.3 Cơ cấu tổ chức 7
Chương 2 TÌM HIỂU THỰC TRẠNG QUẢN LÝ VĂN BẢN VÀ LẬP HỒ SƠ TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN PHƯỜNG XUÂN ĐỈNH, ĐÁNH GIÁ ƯU ĐIỂM, HẠN CHẾ, NGUYÊN NHÂN VÀ ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP 8
2.1 Quản lý văn bản và lập hồ sơ tại ủy ban nhân dân phường Xuân Đỉnh 8
2.1.1 Công tác soạn thảo và ban hành văn bản 8
2.1.2 Quản lý văn bản đi 9
2.1.3 Quản lý văn bản đến 10
2.1.4 Lập hồ sơ và nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan 11
2.2 Đánh giá ưu điểm, hạn chế, nguyên nhân và đề xuất một số giải pháp 12
2.2.1 Ưu điểm 12
2.2.2 Hạn chế 13
2.2.3 Xác định nguyên nhân 15
2.2.4 Đề xuất giải pháp 15
Chương 3 NHỮNG THUẬN LỢI, KHÓ KHĂN VỀ CÔNG TÁC LƯU TRỮ TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN PHƯỜNG XUÂN ĐỈNH VÀ ĐỀ XUẤT MỘT SỐ GIẢI PHÁP 18
3.1 Thuận lợi 18
3.2 Khó khăn 19
3 Đề xuất giải pháp 20
Trang 22
Chương 1 GIỚI THIỆU VỀ ỦY BAN NHÂN DÂN PHƯỜNG XUÂN ĐỈNH,
QUẬN BẮC TỪ LIÊM, THÀNH PHỐ HÀ NỘI 1.1 Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ , quyền hạn, cơ cấu tổ chức của UBND phường Xuân Đỉnh
1.1.1 Lịch sử hình thành UBND phường Xuân Đỉnh
Phường Xuân Đỉnh được thành lập ngày 01/4/2014 theo Nghị Quyết số 132/NQCP ngày 27/12/2013 của Chính phủ về việc “ Điều chỉnh địa giới hành chính Huyện Từ Liêm để thành lập 02 Quận mới là Quận Bắc Từ Liêm và Quận Nam Từ Liêm với 23 phường thuộc thành phố Hà Nội” Trong đó xã Xuân Đỉnh đã được điều chỉnh địa giới hành chính để thành lập 2 phường là phường Xuân Đỉnh
và phường Xuân Tảo
Sau khi thành lập, phường Xuân Đỉnh có diện tích 3,52 km2 (352,20ha), phía Bắc giáp phường Đông Ngạc, phía Nam giáp phường Xuân Tảo, Cổ Nhuế 1, phía Tây giáp phường Cổ Nhuế 2 và phường Đức Thắng, phía Đông giáp phường Phú Thượng (Quận Tây Hồ)
Hiện phường Xuân Đỉnh có 24 tổ dân phố, dân số (tính đến tháng 3/2016) là 9.357 hộ dân với 34.993 nhân khẩu
Về tôn giáo: địa bàn phường Xuân Đỉnh chỉ tồn tại 01 tôn giáo là Phật giáo Toàn phường có 04 ngôi chùa với tổng số 07 nhà sư ( 3 tăng, 4 ni) Trong những năm qua các nhà sư trên địa bàn luôn sống chan hòa, gắn bó với chính quyền và nhân dân địa phương, thực hiện nghiêm túc các chủ trương chính sách pháp luật của nhà nước, không có trường hợp sai phạm hoặc mâu thuẫn
Về tín ngưỡng: trên địa bàn phường Xuân Đỉnh còn bảo tồn hàng chục công trình cổ có giá trị lịch sử văn hóa cao như: đình, chùa, miếu, phủ, đền, nhà thờ họ… trong đó đã có 8 di tích đã được xếp hạng (4 di tích cấp quốc gia, 4 di tích cấp thành phố)
Về lễ hội: trên địa bàn phường Xuân Đỉnh có 04 lễ hội được duy trì tổ chức
hàng năm gồm: lễ hội Đình Giàn, lễ hội Miếu Vũ, lễ hội Phủ Chúa, lễ hội Đình Xuân Tảo Trong đó, mỗi năm UBND phường chủ trì tổ chức 01 lễ hội lớn trong 3 ngày, các lễ hội còn lại giao Tiểu ban quản lý di tích cụm dân phố tổ chức với quy
mô hẹp, nội dung đơn giản và thời gian 01 ngày
Về lịch sử: Nhân dân Xuân Đỉnh vốn có truyền thống cách mạng kiên cường Giai đoạn Tiền khởi nghĩa ( 1941 -1945) Xuân Đỉnh đã được Trung ương Đảng chọn làm An toàn khu (ATK), là nơi nuôi giấu, chở che nhiều đồng chí lãnh
Trang 33
đạo cao cấp của cách mạng như: Trường Chinh, Hoàng Văn Thụ, Hoàng Tùng,
Phan Trọng Tuệ….đi lại, ăn ở, hoạt động thường xuyên Năm 2003 xã Xuân Đỉnh ( nay đã được kiện toàn thành 2 phường là phường Xuân Đỉnh và phường Xuân Tảo) đã được Chủ tịch nước tặng danh hiệu “ Anh hùng lực lượng vũ trang nhân dân thời kỳ chống Pháp”
Về giáo dục: trên địa bàn phường có đầy đủ hệ thống trường học phổ thông gòm: 01 trường THPT, 01 trường THCS, 01 trường Tiểu học, 02 trường Mầm non công lập, 01 trường mầm non tư thục, 20 nhóm lớp mầm non tư thục 100% trẻ em trong độ tuổi được đi học
1.1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của UBND phường Xuân Đỉnh
1.1.2.1 Chức năng
UBND phường Xuân Đỉnh là cơ quan hành chính Nhà nước ở cấp cơ sở, có chức năng quản lý hành chính Nhà nước trên địa bàn theo phân cấp và ủy quyền của cơ quan Nhà nước cấp trên Ủy ban nhân dân do Hội đồng nhân dân cùng cấp bầu, là cơ quan chấp hành của Hội đồng nhân dân, cơ quan hành chính nhà nước ở địa phương, chịu trách nhiệm trước Nhân dân địa phương, Hội đồng nhân dân cùng cấp và cơ quan hành chính nhà nước cấp trên
1.1.2.2 Nhiệm vụ, quyền hạn của UBND phường Xuân Đỉnh
Căn cứ vào Luật tổ chức chính quyền địa phương ngày 19 tháng 6 năm
2015, UBND phường có những nhiệm vụ, quyền hạn sau:
- Xây dựng, trình Hội đồng nhân dân phường quyết định những vấn đề thuộc nhiệm vụ, quyền hạn của Hội đồng nhân dân phường; dự toán thu ngân sách nhà nước trên địa bàn; dự toán thu, chi ngân sách phường; điều chỉnh dự toán ngân sách phường trong trường hợp cần thiết; phê chuẩn quyết toán ngân sách phường; chủ trương đầu tư chương trình, dự án trên địa bàn phường theo quy định của pháp luật và tổ chức thực hiện nghị quyết của Hội đồng nhân dân phường
- Tổ chức thực hiện ngân sách địa phương
- Thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn do cơ quan nhà nước cấp trên phân cấp, ủy quyền
1.1.2.3 Cơ cấu tổ chức của UBND phường Xuân Đỉnh
UBND phường Xuân Đỉnh được xác định là UBND phường loại I Theo Luật tổ chức chính quyền địa phương ngày 19 tháng 6 năm 2015, cơ cấu tổ chức của UBND phường Xuân Đỉnh gồm có: 01 Chủ tịch; 02 Phó Chủ tịch (Phó Chủ
Trang 44
tịch phụ trách khối nội chính và Phó Chủ tịch phụ trách khối văn xã); 02 Ủy viên
(Ủy viên phụ trách quân sự và Ủy viên phụ trách công an)
và các hành vi vi phạm pháp luật khác, phòng, chống quan liêu, tham nhũng; tổ chức thực hiện các biện pháp bảo vệ tài sản của cơ quan, tổ chức, bảo hộ tính mạng, tự do, danh dự, nhân phẩm, tài sản, các quyền và lợi ích hợp pháp khác của công dân; thực hiện các biện pháp quản lý dân cư trên địa bàn phường theo quy định của pháp luật;
+ Quản lý và tổ chức sử dụng có hiệu quả công sở, tài sản, phương tiện làm việc và ngân sách nhà nước được giao theo quy định của pháp luật;
+ Giải quyết khiếu nại, tố cáo, xử lý vi phạm pháp luật, tiếp công dân theo quy định của pháp luật;
+ Ủy quyền cho Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân phường thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn trong phạm vi thẩm quyền của Chủ tịch Ủy ban nhân dân;
+ Chỉ đạo thực hiện các biện pháp bảo vệ môi trường, phòng, chống cháy, nổ; áp dụng các biện pháp để giải quyết các công việc đột xuất, khẩn cấp trong phòng, chống thiên tai, dịch bệnh, an ninh, trật tự, an toàn xã hội trên địa bàn xã theo quy định của pháp luật;
+ Thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn do cơ quan nhà nước cấp trên phân cấp,
ủy quyền
+ Phối hợp với các cơ quan, tổ chức có thẩm quyền thực hiện quy hoạch phát triển hạ tầng đô thị, xây dựng, giao thông, phòng, chống cháy, nổ, bảo vệ môi trường, không gian, kiến trúc, cảnh quan đô thị trên địa bàn phường
+ Quản lý dân cư trên địa bàn phường theo quy định của pháp luật
- Phó Chủ tịch UBND phường ( phụ trách khối nội chính):
+ Giúp Chủ tịch UBND phường điều hành các bộ phận: địa chính, tài chínhthương nghiệp, trật tự xây dựng 4
+ Tiếp dân, ký các văn bản về nhân sự, hồ sơ, bản sao và các giấy tờ thông thường khác của công dân
Trang 55
+ Điều hành công tác của UBND phường, thay Chủ tịch khi Chủ tịch đi vắng hoặc được Chủ tịch ủy quyền
- Phó Chủ tịch UBND phường( phụ trách khối văn xã):
+ Giúp Chủ tịch UBND phường điều hành các bộ phận văn hóa- xã hội, trực tiếp phụ trách phòng “tiếp nhận và giải quyết các hồ sơ, thủ tục hành chính”
+ Làm thủ trưởng cơ quan, đôn đốc quản lý tài sản chung của UBND phường
+ Tiếp dân, ký các văn bản về nhân sự, hồ sơ và các giấy tờ thông thường
khác
của công dân
- Ủy viên phụ trách công an:
+ Tổ chức lực lượng công an phường, tham mưu đề xuất với cấp ủy Đảng, UBND phường, cơ quan công an cấp trên
+ Phối hợp với các cơ quan, đoàn thể tuyên truyền, phổ biến pháp luật cho nhân dân, phòng ngừa, đấu tranh chống tội phạm, tệ nạn xã hội…
+ Tổ chức nhiệm vụ phòng cháy, chữa cháy, giữ trật tự công cộng và an toàn giao thông, quản lý vũ khí, chất nổ…
- Ủy viên phụ trách quân sự: tham mưu về chủ trương, biện pháp lãnh đạo, chỉ đạo và trực tiếp tổ chức thực hiện nhiệm vụ quốc phòng, quân sự, xây dựng lực lượng dân quân, lực lượng dự bị động viên…
Giúp việc cho UBND phường gồm có 07 ban ngành: Văn hóa- Xã hội; Tài chính-Kế toán; Địa chính- Xây dựng ; Tư pháp – Hộ tịch; Văn phòng-Thống kê; Tài chính- Thương nghiệp
- Ban Văn hóa- xã hội: thông tin tuyên truyền giáo dục về đường lối, chính sách của Đảng và pháp luật của Nhà nước
- Ban Tài chính- Kế toán: xây dựng dự toán thu, chi ngân sách, tổ chức thực hiện dự toán thu, chi ngân sách, quyết toán ngân sách, kiểm tra hoạt động tài chính khác của phường
- Ban Địa chính- Xây dựng: lập sổ địa chính đối với chủ sử dụng đất hợp pháp, hướng dẫn thủ tục, thẩm tra xác nhận việc tổ chức, hộ gia đình đăng ký ban
đầu; thanh tra, quản lý trật tự xây dựng trên địa bà
- Ban Tư pháp- Hộ tịch: soạn thảo, ban hành các văn bản quản lý theo quy định của pháp luật, tổ chức lấy ý kiến của nhân dân đối với dự án luật, pháp lệnh theo kế hoạch của UBND phường
Trang 66
- Ban Văn phòng- Thống kê: xây dựng chương trình công tác, lịch làm việc
và theo dõi, tổng hợp báo cáo tình hình kinh tế- xã hội, tham mưu trong việc chỉ đạo thực hiện dự thảo văn bản trình cấp có thẩm quyền, quản lý công căn, sổ sách, giấy tờ, quản lý việc lập hồ sơ lưu trữ, biểu báo cáo thống kê, theo dõi biến động
số lượng, chất lượng cán bộ, công chức phường
- Ban Tài chính-Thương nghiệp: phụ trách công tác thu thuế nhà đất, thuế sử dụng đất nông nghiệp, thuế kinh doanh, sản xuất, dịch vụ…
1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của văn phòng UBND phường Xuân Đỉnh
1.2.1 Chức năng
- Văn phòng có chức năng giúp việc cho Chủ tịch UBND phường
- Nghiên cứu, đề xuất ý kiến để Ủy ban tổ chức công việc, điều hành bộ máy thực hiên chức năng, nhiệm vụ của Ủy ban theo quy định của pháp luật
- Tham mưu cho lãnh đạo phường về công tác văn thư-lưu trữ của UBND: + Ban hành các chế độ, quy định về công tác văn thư- lưu trữ
+ Xây dựng và tổ chức thực hiện kế hoạch dài hạn, hàng năm về văn thư-lưu trữ
+ Thực hiện báo cáo, thống kê về văn thư-lưu trữ
+ Thực hiện thi đua khen thưởng về văn thư-lưu trữ
1.2.2 Nhiệm vụ, quyền hạn
- Tiếp nhận các thủ tục hành chính về mọi vấn đề như: khiếu nại, quyết định, công văn đến… sau đó phân loại rồi gửi đến cơ quan chuyên môn và người có thẩm quyền giải quyết
- Là nơi giải quyết những vấn đề: làm giấy khai sinh, giấy chứng tử, xác nhận sơ yếu lý lịch, xác nhận chữ ký cung cấp các loại giấy có liên quan đến thẩm quyền của mình
- Giúp chủ tịch UBND phường giải quyết một số vấn đề thuộc thẩm quyền
và giải thích cho người dân hiểu các giấy tờ cần thiết
- Bộ phận phụ trách công tác văn thư lưu trữ có nhiệm vụ sau
+Tiếp nhận và vào sổ công văn đi, đến
+ Bảo quản và sử dụng con dấu của cơ quan
+ Hướng dẫn cán bộ, công chức trong cơ quan lập hồ sơ và chuẩn bị hồ sơ tài liệu giao nộp vào lưu trữ cơ quan
+ Thu thập hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp lưu vào lưu trữ cơ quan
+ Phân loại, chỉnh lý, xác định giá trị, thống kê và sắp xếp hồ sơ, tài liệu
Trang 77
+ Bảo quản an toàn hồ sơ, tài liệu
+ Phục vụ khai thác, sử dụng hồ sơ, tài liệu lưu trữ của tổ chức, cá nhân + Thực hiện các thủ tục tiêu hủy tài liệu hết giá trị
Về trình độ chuyên môn của cán bộ văn thư lưu trữ ở phường, công chức văn phòng-thống kê đã được đào tạo về nghiệp vụ văn thư-lưu trữ Công chức phụ trách công tác văn thư-lưu trữ của phường là nữ, 32 tuổi, có trình độ đại học, tốt nghiệp trường Đại học khoa học xã hội và nhân văn được đào tạo bài bản về văn thư, lưu trữ Cơ bản, công tác văn thư lưu trữ tại phường cũng đã được chú trọng, quan tâm hơn cả về nhân lực
Trang 88
Chương 2 TÌM HIỂU THỰC TRẠNG QUẢN LÝ VĂN BẢN VÀ LẬP HỒ SƠ TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN PHƯỜNG XUÂN ĐỈNH, ĐÁNH GIÁ ƯU ĐIỂM, HẠN CHẾ, NGUYÊN NHÂN VÀ ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP
Văn bản sản sinh trong cơ quan tổ chức là loại tài sản đặc biệt Nó là minh chứng, bằng chứng để giải quyết công việc, bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của
cơ quan tổ chức, cá nhân Tổ chức quản lý văn bản luôn gắn liền với quá trình vận hành của bộ máy nhà nước Việc tổ chức quản lý văn bản đúng, nhanh chóng, kịp thời góp phần nâng cao năng xuất và hiệu quả hoạt động trong cơ quan, tổ chức Tuy nhiên, tại ủy ban nhân dân phường Xuân Đỉnh, quận Bắc Từ Liêm, thành phố
Hà Nội, bên cạnh những mặt tích cực đã đạt được trong công tác quản lý văn bản vẫn còn một số hạn chế nhất định, điều đó được thể hiện cụ thể:
2.1 Quản lý văn bản và lập hồ sơ tại ủy ban nhân dân phường Xuân Đỉnh
2.1.1 Công tác soạn thảo và ban hành văn bản
Trong hoạt động của các cơ quan, soạn thảo và ban hành văn bản là một nhiệm vụ quan trọng và mang tính chất thường xuyên, bởi văn bản là phương tiện thông tin quan trọng, chủ yếu phục vụ cho hoạt động quản lý của mọi cơ quan, tổ chức Công tác soạn thảo và ban hành văn đối với UBND có ý nghĩa đặc biệt quan trọng xuất phát từ vị trí của UBND trong quản lý Nhà nước - với tư cách luật định:
cơ quan hành chính có thẩm quyền chung ở địa phương, cơ quan chấp hành của HĐND cùng cấp
Hệ thống văn bản do UBND ban hành khá đa dạng Đó không chỉ là các văn bản chỉ đaọ, cụ thể cá biệt mà còn có văn bản qui phạm pháp luật, do đó, việc ban hành văn bản của UBND phải tuân thủ các qui định của pháp luật và các văn bản hướng dẫn về hình thức, nội dung, trình tự, thẩm quyền Trong quá trình hoạt động của mình UBND các phường đã ban hành một khối lượng tài liệu tương đối lớn về số lượng, phong phú về nội dung, đa dạng về thể loại bao gồm:
- Văn bản quy phạm pháp luật(VBQPPL): do lãnh đạo phường ban hành, chỉ
Trang 99
Văn bản chiếm số lượng lớn nhất là công văn, quyết định; văn bản chiếm số lượng ít nhất là VBQPPL Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản được thực hiện theo những hướng dẫn, quy định của Nhà nước Gồm các bước sau:
- Phân công soạn thảo: Căn cứ vào tính chất, nội dung của văn bản cần soạn thảo và căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ của đơn vị, lãnh đạo UBND phường giao cho các phòng ban, bộ phận soạn thảo
- Xác định tên loại văn bản: căn cứ vào nội dung của văn bản dự định ban
hành để chọn tên loại cho phù hợ
- Thu thập và xử lý thông tin: nội dung thông tin cần thu thập phụ thuộc vào mục đích và nội dung văn bản dự định ban hành
- Xây dựng đề cương văn bản, viết bản thảo: cán bộ chuyên môn chỉ lập đề cương đối với những văn bản phức tạp
- Duyệt văn bản: Chủ tịch UBND phường là người có thẩm quyền ký duyệt văn bản của Ủy ban Tuy nhiên khi Chủ tịch UBND phường đi vắng thì Phó chủ tịch UBND phường được quyền duyệt văn bản theo sự ủy quyền của Chủ tịch UBND
- Nhân bản văn bản
- Ký ban hành: chủ tịch UBND sẽ ký ban hành tất cả các văn bản hình thành trong hoạt động của Phường Tuy nhiên, có một số văn bản thuộc lĩnh vực chuyên môn của các phòng ban hoặc quyền quản lý của Phó chủ tịch UBND phường thì Trưởng các phòng ban sẽ thừa lệnh ký trên cơ sở có chữ ký phê duyệt của Chủ tịch UBND phường và Phó chủ tịch UBND phường ký thay để ban hành văn bản
- Ban hành văn bản: Văn bản sau khi ký ban hành sẽ được tập trung tại văn
phòng để làm thủ tục phát hành (lấy số văn bản và đóng dấu) Trước khi đóng dấu
văn thư phường kiểm tra lại mặt thể thức, nếu đúng và đầy đủ mới đóng dấu để ban hành Nếu sai sót quá nhiều thì gửi trả lại để sửa chữa sau đó mới đóng dấu cho ban hành
2.1.2 Quản lý văn bản đi
Quy trình quản lý văn bản đi của UBND phường Xuân Đỉnh cơ bản đã tuân thủ theo các quy định cụ thể tại các Điều 14,15,16,17,18,19 – Mục 1 – Chương 3, Nghị định 30/NĐ-CP ngày 05 tháng 3 năm 2020 của Chính phủ về công tác văn thư
- Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản; ghi số, ngày tháng năm văn bản: văn bản trước khi ký ban hành, cán bộ văn phòng thực hiện việc này.Cán
bộ văn thư sẽ ký nháy chịu trách nhiệm về thể thức ở cuối phần “Nơi nhận”
Trang 1010
- Mỗi một loại văn bản có một hệ thống số riêng UBND phường có 9 hệ thống số, dành cho 09 loại văn bản sau: VBQPPL, quyết định, kế hoạch, báo cáo,
tờ trình, biên bản, công văn, thông báo, văn bản mật
- Đăng ký văn bản đi: phường đã dùng máy tính để đăng kí văn bản đi Riêng đối với văn bản mật đi, đăng ký bằng sổ theo phương pháp truyền thống
- Nhân bản, đóng dấu cơ quan, dấu mật, khẩn: văn thư phường đóng dấu cơ quan vào văn bản Đối với văn bản khẩn, mật, văn thư chỉ đóng dấu mật, khẩn khi
có yêu cầu Dấu cơ quan được đóng ngay ngẵn, rõ ràng Tuy nhiên, có một số văn bản, dấu cơ quan đóng không được ngay ngắn Đối với những văn bản gồm 02 tờ trở lên được đóng giáp lai Các văn bản đi kèm không có chữ ký thì được đóng dấu treo, đóng dấu trùm lên một phần tác giả hoặc tiêu đề văn bản
- Làm thủ tục chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi:
+ Chuyển giao trực tiếp cho các phòng ban, cá nhân: do cán bộ văn phòng chuyển giao, ghi nơi nhận văn bản trực tiếp lên phía trên cùng của văn bản
+ Chuyển giao trực tiếp cho cơ quan, tổ chức khác: do cán bộ văn phòng chuyển giao, văn bản có bì gói văn bản
+ Chuyển phát văn bản đi qua bưu điện: các văn bản khi gửi qua đường bưu điện đều có bì gói văn bản
+ Chuyển phát văn bản đi bằng máy fax, qua mạng: văn bản mật không chuyển qua fax và mạng Tuy nhiên, trong quá trình chuyển giao văn bản đi, văn bản mật chỉ được cho vào bì, không có phiếu gửi, nên không đản bảo độ mật theo quy định của pháp luật Bên cạnh đó, UBND phường không có “Sổ chuyển giao văn bản đi” Như vậy, sẽ gây khó khăn trong việc theo dõi hoạt động của cơ quan, trong một năm sẽ không biết số văn bản gửi chính xác đến những cơ quan, tổ chức, đơn vị, cá nhân nào
- Lưu văn bản đi: Việc lưu văn bản đi được thực hiện theo đúng quy định Bản gốc được lưu tại văn thư, bản chính lưu tại bộ phận soạn thảo ra văn bản Do
số lượng văn bản làm ra hàng năm không nhiều nên thành lập tập lưu theo năm
2.1.3 Quản lý văn bản đến
Quy trình quản lý văn bản đi của UBND phường Xuân Đỉnh cơ bản đã tuân thủ theo các quy định cụ thể tại các Điều 20,21,22,23,24 – Mục 2 – Chương 3, Nghị định 30/NĐ-CP ngày 05 tháng 3 năm 2020 của Chính phủ về công tác văn thư
- Tiếp nhận và kiểm tra văn bản đến: Cán bộ văn thư có trách nhiệm tiếp nhận, bóc bì văn bản đến Các văn bản gửi đến phường đều được chuyển giao tới
Trang 1111
văn thư Cán bộ văn thư trực tiếp ký nhận văn bản, thực hiện các khâu bóc bì, lấy
số, ký hiệu, ngày 11 tháng văn bản đến để đăng ký vào máy tính Đối với các văn bản ghi đích danh người nhận, hay một số văn bản có dấu mật, cán bộ văn thư không thực hiện bóc bì như các văn bản đến bình thường khác Dấu “công văn đến” vào các khoảng trắng dưới mục trích yếu hoặc khoảng trống trên đầu các văn bản, nhập các thông tin về nơi gửi văn bản, số, ngày tháng ban hành, trích yếu, số, ngày văn bản đến phường và các dữ liệu có liên quan khác vào sổ công văn đến trên máy tính
- Đăng kí văn bản đến: thực hiện đăng ký bằng cơ sở dữ liệu quản lý văn
bản đến đối với văn bản đến của cơ quan trên máy tính Riêng văn bản mật thì được đăng kí bằng sổ truyền thống
- Trình, chuyển giao văn bản đến:
+ Sau khi đăng ký văn bản vào sổ, văn bản phải đưa lên trình chủ tịch và người được giao trách nhiệm xem xét cho ý kiến phân phối, chỉ đạo giải quyết Khi
có ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo cơ quan, cán bộ văn phòng tiến hành đăng ký tiếp các cột còn lại Khi văn bản đến có ý kiến chỉ đạo giải quyết của lãnh đạo thì cán
bộ văn phòng trực tiếp photo và chuyển trực tiếp cho các phòng ban, cá nhân có liên quan trong cơ quan
- Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến: Cán bộ chuyên môn thực hiện việc giải quyết văn bản đến theo sự phân công của lãnh đạo
cơ quan Cán bộ văn phòng được giao trách nhiệm theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến
2.1.4 Lập hồ sơ và nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan
- Các loại hồ sơ hình thành trong quá trình hoạt động của UBND phường: + Hồ sơ công việc: Hồ sơ lưu văn bản đi; Hồ sơ hội nghị; Hồ sơ ban hành văn bản quy phạm pháp luật; Hồ sơ giải quyết đơn thư của công dân