BỘ NỘI VỤ TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI ĐỀ BÀI 1 Tầm quan trọng của việc lập hồ sơ Khái quát nội dung phương pháp lập hồ sơ công việc Trình bày cụ thể việc biên mục hồ sơ 2 Bằng ví dụ minh họa, hãy chứng minh vai trò của tài liệu lưu trữ đối với hoạt động quản lý của cơ quan, tổ chức BÀI KIỂM TRA ĐIỀU KIỆN HỌC PHẦN CÔNG TÁC VĂN THƯ VÀ LƯU TRỮ Họ và tên Nguyễn Đức Dương Mã sinh viên 1905QTNB012 Ngày, tháng, năm sinh 14102001 Hà Nội 2021 BÀI KIỂM TRA HỌC PHẦN CÔNG TÁC VĂN THƯ VÀ LƯU TRỮ Họ và tên.
Trang 1BỘ NỘI VỤ
TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI
ĐỀ BÀI:
1 Tầm quan trọng của việc lập hồ sơ Khái quát nội dung phương pháp lập hồ sơ công việc Trình bày cụ thể việc biên mục hồ sơ
2 Bằng ví dụ minh họa, hãy chứng minh vai trò của tài liệu lưu trữ đối với hoạt động quản lý của cơ quan, tổ chức
BÀI KIỂM TRA ĐIỀU KIỆN HỌC PHẦN: CÔNG TÁC VĂN THƯ VÀ LƯU TRỮ
Ngày, tháng, năm sinh : 14/10/2001
Hà Nội - 2021
Trang 2BÀI KIỂM TRA HỌC PHẦN: CÔNG TÁC VĂN THƯ VÀ LƯU TRỮ
Họ và tên: ……… Mã sinh viên: ……….
Ngày, tháng, năm sinh: 14/10/2001
Khoa: Quản trị nguồn nhân lực Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Bài làm:
1 Tầm quan trọng của việc lập hồ sơ Khái quát nội dung phương pháp lập hồ sơ công việc Trình bày cụ thể việc biên mục hồ sơ.
1.1 Một số khái niệm và phân loại hồ sơ
1.1.1 Một số khái niệm
a Khái niệm “Hồ sơ”
Theo Khoản 10, Điều 2, Luật Lưu trữ 2011: “Hồ sơ là một tập tài liệu có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể hoặc có đặc điểm chung, hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức, cá nhân”
Theo Khoản 14, Điều 3, Nghị định 30/2020/NĐ-CP của Chính phủ về
Công tác văn thư: “Hồ sơ là tập hợp các văn bản, tài liệu có liên quan với nhau
về một vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể hoặc có đặc điểm chung, hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thuộc phạm vi, chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức, cá nhân”
Ví dụ: Hồ sơ Hội nghi tổng kết công tác năm 2020 của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
b Khái niệm “Lập hồ sơ”
Theo Khoản 11, Điều 2, Luật Lưu trữ 2011: “Lập hồ sơ là việc tập hợp,
Trang 3quan, tổ chức, cá nhân thành hồ sơ theo những nguyên tắc và phương pháp nhất định”
Theo Khoản 15, Điều 3, Nghị định 30/2020/NĐ-CP của Chính phủ về
Công tác văn thư: “Lập hồ sơ là việc tập hợp, sắp xếp văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc của cơ quan, tổ chức, cá nhân theo những nguyên tắc và phương pháp nhất định”
1.1.2 Phân loại hồ sơ
Thực tiễn trong hoạt động của cơ quan, tổ chức có rất nhiều hồ sơ được hình thành với nhiều nội dung, nhiều hình thức khác nhau Phổ biến ở mọi cơ quan, tổ chức, hồ sơ hiện hành được chia thành có ba loại cơ bản, đó là hồ sơ công việc, hồ sơ nguyên tắc và hồ sơ nhân sự
a Hồ sơ công việc
Hồ sơ công việc là tập tài liệu theo dõi, xử lý một việc nào đó Trong hồ
sơ công việc thường có tài liệu khởi đầu công việc, cho đến tài liệu (văn bản ) kết thúc công việc
Ví dụ:
- Hồ sơ về một hội nghị (Hội nghị khoa học, hội nghị tổng kết,…);
- Hồ sơ giải quyết công việc (giải quyết tranh chấp, bình xét thi đua khen thưởng, xét nâng lương cho cán bộ công chức,…).
b Hồ sơ nguyên tắc
Hồ sơ nguyên tắc là tập văn bản quy phạm pháp luật về vấn đề, lĩnh vực nào đó Mỗi cán bộ, công chức dựa vào chức năng, nhiệm vụ được giao, tuỳ theo từng mặt nghiệp vụ công tác của mình phụ trách mà thu thập những văn bản quy phạm pháp luật để lập thành hồ sơ nguyên tắc để phục vụ tra cứu, nghiên cứu giải quyết công việc hành ngày
Tài liệu trong hồ sơ nguyên tắc không nhất thiết là bản chính, có thể là bản sao, hoặc bản chính, nhưng còn hiệu lực pháp lý
Ví dụ :
Trang 4- Tập tài liệu là các văn bản quy phạm pháp luật quy định về chế độ công tác phí cho cán bộ công chức.
- Tập tài liệu là những văn bản về chế độ nâng lương cho cán bộ, công chức nhà nước.
c Hồ sơ nhân sự
Hồ sơ nhân sự là một tập tài liệu có liên quan về một cá nhân cụ thể (hồ
sơ đảng viên, hồ sơ cán bộ, hồ sơ sinh viên, hồ sơ học sinh, )
Ví dụ:
Hồ sơ cán bộ của Công ty Xăng dầu khu vực III đã về hưu: Hồ sơ ông Nguyễn Văn Bình, sinh ngày 05/10/1932
Hồ sơ bà Dương Thị Hường, sinh ngày 01/01/1949.
1.2 Tầm quan trọng của việc lập hồ sơ
1.2.1 Đối với từng cơ quan, tổ chức
Việc lập hồ sơ có ý nghĩa hết sức quan trọng và cần thiết đối với hoạt động của đời sống xã hội nói chung và của mỗi cơ quan, tổ chức nói riêng Việc lập hồ sơ sẽ:
- Nâng cao hiệu suất và chất lượng công tác của cán bộ, viên chức
Trong quá trình hoạt động của mỗi cơ quan, nếu tài liệu sản sinh trong quá trình giải quyết công việc được sắp xếp và phân loại một cách khoa học theo từng vấn đề, sự việc phản ánh chức năng nhiệm vụ của cơ quan và từng đơn vị
tổ chức, từng bộ phận, sẽ giúp cho việc tìm kiếm tài liệu được nhanh chóng, đầy
đủ, nghiên cứu vấn đề được hoàn chỉnh, đề xuất ý kiến và giải quyết công việc
có căn cứ xác đáng và kịp thời Do đó, góp phần nâng cao được hiệu suất và chất lượng công tác của từng cán bộ nói riêng, của cơ quan nói chung
- Giúp cơ quan, đơn vị quản lý tài liệu được chặt chẽ
Khi văn bản được lập thành hồ sơ, sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho thủ trưởng cơ quan, đơn vị và cán bộ văn thư theo dõi và nắm chắc thành phần, nội dung và khối lượng văn bản của cơ quan, đơn vị mình, biết được những hồ sơ tài liệu nào cần phải bảo quản chu đáo, nắm, phát hiện được những văn bản bị phân
Trang 5tán, thất lạc hoặc mất mát do cho mượn tuỳ tiện, giữ gìn được bí mật của cơ quan và Nhà nước
- Tạo điều kiện thuận lợi cho công tác lưu trữ Theo quy định của Luật
Lưu trữ, hồ sơ, tài liệu từ các đơn vị, cá nhân sau 01 năm kể từ ngày công việc kết thúc, đối với những hồ sơ, tài liệu có giá trị lưu trữ phải nộp vào lưu trữ cơ quan
Việc giao nộp tài liệu phải trên cơ sở hồ sơ chứ không phải là tài liệu rời
lẻ Do vậy nếu công tác lập hồ sơ được làm tốt sẽ góp phần phân loại và xác định được giá trị hồ sơ Trên cơ sở đó, cán bộ văn thư dễ dàng lựa chọn những
hồ sơ có giá trị để giao nộp vào lưu trữ cơ quan Nếu hồ sơ được lập tốt sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho cán bộ lưu trữ làm tốt công tác chinh lý và các nghiệp vụ chuyên môn khác, tránh được những lãnh phí về ngân sách cho hoạt động chỉnh
lý tài liệu của địa phương
1.2.2 Tầm quan trọng đối với đời sống xã hội
- Hồ sơ tài liệu là chứng cứ thực về những gì đã diễn ra Hồ sơ phản ánh trung thực cho nên là nguồn căn cứ quan trọng và chính xác cho những nhà nghiên cứu lịch sử Chính vì thế mà việc lập hồ sơ có ý nghĩa quan trọng bảo đảm cho hồ sơ tài liệu được thực hiện một cách đầy đủ
- Hồ sơ là căn cứ chính xác để là căn cứ pháp lý giải quyết các yêu cầu của công dân và tổ chức trong xã hội Chính vì thế mà việc lập hồ sơ có vai trò quan trọng trong việc duy trì và quản lý xã hội, bảo đảm cho xã hội ổn định, phát triển
1.2.3 Tầm quan trọng đối với hoạt động quản lý nhà nước
- Hồ sơ phản ánh kết quả hoạt động quản lý của cơ quan nhà nước;
- Hồ sơ giúp nhà quản lý theo dõi được công việc;
- Hồ sơ giúp nhà quản lý theo dõi và quản lý được công việc của từng cán
bộ công chức;
- Hồ sơ giúp nhà quản lý điều hành công việc có hiệu quả và ban hành các quyết định hành chính được chính xác
Trang 6Để đảm bảo cho việc lập hồ sơ hiện hành được chất lượng và hiệu quả cần thực hiện tốt một số yêu cầu:
- Lập hồ sơ phải được tiến hành song song với quá trình giải quyết công việc
- Lập hồ sơ phải tuân thủ theo quy trình, phương pháp lập hồ sơ
- Lập hồ sơ phải do cán bộ, công chức chuyên môn thực hiện
- Hồ sơ lập phải có chất lượng, đảm bảo các yêu cầu sau: Hồ sơ phản ánh đúng chức năng, nhiệm vụ của đơn vị, cơ quan, tổ chức hình thành hồ sơ; Các văn bản, tài liệu trong một hồ sơ phải có sự liên quan chặt chẽ với nhau và phản ánh đúng trình tự diễn biến của sự việc hoặc trình tự giải quyết công việc; Các văn bản trong hồ sơ phải cùng giá trị; Văn bản trong hồ sơ phải đảm bảo đúng thể thức văn bản; Hồ sơ cần được biên mục đầy đủ và chính xác
1.3 Khái quát nội dung phương pháp lập hồ sơ công việc
1.3.1 Mở hồ sơ
Mở hồ sơ là công vệc mở đầu cho việc hình thành một hồ sơ Mở hồ sơ được thực hiện trong hai trường hợp sau:
+ Khi cơ quan hoặc đơn vị tổ chức đã có danh mục hồ sơ, việc mở hồ sơ thường được tiến hành thuận lợi và đơn giản hơn Đầu năm, mỗi công chức, viên chức dựa vào bản danh mục hồ sơ để biết mình phải lập những hồ sơ nào; sau đó lấy bìa hồ sơ ghi tiêu đề hồ sơ đã được xác định trong bản danh mục lên các tờ bìa Trong quá trình giải quyết công việc, có việc mới phát sinh giải quyết thì lấy thêm bìa ghi tiêu đề lên bìa và ghi bổ sung hồ sơ đó vào bản danh mục
+ Khi cơ quan, tổ chức chưa có bản danh mục hồ sơ: Người lập hồ sơ phải dựa vào chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, nhiệm vụ cụ thể được giao cho các đơn vị, bộ phận và cá nhân trong từng thời gian và vận dụng các đặc trưng lập
hồ sơ để mở hồ sơ
Đặc trưng lập hồ sơ là những dấu hiện phổ biến giống nhau của văn bản, tài liệu mà người lập hồ sơ dựa vào đó để tập hợp văn bản thành hồ sơ
Có 6 đặc trưng và cách vận dụng để lập hồ sơ như sau:
Trang 71) Đặc trưng “tên gọi”: là tập hợp những văn bản có cùng tên gọi vào một
hồ sơ
2) Đặc trưng “vấn đề”: là tập hợp những văn bản cùng đề cập về một vấn
đề, một sự việc nào đó vào một hồ sơ
3) Đặc trưng “tác giả”: là tập hợp những văn bản của cùng một tác giả vào một hồ sơ
4) Đặc trưng “cơ quan giao dịch”: là tập hợp những văn bản trao đổi qua lại giữa hai cơ quan về một vấn đề nào đó vào một hồ sơ
5) Đặc trưng “địa dư”: là một tập hợp các văn bản của các cơ quan trong cùng một địa phương, một khu vực địa lý nhất định vào một hồ sơ
6) Đặc trưng “thời gian”: là tập hợp những văn bản trong một thời gian nhất định vào một hồ sơ
1.3.2 Thu thập, cập nhật văn bản vào hồ sơ:
+ Văn bản thuộc vấn đề nào thì đưa vào đúng hồ sơ về vấn đề đó Tài liệu
là phim, ảnh, băng ghi âm, ghi hình cũng thuộc hồ sơ nhưng cần được bản quản riêng và cần ghi chú vào hồ sơ là tài liệu này lưu ở đâu để khi cần có thể tìm kiếm nhanh chóng, thuận lợi
+ Văn bản thuộc hồ sơ giải quyết năm nào xếp vào năm đó, trừ những công việc phải giải quyết qua nhiều năm Kế hoạch, dự toán, báo cáo hàng năm được xếp vào năm mà nội dung văn bản đề cập đến, bất kể chúng được lập vào thời gian nào Kế hoạch công tác nhiều năm được xếp vào năm đầu, báo cáo tổng kết công tác nhiều năm được xếp vào năm cuối
+ Chỉ cần đưa vào hồ sơ một bản và là bản chính, giấy tốt, được đánh máy hoặc in rõ ráng, thể thức văn bản đầy đủ Trường hợp không có bản chính thì được thay bằng bản sao hợp lệ
+ Cần loại bỏ ngay những văn bản trùng thừa, bản sao và bản thảo khi đã
có bản chính( trừ những bản thảo quan trọng, có bút tích của lãnh đạo) Văn bản
có thời hạn bảo quản vĩnh viễn, bảo quản có thời hạn cần được sắp xếp vào
Trang 8những hồ sơ riêng để tiện cho việc bảo quản và thu thập vào lưu trữ cơ quan về sau
1.3.3 Kết thúc và biên mục hồ sơ
+ Kết thúc hồ sơ: Kiểm tra, bổ sung văn bản còn thiếu và lựa chọn, loại
bỏ những văn bản, tài liệu không có giá trị
+ Biên mục hồ sơ ( còn gọi là trình bày hồ sơ) bao gồm biên mục bên trong hồ sơ và biên mục bên ngoài hồ sơ, với một số nội dung cụ thể như: Sắp xếp thứ tự văn bản, đánh số văn bản
+ Lập mục lục văn bản
Mục lục văn bản là thống kê các văn bản có trong một hồ sơ Mục lục văn bản giúp cho việc tra tìm và quản lý văn bản trong hồ sơ được dễ dàng, thuận lợi
Mục lục văn bản chỉ lập cho những hồ sơ có thời hạn bảo quản vĩnh viễn
và lâu dài Cần viết đầy đủ, rõ ràng, chính xác, không viết tắt những từ không thông dụng trong bản mục lục
+ Viết chứng từ kết thúc: Chứng từ kết thúc ( còn gọi là tờ kết thúc) dùng
để ghi chép một số thông tin cần thiết về hồ sơ như số lượng tờ, các đặc điểm về trạng thái vật lý và một số đặc điểm khác của văn bản trong hồ sơ nhằm giúp quản lý các văn bản trong một hồ sơ được chặt chẽ
+ Viết bìa hồ sơ: Bìa làm bằng loại giấy màu sáng, cứng, dai, nhẵn và viết không bị nhòe mực và được trình bày theo mẫu quy định tiêu chuẩn về “ Bìa hồ sơ” do Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước ban hành
1.4 Trình bày nội dung cụ thể việc biên mục hồ sơ
+ Biên mục hồ sơ ( còn gọi là trình bày hồ sơ) bao gồm biên mục bên trong hồ sơ và biên mục bên ngoài hồ sơ, với một số nội dung cụ thể như sau:
Sắp xếp thứ tự văn bản nhằm cố định thứ tự văn bản trong hồ sơ và giúp
cho việc tra tìm, quản lý văn bản trong một hồ sơ được thuận tiện
Văn bản trong hồ sơ thường được sắp xếp theo các cách sau đây:
Sắp xếp theo trình tự giải quyết công việc
Trang 9Sắp xếp theo thứ tự thời gian của văn bản.
Sắp xếp theo vần chữ cái
Sắp xếp theo thứ tự văn bản
Sắp xếp theo mức độ quan trọng của văn bản
Đánh số văn bản: Sau khi văn bản đã được sắp xếp theo thứ tự hợp lý cần
đánh số tờ cho toàn bộ các văn bản trong hồ sơ Số tờ cần được ghi rõ ràng, chính xác, mỗi tờ được đánh một số bằng chữ số Ả Rập ( 1,2,3…) vào góc phải phía trên tờ văn bản; số được ghi bằng bút chì đen loại mềm
Khi đánh số tờ, cần lưu ý một số điểm sau đây:
Hồ sơ quá dầy ( khoảng từ 3cm trở lên) cần chia thành tập ( còn gọi là đơn vị bảo quản) Văn bản trong mỗi tập được đánh số tờ riêng
Khi đánh số tờ xong, nếu để sót hoặc bổ sung thêm một số tờ thì các tờ đó được đánh số trùng kèm theo các chữ a, b, c
Trường hợp có ảnh đi kèm thì bỏ ảnh vào phong bì riêng, rồi đánh số ngoài bì hoặc ghi số vào mặt sau của ảnh; nếu một tờ giấy được dán nhiều ảnh thì được đánh số như một tờ văn bản
2 Bằng ví dụ minh họa, hãy chứng minh vai trò của tài liệu lưu trữ đối với hoạt động quản lý của cơ quan, tổ chức
2.1 Một số khái niệm
a Khái niệm “Tài liệu”
Theo Khoản 2, Điều 2, Luật Lưu trữ 2011: “Tài liệu là vật mang tin được hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá nhân.
Tài liệu bao gồm văn bản, dự án, bản vẽ thiết kế, bản đồ, công trình nghiên cứu, sổ sách, biểu thống kê; âm bản, dương bản phim, ảnh, vi phim; băng, đĩa ghi âm, ghi hình; tài liệu điện tử; bản thảo tác phẩm văn học, nghệ thuật; sổ công tác, nhật ký, hồi ký, bút tích, tài liệu viết tay; tranh vẽ hoặc in; ấn phẩm và các vật mang tin khác.”
b Khái niệm “Tài liệu lưu trữ”
Trang 10Theo Khoản 3, Điều 2, Luật Lưu trữ 2011: “Tài liệu lưu trữ là tài liệu có giá trị phục vụ hoạt động thực tiễn, nghiên cứu khoa học, lịch sử được lựa chọn
để lưu trữ.
Tài liệu lưu trữ bao gồm bản gốc, bản chính; trong trường hợp không còn bản gốc, bản chính thì được thay thế bằng bản sao hợp pháp”
2.2 Chứng minh vai trò của tài liệu lưu trữ đối với hoạt động quản lý của cơ quan, tổ chức
Tài liệu lưu trữ, có vai trò quan trọng đối với hoạt động của mỗi cơ quan
tổ chức, cụ thể là đối với hoạt động quản lý, phục vụ cho hoạt động chuyên môn, phục vụ cho nghiên cứu khoa học, phục vụ cho việc biên soạn lịch sử của
cơ quan, tổ chức và phục vụ công tác giáo dục truyền thống
Đối với hoạt động quản lý, tài liệu lưu trữ có vai trò cụ thể như sau:
- Tài liệu lưu trữ là nguồn thông tin không thể thiếu trong hoạt động quản
lý Hàng ngày các cán bộ nhân viên trong cơ quan thường xuyên phải khai thác
và sử dụng thông tin quá khứ để quy hoạch các chương trình ngắn hạn, dài hạn, ban hành các quy chế, quy định Các quyết định về quản lý tổ chức, nhân sự, tài chính, giúp các nhà quản lý rút ra các bài học kinh nghiệm để triển khai các chương trình đã đề ra đồng thời là bằng chứng, chứng cứ giúp cho việc thanh tra, kiểm tra, đánh giá kết quả và xử lý vi phạm trong quá trình hoạt động
Ví dụ: Để ban hành Quyết định số 2090/QĐ-ĐHNV, ngày 03/11/2021
của Hiệu trưởng Trường Đại học Nội vụ Hà Nội về việc Tặng giấy khen cho sinh viên có nhiều đóng góp cho sự phát triển Câu lạc bộ Nhà Quản trị nhân lực nhiệm kỳ 2018-2021 và năm học 2020-2021 cần phải căn cứ vào các tài liệu lưu trữ từ trước đó, cụ thể:
Quyết định số 468/QĐ-BNV ngày 03/4/2018 của Bộ trưởng Bộ Nội
vụ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Trường Đại họcNội vụ Hà Nội;