BÀI KIỂM TRA HỌC PHẦN TỔ CHỨC HỌC Họ và tên UY TÍN Mã sinh viên CHUYÊN NGHIỆP Lớp YÊN TÂM Khoa Quản trị nguồn nhân lực Đề bài Phân tích quy luật mục tiêu rõ ràng và tính hiệu quả của tổ chức Bằng ví dụ thực tiễn hãy chứng minh rẳng để tổ chức tồn tại và phát triển thì cần tuân theo quy luật này ? Bài làm Tổ chức học ( Khoa học tổ chức) là một ngành khoa học nghiên cứu về hệ thống tri thức về bản chất, quy luật tồn tại và phát triển của tổ chức với tư cách là những thực thể xã hội và các hoạt độn.
Trang 1BÀI KIỂM TRA HỌC PHẦN: TỔ CHỨC HỌC
Họ và tên: UY TÍN Mã sinh viên: CHUYÊN NGHIỆP
Lớp YÊN TÂM Khoa Quản trị nguồn nhân lực
Đề bài: Phân tích quy luật mục tiêu rõ ràng và tính hiệu quả của tổ chức Bằng
ví dụ thực tiễn hãy chứng minh rẳng để tổ chức tồn tại và phát triển thì cần tuân theo quy luật này ?
Bài làm
Tổ chức học ( Khoa học tổ chức) là một ngành khoa học nghiên cứu về hệ thống tri thức về bản chất, quy luật tồn tại và phát triển của tổ chức với tư cách là những thực thể xã hội và các hoạt động của thực thể xã hội đó Trong bất cứ tổ chức nào luôn chứa đựng các quy luật cơ bản như: Quy luật mục tiêu rõ ràng và tính hiệu quả của tổ chức, quy luật vận động không ngừng và vận động theo quy trình của tổ chức, quy luật tính đồng nhất và tính đặc thù của tổ chức, quy luật tự điều chỉnh của tổ chức
1 Phân tích quy luật mục tiêu rõ ràng
Mục tiêu là gì ?
- Mục tiêu của tổ chức là “những mục đích mà vì chúng một tổ chức được thành lập và tổ chức cần phải đạt được thông qua những mục đích đó” Thiết lập
mục tiêu của tổ chức nhằm xác định những thành quả cần đạt được của tổ chức( Giáo trình Tổ chức học đại cương – Phạm Huy Tiến)
- Mục tiêu của tổ chức là lý do mà tổ chức được thành lập và vận động để đạt được mục đích đó
- Mục tiêu của tổ chức là kết quả mà tổ chức hướng đến và muốn đạt được
- Theo Peter Drucker trong tác phẩm những vấn đề cốt yếu của quản lý thì:
“Mục tiêu của tổ chức là các chuẩn đích mà mọi hoạt động của bất kỳ một bộ phận nào cũng đều hướng tới”
=> Mục tiêu của tổ chức là đích phải đạt tới của tổ chức, nó định hướng và chi phối sự vận động của toàn bộ tổ chức
Ví dụ: Mục tiêu của bất cứ doanh nghiệp nào sinh ra vì mục tiêu lợi nhuận (
Tuy nhiên bên cạnh đó vẫn có các doanh nghiệp sinh ra không vì mục tiêu lợi nhuận mà vì các mục tiêu khác như giúp đỡ, nhân đạo…)
Ví dụ: Mục tiêu của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội là giáo dục, đào tạo, bồi
dưỡng nguồn nhân lực chất lượng cao đáp ứng nhu cầu của ngành nội vụ nói riêng
và xã hội nói chung
Ví dụ: Mục tiêu của lớp học phần tổ chức học là học tập, tiếp thu kiến thức
từ thầy giảng viên nhằm bổ sung kiến thức cho mỗi sinh viên
Vai trò của mục tiêu:
Trang 2- Là điều kiện cơ bản để thiết kế và vận hành tổ chức:
Ví dụ: Mục tiêu của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội là đào tạo cử nhân
ngành Luật, Quản trị Nhân lực, Văn thư lưu trữ…thì trong tổ chức Trường Đại học Nội vụ Hà Nội phải có Lãnh đạo, giảng viên đào tạo bồi dưỡng các chuyên ngành này, chính vì vậy trong cơ cấu của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội luôn có các Khoa chuyên môn đào tạo các chuyên ngành này
- Là cơ sở để đánh giá tổ chức, tạo ra sự cạnh tranh giữa các bộ phận hợp thành tổ chức và chủ động trong hoạt động của mình:
Ví dụ: Mục tiêu của Nhà trường xây dựng năm nay là có 10% sinh viên ra
trường đạt tốt nghiệp loại giỏi, chính vì vậy các khoa, trung tâm trong trường luôn
nỗ lực đào tạo, khuyến khích sinh viên học tập của khoa mình sao cho sinh viên khoa mình tốt nghiệp đạt hiệu quả cao nhất
- Là cơ sở để các cá nhân/tổ/đội/nhóm/đơn vị nỗ lực hoàn thành nhiệm vụ của mình
Ví dụ: Mục tiêu của một cá nhân trong năm học là đạt điểm học tập 3.6 ,
chính mục tiêu này đã thúc đẩy cá nhân đó nỗ lực học tập hơn để đạt được mục tiêu
- Là cơ sở để xác định và điều chỉnh mục tiêu của những nhóm lợi ích trong
tổ chức sao cho phù hợp với lợi ích của tổ chức
Ví dụ: Ví dụ khoa QTNL xác định là 100% sinh viên đạt điểm rèn luyện loại tốt trở lên, tuy nhiên lớp
- Đảm bảo sự hợp tác lâu dài của các thành viên tổ chức và sự thừa nhận của
tổ chức qua môi trường xã hội
Ví dụ: Anh A ra trường với mục tiêu là 5 năm sau lên vị trí Trưởng phòng
Sau một thời gian nỗ lực cố gắng a ta đã được bổ nhiệm lên vị trí Trưởng Phòng Điều này thể hiện sự ghi nhận của tổ chức và đảm bảo sự hợp tác lâu dài của anh A với công ty hơn
Thế nào là mục tiêu rõ ràng ?
Đó là mục tiêu bảo đảm nguyên tắc SMART:
- Đó là mục tiêu cụ thể ( Specific)
Ví dụ: Sinh viên xác định các mục tiêu cụ thể trong năm học: Điểm học tập, điểm rèn luyện, …
- Đo được ( Measurable): Cần phải có tiêu chuẩn, thực tế, công cụ
Ví dụ: Điểm học tập đạt trên 3.2 , điểm rèn luyện trên 90…
- Khả thi ( Attainable):
Ví dụ: Học lực hiện tại của bạn sinh viên đó đang là 3.19 thì hoàn toàn khả thi,,,
- Phù hợp ( Relevant)
Ví dụ: Mục tiêu đó phù hợp với năng lực của cá nhân đó
Trang 3- Có thời hạn ( Time – bound)
Ví dụ: Thời hạn xác định mục tiêu đó kết thúc là cuối học kì II
Phân loại mục tiêu
- Theo thời gian: Ngắn hạn/trung hạn/dài hạn hoặc gắn với mốc thời gian cụ thể
Ví dụ: Theo ngày, tháng, quý, năm , 5 năm, 10 năm
- Theo mức độ lượng hóa: Định tính/định lượng
Ví dụ: Chiếc, sản lượng, Kg…, tấn…
- Theo cấp độ: Mục tiêu chung/riêng hoặc tổ chức/đơn vị/cá nhân
- Theo tầm quan trọng: Rất quan trọng/quan trọng
- Kết hợp các phân loại
Mục tiêu hình thành do đâu:
- Người sáng lập
- Người lãnh đạo tổ chức và cấp trên
- Nhà đầu tư
- Nhà tài trợ chính
- Người tham gia tổ chức hoặc đại biểu của họ
Làm thế nào để xác lập mục tiêu phù hợp
- Thực trạng các nguồn lực như thế nào ?
- Thời cơ, thách thức trong tương lai ?
- Thời điểm xác định mục tiêu đã hợp lý chưa ?
- Những yêu cầu cạnh tranh có gây sự trì hoãn không ?
- Mục tiêu ngắn hạn có phù hợp với mục tiêu dài hạn ?
- Phản ứng của cấp trên, cấp dưới và quần chúng ?
- Mục tiêu có phù hợp với hệ thống, với xã hội ?
2 Tính hiệu quả của tổ chức
- Từ điểm tiếng Pháp Lepetit Lasousse: Hiệu quả là kết quả đạt được trong việc thực hiện một nhiệm vụ nhất định
- Theo từ điển Bách khoa Tiếng Việt: Hiệu quả là kết quả đạt được giống nhau nhưng sử dụng ít thời gian, công sức và nguồn lực nhất
Làm thế nào để tổ chức hoạt động có hiệu quả ?
- Yếu tố đầu vào: Đúng, đủ, kịp thời, tiết kiệm, không chỉ có nguyên vật
liệu mà cần có con người, công nghệ, thông tin…giữa các yếu tố phải có sự tương thích với nhau
+ Lập được danh mục các đầu vào của tổ chức về số lượng, chất lượng, cơ cấu… + Tìm và lựa chọn các nhà cung ứng đầu vào bảo đảm tin cậy
+ Tính đến yếu tố nguồn lực: xoay vong vốn để đầu tư cho tổ chức ( phải được giải ngân, bố trí, sắp xếp cho phù hợp
- Yếu tố quản lý:
+ Chủ thể quản lý: Cần quan tâm đến tư duy của họ, họ có nhận thức được vấn đề không? Họ có đổi mới không ? Đánh giá qua trí lực, thể lực, tâm lực
Trang 4+ Công cụ, phương pháp: Công cụ kinh tế, công cụ tổ chức hành chính: Bộ máy, cấu trúc, quy trình, quy chế; công cụ phi kinh tế, phi vật chất: yếu tô xã hội, chính trị…
+ Đối tượng quản lý: Yếu, kém thì cũng rất khó Chính vì vậy cần phải dồng + Quy trình quản lý: Phối hợp, điều khiển cần phải khoa học, hợp lý
+ Môi trường: Cơ hội, thách thức:
- Hiệu quả giữa các kênh đầu tư, các cách thức, phươNG pháp khác nhau ?
- Yếu tố đầu ra:
+ Phương thức đầu tư đầu ra khác nhau
+ * Yếu tố đầu ra (C) (đầu ra kì vọng (C1)/đầu ra thực tế (C2))
- A tốt, B tốt khả năng cao là B tốt
- Môi trường, thi trường, nhu cầu người dùng thay đổi nhưng sản phẩm không thay đổi bị đào thải do yếu kém, lỗi thời
- (đối tượng thụ hưởng góp ý) Không ngừng đánh giá yếu tố đầu ra (thị trường, chất lượng sản phẩm, giá cả), so sánh với sản phẩm cùng loại trên thị trường (theo từng tiêu chuẩn cơ sở/quốc gia/quốc tế/khu vực) không ngừng cải tiến yếu tố đầu vào, thay đổi yếu tố trong qua trình quản lý thường xuyên nâng cao chất lượng đầu ra
Bằng ví dụ thực tế chứng minh để tổ chức tồn tại và phát triển thì cần tuân
theo quy luật này:
Ví dụ: Khoa quản trị văn phòng, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội xác định mục tiêu năm học 2019-2020, 10% sinh viên trong khoa đạt điểm rèn luyện loại xuất sắc, 90% loại tốt, không có sinh viên loại khá, TB và Yếu 3% sinh viên trong khoa đạt loại học tập xuất sắc 5% sinh viên điểm học tập giỏi, , 90% đạt học lực khá, 2% đạt loại trung bình và dưới TB Với những mục tiêu đó nếu đạt được Khoa quản trị Văn phòng sẽ đạt được danh hiệu đơn vị vững mạnh toàn diện năm 2019 -2020
Mục tiêu rõ ràng được xác định ở đây:
- Đó là mục tiêu cụ thể ( Specific): Mục tiêu về điểm học tập, rèn luyện của sinh viên trong khoa
- Đo được ( Measurable): Các mục tiêu đề ra đo được bằng con số: Về học tập: 3% sinh viên xuất sắc, 5% giỏi, 90% khá, 2% Trung bình, yếu Về rèn luyện 10% đạt loại xuất sắc, 90% loại tốt…
- Khả thi ( Attainable): Sinh viên Văn phòng là người vô cùng năng động, thông minh, điểm đầu vào tương đối cao nên hoàn toàn khả thi đạt được mục tiêu
- Phù hợp ( Relevant): Đội ngũ cán bộ giảng viên có chuyên môn cao, cơ sở vật chất nhà trường bảo đảm, các yếu tố đầu vào, yếu tố quản lý hoàn toàn bảo đảm nên mục tiêu này là phù hợp
- Có thời hạn ( Time – bound): Thời hạn được xác định rõ ràng là năm học
2019-2020 đạt được những mục tiêu trên
Tính hiệu quả của tổ chức:
Trang 5+ Trường hợp 1: Tuân thủ quy luật rõ ràng và tính hiệu quả của tổ chức
Bảo đảm đầy đủ các yếu tổ => Đạt được mục tiêu rõ ràng
- Yếu tố đầu vào: Sinh viên khoa quản trị văn phòng là những người thông
minh, năng động, nhiệt tình, sáng tạo, chăm chỉ, hội tụ đủ các yếu tố nói chung là tốt
+ Cán bộ giảng viên trong Trường, Khoa có trình độ chuyên môn cao, kiến thức chắc, truyền tải tốt, sinh viên tiếp thu tốt
+ Cơ sở vật chất bảo đảm: Phòng học chất lượng, điều hòa, máy chiếu, công
cụ hỗ trợ luôn bảo đảm
+ Giảng viên, sinh viên đều áp dụng công nghệ thông tin phù hợp với nhau + Có các chương trình hỗ trợ dạy thêm cho sinh viên yếu hơn
- Yếu tố quản lý:
+ Chủ thể quản lý: Lãnh đạo khoa quản trị luôn quan tâm đến sinh viên trong khoa, luôn gần gũi động viên, nắm bắt tâm tư nguyện vọng của sinh viên, luôn có nhận thức mới mẻ, phù hợp với sinh viên trong khoa
Cố vấn học tập, giảng viên cũng luôn gần gũi, nhiệt tình,giúp đỡ sinh viên Lãnh đạo, cán bộ giảng viên luôn có phẩm chất đạo đức tốt, năng lực chuyên môn cao, tư duy sáng suốt
+ Công cụ, phương pháp: Thường xuyên quan tâm động viên sinh viên bên cạnh
đó cũng có các biện pháp để thúc đẩy sinh viên học tập Với các điều kiện thực tế của môi trường luôn thay đổi cho phù hợp bảo đảm sinh viên yên tâm học tập
Có các chính sách khuyến khích học tập cho sinh viên, có các chính sách khen thưởng, ghi nhận cho cán bộ, giảng viên ở các lớp đạt kết quả cao…
+ Đối tượng quản lý: năng động, nhiệt tình, ham học hỏi, nhanh tiếp thu
+ Quy trình quản lý: Phối hợp giữa lãnh đạo khoa với các lãnh đạo khoa khác luôn hài hòa, giữa lãnh đạo khoa với giảng viên luôn nhiệt tình, trách nhiệm, giữa giảng viên với sinh viên thì luôn lắng nghe…
+ Môi trường: Trong điều kiện môi trường học tập có nhiều thay đổi , ví dụ như dịch bệnh covid 19 thì các giảng viên luôn nhắc nhở sinh viên học tập, đề xuất hình thức học mới, thi mới nhưng vẫn bảo đảm chất lượng
- Yếu tố đầu ra:
Với các yếu tố đầu vào, yếu tố quản lý tốt và bảo đảm thì yếu tố đầu ra cơ bản sẽ đạt được mục tiêu rõ ràng như đã đề ra về học tập, rèn luyện như trên Khoa quản trị Văn phòng hoàn toàn có thể đạt được chỉ tiêu khen thưởng đơn vị vững mạnh toàn diện
+ Trường hợp 2 : Không tuân thủ quy luật mục tiêu rõ ràng và tính hiệu quả của tổ chức
Không xác định mục tiêu rõ ràng, không bảo đảm các yếu tố => Không đạt được các mục tiêu của tổ chức
- Yếu tố đầu vào:
Sinh viên khoa quản trị văn phòng là những người rất trầm, không năng động, chất lượng điểm đầu vào không cao, khả năng tiếp thu thì kém
Cán bộ, giảng viên chuyên môn cũng bình thường
Cơ sở vật chất phục vụ học tập chập chờn, lúc được lúc không
- Yếu tố quản lý:
Trang 6+ Chủ thể quản lý: Không căn cứ tình hình thực tế mà ép buộc phải đạt được mục tiêu như vậy, tư duy không chịu đổi mới,
+ Công cụ, phương pháp: Không có chính sách gì động viên sinh viên học tập, cũng không có sự ghi nhận của cán bộ giảng viên…
+ Đối tượng quản lý: Đầu vào kém, sinh viên trầm, không năng động
+ Quy trình quản lý: Phối hợp giữa lãnh đạo với giảng viên không rõ ràng, giữa giảng viên với sinh viên cũng không tận tụy…
+ Môi trường: Ảnh hưởng của dịch bệnh Covid 19 phải học trực tuyến nhưng không thay đổi phương thức giảng dạy, cách thức truyền tải
- Yếu tố đầu ra:
Những mục tiêu rõ ràng bên trên hoàn toàn không khả thi, ảnh hưởng trực tiếp đến Khoa quản trị Văn phòng và không thể đạt được chỉ tiêu khen thưởng đơn vị vững mạnh toàn diện
KẾT LUẬN:
Như vậy ta có thể thấy quy luật mục tiêu rõ ràng và tính hiệu quả của tổ chức có vai trò vô cùng quan trọng trong tổ chức Các mục tiêu rõ ràng được xây dựng theo nguyên tắc SMART , từ những điều kiện cụ thể, tình hình thực tế của tổ chức, của môi trường, xã hội và mục tiêu đó được xác định trong một thời gian cụ thể Tổ chức hoạt động hiệu quả tức là đạt được các mục tiêu rõ ràng đã đề ra Các yếu tố đầu vào, yêu tố quản lý tốt thì cơ bản đầu ra sẽ tốt, tổ chức hoạt động hoàn toàn có hiệu quả cao Còn mục tiêu không được xác định rõ ràng, đưa ra mục tiêu một cách xa vời, không cụ thể, không có căn cứ thì rủi ro khi thực hiện mục tiêu của tổ chức là hoàn toàn cao Chính vì lý do đó, việc tuân thủ quy luật mục tiêu rõ ràng và tính hiệu quả của tổ chức trong mỗi tổ chức nó bảo đảm sự tồn tại và phát
triển của mỗi tổ chức