HỌC VIỆN TƯ PHÁP CƠ SỞ THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH BÀI TIỂU LUẬN KỸ NĂNG CƠ BẢN CỦA LUẬT SƯ TRONG LĨNH VỰC TƯ VẤN PHÁP LUẬT VÀ GIẢI QUYẾT TRANH CHẤP NGOÀI TÒA ÁN (Học phần Tư vấn cơ bản Kỳ thi chính) ĐỀ TÀI Các vấn đề Luật sư cần lưu ý khi tư vấn tổ chức cuộc họp Đại hội đồng cổ đông trong công ty cổ phần Họ và tên Sinh ngày SBD Lớp Luật sư 23 2D tại TPHCM TP HCM, ngày 22 tháng 5 năm 2022 MỤC LỤC PHẦN MỞ ĐẦU 1 CHƯƠNG I KHÁI QUÁT VỀ CUỘC HỌP ĐẠI HỘI ĐỒNG CỔ ĐÔNG CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN 2 1 1 Khái quát về.
Trang 1HỌC VIỆN TƯ PHÁP
CƠ SỞ THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH
BÀI TIỂU LUẬN
KỸ NĂNG CƠ BẢN CỦA LUẬT SƯ TRONG LĨNH VỰC TƯ VẤN PHÁP LUẬT VÀ GIẢI QUYẾT TRANH CHẤP NGOÀI TÒA ÁN
(Học phần Tư vấn cơ bản/ Kỳ thi chính)
ĐỀ TÀI: Các vấn đề Luật sư cần lưu ý khi tư vấn tổ chức cuộc họp Đại hội
đồng cổ đông trong công ty cổ phần
Họ và tên:
Sinh ngày: SBD:
Lớp: Luật sư 23.2D tại TPHCM
TP.HCM, ngày 22 tháng 5 năm 2022
Trang 2MỤC LỤC
PHẦN MỞ ĐẦU 1
CHƯƠNG I KHÁI QUÁT VỀ CUỘC HỌP ĐẠI HỘI ĐỒNG CỔ ĐÔNG CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN 2
1.1 Khái quát về Công ty Cổ phần 2
1.2 Khái quát về Đại hội đồng cổ đông 3
1.3 Khái quát về cuộc họp Đại hội đồng cổ đông 3
CHƯƠNG II NHỮNG ĐIỀU LUẬT SƯ CẦN LƯU Ý KHI TƯ VẤN TỔ CHỨC CUỘC HỌP ĐẠI HỘI ĐỒNG CỔ ĐÔNG 6
2.1 Thời gian triệu tập cuộc họp 6
2.2 Địa điểm tổ chức họp Đại hội đồng cổ đông 7
2.3 Điều kiện tiến hành cuộc họp Đại hội đồng cổ đông 8
2.4 Tổ chức Đại hội đồng cổ đông trực tuyến 9
PHẦN KẾT LUẬN 10
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 11
Trang 3
PHẦN MỞ ĐẦU
Cùng với những thay đổi trong thời kỳ công nghiệp hóa, hiện đại hóa là sự phát triển mạnh mẽ của các doanh nghiệp trong nước và nước ngoài Nắm bắt được xu thế
về thị trường, doanh nghiệp luôn là nơi để các Luật sư có nhiều cơ hội để phát triển Với những chính sách thúc đẩy kinh tế, tạo nên sự phát triển mạnh mẽ của các doanh nghiệp trong đa lĩnh vực Chính vì sự phát triển của các doanh nghiệp việc nghiên cứu
về pháp luật doanh nghiệp về các loại hình, cơ cấu, tổ chức của doanh nghiệp luôn là một trong những đề tài được các Luật sư quan tâm Đặc biệt, đối với loại hình Công ty
Cổ phần với khả năng hoạt động rộng và đa dạng trong các lĩnh vực ngành nghề, loại hình này đang là loại hình được ưa chuộng tại thị trường nước ta
Trong những năm gần đây, số lượng Công ty Cổ phần được thành lập ngày càng nhiều, với đặc thù của công ty cổ phần chỉ quy định 3 cổ đông tối thiểu và không quy định số lượng cổ đông tối đa, do đó việc hiểu rõ bản chất của loại hình doanh nghiệp này là một trong những kỹ năng cần thiết để đảm bảo được quyền, lợi ích hợp pháp giữa các cổ đông Đối với mỗi loại hình doanh nghiệp dù lớn hay nhỏ vẫn tổ chức các cuộc họp để đánh giá, xem xét sự phát triển của doanh nghiệp Đối với công ty cổ phần, việc tổ chức cuộc họp Đại hội đồng cổ đông là điều cần thiết để đưa ra những quyết định, phương hướng hay biện pháp có thể mang đến những lợi ích nhất định, giúp cho doanh nghiệp tìm ra được định hướng, phương thức phát triển, vận hành và giải quyết các vấn đề còn tồn đọng trong nội bộ công ty Do đó, cuộc họp Đại hội đồng
cổ đông được tổ chức một cách chặt chẽ và được pháp luật quy định cách thức tổ chức như thế nào là đúng quy định Tuy nhiện không phải lúc nào, cuộc họp Đại hội đồng
cổ đông luôn diễn ra theo đúng trình tự pháp luật, việc tổ chức cuộc họp đôi khi còn nhiều sai xót, dẫn tới những hậu quả nghiêm trọng về mặt pháp lý, không đảm bảo được quyền và lợi ích của từng cổ đông trong Công ty
Chính vì những lý do trên Luật sư là người hoạt động trong lĩnh vực pháp lý, việc nắm được các kiến thức về doanh nghiệp là một yêu cầu cần thiết đối với Luật sư Đặc biệt trong quá trình hành nghề luật sư ngoài việc nắm rõ các kiến thức pháp lý, Luật sư cũng cần có kỹ năng giải quyết các vẫn đề pháp ký phát sinh, dự liệu các rủ ro pháp lý có thể xảy ra, từ đó đưa ra những tư vấn chính xác giúp cho doanh nghiệp hạn chế được những rủi ro phát sinh Việc tư vấn tổ chức cuộc họp Đại hội đồng cổ đông của Công ty cổ phần là một công việc hết sức quan trọng, cần phải lưu ý những vấn đề
có thể phát sinh trong quá trình chuẩn bị, tổ chức, kết thúc cuộc họp
Chính vì vậy, trong bài tiểu luận này, người viết xin trình bày một số vấn đề mà Luật sư cần lưu ý khi tư vấn tổ chức cuộc họp Đại hội đồng cổ đông của Công ty cổ phần
Trang 4CHƯƠNG I KHÁI QUÁT VỀ CUỘC HỌP ĐẠI HỘI ĐỒNG CỔ ĐÔNG CỦA
CÔNG TY CỔ PHẦN.
1.1 Khái quát về Công ty Cổ phần
Theo quy định của luật doanh nghiệp hiện nay có 5 loại hình doanh nghiệp, mỗi loại hình đều có những đặc điểm riêng về vốn góp, số lượng thành viên/cổ đông Loại hình Công ty cổ phần ngày càng trở nên phổ biến và chiếm vị trí quan trọng trong nền
kinh tế Theo quy định của Luật Doanh nghiệp “Công ty cổ phần là doanh nghiệp
trong đó: Vốn điều lệ được chia thành nhiều phần bằng nhau gọi là cổ phần; Cổ đông
có thể là tổ chức, cá nhân; số lượng cổ đông tối thiểu là 03 và không hạn chết số lượng tối đa; cổ đông chỉ chịu trách nhiệm về các khoản nợ và nghĩa vụ tài sản khác của doanh nghiệp trong phạm vi số vốn đã góp vào doanh nghiệp; Cổ đông có quyền
tự do chuyển nhượng cổ phần của mình cho người khác, trừ trường hợp quy định tại khoản 3 Điều 120 và khoản 1 Điều 127 của Luật này” Công ty cổ phần có những đặc
điểm như sau:
Thứ nhất về vốn điều lệ công ty
Vốn điều lệ của Công ty cổ phần là tổng mệnh giá cổ phần các loại đã bán Vốn điều lệ của công ty cổ phần khi đăng ký thành lập doanh nghiệp là tổng mệnh giá cổ phần các loại đã được đăng ký mua và được ghi trong Điều lệ công ty Vốn điều lệ của công ty cổ phần được chia thành nhiều phần bằng nhau gọi là cổ phần Trong đó, giá trị mỗi cổ phần gọi là mệnh giá cổ phần và được thể hiện dưới hình thức cổ phiếu Mỗi
cổ phiếu thể hiện mệnh giá của một hoặc nhiều cổ phần Ngoài ra đối với những ngành nghề yêu cầu doanh nghiệp phải đáp ứng đủ các điều kiện về vốn pháp định như: Bảo hiểm, chứng khoán, tổ chức tín dụng đối với những ngành nghề nêu trên vốn pháp điều
lệ không được nhỏ hơn vốn pháp định
Thứ hai về thành viên của công ty cổ phần
Công ty cổ phần không quy định số lượng thành viên tối đa mà chỉ quy định số lượng thành viên tối thiểu là 03 cổ đông Cổ đông chỉ chịu trách nhiệm về các khoản
nợ cũng như nghĩa vụ tài sản khác của doanh nghiệp trong phạm vi vốn góp của mình Đồng thời cổ đông cũng có quyền tự do chuyển nhượng cổ phần của mình cho người khác ngoại trừ những điều luật đã quy định Thành viên của công ty cổ phần có thể là
cá nhân hoặc tổ chức
Thứ ba về cách thức huy động vốn
Công ty cổ phần được pháp luật “ưu ái” khá linh hoạt trong việc huy động vốn Công ty cổ phần có thể huy động vốn bằng cách vay cá nhân, tổ chức, ngoài ra Công
ty cổ phần còn được phát hành các loại cổ phần, trái phiếu và các loại chứng khoáng khác để huy động vốn Nếu như Luật Doanh nghiệp 2014 chỉ quy định quyền phát hành các loại cổ phần của Công ty cổ phần thì Luật Doanh nghiệp 2020 quy định theo
Trang 5hướng mở rộng, khẳng định thêm quyền phát hành trái phiếu và các loại chứng khoán khác để huy động vốn của Công ty cổ phần
Thứ tư về cơ cấu tổ chức
Trừ trường hợp pháp luật về chứng khoán có quy định khác, công ty cổ phần có quyền lựa chọn tổ chức quản lý và hoạt động theo một trong hai mô hình sau đây: 1) Đại hội đồng cổ đông, Hội đồng quản trị, Ban kiểm soát và Giám đốc hoặc Tổng giám đốc Trường hợp công ty cổ phần có dưới 11 cổ đông và các cổ đông là tổ chức sở hữu dưới 50% tổng số cổ phần của công ty thì không bắt buộc phải có Ban kiểm soát;
2) Đại hội đồng cổ đông, Hội đồng quản trị và Giám đốc hoặc Tổng giám đốc Trường hợp này ít nhất 20% số thành viên Hội đồng quản trị phải là thành viên độc lập
và có Ủy ban kiểm toán trực thuộc Hội đồng quản trị Cơ cấu tổ chức, chức năng, nhiệm vụ của Ủy ban kiểm toán quy định tại Điều lệ công ty hoặc quy chế hoạt động của Ủy ban kiểm toán do Hội đồng quản trị ban hành
Trường hợp công ty chỉ có một người đại diện theo pháp luật thì Chủ tịch Hội đồng quản trị hoặc Giám đốc hoặc Tổng giám đốc là người đại diện theo pháp luật của công ty Trường hợp Điều lệ chưa có quy định thì Chủ tịch Hội đồng quản trị là người đại diện theo pháp luật của công ty Trường hợp công ty có hơn một người đại diện theo pháp luật thì Chủ tịch Hội đồng quản trị và Giám đốc hoặc Tổng giám đốc đương nhiên là người đại diện theo pháp luật của công ty
1.2 Khái quát về Đại hội đồng cổ đông
Đại hội đồng cổ đông bao gồm tất cả các cổ đông có quyền biểu quyết và được xem là cơ quan có quyết định cao nhất của Công ty cổ phần, theo đó Đại hội đồng cổ đông có thông báo các vấn đề quan trọng của công ty tại cuộc họp thường niên bao gồm kế hoạch kinh doanh hàng năm của công ty, báo cáo tài chính, báo cáo của Hội đồng quản trị và kết quả hoạt động, mức cổ tức đối với từng loại cổ phần, với tư cách
là cơ quan có thẩm quyền cao nhất, Đại hội đồng cổ đông có chức năng, nghĩa vụ thực hiện hoạt động kinh doanh và điều hành công ty như quyền thông qua định hướng phát triển của công ty, quyền quyết định sửa đổi, bổ sung điều lệ công ty; Quyết định tổ chức lại, giải thể Công ty; Quyết định đầu tư hoặc bán tài sản có giá trị bằng hoặc lớn hơn 35% tổng giá trị tài sản được ghi trong báo cáo tài chính gần nhất của Công ty; Quyết định loại cổ phần, xem xét, xử lý vi phạm của thành viên Hội đồng quản trị, Kiểm soát viên gây thiệt hại cho công ty
Để thực hiện các chức năng nêu trên, Đại hội đồng cổ đông phải tổ chức cuộc họp Đại hội đồng cổ đông và các vấn đề được nêu ra phải được biểu quyết thông qua trong cuộc họp theo đúng quy định của pháp luật
1.3 Khái quát về cuộc họp Đại hội đồng cổ đông
Trang 6Cuộc họp Đại hội đồng cổ đông được tổ chức ít nhất mỗi năm một lần hay còn
gọi là cuộc họp thường niên, cuộc họp thường niên được tổ chức để thông qua các vấn
đề như kế hoạch kinh doanh hằng năm của công ty, báo cáo tài chính, báo cáo kết quả hoạt động… Ngoài ra trong quá trình hoạt động nếu công ty có phát sinh những biến
cố lớn ảnh hưởng đến hoạt động của công ty như số lượng thành viên hội đồng quản trị , Ban kiểm soát ít hơn pháp luật quy định, theo yêu cầu của cổ đông, nhóm cổ đông lúc này vì tính cấp bách của sự việc Đại hội đồng cổ đông sẽ triệu tập cuộc họp Đại hội đồng cổ đông bất thường để kịp thời xử lý
Việc tổ chức họp Đại hội đồng cổ đông phải được tổ chức theo quy định tại Luật Doanh nghiệp Nếu tổ chức họp Đại hội đồng cổ đông chưa được thực hiện theo đúng bất cứ quy định nào, điều này có thể làm cho Nghị quyết của Công ty có thể bị yêu cầu hủy bỏ Mọi công việc tổ chức họp Đại hội đồng cổ đông trước đó sẽ phải làm lại từ đầu Do đó, các công tác chuẩn bị cho cuộc họp Đại hội đồng cổ đông rất quan trọng, cần phải thực hiện kỹ lưỡng, đảm bảo đúng quy trình, đầy đủ nội dung và đúng quy định của pháp luật Quy trình thực hiện tổ chức cuộc họp Đại hội đồng cổ đông được thực hiện theo trình tự thủ tục như sau:
* Đối với cuộc họp thường niên
Bước 1: Triệu tập cuộc họp
Bước 2: Chuẩn bị cuộc họp
Các công việc cần thiết để chuẩn bị cho cuộc họp bao gồm:
Lập danh sách cổ đông có quyền dự họp
Cung cấp thông tin và giải quyết khiếu nại liên quan đến danh sách cổ đông
Lập chương trình và nội dung cuộc họp
Chuẩn bị tài liệu cho cuộc họp
Dự thảo nghị quyết Đại hội đồng cổ đông theo nội dung dự kiến của cuộc họp; danh sách và thông tin chi tiết của các ứng cử viên trong trường hợp bầu thành viên Hội đồng quản trị, Kiểm soát viên
Xác định thời gian và địa điểm tổ chức họp
Gửi thông báo mời họp đến từng cổ đông có quyền dự họp
Công việc khác phục vụ cho cuộc họp
Bước 3: Mời họp Đại hội đồng cổ đông
Theo quy định tại Điều 143 Luật Doanh nghiệp 2020, người có thẩm quyền triệu tập cuộc họp sẽ gửi thông báo mời họp bằng phương thức bảo đảm để đến được địa chỉ liên lạc của các cổ đông và đồng thời phải đăng trên trang thông tin điện tử của Công
ty Thư mời họp phải được gửi đến tất cả các cổ đông có tên trong danh sách cổ đông
Trang 7có quyền dự họp chậm nhất là 21 ngày trước ngày khai mạc nếu Điều lệ công ty không quy định thời hạn dài hơn Thông báo mời họp phải gồm các nội dung như tên, địa chỉ trụ sở chính, mã số doanh nghiệp; tên, địa chỉ liên lạc của cổng đông; thời gian, địa điểm họp và những yêu cầu khác đối với cổ đông Khi gửi thư mời phải gửi kèm Chương trình họp, các tài liệu sử dụng trong cuộc họp và dự thảo nghị quyết đối với từng vấn đề trong chương trình họp; Phiếu biểu quyết; Mẫu chỉ định đại diện theo ủy quyền dự họp Trường hợp Công ty có trang thông tin điện tử thì có thể không phần phải gửi kèm tài liệu họp theo thông báo mời họp mà chỉ cần tải tài liệu lên trang thông tin điện tử nhưng trong thông báo phải ghi rõ cách thức tải tài liệu
Bước 4: Tiến hành cuộc họp Đại hội đồng cổ đông
Các cổ đông đăng ký dự họp, sau đó tiến hành bầu chủ tọa, thư ký và ban kiểm phiếu của cuộc họp Tiếp theo là khai mạc và tiến hành cuộc họp Đại hội đồng cổ đông Cuối cùng là biểu quyết và thông qua các vấn đề tại cuộc họp Đại hội đồng cổ đông
Bước 5: Thông báo Biên bản họp Đại hội đồng cổ đông và Nghị quyết Đại hội đồng
cổ đông cho cổ đông
Căn cứ theo khoản 2 Điều 148 thì "Nghị quyết Đại hội đồng cổ đông phải được
thông báo đến cổng đông có quyền dự họp Đại hội đồng cổ đông trong thời hạn 15 ngày kể từ ngày thông qua”
Căn cứ khoản 6 Điều 149 thì ghi "Biên bản kiểm phiếu và Nghị quyết phải được
gửi đến các cổ đông trong thời hạn 15 ngày kể từ ngày kết thúc kiểm phiếu"
Căn cứ khoản 5 Điều 150 thì "Biên bản họp Đại hội đồng cổ đông phải được gửi
đến tất cả các cổ đông trong thời hạn 15 ngày kể từ ngày kết thúc cuộc họp"
Việc gửi Biên bản kiểm phiếu và Nghị quyết Đại hội đồng cổ đông có thể thay thế bằng việc tải lên trang thông tin điện tử của Công ty nếu Công ty có trang thông tin điện tử
* Đối với cuộc họp bất thường
Về cơ bản cuộc họp Đại hội đồng cổ đông bất thường cũng sẽ được tổ chức tương tự như cuộc họp Đại hội đồng cổ đông thường niên tuy nhiên bở bản chất của cuộc họp này là một cuộc họp được tổ chức bất thường do đó sẽ có một vài điểm lưu ý
về yêu cầu triệu tập như sau:
- Cổ đông, nhóm cổ đông gửi cho Hội đồng quản trị Yêu cầu triệu tập họp Đại hội đồng cổ đông bằng văn bản kèm theo các tài liệu, chứng cứ chứng minh trường hợp được phép triệu tập bất thường
Trang 8- Hội đồng quản trị dựa trên yêu cầu triệu tập của Cổ đông, nhóm cổ đông tiến
hành triệu tập họp bất thường Đại hội đồng cổ đông (phải triệu tập họp trong vòng 30
ngày kể từ ngày nhận được yêu cầu)
- Nếu hết thời hạn 30 ngày mà Hội đồng quản trị không triệu tập, thì trong 30 ngày tiếp theo Ban kiểm soát thay thế Hội đồng quản trị triệu tập họp Đại hội đồng cổ đông
- Nếu hết thời hạn 30 ngày mà Ban kiểm soát không triệu tập, thì Cổ đông hoặc nhóm cổ đông có quyền đại diện công ty triệu tập họp Đại hội đồng cổ đông
CHƯƠNG II NHỮNG ĐIỀU LUẬT SƯ CẦN LƯU Ý KHI TƯ VẤN TỔ CHỨC
CUỘC HỌP ĐẠI HỘI ĐỒNG CỔ ĐÔNG.
Khi tư vấn cho doanh nghiệp về việc tổ chức cuộc họp Đại hội đồng cổ đông Luật sư có thể tham gia vào quá trình (1) tư vấn toàn bộ quá trình diễn ra trong cuộc họp từ bước triệu tập cuộc họp, nội dung cuộc họp … (2) tư vấn từng quá trình của cuộc họp Dù trong bất kỳ quá trình nào việc Luật sư ưu tiên hàng đầu luôn là tạo ra kết quả tốt nhất cho khách hàng, do đó trong khuôn khổ bài tiểu luận này, người viết đưa ra những quan điểm mà người viết cho rằng đây là những điều Luật sư cần lưu ý khi tư vấn tổ chức cuộc họp Đại hội đồng cổ đông
2.1 Thời gian triệu tập cuộc họp
Theo quy định tại khoản 2 Điều 139 Luật Doanh nghiệp 2020 Đại hội đồng cổ đông phải họp thường niên mỗi năm một lần trong thời hạn 04 tháng kể từ ngày kết thúc năm tài chính Theo đó Năm tài chính được hiểu là khoảng thời gian được tính bằng năm dương lịch bắt đầu từ ngày 01/01 và kết thúc vào ngày 31/12 có độ dài thời gian tương đương 12 tháng hoặc 52 đến 53 tuần, năm tài chính được dùng cho kế hoạch ngân sách của tổ chức hoặc quốc gia Đại hộ đồng cổ đông sẽ triệu tập cuộc họp thường niên để thông qua báo cáo tài chính hằng năm của công ty theo quy định tại điểm b khoản 3 Điều 139 Luật Doanh nghiệp 2020 Đồng thời, theo quy định của khoản 3 Điều 29 Luật Kế toán 2015 thì doanh nghiệp phải có trách nhiệm nộp báo cáo tài chính hằng năm cho cơ quan nhà nước có thẩm quyền chậm nhất là 90 ngày kể từ ngày kết thúc kỳ kết toán cuối năm, tức là 03 tháng kể từ ngày kết thúc năm tài chính
Do đó, Luật sư cần lưu ý tư vấn cho doanh nghiệp nên tiến hành cuộc họp Đại hội đồng cổ đông thường niên trước khi thời hạn báo cáo tài chính hết hạn (Tức là trước ngày 30/3) Mặc khác, trong trường hợp cần thiết Hội đồng quản trị có thể quyết định gia hạn thời gian diễn ra cuộc họp Đại hội đồng cổ đông thường niên, nhưng không quá 06 tháng kể từ ngày kết thúc năm tài chính, trừ trường hợp Điều lệ công ty có quy định khác
Đối với cuộc họp Đại hội đồng cổ đông bất thường do bản chất là cuộc họp bất thường và luật cũng không có quy định về thời gian tổ chức do đó cuộc họp này có thể diễn ra tại bất cứ thời điểm nào trong năm miễn thuộc trường hợp được quyền tổ chức
Trang 9theo quy định tại Điều 140 Luật Doanh nghiệp 2020 Tuy nhiên, Luật sư cần lưu ý để
tư vấn cho khách hàng trong vòng 30 ngày nếu Hội đồng quản trị không tổ chức cuộc
họp bất thường đối với trường hợp “(1) Số lượng thành viên Hội đồng quản trị, Ban
kiểm soát còn lại ít hơn số lượng thành viên tối thiểu theo quy định của pháp luật”; (2) theo yêu cầu của cổ đông, nhóm cổ đông sở hữu từ 05% tổng số cổ phần phổ thông trở lên hoặc một tỷ lệ khác nhỏ hơn theo quy định tại Điều lệ công ty có quyền triệu tập hợp; (3) theo yêu cầu của Ban kiểm soát” thì chủ tịch Hội đồng quản trị và các
thành viên của Hội đồng quản trị sẽ phải bồi thường thiệt hại cho công ty nếu có sự cố phát sinh, do đó Luật sư cần hết sức lưu ý điều này để giúp cho khách hàng tránh
những rủi ro có thể xảy ra Ngoài ra Luật sư cần lưu ý, thời gian để Ban kiểm soát triệu
tập cuộc họp Đại hội đồng cổ đông bất thường là 30 ngày tiếp đối với các trường hợp được quyền triệu tập họp bất thường mà Hội đồng quản trị không triệu tập Nếu sau thời gian này mà Ban kiểm soát vẫn không triệu tập cuộc họp thì sẽ phải bồi thường thiệt hại cho công ty và cổ đông hoặc nhóm cổ đông sở hữu từ 05% tổng số cổ phần phổ thông trở lên hoặc một tỷ lệ khác nhỏ hơn theo quy định tại Điều lệ công ty có quyền triệu tập họp
2.2 Địa điểm tổ chức họp Đại hội đồng cổ đông
Đối với cuộc họp Đại hội đồng cổ đông thường niên hay bất thường đều có thể được tổ chức ở bất kỳ địa điểm nào nhưng phải ở trên lãnh thổ Việt Nam và địa điểm họp Đại hội đồng cổ đông được xác định là nơi chủ tọa tham dự họp, điều này được quy định tại khoản 1 Điều 139 Luật Doanh nghiệp 2020 Do đó đối với trường hợp cuộc họp có thể tổ chức ở nhiều địa điểm khác nhau thì Luật sư có thể tư vấn cho người phụ trách công tác chuẩn bị cuộc họp lập một danh sách về những địa điểm này
và tham khảo ý kiến của chủ tọa, xác định chủ tọa sẽ họp tại địa điểm nào, từ đó đưa ra kết luận cuối cùng về địa điểm họp Đại hội đồng cổ đông và địa điểm này phải được ghi rõ trong thông báo mời họp Với việc pháp luật không quy định cụ thể địa điểm tổ chức họp Đại hội đồng cổ đông, vì vậy Công ty cổ phần có thể linh hoạt sắp xếp nơi tổ chức cuộc họp tạo điều kiện thuận lợi nhất cho các cổ đông tham gia Luật sư có thể tư vấn cho khách hàng cách chọn địa điểm họp Đại hội đồng cổ đông thích hợp như sau:
- Địa điểm tổ chức họp nên là trụ sở chính của công ty bởi mỗi cổ đông khi đã nắm giữ cổ phần của công ty họ đều sẽ biết địa chỉ công ty ở đâu thuận tiện cho các cổ đông khi tham dự họp và họ sẽ không mất quá nhiều thời gian để tìm hiểu về địa điểm họp từ đó giúp cho các cổ đông có thể chuẩn bị các công tác khác cho một buổi họp quan trọng này
- Do tính quan trọng của cuộc họp công ty cần chuẩn bị một địa điểm họp có thể đảm bảo đủ chỗ cho tất cả các cổ đông tham dự và địa điểm họp phải là nơi được trang
bị các thiết bị chuyên dụng phục vụ cho cuộc họp như ánh sáng, máy chiếu, micro, máy tính, thiết bị ghi âm, ghi hình do đó Công ty cần dự tính trước số lượng cổ đông
Trang 10tham dự và phải chuẩn bị các thiết bị phục vụ cho cuộc họp Đại hội đồng cổ đông như thiết bị ghi âm, ghi hình
- Địa điểm tổ chức cuộc họp phải đảm bảo điều kiện về an ninh trật tự, an toàn cho các cổ đông khi tham dự Nhằm nâng cao uy tín của công ty tạo niềm tin cho các
cổ đông thì công ty cũng nên dành thời gian để tham khảo địa điểm xung quanh nơi tổ chức cuộc họp những nơi chỗ nghỉ thích hợp, nơi ăn uống đảm bảo an toàn vệ sinh thực phẩm để cho các cổ đông ở xa có thể dễ dàng thích nghi khi đến một địa điểm không phải là nhà của mình Tuy đây chỉ là những điểm nhỏ tuy nhiên có thể để lại ấn tượng lớn đối với cổ đông cũng cho thấy tính chuyên nghiệp của công ty
- Ngoài ra trong trường hợp Công ty có trụ sở đặt ở các địa điểm khó khăn cho việc đi lại của cổ đông thì nên chọn một địa điểm thuận lợi hơn có thể tạo điều kiện cho các cổ đông tham dự đầy đủ
2.3 Điều kiện tiến hành cuộc họp Đại hội đồng cổ đông
Điều kiện tiến hành họp Đại hội đồng cổ đông yêu cầu số cổ đông dự họp đại diện trên 50% tổng số phiếu biểu quyết, tỷ lệ cụ thể thì do Điều lệ công ty quy định Trường hợp cuộc họp lần thứ nhất không đáp ứng đủ điều kiện thì điều kiện để triệu tập cuộc họp lần hai chỉ cần có số cổ đông dự họp từ 33% tổng số phiếu biểu quyết trở lên là có thể tiến hành cuộc họp Nếu điều kiện để tiến hành cuộc họp lần hai vẫn không đủ thì cuộc họp Đại hội đồng cổ đông sẽ được tiến hành mà không phụ thuộc vào tổng số phiếu biểu quyết của các cổ đông dự họp nhưng việc thông báo mời họp lần ba phải được gửi trong thời hạn 20 ngày kể từ ngày dự định họp lần thứ hai
Từ quy định này, Luật sư cần phải tư vấn rõ cho doanh nghiệp về mặt có lợi và
có hại Có lợi ở đây là giúp cho Công ty cổ phần khắc phục được tình trạng họp Đại hội đồng cổ đông lần hai, thậm chí là lần ba do không đủ điều kiện về số phần trăm cổ đông dự họp Tuy nhiên cũng dẫn đến một số bất lợi sau: Đại hội đồng cổ đông là cơ quan có quyền quyết định cao nhất trong Công ty cổ phần, những vấn đề được đưa ra
để biểu quyết trong cuộc họp Đại hội đồng cổ đông là những vấn đề hết sức quan trọng của doanh nghiệp Do đó, việc chỉ cần cổ đông, nhóm cổ đông đại diện có trên 50% (Triệu tập lần 1) hoặc chỉ 33% (Triệu tập lần 2) tổng số phiếu biểu quyết đã có thể tiến hành cuộc họp Như vậy có thể làm gia tăng khả năng chi phối của các cổ đông lớn, làm cho việc thâu tóm, kiểm soát của các cổ đông này trở nên dễ dàng hơn nhiều Qua thực tế cho thấy nhiều cổ đông lớn đã lợi dụng điều này để thực hiện các quyền của mình Việc các cổ đông thiểu số tập hợp lại thành nhóm chiếm 33% hoặc trên 50% tổng số phiếu biểu quyết là không dễ nhưng đối với các cổ đông lớn thì lại khá dễ, có trường họp chỉ cần 2 hoặc 3 cổ đông lớn đã có thể đạt được tỷ lệ này Đặc biệt, trong
mô hình Công ty mẹ - con, việc Công ty mẹ sở hữu trên 50% tổng số phiếu biểu quyết
là rất phổ biến Tại đây, có một lưu ý mà Luật sư không thể nào không tư vấn cho công ty khi tổ chức cuộc họp Đại hội đồng cổ đông, đó là Ban tổ chức được quyền