Thực tập quản lý kho của công ty xuất nhập khẩu Trường Phát

TRƯỜNG ĐẠI HỌC ĐIỆN LỰC KHOA QUẢN LÝ CÔNG NGHIỆP VÀ NĂNG LƯỢNG BÁO CÁO THỰC TẬP QUẢN LÝ NGÀNH LOGISTICS Nghiệp Vụ Quản Lý Hoạt Động Kho Hàng Của Công Ty Tnhh Thương Mại Và Dịch Vụ Xnk Trường Phát Giáo viên hướng dẫn Th s Phạm Thúy An Sinh viên thực hiện Trần Thu Hiền Mã sinh viên 18810230050 Chuyên ngành Logistics Và Quản Lý Chuỗi Cung Ứng Lớp D13 LOGISTICS Khoa Quản Lý Công Nghiệp Và Năng Lượng Hà Nội, 2022 HÀ NỘI, NĂM 2013 ẫn NGUYỄN TRẦN THANH PHƯƠNG Sinh viên thực hiện HOÀNG BẢO LONG Chuyên n.

TRƯỜNG ĐẠI HỌC ĐIỆN LỰC KHOA QUẢN LÝ CÔNG NGHIỆP VÀ NĂNG LƯỢNG

BÁO CÁO THỰC TẬP QUẢN LÝ NGÀNH LOGISTICS Nghiệp Vụ Quản Lý Hoạt Động Kho Hàng Của Công Ty Tnhh

Thương Mại Và Dịch Vụ Xnk Trường Phát

Giáo viên hướng dẫn : Th.s Phạm Thúy An

Sinh viên thực hiện : Trần Thu Hiền

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN HƯỚNG DẪN :

Ngày tháng năm

GIÁO VIÊN HƯỚNG DẪN

(Ký và ghi rõ họ tên)

Khoa Quản lý công nghiệp và năng lượng Độc lập- Tự do- Hạnh phúc

PHIẾU THEO DÕI QUÁ TRÌNH THỰC TẬP CỦA SINH VIÊN

Họ và tên

Lớp

Địa điểm thực tập

Chuyên đề thực tập………

Giáo viên hướng dẫn

TT Ngày tháng Nội dung công việc Xác nhận của giáo viên hướng dẫn Đánh giá chung của giáo viên hướng dẫn

LỜI CẢM ƠN

Để hoàn thành được báo cáo này, em xin gửi lời cảm ơn chân thành và sự tri ân sâusắc đối với các thầy cô khoa Quản lý công nghiệp và năng lượng, công ty TNHH ThươngMại và Dịch Vụ XNK Trường Phát, đặc biệt là cô Phạm Thúy An đã giúp đỡ và hướngdẫn em hoàn thành bài báo cáo thực tập quản lý.

Thực hiện báo cáo là cơ hội để em áp dụng, tổng hợp các kiến thức đã học trên lớp.Đồng thời, đúc kết được những bài học thực tế phục vụ cho việc học tập và làm việc saunày Mặc dù đã rất cố gắng để thực hiện đề tài nhưng vì năng lực còn hạn chế nên khótránh khỏi những sai sót, rất mong (thầy) cô thông cảm Những góp ý của (thầy) cô là bàihọc, là hành trang để em vững bước vào cuộc sống sau này

Em xin chân thành cảm ơn!

Từ viết tắt Giải nghĩa

A LỜI MỞ ĐẦU

Ngành logistics Việt Nam hiện đang tăng trưởng nhanh chóng (25-35%/năm) và được dựbáo sẽ duy trì mức tăng trưởng hai con số trong ít nhất 5-10 năm tới Điều đó chứng tỏ sựhoạt động hiệu quả của logistics trong thị trường kinh tế ngày nay Để đạt được sự hiệuquả trong chuỗi Logistics phải kể đến hoạt động quản lý kho hàng Vì nghiệp vụ quản khohàng chiếm đến 60% chi phí trong chuỗi

Thật vậy, quản lý kho hàng giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quá trình sản xuất và phân phối,giúp quá trình vận chuyển, sắp xếp linh hoạt hơn Duy trì nguồn cung hàng hóa ổn định,hàng hóa sẽ luôn có sẵn để đáp ứng nhu cầu của khách hàng một cách nhanh và thuận tiệnnhất Dịch vụ khách hàng được nâng cao khi doanh doanh nghiệp luôn đáp ứng đúng yêucầu về số lượng, chất lượng hàng hóa Giúp doanh nghiệp tăng uy tín và vị thế cạnh tranhtrên thị trường Nhận thấy được những lợi ích vượt trội đó, hiện nay nhiều doanh nghiệptrên thị trường đã tìm đến và sử dụng kho chứa hàng hóa để có thể đáp ứng nhu cầu củakhách hàng mọi lúc mọi nơi và giảm thiểu chi phí

Tuy nhiên, kho hàng có rất nhiều loại, mỗi loại đều có các hình thức khác nhau Và dùbiểu hiện dưới hình thức nào thì đó cũng là chi phí mà doanh nghiệp phải bỏ ra Vấn đềđược chủ các doanh nghiệp quan tâm là làm sao quản lý kho hàng kho hiệu quả, vừa đảmbảo sản lượng cung cấp mà không thu mua quá nhiều nguyên vật liệu Đặc biệt trong giaiđoạn kinh tế đầy biến động như hiện nay, các doanh nghiệp đang gặp phải nhiều vấn đề vềdoanh số bán ra bị giảm, hợp đồng thu mua nguyên vật liệu đã ký làm lượng hàng tồn khotăng từ đó dẫn đến chi phí tăng

Nhận thấy tầm quan trọng của quản lý kho hàng đối với nền kinh tế nói chung và đối vớichuỗi cung ứng logistics nói riêng Cùng với quá trình được thực tập tại kho hàng củacông ty TNHH Thương Mại và Dịch Vụ XNK Trường Phát Vì thế nên em quyết định lựachọn đề tài” Thực Tập Quản Lý kho hàng của công ty TNHH Thương Mại và Dịch VụXNK Trường Phát” để tìm hiểu và phân tích Dưới đây là bài báo cáo của em

B NỘI DUNG

CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU VỀ ĐƠN VỊ THỰC TẬP

CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI VÀ DỊCH VỤ XNK TRƯỜNG PHÁT

I THÔNG TIN CƠ BẢN VỀ CÔNG TY TTHH THƯƠNG MẠI VÀ DỊCH VỤ XNK TRƯỜNG PHÁT.

Tên công ty Công ty TNHH Thương Mại và Dịch Vụ XNK Trường Phát

Trụ sở Số 29, ngách 42/1, ngõ 106 Hoàng Quốc Việt, Phường Nghĩa Tân,

Quận Cầu Giấy, Hà NộiNgười đại diện Ông Nguyễn Văn Hoàn

Thông tin liên

hệ Sđt: 02462593839Email:lienhe@intruongphat.vn

Web: intruongphat.vnNgày hoạt động 31-1-2018

Lĩnh vực kinh

Sứ mệnh Phát triển các nền tảng sản xuất và bán lẻ trên thị trường ngành hàng

gia dụng, ô tô mang lại những sản phẩm chất lượng nhất đến vớikhách hàng nhằm thúc đẩy nền kinh tế quốc gia phát triển

Giá trị cốt lõi Tin cậy – Tiện ích – Tận tình

 Năm 2020

Đánh dấu một bước ngoặt của Công ty với một loại sự thay đổi quan trọng với địnhhướng mới: Không chỉ kinh doanh về mặt dịch vụ mà còn mở rộng sang các lĩnh vực khácnhư kinh doanh thương mại, đầu tư, sản xuất…

Trong giai đoạn này, Công ty triển khai nghiên cứu một loạt dự án bao gồm:

- Xây dựng xưởng gỗ cho mặt hàng décor

- Xây dựng lại kho với diện tích 1000 m vuông

- Xây dựng sàn thương mại điện tử

 Năm 2021

Giai đoạn tăng trưởng sàn thương mại điện tử Do ảnh hưởng của dịch Covid 19 đến nềnkinh tế khiến công ty không tập trung hàng in ấn xuất khẩu được Tuy nhiên, dưới sựthách thức của thị trường là cơ hội để sàn thương mại điện tử của Trường Phát phát triểnvượt bậc với hai mảng hàng chính là

Tháng 3/2022 Trường Phát chính thức mở và bắt đầu những bước đầu xây dựng ngànhhàng thời trang thiết kế Cùng với đó, Trường Phát đã đăng ký thành công bản quyền tênthương hiệu Omie Đây là bước tiến vững chắc của Trường Phát trong lĩnh vực phát triểnsàn

 Hiện nay

Hiện nay, Trường Phát đang duy trì Lĩnh vực nhập khẩu và sản xuất Vấn đề về hàng xuấtkhẩu cũng đã được khắc phục kịp thời do đường biên Trung Quốc vẫn còn tắc NênTrường Phát tập trung nguồn lực phát triển nguồn hàng sản xuất và đẩy mạnh nguồn hàng

gỗ trong thời gian này

III CƠ CẤU TỔ CHỨC CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI VÀ DỊCH VỤ

XNK TRƯỜNG PHÁT

Sơ đồ 3.1: Sơ đồ bộ máy tổ chức công ty Trường Phát

Tổ chức công tác quản lý trong bất kỳ Công ty hoạt động trong mọi lĩnhvực là công tác nghiệp vụ cốt lõi không thể thiếu, không chỉ đảm bảo giámsát chặt chẽ tình hình kinh doanh của Công ty và còn là bộ phận điều hướngchiến lược, đề ra tầm nhìn và thực hiện các chính sách, sứ mệnh khi lập racông ty

Để thực hiện tốt chức năng quản lý thì mỗi Công ty cần có một bộmáy tổ chức quản lý phù hợp Đối với Công ty TNHH Thương Mại và Dịch

Vụ XNK Trường Phát cũng vậy Dưới đây là sơ đồ bộ máy của công ty

IV CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ CỦA CÁC PHÒNG BAN CHÍNH

Trưởng phòng tài chính(Nguyễn Thị Xiêm)

Kế toán

Phòng Marketing

Trưởng phòng Marketing

( Bùi Nhật Huy)

Nhân viên marketing

Nhân viên marketing

Nhân viên Marketing

Phòng thương mại điện tử

Trưởng phòng thương mại điện

tử( Lâm Văn Trường)Nhân viên thương mại điện tửNhân viên thương mại điện tửNhân viên thương mại điện tử

Nhân viên thương mại điện tử

Bộ phận kho

Trưởng kho(Lê Thị Na)

Quản lý kho

Nhân viên

rà soát

Nhân viên xếp dỡNhân viên đóng hàng

- Hoạch định chiến lược đầu tư tài chính hiệu quả

- Hoạch định nguồn vốn tài trợ

- Phân tích giá thành sản phẩm, phân tích hiệu quả hoạt động sảnxuất kinh doanh của Công ty và đề xuất giải pháp nhằm cải thiệntình hình tài chính, nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh

- Chủ trì thực hiện các thủ tục thế chấp của khách hàng; theo dõi vàquản lý tài sản thế chấp theo quy định

- Thực hiện chế độ báo cáo, công bố thông tin tài chính thuộc thẩmquyền của Công ty, phù hợp quy định của pháp luật và yêu cầu củaTổng công ty

Công tác kế

toán - Tổ chức bộ máy kế toán phù hợp với mô hình tổ chức sản xuất kinh

doanh của Công ty và của Tổng công ty

- Tổ chức phổ biến và hướng dẫn kịp thời các chế độ, chính sách tàichính, kế toán của Nhà nước và của Tổng công ty

- Xây dựng cẩm nang thủ tục kế toán và tổ chức phổ biến, hướng dẫnđến từng cán bộ công nhân viên Công ty để thực hiện

- Ghi chép và hạch toán đúng, đầy đủ và kịp thời các nghiệp vụ kinh

tế phát sinh theo Chuẩn mực, Chế độ kế toán Việt Nam, quy định

cụ thể của Công ty và Tổng công ty Tổ chức hạch toán tổng hợpcác loại vốn, quỹ, tổng hợp giá thành, kết quả sản xuất kinh doanhcủa Công ty

- Kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ của tất cả các loại hóa đơn, chứng từ,hoàn chỉnh các thủ tục kế toán trước khi trình Lãnh đạo Công typhê duyệt

- Tổ chức và tham gia kiểm kê định kỳ hoặc đột xuất toàn bộ vật tư,

tài sản, tiền vốn theo quy định của Nhà nước, theo yêu cầu củaCông ty và Tổng công ty, đồng thời đề xuất hướng xử lý kết quảkiểm kê.

- Kê khai, trích nộp và quyết toán các khoản nộp ngân sách; thanhtoán các khoản tiền vay, các khoản công nợ phải thu, phải trả

- Trích lập, phân phối các quỹ theo quyết định của Tổng công ty và

sử dụng các quỹ do Công ty quản lý theo đúng mục đích

- Theo dõi, báo cáo tình hình biến động giá thành các sản phẩm, giá

cả vật tư hàng hóa, ngoại tệ ; kiểm soát giá cả hàng hóa mua vào

- Lập hồ sơ quyết toán vốn đầu tư các dự án hoàn thành, các nguồnkinh phí hỗ trợ

- Theo dõi, hạch toán các khoản đầu tư tài chính ngắn hạn và dàihạn; theo dõi, đối chiếu công nợ và phân loại nợ; đôn đốc thu hồi

nợ và đề xuất xử lý các khoản nợ phải thu khó đòi

- Lập và nộp các báo cáo tài chính theo chế độ quy định

Công tác

- Thực hiện chế độ kiểm tra, giám sát và đánh giá hiệu quả hoạt độngdoanh nghiệp theo quy định của Nhà nước và của Tổng công ty

4.2 Phòng Kinh Doanh

 Chức năng

- Chiến lược, kế hoạch

- Giám sát, quản lý khai thác kênh phân phối;

- Xây dựng kế hoạch, phương án bán hàng từng tuần, tháng.

- Phối hợp tuyên truyền, xây dựng hình ảnh, thông tin về sản phẩmthông qua hoạt động tiêu thụ sản phẩm

- Quản lý kho sản phẩm theo quy định

- Quản lý, tổ chức điều vận xe ô tô phục vụ yêu cầu chở hàng hóakinh doanh; theo dõi, kiểm tra vận chuyển sản phẩm

- Xem xét, giải quyết khiếu nại, bồi thường và hàng trả lại đối vớikênh phân phối

- Đầu mối tổ chức hội nghị khách hàng của Công tyKiểm tra chất

- Thiết lập hệ thống báo cáo thống kê trong Công ty

- Thực hiện chế độ báo cáo và phân tích thống kê theo quy định

- Lập báo cáo phân tích tổng hợp về tình hình sản xuất kinh doanh,chương trình hành động phục vụ cho công tác quản lý điều hành và

các cuộc họp (giao ban, sơ kết, tổng kết) định kỳ.

4.3 Phòng Marketing

 Chức năng

- Nghiên cứu, dự báo thị trường

- Tổ chức chương trình, triển khai sản phẩm mới

- Phân khúc thị trường, định giá sản phẩm

- - Phát triển và thử nghiệm mô hình sản phẩm mới.

-Ước tính lợi nhuận sẽ đạt được khi triển khai sản phẩm này

- - Phát triển chiến lược Marketing sẽ áp dụng cho sản phẩm

- - Phát triển và cải tiến sản phẩm

- - Bán thử nghiệm trên thị trường

-Tiến hành thương mại hóa sản phẩm, bán đại trà

Chạy quảng

cáo -Chạy quảng cáo shopee, lazada, tiktokshop, facebook, google-Sàn lọc các group và chạy quảng cáo hiển thị và quảng cáo tìm kiếm

-Ước tính chi phí chạy quảng cáo-Lợi nhuận đạt được trên các lượt click

Phát triển

thương hiệu -Pr sản phẩm trên các kênh truyền thông-Đưa ý tưởng thực hiện

-Làm các video truyền thông

4.4 Phòng thương mại điện tử

 Chức năng

- Hoạt động lĩnh vực hàng nhập của công ty

- Bán sản phẩm trên các sàn thương mại

- Xây dựng chiến dịch đẩy sản phẩm và thương hiệu

 Nhiệm vụ chủ yếu

Đưa sản phẩm lên sàn

thương mại điện tử -Đưa các sản phẩm mới lên Shopee, lazada, tiki,tiktokshop

-Viết chuẩn seo sản phẩmChăm sóc khách hàng

trên sàn -Chăm sóc khách hàng cũ: tạo voucher cho khách cũ, gửicác sản phẩm mới cho khách cũ

- Chăm sóc khách hàng mới: giải đáp thắc mắc, tư vấn sảnphẩm, hỗ trợ các vấn đề khách cần

Đề xuất sản phẩm - Nghiên cứu thị trường

- Đề xuất các sản phẩm có tiềm năng

- Gửi bảng đề xuất cho phòng tài chính nhập hàng

4.5 Bộ phận kho (kho hàng gia dụng)

Xử lý hàng nhập kho - Kiểm kê số lượng hàng nhập kho

- Báo lại số lượng cho phòng tài chính

- Xử lý cân, đo lượng hàng, đêm hàng và xếp hàng

lên kệ

- Rà soát sản phẩm lỗi

- Lưu mã SKU cho hàng lên Sapon

Xử lý hàng trong kho và

- Cập nhập số lượng hàng liên tục lên hệ thống

Sản xuất: Đồ gỗ (bán trongnước) và sản phẩm in ấn

KL1: Hoạt động đa lĩnh vực và đa

hình thức Đây là một lợi thế vìtùy thuộc vào nhu cầu thị trường

để công ty đẩy hàng xuất hoặchàng nhập

Cơ cấu tổ chức Gồm 5 phòng ban chính

Số lượng nhân viên chính thức:

30 nhân viênNhân viên thời vụ: 5 nhân viênNhân viên thực tập: 3 nhânviên

KL2: Số lượng nhân viên vừa

phải, không quá đông Từ đó tacũng thấy đây là mô hình công tyvừa và nhỏ

Nhiệm vụ các

phòng ban

Chủ yếu đang tập trung vàohàng nhập khẩu

KL3: Công ty đang chú trọng vào

hàng bán trên sàn thương mại điện

tử Từ đó ta thấy nguồn doanh thuchính của công ty từ nguồn hàngnhập khẩu và sản xuất bán trongnước

CHƯƠNG II HOẠT ĐỘNG KINH DOANH CỦA CÔNG TY TNHH

THƯƠNG MẠI VÀ DỊCH VỤ TRƯỜNG PHÁT

I TÌM HIỂU HỆ THỐNG KHO HÀNG CỦA TRƯỜNG PHÁT

1.1 Thông Tin Về Kho Hàng Thực Tập Của Trường Phát

 Số lượng kho của công ty gồm 3 kho:

- Kho và xưởng sản xuất mặt hàng in ấn

- Kho và xưởng sản xuất mặt hàng đồ gỗ

- Kho đồ nhập khẩu mặt hàng gia dụng, phụ kiện ô tô và đồ décor

 Thông tin về kho thực tập

Thông tin cơ bản của kho Trường Phát

Kho chứa

hàng gì? - Kho chứa đồ nhập khẩu mặt hàng gia dụng, phụ kiện ô tô và đồdecorĐịa chỉ kho - Lô 10, Ngõ 519 Nguyễn Hoàng Tôn, Xuân Đỉnh, Bắc Từ Liêm,

Hà Nội

Nguồn hàng - Kho nhập hàng chủ yếu từ: Trung Quốc

- Một số lô hàng nhập tại các tỉnh lân cận Hà Nội

Thông tin chi tiết của kho Trường Phát

sử dụng - Fulfillment Centers: là khogiữ các sản phẩm và gửi

đơn hàng nhỏ tới người tiêudùng cá nhân (gom nhiềuloại hoặc từng cái) chủ yếudành cho thương mại điệntử

- Trường Phát sử dụng loạikho fulfillment Centers làm

Ảnh 1.2 : Kho Fulfillment Centers

kho cho mặt hàng gia dụng,phụ kiện ô tô và đồ decorMặt bằng

- PalletThiết bị lưu kho

1.2 Kết Luận

Diện tích kho Diện tích kho thuộc mô hình kho vừa và nhỏ Điều này khiến kho để

được ít hàng hóa và dễ dẫn đến tình trạng hàng hóa để chồng chéovào khu trống => khó kiểm soát hàng

Bố trí mặt bằng

kho Cách chia luồng để hàng của Trường Phát hợp lý Tuy nhiên cách bốtrí các giá đỡ và sắp xếp hàng hóa chưa hợp lý Còn để trống nhiều

diện tích và hàng hóa chưa được phân SKU hết

Thiết bị sử dụng

trong kho Thiết bị còn sơ sài, chỉ có các xe kéo hàng hóa Đây là tình trạngchung cho các kho hàng vừa và nhỏ của Việt Nam Điều này phù

hợp với chi phí doanh nghiệp nhưng mô hình chung lại khiến doanhnghiệp thất thoát chi phí cho nhân viên và không tối ưu được côngviệc mỗi khi nhập hàng về

II QUY TRÌNH HOẠT ĐỘNG CỦA KHO TRƯỜNG PHÁT

2.1 Quy Trình Nhập Kho.

2.1.1 Quy trình nhận và cất giữ hàng tại kho Trường Phát

Quy trình nhận và cất giữ hàng được tiến hành theo quy trình có sẵn mà Trường Phát đãlàm dưới đây:

Tìm kiếm khách hàngBàn thảo về thông tin chi tiết đơn hàng và chốt giá

Sơ đồ 2.1 Quy trình xử lý giao nhận hàng của Trường Phát

 Tìm kiếm nhà cung cấp, thảo luận về thông tin chi tiết đơn hàng và chốt giá

Phòng đảm nhiệm - Phòng kinh doanh và bộ phận kho

Các lĩnh vực cần thảo

luận giữa 2 phòng ban - Đối với sản phẩm cũ: Lượng hàng tồn kho của các sản

phẩm

 Số lượng hàng cần nhập

- Đối với sản phẩm mới: Phòng kinh doanh lên kế hoạch

gửi cho bộ phận kho duyệt số lượng hàng ( bộ phận kho

sẽ lên kế hoạch sắp xếp hàng và duyệt số lượng xem có

đủ để chứa sản phẩm đó không)Phòng kinh doanh

thảo luận với nhà

cung cấp

- Cách tính phí vận chuyển (tính theo cân nặng/ tính theo

diện tích hàng)

- Phương thức giao hàng ( Trường Phát sẽ nhận hàng

trong kho nên sẽ lựa chọn xe tải phù hợp để vào trong