BÁO CÁO BÀI TẬP LỚN QUẢN TRỊ DỰ ÁN PHẦN MỀM PHÁT TRIỂN ỨNG DỤNG QUẢN LÝ QUÁN CAFE

Quản lí nhân viên Nhân viên thực hiện việc order, thanh toán, xem báo cáo tương ứng với chức vụ côngviệc Đánh giá chất lượng làm việc của nhân viênqua lịch sử bán hàng, doanh số, doanh t

TRƯỜNG ĐẠI HỌC GIAO THÔNG VẬN TẢI TP HỒ CHÍ MINH

VIỆN ĐÀO TẠO CHẤT LƯỢNG CAO KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN

BÁO CÁO BÀI TẬP LỚN

MỤC LỤC

4 Mô tả phạm vi dự án (Project Scope Statement) 8

PHẦN 3: KẾ HOẠCH QUẢN LÝ CHI PHÍ (Project Cost Management) 11

2 Ước lượng chi phí và dự toán ngân sách cho các chi phí 11

PHẦN 6: KẾ HOẠCH QUẢN LÝ RỦI RO (Project Risk Management) 23 PHẦN 7: KẾ HOẠCH QUẢN LÝ TRUYỀN THÔNG VÀ GIAO TIẾP

MỞ ĐẦU

Xã hội ngày càng phát triển cuộc sống con người mỗi lúc được cải thiện, nhu cầusống, làm việc và giải trí của con người ngày một tăng cao Để đáp ứng điều đó, nhiềuphát minh về công nghệ, khoa học, kĩ thuật được tạo ra giúp nâng cao chất lượng cuộcsống và năng suất làm việc

Công nghệ thông tin là một trong những lĩnh vực đi đầu, luôn hướng đến sự tiện lợi vànhanh chóng, ứng dụng thực tế Nó trở thành một phần không thể thiếu trong cuộcsống con người Nhờ công nghệ, ta làm những việc mà con người chưa làm được vàgiúp giải quyết những vấn đề khó khan,mất nhiều công đoạn nếu phải xử lí thủ côngnhư tính toán những con số lớn và lưu trữ dữ liệu khổng lồ một cách dễ dàng

Trước sự phát triển không ngừng của các loại hình dịch vụ, đặt biệt là sau khi gia nhậpWTO Việt Nam dần ứng dụng các cửa hàng dưới dạng chuỗi để nâng cao thương hiệu

và là giải pháp tiện dụng cho người tiêu dùng Đặc biệt trong đó là các chuỗi café nổitiếng như: Highlands Coffee, Starbucks, The Coffee House, … Nhậnthấy tiềm năng rất lớn từ nhu cầu thực tế Nhóm em đã lên ý tưởng và giải pháp đểcùng thực hiện dự án và phát triển phần mềm về quản lý quán café

Để đạt được điều này, đội ngũ làm việc cần có kế hoạch cụ thể rõ ràng Từ đó việc đưa

ra giải pháp để quản trị dự án công nghệ phần mềm là điều cần thiết Dự án có hoạtđộng đúng tiến độ, làm việc trơn tru và phối hợp teamwork tốt hay không là một vấn

đề cần phải thảo luận, đưa ra hướng đi đúng đắn để hoàn thành

PHẦN 1: Project Charter & Scope

1 Giới thiệu dự án (Project Introduction).

Tên dự án (Project Tilte) Xây dựng phần mềm quản lí quán café cho

Ngày bắt đầu (Start Date) 01/04/2022

Ngày kết thúc (Finish Date) 26/04/2022

Các mốc thời gian của dự án (Project timelines)

❖ Giai đoạn khảo sát khách hàng, dựkiến hoàn thành ngày 01/04/2022

❖ Giai đoạn phân tích, thiết kế và xâydựng hệ thống, dự kiến bắt đầu ngày03/04/2022 và hoàn thành ngày11/04/2022

❖ Giai đoạn chạy thử phần mềm, dựkiến bắt đầu ngày 13/04/2022 vàhoàn thành ngày 15/04/2022

❖ Giai đoạn kiểm tra và sửa lỗi phầnmềm, dự kiến bắt đầu ngày17/04/2022 và hoàn thành ngày19/04/2022

❖ Giai đoạn hoàn thiện phần mềm, dựkiến bắt đầu ngày 21/04/2022 vàhoàn thành ngày 23/04/2022

❖ Giai đoạn hoàn tất và bán sản phẩmcho bên công ty quản lí, dự kiến bắtđầu ngày 25/04/2022 và kết thúcngày 26/04/2022

Trưởng nhóm dự án (Project team leader)

Chu Duy Anh – CN19CLCA – Trường Đạihọc Giao thông vận tải TP.HCM

2 Mục tiêu dự án (Project Objectives).

Quản lí nhân viên Nhân viên thực hiện việc order, thanh toán,

xem báo cáo tương ứng với chức vụ côngviệc

Đánh giá chất lượng làm việc của nhân viênqua lịch sử bán hàng, doanh số, doanh thuDựa trên báo cáo doanh số trên phần mềm

để xác định giờ cao điểm (giờ khách ordernhìu nhất)

Quản lí doanh thu Tự động tính toán chi phí, doanh thu, lợi

nhuậnThống kê doanh thu theo ngày, tháng, nămThể hiện kết quả kinh doanh trên biểu đồ đểnắm được tình hình hoạt động của quán vàđưa ra các điều chỉnh để cải thiện doanh thu

Quản lí tồn kho Định lượng công thức từng món đã được cài

đặt sẵn, đảm bảo nhân viên pha chế theođúng định lượng, tránh sai sót

Quản lí số lượng tồn kho nguyên liệu phachế, mặt hàng ít được ưa chuộng

Đưa ra cảnh báo sắp hết hàng, giúp quản línhập hàng kịp thời, đáp ứng nhu cầu kháchhàng

Quản lí từ xa Không cần có mặt tại quán nhưng có thể

theo dõi được doanh thu, lượng khách hàng,lịch sử thanh toán, nhập xuất hàng qua điệnthoại, laptop…

Đồng bộ và tổng hợp của nhiều quán cafétrong chuỗi để chủ quán có cái nhìn tôngquan về hoạt động kinh doanh của mình

3 Rủi ro và cách tiếp cận

3.1 Rủi ro (Risk)

- Nhân sự rời dự án

- Nhu cầu của khách hàng thay đổi liên tục

- Lịch trình có thể không đúng như dự kiến

- Ảnh hưởng từ những yếu tố bên ngoài

3.2 Cách tiếp cận (Approach)

- Khảo sát nhu cầu của khách hang

- Tìm hiểu cách thức kinh doanh của nhiều quán café khác

- Xây dựng hệ thống hiện đại phù hợp với xu hướng hiện nay

- Lựa chọn mô hình kinh doanh phù hợp

- Phân tích và thiết kế hệ thống sao cho phù hợp

- Kiểm thử và hoàn tất sản phẩm

- Đánh giá sảm phẩm và giao dịch bên người mua sản phẩm

4 Mô tả phạm vi dự án (Project Scope Statement).

Tên dự án (Project Tilte) Xây dựng phần mềm quản lí quán cà phê

cho công ty ABC

Ngày khởi tạo dự án (Project initiation date)

01/04/2022

Kiểm chứng dự án (Project verification) Hệ thống sẽ tối ưu hóa việc quản lí nhân

viên trong quán, doanh thu trong quán cũngnhư quản lí lượng tồn kho, quản lí từ xa đểxem hoat động kinh doanh và đưa ra biệnpháp phù hợp

Mô tả phạm vi dự án (Description of project scope)

Khảo sát, phân tích, thiết kế, lập trình, chạydemo sản phẩm

Tiêu chí thành công của dự án (Project success criteria)

Hệ thống giúp tăng tối đa hiệu quả trong việcquản lí

Giúp cho công ty có thể quản lí từ xa

Hệ thống quản lí an toàn và có độ chính xáccao

Hệ thống có đầy đủ chức năng, giá cả hợp lí

Hệ thống đơn giản, thân thiện với ngườidùng

Tính chất và yêu cầu của sản phẩm (Product properties and requirements)

Hệ thống cho phép phân quyền người truycập

Kiểm soát và quản lí chất lượng làm việccủa nhân viên

Quản lí doanh thu và thể hiện kết quả kinhdoanh theo ngày, tháng, năm

Theo dõi nguyên liệu pha chế tồn kho, mặthàng ít được ưa chuộng

Đưa ra cảnh báo gần hết hàng để nhập hàngkịp thời để đáp ứng nhu cầu của khách hàng

Các công việc thuộc về dự án (Project work)

Phân tích, thiết kế, xây dựng, kiểm thử cácchức năng của sảm phẩm Thống báo đếnkhách hàng về chi tiết sản phảm và tiến

tranquang141994@gmail.com

hành chạy thử sản phẩm và tích cực hỗ trợkhách hàng khi sản phẩm gặp vấn đề và cầnđược bảo hành

Thường xuyên hướng dẫn cho nhân viêncách sử dụng hệ thống và các tài liệu liênquan

Thường xuyên cập nhập tiến trình dự án chocác bên liên quan đến dự án

Sự rang buộc dự án (Project constraints) Những người không nằm trong dự án thì

không được phép can thiệp hay đưa ra quyếtđịnh

Các yếu tố phát sinh bên ngoài phạm vi dự

án sẽ không được đưa vào dự án

PHẦN 2: PROJECT TIME MANAGEMENT.

Working days End date 01 02 03 04 05 06 07 08 09 10 11

PHẦN 3: KẾ HOẠCH QUẢN LÝ CHI PHÍ (Project Cost Management).

1 Lập kế hoạch về quản lý tài nguyên.

Dự trù chi phí dự án quản lý xây dựng phần mềm quản lý quán cà phê bao gồm:

Các hạng mục lượng Số Đơn giá Thời gian Thành tiền (VNĐ)

Thuê văn phòng 1 5.000.000 VNĐ/tháng 1 tháng 5.000.000Tiền

mạngInternet

1 1.000.000 VNĐ/tháng 1 tháng 1.000.000

Tiền điện,nước 1 500.000 VNĐ/tháng 1 tháng 500.000Dây mạng 100m 10.000 VNĐ/m 1 tháng 1.000.000Thuê máy chủ 1 4.000.000 VNĐ/tháng 1 tháng 4.000.000Chi phí đăng ký

bản quyền 1 1.000.000 VNĐ 1.000.000

2 Ước lượng chi phí và dự toán ngân sách cho các chi phí.

2.1 Bảng tính lương thành viên

- Lương thành viên được tính theo đơn vị ngày với thời gian làm việc 8 giờ/ngày

- Năng lực thành viên trong nhóm khác nhau nhưng do quy mô dự án nhỏ và trong quátrình làm việc các thành viên sẽ giúp đỡ nhau để hoàn thành công việc nên mức lươngcủa các thành viên trong nhóm là như nhau ngoại trừ trưởng nhóm (giám đốc dự án)

(VNĐ/ngày)

1 Chu Duy Anh Project Manager, Technical, Developer 200.000

2 Lê Thanh Hiếu Bussiness Analyst, Developer 100.000

3 Nguyễn Nhơn Developer, Tester 100.000

4 Lê Nhật Tân Designer, Tester 100.000

5 Nguyễn Trọng Nhân Designer, Tester 100.000

2.2 Chi phí cho công việc

Số người tham gia Chi phí (VNĐ) Quản

lý DA

Thành viên

4.3 3 Xây dựng các chức năng 12.0 1 4 7.200.000

8.340.000 5.1 1 Chạy trên nền tảng ảo hóa 1.08 1 4 648.000

6.1 1 Viết tài liệu hướng dẫn 1.08 1 2 432.000

6.2 2 Bàn giao sản phẩm 1.08 1 1 324.000

6.3 3 Đào tạo sử dụng 1.08 1 0 216.000

6.4 4 Xin xác nhận, chữ ký của bên

kháchhàng

0.53 1 0 106.000

6.5 5 Báo cáo kết thúc dự án 0.53 1 4 318.000

3 Tổng chi phí cho dự án.

STT Các loại chi phí Thành tiền (VNĐ)

1 Chi phí ban đầu 12.500.000

2 Chi phí cho công việc 35.585.000

3 Chi phí phát sinh Chưa xác định

- Đảm bảo được được những yêu cầu mà khách hàng đưa ra:

Nhân viên hoàn toàn có thể tự thao tác bán hàng, bán cafe chỉ bằng những cái chạmtrên màn hình

Nhân viên dễ dàng ghi nhận đơn hàng từ khách hàng trực tiếp

Nhân viên có thể điều chỉnh, thêm bớt món nước, điều chỉnh giá theo từng thời điểm.Tính doanh thu, lợi nhuận hàng ngày

Kiểm tra tất cả lịch sử giao dịch trong 1 thời gian nhất định ( như 1 tháng, 2 tháng )

Tính tin cậy: đảm bảo cho thấy dự án đang tiến hành theo kế hoạch, quy trình dự án

đã được thống nhất, cải thiện được tỉ lệ lỗi khi chạy sản phẩm xuống mức thấp nhất.Tính hiệu quả: Đảm bảo được phầm mềm có thể hoạt động bình thường, tối ưu server

có thể chạy ổn định

Tính toàn vẹn: ngăn chặn được các truy cập trái phép từ bên ngoài

- Kiểm tra chất lượng: phân tích các tính năng, tư liệu, hình ảnh, màu sắc được sử dụngtrong phần mềm có đồng nhất với yêu cầum tính thẩm mỹ của khách hàng đưa ra haykhông, rồi điều chỉnh cho hợp với yêu cầu của khách hàng

- Cải thiện chất lượng: dựa trên dữ liệu chất lượng thu được, ghi lại các cơ hội cải tiến

để loại bỏ khoảng cách giữa các mức hiệu suất hiện tại và mong muốn liên quan đếnquản lý chất lượng

Thường xuyên kiểm tra, rà soát và phân tích lỗi

Đo lường chất lượng dự án

Thúc đẩy phát triển, đổi mới

Kiểm tra bảo trì sửa lỗi hệ thống

- Chiến lược chất lượng: xây dựng và đổi mới sản phẩm theo xu hướng thị trường hiệntại, phát triển thêm một vài tính năng mới lạ

Chiến lược toàn diện, hợp với xu hướng

Đào tạo và khai thác tiềm năng nhân viên để đạt kết quả tốt nhất

Tạo ra năng suất cao hơn với chi phí ổn định

cầu dự án bỏ các kết quả không đạt

yêu cầu

- Hoạt động đảm bảo chất lượng bao gồm việc lập kế hoạch, đánh giá thường xuyên vàđánh giá độc lập nhằm xác minh các hoạt động đang thực hiện một cách nhất quántheo các nguyên tắc đã xác định Điều này nhằm cung cấp niềm tin cho các bên liênquan rằng dự án sẽ đáp ứng các yêu cầu và tiêu chuẩn đã được đề ra

giá hiệu quả công việc

1

Kỹ sư đảm bảo chất lượng

Đảm chấtlượng dự án,giám sát vàphát triển dựán

Giám sát, kiểm thử,phát hiện và sửa lỗi

dự án, lập báo cáochất lượng

1

Phân tích viên

Tìm hiểu,phân tích, xâydựng và hỗtrợ

hệ thống

Giao tiếp, phân tích, xử

lý vấn đề, ra quyết định,đàm phán và thuyếtphục

2

Lập trình viên

Xây dựngphần mềm

Lập trình, cơ sở dữliệu, giải quyết vấn đề 4

Thiết kế viên

Thiết kế giao diện cho ứng dụng

Thiết kế web, hình ảnh, phác thảo tạo mẫu, truyền thông thị giác

4

2 Sắp xếp nhân sự

2.1 Danh sách các cá nhân tham gia dự án

1 Chu Duy Anh Lập trình viên

2 Lê Thanh Hiếu Lập trình viên

3 Nguyễn Trọng Nhân Đội dự án

4 Lê Nhật Tân Đội dự án

5 Nguyễn Nhơn Đội dự án

2 Nhóm thiết kế Tổng số: 4

Trưởng nhóm thiết kế 1 Nguyễn NhơnNgười thiết kế giải pháp 1 Nguyễn Trọng NhânNgười thiết kế giao diện 1 Lê Nhật TânNgười thiết kế CSDL 1 Lê Thanh Hiếu

3 Nhóm lập trình Tổng số: 4

Trưởng nhóm 1 Chu Duy AnhLập trình viên 1 Lê Thanh Hiếu

Nhóm thiết kế

Nhóm lập trình

Khách hàng

3.3 Phân công chi tiết

NỘI DUNG CÔNG VIỆC Ch u

Duy An h

Lê Than h Hiếu

Nguyễ n Trọng Nhân

Lê Nhật Tân Nguyễn Nhơn

2.1 Quan sát hoạt động nghiệp vụquản lý L

2.2 Điều tra nhu cầu của từng đối

4.1.1 Thiết kế kiến trúc C S R A

4.1.2 Đặc tả hệ con / thành phần C S R4.1.3 Thiết kế giao diện thành phần C S R4.1.4 Thiết kế cấu trúc dữ liệu C C R S4.1.5 Thiết kế giao diện ngườidùng C C R S4.1.6 Thiết kế chi tiết C S R

4.1.7 Thiết kế thủ tục/ thuật toán C S R

4.4 Thẩm định tài liệu thiết kế L A C

5.2 Xây dựng giao diện ngườidùng C C R

5.3.1 Xây dựng phân hệ quản lý hồsơ khách hàng L

5.3.2 Xây dựng phân hệ thiết lập

và quản lý hồ sơ khách hàng L C R

5.3.3 Xây dựng phân hệ quản lý

thư viện điện tử L5.3.4 Xây dựng phân hệ quản lýđăng ký tài khoản L5.4 Lập tài liệu báo cáo A S C C C

6 Kiểm thử và tích hợp

6.1 Thực hiện kiểm thử tích hợp S C C C L6.2 Thực hiện kiểm thử hệ thống L

6.3.1 Thực hiện kiểm thử hiệunăng

+ A (Approval): Thông qua.

+ C (Contributor): Cộng tác viên.

+ L (Leader): Nhóm trưởng.

+ R (Reviewer): Người kiểm tra lại.

+ S (Secondary): Chịu trách nhiệm thay nhóm trưởng nếu nhóm trưởng vắng mặt.

độ ảnh hưởng của rủi ro

Hành động giảm thiểu rủi ro

Medium High

Hoàn thành các Business case nếu nó chưa được cung cấp

và đảm bảo các mục đích được xác định rõ ràng trên Project Charter và PID

Báo cáo với Ban quản lí dự

án về chi phí bỏ dự án / dự

án không bao giờ kết thúc

2 Thiết kế dự áncó thể chưa

được hoàn thiện

Xác định phạm vi dự

án thông qua hội thảo

về thiết kế dự án do các thành viên trong team thực hiện

Yêu cầu các mục có rủi ro cao không được xác định

rõ ràng sẽ bị xóa khỏi phạm vi

3

Tiến trình dự

án không được xác định rõ ràng hoặc không chính xác

Low Medium

Tổ chức các buổi hội thảo về lịch trình với nhóm dự án để họ hiểu được tiến trình dự án, Sau đó trưởng nhóm dự

án sẽ chốt lại lịch trình

và thông báo đến nhóm

dự án để các thành viên

có thể nắm rõ và thực hiện tốt

Báo cáo với Ban quản lí

dự án và tìm thêm các nguồn lực dự phòng

4

Sự thiếu tính kiên trì, chăm chỉ của các thành viên tham gia dự án

Medium High

Thêm các điều khoản, thưởng, phạt vào hợp đồng, thông báo lịch trình sớm để họ có thể chủ động sắp xếp thời gian

Báo cáo đến nhà tài trợ dự

án và quản lý hợp đồng Thông báo về các điều khoản mới được thêm vào trong hợp đồng

5 Lỗi lập lịchtrình Medium High

Ước tính thời gian và theo dõi cẩn thận lịch trình dự án, dự đoán thời gian dự án hoàn thành để có thể điều chỉnh khi cần thiết.

Chuyển đến cho Sponsor

và bạn dự án Đưa ra yêu cầu thay đổi đối với lịch trình

tranquang141994@gmail.com

lệ dự án) và được ban

dự án ủy quyền.

Ghi lại từng ví dụ về Scope Creep , không cần biết nó nhỏ như thé nào, trong một yêu cầu thay đổi và được Ban dự án ủy quyền trước khi bắt đầu công việc.

7

Chi phí ước

tính không

được chính xác Medium High

Theo dõi cẩn thận chi phí và dự báo chi phí khi dự án hoàn thành

để điều chỉnh khi cần thiết

Lập bảng chi phí báo cáo cho Sponsor và bạn dự án Đưa ra những chính sách phù hợp để tiết kiệm chi phí

High High Cho khách hàng kiểmthử dự án

Nêu rõ rủi ro là việc kiểm tra có thể dẫn đến sai sót Khách hàng có thể mở rộng thử nghiệm

và mang lại nguồn bổ sung

Tiếp tục tìm những người phù hợp cho dự án hoặc huy động nguồn lực dự phòng

dự án

Tìm người thay thế phù hợp từ nguồn lục dự phòng

dự án và là một phần của Ban dự án Thông báo ngày đưa ra.

Chuyển đến Ban quản lí

dự án đẻ tìm cách giải quyết Có thể tính đến việc dừng dự án nếu không thể đáp ứng được nhu cầu của khách hàng

tranquang141994@gmail.com

PHẦN 7: KẾ HOẠCH QUẢN LÝ TRUYỀN THÔNG VÀ GIAO TIẾP (Project Communication Management)

1 Yêu cầu trao đổi thông tin

thường xuyên

Sơ lược dự án Tổng quan dự án/

Quá trình thi hành Khách hành

Một lần khi lên kếhoạch cho dự ánPhạm vi dự án Mô tả phạm vi dự

án

Tất cả đối tượngliên quan đến dựán

Khi có thay đổi

Kế hoạch dự phòngcho sự cố xảy ra

Giám đốc dự ánKhách hàng

Trong mỗibuổi họp

Khi có rủi ro xảy ra

Ước tính nỗ lực

Mô tả nỗ lực cần có

để hoàn thành dự án

Tất cả thành viêntrong ban dự án

Báo cáo hiệu quảcông việc theo tiếnđộ

2 Tần suất và phương pháp liên lạc.

Chu Duy Anh giám đốc dự án có nhiệm vụ quản lý và đưa ra quyết định

Các vấn đề nhỏ các thành viên tự trao đổi để khắc phục

Các vấn đề quan trọng ảnh hưởng lớn đến dự án và lợi ích của dự án đều phải họp để cùngđưa ra quyết định cuối