Kế toán thanh toán tại công ty TNHH thương mại và xây dựng thanh trang, phú thọ

Chính vì vậy mà công tác kế toán nói chung và công tác kế toán thanh toán nói riêng trong doanh nghiệp cũng phải được hoàn thiện và không ngừng cải tiến, bởi nó là một công cụ đắc lực ph

KHOA KINH TẾ VÀ QTKD

TRẦN THI THU HIỀN

KẾ TOÁN THANH TOÁN TẠI CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI VÀ XÂY DỰNG THANH TRANG, PHÚ THỌ

KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP ĐẠI HỌC

Ngành: Kế toán

Phú Thọ, 2020

KHOA KINH TẾ VÀ QTKD

TRẦN THI THU HIỀN

KẾ TOÁN THANH TOÁN TẠI CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI VÀ XÂY DỰNG THANH TRANG, PHÚ THỌ

KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP ĐẠI HỌC

Ngành: Kế toán

Người hướng dẫn: ThS Lê Văn Bắc

Phú Thọ, 2020

LỜI CAM KẾT

Tôi đã đọc và hiểu về các hành vi vi phạm đạo đức trong học thuật Tôi cam kết rằng nghiên cứu này do tôi thực hiện đảm bảo trung thực và không vi phạm yêu cầu về đạo đức trong học thuật

Phú Thọ, ngày tháng năm 2020

Sinh viên thực hiện

LỜI CẢM ƠN

Em xin trân thành gửi lời cảm ơn đến với các Thầy, Cô trong Khoa Kinh

Tế và Quản Trị Kinh Doanh trường Đại Học Hùng Vương, đặc biệt là ThS Lê Văn Bắc đã trực tiếp hướng dẫn tận tình và giúp đỡ em trong suốt quá trình nghiên cứu và viết đề tài khóa luận Nhờ sự tận tình chỉ bảo và giúp đỡ của thầy

mà em đã tích lũy được nhiều bài học kinh nghiệm quý báu cho bản thân Đồng thời, em xin được cảm ơn các cô, chú, anh, chị trong Công ty TNHH Thương mại và Xây dựng Thanh Trang đã tạo điều kiện cho em được thực tập và cung cấp những tài liệu cần thiết cho em để em hoàn thành được bài khóa luận tốt nghiệp của mình

Do còn nhiều hạn chế về hiểu biết, kinh nghiệm thực tế của bản thân nên bài khóa luận không tránh khỏi những thiếu sót Em rất mong nhận được sự góp

ý, chỉ bảo của quý Thầy, Cô

Em xin trân trọng cảm ơn!

MỤC LỤC

LỜI CẢM ƠN ii

MỞ ĐẦU 1

1.Tính cấp thiết của đề tài 1

2 Lịch sử các vấn đề nghiên cứu 2

2.1 Một số đề tài tương tự đã được công bố 2

3 Mục tiêu nghiên cứu của đề tài 5

4 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 5

5 Phương pháp nghiên cứu 6

6 Kết cấu của đề tài 7

B NỘI DUNG 9

Chương 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC KẾ TOÁN THANH TOÁN TRONG DOANH NGHIỆP 9

1.1 Một số vấn đề chung về thanh toán trong doanh nghiệp 9

1.1.1 Khái niệm về thanh toán 9

1.1.2 Vai trò hoạt động thanh toán trong doanh nghiệp 9

1.1.3 Đặc điểm các nghiệp vụ thanh toán 11

1.1.4 Phân loại các nghiệp vụ thanh toán 11

1.1.5 Các phương thức thanh toán trong doanh nghiệp 13

1.2 Một số vấn đề về kế toán thanh toán tại doanh nghiệp 16

1.2.1 Khái niệm về kế toán thanh toán 16

1.2.2 Nhiệm vụ và vai trò của kế toán thanh toán tại doanh nghiệp 17

1.2.3 Yêu cầu quản lý và nguyên tắc của kế toán thanh toán 18

1.3 Hạch toán các nghiệp vụ thanh toán với nhà cung cấp 23

1.3.1 Nội dung các nghiệp vụ thanh toán với nhà cung cấp 23

1.3.2 Chứng từ sử dụng 24

1.3.3 Tài khoản sử dụng 24

1.3.4 Phương pháp hạch toán 25

1.4 Hạch toán các nghiệp vụ thanh toán với khách hàng 28

1.4.1 Nội dung các nghiệp vụ thanh toán với khách hàng 28

1.4.2 Chứng từ sử dụng 29

1.4.3 Tài khoản sử dụng 29

1.4.4 Phương pháp hạch toán 30

1.5 Hạch toán các nghiệp vụ thanh toán với Nhà nước 32

1.5.1 Nội dung các nghiệp vụ thanh toán với Nhà nước 32

1.5.2 Chứng từ sử dụng 32

1.5.3 Tài khoản sử dụng 33

1.5.4 Phương pháp hạch toán 35

1.6 Hạch toán các nghiệp vụ thanh toán với người lao động 36

1.6.1 Nội dung các nghiệp vụ thanh toán với người lao động 36

1.6.2 Chứng từ sử dụng 38

1.6.3 Tài khoản sử dụng 38

1.6.4 Phương pháp hạch toán 39

Chương 2 THỰC TRẠNG KẾ TOÁN THANH TOÁN TẠI CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI VÀ XÂY DỰNG THANH TRANG 40

2.1 Khái quát chung về Công ty TNHH Thương mại và xây dựng Thanh Trang 40

2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển của công ty 40

2.1.2 Chức năng, nhiệm vụ của Công ty TNHH Thương mại và Xây dựng Thanh Trang 40

2.1.3 Tổ chức bộ máy quản lý của Công ty TNHH Thương mại và Xây dựng Thanh Trang 42

2.1.4 Đặc điểm lao động của Công ty TNHH Thương mại và Xây dựng Thanh Trang 44

2.1.5 Tình hình tài sản, nguồn vốn của Công ty TNHH Thương mại và Xây dựng T hanh Trang 49

2.1.6 Tình hình kết quả kinh doanh của Công ty TNHH Thương mại và Xây dựng Thanh Trang 52

2.1.7 Khái quát chung về công tác kế toán tại Công ty TNHH Thương mại và Xây dựng Thanh Trang 54 2.2 Thực trạng kế toán thanh toán tại Công ty TNHH Thương mại và Xây dựng Thanh Trang 58

2.2.1 Kế toán thanh toán với nhà cung cấp 58

2.2.2 Kế toán thanh toán với khách hàng 69

2.2.3 Kế toán thanh toán với Nhà Nước 83

2.2.4 Kế toán thanh toán với người lao động 92

2.3 Đánh giá công tác kế toán thanh toán tại Công ty TNHH Thương mại và Xây dựng Thanh Trang 103 2.3.1 Ưu điểm 104

2.3.2 Hạn chế và nguyên nhân 104

2.3.2.1 Hạn chế 104

CHƯƠNG 3 MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KẾ TOÁN THANH TOÁN TẠI CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI VÀ XÂY DỰNG THANH TRANG 107

3.1 Cơ sở đề xuất giải pháp nhằm hoàn thiện công tác kế toán thanh toán tại Công ty TNHH Thương mại và Xây dựng Thanh Trang 107

3.1.1 Phương hướng hoạt động của Công ty 107

3.1.2 Nguyên tắc đề xuất giải pháp 108

3.2 Một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác kế toán thanh toán tại Công ty TNHH Thương mại và Xây dựng Thanh Trang 109

3.2.1 Nhóm giải về cơ sở vật chất và bộ máy kế toán 109

3.2.1.1 Tăng cường cơ sở vật chất, hệ thống an toàn về dữ liệu 109

- Thứ nhất, sửa sang, nâng cấp, mở rộng không gian phòng kế toán 109

3.2.2 Nhóm giải pháp về kế toán thanh toán 110

3.3 Điều kiện thực hiện các giải pháp hoàn thiện công tác kế toán thanh toán tại Công ty TNHH Thương mại và Xây dựng Thanh Trang 112

3.3.1 Về phía bản thân doanhh nghiệp 112

3.3.2 Về phía Nhà nước 113

C KẾT LUẬN 115

D TÀI LIỆU THAM KHẢO 117

Phụ lục 118

DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT

DANH MỤC BẢNG

Bảng 2.1: Ngành nghề kinh doanh của công ty 40 Bảng 2.2 Tình hình lao động của công ty giai đoạn 2017 đến 2019 46 Bảng 2.3: Nguồn vốn và tài sản của công ty từ 2017 – 2019 50 Bảng 2.4 Tình hình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp qua 3 năm (2017

- 2019) 53

DANH MỤC SƠ ĐỒ

Sơ đồ 1.1: Sơ đồ hoạch toán chi tiết các nghiệp vụ thanh toán với nhà cung

cấp 26

Sơ đồ 1.2: Hạch toán kế toán với nhà cung cấp 27

Sơ đồ 1.3: Sơ đồ hoạch toán chi tiết các nghiệp vụ thanh toán với khách hàng 30

Sơ đồ 1.4: Hạch toán kế toán với khách hàng 31

Sơ đồ 1.5: Hạch toán kế toán thanh toán đối với Nhà nước 36

Sơ đồ 1.6: Hạch toán kế toán thanh toán với người lao động 39

Sơ đồ 2.1: Bộ máy Công ty TNHH Thương mại và Xây dựng Thanh Trang 43 Sơ đồ 2.2: Bộ máy kế toán của Công ty TNHH Thương mại và Xây dựng Thanh Trang 55

Sơ đồ 2.3: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán trên máy vi tính 58

DANH MỤC GIAO DIỆN

Giao diện 01: Giao diện phần mềm kế toán 57

Giao diện 02: Danh mục nhà cung cấp 60

Giao diện 03 : Nhập dữ liệu theo hóa đơn số 0014093 62

Giao diện 04: Phiếu chi số 2 62

Giao diện 05: Trích sổ cái tài khoản tiền mặt 63

Giao diện 06: Trích sổ nhật ký chung 63

Giao diện 07: Nhập dữ liệu chứng từ mua hàng theo hóa đơn số 0015300 65

Giao diện 08: Phiếu nhập kho số 2 66

Giao diện 09: Trích sổ cái tài khoản phải trả người bán 66

Giao diện số 10: Trích sổ nhật ký chung 67

Giao diện 11: Nhập dữ liệu theo Hóa đơn số 0564931 68

Giao diện 12: Phiếu chi số 15 68

Giao diện 13: Trích sổ cái tài khoản tiền mặt 69

Giao diện 14: Trích sổ nhật ký chung 69

Giao diện 15: Danh mục khách hàng 71

Giao diện 16: Nhập dữ liệu bán hàng thceo hóa đơn số 0000412 73

Giao diện 17: Phiếu xuất kho số 3 73

Giao diện 18: Trích sổ cái tài khoản phải thu của khách hàng 74

Giao diện 19: Trích sổ nhật ký chung ngày 15/11/2019 74

Giao diện 20: Nhập liệu bán hàng theo hóa đơn số 0000360 76

Giao diện 21: Phiếu xuất kho số 7 76

Giao diện 22: Trích sổ cái tài khoản phải thu của khách hàng 77

Giao diện 23: Trích sổ nhật ký chung 77

Giao diện 24: Nhập liệu theo lệnh thanh toán – lênh có ngày 24 tháng 5 78

Giao diện 25: Trích sổ cái tài khoản tiền gửi ngân hàng 79

Giao diện 26: Trích sổ nhật ký chung 79

Giao diện 27: Nhập liệu bán hàng theo hóa đơn số 0000415 81

Giao diện 28: Phiếu xuất kho số 6 81

Giao diện 29: Phiếu thu số 6 82

Giao diện 30: Trích sổ cái tài khoản tiền mặt 82

Giao diện 31: Trích sổ nhật ký chung 83

Giao diện 32: Phần mềm hỗ trợ kê khai thuế 84

Giao diện 33: Tờ khai thuế GTGT quý 3/2019 84

Giao diện 34: Nhập liệu dữ liệu nộp thuế quý 2/2019 85

Giao diện 35: Trích sổ cái tài khoản tiền gửi ngân hàng 86

Giao diện 36: Trích sổ nhật ký chung 86

Giao diện 37: Nhập liệu dữ liệu nộp thuế quý 3/2019 88

Giao diện 38: Trích sổ cái tài khoản tiền gửi ngân hàng 88

Giao diện 39: Trích sổ nhật ký chung 89

Giao diện 40: Nhập liệu lệ phí môn bài phải nộp năm 2019 90

Giao diện 41: Nhập liệu nộp lệ phí môn bài phải nộp năm 2019 91

Giao diện 42: Trích sổ nhật ký chung 91

Giao diện 43: Trích sổ chi tiết TK 33311 92

Giao diện 44: Trích sổ cái TK 33311 92

Giao diện 45: Nhập liệu dữ liệu thanh toán lương cho nhân viên tháng 01/2019 95

Giao diện 46: Phiếu chi số 16 96

Giao diện 47: Trích sổ cái tài khoản tiền mặt 96

Giao diện 48: Trích sổ nhật ký chung 97

Giao diện 49: Nhập liệu dữ liệu thanh toán lương cho nhân viên tháng 08/2019 98

Giao diện 50: Phiếu chi số 16 98

Giao diện 51: Trích sổ cái tài khoản tiền mặt 99

Giao diện 52: Trích sổ nhật ký chung 99

Giao diện 53: Trích sổ chi tiết TK 334 100

Giao diện 54: Trích sổ cái TK 334 100

Giao diện 55: Nhập liệu nghiệp vụ nộp tiền bảo hiểm xã hội quý 1/2019 101

Giao diện 56: Trích sổ cái tài khoản bảo hiểm xã hội 102

Giao diện 57: Trích sổ chi tiết tài khoản bảo hiểm xã hội 102 Giao diện 58: Trích sổ cái TK 112 103 Giao diện 59: Trích sổ nhật ký chung 103

MỞ ĐẦU

1.Tính cấp thiết của đề tài

Trong thời đại nền kinh tế hội nhập như hiện nay để tiếp tục tồn tại và phát triển được thì đòi hỏi các doanh nghiệp phải hội nhập, năng động, bắt kịp

xu hướng của thời đại Chính vì vậy mà công tác kế toán nói chung và công tác

kế toán thanh toán nói riêng trong doanh nghiệp cũng phải được hoàn thiện và không ngừng cải tiến, bởi nó là một công cụ đắc lực phục vụ cho công tác quản

lý tài chính của nhà quản trị

Kế toán thanh toán là một trong những công cụ quan trọng để đánh giá tình hình tài chính tại doanh nghiệp và xét xem hoạt động của doanh nghiệp có mang lại hiệu quả hay không Các nghiệp vụ phát sinh với nhà cung cấp, khách hàng, Nhà nước và người lao động thường xuyên diễn ra và có mối quan hệ mật thiết với nghiệp vụ kế toán vốn bằng tiền Hơn thế nữa là một cơ chế thị trường luôn đòi hỏi các doanh nghiệp phải có chiến lược, tầm nhìn đúng đắn, kinh doanh có lợi nhuận để có thể tồn tại và phát triển trong nền kinh tế thị trường cạnh tranh gay gắt hiện nay Một trong những điều không thể không nhắc tới, quyết định đến sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp đó là phải tổ chức tốt các nghiệp vụ kế toán về thanh toán, phân tích tình hình và khả năng thanh toán của doanh nghiệp để từ đó nắm vững và làm chủ tình hình tài chính của mình, thông qua đó có những biện pháp tích cực, hiệu quả để xử lý tình hình công nợ, phải xem xét tài chính để có thể tham gia kí kết hợp đồng đủ khả năng thanh toán đảm bảo an toàn cho doanh nghiệp Đặc biệt nghiệp vụ thanh toán xảy ra ở

cả quá trình mua hàng và quá trình tiêu thụ, nó liên quan mật thiết đến các nghiệp vụ tạo vốn Vì vậy, có thể nói các nghiệp vụ thanh toán có một ý nghĩa

vô cùng quan trọng trong hoạt động của doanh nghiệp Đặc biệt là các yếu tố đầu vào của quá trình kinh doanh cũng như quá trình tiêu thụ sản phẩm thường tồn tại các hình thức mua bán chịu giữa khách hàng và nhà cung cấp, vì vậy mức

độ rủi ro cần phải hết sức chú ý

Chính vì vậy, xác định thời hạn thanh toán các khoản nợ và quá trình thu hồi các khoản phải thu là điều hết sức quan trọng đối với doanh nghiệp Trước

những thay đổi có thể nói là liên tục phát triển và mở rộng của quan hệ thanh toán với người mua, người bán và ảnh hưởng của mối quan hệ này tới tình hình tài chính của mỗi doanh nghiệp, yêu cầu nghiệp vụ đối với kế toán thanh toán cũng vì thế mà cao hơn, kế toán không đơn giản chỉ có nhiệm vụ thu thập, ghi chép mà còn phải chịu trách nhiệm trong việc thu hồi nhanh các khoản nợ, tìm nguồn huy động vốn để trả nợ, biết lường trước và hạn chế được rủi ro trong thanh toán

Công ty TNHH Thương mại và Xây dựng Thanh Trang là công ty với ngành nghề kinh doanh chính là hoạt động bán buôn vật liệu, thiết bị lắp đặt khác trong xây dựng Vì thế, các nghiệp vụ thanh toán của công ty thường xuyên liên quan đến việc mua các yếu tố đầu vào và bán hàng cho khách hàng ăn hưởng phần chênh lệch Công ty cũng đã đánh giá đúng đắn tầm quan trọng của công tác kế toán nói chung và công tác kế toán thanh toán nói riêng, vì vậy mà trong những năm qua việc hạch toán kế toán của doanh nghiệp luôn được các kế toán viên thực hiện đều đặn đúng quy trình, tuân thủ đúng theo quy định của pháp luật về kế toán, các thông tin được cung cấp kịp thời giúp quản lý doanh nghiệp hiệu quả Tuy nhiên, nếu phản ánh đúng đắn thực trạng, tổng hợp, đánh giá chính xác, khoa học về kế toán thanh toán thì có thể đưa ra được một số giải pháp thiết thực nhằm hoàn thiện công tác kế toán thanh toán tại công ty trong thời gian tới

Với tất cả lý do trên, được thực tập 2 ở tại công ty và em đã lựa chọn đề

tài “ Kế toán thanh toán tại Công ty TNHH Thương mại và Xây dựng Thanh

Trang, Phú Thọ” làm đề tài khóa luận tốt nghiệp của mình

2 Lịch sử các vấn đề nghiên cứu

2.1 Một số đề tài tương tự đã được công bố

Kế toán thanh toán đóng vai trò rất quan trọng trong việc duy trì hoạt động hiệu quả của doanh nghiệp Vì vậy mà đề tài này đã nhận được nhiều sự quan tâm, nghiên cứu từ các nhà khoa học cho đến giảng viên cũng như là sinh viên của các Trường Đại Học nói chung và của Trường Đại Học Hùng Vương nói riêng

Không chỉ những năm gần đây mà từ nhiều năm trở về trước đã có khá nhiều công trình nghiên cứu về đề tài kế toán thanh toán Về nội dung thì các công trình nghiên cứu đều đã phản ánh được thực trạng và đề xuất ra được các giải pháp nhằm hoàn thiện công tác kế toán thanh toán tại đơn vị Nhưng với mỗi tác giả thì lại có những cách thể hiện, những quan điểm và những đối tượng nghiên cứu khác nhau Dưới đây là một số các công trình nghiên cứu về đề tài này của sinh viên Đại Học Hùng Vương:

Đề tài “ Thực trạng công tác kế toán thanh toán tại công ty Cổ phần Xây

dựng và Phát triển nông thôn Phú Thọ” của tác giả Bùi Thị Thanh Thoan, năm

2013, trên cơ sở từ những hạn chế đang diễn ra tại đơn vị, từ đó tác giả đã đưa ra giải pháp về công tác kế toán thanh toán tại công ty về trích lập dự phòng phải thu khó đòi, chính sách chiết khấu thanh toán, khả năng thanh toán một cách chi tiết và rõ ràng

Đề tài “ Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác kế toán thanh

toán tại Công ty Cổ phần Đông Á” của tác giả Nguyễn Thị Lý, năm 2014 Đề tài

đã đưa ra được những hạn chế trong việc tổ chức công tác kế toán tại đơn vị trong thực tế từ đó đề xuất phần mềm kế toán Misa và lý giải chi tiết về sự phù hợp và những lợi ích mà phần mềm mang lại cho công ty

Đề tài “ Kế toán thanh toán tại Công ty Cổ phần may Vĩnh Phú” của tác

giả Hoàng Thị Hạnh, năm 2015 Đề tài đã đưa ra được nội dung, phản ánh thực trạng về tình hình thanh toán tại công ty, chỉ ra được những ưu nhược điểm trong công tác kế toán thanh toán tại công ty từ đó đề xuất một số giải pháp như: đưa ra những chính sách chiết khấu vào thanh toán, thực hiện trích lập dự phòng phải thu khó đòi theo đúng quy định… nhằm khắc phục và hoàn thiện hơn công tác kế toán thanh toán tại đơn vị

Đề tài “ Thực trạng kế toán thanh toán tại Công ty TNHH An Thành” của

tác giả Phạm Thị Khánh Linh, năm 2016 Tác giả đã đánh giá thực trạng và chỉ

ra một số hạn chế như: công tác thu hồi nợ còn nhiều điểm bất cập, kế toán thanh toán chưa thực hiện hết chức năng và nhiệm vụ của mình Tác giả đã tìm

ra nguyên nhân và đưa ra giải pháp: hàng năm tạo điều kiện nâng cao trình độ

nhân viên bằng các lớp học ngắn hạn, nâng cao ý thức của nhân viên trong việc thực hiện nghĩa vụ trong công việc của mình bằng cách có thưởng có phạt rõ ràng, quản lý chặt chẽ hơn trong công tác thu hồi nợ … để hoàn thiện về công tác kế toán thanh toán tại đơn vị

Đề tài “ Kế toán thanh toán tại Công ty TNHH May Phú Thọ” của tác giả

Nguyễn Thị Thanh Thảo, năm 2013 đã đề xuất phần mềm MISA, ASCOFAS với giao diện dễ sử dụng, tốc độ xử lý nhanh giúp Công ty dễ dàng quản lý trong công tác kế toán, rút ngắn thời gian làm việc và tạo ra hiệu quả công việc từ việc

sử dụng phần mềm

Ở tất cả các đề tài nghiên cứu trên, các tác giả đều đã hệ thống hóa cơ sở

lý luận và phản ánh thực trạng kế toán thanh toán tại doanh nghiệp Từ đó chỉ ra

ưu, nhược điểm và đề xuất giải pháp hoàn thiện công tác kế toán thanh toán tại đơn vị Mặc dù trong thời gian qua đã có rất nhiều đề tài nghiên cứu khoa học, khóa luận tốt nghiệp về đề tài kế toán thanh toán, xong vẫn chưa có đề tài nào nghiên cứu về kế toán thanh toán tại Công ty TNHH Thương mại và Xây dựng Thanh Trang với các đối tượng nghiên cứu bao gồm cả quan hệ thanh toán với nhà cung cấp, quan hệ thanh toán với khách hàng, quan hệ thanh toán với Nhà nước và quan hệ thanh toán với người lao động Vì vậy trong khóa luận của

mình, em sẽ thực hiện nghiên cứu đề tài “Kế toán thanh toán tại Công ty TNHH Thương mại và Xây dựng Thanh Trang”

2.2 Các công trình nghiên cứu đã công bố

(1) Nguyễn Hữu Ba, (2004), Lý thuyết hạch toán kế toán, NXB Học viện

(4) Nguyễn Năng Phúc, (2008), Giáo trình phân tích báo cáo tài chính,

NXB Đại Học Kinh Tế Quốc Dân, Hà Nội

(5) Nguyễn Ngọc Quang, (2017), Giáo trình kế toán tài chính, NXB Đại

Học Thái Nguyên, Thái Nguyên

(6).Đoàn Quang Thiệu, (2008), Giáo trình nguyên lý kế toán, NXB Tài

Hệ thống hóa cơ sở lý luận về kế toán thanh toán trên cơ sở đó phản ánh

và đánh giá thực trạng công tác kế toán thanh toán tại Công ty TNHH Thương mại và Xây dựng Thanh Trang, từ đó đưa ra một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác kế toán thanh toán tại Công ty TNHH Thương mại và Xây dựng Thanh Trang trong thời gian tiếp theo

4 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

4.1 Đối tượng nghiên cứu

Kế toán thanh toán tại Công ty TNHH Thương mại và xây dựng Thanh Trang, bao gồm:

- Kế toán thanh toán với nhà cung cấp

- Kế toán thanh toán với khách hàng

- Kế toán thanh toán với Nhà Nước

- Kế toán thanh toán với người lao động

4.2 Phạm vi nghiên cứu

- Về nội dung: Kế toán thanh toán với nhà cung cấp, kế toán thanh toán với khách hàng, kế toán thanh toán với Nhà nước và kế toán thanh toán với người lao động.

- Về không gian: Tại Công ty TNHH Thương mại và xây dựng Thanh Trang Địa chỉ: Khu 14, Xã Vĩnh Lại, Huyện Lâm Thao, Tỉnh Phú Thọ

- Về thời gian: Số liệu nghiên cứu này được thu thập từ năm 2017 đến nay, tập trung lớn vào năm 2019

5 Phương pháp nghiên cứu

5.1 Phương pháp nghiên cứu lý luận

Hệ thống hóa lý luận về kế toán thanh toán trong doanh nghiệp, từ đó vận dụng vào công tác kế toán thanh toán để phân tích, nghiên cứu mối quan hệ công tác kế toán thanh toán tại công ty

5.2 Phương pháp thống kê kinh tế

* Phương pháp thu thập số liệu

- Phương pháp thu thập số liệu sơ cấp: là phương pháp thu thập số liệu trực tiếp qua đối tượng nghiên cứu thông qua một số hình thức: phỏng vấn trực tiếp, phỏng vấn qua đối thoại

- Phương pháp thu thập số liệu thứ cấp: là phương pháp thu thập những

dữ liệu đã có sẵn, không phải do mình thu thập,đã công bố nên dễ thu thập, ít tốn thời gian, tiền bạc trong quá trình thu thập nhưng là loại tài liệu quan trọng trong việc nghiên cứu tiếp thị cũng như các ngành khoa học xã hội khác

* Phương pháp xử lý số liệu

Cơ sở là các số liệu sơ cấp, thứ cấp đã thu thập được cùng với sự hỗ trợ của các phần mềm như excel để tổng hợp tính toán các con số tuyệt đối, số tương đối, số bình quân và sắp xếp chúng một cách hệ thống phù hợp với đề tài

* Phương pháp so sánh

Phương pháp so sánh được sử dụng để thấy được sự biến động của các chỉ tiêu như doanh thu, chi phí của công ty qua các năm từ đó đưa ra đánh giá khách quan về tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty và trên cơ sở đó

đưa ra kết luận kiến nghị, định hướng, giải pháp nhằm hoàn thiện công tác kế toán thanh toán, nâng cao kết quả kinh doanh

5.3 Phương pháp kế toán

Là công cụ quan trọng của kế toán trong việc thu thập, xử lý, kiểm tra, phân tích thông tin về tình hình tài chính của đơn vị cho các đối tượng sử dụng

- Phương pháp chứng từ kế toán: Là phương pháp kế toán được sử dụng

để phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh và thực sự hoàn thành theo thời gian, địa điểm phát sinh hoạt động đó vào các chứng từ kế toán, phục vụ cho công tác kế toán, công tác quản lý Sử dụng chứng từ: Hóa đơn, phiếu thu, phiếu chi…

- Phương pháp tài khoản kế toán: Là phương pháp kế toán được sử dụng

để phân loại đối tượng kế toán từ đối tượng chung tới đối tượng cụ thể để ghi chép, phản ánh, kiểm tra một cách thường xuyên, liên tục và có hệ thống tình hình hiện có và sự biến động của từng đối tượng cụ thể nhằm cung cấp thông tin

sử dụng tài khoản 131, 331, 111, 112, 511 về các hoạt động kinh tế của đơn vị, phục vụ cho lãnh đạo trong quản lý kinh tế, tổ chức và lập báo cáo tài chính

- Phương pháp tổng hợp - cân đối kế toán: Là phương pháp kế toán được

sử dụng để tổng hợp số liệu từ các sổ kế toán theo các mối quan hệ vốn có của đối tượng nhằm cung cấp các chỉ tiêu kinh tế tài chính cho các đối tượng sử dụng thông tin kế toán phục vụ công tác quản lý các hoạt động kinh tế tài chính trong và ngoài đơn vị

5.4 Phương pháp chuyên gia

Đây là phương pháp mà người nghiên cứu tham khảo ý kiến của các chuyên gia, những người có kinh nghiệm về lĩnh vực nghiên cứu Phương pháp này được sử dụng trong quá trình quyết định

6 Kết cấu của đề tài

Ngoài phần mở đầu và kết luận, danh mục tài liệu tham khảo, bài báo cáo gồm 3 chương:

Chương 1: Cơ sở lý luận về công tác kế toán thanh toán trong doanh nghiệp

Chương 2: Thực trạng công tác kế toán thanh toán tại Công ty TNHH Thương mại và xây dựng Thanh Trang

Chương 3: Một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác kế toán thanh toán tại Công ty TNHH Thương mại và Xây dựng Thanh Trang

B NỘI DUNG Chương 1

CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC KẾ TOÁN THANH TOÁN

TRONG DOANH NGHIỆP

1.1 Một số vấn đề chung về thanh toán trong doanh nghiệp

1.1.1 Khái niệm về thanh toán

Thanh toán là một thuật ngữ mô tả việc chuyển giao tài sản từ một bên (người hoặc một tổ chức, công ty) sang một bên khác, thường được sử dụng khi trao đổi sản phẩm, dịch vụ trong một giao dịch có ràng buộc về pháp lý 1

Thanh toán có mối liên hệ mật thiết với dòng tiền vào, ra trong kỳ kinh doanh, bởi vậy nó có ảnh hưởng lớn tới tình hình tài chính của đơn vị Tổ chức quản lý tốt quan hệ thanh toán cũng có nghĩa là làm tốt công tác tài chính tại doanh nghiệp Với chức năng cung cấp và kiểm tra, giám sát, kế toán giúp doanh nghiệp có được những thông tin cụ thể liên quan đến các nghiệp vụ thanh toán,

kế toán được coi là công cụ quản lý duy nhất đối với các nghiệp vụ thanh toán.2

Trong doanh nghiệp, nghiệp vụ thanh toán là quan hệ giữa doanh nghiệp với các bên khác như: khách hàng, nhà cung cấp, ngân hàng, các tổ chức tài chính và các đối tác về các khoản phải thu, phải trả, các khoản vay trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp Quan hệ thanh toán chỉ thực sự tồn tại khi có sự cam kết, thỏa thuận giữa chủ nợ và người đi vay về một khoản vay nợ theo đúng quy định của pháp luật được thông qua các hóa đơn, chứng từ, sổ sách hợp pháp, hợp lệ.3

1.1.2 Vai trò hoạt động thanh toán trong doanh nghiệp

Trong doanh nghiệp thanh toán là một bộ phận quan trọng trong công tác tài chính, ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả của công tác tài chính Thông tin về quan hệ thanh toán với khách hàng, nhà cung cấp, Nhà nước và người lao động

1 Ngô Thế Chi (2010), “ Giáo trình kế toán tài chính”, NXB Học viện tài chính

2 Nguyễn Ngọc Quang (2017), “ Giáo trình kế toán tài chính”, NXB Đại Học Thái Nguyên

3 Ngô Thế Chi (2010), “ Giáo trình kế toán tài chính”, NXB Học Viện tài Chính

có ý nghĩa trong việc quản lý công tác tài chính cũng như trong việc luân chuyển vốn kinh doanh của công ty Do đó, muốn hoạt động ổn định và an toàn thì điều tiết quan hệ thanh toán với các đối tượng đã nêu trên là điều rất quan trọng và cần chú trọng Mối quan hệ này được điều tiết trên cơ sở cân bằng giữa vốn chiếm dụng và vốn bị chiếm dụng có nghĩa là làm sao để vừa đảm bảo khả năng thanh toán của công ty vừa sử dụng tiết kiệm và hiệu quả nhất đối với nguồn vốn bỏ ra, tận dụng được nguồn vốn chiếm dụng được của nhà cung cấp

Trong doanh nghiệp hoạt động thanh toán luôn giữ một vị trí hết sức quan trọng và phát sinh ngay từ đầu quá trình sản xuất tới tận khâu cuối cùng của quá trình này thể hiện ở mối quan hệ dưới đây:

- Quan hệ với khách hàng: Doanh nghiệp hạn chế hết mức việc bị chiếm dụng vốn, để tạo vòng quay vốn nhanh Nhưng đồng thời phải đảm bảo được việc giữ chân khách hàng truyền thống cũng như thu hút các khách hàng mới tiềm năng Thực hiện tốt cả hai việc này đảm bảo doanh nghiệp sẽ phát triển vững mạnh

- Quan hệ thanh toán với nhà cung cấp: Việc chậm trễ trong khâu thanh toán gây ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh do đầu vào bị cung ứng chậm trễ dẫn đến gián đoạn trong hoạt động kinh doanh Mối quan hệ này thực chất là việc doanh nghiệp đang chiếm dụng vốn của nhà cung cấp nhưng đồng thời vẫn phải đảm bảo uy tín qua việc thanh toán nợ Việc tạo lòng tin với nhà cung cấp

sẽ giúp ích cho doanh nghiệp trong việc có được hàng hóa đầu vào chất lượng tốt, giá cả hợp lý nhất là tại những thời điểm giá cả tăng cao như hiện nay thì việc có được đầu vào chất lượng và ổn định sẽ tạo lợi thế cho việc cạnh tranh của doanh nghiệp

- Quan hệ thanh toán với Nhà nước: Đây là nghĩa vụ của mỗi doanh nghiệp khi tham gia vào hoạt động sản xuất kinh doanh và nó là nghĩa vụ bắt buộc doanh nghiệp phải thực hiện Khi doanh nghiệp thực hiện nghĩa vụ đối với Nhà nước không đúng hạn hoặc gian lận trong thanh toán thì doanh nghiệp sẽ bị

xử lý theo quy định của Nhà nước như: Bị phạt, thu hồi giấy phép kinh doanh, bị truy tố trước pháp luật,…Điều này gây ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động sản

xuất kinh doanh của doanh nghiệp Vì vậy yêu cầu doanh nghiệp phải thực hiện đúng, đủ nghĩa vụ với Nhà nước

- Quan hệ thanh toán với người lao động: Doanh nghiệp luôn mong muốn người lao động làm việc và cống hiến hết sức còn người lao động lại mong muốn nhận được mức lương cao.Vì vậy để đáp ứng tốt được mong muốn của cả

2 bên thì mỗi bên phải đáp ứng được mong muốn của đối phương Vì vậy doanh nghiệp cần chủ động trong việc thanh toán đúng hạn, đầy đủ cho người lao động tạo thuận lợi cho hoạt động kinh doanh, đồng thời tạo động lực và nâng cao ý thức người lao động

Nhìn chung nếu doanh nghiệp thực hiện tốt các quan hệ nêu trên sẽ giúp doanh nghiệp đảm bảo tình hình tài chính luôn ổn định, vững mạnh

1.1.3 Đặc điểm các nghiệp vụ thanh toán

Trong doanh nghiệp, nghiệp vụ thanh toán có một số đặc điểm sau đây:

- Các nghiệp vụ thanh toán có liên quan đến nhiều đối tượng khác nhau,

vì vậy yêu cầu phải theo dõi chi tiết theo từng đối tượng thanh toán

- Các nghiệp vụ thanh toán diễn ra một cách thường xuyên, liên tục trong suốt quá trình hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp Vì vậy doanh nghiệp cần phải có những chính sách, chế độ quản lý chặt chẽ, đồng thời cũng phải hợp lý

- Doanh nghiệp vừa có thể là chủ nợ, vừa có thể là chủ thể chịu nợ trong các nghiệp vụ thanh toán

- Các nghiệp vụ thanh toán phát sinh xuyên suốt quá trình hoạt động của doanh nghiệp tức là ở cả quá trình mua đầu vào và quá trình tiêu thụ đầu ra

- Các nghiệp vụ thanh toán ảnh hưởng lớn đến tình hình tài chính của doanh nghiệp nên sẽ có những quy định rất chặt chẽ, đặc biệt trong thanh toán

Do đó, phải có sự giám sát, quản lý thường xuyên để các quy tắc được thực hiện đúng và được tôn trọng

1.1.4 Phân loại các nghiệp vụ thanh toán

1.1.4.1 Phân loại theo nghiệp vụ thanh toán

- Quan hệ thanh toán với nhà cung cấp: Đây là mối quan hệ phát sinh trong quá trình mua sắm vật tư, tài sản, hàng hóa, lao vụ, dịch vụ.Quan hệ thanh

toán thuộc nhóm này bao gồm các khoản thanh toán với nhà cung cấp hàng hóa, tài sản… thanh toán với người nhận thầu xây dựng cơ bản, nhận thầu sửa chữa lớn, 4

- Quan hệ thanh toán với khách hàng: phát sinh trong quá trình doanh nghiệp tiêu thu sản phẩm, hàng hóa, lao vụ, dịch vụ ra bên ngoài Khi khách hàng chấp nhận mua, chấp nhận thanh toán cho khối lượng hàng hóa doanh nghiệp chuyển giao hoặc khách hàng đặt trước tiền hàng cho doanh nghiệp sẽ phát sinh quan hệ thanh toán này Như vậy, thuộc nhóm này gồm quan hệ thanh toán với người mua, người đặt hàng 5

- Quan hệ thanh toán với ngân sách Nhà nước: Trong quá trình hoạt động kinh doanh, doanh nghiệp phải thực hiện nghĩa vụ của mình với ngân sách Nhà nước về thuế, phí, lệ phí và các khoản phải nộp khác.Các khoản thanh toán này

có thể khác nhau đối với từng doanh nghiệp Thông thường các khoản phải nộp Nhà nước bao gồm: Thuế giá trị gia tang, thuế thu nhập doanh nghiệp, lệ phí môn bài, phí, và lệ phí khác 6

- Quan hệ thanh toán nội bộ: Là quan hệ phát sinh trong nội bộ doanh nghiệp Thuộc quan hệ này bao gồm thanh toán giữa doanh nghiệp với cán bộ công nhân viên, giữa đơn vị với các đơn vị trực thuộc về các khoản phân phối vốn, thu hộ, chi hộ lẫn nhau, mua bán nội bộ.7

- Các quan hệ thanh toán khác: Quan hệ thanh toán với Ngân hàng, các tổ chức tài chính về các khoản tiền vay, quan hệ thế chấp,ký cược, ký quỹ… 8

1.1.4.2 Căn cứ theo thời hạn thanh toán

4 Ngô Thế Chi (2010), “ Giáo trình kế toán tài chính”, NXB Học Viện Tài Chính

5 Ngô Thế Chi (2010), “ Giáo trình kế toán tài chính”, NXB Học Viện Tài Chính

6 Ngô Thế Chi (2010), “ Giáo trình kế toán tài chính”, NXB Học Viện Tài Chính

7 Ngô Thế Chi (2010), “ Giáo trình kế toán tài chính”, NXB Học Viện Tài Chính

8 Ngô Thế Chi (2010), “ Giáo trình kế toán tài chính”, NXB Học Viện Tài Chính

- Thanh toán trước: Đây là hình thức mà khách hàng sẽ trả tiền trước một khoảng thời gian cho doanh nghiệp đề đảm bảo việc mua hàng sẽ chắc chắn được diễn ra Khi đó doanh nghiệp sẽ có lợi là chắc chắn bán được hàng và thu được tiền, còn khách hàng sẽ thiệt thòi khi bị chiếm dụng vốn một thời gian mà chưa nhận được hàng trong thời gian đó, nhưng bù lại khách hàng sẽ chắc chắn mua được hàng với một mức giá có thể là ưu đãi hơn, đồng thời như vậy thì sẽ không bị rủi ro khi vào thời điểm hàng hóa biến động.9

- Thanh toán ngay: Tại thời điểm bên bán giao hàng cho bên mua thì bên mua đồng thời có nghĩa vụ trả tiền cho bên bán Hình thức này thường áp dụng khi các đối tác còn chưa tin tưởng vào nhau, hay khi mua những mặt hàng có giá trị nhỏ, người mua sẽ trả tiền ngay.10

- Thanh toán sau: Người mua sau khi đã nhận đủ hàng, một thời gian sau theo thỏa thuận mới trả tiền cho người bán Hình thức này áp dụng khi các bên tham gia đã là đối tác quen thuộc của nhau Việc thanh toán sau sẽ làm cho

người bán bị chiếm dụng vốn nhưng ngược lại họ có thể bán được nhiều hàng hơn và có thể thu thêm một khoản thu nhập tài chính qua giá bán sản phẩm Hiện nay, hình thức thanh toán chủ yếu là thanh toán sau, cùng với thanh toán trước nó tạo ra các khoản phải thu và phải trả trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.11

1.1.5 Các phương thức thanh toán trong doanh nghiệp

1.1.5.1.Thanh toán bằng tiền mặt

Trong doanh nghiệp tiền mặt được thủ quỹ bảo quản tại quỹ (két) của doanh nghiệp bao gồm: Tiền Việt Nam, ngoại tệ, vàng bạc, đá quý, kim khí quý….12

9 Ngô Thế Chi (2010), “ Giáo trình kế toán tài chính”, NXB Học Viện Tài Chính

10 Ngô Thế Chi (2010), “ Giáo trình kế toán tài chính”, NXB Học Viện Tài Chính

11 Ngô Thế Chi (2010), “ Giáo trình kế toán tài chính”, NXB Học Viện Tài Chính

12 Ngô Thế Chi (2013), “ Giáo trình kế toán tài chính”, NXB Học Viện Tài Chính

Thủ quỹ là người quản lý tiền mặt tại doanh nghiệp vì vậy mọi khoản thu chi, bảo quản tiền mặt đều do thủ quỹ chịu trách nhiệm thực hiện Thủ quỹ không được phép mua bán vật tư, hàng hóa, tiếp liệu hoặc không được kiêm nhiệm công tác kế toán Tất cả các khoản thu, chi tiền mặt đều phải có chứng từ hợp lệ chứng minh và phải có chữ ký của kế toán trưởng và thủ quỹ đơn vị Sau khi thực hiện thu, chi tiền thủ quỹ giữ lại các chứng từ để cuối ngày ghi vào sổ quỹ kiêm báo cáo quỹ Sổ quỹ kiêm báo cáo quỹ được lập thành 2 liên, một liên lưu làm sổ quỹ, một liên làm báo cáo quỹ kèm theo chứng từ thu, chi gửi cho kế toán Sổ quỹ cuối ngày phải khớp đúng với số dư cuối ngày trên sổ quỹ Thanh toán bằng tiền mặt bao gồm các loại thanh toán như: thanh toán bằng tiền Việt Nam, trái phiếu ngân hàng, ngoại tệ, và các loại giấy tờ có giá trị khác Khi nhận được vật tư, hàng hóa, dịch vụ thì bên mua xuất tiền mặt để trả trục tiếp cho người bán.13

Trong thực tế hình thức thanh toán bằng tiền mặt chủ yếu áp dụng cho những giao dịch với khối lượng nhỏ, lẻ và đơn giản bởi vì với các khoản mua có giá trị lớn việc thanh toán trở nên phức tạp và kém an toàn Thông thường hình thức này được áp dụng trong thanh toán với công nhân viên, với các nhà cung cấp nhỏ, lẻ

1.1.5.2.Thanh toán không dùng tiền mặt

Đây là hình thức được sử dụng rộng rãi trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp Hơn nữa các phương thức thanh toán không dùng tiền mặt rất đa dạng nhưng tùy thuộc vào tính chất của hoạt động thanh toán mà doanh nghiệp lựa chọn phương thức thanh toán phù hợp nhất Cụ thể như: Phương thức thanh toán qua ngân hàng, phương thức thanh toán bù trừ công nợ và phương thức thanh toán qua bên thứ ba

Phương thức thanh toán qua ngân hàng: ( Ngô Thế Chi, “ Giáo trình kế toán tài chính)

13 Ngô Thế Chi (2013), “ Giáo trình kế toán tài chính”, NXB Học Viện Tài Chính

+ Thanh toán bằng Séc:

Séc là chứng từ thanh toán do chủ tài khoản lập trên mẫu in sẵn đặc biệt của ngân hàng, yêu cầu ngân hàng tính tiền từ tài khoản của mình trả cho đơn vị được hưởng có tên trên séc Đơn vị phát hành séc hoàn toàn chịu trách nhiệm về việc sử dụng séc

Séc chỉ phát hành khi từ chủ tài khoản ở ngân hàng có số dư Séc thanh toán gồm có séc chuyển khoản, séc bảo chi, séc tiền mặt và séc định mức

- Séc chuyển khoản: Dùng để thanh toán và mua bán hàng hóa giữa các đơn vị trong cùng một địa phương Séc có tác dụng để thanh toán chuyển khoản không có giá trị để lĩnh tiền mặt, séc phát hành chỉ có giá trị trong thời gian quy định

- Séc định mức: Loại séc chuyển khoản nhưng chỉ được ngân hàng đảm bảo chi tổng số tiền nhất định trong cả quyển séc Sổ séc định mức có thể dung

để thanh toán trong cùng địa phương hoặc khác địa phương Khi phát hành, đơn

vị chỉ được phát hàng trong phạm vi ngân hàng đảm bảo chi Mỗi lần phát hành phải ghi số hạn mức còn lại vào mặt sau của tờ séc Đơn vị bán khi nhận séc phải kiểm tra hạn mức còn lại của quyển séc

- Séc chuyển tiền cầm tay: Loại séc chuyển khoản cầm tay, được ngân hàng đảm bảo thanh toán

- Séc bảo chi: Séc chuyển khoản được ngân hàng đảm bảo chi số tiền ghi trên từng tờ séc đó Khi phát hành séc đơn vị phát hành đưa đến ngân hàng để đóng dấu đảm bảo chi cho tờ séc đó Séc này dùng để thanh toán chủ yếu giữa các đơn vị mua bán vật tư, hàng hóa trong cùng một địa phương nhưng chưa tín nhiệm lẫn nhau

+ Thanh toán bằng ủy nhiệm thu

Ủy nhiệm thu là hình thức mà chủ tài khoản ủy nhiệm cho ngân hàng thu

hộ một số tiền nào đó từ khách hàng hoặc các đối tượng khác

+ Thanh toán bằng ủy nhiệm chi

Ủy nhiệm chi là giấy ủy nhiệm của chủ tài khoản nhờ ngân hàng phục vụ mình chuyển một số tiền nhất định để trả cho nhà cung cấp, nộp ngân sách Nhà nước và một số thanh toán khác

Thanh toán bù trừ công nợ

Áp dụng trong điều kiện hai tổ chức có mối quan hệ mua và bán hàng hoặc cung ứng dịch vụ lẫn nhau Theo hình thức thanh toán này, định kỳ hai bên phải đối chiếu giữa số tiền được thanh toán và số tiền phải thanh toán với nhau

do bù trừ lẫn nhau Các bên tham gia thanh toán chỉ cần phải chi trả số chênh lệch sau khi đã bù trừ Việc thanh toán giữa hai bên phải trên cơ sở thỏa thuận rồi lập thành văn bản để làm căn cứ ghi sổ và theo dõi

+ Thanh toán bằng thư tín dụng – L/C

Theo hình thức này khi mua hàng, bên mua phải lập một khoản tín dụng tại ngân hàng để đảm bảo khả năng thanh toán tiền hàng cho bên bán Khi giao hàng xong ngân hàng của bên mua sẽ chuyển số tiền phải thanh toán cho ngân hàng của bên bán Hình thức này áp dụng cho các đơn vị khác địa phương, không tín nhiệm lẫn nhau

Trong thực tế, hình thức này ít được sử dụng trong thanh toán nội địa nhưng lại phát huy tác dụng và được sử dụng phổ biến trong thanh toán Quốc tế, với đồng tiền thanh toán chủ yếu là ngoại tệ

+ Thanh toán bằng thẻ tín dụng

Thẻ tín dụng được phát hành sau khi nhà cung cấp dịch vụ tín dụng duyệt chấp thuận tài khoản thẻ, sau đó chủ thẻ có thể sử dụng nó để mua sắm tại các điểm bán hàng chấp nhận loại thẻ Khi mua sắm, người dùng thẻ cam kết trả tiền cho nhà phát hành thẻ bằng cách ký tên lên hóa đơn có ghi chi tiết của thẻ cùng với số tiền, hoặc bằng cách nhập mật mã cá nhân Chủ thẻ không cần phải trả tiền mặt ngay khi mua hàng Thay vào đó, ngân hàng sẽ ứng trước tiền cho người bán và chủ thẻ sẽ thanh toán lại sau cho ngân hàng khoản giao dịch Hình thức này được sử dụng chủ yếu cho các khoản thanh toán nhỏ

1.2 Một số vấn đề về kế toán thanh toán tại doanh nghiệp

1.2.1 Khái niệm về kế toán thanh toán

Kế toán thanh toán là một phần hành kế toán khá quan trọng trong toàn bộ công tác kế toán của một doanh nghiệp, liên quan đến các khoản nợ phải thu và các khoản nợ phải trả Việc quản lý công nợ tốt không chỉ là yêu cầu mà còn là vấn đề cần thiết ảnh hưởng đến sự tồn tại và phát triển của một doanh nghiệp Tùy vào đặc điểm, loại hình sản xuất kinh doanh, quy mô, ngành nghề kinh doanh, trình độ quản lý trong doanh nghiệp và trình độ đội ngũ kế toán để tổ chức bộ máy kế toán cho phù hợp Tổ chức công tác kế toán thanh toán góp phần rất lớn trong việc lành mạnh hóa tình hình tài chính của doanh nghiệp.14

1.2.2 Nhiệm vụ và vai trò của kế toán thanh toán tại doanh nghiệp

1.2.2.1.Nhiệm vụ

Trong doanh nghiệp, kế toán nói chung và kế toán thanh toán nói riêng có vai trò vô cùng quan trọng Vì vậy để làm tốt chức năng thông tin và kiểm tra của mình kế toán phải thực hiện các nhiệm vụ sau:

- Kế toán phải thực hiện việc ghi chép 1 cách đầy đủ và chi tiết để theo dõi chặt chẽ các khoản phải thu, phải trả theo từng đối tượng, từng khoản nợ, từng thời gian, đôn đốc việc thanh toán kịp thời, tránh chiếm dụng vốn lẫn nhau

- Đối với những đối tác có quan hệ giao dịch mua, bán thường xuyên hoặc

có số dư nợ lớn thì định kỳ hoặc cuối niên độ kế toán kế toán cần tiến hành kiểm tra, đối chiếu từng khoản nợ phát sinh, số đã thanh toán và số còn nợ Nếu cần

có thể yêu cầu khách hàng xác nhận nợ bằng văn bản để đảm bảo sự tin tưởng từ đôi bên

- Tổng hợp, cung cấp thông tin kịp thời về tình hình công nợ từng loại cho quản lý để có biện pháp xử lý kịp thời những trường hợp không mong muốn xảy

ra

- Lập báo cáo tài chính trung thực, kịp thời và hợp lý

- Ngoài ra, kế toán cần tổ chức hệ thống tài khoản, sổ kế toán chi tiết, sổ tổng hợp để phản ánh công nợ phải thu và phải trả Đồng thời kế toán cũng cần

14 Nguyễn Văn Công (2012), “ Lý thuyết và thực hành kế toán tài chính”, NXB Tài Chính, Hà Nội

xây dựng cả nguyên tắc, quy trình kế toán chi tiết, kế toán tổng hợp thanh toán với người bán, người mua sao cho khoa học và hợp lý, phù hợp với đặc điểm của doanh nghiệp mà vẫn đảm bảo tuân thủ quy định của pháp luật về kế toán

1.2.2.2 Vai trò

Kế toán thanh toán là một công cụ vô cùng quan trọng trong toàn bộ công tác kế toán của doanh nghiệp, nó liên quan đến các khoản nợ phải thu và các khoản nợ phải trả Việc quản lý công nợ tốt không chỉ là yêu cầu mà còn là vấn

đề cần thiết ảnh hưởng đến sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp

Hơn nữa kế toán thanh toán giúp cho nhà quản lý nắm bắt được tình hình công nợ, khả năng thanh toán của doanh nghiệp Từ đó doanh nghiệp sẽ có những chính sách để thu hồi nợ, trả nợ kịp thời nhằm đảm bảo khả năng tài chính của doanh nghiệp

1.2.3 Yêu cầu quản lý và nguyên tắc của kế toán thanh toán

1.2.3.1 Yêu cầu quản lý

+ Đối với nghiệp vụ thanh toán các khoản phải thu:

- Nợ phải thu được hạch toán chi tiết theo từng đối tượng phải thu, theo từng nội dung phải thu và ghi chép theo từng lần thanh toán Đối tượng phải thu

là các khách hàng có quan hệ thanh toán với doanh nghiệp về sản phẩm, hàng hóa, nhận cung cấp dịch vụ

- Không phản ánh các nghiệp vụ bán sản phẩm, hàng hóa, cung cấp dịch

vụ thu tiền ngay (tiền mặt, séc, hoặc đã thu qua ngân hàng)

- Hạch toán chi tiết, kế toán phải tiến hành phân loại các khoản nợ: Nợ trong hạn, nợ quá hạn, nợ khó đòi hoặc nợ không có khả năng thu hồi để có căn

cứ xác định số trích lập dự phòng phải thu khó đòi hoặc có biện pháp xử lý đối với khoản nợ phải thu không đòi được

+ Đối với nghiệp vụ thanh toán các khoản phải trả:

- Nợ phải trả cho người bán, người cung cấp dịch vụ cần được hạch toán chi tiết từng đối tượng phải trả Đối tượng phải trả người bán, người cung cấp, người có quan hệ kinh tế chủ yếu đối với doanh nghiệp về bán hàng, cung cấp

dịch vụ Trong chi tiết từng đối tượng phải trả, tài khoản này phản ánh cả số tiền ứng trước cho người bán, người cung cấp nhưng chưa nhận hàng hóa, lao vụ…

- Không phản ánh các nghiệp mua hàng hóa, dịch vụ thanh toán ngay (tiền mặt, séc)

- Những vật tư, hàng hóa, dịch vụ đã nhận, nhập kho nhưng đến cuối tháng chưa có hóa đơn thì sử dụng giá tạm tính để ghi sổ và phải điều chỉnh về giá thực tế khi nhận được hóa đơn hoặc thông báo giá chính thức của người bán

+ Đối với nghiệp vụ thanh toán với Nhà nước

- Nghiệp vụ thanh toán đối với Nhà nước là nghĩa vụ của doanh nghiệp về việc nộp các khoản thuế, phí, lệ phí và các khoản phải nộp khác phải nộp, đã nộp, còn phải nộp vào ngân sách Nhà nước trong kỳ kế toán năm

- Doanh nghiệp phải chủ động tính toán, xác định và kê khai số thuế, phí,

lệ phí và các khoản phải nộp khác cho Nhà nước

- Có nghĩa vụ nộp các khoản phải nộp cho Nhà nước đúng hạn theo đúng quy định của Pháp luật

+ Đối với nghiệp vụ thanh toán cho người lao động

- Lao động là nhân tố quan trọng đối với sự phát triển của doanh nghiệp Doanh nghiệp muốn hoạt động được thì phải có người lao động, muốn có người lao động thì phải đưa ra những thỏa thuận: Tiền lương, tiền thưởng, thời gian làm việc…hợp lý để cả người lao động và doanh nghiệp đều có lợi

- Ở đây doanh nghiệp chính là người có trách nhiệm thanh toán tiền cho người lao động đúng với công sức họ bỏ ra và đúng thời hạn theo thỏa thuận Ngược lại, người lao động cũng phải có trách nhiệm làm việc nghiêm túc và tôn trọng những thỏa thuận đã ký kết

- Nếu một trong hai bên vi phạm điều khoản trong hợp đồng đã ký kết thì

sẽ phải chịu trách nhiệm với đối phương theo đúng thỏa thuận

- Theo dõi sát sao việc đi làm của người lao động cụ thể là: Bảng chấm công phải được lập theo từng ngày để theo dõi tình hình đi làm của người lao động

- Kế toán phải ghi chép, phản ánh, tổng hợp một cách trung thực, kịp thời, đầy đủ tình hình hiện có và sự biến động về số lượng lao động

1.2.3.2 Nguyên tắc kế toán các nghiệp vụ thanh toán

Để theo dõi chính xác, kịp thời các nghiệp vụ thanh toán, kế toán cần tuân thủ các nguyên tắc:15

Thanh toán với khách hàng:

- Khoản phải thu của khách hàng cần được hạch toán chi tiết cho từng đối tượng, từng nội dung phải thu, theo dõi chi tiết kỳ hạn thu hồi và ghi chép theo từng lần thanh toán

- Trong hạch toán chi tiết tài khoản này, kế toán tiến hành phân loại các khoản nợ, loại nợ có thể trả đúng hạn, khoản nợ khó đòi hoặc có khả năng không thu hồi được, để có căn cứ xác định số trích lập dự phòng phải thu khó đòi hoặc

có biện pháp xử lý đối với các khoản nợ phải thu không đòi được

- Doanh nghiệp phải theo dõi chi tiết các khoản nợ phải thu của khách hàng theo từng loại nguyên tệ Đối với các khoản thu bằng ngoại tệ thì thực hiện theo nguyên tắc:

+ Khi phát sinh các khoản nợ phải thu của khách hàng, kế toán phải quy đổi ra Đồng Việt Nam theo tỷ giá thực tế tại thời điểm phát sinh Riêng trường hợp nhận trước của người mua, khi đủ điều kiện ghi nhận doanh thu thì bên Nợ

TK 131 áp dụng tỷ giá ghi sổ thực tế đích danh đối với số tiền đã nhận trước

+ Khi thu hồi nợ phải thu của khách hàng, kế toán phải quy đổi ra Đồng Việt Nam theo tỷ giá ghi sổ thực tế đích danh cho từng đối tượng khách nợ Riêng trường hợp phát sinh giao dịch nhận trước tiền của người mua thì bên có

TK 131 áp dụng tỷ giá giao dịch thực tế tại thời điểm nhận trước

+ Doanh nghiệp phải đánh giá lại các khoản thu của khách hàng có gốc ngoại tệ tại tất cả các thời điểm lập báo cáo tài chính theo quy định của Pháp luật

Thanh toán nhà cung cấp:

15 Nguyễn Ngọc Quang (2017), “ Giáo trình kế toán tài chính”, NXB Đại Học Thái Nguyên

- Nợ phải trả cho nhà cung cấp cần được hạch toán chi tiết cho từng đối tượng phải trả Trong chi tiết từng đối tượng phải trả, tài khoản này phản ánh cả

số tiền đã ứng trước cho người bán nhưng chưa nhận được sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ

- Doanh nghiệp phải theo dõi chi tiết các khoản phải trả cho người bán theo từng loại nguyên tệ Đối với các khoản phải trả bằng nguyên tệ thì thực hiện theo nguyên tắc sau:

+ Khi phát sinh các khoản phải trả cho người bán bằng ngoại tệ, kế toán phải quy đổi ra Đồng Việt Nam theo tỷ giá giao dịch thực tế tại thời điểm phát sinh Riêng trường hợp ứng trước cho người bán, khi đủ điều kiện ghi nhận tài sản hoặc chi phí thì bên Có TK 331 áp dụng tỷ giá ghi sổ thực tế đích danh đối với số tiền đã ứng trước

+ Khi thanh toán nợ phải trả cho bên bán bằng ngoại tệ, kế toán quy ra Đồng Việt Nam theo tỷ giá ghi sổ thực tế đích danh cho từng đối tượng chủ nợ Riêng trường hợp phát sinh giao dịch ứng trước tiền cho người bán thì bên Nợ

TK 331 áp dụng tỷ giá giao dịch thực tế tại thời điểm ứng trước

+ Doanh nghiệp phải đánh giá lại các khoản phải trả cho người bán có gốc ngoại tệ tại tất cả các thời điểm lập Báo cáo tài chính theo quy định của Pháp luật

- Những vật tư, hàng hóa, dịch vụ đã nhân nhập kho nhưng đến cuối tháng chưa có hóa đơn thì sử dụng giá tạm tính để ghi sổ và phải điều chỉnh về giá thực tế khi nhận hóa đơn hoặc thông báo giá chính thức của người bán

- Khi hạch toán chi tiết tài khoản này, kế toán phải hạch toán rõ ràng, rành mạch các khoản chiết khấu thanh toán, chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán của người bán nếu chưa được phán ánh trong hóa đơn mua hàng

Thanh toán với Nhà nước

- Kế toán phải hạch toán riêng thuế GTGT đầu vào được khấu trừ và đầu vào không được khấu trừ Trường hợp không hạch toán riêng được thì số thuế GTGT được hạch toán vào tài khoản 133 Cuối kỳ kế toán phải xác định được số

thuể GTGT được khấu trừ và không được khấu trừ theo quy định của Pháp luật

về thuế GTGT

- Số thuế GTGT đầu vào không được khấu trừ được tính vào giá trị tài sản được mua, giá vốn của hàng bán ra hoặc chi phí sản xuất, kinh doanh theo từng trường hợp cụ thể

- Việc xác định số thuế GTGT đầu vào được khấu trừ, kê khai, quyết toán, nộp thuế phải tuân thủ theo đúng quy định của Pháp luật về thuế GTGT

- Đối với các khoản phải nộp Nhà nước:

+ Kế toán phải chủ động tính, xác định , kê khai số thuế, phí , lệ phí và các khoản phải nộp cho Nhà nước theo luật định

+ Các khoản thuế gián thu như thế GTGT, thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế xuất khẩu, thuế bảo vệ môi trường, về bản chất là thu hộ bên thứ ba Vì vậy khoản thuế gián thu này được loại ra khỏi số liệu về doanh thu gộp trên Báo cáo tài chính hay các Báo cáo khác

+ Đối với các khoản được hoàn, được giảm, kế toán phải phân biệt rõ số thuế được hoàn, được giảm là thuế nộp ở khâu mua hay phải nộp ở khâu bán

+ Kế toán phải mở sổ chi tiết theo dõi từng khoản thuế, phí, lệ phí và các khoản phải nộp, đã nộp và còn phải nộp

- Đối với người lao động

+ Tổ chức ghi chép, phản ánh, tổng hợp một cách trung thực, kịp thời, đầy

đủ tính hiện có và sự biến động về số lượng và chất lượng lao động, tình hình sử dụng lao động và kết quả lao động

+ Tính toán chính xác, kịp thời, đúng chính sách chế độ các khoản tiền lương và thưởng, các khoản phụ cấp, trợ cấp phải trả cho người lao động Phản ánh kịp thời đầy đủ, chính xác tình hình thanh toán các khoản trên cho người lao động

+ Thực hiện kiểm tra tình hình huy động và sử dụng lao động, tình hình thực hiện các chính sách, chế độ về lao động, tiền lương, BHXH, BHYT, KPCĐ, BHTN Tình hình sử dụng quỹ tiền lương, quỹ BHXH, BHYT, KPCĐ, BHTN

+ Tính toán và phân bổ chính xác, đúng đối tượng các khoản tiền lương, các khoản trích theo lương vào chi phí sản xuất kinh doanh, hướng dẫn và kiểm tra các bộ phận trong đơn vị thực hiện đầy đủ, đúng đắn chế độ ghi chép ban đầu

về lao động, tiền lương và các khoản trích theo lương

+ Lập báo cáo lao động, tiền lương, BHXH, BHYT, KPCĐ, BHTN thuộc phạm vi, trách nhiệm của kế toán Tổ chức phân tích tình hình sử dụng lao động, quỹ lương, BHXH, BHYT, KPCĐ, BHTN, đề xuất các biện pháp nhằm khai thác có hiệu quả tiềm năng lao động, tăng năng suất lao động

1.3 Hạch toán các nghiệp vụ thanh toán với nhà cung cấp

1.3.1 Nội dung các nghiệp vụ thanh toán với nhà cung cấp

Khi doanh nghiệp phát sinh các nghiệp vụ mua chịu về hàng hóa, thiết bị, dịch vụ,… của nhà cung cấp có nghĩa là kể từ thời điểm đó, việc thanh toán cho nhà cung cấp trở thành nghĩa vụ của doanh nghiệp Số tiền ghi nhận Nợ nhà cung cấp thông qua các giao dịch phải xác định một cách đáng tin cậy và sẽ được doanh nghiệp thanh toán bằng tiền, tài sản tiền

Nghiệp vụ thanh toán với nhà cung cấp thường xảy ra trong quan hệ mua bán vật tư, hàng hóa, dịch vụ giữa doanh nghiệp với nhà cung cấp, nghiệp vụ này phát sinh khi doanh nghiệp mua hàng theo phương thức thanh toán trả chậm hoặc trả trước tiền hàng, nghĩa là có quan hệ nợ nần giữa doanh nghiệp và nhà cung cấp Khi doanh nghiệp mua chịu thì sẽ phát sinh nợ phải trả, khi doanh nghiệp ứng trước sẽ xuất hiện một khoản phải thu của người bán

- Phản ánh các khoản phải trả phát sinh sau quá trình mua hàng và phải thu do ứng trước tiền mua hàng với từng nhà cung cấp

- Không theo dõi các nghiệp vụ mua hàng trả tiền trực tiếp tại thời điểm giao hàng trên TK 331

- Khi mua hàng đã nhập, đã nhận hàng nhưng cuối kỳ chưa nhận được chứng từ mua hàng thì số nợ tạm ghi theo giá tạm tính của hàng nhận Khi nhận được chứng từ sẽ điều chỉnh theo giá thực tế thỏa thuận

- TK này phản ánh cả các nghiệp vụ chiết khấu, giảm giá phát sinh được người bán chấp thuận làm thay đổi số nợ sẽ thanh toán

1.3.2 Chứng từ sử dụng

- Hợp đồng kinh tế

- Hóa đơn bán hàng – Hóa đơn GTGT

- Bảng kê phiếu mua hàng

- Biên bản kiểm nghiệm vật tư, sản phẩm, hàng hóa

Ngoài ra, tùy thuộc vào đặc điểm hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp

mà doanh nghiệp có thể sử dụng thêm loại chứng từ không có trong quy định nhằm tạo điều kiện thuận lợi hơn cho công tác thanh toán nhưng phải được sự cho phép của Nhà nước bằng văn bản

1.3.3 Tài khoản sử dụng

Để theo dõi tình hình thanh toán các khoản nợ phải trả cho nhà cung cấp,

kế toán sử dụng tài khoản 331 – Phải trả cho người bán Tài khoản này có kết cấu như sau: (Theo TT 133/2016/TT-BTC ngày 26 tháng 08 năm 2016 của Bộ Tài Chính)

- Số tiền người bán chấp thuận giảm giá hàng hóa hoặc dịch vụ đã giao theo hợp đồng.

- Chiết khấu thanh toán và chiết khấu thương mại được người bán chấp thuận cho doanh nghiệp giảm trừ vào khoản nợ phải trả cho người bán

- Giá trị vật tư, hàng hóa thiếu hụt, kém phẩm chất khi kiểm nhận và trả lại người bán

- Điều chỉnh số chênh lệch giữa giá tạm tính lớn hơn giá thực tế của số vật

tư, hàng hóa, dịch vụ đã nhận, khi có hóa đơn hoặc thông báo giá chính thức

- Đánh giá lại các khoản phải trả cho người bán là khoản mục tiền tệ có gốc ngoại tệ (trường hợp tỷ giá ngoại tệ giảm so với tỷ giá ghi sổ kế toán)

Bên Có:

- Số tiền phải trả cho người bán vật tư, hàng hóa, người cung cấp dịch vụ

và người nhận thầu xây lắp

- Điều chỉnh số chênh lệch giữa giá tạm tính nhỏ hơn giá thực tế của số vật tư, hàng hóa, dịch vụ đã nhận, khi có hóa đơn hoặc thông báo giá chính thức

- Đánh giá lại các khoản phải trả cho người bán là khoản mục tiền tệ có gốc ngoại tệ (trường hợp tỷ giá ngoại tệ tăng so với tỷ giá ghi sổ kế toán)

Số dư bên Có: Số tiền còn phải trả cho người bán hàng, người cung cấp

dịch vụ, người nhận thầu xây lắp

Tài khoản này có thể có số dư bên Nợ: Số dư bên Nợ (nếu có) phản ánh

số tiền đã ứng trước cho người bán hoặc số tiền đã trả nhiều hơn số phải trả cho người bán theo chi tiết của từng đối tượng cụ thể Khi lập Báo cáo tình hình tài chính, phải lấy số dư chi tiết của từng đối tượng phản ánh ở tài khoản này để ghi

2 chỉ tiêu bên “Tài sản” và bên “Nguồn vốn”

Sơ đồ 1.1: Sơ đồ hoạch toán chi tiết các nghiệp vụ thanh toán

với nhà cung cấp

(1): Trước tiên căn cứ vào các chứng từ gốc về thanh toán với nhà cung cấp, kế toán chi tiết ghi vào sổ chi tiết TK 331 được mở riêng cho từng nhà cung cấp Mẫu sổ chi tiết TK 331 đã được bộ tài chính ban hành và hướng dẫn cách ghi chép Theo quy định chung, đối với tất cả các khoản thu, phải trả có gốc ngoại tệ, phải có sổ chi tiết riêng cho từng đối tượng thanh toán và theo từng loại ngoại tệ

(2): Vào thời điểm cuối kỳ, kế toán lập bảng tổng hợp chi tiết về việc thanh toán đối với nhà cung cấp Bảng tổng hợp này sẽ là căn cứ để đối chiếu với sổ cái tài khoản 331

- Hạch toán tổng hợp:

Sơ đồ 1.2: Hạch toán kế toán với nhà cung cấp

Giải thích sơ đồ:

1) Khi doanh nghiệp thanh toán tiền cho nhà cung cấp

2) Chiết khấu thanh toán do mua vật tư, hàng hóa, TSCĐ trả tiền đúng hạn

3) Khi doanh nghiệp phát hiện vật tư, hàng hóa không đúng quy cách, chất lượng trả lại cho nhà cung cấp hoặc nhà cung cấp chấp nhận giảm giá

4) Bù trừ công nợ

5) Chênh lệch tỷ giá giảm khi cuối kỳ đánh giá các khoản phải trả nhà cung cấp bằng ngoại tệ

6) Mua vật tư hàng hóa nhập kho

7) Mua TSCĐ đưa vào sử dụng ngay

8) Phải trả nhà cung cấp, người nhận thầu về mua sắm TSCĐ phải qua lắp đặt, XDCB hoặc sửa chữa lớn

9) Khi mua chịu vật tư, hàng hóa về sử dụng ngay không nhập kho, nhận dịch vụ, lao vụ (chi phí vận chuyển hàng hóa, điện, nước, điện thoại…) của nhà cung cấp

10) Phải trả nhà cung cấp về mua chứng khoán

11) Chênh lệch tỷ giá tăng khi cuối kỳ đánh giá các khoản phải trả nhà cung cấp bằng ngoại tệ

1.4 Hạch toán các nghiệp vụ thanh toán với khách hàng

1.4.1 Nội dung các nghiệp vụ thanh toán với khách hàng

Tài khoản này dùng để phản ánh các khoản nợ phải thu và tình hình thanh toán các khoản nợ phải thu của doanh nghiệp với khách hàng về tiền bán sản phẩm, hàng hoá, Bất động sản đầu tư, TSCĐ, cung cấp dịch vụ

Các nghiệp vụ thanh toán với khách hàng phát sinh khi doanh nghiệp bán sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ theo phương thức bán chịu hoặc trong trường hợp người mua trả trước tiền hàng

- Nợ phải thu cần được hạch toán chi tiết cho từng đối tượng phải thu, theo từng nội dung phải thu, theo dõi chi tiết phải thu ngắn hạn, phải thu dài hạn

và ghi chép theo từng lần thanh toán