Đề tài báo cáo Thực tập công chứng Hợp đồng uỷ quyền

HỌC VIỆN TƯ PHÁP KHOA ĐÀO TẠO CÔNG CHỨNG VIÊN VÀ CÁC CHỨC DANH KHÁC HỒ SƠ BÁO CÁO THỰC TẬP Lĩnh vực “Thực tập tại các tổ chức hành nghề công chứng về nhóm việc Công chứng hợp đồng, giao dịch khác ” Họ tên NGUYỄN QUỲNH CHÂU Ngày sinh 03101990 SBD 010 Lớp Công chứng khóa 24 A tại Lâm Đồng Tháng 03 năm 2022 Mục lục LỜI CẢM ƠN NỘI DUNG Chương 1 Những vấn đề lý luận về hợp đồng ủy quyền liên quan đến hoạt động công chứng 1 Khái quát chung về Hợp đồng ủy quyền 2.

HỌC VIỆN TƯ PHÁP

KHOA ĐÀO TẠO CÔNG CHỨNG VIÊN VÀ CÁC CHỨC DANH

1 Khái quát chung về Hợp đồng ủy quyền

2 Hình thức của Hợp đồng ủy quyền

3 Đặc điểm của Hợp đồng ủy quyền

Chương 2: Đánh giá hồ sơ sưu tầm

Chương 3: Khó khăn, vướng mắc và đề xuất, kiến nghị

 KẾT LUẬN

 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO

 TÀI LIỆU SƯU TẦM

LỜI CẢM ƠN

Tôi xin gửi lời cảm ơn chân thành đến các Công chứng viên và nhân viênVăn phòng Công chứng An Khang tỉnh Ninh Thuận đã tận tình hướng dẫn, chỉbảo, truyền đạt những kiến thức, kinh nghiệm quý báu và tạo điều kiện thuận lợinhất cho tôi trong quá trình thực tập tại Văn phòng Công chứng An Khang

Một lần nữa, tôi xin được gửi lời cảm ơn các thầy cô của Học viện Tưpháp, Văn phòng Công chứng An Khang đã hợp tác chia sẻ thông tin, cung cấpcho tôi nhiều nguồn tư liệu, tài liệu hữu ích phục vụ cho việc nghiên cứu học tậpvà kết hợp với công tác thực tế để đạt được kết quả tốt nhất

Tôi xin chân thành cảm ơn !

Học viên

Nguyễn Quỳnh Châu

BÁO CÁO THỰC TẬP ĐỢT 1

Học viên đã được thực tập tại Văn phòng Công chứng An Khang, tỉnh NinhThuận từ ngày 07 /03/2022 đến 15/03/2022, trong quá trình thực tập học viên đãtìm hiểu về các nhóm việc Công chứng hợp đồng như: Hợp đồng ủy quyền, Hợpđồng góp vốn, Hợp đồng Hợp tác kinh doanh

Nay học viên báo cáo về nội dung của hồ sơ đã sưu tầm tại văn phòng côngchứng là Hợp đồng ủy quyền và nhận xét, đánh giá, ghi chép kết quả của quá trìnhthụ lý và giải quyết hồ sơ yêu cầu công chứng như sau:

- Tóm tắt hồ sơ công chứng

- Bản ghi chép kết quả của hoạt động nghiên cứu hồ sơ và kết quả các hoạt độngkhác liên quan đến quá trình tham gia giải quyết việc công chứng

- Nhận xét quá trình giải quyết việc công chứng của công chứng viên, Tổ chứchành nghề công chứng

- Những kinh nghiệm nghề nghiệp rút ra từ việc tham gia quá trình giải quyết việccông chứng

- Kiến nghị đề xuất về việc hoàn thiện pháp luật đối với hệ thống pháp luật liênquan đến việc công chứn

NỘI DUNG

CHƯƠNG 1: NHỮNG VẤN ĐỀ LÝ LUẬN VỀ HỢP ĐỒNG ỦY QUYỀN LIÊNQUAN ĐẾN HOẠT ĐỘNG CÔNG CHỨNG

1 Khái quát chung về Hợp đồng ủy quyền

Trong thực tế, không phải bất kỳ lúc nào cá nhân hoặc tổ chức cũng có thể và buộcphải trực tiếp thực hiện công việc cũng như các quyền và nghĩa vụ của chính mình.Việc không tham gia trực tiếp có thể do nhiều lý do khác nhau hoặc khi đã thamgia vào một quan hệ hợp đồng nhất định nhưng không có đủ điều kiện thực hiệnquyền, nghĩa vụ của mình Vì vậy, để hoàn tất một công việc nào đó thay vì tựmình thực hiện, cá nhân hoặc tổ chức có thể nhờ hay giao lại cho người khác làmthay với danh nghĩa chính mình Đây chính là việc ủy quyền Nói cách khác, ủyquyền là việc một người giao cho người khác nhân danh mình để thực hiện côngviệc hoặc sử dụng quyền mà mình có được một cách hợp pháp, trong phạm vi được

ủy quyền Theo đó văn bản ủy quyền được hiểu là văn bản thể hiện việc một ngườigiao cho người khác thay mặt và nhân danh mình thực hiện công việc hoặc sửdụng quyền mà mình có được một cách hợp pháp

Việc ủy quyền sẽ làm phát sinh quan hệ đại diện Người được ủy quyền (người đạidiện) nhân danh và vì lợi ích của người ủy quyền (người được đại diện) xác lập,thực hiện giao dịch dân sự trong phạm vi đại diện được giao (theo Điều

134 và Điều 138 Bộ luật Dân sự 2015), trừ trường hợp pháp luật có quy định côngviệc đó không được ủy quyền, phải do chính người có quyền đó thực hiện Do đóvề việc nguyên tắc, khi đã ủy quyền thì bên ủy quyền sẽ có quyền và nghĩa vụ phátsinh từ giao dịch do người được ủy quyền (người đại diện) xác lập trong phạm vi

ủy quyền

2 Hình thức của Hợp đồng ủy quyền

Xét về mặt hình thức thì Bộ luật dân sự 2015 không còn quy định hình thức ủyquyền do các bên thỏa thuận như trước đây mà gián tiếp quy định việc ủy quyềnphải bằng văn bản: Thời hạn đại diện được xác định theo văn bản ủy quyền (khoản

1 Điều 140 Bộ luật dân sự 2015), đồng thời xuất phát tại quy định khoản 1 Điều 2Luật công chứng 2014, công chứng viên chỉ có thể chứng nhận việc ủy quyền nếuđược lập thành văn bản

Xét về mặt bản chất, văn bản ủy quyền luôn là một quan hệ hợp đồng Để phát sinhquan hệ ủy quyền và được công chứng thì các bên phải có sự thỏa thuận và thốngnhất ý chí với nhau về tất cả các nội dung của ủy quyền Do đó ủy quyền phải làquan hệ hợp đồng mà không thể và chưa bao giờ là hành vi pháp lý đơn phương.

Bộ luật dân sự 2015 đã dành 1 mục (Mục 13) của Chương XVI, bao gồm 8 điều

từ Điều 562 đến Điều 569 để quy định về hợp đồng ủy quyền Luật công chứng

2014 cũng đã quy định việc công chứng đối với hợp đồng ủy quyền tại Điều 55.Tuy nhiên, bên cạnh hình thức ủy quyền bằng văn bản dưới dạng hợp đồng ủyquyền thì trong thực tiễn cuộc sống, hình thức ủy quyền bằng văn bản khác dướidạng giấy ủy quyền cũng được sử dụng khá phổ biến Trong lĩnh vực công chứng,việc công chứng hình thức hình thức ủy quyền bằng văn bản dưới dạng giấy ủyquyền cũng khá phổ biến, không phải là vấn đề mới Trước đây việc chứng nhậngiấy ủy quyền được quy định tại Điều 48 Nghị định số 75/2000/NĐ-CP ngày08/12/2000 của Chính phủ về công chứng, chứng thực

3 Đặc điểm của Hợp đồng ủy quyền

3.1 Chủ thể

Quan hệ ủy quyền luôn liên quan đến hai loại chủ thể bao gồm: người ủy quyền(bên ủy quyền) và người được ủy quyền (bên được ủy quyền) Trong đó:

- Người ủy quyền (bên ủy quyền) có những dấu hiệu cần làm rõ như sau:

+ Có thể là pháp nhân, cá nhân hoặc các thành viên hộ gia đình, tổ hợp tác, tổ chứckhác không có tư cách pháp nhân:

* Nếu là pháp nhân thì việc ủy quyền được thực hiện thông qua người đại diệntheo pháp luật của pháp nhân;

* Nếu là cá nhân thì phải có năng lực hành vi dân sự theo quy định của pháp luật.Tương tự, trong trường hợp bên ủy quyền là tổ chức thì việc yêu cầu công chứngđược thực hiện thông qua người đại diện theo pháp luật hoặc người đại diện theo

ủy quyền của tổ chức đó (khoản 1 Điều 47 Luật Công chứng 2014)

+ Trong trường hợp các cá nhân là thành viên hộ gia đình, tổ hợp tác, tổ chức kháckhông có tư cách pháp nhân thì có thể thỏa thuận cử cá nhân, pháp nhân khác đại

diện theo ủy quyền xác lập, thực hiện giao dịch dân sự liên quan đến tài sản chungcủa các thành viên hộ gia đình, tổ hợp tác, tổ chức khác không có tư cách phápnhân.

+ Người ủy quyền là người có quyền giao cho người khác thay mặt mình sử dụngquyền mà mình có được một cách hợp pháp

Ngoài yêu cầu phải có năng lực hành vi dân sự theo quy định, người ủy quyền cònphải có tư cách chủ thể của bên ủy quyền, tức là phải có “quyền năng” nào đó hoặc

“quyền thực hiện công việc” nào đó để giao lại cho chủ thể khác Có thể thấy rằng,muốn xác lập quan hệ ủy quyền thì điều kiện tiên quyết đối với bên ủy quyền là họphải đang nắm giữ một “quyền” nào đó hoặc là người có “quyền thực hiện mộtcông việc nào đó” để có thể giao lại “quyền” hay giao lại “quyền thực hiện côngviệc” đó cho người khác thực hiện thay cho mình

+ Người ủy quyền không thể giao lại cho người khác “quyền” hay công việc vượtquá phạm vi mà mình có quyền thực hiện

+ Chủ thể ủy quyền có thể là một hoặc nhiều người và luôn xuất hiện trong hợpđồng ủy quyền

- Bên được ủy quyền có những dấu hiệu cần lưu ý, làm rõ như sau:

+ Về năng lực hành vi dân sự của cá nhân được đại diện: theo khoản 3 Điều 134 vàkhoản 3 Điêu 138 Bộ luật Dân sự 2015 quy định người đại diện (người được ủyquyền): “Trường hợp pháp luật quy định thì người đại diện phải có năng lực phápluật dân sự, năng lực hành vi dân sự phù hợp với giao dịch dân sự được xác lập,thực hiện” và “Người từ đủ mười lăm tuổi đến chưa đủ mười tám tuổi có thể làngười đại diện theo ủy quyền, trừ trường hợp pháp luật quy định giao dịch dân sựphải do người từ đủ mười tám tuổi trở lên xác lập, thực hiện” Như vậy, về nguyêntắc, người được ủy quyền có thể từ đủ mười lăm tuổi trở lên nếu pháp luật khôngbắt buộc việc thực hiện công việc hay việc thực hiện các quyền và nghĩa vụ cụ thểnào đó phải do người từ đủ mười tám tuổi trở lên thực hiện Do đó, đối với trườnghợp bên được ủy quyền từ đủ mười lăm tuổi đến chưa đủ mười tám tuổi, côngchứng viên cần phải rà soát, đối chiếu lại các văn bản pháp luật liên quan để xem

có quy định nào ràng buộc công việc phải do người từ đủ mười tám tuổi trở lên xáclập, thực hiện hay không.

+ Về việc pháp nhân là bên được ủy quyền: theo khoản 1 Điều 134 Bộ luật Dân sự

2015 quy định: “Đại diện là việc cá nhân, pháp nhân (sau đây gọi chung là ngườiđại diện) nhân danh và vì lợi ích của cá nhân hoặc pháp nhân khác (sau đây gọichung là người được đại diện) xác lập, thực hiện giao dịch dân sự” Do đó, theoquy định này, pháp nhân hoàn toàn có thể đại diện theo ủy quyền cho cá nhân,pháp nhân khác

Bên cạnh đó, một cá nhân, pháp nhân có thể đại diện cho nhiều cá nhân hoặc phápnhân khác nhau nhưng không được nhân danh người được đại diện để xác lập, thựchiện giao dịch dân sự với chính mình hoặc với bên thứ ba mà mình cũng là ngườiđại diện của người đó, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác (theo khoản

3 Điều 141 Bộ luật Dân sự 2015)

- Về một số hạn chế đối với chủ thể được thực hiện công việc ủy quyền

Thực tế cho thấy, trong một vài lĩnh vực nhất định, pháp luật có quy định một sốđiều kiện, hạn chế về đối tượng chủ thể mà người thực hiện công việc phải tuânthủ, kể cả khi được ủy quyền Đơn cử, như Điều 87 Bộ luật Tố tụng dân sự 2015cấm một số người không được làm đại diện theo ủy quyền trong tố tụng dân sựgồm:

+ Khi họ cũng là đương sự trong cùng một vụ việc với người được đại diện màquyền và lợi ích hợp pháp của họ đối lập với quyền và lợi ích hợp pháp của ngườiđược đại diện

+ Khi họ đang là người đại diện theo pháp luật trong tố tụng dân sự cho một đươngsự khác mà quyền và lợi ích hợp pháp của đương sự đó đối lập với quyền và lợi íchhợp pháp của người được đại diện trong cùng một vụ án

+ Cán bộ, công chức trong các cơ quan Tòa án, Kiểm sát, Công an không được làmđại diện trong tố tụng dân sự, trừ trường hợp họ tham gia tố tụng với tư cách làngười đại diện cho cơ quan của họ hoặc với tư cách là người đại diện theo phápluật

Do đó, nếu nội dung ủy quyền liên quan đến việc tham gia tố tụng dân sự thì côngchứng viên cần phải kiểm tra , xác định việc ủy quyền có vi phạm điều cấm nêutrên hay không Điều này là hợp lý nhằm bảo đảm cho nguyên tắc của pháp luậtdân sự về chế định ủy quyền: “Người đại diện phải hành động nỗ lực hết mình,nhân danh và vì lợi ích của người ủy quyền để thực hiện công việc được đại diệnsao cho có lợi nhất (trong điều kiện cụ thể)” Chính vì vậy, tại khoản 3 Điều

141 Bộ luật Dân sự 2015 có quy định người đại diện không được xác lập, thực hiệncác giao dịch dân sự với chính mình hoặc với người thứ ba mà mình cũng là ngườiđại diện của người đó Điều này cũng cho thấy người đại diện và người được đạidiện không thể là những người có quyền và lợi ích trái ngược, xung đột

3.2 Đối tượng

Ủy quyền là việc một người giao cho người khác nhân danh mình để thực hiệncông việc, thực hiện một hay một số quyền năng nào đó (và thậm chí cả đối vớinghĩa vụ) Do đó, công chứng viên cần lưu ý một số vấn đề về đối tượng ủy quyềnnhư sau:

- Đối tượng của hợp đồng ủy quyền chỉ đơn thuần là công việc phải thực hiện màkhông phải là bản thân tài sản hay “quyền” của chủ thể (nếu có) Có thể, công việcđược ủy quyền có thể liên quan đến một tài sản hay một “quyền” nào đó, như ủyquyền với nội dung người được ủy quyền quản lý, chuyển nhượng nhà đất Tuynhiên, tài sản này lại không phải là đối tượng của hợp đồng ủy quyền

- Với tư cách là đối tượng của ủy quyền, một khi “công việc” không tồn tại haykhông còn tồn tại thì việc ủy quyền không được xác lập hay sẽ bị chấm dứt Việcngười ủy quyền chỉ có thể ủy quyền nếu họ là người có quyền thực hiện các côngviệc, hành vi đó và trách nhiệm của họ là phải chứng minh được việc mình hoàntoàn có quyền thực hiện các công việc này Việc chứng minh thường được thựchiện thông qua các giấy tờ, tài liệu ghi nhận về quyền của chủ thể hay có thể làgiấy tờ có liên quan đến tư cách chủ thể

- Không phải trong bất kỳ trường hợp nào, công việc hoặc “quyền” có được hợppháp đều có thể giao lại cho người khác thông qua ủy quyền

3.4 Nội dung

Nội dung ủy quyền được hiểu là nội dung về những công việc, việc thực hiệnnhững “quyền” mà bên ủy quyền giao lại cho người được ủy quyền thực hiện, cùngvới phạm vi thực hiện những quyền, công việc này Về mặt nguyên tắc, bên được

ủy quyền chỉ được thực hiện những công việc do người ủy quyền giao trong phầnnội dung hợp đồng ủy quyền Do đó, để tránh nhầm lẫn, hiểu sai và thực hiệnkhông đúng phạm vi công việc được giao, cũng như tránh việc lạm quyền củangười được ủy quyền, cần lưu ý một số vấn đề liên quan đến cách thể hiện nộidung ủy quyền như sau:

- Công việc và phạm vi công việc được giao phải phù hợp với quyền của chủ thể(có căn cứ chứng minh)

- Công việc được giao phải rõ ràng, cụ thể, tránh sử dụng các cụm từ thể hiện tínhliệt kê mang tính suy diễn như “v/v”, “…” Do về nguyên lý, người đại diện chỉđược phép thực hiện chính xác các công việc được ghi trong hợp đồng ủy quyền vàkhông thể thực hiện các công việc không được ghi nhận trong nội dung ủy quyền

- Việc thực hiện công việc ủy quyền bị hạn chế về thời gian, do đó, trong nội dungvề công việc được giao, do đó các bên làm rõ về thời hạn ủy quyền, thời điểm phátsinh của hiệu lực thực hiện công việc cũng như thời điểm chấm dứt công việc.3.5 Thủ tục chứng nhận Hợp đồng ủy quyền

Thủ tục chứng nhận Hợp đồng ủy quyền là một loại việc bắt buộc phải có côngchứng, chứng thực

Thông thường, khi chứng nhận Hợp đồng ủy quyền công chứng viên sẽ yêu cầungười yêu cầu công chứng nộp một bộ hồ sơ như sau:

- Phiếu yêu cầu công chứng, trong đó có thông tin về họ tên, địa chỉ người yêu cầucông chứng, nội dung cần công chứng, danh mục giấy tờ gửi kèm theo; tên tổ chứchành nghề công chúng, họ tên người tiếp nhận hồ sơ yêu cầu công chứng, thờiđiểm tiếp nhận hồ sơ:

- Dự thảo Hợp đồng ủy quyền;

- Bản sao giấy tờ tùy thân của người yêu cầu công chứng (Chứng minh nhân dânCăn cước công dân, Hộ chiếu, Chứng minh quân đội…);

- Bản sao các giấy chứng nhận quyền sở hữu, quyền sử dụng hoặc bản sao giấy tờthay thế được pháp luật quy định đối với tài sản mà pháp luật quy định phải đăng

ký quyền sở hữu, quyền sử dụng, Giấy tờ xác thực về công việc được ủy quyền;

- Các giấy tờ cần thiết khác;

- Bản sao các giấy tờ, tài liệu là bản chụp, bản in hoặc bản đánh máy có nội dungđầy đủ, chính xác như bản chính và không phải chứng thực Công chứng viên phải

có trách nhiệm đối chiếu với bản chính của các giấy tờ trước khi chứng nhận vănbản Công chứng viên kiểm tra giấy tờ trong hồ sơ yêu cầu công chứng Trườnghợp hồ sơ yêu cầu công chứng đầy đủ, phù hợp với quy định của pháp luật thì thụ

lý và ghi vào sổ công chứng

Sau khi tiếp nhận hồ sơ, công chứng viên tiến hành kiểm tra, xác minh các vấn đềsau đây:

- Xác định thẩm quyền công chứng Theo quy định thông thường thì thẩm quyềncông chứng theo địa hạt đối với các giao dịch liên quan đến bất động sản Tuynhiên, đối với trường hợp ủy quyền thì không phải tuân theo địa hạt (Điều 42 Luậtcông chứng 2014) và phải tuân theo quy định tại Khoản 2 Điều 55 Luật côngchứng 2014;

- Xác định nhân thân, năng lực hành vi dân sự của người yêu cầu công chứng;

- Xác định các công việc được ủy quyền;

- Kiểm tra các giấy tờ mà các đương sự đã nộp;

- Xác định quyền sở hữu, sử dụng tài sản cũng như giấy tờ xác thực về công việcđược ủy quyền;

- Xác định thời hạn ủy quyền, thời điểm phát sinh của hiệu lực thực hiện công việccũng như thời điểm chấm dứt công việc;

- Công chứng viên kiểm tra dự thảo Hợp đồng ủy quyền nếu nội dung trong dựthảo có điều khoản vi phạm pháp luật, trải đạo đức xã hội, đối tượng hợp đồngkhông phù hợp với quy định của pháp luật thì công chứng viên phải chỉ rõ chongười yêu cầu công chứng để sửa chữa Trường hợp người yêu cầu công chứngkhông sửa chữa thì công chứng viên có quyền từ chối công chứng;