(LUẬN VĂN THẠC SĨ) Phát triển văn hóa công sở tại Chi cục hải quan Hải Dương

Nhiệm vụ chính của Chi cục là thực hiện quản lý nhà nước trong lĩnh vực Hải quan đối với hoạt động xuất nhập khẩu của các tổ chức, cá nhân trên địa bàn tỉnh Hải Dương.. Phát triển văn hó

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ -o0o -

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ -o0o -

MỤC LỤC

DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT i

DANH MỤC CÁC BẢNG ii

DANH MỤC CÁC BIỂU ĐỒ, HÌNH VẼ iii

MỞ ĐẦU 1

CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ THỰC TRẠNG VĂN HÓA CÔNG SỞ TẠI CÁC CƠ QUAN HÀNH CHÍNH VIỆT NAM 10

1.1.Văn hóa công sở 10

1.1.1.Khái niệm văn hóa tổ chức 10

1.1.2.Khái niệm văn hóa công sở 10

1.1.3.Các yếu tố cấu thành văn hóa một tổ chức 12

1.2 Tình hình văn hóa công sở tại các cơ quan hành chính Việt Nam hiện nay 14 1.2.1.Đạo đức cán bộ, công chức nhà nước 15

1.2.2.Tính tuân thủ pháp luật trong hoạt động công vụ 18

1.2.3.Thiết kế, bài trí công sở 21

1.2.4.Giao tiếp, ứng xử của cán bộ, công chức 23

1.2.5.Phương pháp, cách thức quản lý, phong cách tổ chức điều hành, mối quan hệ, lề lối làm việc 24

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG VĂN HÓA CÔNG SỞ TẠI CHI CỤC HẢI QUAN HẢI DƯƠNG 28

2.1.Tìm hiểu về Chi cục Hải quan Hải Dương 28

2.1.1.Quá trình hình thành, phát triển của Chi cục Hải quan Hải Dương 28

2.1.2.Tổ chức hoạt động và chức năng nhiệm vụ của Chi cục Hải quan Hải Dương 29

2.2.Tình hình văn hóa công sở tại Chi cục Hải quan Hải Dương 31

2.2.1.Cơ sở vật chất, kỹ thuật 33

2.2.2.Đời sống văn hóa tinh thần của cán bộ công nhân viên 37

2.2.3.Đạo đức, tác phong làm việc, chấp hành kỷ cương kỷ luật 39 2.2.4.Giao tiếp, ứng xử 43 2.2.5.Vai trò ảnh hưởng của người lãnh đạo đến việc xây dựng văn hóa công sở 45 2.3 Đánh giá tình hình phát triển văn hóa tại Chi cục Hải quan Hải Dương 46 CHƯƠNG 3: QUAN ĐIỂM VÀ MỘT SỐ GIẢI PHÁP PHÁT TRIỂN VĂN HÓA CÔNG SỞ TẠI CHI CỤC HẢI QUAN HẢI DƯƠNG 51 3.1.Một số nguyên tắc phát triển văn hóa công sở tại Chi cục Hải quan Hải

Dương 51 3.2.Giải pháp xây dựng và phát triển văn hóa công sở tại Chi cục Hải quan Hải Dương trong giai đoạn hiện nay 52 KẾT LUẬN 63 TÀI LIỆU THAM KHẢO 66 PHỤ LỤC

DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT

DANH MỤC CÁC BẢNG

Bảng 2.1: Kết quả điều tra khảo sát về VHCS tại Chi cục Hải quan Hải Dương 32

DANH MỤC CÁC BIỂU ĐỒ, HÌNH VẼ

Biểu 2.1: Kết quả hoạt động Quý I/2012 của Chi cục Hải quan Hải Dương 29

Biểu 2.2: Sơ đồ bộ máy nhân sự tại Chi cục Hải quan Hải Dương 30

Hình 2.1 Chi cục Hải quan Hải Dương 34

Hình 2.2 Chi cục Hải quan Móng Cái 35

Hình 2.3 Lớp học khiêu vũ tại Chi cục Hải quan Hải Dương 38

MỞ ĐẦU

1 Sự cần thiết của đề tài nghiên cứu

Trong xu thế toàn cầu hóa, nền kinh tế Việt Nam cũng đã và đang từng bước hội nhập nền kinh tế thế giới Sự cạnh tranh đang diễn ra trên tất

cả các lĩnh vực và ngày càng trở nên gay gắt, đòi hỏi mọi loại hình, thiết chế, tổ chức phải cấu trúc lại mình để thích nghi và phát triển, dựa trên cơ

sở phát huy nguồn lực nội sinh và tìm kiếm, dung nạp các nguồn lực ngoại sinh Lý luận và thực tiễn cho thấy, văn hóa là một nguồn nội sinh có thể tạo nên sự phát triển đột phá và bền vững cho một tổ chức khi tổ chức đó biết khai thác, vận dụng các yếu tố văn hóa vào hoạt động của mình Mặt khác, các tổ chức ngày càng nhận thức rõ về vai trò của văn hóa trong tổ chức quản lý hoạt động Không nằm ngoài xu hướng đó, các cơ quan hành chính sự nghiệp Nhà nước cần phải nhận thức rõ vai trò quan trọng của việc xây dựng văn hóa hành chính công sở để nâng cao sức cạng tranh, phù hợp với xu thế, tạo mọi điều kiện cho sự phát triển nền kinh tế địa phương, đóng góp vào thành tích chung của nền kinh tế

Ngành hải quan với tư cách là một bộ phận trong bộ máy hành chính nhà nước, trong những năm qua luôn ý thức được tầm quan trọng của cải cách thủ tục hải quan và xác định đây là một nhiệm vụ trọng tâm của toàn ngành Để hoàn thành trọng trách là người gác cửa nền kinh tế đất nước, xuất phát từ nhiệm vụ kiểm tra, giám sát đối với các hoạt động xuất khẩu, nhập khẩu, xuất cảnh, nhập cảnh, quá cảnh lãnh thổ Việt Nam, cơ quan hải quan phải xây dựng các quy trình thủ tục xuất nhập khẩu đảm bảo vừa kiểm soát hải quan đối với hàng hóa xuất nhập khẩu, phương tiện, hành

khách xuất nhập cảnh vừa tạo thuận lợi cho thương mại hợp pháp, thu hút đầu tư nước ngoài

Bên cạnh đó dưới tác động của tự do hóa, toàn cầu hóa thương mại quốc tế, các quốc gia khi tham gia các tổ chức, diễn đàn quốc tế và khu vực đều phải tạo mọi điều kiện thuận lợi cho thương mại, dịch vụ hợp pháp hoạt động và phát triển Các tổ chức quốc tế hiện nay rất chú trọng tới đơn giản hóa, hài hòa hóa thủ tục hải quan, giảm thiểu tối đa chi phí trong quá trình làm thủ tục, góp phần nâng cao khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp Do đó, cơ quan hải quan ngày càng phải đối mặt với nhiều thách thức như môi trường làm việc phức tạp, biến đổi liên tục, khối lượng hàng hóa tăng nhanh, phương thức vận chuyển hàng hóa đa dạng, hiện đại (vận chuyển đa phương thức ), áp lực tạo thuận lợi thương mại cao (xử lý hàng hóa trong thời gian ngắn và hạn chế can thiệp trực tiếp vào hàng hóa…); phạm vi hoạt động của hải quan mở rộng và chuyên sâu (bảo vệ quyền sở hữu trí tuệ, ngăn chặn việc xuất khẩu, nhập khẩu, quá cảnh bất hợp pháp các loại rác thải độc hại…), các hoạt động vi phạm pháp luật hải quan tinh

vi và phức tạp; nguồn lực hạn chế…Để giải quyết tổng thể những thách thức này thì việc cải cách thủ tục hành chính trong ngành Hải quan là một trong những giải pháp hiệu quả Tuy nhiên, để thực hiện giải pháp này, cơ quan hải quan đồng thời phải thực hiện các yêu cầu tổng thể về hiện đại hóa: sửa đổi hệ thống pháp luật, tái cơ cấu tổ chức và sử dụng hợp lý nguồn nhân lực, phát triển và ứng dụng đồng bộ hệ thống công nghệ thông tin trong các khâu nghiệp vụ quản lý và tích hợp các hệ thống, thủ tục hải quan với dây chuyền cung ứng Và để tạo động lực thúc đẩy quá trình cải cách thủ tục hành chính nhanh chóng, hiệu quả, hải quan Việt Nam trong những năm qua rất chú trọng đến công tác xây dựng văn hóa công sở trong toàn ngành, coi đó là chất xúc tác mạnh mẽ làm thay đổi diện mạo của ngành hải

quan trước yêu cầu mở cửa, hội nhập Dưới sự tác động này, các chương trình, dự án về cải cách thủ tục hành chính trong ngành Hải quan đã được chú trọng thực hiện trong nhiều năm qua và đã thu được nhiều kết quả tích cực

Chi cục Hải quan Hải Dương là cơ quan hành chính sự nghiệp, chịu

sự lãnh đạo trực tiếp của Cục Hải quan TP Hải Phòng, được thành lập từ năm 1997 Nhiệm vụ chính của Chi cục là thực hiện quản lý nhà nước trong lĩnh vực Hải quan đối với hoạt động xuất nhập khẩu của các tổ chức,

cá nhân trên địa bàn tỉnh Hải Dương Với địa bàn hoạt động tương đối rộng, số lượng doanh nghiệp thường xuyên làm thủ tục trên 350 doanh nghiệp, trong đó doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài nằm trong 10 khu công nghiệp và 7 cụm công nghiệp chiếm đa số Vì vậy, việc hình thành xây dựng và phát triển VHCS tại Chi cục Hải quan Hải Dương là hết sức cần thiết giúp cho hoạt động của Chi cục “Chuyên nghiệp - Minh bạch - Hiệu quả”, góp phần tạo điều kiện thuận lợi cho hoạt động đầu tư, sản xuất, kinh doanh của các tổ chức, cá nhân, đồng thời nâng cao hiệu quả hoạt động thu thuế hàng hóa xuất nhập khẩu, chống buôn lậu, gian lận thương mại, vận chuyển trái phép hàng hóa trên địa bàn tỉnh Hải Dương

Phát triển văn hóa công sở (VHCS) tại Chi cục Hải quan Hải Dương một mặt tạo dựng môi trường làm việc dân chủ, công bằng, văn minh, có kỷ cương,

kỷ luật phát huy tính chủ động, tích cực, sáng tạo, tạo sự tương trợ, đồng thuận

và trách nhiệm của mọi cán bộ, công chức Mặt khác, phát triển VHCS tại Chi cục nhằm khắc phục thói quan liêu, tham nhũng, sách nhiễu, cửa quyền của một bộ phận cán bộ công chức làm công tác nghiệp vụ, góp phần làm trong sạch đội ngũ

Nhận thức được tầm quan trọng của phát triển VHCS đóng góp cho hoạt động của đơn vị, tôi mạnh dạn lựa chọn đề tài nghiên cứu “Phát triển văn hóa

công sở tại Chi cục hải quan Hải Dương” Đề tài nghiên cứu lần đầu được thực hiện tại Chi cục Hải quan Hải Dương với mong muốn đóng góp tích cực cho công tác quản lý, điều hành nhằm đáp ứng yêu cầu hội nhập và phát triển bền vững của Chi cục

2 Tình hình nghiên cứu

VHCS được xem như một biện pháp hữu hiệu nâng cao hiệu quả hoạt động của các cơ quan nhà nước Xây dựng được một nền VHCS sẽ góp phần xây dựng một nề nếp làm việc khoa học, có kỷ cương dân chủ nhờ đó góp phần tạo ra sự đoàn kết cao, chống lại sự lệch lạc, quan liêu, hách dịch, cơ hội, tạo ra được niềm tin của cán bộ công chức đối với cơ quan, nhân dân với cán bộ hành chính, góp phần nâng cao vai trò của công

sở và hiệu quả hoạt động công sở cao hơn VHCS góp phần là cầu nối giữa nhân dân và cơ quan nhà nước, thắt chặt mối quan hệ giữa nhà nước và nhân dân VHCS là mục tiêu, là nền tảng để phát triển công sở, xây dựng một nền hành chính hiện đại, hiệu quả

Với những vai trò quan trọng trong việc nâng cao hiệu quả của hoạt động quản lý hành chính nhà nước, thể hiện văn minh của một nước đang trên đà phát triển và hội nhập, mang lại lợi ích thiết thực cho cộng đồng xã hội, tạo điều kiện cho sự phát triển chung của cả đất nước, VHCS đã được nhiều nhà khoa học, các học giả rất quan tâm nghiên cứu

Có thể nêu ra một số tài liệu tiêu biểu sau :

- PGS.TS Đỗ Minh Cương - "Văn hoá kinh doanh và triết lý kinh doanh" – NXB.Chính trị quốc gia, (2001) Đây là công trình đầu tiên ở nước ta trình bày một cách hệ thống về các vấn đề văn hoá kinh doanh, VHDN, triết lý kinh doanh từ phương diện cơ sở lý luận và thực tiễn trên thế giới và tại Việt Nam Công trình là một tài liệu tham khảo tốt, cung cấp những kiến thức hữu ích đối với quá trình nghiên cứu luận văn này

- PGS.TS Dương Thị Liễu – "Văn hoá kinh doanh" – NXB Đại học Kinh tế Quốc Dân, (2012) Công trình đã đề cập đến các lý thuyết về văn hoá kinh doanh, các yếu tố cấu thành văn hoá kinh doanh, thực trạng văn hoá kinh doanh tại Việt Nam, văn hoá kinh doanh quốc tế và đưa ra các tình huống văn hoá kinh doanh cụ thể, hữu ích

- Ban chấp hành Trung ương Đảng (2012) Hội nghị lần thứ 4 khóa

XI - "Nghị quyết Hội nghị Trung ương 4: Một số vấn đề cấp bách về xây dựng Đảng hiện nay"

- Quy chế ”Văn hóa công sở tại cơ quan hành chính nhà nước” ban hành kèm Quyết định số 129/2007/QĐ-TTG ngày 02/08/2007 đưa ra quy định về giao tiếp và ứng xử của cán bộ, công chức, viên chức với nhân dân, với đồng nghiệp và qua điện thoại

VHCS cũng là nội dung được ngành hải quan Việt Nam đặc biệt quan tâm với một loạt các văn bản, chỉ thị được ban hành như:

- Chỉ thị 04/CT-BTC của Bộ tài chính ban hành ngày 20/12/2011 về việc tăng cường kỷ luật, kỷ cương khi thi hành công vụ trong ngành tài chính

- Tổng cục Hải quan đã ban hành quyết định số 517/TCHQ/QĐ/TCCB ngày 17/06/2004 đưa ra mười giải pháp để ngăn chặn và chấm dứt tệ gây phiền hà, sách nhiễu, tiêu cực trong cán bộ, công chức hải quan, tiếp đó là Chỉ thị số 1461/CT-TCHQ ngày 30/06/2008 về việc tăng cường kỷ cương, kỷ luật hành chính, phòng chống các biểu hiện tiêu cực, tham nhũng của cán bộ, công chức hải quan

- Quyết định 2489/QĐ-TCHQ ngày 24/12/2007 của Tổng cục Hải quan đưa ra quy tắc ứng xử của cán bộ, công chức, viên chức hải quan

- Quyết định số 3338/QĐ-TCHQ ngày 07/10/2013 cảu Tổng cục trưởng Tổng cục hải quan về việc ban hành “Kế hoạch phát triển quan hệ đối tác Hải quan - doanh nghiệp giai đoạn 2013- 2015”

Trên cơ sở một loạt các công trình nghiên cứu, văn bản chỉ đạo kể trên có thể thấy nghiên cứu về tầm quan trọng của VHCS đối với các cơ quan hành chính nhà nước nói riêng và ngành hải quan nói chung trong đó

có Chi cục Hải quan Hải Dương là thực sự cần thiết và phù hợp với nhu cầu đòi hỏi cải cách thủ tục hành chính

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

- Đối tượng nghiên cứu: Luận văn đi vào ng hiên cứu và phân tích VHCS của Chi cục Hải quan Hải Dương biểu hiện thông qua các chuẩn mực xử sự, nghi thức giao tiếp trong hoạt động công vụ; quan hệ chỉ đạo, phối hợp, đạo đức, tác phong làm việc, ý thức chấp hành kỷ luật trong và ngoài công sở của công chức; cơ sở vật chất kỹ thuật, việc bài trí công sở

và đời sống văn hóa tinh thần của cán bộ, công nhân viên, vai trò của người lãnh đạo đến xây dựng VHCS

- Do điều kiện còn ha ̣n chế nên ph ạm vi nghiên cứu của luận được giới hạn trong mô ̣t số vấn đề cơ bản về phát triển VHCS ta ̣i Chi cục Hải quan Hải Dương trong thời gian 05 năm gần đây

4 Mục đích và câu hỏi nghiên cứu

Luận văn được nghiên cứu nhằm đạt được hai mục đích chính:

- Thứ nhất: Trên cơ sở lý luận về văn hóa tổ chức đã được lĩnh hội

trong khóa học cùng với sự quan sát, nhận xét về tình hình thực tế tại Chi cục Hải quan Hải Dương, luận văn thực hiện phân tích và đưa ra các đánh giá chủ quan về tình hình phát triển văn hóa hoạt động của Chi cục

- Thứ hai: Với kiến thức của bản thân đồng thời thông qua nghiên

cứu, tham khảo các bài viết, bài phân tích của các chuyên gia về văn hóa tổ

chức, luận văn đưa ra quan điểm của học viên về việc phát triển VHCS tại Chi cục Hải quan Hải Dương và đề xuất một số kiến nghị nhằm giúp cho việc củng cố và phát triển VHCS tại Chi cục được thiết thực, hiệu quả hơn

Mục đích của đề tài nghiên cứu này là nghiên cứu sự hình thành, phát triển VHCS của các cơ quan hành chính nhà nước nói chung và Chi cục Hải quan Hải Dương nói riêng để từ đó tạo dựng và phát huy một nền văn hóa hành chính công sở năng động, nhiệt tình, phù hợp và phục vụ đắc lực cho sự phát triển ổn định, vững mạnh của Chi cục Hải quan Hải Dương

Với mục đích như trên, luận văn đưa ra 3 câu hỏi nghiên cứu cơ bản sau đây:

- Văn hóa hành chính công sở là gì? Vai trò, tác dụng của văn hóa hành chính công sở ở nước ta hiện nay?

- Đánh giá tình hình thực hiện văn hóa hành chính công sở hiện nay của Việt Nam và tại Chi cục Hải quan Hải Dương?

- Những giải pháp phát triển văn hóa công sở tại Chi cục Hải quan Hải Dương?

5 Phương pháp luận

Theo cách hiểu phổ biến nhất, phương pháp luận là: hệ thống lý luận

về các phương pháp nhận thức và hoạt động thực tiễn; hệ thống các quan điểm, các nguyên tắc tìm kiếm, xây dựng, lựa chọn và vận dụng các phương pháp nhận thức và hoạt động thực tiễn Bao gồm: các nguyên tắc thế giới quan; các nguyên tắc sử dụng phương pháp cho một ngành khoa học, một lĩnh vực nhận thức và hoạt động; lý luận về bản thân phương pháp [8]

Luận văn sử dụng phương pháp luận của phép biện chứng duy vật kết hợp với các phương pháp của các môn khoa học cụ thể và chuyên ngành khác như kinh tế học, quản trị học, xã hội học…; đã thực hiện

nghiên cứu định tính, tổng hợp, thống kê, phân tích, nghiên cứu mô tả, phương pháp quan sát, phương pháp điều tra khảo sát để làm rõ thực trạng phát triển văn hóa công sở hành chính tại Chi cục Hải quan Hải Dương đồng thời đưa ra những đề xuất, kiến nghị phù hợp Quan điểm, đánh giá trong luận văn được học viên trình bày thông qua nghiên cứu thực tế, tổng hợp qua các nguồn tài liệu báo cáo chính thức, tài liệu tham khảo của cơ quan và kiến thức các môn khoa học tổng thể như kinh tế học, quản trị học,

xã hội học, văn hóa học, toán học…các môn Đạo đức kinh doanh và Văn hóa doanh nghiệp, Lãnh đạo tổ chức, Quản trị nguồn nhân lực… lĩnh hội qua khóa học để nhận thức được vai trò, tác dụng, đối tượng, phạm vi của văn hóa tổ chức nói chung và VHCS của Chi cục Hải quan Hải Dương nói riêng

Một số phương pháp nghiên cứu chính được sử dụng trong luận văn:

- Phương pháp quan sát: quan sát trực tiếp những biểu hiện VHCS tại Chi cục Hải quan Hải Dương Ưu điểm phương pháp này là quan sát được trực tiếp những biểu hiện văn hóa công sở diễn ra hàng ngày, do vậy có được thông tin thực tế, đầy đủ Nhược điểm là phương pháp này mang tính chủ quan , không đi sâu vào phân tích các yếu tố văn hóa công sở

- Phương pháp phân tích: Phân tích dựa trên những tài liệu thu thập được nhằm đưa ra một cách nhìn tổng quan về VHCS Chi cục Hải quan Hải Dương Phương pháp này được sử dụng trong chương 2 Ưu điểm của phương pháp này là có thể dùng những số liệu cụ thể, từ đó đưa ra nhận xét, đánh giá về các mặt của VHCS, do đó các nhận định đưa ra mang tính chính xác hơn Tuy nhiên, văn hóa công sở không phải chỉ dựa trên những con số mà còn là những giá trị vô hình, không thể lượng hóa được

- Phương pháp điều tra, khảo sát lấy ý kiến về tình hình VHCS tại Chi cục Hải quan Hải Dương thông qua phiếu điều tra 40 người thường

xuyên đến làm thủ tục hải quan tại Chi cục Phương pháp này dùng cho chương 2 Ưu điểm của phương pháp này là thu thập được khối lượng thông tin lớn khách quan trong thời gian ngắn và ít tốn kém Tuy nhiên, hạn chế của phương pháp này là đôi khi người được hỏi không nói thật suy nghĩ của mình, kết luận có thể không chính xác do kết quả chỉ là phản ánh

bề ngoài, không đi sâu vào bản chất hiện tượng

6 Cấu trúc nội dung của luận văn

Với mục tiêu và phương pháp nghiên cứu của đề tài như trên, ngoài phần Mở đầu và Kết luận, luận văn được kết cầu gồm 3 chương như sau:

Chương 1: Cơ sở lý luận và tình hình văn hóa công sở tại các cơ quan hành chính Việt Nam

Chương 2: Tình hình phát triển văn hóa công sở tại Chi cục Hải quan Hải Dương

Chương 3: Quan điểm và một số giải pháp phát triển văn hóa công

sở tại Chi cục Hải quan Hải Dương

CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ THỰC TRẠNG VĂN HÓA CÔNG SỞ TẠI CÁC CƠ QUAN HÀNH CHÍNH VIỆT NAM

1.1.Văn hóa công sở

1.1.1.Khái niệm văn hóa tổ chức

Văn hóa tổ chức là toàn bộ các yếu tố văn hóa được chủ thể (tổ chức) chọn lọc, tạo ra, sử dụng và biểu hiện trong quá trình hoạt động từ đó tạo nên bản sắc riêng của một tổ chức [6]

Văn hóa của tổ chức được xem là một nhận thức chỉ tồn tại trong một tổ chức chứ không phải trong một cá nhân Vì vậy, các cá nhân có những nền tảng văn hóa, lối sống nhận thức khác nhau, ở những vị trí làm việc khác nhau trong một tổ chức, có khuynh hướng hiển thị văn hóa tổ chức theo cùng một cách hoặc ít nhất có cùng mẫu số chung

Văn hóa của tổ chức có liên quan đến cách nhận thức và lối hành xử của các thành viên đối với bên trong và bên ngoài của tổ chức đó

Đồng thời, văn hóa của tổ chức chính là sự hiện diện sinh động và cụ thể nhất của tổ chức đó mà mọi người có thể dễ dàng nhận ra Hình ảnh đó

có thể do nhiều yếu tố cấu thành nên Vì thế, chỉ cần một yếu tố có sự thay đổi thì về lý thuyết, hình ảnh về tổ chức đó sẽ bị khác đi Do đó, trên phương diện lý thuyết, sẽ không có tổ chức này có văn hóa giống tổ chức kia, dù họ có thể giống nhau

1.1.2.Khái niệm văn hóa công sở

Nói đến VHCS tức là nói đến văn hoá của tổ chức đặc thù, có giới hạn không gian là các cơ quan nhà nước và đối tượng thực hành VHCS là cán bộ, công chức, viên chức VHCS được hiểu một cách phổ biến là hệ thống các giá trị, các quy tắc giao tiếp ứng xử, chuẩn mực đạo đức của cán

bộ công chức, các phương thức, cách thức quản lý gắn với việc tìm kiếm các giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động công sở

VHCS chịu ảnh hưởng bởi những nét chung của văn hoá dân tộc và đặc điểm văn hoá, kinh tế, xã hội riêng của từng địa bàn lãnh thổ, đồng thời vừa phải tiếp thu những tinh hoa của văn hoá nhân loại Trong mỗi công sở cũng có những nét văn hóa riêng của công sở đó và mỗi thành viên lại có những phương thức làm việc riêng, tạo nét văn hoá riêng của mỗi cá nhân trong công sở

Quy chế VHCS tại các cơ quan hành chính nhà nước được ban hành kèm theo Quyết định số 129/2007/QĐ-TTg ngày 2/8/2007 của Thủ tướng Chính phủ quy định thực hiện những nội dung của VHCS như trang phục, giao tiếp, ứng xử xã hội của cán bộ công chức, viên chức khi thi hành nhiệm vụ, cách bài trí công sở tại các cơ quan hành chính nhà nước Đây là những nội dung quan trọng của VHCS và cũng là phạm vi điều chỉnh của quy chế

Quy chế này cũng đưa ra 3 nguyên tắc thực hiện VHCS: Một là phải phù hợp với truyền thống, bản sắc văn hoá dân tộc và điều kiện kinh tế – xã hội; Hai là phải phù hợp với định hướng xây dựng đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức chuyên nghiệp, hiện đại; Ba là phải phù hợp với các quy định của pháp luật và mục đích, yêu cầu cải cách hành chính, chủ trương hiện đại hóa nền hành chính nhà nước

Mục đích của việc thực hiện VHCS là nhằm bảo đảm tính trang nghiêm và hiệu quả hoạt động của các cơ quan hành chính nhà nước và xây dựng phong cách ứng xử chuẩn mực của cán bộ, công chức, viên chức trong hoạt động công vụ, hướng tới mục tiêu xây dựng đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức có phẩm chất đạo đức tốt, hoàn thành xuất sắc nhiệm

vụ được giao

1.1.3.Các yếu tố cấu thành văn hóa một tổ chức

Có một cách để phân nhóm các yếu tố cấu thành văn hóa một tổ chức hành chính như: yếu tố vật thể, phi vật thể…Song có nhiều nhà nghiên cứu tán đồng theo cách phân chia của Edgar H.Shein với việc chia văn hóa tổ chức hành chính bao gồm:

(1) Những quá trình và cấu trúc hữu hình

(2) Hệ thống giá trị được tuyên bố

(3) Những quan niệm chung

* Những quá trình và cấu trúc hữu hình:

Đó là những cái có thể nhìn thấy, dễ cảm nhận khi tiếp xúc với một

tổ chức hành chính Là những biểu hiện bên ngoài của văn hóa hành chính Những yếu tố này có thể được phân chia như sau:

- Phong cách thiết kế kiến trúc xây dựng, nội - ngoại thất, trang thiết

bị làm việc, các vật dụng, biểu trưng

- Cơ cấu tổ chức bộ máy, cơ chế điều hành hoạt động

- Những thực thể vô hình như: Triết lý, nguyên tắc, phương pháp, phương châm giải quyết vấn đề; hệ thống thủ tục quy định…

- Các chuẩn mực hành vi: Nghi thức hoạt động sinh hoạt tập thể, cách thức tổ chức các hội nghị, ngày lễ, các hoạt động văn nghệ, thể thao, câu lạc bộ

- Ngôn ngữ, cách ăn mặc, chức danh

- Các hình thức xử dụng ngôn ngữ như: các băng rôn, khẩu hiệu, ngôn ngữ xưng hô, giao tiếp giữa lãnh đạo với nhân viên, cấp trên với cấp dưới… các bài hát truyền thống

- Các hình thức giao tiếp và ứng xử với bên ngoài

* Về hệ thống giá trị được tuyên bố

Hệ thống giá trị tuyên bố bao gồm: các chiến lược, mục tiêu, triết lý, giá trị cốt lõi, các bộ quy tắc ứng xử thành văn, các cam kết, quy định…

Hệ thống giá trị tuyên bố là nền tảng, kim chỉ nam cho hoạt động của một tổ chức hành chính; chúng được công bố rộng rãi Những giá trị này có tính hữu hình vì người ta có thể dễ nhận biết và diễn đạt chúng một các rõ ràng, chính xác Chúng thực hiện chức năng hướng dẫn, định hướng và là tài liệu đầu tiên diễn tả về một tổ chức hành chính

* Những quan niệm chung (niềm tin, nhận thức, suy nghĩ và tình cảm

có tính vô thức, mặc nhiên, ngầm định)

Các ngầm định nền tảng thường là những suy nghĩ và trạng thái xúc cảm đã ăn sâu vào tiềm thức mỗi cá nhân cũng như tạo thành nét chung trong một tập thể Những ngầm định này thường là những quy ước bất thành văn, đương nhiên tồn tại và tạo nền mạch ngầm kết dính các thành viên trong tổ chức; tạo nền tảng giá trị, lối suy nghĩ, cách hành động của

họ

Hệ thống giá trị được tuyên bố và các ngầm định nền tảng của một tổ chức hành chính là những thước đo đúng và sai, xác định những gì nên làm trong cách hành xử chung và riêng của lãnh đạo, nhân viên Trong một tổ chức hành chính có thể đề cao giá trị nhân văn, tình yêu thương giữa những đồng nghiệp hay đề cao tính cộng đồng trách nhiệm, sự sáng tạo, tính độc lập trong công việc, coi trọng tính trung thực, thẳng thắn, coi trọng chất lượng công việc

E.Shein cho rằng, bản chất của văn hóa một tổ chức là nằm ở những quan niệm chung của chúng Nếu nhận biết văn hóa của một tổ chức ở cấp

độ một và hai, chúng ta mới tiếp cận được nó ở bề nổi, tức là có khả năng suy đoán các thành viên của tổ chức đó “nói gì” trong một tình huống nào

đó Chỉ khi nào nắm được lớp văn hóa thứ ba thì chúng ta mới có khả năng

dự báo họ sẽ làm gì khi vận dụng những giá trị này vào thực tiễn [6]

1.2 Tình hình văn hóa công sở tại các cơ quan hành chính Việt Nam hiện nay

Năng lực cạnh tranh toàn cầu 2011 - 2012 do Diễn đàn Kinh tế Thế giới (WEF), thủ tục hành chính tiếp tục là rào cản lớn đối với nhà đầu tư khi thâm nhập thị trường Việt Nam khi họ trung bình phải mất 44 ngày và trải qua 9 thủ tục để có giấy phép kinh doanh Ở hai chỉ tiêu này, Việt Nam

bị xếp hạng lần lượt là 119 và 94 [17]

Qua điều tra xã hội học thì “có gần 60% các doanh nghiệp cho rằng, cán bộ, công chức thực thi nhiệm vụ có thái độ sách nhiễu doanh nghiệp; hơn 50% ý kiến đánh giá cán bộ, công chức thực thi công vụ còn hách dịch cửa quyền và khoảng 65% ý kiến cho rằng cán bộ, công chức thực thi công

vụ còn yếu kém về chuyên môn, nghiệp vụ hoặc yếu kém về giao tiếp, ứng xử” [10]

Thực tế đáng buồn, trong nhiều năm qua sự độc đoán chuyên quyền trong bộ máy công quyền của Việt Nam đã làm giảm sút niềm tin của nhân dân đối với Đảng, Nhà nước, ảnh hưởng đến trật tự xã hội, làm giảm năng lực cạnh tranh của Việt Nam, làm xuống cấp nét văn hóa công sở Lỗi ở đây không phải là môi trường làm việc - công sở, cái chính là những con người nơi đây - họ chưa nhận thức được công việc của họ là phục vụ người dân, những người đang nộp thuế để trả lương cho họ Đội ngũ cán bộ, công chức còn có nhiều điểm yếu về phẩm chất, tinh thần trách nhiệm, năng lực chuyên môn, kỹ năng hành chính; tệ quan liêu, tham nhũng, sách nhiễu nhân dân tiếp tục diễn ra nghiêm trọng trong một bộ phận cán bộ, công chức Đây có thể coi là một trong những nguyên nhân chủ yếu khiến cho không ít chủ trương, chính sách đổi mới của Nhà nước chậm đi vào cuộc

sống, thậm chí đôi khi những quy định có tính chất cởi mở, thông thoáng

có thể trở thành cơ hội cho những công chức thoái hoá biến chất lợi dụng

để đục khoét, tham nhũng Mặt khác, người dân khi đến các công sở thường e dè, ngượng nghịu, chưa chủ động tìm hiểu quy trình, luật lệ, chính tâm lý thụ động này cũng tác động đến thái độ của công chức Chính vì vậy, việc lập lại trật tự kỷ cương; xây dựng phong cách ứng xử chuẩn mực của cán bộ công chức trong hoạt động công vụ là một đòi hỏi vừa khách quan vừa cấp bách

Thực trạng trên cho thấy, nhận thức về VHCS của các ngành, các cấp, các địa phương chưa đầy đủ, không thấy được mối liên hệ qua lại giữa trình độ văn hóa công sở với hiệu quả, năng suất của công việc tại công sở Chúng ta còn thiếu các chuẩn mực về văn hóa công sở và các chế tài xử lý

vi phạm, thiếu đào tạo, bồi dưỡng về VHCS

1.2.1.Đạo đức cán bộ, công chức nhà nước

Đánh giá thực trạng đạo đức cán bộ, đảng viên trong thời gian qua, Đại hội X khẳng định: "Tình trạng suy thoái về tư tưởng chính trị, đạo đức, lối sống, bệnh cơ hội, chủ nghĩa cá nhân và tệ quan liêu, tham nhũng, lãng phí trong một bộ phận không nhỏ cán bộ, công chức còn diễn ra nghiêm trọng” [7]

Một bộ phận không nhỏ cán bộ, đảng viên, công chức, kể cả một số cán bộ, đảng viên cao cấp thiếu tu dưỡng, rèn luyện bản thân, phai nhạt lý tưởng, mất cảnh giác, giảm sút ý chí, kém ý thức tổ chức kỷ luật, tha hóa về đạo đức, lối sống Một bộ phận cán bộ, công chức né tránh, thiếu bản lĩnh đấu tranh với những hành vi quan liêu, tham nhũng, tiêu cực Một số cán

bộ, công chức nhà nước, chưa thực sự lấy việc phục vụ nhân dân làm mục tiêu hàng đầu, làm thước đo chủ yếu nhất cho mức độ và kết quả thực hiện nhiệm vụ của mình Quan hệ của họ với nhân dân thậm chí còn mang dấu

ấn cai trị theo kiểu ban phát, thiếu bình đẳng, thiếu tôn trọng Từ đó, dẫn đến tình trạng quan liêu, cửa quyền, sách nhiễu, gây phiền hà đối với nhân dân và lợi dụng chức trách, thẩm quyền được Nhà nước và nhân dân giao phó để nhận hối lộ, tham nhũng, buôn lậu, làm biến dạng những giá trị và tiêu chuẩn đích thực của người cán bộ, rơi vào chủ nghĩa cá nhân, cơ hội, thực dụng Nghị quyết Trung ương 4, khóa XI, nhận định: " Một bộ phận không nhỏ cán bộ, đảng viên, trong đó có những đảng viên giữ vị trí lãnh đạo, quản lý, kể cả một số cán bộ cao cấp, suy thoái về tư tưởng chính trị, đạo đức, lối sống với những biểu hiện khác nhau về sự phai nhạt lý tưởng,

sa vào chủ nghĩa cá nhân ích kỷ, cơ hội, thực dụng, chạy theo danh lợi, tiền tài, kèn cựa địa vị, cục bộ, tham nhũng, lãng phí, tùy tiện, vô nguyên tắc

Một thực trạng phổ biến nữa tại các cơ quan nhà nước hiện nay là việc đánh giá, bình xét để khen thưởng phần nhiều là cảm tính, việc thăng thưởng về lương, phụ cấp, chức nghiệp vẫn chủ yếu căn cứ vào thâm niên

và việc kỷ luật công chức là hết sức khó khăn Công chức tham gia các khoá học nâng cao trình độ là do yêu cầu của việc tiêu chuẩn hoá cán bộ nhiều hơn là tự bản thân người công chức, hay xuất phát từ yêu cầu của việc thực thi công việc thuộc trách nhiệm của mình mà thấy được những kiến thức hay kỹ năng mình còn thiếu cần phải bổ sung, cần phải đi học

Đó là một số nguyên nhân dẫn đến việc đội ngũ cán bộ, công chức của chúng ta vừa thiếu tính chuyên nghiệp, vừa thiếu tính trách nhiệm trong hoạt động thực thi công vụ

Thực trạng của những khuyết, nhược điểm về phẩm chất đạo đức của cán bộ, công chức trên đây có phần do nguyên nhân khách quan, song chủ yếu do những nguyên nhân chủ quan Không ít cán bộ, công chức còn xem thường những chuẩn mực đạo đức, nhân cách, nên thiếu nghiêm khắc với bản thân, không thường xuyên rèn luyện, tu dưỡng mình Cơ chế quản lý, kiểm tra, giám sát của tổ chức và thủ trưởng trực tiếp cũng như của nhân dân đối với hoạt động của cán bộ, công chức còn hạn chế, chưa thường xuyên, nghiêm túc và thiếu đồng bộ Việc xử lý các vi phạm đạo đức của cán bộ, công chức chưa nghiêm đã dẫn đến hạn chế kết quả răn đe, giáo dục

Công tác giáo dục đạo đức chậm được đổi mới: nội dung giáo dục chưa cụ thể, sát hợp với từng đối tượng, còn giáo điều, chủ quan, phiến diện, duy ý chí, phi thực tế, thiếu cơ sở khoa học; hình thức giáo dục đơn điệu, qua loa đại khái hoặc phô trương hình thức, dễ gây nhàm chán Do

đó, hiệu quả giáo dục đạo đức chưa cao, thậm chí có trường hợp phản tác dụng Khi đề cập đạo đức thì coi nhẹ hoặc quên tài năng, nhưng khi cần

nhấn mạnh tài năng của người cán bộ thì lại có biểu hiện coi nhẹ đạo đức, coi thường lòng tốt, phẩm hạnh một cách phiến diện, cực đoan

Về phạm trù pháp luật, Luật Cán bộ công chức ban hành tại kỳ họp Quốc hội khóa 12 năm 2008, có hiệu lực thi hành từ 01/01/2010, quy định

về đạo đức của cán bộ công chức: ”Cán bộ, công chức phải thực hiện cần, kiệm, liêm, chính, chí công vô tư trong hoạt động công vụ” Đây được xem

là bước tiến mới trong việc đề cao và cụ thể hóa quy định về đạo đức công

vụ thành luật Tuy nhiên các quy định đạo đức này cần có văn bản hướng dẫn chi tiết hơn để người cán bộ, công chức tự lấy đó làm thước đo cho việc thực thi nhiệm vụ hay thái độ của chính mình trong hoạt động công vụ

và làm cơ sở cho các cơ quan nhà nước đánh giá cán bộ, công chức Ví dụ như cần xác định cụ thể đạo đức công vụ thể hiện trong mối quan hệ với công dân, đồng nghiệp, lãnh đạo và cơ quan cấp trên, đối với Đảng, Nhà nước

1.2.2.Tính tuân thủ pháp luật trong hoạt động công vụ

Hiện nay vấn đề trách nhiệm công vụ thường được xem xét theo hai góc độ: trách nhiệm của nhóm cán bộ, công chức lãnh đạo, quản lý

và trách nhiệm của nhóm công chức thực thi, thừa hành Từ năm 1986 đến nay, đội ngũ cán bộ, công chức đã có rất nhiều cố gắng trong việc thực hiện chức trách, nhiệm vụ được giao, phục vụ nhân dân Tuy nhiên, tình trạng thiếu trách nhiệm của đội ngũ cán bộ, công chức trong hoạt động công vụ hiện nay đang làm ảnh hưởng đến hiệu lực, hiệu quả của các cơ quan nhà nước Điều này được biểu hiện ở nhiều khía cạnh khác nhau Khi thực hiện việc điều hành và phân công công việc ở một số

cơ quan, người lãnh đạo, quản lý có xu hướng càng ngày càng dồn nhiều việc cho cán bộ, công chức khá, giỏi Các công chức có hạn chế về năng lực ít được giao việc Xu hướng này, thoạt nghe thì thấy hợp lý, nhưng hậu

quả là cán bộ, công chức hạn chế về năng lực sẽ không phải chịu nhiều thách thức, không có cơ hội để vươn lên và càng thiếu trách nhiệm Những người khá, giỏi sẽ bị quá tải và do đó chất lượng công việc của

họ cũng có xu hướng giảm sút do phải chạy theo số lượng công việc Đây là yếu tố khách quan làm ảnh hưởng đến trách nhiệm công vụ của cán bộ, công chức Một xu hướng khác là, một số cán bộ, công chức quản

lý luôn thích ôm đồm công việc; không tin tưởng vào cấp dưới, không dám và không muốn giao việc cho cấp dưới Điều này phản ánh tính trách nhiệm chưa cao trong xây dựng và nâng cao chất lượng đội ngũ cán

bộ, công chức Công chức thừa hành thiếu trách nhiệm do nhiều nguyên nhân

Bên cạnh nguyên nhân bản thân mỗi người thiếu hoặc buông lỏng rèn luyện thường xuyên, còn có nguyên nhân do thói quen giao việc,

tư duy lãnh đạo, điều hành của người quản lý thiếu tin tưởng vào công chức và phân chia công việc không rõ ràng Khi phân công, giao việc, người này đùn đẩy việc cho người kia và khi thực hiện thì thiếu trách nhiệm phối hợp Khi công việc kém hiệu quả hoặc chậm tiến độ, bị phê bình thì cấp trên và cấp dưới đổ lỗi cho nhau Những người thiếu trách nhiệm thường rất hăng say phát biểu trong cuộc họp nhưng nhiều khi lại không dám đảm trách công việc cấp trên giao Khi người đứng đầu không muốn làm mất lòng mọi người và thiếu trách nhiệm trong đánh giá thì sẽ dẫn đến hậu quả là không phân biệt được người làm tốt, xứng đáng và người làm chưa tốt, không xứng đáng Ngoài ra chế độ tiền lương và môi trường làm việc cũng là những nhân tố ảnh hưởng đến việc duy trì và nâng cao trách nhiệm của cán bộ, công chức trong hoạt động công vụ Tiền lương là yếu tố rất quan trọng không chỉ góp phần tái sản xuất sức lao

động, mà còn là yếu tố hấp dẫn, thu hút và là động lực thúc đẩy cán bộ, công chức hăng hái, tận tuỵ, toàn tâm toàn ý làm việc

Trách nhiệm trong hoạt động công vụ có ảnh hưởng trực tiếp đến việc phát triển đội ngũ công chức và triển khai thực hiện nhiệm vụ Tư duy

và quan niệm về nguyên tắc "tập thể lãnh đạo, cá nhân phụ trách" thường chỉ được sử dụng trong hoạt động của tổ chức chính trị, tổ chức chính trị -

xã hội và tổ chức xã hội và gắn với thời kỳ kế hoạch hoá tập trung trước đây song đến nay vẫn được triển khai trong hoạt động quản lý và hoạt động hành chính nên đã ảnh hưởng không nhỏ đến việc đề cao trách nhiệm của người đứng đầu Theo lối tư duy này, nếu các quyết định liên quan đến lĩnh vực quản lý nhà nước hoặc quản lý hành chính có hiệu quả, kết quả hoặc thành công thì đó là công lao của tập thể lãnh đạo; ngược lại, khi quyết định sai lầm hoặc thất bại thì cá nhân người đứng đầu phải chịu trách nhiệm Hiện nay, trước khi quyết định vấn đề thuộc thẩm quyền của mình, nhiều cơ quan thường thành lập "Hội đồng" để tư vấn, kiến nghị Mặc dù là tư vấn, kiến nghị nhưng ít khi quyết định của người đứng đầu khác với ý kiến của "Hội đồng" Quá trình thực hiện các quyết định liên quan đến thẩm quyền của người đứng đầu về tuyển dụng, đánh giá, khen thưởng, bổ nhiệm, quy hoạch, bồi dưỡng, nâng lương, nâng ngạch đối với cán bộ, công chức cũng chịu ảnh hưởng của cách làm dựa vào "Hội đồng" để né tránh trách nhiệm

Đối với các hoạt động công vụ do cá nhân công chức thực hiện cũng không dễ xác định trách nhiệm nếu như quyền hạn và nhiệm vụ được giao không tương xứng hoặc không rõ ràng Bên cạnh đó, đối với các hoạt động công vụ liên quan đến tham mưu, hoạch định chính sách, quyết định hành chính phải qua nhiều khâu, nhiều cấp và do bộ phận tham mưu giúp việc đề xuất, vẫn còn tình trạng đun đẩy trách nhiệm Khi có vấn đề

nảy sinh hoặc để xảy ra hậu quả thì người được giao thẩm quyền quyết định có xu hướng đẩy trách nhiệm sang phía tham mưu, đề xuất, trình ký Qua đây cũng có thể thấy vấn đề nhận thức, các quy định về quy trình, thủ tục chính là tác nhân ảnh hưởng đến trách nhiệm công vụ của cán bộ, công chức [9]

1.2.3.Thiết kế, bài trí công sở

Qua khảo sát của Viện Kiến trúc tại 7 tỉnh, thành phố phía Bắc gồm

Hà Nội, Bắc Ninh, Hà Nam, Vĩnh Phúc, Phú Thọ, Hưng Yên, Yên Bái có gần 70% kiến trúc công sở mới xây đã trở nên lỗi thời, có tính chất "dinh",

"đường", "phủ" thời cổ rất nặng nề [17]

Một số được lai tạp phong cách kiến trúc cổ điển phương tây đồ sộ với các tầng mái dốc đứng, các chóp củ hành, và các cột thức cổ điển Hy – La; một số lại phô trương theo kiểu lâu đài, cung điện Môi trường làm việc và bài trí trong công sở hiện nay vẫn chưa thể hiện được một nền hành chính dân chủ, hiện đại và gần dân Ở không ít công sở còn diễn ra cảnh tượng nơi làm việc nhếch nhác, lộn xộn, thiếu biển chỉ dẫn lối đi, sơ đồ hướng dẫn các bộ phận giải quyết công việc của cơ quan, không bố trí người giữ xe… Cách bố trí nội thất nơi làm việc tùy tiện, chưa đảm bảo hoặc quá sơ sài, rườm rà, thiếu mỹ quan Điều đó không chỉ tạo sự ngăn cách giữa nhà nước và công dân mà còn thể hiện sự yếu kém về chuyên môn và thẩm mỹ,

có cái nhìn nhận lệch lạc, sơ sài, coi nhẹ tầm quan trọng của công trình kiến trúc công sở của người thiết kế và phê duyệt

Theo KTS Lê Thanh Sơn, đại học Kiến trúc TP HCM, dễ nhận thấy

sự phô trương trong kiến trúc nhà công sở núp dưới nhãn hiệu "tính hoành tráng", sự lạc hậu về tư duy thiết kế ẩn sau ý tưởng "cái đẹp đã được kiểm chứng bởi thời gian" và nhất là sự vay mượn cái "uy danh vang bóng một thời" từ những mẫu thiết kế cổ xưa , bởi các chủ đầu tư đều cố gắng gò

theo "phong cách cổ điển Hy - La" hay "đậm đà" màu sắc "kiến trúc Pháp", nhưng gò theo với những đường nét, hình khối rất ngây ngô [17]

Hiện nay nhiều huyện, tỉnh thực hiện ghép tất cả các cơ quan Nhà nước và cơ quan Đảng vào một nhà làm việc chung Kèm theo đó là chính quyền điện tử và hình ảnh công chức mới mà đi đầu là thành phố Đà Nẵng với tòa nhà tích hợp trang bị hệ thống thông tin chính quyền điện tử được khánh thành tháng 7/2014 Chúng ta tin tưởng loại kiến trúc công sở sẽ nâng cao hiệu quả cải cách hành chính, giảm thủ tục, giảm thời gian, giảm chi phí nhằm giảm thiểu những vấn đề nhũng nhiễu, gây khó khăn của một

bộ phận cán bộ công chức trong quá trình thực hiện thủ tục hành chính, đồng thời xây dựng một môi trường làm việc đồng nhất, quản lý việc và nhắc việc tự động; theo dõi, giám sát quá trình thực hiện công việc của cơ quan Nhà nước một cách trực tuyến

Những năm gần đây, nhiều cơ quan đã đưa vào áp dụng một cách hiệu quả mô hình “5S” trong công sở nhằm nâng cao điều kiện và môi trường làm việc trong một tổ chức và quan trọng hơn là làm thay đổi cách suy nghĩ, thói quen làm việc, tăng khả năng sáng tạo trong công việc và phát huy vai trò của hoạt động nhóm Mô hình này đặt ra 5 yêu cầu về tạo môi trường làm việc trong cơ quan bao gồm: Seiri (sàng lọc): biết cách phân loại và lựa chọn hồ sơ, giấy tờ, công việc phù hợp nhất; Seitor (sắp xếp): biết bố trí, sắp xếp hồ sơ, giấy tờ, công việc hợp lý, có kế hoạch và thời gian biểu rõ ràng: Seiso (sạch sẽ): dành thời gian cho việc sắp xếp lại

đồ đạc, thiết bị trong phòng làm việc và lau chùi, quét dọn chúng, tạo môi trường sạch sẽ và an toàn; Seiketsu (săn sóc): dành thời gian cần thiết để nghỉ ngơi và bảo dưỡng định kỳ máy móc và Shisuke (sẵn sàng): cán bộ công chức thể hiện thái độ sẵn sàng phục vụ, sẵn sàng hoàn thành công việc được giao Trên thực tế áp dụng mô hình “5S” đã giúp “bộ mặt” cơ quan

thay đổi rõ rệt Và người ta thấy rõ nét văn minh, văn hoá tại công sở Thực

tế quá trình triển khai hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn 5S tại các cơ quan hành chính nhà nước chưa tạo không khí ra quân sôi nổi, sự thay đổi và cải tiến nơi làm việc, hình thành thái độ, hành vi mới cho nhân viên thấm nhuần kỷ luật hàng ngày

1.2.4.Giao tiếp, ứng xử của cán bộ, công chức

Quy chế ”Văn hóa công sở tại cơ quan hành chính nhà nước” ban hành kèm Quyết định số 129/2007/QĐ-TTG ngày 02/08/2007 đưa ra quy định về giao tiếp và ứng xử của cán bộ, công chức, viên chức với nhân dân, với đồng nghiệp và qua điện thoại “Trong giao tiếp và ứng xử, cán bộ, công chức, viên chức phải có thái độ lịch sự, tôn trọng Ngôn ngữ giao tiếp phải rõ ràng, mạch lạc; không nói tục, nói tiếng lóng, quát nạt.” “Trong giao tiếp và ứng xử với nhân dân, cán bộ, công chức, viên chức phải nhã nhặn, lắng nghe ý kiến, giải thích, hướng dẫn rõ ràng, cụ thể về các quy định liên quan đến giải quyết công việc Cán bộ, công chức, viên chức không được có thái độ hách dịch, nhũng nhiễu, gây khó khăn, phiền hà khi thực hiện nhiệm vụ.”

Tuy nhiên, một thực trạng khá phổ biến hiện nay ở các cơ quan hành

từ “phục vụ”, và vẫn còn mang phong cách “ban phát” khi tiếp xúc với công dân Trong giao tiếp, ứng xử thái độ thiếu mềm mỏng, thậm chí quát tháo, gắt gỏng Nhiều trường hợp cán bộ, công chức hướng dẫn nửa vời, thiếu cặn kẽ khiến người dân đi lại nhiều lần; giải quyết công việc không

vẫn uống nước chè, tán gẫu trong khi người dân xếp hàng chờ giải quyết

Lý giải nguyên nhân thực trạng nhiều cán bộ, công chức đã có những ứng xử "khô khan", thiếu thân thiện trong khi thực thi các các quyền lợi của

nhân dân qua các công việc tại công sở, PGS.TS Đinh Văn Mậu cho rằng:

”Công chức không phải là người ban phát, ban hành quyền lực mà bản thân anh ta phải phục vụ quyền lực ra quyết định nhưng thực tế đã hình thành một tâm lí rất đặc trưng của công chức là cảm thấy mình là người có quyền lực Hơn nữa, quá trình giải quyết công việc diễn ra ở công sở nên đà hình thành yếu tố thứ hai là yếu tố quan liêu Công việc của họ bị quan liêu hoá bởi hoạt động công sở và văn hoá ứng xử của họ bị chủ nghĩa quan liêu lấn

dần vào.” [5]

Hiện nay, các cơ sở đào tạo, bồi dưỡng công chức đã hình thành một chuyên đề hoặc một nhóm kiến thức về giao tiếp hành chính Thế nhưng, khu vực này, mới chủ yếu dựa vào giao tiếp chung của xã hội chứ chưa hình thành được một cách hoàn hảo giao tiếp có tính đặc thù của một nền hành chính chuyên nghiệp Nhiều cơ quan hành chính không có cán bộ tiếp dân chuyên trách, chủ yếu là kiêm nhiệm Các cơ quan hành chính còn chưa quan tâm đến công tác vận động quần chúng, việc tuyên truyền, giáo dục ý thức pháp luật chưa cụ thể, còn khô khăn, chiếu lệ, công tác giám sát còn mang tính hình thức Những nguyên nhân này làm cho mối quan hệ

hoạch hóa tập trung Việc điều động, thuyên chuyển cán bộ công chức còn thiếu sự phối hợp chặt chẽ và ăn khớp giữa các cơ quan của tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội với các cơ quan của Nhà nước Các điều kiện bảo đảm cho cán bộ công chức thực thi công vụ chưa đáp ứng yêu cầu xây

dựng nền hành chính hiện đại, hiệu quả, thông suốt

Trong nhiều cơ quan, tổ chức, việc tuyển dụng, bổ nhiệm, sử dụng

và quản lý cán bộ công chức có xu hướng nặng về văn bằng, chứng chỉ, chưa chú trọng nhiều đến năng lực thực sự của cán bộ công chức Rất nhiều công chức, vì những lý do chủ quan và khách quan, không làm việc đúng chuyên môn mà mình được đào tạo Công việc không đúng với khả năng là một yếu tố khiến công chức dù muốn cũng khó có thể thể trở nên chuyên nghiệp Việc đào tạo, bồi dưỡng chưa gắn với nhu cầu sử dụng, chưa thúc đẩy nâng cao chất lượng đội ngũ cán bộ công chức, làm suy giảm hiệu quả hoạt động công vụ, trong khi hiện nay nguồn nhân lực có chất lượng cao đang có xu hướng dịch chuyển sang khu vực tư nhân, doanh nghiệp nước ngoài

Lề lối làm việc tuỳ tiện còn phổ biến Không ít cơ quan có tình trạng người làm không hết việc trong khi người khác thì dường như không có việc để làm Chức năng, nhiệm vụ của từng đơn vị, bộ phận và của từng vị trí công việc trong đơn vị, bộ phận đó không rõ ràng nên người đứng đầu thường căn cứ vào khả năng thực thi công việc chứ không hoàn toàn căn cứ vào chức năng nhiệm vụ để giao công việc Tình trạng lộn xộn này khiến cho việc xác định trách nhiệm (và cả công trạng) trước sự thất bại hay thành công của một công vụ là hết sức khó khăn

Các hạn chế trên đã làm cho bộ máy hành chính trì trệ, kém hiệu quả; tình trạng quan liêu, tham nhũng, sách nhiễu nhân dân vẫn tồn tại trong một bộ phận cán bộ công chức

Quyết định số 144/2006/QĐ-TTg về áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2000 vào hoạt động của các cơ quan hành chính nhà nước được ban hành với mục đích xây dựng và thực hiện hệ thống quy trình xử lý công việc hợp lý, phù hợp với quy định của pháp luật nhằm tạo điều kiện để người đứng đầu cơ quan hành chính nhà nước kiểm soát được quá trình giải quyết công việc trong nội bộ cơ quan, thông qua đó từng bước nâng cao chất lượng và hiệu quả của công tác quản

lý và cung cấp dịch vụ công

Thực tế cho thấy rằng, các cơ quan hành chính đã triển khai áp dụng ISO 9000 trong thời gian qua đã bước đầu tiếp cận được tới định hướng về việc xây dựng và thực hiện hệ thống quy trình xử lý công việc hợp lý, phù hợp với quy định của pháp luật Nhiều cơ quan hành chính xây dựng hệ thống quản lý chất lượng kết hợp đồng thời với áp dụng công nghệ thông tin tiên tiến, thực hiện cơ chế cải cách thủ tục hành chính "một cửa" nên hiệu quả công việc cao, tiết kiệm thời gian, nâng cao chất lượng giải quyết công việc Việc áp dụng tốt hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2000 trong hoạt động được xác định sẽ có những tác động tích cực khi giúp cho cơ quan hành chính có cơ hội rà soát, chuẩn hoá quy trình, thủ tục hành chính về trình tự, thời gian, trách nhiệm thực hiện công việc; làm rõ trách nhiệm từng công đoạn đồng thời tăng cường sự phối hợp trong

xử lý công việc; cải tiến việc quản lý tài liệu, hồ sơ; xây dựng phong cách, môi trường làm việc khoa học

Tuy nhiên, quá trình triển khai hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn này cũng vấp phải một số khó khăn chủ quan và khách quan: có trở lực trong thay đổi nhận thức, thói quen, nếp làm việc; khó khăn về cơ sở vật chất trong cơ quan hành chính; thiếu cơ chế khuyến khích gắn năng suất, hiệu quả công việc với quyền lợi vật chất của cán bộ công chức; chưa

hiểu rõ bản chất của việc áp dụng mô hình quản lý chất lượng theo ISO

9000 trong lĩnh vực hành chính Từ đó dẫn đến tồn tại phổ biến, đó là không có định hướng rõ ràng về phạm vi áp dụng của hệ thống và không chú trọng đến việc thực hành các nguyên tắc quản lý chất lượng tốt mà bộ tiêu chuẩn ISO 9000 đã đề cập

về VHCS và các chế tài xử lý vi phạm, thiếu đào tạo, bồi dưỡng về VHCS

Để giải quyết các vấn đề trên cần thực hiện đồng bộ các giải pháp cơ bản sau:

Một là, tuyên truyền nâng cao nhận thức về VHCS cho cán bộ lãnh đạo, đội ngũ cán bộ công chức và nhân dân

Hai là, các cơ quan công sở cần ban hành quy chế văn hóa với nội

dung cụ thể, rõ ràng mang tính khả thi cao; có bản cam kết thực hiện của mỗi phòng ban, đơn vị trực thuộc; có kiểm tra, tổng kết, đánh giá định kỳ

Ba là, phải có sự thống nhất về nhận thức chung, xem thực hiện VHCS chính là một phần của nhiệm vụ cải cách hành chính và mỗi cán bộ công chức cũng cần nhận thức được công việc của mình là phục vụ nhân dân, những người đang nộp thuế trả lương cho mình Các ngành, các cấp phải nghiêm túc kiểm điểm những hạn chế, thiếu sót nơi công sở của cơ quan, đơn vị, kể cả cách bài trí công sở, trong giao tiếp, ứng xử của cán bộ, công chức, cần phải thấy được những hạn chế, thiếu sót đó sẽ cản trở tiến trình đổi mới hội nhập kinh tế đất nước trong cơ chế thị trường định hướng

xã hội chủ nghĩa

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG VĂN HÓA CÔNG SỞ TẠI CHI CỤC

HẢI QUAN HẢI DƯƠNG

2.1.Tìm hiểu về Chi cục Hải quan Hải Dương

2.1.1.Quá trình hình thành, phát triển của Chi cục Hải quan Hải Dương

Chi cục Hải quan Hải Dương là cơ quan hành chính sự nghiệp, chịu

sự lãnh đạo trực tiếp của Cục Hải quan TP Hải Phòng Với nhiệm vụ chính

là thực hiện chức năng quản lý nhà nước trong lĩnh vực hải quan trên địa bàn tỉnh Hải Dương Được thành lập từ năm 1997 với số lượng công chức ban đầu là 9 cán bộ, đến nay số lượng công chức của chi cục là 45 cán bộ Trong 18 năm qua, Chi cục Hải quan Hải Dương đã không ngừng lớn mạnh

cả về lực lượng và chất lượng, việc thu thuế hàng năm luôn vượt chỉ tiêu được giao, khối lượng công việc luôn tăng với tính chất ngày càng phức tạp

và đòi hỏi liên tục cập nhật, đổi mới

Địa bàn quản lý của Chi cục tương đối rộng, số lượng doanh nghiệp thường xuyên làm thủ tục trên 350 doanh nghiệp, trong đó doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài nằm trong 10 khu công nghiệp và 7 cụm công nghiệp chiếm đa số Theo thống kê tại Chi cục, năm 2011 tổng kim ngạch xuất nhập khẩu là 13,058 tỷ USD, tổng số thuế thu nộp ngân sách của Chi cục là 907 tỷ đồng (vượt xa so với chỉ tiêu được giao là 650 tỷ đồng) Đặc biệt sau khi triển khai thành công hệ thống thông quan tự động VNACCS-VCIS năm 2014, kết quả mà Chi cục hải quan Hải Dương đạt được thực sự

ấn tượng với số thuế thu nộp ngân sách là 1495,3 tỷ đồng, đạt 110% so với chỉ tiêu được giao là 1365 tỷ đồng

0 2000 4000 6000 8000 10000

Tháng 1

Tháng 2

Tháng 3

Số tờ khai (ĐVT:

tờ)

Số thuế thu nộp ngân sách (ĐVT:

chục triệu đồng) Kim ngạch xuất nhập khẩu (triệu USD)

Biểu 2.1: Kết quả hoạt động Quý I/2012 của Chi cục Hải quan Hải

Dương

Nguồn: tác giả tổng hợp

2.1.2.Tổ chức hoạt động và chức năng nhiệm vụ của Chi cục Hải quan Hải Dương

* Hệ thống bộ máy tổ chức tại Chi cục Hải quan Hải Dương

Chi Cục trưởng: là người đứng đầu Chi cục, chịu trách nhiệm trước Cục trưởng cục Hải quan TP Hải Phòng và trước pháp luật về toàn bộ hoạt động của Chi cục

Phó Chi Cục trưởng giúp Chi cục trưởng và chịu trách nhiệm trước Chi cục trưởng và trước pháp luật về nhiệm vụ được phân công phụ trách

Đội trưởng, phó đội trưởng hai đội công tác và các cán bộ công chức trong dây truyền nghiệp vụ chịu trách nhiệm trước Chi cục trưởng, lãnh đạo cấp trên trực tiếp và pháp luật về toàn bộ công việc được giao

Biểu 2.2: Sơ đồ bộ máy nhân sự tại Chi cục Hải quan Hải Dương

Nguồn: tác giả tổng hợp

* Quy mô của Chi cục:

Tại Chi cục Hải quan Hải Dương do tính chất của công việc nên

được chia làm hai bộ phận chính, với nhiệm vụ và chức năng cụ thể

- Đội Tổng hợp: Với chức năng là xử lý văn thư, lưu trữ hồ sơ; tiếp

nhận đăng ký định mức và hợp đồng cho các loại hình gia công và sản xuất

xuất khẩu; kế toán thuế và phúc tập hồ sơ; quản lý hệ thống công nghệ

thông tin; tiếp nhận hồ sơ thanh khoản và quản lý hàng hóa ra vào các khu

công nghiệp

- Đội Nghiệp vụ : Tiếp nhận và làm thủ tục mở tờ khai xuất nhập

khẩu hàng hóa, kiểm tra thực tế và thông quan hàng hóa

* Chức năng nhiệm vụ của Chi cục Hải quan Hải Dương:

Với mục tiêu chiến lược chung của ngành hải quan Việt Nam là

thực hiện hiện đại hóa thủ tục hành chính, tiến tới thực hiện thông quan tập

trung với phương trâm là “Thuận lợi, Tận tụy, Chính xác”, “Chuyên

CHI CỤC TRƯỞNG

ĐỘI TỔNG HỢP ĐỘI NGHIỆP VỤ

nghiệp, Minh bạch, Hiệu quả” Chi cục Hải quan cũng có những nhiệm vụ

cụ thể như sau:

- Thực hiện các thủ tục thông quan hàng hóa, kiểm tra, giám sát hàng hóa xuất nhập khẩu của các doanh nghiệp trên địa bàn tỉnh Hải Dương

- Phòng, chống buôn lậu, vận chuyển trái phép hàng hóa trên địa bàn tỉnh Hải Dương

- Tổ chức, thực hiện pháp luật về thuế đối với hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu;

- Thống kê nhà nước về hải quan đối với hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu thuộc phạm vi quản lý của Chi cục theo quy định của pháp luật

- Xử lý vi phạm hành chính và giải quyết khiếu nại, tố cáo thuộc thẩm quyền theo quy định của pháp luật

- Tuyên truyền hướng dẫn thực hiện chính sách, pháp luật về hải quan trên địa bàn

- Phối hợp với các đơn vị trên địa bàn, cơ quan nhà nước và các tổ chức có liên quan để thực hiện nhiệm vụ được giao

2.2.Tình hình văn hóa công sở tại Chi cục Hải quan Hải Dương

Để có được cái nhìn đa chiều về tình hình VHCS tại Chi cục Hải quan Hải Dương, tác giả đã thực hiện một cuộc khảo sát, điều tra đối với 40 người đến làm thủ tục hải quan thường xuyên tại Chi cục Hải quan Hải Dương cho ý kiến đánh giá về VHCS tại Chi cục Các câu hỏi được xây dựng dựa trên nền tảng lý thuyết về các cấp độ văn hóa của Schein (19) với

ba cấp độ văn hóa trong tổ chức là (1) Cấu trúc văn hóa hữu hình; (2) Hệ thống giá trị chung được thống nhất và (3) Hệ thống những ngầm định, quan niệm chung Kết quả cuộc khảo sát cho thấy: