Tài liệu Hướng dẫn tổ chức mục lục pot

2- Mục lục chữ cái thường được sử dụng để tra tìm tài liệu của từng ide giả vì trong toàn bộ hệ thống mục lục thư viện không oó mục lục nào r3 tác giả được giới thiệu đầy đủ như ở mục lụ

TAI LIEU HUONG DAN

TO CHUC MUC LUC

HÀ NỘI - 2002

'THU VIÊN QUỐC GIA VIET NAM

PHÒNG PHÂN LOẠI - BIÊN MỤC

TẠI LIỆU HƯỚNG DẪN

tO CHỨC MỤC LỤC

TRUONG C0.SP DONG NẠI

WANOT- 2002

1- Mục lục chit cai 1& muc luc trong dé céc phigu mé t4 thet muc du» sp xe} heo trật tự chữ cái tên-họ t4c gid, ten cO quan tổ chức và nhan «® cba Bn phẩm

2- Mục lục chữ cái thường được sử dụng để tra tìm tài liệu của từng ide giả vì trong toàn bộ hệ thống mục lục thư viện không oó mục lục nào r3 tác giả được giới thiệu đầy đủ như ở mục lục chữ cái

3- Mục lục chữ cái phản ánh đầy đủ và toàn diện kho sách vì trong mì: lục chữ cái ngoài phiếu chính còn có các phiếu bổ sung tên tác giả, tên :ách, các phiếu chỉ chỗ,

.4- Mục lục chữ cái ngoài việc giúp người đọc tìm tài liệu còr giúp cán t2 thư viện trong công tác cho mượn, công tác bổ sung trao đổi sách, công tí chi dẫn thư mục khi trả lồi những yêu cầu nào đó của người dọc ve sacl, ve mot tác phẩm nhất định của một tác giả nào đó

B- TỔ CHỨC MỤC LỤC CHU CAL

Gồm các phà

- Quy tắc sắp xếp phiếu chữ cái tiếng Việt

- Hệ thống phiếu tiêu đề chữ cái

- Hệ thống phiếu chỉ chỗ chữ cái

~ Những điều cần lưu ý khi chỉnh lý mue lục chữ cái

QUY TẮC SẮP XÉP PHIẾU CHỮ CÁI TIẾNG VIỆ ~

Điều 1 Trong mục lục chữ cái tiếng Việt, các phiếu (cá thân và tập thể), các phiếu tên sách được xếp chung theo đúng thú tử chữ cơi tưng tiếng một như trong mỆt cuốn từ điển Các nguyên Am clic bit (A, ,É, d, 6, ) cũng cọ như các chữ cái khác theo bảng thứ tự chữ cái dư0i đ:y:

fa Jac lại lam làn lạt

©) Giống nhau tiếng đầu: xếp theo tiếng thứ ai

gay gaycấn gay gat gay go

4) Giống nhau hai tiếng đầu: xếp theo tiếng chứ ba

hĩa hĩahọc hĩahochĩa hĩa họchữv c0

Điều 3 Trong các tiếng giống nhau sẽ tính đến dấu thco th tự: tiếng khơng dấu xếp trước rồi đế các tiếng cĩ dấu huyền, dấu sắc dZu hỏi, dấu ngã, dấu nang

Ban của tt Lan

Điều 4 Tác giả Việt Nam xếp theo tên-họ (hoặc ho-tn néu mo 14 thuận) hồc bút danh, tác giỏ người nước ngồi xếp thec.1ọ (tên) nhí đúng cách mơ

tả trên phiếu

HUY GO (Vie to) LENIN (V.1) LOTAN NGÔ THỪA ÂN

b) KH

KN

JADA RE (Ixmain)

KALININ (M.)

Dis 6 Tae gid tring ten (ho) xếp theo ho (tên) và chữ đệm Nếu trùng cả tên-họ

và chữ đệm thì phân biệt theo tên hoặc họ, nghề nghiệp hoặc thứ bậc gia đình để xếp Sích của tác giả nào thì xếp vào tác giả đó

“Thí đị

a) DANG VĂN CHUNG, giáo sự

DANG VAN CHUNG, nha van

M VAN BIEN, PHIAM VĂN ĐỒNG, giáo viên

PHAM VAN DONG, thi tuéng

b) DUY MA (Alexandre) cha

DUY MA (Alaxandre) con

Ditu 7 Cac ter-ho (hay biệt dank) tác giả, tên các tập thể và ten sách được xếp

chung trong mục lục theo đúng thứ tự chữ cái (như điều 1,2, 3) và tên đệm của tác xiả Việt Nam cũng như tên và tên đệm của tác giả nước ngoài (Âu-Mỹ) để trong 2 ngoặc đón khi xếp không tính đến trừ trường hợp

trùng cả tên-họ-đệm (như điều 6) thì khi xếp mồi phân biệt

“Thí dụ:

LIEN HAI

LIÊN HIỆP CONG DOAN HA NOL

LIEN XO, CHINH PHU

Liên Xô với đại hoi Olempich

HAAN

HÀ NỘI, U.B.N.D thành phố

Hà Nội vào thu

Hà Tây quê lụa

Điều 8 Các tác phẩm của một tác giả được tập trung vào một chỗ và đ: Je chia làm 3 phần theo thứ tự

1 Tác phẩm của tác giả hoặc cùng viết với người khác

2 Tác giả là người tham gia vào việc xuất bản tác phẩm (bit n soạn, ich, gidi thiệu, biên tập, hiệu đính )

‘quan tâm tối vai trò của tác giả đó trong tác phẩm

Thi dụ

a) VAN TAN giới thiệu Binh thu yếu lược

9) VĂN TÂN viết lời tựa

VĂN LANG

Danh nhân đất Việt

©) VĂN TÂN hiệu đính

NGUYEN THU,

Lê Quý kí sự

đ) — VĂN TÂN dịch

NGUYÊN TRÃI

Nguyễn Trãi toàn tập

©) VĂN TÂN giới thiệu

TRẦN HUY LIỆU

Thỏ Trần Huy Liệu trong phần 3, nếu tác giả được người khác viết về mình (bình luận về

ác gii hay về tác phẩm của tác giả, giới thiệu về thân thế, sự nghiệp ) thì sác phiếu bổ sung "nói về" tác giả đó ö phần sau xếp theo thứ tự chữ cái tên họ người viết hoặc nhan đề

Ca ngọi Hồ Chủ tịch

5) HỒCHÍMINHnói về

PHONG CHAU Giới thiệu tập thỏ: "Nhật kí trong tù"

6) HỒCHÍMINHnóivề

TRUONG CHINH

Hồ Chủ tịch - lãnh tụ kính yên

Điều 9 Sắp xếp phiếu của một tác giả dưới nhiều tên gọi khác nhau

9.1 Bút danh: xếp theo tên thông dụng nhất đưọc chọn mô tả ð ru đề Lập phiếu chỉ chỗ cho các tên khac nhau của tác giả (xem thên: tài liệu

TU XUONG

9.2 Tác giả có nhiều tên gọi do nhiều cách dich khác nhau: tập tụ p đưới một tiêu đề chung nhất (dựa vào từ điển tác giả hay tiêu dề c¡ nhiều

10

phiếu mô tả nhất) và lập lại theo tiêu đề thống nhất cho các phiếu mô

tả khác, đồng thời làm phiếu chỉ chỗ cho các phiếu mô tả khác về tieu cđề thống nhất

Thi dy

a) GOOC-KI (Mac-xim) 'GO-RO-KI (Nác-xim) GOR-KI (M.)

Mô tả GOR KI (M.) chỉ chỗ

GOOCKI (Mác xim) xem

GORKI (M.) 'GO RO KI (Mácxim), xem

GORKI (M.) b) DIXNAY (Oăn) DISNEY (Walt) Mota

DISNEY (Walt) Chỉ chỗ

DIXNAY (Oan) xem

é trong tap hop phiếu tác gid - ten sach theo trai ta,

tính đến các dau gach ngang (-) 6 gia céc tit nya

biệt và các dấu dùng vẫn giữ nguyên khi sắp xếp

O Kay Si OLei Cốp (N.A.)

"Như vậy khi xếp nếu gặp các phiếu có tan cùng bằng Ï (Y) thì vẫn xếp như cách mô tả nhưng có lập phích chỉ chỗ cho nhau - dùng tứ "cũng xe 0" Thí dụ:

mô tả: Lí thuyết trường hoặc Lý thuyết trường Chỉ chỗ

à không nguy! tâm đặc

Lí thuyết trường cũng xem

Lý thuyết trường

12

Lý thuyết trường, cũng xem

Lí thuyết trường, Điềt 12 Sắp xế phiếu của các tổ chức Đảng, tổ chức chính quyền Quốc gia -

Quốc tế

12.1 Các #n phẩm của các tổ chức Đảng, các tổ chức chính quyền quốc

gia-quốc tế mang các tên gọï khác nhau trong từng thời

lịch sử, đều được tập trung sau cụm tên gọi chính thức hiện nay (vẫn giữ nguyên tiêu đt củ) và làm phiếu chỉ chỗ cho các tên gọi cũ về tên gọi mồi Thí dụ

DANG CONG SAN DONG DUONG xem

DANG CONG SAN Viet Nam

DANG LAO DONG VIET NAM xem

DANG CONG SAN VIET NAM VIET NAM DAN CHU CONG HOA xem

'VIỆT NAM (Cộng hòa xa he

BQ CONG AN xem

BỘ NỘI VỤ

BO VAN HOA xem

BO VAN HOA-THONG TIN VA THE THAO

‘ni nghĩa)

12.2 Sắp xếp phiếu của các có quan chính quyền

31 - Đối vôi các tổ chức chính quyền Việt Nam: xếp theo thứ tự + Hiée pháp, pháp luật

+ Quốc hội + Hội đồng nhà nước

23 - Dối với phiếu mô tả của các có quan chính quyền các nước ngoài

ni chung xếp theo thứ tự chữ cái ten các eø quan mà không phân

- Tinh dy Lang Son

32 D6i vồi các tổ chúc Đảng địa phương cũng xếp theo thứ tự a, Ð, € tên các tiêu đề phụ tiếp theo

Thí dụ:

DANG CONG SAN VIET NAM Thanh dy Tp Hd Chi Minh Ban Bi thư thành ủy

Đại hội Dang bộ thành phối

„ Huyện ủy Củ Chỉ 3° Các lần đại hội, hội nghị của các tổ chức chính trị được xếp ttheo thứ

tự lên dan của dai hội hoặc hội nghị đó (1, 2, 3 ) Các tài liệu của đạt hội - hôi nghị xếp theo vần chữ cái tên các tài liệu trong khuôn khổ đại hộ: hội nghị tướng ứng,

1đ

Thí dụ

DANG CONG SAN LIEN XO Dai hoi (16 )

G1 ) (6 )

ĐĂNG CỘNG SẢN VIỆT NAM Đại hội (3; H ; 1960),

Báo cáo của

Diễn văn của

“Tham luận của

Điều L3 Sáp xếp phiếu của chương trình giáo dục: Phổ thông các cấp, bổ túc văn hóa (các cẤp), chương trình cho miền núi, chương trình cho các trường trung học chuyên nghiệp, cao đẳng và đại học

13.1 Nếu s5 lượng phiếu mô tả trong một chương trình học có nhiều thì xếp tìe› các chưng Irình học và từng hệ thống

wong trinh phổ thông,

- CHưöng trình BTVH - miền núi (theo thứ tự cấp học và từng hệ triồng)

- Chướng trình trung học chuyên nghiệp

sướng trình cao đẳng và đại học

“Thí dụ:

Đạo đức lốp 1 Đạo đức lớp 2 phổ thông hệ 12 nám

Đạo đức lớp 2 Đạo đức lớp š phổ thong Đạo đức lốp 5 phổ thông hệ 12 nam

"Đạo đức lớp 8 phổ thông he 12 nam

"Đạo đức lốp ct fồ thông toàn tập,

"Đạo đức lớp siam fổ thông toàn tập

13.2 Chưorg trình giáo đạc phổ thông xếp theo hệ và các lớp phổ thông từ

úp 1-10 (cit) 1-12 (hệ cải cách) Chướng trình cải cách được xếp riêng chươn + trình hộ 10 năm, sau đó là phiếu của các chương trình

tú

BTVH, miền núi, trung học chuyên nghiệp, Cao đẳng và Dai hoe ‘ach

có tính chất chung nhất trong các hệ giáo dục được xếp trước, sí đó

là các chương trình tiếp theo

Toán lớp 7 Toán lớp 9 Toán lớp 10 Toán lớp 10A (sách BTVH) 13.3 Nếu số lưỡng phiếu của một môn học có ít thì có thé xp Kir các chướng trình học theo thứ tự lớp học mà không cần chỉ+ nhỏ the các

“chướng trình học (như thí dụ+ mục 13.1

13.4 Đối với sách giáo khoa có cùng nội dung giảng dạy nhưng man; các tên gọi khác nhau, khi xếp tập họp lại dudi một tiêu đề có tên gọi ung, nhất và làm phiếu chỉ chỗ cho các tên gọi khác

16 b- Sinh học 9

Sinh9

Sinh vật học 9

mô tả

Sinh học 9 chỉ chỗ

Sinh9

xem

Sinh học 9' Sinh vật học 9

xem Sinh học9

Điều 14 Các tác phẩm được tái bản làm nhiều lần do nhiều địa phyong và nhà xuất bản khác nhau xuất bản, khi xếp theo thứ tự ngược thôi gian 14.1 Của cùng một nhà xuất bản: xếp lần xuấ: bản mới nhất lên trước

“Thí dụ:

NGUYÊN LƯONG BÍCH

“Tìm hiểu thiên tài quân sự của Nguyễn 11u9 / Nguyễn

Lương Bích In lần thứ 3 - H., 1973

NGUYEN LUONG BICH

“Tìm hiểu thiên tài quân sự của Nguyễn F1u9 / Nguyễn Luong Bich, In Lan thứ 2 - H., 1970

~ nói xuất bản

~ nhà xuất bản

“Thí dụ ]: xếp theo năm xuất bản

NGUYEN SON TUNG Miền đất lạ: truyện tình báo - Tái bản có sửa chữ + H Lao động, 1987

NGUYEN SON TUNG

Miền đất lạ: truyện tình báo - Tái bản c6 sifa chi - H : Lao động, 1984

"Thí đụ: xếp theo nói xuất bản

72

tỉnh,

Điều 16, Các phiếu bát đầu bằng chữ số Ảrập hoặc chữ š5 La ›ậ l:hi xớp phiên

thành chữ viết để xếp và xếp (heo thứ tự a, b, của ta hàng chuc, hàng trăm, hàng nghìn

Thi du:

Viết 63 xếp sáu mưới ba

405 xếp bốn trăm linh nã Bồn anh em tài giỏi

Bốn mướï năm kinh tế Việt Nam Bốn tháng tấn cơng

Bon tram bai thuốc gia truyền

6 bài hát cần được phổ biến

6 c4 khúc của Hồng Hiệp, 63 cầu luật vấn đáp

6 phat trung liên

6 trăm năm Nguyễn Trai Điều 17 Sắp xếp phiếu Tiêu chuẩn 17.1: Các tiêu chuẩn cĩ số xếp trước

20TCN

17:2: Tiêu chuẩn Việt Nam (TCVN): xếp theo kí hiện l: chữ viết tắt sau

đĩ là năm ban hành và số thứ tự tiêu chuẩn

‘Thi dy:

TCYN 3942-84 TCVN 3740-82 TCVN 2324-78

17.3 Đối vòi các thủ viện có số lướng phiếu tiêu: chuẩn it thi mô tả và sắp

xếp Jhes nhan đề của tiêu chuẩn

HE THONG PHIEU TIEU DE

L Phicu tiêu đi được cấu tạo để phân chia phiếu mô tả theo từng cụm có tử khoảng, 60-75 isiế¿ Tùy theo mục đích sử dụng, phiếu tiêu đề có thể là tên chữ cái đầu, là lên sác cð quan - tổ chức hoặc cá nhân, tên các đầu đề sách

1L, Hình thúc các loại phiếu tiêu đề,

1 Tiêu đề chữ cái đầu: A, B, C là ioại phiếu tiêa đề có mào nhô lên ö

it = L/õ chiều rộng phích Ò giữa (H.1)

3 Tiêu đề sên các có quan, tổ chức hoặc nhân vật nổi tiếng (H.2) là phích tiêu đề có mào nhô lên ð giữa = 2/3 chiề sộng phích

3 Tiêu đề tên tác giả tên sách: là tiêu đề ð 2 bèn (phải hoặc trái có chiều

“I phich về bên trái hoặc bên phải (H 3-4)

HE THONG PHIEU CHI CHO

A Phigu chi chS la loai phiéu không dùng để mô tả ấn phẩm mà dùng để hướng iin bạn đọc trong việc tra cứu mục lục Có 3 loại phiếu chỉ chỗ

1 Phiếu chỉ chỗ đi (phiếu chỉ chỗ "xem”)

2 Phiếu chỉ chỗ qua lại (phiếu chỉ chỗ "cũng xem”)

3 Phiếu hướng dẫn chung

-bỉ chỗ di (phiếu chỉ chỗ 'xem”) hướng dẫn người đọc từ một tiêu _ đề không thông dụng đến một tiêu đề được chon dùng trong mục lục, Phiếu được sit dung trong các trường hợp: Tác giả có nhiều hình thức tên gọi khác nhau - biệt danh và tên thật, họ tên tác giả người nước goa: duge phiên 4m theo nhiều cách, các cơ quan đoàn thể vừa có tên gọi chính thức vita có tên thông đụng, tên tắt

“Thí dụ

TOLXTOI (L.) xem

TON-XTOI (L)

SÓNG HỒNG

xem TRƯỜNG CHME

UNITED STATES OF AMERICA, xem

USA

FOOD and AGRICULTUREAL ORGANIZATION xem

FAO chỉ chỗ qua lai (phiếu chỉ chỗ "cũng xem") là phiếu hướng dẫn cho người _ đọc lìm thêm đến những tiêu đề khác trong mục lạc mà ö đấy cũng tập hợp <ác tài lieu có liên quan đến vấn đề người doc dang tra cứu Thí dụ: trường hợp các t3 chức - cơ quan thay đổi tên, các ấn phẩm tái bản có tên gọi khác

nhau trong các lần xuất bản

VAT LY HOC (bài giảng tực hành)

cũng xem Bài giảng thực hành Vật lý hoc rig céin chung là loại phiếu dùng để thông báo cho người đọc những _ điều cần biết vš một lác phẩm của một tác giả hay một tập thể (thí dụ: tác phẩm đưc xuất bản nhiều lần dưới nhiều tên gọi khác nhau) hoặc dùng để hướng dễn cho người đọc biết cách tìm các tài liệu văn kiện chính thức của các có quan đoàn thể, hội nghị được m tả dưới tiêu đề tập thể (thí dụ: đối vôi các laại tòi liệu mang tên 'văn kiện”, "điều lệ”, "nghị quyết” )

đại hội đại biểu Đảng lần thứ 3, xem ĐẢNG CỘNG SAN

"VIỆT NAM Đại hội 3

B- Hình thức bien soạn các phiếu chỉ chỗ:

1- Phiếu chỉ chỗ ới và phiếu chỉ chỗ qua lại: Tzên dòng đầu của phiếu bất ' từ cột thứ 2 ghi tiêu đề định chỉ chỗ Xuống một dòng khác, ghỉ ð quảng giữa chữ "xem" (nếu là phiếu chỉ chỗ đi) hay chữ: "cũng xem" (nu là phiếu chỉ chỗ qua lại) Ö dòng thứ 3 - bất đầu cột 1 - ghỉ tiêu

CHÍNH LÍ MỤC LỤC CHỮ CAL Ì- Mi c lục chữ céi phải được chỉnh lí thường xuyên để đảm bảo quy tắc sắp xếp

uc lục về chất lượng mục lục Hiệu chỉnh mục lục có thể tiến hành thường

"xuyên (chỉnh lí thường kì) hoặc chỉnh lí theo định kì có kế hoạch

~ Hiệu chỉnh thường xuyên thực hiện trong quá trình sắp xếp phiếu ö mục

lục Nẹi dung công việc là hiệu đính tiêu đề mô tả, kiểm tra sự đúng,

đến trong việc xếp phiếu, hiệu đính những chỉ tiết mô tả

~ Hiệu chỉ h thường xuyên không đủ khả năng sửa chữa toàn diện các sai sót

và khuyết điểm trong mục lục bồi quy tắc mô tả có thể có những thay đổi

tiến bộ Những thay đổi này cần được thể biện trong mục lục d đó cần phải hiệu chỉnh mục lục Công việc cần làm trong hiệu chink uc lục là:

+ Rà soát lại trật tự sắp xếp phiếu mô t2 trong mục le ico quy tắc sắp xếp phiếu

+ Sila lai mục lục cho phù họp với những they d6i tron; uy tác,

mô tả hiện hành

1I- Chỉnh lý mục lục chữ cái: các bước tiến hành và những điều cần lu

1- Rà soát lại và sắp xếp thứ tự phiếu theo đúng quy iáo sắp xếp ph 6u mục lục chữ cái Nga - Ngoại - Việt hiện hành

2- Phát hiện và sửa chữa lại những sai Số về quy tác snd ti:

2) Tiêu đề mô tả không thống nhất (cùng một :ác phẩm kh: thì mô

tả tên có quan như tác gid, noi khác lại “rô tổ như t.1 séch) hoặc các tác giả ưệc ng ce mô tả khác nhau ¿ ia cách dịch khác nhau trong tiếng

'b) Những sai sót Ö vùng tên sách và các vùng khác như: ếu các yếu tổ hoặc ghỉ sai (tên sách, phụ đề)

.©) Các sai sót khác ð các yếu tố m9 tả khác nhau: lần xuất bi n, tùng thự, bộ - tập

3- Phát hiện những sai sót về kí hiệu cá biệt: thiếu, sa: kí hiệu, thị hoặc sai năm Các kí hiệu của các tập nằm trong cùng một phiếu những không ghỉ rõ số kí hiệu riêng của từng tập

-4- Phát hiện về cách đánh kí hiệu phân loại của cùng một khung ph: 1n loại: sai hoặc không thống nhất môn loại Các phiếu sai sót được lầp hợp lại để đưa cho cán bộ phân loại sửa lại kí hiệu ding,

5- Dồn những phiếu giống nhau về các yếu tổ r6 tả (kế cd ki hữ! ø phân loại) chỉ khác nhau về kí hiệu cá biệt vào một phiếu

6- Đối với các phiếu của một bộ sách đã in đủ bộ - tập (căn cứ và › số bộ

- tập ghỉ ð phiếu chính) thì điền thêm nám của tập cuối vào pia mo

tả chung và Xếp theo bộ tập như phần 7

'7- Sắp xếp lại theo đúng thứ tự bộ tập và trật tụ nhỏ đến lồn (cl ¡ ý đến các lần xuất bản khác nhau),