Lập kế hoạch, tổ chức công việc và quản lý thời gian hiệu quả

Lập kế hoạch, tổ chức công việc và quản lý thời gian hiệu quả Website ieit vn PGS, TSKH Nguyễn Văn Minh Viện Kinh tế và Thương mại Quốc tế, Trường Đại học Ngoại thương 098 311 89 69 ||minhnvftu edu vn http www ieit edu vn Hà Nội, 2019 Lập kế hoạch, tổ chức công việc và quản lý thời gian hiệu quả mailto 69||minhnvftu edu vn http www ieit edu vn Website ieit vn Nội dung 11182019 (C) NVM, 2017 2 Website ieit vn Phương pháp làm việc 11182019 (C) NVM, 2017 3 Website ieit vn Giới thiệu chun.

Trang 1

Lập kế hoạch, tổ chức công việc và

quản lý thời gian hiệu quả

Trang 2

Website: ieit.vn

Nội dung

Trang 3

Phương pháp làm việc

Trang 4

Giới thiệu chung

Lập kế hoạch

Trang 6

Khái niệm

Trang 7

Nội dung của kế hoạch

• Kế hoạch là một lịch trình chi tiết những việc cần làm để đạt mục tiêu

đi kèm với các phương pháp thực hiện

• Kế hoạch gồm (5 W 1 H 1 C):

• Việc gì cần làm (What)?

• Ai sẽ làm việc gì (Who)?

• Tại sao phải làm (Why)?

• Khi nào làm (When)?

• Làm ở nơi đâu (Where)?

• Cách làm như thế nào (How)?

• Cần bao nhiêu tiền để làm (Cost?)

Trang 8

7 bước lập kế hoạch

STT Các bước lập kế hoạch Nội dung và công cụ

- Cây hành động

- Bên trong

3 Phân tích, xử lý thông tin - SWOT

- Cải tiến liên tục

Trang 9

Phân cấp mục tiêu chiến lược, kế hoạch

Sứ mạng

Mục tiêu dài hạn

Mục tiêu trung hạn

Mục tiêu ngắn hạn

HĐ QT

QT cấp cao

QT cấp trung

QT sơ cấp

Trang 10

Cấu trúc mục tiêu của tổ chức

SỨ MẠNG

MỤC TIÊU ĐÀO TẠO

MỤC TIÊU MARKETING

MỤC TIÊU TÀI CHÍNH

MỤC TIÊU NHÂN SỰ

Mục tiêu PR Mục tiêu QC Mục tiêu

thương hiệu

Mục tiêu hài lòng khách hàng Chất lượng

Tiến độ

Trang 11

Thực hành 01a

Trang 12

Cây mục tiêu

Mục tiêu (cấp 3)

Trang 13

Các lớp thông tin

Trang 14

Thực hành 02: Phân tích SWOT

Trang 15

Hai loại kế hoạch chính

Trang 16

Thực hành 3: Lập Kế hoạch triển khai mục tiêu

1 Thông tin chung

-Mục tiêu:

-Nhiệm vụ:

-Thời hạn Đơn vị/cá nhân thực hiện

2 Cơ sở của kế hoạch (Hình vẽ)Bối cảnh:

3 Lịch tiến độ (5W2H) – Biểu đồ GANNT

4 Kiểm soát tiến độ, đánh giá, đề xuất

TT Công việc Phân

KPI

Trang 17

Thực hành 06: Kế hoạch để giải quyết vấn

5M – 5W – 5W1H1C

Vấn đề cần giải quyết

Thiết bị

Nguyên vật liệu Nhân sự

Chuẩn mực, qui định

Phương pháp

Trang 18

Tổ chức thực hiện kế hoạch

Trang 19

Trang 20

•Làm việc không có kế hoạch.

•Các mục đích công việc không rõ ràng

•Đặt quá nhiều mục tiêu

•Giám sát quá chặt chẽ công việc

•Lo lắng thái quá

Trang 21

Trang 22

• Làm cái thích trước, cái không thích sau.

• Làm cái biết cách làm trước

• Làm cái dễ trước

• Làm cái tốn nhiều thời gian trước

• Làm cái mà nguồn lực sẵn có trước.

• Phản ứng lại yêu cầu của người khác

• Làm việc gấp trước việc quan trọng

• Chờ đến hạn cuối cùng mới làm

• Làm việc nhỏ trước khi làm việc lớn

• Cái gì đến trước làm trước

Trang 23

Phương pháp

Tổ chức công việc

Trang 24

Nguyên tắc

6 PHẢI

• NHẬN THỨC – PHẢI SÂU

• QUYẾT TÂM – PHẢI CAO

• HÀNH ĐỘNG – PHẢI QUYẾT LIỆT

• THƯỞNG, PHẠT – PHẢI CÔNG

HIỆN TRẠNGHIỆN TRƯỜNGHIỆN VẬT

- Tổ chức theo chức năng

- Quản trị theo mục tiêu và kết quả

Trang 25

Tổ chức thực hiện kế hoạch

Trang 26

Failing to Plan

is the same as

Planning to Fail

Trang 27

Xác định mục tiêu, yêu cầu công việc

Xác định nội dung công việc

Ước lượng thời gian, nhân sự Xác định cách thức thực hiện Xác định phương pháp kiểm soát

Xác định phương pháp kiểm tra

Xác định nguồn lực thực hiện

Trang 28

Phần

Trang 29

Trang 32

• Mục tiêu của khối giáo viên là dạy thật tốt

• Mục tiêu của khối hỗ trợ là hỗ trợ thật tốt

Trang 33

được ĐỒNG Ý , PHÊ DUYỆT CỦA CẤP QUẢN LÝ

Trang 34

Phần

Trang 35

là phương pháp phân chia công việc thành những công việc với

mức độ chi tiết và cụ thể hơn

Trang 36

Trò chơi Karaoke

TÀI NGHUYÊN

Trang 37

Viết ra toàn bộ các công việc

Bung công việc thành các mức con

Bung công việc con thành những nhiệm vụ

Đánh mã cho mỗi phần tử nhiệm vụ

Xét duyệt lại WBS

Bước 5

Trang 38

Thực hành

THIẾT KẾ CẤU TRÚC CÔNG VIỆC (WBS) CHO MỘT HOẠT ĐỘNG, HOẶC MỘT ĐẦU CÔNG VIỆC TRONG BẢN KẾ HOẠCH ĐẾN 12/2018

Trang 39

Quản lý thời gian Phân loại thứ tự ưu tiên công việc

Trang 40

Lược sử thời gian

• http://vi.wikipedia.org/wiki/L%C6%B0%E1%BB%A3c_s%E1%BB% AD_th%E1%BB%9Di_gian

Trang 41

Cơ sở: Nhắc việc

Khuynh hướng: Theo dòng chảy

Công cụ: Sử dụng sổ tay liệt kê công việc hàng ngày

Kết quả

• Không quên đầu việc

• Dồn việc sang ngày hôm sau

• Việc quan trọng là những việc trước mắt

Trang 42

Cơ sở: Lập kế hoạch và chuẩn bị

Khuynh hướng: Trù hoạch cho tương lai

Công cụ: Dùng công cụ hiện đại hơn để quản lý đầu việc

Kết quả

• Không quên đầu việc

• Có thời hạn bắt đầu và kết thúc cho mỗi việc

• Việc quan trọng là việc nằm trong lịch trình

Trang 43

Cơ sở: Lập kế hoạch, ưu tiên hóa, kiểm soát

Khuynh hướng : Xác định giá trị, ưu tiên

Công cụ: Dùng công cụ lập kế hoạch, tổ chức ngày

Trang 44

Làm được nhiều hơn với thời gian ít hơn

Việc quan trọng chưa được dành thời gian

Trang 45

Trang 47

Có thể nhờ người khác cùng làm

hoặc uỷ quyền

Thường trực suy nghĩ và tham vấn ý kiến

người khác

?????

Gấp (khẩn cấp)

Không gấp

Quan trọng

Không

quan trọng

Công việc nhóm A

Công việc Nhóm B

Công việc Nhóm C

Trang 48

Ma trận phân bổ thời gian làm việc

Trang 49

Phải thực hiện ngay

Trang 50

NHÓM B (I): Quan trọng nhưng không khẩn cấp

• Giữ gìn sức khỏe, không hút thuốc nhiều hoặc thức quá khuya,

• Giữ quan hệ tốt đẹp và bền chắc với khách hàng và nhà cung cấp

• Kiện toàn lại bộ máy doanh nghiệp

Trang 51

NHÓM B (II): Khẩn cấp nhưng không quan trọng

• Một khách hàng tiềm năng yêu cầu trả lời ngay lập tức một vấn đề cần thời gian chuẩn bị lâu

• Bưu điện yêu cầu đóng cước điện thoại

di động ngay

Trang 52

NHÓM C: Không khẩn cấp và không quan trọng

• Chuẩn bị công việc cho cuối tuần sau họp phòng

• Đi uống bia với bạn bè

• Mua một bộ veste mới

• Đổi điện thoại di động

• Lướt web (vào otofun và webtretho)

Nhiều nhà quản lý mất quá nhìều thời gian vào những công việc

thuộc nhóm này

Trang 53

Trang 54

Lưu ý

• Xem lại bản ghi chép công việc để đánh giá xem

bạn đang lãng phí thời gian như thế nào?

• Một ngày dành ít nhất 30 phút để suy nghĩ:

• Tôi đang làm gì?

• Làm để làm gì?

• Làm có hiệu quả không?

• Muốn hiệu quả hơn thì phải làm gì?

• Muốn hiệu quả hơn thì phải có cách quản lý.

Trang 55

• Phối hợp hiệu quả hơn các nguồn lực sẵn có.

• Nắm vững được các nhiệm vụ cơ bản, từ đó giúp sẵn sàng ứng phó, đối phó với những thay đổi của mội trường bên ngoài.

• Chủ động hơn trong việc đánh giá kết quả, thành tựu của cá nhân, tổ chức.

Trang 56

Công cụ để hoạch định thời gian

• Nhật ký, lịch thông thường

• Sổ tay cá nhân

• Luôn có 1 cây bút và 1 cuốn sổ nhỏ

• Dùng bút màu để đánh dấu việc quan trọng.

• Đặt thời hạn hoàn thành để nhắc mình.

• Phần mềm, thiết bị điện tử: Gantt Chart, Outlook, Sticky

Note (mẫu).

• Tự thưởng cho bản thân nếu hoàn thành đúng hạn.

Trang 57

Trang 58

▪ Hãy liệt kê 20 đầu công việc hoặc vấn đề anh/chị cần phải giải quyết trong tháng 01/2019

▪ Cho điểm (theo thang điểm 10) cho các đầu công việc đã liệt

kê theo 02 tiêu thức: mức độ quan trọng và mức độ khẩn cấp.

▪ Vẽ ma trận quản lý thời gian và đặt các công việc cần thực hiện vào 4 nhóm công việc theo mức độ quan trọng và khẩn cấp

▪ Lên kế hoạch hành động.

Trang 59

Gấp (khẩn cấp)

Không gấp

Quan trọng

Không

quan trọng

6 7 8 9 10

0 1 2 3

5

Trang 60

Trang 62

Phần

Trang 64

• Là công cụ lập lịch làm việc của dự án rất trực quan

• Thể hiện các thông tin về WBS bằng hình ảnh trực quan

• Thể hiện mối quan hệ phụ thuộc giữa các nhiệm vụ, nhân sự và các phân bổ các nguồn lực khác nhau

• Theo dõi được tiến độ hoàn thành công việc

Trang 65

Jun 2006 6/4 6/11 6/18 6/25

Trang 66

3 Động cơ và thái độ (A)

4 Cơ hội thực hiện

5 Sự hỗ trợ

6 Nguồn lực thực hiện

Trang 67

esponsible – Người thực hiện

ccountable – Người ra quyết định

upport – Người hỗ trợ

onsult – Người tham vấn nform – Người được thông báo

Trang 68

Trang 69

• Mỗi đầu việc chỉ nên có một chữ R

• Nếu đầu việc không có chữ

sung ngay )

• Nếu đầu việc có nhiều hơn một chữ

chia công việc nhỏ hơn để tách

trách nhiệm cá nhân )

Trang 70

Xây dựng kế hoạch hành động cho công việc/dự án mà

nhóm anh/chị đã chọn

Trang 71

Phần

Trang 72

anagement

y

bjective

Trang 73

anagement

y

rocess

Trang 74

Trang 75

Phần

Trang 76

• Những ai sẽ thực hiện công việc, họ

có đủ trình độ, kinh nghiệm, kỹ năng, phẩm chất, tính cách phù hợp?

• Ai hỗ trợ?

• Ai kiểm tra?

• Nếu cần nguồn phòng ngừa thì có

đủ nguồn lực con người để hỗ trợ không?

Trang 77

• Xem xét về nhu cầu vốn.

• Soát xét lại định hướng của việc

Trang 80

• Có tiêu chuẩn làm việc không.

• Tiêu chuẩn công việc hay

hướng dẫn công việc có phê duyệt chưa.

• Có làm theo phương pháp

hay tiêu chuẩn công việc

không

Trang 81

Phần

Trang 82

03 lớp kiểm soát

Trang 83

Để có hệ thống báo cáo hiệu quả

Trang 84

Quiet & Accept

Trang 85

Tổng kết - Những điều cần nhớ

iEIT-CEO - Giám đốc điều hành

 Đừng để những cái bất thường trở thành thông thường, rồi trở thành chân lý.

 Nguyên tắc 1/29/300.

 Con người – Năng lực - Đào tạo – Mô hình KÉO.

 Nguyên tắc: 70/20/10 (A-S-K)

 Tổ chức theo Chức năng – quản lý theo Quá trình /Kết quả

 Thay đổi bằng cơ chế, thường trực nghĩ về cách làm và bền bỉ bám sát mục

tiêu.

 3 ĐÚNG - TAM HIỆN/ 3 MÂU THUẪN – 2 CON ĐƯỜNG

 Liên tục cải tiến với nguyên tắc nhìn thấy được kết quả và theo phương châm: 100/1.

 NHÂN TRỊ - KỸ TRỊ/ ĐẠO ĐỨC – KPIs

 Công thức thành công: Kỷ luật – Gương mẫu –Nhân văn –Tự giác.

 Mục tiêu của quản trị: Quản trị sự tự giác.

87

Trang 86

PGS TSKH Nguyễn Văn Minh Trường Đại học Ngoại thương, Viện Kinh tế và Thương mại Quốc tế (iEIT)

0983 118 969||minhnv@ftu.edu.vn

www || http://ieit.edu.vn

Cám ơn quí vị đã lắng nghe!

Tiêu đề	Lập kế hoạch, tổ chức công việc và quản lý thời gian hiệu quả
Tác giả	Nguyễn Văn Minh
Trường học	Trường Đại học Ngoại thương
Chuyên ngành	Kinh tế và Thương mại Quốc tế
Thể loại	thesis
Năm xuất bản	2019
Thành phố	Hà Nội

Định dạng
Số trang	86
Dung lượng	6,66 MB
File đính kèm	Lập kế hoạch, tổ chức công việc.rar (6 MB)