BÀI 4 KẾ TOÁN CÁC NGHIỆP VỤ THANH TOÁN

Các nghiệp vụ thanh toán của đơn vị hành chính sự nghiệp phát sinh trong một quan hệ giữa đơn vị hành chính sự nghiệp với các đối tượng bên trong và bên ngoài đơn vị nhằm giải quyết các

BÀI 4 KẾ TOÁN CÁC NGHIỆP VỤ THANH TOÁN

Hướng dẫn học

thảo luận trên diễn đàn

qua email

Nội dung

Mục tiêu

sự nghiệp

đơn vị hành chính sự nghiệp

ứng kho bạc của đơn vị hành chính sự nghiệp

bạc

trong đơn vị hành chính sự nghiệp

khoản thanh toán với công chức, viên chức

cấp kinh phí cho cấp dưới

T ình huống dẫn nhập

Kế toán khoản được tài trợ, viện trợ

Đơn vị hành chính sự nghiệp T nhận được thông báo của đơn vị cấp dưới Q về việc đơn vị Q được nhận một khoản tài trợ không hoàn lại trị giá 500.000.000 đồng từ một tổ chức phi chính phủ tại nước ngoài để thực hiện dự án xóa đói giảm nghèo tại địa bàn một xã miền núi và số tiền trên sẽ được chuyển vào tài khoản tại ngân hàng của đơn vị Q trong vòng 10 ngày tới Đơn vị T đã tiến hành họp bàn, nhất trí ủng hộ dự án cũng như cho phép Q nhận khoản viện trợ trên

Bạn hãy giúp kế toán tại đơn vị T ghi chép nghiệp vụ trên tại thời điểm Q báo toàn bộ số tiền được tài trợ đã về tài khoản?

Các nghiệp vụ thanh toán của đơn vị hành chính sự

nghiệp phát sinh trong một quan hệ giữa đơn vị hành

chính sự nghiệp với các đối tượng bên trong và bên

ngoài đơn vị nhằm giải quyết các mối quan hệ tài

chính, liên quan tới quá trình hình thành, sử dụng và

thanh quyết toán kinh phí ngân sách Nhà nước tập

trung và kinh phí khác

Các nghiệp vụ này là những quan hệ thanh toán giữa đơn vị với Nhà nước, với các tổ chức, cá nhân bên ngoài về quan hệ mua bán dịch vụ, vật tư, sản phẩm, hàng hóa và quan

hệ thanh toán giữa đơn vị với cấp trên, cấp dưới, với viên chức và các đối tượng khác trong đơn vị Các nghiệp vụ thanh toán nếu được theo dõi theo đối tượng thì gồm có:

 Các khoản tạm ứng cho cán bộ, nhân viên của đơn vị;

 Các khoản phải trả về tiền lương, tiền thưởng và khoản nộp theo lương về bảo hiểm: bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn, bảo hiểm thất nghiệp;

 Cấc khoản phải thu khách hàng;

 Các khoản phải thanh toán cho nhà cung cấp;

 Các khoản phải nộp cho Nhà nước về thuế, phí và lệ phí;

 Kinh phí cấp cho cấp dưới;

 Nhận tạm ứng kinh phí của kho bạc;

 Thanh toán nội bộ cấp trên và cấp dưới

Nếu xét theo tính chất của công nợ phát sinh trong thanh toán, các khoản thanh toán trong đơn vị gồm có:

 Thanh toán các khoản phải thu (Khách hàng, thuế giá trị gia tăng, phải thu khác);

 Thanh toán các khoản phải trả (Người cung cấp, phải nộp theo lương, phải nộp Nhà nước về thuế, phải nộp khác);

 Thanh toán với viên chức Nhà nước;

 Thanh toán các khoản nội bộ giữa cấp trên và cấp dưới

Sau đây, chúng ta sẽ xem xét phương pháp kế toán của một số khoản thanh toán trong đơn vị hành chính sự nghiệp

4.1 Kế toán thanh toán tạm ứng

Tiền tạm ứng là khoản tạm chi quỹ kinh phí, vốn nhằm thực hiện các hoạt động hành chính, sự nghiệp hoặc kinh doanh trong đơn vị Số tiền tạm ứng có thể được sử dụng

để chi tiêu cho các công vụ như: mua sắm văn phòng phẩm, chi trả công sửa chữa, chi mua vật tư, hàng hóa, dịch vụ, chi công tác phí, chi nghiệp vụ phí, tạm ứng, chi thực hiện dự án, đề tài, chương trình nghiên cứu khoa học, nhu cầu cho tạm ứng, có thể bằng tiền hoặc tài sản tương đương tiền

4.1.1 Tài khoản sử dụng

TK 312 “Tạm ứng”: Phản ánh các khoản tạm ứng và tình hình thanh toán tạm ứng

của công chức, viên chức trong nội bộ đơn vị

 Kết cấu:

 Các khoản tạm ứng đã được thanh toán;

 Số tạm ứng dùng không hết nhập lại quỹ hoặc trừ vào lương

 Nguyên tắc quản lý:

o Chỉ được cấp chi tạm ứng cho cán bộ, viên

chức thuộc danh sách lương của đơn vị để đảm bảo khả năng hoàn ứng khi đến hạn

của thủ trưởng, kế toán trưởng trong đơn vị hành chính sự nghiệp

làn tạm ứng trước đó

đúng hạn

 Nhiệm vụ kế toán tạm ứng:

từ gốc hợp lý, hợp pháp

toán chi tiết, tổng hợp

lúc thanh toán

4.1.2 Phương pháp kế toán

 Xuất tiền hoặc vật tư tạm ứng cho viên chức, nhân viên:

Nợ TK 312: Tạm ứng

Có TK 111 112, 152, 153

 Thanh toán số chi tạm ứng trên cơ sở bảng thanh toán tạm ứng theo số thực chi do người nhận tạm ứng lập kèm theo chứng từ gốc:

Nợ TK 152, 155, 241

Nợ TK 661, 662, 635, 631

Có TK 312: Tạm ứng

 Các khoản tạm ứng chi không hết, nhập lại quỹ hoặc trừ vào lương:

Nợ TK 111: Tiền mặt

Nợ TK 334: Phải trả viên chức

Có TK 312: Tạm ứng

4.2 Kế toán thanh toán với công chức, viên chức và các đối tượng khác

Chi về quĩ tiền lương cho cán bộ công nhân viên, học bổng cho học sinh, sinh viên, phụ cấp cho hạ sĩ quan, chiến sĩ, lương hưu cho cán bộ nghỉ hưu… trong các đơn vị hành chính sự nghiệp là khoản chi thường xuyên, cơ bản trong toàn bộ các khoản chi tiêu chủ yếu và có liên quan đến nhiều chế độ, chính sách kinh phí Do đó, khi kế toán thanh toán lương và các khoản thu nhập cá nhân khác cho cán bộ công nhân viên, các khoản thu chế độ chính sách cho các đối tượng khác, cần đảm bảo thực hiện đầy đủ các nguyên tắc về quản lý các khoản chi cho con người và quản lý tiền Ngoài chế độ tiền lương, công chức còn được hưởng chế độ bảo hiểm theo qui định và các khoản chi trả trực tiếp khác

Theo chế độ hiện hành, các khoản phải nộp theo lương tại đơn vị hành chính sự nghiệp bao gồm các khoản sau: kinh phí công đoàn; bảo hiểm xã hội; bảo hiểm y tế; bảo hiểm thất nghiệp, cụ thể:

 Quỹ bảo hiểm xã hội: Bảo hiểm xã hội là sự bảo đảm thay thế hoặc bù đắp một

phần thu nhập của người lao động khi họ bị giảm hoặc mất thu nhập do ốm đau, thai sản, tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp, thất nghiệp, hết tuổi lao động hoặc chết, trên cơ sở đóng vào quỹ bảo hiểm xã hội

 Quỹ bảo hiểm y tế: Bảo hiểm y tế là hình thức bảo hiểm được áp dụng trong lĩnh

vực chăm sóc sức khỏe, không vì mục đích lợi nhuận, do Nhà nước tổ chức thực hiện và các đối tượng có trách nhiệm tham gia theo quy định của Luật bảo hiểm

y tế

 Quỹ kinh phí công đoàn: Kinh phí công đoàn là quỹ tài trợ cho hoạt động công

đoàn các cấp

 Quỹ bảo hiểm thất nghiệp: Theo Luật Bảo hiểm xã hội, Bảo hiểm thất nghiệp bắt

buộc áp dụng đối với đối tượng lao động và người sử dụng lao động như sau:

là công dân Việt Nam làm việc theo hợp đồng lao động hoặc hợp đồng làm việc mà các hợp đồng này không xác định thời hạn hoặc xác định thời hạn từ đủ mười hai tháng đến ba mươi sáu tháng với người sử dụng lao động

thất nghiệp bao gồm cơ quan Nhà nước, đơn vị sự nghiệp, đơn vị vũ trang nhân dân; tổ chức chính trị, tổ chức chính trị – xã hội, tổ chức chính trị xã hội – nghề nghiệp, tổ chức xã hội – nghề nghiệp, tổ chức xã hội khác; cơ quan, tổ chức nước ngoài, tổ chức quốc tế hoạt động trên lãnh thổ Việt Nam; doanh nghiệp, hợp tác xã, hộ kinh doanh cá thể, tổ hợp tác, tổ chức khác và cá nhân có thuê mướn, sử dụng và trả công cho người lao động có sử dụng từ mười lao động trở lên

4.2.1 Tài khoản sử dụng

 TK 334 “Phải trả viên chức”: được sử dụng để theo dõi tình hình thanh toán tiền

lương và các khoản khác với công chức, viên chức trong đơn vị

TK 334 có kết cấu như sau:

 Các khoản khấu trừ vào tiền lương, sinh hoạt phí, học bổng của công nhân viên và các đối tượng khác trong đơn vị hành chính sự nghiệp

 Tiền lương và các khoản khác đã trả cho công nhân viên và các đối tượng khác

tượng khác

đối tượng khác

TK 334 có 2 tài khoản cấp 2:

công chức, viên chức là các đối tượng thuộc danh sách tham gia bảo hiểm xã hội theo quy định hiện hành của pháp luật về bảo hiểm xã hội

lao động khác là các đối tượng không thuộc danh sách tham gia bảo hiểm xã hội theo quy định hiện hành của pháp luật về bảo hiểm xã hội

 TK 332 “Các khoản phải nộp theo lương”: Phản ánh tình hình trích lập và sử

dụng các khoản trích theo lương tại đơn vị

Kết cấu:

 Kinh phí công đoàn, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế đã nộp

 Bảo hiểm xã hội trả trực tiếp cho các đối tượng trong đơn vị

 Trích kinh phí công đoàn, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế theo lương

 Số tiền bảo hiểm xã hội được cơ quan bảo hiểm cấp để chi trả cho các đối tượng được hưởng bảo hiểm xã hội tại đơn vị

TK 332 có các TK chi tiết:

hiểm xã hội

y tế tại đơn vị

kinh phí công đoàn

bảo hiểm thất nghiệp

4.2.2 Phương pháp kế toán

 Tính tiền lương, phụ cấp, tiền thưởng phải trả công nhân viên:

Nợ TK 635: Chi theo đơn đặt hàng của Nhà nước

Nợ TK 631: Chi hoạt động sản xuất kinh doanh

Nợ TK 661: Chi hoạt động

Nợ TK 662: Chi dự án

Có TK 334: Phải trả viên chức

 Bảo hiểm xã hội trả thay lương:

Nợ TK 3321

Có TK 334

 Khấu trừ vào lương các khoản tạm ứng, thuế thu nhập cá nhân, tiền bồi thường, tiền điện, nước, tiền nhà

Nợ TK 334: Phải trả viên chức

Có TK 312: Tạm ứng

Có TK 3337

Có TK 3118

 Thanh toán tiền lương, tiền thưởng, học bổng, sinh hoạt phí cho cán bộ, viên chức, ghi:

Nợ TK 334: Phải trả viên chức

Có TK 111, 112

Có TK 461, 462: Nếu rút dự toán chi lương

 Căn cứ vào bảng thanh toán lương, trích các khoản trích theo lương:

Nợ TK 611 – Chi hoạt động

Nợ TK 662 – Chi dự án

Nợ TK 631 – Chi hoạt động sản xuất kinh doanh

Nợ TK 334

Có TK: 3321, 3322, 3323, 3324

 Khi đơn vị chuyển tiền nộp bảo hiểm xã hội, kinh phí công đoàn hoặc mua thẻ bảo hiểm y tế, ghi:

Nợ TK 3321, 3322, 3323, 3324 – Các khoản phải nộp theo lương

Có TK 111: Tiền mặt

Có TK 112: Tiền gửi ngân hàng, kho bạc

Có TK 461, 462 (rút dự toán nộp bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế)

 Khi nhận tiền của cơ quan bảo hiểm xã hội cấp bù:

Nợ TK 111, 112

Có TK 3321

 Chi tiêu kinh phí công đoàn tại cơ sở:

Nợ TK 3323

Có TK 111, 112

 Khoản tiền phạt nộp chậm bảo hiểm:

Nợ TK 3118

Có TK 332

4.3 Kế toán các khoản phải thu khách hàng

4.3.1 Tài khoản sử dụng

TK 311 “Các khoản phải thu”: Phản ánh các khoản phải thu và tình hình thanh toán

các khoản phải thu đối với khách hàng, với các đơn vị, cá nhân trong và ngoài đơn vị

 Kết cấu:

 Các khoản phải thu với khách hàng về tiền bán sản phẩm, hàng hóa cung cấp dịch vụ, nhượng bán, thanh lý vật tư, tài sản cố định

 Thuế giá trị gia tăng được khấu trừ

 Giá trị tài sản thiếu hụt

 Số tiền đã thu của khách hàng

 Số tiền ứng, trả trước của khách hàng

 Số thuế giá trị gia tăng đầu váo đã khấu trừ

 Số tiền đã thu về bồi thường vật chất và

 Tài khoản 311 chi tiết thành 3 tài khoản cấp 2:

 Nhiệm vụ kế toán các khoản phải thu:

tượng phải thu, khoản phải thu, từng đơn đặt hàng và từng lần thanh toán

kế toán ghi chi tiết theo từng đối tương, từng nghiệp vụ thanh toán Số nợ phải thu của đơn vị trên tài khoản tổng hợp phải bằng tổng số nợ phải thu trên tài khoản chi tiết của các con nợ

đối tượng theo cả hai chỉ tiêu số lượng và giá trị

theo đối tượng và theo thời hạn thanh toán để có phương án thu hồi kịp thời nợ

chờ quyết định xử lý và các khoản bồi thường vật chất do cá nhân, tập thể gây

ra như làm mất mát, hư hỏng vật tư, sản phẩm, hàng hóa đã có quyết định xử lý bắt bồi thường vật chất

4.3.2 Phương pháp kế toán

 Khi bán sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ của hoạt động sản xuất kinh doanh:

Nợ TK 3111 – Phải thu khách hàng

Có TK 531 – Thu từ hoạt động sản xuất kinh doanh

Có TK 3331 (nếu có) (Đồng thời phải phản ánh cả giá vốn)

 Khi thu tiền hoặc nhận tiền ứng trước của khách hàng:

Nợ TK 111, 112

Có TK 3111

 Khi thanh lý, nhượng bán tài sản cố định:

Nợ TK 214

Nợ TK 466 hoặc 5118

Có TK 211, 213

Nợ TK 3111

Có TK 5118

Có TK 3331 (nếu có)

 Thanh lý, nhượng bán vật tư thừa:

Nợ TK 3111

Có TK 5118

Có TK 3331 (nếu có)

Nợ TK 5118, 337 (nếu là vật tư được đầu tư bằng nguồn kinh phí hoạt động của năm trước)

Có TK 152, 153

 Cuối kỳ, đối chiếu công nợ và lập chứng từ bù trừ:

Nợ TK 3311

Có TK 3111

4.4 Kế toán các khoản phải trả người bán

4.4.1 Tài khoản sử dụng

 TK 331 “Các khoản phải trả”:

o Bên Nợ:

 Các khoản đã trả cho nhà cung cấp, người cho vay;

 Đặt trước cho nhà cung cấp;

 Các khoản đã trả khác;

 Xử lý giá trị tài sản thừa

o Bên Có: Phản ánh các nghiệp vụ làm tăng số tiền phải trả cho

 Người cung cấp;

 Người cho vay;

 Các đối tượng khác;

 Giá trị tài sản thừa chờ xử lý

 TK 331 được chi tiết thành các tiểu khoản sau:

 Nhiệm vụ kế toán các khoản phải trả:

kế toán ghi chi tiết theo từng đối tượng, từng nghiệp vụ thanh toán Số nợ phải trả trên tài khoản tổng hợp của đơn vị phải bằng tổng số nợ phải trả trên các tài khoản chi tiết theo chủ nợ

nợ cho các chủ nợ tránh gây ra dây dưa kéo dài thời hạn trả nợ

tiết theo từng đối tượng chủ nợ theo cả hai chỉ tiêu số lượng và giá trị

4.4.2 Phương pháp kế toán

 Mua vật tư, tài sản, dịch vụ sử dụng cho hoạt động sự nghiệp, dự án hoặc kinh doanh chịu VAT trực tiếp, chưa trả tiền:

Nợ TK 151 (152, 153): Mua vật liệu, dụng cụ

Nợ TK 1556: Mua hàng hoá

Nợ TK 211, 213: Mua tài sản cố định

Nợ TK 241: Chi phí xây dựng cơ bản hoặc sửa chữa lớn tài sản cố định

Nợ TK 661: Phục vụ cho hoạt động sự nghiệp

Nợ TK 662: Phục vụ cho hoạt động thực hiện hoặc quản lý dự án

Nợ TK 631: Phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh (giá có thuế)

Có TK 331 (3311): Phải trả người bán

 Mua vật tư, tài sản, dịch vụ phục vụ cho sản xuất kinh doanh chịu VAT theo phương pháp khấu trừ, chưa trả tiền:

Nợ TK 151 (152, 153): Mua vật liệu, dụng cụ

Nợ TK 1556: Mua hàng hoá

Nợ TK 211, 213: Mua tài sản cố định

Nợ TK 241: Chi phí xây dựng cơ bản hoặc sửa chữa lớn tài sản cố định

Nợ TK 631: Phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh (giá chưa thuế)

Nợ TK 3113 (31131): Thuế giá trị gia tăng đầu vào được khấu trừ

Có TK 331 (3311): Phải trả người bán

 Khi thanh toán hoặc đặt trước tiền cho nhà cung cấp, ghi:

Nợ TK 331 (3311): Số tiền đã trả người bán

Có TK 111, 112: Đã trả bằng tiền

Có TK 331 (3312): Thanh toán bằng tiền vay

Có TK 311 (3111): Thanh toán bù trừ (với cùng một đối tượng)

Có TK 461: Thanh toán bằng dự toán kinh phí hoạt động

Có TK 462: Thanh toán bằng dự toán kinh phí dự án

Có TK 441: Thanh toán bằng dự toán kinh phí xây dựng cơ bản

Lưu ý: Trong trường hợp thanh toán bằng dự toán kinh phí hoạt động hoặc dự toán

kinh phí dự án, ngoài bút toán trên, kế toán ghi giảm số dự toán đã rút

Có TK 008: Rút dự toán kinh phí sự nghiệp hoặc Có TK 009: Rút dự toán kinh phí dự án

4.5 Kế toán tạm ứng của kho bạc

4.5.1 Tài khoản sử dụng

TK 336 – Tạm ứng kinh phí dùng để phản ánh số kinh phí đã tạm ứng của kho bạc và việc thanh toán số kinh phí đã tạm ứng đó trong thời gian dự toán chi ngân sách chưa được các cấp có thẩm quyền giao Kết cấu:

 Bên Nợ:

 Bên Có: Các khoản kinh phí đã nhận tạm ứng của kho bạc

 Số dư bên Có: Các khoản kinh phí đã tạm ứng qua Kho bạc Nhà nước nhưng chưa thanh toán

4.5.2 Phương pháp kế toán

 Đối với các đơn vị hành chính sự nghiệp, khi dự toán chi ngân sách chưa được các cấp có thẩm quyền giao và được Kho bạc Nhà nước cho tạm ứng

Nợ TK 111, 112, 152, 153, 331

Có TK 336

đầu tư xây dựng cơ bản ghi:

Nợ TK 635, 661, 662, 214

Có TK 336

 Khi đơn vị được cấp có thẩm quyền giao dự toán, ghi:

Nợ TK 008

Nợ TK 009