tiểu luận KHẢO sát hệ THỐNG QUẢN lý điểm học VIÊN ở học viện chính trị quân sự

HỌC VIỆN QUẢN LÝ GIÁO DỤC KHOA TIỂU LUẬN MÔN HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ GIÁO DỤC KHẢO SÁT HỆ THỐNG QUẢN LÝ ĐIỂM HỌC VIÊN Ở HỌC VIỆN CHÍNH TRỊ QUÂN SỰ Họ và tên học viên Mã sinh viên Lớp HÀ NỘI 2021 MỤC LỤC MỞ ĐẦU 1 Chương 1 KHÁI QUÁT VỀ HỌC VIỆN CHÍNH TRỊ QUÂN SỰ 3 Chương 2 HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ ĐIỂM HỌC VIÊN HỌC VIỆN CHÍNH TRỊ QUÂN SỰ 5 1 1 Cơ sở lý luận 5 1 1 1 Đại cương về hệ thống thông tin 5 1 1 2 Phân tích hệ thống về chức năng 8 1 1 3 Phân tích hệ thống về dữ liệu 10 2 2 Phân tích hệ.

HỌC VIỆN QUẢN LÝ GIÁO DỤC

KHOA ………

TIỂU LUẬN MÔN HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ GIÁO DỤC KHẢO SÁT HỆ THỐNG QUẢN LÝ ĐIỂM HỌC VIÊN Ở HỌC VIỆN CHÍNH TRỊ QUÂN SỰ Họ và tên học viên :

Mã sinh viên: .

Lớp :

HÀ NỘI - 2021 MỤC LỤ MỞ ĐẦU 1

Chương 1 KHÁI QUÁT VỀ HỌC VIỆN CHÍNH TRỊ QUÂN SỰ 3

Chương 2 HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ ĐIỂM HỌC VIÊN HỌC VIỆN CHÍNH TRỊ QUÂN SỰ 5

1.1 Cơ sở lý luận 5

1.1.1 Đại cương về hệ thống thông tin 5

1.1.2 Phân tích hệ thống về chức năng 8

1.1.3 Phân tích hệ thống về dữ liệu 10

2.2 Phân tích hệ thống 12

2.2.1 Khảo sát thực trạng hệ thống cũ 12

2.2.2 Mô tả hệ thống cần được xây dựng 12

2.2.3 Các yêu cầu đối với chương trình quản lý điểm 13

2.2.4 Các dữ liệu vào ra 15

2.2.5 Các bước xây dựng hệ thống quản lý điểm học viên 18

2.3 Phân tích hệ thống của dữ liệu 19

2.3.1 Biểu đồ phân cấp chức năng của hệ thống 19

2.3.2 Biểu đồ luồng dữ liệu 20

2.4 Thiết kế xây dựng phần mềm hệ thống quản lý điểm của học viên Học viện Chính trị Quân sự 23

2.4.1 Ngôn ngữ dùng để thiết kế 23

2.4.2 Thiết kế cơ sở dữ liệu 26

2.5 Ưu nhược điểm của hệ thống 29

2.5.1 Ưu điểm 29

2.5.2 Nhược điểm 29

KẾT LUẬN 30

TÀI LIỆU THAM KHẢO 31

MỞ ĐẦU

1 Lý do chọn đề tài

Tin học ứng dụng ngày càng nhiều, rất nhiều công việc thủ công trướcđây đã được xử lý bằng các phần mềm chuyên dụng đã giảm đáng kể công sức,nhanh chóng và chính xác Trước sự phát triển ngày càng mạnh mẽ của côngnghệ thông tin và hiệu quả cao của việc ứng dụng nó trong các lĩnh vực đời sống

xã hội cùng với những đòi hỏi, những yêu cầu mới, Đảng, Nhà nước ta đã banhành một loạt các văn bản chỉ đạo mang tính định hướng quan trọng

Sự phát triển của khoa học kỹ thuật cũng là do một phần không nhỏnhững đóng góp của Tin học Nó cũng từng bước khẳng định vai trò của mìnhtrong từng lĩnh vực Đặc biệt là trong công tác quản lý : quản lý nhân sự, quản lýtài chính kế toán, quản lý bán hàng Các hệ thống thông tin quản lý cung cấp chongười sử dụng những thông tin một cách tiện dụng an toàn nhất, là công cụ đắclực giúp các nhà quản lý nhằm nâng cao hiệu quả quản lý Ở nước ta, công nghệthông tin ngày càng phát triển và ngày càng góp công lớn vào việc quản lý các

hệ thống và đem lại hiệu quả cao cho công việc Công nghệ thông tin là mộttrong những động lực quan trọng nhất của sự phát triển, cùng với các ngànhcông nghệ cao khác làm biến đổi sâu sắc đời sống kinh tế, văn hóa, xã hội củathế giới hiện đại Việc ứng dụng công nghệ thông tin vào các cơ sở giáo dụcngày càng trở nên phổ biến trong sự phát triển ngày nay

Việc triển khai, áp dụng công nghệ thông tin vào nhà trường đã và đangđược đẩy mạnh sau những chỉ đạo cụ thể của Đảng và Nhà nước Đặc biệt khâuquản lý điểm học viên, học viên tại các trường Cao đẳng, Đại học trong vàongoài quân đội đang là việc hết sức cấp thiết Quản lý điểm học viên bằng hệthống phần mềm máy tính đã ra đời và khắc phục được những khó khăn, yếukém của phương pháp truyền thống, đó là giảm được số lượng người tham giaviệc vào điểm và lưu trữ điểm cho học viên, thông tin tập trung và gọn nhẹkhông cồng kềnh, việc quản lý hệ thống quản lý điểm của học viên cũng giảmtối thiểu những sai sót

Với sự cấp thiết của vấn đề, học viên nghiên cứu đề tài: “Khảo sát hệ

thống quản lý điểm học viên Học viện Chính trị Quân sự”.

2 Mục đích nghiên cứu

Trên cơ sở nghiên cứu các vấn đề lý luận và thực tiễn về hệ thống quản lýđiểm học viên Học viện Chính trị Quân sự, từ đó hiểu rõ về chức năng, quy tắc,quy trình hoạt động, thông tin đầu vào và đầu ra của hệ thống quản lý của Họcviện từ đó nêu ra được điểm mạnh và điểm hạn chế của hệ thống quản lý điểmhọc viên tại Học viện Chính trị Quân sự

3 Nhiệm vụ nghiên cứu

3.1 Hệ thống hóa những vấn đề lí luận liên quan đến hệ thống thông tin.3.2 Mô tả thực trạng, phân tích hệ thống thông tin quản lý điểm học viênHọc viện Chính trị Quân sự, Bộ Quốc phòng

4 Nội dung nghiên cứu

4.1 Nghiên cứu các chức năng trong hệ thống quản lý điểm học viên Họcviện Chính trị Quân sự

4.2 Nghiên cứu các quy tắc quản lý của hệ thống quản lý điểm học viênHọc viện Chính trị Quân sự

4.3 Nghiên cứu thông tin đầu vào, thông tin đầu ra của hệ thống quản lýđiểm học viên Học viện Chính trị Quân sự

5 Phương pháp nghiên cứu

5.1 Phương pháp nghiên cứu tài liệu

Tìm hiểu, thu thập thông tin về: Cơ sở lí thuyết, hướng dẫn sử dụng hệthống quản lý điểm học viên, các số liệu liên quan đến nội dung nghiên cứu

5.2 Phương pháp phi thực nghiệm

Quan sát, phỏng vấn cán bộ quản lý, giảng viên, học viên, cán bộ IT…nhằm hiểu rõ thực trạng hệ thống quản lý điểm học viên Học viện Chính trị

6 Cấu trúc của đề tài

Đề tài bao gồm 3 phần: Phần mở đầu, phần nội dung và phần kết luận.Trong đó, phần nội dung gồm 3 chương

Chương 1 Tổng quan về Học viện Chính trị Quân sự

Chương 2 Hệ thống thông tin quản lý điểm học viên Học viện Chính trịQuân sự

Chương 1 KHÁI QUÁT VỀ HỌC VIỆN CHÍNH TRỊ QUÂN SỰ

Theo Quyết định số 796/QĐ-TM ngày 16/10/2020 của Tổng Tham mưutrưởng Quân đội nhân dân Việt Nam, về việc ban hành Biểu tổ chức, biên chếHọc viện Chính trị (thời bình) gồm: Ban Giám đốc, 07 phòng, 02 ban, 01 ViệnKhoa học xã hội và nhân văn quân sự, 01 Tạp chí Giáo dục lý luận chính trịquân sự, 14 khoa giáo viên, 06 hệ học viên Đội ngũ giảng viên, cán bộ quản lýgiáo dục của Học viện được đào tạo cơ bản, có kinh nghiệm giảng dạy và nghiêncứu khoa học; nhiều cán bộ, giảng viên đã trải qua chiến đấu, giữ cương vị lãnhđạo, chỉ huy, quản lý đơn vị, có năng lực tổ chức tốt hoạt động giảng dạy, quản

lý giáo dục theo mục tiêu, yêu cầu đào tạo Hiện nay, 100% giảng viên và cán bộquản lý giáo dục của Học viện có trình độ đại học và sau đại học (sau đại học:

70, 65%) đáp ứng tốt yêu cầu, nhiệm vụ giáo dục và đào tạo, nghiên cứu khoahọc xã hội và nhân văn trong lĩnh vực quân sự, giải quyết những vấn đề lý luận

và thực tiễn đặt ra phục vụ sự nghiệp công nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nước

Trải qua nhiều xây dựng và trưởng thành, Học viện Chính trị đã đào tạo,bồi dưỡng được hàng vạn cán bộ chính trị, cán bộ giảng dạy, nghiên cứu khoahọc xã hội và nhân văn cho Quân đội nhân dân Việt Nam; hàng ngàn cán bộ choQuân đội nhân dân Lào, Quân đội Hoàng gia Campuchia và đào tạo cán bộnguồn nhân lực bậc cao cho sự nghiệp công nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nước…Đội ngũ cán bộ đã qua đào tạo tại Học viện Chính trị có phẩm chất chính trị, đạođức tốt; có kiến thức toàn diện, chuyên sâu về công tác đảng, công tác chính trị,

về khoa học xã hội nhân văn quân sự; có năng lực lãnh đạo, chỉ huy quản lýhoàn thành tốt nhiệm vụ, khẳng định được vị trí, vai trò và uy tín trên cương vịcông tác, nhiều đồng chí đã phát triển trở thành tướng lĩnh trong Quân đội, cán

bộ cao cấp của Đảng, Nhà nước và nhà khoa học có uy tín

Đào tạo nguồn nhân lực bậc cao, bồi dưỡng nhân tài cho quân đội và quốcgia; nghiên cứu, phát triển khoa học xã hội và nhân văn quân sự, tăng cường bảo

vệ nền tảng tư tưởng của Đảng, phản bác các quan điểm sai trái, thù địch, góp

phần quan trọng vào sự nghiệp xây dựng quân đội vững mạnh về chính trị, xâydựng và bảo vệ Tổ quốcViệt Nam xã hội chủ nghĩa.

Hiện nay, với đội ngũ cán bộ quản lý, giảng viên có trình độ cao, cơ sởvật chất, thiết bị dạy học hiện đại, Học viện Chính trị Quân sự đã phát triển đadạng các loại hình đào tạo; mở rộng hợp tác, liên kết về đào tạo với các đối táctrong và ngoài nước, tham gia các chương trình đào tạo ở trong nước và ngoàinước đạt chất lượng hiệu quả cao Với đội ngũ cán bộ, giảng viên chất lượngcao, có bề dày kinh nghiệm lâu năm, đã nắm vai trò cốt lõi trong mọi công táchoàn thành sứ mệnh của Học viện, đó là tạo ra và tiến cử nguồn cử nhân, thạc sĩ,tiến sĩ đến các chuyên ngành quân sự, đối ngoại, trinh sát cũng như ngoại ngữ đểđáp ứng được những yêu cầu phát triển của đất nước, góp phần xây dựng đấtnước trở thành cường quốc trong tương lai gần Học viện Chính trị Quân sự luôn

là ước mơ của nhiều học sinh mang trong mình ý chí vững vàng về tư tưởng,chính trị, luôn có mục tiêu đó là trở thành một người quân nhân, một sĩ quanquân đội đĩnh đạc, nghiêm chỉnh, dũng cảm cống hiến tận tụy cho đất nước

Chương 2 HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ ĐIỂM HỌC VIÊN HỌC VIỆN CHÍNH TRỊ QUÂN SỰ

1.1 Cơ sở lý luận

1.1.1 Đại cương về hệ thống thông tin

1.1.1.1 Một số khái niệm về hệ thống thông tin

Hệ thống thông tin là một tập hợp có tổ chức của nhiều phần tử thườngxuyên tương tác với nhau, có những mối quan hệ ràng buộc lẫn nhau và cùnghoạt động chung một mục đích nào đó

Hệ thống nghiệp vụ là một loại hệ thống bao gồm các hoạt động kinhdoanh, dịch vụ chẳng hạn như sản xuất, phân phối, lưu thông các sản phẩm, cáchoạt động dịch vụ,

Hệ thống thông tin là một trong những ngành mũi nhon của công nghệthông tin, đã có nhiều ứng dụng trong quản lý kinh tế, đặc biệt là quản lý cácdoanh nghiệp, quản lý điểm, mặc dù hiện nay có khá nhiều ngôn ngữ lập trình

và hệ quản trị cơ sở dữ liệu cũng như phần mềm quản lý, song đối với một hệthống quản lý được vận dụng ngay các phần mềm đó là một vấn đề gặp không ítkhó khăn

Phân tích hệ thống thông tin là phương pháp luận, để xây dựng phươngpháp và các công cụ sử dụng trong quá trình phân tích và thiết kế hệ thống

1.1.1.2 Nhiệm vụ và vai trò của hệ thống thông tin

Chức năng của hệ thống thông tin là xử lý thông tin của hệ thống nghiệp

vụ Quá trình xử lý thông tin như một mô hình hộp đen bao gồm: Bộ xử lý,thông tin đầu vào, thông tin đầu ra và thông tin phản hồi cần thiết của hệ thống.Nhiệm vụ của hệ thống thông tin:

- Về đối ngoại: hệ thống thông tin thu nhận thông tin từ môi trường bênngoài và đưa thông tin ra từ môi trường bên ngoài

- Về đối nội: hệ thống thông tin là cầu nối liên lạc giữa các bộ phận của hệnghiệp vụ

Vai trò của hệ thống thông tin: đóng vai trò trung gian giữa hệ thốngnghiệp vụ và môi trường, giữa hệ thống con quyết định và hệ thống con tác

nghiệp Ngoài ra hệ thống thông tin còn cung cấp thông tin cho các hệ thốngquyết đinh và tác nghiệp.

1.1.1.3 Các thành phần cơ bản của hệ thống thông tin

Con người: Hệ thống thông tin cung cấp thông stin cho mọi người baogồm cả người quản lý và người sử dụng cuối

Thủ tục: Bao gồm các dữ liệu mô tả công việc của tất cả mọi người baogồm cả người quản lý và người sử dụng cuối

Phần cứng: Bao gồm tất cả các thiết bị vật lý sử dụng trong hệ thốngthông tin

Phần mềm: Bao gồm cả phần mềm hệ thống và phần mềm ứng dụng.Tệp (file) dữ liệu: Hầu hết dữ liệu được xử lý trong hệ thống thông tinphải được giữ lại vì lý do pháp luật vì sự cần thiết được xử lý trong tương lai.Những file này là thành phần của hệ thống thông tin, được tạo ra trực tiếp hoặclưu trữ trong file

Các dữ liệu là các thông tin được cấu trúc hóa

Luồng thông vào: Các thông tin cần thiết cho quá trình xử lý, có thể là cácthông tin phản ánh cấu trúc doanh nghiệp và các thông tin phản ánh hoạt độngcủa doanh nghiệp

Luồng thông tin ra: Thông tin ra được tổng hợp từ các thông tin đầu ra vàphụ thuộc vào nhu cầu quản lý trong từng trường hợp, từng đơn vị cụ thể Thông

tin ra là kết quả của việc tra cứu nhanh về một đối tượng cần quan tâm, đồng thời phải đảm bảo sự chính xác kịp thời.

Các xử lý là các quy trình, các phương pháp, chức năng xử lý thông tin vàbiến đổi thông tin Các xử lý nhằm sản sinh ra các thông tin có cấu trúc theo thểthức quy định như các chứng từ giao dịch, các sổ sách báo cáo thống kê

1.1.1.4 Quá trình phát triển của hệ thống thông tin

Quá trình phân tích và thiết kế hệ thống bao gồm các công việc cần hoànthành theo trình tụ nhất định có thể bao gồm các bước dưới đây:

- Xác định vấn đề, các yêu cầu quản lý hệ thống

- Xác định mục tiêu, ưu tiên, giải pháp sơ bộ và chứng minh tỉnh khả thi

- Phân tích các chức năng và dữ liệu của hệ thống

- Thiết kế logic: trả lời câu hỏi làm gì? Là gì? Phân tích sâu hơn các chứcnăng, các dữ liệu của hoạt động cũ để đưa ra mô hình hoạt động mới

- Thiết kế vật lý: đưa ra những biện pháp, phương tiên thực hện, nhằm trảlời câu hỏi làm thế nào?

- Cài đặt hệ thống: Lựa chọn ngôn ngữ, hệ quản trị cơ sở dữ liệu và lập trình

- Khai thác và bảo trì

1.1.1.5 Khảo sát hiện trạng và xác lập dự án

a) Đại cương giai đoạn khảo sát

Việc khảo sát thường được tiến hành qua 2 giai đoạn:

- Khảo sát sơ bộ nhằm xác định tính khả thi của dự án

- Khảo sát chi tiết nhằm xác định chính xác những gì sẽ thực hiện vàkhẳng định những lợi ích kèm theo

b) Yêu cầu thực hiện giai đoạn khảo sát

Bao gồm các giai đoạn:

- Khảo sát đánh giá sự hoạt động của hệt thống cũ

- Đề xuất mục tiêu, ưu tiên cho hệ thống mới

- Đề xuất ý tưởng cho giải pháp mới

- Vạch kế hoạch cho dự án

- Lập báo cáo về khảo sá và xác định tính khả thi

c) Tìm hiểu và đánh giá hiện trạng

- Phương pháp khảo sát hiện trạng: Phân biệt 4 mức thoe thứ tự: tác vụ,điều phối quản lý, quyết định và tư vấn

- Hình thức khảo sát: có nhiều hình thức khảo sát như: quan sát theo dõi,phỏng vấn điều tra, chúng được sử dụng kết hợp đê nâng cao hiệu quả, tínhxác thực, tính khách quan và tính toàn diện của phương pháp luận

d) Phân loại biên tập thông tin điều tra

Các thông tin thu thập được thông qua quá trình khảo sát cần phải được ràsoát phân loại và biên tập theo các tiêu chí Thông tin phản ánh hiện tại haytương lại, thông tin dạng tĩnh, động hay biến đổi, thông tin thuộc môi trường haynội bộ

đ) Xác định các yêu cầu, phạm vi, mục tiêu và hạn chế của dự án

Xác định các yêu cầu nảy sinh:

- Những nhu cầu về thông tin chưa được đáp ứng

- Các nguyện vọng của nhân viên

- Dự kiến, kế hoạch của lãnh đạo

- Phạm vi hoạt động của dự án là khoanh vùng dự án cần thực hiên

Xác định mục tiêu của hệ thống thông tin:

- Phục vù lợi ích của nghiệp vụ

- Mang lại lợi ích kinh tế

- Mang lại lợi ích sử dụng

- Khắc phục những yếu kém hiện tại, đáp ứng những nhu cầu trong tươnglai, đồng thời thể hiện chiến lược phát triển lâu dài của tổ chưc nghiệp vụ

- Xác định các hạn chế của dự án: Hạn chế về tài chính, hạn chế về conngười, hạn chế về thiết bị kỹ thuật, hạn chế về môi trường,

e) Phác họa và nghiên cứu tính khả thi của giải pháp

g) Đây là giai đoạnh cực kì quan trọng

h) Lập kế hoạch triển khai dự án xây dựng hệ thống thông tin

1.1.2 Phân tích hệ thống về chức năng

Phân tích trên xuống (Top-down) phương pháp phân tích này áp dụng choviệc xây dựng 2 loại biểu đồ liên quan đến chức năng xử lý: biểu đồ phân cấpchức năng và biểu đồ luồng dữ liệu

1.1.2.1 Biểu đồ phân cấp chức năng (BPC)

Biểu đồ phân cấp chức năng chỉ ra các chức năng của hệ thống cần đượcxây dựng và quá trình triển khai biểu đồ dữ liệu

Thành phần của biểu đồ BPC: Bao gồm các chức năng và các đường kếtnối giữa các chức năng theo nguyên tắc phân rã

Đặc điểm của biểu đồ BPC:

- Cho ra cách nhìn khái quát nhất về chức năng của hệ thống

- Biểu đồ BPC rất dễ thành lập do đơn giản

- Biểu đồ mang tính chất tĩnh

- Biểu đồ BPC rất gần gũi với sơ đồ tổ chức nhưng ta không đồng nhất nóvới sơ đồ tổ chức.

1.1.2.2 Biểu đồ luồng dữ liệu (BLD)

Mục đích: Nhằm tập hợp các chức năng và luồng thông tin trong hệthống, nó xác định các mối quan hệ trước sau trong tiến trình xử lý

Biểu đồ này dựa và phương pháp phát triển hệ thống có cấu trúc bao gồm

3 kĩ thuật phân tích chính: sơ đồ luồng dữ liệu, từ điển định nghĩa dữ liệu là đặc

tả quá trình xử lý

BLD là công cụ chính của quá trình phân tích, nhằm mục đích trao đổithiết kế và tạo lập dữ liệu BLD hỗ trợ 4 hoạt động chính: phân tích, thiết kế,truyền thông, siêu dữ liệu

Các mức diễn tả của biểu đồ luồng dữ liệu BLD được mô tả như sau:

- Hệ thống cần thực hiện các chức năng nào?

- Sự liên quan giữa các chức năng?

- Hệ thống cần truyền đi cái gì?

- Các đầu vào nào cần truyền tới đầu ra nào?

- Hệ thống cần thực hiện dạng công việc nào?

- Hệ thống lấy thông tin ở đâu để làm việc?

- Và nó gửi kết quả công việc tới đâu?

- Các thành phần của biểu đồ: chức năng xử lý, luồng dữ liệu, kho dữ liệu,tác nhân ngoài, tác nhân trong

- Các biểu đồ, lược đồ, sơ đồ khối

- Các công thức phương trình toán học

- Các bảng, cây quyết định

- Các ngôn ngữ tự nhiên cấu trúc hóa

1.1.2.4 Xây dựng biểu đồ phân cấp chức năng BPC

BPC là biểu đồ mô tả tĩnh Bằng kĩ thuật phân mức ta xây dựng biểu đồdưới dạng cây Trong đó, mỗi nút tương ứng với một chức năng

Tại sao giai đoạn khảo sát sơ bộ hệ thống ta liệt kê các chức năng có liênquan với nhau và chúng xếp gần nhau Các chức năng được đánh theo thứ tự vàtheo nhóm

1.1.2.5 Xây dựng biểu đồ luồng dữ liệu BLD

BLD mô tả các chức năng của hệ thống theo tiến trình Nó là biểu đồ động

để diễn tả chức năng xử lí và dữ liệu

Phương pháo cấu trúc biểu đồ luồng dữ liệu: biểu đồ luồng dữ liệu đối với

hệ thống nhỏ, đơn giản thông thường được xây dựng dễ dàng, không cồng kềnh,

dễ xem xét Tuy nhiên đối với hệ thống lớn phức tạo nên theo các chương trìnhmang tính nguyên tắc đơn giản để có một biểu đồ tốt

1.1.3 Phân tích hệ thống về dữ liệu

1.1.3.1 Mô hình thực thể liên kết

Là công cụ thành lập lược đồ dữ liệu hay gọi là biểu đồ cấu trúc dữ liệu(BCD) nhằm xác định khung khái niệm về các thực thể, thuộc tính và mối liên

hệ ràng buộc giữa chúng Mục đích của mô hình là xác định: dữ liệu nào cần xử

lý, mối liên hệ nội tại cấu trúc giữa các dữ liệu

Phương pháp thực hiện xây dựng lược đồ cấu trúc được thực hiện qua 2cách tiếp cận cơ bản và chúng hỗ trợ cho nhau: phương pháo mô hình thực thểliên kết và mô hình quan hệ

Thực thể và kiểu thực thể:

- Thực thể là một đối tượng được quan tâm đến trong một tổ chưc, một hệthống, nó có thế là đối tượng cụ thể hay trừu tượng Thực thể phải tồn tại, cầnlựa chọn có lợi ích cho quản lí và phân biệt được

- Kiểu thực thể là tập hợp các thực thể hoặc một lớp các thực thể có cùngđặc trưng, cùng bản chất Thể hiện thực thể là một thực thể cụ thể, nó là mộtphần trong tập hợp hay lớp của kiểu thực thể Sau này trong các ứng dụng để

tránh sử dụng nhiều khái niệm ta đồng nhất thực thể và kiểu thực thể.

Liên kết và kiểu liên kết

- Liên kết là sự kết nối có ý nghĩa giữa hai hay nhiều thực thể phản ánhmột sự ràng buộc về quản lý

- Kiểu liên kết tập hợp là tập hợp các liên kết cùng bản chất Các kiểu liênkết thực thể có thể tồn tại nhiều mối liên kết, mỗi liên kết xác định một tên duynhất

Các kiểu liên kết: Liên kết một - một (1-1); Liên kết một – nhiều (1-n);Liên kết nhiều – nhiều (n-n)

Các thuộc tính: là giá trị thể hiện một đặc điểm nào đó của một thực thểhay một liên kết Có 4 thuộc tính, đó là: Thuộc tính tên gọi; Thuộc tính mô tả;Thuộc tính kết nối; Thuộc tính khóa

Thành lập BCD theo mô hình thực thể liên kết: để xây dựng biểu đồ BCDtrước tiên ta phải thu thập thông tin theo 3 yếu tố:

- Kiểu thực thể: Các tài nguyên, các giao dịch và các thông tin đã câu trúc hóa

- Phát hiện các kiểu liên kết: Ghi nhận những kiểu liên kết có ích chocông tác quản lý và các liên kết giữa các kiểu thực thể

- Phát hiện các thuộc tính: Mỗi thực thể bao gồm một số thuộc tính nhấtđịnh và 3 loại thuộc tính phổ biến: thuộc tính khóa nhận diện, thuộc tính mô tả

- Tu chỉnh lại danh sách ở trên

- Tìm các phụ thuộc hàm có trong danh sách nói trên

- Chuẩn hóa mô hình quan hệ

- Lập lại các bước từ 1 -4 trên các danh sách xuất phát khác ta có tập lược

đồ quan hệ phân biệt rời nhau

2.2 Phân tích hệ thống

2.2.1 Khảo sát thực trạng hệ thống cũ

2.2.1.1 Ưu điểm của hệ thống cũ

- Hệ thống làm việc đơn giản

- Ít phụ thuộc khi có sự cố đột xuất, những tác động khách quan

2.2.1.2 Nhược điểm của hệ thống cũ

Khi có yêu cầu công việc tìm kiếm và báo cáo mất nhiều thời gian

Việc cập nhật sửa đổi, hủy bó điểm thiếu chính xác

Việc lưu chuyển thông tin chậm, kém hiệu quả

Việc quản lý rất phức tạp và mất nhiều thời gian, đòi hỏi sự tỉ mỉ

Gặp khó khăn khi lượng học viên nhiều

Hiện nay, máy tính đã được sử dụng rộng rãi, sắp xếp công việc, kiểm tratrên các phần mềm ưu việt, tính năng quảng cáo cao Việc xây dựng hệ thốngquản lý điểm bằng máy tính dựa trên phương pháp quản lý mới, khắc phục đượcnhững nhược điểm của hệ thống cũ để xây dựng hệ thống mới khả thi hơn

Dù là quản lý trên máy tính nhưng mô hình hoạt động cũng phải dựa vàophương pháp quản lý truyền thống thuần túy Quản lý điểm là một công việc hếtsức quan trọng đối với các trường học, đặc biệt là các trường hệ Đại học

Công việc quản lý được xem xét trong đề tài bao gồm: Nhập điểm chohọc viên; Xử lý điểm cho học viên; Thống kê điểm

2.2.2 Mô tả hệ thống cần được xây dựng

Hệ thống thông tin quản lý điểm của Học viện Chính trị Quân sự, bộQuốc phòng là một khâu quan trọng bậc nhất trong quá trình đào tạo Bộ phậnchuyên trách đảm nhiệm công việc này là phòng quản trị mạng của Học viện Hệthống quản lý điểm hệ đại học của Học viện hiện nay được mô tả một cách tổng

quát như sau:

Khi học viên bắt đầu bước vào học tập theo thời khóa biểu của Học việnsau khi làm mọi thủ tục nhập học Các kỳ tiếp theo học viên sẽ đăng ký môn họctheo tín chỉ theo quy định của nhà trường Thời gian mà học viên phải tham giahọc tập là 4 năm (8 kỳ) và thời gian mà học viên thưc tập và làm khóa luận lànửa năm (1 kỳ) Trong quá trình học, học viên sẽ có hai đầu điểm là: điểmchuyên cần (hệ số 0,1) và điểm kiểm tra (hệ số 0,3) Khi kết thúc môn họcphòng quản trị mạng sẽ nhập điểm chuyên cần và kiểm tra trong kỳ để xét điềukiện dự thi cho các học viên, nếu học viên nào đủ điều kiện dự thi sẽ bước vào

kỳ thi cuối kỳ hết môn

Kết thúc kỳ thi vượt môn mỗi kỳ, phòng quản lý điểm học viên nhận điểm

từ các giáo viên bộ môn sau đó nhập bảng điểm của từng học viên vào hệ thốngquản lý để dễ quản lý theo dõi, thực hiện các thao tác dễ dàng hơn đồng thời đểhọc viên biết được điểm số của mình Thông tin về giáo viên: mã giáo viên, tên,năm sinh, giới tính, bộ môn Bảng điểm gồm: điểm chuyên cần, điểm thực hành,điểm thi sẽ có trong trang cá nhân sẽ có trên trang hệ thống của Học viện Thôngtin về học viên gồm: mã học viên, họ tên, ngày sinh, lớp, khoa, quê quán, giớitính Sau khi thao tác nhập điểm hoàn thành phòng sẽ tính điểm trung bình môn

và trung bình học kì của học viên Khi có yêu cầu từ phía học viên hay giáo viên

về điểm, phòng sẽ tiến hành tra cứu lại thông tin để đảm bảo thông tin đã chínhxác và không có vấn đề gì lo ngại đồng thời, phòng cũng dựa trên điểm sốthống kê những học viên phải học lại và những học viên có điểm số cao đượcnhận học bổng

Sau mỗi kì học, phòng quản trị mạng sẽ in và gửi bảng điểm về từngkhoa, khoa sẽ gửi đến từng lớp

2.2.3 Các yêu cầu đối với chương trình quản lý điểm

2.2.3.1 Yêu cầu chung đổi với chương trình quản lý

Để khắc phục những nhược điểm trong công tác quản lý điểm, chươngtrình quản lý điểm trong đề án này được xây dựng với các yêu cầu:

- Xây dựng phần mền ứng dụng theo tiêu chuẩn hiện đại để đáp ứng nhu

cầu xử lỳ các chức năng nghiệp vụ trong quá trình quản lý điểm các loại hìnhkiểm tra, thi của học viên theo học tại trường

- Từ thực tế công tác nghiệp vụ quản lý điểm học tập tại trường tiến hànhphân tích và tin học hoá những phần công việc có thể tin học hoá Từ đó, xâydựng ứng dụng hỗ trợ cho công tác quản lý điểm Quản trị quá trình xử lý điểmtheo các quy định, qui tắc của Bộ Giáo dục đào tạo, các quy định của khoa

- Cập nhật, lưu trữ, thống kê các thông tin về chương trình đào tạo củanhà trường

- Cập nhật, lưu trữ, thống kê các thông tin về điểm học tập của học viên

- Tìm kiếm, tra cứu các thông tin về đào tạo, về điểm học tập của học viêntheo nhiều tiếu thức khác nhau

- Soạn thảo, in ấn, sao lưu các thông tin theo yêu cầu ở trên

2.2.3.2 Yêu cầu về quản lý điểm

Dữ liệu ban đầu cho quá trình quản lý điểm là bảng điểm, do vậy cácthông tin trong bảng điểm phải có độ chính xác tuyệt đối Bao gồm các thông tinsau:

- Mã số bảng điểm (dùng xác định duy nhất một bảng điểm trong số cácbảng điểm)

lớp; học kỳ; danh sách học viên Người lập danh sách dự thi/ kiểm tra vẫn phảikiểm tra lại tính đúng đắn của dữ liệu Khi có học viên của hai lớp trở lên cùng

dự thi/ kiểm tra một buổi của cùng một môn học thì vẫn phải lập cho mỗi lớpmột danh sách dự thi/ kiểm tra riêng

- Khi nhập dữ liệu bảng điểm vào cơ sở dữ liệu trong máy phải kịp thời bổxung các dữ liệu còn thiếu, sử chữa các dữ liệu chưa chính xác Đặc biệt nếu xuấthiện học viên của các lớp khác nhau trong cùng một bảng điểm thì người nhập dữliệu phải tách thành các bảng điểm thuần nhất theo khái niệm đã nêu ở trên

- Toàn bộ thông tin có trong bảng điểm thuần nhất sẽ là thông tin sơ cấpđược lưu trữ trong cơ sở dữ liệu

Như vậy, việc cập nhật các thông tin này vào cơ sở dữ liệu trong máy tínhcần giao cho phòng Đào tạo thực hiện Dữ liệu về bảng điểm được sao chép tựđộng cho khoa quản lý lớp đó, khoa có trách nhiệm dùng bảng điểm nhân bản(nhận từ phòng Hành chính quản trị) đối chiếu phát hiện sai sót của bảng điểmlưu trong cơ sở dữ liệu và báo cho phòng Đào tạo cập nhật lại dữ liệu

2.2.4 Các dữ liệu vào ra

Hệ thống quản lý điểm học viên được có thể được phân tích được với các

dữ liệu vào ra như sau:

2.2.4.1 Luồng thông tin đầu vào

Về nội dung, luồng thông tin đầu vào có thể chia thành một số loại:

Một là, nhóm thông tin hồ sơ gốc

- Nhóm này chỉ bao gồm những dữ liệu nhằm xác định rõ từng học viên.Nhóm thông tin này bao gồm: Mã học viên; Mã lớp; Họ tên học viên; Ngàysinh; Giới tính; Nơi sinh; Quê quán; Dân tộc; Tôn giáo

Những thông tin này được cập nhật một lần ngay khi học viên bắt đầu vàonhập học và các thông tin này được lưu trữ trong suốt thời gian đào tạo cũngnhư lưu trữ lâu dài Bởi vậy, khi tổ chức dữ liệu, những thông tin này phải đượcnghiên cứ chi tiết sao cho khi lưu trữ ít tốn bộ nhớ nhất mà vẫn đảm bảo cácthông tin đầu ra các thông số tham khảo

Hai là, nhóm các thông tin được cập nhật định kỳ