Thời đại ngày nay con người rất chú trọng tới việc học tập và bồi bổ kiến thức, vì vậy số lượng sinh viên của các trường đại học ngày càng nhiều. Đa phần là sinh viên là sinh viên từ tỉnh lẻ nên nhu cầu về chỗ ở là một vấn đề cấp thiết. Sinh viên tỉnh ở các trường thường hay xin vào ở ký túc xá do ở ký túc xá có an ninh tốt, tiền phòng không quá đắt và có mô hình học tập sinh hoạt tốt.Ký túc xá ĐHQG ra đời là địa chỉ rất được nhiều phụ huynh và sinh viên hài lòng do chi phí sinh hoạt rẻ, an ninh, vệ sinh , môi trường sống và học tập lành mạnh...Thế nhưng, khi nhu cầu học tập của sinh viên càng tăng thì đồng nghĩa với việc KTX phải xây thêm phòng. Một vấn đề nảy sinh là làm thế nào để quản lý một lượng sinh viên lưu trú lớn như vậy.
Trang 1ĐẠI HỌC QUỐC GIA THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHỆ THÔNG TIN
- -
MÔN HỌC PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG TRUYỀN THÔNG VÀ MẠNG
Lớp: NT201.M11 BÁO CÁO ĐỒ ÁN CUỐI KÌ PHÂN TÍCH QUẢN LÝ HỆ THỐNG KÝ TÚC XÁ
Giảng Viên: Đỗ Thị Hương Lan
Trang 3MỤC LỤC
DANH MỤC HÌNH ẢNH 5
LỜI NÓI ĐẦU 6
LỜI CẢM ƠN 7
I GIỚI THIỆU CHUNG 8
II PHÂN TÍCH HIỆN TRẠNG HỆ THỐNG 8
1 Hiện trạng hệ thống 8
a Cơ sở vật chất: 8
b Bộ máy quản lí các bộ phận và phòng ban: 8
c Hoạt động quản lí sinh viên: 9
d Trưởng nhà: 10
e Bảo vệ: 11
2 Sơ đồ tổ chức quản lí kí túc xá: 11
III PHÂN TÍCH YÊU CẦU 12
1 Mục tiêu 12
2 Yêu cầu 12
a Lưu trữ: 13
b Cập nhật: 13
c Báo cáo-thống kê: 13
IV PHÂN TÍCH HỆ THỐNG 14
1 Sơ đồ thực thể đối tượng 14
2 Sơ đồ phân rã chức năng 19
a Quản lý sinh viên: 19
b Quản lý nhân viên 19
c Quản lý danh mục: 20
d Quản lý hóa đơn: 20
e Quản lý phòng 20
3 Data-flow 21
a Sơ đồ ngữ cảnh mức 0 21
b Sơ đồ luồng dữ liệu (Mức 1) 21
Trang 4V TÀI LIỆU THAM KHẢO 31
Trang 5DANH MỤC HÌNH ẢNH
Hình 1: Sơ đồ tổ chức quản lý ký túc xá 12
Hình 2: Sơ đồ thực thể đối tượng 14
Hình 3: Sơ đồ phân rã chức năng 19
Hình 4: Sơ đồ ngữ cảnh mức 0 21
Hình 5: Thêm sinh viên 22
Hình 6: Cập nhật sinh viên 22
Hình 7: Cập nhật sinh viên 23
Hình 8: Tra cứu sinh viên 23
Hình 9: Thêm nhân viên 24
Hình 10: Cập nhật nhân viên 24
Hình 11: Xóa nhân viên 25
Hình 12: Tra cứu nhân viên 25
Hình 13: Thêm CSVC 25
Hình 14: Cập nhật CSVC 26
Hình 15: Xóa CSVC 26
Hình 16: Tra cứu CSVC 27
Hình 17: Sơ đồ quản lý hành chính 27
Hình 18: Thêm phòng 28
Hình 19: Cập nhật phòng 28
Hình 20: Tra cứu thông tin phòng 29
Hình 21: Cập nhật chỉ số điện nước 30
Hình 22: Báo cáo điện nước 31
Trang 6LỜI NÓI ĐẦU
Thời đại ngày nay con người rất chú trọng tới việc học tập và bồi bổ kiến thức, vì vậy số lượng sinh viên của các trường đại học ngày càng nhiều Đa phần là sinh viên là sinh viên từ tỉnh lẻ nên nhu cầu về chỗ ở là một vấn đề cấp thiết Sinh viên tỉnh ở các trường thường hay xin vào ở ký túc xá do ở ký túc xá có an ninh tốt, tiền phòng không quá đắt và có mô hình học tập sinh hoạt tốt
Ký túc xá ĐHQG ra đời là địa chỉ rất được nhiều phụ huynh và sinh viên hài lòng
do chi phí sinh hoạt rẻ, an ninh, vệ sinh , môi trường sống và học tập lành mạnh
Thế nhưng, khi nhu cầu học tập của sinh viên càng tăng thì đồng nghĩa với việc KTX phải xây thêm phòng Một vấn đề nảy sinh là làm thế nào để quản lý một lượng sinh viên lưu trú lớn như vậy
Tin học ra đời và phát triển đã mang lại câu trả lời cho bài toán khó trên Chúng ta
có thể tin học hóa công việc quản lý sinh viên nội trú bằng công nghệ Điều này giúp cho việc quản lý của ban lãnh đạo trở nên dễ dàng hơn Hơn thế nữa, là sinh viên nhóm chúng
em cũng muốn đóng góp một chút gì đó cho nơi mình đã từng sống và học tập
Đó cũng là lý do để nhóm chúng em thực hiện đề tài “Phân tích Thiết kế Hệ thống Quản lý Ký túc xá Đại học Quốc Gia”
Trang 7LỜI CẢM ƠN
Chúng em xin bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc đến cô Đỗ Thị Hương Lan – Giảng viên
bộ môn Phân tích thiết kế hệ thống truyền thông và mạng Cô đã truyền đạt cho chúng em những kiến thức quý giá về môn học và đã tận tình giúp đỡ chúng em trong quá trình học tập
Trong quá trình làm đồ án, nhóm chúng em đã rất cố gắng nhưng do kiến thức còn hạn hẹp và chưa có kinh nghiệm trong chuyên môn quản lý nên đồ án còn nhiều sai sót Mong cô thông cảm và góp ý
Những ý kiến của cô sẽ góp phần giúp chúng em hoàn thành đồ án của mình tốt hơn
Xin chân thành cảm ơn!
Trang 8I GIỚI THIỆU CHUNG
Phân tích hệ thống quản lí ký túc xá nhằm đáp ứng các yêu cầu về dịch vụ thuê phòng của sinh viên; kiểm soát việc sinh viên nhận, trả phòng; thanh toán hóa đơn điện nước tránh xảy ra sai sót
II PHÂN TÍCH HIỆN TRẠNG HỆ THỐNG
đô thị mới, được giới truyền thông và các bạn sinh viên gọi là “ Quốc Gia Plaza” Sinh viên KTX đã vinh dự đón tiếp các vị lãnh đạo cấp cao của Đảng và Nhà nước Trung tâm Quản Lý Ký Túc Xá Đại Học Quốc Gia TP HCM được xem là mô hình kiểu mẫu của hệ thống KTX
KTX hiện có khoảng 980 phòng thuộc 15 nhà Trong đó các nhà A1, A2, A3, A4, A7, A8, A9, A10, A11, A12, A13, A14, A15 mỗi nhà có 60 phòng, nhà A5 và nhà A6 mỗi nhà có 100 phòng KTX đã và đang tạo chỗ ở cho khoảng 7680 sinh viên nội trú Dự kiến trong vòng 2 năm tới sẽ xây thêm 3 nhà
b Bộ máy quản lí các bộ phận và phòng ban:
Bộ máy của Trung tâm Quản lý KTX gồm có Giám đốc, các Phó Giám đốc và các Phòng Chức Năng giải quyết các vấn đề về đời sống vật chất, văn hoá tinh thần cho sinh viên
Các bộ phận và phòng ban:
- Phòng Tổ Chức – Hành Chánh: Có chức năng tham mưu cho giám đốc về công tác Tổ chức – Cán bộ, hành chính tổng hợp, văn thư lưu trữ, lễ tân Thực hiện chế độ, chính sách đối với cán bộ viên chức, bảo vệ chính trị nội bộ.Tổ chức và thực hiện công tác lưu trữ , khai thác tư liệu thông tin – sách báo, tạp chí phục vụ sinh viên, cán bộ công nhân viên Tổ chức thực hiện công tác Quản lý dịch vụ phục vụ sinh viên
- Phòng Công Tác Sinh Viên: Có chức năng thực hiện công tác quản lý sinh viên nội trú, ngoại trú, phối hợp với chính quyền địa phương đảm bảo an ninh trật tự và phòng chống các tội phạm ,tệ nạn xã hội taị khu vực Dĩ An – Thủ Đức
Trang 9- Phòng Quản Trị Thiết Bị: Có chức năng tham mưu cho giám đốc về công tác quy hoạch, xây dựng cơ bản, phát triển, quản lý và sử dụng cơ sở vật chất ( đất đai, nhà cửa, vật kiến trúc, tài sản, máy móc, thiết bị…) của Trung Tâm Thực hiện mua sắm tài sản lớn, theo dõi sử dụng tài sản phục vụ nhiệm vụ của Trung Tâm
- Phòng Hoạch Định – Tài Chính: Có chức năng tham mưu cho giám đốc về công tác quản lý hoạt động tài chính và kế toán Thực hiện quản lý tập trung và sử dụng có hiệu quả các nguồn tài chính theo chế độ qui định của nhà nước
- Phòng Y Tế: có chức năng quản lý về công tác y tế, an toàn vệ sinh môi trường lao động, an toàn hệ thống căn tin Thực hiện theo dõi chăm sóc sức khoẻ cho nhân viên
và sinh viên Đại Học Quốc Gia TP.HCM tại khu vực Thủ Đức – Dĩ An
- Tổ Vệ Sinh: có chức năng vệ sinh môi trường Thường xuyên phối hợp với bộ phận y tế giám sát khu vực ăn uống của sinh viên Phụ trách vấn đề môi trường và cảnh quan của Trung Tâm
- Tổ Bảo Vệ: có chức năng chính giữ gìn và bảo vệ trật tự an ninh tại Ký túc xá Phối hợp với các phòng ban khác trong công tác quản lý sinh viên
Nhân lực:
- Tổng số nhân viên đang công tác là 88 nhân viên
- Nhân viên công tác thường trực tại Trung Tâm được phân chia theo chức danh:
- Nhân viên làm việc tại phòng Tổ Chức – Hành Chánh, phòng Công Tác Sinh Viên, phòng Hoạch Định – Tài Chính: Nhân viên văn phòng (NV_VP)
- Nhân viên làm việc tại phòng Quản Trị Thiết Bị: Nhân viên bảo trì (NV_BT)
- Nhân viên làm việc tại phòng y tế: Nhân viên y tế (NV_YT)
- Nhân viên làm việc tổ vệ sinh: Nhân viên vệ sinh (NV_VS)
- Nhân viên làm việc tổ bảo vệ: Nhân viên bảo vệ (NV_BV)
c Hoạt động quản lí sinh viên:
- Hằng năm, có 2-3 đợt chính để sinh viên làm thủ tục đăng ký vào nội trú trong KTX, trong năm nếu phòng còn trống thì KTX sẽ nhận thêm sinh viên vào ở Ngoài ra, KTX còn tạo điều kiện hỗ trợ chỗ ở cho thí sinh và phụ huynh đưa con em đến dự thi đại học ở các trường trong khu vực Thủ Đức với mức chi phí tối thiểu
- Sinh viên làm thủ tục nội trú phải có nhiệm vụ cung cấp những thông tin cần thiết cho ban quản lý KTX Sinh viên sẽ thực hiện một hợp đồng nội trú, hợp đồng có giá trị cho đến khi sinh viên rời khỏi KTX
Trang 10- Trong thời gian nội trú hay ngoại trú mọi sinh viên phải tuân thủ nội quy của KTX, tích cực tham gia các phong trào của KTX phát động Sinh viên nào vi phạm sẽ bị phạt từ nhẹ đến nặng tùy trường hợp mà có thể buộc sinh viên đó rời khỏi KTX hoặc gửi giấy báo
về trường
- Sinh viên khi đăng ký nội trú phải nộp lệ phí tương ứng
- Ngoài ra, đầu mỗi năm sinh viên phải đóng lệ phí thế chân tài sản ( Lệ phí này
sẽ được hoàn trả nguyên vẹn hay khấu trừ vào tài sản do sinh viên làm hư hỏng)
- Mỗi sinh viên sẽ được ban quản lý KTX cấp một thẻ nội trú, có thẻ này sinh viên mới có thể ra vào KTX.( Thẻ này sẽ được thay đổi hàng năm)
- Hàng tháng mỗi phòng sẽ nhận được một hóa đơn thanh toán điện nước
- Khi nhân viên bảo vệ quản lý việc ra vào của sinh viên,cho phép sinh viên bảo lãnh người thân,bạn bè đến thăm, sinh viên và người thân của sinh viên này có nghĩa vụ cung cấp thông tin cho phòng bảo vệ
- Khi bảo vệ phát hiện một sinh viên nào vi phạm nội quy sẽ bị lập biên bản xử phạt
- Sinh viên tích cực tham gia các phong trào sẽ được khen thưởng
- Ngoài ra công tác quản lý dựa trên hai nguồn nhân lực chính: trưởng nhà và bảo
vệ
d Trưởng nhà:
- Trưởng nhà làm việc trực tiếp với sinh viên, chịu trách nhiệm quản lý từng dãy nhà, là người chịu trách nhiệm trong phạm vi nhà mình quản lý gồm:
- Hướng dẫn sinh viên làm thủ tục vào phòng ở trong KTX
- Lên danh sách, sổ theo dõi sinh viên nhà mình quản lý Làm thẻ nội trú cho sinh viên kịp thời, chính xác
- Tiếp nhận giấy tờ của sinh viên và xử lý kịp thời
- Hướng dẫn sinh viên sử dụng các trang thiết bị trong phòng ở
- Kiểm tra, đôn đốc nhắc nhở sinh viên thực hiện nội qui, qui chế
- Tuyên truyền vận động sinh viên tham gia các phong trào do KTX phát động
- Nắm bắt diễn biến tình hình tư tưởng sinh viên
- Tiếp nhận ý kiến đóng góp của sinh viên, báo cáo lãnh đạo kịp thời
Trang 11- Theo dõi chỉ số điện nước, quản lý, tổng hợp tình hình sử dụng các trang thiết bị trong phòng ở
- Theo dõi, kiểm tra việc sử dụng máy vi tính trong phòng ở sinh viên
- Đề xuất khen thưởng hoặc kỷ luật đối với những sinh viên có thành tích hoặc vi phạm nội qui Họp định kỳ hàng tháng với các trưởng phòng
e Bảo vệ:
- Để đảm bảo an toàn về con người, tài sản, cơ sở vật chất, trang thiết bị trong KTX, đội bảo vệ có trách nhiệm:
- Thường xuyên có mặt ở vị trí trực theo đúng lịch và thời gian đã được phân công
- Kiểm tra thẻ nội trú, lưu giữ giấy tờ của khách đến thăm sinh viên và hướng dẫn khách liên hệ công tác
- Không cho phép người ngoài vào ở trong KTX
- Bảo quản, kiểm tra thường xuyên các phương tiện phòng cháy chữa cháy Khi phát hiện cháy phải áp dụng ngay các biện pháp chữa cháy, đồng thời thông báo cho lực lượng PCCC
- Định kỳ phối hợp với trưởng nhà tổ chức việc thực hiện quy chế và nội qui trong phòng ở cũng như trong toàn KTX
- Khi phát hiện các vi phạm quy chế và nội qui phải báo ngay cho lãnh đạo và áp dụng các biện pháp xử lý kịp thời
- Khi sinh viên đề xuất những vấn đề cần thiết về công tác quản lý KTX hoặc yêu cầu sửa chữa các trang thiết bị trong phòng ở phải báo ngay cho phòng QT – TB hoặc lãnh đạo để có biện pháp xử lý Khi có sinh viên ốm đau hoặc tai nạn, cần báo ngay cho bộ phận y tế và giúp sinh viên xuống phòng y tế kịp thời
- Phải có thái độ đúng mực với sinh viên và khách đến liên hệ
- Ghi chép đầy đủ tình hình của ca trực và bàn giao sổ trực cho ca sau
2 Sơ đồ tổ chức quản lí kí túc xá:
Trang 122 Yêu cầu
Đồ án giới hạn trong phạm vi của môn học Phân tích thiết kế hệ thống mạng và truyền thông và đáp ứng mục tiêu trên nên phạm vi của đồ án bao gồm các yêu cầu:
Trang 13a Lưu trữ:
- Danh sách sinh viên nội trú tại từng phòng
- Thông tin cá nhân của từng sinh viên
- Danh sách nhân viên làm việc,
b Cập nhật:
- Thông tin của sinh viên.(Số lần sinh viên vi phạm nội quy của KTX )
- Sinh viên tham gia phong trào và các hoạt động xã hội
- Người thân – quen mà sinh viên xin đưa vào KTX
- Thông tin tiêu thụ điện nước của từng phòng
- Thông tin nhân viên
c Báo cáo-thống kê:
- Biên bản xử lý sinh viên vi phạm nội qui
- Quyết định khen thưởng
- Hóa đơn tiền điện nước
- Các hoạt động thường niên và không thường niên
Trang 14IV PHÂN TÍCH HỆ THỐNG
1 Sơ đồ thực thể đối tượng
Hình 2: Sơ đồ thực thể đối tượng
o NGSINH: Ngày sinh
Trang 15✓ Các thuộc tính:
o MSBB: Mã số biên bản là thuộc tính khóa dùng phân biệt các biên bản khác
o TENBB: Tên biên bản
o TGBB: Thời gian lập biên bản
o BENH: Bệnh do nhân viên y tế chuẩn đóan
o DTRI: Tên thuốc do nhân viên y tế cấp
o TGKHAM: Thời gian khám bệnh
o NGLAP: Thời gian lặp hóa đơn
o NDHD: Nội dung hóa đơn
o NGTHU: Thời gian thu tiền
o TIEN: Tổng số tiền phải đóng
Trang 17o MANVVP: Mã số nhân viên văn phòng
o PTRACH: Cho biết nhân viên phụ trách công việc nào
1.12 Thực thể: NV_BV
✓ Mỗi thực thể cho biết vai trò của từng nhân viên bảo vệ
✓ Các thuộc tính:
o MANVBV: Mã số nhân viên bảo vệ
o KVBVE: Khu vực nhân viên phụ trách đi tuần tra
Trang 18o KHUVUC: Khu vực nhân viên vệ sinh quét dọn
1.15 Thực thể: NV_BT
✓ Mỗi thực thể cho biết vai trò của từng nhân viên bảo trì
✓ Các thuộc tính:
o MANVBT: Mã số nhân viên bảo trì
o CMON: Chuyên môn
1.16 Thực thể: NV_TRN
✓ Mỗi thực thể cho biết vai trò của từng nhân viên trưởng nhà
✓ Các thuộc tính:
o MANVTRN: Mã số nhân viên bảo trì
❖ Mô hình hóa lại mô hình ERD bằng cở sở dữ liệu cấu trúc
SINHVIEN (MSSV, HTENSV, GTINH, NGSINH, NOISINH, DCSV, SDTSV,
MATR, MAPSV)
BIENBAN (MSBB, TENBB, TGBB, NDVP, HTP, MANVBV, MSSV)
PHIEUKHAM (MSPK, BENH, DTRI, TGKHAM, MANVYT, MSSV)
HOADON (MAHD, NGLAP, NGTHU, TIEN, MANVVP, MAPSV, MSSV) TRUONG (MATR, TENTR, DCTR)
NHA (MANHA, TENNHA, DCNHA, MANVTRN)
PHONG (MAPHG, TENPHG, TRPHG, MANHA)
Trang 19NV_BT (MANVBT, CMON)
NV_TRN (MANVTRN)
2 Sơ đồ phân rã chức năng
Phân rã chức năng quản lí ký túc xá
Hình 3: Sơ đồ phân rã chức năng
Mô tả sơ đồ chức năng:
a Quản lý sinh viên:
- Thêm mới sinh viên: Thêm mới sinh viên khi sinh viên đăng ký vào KTX
- Cập nhật hồ sơ: Cập nhật thông tin sinh viên khi có thay đổi trong quá trình ở nếu
có thay đổi
- Xóa sinh viên: Khi sinh viên rời khỏi ký túc xá cần xóa sinh viên khỏi hệ thống
- Chuyển phòng: Khi có yêu cầu chuyển phòng từ sinh viên sẽ kiểm tra các điều
kiện nếu thỏa mãn sẽ giải quyết chuyển phòng cho sinh viên
- Đóng tiền: Quản lý sinh viên thanh toán các hóa đơn khi đến hạn
- Tìm kiếm sinh viên: Tìm kiếm sinh viên theo điều kiện
b Quản lý nhân viên
- Thêm mới nhân viên: Thực hiện thêm mới nhân viên khi tuyển thêm nhân viên
Trang 20- Cập nhật hồ sơ: Cập nhật thông tin sinh viên khi có thay đổi trong quá trình làm
việc nếu có
- Xóa nhân viên: Thực hiện xóa nhân viên khi nhân viên không còn làm việc tại ký
túc xá nữa
- Tính lương: Tính lương hàng tháng cho nhân viên hàng tháng
- Tìm kiếm nhân viên: Tìm kiếm nhân viên theo điều kiện nhất định
c Quản lý danh mục:
- Cập nhật phòng: Thực hiện thêm, xóa, sửa thông tin phòng
- Cơ sở vật chất: Quản lý tình trạng sửa chữa cơ sở vật chất của các phòng
- Tìm kiếm phòng: Tìm kiếm theo tên phòng, tình trạng phòng, loại phòng (2/4/6/8
người)
- Gia hạn phòng: Các Phòng trong ký túc xá được gia hạn định kỳ, nếu phòng trống
nhiều giường sẽ bị dồn phòng để lắp đầy cái vị trí trống
d Quản lý hóa đơn:
- Danh mục kỷ luật: Quản lý, lưu trữ các biên bản của các sinh viên vi phạm quy
định của ký túc xá Nếu nhiều lần có thể bị hình phạt
- Danh mục cơ sở vật chất: Quản lý các cơ sở vật chất công cộng của ký túc xá như nhà ăn, tiệm tạp hóa, … về cho thuê và thu tiền
- Danh mục khám bệnh: Quản lý, lưu trữ các phiếu khám bệnh của sinh viên, nhằm
theo dõi sức khỏe cho sinh viên
e Quản lý phòng
- Hóa đơn điện nước: Quản lý số điện và số nước nằm tính tiền điện nước cho sinh viên hàng tháng và gửi đến cho sinh viên
- Hóa đơn tiền phòng: Quản lý tiền phòng cho sinh viên khi đến kỳ hạn
- Hóa đơn tiền vệ sinh: Quản lý tiền vệ sinh (tiền rác) cho sinh viên khi đến kỳ hạn
- Hóa đơn tiền cơ sở vật chất: Nếu sinh viên làm hư hỏng cơ sở vật chất của ký túc
xá thì phải đền bù theo giá trị đã niêm yết trước
- Hóa đơn tiền bảo hiểm: Ký túc xá sẽ chịu trách nhiệm mua bảo hiểm cho sinh
viên, nếu bảo hiểm sắp hết thời hạn phải gia hạn
