Tóm tắt phương pháp 5s (khái niệm, lợi ích khi áp dụng, quy trình triển khai áp dụng) điều kiện để áp dụng thành công 5s là gì

Hiện nay trên thế giới một số nước đã áp dụng mô hình này trong đó có các doanh nghiệp Việt Nam cũng đã ứng dụng mô hình 5S vào doanh nghiệp và điều đó đã mang lại một môi trường làm việ

ĐẠI HỌC UNIVERSITY ECONOMICS HO CHI MINH CITY

TRƯỜNG KINH DOANH

TIỂU LUẬN KẾT THÚC HỌC PHẦN

BỘ MÔN QUẢN TRỊ CHẤT LƯỢNG

Đề 5: Tóm tắt phương pháp 5S (khái niệm, lợi ích khi áp dụng, quy trình triển khai áp dụng) Điều kiện để áp dụng thành công 5S là gì? Tại sao? Đề xuất kế hoạch chi tiết triển khai áp dụng 5S tại một doanh nghiệp

Giảng viên: THS.Diệp Quốc Bảo

Sinh viên thực hiện: Lý Thị Chi

Lớp sinh viên: Quản trị chất lượng 02 - K46

Mã lớp học phần: 22D1MAN50200709

MSSV: 31201020961

MỤC LỤC

I.TỔNG QUAN VỀ ĐỀ TÀI 3

1 1 Lời mở đầu 3

1.2 Mục tiêu của đề tài 3

1.3 Đối tượng nghiên cứu 3

1.4 Phương pháp thực hiện 3

1.5 Cấu trúc nội dung 3

II CÁC VẤN ĐỀ LÝ LUẬN 3

2.1 Khái niệm: Phương pháp 5S 3

2.2 Mục tiêu 4

2.4 Quy trình triển khai áp dụng 5

2.4.1 SERI (Sàng lọc) 5

2.4.2 SEITON (Sắp xếp) 5

2.4.3 SEISO (Sạch sẽ) 5

2.4.4 SEIKETSU (Săn sóc) 6

2.4.5 SHITSUKE (Sẵn sàng) 6

2.5 Điều kiện áp dụng thành công 5S 7

2.6 Tại sao cần áp dụng các điều kiện trên? 7

III PHÂN TÍCH VÀ VẬN DỤNG 7

3.1 Triển khai kế hoạch vận dụng phương pháp 5S vào doanh nghiệp 7

3.1.1 Giai đoạn 1: Chuẩn bị và khởi động 5S 7

3.1.2 Giai đoạn 2:Thực hiện SEIRI, SEITON, SEISO, SEIKETSU, SHITSUKE hàng ngày 8

3.1.3 Giai đoạn 3: Tự kiểm tra, đánh giá thực hành 5S và hoạt động cải tiến. 10

IIII CÔNG TY NHIỆT ĐIỆN NGHI SƠN ĐÃ ÁP DỤNG THÀNH CÔNG 5S 11

KẾT LUẬN 12

TÀI LIỆU THAM KHẢO 12

I.TỔNG QUAN VỀ ĐỀ TÀI

1 1 Lời mở đầu

Trong xu thế phát triển của thế giới hiện nay của toàn bộ nền kinh, các doanh nghiệp ngày càng trở nên thích nghi hơn với sôi động của nền kinh tế thị trường Đặc biệt là khi Việt Nam đã gia nhập WTO nhưng nó lại kèm theo sự suy thoái trầm trọng nền kinh tế thế giới thì sự cạnh tranh và đào thải ngày càng trở nên quyết liệt Mỗi một doanh nghiệp đều mong muốn nâng cao khả năng cạnh tranh trên thị trường Đông thời phải chọn cho mình một hướng đi riêng trong kinh doanh cũng như trong phong cách quản lý

Thông qua việc xây dựng và áp dụng các biện pháp vào các hệ thống quản lý chất lượng trong doanh nghiệp của mình để có thể thỏa mãn các yêu cầu của khách hàng và thị trường

Tuy nhiên, dù doanh nghiệp có lựa chọn cách thức kinh doanh, đầu tư như thế nào đi nữa, thì yếu tố con người cũng là quan trọng nhất trong việc quyết định sự thành công cho doanh nghiệp.Từ lâu, tại Nhật Bản đã xuất hiện phong trào 5S Và qua đó ta nhận thấy sư phát triển vượt bật của nó, và việc tích lũy kinh nghiệm và phát triển để vương lên là một điều tất yếu Do

đó chúng ta cần tìm hiểu và vận dụng mô hình 5S vào quá trình kinh doanh của các doanh nghiệp tại Việt Nam

1.2 Mục tiêu của đề tài

Với triết lý con người là là vòng xoay trung tâm của mọi sự phát triển: Nếu họ làm việc trong một môi trường lành mạnh, sạch đẹp, thoáng mát, tiện lợi thì tinh thần của người lao động sẽ thoải mái hơn, năng suất cao hơn và điều kiện lao động sẽ cao hơn Hiện nay trên thế giới một số nước đã áp dụng mô hình này trong đó có các doanh nghiệp Việt Nam cũng đã ứng dụng mô hình 5S vào doanh nghiệp và điều đó đã mang lại một môi trường làm việc hiệu quả.Nhận thấy được tầm quan trọng của viễ ứng dụng mô hình 5S nên em đã lựa chọn đề tài để có thể làm rõ hơn được về mô hình

1.3 Đối tượng nghiên cứu

Đề tài mong muốn nghiên cứu mô hình 5S về khái niệm, lợi ích và quy trình triển khai ứng dụng từ đó đưa ra điều kiện để áp dụng thành công 5Sl à gì? Tại sao? Từ đó đề xuất kế hoạch chi tiết triển khai áp dụng 5S tại một doanh nghiệp

1.4 Phương pháp thực hiện

Thực hiện làm tiểu luận nghiên cứu cá nhân

1.5 Cấu trúc nội dung

Phần nội dung bao gồm:

1 Tóm tắt phương pháp 5S (khái niệm, lợi ích khi áp dụng, quy trình triển khai áp dụng)

2 Điều kiện để áp dụng thành công 5S là gì? Tại sao?

3 Đề xuất kế hoạch chi tiết triển khai áp dụng 5S tại một doanh nghiệp

II CÁC VẤN ĐỀ LÝ LUẬN

2.1 Khái niệm: Phương pháp 5S

Khái niệm 5S bắt nguồn từ Nhật bản vào khoảng đầu những năm 80 và xuất phát từ triết lý

“Quản lý tốt nơi làm việc sẽ mang lại hiệu suất làm việc cao hơn” và nó đã được áp dụng rộng rãi tại các công ty trên nhiều quốc gia, trong đó có Việt nam

Bắt nguồn từ nét đẹp truyền thống của Nhật Bản, ở bất cứ nơi nào, bất cứ nơi làm việc nào, người Nhật luôn luôn cố gắng khơi dậy ý thức trách nhiệm, tự nguyện, đặt biệt là tính tự giác của người thực hiện các công việc đó

Người Nhật luôn mong muốn công nhân của họ gắn bó với công việc của mình 5S ra đời và

là một trong những công cụ vô cùng hữu dụng và hữu dụng cho Kaizen để cải tiến sản xuất, nâng cao năng suất nếu được công ty áp dụng đúng đắn

2.2 Mục tiêu

 Xây dựng ý thức cải tiến (Kaizen) cho tất cả mọi người tại nơi làm việc

 Xây dựng kết nối tinh thần đồng đội giữa mọi người

 Phát triển vai trò lãnh đạo của các cán bộ lãnh đạo, cán bộ quản lý thông qua các việc thực hiện các hoạt động thực tế

 Xây dựng cơ sở để đưa vào kỹ thuật cải tiến

5S là 5 ký tự đầu tiên của tiếng Nhật đó là: Seiri – Sàng lọc, Seiton – Sắp xếp, Seiso – Sạch

sẽ, Seiketsu – Săn sóc và Shitsuke – Sẵn sàng

2.3 Lợi ích khi áp dụng

Về cơ bản 5S hướng tới sự “thay đổi” toàn diện từ phòng họp, nơi làm việc cho đến xưởng sản xuất.Thực hiện 5S thường được hiểu lầm như là công việc vệ sinh đơn giản và hầu hết các doanh nghiệp đều dừng lại ở đó - ở chữ “S” thứ nhất trong 5S Nhưng 5S thực sự hướng tới việc cải thiện năng suất làm việc, giảm thiểu lãng phí và tạo ra một một trường làm việc thân thiện hơn, an toàn hơn và thông minh hơn Ngày nay khi nhiều khách hàng chỉ đặt hàng sau khi đã trực tiếp xem xét nhà máy sản xuất thì vai trò của 5S dần được nhì nhận đúng vị trí của nó

Áp dụng 5S sẽ đem đến cho doanh nghiệp rất nhiều lợi ích:

 Quản lý thời gian tốt hơn - Loại bỏ các vật dụng không cần thiết, sắp xếp lại các dụng cụ quan trọng sẽ giúp loại bỏ tình trạng đồ đạc lộn xộn Người lao động sẽ phải dành ít thời gian hơn để tìm những đồ dùng cần thiết - thay vào đó, họ có thể tập trung làm việc hiệu quả hơn

 Ít lãng phí không gian - Bằng cách bỏ bớt những đồ dùng không cần thiết, bạn sẽ có được không gian để chứa những vật dụng hữu ích hơn Việc tận dụng tối đa không gian làm việc và nguồn lực sẽ góp phần tối đa lợi nhuận doanh nghiệp

 Giảm tỷ lệ thương tật - Thường xuyên sắp xếp và dọn dẹp sẽ góp phần giảm bớt nguy cơ tai nạn khi người lao động di chuyển tìm đồ

 Giảm thời gian không sử dụng thiết bị - Khi các công cụ và thiết bị được giữ sạch

sẽ, kiểm tra thường xuyên và sử dụng đúng cách, quá trình bảo trì sẽ trở nên đơn giản hơn nhiều, và các hỏng hóc lớn có thể được ngăn chặn hoàn toàn

 Cải thiện tính nhất quán và chất lượng - Việc tiêu chuẩn hóa quy trình làm việc giúp giảm thiểu đáng kể sai sót và cải thiện năng suất làm việc Trên thực tế, nhiều doanh nghiệp đánh giá rất cao tầm quan trọng của ứng dụng quy trình 5S trong quản

lý chất lượng

 Nâng cao tinh thần nhân viên - Khi nguyên tắc 5S được áp dụng hiệu quả, người lao động sẽ nhận thấy rằng đóng góp của họ được coi trọng Từ đó, họ sẽ cảm thấy

tự hào về công việc của mình và quan tâm đóng góp cho công ty

Tóm lại thực hiện tốt 5S sẽ đóng góp cho các yếu tố PQCDSM:

 Cải tiến Năng suất (P – Productivity)

 Nâng cao Chất lượng (Q – Quality)

 Giảm chi phí (C – Cost) - Giao hàng đúng hạn (D – Delivery)

 Đảm bảo an toàn (S – Safety)

 Nâng cao tinh thần (M – Morale)

Khi thực hiện 5S thành công trong công ty, 5S sẽ đưa lại sự thay đổi kỳ diệu Những thứ không cần thiết sẽ được loại bỏ khỏi nơi làm việc, những vật dụng cần thiết được xếp ngăn nắp, gọn gàng, đặt ở những vị trí thuận tiện cho người sử dụng, máy móc thiết bị trở nên sạch sẽ, được bảo dưỡng, bảo quản Từ các hoạt động 5S sẽ nâng cao tinh 206 thần tập thể, khuyến khích

sự hoà đồng của mọi người, qua đó người làm việc sẽ có thái độ tích cực hơn, có trách nhiệm và

ý thức hơn với công việc

2.4 Quy trình triển khai áp dụng

2.4.1 SERI (Sàng lọc)

Lợi ích của việc thực hiện sắp xếp là giảm thiểu sự lộn xộn và do đó bạn chỉ cần ít thời gian cho việc tìm kiểm và di chuyển các vật cho công việc của mình

o Bước 1: Quan sát kỹ nơi làm việc của mình cùng các đồng nghiệp, phát hiện và xác định những thứ không cần thiết cho công việc và sau đó vứt bỏ chúng

o Bước 2: Nếu không thể quyết định ngay được một thứ gì đó cần hay không cần cho công việc thì đánh dấu “sẽ hủy” và “sắp tiêu hủy” kèm theo ngày tháng sẽ hủy và để riêng ra một nơi Bất cứ các vật dụng nào không cần thiết cho công việc

sẽ được gắn thẻ đỏ hoặc thẻ vàng ngay lập tức Kết thúc quá trình này người phụ trách mỗi bộ phận có vật dụng gắn thẻ sẽ xem tại sao nó vẫn ở khu vực của mình Sau đó là việc đưa ra quyết định loại bỏ hay tiếp tục giữ vật dụng đó theo một cách nhất định

o Bước 3: Sau một thời gian, ví dụ 3 tháng, kiểm tra lại xem có ai cần đến những vật đã được dán nhãn không, nếu không cần dùng hãy loại bỏ Nếu không thể tự mình quyết định, hãy đề ra một thời gian để xử lý

2.4.2 SEITON (Sắp xếp)

Sau khi đã loại bỏ các vật dụng không cần thiết thì công việc tiếp theo là tổ chức các vật dụng còn lại một cách hiệu quả

o Bước1: Phải chắc chắn mọi thứ không cần thiết phải được loại bỏ ra khỏi nơi làm việc Việc còn lại là suy nghĩ xem để cái gì ở đâu là thuận tiện theo quy định làm việc, đồng thời phải bảo đảm thẩm mỹ và an toàn

o Bước 2: Trao đổi với các đồng nghiệp về cách sắp xếp bố trí trên quan điểm thuận tiện cho thao tác Phải thảo cách bố trí và trao đổi với đồng nghiệp, sau đó thì thực hiện Ở bước này, các vật dụng được xác định theo nguyên tắc: dễ thấy – dễ lấy – dễ sử dụng

o Bước 3: Tạo danh mục các vật dụng và nơi lưu trữ để người sử dụng biết được cái

gì để ở chỗ nào, để họ tự lấy và sử dụng mà không phải hỏi ai

o Bước 4: Áp dụng nguyên tắc nàyd để chỉ rõ nơi đạt bình cứu hỏa và những chỉ dẫn cần thiết khác

2.4.3 SEISO (Sạch sẽ)

Công đoạn này hướng tới việc cải thiện môi trường làm việc, giảm thiểu rủi ro, tai nạn, đồng

thời nâng cao sự chính xác của máy móc thiết bị (do ảnh hưởng của bụi bẩn) Nó có mối quan hệ mật thiết giữa chất lượng sản phẩm và sự sạch sẽ ở nơi làm việc và chế tạo sản phẩm Sạch sẽ cũng có nghĩa là kiểm tra cẩn thận

Như vậy Seiso – Sạch sẽ phải được thực hiện hàng ngày, đôi khi làm trong suốt ngày Sau đây là vài gợi ý về Seiso:

 Đừng đợi tới lúc dơ bẩn mới làm vệ sinh Hãy quét dọn, vệ sinh nơi làm việc, kể cả máy móc thiết bị, dụng cụ, đồ đạc… một cách thường xuyên làm cho những thứ trên không còn dơ bẩn nữa

 Giành 3 phút mỗi ngày để làm Seiso Ngoài 3 phút hàng ngày làm Seiso, nên có thời gian làm Seiso trong tuần, trong tháng Cái lợi do Seiso mang lại sẽ lớn hơn nhiều lần thời gian bỏ ra

 Mọi người có trách nhiệm với môi trường xung quanh nơi làm việc Những người làm vệ sinh chuyên nghiệp chỉ chịu trách nhiệm ở những nơi công cộng Nếu muốn làm việc trong một môi trường vệ sinh, an toàn, tốt nhất hãy tạo ra môi trường đó

 Đừng bao giờ vứt rác, khạc nhổ tạo thành thói quen

 Vệ sinh, dọn dẹp cũng là một hành động kiểm tra Điều này cũng rất quan trọng đối với các nhà máy, công xưởng

 Nếu thấy đúng thì hãy bắt đầu ngay từ hôm nay

2.4.4 SEIKETSU (Săn sóc)

Nhằm đảm bảo các vấn đề đều được phát hiện nhanh chóng và dễ dàng Để duy trì hỗ trợ việc thực hiện 3S đầu, cần xác định rõ các quá trình cần thiết nhằm đảm bảo không diễn ra các sai lầm

Tạo ra hệ thống nhằm duy trì sự sạch sẽ, ngăn nắp ở nơi làm việc, cần có lịch làm vệ sinh Phong trào thi đua giữa các phòng ban, phân xưởng cũng rất quan trọng và có hiệu quả trong việc lôi kéo, cuốn hút mọi người tham gia 5S

Định kỳ hàng tuần, hàng tháng tổ chức thực hành 3 “S” đầu là một cách tốt khác săn sóc hệ thống 5S của bạn Với việc thiết lập các qui trình kiểm soát, các hoạt động hỗ trợ đơn gian và dễ dàng thực hiện sẽ giúp cho các sai phạm khó xảy ra hơn, hoặc khi xảy ra cũng dễ dàng được phát hiện và khắc phục kịp thời

* Chú ý:

o Cần nêu rõ người chịu trách nhiệm về nơi làm việc hay máy móc

o Kiểm tra và đánh giá thường xuyên do thành viên tổ (nhóm) 5S của đơn vị thực hiện

o Đừng tìm chỗ xấu, kém để phê bình mà phải chú ý tìm ra cái hay, cái tốt để khen, thưởng, động viên

2.4.5 SHITSUKE (Sẵn sàng)

Mặc dù kết quả của việc cải tiến có thể đạt được rất nhanh chóng thông qua việc áp dụng 5S, nhưng để tiếp tục duy trì và cải tiến liên tục thì cần có tính kỷ luật nhất định 5S đòi hỏi người quản lý phải thường xuyên kiểm tra các công việc đã thực hiện để tìm kiếm cơ hội cải tiến, làm tốt hơn nữa, cũng như đảm bảo rằng hệ thống 5S được duy trì và giám sát thường xuyêt, chặt chẽ

SHITSUKE được hiểu là hoạt động duy trì về mặt tinh thần và thể chất của mọi cá nhân liên quan nhằm bảo bảo 4 “S” đầu được thực hiện tốt Việc này đạt được thông qua việc tạo các thói quen thực hiện 3S, duy trì các quá trình kiểm tra, đánh giá, hệ thống khen thường kỷ luật, làm cho 5S trở thành một phần của văn hoá của doanh nghiệp

Cần phải tạo ra bầu không khí lành mạnh để mọi người thấy không thể thiếu 5S Do đó cần chú ý:

 Coi nơi làm việc như là ngôi nhà thứ hai của mình

 Công ty là nơi tạo ra thu nhập cho mình và gia đình

 Nếu mong muốn và thường xuyên làm cho ngôi nhà của mình sạch sẽ, vệ sinh và ngăn nắp thì tại sao không cố gắng làm cho nơi làm việc của mình sạch sẽ, thoải mái, dễ chịu như ở nhà

2.5 Điều kiện áp dụng thành công 5S

 Phải nhân được sự nhất thống từ tất cả các cấp đặc biệt là đội ngũ quản lý

 Không ai đóng vai trò quan sát viên

 Quản lý phải là người làm gương, tiên phong trong việc thực hiện

 Sự cam kết và hỗ trợ liên tục từ các cấp lãnh đạo

 Bắt đầu bằng việc giáo dục và đào tạo

2.6 Tại sao cần áp dụng các điều kiện trên?

 Thứ nhất: Lãnh đạo luôn cam kết và hỗ trợ trong việc hình thành các nhóm công tác và chỉ đạo thực hiện 5S chỉ có thể thành công khi có nhận thức đúng đắn và quan tâm của lãnh đạo

 Thứ hai: Thực hiện 5S bắt đầu bằng đào tạo và huấn luyện, đào tạo cho mọi người nhận thức được ý nghĩa của các hoạt động 5S cung cấp cho họ những phương pháp thực hiện, khi đã có nhận thức và phương tiện, mọi người sẽ tự giác, chủ động tham gia

 Thứ ba: Tạo môi trường thích hợp khuyến khích tất cả mọi người tham gia

 Yếu tố cuối cùng là lặp lại vòng 5S với một tiêu chuẩn cao hơn: Thực hiện chương trình 5S là sự lặp lại không ngừng các hoạt động nhằm đảm bảo duy trì và cải tiến công tác quản lý

III PHÂN TÍCH VÀ VẬN DỤNG

3.1 Triển khai kế hoạch vận dụng phương pháp 5S vào doanh nghiệp

Các bước thực hiện:

 Giai đoạn 1: Chuẩn bị và khởi động 5S

 Giai đoạn 2:Thực hiện SeiRI, SEITION, SEISO, SEIKETSU, SHITSUKE hàng ngày

 Giai đoạn 3: Tự kiểm tra, đánh giá thực hành 5S và hoạt động cải tiến

3.1.1 Giai đoạn 1: Chuẩn bị và khởi động 5S

Chúng ta cần chuẩn bị các điều sau cho hoạt động 5S với những nội dung sau:

 Thành lập các ban chỉ đạo và tiến hành thực hiện 5S

 Cần bầu ra, chỉ định được một người có trách nhiệm chính về hoạt động

 Xây dựng nên sơ đồ cách thức tiến hành và phân công trách nhiệm

 Đào tạo, rèn luyện về 5S là gì?

 Chuẩn bị các dụng cụ cần thiết

Việc khởi đông ban đầu bao gồm:

 Thông báo các chỉ đạo chính thức của lãnh đạo cao nhất

 Thực hiện việc tổng vệ toàn thể công ty

3.1.1.2 Thành lập các ban chỉ đạo và tiến hành thực hiện 5S

Tùy theo từng quy mô của công ty, số lượng phòng ban cũng như số lượng nhân viên trong từng ban do công ty yêu cầu Các phòng ban có thể bao gồm:

 Ban chỉ đạo thực hiện 5S

 Ban đào tạo về kỹ năng, chuyên môn 5S

 Ban quảng bá 5S

 Ban đánh giá việc thực hiên 5S

3.1.1.3 Chỉ định được một người có trách nhiệm chính về hoạt động

Ban chỉ đạo thực hiện phương pháp 5S cần phải phân bổ sắp xếp để chỉ đạo một số vị trí quan trọng trong việc thực hiện 5S và đưa ra vai trò và trách nhiệm của toàn thể nhân viên trong công ty

3.1.1.4 Xây dựng nên sơ đồ cách thức tiến hành và phân công trách nhiệm

Ban lãnh đao khi xây dựng sơ đồ mặt nằng tổng thể của toàn thể công ty và phân công trách

nhiệm, cần lưu ý các điểm sau:

 Vẽ sơ đồ tổng thể các phòng ban của công ty

 Chia thành các khu vực nhỏ

 Xác định đầy đủ tất cả các khu vực ( kể cả khu vực công cộng)

 Phân công công việc cụ thể cho từng nhóm chịu trách nhiệm cho từng khu vực Đảm bảo khu vực nào cũng có người thực hiện

 Cân bằng lượng người thực hiện trong từng nhóm

 Cần ghi chú rõ tên từng thành viên và công việc từng khu vực

 Xác địng rõ rang trách nhiệm của các khu vực công cộng hay khu vực chung

3.1.1.5 Đào tạo, rèn luyện về 5S là gì?

Việc thực hiện phương pháp không phải ai cũng có thể hoàn thành tốt Do đó việc đào tạo là bước quan trọng cần phải được thực hiện vì hoạt động 5S không đòi hỏi kinh nghiệm mà đòi hỏi tính tự giác, kỉ luật của tất cả các thành viên trong công ty

3.1.1.6 Chuẩn bị về dụng cụ

Để thực hiện 5S, không thể thiếu các dụng cụ vệ sinh thích hợp với từng vị trí trong công ty Các nhóm cần thảo luận trong nội bộ xem với khu vực được phân công, với các đối tượng cần phải làm vệ sinh thì cần những loại dụng cụ vệ sinh nào, số lượng là bao nhiêu và cất trữ chúng ở vị trí nào Xem xét kĩ chủng loại, số lượng các công cụ vệ sinh cần thiết trước khi mua Sau đó phân công rõ ràng ai là người chịu trách nhiệm chính trong việc chuẩn bị và quản lí các dụng cụ vệ sinh đó

3.1.2 Giai đoạn 2:Thực hiện SEIRI, SEITON, SEISO, SEIKETSU, SHITSUKE hàng ngày 3.1.2.1 Thực hiện SEIRI

Các đối tượng dưới đây cần được quan tâm và loại bỏ khi thực hiện Seiri:

- Máy móc, nguyên vật liệu và các trang thiết bị không được sử dụng trong 12 tháng qua

- Máy móc, nguyên vật liệu, các trang thiết bị, công cụ sản xuất và đồ dùng văn phòng đã hư hỏng

- Các thiết bị máy móc, nguyên vật liệu, đồ đạc cố định và trang thiết bị bị hỏng không có khả năng sửa chữa

- Các nguyên vật liệu quá đát có thể hủy bỏ

- Các danh sách và ấn phẩm khác không có giá trị sử dụng để kham khảo

- Số lượng bản tài liệu photo thừa

- Các tài liệu đã lỗi thời

3.1.2.2 SEITON

Thưc hiện phân loại:

- Các đồ vật thường dùng: Phải để gần người sử dụng

- Các đồ vật thỉnh thoảng dùng: Có thể đặt khá xa

- Các đồ vât không dùng nhưng phải giữ: Đăt ở kho riêng, ghi tên, mác rõ ràng

Sau đó bạn hãy sắp xếp theo 7 nguyên tắc thực hiện Seiton:

 Tuân thủ phương pháp vào trước ra trước để lưu kho đồ vật (FIFO)

mỗi đồ vật được bố trí một chỗ riêng

 Tất cả các đồ vật và vị trí của chúng phải được thể hiện bằng cách ghi nhãn có hệ thống

 Đặt các đồ vật sao cho dễ nhìn thấy dễ giảm thiểu thời gian tìm kiếm

 Đặt các đồ vật sao cho dễ lấy hoặc dễ di chuyển

 Tách riêng các công cụ chuyên dùng khỏi các công cụ đa năng

 Bố trí các công cụ sử dụng thường xuyên gần người làm

3.1.2.3 Thực hiện Seiso như thế nào?

Seiso có nghĩa là vệ sinh và giữ gìn cho máy móc và môi trường làm việc sạch sẽ

Đảm bảo sự an toàn, giup quản lý trực quan tốt hơn, từ đó nâng cao và đảm báo chất lượng sản phẩm của công ty

Thực hiện seiso cũng chính là kiểm tra Người công nhân vận hành máy có thể phát hiện ra những điểm bất thường của máy khi lau chùi nó Khi máy đầy bụi, dầu, muội người công nhân khó có thể nhận ra được những vấn đề đó Trong khi lau máy, anh ta có thể dễ dàng nhận ra máy bị rò dầu, có vết nứt trên vỏ, các con ốc bị lỏng ra, và những vấn đề đó sẽ được xử lí ngay trước khi có vấn đề xảy ra

Để triển khai hiệu quả seiso, bạn cần quan tâm đến những nội dung sau:

 Ai là người chịu trách nhiệm thực hiện seiso

 Xác định đối tượng của seiso (vệ sinh cái gì?)

 Xác định phương pháp làm vệ sinh

 Chuẩn bị dụng cụ cần thiết

 Thực hiện vệ sinh

3.1.2.4 Thực hiện SEIKETSU như thế nào ?

Để thực hiện seiketsu, công ty nên xây dựng thành các tài liệu như sau:

 Chính sách 5S của công ty

 Mục tiêu 5S của công ty và của từng bộ phận (dài hạn và ngắn hạn)

 Kế hoạch thực hiện 5S để thực hóa các mục tiêu 5S , sơ đồ tổ chức theo 5S

 Sơ đồ phân công trách nhiệm theo từng khu vực

 Các tài liệu đào tạo 5S, Mẫu kế hoạch thực hiện 5S

 Các tài liệu quảng bá 5S,

 Các bảng tin, bản tin 5S

 Cơ chế khen thưởng 5S

 Các tài liệu hướng dẫn thực hiện Seiri: tiêu chí phân loại những thứ cần thiết và không cần thiết, thẻ đỏ, danh mục những thẻ đỏ cần xử lí

 Tài liệu hướng dẫn seiton: quy định chung về màu sắc, nhãn hiệu, chỉ dẫn, nguyên tắc

tổ chức sắp xếp, các hình ảnh mẫu về sắp xếp

 Tài liệu Seiro: kế hoạch vệ sinh, phân công trách nhiệm, thực hiện vệ sinh, lịch vệ sinh, tiêu chuẩn seiso (như thế nào là sạch sẽ) tại mọi khu vực, quy trình, hướng dẫn

vệ sinh cụ thể cho những đối tượng cần thiết

 Tài liệu seiketsu: các quy định về thực hiện seiri, seiton và seiso hàng ngày, các quy tắc về quản lí trực quan trong công ty, kế hoạch và chương trình đánh giá 5S, các tiêu chuẩn đánh giá 5S, quy trình và hướng dẫn đánh giá 5S

3.1.2.5 Thực hiện Shitsuke như thế nào?

Seikatsu có nghĩa là tạo cho mọi người thói quen tuân thủ các quy định tại nơi làm việc và

tự giác tham gia vào hoạt động 5S Khi tất cả mọi người thường xuyên thực hiện seiri, seiton

và seiketsu, họ sẽ hình thành thói quen và dần trở thành một phần không thể thiếu trong công việc hằng ngày, khi đó họ sẽ có được sự tự giác, tự tuân thủ theo 5S

thủ theo 5S Để đạt được điều này, đòi hỏi phải có thời gian và sự nhất quán trong hệ

thống 5S của bạn

3.1.3 Giai đoạn 3: Tự kiểm tra, đánh giá thực hành 5S và hoạt động cải tiến

Việc đánh giá giúp người lãnh đạo biết đượng tình hình thực hiện của từng khu vực cũng như tìm kiếm cơ hội cải tiến và biết vi thế của mình ở đâu tỏng phong trào 5S

Tự đánh giá 5S là để văn hóa và giám sát hoạt động 5S thông qua phương pháp 5S nội bộ Mọi nỗ lực cũng như sự lười biếng giúp mọi người nhìn thấy ngay được thành quả ban đầu Giúp toàn bộ nhân viên cải tiến được công việc và tìm hướng giải quyết các rủi ro Đồng thời ban lãnh đạo cần duy trì quán tính và sự nhiệt tình của mọi người nếu không mọi sự chuẩn bị đều

bị đưa về vị trí ban đầu

 Để duy trì và phát triển được hoạt động 5S, có thể áp dụng những cách sau:

 Tự mỗi người đánh giá công việc của mình định kỳ

 Tổ chức đánh giá 5S nội bộ trong công ty

 Mời chuyên gia tư vấn đánh giá

 Kết hợp tất cả các những cách trên

 Tổ chức các cuộc thi đua 5S trong công ty

 Tổ chức các cuộc thi đua 5S giữa các công ty với nhau

 Trong giai đoạn 3 này, đề cập đến 3 nội dung:

 Tự kiểm tra đánh giá 5S trong công ty của bạn

 Tổ chức các cuộc thi đua trong công ty của bạn

 Hoạt động cải tiến

 Đánh giá 5S trong công ty

3.1.3.1 Mục đích đánh giá 5S

Trong Mô hình 5S trong sản xuất, vấn đề khó khăn nhất là việc duy trì và cải tiến các hoạt động này Đánh giá định kì 5S là một hoạt động có ý nghĩa khuyến khích việc duy trì các hoạt động 5S Đánh giá hoạt động 5S nhằm các mục đích sau:

 Xem xét được hiệu quả của các hoạt động 5S

 Đánh giá khía cạnh tích cực của việc thực hiện 5S