Công tác văn thư trong ban hành và soạn thảo văn bản

BỘ NỘI VỤ TRƢỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI TÊN ĐỀ TÀI HƢỚNG DẪN QUY TRÌNH SOẠN THẢO VĂN BẢN VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN CHO UBND HUYỆN CAN LỘC, TỈNH HÀ TĨNH MỘT SỐ LỖI PHÁT SINH TRONG QUY TRÌNH SOẠN THẢO VĂN BẢN VÀ BIỆN PHÁP KHẮC PHỤC BÀI TẬP LỚN KẾT THÚC HỌC PHẦN Học phần Công tác văn thƣ Hà Nội – 2021 MỤC LỤC PHẦN MỞ ĐẦU 1 1 Lý do chọn đề tài 1 2 Nhiệm vụ nghiên cứu 1 3 Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu 2 4 Kết cấu của đề tài 2 PHẦN NỘI DUNG 2 CHƢƠNG I CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ QUY TRÌNH SOẠN THẢO VĂN BẢN VÀ BAN HÀN.

KHẮC PHỤC

BÀI TẬP LỚN KẾT THÚC HỌC PHẦN Học phần: Công tác văn thƣ

Hà Nội – 2021

MỤC LỤC

PHẦN MỞ ĐẦU 1

1 Lý do chọn đề tài 1

2 Nhiệm vụ nghiên cứu 1

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 2

4 Kết cấu của đề tài 2

PHẦN NỘI DUNG 2

CHƯƠNG I: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ QUY TRÌNH SOẠN THẢO VĂN BẢN VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN 3

1.1 Công tác văn thư 3

1.1.1 Khái niệm 3

1.1.2 Nội dung của công tác văn thư 3

1.2 Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản 3

1.2.1 Hệ thống khái niệm 3

1.2.2 Yêu cầu khi soạn thảo văn bản và ban hành văn bản 4

1.2.3 Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản 5

Tiểu kết 5

CHƯƠNG II THỰC TRẠNG VỀ QUY TRÌNH SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN TẠI UBND HUYỆN CAN LỘC, TỈNH HÀ TĨNH ĐÁNH GIÁ VÀ HƯỚNG DẪN CHO UBND HUYỆN CAN LỘC, TỈNH HÀ TĨNH VỀ QUY TRÌNH QUẢN LÝ VĂN BẢN THEO MẪU CHUẨN 5

2.1 Thực trạng về quy trình soạn thảo và ban hành văn bản tại Văn phòng UBND huyện Can Lộc 6

2.1.1 Giới thiệu về UBND huyện Can Lộc, tỉnh Hà Tĩnh 6

2.1.2 Cơ cấu tổ chức của UBND huyện Can Lộc, tỉnh Hà Tĩnh 6 2.1.3 Tổng quan về Văn phòng UBND huyện Can Lộc 6

2.1.3.1 Vị trí, chức năng 6 2.1.3.2 Cơ cấu tổ chức của Văn phòng Ủy ban nhân dân huyện Can Lộc, tỉnh Hà Tĩnh 7

2.1.4 Thực trạng về quy trình soạn thảo và ban hành văn bản tại Văn phòng UBND huyện Can Lộc, tỉnh Hà Tĩnh 7

2.2 Nhận xét và hướng dẫn cho UBND huyện Can Lộc, tỉnh Hà Tĩnh về quy trình soạn thảo văn bản và ban hành văn bản theo mẫu chuẩn 9

2.2.1 Nhận xét về quy trình soạn thảo và ban hành văn bản của UBND huyện Can Lộc 9 2.2.2 Hướng dẫn về quy trình soạn thảo và ban hành văn bản của UBND huyện Can Lộc theo mẫu chuẩn 11

Tiểu kết 15 CHƯƠNG III MỘT SỐ LỖI PHÁT SINH TRONG QUY TRÌNH SOẠN THẢO VĂN BẢN, BAN HÀNH VĂN BẢN CỦA UBND HUYỆN CAN LỘC

VÀ BIỆN PHÁP KHẮC PHỤC 15 3.1 Một số lỗi phát sinh trong quy trình soạn thảo và ban hành văn bản của UBND huyện Can Lộc 15 3.2 Biện pháp để khắc phục một số lỗi phát sinh trong quy trình soạn thảo văn thảo 17

3.2.1 Đối với lãnh đạo của UBND huyện Can Lộc 17 3.2.2 Đối với viên chức được giao soạn thảo văn bản 18 3.2.3 Đối với các cá nhân khác trong UBND huyện Can Lộc, tỉnh Hà Tĩnh 19

Tiểu kết 19

KẾT LUẬN 20

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO

PHỤ LỤC

DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT

UBND Ủy ban nhân dân

ST&BHVB Soạn thảo và ban hành văn bản HĐND Hội đồng nhân dân

PHẦN MỞ ĐẦU

1 Lý do chọn đề tài

Trong những năm trở lại đây, có thể nói rằng nghiệp vụ công tác văn thư đã

có những bước phát triển phong phú đáp ứng yêu cầu của nền cải cách hành chính của nước ta

Ngày nay thì bất kỳ một doanh nghiệp hay một cơ quan nào muốn hoạt động hiệu quả thì nghiệp vụ công tác văn thư của cơ quan đó cũng phải tốt Chính vì vậy, công tác văn thư đã trở thành một yếu tố không thể thiếu ở mọi lĩnh vực trong xã hội, nó đóng vai trò rất quan trọng trong cơ quan nhà nước, các doanh nghiệp Đặc biệt, quy trình soạn thảo văn bản và ban hành văn bản cũng đóng một vai trò đặc biệt quan trọng trong công tác văn thư của mỗi cơ quan, tổ chức Nhờ có quy trình soạn thảo văn bản và ban hành văn bản được làm 1 cách chuyên nghiệp mà nhiều cơ quan đã hoạt động bộ máy của mình rất hiệu quả Quy trình soạn thảo văn bản và ban hành văn bản được vận hành một cách chuyên nghiệp đã trở thành cánh tay đắc lực cho các nhà lãnh đạo, nhà quản lý, nó giúp cho họ biết được tình hình hoạt động của cơ quan mình, số văn bản mà cơ quan mình soạn ra, nó có những ưu điểm và hạn chế trong quá trình soạn thảo văn bản, từ đó đưa ra những giải pháp thích hợp giúp cho

cơ quan mình hoạt động ngày càng hiệu quả hơn

Tuy nhiên, hiện nay một số cơ quan, doanh nghiệp thực hiện quy trình soạn thảo văn bản và ban hành văn bản chưa được tốt, còn bộc lộ một số điểm hạn chế và chưa làm được Cán bộ, công chức trong cơ quan chưa hiểu rõ được hết tầm quan trọng cũng như nghiệp vụ chưa tốt, còn giải quyết vấn đề một cách qua loa, chưa

chuyên nghiệp Chính vì vậy, em đã chọn đề tài “Hướng dẫn quy trình soạn thảo văn bản và ban hành văn bản cho UBND huyện Can Lộc, tỉnh Hà Tĩnh Một số lỗi phát sinh trong quy trình soạn thảo văn bản và biện pháp khắc phục” để

làm đề tài nghiên cứu cho Bài tập lớn kết thúc học phần này

2 Nhiệm vụ nghiên cứu

- Nghiên cứu cơ sở lý luận về quy trình soạn thảo văn bản và ban hành văn bản

- Thực trạng về quy trình soạn thảo văn bản và ban hành văn bản tại UBND huyện Can Lộc, tỉnh Hà Tĩnh Đánh giá và hướng dẫn cho UBND huyện Can Lộc, tỉnh Hà Tĩnh về quy trình soạn thảo văn bản và ban hành văn bản theo mẫu chuẩn

- Một số lỗi phát sinh trong quy trình soạn thảo văn bản của UBND huyện Can Lộc

- Không gian: Văn phòng của UBND huyện Can Lộc, tỉnh Hà Tĩnh

- Thời gian: Đề tài tập trung nghiên cứu về quy trình soạn thảo văn bản tại Văn phòng của UBND huyện Can Lộc, tỉnh Hà Tĩnh từ tháng 1 đến ngày 17 tháng 11 năm 2021

4 Kết cấu của đề tài

Ngoài phần mở đầu và phần kết luận, phụ lục và tài liệu tham khảo, đề tài gồm 3 chương:

Chương I: Cơ sở lý luận về quy trình soạn thảo và ban hành văn bản

Chương II: Thực trạng về quy trình soạn thảo văn bản và ban hành văn bản tại UBND huyện Can Lộc, tỉnh Hà Tĩnh Nhận xét và hướng dẫn cho UBND huyện Can Lộc, tỉnh Hà Tĩnh về quy trình soạn thảo văn bản và ban hành văn bản theo mẫu chuẩn

Chương III: Một số lỗi phát sinh trong quy trình soạn thảo văn bản, ban hành văn bản của UBND huyện Can Lộc và biện pháp khắc phục

PHẦN NỘI DUNG CHƯƠNG I: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ QUY TRÌNH SOẠN THẢO VĂN BẢN

Theo PGS NGƯT Vương Đình Quyền, Công tác văn thư là khái niệm dùng

để chỉ toàn bộ công việc liên quan đến soạn thảo, ban hành văn bản, tổ chức quản

lý, giải quyết văn bản, lập hồ sơ hiện hành nhằm đảm bảo thông tin văn bản cho hoạt động quản lý của các cơ quan, tổ chức (1)

1.1.2 Nội dung của công tác văn thư

Công tác văn thư là công tác đảm bảo thông tin bằng văn bản cho hoạt động quản lý, bao gồm các nội dung cơ bản sau:

- Soạn thảo, ký ban hành văn bản

- Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản trong hoạt động của tổ chức

- Lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan

- Quản lý và sử dụng con dấu

1.2 Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản

1.2.1 Hệ thống khái niệm

- Soạn thảo văn bản: Là quá trình người soạn thảo soạn ra các văn bản về hành chính, văn bản quy phạm pháp luật, văn bản chuyên ngành nhằm phục vụ cho hoạt động của cơ quan, tổ chức

- Ban hành văn bản: Là hoạt động của các cơ quan nhà nước có thẩm quyền, các tổ chức xã hội khi được nhà nước trao quyền thực hiện theo trình tự đã được quy định chặt chẽ thể hiện các bước, từng công việc phải làm để đưa ra các văn bản, từ đề xuất sáng kiến lập pháp, lập chương trình xây dựng văn bản đến soạn thảo dự án văn bản và trình cơ quan nhà nước có thẩm quyền xem xét, cho ý kiến hoặc thông qua dự án văn bản.(2)

- Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản: Là trình tự các bước được sắp xếp khoa học mà cơ quan quản lý nhà nước nhất thiết phải tiến hành trong công tác xây dựng

và ban hành văn bản Tùy theo tính chất, nội dung và hiệu lực pháp lý của từng loại văn bản mà có thể xây dựng một trình tự ban hành tương ứng (3)

1.2.2 Yêu cầu khi soạn thảo văn bản và ban hành văn bản

- Yêu cầu về thẩm quyền

+ Thẩm quyền về hình thức: Ví dụ Ủy ban nhân dân có thẩm quyền ban hành quyết định; Quốc Hội có thẩm quyền ban hành Hiến pháp, còn các cơ quan khác thì không

+ Thẩm quyền về nội dung : Tùy theo quyền hạn của các cơ quan mà nội dung khi soạn thảo của mỗi cơ quan sẽ khác nhau

- Yêu cầu về nội dung

+ Tính mục đích: Văn bản ban hành ra để làm gì, có cần thiết hay không?

+ Tính khoa học: Văn bản soạn thảo phải có đủ thông tin quy phạm và thông tin thực tế, thông tin được xử lý chính xác: sự kiện, số liệu, đúng thực tế

+ Tính hợp pháp: Văn bản ban hành ra không được trái với chủ trương của Đảng, pháp luật của Nhà nước

+ Tính khả thi: Văn bản đó soạn thảo ra có thể thực hiện được

- Yêu cầu về hình thức: Tùy theo thể loại văn bản mà khi soạn thảo văn bản chúng

ta phải tuân thủ theo hình thức của loại văn bản đó

1.2.3 Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản

Các cơ quan, đơn vị muốn thực hiện chức năng, nhiệm vụ của mình đều phải

sử dụng văn bản, tài liệu để phổ biến các chủ trương, chính sách, phản ánh tình hình lên cấp trên, trao đổi, liên hệ, phối hợp công tác, ghi lại những sự kiện, hiện tượng xảy ra trong hoạt động hàng ngày Bởi vậy quy trình soạn thảo và ban hành văn bản

là vô cùng quan trọng

Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản được thực hiện qua các bước sau: (4) Bước 1: Soạn thảo văn bản

Bước 2: Duyệt bản thảo văn bản

Bước 3: Kiểm tra văn bản trước khi ký ban hành

Bước 4: Ký ban hành văn bản

Tiểu kết

Chương này em đã tìm hiểu về cơ sở lý luận của công tác văn thư (khái niệm, nội dung), quy trình soạn thảo và ban hành văn bản (hệ thống khái niệm, yêu cầu và quy trình soạn thảo) Đây là những cơ sở để làm tiền đề cho việc tìm hiểu thực trạng về quy trình soạn thảo và ban hành văn bản tại Văn phòng UBND huyện Can Lộc tỉnh Hà Tĩnh Từ đó đánh giá và hướng dẫn lại cho văn phòng về quy trình soạn thảo và ban hành văn bản theo mẫu chuẩn ở chương II

Qua chương này, chúng ta có thể thấy được quy trình soạn thảo và ban hành văn bản nó vô cùng quan trọng đối với mỗi cơ quan, tổ chức Thực hiện tốt quy trình trên thì sẽ đem lại được sự hoạt động hiệu quả cho cơ quan

CHƯƠNG II THỰC TRẠNG VỀ QUY TRÌNH SOẠN THẢO VÀ BAN

HÀNH VĂN BẢN TẠI UBND HUYỆN CAN LỘC, TỈNH HÀ TĨNH ĐÁNH GIÁ VÀ HƯỚNG DẪN CHO UBND HUYỆN CAN LỘC, TỈNH HÀ TĨNH VỀ QUY TRÌNH QUẢN LÝ VĂN BẢN THEO MẪU CHUẨN

2.1 Thực trạng về quy trình soạn thảo và ban hành văn bản tại Văn phòng UBND huyện Can Lộc

2.1.1 Giới thiệu về UBND huyện Can Lộc, tỉnh Hà Tĩnh

Ủy ban nhân dân huyện Can Lộc thuộc địa bàn huyện Can Lộc – tỉnh Hà Tĩnh

Địa chỉ: Thị trấn Nghèn, huyện Can Lộc, tỉnh Hà Tĩnh

Điện thoại: 0904.221.754

Nhắc đến huyện Thiên Lộc - Can Lộc (nay là huyện Can Lộc) là nói đến mảnh đất giàu truyền thống lịch sử và văn hóa, gắn với cội nguồn di sản văn hóa đa dạng với nhiều di tích có giá trị

Huyện Can Lộc là mảnh đất địa linh nhân kiệt với những người con ưu tú đã làm rạng rỡ truyền thống quê hương Đó là các Anh hùng dân tộc Đặng Tất - Đặng Dung, Tể tướng Nguyễn Văn Giai, Ngự sử Bùi Cầm Hổ… Qua nhiều thời kỳ lịch

sử mảnh đất này đã sản sinh nhiều dòng họ, gia đình có đóng góp lớn cho dân tộc, cho cách mạng

Tiếp bước truyền thống cha ông, Đảng bộ và nhân dân huyện Can Lộc đang chuyển dịch mạnh mẽ cơ cấu kinh tế, tích cực phát triển thương mại, dịch vụ Can Lộc sớm trở thành địa phương đi đầu trong nhiều phòng trào của tỉnh Hà Tĩnh và cả nước như xóa nhà tranh tre dột nát và cán đích nông thôn mới

Trong năm 2019, Can Lộc đã giành nhiều kết quả trên lĩnh vực kinh tế, xã hội, đảm bảo an ninh - trật tự đã tạo ra thế và lực mới góp phần quan trọng cho mục tiêu đưa Hà Tĩnh sớm trở thành tỉnh nông thôn mới năm 2025 (5)

2.1.2 Cơ cấu tổ chức của UBND huyện Can Lộc, tỉnh Hà Tĩnh ( phụ lục)

2.1.3 Tổng quan về Văn phòng UBND huyện Can Lộc

2.1.3.1 Vị trí, chức năng

Văn phòng Ủy ban nhân dân huyện Can Lộc là cơ quan chuyên môn thuộc

Ủy ban nhân dân huyện Can lộc có chức năng tham mưu tổng hợp cho Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân về hoạt động của Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân; tham mưu cho Chủ tịch Ủy ban nhân dân về chỉ đạo, điều hành; cung cấp thông tin phục vụ quản lý và hoạt động của Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân và các cơ quan nhà nước ở địa phương; đảm bảo cơ sở vật chất, kỹ thuật cho hoạt động của Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân

2.1.3.2 Cơ cấu tổ chức của Văn phòng Ủy ban nhân dân huyện Can Lộc, tỉnh Hà Tĩnh

Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân có 01 Chánh Văn phòng, không quá 02 Phó Chánh văn phòng, các công chức chuyên môn và lao động hợp đồng theo quy định của pháp luật

Chánh Văn phòng chịu trách trước Ủy ban nhân dân, Chủ tịch Ủy ban nhân dân huyện và trước pháp luật về việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ quyền hạn được giao và toàn bộ hoạt động của Văn phòng

Phó Chánh Văn phòng giúp Chánh Văn phòng phụ trách và theo dõi một số mặt công tác; chịu trách nhiệm trước Chánh Văn phòng và trước pháp luật về nhiệm vụ được phân công

Biên chế: Biên chế của Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân

do Ủy ban nhân dân huyện quyết định trong tổng biên chế hành chính của huyện được UBND tỉnh giao hàng năm

2.1.4 Thực trạng về quy trình soạn thảo và ban hành văn bản tại Văn phòng UBND huyện Can Lộc, tỉnh Hà Tĩnh (6)

- Các loại văn bản Văn phòng UBND huyện Can Lộc ban hành

Các hình thức văn bản hình thành trong quá trình hoạt động của Văn phòng UBND huyện Can Lộc, tỉnh Hà Tĩnh thuộc loại “văn bản hành chính” cụ thể là quyết định, thông báo, kế hoạch, chương trình, báo cáo, tờ trình, công điện, công

văn, biên bản, giấy chứng nhận, giấy mời, giấy giới thiệu, giấy nghỉ phép, giấy đi đường,

Theo kết quả thu thập được thì từ đầu tháng 1 đến ngày 17 tháng 11 năm

2021 UBND huyện Can Lộc đã ban hành được 8902 văn bản, trong đó:

+ Quyết định: 2784 văn bản

+ Công văn: 4020 văn bản

+ Báo cáo: 207 văn bản

+ Giấy mời: 93 văn bản

- Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản

Thể thức của văn bản là toàn bộ các thành phần cấu tạo nên văn bản, đảm bảo cho các văn bản có hiệu lực pháp lý và được sử dụng trong quá trình hoạt động của cơ quan Vì vậy, khi ban hành văn bản phải đảm bảo đầy đủ các thành phần thể thức theo quy định của Nhà nước (Nghị định 30/2020/NĐ-CP của Chính phủ về Công tác văn thư) nếu thiếu các thành phần thể thức theo quy định thì văn bản sẽ không có tính chính xác và hiệu lực pháp lý

- Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản tại Văn phòng UBND huyện Can Lộc, tỉnh Hà Tĩnh

Quy trình xây dựng và ban hành văn bản của Văn phòng UBND huyện Can Lộc được thực hiện như sau:

Bước 1: Xây dựng dự thảo văn bản phù hợp với hình thức, thể thức văn bản theo quy định

Căn cứ vào mục đích của văn bản và thông tin đã thu thập được để soạn thảo văn bản Soạn thảo xong phải kiểm tra về thể thức, kỹ thuật trình bày theo quy định hiện hành, kiểm tra mục đích đạt được của văn bản

Bước 2: Duyệt bản thảo, sửa chữa, bổ sung bản thảo đã duyệt

Bản thảo văn bản phải do người có thẩm quyền ký văn bản duyệt

Nhân bản theo số lượng quy định;

Đóng dấu cơ quan và các loại dấu khác (dấu chỉ mức độ mật, dấu chỉ mức độ khẩn, );

Làm thủ tục phát hành, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản; Lưu văn bản đi

2.2 Nhận xét và hướng dẫn cho UBND huyện Can Lộc, tỉnh Hà Tĩnh về quy trình soạn thảo văn bản và ban hành văn bản theo mẫu chuẩn

2.2.1 Nhận xét về quy trình soạn thảo và ban hành văn bản của UBND huyện Can Lộc

+ Cán bộ văn thư là những cán bộ có trình độ chuyên môn cao, phẩm chất đạo đức tốt, vì vậy về quy trình soạn thảo và ban hành văn bản cũng được đảm bảo thực hiện đầy đủ, chính xác, đảm bảo được các yêu cầu của cấp trên đề ra Khi soạn thảo văn bản và ban hành văn bản, cán bộ văn thư đều đã tương đối kiểm tra đầy đủ thể thức

để tránh sai sót trước khi trình lên Chánh Văn phòng Trước khi ban hành văn bản, cán bộ văn thư tại Văn phòng UBND huyện Can Lộc kiểm soát chặt chẽ về thể thức nên chất lượng văn bản khi ban hành khá tốt

+ Cán bộ, công chức tại Văn phòng UBND huyện Can Lộc đã nắm vững được các yêu cầu cụ thể của từng văn bản trong việc soạn thảo văn bản theo các lĩnh vực chuyên môn của mình và hiểu rõ được vai trò của nghiệp vụ này

+ Nội dung văn bản ban hành được đảm bảo phù hợp với các yêu cầu công việc đặt

ra, văn phong phù hợp và bố cục được trình bày rõ ràng

+ Việc hiện đại hóa trang thiết bị văn phòng đã phục vụ đầy đủ cho như cầu soạn thảo và ban hành văn bản: Các trang thiết bị như máy in, máy photocopy, điện thoại, internet, được bố trí đầy đủ, đảm bảo việc cung cấp, trao đổi thông tin cũng như phục vụ tốt cho công tác soạn thảo văn bản Các trang thiết bị văn phòng được

bố trí hợp lý, đảm bảo công việc được thực hiện nhanh chóng, kịp thời Có sự kiểm tra, bảo quản, sửa chữa nhằm khắc phục sự cố trong thời gian sớm nhất

+ Một số quy chế khi ban hành không quy định cụ thể, dẫn đến việc phối hợp công việc chưa cao giữa các phòng ban trong UBND