Một số giải pháp chủ yếu tăng cường hoạt động tiêu thụ tại Công ty Xăng dầu Hà Giang.doc

Một số giải pháp chủ yếu tăng cường hoạt động tiêu thụ tại Công ty Xăng dầu Hà Giang.doc

LỜI NÓI ĐẦU

Tiêu thụ sản phẩm là một trong sáu chức năng hoạt động cơ bản của doanh nghiệp: tiêu thụ, sản xuất, hậu cần kinh doanh, tài chính, kế toán và quản trị doanh nghiệp Mặc dù sản xuất là chức năng trực tiếp tạo ra sản phẩm song tiêu thụ lại đóng vai trò là điều kiện tiền đề không thể thiếu để sản xuất có hiệu quả.

Quản trị kinh doanh truyền thống quan niệm tiêu thụ

là hoạt động đi sau sản xuất, chỉ được thực hiện khi đã sản xuất được sản phẩm Trong cơ chế thị trường, mọi hoạt động của doanh nghiệp đều tuỳ thuộc vào khả năng tiêu thụ, nhịp độ tiêu thụ qui định nhịp độ sản xuất, thị hiếu của người tiêu dùng về sản phẩm qui định chất lượng của sản xuất Người sản xuất chỉ có thể phải bán cái mà thị trường cần chứ không thể bán cái mà mình có Vì vậy, quản trị kinh doanh hiện đại quan niệm một số nội dung hoạt động tiêu thụ đứng ở vị trí trước hoạt động sản xuất và tác động mạnh mẽ có tính chất quyết định đến hoạt động sản xuất.

Công ty Xăng dầu Hà Giang là một doanh nghiệp nhà nước với hình thức hoạt động chính là kinh doanh xăng dầu

và các sản phẩm hoá dầu Trải qua 37 năm hoạt động ở cả hai cơ chế: (cơ chế kế hoạch hoá, tập trung, bao cấp và cơ chế thị trường) Công ty Xăng dầu Hà Giang đã từng bước

vươn lên để khẳng định mình, gây được chữ tín đối với khách hàng trong và ngoài tỉnh nhờ chất lượng phục vụ và chất lượng nhiên liệu đạt tiêu chuẩn, Công ty đã không ngừng lớn mạnh cùng với sự phát triển nhiều mặt của đất nước Tuy nhiên một bộ phận trong cán bộ quản lý và người trực tiếp sản xuất chậm thay đổi được tư duy còn mang nặng cung cách làm việc thời kỳ bao cấp: thụ động, máy móc, không khoa học do đó đã ảnh hưởng đến hoạt động tiêu thụ xăng dầu chung toàn Công ty.

Qua thời gian thực tập tại Công ty Xăng dầu Hà Giang kết hợp với kiến thức đã lĩnh hội được ở trường, ở các Thầy

Cô, là một sinh viên khoa Quản trị kinh doanh với hy vọng đóng góp một phần công sức nhỏ bé của mình vào sự phát triển chung và hoàn thiện các hoạt động tiêu thụ nói riêng của Công ty Xăng dầu Hà Giang, em mạnh dạn nghiên cứu

và viết đề tài: "Một số giải pháp chủ yếu tăng cường hoạt

động tiêu thụ tại Công ty Xăng dầu Hà Giang" làm khoá

luận tốt nghiệp của mình.

Ngoài phần mở đầu và kết luận, khoá luận gồm 03 chương:

Chương I: Giới thiệu khái quát về Công ty Xăng dầu Hà Giang

Chương II: Thực trạng công tác tổ chức tiêu thụ ở Công ty Xăng dầu Hà Giang

Chương III: Một số giải pháp chủ yếu tăng cường hoạt

động tiêu thụ ở Công ty Xăng dầu Hà Giang.

Do thời gian thực tập tại doanh nghiệp còn ít, trình độ

lý luận cũng như kinh nghiệm thực tế còn hạn chế và lần đầu tiên nghiên cứu viết một vấn đề khá mới mẻ, nên khoá luận của em cũng không thể tránh khỏi những thiếu sót.

Em rất mong nhận được ý kiến quí báu bổ xung đóng góp của các Thầy cô, cùng toàn thể bạn đọc để khoá luận của

em được hoàn chỉnh và có ý nghĩa thực tiễn hơn

Em xin bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc đến các đồng chí lãnh đạo và cán bộ các phòng ban của Công ty Xăng dầu -

Hà Giang, các Thầy Cô trường Đại học Kinh tế Quốc dân đặc biệt là Thầy giáo, Tiến sỹ Nguyễn Ngọc Huyền đã nhiệt tình hướng dẫn, truyền thụ kiến thức và giúp đỡ phương pháp để em sớm hoàn thiện khoá luận tốt nghiệp này.

Em xin chân thành cảm ơn.

Hà Giang, ngày 10 tháng 06

năm 2004

Sinh viên

PHẠM VĂN THUỶ

CHƯƠNG 1 GIỚI THIỆU KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TY XĂNG DẦU HÀ GIANG

I Quá trình hình thành và phát triển Công ty Xăng dầu

- Hà Giang

1 Lịch sử hình thành công ty

Công ty Xăng dầu Hà Giang là một doanh nghiệp nhà nước thuộc Tổng công ty Xăng dầu Việt Nam Tiền thân vốn là Chi cục Vật tư Hà Giang trực thuộc Tổng cục Vật

tư, thành lập theo Quyết định số 1213/QĐ/TCVT ngày 01/12/1967 Trụ sở Công ty đặt tại Tổ 01 Phường Nguyễn Trãi - Thị xã Hà Giang - Tỉnh Hà Giang.

Ngành nghề kinh doanh chủ yếu của Công ty là các mặt hàng: Xăng, dầu, sản phẩm hoá dầu, thiết bị phụ tùng ô

tô, than chất đốt, kim khí

Khi mới thành lập Chi cục Vật tư Hà Giang (nay là Công ty Xăng dầu Hà Giang) có qui mô nhỏ bé, máy móc thiết bị lạc hậu Tổng vốn kinh doanh có 792.000 đồng, lao động có 65 người, Uỷ ban nhân dân tỉnh ra quyết định bổ nhiệm ông Đinh Phúc Thảnh giữ chức vụ Giám đốc Công ty.

Điện thoại: 019866435 019767120 019867122 019867654.

-Số FAX: 019867047.

Tài khoản: 431101000029 tại Ngân hàng Nông nghiệp

Hà Giang.

Mã số thuế: 5100100046 - 1.

2 Quá trình phát triển của Công ty

Trải qua 37 năm hoạt động kinh doanh, chức năng, nhiệm vụ của Công ty cũng có những thay đổi song không lớn, nhưng về pháp lý cũng như về qui mô và hiệu quả hoạt động kinh doanh Công ty có những thay đổi rất cơ bản:

Năm 1970 đổi tên thành Công ty Vật tư Hà Giang trực thuộc Bộ Vật tư (nay là Bộ Thương mại) Chức năng, nhiệm vụ không có gì thay đổi, qui mô vốn và lao động đã được tăng lên, vốn kinh doanh 1.216.000 đồng với 71 lao động

Năm 1976 theo quyết định của Chính phủ, tỉnh Hà Giang và tỉnh Tuyên Quang sáp nhập thành tỉnh Hà Tuyên.

Do đó Công ty Vật tư Hà Giang và Công ty Vật tư Tuyên Quang được hợp nhất thành Công ty Vật tư tổng hợp Hà Tuyên trực thuộc Bộ Vật tư (nay là Bộ Thương mại) Thời điểm này trụ sở chính đặt tại phường Minh Xuân - Thị xã Tuyên Quang - Hà Tuyên Qui mô vốn và lao động tăng nên đáng kể, vốn kinh doanh nâng từ 792.000 đồng lên

9.823.000 đ tăng 1.240%, lao động tăng từ 65 người lên 97 người tăng 49% so với năm 1967.

Mặt hàng kinh doanh chủ yếu chỉ có xăng, dầu, sắt, thép, than chất đốt Doanh thu, lợi nhuận thấp, thu nhập của người lao động không bù đắp hao phí sức lao động.

Năm 1991 theo quyết định của Chính phủ, tỉnh Hà Tuyên lại được chia tách thành 2 tỉnh: Tuyên Quang và Hà Giang Do đó Công ty Vật tư tổng hợp Hà Tuyên đã thành lập một chi nhánh kinh doanh Vật tư tổng hợp đặt tại Thị

xã Hà Giang theo Quyết định số 139/QĐ - CTVTTH ngày 10/11/1991 Sau chia tách vốn của Công ty có 2.192.120.000 đồng, lao động giảm đáng kể, đến ngày 01/01/1991 Công ty có 35 cán bộ và công nhân.

Tháng 10/1994 Chi nhánh kinh doanh Vật tư tổng hợp

Hà Giang có quyết định chuyển thành Công ty Vật tư tổng hợp Hà Giang Đồng thời Bộ Thương mại đã bàn giao chức năng quản lý sang Uỷ ban nhân dân tỉnh Hà Giang.

Tháng 01/1995 Uỷ ban nhân dân tỉnh Hà Giang ra Quyết định số 04/QĐ - UB ngày 03/01/1995 V/v thành lập doanh nghiệp nhà nước lấy tên là Công ty Vật tư tổng hợp

Hà Giang Qui mô vốn và lao động tăng đáng kể, vốn kinh doanh có 3.568.720.000 đồng, lao động có 53 người Cùng với sự thay đổi về qui mô, chức năng, nhiệm vụ của Công

ty cũng có những thay đổi cho phù hợp với cơ chế và tình hình mới, Mặt hàng kinh doanh thu hẹp chỉ còn Xăng dầu, sản phẩm hoá dầu, gas và các phụ kiện bếp gas, kinh doanh không phụ thuộc vào chỉ tiêu pháp lệnh, từng bước chuyển sang hoạt động theo cơ chế thị trường.

Ngày 17/ 8/1995 Bộ Thương mại ra Quyết định số 690/TM - TCCB chuyển Công ty Vật tư tổng hợp Hà Giang

về trực thuộc Tổng công ty Xăng dầu Việt Nam.

Ngày 01/9/2000 Tổng công ty Xăng dầu Việt Nam đã

ra quyết định số 987/XD - QĐ đổi tên Công ty Vật tư tổng hợp Hà Giang thành Công ty Xăng dầu Hà Giang Mặt hàng kinh doanh không có thay đổi song Công ty đã chuyển hẳn sang kinh doanh theo cơ chế thị trường, tự chủ trong hoạt động kinh doanh Địa điểm trụ sở tại Tổ 1 Phường Nguyễn Trãi - Thị xã Hà Giang - Tỉnh Hà Giang.

Hiện nay tính đến 31/12/2003: Tổng số lao động có 79 người tăng 21%, so với năm 1967, tổng giá trị tài sản của công ty có 16.404.373.405 đồng

Tài sản cố định 8.464.406.986

Mặc dù thành lập từ khá sớm song có thể nói từ năm

1967 đến năm 1986 do công ty Vật tư tổng hợp hoạt động trong cơ chế kế hoạch hoá, tập trung, bao cấp, mặt khác điều kiện kinh tế Hà Giang chậm phát triển, cơ sở vật chất

kỹ thuật còn nghèo nàn, một thời gian dài lại trải qua cuộc chiến tranh biên giới nên thị trường rất nhỏ hẹp, nhu cầu và sức mua thấp, phương tiện bán hàng bằng thủ công (đong trực tiếp bằng ca, gáo ) do đó trong thời gian này Công ty chỉ hoạt động theo chỉ tiêu pháp lệnh kém hiệu quả, doanh thu thấp.

Từ năm 1987 đến năm 1996 Công ty tiếp cận và nghiên cứu vận dụng cơ chế quản lý mới của Đảng, cơ chế thị trường theo định hướng xã hội chủ nghĩa có sự quản lý của nhà nước Cùng với sự phát triển kinh tế xã hội, Hà Giang tập trung phát triển cơ sở hạ tầng, nhiều doanh nghiệp được thành lập và hoạt động do đó thị trường được từng bước mở rộng, nhu cầu và sức mua tăng mạnh Để đáp ứng yêu cầu đó Công ty xăng dầu ngày càng được đầu tư

vốn, lao động và cải tiến phương thức kinh doanh Tuy nhiên trong thời kỳ này thiết bị kỹ thuật chưa được trang bị, mạng lưới kinh doanh chưa mở rộng, toàn Công ty có 04 cây xăng dầu, các chính sách bán hàng chưa được trú trọng Doanh thu, lợi nhuận, nghĩa vụ nộp ngân sách và thu nhập của người lao động có tăng nhưng không đáng kể

Từ năm 1997 đến nay trước sức ép của khoa học kỹ thuật và các đối thủ cạnh tranh, đòi hỏi khách quan của thị trường, Công ty Xăng dầu Hà Giang đã có những thay đổi rất căn bản; Xây dựng cơ sở vật chất kỹ thuật như nhà làm việc, kho tàng, các cửa hàng xăng dầu, mua sắm và trang bị máy móc thiết bị hiện đại, tuyển dụng và đào tạo cán bộ quản lý, cán bộ kỹ thuật và nhân viên toàn công ty do đó kinh doanh ngày càng có hiệu quả Vốn, doanh thu, lợi nhuận, nghĩa vụ ngân sách, thu nhập của cán bộ, công nhân viên ngày càng gia tăng, đáp ứng kịp nhu cầu ở địa phương.

Với khả năng kinh doanh tốt, nguồn lực lao động dồi dào, thiết bị công nghệ hiện đại Công ty xăng dầu Hà Giang đã đạt nhiều thành tích lớn được Nhà nước và ngành

tặng thưởng nhiều huân, huy chương và cờ luôn lưu Công

ty hiện nay đang đứng vững và tiếp tục vươn lên trong cơ chế thị trường.

3 Chức năng, nhiệm vụ của Công ty

Công ty Xăng dầu Hà Giang là đơn vị trực thuộc Tổng công ty Xăng dầu Việt Nam được hạch toán độc lập, hàng năm Tổng Công ty áp dụng chính sách giá cứng đối với các Công ty Xăng dầu trực thuộc Tổng Công ty từ Huế trở ra, còn đối với các tỉnh phía nam trực thuộc Tổng Công ty được áp dụng chính sách giá giao và nguồn hàng do Tổng Công ty đảm nhận Căn cứ điều kiện thực tế ở địa phương Tổng công ty ra quyết định và ban hành qui định chức năng nhiệm vụ của Công ty Xăng dầu Hà Giang:

- Tổ chức kinh doanh các sản phẩm dầu mỏ, gas hoá lỏng, bếp gas và phụ kiện bếp gas, kim khí, phụ tùng, xăm lốp bình điện, khai thác bảo hiểm ô tô xe máy Đây là một tỉnh có địa bàn rộng, đi lại khó khăn nhưng mặt hàng của đơn vị đang kinh doanh là những mặt hàng chiến lược và

mũi nhọn để phục vụ đáp ứng nhu cầu sản xuất, tiêu dùng

và phát triển nền kinh tế địa phương.

- Căn cứ vào nhu cầu thị trường và sự chỉ đạo của Tổng công ty Xăng dầu Việt Nam, kế hoạch hoạt động của Công ty để xây dựng kế hoạch và tổ chức ký các hợp đồng mua bán hàng hoá nhằm thực hiện tốt mục tiêu kinh doanh

đề ra.

- Thực hiện kế hoạch Tổng Công ty giao nhằm quản

lý, khai thác và sử dụng hợp lý lao động, tài sản, vật tư, tiền vốn, đảm bảo hiệu quả cao trong kinh doanh Chấp hành nghiêm chỉnh pháp lệnh kế toán thống kê, thực hiện đầy đủ nghĩa vụ ngân sách cho Nhà nước, bảo toàn và phát triển vốn.

- Nghiêm chỉnh chấp hành các chế độ, chính sách và pháp luật của Nhà nước, thực hiện đầy đủ các hợp đồng kinh tế ký kết với bạn hàng.

- Xây dựng cơ sở vật chất kỹ thuật để tăng năng lực và mạng lưới kinh doanh, nghiên cứu và áp dụng các tiến bộ

khoa học kỹ thuật và công nghệ mới nhằm nâng cao chất lượng và hiệu quả bảo vệ môi trường.

- Được quyền tuyển dụng lao động, đào tạo, bồi dưỡng từng bước nâng cao trình độ đội ngũ cán bộ công nhân viên đáp ứng được nhiệm vụ kinh doanh của Công ty Thực hiện đầy đủ các chính sách chế độ về tiền lương, phân phối sử dụng lợi nhuận, tham gia bảo hiểm xã hội và an toàn lao động đối với công nhân viên chức Tận dụng máy móc thiết

bị, cơ sở vật chất kỹ thuật và lực lượng lao động sản xuất phụ và dịch vụ tạo thêm công ăn việc làm đảm bảo đời sống cho cán bộ công nhân viên.

- Quản trị và chỉ đạo các đơn vị trực thuộc theo quy chế hiện hành của Nhà nước và Tổng Công ty Xăng dầu Việt Nam

II Cơ cấu tổ chức

1 Cơ cấu sản xuất

- Hiện nay Công ty có 11 cửa hàng, các cửa hàng có trách nhiệm hoàn thành các nhiệm vụ tổ chức các hoạt động nhập, quản lý, tiêu thụ xăng dầu, vật tư và các sản

phẩm hoá dầu; tổ chức các hoạt động trao đổi thông tin hai chiều giữa khách hàng và Công ty về nhu cầu, tâm lý tiêu dùng, khai thác khách hàng, tác phong văn minh phục vụ; trực tiếp thực hiện chính sách bán hàng như niêm yết giá, hoạt động quảng cáo, khuyến mãi, giảm giá, trả chậm.

- Đội xe có trách nhiệm vận chuyển xăng dầu, sản phẩm hoá dầu, vật tư từ kho đến các cửa hàng, các cơ sở đại lý và cơ sở bán buôn theo kế hoạch của công ty hoặc theo nhu cầu đột xuất của các cửa hàng.

SƠ ĐỒ 01: MÔ HÌNH VẬN ĐỘNG HÀNG HOÁ CÔNG TY XĂNG DẦU HÀ

GIANG (QUI TRÌNH LƯU THÔNG)

Đội xe vận chuyển

Đội xe vận chuyển

C Ô N G

T YKHO

2 Cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị

Để đảm bảo kinh doanh có hiệu quả, Công ty Xăng dầu Hà Giang được tổ chức theo nguyên tắc tập trung dân chủ, tôn trọng pháp luật, thực hiện chế độ thủ trưởng quản

lý, điều hành kinh doanh trên cơ sở thực hiện quyền làm chủ của cán bộ công nhân viên trong Công ty Bộ máy tổ chức quản trị của Công ty được tổ chức gọn nhẹ, tổ chức điều hành hoạt động kinh doanh của Công ty là: Giám đốc điều hành chung mọi hoạt động kinh doanh, chịu trách nhiệm trước Nhà nước và Tổng công ty, các phó giám đốc giúp việc cho giám đốc đồng thời được phân công phụ trách một số công việc chuyên môn nhất định

2.1 Chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của Ban giám đốc 2.1.1 Giám đốc Công ty

- Giám đốc Công ty được Hội đồng quản trị và Tổng

giám đốc Tổng công ty xăng dầu Việt Nam uỷ nhiệm tổ chức chỉ đạo, điều hành về mọi hoạt động của

Công ty theo chế độ thủ trưởng, là người lãnh đạo cao nhất đại diện cho mọi nghĩa vụ và quyền lợi của tập thể CBCNV Công ty Chịu trách nhiệm trực tiếp trước Nhà nước và Tổng Công ty về mọi mặt hoạt động của Công ty Xăng dầu

Hà Giang.

- Trực tiếp chỉ đạo điều hành công tác tài chính kế toán, bảo toàn và phát triển nguồn vốn, quyết định các phương thức phân phối tiền lương tiền thưởng, các khoản chi phí của Công ty.

- Trực tiếp phụ trách công tác tổ chức cán bộ, quyết định những vấn đề thuộc về nhân sự như: Tuyển dụng, đào tạo, điều động, khen thưởng, thanh tra kỷ luật.

- Quyết định phương thức, quy mô, cơ chế kinh doanh, phương án định giá (Giá bán hàng hoá, giá cước vận chuyển, hoa hồng cho đại lý Quyết định mục tiêu qui mô, hình thức đầu tư công nghệ, xây dựng cơ bản, phát triển kỹ thuật

2.1.2 Phó giám đốc thứ nhất

Thực hiện chức năng giúp việc cho Giám đốc, thường trực điều hành giải quyết các công việc chuyên môn của Công ty khi được Giám đốc uỷ quyền.

- Trực tiếp điều hành và chịu trách nhiệm về công tác kinh doanh, bao gồm từ công tác vận chuyển hàng hoá, đảm bảo nguồn hàng, tiêu thụ, kiểm kê, tiếp thị, quảng cáo, báo cáo thống kê, bảo toàn và phát triển nguồn vốn.

- Phụ trách công tác hành chính, thanh tra, bảo vệ, phòng cháy chữa cháy, ngoại giao, từ thiện.

2.1.3 Phó giám đốc thứ hai

Trực tiếp phụ trách công tác quản lý kỹ thuật, đo lường chất lượng, hao hụt hàng hoá, các trang thiết bị công nghệ nhập, xuất, kho tàng, bồn bể chứa.

- Phụ trách công tác đầu tư xây dựng cơ bản, sửa chữa tài sản, thay thế thiết bị, xây dựng định mức kinh

tế, định mức chi phí cửa hàng Theo dõi, quản lý hoạt động của tổ bảo hiểm.

2.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của từng phòng ban

- Tổ chức nghiên cứu quán triệt và hướng dẫn thực hiện các văn bản qui định của Nhà nước và Tổng công ty Xăng dầu Việt Nam, nhằm đảm bảo mọi chế dộ chính sách cho người lao động.

- Nghiên cứu xây dựng và lựa chọn mô hình tổ chức lao động, chủ động lập kế hoạch tuyển dụng, đào tạo bồi dưỡng lao động, quản lý và bố trí phân công lao động hợp

lý, sử dụng cán bộ đúng năng lực chuyên môn sao cho phù hợp với nhiệm vụ kinh doanh.

- Xây dựng kế hoạch định mức khoán tiền lương, tiền thưởng, lựa chọn phương thức trả lương, xét nâng lương, nâng bậc, thực hiện phân phối thu nhập cho người lao động

và công tác chính sách xã hội như BHXH, BHYT, bảo hộ lao động, vệ sinh môi trường

- Tổ chức thực hiện công tác huấn luyện quân sự, thanh tra bảo vệ, thi đua khen thưởng và kỷ luật, giải quyết các đơn thư khiếu nại,

- Tổ chức công tác hành chính quản trị, hậu cần, mua sắm trang thiết bị văn phòng, tổ chức bố trí nơi làm việc, điện nước sinh hoạt, văn thư đánh máy, điều hành phương tiện đưa đón cán bộ đi công tác.

2.2.2 Phòng kinh doanh

Biên chế hiện có 03 nhân viên gồm 01 trưởng phòng

và 02 cán bộ Chức năng, nhiệm vụ được thể hiện:

- Điều tra nghiên cứu tình hình nhu cầu sử dụng vật tư trên thị trường, trên cơ sở đó nghiên cứu xây dựng chiến

lược, sách lược, mục tiêu kế hoạch kinh doanh, chính sách mặt hàng, giá cả, tiếp thị, quảng cáo, xúc tiến bán hàng, cơ chế hoạt động của các cửa hàng trong từng thời kỳ trình Giám đốc duyệt nhằm đạt kết quả cao

- Tổng hợp nhu cầu sử dụng vật tư hàng hoá, chủ động

ký hoặc trình Giám đốc ký các hợp đồng tiêu thụ, vận chuyển, đảm bảo nguồn hàng cho việc kinh doanh từ các kho đầu mối, kho trung tâm đến các cửa hàng bán buôn, bán lẻ trên địa bàn của tỉnh Phân công phân cấp giao quyền chủ động cho các cửa hàng hoặc trực tiếp chỉ đạo điều hành kinh doanh ở các cửa hàng, quầy hàng và kho trung tâm.

- Theo dõi khối lượng hàng hoá nhập, xuất, tồn kho ở các cửa hàng và kho Phối hợp với các phòng chức năng thường xuyên kiểm tra chất lượng, số lượng, giá bán hàng hoá của các cửa hàng thuộc Công ty và các cửa hàng đại lý.

- Kiểm tra hướng dẫn việc lập hoá đơn, biên bản xác nhận khối lượng hàng hoá, kê sao nộp chứng từ, lập báo cáo nhanh, báo cáo định kỳ, đối chiếu, quyết toán hao hụt

xăng dầu theo định mức và thực hiện chế độ thông tin, báo cáo theo qui định của Nhà nước và Tổng công ty.

2.2.3 Phòng kế toán tài chính

Biên chế có 05 nhân viên gồm 01 trưởng phòng, 01 phó trưởng phòng và 03 cán bộ Chức năng, nhiệm vụ thể hiện:

- Thực hiện công tác hạch toán kế toán, theo dõi phản ánh tình hình hoạt các nguồn vốn, tài sản, hàng hoá do Công ty quản lý và điều hành các mặt công tác nghiệp vụ

kế toán tài chính.

- Huy động, điều hành, sử dụng có hiệu quả các nguồn vốn trong kinh doanh và xây dựng cơ bản Quản lý, bảo toàn và phát triển nguồn vốn kinh doanh,…

- Xây dựng và tổ chức thực hiện các kế hoạch tài chính dài hạn, ngắn hạn, xây dựng các định mức chi phí phù hợp với kế hoạch, mục tiêu kinh doanh.

- Lập và phân tích các báo cáo tài chính, lưu trữ hoá đơn, chứng từ theo đúng chế độ qui định của Nhà nước và của ngành ban hành Cung cấp thông tin cần thiết về tài

chính nhằm tham mưu cho lãnh đạo Công ty kịp thời chỉ đạo và điều hành mọi hoạt động kinh doanh của Công ty.

2.2.4 Phòng Quản lý kỹ thuật

Biên chế có 04 nhân viên gồm 01 trưởng phòng và 03 cán bộ Chức năng, nhiệm vụ thể hiện:

- Nghiên cứu các văn bản của Nhà nước và Tổng công

ty để ban hành các tiêu chuẩn, qui trình, qui phạm thuộc lĩnh vực đầu tư xây dựng cơ bản, quản lý chất lượng, hao hụt xăng dầu, định mức kinh tế kỹ thuật, bảo vệ môi trường,…để áp dụng chung toàn Công ty.

- Quản lý chất lượng hàng hoá, đảm bảo hàng hoá đúng phẩm chất, chất lượng Thường xuyên kiểm tra, kiểm nghiệm hàng hoá ở tất cả các khâu vận chuyển, nhập xuất, tồn trữ, bảo quản của các cửa hàng thuộc Công ty và cửa hàng đại lý.

- Lập kế hoạch đầu tư, mua sắm các trang thiết bị, dụng cụ đo lường, thường xuyên duy tu sửa chữa đảm bảo duy trì chính xác đơn vị đo của hệ thống cân đo nhằm giảm

tỷ lệ hao hụt,

- Tích cực áp dụng khoa học công nghệ mới nhằm tăng năng xuất lao động Quản lý hoạt động đầu tư xây dựng cơ bản từ khâu lập dự toán, theo dõi thi công, nghiệm thu quyết toán công trình đưa vào sử dụng.

3 Một số kết quả sản xuất kinh doanh chủ yếu 2003)

(2000-Phân tích số liệu qua 04 năm gần đây cho thấy hoạt động kinh doanh của Công ty trong những năm qua cơ bản

ổn định và tăng trưởng, mức tăng trưởng của Công ty đạt 6 đến 9%, doanh số bán ra năm sau cao hơn năm trước Tuy nhiên tổng chi phí qua các năm cũng tăng theo điều đó phù hợp với qui luật kinh tế Thu nhập bình quân /người/ tháng

và nghĩa vụ nộp ngân sách hàng năm không ổn định nguyên nhân do thực hiện cơ chế hạch toán, phân phối toàn ngành và theo khu vực.

Đánh giá chung từ ngày Công ty xăng dầu Hà Giang được tái thành lập tháng 10/1994 đến nay, qua thực tế hoạt động kinh doanh, Công ty đã phải tự vươn lên đứng vững

và phát triển trước những biến động lớn của thị trường thời

kỳ đổi mới Với thị trường tiêu thụ xăng dầu là một tỉnh miền núi có 11 huyện thị, cơ sở hạ tầng còn nhiều thiếu thốn, giao thông đi lại khó khăn nhưng với sự đoàn kết, nhiệt tình của toàn thể cán bộ công nhân viên trong Công ty

vì vậy trong những năm qua Công ty luôn giữ được vai trò chủ đạo trong hoạt động kinh doanh, đảm bảo kinh doanh

có lãi, đáp ứng đầy đủ kịp thời nhu cầu về xăng dầu, dầu nhờn các loại, khí gas và vật tư hàng hoá khác phục vụ cho sản xuất, tiêu dùng xã hội, an ninh quốc phòng trên địa bàn tỉnh Hà Giang.

Mạng lưới bán lẻ của Công ty ngày càng mở rộng, hiện nay Công ty có 11 cửa hàng và 5 đại lý, thị trường đã vươn tới 6/11 huyện thị của tỉnh, sản lượng hàng hoá xăng dầu bán ra bình quân đạt 1.200m3/ tháng, nguồn hàng Công

ty ổn định, giá cả hợp lý, các trang thiết bị bán hàng tương đối hiện đại như cột bơm điện tử, máy phát điện, đã đảm bảo độ tin cậy về số lượng, chất lượng bán hàng cũng như thời gian phục vụ bán hàng, do đó đã thu hút người tiêu dùng trong việc mua hàng tại các cửa hàng của Công ty.

III Một số đặc điểm kinh tế - kỹ thuật chủ yếu ảnh hưởng đến hoạt động tiêu thụ ở Công ty xăng dầu - Hà Giang

1 Môi trường kinh doanh xăng, dầu trên thế giới và khu vực

Việt Nam tuy có trữ lượng dầu mỏ tương đối lớn song chủ yếu khai thác xuất thô, công nghệ chế biến còn lạc hậu, nhu cầu sử dụng xăng dầu nhất là xăng dầu công nghệ cao phải nhập của nước ngoài Thị trường thế giới luôn mất ổn định do các cuộc chiến tranh vũ trang sắc tộc, tôn giáo như cuộc chiến tranh IRAQ năm 2003 và khủng hoảng kinh tế kéo dài do đó giá nhập khẩu xăng dầu biến động lớn Mặt khác nguồn dầu mỏ trên thế giới ngày càng cạn kiệt, tài nguyên không tái sinh, hàng hoá thay thế xăng dầu hạn chế trong khi đó nhu cầu sử dụng ngày càng lớn khiến cho giá xăng dầu nhập khẩu có chiều hướng gia tăng Tình hình trên khiến cho thị trường xăng dầu trong nước ảnh hưởng khá nặng nề, có thời gian (2001, 2003) giá nhập cao hơn giá bán Nhà nước phải áp dụng giải pháp bù lỗ, nhiều đối tượng lợi dụng đầu cơ

có tính chất trục lợi càng làm cho thị trường xăng dầu thêm mất ổn định Đơn cử tháng 5 năm 2004 giá dầu thô trên thế giới khoảng 41 $ / thùng, mức giá cao nhất từ hơn 30 năm trở lại đây, chênh lệch giá dầu thô với xăng dầu cũng ở mức cao nhất Giá nhập 01 lít xăng dầu lỗ 600 đồng, quí I toàn Tổng công ty lỗ 550 tỷ đồng nhưng Nhà nước mới bù lỗ 50%.

2 Cơ chế quản lý vĩ mô của chính phủ về kinh doanh xăng dầu

Xăng dầu là mặt hàng kinh doanh có điều kiện, có vị trí khá quan trọng cho việc phát triển nền kinh tế quốc dân và tiêu dùng xã hội Để đảm bảo an ninh xăng dầu, Chính phủ ban hành nghị định 44/2001/NĐ-

CP ngày 02 tháng 8 năm 2001 bổ xung một số điều của nghị định số 57/1998/NĐ-CP ngày 31 tháng 7 năm 1998, quyết định số 187/2003/QĐ- TTg ngày 15 tháng 9 năm 2003 và bản qui chế kèm theo để quản lý kinh doanh xăng dầu Bằng các nghị định, quyết định trên chính phủ chủ trương xây dựng hệ thống cung ứng xăng dầu phát triển ổn định, từng bước phù hợp với cơ chế thị trường có sự quản lý của nhà nước, bảo đảm an toàn năng lượng quốc gia, bảo đảm cân đối xăng dầu cho nhu cầu của nền kinh tế quốc dân và tiêu dùng xã hội Để giải quyết tốt vấn

đề đó Thủ tướng Chính phủ áp dụng các biện pháp kinh tế - hành chính

để can thiệp vào thị trường xăng dầu đặc biệt là áp dụng chính sách giá định hướng theo sự chỉ đạo của Nhà nước và cơ chế giá giao cùng với chính sách trợ giá dầu hoả, trợ cước vận tải đối với từng địa bàn xa trung tâm đầu mối gaio hàng, nhằm bình ổn thị trường và phục vụ chính trị, đáp ứng nhu cầu sản xuất và tiêu dùng, đảm bảo cho doanh nghiệp kinh doanh nhập khẩu xăng, dầu đủ bù đắp chi phí hợp lý và có lãi để tích luỹ cho đầu tư phát triển.

3 Đặc điểm của ngành hàng kinh doanh

Do tính chất đặc biệt mà kinh doanh xăng dầu không giống như những mặt hàng khác Tính chất đặc biệt đó được thể hiện:

- Xăng dầu là sản phẩm ở thể lỏng và phải có các thiết bị bồn chứa đặc biệt.

- Xăng dầu là chất dễ bay hơi (Đặc biệt là gas lỏng bay hơi ở nhiệt

độ bình thường), do đó cần phải có các biện pháp phòng chống hao hụt mất mát.

- Xăng dầu là chất dễ cháy nổ, vì vậy việc bảo quản, vận chuyển phải tuân thủ theo những quy trình đặc biệt, thiết bị phải đảm bảo không tạo ra tia lửa điện, hệ thống điện và các vật va đập phải được đóng kín.

- Xăng dầu là mặt hàng đa dạng, đòi hỏi yêu cầu kỹ thuật và yêu cầu chất lượng cao trong khi tính ổn định thấp.

- Xăng dầu là mặt hàng chiến lược của Nhà nước là sản phẩm từ dầu mỏ có nguy cơ gây ô nhiễm môi trường cao, là nguồn nhiên liệu quan trọng trong hoạt động sản xuất kinh doanh cũng như phục vụ nhu cầu đời sống, cung cấp năng lượng chính cho các ngành vận tải ô tô, tàu hoả, máy bay, tàu thuỷ vượt đại dương, đánh bắt hải sản.

Với những đặc điểm nêu trên đòi hỏi phải tăng chi phí các khâu: Bảo quản, vận chuyển, mua thiết bị chuyên dùng,…lợi nhuận thấp.

4 Đặc điểm về sự vận động hàng hoá của Công ty

Lượng xăng dầu nhập của Công ty được nhập từ 02 đầu mối :

- Đầu mối thứ nhất: Nguồn hàng nhập được ngành điều động từ kho đầu mối Đức Giang - Gia Lâm - Hà Nội vận chuyển lên Hà giang qua quãng đường 350 km

- Đầu mối thứ hai: Nguồn hàng nhập được ngành điều động từ kho Phủ đức - Việt trì - Phú thọ vận chuyển lên Hà giang qua quãng đường 240 km.

Hai nguồn trên phần lớn lượng vận chuyển được công ty ký hợp đồng vận tải với công ty Cổ phần vận tải Petromexl- Hà Nội và nhập vào kho trực tiếp tại các cửa hàng trực thuộc Công ty và các cửa hàng đại lý Mặt khác công ty còn có kho trung tâm tại Cửa hàng Cầu Mè là kho thường xuyên được dự trữ một lượng hàng lớn xăng dầu để cung ứng hàng cho các huyện vùng cao Công ty tự vận chuyển bằng phương tiện của Công ty từ kho Công ty đến các cửa hàng các huyện vùng cao.

Do cầu đường nhỏ hẹp, chất lượng đường xuống cấp đi lại rất khó khăn,

xe có trọng tải lớn không đi được, Công ty phải tiếp nhận sử dụng những xe có tải trọng khoảng 10 m 3 đến 15 m 3 nên việc cung ứng vận chuyển xăng dầu gặp rất nhiều khó khăn Sự vận động của hàng hoá qua nhiều công đoạn, quãng đường dài nên đã ảnh hưởng không nhỏ đến hiệu quả kinh doanh của Công ty như tăng chi phí đầu tư thiết bị , phương tiện vận tải, tăng lao động, phát sinh nhiều chi phí như : Vận tải, chi phí bảo quản, chi phí hao hụt Mặc dù Nhà nước thực hiện chính sách trợ cước vận tải đối với các công ty xa trung tâm nguồn hàng

5 Đặc điểm thị trường xăng dầu ở Hà Giang

Thị trường xăng dầu Hà Giang là một Tỉnh miền núi phía bắc, Địa bàn rộng lớn song dân số thưa thớt, phân tán không tập trung, phần lớn đời sống dân cư còn thấp, thu nhập bình quân 150USD/người/ năm, đường giao thông đi lại khó khăn Nền kinh tế của tỉnh gần đây có

sự phát triển khá mạnh, tăng trưởng bình quân 10,6% Những năm gần đây tỉnh Hà Giang trú trọng việc xây dựng và nâng cấp sửa chữa đường xá, cầu cống, giao thông nông thôn, mặt khác ngành sản xuất và

công nghiệp chậm phát triển do đó nhu cầu về xăng dầu chưa cao, mức tiêu thụ hàng năm tăng trưởng chậm, hơn nữa Công ty đang phải đối mặt với khó khăn là thị trường đang bị thu hẹp do sự tham gia của các đối thủ cạnh tranh, đặc biệt là mặt hàng xăng dầu sáng và mặt hàng gas.

- Đối thủ đưa ra các sản phẩm dịch vụ tương tự với mức giá giống nhau.

- Các đối thủ cùng hoạt động kinh doanh trên một lĩnh vực và cùng cạnh tranh để tìm lợi nhuận trên một nhóm khách hàng nhất định.

- Các đối thủ có lợi thế hơn về mặt giá cả, vốn kinh doanh, cơ chế công nợ thoáng, cạnh tranh trên thị trường ngày càng trở nên gay gắt, thế độc quyền của ngành xăng dầu bị phá vỡ Mặt khác tư duy “Độc quyền”, tư duy “Khách hàng tự tìm đến” đã ăn sâu vào tiềm thức của cán bộ công nhân viên trong toàn bộ máy Công ty

- Vị trí một số cửa hàng không thuận lợi nên thị phần của Công ty

bị thu hẹp từ 25 -30%.

* Thứ hai: Về đặc điểm của khách hàng

- Khách hàng là những cá nhân hay tổ chức thuộc mọi thành phần

kinh tế có nhu cầu cần được thoả mãn về hàng hoá và có khả năng

thanh toán Nhu cầu này được thực hiện thông qua mạng lưới tiêu thụ

và dịch vụ của các cửa hàng.

Với 37 năm hoạt động kinh doanh, dịch vụ công ty xăng dầu Hà

giang đã trải qua hai cơ chế Trong thời kỳ thực hiện cơ chế kế hoạch

hoá tập trung, bao cấp mục tiêu của công ty là hoàn thành chỉ tiêu pháp

lệnh Mặt khác cầu của thị trường không được đáp ứng, bị ràng buộc

bởi chế độ, định mức, chỉ tiêu,… do đó khách hàng thời kỳ này rất hạn

chế chủ yếu là các cơ quan nhà nước, các tổ chức chính trị, kinh tế, an

ninh, quốc phòng.

Trong thời kỳ thực hiện cơ chế thị trường, khách hàng của Công ty

đa dạng và phong phú hơn, có nhiều khách hàng là những doanh nghiệp

lớn đã ký hợp đồng với Công ty Với khách hàng hiện tại thì mảng

khách hàng sử dụng xăng dầu phục vụ cho các phương tiện phục vụ sản

xuất và đi lại gia tăng với tỷ trọng lớn Nghiên cứu mảng số liệu về quản

lý các phương tiện tham gia giao thông ở cơ quan công an và sở giao

thông cho thấy sự gia tăng của các phương tiện như trình bày ở biểu 02.

Đi liền với sự gia tăng về số lượng, công suất, hiệu quả hoạt động

của các phương tiện cũng được gia tăng, do đó nhu cầu sử dụng xăng

dầu của khách hàng ngày càng gia tăng đáng kể.

BI U 02: PHỂU 02: PHƯƠNG TIỆN SỬ DỤNG XĂNG DẦU CHỦ YẾU Ở HÀ ƯƠNG TIỆN SỬ DỤNG XĂNG DẦU CHỦ YẾU Ở HÀNG TI N S D NG X NG D U CH Y U ỆN SỬ DỤNG XĂNG DẦU CHỦ YẾU Ở HÀ Ử DỤNG XĂNG DẦU CHỦ YẾU Ở HÀ ỤNG XĂNG DẦU CHỦ YẾU Ở HÀ ĂNG DẦU CHỦ YẾU Ở HÀ ẦU CHỦ YẾU Ở HÀ Ủ YẾU Ở HÀ ẾU Ở HÀ Ở HÀ HÀ

GIANG

TIỆN 31/12/00 31/12/01 31/12/02 31/12/03

Máy ủi, máy

xúc

(Số liệu tại Công an tỉnh và Sở Giao thông).

Trải qua gần 40 năm kinh doanh trên thị trường Công ty xăng dầu

Hà Giang phục vụ hết mọi tầng lớp người dân từ các cơ quan Nhà nước,

các tập thể lao động, các tổ chức sản xuất kinh doanh Mặc dù trong cơ

chế thị trường có nhiều thay đổi, song với bề dầy kinh nghiệm sẵn có và

thái độ phục vụ khách hàng chu đáo, đến nay Công ty Xăng dầu Hà

Giang vẫn giữ vững bạn hàng, ngoài ra cò mở rộng đến các huyện vùng

xa Mục tiêu của Công ty là cải tạo và mở rộng mạng lưới cửa hàng bán

lẻ, mở rộng thị phần thông qua các đại lý bán buôn nhằm thu hút

khách hàng tiềm năng.

6 Đặc điểm của cơ sở vật chất, kỹ thuật

Từ năm 1997 trở về trước các cơ sở vật chất kỹ thuật của công ty

còn thấp kém, cũ kỹ và lạc hậu Từ năm 1997 đến nay công ty đã quan

tâm đầu tư xây dựng cơ sở hạ tầng, mua sắm và trang bị máy móc thiết

bị hiện đại tiên tiến do nước Nhật, CH Sec,CH Slô- va-ki sản xuất nhằm

nâng cao hiệu quả lao động đáp ứng tối đa nhu cầu thị trường Cơ sở

vật chất kỹ thuật, máy móc thiết bị của công ty được minh chứng bằng

các số liệu dưới đây:

+ Tổng diện tích mặt bằng: 20.854,5 m 2

- Diện tích khu văn phòng: 10.436,3 m 2

*Nhà làm việc: 355 m 2

*Nhà kho: 1.405,5 m 2

*Nhà khách + Tập thể: 274 m 2

*Sân bãi, khuân viên: 8.401,8 m 2

- Diện tích 11 cửa hàng trực thuộc: 10.418.2 m 2

BIỂU 03: CƠ SỞ VẬT CHẤT KỸ THUẬT CÓ TỚI NGÀY 31/12/2003

n v tính:1.000 Đơn vị tính:1.000 đ ị tính:1.000 đ đ

CHỈ TIÊU

MÃ SỐ

TSCĐ HỮU HÌNH

TSC

Đ VÔ HÌN H

TSCĐ THUÊ TC

TỔNG CỘNG

NHÀ CỬA VẬT K TRÚC

MÁY MÓC THIẾT BỊ

PT VẬN TẢI

DỤNG CỤ QUẢN LÝ

Qua bảng số liệu trên ta thấy cơ sở vật chất kỹ thuật của Công ty

có giá trị không lớn, thời gian sử dụng đã lâu Số lượng máy móc, trang

thiết bị đã sử dụng trên 5 năm chiếm tỷ trọng lớn, có loại đã khấu hao

100% song đến nay vẫn còn sử dụng như một số nhà cửa, kho tàng,

phượng tiện vận tải, do đó ảnh hưởng không ít tới quá trình kinh doanh

và thúc đẩy tiêu thụ như:

- Hệ thống cửa hàng tương đối khang trang nhưng mạng lưới cửa

hàng chưa được mở rộng trên địa bàn tiêu thụ, chưa chú trọng công tác

xây dựng các nhà kho để bảo quản hàng hoá kinh doanh khác nói

chung.

- Số lượng phương tiện vận tải đã sử dụng qua nhiều năm, số lượng

đầu xe ít, dung tích nhỏ và phải thường xuyên sửa chữa, do đó đôi lúc

không đáp ứng được việc cung ứng hàng hoá kịp thời theo kế hoạch

- Máy móc thiết bị chủ yếu là cột bơm được công ty chú trọng đầu

tư trang thiết bị hiện đại đáp ứng và phục vụ nhu cầu tiêu thụ của

khách hàng

- Việc đầu tư trang bị thiết bị phục vụ công tác quản lý tại văn

phòng tương đối ổn định, tuy nhiên mạng lưới máy vi tính trang bị cho

từng cửa hàng còn ít và chưa đồng bộ cũng ít nhiều ảnh hưởng tới công

tác quản lý chung toàn công ty.

7 Đặc điểm lao động

BIỂU 04: CƠ CẤU LAO ĐỘNG CHÍNH THỨC TOÀN CÔNG TY

CƠ CẤU CHỈ TIÊU THỰC HIỆN

NĂM 2000

THỰC HIỆN NĂM 2001

THỰC HIỆN NĂM 2002

THỰC HIỆN NĂM 2003

SỐ NGƯỜI

TỶ TRỌNG

SỐ NGƯỜI

TỶ TRỌNG

SỐ NGƯỜI

TỶ TRỌNG

SỐ NGƯỜI

TỶ TRỌNG

Sản xuất Lao động gián tiếp

Lao động trực tiếp

24 46

34 66

23 49

32 68

25 52

32 68

21 58

26,5 73,5

4 11 70 14

6 10 49 7

3 13 68 10

7 11 54 5

9 14 70 6

11 12 52 4

13,9 15,2 65,8 5,1

Độ tuổi <30 tuổi

30 ->40 tuổi

>40 tuổi

31 20 19

44 28 27

33 18 21

46 25 29

37 17 23

48 22 30

45 24 10

56,9 30,4 12,7

Qua số liệu ta thấy lực lượng lao động toàn công ty tương đối ổn

định, sắp xếp một tương đối hợp lý giữa các phòng nghiệp vụ, giữa lao

động trực tiếp và gián tiếp, tỷ lệ lao động gián tiếp và trực tiếp của Công

ty ổn định qua các năm Tuy nhiên đội ngũ nhân viên chưa thực sự đủ

mạnh, lực lượng lao động trẻ chiếm tỷ lệ cao và tăng dần qua các năm,

đội ngũ lao động có trình độ sơ cấp và công nhân kỹ thuật vẫn chiếm tỷ

trọng lớn

Việc tuyển dụng và bố trí lao động có trình độ đại học và cao đẳng

tại các cửa hàng còn hạn chế, đa phần cửa hàng trưởng chưa có trình độ

đại học, công tác điều hành và quản lý còn yếu, mặt khác công nhân lao

động là người trực tiếp bán hàng chưa được đào tạo chuyên sâu về công

tác nghiệp vụ bán hàng và kỹ năng, nghệ thuật giao tiếp, do vậy đã ảnh

hưởng không ít tới quá trình quản trị, quá trình tiêu thụ cũng như việc

tìm kiếm và thu hút khách hàng tiềm năng.