TRƯỜNG KHOA QUẢN LÝ HÀNH CÍNHH MÔN KỸ NĂNG LÃNH ĐẠO, QUẢN LÝ TIỂU LUẬN QUA NGHIÊN CỨU MÔN HỌC KỸ NĂNG LÃNH ĐẠO QUẢN LÝ, HÃY TRÌNH BÀY THỰC TIỄN VIỆC TỔ CHỨC VÀ ĐIỀU HÀNH CUỘC HỌP CỦA NGƯỜI LÃNH ĐẠO QUẢN LÝ TẠI CƠ QUAN ANHCHỊ ĐANG CÔNG TÁC ĐÁNH GIÁ HIỆU QUẢ CỦA NỘI DUNG ĐÓ CẦN LÀM GÌ ĐỂ VIỆC TỔ CHỨC VÀ ĐIỀU HÀNH CÁC CUỘC HỌP Ở CƠ QUAN HIỆU QUẢ HƠN? Họ tên học viên Lớp , 2021 MỤC LỤC Trang MỞ ĐẦU 1 NỘI DUNG 2 1 Phường 10, Quận 5 thành phố Hồ Chí Minh 2 2 Tổ chức và điều hành cuộc họp của lãnh đạo.
Trang 1KHOA QUẢN LÝ HÀNH CÍNHH
MÔN: KỸ NĂNG LÃNH ĐẠO, QUẢN LÝ
TIỂU LUẬN QUA NGHIÊN CỨU MÔN HỌC KỸ NĂNG LÃNH ĐẠO QUẢN LÝ, HÃY TRÌNH BÀY THỰC TIỄN VIỆC TỔ CHỨC VÀ ĐIỀU HÀNH CUỘC HỌP CỦA NGƯỜI LÃNH ĐẠO QUẢN LÝ TẠI CƠ QUAN ANH/CHỊ ĐANG CÔNG TÁC ĐÁNH GIÁ HIỆU QUẢ CỦA NỘI DUNG ĐÓ CẦN LÀM GÌ ĐỂ VIỆC
TỔ CHỨC VÀ ĐIỀU HÀNH CÁC CUỘC HỌP Ở CƠ
QUAN HIỆU QUẢ HƠN?
Họ tên học viên:……….
Lớp:……….,
- 2021
Trang 2MỤC LỤC
Trang
1 Phường 10, Quận 5 thành phố Hồ Chí Minh 2
2 Tổ chức và điều hành cuộc họp của lãnh đạo ủy ban nhândân Phường 10, Quận 5 thành phố Hồ Chí Minh 3
3
Đánh giá hiệu quả việc tổ chức và điều hành cuộc họp của lãnh đạo ủy ban nhân dân Phường 10, Quận 5 thành phố Hồ Chí Minh
6
4
Một số giải pháp nâng cao hiệu quả tổ chức và điều hành cuộc họp của lãnh đạo ủy ban nhân dân Phường 10, Quận 5 thành phố Hồ Chí Minh hiện nay
8
Trang 3MỞ ĐẦU
Lãnh đạo ủy ban nhân dân phường là người đứng đầu đảng uỷ, đảng bộ phường, ủy ban nhân dân phường, là cán bộ chủ chốt ở cơ sở, người chịu trách nhiệm cao nhất về sự phát triển mọi mặt của địa phương Họ có vai trò hết sức quan trọng đối với công tác xây dựng đảng uỷ, đảng bộ, ủy ban nhân dân phường trong sạch, vững mạnh, xây dựng địa phương vững mạnh toàn diện Để xứng đáng với vị trí, vai trò của mình, hoàn thành tốt chức trách, nhiệm vụ được giao, lãnh đạo ủy ban nhân dân phường không những phải có bản lĩnh chính trị vững vàng, phẩm chất chính trị, đạo đức trong sáng, lối sống lành mạnh, kiến thức, năng lực toàn diện, mà còn phải có phương pháp, tác phong công tác tốt, phong cách lãnh đạo khoa học và đặc biệt phải có kỹ năng tổ chức và điều hành cuộc họp có hiệu quả
Họp là một hình thức của hoạt động quản lý nhà nước, một cách thức giải quyết công việc, là phương thức phát huy trí tuệ tập thể, tri thức và kinh nghiệm của các thành viên để giải quyết những vấn đề quan trọng Qua cuộc họp để tổ chức trao đổi thông tin giữa các thành viên, truyền đạt trực tiếp các quyết định quản lý đến những người thực hiện Đến với các cuộc họp, các đại biểu có cơ hội để trao đổi kinh nghiệm, thảo luận và phối hợp công tác Những vấn đề khó khăn, vướng mắc sẽ được giải quyết thông qua các cuộc họp [1, tr.90] Vì vậy,
nghiên cứu vấn đề “Thực tiễn việc tổ chức và điều hành cuộc họp của lãnh đạo Ủy ban nhân dân Phường 10, Quận 5 thành phố Hồ Chí Minh hiện nay”
làm đề tài tiểu luận có ý nghĩa lý luận và thực tiễn sâu sắc
Trang 4NỘI DUNG
1 Phường 10, Quận 5 thành phố Hồ Chí Minh
Phường 10 là một phường thuộc Quận 5, thàn phố Hồ Chí Minh Phường
10 có diện tích 0,23 km², dân số năm 2019 là 16.420 người, mật độ dân số đạt 54.000 người/km²
Lãnh đạo ủy ban nhân dân phường là người trực tiếp lĩnh hội, tiếp nhận các nhiệm vụ do ủy ban nhân dân quận, Chủ tịch ủy ban nhân dân quận giao cho
ủy ban nhân dân phường; phân công cho cấp dưới và các công chức phường khác làm việc tại ủy ban nhân dân phường triển khai thực hiện Giữ mối liên hệ thường xuyên và tiếp thu sự hướng dẫn của các cơ quan chuyên môn thuộc ủy ban nhân dân quận và các cơ quan chức năng khác; thực hiện phối hợp công tác giữa ủy ban nhân dân các phường thuộc quận
Lãnh đạo ủy ban nhân dân phường thường xuyên kiểm tra, đôn đốc công việc của ủy ban nhân dân phường; báo cáo ủy ban nhân dân quận, Chủ tịch ủy ban nhân dân quận và Đảng ủy phường về kết quả, những khó khăn, vướng mắc trong thực hiện nhiệm vụ và tham mưu, đề xuất giải pháp tháo gỡ Chỉ đạo cấp phó phụ trách lĩnh vực, phụ trách địa bàn triển khai thực hiện các nhiệm vụ được phân công tới các công chức chuyên môn, Tổ trưởng Tổ dân phố Trường hợp cần thiết, lãnh đạo phường chỉ đạo trực tiếp công chức chuyên môn Báo cáo tình hình kinh tế - phường hội của phường, hoạt động của ủy ban nhân dân phường với Hội đồng nhân dân quận, Ủy ban nhân dân quận
Lãnh đạo ủy ban nhân dân phường trực tiếp phụ trách, chỉ đạo, điều hành các họa động ủy ban nhân dân phường Quyết định ủy quyền cho công chức Tư pháp - Hộ tịch thực hiện ký chứng thực và đóng dấu ủy ban nhân dân phường đối với việc chứng thực bản sao từ bản chính các giấy tờ, văn bản do cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam cấp hoặc chứng nhận; chứng thực chữ ký trong các giấy tờ, văn bản Mỗi năm ít nhất 02 (hai) lần, trước kỳ họp thường kỳ của hội đồng nhân dân quận, Chủ tịch phường tổ chức Hội nghị đối thoại với Nhân dân
Trang 5ở phường theo quy định tại Điều 12 Nghị định số 32/2021/NĐ-CP ngày 29/3/2021 của Chính phủ
2 Tổ chức và điều hành cuộc họp của lãnh đạo ủy ban nhân dân Phường 10, Quận 5 thành phố Hồ Chí Minh
Họp là một hình thức của hoạt động quản lý nhà nước, một cách thức giải quyết công việc, thông qua đó thủ trưởng cơ quan hành chính nhà nước trực tiếp thực hiện sự lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành hoạt động trong việc giải quyết các công việc thuộc chức năng, thẩm quyền của cơ quan mình theo quy định của pháp luật
Hội họp chính thức là “những cuộc hội họp diễn ra theo quy trình, thủ tục nhất định; có xem xét biên bản các cuộc hội họp trước và trong nhiều trường họp có thành phần theo quy định Hội họp cung cấp cho các nhà quản lý cơ hội
để thống nhất nhận thức; tăng cường dân chủ trong điều hành, phát huy trí tuệ tập thể; tăng cường phối hợp, ủng hộ; khuyến khích nhân viên; đánh giá nhân viên và tăng cường hiểu biết lẫn nhau; tạo áp lực hành động Đó cũng là một cách thức hữu hiệu để thu thập thông tin phản hồi cho quản lý” [2, tr.120]
Họp công việc là “một phương thức quản lý qua đó nhà quản lý có thể huy động trí tuệ tập thể, tri thức và kinh nghiệm của các thành viên, đặc biệt là các chuyên gia nhằm giải quyết những vấn đề phức tạp; tổ chức trao đổi thông tin giữa các thành viên trong tổ chức; truyền đạt trực tiếp các quyết định quản lý đến những người thực hiện Họp luôn là biện pháp tốt nhất kết nối các thành viên trong tổ chức Trong quản lý hành chính nhà nước, việc họp rất quan trọng
và về lâu dài họp vẫn là một phương thức nhằm phát huy trí tuệ tập thể, nâng cao dân chủ, khuyến khích sự đóng góp sáng kiến của các cá nhân vào quá trình điều hành, quản lý phường hội Hội họp (hội nghị, hội thảo, các cuộc họp) là một trong những hình thức cơ bản để phát huy và thực hiện nền dân chủ phường hội chủ nghĩa, chế độ cùng tham gia một cách tập thể và tự giác của người lao động vào quản lý nhà nước, quản lý kinh tế và các lĩnh vực phường hội khác” [3, tr.148]
Trang 6Ủy ban nhân dân phường mồi tháng họp ít nhất một lần, ngày họp cụ thể
do Chủ tịch quyết định Khi tổ chức và điều hành cuộc họp, lãnh đạo Ủy ban
nhân dân Phường 10, Quận 5 thành phố Hồ Chí Minh xác định thành phần tham
dự phiên họp gồm có: Chủ tịch, Phó Chủ tịch và các ủy viên ủy ban nhân dân phường Chủ tịch ủy ban nhân dân mời Thường trực Đảng ủy, Thường trục Hội đồng nhân dân cùng tham dự Chủ tịch Mặt trận Tổ quốc, người đứng đầu các đoàn thể nhân dân, cán bộ không chuyên trách, công chức cấp phường và các trưởng thôn, tổ trưởng dân phố được mời tham dự khi bàn về các công việc có liên quan Đại biểu mời tham dự được phát biếu ý kiến nhưng không có quyền biểu quyết
Trình tự phiên họp như sau:
- Chủ tịch ủy ban nhân dân chủ tọa phiên họp Khi Chủ tịch vắng mặt, ủy quyền Phó Chủ tịch chủ tọa phiên họp
- Văn phòng ủy ban nhân dân báo cáo số thành viên ủy ban nhân dân có mặt, vắng mặt, đại biểu được mời dự và chương trình phiên họp
- Chủ đề án báo cáo tóm tắt đề án, những vấn đề còn có ý kiên khác nhau, những vấn đề cần thảo luận và xin ý kiến tại phiên họp
- Các đại biểu dự họp phát biếu ý kiến
- Chủ tọa phiên họp kết luận từng đề án và lấy biểu quyết Đe án được thông qua nếu được quá nửa tổng số thành viên ủy ban nhân dân biểu quyết tán thành
Trường hợp vấn đề thảo luận chưa được thông qua thì Chủ tọa yêu cầu chuẩn bị thêm đế trình lại vào phiên họp khác
- Chủ tọa phát biếu ý kiến kết luận phiên họp
Hàng tuần, Chủ tịch và các Phó Chủ tịch họp giao ban một lần theo quyết định của Chú tịch để kiểm điểm tình hình, thống nhất chỉ đạo các công tác; xử lý các vấn đề mới nảy sinh; những vấn đề cần báo cáo xin ý kiến của ủy ban nhân dân, Hội đồng nhân dân phường, ủy ban nhân dân quận; chuấn bị nội dung các phiên họp ủy ban nhân dân, các hội nghị, cuộc họp khác do ủy ban nhân dân phường chủ trì triển khai Thường trực Hội đồng nhân dân, Chủ tịch Mặt trận Tổ
Trang 7quốc và người đứng đầu các đoàn thể nhân dân cấp phường và cán bộ, công chức phường được mời tham dự khi bàn về các vấn đề có liên quan
Trình tự giao ban như sau: Văn phòng ủy ban nhân dân phường báo cáo những công việc chính đã giải quyết tuần trước, những khó khăn, vướng mắc, tồn tại và các công việc cần xử lý; chương trình công tác tuần
- Chủ tịch, Phó Chủ tịch thảo luận, quyết định một vấn đề thuộc thẩm quyền và xử lý các nội dung công tác
Khi cần thiết, Chủ tịch hoặc Phó Chủ tịch ủy ban nhân dân phường triệu tập các trưởng thôn, tố trưởng dân phố, một số cán bộ, công chức họp để chỉ đạo, giải quyết các vấn đề theo yêu cầu nhiệm vụ
Sáu tháng một lần hoặc khi thấy cần thiết, ủy ban nhân dân phường họp liên tịch với Thường trực Đảng ủy, Thường trục Hội đồng nhân dân, Chủ tịch Mặt trận Tổ quốc và người đứng đầu các đoàn thể nhân dân cấp phường, cán bộ không chuyên trách và công chức cấp phường, trưởng thôn, tổ trưởng dân phố
để thông báo tình hình kinh tế - phường hội, kiểm điểm sự chi đạo, điều hành của ủy ban nhân dân và triến khai nhiệm vụ công tác sắp tới
Các hội nghị chuyên đề, sơ kết, tổng kết công tác 6 tháng, cả năm của ủy ban nhân dân phường về các nhiệm vụ công tác cụ thể được tô chức theo hướng dẫn của cơ quan nhà nước cấp trên
Để đạt hiệu quả nhất định, lãnh đạo Ủy ban nhân dân Phường 10, Quận 5 thành phố Hồ Chí Minh tổ chức và điều hành cuộc họp như sau:
- Bắt đầu cuộc họp đúng giờ
- Xác định tóm tắt, ngắn gọn mục tiêu của cuộc họp Nhấn mạnh những điểm cần lưu ý Nếu không phân phát chương trình nghị sự thì phải đảm bảo mọi người nắm được nội dung họp để đạt được mục tiêu đã đề ra
- Nêu những hạn chế về thời gian dành cho các nội dung công việc đưa ra trong chương trình nghị sự Đảm bảo nội dung chương trình nghị sự và phân bổ thời gian tương ứng cho các vấn đề
- Giới thiệu đại biểu, đặc biệt là những người mới lạ (nếu cần)
Trang 8- Tổ chức và điều hành cuộc họp trôi chảy và đi đúng trọng tâm Đề cập đúng lúc và nhấn mạnh các vấn đề lớn, cấp bách hoặc quan trọng nhất
- Tổ chức và điều hành cuộc họp đảm bảo chương trình nghị sự Thực hiện được thời gian đã định
- Trình bày tóm tắt vấn đề (không đọc toàn văn văn bản chuẩn bị trước), nêu rõ vấn đề cần xin ý kiến, không xa chủ đề, lạc chủ đề Khi phát biểu phải thật ngắn gọn và súc tích Trong trường hợp nhiều người nêu ý kiến cá nhân, lãnh đạo Ủy ban nhân dân phương 10 đã tổ chức và điều hành cuộc họp không làm mất thời gian cuộc họp Khi có nhiều người tham gia ý kiến ở một vấn đề, người chủ trì cuộc họp nên nhắc nhở khi thấy ý kiến sau trùng lắp với ý kiến trước đó
Điều chỉnh “bầu không khí” cuộc họp và hướng hội nghị theo chủ đề (điều chỉnh những báo cáo, tham luận dài dòng, lặp lại, “chạy trước” hoặc lạc đề) Chú ý các tín hiệu phát biểu và dành thời gian thích hợp cho các đại biểu tham gia ý kiến
- Tổ chức và điều hành cuộc họp tạo ra một bầu không khí mang tính chuyên nghiệp Không cho phép nói chuyện riêng Phát biểu bằng giọng nói đầy sức mạnh, nghị lực, sử dụng các câu hỏi phù hợp, có các nhận xét và định hướng cho mọi người để cùng thảo luận đi đến thống nhất kết luận cuối cùng Nêu cuộc họp bị kéo dài mà vẫn không đưa ra được quyết định nào, cần kịp thời dừng việc tiếp tục thảo luận; nếu còn điều gì đó chưa đưa ra giải pháp, phải xác định cần phải làm gì để giải quyết vấn đề đó trong tương lai và bổ sung vào kế hoạch tiếp theo Phải tỏ ra kiên định trong trường hợp những người dự họp đi chệch khỏi vấn đề đang triển khai trong buổi họp và đề nghị sẽ thảo luận trong một cuộc họp khác
- Kiểm tra việc giải quyết những vấn đề của chương trình nghị sự
- Kiểm tra hoạt động của thư ký
- Tổng kết các vấn đề và ghi rõ việc thực hiện
- Dự kiến xếp lịch cho cuộc họp tiếp theo vào cuối cuộc họp hiện tại
- Kết thúc cuộc họp đúng giờ quy định
Trang 93 Đánh giá hiệu quả việc tổ chức và điều hành cuộc họp của lãnh đạo
ủy ban nhân dân Phường 10, Quận 5 thành phố Hồ Chí Minh
* Những kết quả đạt được
Theo yêu cầu nhiệm vụ, hàng năm, phường 10 đã tổ chức từ vài chục đến hàng trăm cuộc họp (bao gồm: họp, hội nghị, hội thảo, tọa đàm, tham mưu, tư vấn, chuyên đề, giao ban, họp làm việc, họp kiểm tra, sơ kết, tổng kết, tập huấn…) Tùy theo tính chất, yêu cầu của cuộc họp, lãnh đạo Ủy ban nhân dân phường 10 chuẩn bị nội dung, chương trình, thành phần tham dự, xác định hình thức họp trực tiếp hoặc trực tuyến, quy mô, phạm vi tổ chức trong cơ quan, đơn
vị, địa phương
Hiện nay, việc tổ chức họp phường 10 đã được quy định tại Quyết định số 114/2006/QĐ-TTg ngày 25 tháng 5 năm 2006 của Thủ tướng Chính phủ; Quyết định số 77/2006/QĐ-TTg của Thủ tướng Chính phủ ban hành Quy chế làm việc mẫu của ủy ban nhân dân phường, thị trấn; Quyết định số 76/2010/QĐ-TTg của Thủ tướng Chính phủ về việc tổ chức, quản lý hội nghị, hội thảo quốc tế tại Việt Nam Căn cứ các văn bản này, phường 10 đã ban hành kế hoạch thực hiện hoặc đưa nội dung họp vào quy chế làm việc để triển khai thực hiện
Lãnh đạo Ủy ban nhân dân phường 10 đã có kỹ năng tổ chức và điều hành cuộc họp tốt, đúng quy định, mang lại hiệu quả cao Bên cạnh đó, để nâng cao chất lượng, giảm số lượng các cuộc họp, lãnh đạo Ủy ban nhân dân phường 10
đã thực hiện các giải pháp như: Chuẩn bị kỹ nội dung, chương trình; trình bày các slide hoặc video clip thay cho việc trình bày các báo cáo để các đại biểu dễ tiếp thu, nắm bắt vấn đề; tăng cường phối hợp xử lý công việc như lấy ý kiến bằng văn bản, trao đổi công việc qua điện thoại, thư điện tử, cập nhật các thông tin về tình hình, kết quả thực hiện nhiệm vụ vào phần mềm dữ liệu để chủ động kiểm tra, khai thác, chia sẻ thông tin; điều phối, lồng ghép các cuộc họp phù hợp với tính chất, nhiệm vụ của từng cơ quan, đơn vị…
Tổ chức và điều hành cuộc họp khoa học, lãnh đạo Ủy ban nhân dân phường 10 có kỹ năng nêu vấn đề, luôn tạo bầu không khí dân chủ, cởi mở trong quá trình hội họp Kết luận cuộc họp ngắn ngọn, chính xác mang lại hiểu quả cao
* Những hạn chế còn tồn tại
Trang 10Bên cạnh những kết quả đã đạt được, việc tổ chức và điều hành cuộc họp của lãnh đạo Ủy ban nhân dân phường 10 đang có những tồn tại, hạn chế đó là:
Số lượng cuộc họp ngày càng tăng, nhiều cuộc họp không thật sự cần thiết vẫn được tổ chức; việc chuẩn bị nội dung họp, ý kiến phát biểu, báo cáo tham luận của một số cuộc họp chất lượng chưa cao; chấp hành kỷ luật, nội quy cuộc họp của một số cán bộ, công chức chưa thực sự nghiêm túc như đi muộn, về sớm, làm việc riêng trong thời gian họp; chưa có nhiều sự đổi mới trong điều hành, tổ chức họp; nhiều cuộc họp diễn ra một chiều là nghe trình bày báo cáo, phát biểu của lãnh đạo mà chưa dành thời gian hợp lý để các đại biểu phát biểu ý kiến, nhất là các ý kiến phản biện; việc thực hiện kết luận, thông báo ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo có thẩm quyền đối với không ít cuộc họp chưa được đầy đủ, kịp thời…
4 Một số giải pháp nâng cao hiệu quả tổ chức và điều hành cuộc họp của lãnh đạo ủy ban nhân dân Phường 10, Quận 5 thành phố Hồ Chí Minh hiện nay
Thứ nhất, khi tiến hành cuộc họp Lãnh đạo Ủy ban nhân dân quận 5 cần
xác định nội dung, xây dựng chương trình cuộc họp, chuẩn bị bài khai mạc, bế mạc (nếu có yêu cầu), thông báo thời gian và thành phần cuộc họp
Chủ toạ cuộc họp cần có sự định hướng rõ ràng, trình bày ngắn gọn nội dung cuộc họp, gợi ý nội dung cần tập trung thảo luận như nhiệm vụ trọng tâm cần thực hiện, những vấn đề người dân đang quan tâm, định hướng phát triển kinh tế - phường hội của địa phương Chủ toạ kỳ họp phải thực sự linh hoạt, uyển chuyển trong quá trình điều hành nhằm tạo ra được không khí dân chủ, thoải mái, nhưng nghiêm túc Điều quan trọng nữa là chủ toạ cuộc họp phải nắm bắt, tổng hợp đầy đủ, kịp thời các ý kiến thảo luận của đại biểu Sau khi kết thúc mỗi cuộc họp, chủ tọa cần kết luận cuộc họp, phân công nhiệm vụ và thông báo thời gian, tiến độ thực hiện từng nội dung công việc
Đối với các cuộc họp dân, chủ tọa trình bày nội dung cuộc họp thật cụ thể, ngắn gọn, dễ hiểu, đúng trọng tâm cuộc họp, dành nhiều thời gian cho dân đóng