Kế toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ ở công ty TNHH xây dựng, thương mại dược phẩm thiên phát

Nhận thức được vai trò của kế toán và xác định kết quả bán hàng trong doanh nghiệp thương mại, trong thời gian thực tập tại Công ty TNHH XD TM & dược phẩm Thiên Phát, em đã chọn đề tài :

LỜI NÓI ĐẦU

Việc chuyển nền kinh tế nước ta sang nền kinh tế hàng hoá nhiều thành phần là một xu hướng tất yếu, bao gồm việc mở rộng quan hệ hàng hoá tiền tệ

và quan hệ thị trường với những qui luật khắt khe của nền kinh tế thị trường ngày càng chi phối mạnh mẽ hoạt động của các doanh nghiệp nói chung và các doanh nghiệp thương mại nói riêng

Trong cơ chế thị trường đầu sôi động ấy các doanh nghiệp đang phải đối mặt với không ít những khó khăn và nhiệm vụ của nhà kinh doanh là tập trung mọi trí lực vào những yếu tố quyết định đến sự tồn taị và phát triển của doanh nghiệp Chính trong điều kiện mới đòi hỏi các doanh nghiệp không ngừng vươn lên để tự khẳng định ví trí của mình trên thương trường

Đối với doanh nghiệp thương mại thì hoạt động kinh doanh chính là hoạt động bán hàng Muốn tồn tại và phát triển thì bản thân mỗi doanh nghiệp phải nhận thức được tầm quan trọng của công tác bán hàng bởi nó quyết định hiệu quả kinh doanh cuả doanh nghiệp Vì vậy, hoàn thành công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng là vấn đề thường xuyên đặt ra cho các doanh nghiệp thương mại

Gắn liền với công tác bán hàng và xác định kết quả bán hàng, kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng cũng giữ một vị trí hết sức quan trọng,

vì nó là phần hành kế toán chủ yếu trong toàn bộ công tác kế toán của doanh nghiệp,góp phần phục vụ đắc lực và có hiệu quả trong công tác bán hàng Do

đó kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng cần phải được tổ chức một cách khoa học và hợp lý nhằm nâng cao hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp

Nhận thức được vai trò của kế toán và xác định kết quả bán hàng trong doanh nghiệp thương mại, trong thời gian thực tập tại Công ty TNHH XD TM

& dược phẩm Thiên Phát, em đã chọn đề tài : “Kế toán tiêu thụ và xác định

kết quả tiêu thụ ở Công ty TNHH xây dựng, thương mại & dược phẩm Thiên Phát”

Nội dung chuyên đề gồm 3 phần:

Phần I: Tổng quan về công ty TNHH XD TM & dược phẩm Thiên phát Phần II: Thực trạng tổ chức kế toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ

ở Công ty TNHH XD TM & dược phẩm Thiên Phát

PhầnIII: Một số ý kiến đề xuất nhằm hoàn thiện công tác kế toán tiêu

thụ và xác định kết quả tiêu thụ ở Công ty TNHH XD TM & dược phẩm Thiên Phát

Để hoàn thành chuyên đề này, em xin chân thành cảm ơn sự hướng dẫn tận tình của cô giáo Nguyễn Hồng Thúy và các thày cô giáo trong Khoa Kế toán cùng sự giúp đỡ của ban lãnh đạo Công ty cũng như các cán bộ Kế toán của Công ty

Tuy nhiên, do thời gian thực tập ít, sự hạn chế về kiến thức thực tế và lý luận nên chuyên đề này không tránh khỏi những thiếu sót nhất định Em rất mong nhận được sự chỉ bảo, giúp đỡ của các thầy cô giáo, các cán bộ kế toán của Công ty để chuyên đề của em được hoàn thiện hơn nữa

Em xin chân thành cảm ơn!

Hà Nội, tháng 3-2008

PHẦN I

TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY TNHH XÂY DỰNG THƯƠNG MẠI & DƯỢC PHẨM THIÊN PHÁT

I Tổng quan về công ty Thiên Phát

1 Quá trình hình thành và phát triển của Công ty

Công ty TNHH XD TM & Dược phẩm Thiên Phát được thành lập tháng 6/2003 theo giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số 010200916 ngày 27/6/2003 do Sở Kế hoạch đầu tư thành phố Hà Nội cấp

Ngành nghề kinh doanh:

- Xây dựng, buôn bán vật liệu, thiết bị nội ngoại thất

- Buôn bán trang thiết bị y tế

- Buôn bán dược phẩm

Trụ sở công ty: Mễ Trì - Từ Liêm - HN

Vốn điều lệ: 500.000.000đ (Năm trăm triệu đồng)

Mặc dù Công ty thành lập tháng 6/2003 nhưng Công ty mới chỉ chính thức đi vào hoạt động từ tháng 1/2005 Lĩnh vực kinh doanh hiện tại của Công ty là buôn bán dược phẩm

Trong những năm đầu công ty đã gặp phải rất nhiều khó khăn như: chưa tìm được nhà cung cấp chính đảm bảo mẫu mã cũng như chất lượng và giá cả phù hợp, thị trường của công ty lúc này chỉ là những khách hàng trong tỉnh và khách hàng chủ yếu là những doanh nghiệp nhỏ, lẻ… Và quan trọng hơn là do nguồn vốn còn eo hẹp nên máy móc, phương tiện chưa được trang

bị đầy đủ Do vậy trong hai năm đầu công ty hoạt động nhưng hiệu quả mang lại chưa cao

Trước tình hình đó Ban giám đốc công ty đã nhiều lần họp để đưa ra phương hướng giải quyết và công ty đã đưa ra phương hướng giải quyết là

tăng nguồn vốn kinh doanh dưới hai hình thức là huy động vốn từ nhân viên công ty và vay dài hạn tại ngân hàng Khi có vốn công ty đã đầu tư thêm trang thiết bị máy móc, phương tiện vận tải, mở rộng thị trường tiêu thụ hàng hóa của mình, thiết lập các mối quan hệ bền vững với các đối tác trong và ngoài tỉnh

Dưới sự quản lý và dẫn dắt của ban lãnh đạo công ty cũng như cố gắng của toàn thể nhân viên, công ty đã mở rộng thị trường và có thêm những khách hàng thường xuyên là những công ty dược nhà nước, tư nhân và các nhà thuốc lớn trong và ngoài tỉnh

Nhà cung cấp chính của công ty là công ty TNHH TM dược phẩm Tiến Phúc – TP- HCM

2 Chức năng và nhiệm vụ của công ty

2.1Chức năng của công ty Thiên Phát

Công ty thực hiện chức năng phân phối các loại dược phẩm nội ngoại nhập với nhiều nhóm thuốc đa dạng như thuốc kháng sinh, kháng viêm, thuốc bổ….Công ty tiến hành các hoạt động kinh doanh theo quy định của pháp

luật

2.2 Nhiệm vụ của công ty Thiên Phát

Công ty có nghĩa vụ quản lý các hoạt động kinh doanh theo phạm vi trách nhiệm, quyền hạn được ban hành trong luật doanh nghiệp Công ty có nghĩa vụ thực hiện đúng chế độ và các quy định về quản lý vốn, tài sản, kế toán, hạch toán chế độ kiểm toán và các chế độ khác nhà nước quy định, chịu trách nhiệm về tính xác thực của các hoạt động tài chính của công ty Phải công bố công khai báo cáo tài chính hàng năm, các thông tin để đánh giá phải đúng đắn, khách quan về hoạt động tài chính của công ty, đồng thời phải có nghĩa vụ công khai báo cáo tài chính hàng năm, nộp các khoản thuế và các khoản nộp ngân sách khác theo quy định của nhà nước

3 Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý công ty Thiên Phát

Bộ máy quản lý của Công ty được thực hiện theo mô hình quản lý tập trung, đứng đầu là Giám đốc chỉ đạo trực tiếp các phòng ban chức năng Dưới giám đốc là phó giám đốc và các phòng ban trực tiếp quản lý điều hành Giữa các phòng ban có mối quan hệ chặt chẽ với nhau, với chức năng và quyền hạn nhất định nhằm thực hiện các mục tiêu đã đề ra của công ty Việc tổ chức bộ máy quản lý của công ty theo mô hình quản lý tập chung tạo điều kiện cho ban giám đốc có thể nắm bắt được tình hình kinh doanh của công ty một cách kịp thời tạo điều kiện giúp giám đốc thấy được thực trạng của công ty

Sơ đồ bộ máy tổ chức của Công ty

- Giám đốc là người quản lý chung toàn bộ Công ty, lo nguồn đầu vào

và nhân sự Chịu trách nhiệm chính và có quyền cao nhất về các chiến lược và chính sách kinh doanh của Công ty

- Phó giám đốc chịu trách nhiệm trước giám đốc về các chiến lược kinh doanh, lập kế hoạch và điều hành kinh doanh

- Phòng Kinh doanh: Quản lý hệ thống đại lý, nhà thuốc, các tỉnh và

hàng cho các đơn vị Tiếp nhận đơn đặt hàng và đánh đơn xuất hàng, hàng tuần có chế độ kiểm kê sổ sách, số liệu

- Phòng Marketing: Quản lý mạng lưới giới thiệu, cung cấp và phân phối thuốc đến các đại lý, Công ty, nhà thuốc …

Phòng Kế toán: Tổ chức theo dõi và hạch toán mọi mặt hoạt động kinh

tế tài chính diễn ra trong công ty theo đúng chế độ nhà nước quy định Đảm bào việc xuất nhập hàng hoá và quản lý toàn bộ sổ sách, chứng từ, hoá đơn, đôn đốc việc thu hồi công nợ Huy động mọi nguồn vốn và sử dụng vốn vào mục đích kinh doanh thúc đẩy sự phát triển của công ty và thực hiện đầy đủ nghĩa vụ với nhà nước, cung cấp thông tin tài chính cho các phòng ban có liên quan

4 Đặc điểm tổ chức hoạt động kinh doanh của công ty Thiên Phát

Tiêu thụ hàng hoá là hoạt động đặc trưng, chủ yếu của doanh nghiệp thương mại và là khâu cuối cùng của hoạt động kinh doanh hàng hóa Tiêu thụ được thực hiện thông qua hoạt động bán hàng của doanh nghiệp, nhờ đó háng hóa được chuyển thành tiền, thực hiện vòng chu chuyển vốn trong doanh nghiệp và chu chuyển tiền tệ trong xã hội đảm bảo nhu cầu của xã hội Tiêu thụ hàng hóa có ý nghĩa quyết định đối với việc thực hiện các mục tiêu chiến lược mà doanh nghiệp theo đuổi góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiêp

Trong doanh nghiệp thương mại tiêu thụ hàng hóa được hiểu là hoạt động bán hàng Hoạt động bán hàng trong doanh nghiệp là quá trình thực hiện chuyển quyền sở hữu hàng hóa cho khách hàng và thu tiền về hay được khách hàng chấp nhận thanh toán Đó là quá trình vận động của vốn kinh doanh từ hàng hóa sang vốn bằng tiền và thành kết quả

Kết quả tiêu thụ hàng hoá trong doanh ngiệp là khối lượng hàng hoá mà doanh nghiệp thực hiện được trong một thời kỳ nhất định.Doanh thu bán hàng

là lượng tiền mà doanh nghiệp thu được do thực hiện hàng hoá trên thị trường trong một thời kỳ Doanh thu bán hàng phán ánh kết quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp thương mại

Công ty TNHH XD TM & Dược phẩm Thiên Phát là doanh nghiệp chuyên phân phối các loại dược phẩm nội ngoại nhập với hệ thống mạng lưới đại lý phân phối toàn miền Bắc và miền Trung với nhiều nhóm thuốc đa dạng như: Kháng sinh, kháng viêm, thuốc bổ…

1 Thuốc kháng viêm, giảm đau: Merkazlin, Parvon-fort, Reducin

2 Kháng sinh: Klion, Cetrax, Gramocef-100/200mg…

3 Thuốc chống dị ứng: Jocet-10mg, Histeese-10mg

4 Thuốc dạ dày: Rantac-150/300, Lan-30 …

5 Thuốc tim mạch: Amtas-5, Nicardia*10 …

6 Thuốc nấm, viêm da: Nazol G, Metrogylgel, …

7 Thuốc bổ: Amaois, RB 25 …

Mặc dù mới thành lập nhưng công ty đã tạo dựng được một mạng lưới đại lý tương đối hoàn chỉnh, khách hàng của công ty không chỉ là những nhà thuốc trong thành phố mà còn nhiều công ty dược khác là khách hàng thường xuyên và quen thuộc của công ty như Công ty dược phẩm Hạ Long - Quảng Ninh, Công ty Dược phẩm Thài Bình, công ty thiết bị vật tư y tế Thanh Hóa, Công ty TNHH Hoàng Lê - Hải Phòng…

Trong nền kinh tế thị trường Công ty luôn chịu áp lực cạnh tranh gay gắt của thị trường, hơn nữa lại là Công ty mới thành lập nên gặp không ít khó khăn nhưng với sự năng động trong kinh doanh của Ban Giám đốc cùng sự đoàn kết nhất trí trong mọi hoạt động nên Công ty đã tạo cho mình một chỗ đứng trên thị trường và có một mạng lưới phân phối đang dần đi vào hoàn chỉnh, thuốc được đưa đến tận tay người tiêu dùng

II Đặc điểm tổ chức kế toán tại công ty Thiên Phát

Công ty tổ chức bộ máy kế toán theo hình thức tổ chức công tác kế toán tập trung Toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều được tập trung xử lý ở phòng Kế toán và phòng Kế toán chịu sự chỉ đạo trực tiếp của Giám đốc Công

ty

1 Tổ chức bộ máy kế toán tại công ty Thiên Phát

Phòng kế toán: do kế toán trưởng trực tiếp quản lý Phòng có nhiệm

vụ tổ chức, theo dõi và hạch toán mọi mặt hoạt động kinh tế tài chính diễn ra trong công ty theo đúng chế độ nhà nước quy định Huy động mọi nguồn vốn

và sử dụng vốn vào mục đích kinh doanh, thúc đẩy sự phát triển của công ty

và thực hiện đầy đủ nghĩa vụ đối với Nhà nước, cung cấp các thông tin về tài chính cho các phòng ban có liên quan

Sơ đồ bộ máy kế toán của Công ty

- Kế toán trưởng đảm nhiệm tổng hợp chứng từ các kế toán từng phần, lập sổ cái và tổng hợp các số liệu trích kết quả kinh doanh, lập báo cáo định

kỳ đồng thời theo dõi tình hình thu - chi tài chính của doanh nghiệp Mặt khác

kế toán trưởng là người chịu trách nhiệm trước Giám đốc và các cơ quan chức năng về công tác tài chính của công ty

Kế toán trưởng kiêm thủ quỹ

Kế toán tổng hợp

Kế toán thanh toán

- Kế toán tổng hợp: Có nhiệm vụ theo dõi chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp, tổng hợp các báo cáo bán hàng, quyết toán của công ty vào ngày cuối tháng, lập Báo cáo tài chính và các Bảng cân đối các tài khoản

- Kế toán thanh toán kiêm hàng hoá: Theo dõi tình hình thanh toán công nợ của khách hàng đối với Công ty và công nợ của Công ty đối đơn vị cung cấp hàng đồng thời tính lương và lập bảng lương của CNV Công tỵ

- Thủ kho: Có trách nhiệm quản lý chi tiết về mặt số lượng nhập - xuất - tồn hàng hóa, tránh hao hụt mất mát Đồng thời đảm nhiệm việc nhập - xuất hàng, vào thẻ kho theo dõi tình hình nhập xuất tồn các loại hàng hoá và tập hợp các chứng từ ban đầu về nhập - xuất thuốc chuyển cho phòng kế toán

2 Đặc điểm vận dụng chế độ kế toán của công ty Thiên Phát

2.1Chính sách kế toán:

-Công ty áp dụng chế độ kế toán doanh nghiệp vừa và nhỏ ban hành theo quyết định số 48/2006/QĐ-BTC ngày 14 –09-2006

- Niên độ kế toán bắt đầu từ ngày 1/1 đến 31/12 hàng năm

- Đơn vị tiền tệ sử dụng: Đồng việt nam(VND)

- Phương pháp hạch toán hàng tồn kho : Hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên

- Phương pháp tính khấu hao: Khấu hao theo phương pháp đường thẳng

- Phương pháp hạch toán hàng hóa xuất kho: Hạch toán hàng xuất kho theo phương pháp nhập trước - xuất trước

- Kỳ báo cáo theo tháng

2.2 Hệ thống chứng từ kế toán:

Trong công tác kế toán tiêu thụ chứng từ ban đầu được sử dụng để hạch toán bao gốm:

+ Hợp đồng kinh tế và biên bản thanh lý hợp đồng

+Phiếu thu, phiếu chi

+Giấy báo có, giấy báo nợ của ngân hàng

+Hóa đơn giá trị gia tăng

+Hóa đơn bán hàng thông thường

+Phiếu xuất kho, phiếu nhập kho

*Trình tự luân chuyển chứng từ

- Nhóm chứng từ tiền mặt:

Căn cứ vào hợp đồng kinh tế, hóa đơn giá trị gia tăng kế toán lập phiếu thu, phiếu chi theo đúng nội dung của các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh và các chưng từ cần thiết khác để ghi sổ kế toán

Hàng ngày căn cứ vào phiếu thu, phiếu chi thủ quỹ tiến hành thu – chi tiền trong quỹ Cuối ngày hoặc định kỳ (3-5 ngày) thủ quỹ ghi vào sổ quỹ, lập

sổ quỹ kiêm báo cáo quỹ kèm theo các chứng từ thu – chi để chuyển cho kế toán ghi sổ

Hàng ngày (hoặc định kỳ) khi nhận được sổ quỹ kiêm báo cáo quỹ kế toán tiến hành kiểm tra việc ghi chép trên sổ quỹ kiêm báo cáo quỹ Nếu có sai sót, nhầm lẫn phải sửa chữa kịp thời và hoàn thành nốt sổ quỹ kiêm báo cáo quỹ Đây là cơ sở để kế toán phản ánh vào các sổ kế toán: Sổ nhật ký thu tiền, sổ nhật ký chi tiền và từ các chứng từ này vào các sổ cái tài khoản liên quan

Cuối tháng kế toán đối chiếu sổ liệu trên sổ tiền gửi ngân hàng với bản

kê sao của ngân hàng

Phiếu thu Phiếu chi

Sổ quỹ

tiền mặt

Sổ quỹ kiêm báo cáo quỹ

Nhật ký thu tiền

Nhật ký chi tiền

Sổ cái

Sơ đồ luân chuyển chứng từ

Thủ kho căn cứ vào số lượng thực tế hàng hóa nhập vào kho của mính

để ghi vào cột số lượng thực nhập Cuối ngày căn cứ vào số lượng thực nhập, thủ kho vào thẻ kho đồng thời chuyển phiếu nhập kho và hóa đơn giá trị gia tăng cho kế toán hàng hóa

Kế toán hàng hóa căn cứ vào hóa đơn, giá thực tế nhập kho để phản ánh vào cột đơn giá và cột thành tiền đồng thời căn cứ vào cột số lượng thực nhập đơn giá, thành tiền kế toán vào thẻ chi tiết hàng hóa

Khi nhận được đơn giá đặt hàng của khách hàng phòng kinh doanh chuyển cho phòng kế toán để lập phiếu xuất kho Kế toán lập phiếu xuất kho

Giấy báo có Giấy báo nợ

Sổ tiền gửi ngân hàng

Nhật ký thu tiền gửi ngân hàng

Nhật ký chi tiền gửi ngân hàng

Sổ cái

chuyển cho thủ kho, thủ kho có trách nhiệm xuất kho hàng hóa theo đúng số lượng chủng loại hàng hóa Căn cứ vào phiếu xuất kho thủ kho vào thẻ kho và chuyển một phiếu xuất kho cho phòng kế toán

Sơ đồ hạch toán chi tiết hàng hóa

2.3 Hệ thống tài khoản sử dụng:

- Các tài khoản kế toán sử dụng tại các công ty TNHH XD TM & dược phẩm Thiên Phát chủ yếu theo quy định của chế độ kế toán mới

TK111: Tiền mặt

TK 112: Tiền gửi ngân hàng

TK131: Phải thu của khách hàng

TK133: Thuế GTGT được khấu trừ

TK156: Hàng hóa

TK214: Khấu hao TSCĐ

TK331: Phải trả nhà cung cấp

TK211: T ài sản cố định

TK3331:Thuế và các khoản phải nộp nhà nước

TK334: Phải trả người lao động

Phiếu nhập

Thẻ kho

Phiếu xuất

Sổ chi tiết hàng hóa

Sổ tổng hợp

N-X -T hàng hóa

TK531: Hàng bán bị trả lại

TK632: Giá vốn hàng bán

TK641: Chi phí bán hàng

TK642: Chi phí quản lý doanh nghiệp

TK911: Xác định kết quả kinh doanh

TK 421: Lợi nhuận phân phối

2.4 Hệ thống sổ kế toán:

Dựa vào đặc điểm nghành nghề kinh doanh của công ty mình với bộ máy

kế toán như trên công ty đã áp dụng hình thức kế toán “Nhật ký chung” Theo hình thức này các nghiệp vụ kinh tế phát sinh được phản ánh vào sổ nhật ký chung, nhật ký đặc biệt theo thời gian phát sinh và định khoản nghiệp vụ Số liệu trên sổ nhật ký được dùng để ghi vào sổ cái các tài khoản theo từng nghiệp vụ có liên quan

Sơ đồ trình tự hạch toán theo hình thức “Nhật ký chung”

< ->

Bảng cân đối tài khoản

Báo cáo kế toán

Bảng tổng hợp chi tiết

Ghi chú: : Hằng ngày ghi

< -> : Quan hệ đối chiếu

: Ghi cuối kỳ

Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ đã được kiểm tra dùng làm căn cứ ghi sổ trước hết ghi nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào sổ nhật ký chung, sau đó căn cứ vào số liệu đã ghi trên sổ nhật ký chung để ghi vào sổ cái tài khoản theo các tài khoản kế toán phù hợp

Ngoài ra công ty còn lập một số sổ nhật ký đặc biệt như sổ nhật ký bán hàng, sổ nhật ký thu tiền, sổ nhật ký chi tiền, sổ chi tiết phải thu khách hàng Định kỳ 5 ngày kế toán lấy số liệu từ các sổ nhật ký đặc biệt để ghi vào sổ cái các tài khoản phù hợp sau khi đã loại trừ một số nghiệp vụ trùng lắp(nếu có) Cuối tháng, cuối quý, cuối năm, kế toán tiến hành cộng số liệu trên sổ cái

và lập bảng cân đối sổ phát sinh Sau khi đã kiểm tra, đối chiếu khớp đúng số liệu ghi trên sổ cái và bảng tổng hợp chi tiết (được lập từ các sổ kế toán chi tiết) được dùng để lập báo cáo tài chính

2.5 Hệ thống tổ chức báo cáo tài chính:

Sau năm tài chính kế toán trưởng lập báo cáo tài chính và đánh giá khái quát tình hình tài sản, công nợ, nguồn vốn và tình hình tài chính của công ty nhằm cung cấp thông tin cho nhà quản lý và các đối tượng có liên quan

Hệ thống báo cáo và thời gian nộp báo cáo của công ty TNHH XDTM và dược phẩm Thiên Phát

1.Bảng cân đối kế toán : Mẫu số B01- DN ( Hàng tháng, quý , năm) 2.Bảng cân đối số phát sinh : Mẫu số B06- DN (Hàng tháng, quý, năm)

3.Báo cáo kết quả kinh doanh : Mẫu số B02 - DN ( Hàng quý, năm)

4.Thuyết minh báo cáo tài chính: Mẫu số B09 - DN ( Hàng quý, năm)

- Thời gian hoàn thành gửi báo cáo muộn nhất là 15 ngày sau mỗi quý,

- Ngày 30/03/N + 1 → nộp quyết toán năm N, sau 45 ngày duyệt quyết toán

PHẦN II THỰC TRẠNG TỔ CHỨC KẾ TOÁN TIÊU THỤ VÀ XĐKQKD

Ở CÔNG TY TNHH XD TM & DƯỢC PHẨM THIÊN PHÁT

2.1 Đặc điểm hoạt động tiêu thụ tại công ty ảnh hưởng tới công tác kế toán trong công ty

2.1.1 Các phương thức bán hàng trong công ty

Kết quả tiêu thụ trong công ty thương mại phụ thuộc vào việc sử dụng hình thức, phương pháp và thủ thuật bán hàng, thiết lập và sử dụng hợp lý các kênh tiêu thụ và có chính sách đúng đắn thực hiện tốt kế hoạch tiêu thụ hàng hóa của công ty

Công ty Thiên phát tiêu thụ hàng hoá theo phương thức bán buôn Khách hàng chủ yếu của Công ty là các công ty dược nhà nước, tư nhân và các nhà thuốc lớn trong và ngoài tỉnh

Căn cứ vào đơn đặt hàng của khách hàng Công ty sẽ chuyển hàng đến kho của khách hàng, chi phí vận chuyển do Công ty chịu Theo phương thức này công ty có điều kiện theo dõi, quản lý trực tiếp tình hình nhập, xuất tồn cũng như tình trạng bảo quản sản phẩm, tránh được hiện tượng thất thoát Nhà cung cấp chính của Công ty Thiên Phát là Công ty TNHH TM Dược phẩm Tiến Phúc – TP HCM

2.1.2 Các phương thức thanh toán trong công ty

-Phương thức bán hàng trả tiền ngay: Công ty giao hàng cho khách hàng đồng thời khách hàng thanh toán ngay cho công ty tương ứng với số hàng đã mua bằng tiền mặt hoặc bằng séc

- Phương thức bán hàng trả chậm: Sau khi nhận hàng khách hàng chấp nhận thanh toán trong một thời gian nhất định theo thời gian thỏa thuận

-Công ty bán hàng theo hình thức bán buôn và khách hàng của công ty

là khách hàng thường xuyên do đó kế toán theo dõi tình hình công nợ của khách hàng trên sổ chi tiết TK 131- Phải thu khách hàng Sổ chi tiết TK 131

được lập riêng cho từng khách hàng trên mỗi trang sổ Cuối tháng kế toán tiến hành tổng hợp sổ liệu trên sổ chi tiết của từng khách hàng để ghi vào sổ tổng hợp TK131

2.1.3 Chứng từ kế toán sử dụng :

Trong công tác kế toán tiêu thụ, chứng từ ban đầu được sử dụng để hạch toán là : Phiếu xuất kho, Hoá đơn GTGT, phiếu thu, giấy báo có của Ngân hàng

Các sổ chi tiết được sử dụng : Sổ chi tiết doanh thu, sổ chi tiết bán hàng,

sổ chi tiết đối tượng thanh toán

Các sổ tổng hợp gồm có: Nhật ký chung, sổ tổng hợp các đối tượng thanh toán, sổ cái các tài khoản

2.1.4 Tài khoản sử dụng :

Để phản ánh tình hình tiêu thụ và XĐKQ tiêu thụ kế toán sử dụng các tài khoản sau:

- TK111: Tiền mặt

- TK 112: Tiền gửi ngân hàng

- TK131: Phải thu của khách hàng

- TK133: Thuế GTGT được khấu trừ

- TK3331:Thuế và các khoản phải nộp nhà nước

- TK334: Phải trả người lao động

- TK 511 “Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ”: Dùng để phản ánh doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ của DN trong một kỳ kế toán

- TK 531 “Hàng bán bị trả lại”: Phản ánh trị giá hàng bán bị trả lại và kết chuyển trị giá hàng bán bị trả lại sang TK511 để giảm DTBH

- TK 632 “Giá vốn hàng bán”: Phản ánh trị giá vốn hàng hoá đã bán và kết chuyển giá vốn sang tài khoản 911- XĐKQKD để tính kết quả kinh doanh

- TK 641 “Chi phí bán hàng”: Phản ánh tập hợp và kết chuyển các chi phí thực tế phát sinh trong quá trình tiêu thụ hàng hoá

- TK 642 “Chi phí quản lý doanh nghiệp”: Phản ánh tâp hợp và kết chuyển các chi phí quản lý kinh doanh, quản lý hành chính và chi phí khác

liên quan đến hoạt động chung của cả doanh nghiệp

2.2.Trình tự kế toán tiêu thụ :

Trước khi hàng về thủ kho sẽ nhận được một phiếu báo nhận hàng do Phòng Kinh doanh cung cấp, trên phiếu có ghi rõ tên thuốc, số lượng hàng đang về

Căn cứ vào phiếu nhập hàng này, khi hàng đến thủ kho kiểm tra hàng hoá xác định đúng loại, số lượng … thủ kho sẽ ký vào phiếu xuất kho của bên bán và phô tô làm 2 bản, 1 bản thủ kho giữ lại để làm căn cứ ghi vào thẻ kho còn 1 bản và hoá đơn tài chính chuyển cho kế toán hàng hoá để vào sổ

Ví dụ: Trong tháng 2/2008 Công ty TNHH XD TM & dược phẩm Thiên Phát phát sinh một số nghiệp vụ kinh tế sau:

- Ngày 03/02/2008 mua một số loại thuốc của Công ty TNHH TM dược phẩm Tiến Phúc – TP Hồ Chí Minh (có Hoá đơn GTGT kèm theo)

HOÁ ĐƠN MẪU SỐ: 01 GTKT-3LL

GIÁ TRỊ GIA TĂNG AK/2008B

Liên 2: Giao khách hàng 0032144

Ngày 03 tháng 02 năm 2008 Đơn vị bán hàng : Công ty TNHH TM Dược phẩm Tiến Phúc

Địa chỉ : 145 đường số 204–Cao Lỗ, P4, Q3 Số tài khoản :

Điện thoại số : (04)7721315 MST : 0301907747

Họ tên người mua : Công ty TNHH XD TM & Dược phẩm Thiên Phát

Địa chỉ : Mễ Trì - Từ Liêm - HN Số tài khoản :

Hình thức thanh toán : MST : 0101575847

STT Tên hàng hoá dịch vụ Đơn vị

tính

Số lượng Đơn giá Thành tiền (đồng)

Thuế GTGT :5% Tiền thuế GTGT : 7.601.450

Tổng cộng tiền thanh toán : 159.630.450

Số tiền viết bằng chữ: (Một trăm năm mươi chín triệu sáu trăm ba mươi nghìn bốn trăm

năm mươi)

Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị

(Ký, ghi rõ họ tên) (Ký,ghi rõ họ tên) (Ký,ghi rõ họ tên)

Căn cứ vào phiếu xuất kho của bên bán đã được thủ kho kiểm tra cùng

Hoá đơn GTGT, kế toán ghi:

Nợ TK 133: 7.601.450

2.2.1 Kế toán doanh thu bán hàng

Bán hàng là là việc chuyển quyền sở hữu về hàng hóa cho khách hàng và công ty thu được tiền ngay hoặc được khách hàng chấp nhận thanh toán Phương thức bán hàng của công ty là bán buôn Đặc trưng của bán buôn

là hàng hóa được bán với số lượng lớn và khách hàng là thường xuyên Khi nghiệp vụ bán buôn phát sinh tức là khi hợp đồng kinh tế đã được ký kết và phòng kế toán tiến hành lập phiếu xuất kho và viết hóa đơn giá trị gia tăng MS01-GTGT – 3LL Hóa đơn giá trị gia tăng được lập thành 3 liên : liên 1 lưu tại gốc, liên 2 giao cho người mua, liên 3 dùng để thanh toán

Trên cơ sở hóa đơn giá trị gia tăng kế toán tiến hành phản ánh doanh thu bán hàng

 1 liên phòng Kinh doanh giữ

 1 liên phòng kế toán giữ

 1 liên thủ kho giữ

PHIẾU XUẤT KHO

Ngày 09/02/2008

Số : 15

KH: Cty TNHH Hoàng Lê

ĐC: 63 Điện Biên Phủ – Hải Phòng

HOÁ ĐƠN MẪU SỐ: 01 GTKT-3LL

GIÁ TRỊ GIA TĂNG LY/2008B

Liên 3: Nội bộ 0018193

Ngày 09 tháng 02 năm 2008 Đơn vị bán hàng : Công ty TNHH XD TM & Dược phẩm Thiên Phát

Địa chỉ : Mễ Trì - Từ Liêm - HN Số tài khoản :

Điện thoại số : (04)7721315 MST : 0101575847

Họ tên người mua : Công ty TNHH Hoàng Lê

Địa chỉ : 63 Điện Biên Phủ – Hải Phòng Số tài khoản : …

Hình thức thanh toán : MST : 0200441107

STT Tên hàng hoá dịch vụ Đơn vị

tính

Số lượng Đơn giá Thành tiền (đồng)

Thuế GTGT :5% Tiền thuế GTGT : 912.310

Tổng cộng tiền thanh toán : 19.158.510

Số tiền viết bằng chữ : (Mười chín triệu một trăm năm mươi tám nghìn năm trăm mười

đồng chẵn)

Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị

(Ký, ghi rõ họ tên) (Ký,ghi rõ họ tên) (Ký,ghi rõ họ tên)

Nhân viên giao hàng của Công ty mang Phiếu xuất kho xuống kho nhận hàng, căn cứ vào cột số lượng ghi trên phiếu xuất kho xuất hàng Thủ kho xuất hàng cho nhân viên đi giao hàng

Trên cơ sở hoá đơn GTGT kế toán ghi định khoản

Nợ TK 131 19.158.510

Có TK 511 18.246.200

Có TK 3331 912.310 Đồng thời căn cứ vào phiếu xuất kho toán phản ánh trị giá vốn hàng xuất bán theo định khoản

Tại kho: Thủ kho tiến hành mở thẻ kho, thẻ kho dùng để phản ánh tình

hình nhập xuất - tồn hàng hoá về mặt số lượng Mỗi chứng từ ghi 1 dòng vào thẻ kho Thẻ được mở cho từng loại thuốc Cuối tháng thủ kho phải tiến hành cộng số nhập - xuất và tính ra số tồn kho về mặt số lượng theo từng loại thuốc

Tại phòng kế toán: Kế toán hàng hóa mở thẻ kế toán chi tiết hàng hóa

cho từng loại thuốc tương ứng với thẻ kho mở ở kho Thẻ này có nội dung tương tự như thẻ kho chỉ khác là theo dõi cả về mặt giá trị Hàng ngày hoặc định kỳ kế toán khi nhận được các chứng từ nhập - xuất kho thủ kho chuyển tới, nhân viên kế toán hàng hóa phải tự kiểm tra đối chiếu và ghi đơn giá vào thẻ chi tiết hàng hóa và tính ra số tiền

11/02 11/02 0018196 Cty Dược Hạ Long – Quảng

Công ty mở sổ chi tiết theo dõi doanh thu từng loại thuốc bán ra trong tháng Căn cứ hoá đơn GTGT kế toán phản ánh doanh thu bán hàng trên sổ chi tiết doanh thu bán hàng:

Cuối tháng căn cứ vào sổ chi tiết doanh thu từng loại thuốc kế toán ghi vào sổ cái tài khoản 511

số tiền

2.2.2 Kế toán các khoản giảm trừ doanh thu

Trị giá hàng bán bị trả lại : Là số tiền doanh nghiệp phải trả lại cho khách hàng trong trường hợp hàng được xác định là đã bán nhưng do chất

lượng quá kém khách hàng trả lại số hàng đó

Công ty bán hàng cho khách dựa trên hợp đồng kinh tế hoặc đơn đặt hàng nhưng có một số trường hợp đơn vị đặt hàng nhưng hàng tiêu thụ chậm hoặc do đát cận nên Công ty đồng ý cho khách trả lại hàng

Theo quy định hiện hành, khi xuất hàng trả lại cho bên bán, bên mua phải lập hóa đơn, trên hóa đơn ghi rõ hàng trả lại cho bên bán do không đúng quy cách, chất lượng, tiền thuế giá trị gia tăng Hóa đơn này là căn cứ để bên bán, bên mua điều chỉnh doanh số mua, bán, thuê giá trị gia tăng đã kê khai Trường hợp người mua là đối tượng không có hóa đơn giá trị gia tăng, khi trả lại hàng hóa, bên mua và bên bán phải có biên bản hoặc thỏa thuận bằng văn bản ghi rõ loại hàng hóa, số lượng, giá trị hàng trả lại theo giá không có thuế giá trị gia tăng, tiền thuế giá trị gia tăng theo hóa đơn bán hàng(số ký hiệu, ngày, tháng của hóa đơn ), lý do trả lại hàng kèm theo hóa đơn gửi cho bên bán Biên bản này được lưu cùng hóa đơn bán hàng để làm căn cứ điều chỉnh

kê khia thuế giá trị gia tăng của bên bán

Khi nhận hàng bán trả về kế toán sẽ xem toa hàng đó xuất ngày nào ghi giảm doanh thu đồng thời ghi giảm giá vốn hàng bán

- Ngày 23/02/2008 Công ty Hoàng Lê – Hải Phòng trả lại 50 lọ Klion do hàng cận đát mà công ty bán chậm

Trước khi hàng về Phòng kinh doanh sẽ đánh phiếu nhập kho chuyển cho Thủ kho, khi hàng về thủ kho kiểm tra đúng số lượng, chủng loại cho nhập kho và ký vào phiếu nhập, sau đó chuyển cho kế toán

PHIẾU NHẬP KHO

Ngày 23/2/2008

Số 01 KH: Cty TNHH Hoàng Lê

ĐC: 63 Điện Biên Phủ – Hải Phòng

Căn cứ vào phiếu nhập kho kế toán ghi giảm doanh thu hàng bán

Nợ TK 531(Kli) 700.000

Nợ TK 3331 35.000

Có TK 131 735.000 Đồng thời phản ánh trị giá vốn hàng bán trả lại

Nợ TK 156(Kli) 556.000

Có TK 632 556.000

Cuối tháng căn cứ vào sổ chi tiết doanh thu hàng bán trả lại từng loại thuốc kế toán ghi vào sổ cái tài khoản 531

2.2.3 Kế toán thuế GTGT :

Hàng ngày đồng thời với việc phản ánh Doanh thu bán hàng, kế toán phải theo dõi thuế GTGT tương ứng Công ty đã đăng ký nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ thuế và đã sử dụng các mẫu hoá đơn, bảng kê chứng từ hàng hoá dịch vụ mua vào, bán ra, tờ khai thuế GTGT theo đúng mẫu của Bộ Tài chính quy định Công ty có kinh doanh mặt hàng có thuế suất 5%

Thuế GTGT phải nộp được xác định như sau :

Thuế GTGT phải nộp = Thuế GTGT đầu ra - Thuế GTGT đầu vào

Để theo dõi thuế GTGT phải nộp trong kỳ, kế toán sử dụng Bảng kê hoá đơn chứng từ hàng hoá dịch vụ mua vào, Bảng kê hoá đơn chứng từ hàng hoá dịch vụ bán ra và Tờ khai thuế GTGT Cuối tháng căn cứ vào các bảng kê chứng từ hàng hóa (bán ra) và các bảng kê chứng từ hàng hóa (mua vào) kế toán xác định phần thuế phải nộp vào tờ khai thuế GTGT theo mẫu biểu có sẵn

Thuế GTGT được hạch toán riêng và theo dõi trên bảng kê khai nộp thuế GTGT và trên bảng kê hoá đơn, chứng từ hàng hoà dịch vụ bán ra Khoản thuế GTGT được phản ánh cùng với doanh thu trên sổ chi tiết và tổng hợp TK 131

Việc theo dõi đầy đủ kịp thời số thuế GTGT của hàng bán ra cũng như

số thuế GTGT đầu vào được khấu trừ sẽ giúp cho kế toán dễ dàng thẽo dõi và xác định doanh thu bán hàng (chưa có thuế GTGT) cũng như xác định kết quả tiêu th ụ

Cụ thể như ngày 9/2 Công ty xuất hàng bán cho Công ty TNHH Hoàng

L ê - Hải Phòng theo hóa đơn LY/2008B số 00181193 Kế toán căn cứ vào hoá đơn phiếu xuất kho ghi trên sổ chi tiết TK 131

Nợ TK 131: 19.158.510

Có TK 511 (5111): 18.246.200