Báo cáo thực tập tại công ty cổ phần cảng dịch vụ dầu khí tổng hợp phú mỹ

Để đảm bảo đám ứng được nhu cầu công việc của các cán bộ trong công ty vớimong muốn mang đến môi trường làm việc lý tưởng gia tăng hiệu suất làm việc củamỗi thành viên cũng như gắn kết,

TRƯỜNG ĐẠI HỌC MỞ HÀ NỘI

TRUNG TÂM ĐÀO TẠO E-LEARNING

BÁO CÁO THỰC TẬP Công ty Cổ phần Cảng Dịch vụ Dầu khí

MỤC LỤC

I PHẦN MỞ ĐẦU 3

1 Khái quát về đơn vị thực tập 3

2 Cơ cấu tổ chức của cảng 4

3 Bộ máy lãnh đạo 4

4 Cơ cấu tổ chức, chức năng, nhiệm vụ 5

5 Cán bộ hướng dẫn thực tập 8

II PHẦN NỘI DUNG KHÁI QUÁT NGHIỆP VỤ HÀNH CHÍNH CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN CẢNG DỊCH VỤ DẦU KHÍ TỔNG HỢP PHÚ MỸ.9 2.1 Tổng quan về PTSC 9

2.2 Khái niệm về văn phòng 11

2.3 Vị trí của văn phòng 12

2.4 Vai trò của công tác quản lý hành chính văn phòng 13

2.5 Chức năng quản lý 13

2.6 Chức năng của quản lý hành chính văn phòng 14

2.7 Nhiệm vụ của công tác quản lý hành chính văn phòng 15

2.8 Sự cần thiết của công tác quản lý hành chính văn phòng 16

2.9 Các yếu tố ảnh hưởng của công tác quản lý hành chính văn phòng 16

2.10 Nội dung hoạt động của công tác hành chính văn phòng 17

III NHIỆM VỤ CỦA PHÒNG HÀNH CHÍNH CÔNG TY CỔ PHẦN CẢNG DỊCH VỤ DẦU KHÍ TỔNG HỢP PHÚ MỸ (CẢNG PTSC PHÚ MỸ) 34 3.1 Phương hướng, nhiệm vụ, hoạt động và phấn đấu của phòng hành chính Công ty Cổ phần Cảng Dịch vụ Dầu khí Tổng hợp Phú Mỹ 34

3.1.1 Nhiệm vụ của phòng hành chính Công ty Cổ phần Cảng Dịch vụ Dầu khí Tổng hợp Phú Mỹ 34

3.1.2 Phương hướng hoạt động và phấn đấu của phòng hành chính Công ty Cổ phần Cảng Dịch vụ Dầu khí Tổng hợp Phú Mỹ 35

3.2 Các giải pháp để nâng cao hiệu quả công tác quản lý hành chính văn phòng tại Công ty Cổ phần Cảng Dịch vụ Dầu khí Tổng hợp Phú Mỹ36

3.2.1 Giải pháp về công tác tham mưu, tổng hợp 36

3.2.2 Giải pháp về công tác hậu cần 37

3.2.3 Giải pháp về công tác hội nghị, hội thảo 37

3.2.4 Giải pháp về công tác văn thư – lưu trữ 38

IV PHẦN KẾT LUẬN 40

PHẦN DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 40

PHẦN MỞ ĐẦU

1 Khái quát về đơn vị thực tập

Công ty Cổ phần Cảng Dịch vụ Dầu khí Tổng hợp Phú Mỹ (Cảng PTSC PhúMỹ) được thành lập vào cuối năm 2008 với tiền thân là Chi nhánh trực thuộc Tổngcông ty Cổ phần Dịch vụ Kỹ thuật Dầu khí Việt Nam (PTSC) Tháng 4/2011, Công tyđược cổ phần hóa với 02 cổ đông lớn nhất là PTSC và Yinson Port Venture Singapore;ngoài ra, còn có một vài cổ đông nhỏ khác Với diện tích 26,7 ha Cảng PTSC Phú Mỹnằm trong cụm cảng biển số 5 được Chính phủ quy hoạch, hiện tại cảng có thể tiếp

nhận tàu quốc tế có tải trọng lên đến hơn 80.000 DWT Cảng được kết nối với hệ

thống đường thủy nội địa và đường bộ trong khu vực kinh tế trọng điểm phía Nam.Với hai hệ thống cầu cảng cho bến tàu biển và bến tàu nội địa, Cảng PTSC Phú

Mỹ có thể tiếp nhận đồng thời nhiều tàu biển quốc tế cũng như các tàu nội địa, sà lanphục vụ cho việc khai thác dịch vụ xếp dỡ hàng hóa hai chiều:

 Hệ thống cầu cảng chính tiếp nhận tàu quốc tế có tải trọng trên 80.000 DWT,

độ sâu trước bến đạt -14,5m dưới số “0” hải đồ Các tàu có trọng tải lớn có thểcập cảng tại khu vực này như các tàu Panamax chở hàng nông sản, tàu chuyêndụng chở hàng siêu trường siêu trọng và các loại hàng hoá khác phục vụ choviệc xuất nhập khẩu;

 Hệ thống cầu cảng nội địa có tải trọng từ 2.500 – 4.000 DWT thuận tiện bốcxếp, giao nhận hàng hóa từ tàu mẹ và từ hệ thống kho/bãi phục vụ cho việcchuyên chở hàng hoá như là phân bón, hàng nông sản … đến khu vực Đồngbằng Sông Cửu Long và các tỉnh phía Bắc

Để khai thác hiệu quả hệ thống cầu cảng nói trên, Cảng PTSC Phú Mỹ với cáctrang thiết bị hiện đại và luôn duy trì đội ngũ lao động chuyên nghiệp dao độngkhoảng 140 người để có thể tiếp nhận khai thác cùng một lúc nhiều tàu có tải trọnglớn, nhỏ chở các loại hàng hoá khác nhau Bên cạnh đó, Cảng PTSC Phú Mỹ còn cóthể cung cấp các dịch vụ thiết yếu cho tàu biển như là thực phẩm, nước ngọt, vật tưthiết bị … theo yêu cầu của chủ tàu

Tên giao dịch quốc tế: PTSC Phu My Port Joint Stock Company (tên viết tắt:PTSC Phu My Port)

3

Ví trí: tại đường số 3, KCN Phú Mỹ I, phường Phú Mỹ, thị xã Phú Mỹ, tỉnh BàRịa - Vũng Tàu;

Tọa độ: 10034’47” N - 107001’36” E - toạ lạc trên khu vực sông Thị Vải, cáchcửa biển 17 hải lý

2 Cơ cấu tổ chức của cảng

Công ty được xây dựng theo mô hình Công ty Cổ phần với bộ máy quản lý tinh gọn, linh hoạt và hoạt động có hiệu quả

3 Bộ máy lãnh đạo

1- Ông Nguyễn Hữu Hải – Chủ tịch HĐQT Công ty

2- Ông Nguyễn Văn Hoài – Giám đốc Công ty

3- Trương Đình Tri – Phó Giám đốc Công ty

4- Văn Trường Sơn – Phó Giám đốc Công ty

5- Phạm Sinh Phú – Kế Toán trưởng

6- Lê Văn Quốc Duy – Trưởng phòng Hành Chính Nhân Sự 7- Đỗ Trung Dũng – Trưởng phòng Điều Độ Khai Thác Cảng 8- Nguyễn Hữu Tằng- Trưởng phòng Kinh Tế Kế Hoạch

9- Trần Đình Lâm-Chủ tịch Công đoàn, Đội trưởng Đội Đốc Công 10- Phạm Bảo Duy – Phó phòng Hành Chính Nhân Sự

11- Nguyễn Trọng Đông – Phó phòng Điều Độ Khai Thác Cảng 12- Trần Thị Phương- Phó phòng Điều Độ Khai Thác Cảng 13- Nguyễn Thành Trung – Phó phòng Kinh Tế Kế Hoạch

14- Nguyễn Mạnh Tùng – Phó phòng Kinh Tế Kế Hoạch

15- Lương Ngọc Phúc – Đội trưởng Đội Bảo vệ

16- Đỗ Đình Lượng – Đội trưởng Đội Giao Nhận

17- Lê Hồng Thái – Đội phó Đội phương tiện

18- Mai Hoàng Đức- Xưởng trưởng Xưởng Cơ khí

19- Nguyễn Ngọc Quyền- Đội phó Đội Bảo vệ

20- Nguyễn Quốc Chính – Đội phó Đội Giao Nhận

21- Đinh Mạnh Hùng – Đội phó Đội Điều Độ Tàu

22- Nguyễn Kim Sáu – Đội phó Đội Bảo vệ

23- Phạm Thế Hiệp – Xưởng phó Xưởng cơ khí

4 Cơ cấu tổ chức, chức năng, nhiệm vụ

5

 Tổng giám đốc:

Là người lãnh đạo công ty chịu trách nhiệm chung về các hoạt động của xínghiệp như tổ chức, sản xuất kinh doanh và chăm lo đời sống cho cán bộ côngnhân viên trong toàn xí nghiệp

 Điều hành quản lý và giao nhận hàng hóa ở các bãi container

 Theo dõi, tổng hợp và báo cáo sản lượng

Nhiệm vụ:

 Lập kế hoạch giải phóng tàu, kế hoạch sản xuất ngày ca

 Triển khai điều động thiết bị, đội cơ giới, thực hiện kế hoạch sản xuấtmột cách nhịp nhàng

 Tiếp nhận, tổng hợp các chứng từ liên quan, lưu trữ và xử lý số liệu

 Tổ chức tiếp nhận, đóng gói, xếp dỡ bảo quản và vận chuyển hàng hóaqua kho

 Bảo đảm an toàn toàn bộ hệ thống kho hàng

Nhiệm vụ:

 Tổ chức tiếp nhận, xếp dỡ hàng hóa qua kho khi có nhu cầu

 Tổng hợp, thống kê sản lượng hàng qua kho



 Phòng kinh doanh:

Phòng kinh doanh gồm có hai bộ phận là: tiếp thị và thương vụ

Chức năng:

 Chịu trách nhiệm marketing, tiếp thị cho cảng với khách hàng

 Thực hiện kí kết các hợp đồng với đối tác

 Chịu trách nhiệm quản lí trực tiếp về an ninh trong cảng

 Quản lý hàng hóa ra vào cảng

Nhiệm vụ:

 Nắm vững tình hình, nghiên cứu các phương án bảo vệ

 Tổ chức tuần tra canh gác, kiểm soát chặt chẽ người, phương tiện hànghóa ra vào cảng, đấu tranh ngăn ngừa các hiện tượng tiêu cực xảy ratrong cảng

 Phòng kế toán thương vụ:

Chức năng:

 Đảm bảo thu chi tài chính cho hoạt động của đơn vị

 Quản lý, giám sát việc sử dụng vật tư, tiền vốn, tài sản của công ty

 Giúp tổng giám đốc trong việc quản lý, phân tích hoạt đọng kinh tế

Nhiệm vụ:

 Lập kế hoạch tài chính-kinh tế

 Tính toán chi phí trong sản xuất.

 Tổ chức công tác tài chính thống kê trong toàn công ty



 Phòng nhân sự:

Chức năng:

 Tổ chức, xây dựng lực lượng đáp ứng nhu cầu, nhiệm vụ

 Tổ chức quản lý lao động tiền lương

 Quản lý định mức lao động, phương pháp khoán sản phẩm

 Quản lý nhân lực: chế độ chính sách, đào tạo huấn luyện

Nhiệm vụ:

7

 Xây dựng tổ chức biên chế, tổ chức lực lượng, sắp xếp lao động hợplý.

 Theo dõi quản lý lao động

 Theo dõi quản lý quỹ thưởng, chi trả lương đúng theo nguyên tắc.

 Xây dựng định mức lao động, định mức khoán sản phẩm

 Thực hiện chính sách nâng lương, chính sách bảo hiểm xã hội



 Phòng kế hoạch:

Chức năng:

 Xây dựng kế hoạch tổng hợp hàng năm, hàng quý, hàng tháng

 Kiểm tra giám sát tình hình thực hiện kế hoạch sản xuất, kế hoạch đầu tư

 Lập kế hoạch đầu tư xây dựng cơ bản, nâng cấp, sữa chữa

 Đảm bảo duy trì sửa chữa thường xuyên cơ sở hạ tầng

 Quản lý hệ thống cung cấp điện, nước đảm bảo cho sản xuất

Nhiệm vụ:

 Tham mưu cho tổng giám đốc lập kế hoạch về đầu tư xây dựng

 Kiểm tra giám sát kỹ thuật chất lượng, đôn đốc tiến độ thi công các côngtrình

 Lập kế hoạch đầu tư xây dựng đổi mới



 Phòng kỹ thuật:

Chức năng:

 Đảm bảo kỹ thuật sản xuất cho toàn cảng

 Duy trì, thực hiện an toàn cho sản xuất, an toàn trong lao động

 Huấn luyện, kiểm tra trình độ chuyên môn công nhân viên

 Nhận sửa chữa container cho khách hàng, sửa chữa các trang thiết bịtrong cảng

Nhiệm vụ:

 Lập kế hoạch sửa chữa hàng năm.

 Thường xuyên kiểm tra thực hiện chế độ an toàn lao động

 Lên kế hoạch mời họp và tham gia hội nghị, sắp xếp và quản lý cuộchọp

 Ghi chép và phân phát biên bản cuộc họp

 Lưu giữ tài liệu cả bản cứng và bản mềm

 Lưu giữ lịch làm việc hàng tuần của nhân viên

 Sắp xếp và cung cấp tài liệu, báo cáo

 Điều phối không gian làm việc, máy tính và thiết bị làm việc cho nhânviên mới với bộ phận IT

 Phân loại và phân phát thư

 Giải quyết các công việc hành chính bằng cách lập báo cáo, phân tích dữliệu và tìm kiếm giải pháp

 Trả lời thư dưới danh nghĩa công ty hoặc bộ phận được phân công

II PHẦN NỘI DUNG KHÁI QUÁT NGHIỆP VỤ HÀNH CHÍNH CỦA CÔNG TY

CỔ PHẦN CẢNG DỊCH VỤ DẦU KHÍ TỔNG HỢP PHÚ MỸ

2.1 Tổng quan về PTSC

Những năm trước đây, khi nói đến doanh thu của ngành dầu khí, người tathường chỉ nghĩ đến nguồn thu từ xuất khẩu dầu thô - nguồn thu lớn nhất của PVN.Nhưng, xuất khẩu dầu thô hiện nay không còn chiếm vị thế áp đảo trong tổng doanhthu của PVN như trước nữa Cán cân giữa doanh thu xuất khẩu dầu thô và dịch vụ dầukhí đang có sự thay đổi nhanh chóng Giờ đây, ngành Dầu khí Việt Nam đang bước đitrên 2 lĩnh vực: cung ứng dịch vụ và khai thác dầu khí

Các loại hình dịch vụ cung cấp cho hoạt động thăm dò, khai thác và sản xuấtkinh doanh của ngành dầu khí ở Việt Nam đầy tiềm năng, với quy mô toàn thị trườnghàng chục tỉ USD Những năm trước đây, các doanh nghiệp Việt Nam chỉ hưởng đượcnhững phần nhỏ trong “chiếc bánh” khổng lồ này, với thị phần chưa tới 20%

Nhưng từ năm 2009, PVN quyết định đẩy mạnh phát triển mảng dịch vụ dầukhí, nhằm nâng dần tỷ trọng dịch vụ do các doanh nghiệp trong nước cung cấp lên 30-

9

35% Đồng thời, PVN cũng sắp xếp lại các doanh nghiệp dịch vụ theo hướng tập trung

và chuyên môn hóa, với hàng chục cuộc sáp nhập, nhằm giải quyết tình trạng phân tán

và giẫm chân nhau Kết quả đạt được cũng thật nhanh chóng

Năm 2009, doanh thu dịch vụ của PVN đạt hơn 90 nghìn tỉ đồng, năm 2010 đãđạt hơn 167 nghìn tỉ đồng Đến năm 2011, PVN đạt mức kỷ lục về doanh thu dịch vụdầu khí 207 nghìn tỉ đồng, bằng 30,8% tổng doanh thu toàn Tập đoàn, cao hơn so vớimục tiêu đã đề ra (25-30%) Sang đến năm 2012, doanh thu dịch vụ dầu khí đạt mức236.338 tỉ đồng, tăng trưởng 13,7% so với năm 2011, đưa dịch vụ dầu khí trở thànhmột trong những lĩnh vực chủ yếu của PVN

Các loại hình dịch vụ dầu khí của PVN sau 7 năm phát triển mạnh mẽ khôngnhững đáp ứng được đầy đủ thị trường trong nước, mà còn có khả năng cạnh tranhmạnh mẽ ở thị trường quốc tế Trên 60% doanh thu dịch vụ của PVN hiện nay đến từcác hợp đồng cung cấp cho khách hàng nước ngoài

Đặc biệt, mảng dịch vụ cơ khí dầu khí của Việt Nam đang phát triển rất nhanh.Các doanh nghiệp (DN) thành viên như Liên doanh Vietsopetro (VSP), Tổng Công tydịch vụ kỹ thuật dầu khí (PTSC) có thể chế tạo một phần giàn khoan, giàn khai thác vàcác công trình phục vụ hoạt động khai thác trên biển

Bằng việc thành lập các văn phòng đại diện tại Singapore và Malaysia, gần đâynhất PTSC đã thắng thầu quốc tế trong việc cung cấp 3 tàu dịch vụ cho Tập đoàn Dầukhí Petronas (Malaysia) Theo số liệu từ Bộ Công thương, tính đến nay đã có 28 dự ánđầu tư nước ngoài trong lĩnh vực dầu khí được cấp giấy chứng nhận với tổng mức đầu

tư gần 8 triệu USD, trong đó có 17 dự án đang triển khai hoạt động

Ngoài ra, PVN đã ký hơn 50 thỏa thuận hợp tác đầu tư với các nước Các dự ántrọng điểm có thể kể tới công trình phát triển mỏ Nhenhexky tại Liên bang Nga (Liêndoanh Rusvietpetro thực hiện), dự án phát triển mỏ Junin 2 tại Venezuela (PVEP thựchiện), dự án thủy điện Luông Phabăng tại Lào (PVPower thực hiện) Sự thành côngcủa các dự án trên có ý nghĩa hết sức quan trọng trong việc thực hiện các mục tiêuchiến lược mà ngành đã đề ra, góp phần tích cực bảo đảm an ninh năng lượng cho đấtnước

Cách đây 10 năm, có nằm mơ cũng không thể tin được rằng Việt Nam có thểchế tạo thành công một giàn khoan tự nâng theo tiêu chuẩn thế giới Nhưng chúng ta

đã có câu trả lời khi những kỹ sư, công nhân người Việt hoàn toàn có thể làm chủ đượcnhững kỹ thuật, công nghệ hiện đại và tiên tiến này, sau những nỗ lực, cố gắng khôngmệt mỏi Sự thành công của công trình giàn khoan tự nâng Tam Đảo-05 do Liên doanhViệt- Nga Vietsovpetro làm chủ đầu tư và Công ty CP Chế tạo giàn khoan dầu khí PVShipyard làm tổng thầu, là bằng chứng đanh thép nhất Đây là giàn tự nâng lớn nhất từtrước đến nay do Việt Nam tự thiết kế và chế tạo

Giàn Tam Đảo-05 có tổng khối lượng hơn 18 nghìn tấn, chiều dài thân giàn 167

m, khả năng chất tải 2.995 tấn Đây là công trình có tính chất công nghệ rất phức tạp,khối lượng thi công lớn (lớn hơn 1,5 lần so với giàn khoan đầu tiên – giàn Tam Đảo03) Giàn được thiết kế hoạt động ở độ sâu mực nước biển tới 120m, khả năng khoantới độ sâu 9.000m và có khả năng chịu được điều kiện thời tiết khắc nghiệt, chịu được

sức gió bão trên cấp 12, chiều cao sóng 22m Giàn khoan Tam Đảo 05 có giá trị 230triệu USD.

Việc chế tạo thành công các giàn khoan tự nâng trong nước đã đưa Việt Namtrở thành một số ít quốc gia trên thế giới (khoảng 10 nước) có khả năng tự thiết kế chitiết, chế tạo, chạy thử giàn khoan tự nâng hoạt động ở vùng biển sâu, khí hậu khắcnghiệt Các giàn khoan tự nâng Tam Đảo 03, Tam Đảo 05 do PV Shipyard chế tạo cókhả năng hoạt động khoan thăm dò ở hầu hết các vùng biển thuộc thềm lục địa ViệtNam; tạo ra bước đột phá, tự chủ về khoa học công nghệ và đóng góp một phần trongviệc bảo đảm an ninh quốc phòng, giữ vững chủ quyền biển đảo Việt Nam

Trong năm 2016, Bộ Công thương đã đề xuất dự thảo Nghị định quy định vềđầu tư nước ngoài trong hoạt động dầu khí gồm 5 chương, 32 điều Dự thảo đã đề xuấtnhững quy định cụ thể về: Thủ tục cấp Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư nước ngoài;triển khai dự án dầu khí; quản lý nhà nước về đầu tư nước ngoài Theo dự thảo, Chínhphủ khuyến khích và tạo điều kiện thuận lợi cho các tổ chức, cá nhân Việt Nam đầu tưnước ngoài trong hoạt động dầu khí Có thể nói, cơ hội để PVN tăng tốc xuất khẩudịch vụ dầu khí đang mở ra, mỗi thành công của các dự án thăm dò khai thác ở nướcngoài đều tạo ra bước phát triển mới của Tập đoàn Chính vì vậy, Ban lãnh đạo PVNmới đây đã sắp xếp, tái cơ cấu doanh nghiệp, nâng cao chất lượng dịch vụ và nâng caohiệu quả quản trị, nhằm thực hiện thành công kế hoạch đầu tư nước ngoài trong thờigian tới

Để đảm bảo đám ứng được nhu cầu công việc của các cán bộ trong công ty vớimong muốn mang đến môi trường làm việc lý tưởng gia tăng hiệu suất làm việc củamỗi thành viên cũng như gắn kết, giữ chân nhân tài, PTSC không ngừng nỗ lực hoànthiện các yếu tố đồng thời yêu cầu kình nghiệm đối với các vị trí công việc

- Ứng viên phải có 1 năm kình nghiệm

- Nghe, nói, đọc, viết tiếng anh lưu loát(bắt buộc) hoặc tiến Hoa (ưu tiên)

- Có tính sáng tạo cao và có kinh nghiệm trong lĩnh vực tiếp thị kinh Doanh hoặccác lĩnh vực có liên quan

- Có kỹ năng sử thành thạo vi tính văn phòng

- Tính cách năng động và có trách nhiệm

- Có kỹ năng giao tiếp và thực hiện công việc tốt

- Có kỹ năng làm việc trong môi trường đa văn hóa và làm việc nhóm

2.2 Khái niệm về văn phòng

Văn phòng là một đơn vị trong một cơ quan, tổ chức Trong một thời gian dàivăn phòng thường được coi là nơi thuần túy chỉ thực hiện những công việc giấy tờ,giải quyết những công việc hành chính đơn giản, có tính chất phục vụ và những ngườilàm việc tại văn phòng chỉ được coi là “bưng, bê, kê, dọn” thì ngày nay, trong kỷnguyên thông tin và những yêu cầu mới của quá trình hội nhập thì văn phòng đã trở lại

vị thế mà nó vốn co: là trung tâm điều hành của tổ chức, là bộ mặt của tổ chức Nếunhư văn phòng trước đây chỉ là nơi giải quyết những công việc hành chính sự vụ, haychỉ là nơi tiếp nhận những người mà một lý do nào đó không thể làm được ở nhữngđơn vị khá thì hiện nay văn phòng là một bộ phận có vị trí quan trọng, không thể thiếucủa cơ quan, doanh nghiệp Văn phòng là bộ máy làm việc tổng hợp và trực tiếp củamột cơ quan chức năng, phục vụ cho việc điều hành của lãnh đạo Các cơ quan thẩm

11

quyền chung hoặc có quy mô lớn thì thành lập văn phòng, những cơ quan nhỏ thì cóphòng hành chính Chính vì thế quản trị hành chính văn phòng được coi là một trongnhững nhiệm vụ quan trọng nhất để đảm bảo cho vị trí này.

Văn phòng được hiểu là trụ sở làm việc của cơ quan, đơn vị, là địa điểm giaotiếp đối nội, đối ngoại của cơ quan đơn vị đó Văn phòng là một phòng làm việc cụ thểcủa lãnh đạo, của những người có chức vụ như Tổng giám đốc, Phó Tổng giám đốc,…

Văn phòng là một dạng hoạt động của cơ quan, tổ chức, trong đó diễn ra việcthu nhận, bảo quản, lữu trữ các loại văn bản, giấy tờ, những công việc liên quan đếncông tác văn thư

Tóm lại, Văn phòng là bộ máy làm việc tổng hợp và trực tiếp của một cơ quanchức năng, phục vụ cho việc điều hành của lãnh đạo, là nơi thu thập, xử lý thông tin hỗtrợ cho hoạt động quản lý; đồng thời đảm bảo các điều kiện về vật chất kỹ thuật chohoạt động chung của cơ quan, tổ chức đó

Có quan niệm cho rằng văn phòng là “Văn phòng là một bộ máy điều hành của

cơ quan, đơn vị; là nơi thu thập, xử lý thông tin hỗ trợ cho hoạt động quản lý, là nơichăm lo mọi lĩnh vực dịch vụ hậu cần, đảm bảo các điều kiện hoạt động vật chất cầnthiết cho hoạt động trong mỗi cơ quan, tổ chức” Ở quan niệm này có thể hiểu vănphòng là một bộ phận đa nhiệm vụ với nghiệp vụ rất rộng, từ việc thực hiện các côngviệc điều hành như mưa sắm, bảo dưỡng, thiết kế, xây dựng….đảm bảo cho hoạt độngcủa cơ quan, tổ chức được thông suốt Trên thực tế văn phòng nhơ quan niệm hiện này

để cập nó thường có tên gọi là “văn phòng” hoặc “Hành chính - quản trị” hoặc “Hànhchính - Tổ chức - Quản trị” hay “Hành chính - Tổng hợp”…

Bên cạnh đó cũng có quan niệm cho rằng văn phòng chỉ là một bộ phận thuộckhối hành chính văn phòng và chuyên thực hiện các thủ tục hành chính như tiếp nhận

và xử lý văn bản, giấy tờ, quản lý hồ sơ, tài liệu cho một cơ quan, một tổ chức Ở quanniệm này thì văn phòng được gọi là bộ phận “văn thư” hoặc bộ phận “văn thư - lưutrữ” hay bộ phận “văn thư - lễ tân”

Ở đây, chúng tôi cho rằng cần hiểu “văn phòng” là một bộ phận của một cơquan, doanh nghiệp Văn phòng không chỉ hiểu đơn giản là bộ phận giải quyết cáccông việc hành chính đơn giản như xử lý văn bản, quản lý con dấu hay dọn dẹp vệ sinh

mà nó phải là nơi mang lại các giá trị khác cho tổ chức như tham mưu xây dựng hệthống các quy định, cơ chế làm việc và tổ chức thực hiện quy định đó để quản lý hệthống; tham mưu và đảm bảo các nguồn lực của tổ chức; phối hợp và điều hòa hoạtđộng của tổ chức thông qua hệ thống kế hoạch - chương trình hành động; tổ chức cáchoạt động đối nội nhằm xây dựng bộ máy chuyên nghiệp và vững mạnh; tổ chức cáchoạt động đối ngoại để xây dựng hình ảnh và phát triển thương hiệu, uy tín của tổchức… Như vậy rõ ràng văn phòng là một bộ phận rất quan trọng trong cơ cấu tổ chứccủa bất kỳ một cơ quan, doanh nghiệp Từ đó, chúng tôi đưa ra khái niệm về vănphòng của các cơ quan, tổ chức như sau”

“Văn phòng là bộ phận không thể tách rời của một cơ quan, tổ chức, Doanh nghiệp; là nơi tham mưu, giúp việc cho lãnh đạo trong công tác quản lý

và điều hành; thực hiện và hỗ trỡ công tác hành chính cho các đơn vị chức năng, nhằmgiải quyết có hiệu quả các nhiệm vụ chung của cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp”

2.3 Vị trí của văn phòng

Văn phòng là bộ phận chuyên môn, là bộ máy giúp việc tổng hợp của lãnh đạo

cơ quan, doanh nghiệp Việc đảm bảo cho hoạt động của lãnh đạo được trôi chảy,thuận lợi, hiệu quả thông qua các chương trình, kế hoạch do văn phòng xây dựng nhưlịch công tác hàng tuần, lịch tiếp khách, tổ chức chu đáo mỗi khi lãnh đạo đi côngtác… Ngoài ra, văn phòng còn là “bộ lọc” giúp cho lãnh đạo không mất thời gian vàonhững công việc sự vụ hàng ngày, đơn giản, mà tập trung vào các công việc chính,chiến lược cho sự phát triển của cơ quan, tổ chức

Văn phòng là đầu mối thông tin của cơ quan, doanh nghiệp.Văn phòng tổ chứccác nguồn thông tin và quy trình nghiệp vụ để đảm bảo thông tin cho hoạt dộng quản

lý của lãnh đạo cũng như hỗ trợ thông tin nghiệp vụ cho các đơn vị khác.Văn phòngcũng là nơi truyền đạt mọi thông tin chính thức ra ngoài cơ quan, doanh nghiệp Cácthông tin của văn phòng tiếp nhận, xử lý và cung cấp rất đáng tin cậy vì đã được xử lýtheo quy trình nghiệp vụ có kiểm soát chặt chẽ Và những thông tin văn phòng cungcấp ra ngoài là những thông tin chính thức của cơ quan, doanh nghiệp Các thông tincủa văn phòng tiếp nhận, xử lý và cung cấp rất đáng tin cậy vì đã được xử lý theo quytrình nghiệp vụ có kiểm soát chặt chẽ Và những thông tin văn phòng cung cấp rangoài là những thông tin chính thức của cơ quan, doanh nghiệp Chính vì vậy, nhữngngười làm công tác hành chính văn phòng không thể làm trái các quy định trong việcthu thập xử lý thông tin hoặc tùy tiện trong việc phát ngôn vì sẽ ảnh hưởng rất lớn tớilãnh đạo cũng như tới hoạt động của cơ quan, Doanh nghiệp

Văn phòng là đầu mối thông tin của cơ quan, doanh nghiệp Văn phòng là bộphận tham mưu trực tiếp của lãnh đạo trong công tác điều hành, quản lý hành chính cơquan, doanh nghiệp Là nơi tổ chức các hoạt động đối nội - đối ngoại của cơ quan,Doanh nghiệp Có thể nói, hầu hết các hoạt động giao tiếp chính thức giữa cơ quan,Doanh nghiệp với công dân, đối tác, khách hang đều được tổ chức tại văn phòng Việctiếp đón trọng thị, sự ứng xử trong lịch thiệp trong giao tiếp của các cán bộ nhân viên,phong cách làm việc chuyên nghiệp sẽ làm đối tác, khách hàng hài lòng vì được tôntrọng Thiết kế văn phòng hợp lý, khoa học, có tính thẩm mỹ cao cùng với chế độ làmviệc chặt chẽ sẽ gây ấn tượng lớn đối với khách Tất cả những ấn tượng tốt đẹp đó sẽgóp phần nâng cao vị thế, uy tín của cơ quan, doanh nghiệp, góp phần quảng báthương hiệu của cơ quan, doanh nghiệp Chính vì thế, văn phòng còn được coi là “bộmặt” của cơ quan, doanh nghiệp

2.4 Vai trò của công tác quản lý hành chính văn phòng

Văn phòng là một của cơ quan, tổ chức Vai trò của công tác quản lý hành chínhvăn phòng gồm các nội dung sau:

- Xây dựng các bộ phận nghiệp vụ trong văn phòng: phụ thuộc vào hai nội dungchính:

+ Chức năng, nhiệm vụ mà văn phòng được phân công phụ trách Thôngthường, văn phòng của các cơ quan, tổ chức có chức năng tham mưu, tổng hợp và

13

chức năng hậu cần nên trong cơ cấu tổ chức của văn phòng thường xuất hiện các bộphận như: văn thư, tổng hợp, quản trị,… tuy nhiên, trong trường hợp cụ thể, văn phòng

có thể được phân công thực hiện các công việc khác như bảo hiểm, nhân sự, pháp chế,xuất nhập khẩu… là điều cần thiết

+ Khối lượng công việc thực tế mà các bộ phận phải thực hiện Căn cứ vào tìnhhình thực tế khối lượng công việc, người quản lý cần tính toán để quyết định thành lậpcác bộ phận nghiệp vụ dưới các hình thức khác nhau

- Quy định chức năng, nhiệm vụ cụ thể cho từng bộ phận nghiệp vụ Sau khi đãxác định được các bộ phận nghiệp vụ trực thuộc văn phòng, cần tiến hành việc quyđịnh chức năng, nhiệm vụ cụ thể cho từng bộ phận bằng văn bản

- Xác định số lượng nhân sự trong từng bộ phận: đảm bảo cho việc hoàn thànhkhối lượng công việc đã đề ra với kết quả cao tránh việc tồn đọng công việc của vănphòng

+ Xác định khối lượng công việc của từng bộ phận, từng nhân viên trong phòngcủa mình

+ Phân tích luồng công việc trong phòng, xác định các công việc có thể kiêmnhiệm, công việc không thể kiêm nhiệm

+ Tính toán được thời gian cần thiết để hoàn thành từng công việc, thời gianhoàn thành công việc của từng bộ phận Từ đó xác định được thời gian cần thiết đểhoàn thành nhiệm vụ của phòng

+ Xác định cá trang thiết bị cần thiết cho công việc, cho từng vị trí lao động

vụ, quyền hành và trách nhiệm giữa các bộ phận đó

- Lãnh đạo (Leading): Lãnh đạo nhân viên bằng cách phân công nhiệm vụ cụthể để đạt được mục tiêu của tổ chức

- Kiểm soát (Controlling): Thường xuyên kiểm tra để kịp thời uốn nắncác sai trái đi lệch với mục tiêu

2.6 Chức năng của quản lý hành chính văn phòng

- Hoạch định công việc hành chính

- Tổ chức công việc hành chính văn phòng

- Lãnh đạo công việc hành chính văn phòng.

- Kiểm soát công việc hành chính

- Dịch vụ hành chính văn phòng

Xuất phát từ những khái niệm trên có thể thấy văn phòng có các chứcnăng cụ thể như sau:

* Chức năng tham mưu tổng hợp

Theo dõi về tình hình hoạt động của cơ quan, doanh nghiệp trên các lĩnh vựcnhư việc thực hiện các chủ trương, nghị quyết của Đảng, Nhà nước cũng như các chủtrương, nghị quyết của cơ quan, doanh nghiệp; tình hình thực hiện các chương trình,

kế hoạch công tác đã được phê duyệt; tình hình thực hiện nội quy, quy chế; tình hình

Tham mưu là nhằm mục đích trợ giúp cho Tổng giám đốc có cơ sở để lựa chọn quyếtđịnh quản lý tối ưu phục vụ cho mục tiêu hoạt động của cơ quan, tổ chức đó

* Chức năng tư vấn về văn bản

Văn bản là phương tiện ghi tin và truyền tin, là phương tiện lưu trữ và truyềnđạt các quyết định quản lý Văn phòng trợ giúp cho Tổng giám đốc về công tác soạnthảo văn bản để đảm bảo cho văn bản có đầy đủ nội dung, hình thức theo yêu cầu,đúng thẩm quyền và đúng trình tự thủ tục theo quy định

Tổ chức quản lý và thực hiện công tác văn thư, công tác lưu trữ Hướng dẫn cácđơn vị trong cơ quan, doanh nghiệp thực hiện các nghiệp vụ này theo đúng quy định

* Chức năng tổ chức công tác lễ tân, giao tiếp

Văn phòng chịu trách nhiệm trong công tác lễ tân như đón khách, bố trí nơi ănchốn ở, lịch làm việc với khách, tổ chức các cuộc họp, lễ nghi, khánh tiết của cơ quan,đơn vị Văn phòng tổ chức giao tiếp, đối nội, đối ngoại, giữ vai trò là cầu nối liên hệvới các cơ quan cấp trên, ngang cấp, cấp dưới và nhân dân

* Chức năng giúp việc điều hành của lãnh đạo

- Xây dựng các chương trình, kế hoạch làm việc chung; lập kế hoạch tổ chứchội nghị, lễ hội, phong trào thi đua theo ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo

- Tổ chức thực hiện các công việc theo kế hoạch đã được phê duyệt.Đôn đốc nhắc nhở, theo dõi tiến độ thực hiện của các đơn vị, phòng ban Theo dõi vànắm bắt các vướng mắc, khó khăn trong quá trình thực hiện và báo cáo lãnh đạo xử lýkịp thời

- Tổ chức các cuộc họp, hội nghị, các buổi làm việc của lãnh đạo và của cácphòng ban chức năng theo chương trình, kế hoạch công tác Trao đổi với các đơn vị,đối tác để chuẩn bị các điều kiện tốt nhất cho các buổi làm việc này

15

- Chuẩn bị các chuyến công tác cho lãnh đạo, đảm bảo các thủ tục pháp lý liênquan trong trường hợp lãnh đạo, cán bộ, nhân viên đi công tác nước ngoài.

- Giữ liên lạc thông suốt để nắm bắt, báo cáo và truyền đạt các quyết định,mệnh lệnh của lãnh đạo tới các đơn vị, cá nhân được kịp thời; theo dõi và báo cáo thựchiện các quyết định, mệnh lệnh đó

- Tổ chức thực hiện hoặc thông báo kịp thời tới các đơn vị, cá nhân trongtrường hợp có điều chỉnh, bổ sung theo ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo

* Chức năng thực hiện công tác hậu cần

- Bố trí, tổ chức không gian trụ sở, cảnh quan môi trường cơ quan, doanhnghiệp, sắp xếp, bố trí nơi làm việc cho các đơn vị, phòng ban

- Chuẩn bị về cơ sở vật chất phục vụ các cuộc họp, hội nghị lễ hội, các sự kiệntrong cơ quan, doanh nghiệp

- Tổ chức xây dựng, sửa chữa, bảo dưỡng, bảo trì các phương tiện, thiết bị làmviệc theo kế hoạch đã được lãnh đạo phê duyệt

- Tổ chức thực hiện công tác y tế, bảo vệ, điện, nước, vệ sinh, Phương tiện phục

vụ lãnh đạo và nhu cầu công việc của các đơn vị, phòng ban

2.7 Nhiệm vụ của công tác quản lý hành chính văn phòng

a Công tác hành chính

- Tiếp nhận, bảo mật và chuyển giao công văn, giấy tờ gửi đến và đi; quản lývăn bản, lưu trữ công văn đi và đến của toàn bộ công ty; thực hiện và hướng dẫn cácđơn vị bảo đảm qui trình, thể thức văn bản trước khi trình Tổng giám đốc ký;

- Tổ chức quản lý, sử dụng con dấu của Công ty đúng quy định của pháp luật;cấp các loại giấy giới thiệu, công lệnh, công chứng cho cán bộ, giảng viên, sao y cácloại văn bản do Công ty ban hành;

- Tiếp và hướng dẫn khách đến công ty liên hệ công việc; quản lý các phònghọp của công ty; giao nhận chìa khóa các phòng họp đó

- Nghe điện, giao dịch với khách hàng; đón tiếp khách trước khi bắt đầu làmviệc với lãnh đạo công ty

- Đề xuất mua sắm, sửa chữa trang thiết bị văn phòng làm việc cho các phòngban công ty; theo dõi các thiết bị, tài sản của công ty, có kế hoạch bảo trì với máy móc

cố định theo tháng, quý, có kế hoạch mua sắm các thiết bị bổ sung đảm bảo yêu cầulàm việc tốt nhất cho nhân viên; lên bảng kê về những văn phòng phẩm cần thiết chocông ty theo từng quý và có kế hoạch mua

- Phối hợp với phòng tài chính và các đơn vị tổ chức kiểm kê tài sản của công

ty hàng năm;

c Công tác phục vụ

- Phối hợp với trạm y tế, nhà ăn thực hiện công tác y tế của công ty theo đúngquy định Kiểm tra vệ sinh môi trường, đảm bảo an toàn thực phẩm, vệ sinh ăn uống,phòng chống dịch bệnh

- Phối hợp với các phòng ban in ấn tài liệu phục vụ cho công việc và công tácgiảng dạy (trung tâm huấn luyện thuyền viên)

- Hỗ trợ tài liệu, nước, thiết bị… cần thiết cho các cuộc họp của công ty; tổchức các sự kiện vui chơi, họp, đại hội… của công ty với khách hàng và nội bộ

2.8 Sự cần thiết của công tác quản lý hành chính văn phòng

Hành chính văn phòng là một bộ phận không thể thiếu của bất kỳ công ty nào,đảm nhiệm các công việc liên quan đến thủ tục hành chính và lễ tân đón khách, tổchức công tác văn thư hỗ trợ cho toàn thể nhân viên, ngoài ta còn có thể tư vấn cholãnh đạo nếu cần thiết Công việc hành chính thường bị nhiều người “coi thường” choràng đó là những công việc giấy tờ nhỏ nhặt Tuy nhiên thực tế, trách nhiệm của mộtnhân viên hành chính khá đa dạng và bao quát

2.9 Các yếu tố ảnh hưởng của công tác quản lý hành chính văn phòng

a Yếu tố xã hội

Trong quá trình giao dịch của công ty với người lao động và các mối quan hệkhác thì mối quan hệ xã hội sẽ phát sinh và ngày càng phong phú thêm, người laođộng ngày càng có cơ hội để đóng góp nhiều hơn cho nhà nước, cán bộ công chứcđược gọi là công bộc của nhân dân, là người phục vụ cho nhân dân Đồng thời trongquá trình hoạt động của công sở thì cán bộ công chức là người thực hiện trực tiếp cácgiao dịch, giải quyết các vấn đề phát sinh trong đời sống cũng như trong hoạt động củanhân dân với công sở

Mọi tổ chức đều có các nguồn lực vật chất do con người vận hành, nhằm đảmbảo thực hiện nhiệm vụ, đạt mục tiêu chung của tổ chức Sức mạnh của tổ chức phụthuộc vào con người, con người chính là nguồn gốc của các nguồn lực khác và là cơ sởcho mọi thành công hay thất bại của tổ chức

b Yếu tố văn hóa

Văn hóa trong cơ quan hành chính nhà nước xuất phát từ chính vai tròcủa cá cơquan hành chính nhà nước trong đời sống xã hội và trong hoạt động của bộ máy nhànước Như vậy văn hóa trong cơ quan hành chính có thể kể đến những khía cạnh sau

17

Quan hệ giữa các cán bộ công chức với nhau trọng thực hiện công việc, cán chuẩnmực xử sự, nghi thức giao tiếp, các phương thức giải quyết các mâu thuẫn trong nhânviên, ý thức chấp hành kỷ luật của cán bộ trong và ngoài công sở, ý thức lãnh đạo điềuhành trong cơ quan hành chính

c Yếu tố con người

Con người là nguồn nhân lực vô cùng quan trọng, ảnh hưởng trực tiếp đến chấtlượng và hiệu quả công việc của công sở cũng như mục tiêu chungcủa tổ chức, nếu cán

bộ công chức nắm bắt tốt công việc thì công việc của tổ chức sẽ được thực hiện thuậnlợi nhanh chóng Để có hiệu điều hành tốt, ngoài việc đầu tư thời gian và nguồn lựccho việc thiết lập các quy trình và xây dựng hệ thống văn bản, yếu tố con người trongviệc quản lý, điều hành là vấn đề tổ chức không được xem nhẹ Một tổ chức dù đượcthiết kế tốt và xây dựng công phu nhưng cán bộ, nhân viên không quan tâm và thựchiện nghiêm túc sẽ không mang lại kết quả như mong muốn

d Yếu tố tổ chức

Tổ chức ở góc độ này là sự thiết lập các cơ cấu với nhiệm vụ xác định và quyđịnh mối quan hệ giữa các bộ phận trong cơ cấu ấy để sự hoạt động của toàn thể cơcấu ấy để sự hoạt động của toàn thể cơ cấu đem lại hiệu quả và mục tiêu đã định Cụthể đó là việc thiết lập các bộ phận, đơn vị, bộ phận và cá nhân trong bộ phận đó, quyđịnh mối quan hệ dọc, ngang giữa các bộ phận nhằm hoàn thành nhiệm vụ của tổ chức,các quy chế làm việc của tổ chức

2.10 Nội dung hoạt động của công tác hành chính văn phòng

- Tập trung theo địa bàn

- Tập trung theo chức năng

* Hành chính văn phòng tập trung theo địa bàn

Hành chính văn phòng tập trung vào một địa bàn nghĩa là: mọi hoạt động hồ sơvăn thư đều phải tập trung vào một địa điểm duy nhất đó là phòng hành chính, dướiquyền quản trị của nhà quản trị hành chính

* Hành chính văn phòng trập trung theo chức năng.

Hành chính văn phòng tập trung theo chức năng nghĩa là các hoạt động hànhchính vẫn đặt tại địa điểm của các bộ phận chuyên môn của nó nhưng

phải được đặt dưới quyền phối hợp, tiêu chuẩn hóa và giám sát của nhà Quản

lý hành chính

nhiều chuyên viên vào công tác quản lý Các chuyênviên này sẽ tham mưu (cố vấn) cho nhà quản trị hành chính về các hoạt động hànhchính văn phòng cho từng bộ phận chuyên môn Nhược điểm: Dễ vi phạm chế độ mộtthủ trưởng nghĩa là lấn quyền các cấp quản trị dụng chohầu hết các doanh nghiệp

b Phân công công việc

- Đảm bảo các điều kiện về cơ sở vật chất phục vụ cho hoạt động của Lãnh đạo

- Phân công nhiệm vụ, xây dựng kế hoạch, triển khai, đôn đốc và kiểm tra viênchức thực hiện các công việc được giao

- Chủ động phối hợp với Trưởng các đơn vị khác để xử lý những vấn đề có liênquan đến những công việc thuộc chức năng, nhiệm vụ của Phòng hành chính

- Chủ trì các cuộc họp của các phòng, quản lý các tài sản được giao cho PhòngHành chính

- Tham dự các cuộc họp của Phòng, quản lý các tài sản được giao cho Phònghành chính

- Giải quyết các công việc khác theo ủy nhiệm của Tổng giám đốc

 Chuyên viên hành chính

- Tổng hợp, soạn thảo các loại văn bản theo sự phân công của lãnh đạo phòng

- Tổng hợp, lên lịch công tác của lãnh đạo Công ty và hoạt động của các đơn vị

B Ph n B ộ ậ Công vi c Hành chính ệ

B Ph n C ộ ậ Công vi c Hành chính ệ

- Tham gia công tác công tác chuẩn bị tổ chức các hoạt động trong năm củacông ty: hội thảo, hội nghị, sự kiện….

- Theo dõi tiến độ thực hiện các văn bản đi và đến của công ty

- Chịu trách nhiệm tham mưu, thực hiện các công tác thường xuyên và đột xuất

có liên quan đến những việc cụ thể sau:

+ Bảo quản và sử dụng con dấu công ty theo quy chế

+ Phân phát công văn của công ty và cấp trên

+ Mua sắm các dụng cụ, vật tư văn phòng phẩm phục vụ toàn công ty

+ Các công tác có tính đột xuất khác theo sự chỉ đạo của Tổng Giám đốc, PhóTổng Giám đốc, Trưởng phòng

- Quyền hạn: Tham mưu cho Trưởng phòng về các lĩnh vực trên

 Văn thư

- Tiếp nhận, đăng ký, chuyển giao văn bản đi đến thông qua phần mềm quản lývăn bản

- Kiểm tra thể thức trước khi phát hành văn bản chính của công ty

- Quản lý và sử dụng con dấu đúng quy định

- Lưu trữ, sắp xếp văn bản khoa học, hợp lý để dễ tìm, dễ thấy, dễ lấy

- Sao in các văn bản tài liệu

- Thực hiện đúng quy chế bảo vệ bí mật văn bản, thông tin của công ty

- Cấp giấy đi đường cho CBCNV đi công tác khi có lệnh của lãnh đạo công ty

- Chịu trách nhiệm tham mưu, thực hiện các công tác thường xuyên và đột xuất

có liên quan đến những việc cụ thể sau:

+ Chăm sóc sức khỏe cho người lao động, theo dõi, thực hiện các chếđộ ốmđau, thai sản, tai nạn lao động trong toàn công ty

+ Đào tạo, bồi dưỡng kiến thức về sức khỏe cho người lao động

+ Đánh máy, văn thư lưu trữ

+ Công tác xuất nhập khẩu vật tư, nguyên liệu cho công ty