HƯỚNG DẪN QUY TRÌNH VĂN BẢN đi, VĂN BẢN đến TẠI UBND XÃ SƠN TRUNG CHỈ RA LỖI PHÁT SINH TRONG QUY TRÌNH QUẢN LÝ VĂN BẢN đi, VĂN BẢN đến CỦA UBND XÃ SƠN TRUNG VÀ BIỆN PHÁP KHẮC PHỤC

Vì vậy, công tác văn thư gắn liền hoạt động của các cơ quan, được coi là công việc quan trọng và cần thiết, có ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng quản lý của Nhà nước và các cơ quan, tổ

BỘ NỘI VỤ

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI

TÊN ĐỀ TÀI: HƯỚNG DẪN QUY TRÌNH VĂN BẢN ĐI, VĂN BẢN ĐẾN TẠI UBND XÃ SƠN TRUNG CHỈ RA LỖI PHÁT SINH TRONG QUY TRÌNH QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI, VĂN BẢN ĐẾN CỦA UBND XÃ

SƠN TRUNG VÀ BIỆN PHÁP KHẮC PHỤC

BÀI TẬP LỚN KẾT THÚC HỌC PHẦN

Học phần: Công tác văn thư

Mã phách:

Hà Nội - 2021

MỞ ĐẦU

Như chúng ta đã biết, công việc soạn thảo và quản lý văn bản đã gắn liền với việc hướng dẫn, điều hành công việc của cơ quan, tổ chức, đơn vị Sự hiệu quả của hoạt động quản lý của các cơ quan và tổ chức phụ thuộc một phần vào công tác văn bản làm tốt hay không Nói cách khác, công việc soạn thảo và quản lý văn bản được coi là một phần không thể thiếu của bộ máy quản lý nói chung và là nội dung đặc biệt quan trọng trong hoạt động của mỗi tổ chức nói riêng Đặc biệt trong công việc văn phòng, việc soạn thảo và quản lý văn bản là điều cần thiết Nó chiếm phần lớn hoạt động của văn phòng Vì vậy, công tác văn thư gắn liền hoạt động của các cơ quan, được coi là công việc quan trọng và cần thiết, có ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng quản lý của Nhà nước và các cơ quan, tổ chức.

Với một cơ quan nhà nước như UBND xã thì việc quản lý văn bản đi, văn bản đến có vai trò hết sức quan trọng Làm tốt công tác quản lý văn bản sẽ góp phần thực hiện tốt ba mục tiêu quản lý: Năng suất, chất lượng và hiệu quả của cơ quan, nếu làm không tốt công tác quản lý văn bản sẽ hạn chế đến kết quả hoạt động quản

lý, làm giảm hiệu lực chỉ đạo điều hành của cơ quan, tổ chức và bộ máy nhà nước nói chung và UBND xã nói riêng.

Chính vì vậy tôi chọn đề tài: “Hướng dẫn quy trình quản lý văn bản đi, văn bản đến tại UBND xã Sơn Trung, chỉ ra lỗi phát sinh trong quy trình quản

lý văn bản đi, văn bản đến của UBND xã Sơn Trung và biện pháp khắc phục”.

Nội dung chính của bài gồm:

I Cơ sở lý thuyết về quy trình quản lý văn bản đi, văn bản đến

II Quy trình quản lý văn bản đi, văn bản đến tại UBND xã Sơn Trung

III Một số giải pháp hoàn thiện quy trình quản lý văn bản đi, văn bản đến tại UBND xã Sơn Trung

MỤC LỤC

MỞ ĐẦU -2

NỘI DUNG -4

1 CƠ SỞ LÝ THUYẾT VỀ QUY TRÌNH QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI, VĂN BẢN ĐẾN -4

1.1 Các khái niệm liên quan đến quản lý văn bản đi, văn bản đến -4

1.2 Quy trình quản lý văn bản đi -5

1.3 Quy trình quản lý văn bản đến -12

2 QUY TRÌNH QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI, VĂN BẢN ĐẾN TẠI UBND XÃ SƠN TRUNG -17

2.1 Khái quát về UBND xã Sơn Trung -17

2.2 Thực trạng quản lý văn bản tại UBND xã Sơn Trung -17

2.3 Một số lỗi phát sinh trong quy trình quản lý văn bản tại UBND xã Sơn Trung -21

3 MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN QUY TRÌNH QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI, VĂN BẢN ĐẾN TẠI UBND XÃ SƠN TRUNG 21

KẾT LUẬN -23

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO -24

Theo PGS.Vương Đình Quyền trong cuốn “Lý luận và phương pháp công tác văn thư” cho rằng: “Văn bản là vật mang tin được ghi bằng một ký hiệu ngôn ngữ” Theo Nghị định 30/2020/NĐ-CP Về công tác văn thư, “Văn bản” là thông tin thành văn được truyền đạt bằng ngôn ngữ hoặc ký hiệu, hình thành trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức và được trình bày đúng thể thức, kỹ thuật theo quy định b) Văn bản đi

Theo Nghị định 30/2020/NĐ-CP Về công tác văn thư, “Văn bản đi” là tất cả các loại văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành.

Văn bản đi phong phú về thể loại, đa dạng về nội dung Đó có thể là các văn bản quy phạm pháp luật như: Nghị định của Chính phủ, Quyết định của Thủ tướng Chính phủ, Thông tư của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ, Chỉ thị, Quyết định của Uỷ ban nhân dân Đó có thể là văn bản hành chính như: Kế hoạch, thông báo, báo cáo, công văn hoặc văn bản chuyên ngành như công hàm, hiệp định, dự toán, hóa đơn, chứng từ Văn bản do cơ quan, tổ chức phát hành và được chuyển giao trong nội bộ cơ quan, không chuyển phát ra bên ngoài cũng được coi là văn bản đi Ngoài ra, văn bản đi còn là văn bản của cơ quan khác gửi đến và cơ quan tiến hành sao lại như Sao y bản chính, sao lục, trích sao phục vụ cho quá trình giải quyết công việc của cơ quan, tổ chức.

c) Văn bản đến

Theo Nghị định 30/2020/NĐ-CP Về công tác văn thư, “Văn bản đến” là tất

cả các loại văn bản do cơ quan, tổ chức nhận được từ cơ quan, tổ chức, cá nhân khác gửi đến.

Văn bản đến từ nhiều cơ quan, tổ chức khác nhau: Loại từ cấp trên gửi xuống

để chi đạo, hướng dẫn; loại từ cấp dưới gửi lên để báo cáo tình hình, đề xuất hoặc xin ý kiến giải quyết một công việc cụ thể; loại do các cơ quan ngang cấp gửi đến

để phối hợp công tác; loại là đom thư của nhân dân gửi đến để góp ý hay khiếu nại,

tố cáo

Là một công cụ và phương tiện quan trọng trong chỉ đạo, điều hành hoạt động của cơ quan, tổ chức, văn bản đến phải được giải quyết triệt để nhằm nâng cao hiệu suất và chất lượng công tác của các cơ quan, tổ chức.

d) Quản lý văn bản

Văn bản là tài sản, là phương tiện hoạt động đặc biệt của cơ quan, tổ chức nên phải được quản lý chặt chẽ Quản lý văn bản chính là việc áp dụng các biện pháp khoa học, nghiệp vụ để nhằm tiếp nhận, chuyển giao nhanh chóng, kịp thời, đảm bảo an toàn văn bản hình thành ừong hoạt động hàng ngày của cơ quan, tổ chúc; lưu giữ văn bản phục vụ cho nhu cầu khai thác và sử dụng

1.2 Quy trình quản lý văn bản đi

1.2.1 Kiểm tra thể thức, kỹ thuật trình bày; ghi số, ngày, tháng, năm của văn bản

a) Kiểm tra thể thức, kỹ thuật trình bày

Mục đích của việc này nhằm đảm bảo văn bản ban hành đúng quy định của Nhà nước, quy chế của cơ quan, không còn sai sót trước khi đến đối tượng tiếp nhận

và giải quyết văn bản.

Trước khi phát hành bản, văn thư cơ quan có trách nhiệm kiểm tra về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản Để văn bản phát hành đảm bảo đúng thề thức và

kỹ thuật trình bày, cơ quan phải phổ biến cho cán bộ, công chức, viên chức những

văn bản quy định về thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày cùa cơ quan có thẩm quyền Căn cứ vào những quy định hiện hành, văn thư cơ quan phải kiểm tra xem văn bản có đảm bảo các yếu tố về thể thức hay không, kỹ thuật trình bày văn bản có đúng theo quy định không; nếu phát hiện sai sót thì báo cáo người có trách nhiệm xem xét, giải quyết Những văn bản không đảm bảo về thể thức, hình thức, kỹ thuật trình bày phải sửa lại truớc khi chuyển giao đến các đối tượng có liên quan.

b) Ghi số ngày, tháng, năm văn bản

Ghi số và ngày tháng văn bản là yêu cầu bắt buộc đối với tất cả văn bản đi Mỗi vàn bản được ghi một số và ngày tháng nhất định Ghi số, ngày tháng năm văn bản giúp cơ quan quản lý chặt chỗ văn bản, giúp cho việc ữa tìm văn bản được nhanh chóng, chính xác và tạo thuận lợi cho việc thống kê, trích dẫn văn bản.

- Ghi số, ký hiệu văn bản

+ Đối với văn bản quy phạm pháp luật

Số của văn bản quy phạm pháp luật do Quốc hội, Uỷ ban thường vụ Quốc hội và các cơ quan Nhà nước có thầm quyền khác ở Trung uơng ban hành được thực hiện theo quy định hiện hành.

Số, ký hiệu của luật, nghị quyết của Quốc hội; pháp lệnh, nghị quyết của Uỷ ban thường vụ Quổc hội được sắp xếp theo thứ tự như sau: Tên loại văn bản, số thứ

tự của văn bản/năm ban hành/tên viết tắt của cơ quan ban hành văn bản và số khoá Quốc hội Ví dụ: Luật số: 80/2015/QH13 (Luật Ban hành văn bản Quy phạm pháp luật của Quốc hội ngày 22/6/2015).

Số của văn bản quy phạm pháp luật khác bao gồm thứ tự đăng ký được đánh theo từng loại văn bản do cơ quan ban hành trong một năm và năm ban hành văn bản đó số được ghi bằng chữ số Ả-rập, bắt đầu từ số 01 vào ngày đầu năm và kết thúc vào ngày 31 tháng 12 hàng năm; năm ban hành phải ghi đầy đủ các số Ví dụ:

2019, 2020.

Ký hiệu của văn bản quy phạm pháp luật hao gồm chữ viết tắt tên loại văn bản và chữ viết tắt tên cơ quan hoặc chức danh Nhà nước (Chủ tịch nước, Thủ tướng Chính phủ) ban hành văn bản.

+ Đối với văn bản hành chính

Số của văn bản quy phạm pháp luật khác bao gồm thứ tự đăng ký được đánh theo từng loại văn bản do cơ quan ban hành trong một năm và năm ban hành văn bản đó số được ghi bằng chữ số Ả-rập, bắt đầu từ số 01 vào ngày đầu năm và kết thúc vào ngày 31 tháng 12 hàng năm; năm ban hành phải ghi đầy đủ các số Ví dụ:

2019, 2021 Ký hiệu của văn bản quy phạm pháp luật hao gồm chữ viết tắt tên loại văn bản và chữ viết tắt tên cơ quan hoặc chức danh Nhà nước (Chủ tịch nước, Thủ tướng Chính phủ) ban hành văn bản.

Ký hiệu của quyết định (cá biệt), chi thị (cá biệt) và của các hình thức văn bản có tên loại khác bao gồm chữ viết tắt tên loại văn bản và chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức hoặc chức danh Nhà nước ban hành văn bản.

Ký hiệu của công văn bao gồm chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức hoặc chức danh Nhà nước ban hành công văn và chữ viết tắt tên đơn vị soạn thảo hoặc chủ trì soạn thảo công văn đó.

- Ghi ngày, tháng, năm văn bản

Ngày, tháng, năm văn bản quy phạm pháp luật khác và văn bản hành chính là ngày, tháng, năm văn bản được ban hành.

1.2.2 Đăng ký văn bản đi

Đăng ký văn bản đi (hay vào sổ văn bản đi) là công việc bắt buộc phải thực hiện trước khi chuyển giao văn bản đến các đối tượng có liên quan Hiện nay việc đăng ký văn bản đi thường áp dụng hai hình thức: Đăng ký truyền thống (bằng sổ), đăng ký văn bản bằng Hệ thống.

- Đăng ký bằng sổ

Hướng dẫn ghi:

(1) Tên cơ quan (tổ chức) chủ quản cấp trên trực tiếp (nếu có);

(2) Tên cơ quan (tổ chức) hoặc đơn vị (đối với số của đom vị);

(3) Năm mở sổ đăng ký vàn bản đi;

(4) Ngày, tháng bắt đầu và kết thúc đăng ký văn bản trong quyển sổ;

(5) Số thứ tự đăng ký văn bản đi đầu tiên và cuối cùng trong quyển sổ;

Đối với văn bản mật đi: Dựa vào thông tư 24/2020/TT-BCA ngày 10/3/2020

về việc Ban hành biểu mẫu sử dụng trong công tác Bảo vệ bí mật Nhà nước.

1.2.3 Nhân bản, đóng dấu, kí số của cơ quan tổ chức và dấu chỉ mức độ mật, mức độ khẩn

b) Đóng dấu văn bản đi

- Đóng dấu cơ quan lên văn bản

Theo quy định hiện hành, việc đóng dấu lên văn bản phải tuân thủ các quy định sau:

+ Văn thư cơ quan phải tự tay đóng dấu vào các văn bản, giấy tờ của cơ quan, tổ chức;

+ Không giao con dấu cho người khác khi chưa được phép bằng văn bản của người có thẩm quyền;

+ Dấu của cơ quan chỉ được phép đóng vào các văn bản đã có chữ ký hợp lệ của người có thẩm quyền Tuyệt đối không được đóng dấu vào giấy ừắng (đóng dấu khống).

+ Những văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành phải đóng dấu của cơ quan,

+ Việc đóng dấu giáp lai, đóng dấu nổi trên văn bản, tài liệu chuyên ngành và phụ lục kèm theo được thực hiện theo quy định của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan

quản lý ngành Dấu giáp lai được đóng vào khoảng giữa mép phải của văn bản hoặc phụ lục văn bản, trùm lên một phần các tờ giấy; mỗi dấu đóng tối đa 05 trang văn bản.

- Đóng dấu chỉ mức độ mật, dấu chỉ mức độ khẩn

Đóng dấu chi mức độ Khẩn:

Tùy theo mức độ cần được chuyển phát nhanh, văn bản được xác định độ khẩn theo bốn mức sau: “Khẩn”, “Thượng khẩn” ,“Hỏa tốc”, “Hỏa tốc hẹn giờ”, việc đóng dấu chi các mức độ khẩn trên văn bản do đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo văn bản đề xuất mức độ khẩn trình người ký vàn bản quyết định.

Dấu độ khẩn được đóng dưới số, ký hiệu (đối với văn bản có tên loại) hoặc đóng dưới trích yếu nội dung đổi với công văn Mực để đóng dấu độ khẩn dùng màu đỏ tươi.

Đóng dấu chi mức độ Mật:

Căn cứ vào Danh mục bí mật nhà nước đã được cấp có thẩmquyền quyết định, khi soạn thảo tài liệu có nội dung bí mật nhànước, người soạn thảo tài liệu phải đề xuất độ mật của từng tài liệu; người duyệt ký tài liệu có trách nhiệm quyết định việc đóng dấu độ mật (Tuyệt mật, Tối mật, Mật) và phạm vi lưu hành tài liệu mang bí mật nhà nước.

Dấu thu hồi tài liệu mang bí mật nhà nước sử dụng trong trường hợp tài liệu mật chi được phát ra trong một thời hạn nhất định, nguời sử dụng chi được sử dụng trong thời hạn đó rồi nộp lại cho nơi phát tài liệu Khi đóng dấu “Tài liệu thu hồi” vào tài liệu phát ra, ở dòng thời hạn phải ghi rõ thời gian thu hồi tài liệu trước ngày, giờ cụ thể.

Dấu “Chi người có tên mới được bóc b ì” sử dụng trong trường hợp chuyển tài liệu, vật mang bí mật nhà nước độ Tuyệt mật mà chi người nhận mới được bóc bì để bảo đảm bí mật của tài liệu, ngoài bì ghi rõ tên người nhận, bộ phận chuyển tài liệu phải chuyển tận tay người có tên trên bì.

Mực dùng để đóng các loại con dấu trên là mực màu đỏ tươi.

1.2.4 Làm thủ tục phát hành, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi

a) Phát hành văn bản đi

Thông thường văn bản của cơ quan trước khi chuyển đến cho các đối tượng

có liên quan phải được để trong bì cẩn thận nhằm tránh thất lạc và tiết lộ thông tin Phong bỉ gửi văn bản phải làm bằng giấy bền, dai, ngoài không nhìn rõ chữ bên trong, không bị ẩm ướt, rách, mủn Tùy theo số lượng văn bản đi nhiều hay ít và độ dày của văn bản mà lựa chọn bì cho thích hợp.

Văn bản sau khi có chữ ký, được đỏng dấu, ghi số, ký hiệu, ngày tháng và đăng ký vào sổ phải được gửi ngay đến các đối tượng có liên quan.

Trường hợp cơ quan, tổ chức có số lượng văn bản đi được chuyển giao nội

bộ nhiều và việc chuyển giao văn bản được thực hiện tập trung tại Văn thư thì phải lập sổ chuyển giao riêng.

b) Theo dõi việc chuyển phát văn bản đi

Lập Phiếu gửi để theo dõi việc chuyển phát văn bản đi theo yêu cầu của người ký văn bản Việc xác định những văn bản đi cần lập Phiếu gửi do đơn vị hoặc

cá nhân soạn thảo văn bản đề xuất, trình người ký văn bản quyết định.

Đối với những văn bản đi có đóng dấu Tài liệu thu hồi, phải theo dõi, thu hồi đúng thời hạn; khi nhận lại, phải kiểm tra, đối chiếu để bảo đảm văn bản không bị thiếu hoặc thất lạc.

Trường hợp phát hiện văn bản bị thất lạc, phải kịp thời báo cáo người có trách nhiệm xem xét, giải quyết.

Đối với tài liệu mật: Nơi gửi và nơi nhận phải tổ chức kiểm tra, đối chiếu nhằm phát hiện những sai sót, mất mát để xù lý kịp thời; việc giao nhận phải được ghi đầy đủ vào sổ theo dõi riêng, người nhận phải ký nhận.

1.2.5 Lưu văn bản đi

a) Đối với bản giấy

Bản gốc lưu tại văn thư cơ quan và phải được đóng dấu ngay sau khi phát hành, sắp xếp theo thứ tự đăng ký.

Bản chính văn bản lưu tại hồ sơ công việc

b) Đối với văn bản điện tử

Bản gốc văn bản điện tử lưu hệ thống cơ quan tổ chức ban hành

Nếu cơ quan có hệ thống chưa đáp ứng văn thư cơ quan tạo bản chính văn bản giấy và lưu tại văn thư và hồ sơ công việc

c) Sắp xếp bảo quản bản lưu

Tập lưu được hình thành vào cuối tháng, quý, năm

Sắp xếp các tập theo thứ tự nhỏ đến lớn.

1.3 Quy trình quản lý văn bản đến

1.3.1 Tiếp nhận văn bản đến

a) Đối với văn bản giấy

Khi tiếp nhận văn bản đến từ mọi nguồn, trong giờ hoặc ngoài giờ làm việc, văn thư hoặc người được giao nhiệm vụ tiếp nhận văn bản đến phải kiểm tra sơ bộ

về số lượng, tình trạng bi, dấu niêm phong (nếu có), kiểm tra, đối chiếu với nơi gửi trước khi nhận và ký nhận.

Trường hợp phát hiện thiếu, mất bì, tình trạng bì không còn nguyên vẹn hoặc văn bản được chuyển muộn hơn thời gian ghi trên bì (đối với bì văn bản có đóng

“HỎA TỐC HẸN GIỜ” ), Văn thư hoặc người được giao nhiệm vụ tiếp nhận văn bản đến phải báo cáo ngay người có ưách nhiệm; trường hợp cần thiết; phải lập biên bản với người chuyền văn bản.

b) Đối với văn bản điện tử

Văn thư cơ quan kiểm tra tính xác thực và toàn vẹn của văn bản điện tử và thực hiện tiếp nhận trên hệ thống.

Văn thư văn thư kiểm tra về số lượng văn bản, số trang của mỗi văn bản; nếu phát hiện có sai sót, phải kịp thời thông báo cho nơi gửi hoặc báo cáo người có trách nhiệm xem xét, giải quyết.

c) Phân loại sơ bộ, bóc bì văn bản đến

Các bì văn bản đến được phân loại và xử lý như sau:

Loại phải bóc bỉ: các bì văn bản đến gửi cho cơ quan, tổ chức.