TIỂU LUẬN CUỐI kỳ môn học HÀNH VI tổ CHỨC amelia nhận xét về gina như vậy là đúng hay sai bạn có khuyến nghị gì đối với tình huống của gina

Đồng thời, tôi không cảm thấy thoải mái khi chia sẻ những ý tưởng với nhóm về các giải pháp không phải là “hiện trạng” của chúng tôi và được hầu hết các thành viên trong nhóm đồng ý.. Tô

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC SƯ PHẠM KỸ THUẬT TP HỒ CHÍ MINH

BẢNG PHÂN CÔNG NHIỆM VỤ

NHÓM 2

Mức độ hoàn thành

Chữ ký

1 Nguyễn Quỳnh Anh 20124444 Câu 3 100%

2 Lê Phùng Quốc Linh 20124373

Câu 1 + Tổng hợp tiểu luận

100%

3 Đỗ Đoàn Hồng

4 Phạm Thị Thu Thảo 20124407 Câu 1 100%

5 Lê Thị Minh Thư 20124414 Câu 3 100%

6 Nguyễn Ngọc Trân 20124140 Câu 2 100%

7 Trần Thị Cẩm Tú 20124121 Câu 2 +

Làm bìa 100%

Ghi chú:

Tỷ lệ = 100% mức độ hoàn thành của các bạn trong nhóm

Nhóm trưởng: Lê Phùng Quốc Linh

Nhận xét của giảng viên

Chữ ký

Nguyễn Thị Thanh Thúy

MỤC LỤC

PHẦN ĐỀ 5

I NỘI DUNG TÌNH HUỐNG 5

PHẦN NỘI DUNG 1

II GIẢI QUYẾT TÌNH HUỐNG 1

1 Mô tả và giải quyết vấn đề câu 1 1

1.1 Mô tả tình huống 1

1.2 Đưa ra khuyến nghị để khắc phục vấn đề của nhóm Jenna 3

2 Phân tích tình huống và đưa ra khuyến nghị câu 2 5

2.1 Tìm hiểu về cảm xúc 5

2.2 Phân tích tình huống 6

2.3 Khuyến nghị dành cho tình huống 7

3 Hoạch định các phong cách lãnh đạo 7

3.1 Phong cách lãnh đạo tự do 7

3.2 Phong cách lãnh đạo độc đoán 11

3.3 Phong cách lãnh đạo dân chủ: 13

TÀI LIỆU THAM KHẢO 16

PHẦN ĐỀ

I NỘI DUNG TÌNH HUỐNG

Các nhóm thực hiện giải quyết ba tình huống sau:

1 Jenna Downey là kỹ sư của một nhóm đa chức năng tại Ford Motor Company Hai năm trước, nhóm đã hợp tác với nhau để phát triển một chiếc xe tải hybrid mới Vài ngày trước, Jenna đã phàn nàn với người quản lý của mình rằng cô ấy không cảm thấy dự án đang diễn ra tốt đẹp

Khi được hỏi tại sao, Jenna nói như sau: “Đội ngũ của chúng tôi đã trở nên trì trệ Chúng tôi không tư duy theo cách chúng tôi đã từng làm Chúng tôi chỉ ngồi trong phòng và xem qua các thiết kế Ngoài ra, thay vì suy nghĩ sáng tạo vượt ra những tư duy bình thường hoặc đóng vai trò phản biện, chúng tôi nói chuyện về các vấn đề không liên quan (vd: thời tiết, tin tức thời sự) và đưa ra quyết định giống như chúng tôi luôn đưa ra trước đây Đồng thời, tôi không cảm thấy thoải mái khi chia sẻ những ý tưởng với nhóm về các giải pháp không phải là “hiện trạng” của chúng tôi và được hầu hết các thành viên trong nhóm đồng ý Chúng tôi đang thực hiện dự án tuyệt vời này, tuy nhiên, không ai sẵn sàng chấp nhận bất kỳ rủi ro nào hoặc đưa ra ý kiến mà không phải ai cũng thích Tôi không biết liệu mình có thể ở lại đội này hay không.”

Dựa trên hiểu biết của bạn về việc ra quyết định của nhóm và những nhận xét của Jenna ở trên, bạn nghĩ điều gì đang xảy ra trong nhóm của Jenna khiến cô ấy không hài lòng với trải nghiệm? Cung cấp ÍT NHẤT hai khuyến nghị về những

gì Jenna có thể làm để loại bỏ những vấn đề này

2 Amelia là một quản lý của ba nhân viên Cô nhận thấy rằng một trong những cấp dưới lâu năm của mình, Gina (người đã làm việc với công ty được 8 năm), có vẻ rất xa cách với các thành viên khác trong nhóm Trên thực tế, cô ấy thậm chí còn

tỏ ra lạnh lùng với bất cứ ai mà cô ấy tương tác Khi Amelia yêu cầu Gina vào văn phòng của cô ấy và tỏ ra lo lắng về trạng thái tâm trạng của Gina, Gina trả lời: “Chỉ là tôi còn rất nhiều điều trong cuộc sống của mình Tôi đến đây và đó

là về công việc, điều đó là tốt Thành thật mà nói, tôi không có nhu cầu giao tiếp gần gũi với bất kỳ ai, tôi là một cá thể độc lập và sống cho riêng mình.” Amelia trả lời, “Gina, bạn không thể như vậy" Dựa trên sự hiểu biết của bạn về cảm xúc,

Amelia nhận xét về Gina như vậy là đúng hay sai? Bạn có khuyến nghị gì đối với tình huống của Gina?

3 Dựa trên các lý thuyết về phong cách lãnh đạo, nhóm bạn hãy hoạch định ÍT NHẤT BỐN tình huống cụ thể để áp dụng các phong cách này

1

PHẦN NỘI DUNG

II GIẢI QUYẾT TÌNH HUỐNG

1 Mô tả và giải quyết vấn đề câu 1

1.1 Mô tả tình huống

Nhóm là một tập hợp gồm nhiều người từ 2 đến 3 người trở lên với những khả năng, trình độ, chuyên môn, năng lực và nền tảng giáo dục khác nhau hợp tác hỗ trợ nhau vì mục tiêu chung nào đó Các thành viên trong nhóm bổ trợ nhau, phụ thuộc thông tin, công việc của nhau để thực hiện phần việc của mình

Mục tiêu cá nhân khó hoặc không có khả năng làm được lúc này nhóm sẽ hình thành Nhóm sẽ giải quyết các vấn đề đòi hỏi nhiều kỹ năng Một người không thể giỏi cùng một lúc nhiều việc Chỉ có tập thể mới đảm nhận được điều đó Nhóm là lựa chọn tốt nhất đối với mục tiêu phức tạp Tuy nhiên, làm việc nhóm không phải lúc nào cũng suôn sẻ sẽ có lúc gặp những lỗi: không biết lắng nghe, không tôn trọng các thành viên trong nhóm, thụ động, ỷ lại vào người khác, thiếu ý thức khi làm việc nhóm, không biết cách xây dựng niềm tin, kỹ năng giao tiếp kém, tương tác kém, ngại va chạm

Bất kể là loại hình nhóm nào, thì mục tiêu ban đầu của việc tham gia vào nhóm luôn là nhằm hoàn thành mục tiêu mà bản thân và nhóm đặt ra, và kết quả của làm việc nhóm phải hiệu quả hơn so với làm việc cá nhân Để một nhóm hoạt động hiệu quả thì các quyết định nhóm đóng vai trò rất quan trọng Nhóm có các quyết định đúng đắn sẽ hoạt động rất hiệu quả và ngược lại, nếu các quyết định nhóm là sai lầm sẽ khiến cho

cả nhóm gặp rắc rối Trong Quản lý Kinh doanh, Ra quyết định nhóm là một quá trình các thành viên trong nhóm tham gia làm việc, phân tích, xem xét các vấn đề tình huống

và đánh giá các phương thức hành động thay thế khác nhau để chọn ra phương pháp thay thế tốt nhất làm giải pháp Trong trường hợp của nhóm Jenna, khi Jenna nói: “Đội ngũ của chúng tôi đã trở nên trì trệ” điều đó cho thấy hiện nay nhóm của họ đang hoạt động không có hiệu quả và họ đã có những sai lầm trong việc đưa ra các quyết định cho nhóm mình

Trong quá trình đưa ra các quyết định nhóm, mọi người thường sẽ bắt gặp hai hiện tượng, đó là “Groupthink” and “Groupshift”

"Groupthink" là hiện tượng thường thấy trong việc ra quyết định Nó thể hiện cho các tình huống mà sự phù hợp trong nhóm ngăn cản nhóm đánh giá một cách

2

nghiêm túc các quan điểm bất thường, thiểu số hoặc không phổ biến Từ đó làm giảm hiệu suất của nhóm

Khi nhóm mắc hiện tượng "Groupthink", nhóm sẽ xuất hiện các biểu hiện sau đây:

Các thành viên nhóm hợp lý hóa cho các giả định mà họ đã đưa ra bằng cách biện minh cho nó khi đối mặt với sự phản bác

Đa số các thành viên gây áp lực trực tiếp lên những người bày tỏ nghi ngờ về quan điểm được chia sẻ hoặc phương án thay thế được đa số ủng hộ

Các thành viên có nghi ngờ hoặc quan điểm khác giữ im lặng về những nghi ngờ

đó

Nhóm xuất hiện cảm giác sai lầm rằng mọi các thành viên đều nhất chí đồng ý với quyết định

“Group Shift” là hiện tượng mà khi phải ra lựa chọn một trong những giải pháp

để đi đến quyết định, các thành viên có xu hướng đề cao tầm quan trọng của giải pháp bản thân đưa ra, việc này khiến mọi người hành động trở nên bảo thủ hơn và gây nhiều rủi ro hơn

Theo lời phàn nàn của Jenna với người quản lý về tình trạng của nhóm, thì nhóm

họ đang gặp phải hiện tượng "Groupthink"

Một nhóm lý tưởng là mọi người cùng thảo luận, giao tiếp, tư duy sáng tạo để cố gắng tìm ra phương pháp thay thế cho vấn đề Trong tình huống trên, Jenna cảm thấy không hài lòng khi phải làm việc trong nhóm đã đạt đến trạng thái bão hoà, mọi người

bị mắc kẹt trong lối tư duy cũ đã không thích hợp với cách làm việc hiện nay và không

có sự phát triển sáng tạo nào khác trong nhóm

Jenna nhận ra rằng: “Chúng tôi không tư duy theo cách chúng tôi đã từng làm Chúng tôi chỉ ngồi trong phòng và xem qua các thiết kế.” Là một kỹ sư đa chức năng đang thực hiện phát triển một loại xe mới thì kiến thức chuyên môn, các thông số kỹ thuật và các thử nghiệm thực tế là cơ sở để Jenna quyết định có thực hiện chế tạo và sản xuất sản phẩm này hay không Nhưng hiện tại, nhóm của họ không dựa trên những yếu

tố đó mà chỉ dựa vào các bản thiết kế được đưa đến, lựa chọn và đưa ra quyết định

Các thành viên "thay vì suy nghĩ sáng tạo vượt ra những tư duy bình thường hoặc đóng vai trò phản biện, chúng tôi nói chuyện về các vấn đề không liên quan (vd: thời tiết, tin tức thời sự) và đưa ra quyết định giống như chúng tôi luôn đưa ra trước đây."

3

Việc lựa chọn nhanh chóng với sự đồng thuận cao của các thành viên trong nhóm khiến

họ có thắc mắc hay nghi ngờ đối với quyết định cảm thấy áp lực và bắt đầu nghi ngờ bản thân, họ không biết thắc mắc của mình có đúng không

Từ áp lực trên, Jenna và những thành viên có “những ý tưởng với nhóm về các giải pháp không phải là “hiện trạng” của chúng tôi” trở nên khó có thể nói ra Phần thiểu

số có thắc mắc và ý kiến sẽ cảm thấy bản thân khác biệt với mọi người trong nhóm, sợ

sẽ bị phản bác và làm mất thời gian của tập thể mà giữ bản thân im lặng Việc "không

ai sẵn sàng chấp nhận bất kỳ rủi ro nào hoặc đưa ra ý kiến mà không phải ai cũng thích"

là vấn đề của Jenna nói riêng và các thành viên nhóm nói chung

Đối mặt với hiện trạng không ai đưa ra ý kiến phản đối nào với quyết định của nhóm, khiến cho mọi người trong nhóm của Jenna có ảo tưởng rằng mọi người đều nhất trí với ý kiến đã đưa ra, khiến họ nghĩ kế hoạch đó đã tốt khiến cho họ không có cơ hội hoàn thiện nó Từ đó, việc tiến hành thực hiện quyết định đó trở nên khó khăn, công việc của họ mắc nhiều sai sót, khiến kế hoạch bị trì trệ, tiêu tốn nhiều thời gian, chi phí hơn để khắc phục các sai sót đó

Nhóm không có lãnh đạo cấp cao hoặc người quản lý điều hành để hướng dẫn hoặc động viên họ Đây có thể là 1 trong những lý do chính dẫn đến sự trì trệ và tinh thần xuống thấp của các thành viên trong nhóm Trong giai đoạn xây dựng dự án, cần

có một nhà quản lý hoặc nhà lãnh đạo thực hiện quyền lực, kiến thức, sức thu hút của mình đối với nhân viên để khuyến khích hoặc thúc đẩy họ làm việc tốt hơn Đây có thể

là lý do khác khiến Jenna không hài lòng

1.2 Đưa ra khuyến nghị để khắc phục vấn đề của nhóm Jenna

Khuyến nghị 1:

Jenna tiến hành bầu ra một người nhóm trưởng Nhóm trưởng phải thỏa các điều kiện là: công bằng với mọi người, có kiến thức chuyên môn về lĩnh vực của nhóm, có khả năng đưa ra các câu hỏi phản biện khi đối diện với các bản kế hoạch Khi nhóm trưởng công bằng, mọi thành viên trong nhóm đều có cơ hội để đưa ra ý kiến của bản thân, nhóm trưởng sẽ không quyết định một cách chủ quan khi chưa có sự đóng góp ý kiến của tất cả mọi người Khi có ai đó đưa ra kế hoạch, nhóm trưởng sẽ là người xem xét và đánh giá các thông tin trong bản kế hoạch và mở đầu phản biện những sai sót của

kế hoạch, điều đó sẽ khuyến khích mọi người trong nhóm phát biểu ý kiến của mình,

4

khiến họ không cảm thấy áp lực khi trình bày ý kiến và thắc mắc của bản thân Đồng thời, việc nhóm trưởng có kiến thức chuyên môn có thể xem xét được đâu là thắc mắc đúng đắn và cần phải nghe theo

Khuyến nghị 2:

Nếu không thể chọn ra một nhóm trưởng phù hợp, Jenna nên đặt ra các chỉ tiêu

rõ ràng cho một bản kế hoạch và buộc nhóm phải đề ra một kế hoạch dự phòng cho những rủi ro có thể xảy ra Từ những quy định đó, nhóm của Jenna có thể tiến hành phân tích kế hoạch đó cần phải thêm những điều gì để hoàn thiện và các rủi ro có thể xảy ra khi tiến hành Khi xem xét đến các rủi ro có thể xảy ra trong một bản kế hoạch mọi người sẽ phải nghĩ cách loại bỏ những rủi ro đó Cách giải quyết rủi ro không phải

là ý kiến mà một người có thể nghĩ ra mà phải xem xét đến nhiều khía cạnh của kế hoạch Việc này tạo điều kiện cho Jenna và nhóm cô có thể tư duy như lúc trước, dễ dàng đưa ra các ý kiến cá nhân, không cần cảm thấy áp lực khi có nhiều người tán thành một ý kiến Kế hoạch dự phòng là giải pháp khắc phục cho những sai lầm của kế hoạch khi đưa ra được kế hoặc dự phòng thì nghĩa là bản kế hoạch của nhóm Jenna đã khá hoàn thiện với thông tin và kiến thức của nhiều người, dựa trên các quan điểm khác nhau để tìm ra các rủi ro, và cuối cùng nó là sản phẩm chung của cả nhóm, mọi người

sẽ đều đồng ý với nó

Khuyến nghị 3:

Chọn các thành viên có ý kiến đa dạng không đồng nhất để tạo thành nhóm, để tránh việc thiên lệch về một phương án thay thế Các thành viên có quan điểm trái ngược nhau có thể chống lại thành kiến hiệu quả hơn Trong các dự án, khi cố gắng hoàn thành các nhiệm vụ phức tạp đòi hỏi các kỹ năng và quan điểm đa dạng, chẳng hạn như nghiên cứu và thiết kế quy trình, các nhóm không đồng nhất hoạt động tốt hơn các nhóm đồng nhất Ngoài ra, Jenna cũng có thể giảm số lượng thành viên nhóm hoặc chia nhóm lớn thành các nhóm nhỏ với các chức năng nhiệm vụ khác nhau để tránh dẫn đến hỗn loạn

và làm việc hiệu quả hơn Các nhóm lớn thường đưa ra nhiều quyết định thiên lệch Theo nghiên cứu nhóm có bảy thành viên trở lên thường xảy ra nhiều vấn đề trong nội

bộ và các quyết định thiên lệch Duy trì một nhóm từ ba đến năm thành viên sẽ giúp tăng độ phù hợp của nhóm và hiệu quả làm việc

5

Khuyến nghị 4: Nếu bản thân Jenna sau khi đã nỗ lực làm những điều trên mà không

làm được, cô ấy nên nói chuyện với quản lý và yêu cầu quản lý mở một cuộc họp với mục đích xác định các vấn đề hiện tại của nhóm Lên kế hoạch để giải quyết các vấn đề được đề ra, xác định và khắc phục các rào cản, thiếu sót để hoàn thành nhiệm vụ Đặt lại mục tiêu cho nhóm cũng như các quy định chung của nhóm, viết bản cam kết đã biết

và chấp nhận các nội dung mà cuộc họp đề ra có chữ ký của các thành viên Đánh giá

việc thực hiện giải pháp theo thời gian nhất định, như hằng tháng, hằng quý, hằng năm

2 Phân tích tình huống và đưa ra khuyến nghị câu 2

2.1 Tìm hiểu về cảm xúc

Theo Don Hockenbury và Sandra E Hockenbury, cảm xúc là một trạng thái tâm

lý phức tạp bao gồm ba thành phần riêng biệt: trải nghiệm chủ quan, phản ứng sinh lý

và phản ứng hành vi hoặc biểu cảm

Những cảm xúc tích cực như niềm vui, tình yêu và kết quả bất ngờ từ phản ứng của chúng ta đối với các sự kiện mong muốn Tại nơi làm việc, những cảm xúc này có được đạt được mục tiêu hoặc nhận được lời khen ngợi từ cấp trên Các cá nhân trải qua một cảm xúc tích cực có thể cảm thấy yên bình, hài lòng và bình tĩnh Kết quả là, nó có thể khiến bạn cảm thấy thỏa mãn và hài lòng Cảm xúc tích cực đã được chứng minh là loại bỏ một người lạc quan, và trạng thái cảm xúc tích cực có thể làm cho những thách thức khó khăn cảm thấy có thể đạt được hơn

Những cảm xúc tiêu cực như giận dữ, sợ hãi và buồn bã có thể xuất phát từ những

sự kiện không mong muốn Tại nơi làm việc, những sự kiện này có thể bao gồm việc không nghe ý kiến của bạn, thiếu kiểm soát đối với môi trường hàng ngày của bạn và tương tác khó chịu với đồng nghiệp, khách hàng và cấp trên Cảm xúc tiêu cực đóng một vai trò trong quá trình xung đột, với những người có thể kiểm soát cảm xúc tiêu cực của họ thấy mình có ít xung đột hơn so với những người không

Khi bạn đang ở trong một tâm trạng tồi tệ, bạn có khả năng tham gia vào các hoạt động khiến bạn luôn trong tâm trạng đó Việc cô lập bản thân hoặc phàn nàn với mọi người xung quanh chỉ là một vài trong số những “hành vi tâm trạng xấu” và khiến bạn bế tắc

Bạn phải có hành động tích cực nếu bạn muốn cảm thấy tốt hơn Hãy nghĩ về những điều bạn làm khi bạn cảm thấy hạnh phúc Làm những điều đó khi bạn đang ở trong một tâm trạng xấu và bạn sẽ bắt đầu cảm thấy tốt hơn