Quản trị quá trình đàm phán để ký kết hợp đồng nhập khẩu hóa chất từ thị trường trung quốc tại công ty cổ phần đầu tư và phát triển công nghệ niềm tin việt

Kết cấu luận văn tốt nghiệp Ngoài lời mở đầu, danh mục bảng biểu, danh mục sơ đồ, hình vẽ, danh mục từ viết tắt, tài liệu tham khảo và phụ lục thì luân văn bao gồm bốn chương: - Chương

Chương I TỔNG QUAN NGHIÊN CỨU VỀ QUẢN TRỊ QUÁ TRÌNH ĐÀM PHÁN

ĐỂ KÝ KẾT HỢP ĐỒNG NHẬP KHẨU TRONG HOẠT ĐỘNG KINH

DOANH XUẤT NHẬP KHẨU CỦA DOANH NGHIỆP

1.1 Tính cấp thiết nghiên cứu đề tài

1.1.1 Xu thế toàn cầu hóa và sự cấp thiết của quản trị quá tình đàm

phán

Trong thời đại ngày nay, nền kinh tế thế giới nói chung và nền kinh tế Việt Nam nói riêng đang đứng trước những cơ hội, đồng thời đang phải đối mặt với những thách thức Xu hướng toàn cầu hóa và khu vực hóa diễn ra ở nhiều nước trên thế giới, nền kinh tế Việt Nam cũng đang hòa mình vào với nền kinh tế thế giới Việt Nam đã tham gia vào các tổ chức như khu vực thương mại tự do ASEAN, tổ chức thương mại thế giới WTO, ký kết các hiệp định song phương và đa phương với nhiều nước khác nhau trên thế giới

Một trong những mắt xích quan trọng trong quá trình tham gia hội nhập kinh tế quốc tế là hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu Hoạt động nhập khẩu giữa hai bên bị ràng buộc bởi hợp đồng Tuy nhiên trước khi có bản hợp đồng thì các bên phải tiến hành công việc đàm phán Việc đàm phán để có được bản hợp đồng việc ký kết hợp đồng không p hải là một công việc dễ dàng Cho đến nay vẫn còn nhiều bất cập Để các doanh nghiệp Việt Nam có lợi thế trên bàn đàm phán và tránh thua thiệt trong kinh doanh quốc tế thì thực tế đòi hỏi cần phải nghiên cứu nó một cách hệ thống Trong môi trương cạnh tranh như hiện nay nếu thiếu những kiến thức về kỹ năng đàm phàn, ký kết hợp đồng, soạn thảo về Tiếng Anh, Tiếng Việt Cách thức giải quyết tranh chấp với đối tác nước ngoài, các doanh Việt Nam có thể gặp phải những thua thiệt nghiêm trọng

Thực tế cho thấy nhiều hoạt động trị giá hàng triệu USD đã tuột khỏi tay các doanh nghiệp Việt Nam Vì thiếu kiến thức về đàm phán, nhiều doanh nghiệp đã phải bồi thường những khoản tiền lớn trong tranh chấp với đối tác nước ngoài vì thiếu kinh nghiệm trong việc ký kết hợp đồng

1.1.2 Công ty Cổ phần Đầu tư và Phát triển Công nghệ Niềm Tin Việt (Vietrust JSC) và đề tài nghiên cứu:

Công ty Cổ phần Đầu tư và Phát triển Công nghệ Niềm Tin Việt (Vietrust JSC) được thành lập theo ngày 02/07/2003 theo giấy p hép kinh doanh số 21.03.000038 do Sở Kế hoạch và đầu tư tỉnh Bắc Ninh cấp Vietrust JSC đã đầu tư xây dựng nhà máy tại khu công nghiệp Tiên Sơn, huyện Tiên Du, tỉnh Bắc Ninh Có văn phòng đại diện tạ i số 42 Tô Hiến Thành, Hai Bà Trưng, Hà Nội Công ty có hệ thống p hân p hối thông qua gần 800 cửa hàng và đại lý tấm lợp mang thương hiệu Tonmat tại hầu hết các tỉnh thành từ miền Bắc tới miền Trung

Tonmat là thương hiệu tấm lợp kim loại cách âm, cách nhiệt đầu tiên tại Việt Nam Mặc dù tuổi đời còn non trẻ nhưng uy tín và tiếng tăm của sản phẩm Tonmat được khẳng định bằng sự tin cậy của người tiêu dùng cả nước

và sự hiện diện rộng rãi trên nhiều công trình trọng điểm Tiên p hong trong ngành công nghệ sản xuất tấm lợp kim loại sử dụng công nghệ PU (công nghệ

sử dụng hóa chất Polyurethane) làm chất cách âm, cách nhiệt, nhưng Tonmat không tránh khỏi những khó khăn và sự cạnh tranh ngày một gay gắt Một trong những khó khăn của công ty là nhập khẩu nguyên liệu sản xuất

Nguyên liệu sản xuất là hóa chất tổng hợp PU (Polyurethane) và giấy

PP (Polyether Polyols) phải nhập khẩu từ các nhà cung ứng nước ngoài và

để đảm bảo chất lượng sản phẩm, tiến độ quá trình sản xuất kinh doanh thì vấn đề đảm bảo nguồn cung ứng, chất lượng nguồn nguyên liệu, nguồn nguyên liệu về cảng nhanh chóng, kịp thời là hết sức cần thiết Trong quá trình nhập khẩu nguyên liệu tại Vietrust JSC thì thanh toán bằng p hương

thức tín dụng chứng từ được sử dụng 100% trong các hợp đồng nhập khẩu nguyên liệu

Đối với công ty Cổ phần Đầu tư và phát triển Công nghệ Niềm Tin Việt là một doanh nghiệp hoạt động sản xuất kinh doanh và hiệu quả của quá trình đàm phán ký kết hợp đồng nhập khẩu có ảnh hưởng trực tiếp đến kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty

Từ việc nhận thức được tầm quan trọng của vấn đề này nên em chọn

đề tài:

“Quản trị quá trình đàm phán để ký kết hợp đồng nhập khẩu hóa chất

từ thị trường Trung Quốc tại công ty Cổ phần Đầu tư và p hát triển Công nghệ Niềm Tin Việt”

1.2 Xác lập và tuyên bố vấn đề trong đề tài

Dựa trên cơ sở những kiến thức đã được học và qua thời gian tìm hiểu thực tế cũng như những tài liệu thu thập được, em đã chọn đề tài

“Quản trị quá trình đàm phán để ký kết hợp đồng nhập khẩu hóa chất

từ thị trường Trung Quốc tại công ty Cổ phần Đầu tư và p hát triển Công nghệ Niềm Tin Việt”

làm đề tài nghiên cứu cho luận văn tốt nghiệp của mình

1.3 Các mục tiêu nghiên cứu

Thông qua việc nghiên cứu luận văn này, em muốn đống góp một số

đề xuất nhằm quản trị quá trình đàm phán để ký kết hợp đồng nhập khẩu hóa chất từ thị trường Trung Quốc tại công ty Cổ phần Đầu tư và phát triển Công nghệ Niềm Tin Việt, trên cơ sở đó góp phần nhỏ giúp xí nghiệp nâng cao chất lượng, hiệu quả đàm phán ký kết hợp đồng nhập khẩu hóa chất từ thị trường Trung Quốc

- Thời gian nghiên cứu: từ năm 2007- 2009

- Phương phanps nghiên cứu: điều tra trắc nghiệm, phỏng vấn trực tiếp

và thu thập dữ liệu thứ cấp

- Thị trường nghiên cứu: Trung Quốc

1.5 Kết cấu luận văn tốt nghiệp

Ngoài lời mở đầu, danh mục bảng biểu, danh mục sơ đồ, hình vẽ, danh mục từ viết tắt, tài liệu tham khảo và phụ lục thì luân văn bao gồm bốn chương:

- Chương I: Tổng quan nghiên cứu về quản trị quá trình đàm phán để ký kết hợp đồng nhập khẩu trong hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu của doanh nghiệp

- Chương II: Một số vấn đề cơ bản về quản trị quá trình đàm phán để ký kết hợp đồng nhập khẩu trong thương mại quốc tế

- Chương III: Phương pháp nghiên cứu và các kết quả phân tích thực trạng về quản trị quá trình đàm phán để ký kết hợp đồng nhập khẩu hóa chất từ thị trường Trung Quốc tại công ty Cổ phần đầu tư và p hát triển Công nghệ Niềm Tin Việt

- Chương IV: Một số kết luận và đề xuất nhằm quản trị quá trình đàm phán để ký kết hợp đòng nhập khẩu hóa chất từ thị trường Trung Quốc tại công ty Cổ phần đầu tư và phát triển Công nghệ Niềm Tin Việt

Chương II MỘT SỐ VẤN ĐỀ CƠ BẢN VỀ QUẢN TRỊ QUÁ TRÌNH

ĐÀM PHÁN ĐỂ KÝ KẾT HỢP ĐỒNG NHẬP KHẨU TRONG

THƯƠNG MẠI QUỐC TẾ 2.1 Khái quát về đàm phán ký kết hợp đồng trong thương mại quốc tế

2.1.1 Khái niệm về đàm phán

Theo Roger Fisher và William Ury: “Đàm phán là phương tiện cơ bản

để đạt được điều chúng ta mong muốn từ người khác Đó là sự trao đổi ý kiến qua lại nhằm đạt được thỏa thuận trong khi bạn và phía kia có một số

lợi ích chung và một số lợi ích đối kháng”

Tóm lại, đàm phán thương mại là một quá trình mà các bên tiến hành thương lượng, thảo luận nhằm thống nhất các mối quan tâm chung và

những quan điểm bất đồng dựa trên các yếu tố thiết yếu của hợp đồng

thương mại

Đàm phán trong thương mại quốc tế là quá trình trao đổi, thỏa thuận các chủ thể về các điều kiện mua bán ký kết và thực hiện hợp đông mua

bán hàng hóa quốc tế

2.1.2 Đặc điểm của đàm phán trong thương mại quốc tế

Đàm phán trong thương mại quốc tế có một số đặc điểm sau:

- Đàm phán là một khoa học: khoa học về phân tích giải quyết vấn đề một cách hệ thống, theo phương châm tìm giải pháp tối ưu cho các bên liên quan Khi tham gia đàm phán các bên cần suy nghĩ, cân nhắc những lợi ích lien quan tới các bên, phải tiến hành nghiên cứu, phân tích đánh giá một cách có hệ thống, khách quan và toàn diện, dựa trên các quy luật, quy tắc nhất định, trên cơ sở đó để xây dựng chiến lược

và chiến thuật đàm phán Để có đàm phán thành công người đàm phán phải trang bị rất nhiều thông tin về nhiều ngành khác nhau như: marketing, luật, kế toán tài chính…

- Bên cạnh đó đàm phán còn là một nghệ thuật, đàm phán đòi hỏi người đàm phán phải tinh tế, nhanh nhạy, mềm dẻo, linh hoạt, biết tùy cơ ứng biến, thì mới có thể đạt được thành công Hơn nữa, đàm p hán là quá trình do con người tham gia nên dù cùng một nội dung đàm p hán nhưng với những người khác nhau thì sẽ đem lại những kết quả khác nhau Do vậy có thể nói rằng đàm phán là một nghệ thuật và người đàm phán là một nghệ sỹ

- Đàm phán là quá trình thỏa hiệp về mặt lợi ích và thống nhất giữa các mặt đối lập Thông thường, khi tham gia đàm phán các bên đều có những lợi ích đối lập nhau Trong quá trình đàm phán các bên đều cố gắng giành nhiều nhất những lợi ích về phía mình Như vậy có thể thấy, đàm phán là quá trình thỏa hiệp về lợi ích của các bên hay là sự thống nhất giữa các mặt đối lập

2.1.3 Các nguyên tắc trong đàm phán quốc tế

- Tập trung vào quyền lợi chứ không phải lập truờng, quan điểm: vì con người tham gia vào quá trình đàm phán cho nên để có xúc cảm dẫn đến việc trình bày và đánh giá các vấn đề thương lượng không được khách quan Hoặc quá tập trung vào lập trường mà ít quan tâm tới quyền lợi, hoặc ngược lại thì rất khó để đi đến sự thoả thuận Do vậy trogn quá trình đàm phán các bên phải biết tách các cảm xúc ra khỏi các vấn đề đàm p hán tập trung vào quỳên lợi và ít tập trung vào lập trường Nhưng vấn đề này nó phụ thuộc nhiều vào yếu tố văn hoá, phong cách, tính cách của người đàm phán

- Đưa ra các phương án đôi bên cùng có lợi: Việc nghĩ ra các p hương

án đôi bên cùng có lợi đòi hỏi phải có tầm suy nghĩ rộng lớn hơn chứ không phải chỉ nghĩ đến phần riêng của mình Tìm kiếm những phương án đảm bảo hai bên cùng có lợi sẽ góp phần phát hiện ra những quyền lợi chung, những vùng thoả thuận trong đàm phán đảm bảo được hiệu quả của quá trình đàm phán

- Kiên quyết bảo vệ những tiêu chuẩn khách quan: Một nguyên tắc cơ bản trogn đàm phán là phải đảm bảo được tiêu chuẩn khách quan công bằng, đặc biệt đối với đối tác là người không khoan nhượng và chỉ bảo vệ lập trường của mình chứ không phải là quyền lợi, thì tốt nhất kiên quyết đảm bảo các thoả thuận phải phản náh những tiêu chuẩn công bằng khách quan không phụ thuộc vào lập trường của một bên nào

2.1.4 Các hình thức trong đàm phán thương mại quốc tế

Căn cứ vào hình thức giao tiếp của đàm phán, đàm phán được chia thành các loại:

2.1.4.1 Đàm phán trực tiếp

Đây là kiểu đàm phán mà các bên tham gia đàm phán gặp trực tiếp để tiến hành trao đổi và thoả thuận về các điều kiện kinh doanh Cách thức này giúp các bên nắm bắt thái độ, tâm lý, phản hồi của nhau một cách dễ dàng

và trực tiếp, từ đó giúp các bên có thể điều chỉnh tốc độ của cuộc đàm phán

và cùng nhau tìm ra thoả thuận chung Tuy nhiên đàm p hán trực tiếp yêu cầu phải có thời gian không gian cụ thể, phải có chuẩn bị chu đáo trong đón tiếp, giao tiếp và trong các hoạt động khác liên quan Đàm phán trực tiếp là hình thức đàm phán có chi phí cao nhất trong ba hình thức Đàm phán trực tiếp được sử dụng phần lớn với những thương vụ có giá trị cao,có tính chất

phức tạp hoặc với những đối tác mới

2.1.4.2 Đàm phán qua thư tín

Đàm phán qua thư tín là hình thức đàm phán thong qua việc trao đổi thư thương mại Đàm phán qua thư giúp tiết kiệm chi phí, có thời gian chuẩn bị và diễn đạt ý kiến, có thể che giấu được những thái độ thật sự khi cần thiết Tuy nhiên đàm phán qua hình thức này không nhanh chóng đưa đến kết quả chung vì mất nhiều thời gian xử lý thư và chuẩn bị để viết thư Đàm phán qua thư tín phù hợp với những hợp đồng có quy mô nhỏ, không

có tính chất phức tạp, các bên dễ dàng nhất trí với những điều kiện đưa ra

2.1.4.3 Đàm phán qua điện thoại

Đàm phán qua điện thoại dễ dàng và nhanh chóng đảm bảo được tính thời điểm Nhưng, hình thức này đòi hỏi người tham gia thương lượng phải

có kỹ năng nghe nói ngoại ngữ tốt, có khả năng xử lý thông tin và ứng biến

nhanh

Bên cạnh đó chi phí để thực hiện đàm phán qua điện thoại cao do phải liên lạc đường dài giữa các quốc gia khác nhau Mặt khác, không có gì làm bằng chứng cho các thoả thuận Hình thức đàm phán qua điện thoại được

sử dụng trong trường hợp cần thiết như sợ bị lỡ cơ hội kinh doanh hoặc chỉ

để xác nhận một vài chi tiết của hợp đồng Hình thức này và hình thức đàm

phán qua thư tín thường kết hợp với nhau

Các hình thức trên có thể được sử dụng độc lập nhưng cũng có thể sử

dụng kết hợp với nhau để đạt được hiệu qủ cao nhất

2.1.5 Các chiến lược đàm phán

2.1.5.1 Chiến lược đàm phán kiểu cứng

Đàm phán kiểu cứng là một cuộc ganh đua về sức mạnh ý chí, một bên dung thế lực để gây sức ép và buộc bên kia lùi bước, thái độ trong thương lượng luôn cứng nhắc và cương quyết, lợi ích của bên này có được

dựa trên sự thua thiệt của bên kia

Chiến lược đàm phán kiểu cứng thường được sử dụng bởi những nhà đàm phán có cách tiếp cận kiểu thắng – thua Trong đàm phán, mục tiêu và động cơ chính của chiến lược này là tối đa hoá lợi ích của mình mà không cần xây dựng quan hệ làm ăn dài lâu với đối tác Tuy nhiên, chiến lược đàm phán kiểu cứng sẽ không mang lại kết quả mong muốn cho người sử dụng nếu đối tác cũng dùng chiến lược này chính là không thể xây dựng và

phát triển mối quan hệ làm ăn lâu dài giữa các bên

2.1.5.2 Chiến lược đàm phán kiểu mềm

Đàm phán theo kiểu chiến lược mềm là cách đàm phán mà các bên tham gia đàm phán đều coi nhau la bạn bè,bình đẳng, cù ng tỏ rõ thiện chí

hợp tác và xây dựng niềm tin cho nhau, tôn trọng quyền lợi của nhau; thương lượng trên quan điểm lập trường vì lợi ích chung, xác định nhưọng

bộ để đổi lấy nhượng bộ, lợi ích mà mỗi bên đạt được trên cơ sở hợp tác

giữa các bên

Chiến lược đàm phán kiểu mềm thường được nhà đàm p hán có cách tiếp cận thắng - thắng sử dụng Mục tiêu và động cơ chính của chiến lược đàm phán kiểu mềm là tối đa hoá lợi iách chung để tối đa hoá lợi ích cho chính mình, xây dựng mối quan hệ về lâu dài trên cơ sở hợp tác và cùng có lợi nên các bên nhanh chóng đi tới thoả thuận Tuy nhiên,nếu một trong các bên sử dụng chiến lược đàm phán kiểu cứng trong cuộc đàm p hán thì mục tiêu và những kết quả mong muốn của chiến lược đàm phán kiểu mềm khó

có thể đạt được

2.1.5.3 Chiến lược đàm phán kiểu nguyên tắc

Chiến lược đàm phán kiểu nguyên tắc là kiểu đàm phán mà các bên tách riêng vấn đề quan hệ và vấn đề công việc, vị thế và lợi ích, trong quan

hệ thì mềm dẻo và hoà nhã nhưng trong công việc thì cứng rắn và kiên

định

Trong ba chiến lược đàm phán, thì chiến lược đàm phán kiểu nguyên tắc có nhiều ưu thế hơn cả, vì thế chiến lược này được dùng nhiều Tuy nhiên để sử dụng thành công chiến lược này cần phải có một số yêu cầu nhất định, trong đó điều kiện quan trọng nhất là phải có đội ngũ cán bộ đàm

phán giỏi

Mỗi chiến lược đàm phán có những ưu điểm, nhược điểm và trường hợp áp dụng khác nhau Do đó tuỳ thuộc vào những vị thế, sức mạnh, điều kiện cụ thể mà doanh nghiệp có thể đưa ra các quyết định lựa chọn chiến lược đàm phán cho phù hợp

2.1.6 Phương pháp tiếp cận

2.1.6.1 Cách tiếp cận kiểu thắng - thua

Cách tiếp cận kiểu thắng - thua(win – lose) hay còn gọi là cách tiếp cận kiểu phân chia là việc các bên cố gắng dùng mọi chiến lược và thủ thuật để phân chia lợi ích làm cho mình càng nhiều lợi ích càng tốt Cách tiếp cận kiểu thắng – thua có ưu điểm là bên có sức mạnh và có thế lực có thể tối đa hóa lợi ích của mình trước một bên yếu thế hơn Tuy nhiên,cách tiếp cận này cũng có những nhược điểm là không thể có thỏa thuận chung nếu các bên đều áp dụng cách tiếp cận này vì không bên nào nhượng bộ

bên nào

Cách tiếp cận kiểu thắng – thua thường được sử dụng khi một bên cho rằng mình là người có thế lực và vị thế trên bàn đàm phán, như sức mạnhveef kinh tế, công nghệ thông tin, có vị thế trên thương trường… Các bên có xu hướng dùng sức mạnh của mình để gây áp đảo đối phương, buộc đối phương phải chấp nhận và nhượng bộ Do đó, với cách tiếp cận này cuộc đàm phán mang tính chất cạnh tranh, không khí đàm phán căng thẳng, kết quả cuộc đàm phán đem lại tạo thành hai bên đối lập: bên thắng – bên

thua, bên được - bên mất

2.1.6.2 Cách thức tiếp cận kiểu thua - thắng

Chiến lược đàm phán kiểu thua - thắng là cách tiếp cận trong đomotj bên chủ động là bên thua, sẵn sàng nhượng bộ và tạo cơ hội, thuận lợi cho

đối tác thắng

Đàm phán theo cách thức tiếp cận này có những ưu điểm giúp các bên

có được kết quả theo ý muốn, tạo cảm giác dễ chịu và ấn tượng tốt đẹp cho đối tác, quan hệ trong tương lai được củng cố và phát triển Tuy nhiên, nếu bên được nhượng bộ, bên được tạo thuận lợi ở thế thắng không có tinh thần hợp tác và không sẵn sàng nhượng bộ trong lần đàm phán tiếp theo thì quan

hệ giữa các bên không thể phát triển tốt đẹp và bên chủ động đàm phán

theo kiểu thua thắng cũng không thể có lợi ích như mong muốn

2.1.6.3 Cách thức tiếp cận kiểu thắng – thắng

Cách thức tiếp cận kiểu thắng – thắng còn được gọi là cách tiếp cận kiểu hội nhập hay kiểu hợp tác là việc các bên tham gia đàm phán với tinh thần hợp tác (chứ không phải với thế mạnh, thế lực của mình), cùng nhau tìm ra giải pháp tốt nhất để thỏa mãn lợi ích của nhau, để các bên tham gia

đều là những người thắng

Trên cơ sở lợi ích của đối tác chung của các bên đều có trách nhiệm bảo vệ lợi ích của đối tác cũng chính là bảo vệ lợi ích của chính mình Bởi vậy, các bên tham gia đàm phán với cách tiếp cận này sẵn sàng nhượng bộ

để đổi lấy sự nhượng bộ Vì thế, cuộc đàm phán diễn ra với các tiếp cận này mang tính hợp tác cao, để lại kết quả tốt đẹp cho tất cả các bên tham gia nên còn được gọi là cách tiếp cận hợp tác hoặc hội nhập Tuy nhiên, cách tiếp cận này khó có thể sử dụng giữa các đối tác mà một trong các bên

có sức mạnh và thế lực hơn bởi khi đó bên có thế lực sẽ muốn sử dụng cách tiếp cận thắng – thua để tối đa hóa lợi ích của mình, nói cách khác cách tiếp cận đàm phán kiểu thắng – thắng không thể được sử dụng cho các bên

không có tinh thần và thái độ hợp tác

2.1.7 Một số nét văn hóa kinh doanh của đối tác Trung Quốc ảnh hưởng đến đàm phán

2.1.7.1 Khái niệm văn hóa

Theo định nghĩa văn hóa của UNESCO: “Văn hóa là tổng thể sống động các hoạt động sáng tạo của các cá nhân và các cộng đồng trong quá khứ, hiện tại, qua các thế kỷ hoạt động sáng tạo ấy hình thành nên hệ thống các giá trị văn hóa, các truyền thống và cách thể hiện, đ ó là những yếu tố

xác định đặc tính riêng của mỗi dân tộc”

Theo bách khoa toàn thư Việt Nam: “Văn hóa là toàn bộ những hoạt động sáng tạo và những giá trị của nhân dân một nước, một dân tộc về mặt

sản xuất vật chat và tinh thần trong sự nghiệp dựng nước giữ nước”

Như vậy có thể hiểu văn hóa bao gồm những giá trị vật chất và tinh thần do con người sáng tạo ra và mang đặc thù riêng của mỗi dân tộc

2.1.7.2 Các yếu tố của văn hóa và tác động của các yếu tố văn hóa đến quy trình đàm phán ký kết hợp đồng trong thương mại quốc tế

Các yếu tố chính của văn hóa đó là các quy định, tiêu chuẩn, mô hình ứng xử được thừa nhận, sự phân tầng xã hội, tôn giáo, ngôn ngữ, giáo dục,nghệ thuật và tính thẩm mỹ, văn hóa vật chất và điều kiện sống Tất cả các yếu tố ảnh hưởng đến phong cách, đến hành vi ứng xử của các thành viên trong văn hóa đó.Nó tác động bằng nhiều cách đến các quá trình đàm phán, đến những đặc tính phong cách của người đàm phán đến chiến lược thương lượng được sử dụng trong đàm phán Mỗi quốc gia đều có nền văn hóa riêng và hình thành nên phong cách đàm phán riêng, do đó đàm p hán thương mại quốc tế bị ảnh hưởng lớn do sự khác biệt về nền văn hóa đó Khi tham gia đàm phán thương mại quốc tế các bên đều p hải tìm hiểu về

văn hóa đàm phán của đối tác để có thể đạt được hiệu quả cao nhất

2.1.7.3 Một số nét văn hóa kinh doanh của đối tác Trung Quốc ảnh hưởng đến đàm phán

Trong vấn đề truyền đạt thông tin, nếu bạn không thông hiểu ngôn ngữ của đối tác Trung Quốc, bạn cần có một thông dịch viên trong những cuộc đàm phán và cả trong giao tiếp xã hội với họ Tất cả ngôn ngữ, ý kiến và cá tính của bạn sẽ được chuyển phát đến đối tác thông qua một người p hiên dịch viên của bạn Do vậy, giao tiếp thông qua một người phiên dịch không phải là một việc dễ dàng Vì thế bạn phải biết làm thế nào để thông điệp

của bạn được phiên dịch một cách rõ ràng và dễ hiểu

Người Trung Quốc rất chú trọng đến việc thu thập thông tin, họ không thích những chuyện bất ngờ Vì vậy, bạn nên thông báo để họ nắm bắt các chi tiết, càng nhiều càng tốt Hơn nữa, các cuộc thương thảo – giao dịch qua lại cần được tiến hành một cách lặng lẽ, không nên tuyên truyền cho

nhiều người biết Điều này ngăn cản những áp lực chính trị

Họ cũng rất chú trọng đến vấn đề thiết lập quan hệ tốt Mục tiêu của

họ không chỉ là những thỏa thuận trong một hợp đồng mà là một quan hệ

lâu dài cho những thương vụ tiếp theo

Người Trung Quốc không thích nói “không” một cách thẳng thừng

Họ sẽ gợi ý một cách gián tiếp Do vậy, bạn phải cần cẩn thận để tránh rút

ra những kết luận tích cực từ những cái “vâng”, phải xác minh lại những

điều họ nói

Trong quá trình thương thảo, có thể bạn sẽ nhận thấy rằng phía Trung Quốc đang cố gắng tìm cách kéo dài các cuộc thảo luận, cốt là để làm cho bạn mất kiên nhẫn Nhưng sự trễ nải này cũng có thể là do các điều khoản đang được phía Trung Quốc chuyển từ phía công ty này sang công ty khác

để cho ý kiến hay được chấp thuận Họ thường dùng thủ thuật “thẩm quyền” trong đàm phán Người Trung Quốc thường nói “không có thẩm quyền” nhưng thực ra họ có Họ thường tỏ ra là người có quyền lực cho đến khi xuất hiện vấn đề thì họ sẽ phải “xin ý kiến của cấp trên” Bạn hãy kiên trì và không được bực bội, bởi vì họ có thể tận dụng sự mất kiên nhẫn

của bạn để ép bạn phải nhân nhượng thêm

Một chiến thuật khác họ sử dụng khi đàm p hán là thời gian Họ hỏi bạn ngay khi bạn vừa đến nơi là bạn rời Trung Quốc vào thời gian nào Nếu bạn đến Trung Quốc trong ba ngày, thì vào buổi trưa của ngày thứ ba mới đưa ra những đề nghị và yêu cầu những quyết định cuối cùng của bạn Khi

đó bạn sẽ lo lắng và có thể dễ dàng chấp nhận những thỏa thuận của họ Do

đó, hãy khôn khéo đừng tỏ ra là nôn nóng về thời gian hơn là nội dung

thương lượng để tránh được rủi ro có thể mắc phải

Trong quá trình đàm phán có nhứng đối tác giải quyết các vấn đề rất nhanh chóng, nhưng ở Trung Quốc thì không Quá trình đàm phán thường

bị kéo dài và gồm ba giai đoạn như sau:

- Gặp mặt không chính thức: bao gồm một nhóm nhỏ những người đại

nhiều câu hỏi để tìm hiểu đối tác Nhóm người tham gia ở giai đoạn này sẽ tiếp tục cùng thảo luận và giải quyết những vấn đề trong suốt quá trình đàm

phán

- Gặp mặt chính thức: bao gồm những nhà đàm phán được tuyển chọn, những nhà đàm phán này sẽ biểu lộ rõ ràng sự đồng ý hay không đồng ý về các vấn đề nêu ra giữa các bên Tuy nhiên, đây vẫn chưa phải là giai đoạn

mà các thỏa thuận giữa hai bên được chính thức xác nhận

- Giai đoạn ba: sẽ lặp lại một lần nữa những vấn đề đã đưa ra trong giai đoạn hai Trong một không khí “thân mật hơn” Trong giai đoạn này, những cam kết thực sự trong hợp đông sẽ được chính thức xác nhận bởi hai

bên trên văn bản

Hai bên sẽ xác định một thời điểm cụ thể nào đó để tiến hành ký kết hợp đồng chính thức Đây là thời điểm thích hợp cho ban điều hành của công ty bạn có mặt Trong trường hợp có sử dụng người trung gian thì

người đó bắt buộc phải có mặt tại thời điểm đó

- Nguyễn Thu Phương – 2007 – Luận văn tốt nghiệp – hoàn thành quy trình giao dịch đàm phán và ký kết hợp đồng xuất khẩu tại công ty thương mại xây dựng và du lịch TCT

- 2008 – Tăng cường hiệu lực quản trị quá trình đàm p hán ký kết hợp đồng nhập khẩu tại công ty công nghệ đa ngành

- -2008 – Tăng cường hiệu lực quản trị quá trình đàm p hán ký kết hợp đồng tại công ty cổ phần dịch vụ và thương mại hàng không Airseco

- Cung Thị Thắm – 2009 – Luận văn tốt nghiệp – Quản trị quy trình đàm phán ký kết hợp đồng gia công xuất khẩu hàng dệt may của xí nghiệp may Intimex Hà Nội

Những bài báo, luận văn tốt nghiệp có nghiên cứu về đàm phán ký kết hợp đòng trong thương mại quốc tế đã nêu lên được những lý luận cơ bản

về đàm phán ký kết hợp đồng thương mại quốc tế Tuy nhiên, các luận văn

đó chỉ mới dừng lại ở việc hoàn thiện quy trình đàm phán ký kết hợp đồng thương mại quốc tế, chỉ mang tính chất chung chung chứ chưa đi sâu vào một thị trường cụ thể

Các luận văn có tại thư viện trường đại học Thương Mại có một số luận văn nghiên cứu về hoạt động kinh doanh của công ty cổ p hần đầu tư

và phát triển công nghệ Niềm Tin Việt Hiện nay, chưa có luận văn nào nghiên cứu về quy trình đàm phán ký kết hợp đồng nhập khẩu hóa chất từ thị trường Trung Quốc của công ty cổ phần đầu tư và phát triển công nghệ Niềm Tin Việt

2.3 Quản trị quá trình đàm phán để ký kết hợp đồng nhập khẩu với đối tác Trung Quốc

2.3.1 Lập kế hoạch đàm phán

Kế hoạch hóa hoạt động đàm phán của doanh nghiệp gồm hai p hần là lập kế hoạch đàm phán và điều chỉnh kế hoạch đàm phán Sau khi phân tích tình thế của môi trường đàm phán, người đàm phán p hải tiến hành lập kế hoạch đàm phán, trình tự lập kế hoạch đàm phán được tiến hành theo các nội dung sau:

- Diễn giả sơ lược tình thế đàm phán

Trong phần này người lập kế hoạch cần phân tích khaki quát những

đối tác, của doanh nghiệp có lien quan, có tác động đến hoạt động đàm phán, những điểm yếu điểm mạnh, những thuận lợi, khó khăn làm cơ sở xác định mục đích mục tiêu đàm phán

- Xác định mục đích và mục tiêu đàm phán

Xác định mục đióch đàm phán rất quan trọng, có tác dụng định hướng

và là đích đến của hoạt động đàm phán Khi xác định mục đích p hải đảm bảo ba yêu cầu cơ bản sau: phải rõ rang dễ hiểu, phải phù hợp với mục đích chung của doanh nghiệp, phải phù hợp với điều kiện cụ thể và có thể thực hiện được

Sau khi đã xác định được mục đích thì phải xác định mục tiêu, mục tiêu cũng phải đảm bảo được các yêu cầu cơ bản sau: có địn h lượng, p hù hợp với mục đích đàm phán , định hướng được hành động

Xác định mục tiêu và mục đích đàm phán có thể tiến hành theo các bước sau:

+ Xác định mục đích mục tiêu của đối tác

+ Xác định mục đích, mục tiêu của doanh nghiệp

+ Các mục đích, mục tiêu tương tự nhau

+ Các mục đích, mục tiêu khác nhau

+ Đề xuất các ý tưởng phối hợp các mục đích và mục tiêu khác nhau Xác định mục tiêu đàm phán phải xác định được mục tiêu chung (mục tiêu chính, các mục tiêu bổ trợ) và các mục tiêu cụ thể cho từng nội dung đàm phán khác nhau

• Lập kế hoạch hành động

Lập kế hoạch hành động bao gồm kế hoạch chiến lược, kế hoạch nhân

sự, kế hoạch về địa điểm và kế hoạch cho chương trình đàm phán, trong đó lập kế hoạch về chiến lược, nhân sự và chương trình đàm phán là r ất quan trọng

+ Lập kế hoạch về chiến lược là phải xác định được tư suy chiến lược, các biên pháp chiến lược, các kỹ thuật cụ thể cho từng nội dung đàm p hán

để đạt được mục tiêu đề ra

Để lập kế hoạch chiến lược cần phải trả lời các câu hỏi sau:

➢ Chiến lược và kỹ thuật của đối tác là gì?

➢ Chúng ta phải đối xử với đối tác theo cách thức gì?

➢ Sẽ tác động như thế nào để đối tác cân nhắc những quan điểm chủ chốt của mình?

➢ Khi nào thì thảo luận những mối quan tâm và mục tiêu nổi bật của các bên?

➢ Tại sao các bên nên kiên trì để đạt được thoả thuận cuối cùng? + Lập kế hoạch chiến lược về nhân sự cần phải xác định được những nhà đàm phán của đối tác, những người đã tham gia đàm p hán với chúng

ta, những người mà chúng ta đã biết trước và những người mà chúng ta chưa biết Từ đó lập kế hoạch về nhân sự cho kế hoạch đàm phán của chúng ta, xác định số lượng, thành phần tham gia và kế hoạch lựa chọn đoàn đàm phán

+ Lập chương trình đàm phán phải cụ thể, chi tiết từ khâu chuẩn bị, tiến hành đàm phán và kiểm tra đánh giá rút kinh nghiệm sau khi đàm phán

• Kiểm tra điều chỉnh kế hoạch

Lập kế hoạch đàm phán chủ yếu là quá trình của một bên, dung các thông tin về quá trình phân tích tình huống đàm p hán của doanh nghiệp Trong thực tế, có nhiều thông tin và tình huống xảy ra mà người lập kế hoạch không thể tiên liệu hết được, do đó phải thường xuyên kiểm tra tính hợp lý của kế hoạch Quá trình kiểm tra kế hoạch đàm p hán có thể được tiến hành theo trình tự:

+ Phân tích tình huống đàm phán

+ Kiểm tra tính hợp lý của kế hoạch, xác định những nội dung bất hợp

* Chuẩn bị thông tin đàm phán

Hệ thống thông tin giữ một vị trí quan trọng trong hoạt động đàm phán của doanh nghiệp, nó quyết định đến chất lượng của hoạt động đàm phán Như vậy, khi đàm phán doanh nghiệp cần phải thu thập và xử lý thông tin hiệu quả mới đáp ứng tốt yêu cầu của hoạt động đàm phán

- Yêu cầu về thông tin phục vụ cho hoạt đọng của đàm phán:

+ Cung cấp thông tin chính xác, đảm bảo độ tin cậy

+ Nội dung thông tin theo đúng yêu cầu và dảm bảo tính cập nhật

+ Cung cấp thông tin kịp thời

_- Quy ttrình thu thập và xử lý thông tin của doanh nghiệp

+ Xác định nhu cầu thông tin và phân loại:

Để tiến hành thu thập và xử lý thông tin, vấn đề đầu tiên là p hải xác định các thông tin cần thiết Các thông tin cần thiết được chia làm hai loại: thông tin cung cấp đều đặn cho các nhà đàm phán, và những thông tin cần thiết cho từng cuộc đàm phán chuyên biệt Các thông tin đó có thể là:

✓ Các thông tin chung về thị trường như các thông tin về tình hình kinh

tế, chính trị, luật pháp, văn hoá, tập quán kinh doanh,…

✓ Các thông tin về hàng hoá: cơ cấu, chủng loại, thông số kích thước, giá cả,…

✓ Thông tin chung về đối tác: quá trình hình thành và phát triển, hình thức tổ chức, địa vị pháp lý, các mặt hàng kinh doanh, kinh nghiệm,

uy tín, khả năng tài chính,…

✓ Thông tin về đoàn phán của đối tác: thành p hần, p hong cách, mục tiêu, chiến lược, kỹ thuật đàm phán đối tác thường sử dụng,…

+ Xác định nguồn thu thập thông tin:

Sau khi đã xác định nhu cầu và phan loại các thông tin cần thiết bước tiếp theo là phải xác định nguồn và thu thập thông tin Các nguồn thông tin

mà doanh nghiệp có thể thu thập được như:

✓ Thông tin của các tổ chức quốc té chuyên nghènh như WTO, ITC, ESCAP,… hoặc thông tin của các tổ chức khu vực như EU, ASEAN, APEC, NAFTA,…

✓ Thông tin từ sách báo thương mại do các tổ chức xuất bản, từ Internet hoặc các phương tiện thông tin dại chúng

✓ Thông tin từ các trung tâm xúc tiến, bộ Công thương, phòng Thương Mại và Công Nghiệp Việt Nam – VCCI, từ ccs hiệp hội ngành nghề,

từ các sở giao dịch và các cơ quan chức năng khác

✓ Thông tin từ đối tác, từ ngân hàng, công ty vận tải, ccs môi giới trong và ngoài nước

✓ Thông tin từ ghi chép nội bộ của doanh nghiệp, từ các chào hàng, hỏi giá,…

✓ Thông tin từ các trung tâm dịch vụ thông tin

+ Phân tích, xử lý lưu trữ và sử dụng thông tin: việc xử lý thông tin cho phép xác định mói quan hệ giữa các hiện tượng, sự kiện bằng cách tập hợp phân tích, hệ thống, so sánh lập luận, rút ra các kết luận cụ thể Phân tích xử lý thông tin đòi hỏi sự nhanh nhạy và phương pháp làm việc khoa học của những nhà đàm phán Khi lưu trữ các thông tin phải được phân loại

và lưu trữ khoa học để có thể quản lý kiểm soát và thuận tiệncho những lần

sủ dụng sau

* Chuẩn bị nội dung đàm phán

Đoàn đàm phán cần xác định được nọi dung cần đàm phán, phương án cho mỗi nội dung và trình tự đàm phán cho mỗi nội dung Các bước xác định nội dung đàm phán:

- Xác định nội dung cần đàm phán

Mỗi lĩnh vực kinh doanh khác nhau lại có những nội dung đàm p hán khác nhau Nhưng nội dung của đàm phán cơ bản bao gồm: đàm p hán để thống nhất về các định nghĩa dùng trong hợp đồng, số lượng, quy cách sản phẩm, bao bì ký hiệu mã, giá cả, thanh toán, thời gian, địa điểm giao hàng, vận tải bảo hiểm, bảo hành kiểm tra hàng hoá, phạt và bồi thường thiệt hại, nội dung bất khả kháng, trọng tài và một số nội dung khác

- Lựa chọn phương án đàm phán

Trong mỗi cuộc đàm phán bao gồm nhiều nội dung cơ bản, trong mỗi nội dung có nhiều tiểu mục, trong mỗi tiểu mục có nhiều p hương án đàm phán khác nhau Trong khi đàm phán, người đàm phán phải nhận dạng được tất cả các phương án có thể xảy ra để phân tích lựa chọn được những phương án tối ưu nhất

Có nhiều căn cứ để lựa chọn phương án đàm phán Đó là:

+ Căn cứ vào đặc điểm của thị trường trong nước, thị trường ngoài nước như tình hình kinh tế, chính trị, pháp luật, chính sách,…

+ Căn cứ vào tình hình của đối tác như điều kiện kinh doanh, những thuận lợi, khó khăn,…

+ Căn cứ vào tình hình của doanh nghiệp như quy mô, điều kiện kinh doanh, những thuận lợi, khó khăn,

+ Căn cứ điều kiện cụ thể của hoạt động kinh doanh cần đàm phán như đặc điểm của phương thức kinh doanh, đặc điểm của hàng hoá,…

Các bước tiến hành lựa chọn phương án đàm phán:

+ Xác định các phương án có thể xảy ra trong mỗi tiểu mục của nội dung đàm phán

Đây là một nội dung quan trọng vì cần phải xác định được tất cả các phương án, từ đó biết được những ưu điểm, nhược điểm, thế manh điểm yếu của doanh nghiệp và đối tác trong từng phương án sẽ giúp đoàn đàm phán kiểm soát được chương trình đàm phán, lựa chọn phương án tốt nhất + Lựa chọn phương án cần thuyết phục đối tác

Trong các phương án đàm phán, có nhiều nội dung doanh nghiệp cần phải thuyết phục đối tác lựa chọn phương án của mình Vì thế trong các nội dung đàm phán người đàm phán phải xác định được nội dung nào có thể nhượng bộ và những nội dung nào không thể nhượng bộ

+ Lựa chọn phương án có thể chấp nhận được:

Trong các phương án có thể nhượng bộ, các doanh nghiệp cũng không thể nhượng bộ vô điều kiện Vì thế, doanh nghiệp cần xác định giới hạn có thể nhượng bộ Tuy nhiên, những phương án có thể nhượng bộ chính là những điều kiện để doanh nghiệp đem trao đổi với đối tác trong quá trình đàm phán

+ Đánh giá hệ số quan trọng đối với từng phương án đàm phán

Trong các phương án có thể chấp nhận được, doanh nghiệp cần đánh giá hệ số quan trọng đối với từng phương án theo thứ tụ từ quan trọng đến

ít quan trọng Từ đó, khi đàm phán doanh nghiệp sẽ thuyết p hục đối tác đồng ý với những phương án có hệ số quan trọng Từ đó, khi đàm phán doanh nghiệp xé thuyết phục đối tác đồng ý với những phương án có hệ số quan trọng nhất

- Xác định trình tự đàm phán các nội dung

Khi đã xác định được nội dung đàm phán thì cần xác định thứ tự đ àm phán, nội dung nào đàm phán trước, nội dung nào đàm phán sau

Các nội dung phải được xác định trình tự dựa trên các yêu cầu:

+ Sắp xếp theo một trình độ tự kế tiếp logic

+ Các nội dung quan trọng phải được đàm phán trước

+ Các nội dung được sắp xếp sao cho không bỏ sót các nội dung, không trùng lặp hoặc chồng chéo, phải dễ hiểu, đầy đủ, mạch lạc

* Chuẩn bị nhân sự

Chuẩn bị nhân sự đàm phán có vị trí quan trọng và đòi hỏi phải có sự chuẩn bị chu đáo Thành phần nhân sự trong đàm phán thương mại quốc tế phải hội tụ đủ chuyên gia ở ba lĩnh vực: pháp lý, kỹ thuật và thương mại

Sự phối hợp ăn ý nhịp nhàng của ba loại chuyên gia này là cơ sở quan trọng trong quá trình đàm phán, để đi tới ký kết hợp đồng chặt chẽ, khả thi và có hiệu quả

Những người tham gia đàm phán phải là người có năng lực, trình độ

và kinh nghiệm tham gia vào các hoạt động giao dịch thương mại quốc tế,

có tinh thần sáng tạo, có đầu óc phân tích, phán đoán, tổng hợp, quyết đoán, và phản ứng linh hoạt trước các tình huống, am hiểu về hàng hoá và đối tác đàm phán, am hiểu thị trường và các ký thuậtđàm phán thương mại quốc tế Ngoài ra người đàm phán còn phải là người có phẩm chất đạo đức tốt, có tinh thần trách nhiệm cao, trung thành với lợi ích quốc gia và dân tộc, biết kết hợp lợi ích pháp nhân với lợi ích quốc gia Để tổ chức một đàm phán có hiệu quả cần phải đề ra những quy định chung cho đoàn đàm phán, phân công trách nhiệm và tổ chức chuẩn bị cho đoàn đàm phán và cho từng thành viên trong đoàn đàm phán

* Chuẩn bị địa điểm

Địa điểm đàm phán có thể được lựa chọn ở nước người bán, nước người mua, hoặc ở nước thứ ba Dù chọn địa điểm ở đâu cũng phải đảm bảo thời điểm tối ưu, và địa điểm đàm phán đảm bảo tâm lý thoải mái và tiện nghi phù hợp cho tất cả các bên

* Chuẩn bị chương trình làm việc

Cần có chương trình làm việc cụ thể, chi tiết và giao trước cho đối tác

Từ đó có thể đàm phán được các phản ứng của đối tác trong các bước đi tiếp theo của đàm phán

2.3.2.2 Tiến hành đàm phán

* Giai đoạn tiếp cận

Giai đoạn tiếp cận là giai đoạn mở đầu cho đàm p hán Giai đoạn này được giành cho việc thảo luận các vấn đề nằm ngoài vấn đề thương lượng

để giới thiệu các bên, cùng các câu nói lịch sự hoặc những câu chuyện về

đề tài kinh tế, thể thao, văn hóa nghệ thuật, thời tiết,… Thời gian tiếp cận

và chủ đề bàn đến trong giai đoạn này phụ thuộc văn hóa của các bên đàm phán

* Trao đổi thông tin

Trong giai đoạn trao đổi thông tin, những người đàm p hán cung cấp

và thu nhận thông tin về nội dung của cuộc đàm phán để chuẩn bị cho giai đoạn tiếp theo Những thông tin này nhằm làm sáng tỏ những quan điểm, củng cố một số luận chứng….có thể được cung cấp bằng lời nói, hoặc không bằng lời nói Yêu cầu các thông tin phải đầy đủ, dễ h iểu và có tính thuyết phục cao Đây là giai đoạn rất quan trọng, các thông tin làm cho các bên hiểu được quan điểm, lập trường, mục tiêu và quyền lợi,… của nhau, làm cơ sở phân tích tổng hợp để đưa ra các quyết định thuyết phục hay nhượng bộ sau này, dẫn đến cuộc đàm phán đạt kết quả cao

* Giai đoạn thuyết phục

Trên cơ sở các thông tin đã cung cấp cho đối tác và các thông tin nhận được từ đối tác, người đàm phán phải tiến hành phân tích, so sánh mục tiêu, quyền lợi chiến lược, những điểm mạnh, điểm yếu của đối phương so với mình để đưa ra một chiến lược thuyết phục đối phương nhượng bộ theo quan điểm của mình Thực chất của giai đoạn này là giai đoạn giành dật, bảo vệ quyền lợi của mình, thực hiện các mục tiêu đề ra Muốn đạt được kết quả cao nhất người đàm phán phải sử dụng kết hợp nhiều kỹ năng và chiến lược đàm phán

*Giai đoan nhượng bộ và thỏa thuận

Kết quả của quá trình đàm phán là kết quả của những thỏa hiệp và nhượng bộ lẫn nhau Sau giai đoạn thuyết phục sẽ xác định được tất cả các mâu thuẫn còn tồn tại giữa hai bên mà cần phải có sự nhượng b ộ và thỏa thuận giữa các bên thì mới đưa cuộc đàm phán đến thành công

Những nhượng bộ này có thể được thực hiện từng phần nhỏ kế tiếp hoặc nhượng bộ toàn phần Sự nhượng bộ là kết quả của những cái được và cái thua trong thương lượng nên người đàm phán phải biết kết hợp chặt chẽ giữa sự nhượng bộ của mình và nhượng bộ của đối tác làm sao để đàm phán thành công mà các bên đều có lợi, đặc biệt là đạt được mục tiêu đàm phán của mình

- Đàm phán thành công, các bên tiến hành ký kết hợp đồng hoặc các bên đạt được những thỏa thuận nhất định và cần có đàm phán tiếp theo mới

có thể đi tới ký kết hợp đồng thì các bên phải tiến hành xác nhận những thỏa thuận đã đạt được Trong trường hợp trên tốt nhất là giành được quyền chắp bút hoặc soạn thảo các hợp đồng đã thỏa thuận được

2.3.3 Giám sát, điều hành, kiểm tra và đánh giá quá trình đàm phán

Sau mỗi lần đàm phán, bao giờ cũng cần phải phân tích đánh giá kết quả của cuộc đàm phán so với mục tiêu đề ra và rút ra các bài học kinh

nghiệm cho các đàm phán tiếp theo Doanh nghiệp có thể p hân tích đánh giá kết quả của cuộc đàm phán theo mô hình hoặc theo cách lập biểu

Chương III PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU VÀ CÁC KẾT QUẢ PHÂN TÍCH THỰC TRẠNG VỀ QUẢN TRỊ QUÁ TRÌNH ĐÀM PHÁN ĐỂ KÝ KẾT

HỢP ĐỒNG NHẬP KHẨU HÓA CHẤT TỪ THỊ TRƯỜNG

TRUNG QUỐC TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ VÀ PHÁT TRIỂN

CÔNG NGHỆ NIỀM TIN VIỆT

3.1 Phương pháp hệ nghiên cứu

Trong quá trình nghiên cứu của luận văn, em đã sử dụng các p hương pháp nghiên cứu như:

3.1.1 Phương pháp thu thập dữ liệu sơ cấp:

Tiến hành điều tra, phỏng vấn của các thành viên Ban giám đốc, cán

bộ nhân viên phòng Kế toán – Tài chính, phòng Kế hoạch – Vật tư – Xuất nhập khẩu, phòng Dự án – Thị trường của Vietrust JSC về thực trạng quản trị quá trình đàm phán để ký kết hợp đồng nhập khẩu hóa chất từ thị trường Trung Quốc tại công ty Cổ phần Đầu tư và phát triển Công nghệ Niềm Tin Việt

3.1.1.1 Phương pháp điều tra trắc nghiệm

Phiếu điều tra trắc nghiệm được thiết kế bằng các câu hỏi dưới dạng trăc nghiệm và đánh giá cho điểm Thang điểm gồm năm mức từ 1 đến 5 tương đương với các mức đánh giá như: Rất tốt = 5 điểm, Tốt = 4 điểm,

Khá = 3 điểm, Trung bình = 2 điểm, Kém = 1 điểm

Kết quả của các phiếu điều tra được tính theo phương pháp tính trung bình các điểm đánh giá Điểm trung bình bằng tổng các điểm đánh giá chia

cho tổng các phiếu thu được

3.1.1.2 Phương pháp phỏng vấn trực tiếp

Để làm rõ nội dung trong phiếu điều tra trắc nghiệm em đã tiến hành phỏng vấn trực tiếp một số cán bộ trong công ty, đặc biệt là một số nhân viên trực tiếp tham gia vào quá trình đàm phán của công ty Mục đích của

cuộc phỏng vấn để tìm ra lý do tại sao mức độ đánh giá quá trình đàm phán

tại doanh nghiệp tốt hay không tốt…

3.1.1.3 Phương pháp quan sát

Quan sát hoạt động ở các phòng ban của Vietrust JSC như: p hòng /tổ chức hành chính, phòng Kế toán – Tài chính, phòng Kế hoạch- Vật tư- Xuất nhập khẩu, phòng Thị trường- Dự án, nhà máy sản xuất Ngoài ra, trong quá trình thực tập,được cùng làm việc với nhân viên phòng Kế hoạch- Vật tư- Xuất nhập khẩu đã thu thập được những thông tin thiết thực

và bổ ích phục vụ đề tài nghiên cứu Qúa trình quan sát đã thu thập được dữ liệu sơ cấp về hoạt đông sản xuất kinh doanh, về việc quản trị quá trình đàm phán…

3.1.2 Phương pháp thu thập dữ liệu thứ cấp

3.1.2.1 Thu thập nguồn dữ liệu từ nội bộ của Vietrust JSC:

Các thông tin nội bộ của Vietrust JSC được thu thập từ các nguồn sau:

- Phòng Tổ chức hành chính: Danh sách trích ngang cán bộ công nhân viên; Thống kê trình độ của lao động; Lịch sử hình thành và phát triển; Cơ cấu tổ chức

- Phòng Kế hoạch-Vật tư-Xuất nhập khẩu: Các báo cáo về tình hình nhập khẩu, tình hình kinh doanh, các báo cáo vật tư và các bản phương hướng hoạt động giai đoạn 2007-2009

3.1.2.2 Thu thập dữ liệu từ sách báo, tạp chí, internet:

Dữ liệu được thu thập từ sách báo, tạp chí, internet là cơ sở lý luận về thanh toán quốc tế, phương thức tín dụng chứng từ, tổng quan về quản trị thanh toán bằng phương thức tín dụng chứng từ, những thông tin về môi trường bên ngoài: môi trường kinh tế, chính trị, pháp luật, môi trường

ngành, nhóm ngành…

Bên cạnh đó,em cũng thu thập thông tin từ một số bài báo, luận văn ngiên cứu về công ty cổ phần Đầu tư và Phát triển Công Nghệ Niềm Tin

3.1.3 Phương pháp phân tích dữ liệu: thống kê, tổng hợp, phân tích:

3.1.3.1 Phương pháp thống kê và tổng hợp:

Từ nguồn dữ liệu thu thập được, tiến hành thống kê và tổng hợp các

dữ liệu theo các mục tiêu nghiên cứu của đề tài như: cơ sở lý luận về quản trị quá trình đàm phán để ký kết hợp đồng nhập khẩu hóa chất từ thị trường Trung Quốc, ảnh hưởng của nhân tố môi trường văn hóa Trung Quốc đến

hoạt động quản trị quá trình đàm phán của công ty…

3.1.3.2 Phương pháp phân tích:

Trên cơ sở thống kê và tổng hợp nguồn dữ liệu theo các mục tiêu

nghiên cứu cụ thể tiến hành phân tích Quá trình phân tích sử dụng:

- Phương pháp định tính: định tính mối quan hệ giữa cơ sở lý luận về quản trị quá trình đàm phán ký kết hợp đồng thực tiễn hoạt động quản trị quá trình đàm phán để ký kết hợp đồng tại Vietrust JSC, mối quan hệ giữa những tác nhân môi trường văn hóa Trung Quốc đến quản trị quá trình đàm

phán ký kết hợp đồng tại công ty

- Phương pháp định lượng: lượng hóa tình hình thanh toán tình hình sản xuất kinh doanh, ngoài ra còn sử dụng công cụ tính toán trong E xcel tính giá trị trung bình, phương sai, độ lệch chuẩn của kết quả điều tra phỏng vấn

3.2 Đánh giá tổng quan tình hình và ảnh hưởng của nhân tố môi trường tới quá trình đàm phán ký kết hợp đồng nhập khẩu hóa chất từ thị trường Trung Quốc tại công ty cổ phần Đầu tư và Phát triển Công

Nghệ Niềm Tin Việt

3.2.1 Môi trường bên trong

3.2.1.1 Giới thiệu tổng quát về công ty cổ phần Đầu tư và Phát triển Công Nghệ Niềm Tin Việt

Công ty cổ phần đầu tư và phát triển công nghệ Niềm Tin Việt (Vietrust JSC), tên giao dịch: Vietrust Technological Investment anh Development Joint Stock Company, được thành lập ngày 02/07/2003 theo giấy phép kinh doanh số 21.03.000038 do Sở Kế hoạch và đầu tư tỉnh Bắc Ninh cấp Đăng ký thay đổi lần 1 ngày 20/08/2004 với số vốn điều lệ 15.500.000.000 đồng Đăng ký thay đổi lần 2 ngày 08/10/2007 với số vốn điều lệ 30.000.000.000 đồng

- Huy chương vàng chất lượng tại triển lãm Vietbuild Danang 2005;

- Cúp vàng thương hiệu ngành xây dựng Việt Nam tại triển lãm Vietbuild Hanoi 2005;

- Cúp vàng sản phẩm uy tín chất lượng năm 2005 và Cúp vàng thương hiệu uy tín chất lượng năm 2006 do bạn đọc Bản tin Sở hữu trí tuệ, Báo điện tử Saigon News, mạng thương hiệu Việt đánh giá;

- Cúp vàng thương hiệu, sản phẩm uy tín hàng đầu Việt Nam tại triển lãm Viconstruct 2006;

- Sản phẩm đạt giải thưởng Sao Vàng đất Việt 2006, 2007, 2008

- Nhãn hiệu nổi tiếng Quốc gia các năm 2006, 2007, 2008

Giá trị thương hiệu Tonmat, uy tín của công ty ngày càng được khẳng định, đây là tài sản, là nguồn nội lực vô cùng to lơn thúc đẩy hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty nói riêng và thúc đẩy hoạt động xuất nhập khẩu, thanh toán bằng tín dụng chứng từ nói riêng

sứ mạng xây dựng, phát triển và khẳng định một thương hiệu hàng hóa

Việt_ Niềm tin vào hàng hóa Việt Chính nhân tố này là nguồn sức mạnh nội tại đưa Vietrust JSC đi tới thành công

Riêng nhân lực phòng KHVTXNK , phòng thực hiện nghiệp vụ thanh toán quốc tế của công ty có 75% trình độ đại học Tuy nhiên, chỉ 25% tốt nghiệp và làm việc đúng chuyên ngành Số nhân viên còn lại không được đào tạo một cách bài bản, chính quy ở các trường đại học, kiến thức thu thập được chỉ là tự tìm hiểu về quá trình đàm p hán và tiếp cận qua công việc Trong khi đó đàm phán là hoạt động quan trọng, đò i hỏi về kỹ năng

và nghiệp vụ, trình độ ngoại ngữ cao Điều này cũng là một khó khăn đối với hoạt động quản trị quá trình đàm phán ký kết hợp đồng nhập khẩu tại công ty

3.2.1.3 Cơ sở vật chất:

Vietrust JSC có một nhà máy sản xuất ở Khu công nghiệp Tiên S ơn, huyện Tiên Du, tỉnh Bắc Ninh với dây chuyền sản xuất hiện đại đồng bộ, tự động hóa cao và công nghệ tiên tiến.Một trung tâm Logictics Tonmat mới được xây dựng và đang đi vào hoạt động và hệ thống phân p hối hơn 1000 cửa hàng, đại lý tấm lợp mang thương hiệu Tonmat ở khắp miền Bắc và miền Trung Các văn phòng của Vietrust JSC được trang bị các máy móc trang thiết bị hiện đại như máy tính kết nối internet, máy fax, máy p hoto, máy in, điện thoại…điều này tạo điều kiện rất thuận lợi cho quá trình hoạt động kinh doanh của công ty nói chung và hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu nói riêng

3.2.1.4 Tình hình hoạt động kinh doanh:

Với mục tiêu, phương hương phát triển đúng đắn, giá trị thương hiệu Tonmat ngày càng được khẳng định, đội ngũ nhân lực yêu nghề, và n hững điều kiện thuận lợi của môi trường vĩ mô… là những thành tố góp phần tạo nên những bước khởi sắc trong tình hình hoạt động kinh doanh của Vietrust

JSC Có thể nhận thấy điều này quá những số liệu sau:

Bảng2 : Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh giai đoạn 2007-2009

Đơn vị: Đồng

1 Doanh thu BH và cung

Nguồn: Phòng Kế toán tài chính

Kết quả hoạt động kinh doanh được phản ánh khá rõ nét ở chỉ tiêu tổng lợi nhuận sau thuế Năm 2007, lợi nhuận sau thuế của Vietrust JSC đạt 2.836.116.820 đồng và năm 2008 là chỉ đạt 2.804.616.010 đồng và đến năm 2009 là 14.124.973.900 đồng, tăng gấp 5 lần so với năm 2008 Có thể

thấy rằng năm 2009 là năm phát triển vượt bậc của công ty Điều này là do chất lượng sản phẩm và giá trị thương hiệu Tonmat của công ty đã được người tiêu dùng tin tưởng, hoạt động quản trị doanh nghiệp hiệu quả và phù hợp với tình hình thực tế doanh nghiệp và môi trường vĩ mô

* Lượng sản phẩm bán ra giai đoạn 2007-2009:

9Bảng3: Lượng sản phẩm bán ra giai đoạn 2007-2009

Tôn 3 lớp (m 2 )

Nguồn: Báo cáo kết quả kinh doanh năm 2009

Lượng sản phẩm được bán ra thị trường cũng tăng nhanh trong giai đoạn này Điều này phản ánh nhu cầu đối với sản phẩm ngày càng cao và

dự báo năm 2010, lượng bán ra tăng lên là 800.000 m2 với tôn 3 lớp, 324.000 m2 đối với tôn 1 lớp đạt 130% so với 2008 và 15.000 m2 đối với panel đạt khoảng 240% so với năm 2009

* Tốc độ tăng trưởng doanh thu bán hàng:

Biểu đồ 1: Tốc độ tăng trưởng doanh thu bán hàng

0 10,000,000

+159%

+158%

+217 %