CHƯƠNG 2: LỰA CHỌN VÀ TRIỂN KHAI ERP2.1 Quyết định lựa chọn ERP Khi lựa chọn một hệ thống ERP cho cả mục tiêu kinh doanh hiện tại và tương lai,điều quan trọng là các tổ chức phải xem xét
Trang 1TRƯỜNG ĐẠI HỌC SƯ PHẠM KỸ THUẬT KHOA ĐÀO TẠO CHẤT LƯỢNG CAO
Trang 2TRƯỜNG ĐẠI HỌC SƯ PHẠM KỸ THUẬT KHOA ĐÀO TẠO CHẤT LƯỢNG CAO
BẢNG PHÂN CÔNG Ngành: Quản lý công nghiệp Khóa: 2019 Năm học 2021 – 2022
Trang 3MỤC LỤC
CHƯƠNG 1: NHÌN LẠI NĂM 2020 4
CHƯƠNG 2: LỰA CHỌN VÀ TRIỂN KHAI ERP 5
2.1 Quyết định lựa chọn ERP 5
2.1.1 Nâng cấp hoặc hoàn thành lại: 5
2.1.2 Thay đổi khỏi phần mềm cũ: 5
2.1.3 Chuyển qua phầm mềm bậc 1 khác: 5
2.1.4 Chuyển qua phần mềm cao cấp hơn: 5
2.2 Sự hài lòng về hệ thống ERP: 6
2.3 Dữ liệu đám mây: 6
2.3.1 Phần mềm ERP tại chỗ so với dữ liệu đám mây 6
2.3.2 Mô hình triển khai 6
2.3.3 Những lý do không cho dữ liệu đám mây ERP 6
2.4 Chuyển đổi kinh doanh kỹ thuật số so với triển khai ERP 6
2.5 Cách thực hiện tiếp cận: 6
2.5.1 Phương pháp tiếp cận theo từng giai đoạn: 6
2.5.2 Phương pháp tiếp lớn: 6
2.5.3 Phương pháp tiếp cận kết hợp: 6
CHƯƠNG 3: LIÊN KẾT CHIẾN LƯỢC 6
3.1 Con người, Quy trình và Công nghệ 6
3.1.1 Các khía cạnh kỹ thuật dễ dàng hơn so với con người và khía cạnh quy trình: 6 3.1.2 Các nhà tư vấn có thể Thực hiện Thay đổi Tổ chức Dễ dàng hơn: 6
3.2 Lợi ích kinh doanh mong đợi so với lợi ích kinh doanh thực tế 6
Trang 43.2.1 Lợi ích về Hiệu quả Hoạt động: 6
3.2.2 Lợi ích về Báo cáo và Hiển thị: 6
3.2.3 Lợi ích tăng trưởng và cạnh tranh 6
3.2.4 Lợi ích công nghệ 6
3.3 Mua vào & Tham gia của Giám đốc điều hành 6
3.3.1 Lượng mua vào điều hành có thể giảm trong suốt dự án: 6
3.3.2 Làm thế nào để có được quyền mua của Executive: 6
3.4 Kết luận 6
3.4.1 Hướng dẫn quản lý thay đổi có cần thiết cho việc nâng cấp không? 6
CHƯƠNG 4 CON NGƯỜI & QUY TRÌNH 7
4.1 Quản lý Quy trình Kinh doanh 7
4.1.1 Thay đổi trải nghiệm quản lý khách hàng: 7
4.2 Quản lý Thay đổi Tổ chức 7
4.2.1 Giao tiếp với nhân viên là điều cần thiết: 7
4.2.2 Các hoạt động quản lý thay đổi cần thiết: 7
CHƯƠNG 5 KẾT QUẢ TRIỂN KHAI ERP 7
5.1 Chi phí Dự án 7
5.1.1 Tuân thủ ngân sách là đầy thách thức 7
5.1.2 Nhu cầu về Công nghệ bổ sung là Nguyên nhân chính của việc vượt ngân sách 7
5.1.3 Các tổ chức có kỳ vọng thực tế về phí tư vấn 7
5.1.4 Tổ chức cần bao nhiêu nguồn lực nội bộ? 7
5.1.5 Đàm phán với các nhà cung cấp ERP 7
Trang 55.2.1 Tần suất vượt qua mốc thời gian vẫn như nhau 7
5.2.2 Các vấn đề về tổ chức dẫn đến việc vượt quá dòng thời gian 8
5.2.3 Sự chậm trễ liên quan đến COVID-19 8
5.3 Thành công & Thất bại 8
5.4 So sánh giữa các năm 8
CHƯƠNG 6 KẾT LUẬN 9
Trang 6CHƯƠNG 1: NHÌN LẠI NĂM 2020
Vào tháng 2, Công ty Koch, một tập đoàn đa quốc gia đã sở hữu một sốInfor, đã mua lại phần cổ phần còn lại của Infor
Vào tháng 2, Acumatica, một nhà cung cấp ERP, đã mua lại nhà cung cấpphần mềm sản xuất JAAS Systems
Vào tháng 2, SAP đã công bố hỗ trợ mở rộng cho ERP 6.0 và BussinessSuite 7.Thời hạn mới để bảo trì chính thống hiện là cuối năm 2027 và thờihạn mới để bảo trì mới là cuối năm 2030
Vào tháng 2, Saleforce đã mua nhà cung cấp CRM dành riêng cho ngành,Vlocity
Và tháng 3, Tổ chức Y tế thế giới (WHO) tuyên bố sự bùng phát dịchCOVID-19 là một đại dịch toàn cầu
Vào tháng 5, Microsoft đã mua lại công ty phần mềm viễn thôngMetaswitch Networks
Vào tháng 7, Aptean, một nhà cung cấp phần mềm doanh nghiệp toàn cầu
đã mua lại nhà cung cấp ERP chuyên nghành thực phẩm và đồ uống, DINSolutions
Vào tháng 9,Oracle đã ký một thỏa thuận với Walmart để mua một phầncủa ứng dụng di động đó là Tiktok
Vào tháng 10, Clayton Dubilier&Rice mua lại Epictor Software
Vào tháng 11, SAP đã mua lại với công cụ tưng tác khách hàng đa kênh.Emarsys
Vào tháng 11, IFS là một nhà cung cấp ERP đã mua lại một nhà cung cấpcông nghệ dịch vụ hiện trường là Clevest Solutions Inc
Trang 7CHƯƠNG 2: LỰA CHỌN VÀ TRIỂN KHAI ERP
2.1 Quyết định lựa chọn ERP
Khi lựa chọn một hệ thống ERP cho cả mục tiêu kinh doanh hiện tại và tương lai,điều quan trọng là các tổ chức phải xem xét chức năng nào họ sẽ cần trong vòng nămnăm tới Một lợi thế mà các nhà cung cấp lớn có được so với các nhà cung cấp nhỏ hơn
là các ứng dụng bổ sung trong danh mục đầu tư của họ để bổ sung cho hệ thống ERPchính của họ Đây có thể là bất cứ thứ gì, từ giải pháp trí tuệ nhân tạo (AI) đến ứng dụngtrí tuệ nhân tạo (BI) cho công nghệ IoT
2.1.1 Nâng cấp hoặc hoàn thành lại:
Nhiều tổ chức có ý định nâng cấp hệ thống của họ phải thực hiện lại nó Ví dụ: nếumột tổ chức có hệ thống ERP được tùy chỉnh nhiều, thì việc nâng cấp về cơ bản có thể làmột quá trình thực hiện lại
Bất chấp những thách thức của việc nâng cấp, có vẻ như nhiều tổ chức đang quyếtđịnh giữ lại phần mềm hiện tại của họ Một số tổ chức này có thể không bị cản trở bởi sựtùy chỉnh quá mức bởi vì việc triển khai ban đầu của họ liên quan đến việc quản lý dự ánmạnh mẽ trong suốt dự án và sau khi thực hiện
2.1.2 Thay đổi khỏi phần mềm cũ:
Trong môi trường kinh doanh cạnh tranh ngày nay, nhiều tổ chức nhận thấy rằng
họ không có lựa chọn nào khác ngoài việc triển khai một hệ thống hiện đại nếu họ muốntheo kịp các đối thủ cạnh tranh Các hệ thống cũ không thể tích hợp và phân tích lượnglớn dữ liệu hoặc cung cấp thông tin chi tiết về dữ liệu theo thời gian thực
Dữ liệu thời gian thực đặc biệt quan trọng khi đề cập đến việc cải thiện trảinghiệm khách hàng hoặc tối ưu hóa chuỗi cung ứng
Hệ thống ERP hiện đại là những hệ thống được tích hợp đầy đủ với khả năng kếtnối mạnh mẽ, những hệ thống này có các khả năng tiên tiến cung cấp các phân tích có thểhành động được hỗ trợ bởi trí tuệ nhân tạo và máy học, cho phép các tổ chức đưa ra cácquyết định kinh doanh thông minh
Trang 82.1.3 Chuyển qua phầm mềm bậc 1 khác:
Các hệ thống cấp I có thể so sánh được ở chỗ chúng đều có khả năng mở rộng cao
và rất phù hợp cho nhiều ngành công nghiệp khác nhau Mặc dù lý do thuyết phục đểchuyển đổi thường tồn tại, nhưng chúng tôi nhận thấy rằng nhiều tổ chức không dành thờigian để phát triển tình huống kinh doanh, vì vậy nếu có lý do để chuyển sang hệ thốngCấp I khác, họ sẽ không bao giờ biết được Do đó, họ không bận tâm chuyển đổi ngay cảkhi hệ thống hiện tại của họ đang gây ra các điểm khó khăn
2.1.4 Chuyển qua phần mềm cao cấp hơn:
Đây là tình huống ít phổ biến nhất, có thể là do khả năng của các hệ thống ERPCấp II và Cấp III hiện đang nâng cao hơn bao giờ hết Điều này có nghĩa là các tổ chức
có ít lý do hơn để chuyển sang hệ thống Cấp I vì họ đã có một hệ thống với chức năng vàkhả năng mở rộng phù hợp Ngay cả khi họ đã triển khai các hệ thống này từ nhiều nămtrước, đây có thể là các hệ thống ERP đám mây mà nhà cung cấp đã tự động cập nhậtthường xuyên
2.2 Sự hài lòng về hệ thống ERP:
Sự không hài lòng về hệ thống giữa các nhân viên là phổ biến, đặc biệt là giữa các
tổ chức đã bỏ qua việc quản lý thay đổi tổ chức Tuy nhiên, sự không hài lòng về hệthống giữa những người ra quyết định và các thành viên trong nhóm dự án nói lên nhiềuđiều hơn về tính phù hợp thực tế của hệ thống ERP
Sự gia tăng mức độ không hài lòng này rất thú vị khi xem xét sự gia tăng tỷ lệ tổchức nhận thấy lợi ích kinh doanh mong đợi
Về các tổ chức giữ nguyên hệ thống hiện tại của họ thay vì triển khai một hệ thốngmới, các tổ chức này có thể có những kỳ vọng thực tế hơn khi nói đến giao diện ngườidùng Thay vì không hài lòng với giao diện người dùng, các tổ chức này có thể không hàilòng khi nói đến khả năng của phần mềm được nâng cấp để đáp ứng tất cả các yêu cầukinh doanh và kỹ thuật của họ
Trang 92.3 Dữ liệu đám mây:
Phần mềm ERP đám mây là phần mềm được lưu trữ trong các trung tâm dữ liệunơi các nhà cung cấp quản lý nền tảng Phần mềm này được truy cập qua Internet, thay vìcục bộ trong máy tính
2.3.1 Phần mềm ERP tại chỗ so với dữ liệu đám mây
Trong khi các hệ thống ERP tại chỗ yêu cầu nâng cấp thủ công, nhiều giải phápERP đám mây nhận được các bản cập nhật tự động từ nhà cung cấp và tổ chức thường có
ít sự lựa chọn trong vấn đề này Các bản cập nhật hoặc nâng cấp này đòi hỏi thời gian và
nỗ lực tối thiểu
Một số giải pháp ERP đám mây, đặc biệt là các giải pháp dựa trên SaaS, nhậnthông báo khi có bản cập nhật, cho phép tổ chức chọn thời điểm hoặc nếu họ chấp nhậnbản cập nhật
2.3.2 Mô hình triển khai
Mỗi mô hình này đều có những lợi ích và nhược điểm có thể có hoặc có thể khôngphù hợp với chiến lược kỹ thuật số của tổ chức Một lợi ích thu hút các tổ chức đến với
mô hình SaaS là tính dễ sử dụng tương đối Phần mềm SaaS được quản lý hoàn toàn bởinhà cung cấp, có nghĩa là các bản cập nhật là tự động
2.3.3 Những lý do không cho dữ liệu đám mây ERP
Trong số những tổ chức không chọn ERP đám mây, lý do phổ biến nhất là “rủi romất dữ liệu” và “nguy cơ vi phạm bảo mật”
Lý do ít phổ biến nhất để không chọn triển khai ERP đám mây hoặc lưu trữ bênngoài là chi phí Năm ngoái, đây không phải là một trong những lý do mà các tổ chức đã
đề cập Có vẻ như các tổ chức ngày càng hiểu rõ hơn về ERP đám mây, họ nhận ra rằngchi phí dài hạn của đám mây thực sự có thể vượt quá chi phí của phần mềm tại chỗ
2.4 Chuyển đổi kinh doanh kỹ thuật số so với triển khai ERP
Hầu hết các dự án nằm giữa triển khai ERP và chuyển đổi kỹ thuật số Trong khichuyển đổi kỹ thuật số thường liên quan đến việc lập bản đồ hành trình của khách hàng
và tái cấu trúc quy trình kinh doanh, việc triển khai ERP liên quan đến những thay đổi tổchức ít quan trọng hơn
Chúng tôi nhận thấy rằng chuyển đổi kinh doanh kỹ thuật số là một từ thông dụngthường bị lạm dụng Một sự nhầm lẫn phổ biến là đề cập đến việc nâng cấp ERP như một
sự chuyển đổi kỹ thuật số Điều này còn lâu mới chính xác vì hầu hết các bản nâng cấpthậm chí không đạt đến mức thấp nhất của quang phổ
Hai trường hợp ngoại lệ sẽ là nếu bản nâng cấp yêu cầu thực hiện lại do các tháchthức kỹ thuật, chẳng hạn như tùy chỉnh quá mức hoặc nếu một tổ chức đã tạo ra một môhình kinh doanh kỹ thuật số mới nhưng hài lòng với hệ thống hiện tại của mình ngoàithực tế là nó cần được nâng cấp
Trang 102.5 Cách thực hiện tiếp cận:
2.5.1 Phương pháp tiếp cận theo từng giai đoạn:
Trong quá trình triển khai theo từng giai đoạn, nhân viên chuyển sang hệ thốngmới theo một loạt các bước được xác định trước Điều này không chỉ ít rủi ro hơn từ góc
độ kỹ thuật mà còn ít rủi ro hơn từ góc độ tổ chức - người dùng có nhiều thời gian hơn đểtìm hiểu và thích ứng với hệ thống mới Việc kết nối hai hệ thống là điều cần thiết trongquá trình triển khai từng giai đoạn theo mô-đun vì các mô-đun đầu tiên được triển khai cóthể không hoạt động bình thường nếu không có dữ liệu từ các mô-đun chưa được triểnkhai
2.5.2 Phương pháp tiếp lớn:
Trong trường hợp này, các tổ chức hoạt động với tất cả các mô-đun và văn phòngcùng một lúc Đây là cách tiếp cận phổ biến cho việc triển khai chỉ liên quan đến mộthoặc hai đơn vị kinh doanh Đối với các triển khai lớn liên quan đến một số đơn vị kinhdoanh, cách tiếp cận vụ nổ lớn là rất rủi ro vì có nhiều đơn vị kinh doanh đồng thời hoạtđộng trên một hệ thống mới Kể từ năm ngoái, đã có sự gia tăng 7% trong các tổ chức sửdụng cách tiếp cận này Điều này có ý nghĩa khi xem xét rằng quy mô tổ chức trung bình
đã nhỏ hơn trong năm nay
2.5.3 Phương pháp tiếp cận kết hợp:
Phương pháp này kết hợp một số phương pháp tiếp cận theo từng giai đoạn khácnhau dựa trên nhu cầu riêng của tổ chức Trong một triển khai kết hợp điển hình, các tổchức có thể chọn sử dụng phương pháp tiếp cận vụ nổ lớn cho các đơn vị kinh doanh nhỏhơn và cách tiếp cận theo từng giai đoạn cho các đơn vị kinh doanh lớn hơn Có rất ítthay đổi về mức độ phổ biến của phương pháp này trong năm qua
Trang 11CHƯƠNG 3: LIÊN KẾT CHIẾN LƯỢC
Khi nâng cấp hệ thống hiện tại hoặc triển khai phần mềm mới, việc liên kết tổchức là điều cần thiết Các bên liên quan nên được liên kết xung quanh các mục tiêu của
tổ chức để đảm bảo ba thành phần thiết yếu của dự án - con người, quy trình và công
nghệ - tất cả đều tập trung vào việc đạt được những mục tiêu này.
3.1 Con người, Quy trình và Công nghệ
Theo kinh nghiệm của chúng tôi, các công ty có xu hướng tập trung phần lớn sựchú ý vào khía cạnh kỹ thuật của các dự án Tuy nhiên, để đạt được lợi ích kinh doanhmong đợi, các tổ chức phải tập trung nhiều, nếu không muốn nói là nhiều hơn, vào cáckhía cạnh của con người và quy trình
Ví dụ, trước khi lựa chọn phần mềm ERP, điều quan trọng là phải xác định chiến lược kỹthuật số và tìm kiếm cơ hội cải tiến trong các quy trình trạng thái hiện tại Việc trao đổivới nhân viên trước khi lựa chọn cũng là điều cần thiết để họ cảm thấy tham gia vào dự
án và có thể chuẩn bị tinh thần để áp dụng các quy trình và công nghệ mới
3.1.1 Các khía cạnh kỹ thuật dễ dàng hơn so với con người và khía cạnh quy trình:
Trong số các tổ chức đã hoàn thành việc thực hiện, gần 3/4 nhận thấy các khíacạnh thay đổi quy trình trong dự án của họ là khó khăn hoặc rất khó khăn Thậm chínhiều hơn, nhận thấy các khía cạnh thay đổi tổ chức là khó khăn hoặc rất khó khăn.Ngược lại, chỉ 8% tổ chức thấy rằng các khía cạnh kỹ thuật của dự án của họ khó hoặc rấtkhó
Thay đổi đáng kể nhất so với báo cáo năm ngoái là mức độ khó khăn của các khía cạnh
kỹ thuật được báo cáo giảm 26% Điều này có ý nghĩa khi xem xét các tổ chức nhỏ hơnnăm ngoái
Khó khăn của việc thay đổi tổ chức và thay đổi quy trình tương tự như năm ngoái,điều này không có gì đáng ngạc nhiên khi xem xét những gì chúng tôi đã trải qua vớikhách hàng
Ví dụ: trong các cam kết khôi phục dự án, chúng tôi thường làm việc với các tổchức đã cải thiện quy trình kinh doanh của họ sau khi lựa chọn và buộc phải tùy chỉnhphần mềm của họ để đáp ứng nhu cầu của họ Tùy chỉnh là một thách thức mà các tổchức thường liên quan đến khó khăn của việc thay đổi quy trình
Về khó khăn của việc thay đổi tổ chức, chúng tôi đã thấy rằng hầu hết các nhómlãnh đạo của khách hàng của chúng tôi đều thờ ơ với việc quản lý thay đổi tổ chức Nóicách khác, các nhà quản lý dự án và lãnh đạo cấp cao bỏ qua tầm quan trọng của một kếhoạch quản lý thay đổi có cấu trúc khi muốn giảm thiểu khó khăn của việc thay đổi tổchức
3.1.2 Các nhà tư vấn có thể Thực hiện Thay đổi Tổ chức Dễ dàng hơn:
Phần sau của báo cáo, chúng tôi phân tích việc sử dụng các chuyên gia tư vấn củacác tổ chức Khi dữ liệu đó tương quan với dữ liệu trên, chúng tôi thấy rằng trong sốnhững người tìm kiếm hướng dẫn quản lý thay đổi từ chuyên gia tư vấn, chỉ có 33% nhậnthấy các khía cạnh thay đổi tổ chức là khó hoặc rất khó So sánh điều này với 67% tổng
Trang 12Một trong những khía cạnh thay đổi tổ chức khó khăn nhất của các dự án ERP làthu hút được sự đồng tình của nhân viên Các nhà tư vấn quản lý thay đổi có giá trị vềmặt này vì họ có thể giúp tổ chức hiểu được tác động của thay đổi đối với từng nhómnhân viên Sau đó, các nhà tư vấn có thể sử dụng thông tin này để giúp các tổ chức pháttriển các kế hoạch truyền thông có mục tiêu.
3.2 Lợi ích kinh doanh mong đợi so với lợi ích kinh doanh thực tế
Một trong những dấu hiệu cảnh báo hàng đầu về sự thất bại của ERP là thiếu các trườnghợp kinh doanh và kế hoạch hiện thực hóa lợi ích Khi các tổ chức định lượng cách họmong đợi hệ thống mới sẽ cải thiện hoạt động kinh doanh của họ, họ có thể tham khảocác chỉ số hiệu suất chính (KPI) trong suốt dự án để đảm bảo rằng họ đang đi đúng hướng
để nhận ra lợi ích
Gần ba phần tư số tổ chức đã hoàn thành việc triển khai đã nhận ra toàn bộ lợi ích mongđợi được nêu ở bên phải Năm ngoái, ít hơn khoảng 20% tổ chức nhận ra lợi ích trong batrong số các danh mục này
Việc tăng khả năng nhận ra lợi ích có thể là do các tổ chức nhỏ hơn đã tham gia vàonghiên cứu của chúng tôi trong năm nay Các tổ chức nhỏ hơn có xu hướng hoàn thànhcác dự án nhanh hơn các tổ chức lớn hơn, điều này thường có nghĩa là việc nhận ra lợiích nhanh hơn
Ngoài ra, nhiều người được hỏi đã nâng cấp phần mềm hiện tại của họ thay vì triển khaimột hệ thống khác và việc nâng cấp thường nhanh hơn so với việc triển khai một hệthống mới
Cuối cùng, như đã thảo luận ở phần sau, nhiều tổ chức hơn đã tập trung mạnh vào quản lýquy trình kinh doanh so với năm ngoái Khi các tổ chức cải tiến nhiều hơn các quy trìnhcủa họ và các cải tiến phù hợp với các mục tiêu của tổ chức, điều này thường dẫn đếntăng lợi ích kinh doanh
Tuy nhiên, câu hỏi vẫn là liệu các tổ chức trong nghiên cứu của chúng tôi có nhắm mụctiêu rất cao khi đặt ra các mục tiêu thực hiện lợi ích của họ hay không Nếu họ khôngtham vọng trong việc thiết lập mục tiêu của mình, thì việc thực hiện các lợi ích mạnh mẽtrong năm nay có thể không liên quan chặt chẽ đến quản lý quy trình kinh doanh
3.2.1 Lợi ích về Hiệu quả Hoạt động:
Trong số các loại lợi ích khác nhau, các tổ chức có nhiều khả năng nhận ra các lợi ích liênquan đến hiệu quả nhất Sau đây là một số ví dụ về lợi ích của hiệu quả hoạt động màchúng tôi đã đưa vào cuộc khảo sát của mình:
Nâng cao năng suất và hiệu quả
Giảm chi phí vận hành và / hoặc nhân công
Tối ưu hóa mức tồn kho
Loại bỏ silo
Chuẩn hóa hoạt động
Trong một thế giới được biến đổi bởi COVID-19, hiệu quả chưa bao giờ quan trọng hơnthế Ví dụ, khả năng đáp ứng nhanh chóng với sự gián đoạn chuỗi cung ứng cho phépmột số nhà sản xuất đáp ứng kỳ vọng của khách hàng, trong khi các nhà sản xuất kém