MỤC LỤC MỞ ĐẦU 3 Lý do chọn đề tài 3 Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu 3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 3 Phương pháp nghiên cứu 4 Ý nghĩa của việc nghiên cứu đề tài 4 NỘI DUNG 5 CHƯƠNG I TỔNG QUAN VỀ SẢN PHẨM VÀ DỊCH VỤ THÔNG TIN 5 Cơ sở lý luận (khái niệm) 5 1 1 Thông tin 5 1 1 1 Các định nghĩa khác nhau về thông tin 5 1 1 2 Các thuộc tính của thông tin 5 1 1 1 1 Giao lưu thông tin 5 1 1 1 2 Khối lượng thông tin 6 1 1 1 3 Chất lượng thông tin 6 1 1 1 4 Giá trị của thông tin 6 1 1 1 5 Giá thành.
Trang 1MỤC LỤC
MỞ ĐẦU 3
Lý do chọn đề tài 3
Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu 3
Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 3
Phương pháp nghiên cứu 4
Ý nghĩa của việc nghiên cứu đề tài 4
NỘI DUNG 5
CHƯƠNG I: TỔNG QUAN VỀ SẢN PHẨM VÀ DỊCH VỤ THÔNG TIN .5
Cơ sở lý luận (khái niệm) 5
1.1 Thông tin 5
1.1.1 Các định nghĩa khác nhau về thông tin 5
1.1.2 Các thuộc tính của thông tin 5
1.1.1.1 Giao lưu thông tin 5
1.1.1.2 Khối lượng thông tin 6
1.1.1.3 Chất lượng thông tin 6
1.1.1.4 Giá trị của thông tin 6
1.1.1.5 Giá thành của thông tin 6
1.1.1.6 Phân loại thông tin 6
1.2 Sản phẩm thông tin 8
1.2.1 Ấn phẩm thông tin thư mục 8
1.2.2 Tạp chí tóm tắt 8
1.2.3 Tổng luận khoa học 9
1.2.4 Cơ sở dữ liệu 9
1.3 Dịch vụ thông tin 9
1.3.1 Phổ biến thông tin 9
1.3.2 Các dịch vụ cung cấp TL cấp 1 10
1.3.3 Dịch vụ phổ biến thông tin cấp 2 11
1.3.4 Các dịch vụ phổ biến thông tin cấp 3 12
1.3.5 Phổ biến thông tin có chọn lọc 12
Trang 21.3.6 Dịch vụ dịch tài liệu 12
1.3.7 Dịch vụ tìm tin trực tuyến 12
1.3.8 Dịch vụ phổ biến thông tin trên đĩa quang 12
CHƯƠNG II: GIỚI THIỆU CÁC SẢN PHẨM VÀ DỊCH VỤ THÔNG TIN TẠI TRUNG TÂM LƯU TRỮ QUỐC GIA I 13
2.1 Khái quát về Trung tâm lưu trữ quốc gia I 13
2.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển của Trung tâm lưu trữ quốc gia I 13
2.1.2 Vị trí và chức năng 14
2.1.3 Nhiệm vụ, quyền hạn 14
2.1.4 Cơ cấu tổ chức 15
2.2 Các sản phẩm và dịch vụ thông tin tại Trung tâm lưu trữ quốc gia I .15
2.2.1 Sản phẩm 15
2.2.1.1 Ấn phẩm 15
2.2.1.2 Tạp chí tóm tắt 16
2.2.1.3 Tổng luận khoa học 16
2.2.1.4 Cơ sở dữ liệu 16
2.2.2 Dịch vụ 17
2.2.2.1 Tổ chức phòng Đọc 17
2.2.2.2 Thời gian, thủ tục phục vụ độc giả sử dụng tài liệu tại phòng Đọc 17
2.2.2.3 Các hình thức cung cấp thông tin, sử dụng tài liệu của độc giải tại phòng đọc tài liệu 18
2.2.2.4 Trình tự thủ tục khai thác sử dụng tài liệu 18
2.2.2.5 Các văn bản quy phạm pháp luật qui định về chế độ khai thác sử dụng tài liệu 18
KẾT LUẬN 19
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 20
Trang 3Trung tâm Lưu trữ quốc gia I là đơn vị trực thuộc Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước – Bộ Nội vụ, trong quá trình hoạt động, đơn vị đã lưu trữ một khối lượng tài liệu cực lớn Đây là khối lượng tài liệu rất quan trọng cần được tổ chức lưu trữ một cách khoa học và bảo quản tốt để phục vụ cho hoạt động cung cấp thôngtin sau này
Hoạt động cung cấp thông tin của phòng đọc Trung tâm lưu trữ quốc gia I trong thời gian qua đã có những đóng góp tích cực vào kết quả hoạt động của trung tâm Tuy nhiên, bên cạnh đó còn tồn tại một số điểm bắt cập, chưa rõ ràng về hoạt động cung cấp thông tin cho người dùng tin ở trung tâm Vì vậy, để làm rõ điểm bất cập đó, việc giới thiệu các sản phẩm và dịch vụ thông tin là công việc cần thiết Chính vì lẽ đó, em đã quyết định chọn đề tài cho bài tập lớn của mình
là “Dựa vào nội dung lý thuyết Anh (chị) hãy giới thiệu các sản phẩm và dịch vụ thông tin tại Trung tâm lưu trữ quốc gia I”.
Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu
Thông qua quá trình nghiên cứu, bài tập lớn tập trung làm rõ 2 mục đích sau:
- Mục tiêu 1: Làm rõ cơ sở lý luận về thông tin, sản phẩm và dịch vụ thông tin của cơ quan, tổ chức
- Mục tiêu 2: Giới thiệu sản phẩm và dịch vụ thông tin của Trung tâm lưu trữ quốc gia I
Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
- Bài tập lớn nghiên cứu đối tượng là: Sản phẩm và dịch vụ thông tin của Trung tâm lưu trữ quốc gia I
- Phạm vi nghiên cứu: Tất cả các sản phẩm và dịch vụ thông tin của trung tâm lưu trữ quốc gia I
Trang 4Phương pháp nghiên cứu
Khi nghiên cứu về đề tài, bài tập lớn này đã kết hợp sử dụng nhiều phương phápnghiên cứu, trong đó chủ yếu sử dụng các phương pháp nghiên cứu sau: Phươngpháp thống kê mô tả, phương pháp tổng hợp, phân tích
Ý nghĩa của việc nghiên cứu đề tài
Giúp cho sinh viên hiểu thêm về môn học, cũng như về hoạt động thông tin của Trung tâm lưu trữ quốc gia I Nghiên cứu này góp phần vào việc giới thiệu các sản phẩm và dịch vụ thông tin của Trung tâm lưu trữ quốc gia I và các hoạt động cung cấp thông tin ở Phòng đọc Trung tâm lưu trữ quốc gia I Cung cấp thêm thông tin về về Trung tâm cũng như các hoạt động thông tin ở đây
Trang 5NỘI DUNG CHƯƠNG I: TỔNG QUAN VỀ SẢN PHẨM VÀ DỊCH VỤ THÔNG TIN
Cơ sở lý luận (khái niệm)
1.1 Thông tin
1.1.1 Các định nghĩa khác nhau về thông tin
Từ điển Oxfort English Dictionary: Thông tin là điều mà người ta đánh
giá hoặc nói đến; là tri thức, tin tức
Từ điển khác: Đồng nghĩa thông tin với tin tức; thông tin là sự chuyển
giao tri thức làm tăng thêm sự hiểu biết của con người
Theo nghĩa thông thường: Thông tin là tất cả sự việc, sự kiện, ý tưởng,
phán đoán làm tăng thêm hiểu biết của con người Thông tin được hình thành trong quá trình giao tiếp
Theo quan điểm triết học: Thông tin là sự phản ánh tự nhiên và xã hội
(thế giới vật chất) bằng ngôn từ, ký hiệu, hình ảnh nói rộng hơn bằng tất cả các phương tiện tác động lên giác quan của con người
Theo quan điểm lý thuyết thông tin: Thông tin là sự loại trừ tính bất định
của hiện tượng ngẫu nhiên
Thông tin có nhiều mức độ chất lượng khác nhau
- Thông tin là các số liệu, dữ kiện ban đầu thu thập được, gọi là dữ liệu (data)
- Thông tin qua xử lý, phân tích, tổng hợp thu được những giá trị cao hơn còn gọi là thông tin có giá trị gia tăng
- Ở mức độ cao hơn là các thông tin quyết định trong quản lý lãnh đạo, các thông tin chứa đựng quy luật khoa học, kết quả của những công trình nghiên cứu, thử nghiệm của các nhà khoa học và chuyên môn, tức là thông tin đã trở thành tri thức
1.1.2 Các thuộc tính của thông tin
1.1.1.1 Giao lưu thông tin
Thông tin có ở khắp nơi trong xã hội: các nguồn thông tin về tài nguyên, môi trường, đất đai, các hoạt động kinh tế, xã hội, khoa học công nghệ, kinh doanh Nhưng thông tin chỉ có giá trị và ý nghĩa khi được truyền đi, phổ biến
và sử dụng Bản chất của thông tin nằm trong sự giao lưu của nó
Trang 6Hình thức biểu diễn thông tin (ký hiệu, dấu hiệu, hình ảnh ) là hữu hạn nhưng nội dung của thông tin (ý tưởng, khái niệm, sự kiện ) là vô hạn Trong đời sống hàng ngày thông tin được biểu diễn bằng ngôn ngữ và được diễn tả bằng cú pháp và ngữ nghĩa của ngôn ngữ mà người ta sử dụng.
1.1.1.2 Khối lượng thông tin
- Càng nhiều tín hiệu sinh ra từ nguồn tin thì càng có nhiều thông tin được truyền đi
- Thông tin được truyền đi thông qua một vật trung gian gọi là vật mang tin(giấy, băng đĩa từ, sóng từ )
- Kỹ sư truyền tin họ truyền đi các tín hiệu nhưng họ không quan tâm đến đến nội dung cũng như chất lượng của thông tin
1.1.1.3 Chất lượng thông tin
- Thông tin phải chính xác, đúng đắn và phù hợp với thực tế
- Để đạt được mục đích sử dụng, thông tin phải được cập nhật đầy đủ, chính xác cho phép người dùng tin có thể lựa chọn thông tin theo yêu cầucủa họ
- Thông tin phải có chất lượng cao, kịp thời, trình bày hấp dẫn và dễ sử dụng
- Khi trả lời một câu hỏi, thông tin phải thích hợp và kịp thời
1.1.1.4 Giá trị của thông tin
Có 4 yếu tố tạo nên giá trị của thông tin là: tính chính xác, phạm vi bao quát nội dung, tính cập nhật và tần số sử dụng
Thông tin có giá trị là thông tin có tính chất riêng biệt (làm cho thông tin phùhợp với yêu cầu của người sử dụng), thông tin có tính chất dự báo (cho phép người ta lựa chọn một quyết định trong nhiều khả năng cho phép)
Thông tin có giá trị cao cho phép người ta có thể làm cho môi trường tốt lên
và có thể đưa ra những quyết định đối phó được với sự thay đổi của hoàn cảnh
1.1.1.5 Giá thành của thông tin
Giá thành của thông tin có thể quy về 2 bộ phận chính:
- Lao động trí tuệ, bao gồm việc hình thành ra thông tin và xử lý nội dung của nó
- Các yếu tố vật chất, đó là các phương tiện xử lý và lưu trữ thông tin, các phương tiện truyền tin
Ví dụ về các thông tin được đăng trong các vật mang tin khác nhau: sách, báo, tạp chí, đĩa CD-ROM, trên các CSDL có giá trị cao.
Trang 71.1.1.6 Phân loại thông tin
+ Theo giá trị và quy mô sử dụng
- Thông tin chiến lược
- Thông tin chiến thuật
- Thông tin tác nghiệp
- Thông tin thường thức
+ Theo nội dung của thông tin
- Thông tin khoa học kỹ thuật
- Thông tin khoa học xã hội
- Thông tin kinh tế
- Thông tin pháp luật
+ Theo đối tượng sử dụng thông tin
- Thông tin đại chúng
- Thông tin khoa học
+ Theo mức độ xử lý nội dung
- Thông tin cấp I: thông tin gốc
- Thông tin cấp II: thông tin tín hiệu và chỉ dẫn
- Thông tin cấp III: Tổng hợp các thông tin cấp I+ Theo hình thức thể hiện thông tin
- Thông tin nói
- Thông tin viết
- Thông tin bằng hình ảnh
- Thông tin đa phương tiện
Trang 81.2 Sản phẩm thông tin
1.2.1 Ấn phẩm thông tin thư mục
Là kết quả của quá trình biên mục Đó là các ấn phẩm thư mục do cơ quan thông tin xuất bản
Các biểu ghi tra cứu thư mục thường bao gồm cả tóm tắt, chú giải và tập hợp các từ khoá CSDL thư mục là một công cụ lưu giữ, tìm kiếm thông tin tự động hoá không thể thiếu trong các thư viện và các cơ quan thông tin
Sản phẩm đầu ra của CSDL thư mục là các phiếu mục lục, các xuất bản phẩm thư mục
CSDL thư mục có thể được sản xuất dưới dạng đĩa quang CD-ROM
1.2.2 Tạp chí tóm tắt
Là sản phẩm thông tin, được thể hiện dưới dạng một ấn phẩm định kỳ, trong đó trình bày các bản tóm tắt của các công trình nghiên cứu khoa học đã được công bố
Tạp chí tóm tắt là công cụ đắc lực của các nhà nghiên cứu, các cơ quan thông tin, xuất bản trong việc khắc phục những trở ngại do quá trình phân tán thông tin gây ra và là công cụ giúp họ trong việc tìm tin theo nội dung được nhanh chóng và thuận lợi
Chất lượng của bài tóm tắt thể hiện ở các yếu tố: Khả năng bao quát nguồn tin, tính đầy đủ, tính cập nhật của thông tin được cung cấp và chất lượng các bài tóm tắt
Các yếu tố mô tả trong tạp chí tóm tắt bao gồm:
Trang 9Là bài trình bày tổng hợp một cách khoa học và có hệ thống về các vấn đề được
xem xét, cùng với sự phân tích hiện trạng, mức độ và xu hướng phát triển của chúng
Một số bài tổng luận có thể được tập hợp và xuất bản dưới hình thức một tài liệu, gọi là ấn phẩm tổng luận
Tổng luận thường được các nhà khoa học có trình độ cao biên soạn từ nhiều nguồn tài liệu khác nhau nên là loại sản phẩm thông tin đặc biệt có giá trị, đặc biệt đối với các nhà nghiên cứu và các cán bộ lãnh đạo quản lý Có thể nói tổng luận là sản phẩm giáp ranh của hai lĩnh vực nghiên cứu và thông tin
1.2.4 Cơ sở dữ liệu
Là tập hợp các dữ liệu về các đối tượng cần được quản lý, được lưu trữ đồng thời trên các vât mang tin của máy tính điện tử và được quản lý theo một cơ chếthống nhất, nhằm giúp cho việc truy nhập và xử lý dữ liệu được dễ dàng nhanh chóng
Cơ sở dữ liệu được quản lý bởi một hệ quản trị dữ liệu, đó là một hệ thống các phần mềm, bao gồm các chưưong trình giúp người sử dụng quản lý và khai thácCSDL theo 3 chức năng:
+ Mô tả dữ liệu
+ Cập nhật dữ liệu
+ Tìm kiếm tài liệu
1.3 Dịch vụ thông tin
1.3.1 Phổ biến thông tin
- Phổ biến thông tin là chuyển giao cho người dùng tin những thông tin mà họ
có khả năng tiếp cận thông tin đó Đó là kết quả của việc xử lý thông tin và là công đoạn cuối cùng của dây truyền thông tin
Phổ biến thông tin được thực hiện :
- Các TL cấp 1 hay các bản sao của chúng
- Các bảng tra cứu của TL dưới dạng các sản phẩm thông tin cấp 2, các CSDL thư mục
- Các thông tin chứa trong TL và được trình bày dưới dạng các sản phẩm thông tin cấp3
- Các nguồn tin khác nhau
- Các dạng phổ biến thông tin khác nhau tùy theo phương tiện truyền thôngđược sử dụng, tính định kỳ, phạm vi và tính chất yêu cầu đề xuất bởi người dùng tin
Trang 10Những dịch vụ phổ biến thông tin mà 1 đơn vị thông tin thường phải đảm nhiệmlà:
- Các dịch vụ cung cấp TL cấp 1
- Dịch vụ dịch TL
- Các dịch vụ phổ biến thông tin cấp 2, cấp 3
- Các dịch vụ tìm tin on-line, tìm tin trên CD-ROM
- Phổ biến thông tin có chọn lọc
- Cho mượn đọc tại chỗ
- Cho mượn đọc ở nhà theo một thời gian quy định
- Bán cho người dùng tin TL ở dạng TL gốc hay bản sao chụp của TL gốcNgoài ra:
- Cho mượn ở phòng đọc có kiểm soát thông qua hệ thống thẻ đọc
- Tra cứu tự do
Hệ thống dịch vụ cung cấp TL cấp 1 thường được xây dựng trên các yếu tố:
- Các mục lục liên hợp
- Hệ thống cho mượn giữa các TV
- Các trung tâm thông tin TL có nhiệm vụ
Trang 111.3.3 Dịch vụ phổ biến thông tin cấp 2
Dịch vụ tra cứu tin : Sử dụng tốt nhất nguồn TL hiện có thể thoả mãn nhu cầu
thông tin của họ Nó cho phép người dùng tin có thể tìm TL theo nội dung đến mức độ chi tiết cần thiết
Dịch vụ thông tin định hướng : Có nhiệm vụ chỉ cho người dùng tin không phải
là TL hay những thông tin trả lời cho câu hỏi của họ mà giúp tìm đến các nguồntin
Dịch vụ thông tin online : Là tìm tin trên các CSDL thông qua một dịch vụ
thông tin, dựa trên mạng truyền dữ liệu, xuất phát từ 1 đầu cuối
Muốn tìn tin online phải
- Ký hợp đồng với các cơ quan dịch vụ thông tin để nhận được mật khẩu
- Sử dụng một trong các thiết bị: 1 đầu cuối của máy tính, 1 máy tính có trang bị modem hay 1 minitel
- Biết sử dụng ngôn ngữ hỏi riêng của từng cơ quan dịch vụ
Tìm tin on - line phụ thuộc vào các yếu tố sau:
Ở người sản xuất thông tin là tính chọn lọc của các ấn phẩm thông tin, chất lượng của việc đánh chỉ số, chất lượng của việc ghi thông tin trên các đĩa từ, chất lượng của các TL trợ giúp cho người dùng tin
- Tại cơ quan dịch vụ thông tin
- ở mạng truyền tải tin
- ở người dùng tin là sự hiểu biết về lĩnh vực đòi hỏi
Các thông tin mà các nguồn dữ liệu cung cấp là:
- Toàn bộ VB
- Các thông tin dữ kiện khai thác trực tiếp
- Các tra cứu thư mục, các bản tóm tắt TL, các chỉ dẫn tới TL gốc
Phổ biến thông tin trên CD - ROM: CD-ROM là một vật mạng tin với dung lượng lớn
Tìm tin trên internet
Trang 121.3.4 Các dịch vụ phổ biến thông tin cấp 3
TL cấp 3 là kết quả tổng hợp của nhiều công đoạn khác nhau
Dịch vụ phổ biến thông tin cấp 3 được thực hiện dưới nhiều hình thức khác nhau
Các dịch vụ thông tin liên kết thông tin qua môi giới trung gian giữa các dịch vụthông tin và người dùng tin
Các dịch vụ thông tin nhanh, cung cấp dưới dạng cô đọng những thông tin quá trình hiện hành
Phổ biến thông tin qua tiếp xúc trực tiếp là hình thức mà các đơn vị thông tin thường xem nhẹ
1.3.5 Phổ biến thông tin có chọn lọc
Phổ biến thông tin có chọn lọc Là phương thức chủ động nhằm cung cấp cho người dùng tin những thông tin mới, phù hợp với yêu cầu thường xuyên đã được xác định và đăng ký trước của họ
- SDI là dịch vụ cung cấp cho người dùng tin những thông tin cập nhật theo một chủ đề nhất định
- Lợi ích của SDI là giúp cho các nhà KH tiết kiệm được rất nhiều thời gian trong việc tìm kiếm thông tin
1.3.6 Dịch vụ dịch tài liệu
1.3.7 Dịch vụ tìm tin trực tuyến
1.3.8 Dịch vụ phổ biến thông tin trên đĩa quang
Trang 13CHƯƠNG II: GIỚI THIỆU CÁC SẢN PHẨM VÀ DỊCH VỤ THÔNG TIN
TẠI TRUNG TÂM LƯU TRỮ QUỐC GIA I
2.1 Khái quát về Trung tâm lưu trữ quốc gia I
2.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển của Trung tâm lưu trữ quốc gia I
Tên cơ quan lưu trữ: TRUNG TÂM LƯU TRỮ QUỐC GIA I
Số giấy phép: 173/GP-TTDT, cấp ngày: 10/12/2015
Chịu trách nhiệm: Ths Trần Thị Mai Hương - Giám đốc Trung tâm Lưu trữ quốc gia I
Địa chỉ: Sô 5 Vũ Phạm Hàm, Yên Hòa, Cầu Giấy, Hà Nội
Điện thoại: 04.37822545; Fax: 04.38255614
Trung tâm Lưu trữ quốc gia I là đơn vị trực thuộc Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước – Bộ Nội vụ
Trung tâm là một trong những lưu trữ lịch sử lớn của nhà nước Tên gọi trước đây của Trung tâm Lưu trữ quốc gia I là Kho lưu trữ trung ương Kho Lưu trữ trung ương được thành lập theo Nghị định số 102-CP ngày 04 tháng 9 năm 1962của Hội đồng Chính phủ
Ngày 08 tháng 8 năm 1988, Chủ tịch Hội đồng Bộ trưởng ban hành Quyết định
số 223-CT về việc cho phép các Kho Lưu trữ nhà nước trung ương đổi tên thànhcác Trung tâm Lưu trữ quốc gia Thực hiện Quyết định số 223-CT của Chủ tịch Hội đồng Bộ trưởng, ngày 06 tháng 9 năm 1988, Cục trưởng Cục Lưu trữ nhà nước đã ban hành Quyết định số 385/QĐ-TC về việc thực hiện đổi tên các Kho Lưu trữ nhà nước trung ương thành các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia Theo đó Kho Lưu trữ nhà nước trung ương ở Hà Nội được đổi tên thành “Trung tâm Lưutrữ quốc gia I”
Trong hơn 50 năm lịch sử thành lập, xây dựng và phát triển, cơ quan có thẩm quyền đã ban hành một số văn bản qui định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và
tổ chức của Trung tâm phù hợp với yêu cầu công tác của từng giai đoạn
Văn bản hiện hành gần đây nhất là Quyết định số 164/QĐ-VTLTNN ngày 28 tháng 10 năm 2015 của Cục trưởng Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước qui định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Trung tâm Lưu trữ quốc gia I hiện nay
