(SKKN 2022) Một số biện pháp để thực hiện tốt công tác văn thư lưu trữ tại trường THPT Hậu Lộc 4

sổ sách, giấy tờ được lưu trữ trong văn phòng nhà trường là cơ sở pháp lí của nhàtrường để giải quyết tất cả các vụ việc có liên quan đặc biệt là các vấn đề của giáoviên và học sinh.. Ch

MỤC LỤC

1.

1.1

1.2

1.3

1.4

1.5

2.

2.1

2.2

2.2.1

2.2.2

2.3

2.3.1

2.3.2

2.3.3

2.4

2.3.2.2

Phần mở đầu

Lý do chọn đề tài………

Mục đích nghiên cứu………

Đối tượng nghiên cứu ………

Phương pháp nghiên cứu ………

Những điểm mới của sáng kiến kinh nghiệm Nội dung Cơ sở lí luận ………

Thực trạng vấn đề trước khi áp dụng sáng kiến kinh nghiệm Thuận lợi ………

Khó khăn ………

Các giải pháp giải quyết vấn đề ………

Giải pháp 1: Xây dựng kế hoạch năm học………

Giải pháp 2: Giải pháp dự kiến lập danh mục hồ sơ …………

Giải pháp 3: Công tác bảo quản lưu trữ hồ sơ ………

Hiệu quả của sáng kiến kinh nghiệm…………

Kết luận và kiến nghị Kết luận

Những kiến nghị đề xuất

1 1 2 3 3 3 3 4 6 7 7 7 12 16 17 19

sổ sách, giấy tờ được lưu trữ trong văn phòng nhà trường là cơ sở pháp lí của nhàtrường để giải quyết tất cả các vụ việc có liên quan đặc biệt là các vấn đề của giáoviên và học sinh Chính bởi vậy, có thể khẳng định rằng: Công tác văn thư lưu trữcủa nhà trường tốt sẽ có vai trò thúc đẩy, góp phần nâng cao chất lượng công tácquản lí của nhà trường, đưa các hoạt động thực tiễn đi vào nề nếp để từ đó nâng caochất lượng giáo dục học sinh, khẳng định vị thế của nhà trường trong mắt các bậcphụ huynh học sinh và các nhà quản lí giáo dục.

Nhà trường mới được thành lập từ năm 2006 đến nay mới được 15 năm Là mộtnhân viên Văn Thư tôi luôn tự hỏi: Làm thế nào để mình quản lý để sắp xếp côngviệc, lưu trữ các loại hồ sơ một cách khoa học, hợp lý, dễ tìm, dễ lấy” Đó là mộtđiều mà tôi luôn trăn trở Trong mỗi năm học tôi lại có thêm cho mình một ý tưởng

và tôi đã học hỏi đồng nghiệp cũng như tìm tòi học hỏi thêm qua sách, báo, quamạng internet để có thể quản lí, sắp xếp một cách hợp lí, khoa học các loại hồ sơ

Vì vậy tôi đã mạnh dạn chọn đề tài: “ Một số giải pháp để thực hiện tốt công tác Văn thư, lưu trữ tại Trường THPT Hậu Lộc 4”

1.2 Mục đích nghiên cứu

Mọi cơ sở giáo dục đều có các loại văn bản giấy tờ, các thủ tục hồ sơ theo quychuẩn chung của Bộ GD&ĐT nhưng khi quy mô nhà trường ngày càng lớn, sốlượng học sinh ngày càng nhiều, số lượng giáo viên cán bộ công nhân viên cũngtăng lên theo mức tỉ lệ thuận, quan hệ xã hội của nhà trường ngày càng được mởrộng điều đó cũng đồng nghĩa với việc khối lượng công việc của văn phòng cũngtăng lên đáng kể Rất nhiều người làm công tác văn phòng trong nhà trường bị quátải trong công việc, một phần cũng bởi bản thân sắp xếp chưa thật hợp lí và nắm bắtcác loại công văn, giấy tờ chưa thực sự nhanh nhạy dẫn đến chậm tiến độ của nhàtrường và gây áp lực cho bản thân Thực tế làm việc đã cho thấy nếu công tác vănthư lưu trữ trong trường học được diễn ra bài bản sẽ tiết kiệm được khá nhiều thờigian và công sức dù cho khối lượng công việc có nhiều đi chăng nữa

Với thực tế gắn bó với công tác văn thư lưu trữ của nhà trường THPT Hậu Lộc 4

được 15 năm, tôi nhận thấy công tác văn thư lưu trữ nhà trường là nơi thực hiện rấtnhiều các công tác liên quan đến thủ tục hành chính Đó vừa là nơi giao dịch cáccông việc, vừa là nơi lưu trữ các loại hồ sơ, văn bản, sổ sách, giấy tờ của nhàtrường, vừa là nơi báo cáo, thống kê, thông báo các chủ trương đường lối, kế hoạchcông tác, hoạt động của nhà trường về mọi mặt Trong quá trình trực tiếp làm việc,tôi đã tích lũy được một số kinh nghiệm trong công tác văn thư sao cho vẫn thựchiện tốt chức năng, nhiệm vụ được giao vừa tránh mất quá nhiều thời gian cho cácbên liên quan trong đó có cả chính mình.

Văn thư nhà trường giống như một trạm thông tin với đủ loại số liệu trong nhiềunăm và mỗi ngày ta phải đối mặt với rất nhiều vấn đề liên quan đến số tài liệu đónhư hàng ngày tiếp nhận và xử lý công văn đi, đến bằng văn bản trên phần mềm xử

lý công việc của Sở GD - ĐT Thanh Hóa hoặc qua email của các cấp gửi về để thựchiện, hoặc có thể học sinh đã ra trường từ rất lâu nay cần đến bằng tốt nghiệp, học

bạ, hoặc có thể phụ huynh học sinh từ nơi khác đến làm thủ tục xin nhập học giữanăm cho con em mình, cho đến các thủ tục, công văn liên quan đến năm học hiệnhành, định kì hàng tuần, hàng tháng Muốn thực hiện được tốt chức năng thông tin

đó, nhân viên văn thư phải có khả năng xử lý thông tin, phân bổ sắp xếp hợp lí hồ

sơ, thời gian và ghi nhớ tốt giúp cho việc giải quyết công việc hàng ngày thuận lợinhanh chóng kịp thời bản thân không ngập trong giấy tờ và áp lực công việc

Từ tình hình thực tiễn trên tôi xin chia sẻ một số kinh nghiệm về quản lý, sắpxếp và lưu trữ hồ sơ tại trường học tôi đang công tác - Một ngôi trường có 1330 họcsinh và 84 cán bộ giáo viên công nhân viên với mong muốn các bạn đồng nghiệp cóthể thực hiện nhiệm vụ được phân công một cách nhanh chóng và hiệu quả hơn

1.3 Đối tượng nghiên cứu.

Công tác văn thư lưu trữ trong trường học rất quan trọng Trong sáng kiến kinhnghiệm lần này, tôi chỉ hướng đến chia sẻ những kinh nghiệm thiết thực mình đãtích lũy được trong quá trình làm việc trên lĩnh vực: quản lý, sắp xếp và lưu trữ cácloại hồ sơ tại nhà trường sao cho hợp lí, tiện ích với khả năng tìm kiếm nhanh, tránhmất nhiều thời gian công sức mà vẫn đảm bảo độ an toàn và cả tính bí mật

Những kinh nghiệm này được tôi đúc rút trong quá trình 15 năm công tác Thông

qua đề tài “Một số giải pháp để thực hiện tốt công tác văn thư lưu trữ ở Trường THPT Hậu Lộc 4”, tôi mong muốn những chia sẻ về công việc của mình có thể

giúp ích phần nào cho các bạn đồng nghiệp để cùng nâng cao hiệu quả, hoàn thànhtốt trách nhiệm được giao, phần nào tránh được những áp lực không đáng có và hivọng chúng ta sẽ yêu nghề mà mình đã chọn lựa

Tôi cũng rất mong sẽ nhận được sự góp ý cũng như chia sẻ của các bạn đồng

nghiệp về công tác này.

1.4 Phương pháp nghiên cứu

- Khảo sát thực tế, phương pháp thực hành, thực nghiệm sư phạm, thu thập và xử lícác thông tin

- Lập quy trình thu thập, phân loại

- Phương pháp thống kê, phân tích, đánh giá, tổng hợp

- Thời gian thực hiện trong năm học 2021 – 2022

1.5 Những điểm mới của SKKN

Đề tài sáng kiến kinh nghiệm “Một số giải pháp để thực hiện tốt công tác văn thư lưu trữ ở Trường THPT Hậu Lộc 4” thể hiện rõ sự hưởng ứng theo chủ trương

của Đảng và Nhà nước đưa ra trong việc đổi mới quản lí và cải cách hành chính ởnước ta, loại bỏ những thao tác thừa không cần thiết trong thủ tục hồ sơ, giấy tờ,tránh mất thời gian và công sức cho các bên tham gia, không làm ảnh hưởng đếncông tác chung vì “nặng bệnh giấy tờ”

Những chia sẻ trong sáng kiến kinh nghiệm có thực tiễn cao, bởi bản thân ngườiviết đã có thời gian 15 năm gắn bó với công việc Văn thư – Lưu trữ trong nhàtrường Trong quá trình làm việc, tôi đã rút ra được những bài học cần thiết cho bảnthân và thực sự có hiệu quả trong những lần làm việc sau

Sáng kiến kinh nghiệm có tính cập nhật cao, bên cạnh các phương pháp quản lý,sắp xếp và lưu trữ các loại hồ sơ tài liệu theo cách truyền thống cần chú trọng đếnviệc vận dụng công nghệ thông tin, các phần mềm máy tính phục vụ cho công tácvới những thao tác đơn giản, dễ dàng thực hiện

2 Nội dung sáng kiến kinh nghiệm

2.1 Cơ sở lý luận của sáng kiến kinh nghiệm

Nhằm phục vụ cho công tác lãnh đạo quản lý các cơ quan, đơn vị cần phải cócông tác văn phòng với những nội dung chủ yếu như : tổ chức, thu thập xử lý, phânphối, truyền tải các thông tin nội bộ và bên ngoài Trợ giúp lãnh đạo thực hiện tốtcác hoạt động điều hành của cơ quan, đơn vị, bộ phận chuyên môn đảm nhiệm cáchoạt động nói trên được gọi là văn phòng

Công tác văn phòng, văn thư – lưu trữ trong nhà trường là một hoạt động liênquan đến thủ tục hành chính gắn liền với hồ sơ, sổ sách, giấy tờ như : quản lý hồ sơ,thu nhập, xử lý, sắp xếp, báo cáo, thông tin…Hành chính văn phòng trong nhàtrường chính xác là một chức năng quan trọng để tạo sự thuận lợi và đảm bảo chocác bộ phận khác trong nhà trường hoạt động trôi chảy

Công tác văn phòng, văn thư lưu trữ trong nhà trường được thực hiện một cáchnghiêm túc theo đúng chủ trương, đường lối của Đảng theo Nghị quyết số

29-NQ/TW của Ban chấp hành Trung Ương ngày 04/11/2013 về đổi mới căn bản,toàn diện giáo dục và đào tạo, đáp ứng yêu cầu công nghiệp hóa, hiện đại hóa trongđiều kiện kinh tế thị trường định hướng XHCN và hội nhập quốc tế đã được hộinghị Trung Ương 8 (khóa XI) thông qua Không những thế, công tác văn phòng,văn thư được thực hiện tốt theo các thông tư hướng dẫn của bộ, đảm bảo một cáchtốt nhất để đáp ứng với chương trình giáo dục phổ thông 2018.

2.2.Thực trạng vấn đề trước khi áp dụng sáng kiến kinh nghiệm

Chức năng chính của văn phòng là tham mưu, giúp việc cho Hiệu trưởng trongđiều hành hoạt động các lĩnh vực trong nhà trường Từ thực tế làm việc gắn bó vớinghề, tôi rút ra được các chức năng, nhiệm vụ chính chủ yếu của bộ phận văn phòngnhà trường như sau:

Trong thời buổi công nghệ thông tin hiên đại, tất cả các trường học đều có phầnmềm xử lý công việc và email riêng văn phòng có nhiệm vụ hàng ngày kiểm tra hộpthư đến để chuyển văn bản cho Hiệu trưởng Công tác này được tiến hành đều đặn,hàng ngày và tuyệt đối giữ bí mật mật khẩu thư điện tử của nhà trường để đảm bảotính an toàn của thông tin

Hiện nay các loại văn bản đến đều chuyển về phầm mềm công việc của cá nhânHiệu trưởng sau đó Hiệu trưởng tự chuyển văn bản trên môi trường mạng cho cáccấp phó và các bộ phận có liên quan để xử lý văn bản rất thuận lợi không phải invăn bản Nhà trường cũng đã thành lập nhóm Zalo công vụ để đưa các văn bản vàonhóm để triển khai tất cả CBGV - NV trong nhà trường một cách nhanh chóng, đầy

đủ, chính xác

Đánh máy các loại văn bản hành chính của trường như báo cáo, quyết định, côngvăn, thông báo, tờ trình, kế hoạch, khi được sự phân công của ban giám hiệu, vào

sổ đủ, đúng qui định, gửi đi nhanh, kịp thời, đúng địa chỉ

Tham gia hỗ trợ đắc lực cho các công tác liên quan đến học sinh như: tuyển sinh,thi học kì, kiểm tra khảo sát, hồ sơ thi tốt nghiệp hàng năm,

Quản lí sĩ số học sinh, tiến trình học tập của học sinh trong nhà trường thông qua

sổ đăng bộ, có sổ lưu học sinh chuyển đi, học sinh chuyển đến với các giấy tờ theoquy định kèm theo như đơn xin chuyển trường, giấy xác nhận tiếp nhận của cơ sởgiáo dục

Quản lí giấy giới thiệu, giấy công tác, ghi giấy giới thiệu, giấy công tác khi hiệutrưởng yêu cầu Ghi cụ thể số giấy giới thiệu khi vào sổ, phát đúng người được bangiám hiệu phân công

Quản lí các loại con dấu của nhà trường, không được mang con dấu ra ngoài nhàtrường, không được để mọi người tùy tiện sử dụng con dấu, chỉ đóng vào văn bản

khi đã có chữ ký của thủ trưởng đơn vị (không đóng dấu khống)

Quản lý và lưu trữ các loại hồ sơ về học sinh như: học bạ, giấy chứng nhận tốtnghiệp, bằng tốt nghiệp THPT và phát cho học sinh đúng quy trình khi tới hạn Quản lý và bảo quản và giữ gìn các loại hồ sơ liên quan đến công tác giảng dạy

và quản lí học sinh trong mỗi năm học như: sổ điểm chính các lớp, học bạ theo từnglớp, sổ ghi đầu bài …

Qua những trình bày trên, mọi người đều có thể dễ dàng nhận thấy, công tác vănthư lưu trữ trong nhà trường không hề đơn giản và nhẹ nhàng mà rất phức tạp vàphong phú Nếu không khéo léo và có kinh nghiệm xử lí chắc chắn sẽ luôn ngậptrong hồ sơ, sổ sách, giấy tờ mà khó có thể dứt ra được thậm chí có nhiều trườnghợp hao tốn rất nhiều thời gian mà kết quả đạt được vẫn không như mong muốn Trong những năm trước đây, đã có thời gian công tác văn phòng, văn thư lưu trữtrong các nhà trường bị xem nhẹ và chưa thật sự chú trọng công tác này và coi đây

là một hoạt động không quan trọng, một số nhân viên làm công tác văn phòng, vănthư lưu trữ cũng chưa tự nhận thấy ý nghĩa thiết thực của công tác này nên chưa đầu

tư thời gian và sức lực để thực hiện cho thật tốt nên nhiều nơi hoạt động tiếp nhận

hồ sơ, xử lí hồ sơ và đặc biệt là lưu giữ, bảo quản hồ sơ không được quy củ thậmchí nhiều nơi còn lộn xộn, thiếu ngăn nắp Điều này có ảnh hưởng lớn đến quá trìnhlàm việc đặc biệt là gây mất thời gian để tra cứu tài liệu khi cần thiết

Một số hình ảnh trước khi áp dụng đề tài

Trong những năm gần đây công tác văn thư, văn phòng ở các nhà trường đãđược quan tâm nhiều hơn trước, đặc biệt đã có nhiều văn bản hướng dẫn chỉ đạo.Nhờ sự chỉ đạo và hướng dẫn sát sao từ cấp trên, và quán triệt của Hiệu trưởng nhàtrường nên hoạt động của công tác văn phòng, văn thư nhà trường cũng dần dần cótác phong chuyên nghiệp

Trong quá trình công tác tại nhà trường, tôi nhận thấy công tác văn phòng, vănthư lưu trữ tại nhà trường có những thuận lợi và khó khăn hết sức cơ bản sau:

2.2.1 Thuận lợi

Công tác văn thư lưu trữ trong nhà trường nói riêng, công tác thủ tục hành chínhnói chung rất được Đảng và Nhà nước quan tâm nên có rất nhiều các văn bản chỉđạo, hướng dẫn cách thức thực hiện

Văn phòng nhà trường được cơ quan cấp trên tổ chức các buổi tập huấn để củng

cố và nâng cao về trình độ nghiệp vụ về công tác văn thư lưu trữ

Đội ngũ cán bộ giáo viên, công nhân viên nhà trường rất đoàn kết, có tinh thầntrách nhiệm cao trong công tác, thực hiện nghiêm túc và có hiệu quả các nhiệm vụđược giao

Cơ sở vật chất kĩ thuật của nhà trường ngày càng được trang bị toàn diện và hiệnđại hơn

Phòng Văn thư được chú trọng đầu tư hơn trước về cơ sở vật chất, có địa điểmlàm việc riêng với đầy đủ các máy móc cần thiết như: máy in, máy vi tính, máyphotocopy và hệ thống tủ hồ sơ được sắp xếp ngăn nắp

Một số hình ảnh về nhà trường, phòng văn thư

2.2.2 Khó khăn

Số lượng hơn một nghìn học sinh và hơn 84 cán bộ giáo viên công nhân viên nênkhối lượng công việc tương đối nhiều Đặc biệt trong những thời gian cao điểm củanăm học như cuối học kì I, cuối học kì II, tuyển sinh vào 10, chuẩn bị hồ sơ thi tốtnghiệp THPT nên đôi lúc không tránh khỏi hiện tượng quá tải

Có rất nhiều loại hồ sơ, giấy tờ đã lưu giữ từ nhiều năm nên phòng làm việc trậttrội Sau một năm số lượng các loại hồ sơ, giấy tờ lưu giữ thêm rất nhiều, các tủ hồ

sơ đã đến mức quá tải nên rất cần có một phòng riêng biệt lưu giữ hồ sơ cho an toàn

và tránh ẩm ướt, mối mọt

Khối lượng công việc nhiều, trách nhiệm lớn nhưng nhân viên Văn thư mứclương còn qua thấp so với nhu cầu của cuộc sống vì vậy phần nào cũng ảnh hưởngđến chất lượng công việc

2.3 Các giải pháp để giải quyết vấn đề

Như trên đã chia sẻ, chức năng, nhiệm vụ của bộ phận văn phòng nhà nhà trườngrất nhiều bao quát mọi hoạt động của nhà trường cả về phía học sinh lẫn cán bộ giáoviên, công nhân viên Tuy nhiên trong sáng kiến kinh nghiệm này, tôi xin chia sẻvới các bạn đồng nghiệp một số kinh nghiệm đúc rút được trong quá trình làm việcsao cho công tác văn thư lưu trữ trong nhà trường thực hiện trôi chảy, nhẹ nhànghơn ở phương diện: quản lý, sắp xếp, bảo quản và lưu trữ các loại hồ sơ, sổ sách,giấy tờ

2.3.1 Giải pháp 1: Xây dựng kế hoạch năm học

Do đặc thù công việc của văn thư lưu trữ khối lượng công việc rất nhiều và đadạng nên công việc quan trọng đầu tiên của năm học là lập kế hoạch năm học căn

cứ vào đó để theo dõi tiến trình giải quyết công việc kịp thời, phân bổ thời gian hợp

lý để thực hiện công việc hiệu quả hơn

TRƯỜNG THPT HẬU LỘC 4

TỔ VĂN PHÒNG

-*** -KẾ HOẠCH CÁ NHÂN NĂM HỌC: 2021 - 2022

Họ và tên: Đinh Thị Hương

Chức vụ: Văn thư

- Thực hiện kế hoạch, công tác của trường THPT Hậu Lộc 4 và của Tổ Văn phòng

- Năm học 2021 - 2022, tôi xây dựng công tác chuyên môn với các nội dung sau:

+ Trang bị đầy đủ máy vi tính phục vụ cho công tác văn thư

+ Các loại hồ sơ được lưu trữ qua hàng năm cẩn thận;

II NỘI DUNG KẾ HOẠCH

1 Nhiệm vụ trọng tâm:

- Thường xuyên cập nhật thông tin vào hồ sơ quản lý cán bộ công chức

- Quản lý hồ sơ học sinh: Sổ đăng bộ, học bạ, sổ điểm, cấp bằng tốt nghiệp

- Lập đầy đủ sổ sách để theo dõi công văn đi - đến, hồ sơ chuyển đi - đến của HS

- Trực, giải quyết công việc văn phòng, sọan thảo các văn bản đúng thể thức, pháthành các văn bản hạn chế tối đa những thiếu sót

- Quản lý con dấu của nhà trường

2 Chỉ tiêu:

a Thực hiện nề nếp chuyên môn:

- Hoàn thành tốt nhiệm vụ Văn thư - Lưu trữ, soạn thảo văn bản, báo cáo và cáccông việc khác được BGH giao cho

- Hiệu quả công việc đạt từ khá tốt trở lên, không để công việc kéo dài quá hạn quyđịnh nhất là các báo cáo

- Phối hợp chặt chẽ hơn nữa với các phòng ban và giáo viên nhà trường để thựchiện tốt các nhiệm vụ được phân công

- Làm tốt công tác tham mưu với BGH trong việc đề ra các giải pháp thực hiện tốtnhiệm vụ văn phòng nhà trường

- Sắp xếp và lưu trữ hồ sơ khoa học.

- Báo cáo thống kê chính xác, kịp thời

- Cuối năm đạt danh hiệu Lao động tiên tiến và đoàn viên công đoàn xuất sắc

b Việc thực hiện chỉ thị 05 - CT/BCT của Bộ chính trị về " Tiếp tục học tập và làm theo tấm gương đạo đức HCM" :

Về nói đi đôi với làm: Bản thân luôn gương mẫu trong mọi cử chỉ tác phong.

Có ý thức trau dồi và giữ gìn đạo đức trong sáng, sống trung thực, thật thà, giản dị,hòa đồng, có trách nhiệm không che dấu khuyết điểm

09/2021

- Phát hồ sơ sổ sách đầu năm học cho CBGV NV

- Phát DS đăng ký vé xe, vé xe đạp cho HS các lớp

- Sắp xếp hồ sơ, học bạ các khối lớp

- Đánh máy các văn bản có liên quan

- Cập nhật các văn bản vào sổ theo dõi công văn đi đến

- Cấp phát bằng tốt nghiệp, hồ sơ cho học sinh

- Lên kế hoạch tháng 10

đ/cHương

10/2021 - Viết sổ đăng bộ học sinh khối 10

- Cấp phát bằng tốt nghiệp, hồ sơ cho học sinh

- Đánh máy các văn bản có liên quan

đ/cHương