(SKKN 2022) ứng dụng công nghệ thông tin, xây dựng hệ thống quản lý học sinh áp dụng tại trung tâm GDNN GDTX cấp huyện thành phố

Lý do chọn đề tài: Thực hiện Nghị quyết 29 Hội nghị Ban chấp hành Trung ương lần thứ 8 khóa XI của Đảng về: “Đổi mới căn bản, toàn diện giáo dục và đào tạo, đáp ứng yêu cầu công nghiệp h

SỞ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO THANH HOÁ

TRUNG TÂM GDNN - GDTX THÀNH PHỐ THANH HÓA

SÁNG KIẾN KINH NGHIỆM

ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN, XÂY DỰNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ HỌC SINH ÁP DỤNG TẠI TRUNG TÂM GIÁO DỤC NGHỀ NGHIỆP – GIÁO DỤC THƯỜNG XUYÊN

CẤP HUYỆN / THÀNH PHỐ

Người thực hiện: Hoàng Thế Thanh Chức vụ: Giáo viên – Tổ phó tổ ĐTN-HCTH SKKN thuộc lĩnh vực: Quản lý học sinh

Thanh Hóa, năm 2022

MỤC LỤC

I.MỞ ĐẦU 2

1 Lý do chọn đề tài: 2

2 Mục đích nghiên cứu 3

3 Đối tượng nghiên cứu 4

4 Phương pháp nghiên cứu 4

II NỘI DUNG 5

1 Cơ sở lý luận của vấn đề 5

2 Thực trạng của vấn đề 5

3 Kinh nghiệm “Ứng dụng công nghệ thông tin, xây dựng hệ thống quản lý học sinh áp dụng cho Trung tâm GDNN-GDTX thành phố Thanh Hóa” 6 4 Hiệu quả của đề tài 14

III KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ 15

TÀI LIỆU THAM KHẢO 17

I MỞ ĐẦU

1 Lý do chọn đề tài:

Thực hiện Nghị quyết 29 Hội nghị Ban chấp hành Trung ương lần thứ 8 khóa

XI của Đảng về: “Đổi mới căn bản, toàn diện giáo dục và đào tạo, đáp ứng yêu cầu công nghiệp hóa, hiện đại hóa trong điều kiện kinh tế thị trường định hướng XHCN và hội nhập quốc tế”, công nghệ thông tin đang được xác định là một trong những nhiệm vụ trọng tâm nhằm đổi mới phương pháp giảng dạy, học tập và quản

lý, góp phần nâng cao chất lượng các hoạt động giáo dục trong nhà trường

Để áp dụng tốt công nghệ thông tin vào giáo dục đào tạo thì cần có ít nhất thêm hai yếu tố: Thứ nhất là về con người: mỗi cán bộ giáo viên cần có kỹ năng cá nhân về công nghệ thông tin tốt, biết kết hợp giữa các phần mềm để linh hoạt xử lý

dữ liệu; Thứ hai là về công cụ: Đó là về cơ sở vật chất phần cứng và phần mềm chuyên dụng; đến nay chúng ta đã và đang đầu tư, thúc đẩy khá mạnh điều này Với phần mềm cơ sở dữ liệu ngành, phần mềm Vnedu đang sử dụng thì chúng ta có thể quản lý thông tin học sinh một cách dễ dàng Tuy nhiên, đối với trung tâm Giáo dục nghề nghiệp – Giáo dục thường xuyên thành phố Thanh Hóa thì hai phần mềm này mới chỉ đáp ứng được một phần công việc và chưa đáp ứng hết các nhu cầu thực tế, Cụ thể là:

- Để khai thác dữ liệu về học sinh vẫn còn thiếu những mẫu in, báo cáo hay

sử dụng, không có các biểu mẫu, sổ sách đào tạo nghề ;

- Thiếu tính năng quản lý lớp học nghề, đặc biệt là các trung tâm GDNN-GDTX thường có học sinh vừa học THPT vừa học nghề tại trung tâm thì việc tra chéo học sinh này đang học lớp nghề nào và lớp văn hóa nào là không thể mà chỉ

có thể tra theo sổ sách vật lý hoặc tìm thủ công gây mất thời gian – nếu có phần mềm chuyên dụng thì có thể đưa ra danh sách ngay lập tức;

- Từ năm học học 2021-2022 Trung tâm GDNNGDTX TP Thanh Hóa phối hợp quản lý các lớp học chương trình GDTX cấp THPT tại một số trường cao đẳng, trung cấp nghề trên địa bàn thành phố Thanh Hóa nên cần phải trao đổi dữ liệu từ xa với các trường đó, danh sách học sinh thường sử dụng trên file excel và

truyền qua mạng sau đó cán bộ quản lý ghép lại tổng hợp tuy cũng tiện nhưng chưa tối ưu về thời gian (nếu có phần mềm chuyên dụng thì không cần thao tác ghép này)

- Trong Trung tâm có nhiều bộ phận đều có nhu cầu sử dụng đến dữ liệu học sinh như bộ phận giáo vụ GDTX, bộ phận đào tạo nghề, bộ phận kế toán, mỗi bộ phận đều lưu trữ cho mình một danh sách thông tin học sinh riêng hoặc khi cần thì tải trên CSDL ngành về hoặc phải xin copy của bộ phận liên quan, tuy nhiên nó sẽ không nhanh và nhỡ có sai sót thông tin của một em thì phải thông báo cho tất cả các bộ phận và phải tự tay sửa lại tất cả các biểu mẫu trong đơn vị, điều này nhiều khi không kịp thời – Nếu có phần mềm chuyên dụng thì sau khi sửa thông tin, tất

cả các biểu mẫu của các bộ phận đã được cập nhật

Cũng chính vì thực tế đó trong quản lý thông tin học sinh, tôi đã thực hiện ý

tưởng là “Ứng dụng công nghệ thông tin, xây dựng hệ thống quản lý học sinh

áp dụng cho Trung tâm GDNN-GDTX Thành phố Thanh Hóa” nhằm thống

nhất dùng chung dữ liệu học sinh trong đơn vị, khép kín công tác quản lý thông tin học sinh từ khâu nhập dữ liệu, in phiếu thu hồ sơ đến tổng hợp in báo cáo đầu cấp, tạo danh sách lớp học tự động, xuất dữ liệu trực tiếp vào file mẫu để đưa vào CSDL ngành, phần mềm bảo hiểm hay Vnedu (Không phải copy hay nhập lại), cuối cùng là in các biểu mẫu, hồ sơ, sổ sách có dùng đến thông tin học sinh của các bộ phận trong đơn vị

2 Mục đích nghiên cứu:

- Tối ưu hóa về thời gian thực hiện nhiệm vụ quản lý thông tin học sinh, hạn chế phải nhập dữ liệu của một học sinh nhiều lần;

- Tự động tạo một số mẫu biểu thường xuyên dùng trong trung tâm

- Thống nhất về quy trình làm việc với hồ sơ điện tử của học sinh trong Trung tâm, khai thác tốt nhất dữ liệu học sinh;

- Đồng bộ hóa dữ liệu học sinh giữa các bộ phận, hạn chế sai sót mức thấp nhất

- Chủ động với công nghệ, Có thể điều chỉnh phần mềm tùy theo yêu cầu nhiệm vụ từng thời điểm của Trung tâm

3 Đối tượng nghiên cứu:

- Thông tin hồ sơ học sinh

- Các lớp học văn hóa, lớp học nghề đang học tại Trung tâm GDNN-GDTX thành phố Thanh Hóa

- Các biểu mẫu, báo cáo theo quy định và các nhu cầu khai thác dữ liệu tại trung tâm

4 Phương pháp nghiên cứu:

- Phương pháp khảo sát, thống kê

- Phương pháp tổng kết kinh nghiệm

II NỘI DUNG

1 Cơ sở lý luận của vấn đề

Để ứng dụng Công nghệ thông tin vào giảng dạy tại các cơ sở giáo dục nói chung và các Trung tâm Gdnn-Gdtx nói riêng, Bộ Giáo dục và đào tạo cũng đã tích cực triển khai, ứng dụng CNTT trong quản lí, điều hành, bước đầu đã xây dựng cơ sở dữ liệu toàn ngành về giáo dục và đào tạo phục vụ thông tin quản lý giáo dục, Năm học 2021-2022 Bộ Giáo dục và đào tạo đã có công văn số 4096/BGDĐT-CNTT ngày 20/9/2021 hướng dẫn về việc thực hiện nhiệm vụ và ứng dụng công nghệ thông tin và thống kê giáo dục năm học 2021-2022

Đồng thời Tại Thông tư số 34/2018/TT-BLĐTBXH ngày 26/12/2018 của Bộ Lao động thương binh xã hội cũng đã có khuyến khích và quy định về việc ứng dụng Công nghệ thông tin trong quản lý hồ sơ, sổ sách đào tạo sơ cấp nghề

2 Thực trạng vấn đề trước khi áp dụng sáng kiến kinh nghiệm:

Trong công tác quản lý và khai thác thông tin học sinh hiện nay các Trung tâm GDNN-GDTX lưu danh sách học sinh theo nhiều cách và thói quen sử dụng của cá nhân mỗi bộ phận, khi cần cùng có thể khai thác dữ liệu bằng cách tải về thông tin học sinh từ vnedu dưới dạng bảng tính excel và tùy biến thành các biểu mẫu, báo cáo khác nhau tuy nhiên nếu không thống nhất sử dụng dữ liệu từ một nguồn thì sẽ phải thao tác copy, paste điều chỉnh biểu mẫu tốn nhiều thời gian và lặp đi lặp lại chẳng hạn như:

Việc lập danh sanh sách, chia lớp học, sau đó lại làm các danh sách liên quan đến lớp học đó như quyết định thành lập lớp, bảng điểm danh (số lần thao tác nhân theo số lớp)

Cán bộ quản lý khó nắm được số lượng tuyển sinh theo thời gian thực và phải đợi báo cáo từ các bộ phận tuyển sinh, việc nhập dữ liệu vào máy cũng khó nắm được tiến độ theo thời gian thực

Để làm báo cáo số liệu đầu cấp cán bộ phụ trach thường phải mất nhiều thời gian để copy, chỉnh bảng biểu Sau đó lại nhập dữ liệu riêng cho các biểu mẫu để đưa dữ liệu lên CSDL ngành , phần mềm VNEDU, phần mềm Bảo hiểm…

Trường hợp cần chỉnh sửa, cập nhật thông tin học sinh ví dụ như địa chỉ của một học sinh nào đó thì rất nhiều biểu mẫu trong đơn vị phải sửa lại thủ công, nhiều khi không sửa hết, nhất là biểu mẫu tại các bộ phận khác nhau

Khi có một lớp học nghề mới thì lại lặp lại một mọi công việc liên quan đến danh sách học sinh như: danh sách kèm quyết định, bảng điểm danh, sổ tay giáo viên theo mẫu (có danh sách học sinh)

3 Kinh nghiệm từ việc Ứng dụng công nghệ thông tin, xây dựng hệ thống quản lý học sinh áp dụng cho Trung tâm GDNN-GDTX thành phố Thanh Hóa:

3.1 Xây dựng Mô hình hệ thống:

Về Phần cứng: trước tiên cần phải có một máy chủ kết nối mạng để lưu trữ

dữ liệu Xét nhu cầu và quy mô sử dụng tại trung tâm thì chỉ cần tận dụng một máy tính cũ thông thường có thể cài đặt được hệ quản trị SQL server là được, vì thế rất tiết kiệm, không mất thêm chi phí đầu tư, các bộ phận của trung tâm đã có sẵn máy tính và có thể tham gia vào hệ thống

Về phần mềm: sẽ là mấu chốt để đưa ra các tính năng khai thác xử lý thông

tin học sinh Công cụ lập trình ứng dụng sử dụng Delphi bởi khả năng kết nối với

cơ sở dữ liệu SQL server ổn định, dễ dàng đóng gói phần mềm để cài đặt cho các máy trạm Phần mềm tôi đã viết cho sáng kiến kinh nghiệm này tạm thời đặt tên là Gdnngdtx

3.2 Xây dựng cơ sở dữ liệu về học sinh:

Cấu trúc cơ sở dữ liệu học sinh phải đáp ứng được các yêu cầu khi kết xuất thông tin cho các phần mềm như CSDL ngành, Vnedu và phần mềm bảo hiểm Kết quả cho thấy sau khi ứng dụng tự động chèn trực tiếp dữ liệu vào file mẫu của các phần mềm trên thì hoàn toàn tương thích về kiểu dữ liệu cấu trúc dữ liệu cũng cho phép lưu trữ hình ảnh của học sinh, ảnh chụp hồ sơ

Nhìn chung csdl đã đáp ứng tốt nhu cầu khai thác cho các bộ phận của trung tâm

3.3 Thiết lập khả năng kết nối Internet cho máy chủ và máy trạm:

Lập trình kết nối giữa máy chủ và máy trạm qua intenet cũng không mấy khó khăn Tuy nhiên máy chủ cần được định địa chỉ IP tĩnh để khi mất điện máy trạm vẫn đảm bảo trỏ được về máy chủ (Các máy tính thông thường sẽ là IP động và sẽ

bị thay đổi khi mất điện) Các giải pháp như thuê máy chủ, thuê địa chỉ IP đều chưa phù hợp với nhu cầu hiện tại của Trung tâm vì chi phí rất đắt

Giải pháp được lựa chọn sẽ là ứng dụng Dynu IP Update cài vào máy chủ, đây là phần mềm miễn phí nó tự động cập nhật địa chỉ IP của máy chủ cho 1 tên miền và các máy tính kết nối đến máy chủ thông qua tên miền đó (Đây là dịch vụ

do một công ty uy tín có máy chủ đặt tại Cộng hòa liên Bang Đức )

3.4 Xây dựng giao diện người dùng:

Giao diện phần mềm là bề mặt trực quan để người dùng tương tác nên càng đơn giản dễ hiểu càng tốt Trong đó phần nhập dữ liệu phải đảm bảo các quy tắc giúp nhập dữ liệu chính xác và nhanh hơn Qua thực tế sử dụng cho thấy chỉ cần hướng dẫn các thầy cô sơ qua là có thể sử dụng, thời gian nhập hồ sơ nhanh

Tại Giao diện màn hình chính (Các lựa chọn chức năng có thể ẩn/hiện tùy

tài khoản người dùng)

3.5 Khả năng kết nối với thiết bị ngoại vi.

Kết nối với máy in: Phần mềm có thể in trực tiếp mẫu in ra máy in do đó thời gian thao tác nhanh hơn (với Vnedu thì phải tải file excel về rồi mới in)

Khả năng kết nối với camera, Webcam: Chức năng này có thể kết nối để chụp ảnh trực tiếp từ webcam rồi ghi vào CSDL, ảnh đó được gắn luôn với hồ sơ

học sinh mà không phải thêm bước tạo file, chèn file (Tuy nhiên vẫn có thể lấy ảnh

từ 1 file có sẵn để gắn vào hồ sơ trong CSDL)

3.6 Xây dựng sẵn các biểu mẫu, báo cáo:

Các báo cáo, biểu mẫu là kết quả của việc khai thác xử lý thông tin, do đó phải được trú trọng xây dựng dựa trên nhu cầu thực tế, chẳng hạn như: Phiếu thu

hồ sơ, Danh sách đăng ký và trúng tuyển, thống kê tuyển sinh, danh sách lớp, bảng điểm danh, sổ tay giáo viên (nghề), giấy mời họp phụ huynh có sẵn tên học sinh, in ảnh học sinh… Ngoài ra sẽ bổ xung thêm các mẫu in theo nhu cầu từng giai đoạn qua các lần nâng cấp phần mềm

Phần mềm hiện có nhiều mẫu in, báo cáo tuy nhiên tôi xin chỉ giới thiệu một

số mẫu hay dùng:

- Mẫu phiếu thu hồ sơ: Mẫu này dùng trong quá trình thu hồ sơ, sau khi nhập những thông tin chính, nội dung đó sẽ được lưu vào máy chủ và cho phép in ra giấy A5 để giao cho người nộp hồ sơ

- Mẫu bảng kê hồ sơ học sinh dành cho giáo vụ và giáo viên chủ nhiệm (nhằm quản lý thông tin về hồ sơ, giấy tờ học sinh đã nộp cho trung tâm):

- Một trong các mẫu in danh sách học sinh: có thể tùy chỉnh một số nội dung trên biểu mẫu trước khi in

Mẫu danh sách dự tuyển hoặc trúng tuyển: Sau khi nhập tên học sinh thì mẫu danh sách dự tuyển cũng đã coi như hoàn thiện, Sau khi hội đồng tuyển sinh làm việc thì đánh dấu tên các em trúng tuyển sẽ có ngay danh sách trúng tuyển

Mẫu danh sách học sinh: Có thể sửa một số thông tin về đơn vị, tiêu đề, trình bày cuối danh sách Sau khi chọn lớp có thể in ra máy in hoặc xuất ra file

- Bảng điểm diện dành cho học nghề ( có thể in danh sách theo lớp văn hóa):

Đối với mẫu này Giáo viên dạy nghề có thể nắm được học sinh học lớp văn hóa nào để kết hợp với giáo viên chủ nhiệm quản lý học sinh:

Mẫu danh sách học sinh đăng ký tham gia bảo hiểm: Chỉ cần bấm dấu tích vào tên học sinh có tham gia bảo hiểm trong lớp sau đó chọn in, biểu mẫu này sẽ được tạo ra tự động (Phía bộ phận hành chính cũng chỉ cần chọn chức năng xuất

dữ liệu thì thông tin học sinh sẽ được chèn trực tiếp vào file mẫu của bảo hiểm đúng với kiểu dữ liệu quy định mà không cần phải nhập lại – thông thường phải nhập thủ công chứ không copy hàng loạt được)

Mẫu sổ tay giáo viên dạy nghề: Đây là mẫu số 6 theo quy định đào tạo sơ cấp nghề trong thông tư số 42/2015/TT-BLĐTBXH ngày 20/10/2015 của bộ LĐTBXH (Chức năng này có thể in tất cả các trang trong sổ kèm danh sách học sinh để đóng quyển )

Mẫu thống kê số lượng học sinh học nghề theo các lớp văn hóa: Khi thực hiện chỉ cần bấm chọn tính năng này máy sẽ tự tổng hợp và xuất báo cáo

3.7 Quy trình nhập, xử lý dữ liệu:

- Giai đoạn 1 (Tuyển sinh, thu hồ sơ): Cán bộ thu hồ sơ có trách nhiệm nhập thông tin cơ bản của học sinh vào phần mềm và in ra phiếu thu hồ sơ giao cho người nộp tại giai đoạn này tranh thủ những lúc rỗi có thể nhập nốt các thông tin còn lại của hồ sơ

- Giai đoạn 2 (Xét tuyển): Sau khi hội đồng xét tuyển làm việc sẽ cập nhật kết quả trúng tuyển cho đăng ký sau đó rà soát dữ liệu ban đầu, in danh sách trúng tuyển (đã được tạo tự động và chỉ cần chọn chức năng in)

- Giai đoạn 3 (Chia lớp): Chọn chức năng chia lớp tự động, các lớp học sẽ được tao tự động và đưa học sinh vào ngay lập tức

- Giai đoạn 4 (Rà soát thông tin): Các giáo viên chủ nhiệm kết hợp cùng bộ phận giáo vụ rà soát đối chiếu hồ sơ đảm bảo độ chính xác thông tin của học sinh, nếu phân chia rà soát theo lớp thì GVCN sẽ hoàn toàn chủ động về thời gian, địa điểm làm việc, mọi cập nhật đều đưa về máy chủ

- Giai đoạn 5 (Sử dụng ): Kết xuất dữ liệu ra các file excel mẫu và tải lên CSDL ngành, phần mềm bảo hiểm và Vnedu Lúc này, các bộ phận trong trung tâm có thể khai thác và sử dụng

4 Hiệu quả sau khi Ứng dụng công nghệ thông tin, xây dựng hệ thống quản

lý học sinh áp dụng cho Trung tâm GDNN-GDTX thành phố Thanh Hóa:

Sau các năm học 2020-2021, 2021-2022 áp dụng hệ thống vào quản lý thông tin học sinh thì hiệu quả công tác đã tăng lên đáng kể như:

Quản lý thông tin học sinh trên máy tính một cách chặt chẽ, đầy đủ và hơn khoa học hơn:

Với những chức năng đã thiết kế thì tốc độ xử lý công việc tăng lên vượt bậc: Thời gian xử lý dữ liệu rất ít, chủ yếu là thời gian để chờ máy in in ra kết quả Tất cả các bộ phận đều có thể dùng chung dữ liệu từ một nguồn chuẩn với các biểu mẫu phát sinh tự động nên mang lại cảm giác nhẹ nhàng trong công việc và bớt áp lực về thời gian, khi thông tin của một em học sinh được cập nhập thì biểu mẫu in ra sau đó của các bộ phận cũng đã có dữ liệu mới nhất:

Có những việc có thể cùng giải quyết từ xa, giảm thiểu thời gian phải tập chung có mặt tại đơn vị, nhất là với thời gian giãn cách vì covid – 19 vừa qua Thời điểm đó có hai mốc làm việc đó là: Nhập dữ liệu học sinh từ các trường trung cấp về trung tâm GDNN-GDTX thành phố Thanh Hóa và thời điểm tổng rà soát thông tin học sinh toàn trung tâm – Tất cả cán bộ giáo viên, đối tác tham gia đều làm việc chủ động về địa điểm, thời gian và hoàn thành đúng kế hoạch, trong khi

đó cán bộ quản trị hệ thống đều nắm được tiến độ công việc của từng người và có thể hỗ trợ từ xa

5 Kết luận, kiến nghị:

Trong điều kiện hiện tại chưa có phần mềm thống nhất cho các Trung tâm GDNN-GDTX như hiện nay thì việc áp dụng sáng kiến kinh nghiệm này đã góp phần nâng cao tiện ích cho các bộ phận làm việc thêm hiệu quả Tuy nhiên vẫn còn phải bổ xung thêm nhiều nội dung thiết thực hơn nữa như các biểu mẫu, các báo cáo, Thường xuyên chỉnh sửa các lỗi còn tồn tại, đồng thời cũng cần nhiều sự hỗ trợ giúp đỡ của các thầy cô trong đơn vị về chuyên môn, đóng góp ý kiến

Đối với Trung tâm GDNN-GDTX TP Thanh Hóa trong thời gian vừa qua cũng đã tạo điều kiện để sáng kiến kinh nghiệm được đưa vào thực tiễn Tôi cũng