Tài liệu Luận văn Hệ thống thông tin kế toán doanh thu tại nhà sách Phương Nam ở Đà Nẵng pptx

Biểu đồ luồng dữ liệuBiểu đồ dòng dữ liệu mức khung cảnh mức 0 Biểu đồ dòng dữ liệu mức dưới đỉnhmức 1 XÉT DUYỆT TRẢ LỜI XUÂT KHO YÊU CẦU XK KIỂM TRA XUẤT KHO GIAO HÀNG KIỂM TRA ĐÓNG GÓ

Luận văn

Hệ thống thông tin kế toán doanh thu tại nhà sách Phương Nam ở Đà Nẵng

Môc Lôc

Lời mởi đầu 2

PHẦN 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN, GIỚI THIỆU HỆ THỐNG 1.1 Các khái niệm 3

1.2 Giới thiệu hệ thống 4

PHẦN 2: CÁC HOẠT ĐỘNG XỬ LÝ VÀ TỔ CHỨC DỮ LIỆU CỦA HỆ THỐNG 2.1 Biểu đồ phân cấp chức năng FHD 5

2.2 Biểu đồ luồng dữ liệu 5

2.3 Thiết kế cơ sở dữ liệu 13

2.3.1 Xây dựng bảng thực thể liên kết ERD 13

2.3.2 Thiết kế Database mức vật lý 15

2.4 Thiết kế một số form nhập liệu 21

2.5 Thiết kế một số báo cáo 23

PHẦN 3: NHỮNG RỦI RO, ẢNH HƯỞNG VÀ CÁC THỦ TỤC KIỂM SOÁT Kết luận 29

Lêi Më §Çu

Trong những năm trở lại đây, bên cạnh sự phát triển của nền kinh tế là

sự phát triển cực kỳ ấn tượng của việc ứng dụng của khoa học công nghệ vàotất cả mọi lĩnh vực Trong đó, công nghệ thông tin là một trong những ngànhphát triển mạnh mẽ và được ứng dụng rộng rãi nhất

Đối với các doanh nghiệp thương mại và dịch vụ, có thể nói hàng hóa là đốitượng đặc trưng nhất, chính vì thế công tác quản lý hàng hóa, đặc biệt là quản

lý bán hàng có ý nghĩa hết sức quan trọng trong công tác kế toán và công tácquản lý

Nhưng có một số khó khăn với các nhà quản trị đó là các nghiệp vụ liênquan đến quá trình bán hàng phát sinh với số lượng lớn và liên tục, việc ghichép trên sổ sách mang tính thủ công, có thể dẫn đến việc để sót các nghiệp

vụ kinh tế, tổng hợp thông tin chậm…làm cho năng suất làm việc thấp, kếtquả làm việc không như ý muốn

Việc áp dụng công nghệ thông tin đã đem đến một giải pháp cho côngtác quản lý của các nhà quản trị, thông qua việc xây dựng hệ thống thông tin,luồng thông tin sẽ được xử lý một cách nhanh chóng, chính xác, an toàn, đầy

đủ và bảo mật

Chính vì vậy, nhóm chúng tôi quyết định chọn đề tài: “Hệ thống thôngtin kế toán doanh thu tại nhà sách Phương Nam ở Đà Nẵng” nhằm tìm hiểu vàphân tích rõ hơn về quá trình doanh thu của công ty

PHẦN 1

CƠ SỞ LÝ LUẬN, GIỚI THIỆU HỆ THỐNG

1.1 Các khái niệm

Hệ thống là một tập hợp các thành phần kết hợp với nhau và cùng nhau

hoạt động để đạt được các mục tiêu đã định trước

Hệ thống thông tin là hệ thống thu thập, xử lý, lưu trữ các dữ liệu để tạo

thông tin hữu ích cho người sư dụng liên quan Hệ thống thông tin kế toán là

hệ thống thu thập, xử lý dữ liệu từ các sự kiện và nghiệp vụ phát sinh trongmột tổ chức thành thông tin phục vụ cho việc ra quyết định

Biểu đồ luồng dữ liệu (Data Flow Diagram _DFD) là một công cụ đổ

hoạ mô tả luồng dữ liệu luân chuyển trong một hệ thống và những hoạt động

xử lý được thực hiện bởi hệ thống đó

Lưu đồ chứng từ trình bày cách xử lý các các nghiệp vụ Trong đó nhấn

mạnh đến việc lập, lưu chuyển và lưu trữ chứng từ giữa các bộ phận, các đốitượng tham gia vào hệ thống Hướng đọc lưu đồ qui ước từ trên xuống dưới,

từ trái sang phải

Cơ sở dữ liệu là một tập hợp có cấu trúc của các dữ liệu được lưu trữ

trên giá mang, có thể thỏa mãn đồng thời nhiều người sử dụng

Thực thể là một sự vật, sự việc tồn tại và có thể phân biệt được, hoặc

thực thể là một đối tượng mà ta cần ghi nhớ thông tin cho nó Từ ngữ thực thể

là một khái niệm và chỉ được xác định thông qua những đặc tính của nó Tậpthực thể là một nhóm bao gồm các thực thể có thuộc tính tương tự nhau

Mối liên kết là sự liên kết giữa một hay nhiều tập thực thể Bậc của một

mối liên kết là số các thực thể tham gia vào mối liên kết đó

Mức vật lý của cơ sở dữ liệu cho ta biết dữ liệu được lưu trữ như thế nào

trên các giá mang ngoại vi của máy tính Người ta có thể xem sự miêu tả này

ở mức chi tiết hơn bằng cách xem mỗi bit được đặt trên giá mang và bằngcách cho một ý nghĩa và địa chỉ của nó Hoặc ở mức cao hơn như các record,file mà chúng đã được diễn dịch trong các ngôn ngữ lập trình bậc cao

1.2 Giới thiệu hệ thống

Nhà sách Phương Nam là đơn vị chuyên cung cấp hơn 30.000 đầu sáchvới nhiều thể loại như tự nhiên xã hội, khoa học kỹ thuật, lịch sử văn hóa; các

thiết bị văn phòng phẩm, học cụ như tập vở, bút viết, quả địa cầu, băng đĩanhạc, sổ tay… đáp ứng nhu cầu học tập, nghiên cứu và giải trí của người dânthành phố Đà Nẵng.

Địa chỉ: 68 Phan Chu trinh- TP Đà Nẵng

Ngay từ khi mới thành lập, đơn vị đã chú trọng tới việc tổ chức một hệthống thông tin kế toán chặt chẽ giúp cung cấp các thông tin nhằm mục đíchquản trị trong nội bộ đơn vị để dự báo các sự kiện sẽ xảy ra và dự đoán cácảnh hưởng về tài chính kinh tế của chúng đối với đơn vị, đồng thời cung cấpcác thông tin tài chính chủ yếu cho các đối tượng bên ngoài trong phạm vi,chuẩn mực, chế độ kế toán hiện hành

Chu trình doanh thu là một trong những chu trình thuộc hệ thống thôngtin kế toán của đơn vị bao gồm các nghiệp vụ kế toán ghi nhận những sự kiệnphát sinh liên quan đến việc tạo doanh thu và thanh toán công nợ khách hàng

Có 4 hoạt động chính trong quá trình này đó là: (1) Nhận đơn đặt hàng củakhách hàng; (2) Giao hàng hóa hoặc thực hiện dịch vụ cho khách hàng; (3)Yêu cầu khách hàng thanh toán; (4) Nhận tiền thanh toán Trong trường hợpbán hàng thu tiền ngay, các sự kiện kinh tế nói trên diễn ra trong thời gianngắn, nên hệ thống kế toán ghi chép các nghiệp vụ kế toán trong ít bút toánhơn Trong trường hợp bán chịu hàng hóa, mỗi sự kiện kinh tế tạo ra mộtnghiệp vụ kế toán tại một thời điểm khác nhau

PHẦN 2

CÁC HOẠT ĐỘNG XỬ LÝ VÀ TỔ CHỨC DỮ LIỆU CỦA HỆ THỐNG 2.1 Biểu đồ phân cấp chức năng FHD

2.2 Biểu đồ luồng dữ liệu

Biểu đồ dòng dữ liệu mức khung cảnh (mức 0)

Biểu đồ dòng dữ liệu mức dưới đỉnh(mức 1)

XÉT DUYỆT TRẢ LỜI

XUÂT KHO

YÊU CẦU XK

KIỂM TRA

XUẤT KHO

GIAO HÀNG

KIỂM TRA

ĐÓNG GÓI

PHIẾU GIAO HÀNG

LẬP HĐ

CHỨNG

TỪ LIÊN QUAN

HĐ BÁN HÀNG

Cửa HàngKhách Hàng

Yêu cầu báo cáo

Văn bản báo cáo

Yêu cầu đặt hàng

Kết quả yêu cầu Đặt hàng

Hóa đơn bán hàng

Quản lý Bán Hàng

Giám Đốc

Khái quát hệ thống doanh thu của công ty, từ việc tiếp nhận thông tin từkhách hàng, nhập thông tin khách hàng, xem xét đơn đặt hàng.

Hoá đơn đặt hàng sau khi lập sẽ được mang cho cấp trên phê duyệt Đơnđặt hàng sau khi phê duyệt sẽ được chuyển đến kho để xuất kho hàng hóa báncho khách

Sau khi giao hàng cho khách và lập hóa đơn bán hàng, tiến hành báo cáolại cho cấp trên

Biểu đồ dòng dữ liệu mức dưới đỉnh (mức 2): Định nghĩa chức năng cập nhật

Cập nhập danh mục

Bán hàng Khách hàng

KhoGiao hàng

Lập hóa

Đặt hàng

HĐ bán hàng Trả lời

Báo cáo

Xuất hàng

Sau khi nhận được thông tin yêu cầu mua hàng của khách, bộ phận bánhàng tiến hành tìm hiểu thông tin của khách hàng và lưu vào hồ sơ.

Trong quá trình cập nhập thông tin của khách hàng, bộ phận bán hàngtiến hành cập nhập thông tin về hàng hóa mà khách yêu cầu (loại hàng, mẫumã,số lượng)

Biểu đồ dòng dữ liệu mức dưới đỉnh(mức 2): Định nghĩa chức năng

bán hàng

KHÁCH HÀNG

Cập nhật DM khách hàng

1.3 Cập nhật

kho

1.5.Cập nhật hàng

Khách hàng

Sau khi bộ phận đặt hàng kiểm tra đơn đặt hàng, việc kiểm tra ở đây baogồm kiểm tra hàng tồn trong kho có đủ đáp ứng nhu cầu của khách hàngkhông

Tiếp theo đó sẽ kiểm tra giá cả của mặt hàng, hàng thì bộ phận bán hàng

sẽ gửi chứng từ về việc chấp nhận bán hàng hay không

CHỨNG TỪ

PHẢN HỒI

LỆNH BÁN HÀNG

Đơn đặt hàng

Chấp

Nhận Không

chấp nhận

Biểu đồ dòng dữ liệu mức dưới đỉnh(mức 2): Định nghĩa chức năng

xuất kho

Lệnh bán hàng sau khi được kí sẽ gửi cho thủ kho

Thủ kho tiến hành kiểm tra kho, xem có đáp ứng được nhu cầu của hóađơn không

Sau khi chấp nhận thủ kho sẽ làm phiếu xuât kho, nếu không thì sẽ gửilại thông báo cho bộ phận bán hàng

Xuất kho

BP Bán hàng

Kiểm tra kho

Phiếu xuất kho

Từ chối xuất

Đồng ý

Biểu đồ dòng dữ liệu mức dưới đỉnh(mức 2): Định nghĩa chức năng

giao hàng

Lệnh bán hàng và hàng sau khi xuất sẽ được chuyển đến bộ phận giaohàng, tại đây bộ phận giao hàng sẽ tiến hành kiểm tra và đóng gói hàng kèmtheo phiếu giao hàng

Kiểm tra

Phiêu giao hàng

Đóng góiKhách hàng

Hàng hóa

Biểu đồ dòng dữ liệu mức dưới đỉnh(mức 2): Định nghĩa chức năng lập hóa đơn

Bộ phận lập hóa đơn sẽ tiếp nhận các chứng từ liên quan đến nghiệp vụ

để tiến hành ghi sổ và lập hóa đơn

Hóa đơn sẽ được gửi cho khách hàng, giữ lại 2 liên lưu sổ và báo cáo lêncấp trên Bên cạch đó còn theo dõi nợ của khách hàng để từ đó đưa ra biệnpháp thu hồi

Biểu đồ dòng dữ liệu mức dưới đỉnh(mức 3): Định nghĩa chức năng

kiểm tra kho

Quá trình kiểm tra kho nhằm kiểm kê số lượng hàng hóa trong kho còn

đủ để đáp ứng hay không Qua đó tiến hành xuất kho

Kho hàng

\

Đơn đặt hàng

Loại hàngKiểm tra kho

2.3 Thiết kế cơ sở dữ liệu

2.3.1 Xây dựng bảng thực thể liên kết ERD

Loại hàng: Maloai, Tenloai, Diengiai, Slton, Ghichu.

Hàng hóa: MSHH, Tenhang, DVT, Maloai, Slton, SHTK,Ghichu.

CT hóa đơn: MSHD, MSHH, Soluong, Dongia, Thanhtien, VAT% Hóa đơn: MSHD, SoHD, NgayHD, MAKH, MANV, MSPGH,

Tongtien, TongVAT

Giao hàng: MSPGH, Ngaygiao, Tencty, Diachi, Dienthoai, Fax.

CT giao hàng: MSPGH, MSHH, Dongia, Soluong, Thanhtien.

 Mối quan hệ giữa các thực thể được thể hiện trong hình dưới đây

CT GIAO HÀNG

MSPGH MSHH

Dongia Sluong Thanhtien

GIAO HÀNG

MSPGH

Ngaygiao TenCTY Diachi Dienthoai Fax

KHÁCH HÀNG

MAKH

TenKH Diachi Dienthoai TenCTY EmailKH Fax

NHÂN VIÊN

MSNV

Holot TenNV Gioitinh Diachi Dienthoai MSPGH

CT HÓA ĐƠN

MSHD MSHH

Sluong Dongia Thanhtien VAT%

 Ta có thể hình dung sơ đồ sau khi kết nối có dạng như sau

10

>LL000YesYes

Độ rộng tối đaĐịnh dạngKhung nhập liệuRequired

Indexed

10

>LL000YesYes

MALOAI Ký tự Mã loại hàng hoá

Độ rộng tối đaĐịnh dạngKhung nhập liệuRequired

Indexed

10

>LL000YesYesSLTON Kiểu số Số lượng hàng tồn Độ rộng tối đa DoubleSHTK Ký tự Số hiệu tài khoản Độ rộng tối đa 15

Bảng LOẠI HÀNG: Cung cấp các thông tin về loại hàng có tại công ty.

MALOAI Ký tự Mã loại hànghoá

Độ rộng tối đaĐịnh dạngKhung nhập liệuRequired

Indexed

10

>

LL000YesYesTENLOẠI Ký tự Tên chủng loạihàng hoá Độ rộng tối đa 30

DIENGIAI Ký tự Diễn giải Độ rộng tối đa 50

SLTON Kiểu số Số lượng hàngtồn Độ rộng tối đa Double

Bảng KHÁCH HÀNG: Cung cấp các thông tin liên quan đến khách

hàng

Độ rộng tối đaĐịnh dạngKhung nhậpliệuRequired

Indexed

5

>

LL000YesYesTENKH Ký tự Tên khách hàng Độ rộng tối đa 30

DIACHI Ký tự Địa chỉ khách hang Độ rộng tối đa 50

DIENTHOAI Ký tự Điện thoại của k/hàng Độ rộng tối đa 15

TENCTY Ký tự Tên Công ty muahang Độ rộng tối đa 30

EMAIL Ký tự Email khách hàng Độ rộng tối đa 30

FAX Ký tự Số Fax của kháchhàng Độ rộng tối đa 30

Bảng HÓA ĐƠN: Cung cấp thông tin về hàng hoá xuất kho trong kỳ.

Tên trường Kiểu dữ liệu Mô tả Thuộc tính

MSHD Ký tự Mã số hoá đơn nhậpxuất

Độ rộng tối đaĐịnh dạngKhung nhậpliệuRequired

Indexed

5

>

LL000YesYes

NGAYHD Ngày/giờ Ngày lập hoá Đơn

Định dạngKhung nhậpliệuRequired

ValudationRule

dd/mm/yyyy99/99/9999Yes

>=01/01/1900

#and<=date( )

MSKH Ký tự Mã số khách hàng mua hàng

Độ rộng tối đaĐịnh dạngKhung nhậpliệuRequired

Indexed

5

>

LL000YesYes

MSNV Ký tự Mã số nhân viên bán hàng

Độ rộng tối đaĐịnh dạngKhung nhậpliệuRequired

Indexed

5

>

LL000YesYes

MSPGH Ký tự Mã số phòng giao hang

Độ rộng tối đaĐịnh dạngKhung nhậpliệuRequired

Indexed

5

>

LL000YesYesTONGTIEN Kiểu số Tổng tiền bán hàng Độ rộng tối đa DoubleTONGVAT Kiểu số Tổng thuế VAT phải nộp Độ rộng tối đa Double

Bảng CT HÓA ĐƠN: Cung cấp thông tin về hàng hoá xuất kho trong

kỳ

MSHD Ký tự Mã số hoá đơn nhậpxuất

Độ rộng tối đaĐịnh dạngKhung nhậpliệuRequired

Indexed

5

>

LL000YesYes

Độ rộng tối đaĐịnh dạngKhung nhậpliệuRequired

Indexed

5

>

LL000YesYesSOLUONG Kiểu số Số lượng hàng bán Độ rộng tối đa DoubleTHANHTIEN Kiểu số Thành tiền hàng bán Độ rông tối đa doubleDONGIA Kiểu số Đơn giá hàng bán Độ rộng tối đa DoubleVAT% Kiểu số Tổng thuế VAT

phải nộp Độ rộng tối đa Double

Bảng NHÂN VIÊN: cung cấp thông tin về nhân viên giao hàng.

MSNV Ký tự Mã số nhân viên bán hang

Độ rộng tối đaĐịnh dạngKhung nhậpliệuRequired

Indexed

5

>

LL000YesYesHOLOT Ký tự Họ lót của nhân viên BH Độ rộng tối đa 30

TENNV Ký tự Tên nhân viên bán hang Độ rộng tối đa 20

DIACHI Ký tự Địa chỉ nhân viên Độ rộng tối đa 50

DIENTHOAI Ký tự Điện thoại nhân viên Độ rộng tối đa 15

MSPGH Ký tự Mã số phiếu giao hang

Độ rộng tối đaĐịnh dạngKhung nhậpliệuRequired

Indexed

5

>

LL000YesYes

Bảng GIAO HÀNG: cung cấp thông tin về quá trình giao hàng.

MSPGH Ký tự Mã số phiếu giao hang

Độ rộng tối đaĐịnh dạngKhung nhậpliệuRequired

Indexed

5

>

LL000YesYes

NGAYGIAO Ngày/giờ Ngày giao hang

Định dạngKhung nhậpliệuRequired

ValudationRule

dd/mm/yyyy99/99/9999Yes

>=01/01/1900#and<=date()TENCTY Ký tự Tên Công ty bán hang Độ rộng tối đa 30

DIACHI Ký tự Địa chỉ côngty bán hàng Độ rộng tối đa 50

DIENTHOAI Ký tự

Điện thoại công ty bán hang

Độ rộng tối đa 15FAX Ký tự Số fax củangười bán Độ rộng tối đa 30

Bảng CT GIAO HÀNG:

Mã số phòng giao hàng

nhân viên đang làm việc

Độ rộng tối đaĐịnh dạngKhung nhậpliệuRequired

Indexed

5

>

LL000YesYes

Độ rộng tối đaĐịnh dạngKhung nhậpliệuRequired

Indexed

5

>

LL000YesYesDONGIA Kiểu số Đơn giá hàng bán Độ rộng tối đa DoubleSOLUONG Kiểu số Số lượng hàng xuất bán Độ rộng tối đa DoubleTHANHTIEN Kiểu số Tổng thành tiền Độ rộng tối đa Double

2.4 Thiết kế một số Form nhập liệu

Form Quản lý bán hàng

Form Hàng hóa

Form Nhân viên

Form Khách hàng

Form Hóa đơn

Form Chi tiết giao hàng

2.5 Thiết kế một số báo cáo

Báo cáo chi tiết hóa đơn bán hàng theo số hóa đơn

Báo cáo theo dõi hàng tồn kho

PHẦN 3

NHỮNG RỦI RO, ẢNH HƯỞNG VÀ CÁC THỦ TỤC KIỂM SOÁT

Rủi ro Ảnh hưởng Thủ tục kiểm soát

- Đơn đặt hàng

của khách hàng

sai về số lượng,

chất lượng do 2

bên thỏa thuận

- Gây thất thoát tài sản công ty do khách hàng đòi số lượng, chất lượng chênh lệch so với thỏa thuận của hai bên

- Công ty nên lưu giữ lại biên bản của thỏa thuận để đối chiếu kiểm tra

số lượng, chất lượng, quy cách sản phẩm

- Nên tách biệt bộ phận giao hàng và thủ kho Công ty nên chuẩn hóa và đánh số lệnh bán hàng Lệnh này phải được đối chiếu đến hóa đơn đặt hàng của khách hàng Các lien của đơn đặt hàng nên được chuyển đến phòng kế toán, thủ kho để kiểm tra đối chứng với lệnh bán hàng

- Phiếu giao hàng

bị bộ phận bán

hàng làm giả

- Bộ phận giao hàng giao hàng cho khách hàng sai về quy cách,

số lượng, chất lượng gây ảnh hưởng đến uy tín, đồng thời khách hàng có thể đòi bồi thường về hàng hóa

- Phiếu giao hàng nên được đánh số, phải ghi thêm số của lệnh bán để đối chiếu, kiểm tra.Công ty áp dụng một chính sách

kỉ luật chặt chẽ khi phát hiện saisót cho bộ phận bán hàng gian lận

- Thiếu sót trong

hóa đơn bán

hàng

- Thiếu sót chứng từ làm cho hóa đơn không

có giá trị, khách hàng

có thể lấy lí do đó để trì hoãn hoặc không thanh toán cho công ty

- Việc lập hóa đơn bán hàng phải được dựa trên các chứng từliên quan ( đơn đặt hàng, lệnh bán hàng, phiếu xuất kho ) Hóa đơn phải được đánh số thứ

tự và chia làm nhiều liên Kế toán phải có nhiệm vụ lưu giữ, đối chiếu, bổ sung các chứng từ

- Giấy báo thanh toán phải đượclập trên cơ sở hóa đơn bán hàng Giấy thanh toán phải được đánh số và lập làm nhiều liên giấy báo thanh toán phải cóchữ kí của kế toán trưởng hoặc lãnh đạo công ty

- Phiếu nhập kho

bị làm giả (hàng

bị trả lại )

- Số hàng nhập kho sai với thực tế gây thất thoát tài sản của công ty

- Phiếu nhập kho phải được đánh số và chia làm nhiều liên Phiếu phải có chữ kí của người

có thẩm quyền Kế toán, thủ kho có nhiệm vụ kiểm tra đối chiếu số hàng nhận lại và số hàng nhập kho

- Người không có

thẩm quyền kí xét

duyệt phiếu giảm

giá, chiết khấu

hàng bán

- Gây thất thoát tài sản,tiền bạc của doanh nghiệp

- Phiếu xét duyệt giảm giá, chiếtkhấu hàng bán phải có chữ kí của người có thẩm quyền.Phiếu phải được đánh số, chia làm nhiều liên Kế toán lưu giữ hóa đơn bán hàng làm căn cứ kiểm