Văn bản đến là tất cả các loại văn bản, bao gồm văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành chính, văn bản chuyên ngành kể cả bản fax, văn bản được chuyển qua mạng và văn bản mật và đơn, th
Trang 1BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG CÁN BỘ QUẢN LÝ GIÁO DỤC TP HỒ CHÍ MINH
TIỂU LUẬN CUỐI KHOÁ
Lớp Bồi dưỡng CBQL trường trung học Long An
Tên tiểu luận
QUẢN LÝ CÁC LOẠI VĂN BẢN ĐI/ĐẾN TẠI TRƯỜNG THPT ĐÔNG THẠNH, HUYỆN CẦN GIUỘC, TỈNH LONG AN
NĂM HỌC 2021-2022
Họ và tên học viên: HUỲNH QUANG THUẦN Đơn vị công tác: Trường THPT Đông Thạnh,
huyện Cần Giuộc, tỉnh Long An
Long An, tháng 11 năm 2021
Trang 22.3 Những điểm mạnh, yếu; cơ hội, thách thức để nâng cao hiệu quả việc
Trang 31 LÝ DO CHỌN CHỦ ĐỀ TIỂU LUẬN
1.1 Lý do pháp lý
Trong những năm gần đây, công tác văn thư lưu trữ trong các trường học nói chung và việc quản lý các loại văn bản đi/đến nói riêng được các cấp lãnh đạo quan tâm chỉ đạo sâu sát và triển khai thực hiện theo nhiều văn bản quy phạm pháp luật
Để thực hiện đề tài tiểu luận, cá nhân tôi đã nghiên cứu các văn bản sau:
- Nghị định 30/2020/NĐ-CP ngày 5 tháng 3 năm 2020 của Chính phủ về công tác văn thư
- Thông tư 27/2016/TT-BGDĐT ngày 30 tháng 12 năm 2016 của Bộ Giáo dục đào tạo quy định thời hạn bảo quản chuyên môn nghiệp vụ của ngành giáo dục
- Quyết định 3020/QĐ-UBND ngày 10 tháng 9 năm 2014 của Uỷ ban nhân dân tỉnh Long An về việc phê duyệt quy hoạch ngành văn thư - lưu trữ tỉnh Long
An đến năm 2020, tầm nhìn đến năm 2030
1.2 Lý do về lý luận
Văn bản vừa được coi là một trong những sản phẩm của quá trình quản lý, đồng thời văn bản cũng là một công cụ quan trọng, không thể thiếu trong quá trình hoạt động của một nhà trường bất kỳ Trong đó, văn bản đi là tất cả các loại văn bản, bao gồm văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành chính và văn bản chuyên ngành (kể cả bản sao văn bản, văn bản lưu chuyển nội bộ và văn bản mật) do cơ quan, tổ chức phát hành Văn bản đến là tất cả các loại văn bản, bao gồm văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành chính, văn bản chuyên ngành (kể cả bản fax, văn bản được chuyển qua mạng và văn bản mật) và đơn, thư gửi đến cơ quan, tổ chức Các loại văn bản này giúp cho nhà trường hoạt động có hiệu quả
Tổ chức quản lý văn bản là việc nghiên cứu, tổ chức sắp xếp, giải quyết và lưu trữ văn bản một cách khoa học, hợp lý nhằm phát huy giá trị của từng loại văn bản và phục vụ có hiệu quả trong quá trình giải quyết công việc của cơ quan, tổ chức, cá nhân Thực hiện tốt công tác tổ chức quản lý văn bản trong nhà trường trong đó có quản lý các loại văn bản đi / đến có ý nghĩa rất quan trọng:
- Văn bản đi: Là tất cả các loại văn bản, bao gồm văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành chính và văn bản chuyên ngành (kể cả bản sao văn bản, văn bản nội bộ và văn bản mật) do cơ quan, tổ chức phát hành
Trang 4- Văn bản đến: Là tất cả các loại văn bản, bao gồm văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành chính và văn bản chuyên ngành (kể cả bản Fax, văn bản được chuyển qua mạng, văn bản mật) và đơn, thư gửi đến cơ quan, tổ chức học kế t
- Bảo đảm việc cung cấp các thông tin cần thiết phục vụ cho việc tổ chức, quản lý và điều hành trong nhà trường;
- Là phương tiện giúp nhà trường thực hiện nhiệm vụ giáo dục và đào tạo theo đúng quan điểm, đường lối, chủ trương, chính sách của Đảng và pháp luật của Nhà nước;
- Giúp giải quyết mọi công việc của nhà trường nhanh chóng, chính xác, có hiệu quả, đồng thời bảo đảm cho việc quản lý văn bản, sổ sách chặt chẽ, đúng nguyên tắc, chính sách và chế độ;
- Giữ gìn văn bản giấy tờ trong nhà trường đầy đủ để nộp vào lưu trữ;
- Góp phần nâng cao hiệu lực, hiệu quả hoạt động của nhà trường tránh phiền hà cho phụ huynh và khách đến giao dịch
1.3 Lý do thực tiễn
Nhận thức được tầm quan trọng của công tác quản lý các loại văn bản nói chung, quản lý văn bản đi/đến nói riêng, trong những năm qua, công tác quản lý văn bản tại trường THPT Đông Thạnh, huyện Cần Giuộc, tỉnh Long An đã có nhiều chuyển biến tích cực từ nhận thức của lãnh đạo đến nhân viên, kiện toàn nhân sự làm công tác văn thư, lưu trữ cũng như đảm bảo hoạt động quản lý văn bản đi vào
nề nếp, đúng quy trình Điều này góp phần quan trọng trong việc đảm bảo thông tin kịp thời, chính xác phục vụ hoạt động chỉ đạo, điều hành của hiệu trưởng, nâng cao chất lượng, hiệu quả công tác quản lý của nhà trường Tuy nhiên, công tác quản lý văn bản của trường vẫn còn không ít những hạn chế làm ảnh hưởng đến hoạt động chỉ đạo, điều hành của nhà trường Hiện tại, trường không có nhân viên văn thư chuyên trách, công tác văn thư do nhân viên thư viện phụ trách kiêm nhiệm, chưa qua đào tạo nên trong công việc còn nhiều hạn chế Quy trình quản lý, giải quyết văn bản đi/đến chưa khoa học, chưa đúng quy định, còn hiện tượng để thất lạc văn bản; soạn thảo và trình bày văn bản còn sai sót nhiều về thể thức và kĩ thuật; việc lập, lưu trữ, thu nộp hồ sơ, tài liệu của trường chưa kịp thời, đầy đủ theo quy định; việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác quản lý văn bản chưa thật sự hiệu
Trang 5quả Trong thời gian qua, hiệu trưởng có nhiều cố gắng cải thiện những hạn chế trong công tác quản lý văn bản nhưng hiệu quả chưa cao
Sau khi được tham gia học lớp Bồi dưỡng cán bộ quản lý trường trung học, tôi nhận thức được tầm quan trọng của công tác quản lý văn bản đối với hoạt động
chỉ đạo, điều hành của nhà trường Vì thế, tôi chọn đề tài “Quản lý các loại văn
bản đi/đến tại trường THPT Đông Thạnh, huyện Cần Giuộc, tỉnh Long An năm học 2021-2022” làm tiểu luận cuối khoá Qua đó, tôi hy vọng đưa ra kế hoạch
hành động cụ thể và phù hợp để giúp nâng cao hiệu quả công tác quản lý văn bản đi/đến tại trường trong thời gian tới
2 PHÂN TÍCH TÌNH HÌNH THỰC TẾ VỀ CÔNG TÁC QUẢN LÍ CÁC LOẠI VĂN BẢN ĐI/ĐẾN TẠI TRƯỜNG THPT ĐÔNG THẠNH
2.1 Khái quát về trường THPT Đông Thạnh
Đông Thạnh là một xã phía Nam của huyện Cần Giuộc, tỉnh Long An Xã
một xã thuần nông như phần lớn các xã vùng hạ của huyện Cần Giuộc Những năm gần đây, địa bàn xã có Đường huyện 19 – được mở rộng thành Đường tỉnh 830 nối liền từ Đức Hoà về Cảng Quốc tế Tân Tập (Cần Giuộc) đi qua nên đã tạo nên sự khởi sắc cho diện mạo kinh tế - xã hội của địa phương Đời sống người dân ngày càng được nâng lên, hiện thu nhập bình quân đạt 45 triệu đồng/người/năm Địa bàn
xã hiện nay có 4 trường từ mẫu giáo, tiểu học, THCS, THPT Hệ thống trường, lớp được cấp uỷ, chính quyền địa phương quan tâm đầu tư xây dựng khang trang, thoáng mát, đáp ứng nhu cầu dạy và học của giáo viên, học sinh Toàn xã có 3/4 trường đều đạt chuẩn quốc gia
Trường THPT Đông Thạnh nằm ngay mặt tiền Đường tỉnh 830, thuộc địa bàn ấp Bắc, xã Đông Thạnh Trường được tách ra từ Trường THCS – THPT Đông Thạnh từ năm học 2009-2010 Năm học 2021-2022, trường có 36 lớp với 1511 học sinh, trong đó có 33 lớp hệ THPT và 3 lớp hệ GDTX Nhiều năm qua trường luôn giữ vững danh hiệu “Trường tiên tiến cấp tỉnh” Lãnh đạo nhà trường có 01 Hiệu trưởng, 02 Phó hiệu trưởng, 68 giáo viên, 8 nhân viên.Tỷ lệ học sinh lên lớp năm
2020 đạt 99,87% Học sinh lớp 12 đỗ tốt nghiệp đạt 99,79%, tỷ lệ học sinh đỗ vào Đại học, Cao đẳng hằng năm từ mức 50% trở lên Tỷ lệ học sinh xếp loại hạnh
Trang 6kiểm khá, tốt hàng năm luôn được duy trì từ 90% đến 96% Tỷ lệ học sinh xếp hạnh kiểm trung bình và yếu hàng năm giảm từ 4% đến 2% Về cơ sở vật chất, trường có một dãy phòng học chính với 18 phòng; một khu hành chính làm phòng làm việc của Ban Giám hiệu, phòng Hội đồng của giáo viên, nhân viên, phòng y tế; hai khu chức năng với hệ thống các phòng thiết bị, thực hành, thư viện; khu nhà thi đấu đa năng cùng với khu tập thể của giáo viên
2.2 Thực trạng việc quản lý văn bản đi/đến tại trường THPT Đông Thạnh
2.2.1 Quản lý văn bản đi:
2.2.1.1 Quy trình quản lý văn bản đi: Trình tự quản lý văn bản đi bao gồm
các bước sau:
- Cấp số, thời gian ban hành văn bản
- Đăng ký văn bản đi
- Nhân bản, đóng dấu cơ quan, tổ chức, dấu chỉ độ mật, mức độ khẩn, (đối với văn bản giấy); ký số của cơ quan, tổ chức (đối với văn bản điện tử)
- Phát hành và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi
- Lưu văn bản đi
2.2.1.2 Thực trạng quản lý văn bản đi của trường:
- Xác định yêu cầu của văn bản đi: thường có 2 loại là văn bản ban hành ra ngoài
và văn bản ban hành tỏng nội bộ trường
- Dự thảo văn bản: xác định hình thức, nội dung, nơi nhận văn bản; thu thập , xử lí thông tin liên quan; soạn thảo văn bản; trình duyệt văn bản dự thảo
- Xem xét, phê duyệt văn bản đi: văn bản sau khi dự thảo được chuyển đến cho Hiêu trưởng xem xét về hình thức và nội dung văn bản
- Vào sổ, lấy số, nhân bản, đóng dấu phát hành:
Trang 7- Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến
2.2.2.2 Thực trạng quản lý văn bản đến của trường theo quy trình:
+ Tiếp nhận văn bản: Văn bản đến phải được đăng ký vào sổ đăng ký văn bản hoặc
cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đến trên máy tính
+ Phân loại, bóc bì văn bản đến: Ngay khi nhận được văn bản đến, văn thư phòng
HCTH tiến hành phân loại, bóc bì Thời gian giải quyết: trong ngày Các loại bì
văn bản văn thư không được bóc gồm:
- Các bì văn bản đến có đóng dấu chữ ký hiệu độ “Mật”, “Tối mật”, “Tuyệt
mật” (bì văn bản mật) và dấu “Chỉ người có tên mới được bóc bì”
- Các bì văn bản gửi cho tổ chức Đảng và các đoàn thể của Trường được
chuyển cho tổ chức Đảng, đoàn thể giải quyết theo quy định
- Các bì văn bản gửi đích danh người nhận được chuyển trực tiếp cho người
nhận Đối với những bì văn bản gửi đích danh người nhận, nếu là văn bản liên quan đến công việc chung của Trường thì người nhận văn bản có trách nhiệm
chuyển lại cho văn thư để đăng ký
Tất cả các loại bì văn bản đến khác văn thư được bóc bì, khi bóc phải lưu ý
- Các bì có đóng dấu các độ khẩn cần được ưu tiên bóc trước để giải quyết
kịp thời
- Không làm hư hại hoặc để sót văn bản trong bì; kiểm tra đối chiếu văn bản
với số, ký hiệu ghi trên bì, nếu phát hiện có sai sót, nhầm lẫn hoặc văn bản gửi đến không bảo đảm thể thức quy định (không ghi số, ngày tháng ban hành, thiếu dấu hoặc chữ ký v.v ) thì gửi trả lại cơ quan gửi văn bản
- Đối với văn bản đến có kèm theo phiếu gửi thì phải đối chiếu văn bản với
Phiếu gửi; ký xác nhận, đóng dấu vào phiếu gửi và gửi trả cho nơi gửi
- Đối với văn bản có dấu hoả tốc hẹn giờ; đơn thư khiếu nại; văn bản, thư từ
nước ngoài gửi đến; văn bản có ngày gửi cách quá xa ngày nhận; trên bì và văn bản có độ mật, độ khẩn hoặc số ký hiệu không thống nhất thì cần giữ lại bì và đính kèm văn bản để theo dõi
+ Đăng ký văn bản đến: Văn bản đến sau khi được đăng ký, phải trình người có
thẩm quyền để xin ý kiến phân phối văn bản Thời gian giải quyết: trong ngày
Trang 8Văn bản đến có dấu chỉ các mức độ khẩn phải được trình và chuyển giao ngay sau khi nhận được
- Căn cứ vào ý kiến chỉ đạo giải quyết văn thư phòng HCTH đăng ký tiếp và chuyển văn bản theo ý kiến chỉ đạo Nếu văn bản liên quan đến nhiều đơn vị, cá nhân thì ghi rõ đơn vị, cá nhân chủ trì hay phối hợp
- Đối với các bì văn bản mật và các bì có ghi “Chỉ người có tên mới được
bóc bì” thì đóng dấu “Đến” ngoài bì, ghi số và ngày đến; đăng ký theo các thông tin ghi ngoài bì và chuyển cho người có thẩm quyền hoặc người có tên trên bì
- Những văn bản gửi đến không được đăng ký tại văn thư, các đơn vị, cá
nhân không có trách nhiệm giải quyết
+ Trình Ban lãnh đạo phê duyệt:
- Sau khi đăng ký, văn bản đến phải được văn thư phòng HCTH trình Phó
Hiệu trưởng phụ trách văn bản hành chính xem xét và cho ý kiến phân phối, chỉ
đạo giải quyết Thời gian giải quyết: trong ngày
+ Ý kiến chỉ đạo của Ban lãnh đạo: Thời gian giải quyết: 1 ngày
+ Vào sổ, scan chuyển giao văn bản ;
- Căn cứ ý kiến của Phó Hiệu trưởng phụ trách văn bản hành chính, văn thư
phòng HCTH có trách nhiệm đăng ký những thông tin bổ sung vào sổ và phần
mềm quản lý văn bản đến, chuyển văn bản đến cho các đơn vị hoặc cá nhân giải
quyết trong ngày, chậm nhất là vào đầu giờ sáng ngày làm việc tiếp theo vào
thời gian quy định dưới đây, trừ trường hợp đối với các văn bản khẩn và văn bản
có ý kiến chỉ đạo giải quyết gấp của Ban Giám hiệu
+ Tiếp nhận, xử lý văn bản đến:
- Các đơn vị nhận văn bản đến qua phần mềm quản lý văn bản của văn thư
phòng HCTH, viên chức của đơn vị nhận văn bản đến phải đăng ký vào sổ theo
dõi của đơn vị mình và Lãnh đạo đơn vị phân công viên chức xử lý văn bản đúng
thời hạn quy định
+ Thực hiện ý kiến chỉ đạo của Ban lãnh đạo:
- Lãnh đạo phòng HCTH có trách nhiệm giúp BGH theo dõi, đôn đốc việc
giải quyết văn bản đến
- Văn thư có trách nhiệm giúp phòng HCTH theo dõi, đôn đốc việc
Trang 9giải quyết văn bản đến và tổng hợp, báo cáo tình hình giải quyết văn bản đến khi
có yêu cầu của phòng HCTH
+ Báo cáo kết quả giải quyết văn bản đến
- Cá nhân được giao nhiệm vụ giải quyết văn bản đến phải báo cáo tiến độ
giải quyết văn bản đến và kết quả khi giải quyết xong với Hiệu Trưởng
- Trưởng đơn vị có trách nhiệm báo cáo trực tiếp hoặc trong các buổi giao
ban tuần, giao ban tháng về tiến độ và kết quả giải quyết văn bản đến cho BGH
Đối với công tác văn thư, lưu trữ nói chung và quản lý các loại văn bản đi/ đến nói riêng, hiệu trưởng có lập kế hoạch năm học, phân công công việc và nhiệm
vụ cho nhân viên văn thư Hiệu trưởng đề ra mục tiêu 100% các loại báo cáo đúng,
đủ, kịp thời, trung thực; văn thư và các bộ phận có liên quan hoàn thành việc tham mưu cho hiệu trưởng báo cáo lên cấp trên đúng quy định Tuy nhiên, hiệu trưởng chưa xây dựng và ban hành quy chế công tác văn thư, lưu trữ tại trường
Từ tháng 1 năm 2017, nhân viên văn thư của trường có quyết định thôi việc nên công tác văn thư, lưu trữ của trường cũng như việc quản lý các loại văn bản đi/đến của trường gặp nhiều khó khăn Từ thời điểm đó đến nay, hiệu trưởng đã kiện toàn nhân sự làm công tác văn thư bằng việc bố trí nhân viên thư viện phụ trách kiêm nhiệm
Đối với công tác quản lý văn bản đi/ đến, nhân viên kiêm nhiệm văn thư còn nhiều lúng túng, phụ thuộc nhiều vào hiệu trưởng, vì thế những khi hiệu trưởng đi công tác thì văn thư phải chờ hiệu trưởng nên một số công việc bị chậm trể, làm ảnh hưởng chung đến công tác chỉ đạo, điều hành của nhà trường
Với văn bản đi, sau khi lãnh đạo đơn vị kí văn bản, người trực tiếp soạn thảo văn bản chuyển giao toàn bộ hồ sơ công việc cho văn thư Khi đó, nhân viên văn thư lại không kiểm tra lại về thể thức và hình thức văn bản vì thế không kịp thời thông báo cho người soạn thảo xem xét giải quyết nên khi văn bản phát hành đi còn sai sót Nhiều trường hợp văn bản đi còn chưa được đăng kí vào sổ đăng kí văn bản
đi theo quy định, cơ sở dữ liệu văn bản đi còn chưa được lưu vào máy vi tính Vì thế, nhiều văn bản khi cần tìm lại gặp khó khăn, đôi khi bị thất lạc Trường hợp văn bản có đóng dấu chỉ mức độ “khẩn” và “mật” theo yêu cầu của người soạn thì văn thư có thực hiện nhưng chưa đúng quy trình, chưa đảm bảo nhanh và mật
Trang 10Với văn bản đến, khi tiếp nhận, nhân viên văn thư làm thủ tục đăng kí nhưng chưa biết phân loại văn bản, chưa biết phải chuyển đến cho bộ phận nào, hoặc chưa kịp thời tranh thủ xin ý kiến của hiệu trưởng để giải quyết công văn đến cho hợp lý Khi có ý kiến chỉ đạo giải quyết của người có thẩm quyền, văn bản đến được chuyển trở lại văn thư để đăng kí bổ sung vào sổ đăng kí văn bản đến thì văn thư thực hiện chưa đúng quy trình, đôi khi bỏ qua công đoạn này Vì thế, một số trường hợp gây khó khăn cho việc tìm kiếm văn bản, thậm chí có văn bản còn chưa đến được bộ phận có liên quan để tổ chức thực hiện
Hiệu trưởng cũng chưa có kế hoạch cụ thể để chỉ đạo quản lý kiểm tra việc lưu trữ công văn đi/ đến cho nên việc lưu trữ không đúng quy định, không khoa học nên rất khó tìm, một số văn bản bị thất lạc Trong đợt kiểm định cuối năm 2020, các bộ phận báo cáo lại, có khá nhiều văn bản thất lạc, một số khác để nhầm lẫn, chồng chéo giữa các bộ phận
Từ thực trạng trên kết hợp với những kiến thức được học từ khoá bồi dưỡng cán bộ quản lý trường trung học, đặc biệt từ chuyên đề 05 “Quản lý và thực thi hệ thống văn bản quản lý nhà nước trong giáo dục và đào tạo”, với cương vị là hiệu trưởng, tôi quyết tâm vận dụng những kiến thức được học vào việc quản lý các loại văn bản đi/ đến tại trường THPT Đông Thạnh, huyện Cần Giuộc, tỉnh Long An từ năm học 2021-2022 đến các năm học tiếp theo
2.3 Những điểm mạnh, yếu; cơ hội, thách thức để nâng cao hiệu quả việc quản
lý các loại văn bản đi/đến tại trường THPT Đông Thạnh
Nhân viên văn thư có trình độ tin học khá tốt, năng động, nhiệt tình, có tinh thần cầu thị trong công tác