Công tác quản lý văn bản tại trường trung học phổ thông Cần Giuộc, huyện Cần Giuộc, tỉnh Long An

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG CÁN BỘ QUẢN LÝ GIÁO DỤC THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH TIỂU LUẬN CUỐI KHÓA Lớp bồi dưỡng cán bộ Quản lý trường trung học Long An năm 2021 TÊN TIỂU LUẬN: CÔNG TÁC

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG CÁN BỘ QUẢN LÝ GIÁO DỤC

THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH

TIỂU LUẬN CUỐI KHÓA

Lớp bồi dưỡng cán bộ Quản lý trường trung học Long An năm 2021

TÊN TIỂU LUẬN:

CÔNG TÁC QUẢN LÝ VĂN BẢN TẠI TRƯỜNG TRUNG HỌC PHỔ THÔNG CẦN GIUỘC, HUYỆN CẦN GIUỘC,

TỈNH LONG AN

Học viên: PHẠM LÊ GIANG DŨNG Đơn vị công tác: Trường THPT Cần Giuộc,

huyện Cần Giuộc, tỉnh Long An

Long An, tháng 11 năm 2021

2

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG CÁN BỘ QUẢN LÝ GIÁO DỤC

THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH

TIỂU LUẬN CUỐI KHÓA

Lớp bồi dưỡng cán bộ Quản lý trường trung học Long An năm 2021

TÊN TIỂU LUẬN:

CÔNG TÁC QUẢN LÝ VĂN BẢN TẠI TRƯỜNG TRUNG HỌC PHỔ THÔNG CẦN GIUỘC, HUYỆN CẦN GIUỘC,

TỈNH LONG AN

Học viên: PHẠM LÊ GIANG DŨNG Đơn vị công tác: Trường THPT Cần Giuộc,

huyện Cần Giuộc, tỉnh Long An

Long An, tháng 11 năm 2021

3

LỜI CẢM ƠN

Xin chân thành cảm ơn quý Ban giám hiệu, giáo viên chủ nhiệm và thầy cô giảng dạy lớp Lớp bồi dưỡng cán bộ Quản lý trường trung học Long An năm 2021 của trường Cán bộ quản lý giáo dục thành phố Hồ Chí Minh đã cung cấp những kiến thức và kỹ năng cần thiết để tôi tự tin hoàn thành tiểu luận tốt nghiệp

Đồng thời cũng xin cảm ơn sâu sắc đến Ban giám hiệu trường THPT Cần Giuộc (Long An) đã tạo mọi điều kiện tốt nhất để tôi hoàn thành việc học tập cũng như công việc nghiên cứu thực tế tại đơn vị công tác

Cuối cùng tôi xin gởi lời tri ân đến gia đình và đồng nghiệp, những người luôn quan tâm, động viên tôi trong suốt quá trình học tập

Dù bản thân rất cố gắng nhưng trong quá trình thực tiện tiểu luận này nhưng cũng không thể tránh khỏi những thiếu sót Vì vậy, tôi rất mong nhận được sự chỉ dẫn và đóng góp ý kiến quý báo từ quý thầy, cô

Long An, ngày 20 tháng 11 năm 2021

NGƯỜI VIẾT TIỂU LUẬN

Phạm Lê Giang Dũng

4

MỤC LỤC

LỜI CẢM ƠN 3

MỤC LỤC 4

1 Lí do chọn chủ đề tiểu luận 6

1.1 Lý do pháp lý 6

1.2 Lý do về lý luận 7

1.3 Lý do thực tiễn 7

2 Phân tích tình hình thực tế về công tác văn lý văn bản tại trường Trung học phổ thông Cần Giuộc 8

2.1 Giới thiệu khái quát về trường THPT Cần Giuộc 8

2.2 Tình hình thực hiện công tác quản lý văn bản tại trường THPT Cần Giuộc 9

2.2.1 Đối với công tác soạn thảo văn bản 10

2.2.2 Đối với công tác quản lý văn bản 10

2.2.3 Công tác quản lý và sử dụng con dấu 13

2.2.4 Công tác lưu trữ của trường 13

2.3 Điểm mạnh, điểm yếu, cơ hội, thách chức trong công tác quản lý văn bản của trường THPT Cần Giuộc 13

2.3.1 Điểm mạnh 14

2.3.2 Điểm yếu 14

2.3.4 Cơ hội 15

2.3.5 Thách thức 15

2.4 Kinh nghiêm thực tế trong công tác quản lý văn bản 15

2.4.1 Bài học kinh nghiệm 15

2.4.2 Nguyên nhân thành công 18

5

2.4.3 Nguyên nhân chưa thành công 18

3 Kế hoạch hành động để thực hiện tốt hơn công tác quản lý văn bản tại trường THPT Cần Giuộc 19

4 Kết luận và kiến nghị 22

4.1 Kết luận 22

4.2 Kiến nghị và đề xuất 23

4.2.1 Đối với Bộ Giáo dục và Đào tạo 23

4.2.2 Đối với Sở Giáo dục và Đào tạo 23

4.2.3 Đối với nhà trường 24

TÀI LIỆU THAM KHẢO 25

 Thông tư số 27/2016/TT-BGDĐT ngày 30/12/2016 của Bộ Giáo dục Đào tạo Quy định thời hạn bảo quản tài liệu chuyên môn nghiệp vụ của ngành Giáo dục;

 Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Thủ tướng Chính phủ về công tác văn thư;

 Nghị định số 99/2016/NĐ-CP ngày 01/7/2016 của Thủ tướng Chính phủ về quản lý và sử dụng con dấu;

 Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03/01/2013 của Thủ tướng Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Lưu trữ;

 Quyết định số 28/2018/QĐ-TTg ngày 12 tháng 7 năm 2018 của Thủ tướng Chính phủ về việc gửi, nhận văn bản điện tử giữa các cơ quan trong hệ thống hành chính nhà nước;

 Quyết định số 809/QĐ-TTg ngày 10/6/2020 của Thủ tướng Chính phủ ban hành Danh mục bí mật Nhà nước thuộc lĩnh vực Giáo dục và Đào tạo;

 Quyết định số 59/2016/QĐ-TTg ngày 31/12/2016 của Thủ tướng Chính phủ ban hành Danh mục bí mật Nhà nước độ Tối mật trong ngành Giáo dục và Đào tạo;

 Chỉ thị 18/CT-UBND ngày 04/9/2014 của UBND tỉnh Long An chấn chỉnh công tác văn thư, lưu trữ trên địa bàn tỉnh

Với sự từng bước hoàn thiện hệ thống pháp lý, việc quản lý và giải quyết văn

7

bản đi và đến trong các cơ quan, tổ chức đã từng bước được củng cố và hoàn thiện Tuy nhiên, khi áp dụng vào thực tiễn công việc thì các khâu nghiệp vụ này vẫn còn

có những tồn tại vướng mắc cần làm rõ, đó cũng chính là lý do mà tôi quyết định

chọn đề tài “Công tác quản lý văn bản tại trường trung học phổ thông Cần

Giuộc, huyện Cần Giuộc, tỉnh Long An” nhằm góp phần làm rõ hơn những vấn

 Tổ chức quản lý văn bản: Là việc nghiên cứu, tổ chức sắp xếp, giải quyết và lưu trữ văn bản một cách khoa học, hợp lý; nhằm phát huy giá trị của các loại văn bản; phục vụ hiệu quả quá trình giải quyết công việc của cơ quan, tổ chức, cá nhân

 Nội dung tổ chức quản lý văn bản: công tác văn thư và công tác lưu trữ

 Nội dung công tác văn thư: Soạn thảo văn bản, quản lý văn bản, quản lý sử dụng con dấu, lập hồ sơ

 Nội dung công tác lưu trữ: Thu thập, bổ sung tài liệu; phân loại tài liệu; chỉnh lý tài liệu; xác định giá trị tài liệu; thống kê tài liệu; bảo quản tài liệu; tổ chức

“Công tác quản lý văn bản tại trường trung học phổ thông Cần Giuộc, huyện Cần Giuộc, tỉnh Long An” làm đề tài tiểu luận cuối khóa của mình

2 Phân tích tình hình thực tế về công tác văn lý văn bản tại trường Trung học phổ thông Cần Giuộc

2.1 Giới thiệu khái quát về trường THPT Cần Giuộc

Trường THPT Cần Giuộc trực thuộc Sở Giáo dục và Đào tạo Long An được thành lập vào năm 1955 tọa lạc tại địa chỉ QL50 khu phố Hòa Thuận I, thị trấn Cần Giuộc, huyện Cần Giuộc, tỉnh Long An với tổng diện tích hơn 20.000 m2 Cơ sở vật chất vừa được tu sửa lại theo đề án của Ban quản lý dự án tỉnh Long An đã đáp ứng yêu cầu thực hiện nhiệm vụ dạy và học năm học 2021-2022

Đời sống của người dân địa phương tương đối ổn định, công việc tập trung chủ yếu là sản xuất kinh doanh, dịch vụ và buôn bán nhỏ lẻ Ngoài ra còn có một số

hộ trồng rau, củ, quả, sản xuất nông nghiệp theo hướng luân canh, thâm canh

Chính quyền địa phương rất quan tâm đến an ninh và giáo dục, tích cực vận

9

động trẻ em đủ độ tuổi ra lớp, vận động chống học sinh bỏ học, luôn tạo điều kiện cho các trường hoạt động một cách tốt nhất và thường xuyên thăm hỏi động viên cán bộ, giáo viên

Về quy mô trường lớp: trường có 36 lớp với tổng số 1560 học sinh, trong đó khối 10 có 12 lớp, khối 11 có 13 lớp và khối 12 có 11 lớp

Về đội ngũ nhân sự:

 Tổng số cán bộ, giáo viên, công nhân viên nhà trường là 85 (biên chế được giao 89, thiếu 04);

 Ban giám hiệu 04 người: 01 Hiệu trưởng và 03 Phó Hiệu trưởng;

 Văn phòng 09 người: 01 nhân viên thư viện, 02 nhân viên thiết bị, kế toán

01, còn lại 05 hợp đồng theo nghị định 68 (03 bảo vệ và 02 tạp vụ)

 Hiện tại trường đang thiếu nhân viên văn thư , thủ quỹ và nhân viên y tế nên phải cắt cử cán bộ đảm đương thêm công việc

Về cơ sở vật chất:

 Hệ thống phòng học lý thuyết, phòng thực hành và các phòng chức năng đảm bảo đủ cho nhu cầu dạy và học

 Đầu năm học 2021 – 2022 nhà trường đã được Ban quản lý dự án tỉnh Long

An đầu tư thực hiện các công trình chống xuống cấp, chỉnh trang lại trường lớp khá khang trang và sạch đẹp Tuy nhiên đường giao thông nội bộ còn sụp lún nhiều và

hệ thống phòng cháy chữa cháy hiện không hoạt động cần phải sửa chữa

2.2 Tình hình thực hiện công tác quản lý văn bản tại trường THPT Cần Giuộc Những năm vừa qua được sự chỉ đạo của Sở Giáo dục và Đào tạo Long An, các cấp ban ngành và cùng với sự nổ lực phấn đấu của giáo viên, cán bộ công nhân viên nhà trường đã góp phần không nhỏ vào quá trình phát triển của đơn vị Để duy trì và tiếp tục phát huy những thành tích đã đạt được, Ban giám hiệu nhà trường đã không ngừng chăm lo công tác văn phòng của đơn vị đặc biệt là công tác văn thư, bởi đây là công tác không thể thiếu với một cơ quan, đơn vị Công tác văn thư là một quá trình xây dựng, ban hành văn bản và quá trình quản lý các văn bản, khai thác sử dụng các văn bản, tài liệu phục vu cho việc quản lý Mục đích của công tác

10

văn thư là đảm bảo thông tin cho quản lý về mọi hoạt động của đơn vị

Việc thực hiện công tác quản lý văn bản tại trường THPT Cần Giuộc trong thời gian qua được tiến hành như sau:

2.2.1 Đối với công tác soạn thảo văn bản:

Căn cứ chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và mục đích, nội dung của văn bản cần soạn thảo, Hiệu trưởng giao cho các Phó Hiệu trưởng chủ trì soạn thảo văn bản Phó Hiệu trưởng chủ trì soạn thảo văn bản thực hiện các công việc: Xác định tên loại, nội dung và độ mật, mức độ khẩn của văn bản cần soạn thảo; thu thập, xử

lý thông tin có liên quan; có thể trao đổi trực tiếp với văn thư để văn bản được soạn thảo đúng hình thức, thể thức và kỹ thuật trình bày

Đối với văn bản điện tử, người soạn thảo văn bản ngoài việc thực hiện các nội dung nêu trên phải chuyển bản thảo văn bản, tài liệu kèm theo (nếu có) vào Hệ thống ICT (theo địa chỉ https://sgd.ictlongan.vn/) và cập nhật các thông tin cần thiết

2.2.2 Đối với công tác quản lý văn bản

a) Đối với văn bản đến

Việc tiếp nhận văn bản do bộ phận văn thư trực tiếp làm có sổ theo dõi văn bản, vào số công văn đến và trình Hiệu trưởng xử lý Trên cơ sở nội dung của văn bản mà Hiệu trưởng chỉ đạo nhân bản và gửi cho các bộ phận trực thuộc (ghi ở góc văn bản hoặc ghi bằng giấy ghi chú kèm theo văn bản) Bộ phận văn thư tiếp nhận, thực hiện nhân bản và gởi theo chỉ đạo của Hiệu trưởng

Sau khi văn thư tiếp nhận, kiểm tra, phân loại và bóc bì văn bản xong thì đóng dấu đến và mẫu dấu có kích thước (3x5cm) như sau:

TRƯỜNG THPT CẦN GIUỘC

ĐẾN

Số đến:

Ngày đến:

Chuyển:

Lưu hồ sơ số:

11

Văn bản đến được ghi chép vào sổ công văn đến có mẫu:

Mẫu sổ đăng ký văn bản đến

- Trang bìa của sổ trình bày như sau:

SỞ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO LONG AN

TRƯỜNG THPT CẦN GIUỘC

SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐẾN

Năm:

Từ ngày: đến ngày:

Từ số: đến số:

Quyển số:

- Cấu tạo bên trong của sổ gồm 10 cột: Ngà y đến Số đế n Tác giả Số, ký hiệu văn bản Ngày tháng văn bản Tên loại và trích yếu nội dung văn bản Đơn vị hoặc người nhận Ngày chuyể n Ký nhậ n Gh i ch ú (1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) (9) (10) Sau khi đóng dấu và vào sổ văn bản đến văn thư phân phối chuyển giao văn bản đến Văn thư tổ chức, giải quyết và theo dõi văn bản đến cơ quan và văn thư có trách nhiệm kiểm tra việc phân phối và tiến độ chuyển giao văn bản b) Đối với văn bản đi: Trường THPT Cần Giuộc hàng năm văn bản đi được gửi Sở Giáo dục và Đào tạo Long An, UBND huyện Cần Giuộc, Phòng Giáo Dục và Đào tạo huyện Cần Giuộc,

Trình tự quản lý văn bản đi bao gồm các bước sau:

 Cấp số, thời gian ban hành văn bản;

 Đăng ký văn bản đi;

12

 Nhân bản, đóng dấu cơ quan, tổ chức, dấu chỉ độ mật, mức độ khẩn, (đối với văn bản giấy); ký số của cơ quan, tổ chức (đối với văn bản điện tử);

 Phát hành và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi;

 Lưu văn bản đi

Khi đăng ký văn bản đi phải theo mẫu như sau:

Mẫu sổ đăng ký văn bản đi

 Trang bìa của sổ trình bày như sau:

 Cấu tạo bên trong của sổ gồm 10 cột:

Số, ký

hiệu

văn

bản

Ngày

tháng

văn

bản

Tên loại

và trích yếu nội dung văn bản

Người

ký

Nơi nhận văn bản

Đơn vị, người nhận bản lưu

Số lượn

g bản

Ngà

y chuy

ển

Ký nhậ

n

G

hi ch

ú

(1) (2

) (3) (4) (5) (6) (7) (8) (9) (10)

Số và thời gian ban hành văn bản được lấy theo thứ tự và trình tự thời gian ban hành văn bản của nhà trường trong năm, thống nhất giữa văn bản giấy và văn bản điện tử Văn bản được đăng ký bằng Hệ thống ICT phải được in ra giấy đầy đủ các trường thông tin theo mẫu Sổ đăng ký văn bản đi, đóng sổ để quản lý

Đối với văn bản giấy, việc cấp số, thời gian ban hành được thực hiện sau khi

SỞ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO LONG AN

TRƯỜNG THPT CẦN GIUỘC

SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐI

Năm:

Từ ngày: đến ngày:

Từ số: đến số:

Quyển số:

2.2.3 Công tác quản lý và sử dụng con dấu

Con dấu của trường được Hiệu trưởng giao cho văn thư cơ quan quản lý và đóng dấu theo đúng quy định về công tác quản lý và sử dụng con dấu được quy định tại Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24 tháng 8 năm 2001 của Chính phủ về quản

lý và sử dụng con dấu, Nghị định số 31/2009/NĐ-CP ngày 01 tháng 4 năm 2009 của Chính phủ sửa đổi bổ sung một số điều của Nghị định 58/2001/NĐ-CP, Thông tư số 07/2010/TT-BCA ngày 05/2/2010 của Bộ Công an quy định chi tiết một số điều của Nghị 58/2001/NĐ-CP và Nghị định 31/2009/NĐ-CP về quản lý sử dụng con dấu

2.2.4 Công tác lưu trữ của trường

Công tác lưu trữ hồ sơ của trường hiện được tiến hành với ba loại hồ sơ: hồ sơ nguyên tắc, hồ sơ công việc và hồ sơ nhân sự

 Hồ sơ nguyên tắc là những văn bản chỉ đạo, hướng dẫn thực hiện công tác quản lý và chuyên môn của trường đối với công việc thuộc bộ phận hoặc Phó Hiệu trưởng phụ trách sẽ thực hiện việc lưu trữ

 Hồ sơ nhân sự: Do Hiệu trưởng trực tiếp lưu trữ tại phòng Hiệu trưởng, hồ

sơ học sinh được lưu trữ tại văn phòng

 Đối với hồ sơ công việc: thuộc bộ phận nào thì bộ phận đó trực tiếp thực hiện việc lưu trữ và khai thác sử dụng

2.3 Điểm mạnh, điểm yếu, cơ hội, thách chức trong công tác quản lý văn bản

 Quan tâm tạo điều kiện cho viên chức chuyên môn được tham gia khóa bồi dưỡng nghiệp vụ ngắn hạn về công tác này để tham mưu, đề xuất việc triển khai thực hiện tốt hơn

 Đội ngũ viên chức của trường đã từng bước quan tâm và chú trọng công tác soạn thảo, lưu trữ văn bản, hồ sơ theo công việc chuyên môn của mình: như hồ sơ nguyên tắc, hồ sơ hướng dẫn hoạt động chuyên môn giảng dạy, tài liệu bồi dưỡng nghiệp vụ thông qua nhiều kênh tiếp cận như bồi dưỡng nghiệp vụ, khai từ mạng internet, cổng thông tin điện tử của Bộ, ngành, địa phương,…

vị trí trống trong phòng giáo viên và cầu thang)

 Mặc dù, viên chức của trường được tham gia khóa bồi dưỡng ngắn hạn nhưng chưa có viên chức nào được đào tạo chuyên nghiệp về công tác quản lý văn bản nhất là công tác lưu trữ nên việc lưu trữ hồ sơ, tài liệu của trường chưa đảm bảo thành phần hồ sơ theo quy định

15

2.3.4 Cơ hội

 Công tác quản lý văn bản của các cơ quan, tổ chức trong thời gian qua được Đảng, nhà nước và các đoàn thể quan tâm chỉ đạo thực hiện với hệ thống các quy định, hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản

 Sở Giáo dục và Đào tạo tỉnh Long An thường xuyên đôn đốc, nhắc nhỡ, định kỳ có lập đoàn kiểm tra, thanh tra công tác quản lý văn bản của nhà trường

 Ban Giám hiệu và tập thể viên chức ý thức và quan tâm thực hiện tốt hơn công tác quản lý văn bản so với trước đây

2.3.5 Thách thức

 Cơ chế và chính sách đối với viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ tại trường THPT còn chưa hợp lý nên mặc dù nhà trường đang bị thiếu hụt nhân viên văn thư nhưng không có nguồn để tuyển dụng

 Hệ thống văn bản chỉ đạo và hướng dẫn thực hiện công tác quản lý văn bản trong ngành giáo dục còn chưa đầy đủ hầu hết chỉ thực hiện theo hướng dẫn chung của Bộ Nội vụ và chỉ đạo của UBND tỉnh

 Việc soạn thảo văn bản của trường đôi khi chưa đảm bảo về thể thức và kỹ thuật trình bày

2.4 Kinh nghiêm thực tế trong công tác quản lý văn bản

2.4.1 Bài học kinh nghiệm

Từ thực tế nghiên cứu công tác quản lý văn bản tại trường THPT Cần Giuộc trong thời gian qua, tôi rút ra những bài học kinh nghiệm như sau:

a) Nâng cao nhận thức đối với công tác văn thư, lưu trữ

Nâng cao nhận thức, ý nghĩa, tầm quan trọng của công tác văn thư, lưu trữ cho toàn thể cán bộ, giáo viên, công nhân viên chức và tăng cường trách nhiệm của quản lý nhà trường đối với công tác này Trong đó, phải tăng cường chấp hành đúng các quy định về công tác văn thư, lưu trữ của Nhà nước, của Ngành Chú trọng công tác quán triệt để phổ biến một số văn bản đã được các cơ quan nhà nước có thẩm quyền ban hành về công tác văn thư, lưu trữ và các văn bản hướng dẫn quản lý văn