Hướng dẫn quản lý hoạt động đào tạo phát triển nhân sự trên nền tảng công nghệ Bài toán đào tạo phát triển (LD) trong doanh nghiệp bao gồm 2 phần chương trình được thiết kế như thế nào, và nhân sự sẽ tương tác lại ra sao Bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn doanh nghiệp cách quản lý tất cả yếu tố liên quan trong bài toán đó (lộ trình, quy trình và con người) một cách khoa học và hiệu quả trên nền tảng phần mềm Base vn Tuỳ thuộc vào ngành nghề kinh doanh và mô hình hoạt động, mỗi doanh nghiệp sẽ s.
Trang 1Hướng dẫn quản lý hoạt động đào tạo & phát triển nhân sự trên nền tảng công nghệ
Bài toán đào tạo & phát triển (L&D) trong doanh nghiệp bao gồm 2 phần: chương trình được thiết kế như thế nào, và nhân sự sẽ tương tác lại ra sao Bài viết dưới đây
sẽ hướng dẫn doanh nghiệp cách quản lý tất cả yếu tố liên quan trong bài toán đó (lộ trình, quy trình và con người) - một cách khoa học và hiệu quả - trên nền tảng phần mềm Base.vn.
Tuỳ thuộc vào ngành nghề kinh doanh và mô hình hoạt động, mỗi doanh nghiệp sẽ suy nghĩ về chương trình đào tạo & phát triển nhân sự khác nhau Bởi vậy, để dễ nắm bắt bài toán chung và định hướng lời giải chung nhất, bài viết sẽ chia các vấn đề trong L&D theo đối tượng đào tạo Tương ứng với nhân viên mới thử việc và nhân sự chính thức, có hai bài toán cốt lõi doanh nghiệp phải giải quyết là Đào tạo hội nhập (onboarding) và Đào tạo tại chỗ
Các nội dung mô tả và minh hoạ bên dưới đều dựa trên Case study thực tế tại Base.vn: Cách đội ngũ L&D đào tạo nhân sự của bộ phận Kinh doanh (Sales)
I Hai bài toán cốt lõi khi đào tạo & phát triển đội ngũ nhân sự trong doanh nghiệp
1 Bài toán hội nhập (onboarding) nhân sự mới
Base.vn là đơn vị tư vấn và cung cấp giải pháp quản trị - điều hành cho các doanh nghiệp thuộc mọi quy mô nhân sự và lĩnh vực hoạt động khác nhau Mô hình này đòi
Trang 2hỏi nhân viên kinh doanh tại Base phải đồng thời hiểu được câu chuyện trong nội bộ, hiểu được bài toán của thị trường và của từng khách hàng sẽ gặp Bởi vậy, chương trình L&D dành cho bộ phận Kinh doanh luôn được chú trọng
Ngày trước, lộ trình đào tạo onboard cho nhân viên kinh doanh tại Base diễn ra như sau:
Trong vòng 2 - 3 tuần đầu: Đào tạo tập trung Các hình thức đào tạo thường là In-class training (Thuyết giảng trực tiếp 2,5 tới 3 giờ mỗi ngày) và Job Shadowing (Nhân viên
sẽ cùng tham gia công việc với các đồng nghiệp có kinh nghiệm để quan sát và học hỏi) Cuối mỗi tuần sẽ có review đánh giá công việc hoặc hoặc bài kiểm tra ngắn
Từ tuần 4-8: Nhân sự sẽ dần luyện tập bao gồm cả demo giả định hoặc “làm thật” với
sự hỗ trợ của team leader Kết thúc thời gian thử việc ở tuần 8, các nhân sự đáp ứng được KPI đề ra sẽ được lên chính thức
Tuy nhiên, lộ trình onboard truyền thống này ngày càng thể hiện nhiều nhược điểm Rõ nét nhất, doanh nghiệp phải đối mặt với ba thách thức phổ biến dưới đây:
1 - Đối tượng cần đào tạo đa dạng, số lượng lớn:
Tùy theo định hướng phát triển của doanh nghiệp, tuyển dụng sẽ được thực hiện liên tục hoặc chỉ khi có nhân sự cũ nghỉ việc Tuy nhiên, thách thức chung là nhân viên mới luôn đa dạng vị trí công việc và khác nhau về background (từ lãnh đạo phòng Marketing tới nhân viên phòng Back Office, từ sinh viên mới ra trường tới những senior có kinh nghiệm nhiều năm) Mỗi đối tượng lại đòi hỏi một chương trình đào tạo onboard riêng biệt
Nếu số lượng nhân sự mới cùng lúc, bộ phận L&D sẽ phải hoạt động hết công suất: vừa phải theo sát từng cá nhân vừa phải kiểm soát tình hình tổng quan trong doanh nghiệp Thời gian onboard lại có hạn và đòi hỏi phải ra được kết quả nhanh nhất có thể
Trang 32 - Hàm lượng kiến thức cao, khó truyền đạt hết trong khoảng thời gian ngắn:
Mỗi nhân sự mới trong doanh nghiệp đều cần được training rất nhiều kiến thức:
Kiến thức đặc thù của từng ngành nghề, lĩnh vực
Kiến thức chuyên môn nghiệp vụ
Kiến thức về lịch sử hình thành, văn hóa doanh nghiệp
Kiến thức về các sản phẩm, dịch vụ mà doanh nghiệp cung cấp
Kỹ năng làm việc chuyên nghiệp, sử dụng thành thạo các công cụ làm việc
Kiến thức về phương pháp quản trị,…
Nhân sự mới vừa cần tiếp thu tất cả kiến thức trên, vừa cần được trực tiếp áp dụng chúng để hoàn thành tiêu chí thử việc trong thời gian vỏn vẹn hai tháng! Chỉ phụ thuộc vào các kiến thức được training tại lớp đào tạo tập trung là hoàn toàn không đủ
3 - Nguồn lực đào tạo còn nhiều hạn chế
Khi đào tạo nhân sự mới, đội ngũ đứng lớp của doanh nghiệp chủ yếu là các Manager, Director nội bộ Nhưng những nhân sự đó cũng phải xử lý rất nhiều mục tiêu công việc của họ, nên thường chỉ dành ra quỹ thời gian cực kỳ eo hẹp cho hoạt động training
"Những ngày đầu, các tài liệu đào tạo dùng chung của Base thường được lưu trên Google Drive và chia sẻ quyền truy cập cho các nhân sự cần thiết Tuy nhiên, phương pháp này dẫn tới nhiều bất tiện khi các bạn thường xuyên quên tài liệu nằm ở đâu và phải hỏi lại đầu mối là mình Có nhiều lúc mình đã cập nhật phiên bản mới cho một tài liệu trên Drive, nhưng nhiều bạn không nắm được thông tin và vẫn dùng phiên bản
cũ, gây ra sự không đồng nhất trong công việc."
(Ms Lưu Phương Anh, L&D Specialist @Base.vn)
Tựu chung lại, lộ trình onboard trên có thể thực thi hiệu quả khi doanh nghiệp onboard nhân sự tập trung từng nhóm nhỏ theo khoá (ví dụ định kỳ mỗi tháng một lần), nhưng không phù hợp khi onboard riêng lẻ cho từng cá nhân hoặc với số lượng lớn vài chục người cùng lúc
2 Bài toán đào tạo tại chỗ với các nhân sự chính thức
Trang 4Sau khi đã onboard thành công cho các nhân sự mới, đây là lúc tìm cách để đảm bảo
họ - và tất cả nhân sự đang hoạt động trong doanh nghiệp - được đào tạo tại chỗ để không ngừng phát triển từng ngày
Chương trình L&D của Google là một mô hình lý tưởng cho các doanh nghiệp tham khảo Tại Google, có 4 câu chuyện học tập được quan tâm:
Có thể thấy, khái niệm “học tập" được Google định nghĩa đi kèm với các yếu tố lâu bền, chủ động, kịp thời, và hứng thú Có nghĩa là, cá nhân nhân viên trực tiếp tham gia
và đóng vai trò quan trọng quyết định sự thành công của đào tạo & phát triển
Tuy nhiên, trên thực tế, nhiều doanh nghiệp vẫn đang “giao khoán” việc này cho bộ phận L&D Các hoạt động truyền đạt tri thức hầu như chỉ diễn ra một chiều và không nhận được phản hồi quá tích cực từ các học viên Giữa nhân sự với nhau cũng rất ít khi
có sự chia sẻ tri thức Nếu như chuyên viên phụ trách L&D nghỉ ốm vài ngày hoặc bất ngờ nghỉ việc, cả hệ thống đào tạo sẽ ngay lập tức ngưng trệ
Các thách thức của bài toán onboard người mới như thiếu đội ngũ đứng lớp, tài liệu không được lưu trữ tập trung, nhân sự không tiếp cận được tới 100% tri thức, cũng ảnh hưởng lớn tới quá trình đào tạo tại chỗ này
Trang 5II Công thức đào tạo & phát triển đội ngũ theo một góc nhìn mới & Vai trò của công nghệ
Có thể thấy, công việc đào tạo & phát triển nhân sự luôn có góc nhìn và cách tiếp cận khác nhau tùy thuộc vào bối cảnh của doanh nghiệp Tuy nhiên, để giải quyết hai bài toán chung của L&D là onboard nhân sự mới và đào tạo tại chỗ, một nguyên tắc chung phải tuân thủ để thúc đẩy đội ngũ phát triển lâu dài là “tính hệ thống”: có thể đóng gói,
kế thừa và nhân bản được
“Put the support structures in place to make learning happen and then get out of the way” (Karen May, cựu Phó chủ tịch phụ trách mảng phát triển con người của Google)
Theo đó, mô hình L&D hiệu quả là khi thực hiện đào tạo nhân sự thành công và nhân bản được sự thành công này trong toàn bộ đội ngũ, sau đó con người dần dần bước ra khỏi hệ thống đó - giữ lại càng ít sự can thiệp vào hệ thống càng tốt
Base.vn đã triển khai thành công mô hình này Công thức xây dựng hệ thống đào tạo bao gồm hai yếu tố: Quy trình tự động & Con người chủ động
Công thức này có thể tháo gỡ các thách thức lớn của L&D:
Từng bước, từng công việc cần làm, từng chặng đường mỗi nhân viên cần trải qua đều được vận hành một cách tự động
Khi nhân sự tham gia vào hệ thống đó, chỉ cần làm theo hướng dẫn, học theo chỉ dẫn, đạt đủ điều kiện thì tự động nâng cấp lên một level mới (giống như khi chơi game)
Trang 6 Mỗi nhân sự đều có tinh thần chủ động tìm hiểu, học tập, sẵn sàng chia sẻ, thay
vì cần bộ phận L&D thúc giục nhiều lần
Để công thức được xây dựng thành công và vận hành đúng, doanh nghiệp sẽ cần một quá trình đầu tư nhiều trí tuệ, công sức, thời gian; thậm chí là nhiều lần trải qua vòng lặp thử-sai-sửa trước khi xác định được mô hình đúng đắn nhất Ngay cả vậy, thì chỉ riêng sức người là không đủ
Để rút ngắn quá trình xây dựng hệ thống đào tạo và đảm bảo hiệu quả thực thi, Base.vn
đã phát triển các ứng dụng chuyên biệt có tính năng hỗ trợ và/hoặc dành riêng cho công tác L&D
Cần lưu ý rằng, việc triển khai công nghệ trong L&D là một sự đầu tư chứ không phải chi phí, bởi “Lợi thế cạnh tranh cuối cùng của một doanh nghiệp chính là khả năng học hỏi và nhanh chóng áp dụng các tri thức học được vào cải tiến công việc” (Theo nhận định của Jack Welch, cựu chủ tịch và CEO của General Electric)
Ở phần nội dung tiếp theo, Base.vn sẽ hướng dẫn doanh nghiệp cách quản lý hoạt động đào tạo & phát triển nhân sự theo đúng công thức “Quy trình tự động & Con người chủ động” - với công nghệ hỗ trợ là nền tảng quản trị Base Platform
Trang 7III Hướng dẫn cách quản lý hoạt động đào tạo & phát triển nhân sự bằng các ứng dụng trên Base Platform
1 Xây dựng lại lộ trình onboard cho nhân sự mới:
Để đảm bảo chất lượng đầu ra của lộ trình onboarding cũng như thúc đẩy việc đào tạo
- học tập lâu dài, Base.vn đã tối ưu lại lộ trình như sau:
Kéo dài thời gian đào tạo - học tập xuyên suốt thời gian thử việc
Thiết lập các checkpoint (giống như trên đường chạy marathon) thay vì chỉ đếm thời gian như trước Nếu tại checkpoint mà nhân viên mới không tới kịp, người đó
sẽ bị đánh trượt vì không đạt yêu cầu Sẽ có các bài thi năng lực được nâng cấp qua từng checkpoint
Thực hiện buổi thuyết trình bảo vệ năng lực (probation presentation) trước khi nhân sự được duyệt lên chính thức
Tổng hợp các hoạt động cần thiết trong lộ trình onboarding vào Kế hoạch onboarding - “tấm bản đồ” hướng dẫn cho nhân sự
Kết hợp thêm nhiều hình thức đào tạo: Coaching 1-1 giữa nhân sự mới và nhân
sự cũ, E-learning và E-sharing giúp việc học có thể diễn ra bất cứ lúc nào, đặc biệt hữu ích cho đội ngũ làm việc từ xa,
Mục đích của việc tối ưu là sắp xếp mọi thứ thành một hệ thống logic, có thể nhân bản được Chỉ cần kiểm nghiệm một nhân sự được onboard thành công, tất cả nhân sự tiếp theo đều có tỷ lệ thành công cao tương tự
2 Thiết lập các quy trình tự động trong công tác L&D:
Trang 8Để mọi thứ có thể đóng gói và nhân bản được, tất cả quy trình đào tạo & phát triển
đã được xây dựng và chuẩn hóa trên các ứng dụng chuyên biệt
a Nhân bản Onboarding Project trên phần mềm quản lý dự án:
Trước tiên, hãy xây dựng một checklist tất cả các đầu việc cần làm để onboard thành công một nhân sự mới: Cần lưu ý những gì trong ngày đầu tiên nhận việc, Kế hoạch công việc trong tuần 1, tuần 2, là gì Về cơ bản, checklist này sẽ gần giống nhau ở tất
cả các vị trí, nên có thể dùng như một bản mẫu (template)
Tiếp theo, tạo lập một dự án trên phần mềm quản lý dự án Base Wework, đưa checklist này lên và giao việc cho nhân viên mới
Hệ thống sẽ hiển thị danh sách các đầu việc được phân loại theo từng nhóm và từng cấp độ lớn nhỏ Trong mỗi đầu việc đều có hướng dẫn thực hiện và lưu ý cụ thể Ví dụ:
Dự án: “TÂM NGUYỄN - SA - ONBOARDING PROJECT”
> Nhóm công việc: “Thiết lập môi trường làm việc”
>> Công việc: “Nhiệm vụ của ngày đầu tiên"
>>> Các đầu việc nhỏ: Tìm hiểu về tầm nhìn - sứ mệnh - giá trị cốt lõi, Tìm hiểu một sản phẩm của công ty, Viết báo cáo,
Trang 9Mỗi ngày, phần mềm sẽ nhắc nhở công việc cần làm cho nhân sự và cảnh báo khi sắp tới deadline Sau khi cập nhật bằng chứng kết quả công việc và/hoặc để lại bình luận, đầu việc sẽ được đánh dấu hoàn thành Nhờ checklist cụ thể này, mỗi nhân sự mới đều
tự tin nắm rõ lộ trình onboarding, có thể chủ động thực hiện và tự mình đánh giá kết quả
Từ góc nhìn của bộ phận L&D, Base Wework có thể coi là một trợ lý 4.0 đắc lực Nhân sự mới làm xong một việc, phần mềm sẽ gửi thông báo để kịp thời review Muốn xem tiến độ làm việc của nhân sự mới đến đâu, phần mềm đã có sẵn báo cáo tự động Muốn trao đổi 1-1 với nhân viên, có thể dùng ngay tính năng chat nội bộ Tất cả được quản lý trên một nền tảng duy nhất, tập trung và khoa học
Đặc biệt, trên phần mềm Base Wework, dự án Onboarding Project có thể được nhân bản không giới hạn Khi có nhân viên mới onboard, chuyên viên L&D sẽ chỉ cần nhân
Trang 10bản thêm một lần, điều chỉnh lại một số chi tiết, giao công việc cho người mới - và dự
án sẽ bắt đầu chạy trơn tru
"Từ một dự án mẫu trên Base Wework, mình đã không phải tốn nhiều thời gian cho những tác vụ lặp đi lặp lại nữa, cũng không cần lo lắng nếu một vài ngày có việc bận không tới được văn phòng Mình có thể quản lý mọi thứ từ xa trên mobile app được
mà Cứ có 10 nhân sự mới thì nhân bản dự án 10 lần, có 100 người mới cũng có thể nhanh chóng xử lý."
(Ms Lưu Phương Anh, L&D Specialist @Base.vn)
b Xây dựng quy trình đánh giá thử việc/thăng cấp nhân sự trên phần mềm quản
lý và tự động hóa quy trình
Trước kia, câu chuyện lên chính thức/ thăng cấp và quá trình phê duyệt được diễn ra khá ”‘bí ẩn”, chỉ có những người liên quan được biết Điều này vô hình trung khiến nhân sự rơi vào thế bị động, khi hoàn toàn không biết mình đã làm được gì và có thể làm gì để được ghi nhận hơn nữa
Base.vn đã nghiêm túc xem xét và xây dựng quy trình chuẩn cho hai cột mốc sự nghiệp quan trọng này
Nhân sự muốn lên chính thức hoặc thăng cấp sẽ phải đạt được nhiều tiêu chí đánh giá liên quan tới: Thâm niên, Kết quả công việc, Độ hiểu biết về chuyên môn nghiệp vụ, Khả năng xử lý các vấn đề khó trong công việc, Mức độ gắn kết với doanh nghiệp, Mức độ tự tin với vị trí công việc mới, Thêm vào đó, đặc thù của hai quy trình này là cần sự tham gia của nhiều phòng ban và cấp bậc (quản lý bộ phận, lãnh đạo, HR, L&D, ) Bởi vậy, mục tiêu xây dựng quy trình là giảm thiểu ma sát vận hành và minh bạch dữ liệu nhất có thể
Trang 11Doanh nghiệp có thể tạo hai luồng quy trình chuẩn trên Phần mềm quản lý và tự động hóa quy trình Base Workflow, với các bước lần lượt tương ứng với thực tế
Ví dụ:
Quy trình đánh giá thử việc: L&D Đánh giá năng lực học tập > Quản lý đánh giá kết quả công việc > Lãnh đạo phê duyệt > L&D tổ chức buổi bảo vệ năng lực
> HR tiếp nhận thông tin > Hoàn thành
Quy trình thăng cấp: Làm bài thi năng lực > Xét duyệt từ các cấp quản lý > Nộp
kế hoạch công việc khi ở level mới > Bảo vệ kế hoạch > Hoàn thành
Mỗi nhân sự tương ứng với một thẻ nhiệm vụ trên hệ thống Tính tự động hóa của phần mềm thể hiện ở tính năng kéo - thả để tự động chuyển giao nhiệm vụ qua các bước Người phụ trách của bước kế tiếp sẽ được giao việc với deadline giới hạn (ví dụ
24 giờ), kèm theo tất cả dữ liệu tổng hợp từ giai đoạn trước đó: Số liệu KPI ra sao, đã được đánh giá như thế nào, để tiến hành nhiệm vụ
Nhờ phần mềm Base Workflow, quy trình sẽ được cải thiện đáng kể về tốc độ và độ chính xác Bộ phận L&D và cấp quản lý luôn nắm được tổng quan thông tin và tiến trình onboarding/thăng cấp của nhân sự tại mỗi thời điểm
Đặc biệt, tại bước Xét duyệt từ các cấp quản lý/lãnh đạo, doanh nghiệp có thể tin dùng
sự hỗ trợ của Phần mềm quản lý phê duyệt Base Request
Nhân sự hoặc team leader sẽ chủ động tạo đề xuất trên phần mềm và điền các trường thông tin được liệt kê sẵn trong form Dựa trên nguyện vọng và các nội dung được trình bày bên trong, người duyệt có thể chấp thuận hoặc từ chối đề xuất Nếu cấp quản
lý phê duyệt, phần mềm sẽ tự động chuyển tiếp thông tin tới cấp duyệt tiếp theo cao hơn (thường là đại diện ban lãnh đạo) Chỉ khi có được sự đồng thuận từ tất cả các cấp,
đề xuất mới được coi là phê duyệt thành công
