Tiểu luận giới thiệu phần mềm OrangeHRM và ứng dụng vào công tác quản lý nhân lực tại Công ty TNHH Toyota Giải Phóng

BỘ NỘI VỤ TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI TÊN ĐỀ TÀI GIỚI THIỆU PHẦN MỀM ORANGEHRM VÀ ỨNG DỤNG VÀO CÔNG TÁC QUẢN LÝ NHÂN LỰC TẠI CÔNG TY TNHH TOYOTA GIẢI PHÓNG BÀI TIỂU LUẬN KẾT THÚC HỌC PHẦN Học phần Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác quản lý nhân lực Mã phách HÀ NỘI 2021 MỤC LỤC MỞ ĐẦU 1 1 Lý do chọn đề tài 1 2 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 1 3 Nhiệm vụ nghiên cứu 2 4 Cấu trúc của đề tài 2 Chương 1 GIỚI THIỆU CHUNG, CƠ CẤU TỔ CHỨC VÀ CÔNG TÁC QUẢN LÝ NHÂN SỰ TẠI CÔNG TY TNHH TOYOTA GIẢ.

BỘ NỘI VỤ

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI

TÊN ĐỀ TÀI GIỚI THIỆU PHẦN MỀM ORANGEHRM VÀ ỨNG DỤNG VÀO CÔNG TÁC QUẢN LÝ NHÂN LỰC TẠI CÔNG TY TNHH TOYOTA GIẢI PHÓNG

BÀI TIỂU LUẬN KẾT THÚC HỌC PHẦN

Học phần: Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác quản lý nhân lực

Mã phách: ………

HÀ NỘI - 2021

MỤC LỤC

MỞ ĐẦU 1

1 Lý do chọn đề tài: 1

2 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu: 1

3 Nhiệm vụ nghiên cứu: 2

4 Cấu trúc của đề tài: 2

Chương 1 GIỚI THIỆU CHUNG, CƠ CẤU TỔ CHỨC VÀ CÔNG TÁC QUẢN LÝ NHÂN SỰ TẠI CÔNG TY TNHH TOYOTA GIẢI PHÓNG 3

1.1 Giới thiệu chung về Công ty TNHH Toyota Giải Phóng: 3

1.2 Cơ cấu tổ chức: 5

1.2.1 Cơ cấu: 5

1.2.2 Phân bổ nhân lực: 5

1.3 Công tác quản lý nhân sự tại Công ty TNHH Toyota Giải Phóng: 7

1.3.1 Quy trình quản lý nhân viên: 7

1.3.2 Quy trình đào tạo và phát triển của nhân viên: 9

1.3.3 Quy trình tính lương cho nhân viên: 9

1.3.4 Quy trình tuyển dụng: 10

Tiểu kết chương 1 11

Chương 2 ỨNG DỤNG PHẦN MỀM ORANGEHRM TRONG CÔNG TÁC QUẢN LÝ NHÂN LỰC TẠI CÔNG TY TNHH TOYOTA GIẢI PHÓNG 12

2.1 Giới thiệu phần mềm OrangeHRM: 12

2.1.1 Khái quát chung về phần mềm OrangeHRM: 12

2.1.2 Lợi ích khi sử dụng phần mềm OrangeHRM: 12

2.1.3 Các chức năng của phần mềm OrangeHRM: 13

2.2 Ứng dụng phần mềm OrangeHRM trong quản lý nhân sự tại Công ty TNHH Toyota Giải Phóng: 14

2.2.1 Quản lý thông tin nhân viên: 14

2.2.1.1 Tạo Work Shifts: 14

2.2.1.2 Tạo Employment Status: 15

2.2.1.3 Tạo Education: 16

2.2.1.4 Tạo Pay Grade: 16

2.2.1.5 Tạo Job Category: 17

2.2.1.6 Tạo Job Title: 17

2.2.1.7 Tạo thông tin chung về công ty: 18

2.2.1.8 Thiết lập cấu trúc phòng ban trong công ty: 18

2.2.2 Quản lý nhân sự trong công ty: 19

2.2.2.1 Add Employee : 19

2.2.3 Quản lý nghỉ phép (Leave): 20

2.2.3.1 Tạo Leave Entitlement: 20

2.2.3.2 Tạo Leave Type: 20

2.2.3.3 Tạo ngày nghỉ: 21

2.2.4 Theo dõi thời gian làm việc: 21

2.2.4.1 Sắp xếp thời gian biểu cho nhân viên: 21

2.2.4.2 Thêm Timesheet: 22

2.2.4.3 Tạo Employee Record: 22

2.2.4.4 Báo cáo tổng thời gian làm việc của nhân viên: 23

2.2.5 Quản lý quy trình tuyển dụng: 23

2.2.5.1 Đăng vị trí cần tuyển: 24

2.2.5.2 Tạo ứng cử viên: 24

2.2.6 Quản lý hiệu suất làm việc của nhân viên (Performance): 24

2.2.6.1 Tạo KPI: 25

2.2.6.2 Tạo Tracker: 26

2.2.6.3 Employee Tracker: 26

2.2.6.4 Quản lý nhật kí theo dõi hiệu suất: 27

2.2.6.5 Quản lý công việc cho nhân viên: 27

2.2.6.6 Add Reviews: 27

2.2.6.7 Quá trình đánh giá KPI của nhân viên: 28

2.2.6.8 Hoàn thành đánh giá và nhận xét: 29

2.2.6.9 Kiểm tra thông tin đánh giá sau khi admin phê duyệt: 29

Tiểu kết chương 2 30

Chương 3 ĐÁNH GIÁ VIỆC ỨNG DỤNG PHẦN MỀM ORANGEHRM TRONG CÔNG TÁC QUẢN LÝ NHÂN LỰC TẠI CÔNG TY TNHH TOYOTA GIẢI PHÓNG 31

3.1 Ưu điểm: 31

3.2 Nhược điểm: 32

Tiểu kết chương 3 33

KẾT LUẬN 34

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 35

MỞ ĐẦU

1 Lý do chọn đề tài:

Hiện nay, công nghệ đang ngày càng phát triển trên mọi mặt, để có thể làmmọi việc tốt nhất thì không thể thiếu sự giúp đỡ của công nghệ Nó làm cho côngviệc trở nên dễ dàng hơn, có thể thao tác nhanh và chính xác hơn Trong các côngviệc hàng ngày hay trong các tổ chức công ty, công nghệ giữ vai trò rất quan trọng.Hàng ngày chúng ta sử dụng công nghệ để liên lạc, để học tập, nghiên cứu và cáchoạt động khác, còn trong doanh nghiệp để họ có thể tổ chức hoạt động được suôn

sẻ và chính xác thì sự giúp đỡ của công nghệ thông tin sẽ làm cho điều này trở nên

dễ dàng hơn Để tìm hiểu rõ hơn các vấn đề trong doanh nghiệp khi có sự giúp sứccủa công nghệ thông tin, em đã lựa chọn Công ty TNHH Toyota Giải Phóng trongviệc quản lí nhân sự Nhân sự là một vấn đề rất nhạy cảm khi quản lí con ngườikhông giống như quản lí máy móc, cần sự mềm dẻo nhưng vẫn cương quyết làmcho họ hài lòng về công việc và làm việc hết sức mình Tâm lí nhân viên rất khóhiểu nhưng làm sao để có thể quản lí họ được tốt nhất

Do đó, em đã lựa chọn giới thiệu phần mềm OrangeHRM, phần mềm chuyêndùng cho việc quản lí nhân sự với rất nhiều tính năng khác nhau Em đã nghiên cứu,tìm hiểu về cách thức sử dụng phần mềm cũng như hiệu quả và năng suất của nó.Khi sử dụng phần mềm với sự chính xác về các tiêu chí sẽ làm cho nhân viên thựchiện công việc được tốt hơn và có thể dựa vào đó để đưa ra các quyết định liên quan

đến vấn đề nhân sự của công ty Vì vậy, em quyết định lựa chọn đề tài: “Giới thiệu phần mềm OrangeHRM và ứng dụng vào công tác quản lý nhân lực tại Công

ty TNHH Toyota Giải Phóng” làm đề tài nghiên cứu, tìm hiểu để thấy được những

lợi ích và hạn chế khi sử dụng phần mềm trong doanh nghiệp và từ đó có thể quyếtđịnh xem có nên áp dụng phần mềm vào công tác quản lý nhân lực trong doanhnghiệp hay không

2 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu:

Đối tượng nghiên cứu:

- Công tác quản lý nhân lực tại Công ty TNHH Toyota Giải Phóng

- Phần mềm OrangeHRM

Phạm vi nghiên cứu: tại Công ty TNHH Toyota Giải Phóng

3 Nhiệm vụ nghiên cứu:

- Các thông tin về Công ty TNHH Toyota Giải Phóng

- Tìm hiểu về phần mềm OrangeHRM

- Ứng dụng phần mềm OrangeHRM vào công tác quản lý nhân lực tại Công

ty TNHH Toyota Giải Phóng

- Đánh giá về việc ứng dụng phần mềm OrangeHRM

4 Cấu trúc của đề tài:

Ngoài phần mở đầu, phần kết luận, mục lục, danh mục tài liệu tham khảo,nội dung đề tài gồm 3 chương:

Chương 1: Giới thiệu chung, cơ cấu tổ chức và công tác quản lý nhân sự tạiCông ty TNHH Toyota Giải Phóng

Chương 2: Ứng dụng phần mềm OrangeHRM trong công tác quản lý nhânlực tại Công ty TNHH Toyota Giải Phóng

Chương 3: Đánh giá việc ứng dụng phần mềm OrangeHRM trong công tácquản lý nhân lực tại công ty TNHH Toyota Giải Phóng

Chương 1 GIỚI THIỆU CHUNG, CƠ CẤU TỔ CHỨC VÀ CÔNG TÁC QUẢN LÝ

NHÂN SỰ TẠI CÔNG TY TNHH TOYOTA GIẢI PHÓNG

1.1 Giới thiệu chung về Công ty TNHH Toyota Giải Phóng:

Tên đầy đủ: Công ty TNHH Toyota Giải Phóng (TGP)

Tên viết tắt: Toyota Giải Phóng

Địa chỉ: Số 807 Đường Giải Phóng, Phường Giáp Bát, Quận Hoàng Mai,Thành phố Hà Nội

Hoạt động chuyên nghiệp theo mô hình 3S, hiện nay TGP gồm có ba cơ sở

là Toyota Giải Phóng (TGP), Toyota Pháp Vân (TPV) và Toyota Nam Định (TND)đạt chứng chỉ công nhận là “Trạm Dịch vụ tiêu chuẩn của Toyota” và “Trạm sửachữa thân vỏ và sơn tiêu chuẩn Toyota” do Toyota Nhật Bản cấp

Nằm trên trục đường chính tại cửa ngõ phía Nam của Hà Nội, có địa chỉ tại

807 đường Giải Phóng – Phường Giáp Bát – Quận Hoàng Mai, Toyota GiảiPhóng có tổng diện tích sàn gần 2.000 m2 bao gồm Phòng trưng bày và Khu vực

xưởng sửa chữa 1 tầng với 12 khoang sửa chữa, bảo dưỡng, bảo trì và thay thế phụtùng xe ô tô.

Tọa lạc trên trục đường huyết mạch nối từ Cao tốc Pháp Vân - Cầu Giẽ nốitới cửa ngõ Tây Nam của Hà Nội, đến các tỉnh miền Bắc về phía Nam như Hà Nam,Nam Định, Ninh Bình, Thanh Hóa, Toyota Giải Phóng – Chi nhánh Pháp Vân bắtđầu đi vào hoạt động từ Tháng 10 năm 2010, có tổng diện tích sàn gần 10.000m2bao gồm Showroom, 2 tầng Xưởng và Khu văn phòng Xưởng dịch vụ 2 tầng vớidiện tích trên 3.400m2 với 54 khoang sửa chữa theo tiêu chuẩn của TMV ToyotaPháp Vân trở thành Chi nhánh Đại lý có quy mô hàng đầu với trang thiết bị chuyêndùng đồng bộ, hiện đại bậc nhất tại Việt Nam và khu vực Đông Nam Á

Năm 2018, đánh dấu 20 năm thành lập, Toyota Giải Phóng – Chi nhánh Nam

Định chính thức đi vào hoạt động từ Tháng 7 năm 2018, có địa chỉ tại Đường NamĐịnh – Phủ Lý, xã Lộc Hòa, thành phố Nam Định Toyota Nam Đinh đã được đầu

tư quy mô với 26 khoang sửa chữa, cơ sở vật chất tiện nghi và máy móc thiết bịchuyên dụng thuộc loại hiện đại nhất, và đặc biệt là đội ngũ Kỹ thuật viên được đàotạo và kế thừa từ nền tảng 20 năm kinh nghiệm, Toyota Giải Phóng tự tin sẽ mangđến cho khách hàng một chất lượng phục vụ tốt nhất với mức độ hài lòng cao nhất

Sự góp mặt của Chi nhánh Nam Định, Toyota Giải Phóng trở thành Đại lýToyota đầu tiên tại Miền Bắc có 03 cơ sở

Với thông điệp “Khách hàng là trên hết” cùng với mục tiêu cung cấp chokhách hàng “Chất lượng phục vụ đẳng cấp quốc tế”, TGP không ngừng nỗ lực đổimới, chú trọng đầu tư trang thiết bị hiện đại, đào tạo nhân lực chính quy theo tiêuchuẩn của Toyota toàn cầu, nâng cao tay nghề, chuẩn hóa của cán bộ, công nhânviên công ty nhằm đem đến sự hài lòng cho khách hàng

Áp dụng phương pháp cải tiến liên tục “Kaizen” và “Tiêu chuẩn hóa” trênmọi lĩnh vực hoạt động, quy trình dịch vụ hoàn hảo, đội ngũ nhân viên tận tâm vàchuyên nghiệp, công nghệ đẳng cấp quốc tế, chất lượng Toyota toàn cầu TGP gópphần không nhỏ trong việc giúp Toyota chiếm lĩnh thị trường Việt và khẳng định vịtrí Đại lý số 1 trong lòng khách hàng

ty TNHH Toyota Giải Phóng thì việc tổ chức, phân bổ nhiệm vụ các bộ phận nhưtrên là khá hợp lý Tuy nhiên lực lượng lao động của toàn công ty vẫn còn mỏng,cần tuyển dụng thêm trong thời kỳ kinh tế đang ngày một phát triển như hiện nay.

1.2.2 Phân bổ nhân lực:

Theo thống kê của phòng hành chính nhân sự, hiện tại công ty TNHH ToyotaGiải Phóng đang có số lượng nhân viên được phân bổ vào từng bộ phận phòng ban

Tổng giám đốc

Trưởng phòng bán hàng Trưởng nhóm bán hàng

Nhân viên bán hàng

Phòng Marketing

& CSKH Trưởng phòng marketing

& CSKH Nhân viên marketing

Nhân viên chăm sóc khách hàng

Phòng Tài chính - Kế toán

Kế toán trưởng

Kế toán viên Phó giám

đốc

Phòng Bán hàngPhòng tài chínhPhòng Marketing

Toyota Giải Phóng đang có nhu cầu tuyển thêm nhân sự cho phòng Bán hàng

vì chiến dịch bán hàng sắp tới đang cần rất nhiều nhân sự: khoảng 25 nhân sự Bánhàng, nhưng hiện tại có 3 nhân viên mới nghỉ và 2 nhân viên đang trong kỳ nghỉphép

Có thể dễ dàng nhận thấy phần lớn nguồn nhân lực tập trung chủ yếu vàophòng Bán hàng mặc dù tại bộ phận này đang còn thiếu nhân sự, có nghĩa là hoạtđộng bán hàng là hoạt động vô cùng quan trọng và diễn ra chủ yếu trong công ty,cần tập trung nguồn lực vào đội ngũ này, vì đây là bộ phận đem lại nguồn thu chủ

yếu cho công ty Nhận thấy Công ty TNHH Toyota Giải Phóng đang có nguồn lựckhá mỏng tại phòng hành chính nhân sự, bộ phận này cần được trú trọng hơn vì đòihỏi có một lực lượng nhân sự đủ để có thể quản lý một số lượng lớn nhân sự củaphòng Bán hàng, cũng như điều phối các bộ phận liên quan khác Vì vậy, phòngHành chính cũng cần tuyển thêm nhân sự.

1.3 Công tác quản lý nhân sự tại Công ty TNHH Toyota Giải Phóng:

1.3.1 Quy trình quản lý nhân viên:

Sơ đồ Error! No text of specified style in document 2: Quy trình quản lý nhân

- Bước 3: So sánh nhu cầu ở mục tiêu ban đầu và nguồn lực hiện tại:

+ Nếu thiếu nguồn nhân lực (Cung > Cầu): Phòng Hành chính triển khai quytrình tuyển dụng để tìm kiếm nhân sự;

+ Nếu đáp ứng được mục tiêu nhân lực hiện tại (Cầu = Cung): Phòng Hànhchính không cần phải tuyển dụng nữa, tập trung vào các kế hoạch nhân sự thay thế

và tập trung vào quản lý nhân sự trong công ty;

+ Nếu thừa nhân lực (Cung > Cầu): Phòng Hành chính áp dụng các biện

Lập kế

hoạch

nhân sự

Dự báo nhân lực

Lập sơ đồ

tổ chức

So sánh nhu cầu với nguồn nhân lực hiện tại

Nhập thông tin của nhân viên

Theo dõi lao động

pháp cắt giảm như giảm giờ làm, về hưu non, hay bắt buộc sa thải.

Sơ đồ Error! No text of specified style in document 3: Quá trình lập kế

hoạch nhân sự của Toyota Giải Phóng

+ Quản lí chi tiết về trình độ chuyên môn, trình độ ngoại ngữ, tin học + Quản lí lưu trữ hồ sơ nhân sự;

+ Theo dõi quá trình khen thưởng, kỉ luật khi làm việc để biết năng suất làmviệc của nhân viên trong quá trình làm việc

Lập kế hoạch nhân sự

Dự báo nhân lực

So sánh nhu cầu với nguồn nhân lực hiện tại

Thừa nhân lực (Cung > Cầu)

Hạn chế thuê, giảm giờ

làm, hưu non, sa thải

Đáp ứng (Cung = Cầu)

Không phải làm gì

Thiếu nhân lực (Cung < Cầu)

Tuyển dụng

Xác định nhu

cầu đào tạo

Lập kế hoạch đào tạo

Thực hiện đào tạo

Đánh giá chương trình đào tạo

Kế hoạch

ngân sách

tiền lương

Lập kế hoạch lương dự kiến

Phân tích chi phí và ngân sách cho nhân viên

Tính lương nhân viên theo các thành phần lương

1.3.2 Quy trình đào tạo và phát triển của nhân viên:

Sơ đồ Error! No text of specified style in document 4: Quy trình đạo tạo

và Phát triển nhân viên của Công ty TNHH Toyota Giải Phóng

- Bước 1: Đánh giá nhu cầu đào tạo để nhận biết những nhu cầu đào tạo

thích hợp còn chưa được đáp ứng và để xác định mục tiêu đào tạo

- Bước 2: Lên kế hoạch và phát triển chương trình đào tạo (nội dung đào tạo,

các nguyên tắc đào tạo, địa điểm của học viên, giới hạn của tổ chức, các phương

pháp đào tạo

- Bước 3: Cần phải tìm ra các hình thức và các phương pháp thích hợp nhằm

tối ưu hóa quá trình đài tạo

- Bước 4: So sánh hiệu quả làm việc của nhân viên trước và sau khi được

đào tạo để xác định chương trình đào tạo có đáp ứng được mục tiêu đào tạo hay

không Trong đánh giá có các vấn đề như: phản ứng của người học, kết quả học, áp

dụng kết quả học trong công việc Để đo lường phản ứng của nhân viên chúng ta

thăm do ý kiến qua phiếu điều ra đánh giá về khoa học

1.3.3 Quy trình tính lương cho nhân viên:

Sơ đồ Error! No text of specified style in document 5: Quy trình chấm

công, tính lương cho nhân viên

(Nguồn: Phòng Hành chính)

- Bước 1: Cứ 1 năm một lần ban quản trị sẽ lên kế hoạch ngân sách tiền

Xác định nhu

cầu tuyển dụng

(Cầu > Cung)

Thông báo tuyển dụng

Nhận hồ sơ, đánh giá ứng viên qúa trình tuyển chọn

Thử việc

Nhân viên chính thức

lương một lần, bao gồm: tổng quỹ lương sử dụng để tả cho người lao động trong

một thời kì (thường là 1 năm) về những khoản có tính chất lượng bao gồm lương

chính, phụ cấp, và các khoản phải trả khác

- Bước 2: Dự báo tiền lương: tính tiền lương bình quân cho một nhân viên

theo doanh thu, sản phẩm, nhân viên chính thức, nhân viên thực tập…

- Bước 3: Phân tích chi phí và ngân sách cho nhân viên:

+ Phân tích lương theo doanh thu, lợi nhuận, tổng chi phí;

+ Xác định tỉ lệ lương, cơ chế phạt thưởng, chế độ phúc lợi dành cho người

lao động cũng như thời gian nghỉ phép năm;

+ Chế độ phúc lợi: nghỉ ốm, nghỉ phép, thai sản, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm

y tế ;

+ Xác định chi phí đào tạo và phát triển nguồn nhân lực

- Bước 4: Các khoản lương có chứa nhiều thành phần phụ thuộc vào

Performance, số Shift đi làm, thưởng, phạt của nhân viên; thuế, các quỹ khác của

công ty

1.3.4 Quy trình tuyển dụng:

Sơ đồ Error! No text of specified style in document 6: Quy trình tuyển

dụng tại công ty TNHH Toyota Giải Phóng

(Nguồn: Phòng Hành chính)

- Bước 1: Khi công ty thiếu nguồn nhân lực (Cung > Cầu): Phòng Hành

chính triển khai quy trình tuyển dụng để tìm kiếm nhân sự;

- Bước 2: Việc tuyển dụng thông qua các kênh tuyển dụng;

- Bước 3: Tiếp nhận hồ sơ, ứng viên trải qua các vòng tuyển chọn:

+ Nhận hồ sơ qua hai hình thức: Nhận hồ sơ trực tiếp hay thông qua bản

- Bước 4: Duyệt quá trình thử việc nếu đạt sẽ kí hợp đồng lao động và lưu

hồ sơ

Nhận xét: Để có thể quản lý được chuỗi các quy trình phức tạp, cũng như hỗ

trợ cho nhà quản trị nguồn nhân lực quản lý một cách dễ dàng, tận dụng một cáchtối đa hiệu quả quản lý, quản lý có quy hoạch, không mất giấy tờ, thủ tục nhanhchóng bằng một cú nhấp chuột Công ty TNHH Toyota Giải Phóng có thể ứng dụngcông nghệ thông tin Em xin giới thiệu giải pháp khá hiệu quả để giúp công ty quản

lý được hệ thống nhân sự của mình, đó chính là sử dụng phần mềm OrangeHRM

Tiểu kết chương 1

Trong chương 1 đã trình bày giới thiệu chung về Công ty TNHH Toyota GiảiPhóng cùng với đó là cơ cấu tổ chức và công tac quản lý nhân lực đang được ápdụng tại công ty Đây chính là những cơ sở để em tiến hành tìm hiểu, nghiên cứu vàlựa chọn ra một phần mềm công nghệ thông tin để ứng dụng vào công tác quản lýnhân lực tại Công ty TNHH Toyota Giải Phóng sao cho phù hợp và hiệu quả

Chương 2 ỨNG DỤNG PHẦN MỀM ORANGEHRM TRONG CÔNG TÁC QUẢN LÝ

NHÂN LỰC TẠI CÔNG TY TNHH TOYOTA GIẢI PHÓNG

2.1 Giới thiệu phần mềm OrangeHRM:

2.1.1 Khái quát chung về phần mềm OrangeHRM:

- OrangeHRM là phần mềm quản lí nhân lực được sử dụng rộng rãi và phổbiến trên Thế giới Bộ sản phẩm OrangeHRM nguồn mở bao gồm một loạt các mô-đun cung cấp quản lý thông tin cá nhân (PIM), nhân viên tự phục vụ (ESS), quản lýtheo dõi thời gian và việc tham gia (PTO), đánh giá hoạt động và tuyển dụng và tất

cả đều miễn phí

- Phần mềm này thường được sử dụng phổ biến cho các công ty khởinghiệp, các doanh nghiệp vừa và nhỏ Giải pháp này được sử dụng bởi hàng ngàncông ty trên toàn cầu bao gồm các tên hàng đầu như Đại học Duke, RedHat vàPricewaterhouseCoopers Còn đối với các doanh nghiệp lớn hơn có nhu cầu lớn hơn

có thể chọn mua dịch vụ lưu trữ, tùy chỉnh, tiện ích bổ sung và hỗ trợ Họ có thểnhận được báo giá tùy chỉnh cho các yêu cầu của họ

- OrangeHRM được thành lập năm 2005 bởi anh em Sujee và DineshSaparamadu Công ty có trụ sở chính tại Hoa Kỳ và có các công ty con và đối tác ởChâu Á và Châu Âu

2.1.2 Lợi ích khi sử dụng phần mềm OrangeHRM:

- Bộ mô-đun đầy đủ của OrangeHRM để quản lý vốn con người bao gồmnhân sự cốt lõi, quản lý lợi ích, quản lý vắng mặt, đánh giá hiệu suất, tuyển dụngứng cử viên, thời gian và tham dự, v.v Tất cả các mô-đun này được kết hợp trongmột nền tảng duy nhất cho phép tái thiết kế và căn chỉnh các quy trình nhân sự phùhợp với mục tiêu của công ty Ngoài ra, cũng có thể thử giải pháp OrangeHRMLive SaaS cho các nhu cầu quản lý nhân sự của

- Điều làm cho OrangeHRM nổi bật so với đám đông là bản chất nguồn mở

vô lý của nó Nhà cung cấp nhận phản hồi từ các thành viên trong cộng đồng và sửdụng nó để liên tục cải thiện các tính năng của giải pháp nhằm cung cấp nền tảngtiên tiến cho các doanh nghiệp ở mọi quy mô

- Các giao diện của OrangeHRM thân thiện với người dùng cho cả quản trịviên cũng như nhân viên có thể sử dụng mô-đun tự phục vụ Ngoài ra, các doanhnghiệp có thể hưởng lợi từ hỗ trợ khách hàng chuyên nghiệp và am hiểu Giải phápSaaS lý tưởng cho các công ty muốn tránh sự phức tạp của phần cứng và cài đặt tốnkém.

- Lợi ích chính của các công ty vừa và nhỏ là giải pháp miễn phí vì nó làmột hệ thống nguồn mở Tổng chi phí sở hữu thấp ngay cả đối với giải phápOrangeHRM Live SaaS

2.1.3 Các chức năng của phần mềm OrangeHRM:

- Quản lý thông tin nhân viên (Admin): Giúp Nhà quản trị có thể dễ dàng

quản lý hệ thống nhân sự của mình thông qua hệ thống cơ cấu tổ chức trongOrangeHRM từ đó phân quyền cho nhân viên Nắm bắt cơ sở dữ liệu của nhân viênnhư: thông tin công ty, tổ chức; thông tin công việc; thông tin yêu cầu đối với nhânviên Từ đó có khả năng báo cáo hoặc khai thác dữ liệu

- Quản lý nhân sự (PIM): Giúp có thể quản lý các trường thông tin về nhân

viên như: Đơn vị đang làm việc, chức danh, Họ & tên, trình độ học vấn OrangeHRM cho phép xem và chỉnh sửa mọi chi tiết liên quan về một nhân viênnào đó Cho phép chỉnh sửa Tạo các trường người dùng tự định nghĩa để theo dõicác dữ liệu chưa được theo dõi

- Quản lý nghỉ phép (Leave): Giúp đánh giá & khen thưởng chính xác Một

hệ thống tốt giúp theo dõi sự tiến triển của mỗi nhân viên và phát triển các thực tiễnchất lượng để đánh giá công việc, khen thưởng xứng đáng cho nhân viên Một vài

hệ thống còn giúp phát hiện các xu hướng hay hình mẫu tiêu cực

- Theo dõi thời gian làm việc (Time): Giám sát thời gian làm việc của nhân

viên, những ngày vắng mặt hay làm giờ làm thêm…Giám sát sự quản lý một cáchhiệu quả nhất đồng thời giám sát hiệu suất làm việc của mỗi nhân viên

- Giúp nhà quản trị quản lý đánh giá hiệu suất làm việc của nhân viên (Performance): Thiết lập nhằm quản lý năng lực làm việc qua giao diện admin,

giúp nhà quản lý đánh giá chặt chẽ hiệu quả làm việc của nhân viên dựa vào chỉ sốKPI đã được lên kế hoạch từ trước

- Tuyển dụng (Recruiment): OrangeHRM cho quản lý quy trình tuyển

dụng Từ việc đăng vị trí cần tuyển đến việc quản lý đơn xin việc, danh sách xinviệc và quy trình tuyển dụng Không những vậy, hỗ trợ ứng viên nộp đơn xin việctrực tiếp thông qua mẫu đơn có sẵn, thiết lập hồ sơ ứng tuyển và theo dõi trạng tháicủa mình.

2.2 Ứng dụng phần mềm OrangeHRM trong quản lý nhân sự tại Công

ty TNHH Toyota Giải Phóng:

2.2.1 Quản lý thông tin nhân viên:

- Trong tab Admin, có các tab con gồm User Management, Job,Organization, Qualifications, Nationalities và Configuration Thiết lập giờ làm việctrong tab Job, quốc tịch nhân viên trong Nationalities Configuration cho bật/tắt cácmodule, cấu hình email, đăng ký thông báo qua email

- Nhìn chung, các mục đều rõ ràng nhưng cần chú ý điểm này: UserManagement cho quản lý người dùng truy cập hệ thống nên không thể trực tiếpthêm được một người dùng trong mục này Đầu tiên, cần thêm nhân viên thì sau đómới có thể thêm người dùng hệ thống trong mục User Management này được Mộtngười dùng có hai vài trò (role): ESS (employee self service) và admin không nênlẫn lộn role với chức danh (job title) có thể tạo chức danh trong mục Job

2.2.1.1 Tạo Work Shifts:

2.2.1.2 Tạo Employment Status: