GVC ths nguyễn phương quang môn học: quản lý bảo trì công nghiệp

GVC ThS Nguyễn Phương Quang Môn học Quản lý bảo trì công nghiệp BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC SƯ PHẠM KỸ THUẬT TP HCM KHOA ĐÀO TẠO CHẤT LƯỢNG CAO  BÁO CÁO TIỂU LUẬN QUẢN LÝ PHỤ TÙNG VÀ TỒN KHO TRONG QUẢN LÝ BẢO TRÌ KHÁI NIỆM VÀ ỨNG DỤNG VỚI TRƯỜNG HỢP CỦA CÔNG TY THACO Môn học Quản lý bảo trì công nghiệp Giáo viên hướng dẫn GVC ThS Nguyễn Phương Quang Nhóm sinh viên thực hiện 1 Võ Trà My 19124142 2 Nguyễn Thị Bích Mỹ 19124143 3 Nguyễn Ngọc Phương 19124173 4 Lê Thị Yến Nhi 19124156.

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC SƯ PHẠM KỸ THUẬT TP HCM

KHOA ĐÀO TẠO CHẤT LƯỢNG CAO



BÁO CÁO TIỂU LUẬN

QUẢN LÝ PHỤ TÙNG VÀ TỒN KHO TRONG QUẢN LÝ BẢO TRÌ

KHÁI NIỆM VÀ ỨNG DỤNG VỚI TRƯỜNG HỢP CỦA

CÔNG TY THACO

Môn học: Quản lý bảo trì công nghiệp

Giáo viên hướng dẫn: GVC ThS Nguyễn Phương Quang

Nhóm sinh viên thực hiện:

Ký tên

GVC ThS Nguyễn Phương Quang

BẢNG PHÂN CHIA CÔNG VIỆC

100%

3 Nguyễn Ngọc Phương Phần 3: Quản lý phụ tùng tồn kho

hiệu quả (3.4) Phần 4: Ứng dụng thực tiễn về quản lí phụ tùng tồn kho ở công ty THACO Trường Hải (4.1)

100%

4 Lê Thị Yến Nhi Phần 4: Ứng dụng thực tiễn về

quản lí phụ tùng tồn kho ở công ty THACO Trường Hải (4.2 – 4.3 – 4.4)

Kết luận

100%

LỜI MỞ ĐẦU 1

1 KHÁI NIỆM 2

1.1 Quản lý phụ tùng tồn kho 2

1.2 Hậu quả khi không quan tâm đến quản lý phụ tùng tồn kho 2

1.3 Quy trình quản lý tồn kho 2

2 THUẬT NGỮ TRONG QUẢN LÝ TỒN KHO 2

2.1 Phụ tùng chiến lược 2

2.1.1 Khái niệm phụ tùng chiến lược 2

2.1.2 Các đặc điểm của phụ tùng chiến lược 3

2.1.3 Ưu điểm của phụ tùng chiến lược 3

2.2 Tiêu chuẩn hóa các thiết bị, phụ tùng lưu kho 3

2.2.1 Định nghĩa tiêu chuẩn hóa 3

2.2.2 Mục đích tiêu chuẩn hóa 3

2.3 Đánh số phụ tùng 3

2.3.1 Khái niệm 3

2.3.2 Quy tắc đánh số phụ tùng 3

2.3.3 Những quy luật cơ bản khi đánh số phụ tùng 4

3 QUẢN LÝ TỒN KHO HIỆU QUẢ 4

3.1 Các dạng tồn kho phụ tùng 4

3.2 Các biện pháp để giảm lượng tồn kho 5

3.2.1 Áp dụng các mô hình tồn kho 5

3.2.2 Áp dụng các kế hoạch sửa chữa 7

3.2.3 Áp dụng các hình thức sản xuất dây chuyền 7

3.2.4 Nắm chắc nhu cầu khách hàng 7

3.3 Phân tích ABC - Pareto trong phân loại hàng hóa tồn kho 7

3.3.1 Cơ sở lí thuyết 7

3.3.2 Ứng dụng ABC pareto trong quản lý tồn kho 8

4 ỨNG DỤNG THỰC TIỄN VỀ QUẢN LÍ PHỤ TÙNG TỒN KHO Ở CÔNG TY THACO TRƯỜNG HẢI 10

4.1 Giới thiệu tổng quan và một số phụ tùng của Công ty Thaco Trường Hải 10

4.1.1 Giới thiệu tổng quan 10

4.2 Thực trạng phụ tùng tồn kho của Thaco 12

4.3 Phương pháp quản lý tồn kho Thaco 13

4.4 Đề xuất phương pháp để mức tồn kho tối ưu 15

KẾT LUẬN 17

TÀI LIỆU THAM KHẢO 18

LỜI MỞ ĐẦU

Trong một doanh nghiệp, hàng tồn kho bao giờ cũng là một trong những tài sản có giá trị lớn nhất trên tổng giá trị tài sản của doanh nghiệp đó Vì lẽ đó, việc kiểm soát tốt hàng tồn kho luôn là một vấn đề hết sức cần thiết Người bán hàng nào cũng muốn nâng cao mức tồn kho để đáp ứng nhanh chóng nhu cầu của khách hàng, nhân viên phụ trách sản xuất và tác nghiệp cũng thích có một lượng tồn kho lớn vì nhờ đó mà họ lập kế hoạch sản xuất dễ dàng hơn

Do đó có thể nói quản lý phụ tùng, chi phí tồn kho là một yêu cầu rất cấp thiết trong quản lý bảo trì vì giống như hoạt động chung của xí nghiệp, quản lý tồn kho ảnh hưởng rất lớn đến tính hiệu quả của việc chi tiêu các chi phí của doanh nghiệp Quản lý tốt phụ tùng sẽ giúp quản lý bảo trì tránh được những rủi ro tiềm ẩn, tăng khả năng sẵn sàng của thiết bị cũng như giảm thiểu được những chi phí phát sinh không đáng có cho doanh nghiệp đó

GVC ThS Nguyễn Phương Quang Môn học: Quản lý bảo trì công nghiệp

1 KHÁI NIỆM

1.1 Quản lý phụ tùng tồn kho

Quản lý phụ tùng và tồn kho trong quản lý bảo trì nhằm đảm bảo khả năng sẵn sàng khi

có nhu cầu thay thế

Cách kiểm soát phổ biến đó là vòng quay phụ tùng tồn kho và theo phụ tùng chiến lược

Ở cấp độ cao hơn, quản lý phụ tùng tồn kho chính là quản lý hàng tồn kho Trong quản

lý hàng tồn kho hai nguyên tắc cơ bản thường được quan tâm là mức hàng tồn kho tối ưu và chi phí đặt hàng, chi phí lưu trữ

1.2 Hậu quả khi không quan tâm đến quản lý phụ tùng tồn kho

- Mất rất nhiều thời gian để tìm mua phụ tùng

- Tổn thất do hư hỏng thiết bị, máy móc phát sinh lớn

- Gây ra lãng phí rất lớn do sự chờ đợi trong quá trình sản xuất

- Lãng phí quá nhiều thời gian để tìm phụ tùng tồn kho

- Không hỗ trợ nhà quản trị dự báo và quản lý tốt phụ tùng tồn kho

1.3 Quy trình quản lý tồn kho

Quy trình lưu kho hàng vào hàng ra Trong thực tế có những tình huống đối với hàng hóa xuất nhập kho:

- Nếu hàng vào = hàng ra thì không có hàng lưu kho

- Nếu hàng vào < hàng ra thì thiếu hàng hóa lưu kho

- Nếu hàng vào > hàng ra thì thừa hàng hóa lưu kho

Nếu hàng mua vào mà không có hàng ra thì hàng bị ứ đọng

2 THUẬT NGỮ TRONG QUẢN LÝ TỒN KHO

2.1 Phụ tùng chiến lược

2.1.1 Khái niệm phụ tùng chiến lược

Phụ tùng chiến lược là những phụ tùng được sản xuất chính hãng tại mỗi nhà cung ứng riêng biệt Những phụ tùng này mang tính chuyên biệt cho mỗi sản phẩm và có thể đáp ứng linh hoạt các bộ phận khác nhau Đây là những phụ tùng quan trọng mà nhà quản lý bảo trì phải đặc biệt quan tâm

2.1.2 Các đặc điểm của phụ tùng chiến lược

− Có số lượng tiêu thụ ít

− Thiếu thống kê về mức tiêu thụ

− Các hư hỏng thường là ngẫu nhiên và không lường trước được

− Thời gian chờ dài dẫn tới tăng chi phí và làm giảm lợi nhuận

2.1.3 Ưu điểm của phụ tùng chiến lược

− Tính đồng bộ với các linh kiện khác

− Độ bền cao do chế tạo từ vật liệu chất lượng cao

− Độ ổn định cao và an toàn cho người sử dụng

− Đảm bảo các tính năng kỹ thuật

− Khả năng lắp ráp chính xác cao

2.2 Tiêu chuẩn hóa các thiết bị, phụ tùng lưu kho

2.2.1 Định nghĩa tiêu chuẩn hóa

Tiêu chuẩn hóa là hoạt động thiết lập các quy ước để sử dụng chung và lặp đi lặp lại các vấn đề thực tế hoặc tiềm ẩn, các hoạt động này bao gồm quá trình xây dựng, ban hành và

áp dụng tiêu chuẩn các lĩnh vực tiêu chuẩn hóa có thể cơ khí, kỹ thuật, nông nghiệp

Ví dụ tiêu chuẩn hóa trong kỹ thuật là hoạt động chọn lọc, thiết kế để đảm bảo được

các thiết bị của các nhà sản xuất khác nhau có thể tương thích và hoán đổi lẫn nhau

2.2.2 Mục đích tiêu chuẩn hóa

Kiểm soát sự đa dạng, tính tương thích, tính hoán đổi lẫn nhau, bảo vệ sức khỏe, tính

an toàn, bảo vệ môi trường, bảo vệ sản phẩm, cải thiện các chỉ tiêu kinh tế,

2.3 Đánh số phụ tùng

2.3.1 Khái niệm

Trước khi một hệ thống quản lý bảo trì được thực hiện trong nhà máy, cần phải thiết kế một hệ thống đánh số đơn vị Đơn vị được hiểu là một thiết bị, bộ phận thực hiện một chức năng độc lập Ví dụ, máy bơm, cần trục, máy nén, mạch điều khiển nhiệt độ, Mã số đơn vị

có thể là số hoặc chữ hoặc vừa có chữ vừa có số

2.3.2 Quy tắc đánh số phụ tùng

Quy luật chung là đưa vào hệ thống đánh số càng ít thông tin càng tốt bởi vì càng nhiều thông tin thì càng khó cập nhật hệ thống đánh số Từ mã số đơn vị có thể tìm thấy thông tin về mọi chi tiết của đơn vị như: Bảo trì phòng ngừa, các bản vẽ, tài liệu kỹ thuật, phụ tùng, các chi phí bảo trì, thời gian ngừng máy…

GVC ThS Nguyễn Phương Quang Môn học: Quản lý bảo trì công nghiệp

● Cách thông thường nhất để đánh số một đơn vị là thiết kế theo kiểu phân cấp:

- Đỉnh cao nhất của cấu trúc này chính là nhà máy

- Nhà máy được chia ra thành: Phòng ban, phân xưởng, dây chuyền sản xuất, dãy nhà

- Đơn vị

- Cụm hoặc nhóm

- Bộ phận/chi tiết

● Mã số phụ tùng là duy nhất và không nên là thành phần của mã số đơn vị

● Các mã số nên được thiết kế sao cho:

- Tránh trùng nhau

- Dễ hiểu

- Đơn giản trong quản lý

- Phù hợp với hệ thống kiểm soát tồn kho đang dùng

Các số này có thể được định hướng theo:

- Số xê ri

- Nhà cung cấp hoặc nhà chế tạo

- Mã số máy hoặc mã số đơn vị

- Nhóm

- Nhóm công nghệ

2.3.3 Những quy luật cơ bản khi đánh số phụ tùng

Quy luật 1: Thiết kế các mã số đơn vị đơn giản, càng ít thông tin càng tốt

Quy luật 2: Thiết kế mã số đơn vị ngắn gọn, càng ít ký tự càng tốt

Quy luật 3: Đừng bao giờ liên kết mã số đơn vị với mã số phụ tùng

Quy luật 4: Đừng bao giờ liên kết mã số đơn vị với mã số kế toán

Quy luật 5: Đừng dùng chung mã số đơn vị với mã số bản vẽ

Quy luật 6: Gắn một bảng mã số trên đơn vị đủ lớn và dễ trông thấy Bảng mã số nên

− Nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ tồn kho gửi đi gia công chế biến và đã mua trên đường

− Sản phẩm dở dang: sản phẩm chưa hoàn thành và sản phẩm hoàn thành chưa làm thủ tục nhập kho thành phẩm

− Thành phẩm tồn kho và thành phẩm gửi đi bán

3.2 Các biện pháp để giảm lượng tồn kho

3.2.1 Áp dụng các mô hình tồn kho

Mô hình số lượng đặt hàng kinh tế nhất (EOQ-Economic Order Quantity): Số

lượng đặt hàng kinh tế được sử dụng để xác định kích thước đơn hàng tối ưu nhằm giảm thiểu tổng chi phí vận chuyển, chi phí đặt hàng và chi phí tồn kho

D: số lượng HTK cần thiết mỗi năm

S: chi phí phải trả cho 1 lần đặt hàng

H: chi phí tồn trữ đơn vị

GVC ThS Nguyễn Phương Quang Môn học: Quản lý bảo trì công nghiệp

Mô hình theo sản lượng sản xuất (POQ-Production Order Quantity Model): Là

mô hình dự trữ được ứng dụng khi lượng hàng được đưa đến liên tục hoặc khi sản phẩm vừa được tiến hành sản xuất vừa tiến hành sử dụng hoặc bán ra Mô hình này đặc biệt phục vụ thích hợp cho hoạt động sản xuất kinh doanh của người đặt hàng nên nó được gọi là mô hình đặt hàng theo lô sản xuất

− Công thức:

Q = √𝐻(1−2.𝐷.𝑆𝑑

𝑃)

− Trong đó:

P: mức sản xuất (cung ứng) hàng ngày

d: nhu cầu sử dụng hàng ngày (d<P)

Mô hình theo sản lượng sản xuất (POQ)

3.2.2 Áp dụng các kế hoạch sửa chữa dự phòng

Cần phải xác định và đưa ra những kế hoạch dự phòng hợp lý, tránh tình trạng ùn ứ hàng tồn kho hoặc lượng hàng tồn kho thiếu hụt quá nhiều

Khi lên kế hoạch dự phòng chính xác thì rõ ràng chúng ta cần bao nhiêu phụ tùng tương ứng để dự phòng trong kho, để thay thế khi cần, nếu chúng ta thực hiện đúng kế hoạch về sửa chữa dự phòng thì chúng ta sẽ được lượng hàng dự phòng trong kho một cách chính xác

3.2.3 Áp dụng các hình thức sản xuất dây chuyền

Vận dụng việc sản xuất dây chuyền sản xuất: nguyên vật liệu đầu chuyển hay trạm, kết hợp với bán thành phẩm ở trạm, máy trước liền kề tạo ra bán thành phẩm đạt chuyển tại trạm, máy hiện tại Và tiếp tục bán thành chuyền từ đầu này đến đuôi qua các trạm, máy để lắp rắp hoặc xử lý để cuối chuyền là một đầu ra sản phẩm mong muốn

Các bán thành phẩm được chuyền liên tục đến các trạm, máy giảm lượng hàng dở dang tại xưởng Các bán thành phẩm liên tục được tải thành các sản phẩm, tránh được việc tồn hàng

dở dang làm tăng lượng tồn kho Tuy nhiên việc tính toán thời gian gia công, sản xuất và thời gian di chuyển phải được sắp xếp cũng bố trí một cách hợp lý để tránh tình trạng nút cổ chai hay tình trạng máy chạy không tải, gây tổn thất về chi phí, thời gian

3.2.4 Nắm chắc nhu cầu khách hàng

Biện pháp này được các doanh nghiệp gọi là “LEAN Manufacturing” đi lại với thời đại trước sản xuất theo phương thức đẩy sản lượng thay thế bằng phương thức sản xuất kéo giúp các doanh nghiệp giảm tình trạng hàng tồn kho

Nắm chắc nhu cần khách hàng đó là nắm chắc được số lượng sản phẩm và thời điểm giao hàng để sản xuất vừa đủ không dư cũng như không thiếu

Ngoài ra năm rõ các địa điểm nhận hàng sẽ có các kế hoạch vận chuyển thích hợp sẽ tiết kiệm được chi phí vận chuyển

3.3 Phân tích ABC - Pareto trong phân loại hàng hóa tồn kho

3.3.1 Cơ sở lí thuyết

Để quản lý tồn kho hiệu quả người ta phải phân loại hàng hóa dự trữ thành các nhóm theo

mức độ quan trọng của chúng Điều này đã bàn ở chương 4 (nguyên lý ABC-Pareto), giá trị hàng tồn kho hàng năm được xác định bằng cách lấy nhu cầu hàng năm của từng loại hàng tồn kho nhân với chi phí tồn kho đơn vị Tiêu chuẩn để xếp các loại hàng tồn kho vào các nhóm là: Nhóm A là nhóm quan trọng nhất xét về giá trị đóng góp cho công ty, trong khi các mặt hàng nhóm C có giá trị ít nhất Để cụ thể hơn:

GVC ThS Nguyễn Phương Quang Môn học: Quản lý bảo trì công nghiệp

• Nhóm A thường chỉ chiếm 10-20% theo số lượng nhưng chiếm 50-80% giá trị

• Nhóm B có nhiều mặt hàng hơn nhóm C nhưng ít hơn nhóm A, với giá trị cao hơn nhóm

C nhưng ít hơn nhiều so với nhóm A

• Nhóm C chứa 60-70% các mặt hàng nhưng chỉ chiếm 10-30% giá trị

Điều quan trọng cần lưu ý là giá trị của hàng tồn kho được xét dựa trên một số tiêu chí, chẳng hạn như doanh thu bán hàng hàng năm, lợi nhuận hoặc thậm chí giá trị tiêu thụ hàng năm Với sự trợ giúp của phương pháp phân tích ABC, các nhà quản lý có thể tập trung thời gian của họ vào các sản phẩm có giá trị khác và điều chỉnh các chính sách kiểm soát hàng tồn kho của họ cho phù hợp

3.3.2 Ứng dụng ABC pareto trong quản lý tồn kho

Phân tích ABC là một bộ khung đơn giản để tìm ra những mặt hàng nào trong kho là quan trọng nhất, và việc này sẽ dành phần lớn thời gian trong việc kiểm soát và quản lý kho Phân loại hàng tồn kho theo phương pháp ABC được sử dụng chủ yếu cho 3 nhiệm vụ chính:

− Xác định mức tồn kho an toàn để duy trì, để tránh tình trạng thiếu tồn kho đối với những mặt hàng quan trọng

− Xác định các mức phù hợp trong việc quản lý hàng tồn kho, trong đó các mục ưu tiên

có thể được kiểm tra thường xuyên hơn hoặc được đếm tự động để bổ trợ cho việc kiểm tra thủ công

− Định vị hàng hoá tồn kho trong kho riêng lẻ và trong mạng lưới kho

Đối với người quản lý, doanh thu là yếu tố phổ biến nhất được sử dụng để xác định thứ hạng trong phân tích ABC Tuy nhiên, cũng có những yếu tố khác có thể được sử dụng như tỷ suất lợi nhuận, tầm quan trọng của khách hàng, mối quan hệ với các mặt hàng khác và vận tốc hoặc lợi nhuận Xét yếu tố tỷ suất lợi nhuận, lợi nhuận của các mặt hàng có tỷ suất lợi nhuận cao hơn có thể là nguyên nhân cho mức tồn kho cao Trong khi đó, các nhóm hàng tiêu dùng nhanh có thể được duy trì mức tồn kho cao hơn vì các mặt hàng này có lượt quay vòng rất thấp,

có thể có ít hoặc không có hàng dự trữ an toàn

Sử dụng phương pháp phân tích ABC có thể tiết kiệm thời gian cho người quản lý kho, giúp họ đưa ra các quy tắc kiểm kê phù hợp cho từng danh mục Dựa theo các cấp độ dịch vụ khác nhau, mức tồn kho an toàn và các chỉ số tái đặt hàng của từng danh mục, người quản lý

có thể đưa ra các chính sách quản lý dựa trên phân loại hàng

Giá đơn vị Tổng giá trị

GVC ThS Nguyễn Phương Quang Môn học: Quản lý bảo trì công nghiệp

Ví dụ kết quả bảng phân loại vật liệu tồn kho theo kỹ thuật phân tích ABC pareto

− Các nguồn vốn dùng để mua hàng nhóm A cần phải nhiều hơn so với nhóm C, do đó cần sự ưu tiên đầu tư thích đáng vào quản trị nhóm A

− Các loại hàng nhóm A cần có sự ưu tiên trong bố trí, kiểm tra, kiểm soát hiện vật Việc thiết lập các báo cáo chính xác về nhóm A phải được thực hiện thường xuyên nhằm đảm bảo khả năng an toàn trong sản xuất

− Trong dự báo nhu cầu dự trữ, chúng ta cần áp dụng các phương pháp dự báo khác nhau cho nhóm mặt hàng khác nhau, nhóm A cần được dự báo cẩn thận hơn so với các nhóm khác

− Nhờ có kỹ thuật phân tích ABC trình độ của nhân viên giữ kho tăng lên không ngừng,

do họ thường xuyên thực hiện các chu kỳ kiểm tra, kiểm soát từng nhóm hàng.Tóm lại,

kỹ thuật phân tích ABC sẽ cho chúng ta những kết quả tốt hơn trong dự báo, kiểm soát, đảm bảo tính khả thi của nguồn cung ứng, tối ưu hoá lượng dự trữ

4 ỨNG DỤNG THỰC TIỄN VỀ QUẢN LÍ PHỤ TÙNG TỒN KHO Ở CÔNG TY THACO TRƯỜNG HẢI

4.1 Giới thiệu tổng quan và một số phụ tùng của Công ty Thaco Trường Hải 4.1.1 Giới thiệu tổng quan

Công ty ôtô Trường Hải (THACO) thành lập ngày 29-04-1997 Ông Trần Bá Dương là Chủ tịch Hội đồng Quản trị THACO Văn phòng Tổng quản TP.HCM có địa chỉ tại Tòa nhà IIA, số 10 đường Mai Chí Thọ, phường Thủ Thiêm, Quận 2

Sau 22 năm thành lập và phát triển, THACO đã trở thành tập đoàn công nghiệp đa ngành và cơ khí và ô tô là nòng cốt, song song đó phát triển về các lĩnh vực sản xuất kinh doanh

hỗ trợ cho nhau, tạo ra giá trị cộng hưởng và nâng cao năng lực cạnh tranh, bao gồm: nông nghiệp, xây dựng, logistics và thương mại & dịch vụ

THACO là doanh nghiệp hàng đầu và có quy mô lớn nhất tại Việt Nam trong lĩnh vực sản xuất lắp ráp ô tô, chuỗi giá trị từ nghiên cứu phát triển sản phẩm (R&D), sản xuất linh kiện phụ tùng, lắp ráp ô tô, đến giao nhận vận chuyển và phân phối, bán lẻ Sản phẩm đa dạng và