Khóa luận tốt nghiệp: Tìm hiểu công tác tổ chức hội nghị tại văn phòng Bộ Khoa học và Công nghệ

Trên cơ sở nghiên cứu lý luận về tổ chức hội nghị, đề tài nhằm tìm hiểu thực trạng và đề ra một số giải pháp nhằm nâng cao công tác tổ chức hội nghị của Văn phòng Bộ Khoa học và Công nghệ. Mời các bạn cùng tham khảo nội dung chi tiết.

BỘ NỘI VỤ TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI

KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG

KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP

TÌM HIỂU CÔNG TÁC TỔ CHỨC HỘI NGHỊ

TẠI VĂN PHÒNG BỘ KHOA HỌC VÀ CÔNG NGHỆ

Khóa luận tốt nghiệp ngành : QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG Người hướng dẫn : ThS HOÀNG VĂN THANH

Sinh viên thực hiện : NGUYỄN THỊ PHƯƠNG

Mã số sinh viên : 1205QTVA054

HÀ NỘI - 2016

LỜI CAM ĐOAN

Em thực hiện đề tài “Tìm hiểu công tác tổ chức Hội nghị tại Văn phòng Bộ

Khoa học và Công nghệ” Em xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu của nhóm

trong thời gian qua Em xin chịu hoàn toàn trách nhiệm nếu có sự không trung thực về

thông tin sử dụng trong công trình nghiên cứu này

Hà Nội, ngày 15 tháng 4 năm 2016

Sinh viên

Nguyễn Thị Phương

MỤC LỤC

PHẦN MỞ ĐẦU 1

1 Lý do chọn đề tài 1

2 Lịch sử nghiên cứu vấn đề 1

3 Mục tiêu nghiên cứu 2

4 Nhiệm vụ nghiên cứu 2

5 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 2

6 Giả thuyết nghiên cứu 3

7 Phương pháp nghiên cứu 3

8 Bố cục của đề tài 3

PHẦN NỘI DUNG 4

Chương 1 LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC TỔ CHỨC HỘI NGHỊ 4

1.1.Khái niệm hội nghị 4

1.2 Vai trò, ý nghĩa của tổ chức hội nghị 5

1.3 Phân loại tổ chức hội nghị 6

1.4 Quy trình tổ chức hội nghị 8

1.4.1 Quy trình tổ chức các hội nghị bình thường, không nghi thức 8

1.4.2 Hoạch định và tổ chức các hội nghị theo nghi thức 9

Chương 2 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC TỔ CHỨC HỘI NGHỊ TẠI VĂN PHÒNG BỘ KHOA HỌC VÀ CÔNG NGHỆ 17

2.1 Giới thiệu khái quát về Văn phòng Bộ Khoa học và Công nghệ 17

2.2 Các loại hội nghị do Văn phòng tổ chức 20

2.3 Thực trạng công tác tổ chức Hội nghị tại Văn phòng Bộ Khoa học và Công nghệ 27

2.3.1 Công tác Lập kế hoạch tổ chức hội nghị 27

2.3.2 Công tác chuẩn bị tổ chức hội nghị 36

2.3.2.1 Chuẩn bị nội dung hội nghị 36

2.3.2.2 Xây dựng chương trình nghị sự 38

2.3.2.3 Lập danh sách đại biểu, viết và gửi giấy mời 41

2.3.2.4 Chuẩn bị địa điểm tổ chức hội nghị 46

2.3.2.5 Công tác trang trí, khánh tiết, thiết bị kỹ thuật phục vụ tổ chức hội nghị 49

2.3.2.6 Công tác thông tin truyền thông 52

2.3.2.7 Công tác y tế 52

2.3.2.8 Chuẩn bị kinh phí tổ chức hội nghị 53

2.3.2.9 Chuẩn bị cho việc ghi biên bản hội nghị 54

2.3.2.10 Chuẩn bị các yếu tố khác 55

2.3.3 Giai đoạn tiến hành 57

2.3.3.1 Đón tiếp đại biểu 58

2.3.3.2 Vận hành, điều khiển thiết bị kỹ thuật 59

2.3.3.3 Triển khai chương trình hội nghị 59

2.3.3.4 Theo dõi diễn biến hội nghị,giữ đúng giờ giải lao và báo cáo cho đại biểu đọc tham luận 60

2.3.3.5 Giải quyết vấn đề phát sinh 63

2.3.3.6.Bố trí thư ký ghi biên bản hội nghị 64

2.3.3.7 Bế mạc hội nghị 64

2.3.4 Giai đoạn kết thúc 65

2.3.5 Đánh giá công tác tổ chức hội nghị 67

2.3.5.1 Ưu điểm 67

2.3.5.2 Nhược điểm 71

2.3.5.3 Nguyên nhân 73

Chương 3 MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG CÔNG TÁC TỔ CHỨC HỘI NGHỊ TẠI VĂN PHÒNG BỘ KHOA HỌC VÀ CÔNG NGHỆ 76

3.1 Xây dựng và hoàn thiện hệ thống thể chế có liên quan đến việc tổ chức Hội nghị 76

3.1.1 Xây dựng và ban hành quy chế phối hợp trong tổ chức hội nghị tại Bộ Khoa học và Công nghệ 76

3.1.2 Xây dựng và ban hành các văn bản khác có liên quan đến quá trình tổ chức hội nghị tại Bộ 78

3.1.3.Xây dựng danh mục hội nghị hàng năm 82

3.1.4 Lập kế hoạch chi tiết, rõ ràng 83

3.2 Tăng cường đầu tư cơ sở vật chất phục vụ Hội nghị 84 3.3 Tăng cường công tác ứng dụng công nghệ thông tin trong tổ chức hội nghị

863.4 Chú trọng nâng cao nghiệp vụ văn phòng của đội ngũ cán bộ 1023.5 Đề xuất với nhà trường về chương trình đào tạo của môn chuyên ngành quản trị văn phòng 103

KẾT LUẬN 107 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 108

PHỤ LỤC

DANH MỤC BẢNG

Bảng 2.1 Số lượng cán bộ của văn phòng trong giai đoạn 2012 – 2015 18

Bảng 2.2 Số lượng các loại hình hội nghị của Bộ 20

tổ chức giai đoạn 2012 – 2015 20

Bảng 2.3 Số lượng các loại hình hội nghị do Văn phòng tổ chức 24

giai đoạn 2012 – 2015 24

Bảng 2.4 Tình hình tổ chức hội nghị của Văn phòng Bộ so với cả Bộ giai đoạn 2012 – 2015 26

Bảng 2.5 Thống kê trình độ chuyên môn của cán bộ làm việc tại 67

Văn phòng Bộ năm 2015 67

Bảng 2.6 Thống kê số lượng trang thiết bị, cơ sở vật chất đầu tư cho hội nghị tại Bộ Khoa học và Công nghệ năm 2015 70

Bảng 3.1 So sánh 3 loại công nghệ hội hội nghị 100

Bảng 3.2 So sánh các nội dung trong quy trình tổ chức hội nghị giữa lý thuyết và thực tiễn 103

DANH MỤC SƠ ĐỒ Sơ đồ 1.1 Các công việc cần phải làm để tổ chức một hội nghị không nghi thức 9

Sơ đồ 1.2 Các bước trong giai đoạn chuẩn bị Hội nghị có nghi thức 10

Sơ đồ 1.3.Các bước tiến hành Hội nghị có nghi thức 13

Sơ đồ 1.4 Các bước tiến hành sau khi Hội nghị kết thúc 15

Sơ đồ 2.1 Các bước lập kế hoạch tổ chức hội nghị tại Văn phòng Bộ 29

DANH MỤC BIỂU ĐỒ Biểu đồ 2.1 Các loại hình hội nghị của Bộ Khoa học và Công nghệ giai đoạn 2012 – 2015 23

Biểu đồ 2.1 Các hội nghị do Văn phòng Bộ tổ chức giai đoạn 2012 – 2015 28

PHẦN MỞ ĐẦU

1 Lý do chọn đề tài

Trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức Hội nghị là một trongnhững hoạt động thực tiễn diễn ra thường xuyên trong môi trường làm việc, bởi lẽ đây là một trong những kênh trao đổi thông tin trực tiếp trong việc truyền đạt và kiểm soát công việc Nếu một cơ quan, đơn vị, có hoạt động tổ chức, điều hành và tham gia một hội nghị hiệu quả, thì các cá nhân trong cơ quan sẽ nắm bắt thông tin và xử lý thông tin nhanh chóng Đồng thời khi tổ chức Hội nghị không chỉ nhằm mục đích giải quyết công việc mà còn là nơi trao đổi, học hỏi, tiếp thu để tìm ra các giải pháp tốt nhất cho

mọi vấn đề Tăng cường thiết lập các mối quan hệ mở

Sau khi được học lý thuyết về nghiệp vụ thư ký văn phòng và các kỹ năng quản trị văn phòng, em muốn được nghiên cứu và tìm hiểu về công tác tổ chức hội nghị của một Văn phòng/Phòng Hành chính của một cơ quan Để hiểu sâu hơn về công tác tổ

chức Hội nghị nhằm so sánh lý thuyết và so sánh thực tiễn, em đã lựa chọn đề tài “Tìm

hiểu công tác tổ chức Hội nghị tại Văn phòng Bộ Khoa học và Công nghệ” mong

rằng những thông tin em mang đến sẽ giúp cho các sinh viên chuyên ngành quản trị Văn phòng và bạn đọc hiểu rõ hơn về công tác tổ chức Hội nghị trong cơ quan, tổ chức

nói chung và Bộ Khoa học và Công nghệ nói riêng

2 Lịch sử nghiên cứu vấn đề

- Tình hình nghiên cứu trong nước:

Công tác tổ chức hội nghị tại các cơ quan, tổ chức đã được rất nhiều tác giả nghiên cứu, nhóm nghiên cứu được chia làm hai nguồn chính: một là các giáo trình, lý luận về công tác tổ chức hội nghị tại cơ quan, tổ chức; hai là các đề tài nghiên cứu thực

trạng công tác tổ chức hội nghị tại một cơ quan, đơn vị cụ thể

Đầu tiên các sách, giáo trình nghiên cứu lý luận tổ chức hội nghị tại các cơ quan,

tổ chức có một số giáo trình tiêu biểu như:

- Hoàng Giang, Nghiệp vụ thư ký văn phòng, NXB Văn hóa Thông tin, hà Nội,

2009

- Phạm Hưng, Lê Văn In, Nghiêm Kỳ Hồng, Văn phòng hiện đại và Nghiệp vụ

hành chính Văn phòng, NXB Thành phố Hồ Chí Minh, 1996

- Trần Hoàng – Nguyễn Hữu Thời, Giáo trình Nghiệp vụ thư ký, Hà Nội, 1989

- Nghiêm Kỳ Hồng, Lê Văn In, Phạm Hưng, Trần Mạnh Thành, Bùi Hữu Duy,

Nghiệp vụ thư ký văn phòng hiện đại, NXB Lao động, Thành phố Hồ Chí Minh, 2009

- PGS.TS Vũ Thị Phụng, Giáo trình Nghiệp vụ thư ký văn phòng, Hà Nội, 2010

- Trường Cao đẳng Nội Vụ Hà Nội, Nghiệp vụ thư ký văn phòng, Hà Nội, 2009

Cùng với đó là các Công trình nghiên cứu, Báo cáo, Luận văn tốt nghiệp nghiên

cứu về tổ chức hội nghị như:

- Đề tài: Tìm hiểu Quy trình tổ chức Hội nghị ở Tổng cục Thuế – Trần Thị Vân

Anh – TKVPK2 – Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

- Đề tài: Tìm hiểu Quy trình tổ chức một loại hình Hội họp cụ thể ở các cơ quan,

tổ chức – Nguyễn Thị Bích Hằng – Liên thông TKVPK2 – Trường Đại học Nội vụ Hà

Nội

- Đề tài: Quy trình tổ chức Hội nghị trong cơ quan, tổ chức – Trần Thị Thanh

Hoài – Liên thông TKVPK2 - Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

- Đề tài: Tìm hiểu công tác tổ chức Hội thảo tại Trường Cao đẳng Nội vụ Hà

Nội – Ngô Thi Lệ – TKVPK3 – Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

- Đề tài: Tìm hiểu Quy trình tổ chức một số loại hình Hội họp tại phòng Thông

tin khoa học Quân sự Trường Học viện Kỹ thuật Quân sự – Hoàng Thị Phương –

TKVK3 – Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

- Đề tài: Tìm hiểu Quy trình tổ chức một loại hình Hội nghị ở UBND – HĐND

huyện Như Thanh – Nguyễn Thị Thoa – TKVPK2 – Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

3 Mục tiêu nghiên cứu

Trên cơ sở nghiên cứu lý luận về tổ chức hội nghị, đề tài nhằm tìm hiểu thực trạng và đề ra một số giải pháp nhằm nâng cao công tác tổ chức hội nghị của Văn

phòng Bộ Khoa học và Công nghệ

4 Nhiệm vụ nghiên cứu

Để làm rõ mục tiêu nghiên cứu của đề tài có rất nhiều nhiệm vụ được đặt ra

trong đó tập trung vào các nhiệm vụ cụ thể sau đây:

- Thứ nhất: Làm rõ Cơ sở lý luận về công tác Hội nghị trong cơ quan, tổ chức;

- Thứ hai: Khảo sát, đánh giá thực trạng công tác tổ chức Hội nghị của Văn

phòng Bộ Khoa học và Công nghệ;

- Thứ ba: Đề xuất một số giải pháp để hoàn thiện về công tác tổ chức Hội nghị

của Văn phòng Bộ Khoa học và Công nghệ

5 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

Đối tượng nghiên cứu: Công tác tổ chức hội nghị của Văn phòng Bộ Khoa học

6 Giả thuyết nghiên cứu

Công tác tổ chức hội nghị của Văn phòng Bộ Khoa học và Công nghệ đã rất tốt

vì đã ứng dụng tin học vào tất cả các khâu

7 Phương pháp nghiên cứu

-Phương pháp thống kê điều tra khảo sát

- Phương pháp so sánh -Phương pháp mô tả

- Phương pháp phân tích, đánh giá, tổng hợp

- Phương pháp phỏng vấn

8 Bố cục của đề tài

Ngoài phần mở đầu, kết luận và tài liệu tham khảo, phụ lục thì nội dung chính

của đề tài bao gồm những phần sau:

Chương 1 Cơ sở lý luận về tổ chức hội nghị Chương này cho thấy những lý luận chung về hội nghị và nêu nên những nội

dung của quy trình của công tác tổ chức hội nghị

Chương 2 Thực trạng công tác tổ chức hội nghị tại Văn phòng Bộ Khoa học và

Công nghệ Chương này trình bày về chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng Bộ và các loại hội nghị do Văn phòng Bộ tổ chức.Tiến hành khảo sát công tác tổ chức hội nghị tại Văn phòng Bộ, đánh giá những ưu điển, hạn chế và tìm ra nguyên nhân

Chương 3 Đề xuất một số biện pháp nhằm nâng cao chất lượng công tác tổ

chức hội nghị tại Văn phòng Bộ Trong chương này, em xin mạnh dạn đề xuất một số kiến nghị nhằm nâng cao chất lượng công tác tổ chức hội nghị của Văn phòng Bộ, trong đó nổi lên các giải pháp như: hoàn thiện thể chế có liên quan đến tổ chức hội nghị; giải pháp về công nghệ; giải

pháp về cơ sở vật chất

PHẦN NỘI DUNG Chương 1

LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC TỔ CHỨC HỘI NGHỊ

1.1 Khái niệm hội nghị

Hội nghị là một hoạt động không thể thiếu trong hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức Là hình thức cơ bản để phát huy và thực hiện quyền dân chủ, tạo điều kiện để mọi người lao động tham gia vào hoạt động quản lý của cơ quan, tổ chức Đồng thời đây cũng là hình thức nhằm thông báo, trao đổi bàn bạc, thảo luận để tạo ra sự thống nhất, phối hợp hành động để giải quyết một hoặc một số vấn đề mà mọi người cùng

quan tâm

Để hiểu được những cơ sở lý luận về tổ chức hội nghị, ta cần làm sáng tỏ các khái niệm có liên quan đến Hội nghị như: hội nghị là gì, hội họp là gì, phân biệt hội nghị và hội họp Khi đi làm sáng tổ được các khái niệm này thì những lý luận có liên

quan đến công tác tổ chức hội nghị sẽ trở lên dễ hiểu hơn

Hội nghị là cuộc họp mặt của nhiều người để bàn về một vấn đề quan trọng, diễn ra theo quy trình, thủ tục nhất định và thường đưa ra các nghị quyết hoặc các

quyết định [2;149]

Họp là một hình thức của hoạt động quản lý nhà nước, một cách thức giải quyết công việc, thông qua đó thủ trưởng cơ quan hành chính nhà nước trực tiếp thực hiện sự lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành hoạt động trong việc giải quyết các công việc thuộc chức

năng, thẩm quyền của cơ quan mình theo quy định của pháp luật.[10]

Hội họp là sự tập hợp ở một nơi để làm việc, hoặc tìm ra cách làm việc chung

1.2 Vai trò, ý nghĩa của tổ chức hội nghị

- Hội nghị là nơi để phát huy quyền làm chủ của mọi người, để mọi người bày

tỏ quan điểm, bàn bạc đóng góp ý kiến giúp cho Lãnh đạo có quyết định đúng đắn Qua hội nghị, một số quyết định được ban hành, một số tư tưởng quan điểm mới được

thừa nhận

- Khi cơ quan, tổ chức mở các Hội nghị sẽ giúp thủ trưởng cơ quan đánh giá được tình hình hoạt động của cơ quan trong một năm, để từ đó phát huy những ưu điểm, khắc phục những hạn chế còn tồn tại trong quá trình hoạt động Sau đó cùng nhau bàn bạc tìm ra phương án giải quyết để tháo gỡ những khó khăn, vướng mắc và

đưa ra phương hướng hoạt động cho năm tới

- Tổ chức Hội nghị là cơ hội để các phòng, ban, đơn vị trong cơ quan giao lưu, học hỏi lẫn nhau trong quá trình làm việc, nâng cao tinh thần đoàn kết trong nội bộ cơ quan, luôn đặt lợi ích của tập thể lên hàng đầu Thông qua các giai đoạn của tổ chức hội nghị các đơn vị, cá nhân tham gia vào quá trình chuẩn bị tổ chức hội nghị sẽ học hỏi được những kinh nghiệm trong quá trình thực hiện các nhiệm vụ chuẩn bị, tiến hành cũng kết thúc hội nghị Từ đó việc tổ chức hội nghị của các đơn vị được tốt hơn

- Hội nghị là nơi các thành viên trong cơ quan và ngoài cơ quan trao đổi, đóng góp ý về một vấn đề nào đó, giúp cơ quan có được nhiều phương án hoạt động và sau

đó sẽ cùng nhau thống nhất một phương án tối ưu nhất cho hoạt động của cơ quan, tổ chức Giúp cho hoạt động của cơ quan, tổ chức được ổn định và bền vững

1.3 Phân loại tổ chức hội nghị

Có nhiều căn cứ khác nhau để phân loại hội nghị trong đó điển hình có một số

căn cứ phổ biến sau:

a Căn cứ vào tính chất và mục đích của hội nghị thì có thể phân thành:

- Hội nghị phát triển: thông qua hội nghị để phổ biến cho mọi người các chủ trương, chính sách, đường lối, các chương trình kế hoạch hành động nhằm nâng cao trình độ nhận thức và tạo tiền đề cho việc thực hiện các chủ trương, đường lối và

cao và hành động thống nhất trước khi triển khai

- Hội nghị bàn bạc, giải quyết vấn đề:

+ Tập thể thảo luận một hoặc một số vấn đề cụ thể đểthống nhất ra một quyết định tập thể Ví dụ như hội nghị đề xuất hình thức và mức độ khen thưởng hay kỷ luật đối với một cá nhân, đơn vị hoặc hội nghị bàn bạc thảo luận cách tháo gỡ khó khăn về

giải quyết tình trạng vỡ ống nước tại Thành phố Hà Nội chẳng hạn

+ Tập thể thảo luận một hoặc một số vấn đề cụ thể nhưng không quyết định mà

là thủ trưởng căn cứ vào đó để đưa ra quyết định Ví dụ như Hội nghị bàn bạc thảo

luận các vấn đề công tác

b Căn cứ vào các khâu của quá trình quản lý

- Hội nghị bàn bạc ra quyết định

- Hội nghị phổ biến, triển khai: quyết định ban hành cần được phổ biến, tổ chức thực hiện Loại hội nghị này nhằm phổ biến quán triệt, tư tưởng, quan điểm chủ trương, chính sách, giải pháp đã trình bày trong các trong quyết định đến các đối tượng (tùy phạm vi và nội dung của quyết định) Mặt khác thông qua cuộc họp để bàn bạc, xây dựng chương trình, kế hoạch biện pháp thực hiện các quyết định Ví dụ như hội nghị tổng kết công tác năm 2014 và triển khai phương hướng nhiệm vụ năm 2015 Trong hội nghị này, Lãnh đạo cơ quan, tổ chức phổ biến, hay thông báo những kết quả đã đạt

được trong năm cũ và tiến hành triển khai nhiệm vụ công tác năm mới

- Hội nghị kiểm tra đôn đốc: trong quá trình triển khai quyết định có thể xảy ra các tình huống: các đơn vị triển khai thực hiện tốt, có nhiều sáng kiến, biện pháp sáng tạo, thực hiện tốt các quyết định, ngược lại cũng có những đơn vị thực hiện chưa tốt các quyết định do chưa hiểu đúng tinh thần, hoặc chưa tích cực sáng tạo trong tổ chức thực hiện Chính vì vậy cần phải tổ chức những hội nghị để triển kiểm tra, đôn đốc việc thực hiện các quyết định quản lý của cơ quan Ví dụ như các hội nghị sơ kết, hội nghị đánh giá công tác ứng dụng tin học trong công tác hành chính, hội nghị đánh giá tiến trình ứng dụng hệ thống quản lý chất lượng vào công tác văn thư lưu trữ của Văn

phòng Bộ Khoa học và Công nghệ năm 2014

- Hội nghị sơ kết, tổng kết: mỗi quyết định, chương trình kế hoạch đều có mục tiêu, chỉ tiêu rõ ràng và thời gian cụ thể Vì vậy, cần tổ chức hội nghị sơ kết để đánh giá việc thực hiện quyết định trao đổi kinh nghiệm hay uốn nắn các lệch lạc để tiếp tục thực hiện quyết định tốt hơn ở giai đoạn sau Ví dụ hội nghị sơ kết công tác thanh tra 6

tháng đầu năm 2014

c Căn cứ vào hình thức tổ chức

- Hội nghị không chính thức: do yêu cầu bí mật hoặc những lý do tế nhị các bên gặp nhau, bàn bạc nhưng không muốn để cho nhiều người biết, hội nghị được tổ chức nhưng không chính thức công bố Cũng có khi một tổ chức muốn họp nội bộ để bàn riêng một số vấn đề gọi là hội nghị kín Ví dụ như các cuộc họp của Lãnh đạo Bộ với

các cán bộ chủ chốt

- Hội nghị chính thức, công khai: đây là những hội nghị do các đơn vị, những người có trách nhiệm đứng ra tổ chức một cách công khai theo đúng chương trình kế hoạch Hội nghị này được phổ biến công khai nên số lượng người biết và tham gia vào

trước khi ra quyết định theo chức năng, thẩm quyền

- Họp làm việc là cuộc họp của cấp trên với thủ trưởng cơ quan, đơn vị cấp dưới để giải quyết những công việc có tính chất quan trọng vượt quá thẩm quyền của cấp dưới hoặc để kiểm tra trực tiếp tại chỗ về tình hình thực hiện các nhiệm vụ công

tác của cấp dưới

- Họp chuyên môn là cuộc họp để trao đổi, thảo luận những vấn đề thuộc về chuyên môn kỹ thuật, nghiệp vụ nhằm xây dựng và hoàn thiện các dự án, đề án

- Họp giao ban là cuộc họp của lãnh đạo cơ quan, đơn vị hành chính nhà nước

để nắm tình hình triển khai thực hiện nhiệm vụ công tác; trao đổi ý kiến và thực hiện

chỉ đạo giải quyết các công việc thường xuyên

- Họp tập huấn, triển khai (Hội nghị tập huấn, triển khai) là cuộc họp để quán triệt, thống nhất nhận thức và hành động về nội dung và tinh thần các chủ trương, chính sách lớn, quan trọng của Đảng và Nhà nước về quản lý, điều hành hoạt động

kinh tế - xã hội

- Họp tổng kết (Hội nghị tổng kết) hàng năm là cuộc họp để kiểm điểm, đánh giá tình hình và kết quả thực hiện nhiệm vụ công tác hàng năm và bàn phương hướng nhiệm vụ công tác cho năm tới của cơ quan, đơn vị hành chính nhà nước

- Họp sơ kết hoặc tổng kết (Hội nghị sơ kết hoặc tổng kết) chuyên đề là cuộc họp để đánh giá tình hình triển khai và kết quả thực hiện một chủ trương, chính sách

quan trọng.[10]

1.4 Quy trình tổ chức hội nghị

1.4.1 Quy trình tổ chức các hội nghị bình thường, không nghi thức

Các hội nghị nội bộ, bình thường không nghi thức như các cuộc các hội nghị giao ban tuần, tháng, các hội nghị giải quyết vấn đề, các hội nghị thông báo,… các hội

nghị này do các cấp quản trị trong cơ quan triệu tập và chủ trì

Đối với các hội nghị bình thường không nghi thức thì việc tiến hành tổ chức hội

nghị cũng tương đối dễ dàng đối với các cán bộ, nhân viên của các đơn vị

Sơ đồ 1.1 Các công việc cần phải làm để tổ chức một hội nghị không nghi

- Chuẩn bị tài liệu: Đôi khi hội nghị cần nhiều phương tiện hỗ trợ, thư ký cần

chuẩn bị:Tài liệu phát tại chỗ

- Chuẩn bị công cụ nghe nhìn: Dụng cụ nghe nhìn máy chiếu ( overhad

projector, video, bảng viết, sơ đồ)

- Chuẩn bị nước giải khát: Phục vụ trà, nước suối nếu hội nghị ngắn gọn Đối với các hội nghị dài, thư ký phải linh hoạt theo sự chỉ đạo của cấp trên hoặc giờ giải lao mới phục vụ nước giải khát, hoặc để trên bàn sẵn cho người tham dự

- Ghi biên bản: Thông thường, các hội nghị không cần nghi thức, biên bản chỉ

cần ghi ý chính và tóm tắt

- Theo dõi: Sau hội nghị thường các cấp quản trị yêu cầu thư ký soạn thảo bản tóm tắt trích từ biên bản, đôi khi còn gửi cho các thành viên tham dự Thư ký giữ lại bản chính để lưu Theo dõi việc thực hiện các quyết định hội nghị [2;153-155]

1.4.2 Hoạch định và tổ chức các hội nghị theo nghi thức

Các hội nghị trang trong nghi thức là các cuộc hop:

Các công việc cần làm khi tổ chức hội nghị

không nghi thức

Theo dõi

dự

Chuẩn

bị tài liệu

Chuẩn

bị công

cụ nghe nhìn

Chuẩn

bị nước giải khát

Ghi biên bản

- Các hội nghị lớn;

- Các hội nghị có ý nghĩa quan trọng các thành viên có các ý kiến khác nhau;

- Tập thể cần đưa ra các quyết định có tính pháp lý mà tất cả các thành viên đều

phải bị ràng buộc tuân theo

Quy trình tổ chức Hội nghị tại cơ quan, tổ chức thường có 3 giai đoạn như sau:

Lập kế hoạch Hội nghị Căn cứ vào chương trình kế hoạch công tác năm, quý, tháng của cơ quan, văn phòng xây dựng kế hoạch hội nghị cho từng năm, tháng, quý [2;153] Như vậy theo quan điểm của GS Nguyễn Thành Độ thì việc xây dựng kế hoạch tổ chức hội nghị của

cơ quan sẽ do Văn phòng đảm nhận Đây là các quan điểm đứng trên khía cạnh chức năng của Văn phòng cụ thể là chức năng tham mưu, tổng hợp Có quan điểm khác cho rằng: Tùy theo tính chất, tầm vóc, quy mô và mục đích mà nhà quản lý đặt ra khi tổ chức Hội nghị việc lập kế hoạch tổ chức Hội nghị có thể được hoặc không được tiến

hành hoặc có những yêu cầu đặc biệt trong kỹ thuật xây dựng.[2;150]

Kế hoạch Hội nghị là một văn bản có tính định hướng trình bày những vấn đề

cơ bản liên quan đến việc tổ chức hội nghị

Kế hoạch Hội nghị bao gồm các nội dung cơ bản sau:

+Mục đích, yêu cầu của Hội nghị

+ Tên Hội nghị

+ Thời gian Hội nghị

+ Địa điểm Hội nghị

+ Thành phần Hội nghị

+ Nội dung Hội nghị

Giai đoạn 1: Giai đoạn chuẩn bị

Sơ đồ 1.2 Các bước trong giai đoạn chuẩn bị Hội nghị có nghi thức

Bước 3: Soạn thảo và gửi giấy mời

Bước 4:

Chuẩn bị địa điểm Hội nghị

Bước 7: Chuẩn

bị kinh phí tổ chứên bản Hội nghị

Bước 6:

Chuẩn bị ghi biên bản Hội nghị

Bước 5:

Chuẩn bị thời gian

Bước 8: Chuẩn bị

các yếu tố khác

Bước 1: Xây dựng chương trình nghị sự Hội nghị Chương trình nghị sự Hội nghị là một văn bản trình bày lịch trình công việc sẽ

được tiến hành tại Hội nghị

Khi xây dựng chương trình nghị sự cán bộ chuyên môn phải xây dựng thành hai

những nội dung mà họ quan tâm

Hai chương trình nghị sự về cơ bản đều phải trình bày các nội dung thông tin

Danh sách khách mời bao gồm các nội dung sau:

đó

Tùy thuộc vào vị trí của từng đại biểu, tính chất của mối quan hệ và các nghi thức phải tuân thủ sẽ có nhiều mẫu giấy mời khác nhau Sự trang trọng của giấy mời sẽ tạo nên những đánh giá ban đầu của đại biểu về thái độ, sự tôn trọng của cơ quan hay quy mô của chính Hội nghị Thư ký sẽ là người trực tiếp soạn thảo giấy mời

Thông thường một mẫu giấy mời cần đảm bảo các nội dung sau:

+ Tên cơ quan, đơn vị, cá nhân mời

Bước 4: Chuẩn bị địa điểm tổ chức Hội nghị

Việc lựa chọn địa điểm cho các Hội nghị được căn cứ vào tính chất, mục đích của Hội nghị, căn cứ vào số lượng và đặc điểm, vị trí của người tham dự, căn cứ vào điều kiện của cơ quan, tổ chức Địa điểm tổ chức Hội nghị có thể là ở trong cơ quan và

ngoài cơ quan

Ngoài hội trường - nơidiễn ra hội nghị thì Ban tổ chức cần chuẩn bị thêm các khu vực cạnh hội trường dành cho đại biểu, khách mời trước khi vào tham gia Hội nghị như khu vực để xe, khu vực vệ sinh, khu vực ăn uống, khu vực nghỉ giải lao Khi đã lựa chọn được địa điểm tổ chức hội nghị thì Ban tổ chức phối hợp với các cán bộ, phòng, ban, đơn vịchuẩn bị hệ thống như âm thanh, ánh sáng…để có

phương án dự phòng

Sau khi đã chuẩn bị toàn bộ hệ thống và trang thiết bị tại hội trường thì Ban tổ chức cần kiểm lại toàn bộ các hệ thống và trang thiết bị một lần nữa để đảm bảo an

toàn trong quá trình Hội nghị diễn ra

Bước 5: Chuẩn bị thời gian Hội nghị Thời gian chi tiết của Hội nghị đã được xác định tại chương trình nghị sự, tuy nhiên để đảm bảo thành công Hội nghị cần lưu ý một số vấn đề sau:

- Không tổ chức hội nghị vào thời điểm mà một số đại biểu chủ chốt không

tham dự được

- Thời gian dự phòng trước và sau Hội nghị

- Thời gian dự phòng khi thực hiện từng nội dung hoặc khi chuyển tiếp các

phần trong chương trình nghị sự

Bước 6: Chuẩn bị ghi biên bản Hội nghị

Biên bản Hội nghị là văn bản ghi lại những diễn biến của Hội nghị, là bằng chứng để chứng minh cho các sự kiện xảy ra trong Hội nghị

Công việc ghi biên bản tại Hội nghị được giao cho một cá nhândo đơn vị chủ trì hội nghị cử hoặc do Thư ký Văn phòng trực tiếp đảm nhiệm

Để chuẩn bị tốt cho việc ghi biên bản tại Hội nghị thì đơn vị chủ trì hội nghị cần

thực hiện các công việc sau:

- Xin ý kiến lãnh đạo về hình thức ghi biên bản Hội nghị để giao cho Thư ký

Hội nghị thực hiện tại Hội nghị

- Kiểm tra lại vị trí chỗ ngồi của Thư ký Hội nghị

- Chuẩn bị các phương tiện phục vụ hoặc hỗ trợ kỹ thuật ghi biên bản như máy tính, máy ghi âm, máy ảnh, sổ ghi biên bản, giấy ghi biên bản

- Ngoài ra cần chuẩn bị hồ sơ, tài liệu phục vụ cho kỹ thuật ghi biên bản Hội

nghị

Bước 7: Chuẩn bị kinh phí tổ chức Hội nghị

Căn cứ vào quy mô và yêu cầu tổ chức, đơn vị chủ trì lập một bản dự trù kinh phí các khoản chi tiêu cho Hội nghị như kinh phí trang trí hội trường (cờ, hoa, băng rô, maket…), kinh phí đi lại cho đại biểu, kinh phí khen thưởng…Sau khi hoàn thành trình lên lãnh đạo cơ quan xem xét và phê duyệt nguồn kinh phí để tiến hành việc tổ

chức Hội nghị

Bước 8:Chuẩn bị các yếu tố khác

Bên cạnh việc chuẩn bị các yếu tố đã kể trên thì Ban tổ chức Hội nghị phải chuẩn bị thêm các yếu tố khác như; chuẩn bị phương tiện đưa đón đại biểu; chuẩn bị

nước uống; chuẩn bị thẻ đại biểu; chuẩn bị công tác y tế

Giai đoạn 2: Giai đoạn tiến hành Hội nghị [27;158-160]

Sơ đồ 1.3.Các bước tiến hành Hội nghị có nghi thức

Bước 3: Giữ đúng giờ giải lao

và giờ đọc báo cáo tham luận

Bước 4: Ghi biên bản Hội nghị

Bước 1: Đón tiếp đại biểu

Đón tiếp đại biểu là nhiệm vụ đầu tiên được thực hiện trong quá trình diễn ra hội nghị Việc thực hiện nhiệm vụ đón tiếp đại biểu sẽ giúp cơ quan thể hiện thiện chí

của mình đến với các đại biểu, khách mời đến tham dự Hội nghị

Tuỳ theo số lượng, trình độ và vị trí của từng đại biểu, thì Ban tổ chức có thể áp dụng nhiều hình thức khác nhau trong việc đón tiếp đại biểu

Đối với Hội nghị có quy mô nhỏ thì việc đón tiếp có thể được tiếp hành đối với từng đại biểu Việc đón tiếp đại biểu sẽ giao cho một cá nhân hay một nhóm người

trong đơn vị, cơ quan đảm nhiệm

Đối với Hội nghị có quy mô lớn có thể sử dụng băng rô, cờ hoa, khẩu hiệu chào mừng hoặc thông qua diễn văn khai mạc của người dẫn chương trình

Đón tiếp đại biểu đòi hỏi cần phải chu đáo và thận trọng trong từng cử chỉ,

tránh ảnh hưởng đến hình ảnh của cơ quan

Bước 2: Điểm danh đại biểu

Việc điểm danh đại biểu giúp cho Ban tổ chức xác định được chính xác số lượng đại biểu chính thức đến tham dự hội nghị Điều này còn liên quan tới giá trị của các Hội nghị Đối với một số hội nghị, Nghị quyết chỉ có giá trị pháp lý nếu đảm bảo

đủ số lượng đại biểu có mặt biểu quyết nhất trí

Ban tổ chức Hội nghị có thể áp dụng nhiều hình thức khác nhau để điểm danh đại biểu Một số hình thức điểm danh đại biểu trong Hội nghị như:

- Sơ đồ vị trí chỗ ngồi

- Thẻ đại biểu

- Đăng ký của trưởng đoàn đại biểu tại ban lễ tân

Một phiếu đăng ký có mặt bao gồm các nội dung sau: Họ và tên, đơn vị công tác, chức vụ, tham dự hội nghị, thời gian, và có dòng lưu ý “Đề nghị gửi về cho Ban tổ

chức trước giờ, ngày tháng năm ”

Bước 3: Giữ đúng giờ giải lao và báo cáo tham luận cho đại biểu đọc tham luận

Để đảm bảo giữ đúng giờ giải lao trong quá trình hội nghị diễn ra thì Ban tổ chức nên công khai chương trình nghị sự Hội nghị để gửi cho các đại biểu có liên quan Trong trường hợp chương trình nghị sự có sự thay đổi thì Ban tổ chức phải báo cáo kịp

thời cho các đối tượng có liên quan

15

Giờ giải lao không chỉ giảm căng thẳng của Hội nghị mà còn là bước chuyển tiếp nội dung giữa các chương trình chính vì vậy việc duy trì giờ giải lao là rất cần

thiết

Bước 4: Ghi biên bản Hội nghị

Người được giao nhiệm vụ ghi biên bản tại hội nghị không nhất thiết là Thư ký Văn phòng Thư ký Hội nghị có thể là cán bộ, nhân viên của cơ quan, tổ chức

Các yêu cầu đối với việc ghi biên bản:

Việc ghi biên bản cần tuân thủ các thủ tục sau:

- Sau khi ghi xong biên bản phải thông qua lãnh đạo, việc thông qua này cũng

phải được ghi vào biên bản

- Biên bản phải có đầy đủ chữ ký của các đối tượng cơ bản có liên quan

- Trường hợp phải gửi biên bản đến một cơ quan khác khi cần thiết thì phải được thủ trưởng cơ quan ghi xác nhận và đóng dấu Ngoài ra phải gửi kèm theo một

công văn Nếu biên bản có nhiều trang phải đóng dấu giáp lai

Biên bản Hội nghị phải gồm các nội dung chính sau đây:

-Người chủ trì và danh sách những người tham dự có mặt tại hội nghị

- Các nội dung được bàn bạc trong hội nghị

- Ý kiến của các đơn vị

- Kết luận của Lãnh đạo cơ quan Giai đoạn 3: Giai đoạn kết thúc Hội nghị

Sơ đồ 1.4 Các bước tiến hành sau khi Hội nghị kết thúc

Khi Hội nghị kết thúc cần tiến hành thực hiện các công việc sau:

- Ban tổ chức phối hợp các phòng ban chức năng giải quyết các giấy tờ, thủ tục

liên quan tới kỹ thuật tổ chức Hội nghị

- Tiến hành thu thập các văn bản hình thành trong quá trình tổ chức hội nghị để

phục vụ công tác lập hồ sơ Hội nghị

- Lập hồ sơ Hội nghị, bao gồm toàn bộ văn bản giấy tờ hình thành trong quá trình tổ chức hội nghị như: biên bản Hội nghị, các báo cáo tham luận, diễn văn khai

mạc, bế mạc…

- Lưu hồ sơ Hội nghị Đơn vị chủ trì hội nghị tiến hành lưu hồ sơ hội nghị theo

đúng các quy định của nhà nước đã quy định

- Giúp lãnh đạo thông báo và triển khai kết luận của Hội nghị

- Tổ chức hội nghị rút kinh nghiệm sau Hội nghị

Trên đây là toàn bộ các cơ sở lý luận về các quy trình thực hiện các công việc

có liên quan đến công tác tổ chức hội nghị trong một cơ quan Đây sẽ là những tiền đề quan trong để em thực hiện việc nghiên cứu thực trạng công tác tổ chức hội nghị tại Văn phòng Bộ Khoa học và Công nghệ Đồng hời sẽ là căn cứ giúp em đưa ra các giải pháp nhằm hoàn thiện công tác tổ chức hội nghị tại Văn phòng Bộ Khoa học và Công

nghệ

Chương 2

THỰC TRẠNG CÔNG TÁC TỔ CHỨC HỘI NGHỊ TẠI VĂN PHÒNG BỘ

KHOA HỌC VÀ CÔNG NGHỆ 2.1 Giới thiệu khái quát về Văn phòng Bộ Khoa học và Công nghệ

a Chức năng của Văn phòng Bộ

Tại Điều 1 của Quy chế tổ chức và hoạt động của Văn phòng Bộ ( Ban hành kèm theo quyết định số 886/QĐ-BKHCN ngày 22 tháng 4 năm 2013 của Bộ trưởng Bộ

Khoa học và Công nghệ) (Phụ lục 01) đã quy định rất rõ về vị trí và chức năng của

Văn phòng Bộ như sau:

“Văn phòng Bộ Khoa học và Công nghệ (sau đây gọi tắt là Văn phòng Bộ) là đơn vị trực thuộc Bộ Khoa học Công nghệ, thực hiện chức năng tham mưu tổng hợp

về chương trình, kế hoạch công tác và phục vụ hoạt động của Bộ, Bộ trưởng; điều phối, tổng hợp, theo dõi, đôn đốc các tổ chức, đơn vị thuộc Bộ thực hiện chương trình kế hoạch công tác của Bộ; theo dõi, đôn đốc, tổng hợp tình hình thực hiện Quy chế làm việc của Bộ; thực hiện công tác hành chính, văn thư, lưu trữ, lễ tân, quản trị, an ninh bảo vệ,quân sự, y tế, tài chính, đầu tư xây dựng, quản lý cơ sở vật chất-kỹ thuật, tài sản, kinh phí hoạt động đảm bảo phương tiện, điều kiện làm việc phục vụ cho hoạt động

của Cơ quan Bộ

Văn phòng Bộ có con dấu riêng, được mở tài khoản kho bạc Nhà nước, ngân hàng để hoạt động và giao dịch theo quy định của pháp luật.” [15]

Như vậy ở đây ta có thể nhận thấy các vị trí cũng như chức năng của Văn phòng Bộ Khoa học và Công nghệ đã đảm bảo đầy đủ các chức năng chính của một văn phòng như đã được học tại các lý luận về văn phòng và quản trị văn phòng đã

được học trong nhà trường

Hiện nay Văn phòng Bộ Khoa học và Công nghệ quản lý 73 cán bộ công chức viên chức Trong đó có 60 cán bộ làm việc theo biên chế nhà nước và có 13 cán bộ là

nhân viên hợp đồng

Bảng 2.1 Số lượng cán bộ của văn phòng trong giai đoạn 2012 – 2015

sự tham gia, phối hợp của nhiều người

b Nhiệm vụ, quyền hạn của Văn phòng Bộ Khoa học và Công nghệ

Nhiệm vụ, quyền hạn cụ thể của Văn phòng Bộ đã được quy định tại Điều 2 Quy chế tổ chức và hoạt động của Văn phòng Sau đây em xin được tóm tắt lại các nhiệm

vụ, quyền hạn của văn phòng gồm:

- Tham mưu cho Bộ trưởng trong công tác chỉ đạo, điều hành các hoạt động của

Bộ;

- Xây dựng, trình Bộ trưởng ban hành Quy chế làm việc và các quy định nội bộ khác của Bộ; theo dõi, đôn đốc, tổng hợp tình hình thực hiện Quy chế sau khi được

ban hành

- Thực hiện công tác văn thư, lưu trữ của Bộ;

- Là đầu mối cung cấp thông tin cho các phương tiện truyền thông đại chúng, các tổ chức, cá nhân theo quy định của pháp luật và phân công của Bộ trưởng

- Phối hợp với Vụ Tổ chức cán bộ thực hiện các chế độ, chính sách đối với cán

bộ, công chức, viên chức và người lao động của cơ quan Bộ; thực hiện thăm hỏi, thăm

viếng, tang lễ theo phân cấp chỉ đạo của Bộ trưởng

- Quản lý kinh phí hoạt động của cơ quan Bộ; quản lý các nguồn kinh phí khác

khi được Bộ trưởng giao

- Quản lý và đảm bảo cơ sở vật chất, tài sản, phương tiện, trang thiết bị và điều

kiện làm việc của Lãnh đạo Bộ và Cơ quan Bộ

- Chủ trì quản lý đầu tư xây dựng đối với các đơn vị trực thuộc Bộ;

- Thực hiện công tác lễ tân và hậu cần phục vụ các hội nghị, Hội nghị làm việc

của Bộ;

- Chủ trì tổ chức công tác quân sự - quốc phòngtại cơ quan Bộ

- Kiểm soát thủ tục hành chính thuộc phạm vi chức năng quản lý của Bộ

- Quản lý cán bộ, tài sản, tài liệu của văn phòng Bộ theo phân cấp của bộ và

quy định của pháp luật

- Thực hiện các nhiệm vụ khác khi được Bộ trưởng giao

c Cơ cấu tổ chức

Theo Điều 3, 4 của Quy chế Tổ chức và hoạt động của Văn phòng có quy định

về cơ cấu tổ chức của Văn phòng Bộ, em xin khái quát lại như sau

Chánh văn phòng Bộ: người đứng đầu Văn phòng Bộ, là người lãnh đạo và điều hành mọi hoạt động của Văn phòng Bộ Khoa học và Công nghệ chịu trách nhiệm

trước Lãnh đạo Bộ về toàn bộ hoạt động của Văn phòng

Các Phó Chánh văn phòng Bộ (03 người ) giúp Chánh văn phòng trong việc lãnh đạo công tác của Văn phòng Bộ; được quyết định những vấn đề thuộc phạm vi, nhiệm vụ được phân công và chịu trách nhiệm trước Chánh Văn phòng về công việc

được giao

Về tổ chức bộ máy của Văn phòng có thể phân thành hai nhóm thực hiện hai chức năng chính của Văn phòng gồm nhóm đơn vị thực hiện chức năng tham mưu, tổng hợp và nhóm đơn vị thực hiện chức năng hậu cần (Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Văn

phòng Bộ - Xem tại Phụ lục 2 )

Nhóm đơn vị thực hiện chức năng tham mưu, tổng hợp bao gồm: Phòng Tổng

hợp; Phòng Hành chính-Tổ chức; Phòng Lưu trữ;

Nhóm đơn vị thực hiện chức năng đảm bảo cơ sở vật chất, an ninh gồm: Phòng Tài vụ; Phòng Quản trị-Y tế; Phòng Quản lý đầu tư xây dựng; Phòng Lễ tân; Phòng

Quản lý xe; Ban chỉ huy Quân sự Bộ

Như vậy Văn phòng Bộ Khoa học và Công nghệ đã thực hiện đầy đủ các chức năng chính của một văn phòng nói chung Chính vì vậy các nhiệm vụ của Văn phòng cũng được cụ thể hóa và đảm bảo thực hiện đầy đủ các chức năng chính Về cơ cấu tổ chức của Văn phòng cũng được tổ chức theo chức năng chuyên môn, tức là gồm các phòng thực hiện các nhiệm vụ khác nhau, đảm bảo chức năng của văn phòng được

thực hiện một cách đầy đủ và tốt nhất

2.2 Các loại hội nghị do Văn phòng tổ chức

Trong hoạt động của các cơ quan, đơn vị việc tổ chức và điều hành có hiệu quả các hội nghị có vai trò rất quan trọng Bộ Khoa học và Công nghệ là cơ quan quản lý nhà nước về khoa học và công nghệ trong phạm vi cả nước nên việc tổ chức hội nghị được diễn ra thường xuyên dưới nhiều hình thức và quy mô khác nhau, thành phần tham dự có cả trong nước và quốc tế Chính vì vậy Văn phòng Bộ cần thực hiện tốt các khâu tổ chức hội nghị sao cho khoa học và hợp lý để mang lại hiệu quả cao nhất khi

tiến hành

Văn phòng Bộ là đơn vị thực hiện chức năng giúp việc hậu cần cho Bộ, chính vì vậy hầu như tất cả các hội nghị của Bộ, Văn phòng đều đứng ra tổ chức công tác hậu cần (do Phòng Lễ tân thuộc Văn phòng Bộ quản lý và thực hiện) Chính vì vậy, Văn phòng mới có thể thống kê và báo cáo lãnh đạo bộ đầy đủ số lượng hội nghị và hội

nghị của cơ quan, của từng đơn vị trong từng năm

Theo thống kê tại Phòng Lễ tân thuộc Văn phòng Bộ thì từ năm 2012 đến 2015

số lượng các hội nghị và hội nghị mà Phòng đã tham gia vào công tác chuẩn bị tổ chức

hội nghị được thống kê tại bảng sau

Bảng 2.2 Số lượng các loại hình hội nghị của Bộ

tổ chức giai đoạn 2012 – 2015

(Đơn vị: cuộc )

Số lượng

Tỷ lệ (%)

Số lượng

Tỷ lệ (%)

Số lượng

Tỷ lệ (%)

Số lượng

Tỷ lệ (%)

Các hội nghị 748 53,8 756 50,4 770 44,2 780 43,2 Các hội nghị 169 12,1 180 12 197 11,3 208 11,4 Các hội thảo 138 11,2 176 11,7 208 11,9 234 13

Tổng số 1389 100 1500 100 1741 100 1809 100

(Nguồn: Báo cáo công tác hàng năm của Văn phòng Bộ )

Căn cứ vào bảng 2.2 khi ta tiến hành xử lý số liệu theo cơ cấu ta sẽ biết được

số lượng các hội nghị, hội nghị chiếm bao nhiêu phần trăm trong tổng số các lần tổ

chức hội nghị tại đơn vị

Như vậy nhìn vào bảng số liệu trên ta có thể thấy được số lượng các hội nghị, hội nghị, hội thảo, tiếp khách của Bộ là rất lớn và được duy trì ở mức ổn định qua các

780 hội nghị) Như vậy số lượng hội nghị năm 2013 lên 2014 là tăng nhanh và mạnh nhất 14 cuộc Sở dĩ có sự tăng mạnh như vậy vì năm 2013, các cơ quan đơn vị của Bộ

đã và đang trong quá trình ổn định tổ chức (vì năm 2012 Bộ chuyển từ trụ sở cũ (39 Trần Hưng Đạo) về trụ sở mới (113 Trần Duy Hưng) việc xây dựng mới các văn bản quy định về chế độ làm việc cũng như công tác của cơ quan, đơn vị Chính vì vậy mà

số lượng các hội nghị trong năm 2014 tăng nhanh như vậy Còn các năm sau (2014, 2015), thì Chình phủ có chỉ đạo cho Bộ tiến hành xây dựng và hoàn thiện hệ thống thể chế có liên quan, thuộc Lĩnh vực quản lý của Bộ, chính vì vậy Lãnh đạo Bộ, và các đơn vị có liên quan phải thường xuyên tổ chức các hội nghị để bàn bạc, giải quyết công việc Mặc dù số lượng các hội nghị có tăng đều qua các năm nhưng cơ cấu hội nghị trong các loại hình hội hội nghị lại có xu hướng giảm qua các năm Từ năm 2012

là 53,8% giảm xuống còn 50,4% (năm 2013), 44,2% (năm 2013), 43,2 (năm 2015) Sự biến động trái ngược này là do số lượng các loại hình khác cũng tăng lên làm cho số

lượng hội nghị dù có tăng lên nhưng cơ cấu lại không tăng được

Số lượng các hội nghị, của Bộ cũng tăng đều qua các năm cụ thể: từ năm 2012 đến năm 2013 tăng 24 hội nghị ( từ 169 hội nghị lên 180 hội nghị), từ năm 2013 đến

2014 tăng 17 hội nghị (từ 180 hội nghị đến 197 hội nghị), từ năm 2014 đến 2015 tăng

8 hội nghị (từ 197 hội nghị đến 208 hội nghị) Cơ cấu hội nghị trong bảng phần trăm các loại hình hội nghị của Bộ cũng có xu hướng giảm chậm từ 12,1% (năm 2012) xuống 12% (năm 2013), 11,3% (năm 2014) và 11,4% (năm 2015) Sự biến động này là

do sự tăng mạnh của các loại hình khác (tiếp khách, hội thảo) nên dù số lượng hội nghị

có tăng nhưng cơ cấu lại giảm

Các cuộc hội thảo cũng được tăng đều qua các năm cụ thể từ năm 2012 đến

2013 tăng 38 hội thảo (từ 138 hội thảo lên 176 hội thảo); từ năm 2013 đến 2014 tăng

32 hội thảo (từ 176 hội thảo lên 208 hội thảo ); từ năm 2014 đến 2015 tăng 32 hội thảo (từ 208 hội thảo đến 234 hội thảo) Cơ cấu hội thảo lại có sự tăng nhanh trong cơ cấu các loại hình hội nghị của Bộ cụ thể tăng từ 11,2% (năm 2012) lên 11,7% (năm 2013), 11,9% (năm 2014) và 13% (năm 2015) Sở dĩ các hội thảo có sự tăng nhanh và mạnh như vậy một phần là do các chủ trương, chính sách của Đảng và Nhà nước chỉ đạo đẩy mạnh học tập, ứng dụng, chuyển giao, tiếp thu các tiến bộ khoa học công nghệ của các nước trên thế giới Sự chỉ đạo của Lãnh đạo Bộ, thủ trưởng các đơn vị thuộc Bộ, kế

hoạch công tác năm của Bộ, của từng đơn vị

Các cuộc tiếp khách của Bộ cũng tăng đều qua các năm từ năm 2012 đến 2013 tăng 52 cuộc tiếp khách (từ 294 cuộc lên 346 cuộc); từ năm 2013 đến 2014 tăng 182 cuộc tiếp khách (từ 346 cuộc lên 528 cuộc); từ năm 2014 đến 2015 tăng 15 cuộc tiếp khách (từ 528 cuộc lên 543 cuộc) Cơ cấu các cuộc tiếp khách tăng nhanh và mạnh nhất trong các loại hình hội nghị của Bộ từ 21,1% (năm 2012) lên 23% (năm 2013),

30,3% (năm 2014), và 30% (năm 2015)

Các loại hình hội hội nghị khác cũng có sự gia tăng nhẹ: năm 2012 đến 2013 tăng 02 cuộc hội hội nghị từ (40 cuộc lên 42 cuộc); từ năm 2013 đến 2014 giảm 04 cuộc hội hội nghị (từ 42 cuộc xuống 38 cuộc); từ năm 2014 đến năm 2015 tăng 6 cuộc

(từ 38 cuộc lên 44 cuộc)

Sở dĩ tất cả các loại hình hội nghị ở Bộ đều có sự tăng qua các năm vì những

nguyên nhân sau đây:

- Sự chỉ đạo sát sao và quyết liệt của Chính phủ nhằm thực hiện thắng lợi nhanh chóng mục tiêu đưa đất nước ta cơ bản trở thành nước công nghiệp vào năm 2020

- Trong giai đoạn này nước ta đang tiến hành đàm phán các hiệp định kinh tế và tiếp thu sự chuyển giao công nghệ của các nước phát triển trên thế giới, nên việc soạn thảo các văn bản mới, mang tính chất giao dịch quốc tế cũng như việc tiến hành đón tiếp các phái đoàn của các nước khác sang nước ta chuyển giao công nghệ, Bộ Khoa học và Công nghệ là cơ quan quản lý nhà nước đàu ngành về khoa học và công nghệ lên việc đón tiếp đoan ngoại giao về khoa học công nghệ cũng như hội nghị bàn để

soạn thảo các văn bản giao dịch quốc tế là việc đương nhiên

- Cũng trong giai đoạn này Bộ có chiến lược xây dựng và hoàn thiện hệ thống thể chế quy định về khoa học và công nghệ chặt chẽ nhất để có thể đón đầu những cơ hội từ các hiệp định kinh tế mà Việt Nam đã, đang và sẽ là thành viên như ASEAN,

công và các hội nghị khi được Lãnh đạo Bộ giao phó

Theo Điều 43, 44 của Quy chế làm việc Quy chế làm việc của Bộ ( xem tại Phụ lục 03) thì hiện nay Bộ Khoa học và Công nghệ phải tiến hành những loại hội nghị

sau:

- Các hội nghị do Lãnh đạo Bộ chủ trì bao gồm:

+ Hội nghị Lãnh đạo Bộ thường kỳ;

+ Hội nghị giao Ban Bộ hàng tuần, hàng tháng và tổng kết công tác năm của Bộ;

+ Hội nghị giao ban vùng, giao ban khối;

+ Lãnh đạo Bộ hội nghị, làm việc với Lãnh đạo cơ quan Trung ương và các tỉnh

thành phố trực thuộc Trung ương tại Trụ sở Bộ;

+ Lãnh đạo Bộ hội nghị, làm việc với Lãnh đạo địa phương và các đơn vị trong

ngành tại địa phương cơ sở;

+ Các Hội nghị khác để giải quyết công việc

- Các Hội nghị do thủ trưởng các thủ trưởng đơn vị thuộc Bộ chủ trì gồm: + Các đơn vị thuộc Bộ tổ chức các Hội nghị do lãnh đạo đơn vị chủ trì để giải quyết công việc chuyên môn và các công việc khác theo chức năng, nhiệm vụ của mỗi

dơn vị được quy định

+ Lãnh đạo các đơn vị có thể chủ trì các Hội nghị, làm việc với đại diện các cơ quan theo ủy quyền của Bộ trưởng, Thứ trưởng phụ trách theo quy định tại Quy chế

làm việc của Bộ Trong phạm vi thẩm quyền của Văn phòng Bộ đã đươc quy đinh tại Quy chế tổ chức và hoạt động của Văn phòng thì hiện nay Văn phòng phải tổ chức các loại hội

- Các loại hội nghị khác khi được Lãnh đạo Bộ phân công tổ chức hoặc phối

hợp tổ chức với các đơn vị khác thuộc Bộ

Trong quá trình khảo sát tại Phòng Lễ tân em có thống kê được số lượng gần chính xác các hội nghị do Văn phòng tổ chức giai đoạn 2012-2015 như sau:

Bảng 2.3 Số lượng các loại hình hội nghị do Văn phòng tổ chức

giai đoạn 2012 – 2015

(Đơn vị: cuộc)

Nội dung Năm 2012 Năm 2013 Năm 2014 Năm 2015

(Nguồn: Báo cáo công tác hàng năm của Văn phòng Bộ)

Nhìn vào bảng số liệu trên ta có thể nhận thấy số liệu các hội nghị do Văn

phòng tổ chức qua các năm không có biến động lớn Hội nghị cán bộ chủ chốt của Bộ

hàng năm chỉ được tổ chức 1 lần, nên số lượng hội nghị này qua các năm không có sự

biến động

Hội nghị toàn ngành, đây là hội nghị do Văn phòng tổ chức phối hợp với các

đơn vị khác trong cơ quan Bộ, nên số lượng hội nghị qua các năm cũng có sự biến

động nhẹ như trong hai năm đầu (năm 2012, năm 2013) đều duy trì là 2 hội nghị,

nhưng riêng đến năm 2014 số lượng hội nghị này lại giảm xuống còn 1 hội nghị/năm

và đến năm 2015 số lượng hội nghị này lại tăng lên con số 3 hội nghị/năm Sở dĩ hội

nghị này có sự biến động như vậy vì, hai năm đầu là hai năm bắt đầu triển khai thực

hiện kế hoạch chiến lược phát triển khoa học công nghệ giai đoạn 2010 – 2015, nội

dung công việc đang triển khai còn rất nhiều mà nội dung kế hoạch lại tương đối phức

tạp nên số lượng hội nghị được tăng lên 2 hội nghị/năm Một hội nghị để triển khai nội dung ở các cơ quan trung ương, một hội nghị triển khai ở các cơ quan chuyên trách

ở địa phương Đến năm 2014 khi kế hoạch đang triển khai, năm này chủ yếu là đánh giá sơ bộ kết quả đã đạt được và chưa đạt được trong kế hoạch chiến lược và đề ra phương hướng, nhiệm vụ công tác trong năm mới, nội dung tương đối đơn giản nên hội nghị được tổ chức 1 lần/năm Đến năm 2015 là năm tổng kết kê hoạch chiến lược giai đoạn đầu và triển khai kế hoạch trong giai đoạn 2016 – 2020, nên nội dung hội

nghị tương đối dài và phức tạp nên tổ chức thành 3 hội nghị/năm

Hội nghị tập huấn công tác phục vụ công việc cũng được Lãnh đạo Bộ quan tâm và chú ý nên số lượng các hội nghị tập huấn cũng đi theo chiều tăng lên qua các năm năm 2012 là 5 hội nghị tập huấn,năm 2013 là 7, năm 2014 là 6, năm 2015 là 8

Các Hội nghị tổng kết công tác năm của Bộ, hội nghị tổng kết công tác năm của Văn phòng, Hội nghị tổng kết việc thực hiện một chủ trương chính sách, cũng được Lãnh đạo Bộ quan tâm lên số lượng hội nghị tổng kết có sự tăng từ năm 2012 là 3 hội nghị, năm

2013 là 2 hội nghị, năm 2014 và năm 2015 là 5 hội nghị

Bên cạnh việc tổ chức các hội nghị, đã được quy định rõ trong danh mục hội nghị hàng năm của Bộ Văn phòng Bộ còn phải phối hợp với các đơn vị có liên quan

để tổ chức các hội nghị của Lãnh đạo Bộ có liên quan đến nhiệm vụ của Văn phòng đã được quy định trong Quy chế tổ chức và hoạt động của Văn phòng Bộ Số lượng các hội nghi này cũng có sự biến động qua từng năm: năm 2012 là 30 hội nghị; năm 2013

là 33 hội nghị; năm 2014 là 31 hội nghị; năm 2015 là 34 hội nghị

Như vậy căn cứ vào bảng số liệu này, chúng ta có thể thấy được số lượng các hội nghị do Văn phòng tổ chức trong từng năm là rất lớn Nếu đem so sánh với bảng

số liệu thống kê các loại hội nghị, hội hội nghị của Bộ ta có thể tính ra được cơ cấu hội nghị của Văn phòng chiếm bao nhiêu phần trăm trong cơ cấu tổ chức hội nghị của toàn

(Nguồn: Báo cáo công tác hàng năm của Văn phòng Bộ)

Nhìn vào bảng ta có thể thấy được vi trí quan trọng của Văn phòng trong việc tổ chức các hội nghị của Bộ Hiện nay Bộ Khoa học và Công nghệ có hơn 50 đơn vị trực thuộc, nhưng chỉ tính riêng số lượng hội nghị của Văn phòng Bộ đã chiến đến ¼ số lượng các hội nghị của Bộ Từ đây ta có thể thấy Văn phòng Bộ đã thực hiện tốt chức năng tham mưu tổng hợp và đảm bảo hậu cần phục vụ các hoạt động của Lãnh đạo Bộ

và toàn cơ quan Bộ

2.3 Thực trạng công tác tổ chức Hội nghị tại Văn phòng Bộ Khoa học và

Công nghệ

2.3.1 Công tác Lập kế hoạch tổ chức hội nghị

Có một lý thuyết chung ở Mỹ cho rằng: “Cứ mỗi giờ sự kiện đòi hỏi phải mất

từ 5 đến 10 giờ lập kế hoạch tổ chức” Từ lý thuyết trên có thể suy ra trung bình một Hội nghị kéo dài từ 2 đến 3 giờ đồng hồ thì thời gian lập kế hoạch tổ chức sự kiện sẽ phải mất từ 20 đến 30 giờ lập kế hoạch Như vậy nếu Hội nghị nào cũng mất thời gian cho việc lập kế hoạch thì sẽ tốn rất nhiều thời gian và công sức, vậy cho nên công tác

tổ chức hội nghị của Văn phòng Bộ đã có một nguyên tắc đã được quy định sẵn.Tùy theo tính chất, tầm vóc, quy mô và mục đích mà Lãnh đạo Bộ đặt ra khi tổ chức hội nghị mà việc lập kế hoạch tổ chức Hội nghị có thể được hoặc không được tiến hành

Các Hội nghị mang tính chất thường xuyên mà thành phần, địa điểm và thời gian tổ chức hội nghị đã được chuẩn hóa bằng các quy định của nhà nước hay đã được quy định trong quy chế làm việc của Bộ thì việc lập kế hoạch tổ chức hội nghị là không bắt buộc Đây có thể là những Hội nghị như Hội nghị giao ban tuần, tháng, năm

và các Hội nghị thường niên của Bộ và Văn phòng Bộ

Điều 51 Quy chế Bộ Khoa học và Công nghệ có quy định về Giao ban tuần,

tháng và tổng kết công tác năm của Bộ như sau:

“1 Hội nghị giao ban tuần của Bộ được tiến hành vào sáng thứ hai hàng tuần; giao ban tháng được tiến hành vào sáng thứ hai của tuần cuối cùng trong tháng; hội nghị tổng kết công tác năm của Bộ được tiến hành vào sáng thứ hai của tuần đầu

tháng một năm sau, trừ khi có quyết định khác của Bộ trưởng

2 Thành phần giao ban tuần, tháng và tổng kết công tác năm của Bộ do Bộ

trưởng quyết định

3 Thủ trưởng các đơn vị trong thành phần giao ban tuần, tháng, tổng kết công tác năm hoặc được mời tham dự giao ban có trách nhiệm tham dự đầy đủ các Hội nghị; trường hợp vắng mặt có thể ủy quyền cho cấp phó tham dự, đồng thời phải thông

báo với Chánh Văn phòng Bộ để báo cáo Bộ trưởng.”

Như vậy những hội nghị giao ban tuần, tháng, quý, thậm chí là các hội nghị tổng kết công tác năm của Bộ đã được quy định sẵn trong Quy chế làm việc của Bộ, nên việc lập kế hoạch tổ chức những hội nghị này không phải là một yêu cầu bắt buộc Các vấn đề có liên quan đến công tác tổ chức hội nghị như thời gian, thành phần của các Hội nghị này đã được quy định, Chánh Văn phòng có nhiệm vụ tổ chức triển khai các quy định này đến các đơn vị thuộc Văn phòng để thực hiện đúng các quy định này

Ví dụ trong các hội nghị giao ban tuần được diễn ra vào sáng thứ hai, thì ngày làm việc cuối cùng của tuần trước, các chuyên viên của Phòng Tổng hợp sẽ xin ý kiến chỉ đạo của Bộ trưởng về thành phần cũng như địa điểm tổ chức của Hội nghị giao ban của sáng thứ hai tuần sau, và tiến hành lập danh sách, thông báo cho những cán bộ đó biết

và thực hiện Thông thường địa điểm tổ chức hội nghị giao ban tuần được tổ chức tại Hội trường 110.Trước khi hội nghị giao ban diễn ra, thì cán bộ phòng lễ tân phải đến sớm để chuẩn bị nước giải khát, và kê lại bàn ghế, sắp xếp vị trí chỗ ngồi của từng đại biểu theo sơ đồ đã được quy định Với các công việc cũng như các bước chuẩn bị đơn giản các hội nghị có quy mô nhỏ và mang tính chất thường xuyên như hội nghị giao

ban đã được chuẩn bị xong và có thể tiến hành được luôn

Còn những Hội nghị có quy mô lớn, có tính nghi thức thì công tác lập kế hoạch lại là một việc làm bắt buộc Các Hội nghị đó bao gồm các Hội nghị do Bộ trưởng và các Thứ trưởng chủ trì, các Hội nghị xử lý công việc mang tính chất chiến lược, hội nghị tổng kết, các Hội nghị giao ban vùng, giao ban khối, Lãnh đạo Bộ Hội nghị làm việc với Lãnh đạo đơn vị, địa phương Hay có thể nói một cách đơn giản, là việc lập kế hoạch tổ chức hội nghị chỉ được diễn ra khi các hội nghị đó có ý nghĩa to lớn đối với hoạt động của cơ quan Ví dự như hội nghị “Tập huấn về xây dựng và ứng dụng hệ thống quản lý chất lượng vào công tác văn thư, lưu trữ”, hay hội nghị “Tổng kết công

tác năm 2014 và triển khai phương hướng và nhiệm vụ năm 2015

Việc lập kế hoạch tổ chức Hội nghị có tính chính thức không hề đơn giản mà vô cùng phức tạp và nhiều bước Để hoàn thiện và cho ra sản phẩm cuối cùng là một bản

kế hoạch hoàn chỉnh thông thường cán bộ, chuyên viên Phòng Tổng hợp phải trải qua

dụ như hội nghị gặp mặt các nhà sáng chế không chuyên nghiệp được tổ chức năm

2015 là một chủ trương mới và có ý nghĩa rất lớn đối với hoạt động khoa học và công nghệ nước nhà trong những năm tới, của Thủ tướng Chính phủ cho Bộ Khoa học và

công tác văn thư kiêm nhiệm, các cán bộ trong các đơn vị thuộc Bộ

Như vậy Lãnh đạo Bộ, thủ trưởng các đơn vị căn cứ vào tình hình thực tế và kế hoạch công tác năm của Bộ, của đơn vị sẽ đề ra chủ trương tổ chức hội nghị Những hội nghị của Lãnh đạo Bộ thường có quy mô lớn, nên sẽ thành lập Ban Tổ chức chủ trì mọi hoạt động của hội nghị và một số đơn vị sẽ tham gia phối hợp để tổ chức hội nghị Đối với các hội nghịđược giao cho Văn phòng chủ trì tổ chức thì Chánh văn phòng chủ động trong việc giao nhiệm vụ cho các cá nhân, đơn vị có liên quan để tổ chức hội

nghị

Bước 2: Xây dựng tờ trình kế hoạch tổ chức Hội nghị

Đơn vị được phân công chủ trì tổ chức hội nghị làm tờ trình lãnh đạo Bộ về nội dung, thành phần, thời gian, địa điểm và kinh phí để tổ chức hội nghị, phân công

Bước 2: Xây dựng tờ trình lập kế hoạch tổ chức hội nghị

nhiệm vụ cho các đơn vị liên quan chuẩn bị nội dung và phục vụ hội nghị Trường hợp Văn phòng Bộ được phân công chủ trì, Phòng Tổng hợp xây dựng tờ trình Chánh Văn phòng căn cứ vào mục tiêu hội nghị mà phân công cán bộ, công chức làm tờ trình kế hoạch tổ chức hội nghị Cán bộ được phân công phụ trách làm tờ trình kế hoạch tổ chức hội nghị phải là những người có trình độ chuyên môn cao và kinh nghiệm công tác trong việc lập và tổ chức hội nghị Bởi lẽ Kế hoạch tổ chức Hội nghị là một văn bản có tính định hướng trình bày những vấn đề có liên quan đến việc tổ chức Hội nghị

Do đó khi Lập kế hoạch tổ chức hội nghị phải đảm bảo một số yêu cầu nội dung cơ

chỉnh nội dung nào không?

- Thời gian để chuẩn bị tổ chức thực hiện kế hoạch: Cán bộ chuyên môn lập kế hoạch hội nghị phải dự tính được các khoảng thời gian thực hiện công việc một cách tương đối chính xác để chuẩn bị tổ chức thực hiện kế hoạch Ví dụ như thời gian hợp

lý nhất để tổ chức hội nghị là khi nào? thời gian để tổ chức chuẩn bị cho hội nghị là bao lâu? thời gian để chuẩn bị các nội dung cho hội nghị? Những ai sẽ tham gia vào

quá trình chuẩn bị tổ chức hội nghị?

- Các thông tin cơ bản trong kế hoạch Ngoài phần mục đích, ý nghĩa của việc tổ chức Hội nghị, kế hoạch tổ chức hội

nghị thông thường sẽ đề cập đến những nội dung sau:

+ Tên Hội nghị: Phải đảm bảo gắn liền với các mục tiêu, nội dung của việc tổ chức Hội nghị Để khi bất kỳ một cán bộ đọc lên cán bộ đó cũng có thể phần nào đoán được nội dung, cũng như có thể hiểu được mục đích của hội nghị này là gì Ví dụ như

“Hội nghị tổng kết công tác năm 2014 và triển khai phương hướng nhiệm vụ công tác năm 2015” thì khi nghe đến tên của hội nghị thôi thì các cán bộ cũng có thể đoán ra được là mục đích của hội nghị này là tổng kết công tác năm cũ và triển khai phương hướng nhiệm vụ công tác năm mới “Hội nghị cán bộ chủ chốt Bộ Khoa học và Công

nghệ năm 2015” thì khi nghe đến tên hội nghị, các cán bộ có thể phần nào đoán được thành phần tham dự hội nghị này là các cán bộnguồn của cơ quan, các thủ trưởng đơn

vị, phòng ban; nội dung của hội nghị này cũng là những vấn đề mang ý nghĩa chiến

lược đối với việc phát triển khoa học và công nghệ trong tương lai

+ Thời gian tổ chức Hội nghị: Thời gian tổ chức hội nghị đã hợp lý chưa? Có phù hợp với hoàn cảnh và tình hình thực tế của cơ quan, đơn vị hay không? Ví dụ thời gian tổ chức hội nghị tổng kết năm là vào sáng thứ hai của tuần đầu tháng một năm sau Như vậy thời gian này là phù hợp với tình hình của cơ quan, khi năm cũ vừa kết thúc, thì sẽ tiến hành tổng kết công tác năm cũ và tiến hành triển khai công tác năm

mới để định hướng cho hoạt động của cơ quan trong năm mới

+ Địa điểm tổ chức hội nghị: Tùy thuộc vào quy mô, tính chất của Hội nghị mà cán bộ lập kế hoạch hội nghị sẽ xin ý kiến chỉ đạo của Lãnh đạo Bộ hoặc Chánh Văn phòng về địa điểm tổ chức hội nghị Hội nghị được tổ chức ở trong hay ngoài cơ quan? Nếu tổ chức trong cơ quan thì Hội nghị được tổ chức tại Hội trường nào? Thiết kế của hội trường có phù hợp với quy mô, tính chất của hội nghị hay không? Ví dụ như hội nghị cán bộ chủ chốt Bộ Khoa học và Công nghệ năm 2015, có số lượng đại biểu, khách mời lên tới 300 người Mà hội trường ở Bộ chỉ có sức chứa đến 200 người, chính vì vậy cán bộ lập kế hoạch tổ chức hội nghị phải xin ý kiến chỉ đạo của Lãnh đạo Bộ Tham mưu về các địa điểm tổ chức hội nghị ngoài cơ quan cho Lãnh đạo Bộ tham khảo và quyết định lựa chọn Sau khi lãnh đạo Bộ quyết định tổ chức hội nghị ngoài cơ quan, cán bộ lập kế hoạch ấn định địa điểm tổ chức hội nghị trong kế hoạch

Nhưng đối với Hội nghị tổng kết công tác năm 2014 và triển khai phương hướng nhiệm vụ công tác năm 2015 thì số lượng đại biểu tham dự khoảng 150 người, thì Hội trường của Bộ hoàn toàn có đủ sức chứa, chính vì vậy mà cán bộ lập kế hoạch

sẽ ấn định địa điểm tổ chức hội nghị tại Hội trường lớn tầng 2 của Bộ để tiến hành hội

nghị

+ Thành phần hội nghị gồm những ai? Ai có thể tham gia hội nghị? Số lượng ? Cán bộ lập kế hoạch tổ chức hội nghị căn cứ vào ý kiến chỉ đạo của Lãnh đạo Bộ và các kế hoạch tổ chức hội nghị của những năm trước để xác định đầy đủ số lượng, thành phần tham gia hội nghị Ví dụ như hội nghị cán bộ chủ chốt của Bộ năm 2015 thì thành phần tham dự hội nghị gồm có Lãnh đạo Bộ, thủ trưởng các đơn vị, phòng ban thuộc Bộ Còn Hội nghị cán bộ công chức, viên chức Bộ Khoa học và Công nghệ

thì thành phần hội nghị là tất cả thủ trưởng đơn vị thuộc Bộ, các trưởng, phó phòng ban thuộc Bộ Tùy thuộc vào quy mô, tính chất, nội dung của hội nghị mà số lượng,

thành phần đại biểu tham dự hội nghị là khác nhau

+ Nội dung chính của hội nghị: Những hoạt động nào sẽ diễn ra trong Hội nghị? Nội dung chính là gì? Nội dung phụ là gì? Sắp xếp thứ tự nội dung theo trình tự hợp lý Nội dung của hội nghị được thể hiện trong chương trình nghị sự hội nghị Trong bản

kế hoạch này thì chỉ nêu nội dung chính của hội nghị mà không liệt kê chi tiết các hoạt động trong hội nghị Ví dụ hội nghị tổng kết năm 2014 và triển khai phương hướng nhiệm vụ 2015 thì nội dung hội nghị là lắng nghe các báo cáo tình hình thực hiện nhiệm vụ công tác năm 2014 và triển khai phương hướng nhiệm vụ năm 2015 Còn nội dung chi tiết và trình tự đọc các báo cáo được quy định trong chương trình nghị sự hội nghị Như vậy phần nội dung hội nghị trong kế hoạch chỉ nêu ra các hoạt động chính của hội nghị mà không cụ thể, chi tiết về thời gian cũng như trình tự diễn ra từng

vấn đề

+ Kinh phí tổ chức hội nghị: được lấy từ nguồn ngân sách của Bộ hay lấy từ ngân sách của đơn vị Dự toán tổng số các nguồn chi cho tổ chức hội nghị thành một

số tiền phù hợp với hội nghị để xin ý kiến của Lãnh đạo Bộ

+ Phân công tổ chức thực hiện: Ai là người chịu trách nhiệm toàn bộ hội nghị ? Nhiệm vụ của từng cá nhân, đơn vị trước, trong và sau khi tổ chức hội nghị nghị là gì?

Việc phối hợp giữa các đơn vị trong việc chuẩn bị hội nghị như thế nào?

Khi cán bộ được giao nhiệm vụ lập kế hoạch tổ chức hội nghị xác định được nội dung các vấn đề trên thì sẽ tiến hành lập thành bản tờ trình kế hoạch hoàn chỉnh, đúng thể thức và mangtờ trình kế hoạch tổ chức hội nghị này trình Chánh Văn phòng xem xét lại nội dung kế hoạch và cho ý kiến chỉ đạo vào phần nội dung của kế hoạch sao cho phù hợp trước khi đi trình ký Cán bộ chuyên môn tiếp thu những ý kiến chỉ đạo của Chánh Văn phòng và tiến hành sửa lại nội dung kế hoạch đúng như chỉ đạo

của Chánh Văn phòng sau đó mang văn bản đi trình ký Lãnh đạo Bộ

Bước 3: Xem xét và phê duyệt tờ trình kế hoạch tổ chức hội nghị

Việc phê duyệt chủ trương kế hoạch tổ chức hội nghị đã được quy định tại Điều

45 Quy chế làm việc của Bộ như sau:

“1 Bộ trưởng quyết định các Hội nghị sau:

- Hội nghị toàn ngành (trường hợp phải xin ý kiến của Thủ tướng Chính phủ thì

thực hiện theo quy chế làm việc của Chính phủ);

- Hội nghị chuyên đề, tập huấn (thuộc lĩnh vực Bộ chủ trì);

- Hội nghị vùng;

- Hội nghị Lãnh đạo Bộ thường kỳ;

- Hội nghị giao ban Bộ hàng tuần, hàng tháng và tổng kết công tác hàng năm

của Bộ;

- Lãnh đạo Bộ làm việc với Lãnh đạo các cơ quan Trung ương, các tỉnh, thành

phố trực thuộc Trung ương;

- Các Hội nghị khác để giải quyết công việc

2 Thứ trưởng quyết định chủ trương các Hội nghị thuộc lĩnh vực Thứ trưởng

được phân công phụ trách bao gồm:

- Hội nghị giao ban khối

- Hội nghị, làm việc với các đơn vị, địa phương;

- Hội nghị chuyên đề tập huấn

- Các Hội nghị khác để giải quyết công việc do Thứ trưởng chủ trì” Cán bộ lập kế hoạch căn cứ vào Điều 45 Quy chế làm việc của Bộ để trình ký theo đúng thẩm quyền được phân công phụ trách Ví dụ Hội nghị chiến lược định hướng phát triển khoa học và công nghệ trong giai đoạn 2016 – 2020, tầm nhìn đến

2030 thì Bộ trưởng là người trực tiếp xem xét và phê duyệt kế hoạch này Nhưng đối với kế hoạch Hội nghị như hội nghị thăm và làm việc về một chuyên ngành cụ thể nào

đó thì Thứ trưởng phụ trách sẽ là người xem xét và phê duyệt ví dụ như hội nghị Hội nghị Liên hợp thư viện Việt Nam về nguồn tin Khoa học và Công nghệ

Bước 4: Gửi tờ trình đã được phê duyệt cho các đơn vị liên quan

Sau khi Lãnh đạo Bộ phê duyệt kế hoạch tổ chức hội nghị, cán bộ phụ trách soạn thảo sẽ mang bản kế hoạch tổ chức hội nghị xuống Phòng Hành chính để làm các thủ tục để ban hành văn bản và nhân bản kế hoạch theo số lượng các các đơn vị tham gia vào quá trình chuẩn bị tổ chức hội nghị để các đơn vị thực hiện cho đúng với tiến

độ mà kế hoạch đã đề ra Việc gửi kế hoạch tổ chức hội nghị cho các đơn vị liên quan phải diễn ra trước ngày tổ chức hội nghị ít nhất là 20 ngày làm việc so với tổ chức hội

nghị

Bước 5: Thành lập Ban Tổ chức/ Phân công công việc

Việc thành lập Ban tổ chức Hội nghị không phải là một yêu cầu bắt buộc đối

với tất cả các hội nghị Tuỳ theo tính chất, nội dung và quy mô của hội nghị mà việc thành lập ban tổ chức hội nghị có thể được hoặc không được thành lập Đối với các hội nghị có quy mô nhỏ và mang tính chất thường xuyên thì Chánh Văn phòng Bộ, sẽ có công văn phân công công việc cho các đơn vị có liên quan đến hội nghị (đã xác định trong kế hoạch tổ chức hội nghị) để thực hiện theo đúng như tiến độ đã được quy định

rõ trong công văn và kế hoạch

Đối với các hội nghị lớn, Chánh Văn phòng sẽ cử cán bộ soạn thảo quyết định thành lập ban tổ chức; các ban, tiểu ban giúp việc tổ chức hội nghị cùng với đó là các bản phân công công việc Việc thành lập ban tổ chức hội nghị thường đi liền với việc phân công công việc phục vụ tổ chức hội nghị.Thông thường thành phần Ban tổ chức

của một hội nghị bao gồm:

- Bộ trưởng/Thứ trưởng - Trưởng Ban, phụ trách quản lý, chỉ đạo toàn bộ các

công việc tổ chức hội nghị;

- Chánh Văn phòng, - Phó ban, chỉ đạo thực hiện chuẩn bị nội dung hội nghị,

cũng như công tác hậu cần của hội nghị;

- Thủ trưởng các đơn vị có liên quan đến hội nghị, - Thành viên, tham gia phối

hợp với Văn phòng trong tổ chức hội nghị

Sau khi có quyết định thành lập Ban tổ chức hội nghị, Trưởng ban tổ chức và các thành viên trong ban tổ chức tiến hành họp, triển khai nội dung kế hoạch và tiến hành phân công công việc cho các đơn vị, cá nhân Các công việc được phân công theo đúng chức năng, nhiệm vụ của các đơn vị nhằm đảm bảo rằng các công việc được

thực hiện một cách chính xác và hiệu quả nhất

Ví dụ như Hội nghị cán bộ chủ chốt của Bộ Khoa học và Công nghệ năm 2015, được tổ chức tại Ninh Bình, Văn phòng Bộ là đơn vị chủ trì tổ chức Hội nghị, Chánh Văn phòng có quyết định thành lập Ban tổ chức Hội nghị và các ban giúp việc gồm: Trưởng ban Tổ chức Bộ trưởng Nguyễn Quân - Phụ trách toàn bộ công việc có

liên quan đến tổ chức hội nghị;

Phó ban Tổ chức Chánh Văn phòng – Bùi Thế Duy - Triển khai nội dung công

việc đến các đơn vị

Trưởng phòng Tổng hợp – Thành viên – Tổng hợp các báo cáo, đề xuất các giải

pháp, ý tưởng, nội dung mới;

Trưởng phòng Lễ tân – Thành viên – Chuẩn bị địa điểm tổ chức hội nghị, chuẩn