Mặc dù, khi chưa ban hành văn bản quy phạm pháp luật nêu trên, trong lý luận và thực tiễn cơng tác lưu trữ và quản tý cơng tác văn thư đã nhận thức được, tài liệu điện từ được coi là mộ
Trang 1Nghiên cứu - Trao đổi Số 4/2007
LUẬT GIAO DỊCH ĐIỆN TỪ - NHỮNG VÁN ĐÈ ĐẶT RA ĐĨI VỚI CƠNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ
gày 29/11/2005,
N Quốc hội đã thơng
qua Luật giao dịch
điện tử số 51/2005/QH11
Đây là một văn bản Luật
quy định những vấn đề rất
mới, liên quan tới việc giao
dịch điện tử giữa các cơ
quan, tổ chức Để cụ thể
hố những quy định này,
ngày 15/2/2007, Chính phủ
đã ban hành Nghị định số
26/2007/NĐ-CP Quy định
chi tiết thi hành Luật Giao
dịeh điện tử về chữ ký số và
dịch vụ chứng thực chữ ký
số Việc ban hành hai văn
bản này đặt ra một số vấn
đề liên quan tới cơng tác
văn thư; lưu trữ mà ở bài
viết này, tơi xin được phân
tích nĩ dưới gĩc độ của một
người nghiên cứu
I Những tồn tại trong
cơng tác văn thư, lưu trữ
cĩ liên quan đến Luật giao
dịch điện tử
Mặc dù, khi chưa ban
hành văn bản quy phạm
pháp luật nêu trên, trong lý
luận và thực tiễn cơng tác
lưu trữ và quản tý cơng tác
văn thư đã nhận thức được,
tài liệu điện từ được coi là
một đối tượng cần nghiên
cứu, song cho đến nay
chưa cĩ những lý giải chính
thức thể nào là tài liệu điện
tử, cũng như chưa cĩ
những quy định của Nhà
Nguyễn Hồng Duy Trường Đào tạo, Bồi dưỡng Cán bộ, Cơng chức ngành GTVT
nước để bảo đảm giá trị pháp lý, độ tin cậy cho những loại tài liệu này Với việc ra đời hai văn bản nêu trên đã đặt ra cho cơng tác văn thư, lưu trữ những vấn
đề sau:
1 Phương tiện giao
dịch giữa các cơ quan, tơ chức sẽ cĩ nhiều thay đỗi:
Trước đây, phương tiện
giao dịch phố biên của các
cơ quan chủ yếu vẫn là văn bản (trên vật mang tin bằng giấy) Tuy nhiên, với sự phát triển của cơng nghệ
thơng tin thì hoạt động giao -
dịch giữa các cơ quan đã
cĩ nhiều thay đổi, gắn liền với việc đưa những ứng
dụng tin học vào thực tiễn
Luật đã quy định “giao dịch điện tử là giao dịch bằng
phương tiện điện tử” và giao
dịch này được thể hiện dưới dạng các thơng điệp đữ liệu
"là thơng tin được tạo ra, được gửi đi, được nhận và được lưu trữ bằng phương tiện điện tủ” Như vậy, cĩ
thể thấy pháp luật cũng đã
coi việc giao dịch này tương
tự như phương thức phổ biến hiện nay đĩ là bằng
văn bản, song với những
đặc thù của nĩ, quy trình nghiệp vụ để xử lý những thơng tin này sẽ khác rất nhiều so với các loại tài liệu phổ biến hiện nay Chính vì
vậy nếu so sánh với
2phương thức giao dịch bằng
văn bản thì cĩ thể nĩi pháp luật đã thừa nhận giao dịch
điện tử cĩ giá trị tương tự
nếu thộ mãn các yêu cầu được pháp luật quy định Cụ
thể là, Điều 12 của Nghị
định nêu trên ghi rõ “thơng điệp dữ liệu cĩ giá trị như văn bản Trường hợp pháp luật yêu câu thơng tin phải
được thể hiện bằng văn bản
thì thơng điệp dữ liệu được xem là đáp ứng yêu câu này nếu thơng tin chứa trong thơng điệp dữ liệu đĩ
cĩ thể truy cập và sử dụng
` đề tham chiếu khi cần thiết
Từ sự phân tích trên, về mặt hình thức, một thơng điệp
dữ liệu sẽ tương ứng với
một văn bản thơng thường
và cĩ đầy đủ giá trị pháp lý bảo đảm, bởi vì, Điều 11
của Nghị định đã quy định
“thơng tín trong thơng điệp
dữ liệu khơng bị phủ nhận giá trị pháp lý chỉ vì thơng tin
đĩ được thể hiện dưới dạng
thơng điệp dữ liệu” Như
vậy, trong cơng tác văn thư,
định nghĩa về văn bản cũng
cần phải cĩ sự bổ sung, mở rộng hơn
2 Thơng điệp dữ liệu -
đối tượng nghiên cứu của
Lưu trữ học
o những đặc thù riêng của nĩ, trong lưu trữ học,
11
Trang 2_ Nghiên cứu - Trao đổi
cho đến nay chưa đề cập
một cách chỉ tiết đối với loại
tài liệu điện tử Mặc dù vậy,
pháp luật giao dịch điện tử
đã khẳng định cụ thể là
“trường hợp pháp luật yêu
câu chứng từ, hỗ sơ hoặc
thông tin phải được luu trữ
thì chứng từ, hỗ sơ hoặc
thông tin đó có thê được lưu
trữ dưới dạng thông điệp dữ
liệu " ( Điều 15) Mặt khác,
các thông điệp dữ liệu này
được pháp luật bảo đảm vệ
độ tin cậy của nó Điều 13
có ghi “Thông điệp dữ liệu
có giá trị như bản gốc” hay
trong Điều 14 cũng đã coi
“Thông điệp có giá trị làm
chứng cứ giá trị chứng cứ
của thông điệp dữ liệu được
xác định căn cứ vào độ tín
cậy của cách thúc khởi tạo,
lưu trữ hoặc truyền gửi
thông điệp dữ liệu; cách
thúc bảo đâm và duy trì tính
toàn vẹn của thông điệp dữ
liệu; cách thúc xác định
người khởi tạo và các yếu tó
phù hợp khác” Như vậy,
thông điệp điện tử là đối
tượng nghiên cứu của Lưu
trữ học Vấn đề đặt ra ở đây
là cần phải nghiên cứu đề ra
những phương pháp nghiệp
vụ lưu trữ khác biệt so với
các phương pháp nghiệp vụ
lưu trữ đối với những loại tàF
liệu truyền thống như tài liệu
hành chính, khoa học kỹ
thuật
3 Chữ ký điện tử - yếu
tố quan trọng trong việc
xác minh độ tin cậy và
bảo mật thông tin
Một vấn đề cơ bản mà
lâu nay chúng ta vẫn bàn
tới, đó là những khó khăn
trong việc xác minh yếu tố
12
nào để thé hiện giá trị pháp
lý, độ tin cậy và việc bảo mật của tài liệu điện tử Rõ ràng, đối với tài liệu điện tử, quy trình soạn thảo, ban
hành và chuyển giao chúng
là khác biệt Việc kiểm soát quá trình đó cần thiết phải
có biện pháp, thủ tục mà trong Luật nêu trên có nhắn mạnh, đó chính là chữ ký -
điện tử Chữ ký điện tử còn
là một khái niệm tương đối mới, bởi thực tế giao dịch giữa các cơ quan bằng máy tính điện tử nhìn chung còn hạn chế Tuy nhiên, trong một tương lai không ì Xa, nêu
chúng ta tiến tới một nên
hành chính phát triển, hay
mô hình chính phủ điện tử, thì đây sẽ là một yếu tố mang tính mắu chốt không
chỉ cho thực tiễn, mà còn
cho cả lý luận Điều 21 trong
Luật có ghi “Chữ ký điện tử
được tạo lập dưới dạng từ, chữ, số, ký hiệu, âm thanh
hoặc các hình thúc khác
bằng phương tiện điện tử, gắn liên hoặc kết hợp một cách logic với thông điệp dữ liệu, có khả năng xác nhận
người ký thông điệp dữ liệu
và xác nhận sự chấp thuận - của người đó đối với nội dung thông điệp dữ liệu được ký” Như vậy có thể
thấy, chữ ký điện tử chính là dấu hiệu để nhận biết tính
pháp lý của một thông điệp
dữ liệu, xác nhận trách nhiệm của người ký cũng như của cơ quan ban hành
Căn cứ vào đó sẽ đảm bảo tính chính xác của thông tin
và là cơ sở để tiền hành các biện pháp giải quyết khi có những vấn đề xảy ra Ở
Số 4/2007 đây, cần bàn thêm về giá trị pháp lý của chữ ký điện tử Điều 24 có, ghỉ “Trong trường hợp pháp luật quy
định văn bản cần có chữ ký thì yêu cầu đó đối với một
thông điệp dữ liệu được xem
là đáp ứng nêu chữ ký điện
tử được sử dụng dé ky thông điệp dữ liệu ” hay
“Trong trường hợp pháp luật
quy định văn bản cần được đóng dấu của cơ quan, td chức thì yêu cầu đó đối với một thông điệp dữ liệu được xem là đáp ứng nêu thông điệp dữ liệu đó được ký bởi chữ ký điện tử của cơ quan,
lỗ chức đáp ứng các diéu kiện quy định tại khoản 1 điều 22 của Luật này và chữ
ký điện tử có chứng thục”
Do vai trò quan trọng như
vậy nên Luật quy định rất
chặt chẽ về những điều én
để đảm bảo an toàn đối với
chữ ký điện tử cũng như
nghĩa vụ của các bên ký và
tiếp nhận nó Hơn nữa, để
quy định rõ hơn về thẩm quyền quản lý các chữ ký điện tử này, Luật và Nghị
định đã thể hiện chỉ tiết
trách nhiệm của các dịch vụ chứng thực chữ ký điện tử Điều 3, Nghị định có ghi:
“Dịch vụ chứng thực chữ ký
số là một loại hình dịch vụ
chứng thục chữ ký điện tủ,
đo tỗ chức cung cấp dịch vụ
chứng thực chữ ký số cấp
Dịch vụ chúng thực chữ ký
số bao gôm: Tạo cặp khoá
bao gôm khoá công khai và khoá bí mật cho thuê bao,
Cấp, gia hạn, tạm dừng,
phục hỗi và thu hồi chứng thư số của thuê bao; Duy trì
(Xem tiếp trang 15 )
Trang 3Thực tiễn - Kinh nghiệm
'†0/2006/CT-TTg ngày 23/3/2006 của Thủ
tướng Chính phủ về giảm bớt văn bản,
giấy tờ hành chính trong các hoạt động
của cơ quan hành chính nhà nước, đặc
biệt, phát động phong trào thi dua sang
tạo xây dựng mô hình mới về văn thư, lưu
trữ; xây dựng tiêu chuẩn văn hoá, chắm
điểm thi đua trong cán bộ, công chức văn
thư, lưu trữ
- Tăng cường đầu tư nguồn lực mọi
mặt cho công tác nghiên cứu, ứng dụng
công nghệ thông tin, đặc biệt là các phần
mềm Quản lý văn bản và Hồ sơ công việc
cho các đơn vị trực thuộc Bộ; chuyển giao
phần mềm giao lưu trực tuyến, phần mềm
cấp giấy phép các loại cho Sở Tài nguyên
và Môi trường các tỉnh, thành phố trong
cả nước theo kế hoạch; hướng dẫn và hỗ
trợ cán bộ các đơn vị trong chuyển đổi
văn bản từ phông chữ ABC sang phông
chữ Unicode và sử dụng bộ mã tiếng Việt
Unicode để bảo đảm thống nhất và đồng
bộ dữ liệu trong soạn thảo, trao đổi thông
tin quản lý, điều hành, tìm kiếm, khai thác
vấn bản phục vụ công tác chuyên môn
nghiệp vụ, công tác quản lý điều hành của
Bộ và các đơn vị thuộc Bộ
- Lập kế hoạch kiểm tra công tác văn
thư, lưu trữ của một số đơn vị trực thuộc
Bộ; tập huấn toàn ngành công tác văn
thư, lưu trữ cho đội ngũ cán bộ, công
chức làm công tác văn thư, lưu trữ; tăng
cường rà soát, kiểm tra văn bản trước khi
ban hành; đẩy mạnh việc thực hiện cơ
chế “một cửa”, cải cách hành chính trong
quản lý văn bản của Bộ theo Quy chế làm
việc và Quy chế công tác văn thư, lưu trữ;
nâng cao trình độ của cán bộ, công chức
trong việc quản lý văn bản trên máy tính,
khai thác, tìm kiêm và cập nhật văn bản
trên mạng; xây dựng hệ thống tư liệu
ngành Tài nguyên và Môi trường phục vụ
nhu cầu tìm kiêm, tra cứu của người dân,
- của tổ chức với mục tiêu góp phần vào
việc quản lý, khai thác, sử dụng các
nguồn tài nguyên ngày cảng hợp lý và
hiệu quả, phát triển bền vững kinh tế - xã
hội đi đôi với bảo vệ môi trường
Số 4/2007
LUẬT GIAO DỊCH
(Tiếp theo trang 12 )
trực tuyến cơ sở dữ liệu về chứng thư số, Những dịch vụ khác có liên quan theo quy định” Như vậy, các dịch vụ này sẽ có trách nhiệm trong việc cấp và xác minh tính chính xác, hiệu lực của chữ ký điện tử thông qua việc cấp các chứng thư số: “Chứng thư số được tạo ra trong
thời gian chứng thư số có hiệu lực và kiểm tra
được bằng khoá gông khai ghi trên chứng thư só
có hiệu lực đó” Những quy định trên đây được ban hành để bảo đảm độ an toàn trong việc sử dung chữ ký điện tử khi thực hiện các giao dịch
điện tử
II Đề xuất một số giải pháp:
Từ góc độ của một người nghiên cứu, chúng,
tôi thấy rằng, luật giao dịch điện tử đã đặt ra cho
ngành lưu trữ chúng ta những vấn đề mới liên quan nhiều tới lý luận và thực tiễn cần phải tiến
1- Xây dựng hoàn chỉnh những lý luận liên
quan tới khái niệm về tài liệu điện tử, những đặc
điểm và đặc thù riêng của nó Đây chính là cơ
sở để chúng ta có thê thực hiện những bước đi
cần thiết trong thực tiễn và để làm được điều này cần có sự nghiên cứu, nghiêm túc từ phía các nhà khoa học và các cơ quan có thẩm
quyền
2- Cần nghiên cứu để xác lập vai trò, trách nhiệm của các cơ quan và cán bộ chuyên môn trong việc thực hiện những biện pháp liên quan tới xây dựng dữ liệu, chuyển giao, tiếp nhận và
xử lý đối với những thông tin trong các tài liệu
3- Cần xây dựng những tiêu chuẩn để xác
minh độ tin cậy, giá trị của những tài liệu điện tử
khi đưa vào lưu trữ cũng như quy trình liên quan
tới việc tổ chức, bảo vệ an toàn và khai thác sử
dụng những tài liệu đó
4- Cần nghiên cứu để đề ra nguyên tắc quản
lý tài liệu điện tử sao cho phù hợp và thực sự có hiệu quả
Với những đề xuất trên, trách nhiệm của các
cơ quan, tổ chức là cần giải quyết kịp thời và hiệu quả những vấn đề đặt ra để góp phần hoàn thiện về mặt lý luận và thực tiễn của công tác
lưu trữ nói chung cũng như quy trình quản lý tài
liệu điện tử và lưu trữ điện tử nói riêng /
15