Trong Nghị định này, tại Điều 27 đã quy đnh rõ nội dung quản lý nhà nước về công tác văn thư ' gồm: xây dựng, ban hành và chỉ đạo, hướng dan thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật về c
Trang 1Nghiên cứu - Trao đổi Số 9/2007
“THÔNG NHÁT QUÁN LÝ NHÀ NƯỚC (ÔNG TÁC VAN THU, LUU TRO
NHIN TỪ GÓC ĐỘ CÁC QUY ĐỊNH PHÁP LÝ VÀ THỰC TIEN
Tran Quốc Thắng
Phó Cục trưởng Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước
ông tác văn thư, lưu trữ trong những
năm đổi mới vừa qua đã đạt được nhiều
thành tích, góp phần không nhỏ vào sự
phát triển kinh tế - xã hội cũng như sự nghiệp
công nghiệp hóa - hiện đại hóa của đất nước
Tuy nhiên, bên cạnh những thành tích đã đạt
được vẫn còn không ít những hạn chế Một trong
những nguyên nhân là do chưa thực hiện được
nguyên tắc tập trung thống nhất quản lý nhà
nước đối với công tác văn thư, lưu trữ
Về công tác văn thư, văn bản có giá trị pháp
lý cao nhất hiện nay là Nghị định số
110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ
về công tác văn thư Trong Nghị định này, tại
Điều 27 đã quy đnh rõ nội dung quản lý nhà
nước về công tác văn thư ' gồm: xây dựng, ban
hành và chỉ đạo, hướng dan thực hiện các văn
bản quy phạm pháp luật về công tác văn thư;
quan ly thống nhất về nghiệp vụ công tác văn
thư, quản lý nghiên cứu khoa học, ứng dụng
khoa học và công nghệ trong công tác van thu,
quản lý đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức,
viên chức văn thư, quản lý công tác thi đua, khen
thưởng trong công tác văn thư; thanh tra, kiếm
tra, giải quyết khiếu nại, tố cáo va xử lý vi phạm
pháp luật về công tác văn thư; tổ chức sơ kết,
tổng kết công tác văn thư; hợp tác quốc tế trong
lĩnh vực văn thư Cũng tại Nghị định nảy, các nội
dung quản lý nhà nước về công tác văn thư nêu
trên được giao cho Bộ Nội vụ thực hiện và chịu
trách nhiệm trước Chính phủ, Cục Văn thư và
Lưu trữ nhà nước là cơ quan giúp Bộ trưởng Bộ
Nội vụ thực hiện nhiệm vụ này
Về công tác lưu trữ, theo Pháp lệnh Lưu trữ
Quốc gia năm 2001 và Nghị định số
111/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ
quy định chỉ tiết thi hành một số điều của Pháp
lệnh Lưu trữ Quốc gia thì nội dung quản lý nhà
nước về công tác lưu trữ bao gồm: xây dựng và
chỉ đạo thực hiện quy hoạch, kế hoạch phát triển lưu trữ; xây dựng, ban hành và tổ chức thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật về lưu trữ; quản
lý thống nhất tài liệu lưu trữ quốc gia; thông kê nhà nước về lưu trữ; quản lý thống nhất chuyên
môn, nghiệp vụ về lưu trữ; tỗ chức chỉ đạo việc nghiên cứu khoa học và ứng dụng các thành tựu khoa học và công nghệ trong hoạt động lưu trữ;
đảo tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức văn thư,
lưu trữ, quản lý công tác thi đua, khen thưởng trong hoạt động lưu trữ, thanh tra, kiểm tra, giải
quyết khiếu nại, tố cao và xử lý vi phạm pháp luật
về lưu trữ, hợp tác quốc tế về lưu trữ Các nội
dụng quản lý nhà nước về công tác lưu trữ nêu trên được giao cho Bộ Nội vụ thực hiện và chịu trách nhiệm trước Chính phủ, Cục Văn thử và Lưu trữ nhà nước là cơ quan giúp Bộ trưởng Bộ
Nội vụ thực hiện nhiệm vụ này Tại Nghị định số
45/2003/NĐ-CP ngày 09/5/2003 của Chính phủ cũng đã quy định Bộ Nội vụ là cơ quan của Chính phủ thực hiện chức năng quản lý nhà
nước về lĩnh vực văn thư, lưu trữ
Mặc dù Nhà nước đã ban hành những văn bản quy phạm pháp luật quy định về nguyên tắc
này, song còn một số quy định trong các văn
bản đó chưa nhất quán hoặc chưa rõ ràng đã dẫn đến tính thiếu thống nhất trong quản lý nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ
Ví dụ, tại Khoản 10, Điều 2, Nghị định số
18/2003/NĐ-CP ngày 20/02/2003 của Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Văn phòng Chính phủ quy định nhiệm vụ và quyền hạn của Văn phòng Chính phủ: “Trình Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ hoặc ban hành theo thâm quyên Các quy đĩnh về thủ tục hành chính trong xử lý công việc và về quản lý công văn giây tờ trong các cơ quan hành chính nhà nuóc,
Trang 2Nghiên cứu - Trao đổi
Hướng dẫn chuyên môn, nghiệp vụ về công
tác văn phòng đối với các văn phòng Bộ, cơ quan
ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ, Hội đồng
nhân dân (HĐND) và Ủy ban nhân dân các tỉnh,
thành phế trực thuộc trung ương"
Như vậy, tại Nghị định này, tuy không quy
định trực tiếp nhiệm vụ quản lý nhà nước của
Văn phòng Chính phủ đối với các cơ quan nhà
nước, nhưng trên thực tế thì công tác văn phòng
và quản lý công văn, giấy tờ đều chứa đựng nội
dung công tác văn thư và lưu trữ trong đó Do
vậy, có thé nói, những quy định này đã thể hiện
sự chồng chéo trong việc xác định chức năng
quản lý nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ
Ngoài ra, tại Điểm c, Khoản 1, Điều 5, Nghị
định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của
Chính phủ quy định: “Thế thức và kỹ thuật trình
bày văn bản do Bộ truỏng Bộ Nội vụ và Bộ
trưởng, Chủ nhiệm Văn phòng Chính phủ quy
định” Điều này cũng thể hiện sự chưa nhất quán
trong quản lý nhà nước
Tiếp theo, tại Khoản 12, Điều 2, Nghị định số
136/2005/NĐ-CP ngày 08/11/2005 của Chính
phủ về quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn
và cơ cầu tổ chức của văn phòng Ủy ban nhân
dân (UBND) tỉnh, thành phố trực thuộc Trung
ương quy định nhiệm vụ, quyền hạn của văn
phòng UBND tỉnh như sau: “Hướng dẫn văn
phòng các Sở, Văn phòng HĐND và UBND cắp
huyện về nghiệp vụ hành chính, văn thư, lưu trữ,
tin học hóa quản lý hành chính nhà nước theo
quy định của pháp luật,”
Như vậy, trong thực tiễn hiện nay, quản lý
nhà nước vẻ công tác văn thư, lưu trữ chưa đảm
bảo nguyên tắc tập trung thống nhất Theo quy
định của Nghị định 86 18/2003/NĐ-CP thì Văn
phòng Chính phủ vẫn có thẩm quyền ban hành
các quy đính về công tác công văn, giấy tờ
Những quy định nêu trên đã tạo ra một thực
trạng là về mặt Nhà nước ở Trung ương không
chỉ có Bộ Nội vụ mà cả Văn phòng Chính phủ
cũng thực hiện chức năng quản lý nhà nước về
công tác văn thư Còn ở địa phương thì nhiệm vụ
quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ chưa được
xác định rõ ràng Quy định tại Khoản 2, Điều 28,
Nghị định số 110/2004/NĐ-CP về công tác văn
thư và Khoản 3, Điều 23, Nghị định số
111/2004/NĐ-CP hướng dẫn thi hành một số
điều của Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia chỉ quy
Số 9/2007 định UBND cấp tỉnh thực hiện một số nhiệm vụ
về quản lý công tác văn thư, lưu trữ Để bảo đảm nguyên tắc tập trung, thống nhất, cần phải xác
định một cách rõ ràng hơn chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng Chính phủ cũng như Văn phòng
UBND các cấp là cơ quan tổng hợp, tham mưu,
giúp việc cho Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ
và UBND, Chủ tịch UBND trong việc quản lý, điều hành hoạt động của bộ máy hành chính nhà nước và không có chức năng quản lý nhà nước
về bất cứ lĩnh vực nào Trên cơ sở đó mới quy định cụ thế được nhiệm vụ, quyền hạn của các cấp văn phòng
Về các tổ chức chính trị - xã hội, theo Pháp
lệnh Lưu trữ Quốc gia năm 2001, Phông lưu trữ
Đảng Cộng sản Việt Nam bao gồm cả tài liệu của
các tổ chức chính trị - xã hội Và với cách hiểu là
tài liệu lưu trữ của các tổ chức chính trị - xã hội
thuộc thành phần Phông lưu trữ Đảng, nên các
đoàn thể chính trị -xã hội ở Trung ương cho rằng
việc quản lý toàn diện công tác văn thư, lựu trữ
của các tổ chức trên thuộc thẩm quyền của Cục
Lưu trữ Văn phòng Trurig ương Đảng mà không thuộc thấm quyên của cơ quan quản lý nhà nước thống nhất vé công tác văn thư, lưu trữ
Một thực tế khác là sau khi Bộ Nội vụ ban hành Thông tư số 21/2005/TT-BNV hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức của
tổ chức văn thư, lưu trữ Bộ, cơ quan ngang Bộ,
cơ quan thuộc Chính phủ và UBND nhằm thực hiện chủ trương tách các trung tâm lưu trữ của các tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương là đơn
vị sự nghiệp ra khỏi cơ quan hành chính nhà nước, thì hầu hết các tỉnh còn lúng túng và chưa
thực hiện được Nguyên nhân là do trước đây
theo Thông tư số 40/1998/TT-TCCP ngày
24/01/1998 của Ban Tổ chức - Cán bộ Chính phủ (nay là Bộ Nội vụ) hướng dẫn tổ chức lưu trữ
ở cơ quan nhà nước các cấp thì các trung tâm này giúp UBND tỉnh thực hiện quản lý nhà nước
về lưu trữ trên địa bàn tỉnh Đến nay nêu giao lại cho Phỏng Hành chính -Tổ chức thuộc Văn
phòng UBND tỉnh thực hiện thì không đáp ứng
được cả về nhân lực và chuyên môn, nghiệp vụ
Trên thực tế, chỉ có một số ít tỉnh thực hiện được
theo đúng quy định và hầu hết vẫn để trung tâm lưu trữ tỉnh thực hiện nhiệm vụ này Điều này trái với tinh thần cải cách hành chính là tách các hoạt
(Xem tiếp trang 11)
Trang 3Nghiên cứu - Trao đổi
quyết công việc Cho nên phải ghi là:
"Xét đê nghị của Trưởng phòng Nội vụ,"
"Xét đề nghị của Giám đốc Sở Nội vụ,”
Phần này lưu ý hai điểm sau:
- Một là “Xét đề nghị” của trưởng đơn vị soạn
thảo văn bản và đó chỉ là thủ trưởng của đơn vị
giúp việc cho lãnh đạo, cho người ra quyết định
trong bộ máy tổ chức của cơ quan Không thể xét
đề nghị của thủ trưởng cơ quan, đơn vị khác, tổ
chức đoàn thể trong cơ quan, ví dụ: Không thể
quyết định của Giám đốc Sở Nội vụ lại lầy căn cứ
là xét đề nghị của Giám đốc Sở Giáo dục và Đào
tạo như một số quyết định ở một số tỉnh đã ban
hành
- Đỗi với quyết định của UBND cấp xã, căn cứ
cuối cùng là căn cứ đề nghị của công chức phụ
trách lĩnh vực mà quyết định đang đề cập, bởi vì
UBND cấp xã không có các cơ quan chuyên
môn, không có phòng, ban Trong UBND cấp xã
chỉ có các chức danh cán bộ, công chức Các
chức danh cán bộ, công chức cấp xã theo quy
định tại Nghị định 114/2003/NĐ-CP ngày
10/10/2003 của Chính phủ
#3 Trường hợp thứ ba: Đặt một điều trước
điều cuối cùng quy định trách nhiệm thực hiện
văn bản là điều quy định về hiệu lực văn bản
Trong nội dung quyết định thường là: Điều 1 là
nội dụng chính của quyết định quản lý; điều 2,
điều 3 là các điều quy định các điều kiện dé
quyết định có tính khả thi; điều tiếp theo là quy
định về hiệu lực văn bản; điều cuối cùng là điều
quy định trách nhiệm thực hiện văn bản Ví dụ: -
Điều 3 Quyết định này có hiệu lực từ ngày
ký
Điều 4 Các ông, bà trưởng phòng , chịu
trách nhiệm thi hành Quyết định này /
Ngoài những lỗi về cách trình bày nội dung
của quyết định, một số quyết định khi ban hành
còn mắc lỗi về thể thức (cách ghi trích yếu, cách
viết hoa, chữ đậm, .) sẽ được bàn vào chuyên
đề khác về thể thức quyết định cá biệt Trên đây
là một số lỗi thường gặp và qua một số ý kiến đề
xuất, hy vọng các cơ quan, tô chức khi ban hành
quyết định cá biệt cần lưu ý và tránh được những
Số 9/2007
THONG NHAT QUAN LY
(Tiép theo trang 7) động sự nghiệp ra khỏi các hoạt động quản lý nhà nước
Từ những vướng mắc nêu trên, theo chúng tôi, cần đi đến thống nhất một số quan điểm cũng như giải pháp
như sau: _
1 Quản lý nhà nước về công tác
văn thự, lưu trữ ở Trung ương cũng nhự địa phương phải được thực hiện đúng, day du nguyén tac tap trung, thống nhất Chính phủ thống nhất quản
lý công tác văn thư, lưu trữ, trong đó
có cả Phông lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam
2 Bộ Nội vụ chịu trách nhiệm trước
Chính phủ và cụ thể là Cục Văn thư và
Lưu trữ nhà nước giúp Bộ Nội vụ thực
hiện chức năng quản lý nhà nước về
công tác văn thư, lưu trữ trên phạm vi
toàn quốc đối với mọi đói tượng
3 Cần xây dựng, sửa đổi, bổ sung
hoàn thiện pháp luật về công tác văn
thư, lưu trữ Xác định một cách rõ ràng, chính xác phạm vị chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của các cơ quan nhà nước trung ương trong việc thực
hiện quản lý nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ Trước mắt là sửa đổi các
Nghị định số 18/2003/NĐ-CP, Nghị định số 45/2003/NĐ-CP, Nghị định số 110/2004/NĐ-CP, khẩn trương xây dựng Luật Lưu trữ và các Nghị định
hướng dẫn thị hành
4 Về tổ chức, cần nghiên cứu để
thực hiện chuyển giao nhiệm vụ quản
lý nhà nước về văn thư, lưu trữ tại địa phương sang cơ quan nội vụ nhằm thống nhất quản lý nhà nước về công tác này từ trung ương đến địa
phương /
11