SKKN một số giải pháp để tạo phần mềm quản lý học sinh trường tiểu học xã pắc ta bằng ngôn ngữ VBA trong microsoft excel

2 CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập Tự do Hạnh phúc ĐƠN YÊU CẦU CÔNG NHẬN SÁNG KIẾN HOẶC PHẠM VI ẢNH HƯỞNG VÀ HIỆU QUẢ ÁP DỤNG CỦA SÁNG KIẾN Kính gửi Hội đồng xét công nhận phạm vi ảnh hưởng và hiệu quả áp dụng sáng kiến ở cấp cơ sở Tôi ghi tên dưới đây Số TT Họ và tên Ngày thángnămsinh Nơi công tác (hoặc nơi thường trú) Chứcdanh Trình độ chuyên môn Tỷ lệ (%) đóng góp vào việc tạo ra sáng kiến Ghi chú 1 Phạm Ngọc Hoàng 29041991 Trường Tiểu học xã Pắc Ta Giáo viên Cao đẳng 100% Là tác.

ĐƠN YÊU CẦU CÔNG NHẬN

SÁNG KIẾN HOẶC PHẠM VI ẢNH HƯỞNG

VÀ HIỆU QUẢ ÁP DỤNG CỦA SÁNG KIẾN

Kính gửi: Hội đồng xét công nhận phạm vi ảnh hưởng và hiệu quả áp

dụng sáng kiến ở cấp cơ sở

Tôi ghi tên dưới đây:

Số

TT Họ và tên

Ngày thángnăm sinh

Nơi công tác (hoặc nơi thường trú)

Chức danh

Trình độ chuyên môn

Tỷ lệ (%) đóng góp vào việc tạo ra

Ghi chú

1 Phạm Ngọc Hoàng 29/04/1991 Trường Tiểu

học xã Pắc Ta

Giáo viên Cao đẳng 100%

Là tác giả tác giả đề nghị xét công nhận phạm vi ảnh hưởng và hiệu quả

áp dụng sáng kiến ở cấp cơ sở: Một số giải pháp để tạo phần mềm quản lý học sinh trường tiểu học xã Pắc Ta bằng ngôn ngữ VBA trong microsoft Excel

* Chủ đầu tư tạo ra sáng kiến: Trường Tiểu học xã Pắc Ta

* Lĩnh vực áp dụng sáng kiến: Công nghệ thông tin

* Ngày sáng kiến được áp dụng lần đầu hoặc áp dụng thử: 12/09/2020

* Sự cần thiết, mục đích của sáng kiến:

VBA có sẵn trong tất cả các ứng dụng Microsoft Office, bao gồm Excel Excel là một trong những chương trình phổ biến nhất trên thế giới và được sử

dụng trong nhiều lĩnh vực, nơi làm việc khác nhau, tất cả đều có quy trình làm việc và trường hợp sử dụng riêng

Tự động hóa với VBA Excel có thể thực hiện các nhiệm vụ tương tự với tốc độ nhanh như chớp của máy tính

Sử dụng VBA cho phép người dùng tập trung vào các công việc quan

trọng hơn, làm việc hiệu quả, năng suất, chất lượng hơn

Lập trình VBA trong Excel là việc viết ra các câu lệnh để máy tự động

thực hiện những thao tác người dùng muốn trong Excel Vì vậy, khi muốn thực hiện một chức năng nào đó, chỉ cần gọi câu lệnh đã được lập trình sẵn bằng VBA thì Excel tự động thực hiện các thao tác đó một cách nhanh chóng và tiết kiệm rất nhiều thời gian so với việc thao tác thủ công bằng tay trên Ecxel

Phần lớn người đi làm vẫn sử dụng Excel để xử lý dữ liệu và phân tích báo cáo mặc dù ngày nay, hầu hết các doanh nghiệp đều đã xây dựng và phát triển những hệ thống phần mềm kế toán và quản trị rất tốt như Oracle, SAP, … hoặc các ngân hàng sử dụng Core Banking như T24, Flexcube, …

Chính vì vậy, VBA trong Excel là một trong những công cụ cực kỳ hữu hiệu nâng cao năng suất làm việc của người đi làm trong thời buổi công nghệ ngày nay

Mô tả giải pháp trước khi tạo ra sáng kiến

Giải pháp 1: Sử dụng các bảng thống kê thủ công trên giấy.

Mục tiêu:

Lưu trữ thông tin học sinh của lớp giảng dạy

Thực hiện tìm kiếm thông tin học sinh khi cần sử dụng

Cách thực hiện:

Hằng năm, mỗi giáo viên thường có bảng thông kê học sinh của lớp mình giảng dạy Mỗi giáo viên thường tạo các bảng với các số liệu được lưu trong các quyển sổ để thực hiện lưu trữ và tìm kiếm thông tin học sinh khi cần thiết

Ưu điểm:

Lưu trữ được thông tin học sinh của lớp

Tìm kiếm được các thông tin có trong bảng

Nhược điểm:

Việc lưu trữ và tìm kiếm cần nhiều thời gian để thực hiện

Trong quá trình thực hiện có thể có nhiều sai sót dẫn đến số liệu thống kê không chính xác

- Việc thực hiện thủ công dẫn đến nhiều sai sót trong quá trình thực hiện

Giải pháp khắc phục:

Cần áp dụng công nghệ thông tin trong quá tình quản lý học sinh để tiết

kiệm thời gian, tính chính xác cao hơn.

Giải pháp 2: Sử dụng các hàm (Function) có sẵn trong phần mềm Microsoft Excel.

Mục tiêu:

Thực hiện các phép tính hoặc các hàm liên quan được sử dụng trong biểu excel

Cách thực hiện:

Trong các biểu Excel, để tính các số liệu có trong biểu người dùng phải sử dụng các hàm để tính

Ưu điểm:

Việc sử dụng các hàm (Function) trong Excel giúp người dùng lọc, tìm kiếm và tổng hợp được các số liệu

Nhược điểm:

Cần nhiều thời gian trong việc sử dụng các hàm

Với những biểu cần sử dụng số lượng lớn các hàm sẽ dễ xảy ra sai sót khi

sử dụng các hàm

Do sử dụng các hàm nên người dùng phải hiểu rõ chức năng của từng hàm và cách sử dụng trong từng điều kiện

Việc sử dụng nhiều hàm làm dung lượng các tệp lớn gây chậm quá trình khởi động tệp và xử lý số liệu với những máy cấu hình thấp

Giải pháp khắc phục:

Áp dụng VBA sẽ tiết kiệm được thời gian, giảm dung lượng tệp

Mô tả giải pháp khi áp dụng sáng kiến

Sự khác biệt của giải pháp mới so với giải pháp cũ.

Đối với các giải pháp cũ,người dùng phải sử dụng từng hàm riêng biệt đối với từng cột và hàng trong Excel

Với VBA, người dùng có thể tổng hợp số liệu một cách nhanh nhất bằng các câu lệnh Như vậy sẽ tiết kiệm được thời gian khi tổng hợp số liệu

Những lý do nên sử dụng VBA

Ẩn/ hiện các Sheet một cách linh hoạt

Với những file Excel có rất nhiều Sheet, việc di chuyển giữa các Sheet trở

nên rất khó khăn VBA có thể giúp người dùng thực hiện việc đó.Bằng việc có thể kết hợp đồng thời thao tác Chọn Sheet + Ẩn / hiện Sheet.Làm việc với Sheet nào thì mở ẩn Sheet đó ra.Khi không cần làm việc nữa, sẽ tự động ẩn Sheet đó đi

Tự động hóa các báo cáo bằng VBA

Chỉ với một cú click chuột, toàn bộ báo cáo phức tạp của người dùng được cập nhật hoàn toàn tự động Người dùng hoàn toàn có thể tự làm được điều này trong Excel khi kết hợp với VBA Bạn có thể khiến chức năng Advanced Filter – một công cụ trích lọc dữ liệu rất mạnh trong excel – trở nên tự động mỗi khi bạn thay đổi điều kiện báo cáo Khi đó toàn bộ kết quả báo cáo sẽ được cập nhật lại theo điều kiện mới

Tự động lọc danh sách không trùng

Người dùng cũng có thể tự động hóa cho các thao tác lọc danh sách không trùng bằng Advanced Filter, hay Remove Duplicates Bằng cách ghi lại các thao tác này với chức năng Record Macro.Như vậy, sẽ dễ dàng có được các đoạn mã code trong VBA Chỉ cần một click chuột để chạy đoạn mã đó, danh sách của bạn đã được tự động lọc bỏ các giá trị trùng

Tự động thay đổi hình ảnh theo tên được chọn trong một danh sách

Người dùng có một danh sách học sinh.Khi muốn tra cứu thông tin của học sinh, bao gồm cả thông tin và hình ảnh.Mỗi khi chọn tên một người, lập tức những thông tin liên quan tới người đó tự động được hiện ra Những điều này hoàn toàn có thể làm được khi bạn biết cách dùng VBA

Trích xuất dữ liệu từ Excel ra PDF mà có quá nhiều trang:

Với VBA, những thao tác như in ấn, trích xuất, lưu trữ… hoàn toàn có thể được thực hiện một cách tự động chỉ với mộtclick chuột Thay vì mất hàng giờ để trích xuất/ in ấn tài liệu theo từng trang, người dùng chỉ cần viết một đoạn code và để Excel tự động làm việc đó cho bạn Như vậy đã tiết kiệm được rất nhiều thời gian và công sức

Cách thực hiện

Để tạo phần mềm quản lý học sinh trường tiểu học xã Pắc Ta bằng ngôn

ngữ VBA trong microsoft Excel Với kinh nghiệm của bản thân, tôi mạnh dạn đưa ra một số giải pháp như sau:

Giải pháp 1: Viết Code “Tạo Form đăng nhập”

Điểm mới:

Giúp người dùng bảo mật được số liệu trong bảng Excel

Tạo sự chuyên nghiệp trong sử dụng

Nội dung và cách thực hiện:

Bước 1: Thiết kế giao diện

Để tạo form đăng nhập, cần có ảnh của giao diện như hình

Trên giao diện cần có:

Mục 1,2 là hai textbox để nhập tài khoản và mật khẩu: Text box của

“account” và text box của “password”

Mục 3, 4 là hai CommandButton:CommandButton (OK) và Command Button (EXIT)

Mục 6,7 là 2 label: Label 1: là mục “Account” và Label 2: là “Password”

Để tạo được giao diện trên, tôi sử dụng các công cụ trong hộp công cụ toolbox (mục 5) của VBA

Bước 2: Viết code cho các công cụ

Viết code cho CommandButton (OK)

Nháy đúp chuột vào CommandButton (OK)

Thực hiện viết code:

Tại đây, tôi sẽ đặt tên tài khoản là “admin”, mật khẩu là “pacta”

Private Sub cmdOK_Click()

Dim username, password As String

username = txtUser.Text

password = txtPass.Text

If username = "admin" And password = "pacta" Then

loginForm.Hide

Else

msgFalse.Show

End If

End Sub

Viết code cho CommandButton (Exit)

Nháy đúp chuột vào CommandButton (Exit), thực hiện viết lệnh sau: Private Sub cmdExit_Click()

ActiveWorkbook.Save

ActiveWorkbook.Close

End Sub

Giải pháp 2: Thiết kế giao diện hiển thị các thông tin chính

Điểm mới:

- Hiển thị các thông tin của học sinh có trong bảng

- Dễ quan sát các số liệu có trong bảng

- Tạo sự logic khi cần tìm các số liệu

Nội dung và cách thực hiện:

Trong phần mềm Micorosoft Excel, thực hiện tạo một bảng tính với các cột và các hàng với dữ liệu như sau:

Với các ô D4,D6,D8,G4,G6,G8 lần lượt nhập dữ liệu là: Họ và tên, Ngày sinh, Giới tính, Dân tộc, Địa chỉ, Lớp

Với các ô E4,E6,E8,H4,H6,H8 lần lượt là vị trí nhập số liệu tương ứng cho các ô đã đặt tên trên

Sau đó, tạo bảng để hiển thị số liệu đã nhập tương ứng của các ô trên Sau khi đã tạo xong giao diện như trên, thực hiện thêm 4 nút lệnh “Thêm học sinh”, “Xóa học sinh”, “Lưu”, “Bỏ qua” như giao diện dưới đây

Hai nút lệnh “Lưu” và “Bỏ qua” được xếp sau nút lệnh “Thêm học sinh”

và “Xóa học sinh”

Như vậy, đã thực hiện được việc thiết kế giao diện hiển thị các thông tin chính Việc tiếp theo là viết code VBA để các thông tin được nhập trong các ô

sẽ tự động hiển thị trong bảng với các số liệu tương ứng

Giải pháp 3: Viết code VBA cho “chương trình chính”

Chương trình chính là nội dung quan trọng nhất của một bảng tính được viết bằng ngôn ngữ VBA (Visual Basic for Applications) Để thực hiện viết code

VBA có thể sử dụng phím tắt Alt+F11.

Điểm mới:

- Giúp người sử dụng thực hiện các thao tác nhanh hơn, chính xác hơn

- Thể hiện tính chuyên nghiệp trong việc quản lý các bảng tính trong phần mềm Microsoft Excel

Nội dung và cách thực hiện:

Viết code cho Sheet1

Nháy đúp chuột chọn mục “Sheet1” tại của sổ VBAProject

Tại mục 1: chọn Worksheet Mục 2: Chọn SelectionChange và thực hiện viết code sau:

Private Sub Worksheet_SelectionChange(ByVal Target As Range)

If Target.Count > 1 Then Exit Sub

If Not Intersect(Target, Range("D12:I1000")) Is Nothing And Range("D" & Target.Row).Value <> Empty Then

Range("B3").Value = Target.Row

getcustom

End If

End Sub

Viết code cho nút lệnh “Thêm học sinh”

Sub themHS()

With Sheet1

.Shapes("Themhocsinh").Visible = msoFalse

.Shapes("Xoahocsinh").Visible = msoFalse

.Shapes("Luu").Visible = msoCTrue

.Shapes("Bo qua").Visible = msoCTrue

.Range("E4,E6,E8,H4,H6,H8").ClearContents

End With

End Sub

Sau khi thực hiện viết xong code Chuột phải vào mục thêm học sinh – Assign Macro – ThemHS

Viết code cho nút lệnh “Xóa học sinh”

Sub XoaHS()

With Sheet1

If MsgBox("Ban co chac chan muon xoa khong?", vbYesNo, "Xoahocsinh") = vbNo Then Exit Sub

If Range("B3").Value = "" Then Exit Sub

.Rows(.Range("B3")).EntireRow.Delete

End With

End Sub

Sau khi thực hiện viết xong code Chuột phải vào mục “Xóa học sinh” – Assign Macro – XoaHS

Viết code cho nút lệnh “Lưu”

Sub luu()

Dim lastrow As Double

With Sheet1

Lastrow = Range("D10000").End(xlUp).Row

If Range("E4").Value = Empty Then

MsgBox "Ban chua nhap ten"

Exit Sub

End If

If Excel.WorksheetFunction.CountIfs(.Range("D:D"), Range("E4")) > 0 Then MsgBox "Da ton tai hoc sinh nay"

Exit Sub

End If

.Cells(lastrow + 1, 4) = Range("E4").Value

.Cells(lastrow + 1, 5) = Range("E6").Value

.Cells(lastrow + 1, 6) = Range("E8").Value

.Cells(lastrow + 1, 7) = Range("H4").Value

.Cells(lastrow + 1, 8) = Range("H6").Value

.Cells(lastrow + 1, 9) = Range("H8").Value

End With

End Sub

Sau khi thực hiện viết xong code Chuột phải vào mục “Lưu” – Assign Macro – Luu

Viết code cho nút lệnh “Bỏ qua”

Sub boqua()

With Sheet1

.Shapes("Themhocsinh").Visible = msoCTrue

.Shapes("Xoahocsinh").Visible = msoCTrue

.Shapes("Luu").Visible = msoFalse

.Shapes("Bo qua").Visible = msoFalse

End With

End Sub

Sau khi thực hiện viết xong code Chuột phải vào mục “Bỏ qua” – Assign Macro – boqua

Với các dòng lệnh trên, khi click chuột “thêm học sinh”, nút lệnh “thêm học sinh” và “xóa học sinh” sẽ ẩn.Nút lệnh “Lưu” và “Bỏ qua” sẽ hiển thị Ngược lại, khi nhập dữ liệu và chọn “Lưu” hoặc chọn “Bỏ qua” thì hai nút lệnh

“Lưu” và “Bỏ qua” sẽ ẩn, hai nút lệnh “Thêm học sinh” và “Xóa học sinh” sẽ hiển thị

Khi hoàn thành xong toàn bộ code cho chương tình, người dùng ấn phím F5 trên bàn phím để chạy macro (Run Macro)

Như vậy, sau khi viết xong các câu lệnh sẽ được một module hoàn chỉnh như ảnh sau

Lợi ích thu được do áp dụng sáng kiến

Lợi ích kinh tế:

Với các phiên bản tiếp theo Các tính năng được nâng cấp nhiều hơn.Người dùng có thể quản lý, tìm kiếm được nhiều số liệu.Như vậy, có thể thay thế được các phần mềm quản lý học sinh, thống kê số liệu

Chi phí mua phần mềm thống kê, quản

lý học sinh

Sử dụng ngôn ngữ VBA để tạo phần mềm quản lý học sinh

trong Excel

Thời gian làm phần mềm quản lý học

sinh bằng hàm (Function)

Thời gian làm phần mềm quản lý

học sinh bằng VBA

Khoảng 3 ngày/biểu khoảng 30 sheet 1 ngày với biểu khoảng 30 sheet Như vậy, từ bảng số liệu trên việc sử dụng ngôn ngữ VBA để tạo phần mềm quản lý học sinh trong Excel sẽ tiết kiệm được rất nhiều ngân sách cho đơn

vị trường

Sau khi áp dụng sáng kiến, giáo viên trường Tiểu học xã Pắc Ta rất thuận tiện trong việc quản lý thông tin của học sinh Như vậy, việc báo cáo số liệu với cấp trên từ đó cũng chính xác và tiết kiệm thời gian hơn

Lợi ích kỹ thuật

Người dùng có thể dễ dàng tiếp cận được với các nút lệnh của phần mềm

do giao diện phần mềm sau khi thực hiện xong hoàn toàn bằng Tiếng Việt

Đối với một giáo viên Tin học có kĩ năng về máy tính.Dựa vào các giải pháp trong sáng kiến kinh nghiệm Giáo viên có thể sử dụng ngôn ngữ VBA để tạo phần mềm quản lý học sinh trong Excel và mở rộng them nhiều tính năng, nút lệnh mới trong phần mềm

Lợi ích xã hội

Với việc sử dụng ngôn ngữ VBA trong tạo phần mềm quản lý học sinh giúp người dùng tiếp cận với một ngôn ngữ lập trình mới.Mang lại nhiều tiện ích hơn Với giao diện làm việc hoàn toàn bằng Tiếng Việt các đồng chí giáo viên, cán bộ quản lý có thể sử dụng để quản lý các thông tin của học sinh của lớp và đơn vị trường

Khả năng áp dụng của sáng kiến

Đối với sáng kiến trên, có thể áp dụng vào trong việc quản lý học sinh đối với tất cả các đơn vị trường học Ngoài ra, có thể sử dụng để quản lý thông tin cán

bộ công chức, viên chức với các cơ quan ngoài ngành giáo dục trong toàn huyện

Những thông tin cần bảo mật: Không

Các điều kiện cần thiết để áp dụng sáng kiến đề nghị công nhận sáng kiến hoặc phạm vi ảnh hưởng và hiệu quả áp dụng: Đối với đội ngũ giáo

viên chỉ cần sử dụng thành thạo sử dụng máy tính, biết sử dụng cơ bản về phần mềm Microsoft Excel

Kết luận và kiến nghị

Kết quả của việc áp dụng sáng kiến

Với sáng kiến trên, việc áp dụng tại đơn vị trường mang lại nhiều lợi ích cho giáo viên trong việc thực hiện công tác thống kê, theo dõi và quản lý số lượng, thông tin học sinh

Tiết kiệm thời gian trong quá trình tổng hợp số liệu.

Những kết luận trong quá trình nghiên cứu triển khai sáng kiến

Trong quá trình nghiên cứu triển khai sáng kiến, tôi thấy việc thực hiện sáng kiến giúp tôi và giáo viên trong đơn vị trường thực hiện tốt việc quản lý, thống kê

số lượng học sinh Rút ngắn được thời gian làm việc với các biểu thống kê

Kiến nghị đề xuất: Không

Trên đây là nội dung, hiệu quả của sáng kiến kinh nghiệm “Một số giải pháp để tạo phần mềm quản lý học sinh trường tiểu học xã Pắc Ta bằng ngôn ngữ VBA trong microsoft Excel.” do chính tôi thực hiện

Tôi xin cam đoan mọi thông tin nêu trong đơn là trung thực, đúng sự thật

và hoàn toàn chịu trách nhiệm trước pháp luật

Pắc Ta, ngày tháng năm 2021

Người đăng ký

Phạm Ngọc Hoàng