( 1 ) 20 A PHẦN MỞ ĐẦU Cuộc cách mạng khoa học công nghệ với những thành tựu thần kỳ cùng với xu thế toàn cầu hoá kinh tế đang tác động mạnh mẽ tới hoạt động chính trị, văn hoá, xã hội ở từng cơ sở, từng vùng miền của mỗi quốc gia Thông tin trong nền kinh tế hiện đại đã kịp thời đáp ứng để mỗi cơ sở, tổ chức hoạt động sáng tạo nhằm đạt được chất lượng, hiệu quả cao trong quá trình CNH, HĐH đất nước Như vậy một trong các vấn đề bức xúc mà mà từng loại hình cơ sở Cơ quan, đơn vị, doanh nghiệp, xã,.
Trang 1- Cuộc cách mạng khoa học công nghệ với những thành tựu thần kỳ cùng với
xu thế toàn cầu hoá kinh tế đang tác động mạnh mẽ tới hoạt động chính trị, vănhoá, xã hội ở từng cơ sở, từng vùng miền của mỗi quốc gia Thông tin trong nềnkinh tế hiện đại đã kịp thời đáp ứng để mỗi cơ sở, tổ chức hoạt động sáng tạo nhằmđạt được chất lượng, hiệu quả cao trong quá trình CNH, HĐH đất nước Như vậymột trong các vấn đề bức xúc mà mà từng loại hình cơ sở: Cơ quan, đơn vị, doanhnghiệp, xã, phường, các đơn vị lực lượng vũ trang phải giải quyết là nâng cao chấtlượng hoạt động văn phòng, công tác thông tin ở đơn vị mình Việc củng cố hoànthiện tổ chức và hoạt động văn phòng để trợ giúp đắc lực về công tác thông tin choquản lý đang trở thành nhu cầu bức thiết của xã hội Nền kinh tế Việt Nam đangphát triển từng bước hội nhập nền kinh tế tri thức, công tác văn phòng đang lànhiệm vụ then chốt của các cơ quan, đơn vị để bảo đảm, cung cấp đầy đủ kịp thờithông tin có chất lượng cho quá trình quản lý Để có thể thu nhận, xử lý, quản lý và
sử dụng thông tin tốt nhất trong điều kiện hiện nay, các đơn vị cơ sở phải tăngcường đầu tư trang thiết bị công nghệ hiện đại, vừa phải thường xuyên bồi dưỡngkiến thức chuyên môn về nghiệp vụ văn phòng cho mỗi cán bộ nhân viên của vănphòng Một trong những nhiệm vụ cơ bản và đặc biệt quan trọng của văn phòng đó
là công tác Văn thư - lưu trữ, nhằm mục đích đảm bảo thông tin các chủ trương,đường lối của Đảng, quản lý và điều hành của Nhà nước Các văn bản hình thànhtrong công tác lãnh đạo, chỉ đạo và hoạt động của mỗi ngành, các đơn vị trongngành và là phương tiện thiết yếu giúp cho hoạt động của mỗi ngành, mỗi cơ quanđạt hiệu quả cao
- Qua thời gian thực tập tại Trường Tiểu học xã Pắc Ta đã giúp em có đượcnhững kiến thức thực tế và những cái nhìn mới về công tác văn phòng Qua tìmhiểu tình hình thực tế công tác văn phòng tại Trường Tiểu học xã Pắc Ta, em đãchọn đề tài “Nghiệp vụ quản lý văn bản” làm đề tài cho báo cáo thực tập tốt nghiệpcủa mình Giải quyết vấn đề này em muốn đóng góp một phần nhỏ bé trong bướcđầu nghiên cứu, tổ chức nghiệp vụ quản lý văn bản tại Trường Tiểu học xã Pắc Tanói riêng, đồng thời góp phần vào việc xem xét tổ chức nghiệp vụ quản lý văn bản
ở các cơ quan khác nói chung
Hiện nay nghiệp vụ quản lý văn bản trong các cơ quan đơn vị vẫn còn tồn tạinhững điểm bất cập, những bất cập này vừa do ý muốn chủ quan lẫn điều kiệnkhách quan mang lại Nghiên cứu về Nghiệp vụ quản lý văn bản nhằm đánh giáthực trạng hoạt động tại Trường Tiểu học xã Pắc Ta và đưa ra một số kiến nghị,giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động Nghiệp vụ quản lý văn bản tạiTrường cho phù hợp với đặc điểm và tình hình hoạt động chung
- Qua đây em xin được bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc tới các thầy, cô giáo trongkhoa đã nhiệt tình giúp đỡ và động viên em để hoàn thành tốt báo cáo thực tập tốtnghiệp này Em xin trân trọng cảm ơn toàn thể CBQL, GV, NV Trường Tiểu học
Trang 2xã Pắc Ta - Tân Uyên - Lai Châu đã nhiệt tình chỉ dẫn và tạo điều kiện thuận lợitrong suốt thời gian thời gian em thực tập tại Trường
- Em xin chân thành cảm ơn!
B PHẦN NỘI DUNG
Trang 3Chương 1 Giới thiệu vài nét về cơ quan, tổ chức 1.1 Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của cơ quan, tổ chức.
- Trường Tiểu học xã Pắc Ta được thành lập vào tháng 9 năm 2018, được sápnhập từ 2 đơn vị trường Tiểu học số 1 xã Pắc Ta và trường Tiểu học số 2 xã Pắc Ta
- Với diện tích rộng 5520m2 , nằm cạnh quốc lộ 32, giao thông đi lại thuậntiện cho giáo viên và học sinh trong toàn xã
* Chức năng, nhiệm vụ:
- Công khai mục tiêu, chương trình, kế hoạch giáo dục, điều kiện bảo đảmchất lượng giáo dục, kết quả đánh giá và kiểm định chất lượng giáo dục; tổ chứcgiảng dạy, học tập và hoạt động giáo dục đạt chất lượng đáp ứng mục tiêu, yêu cầucần đạt theo chương trình giáo dục phổ thông cấp tiểu học do Bộ Giáo dục và Đàotạo ban hành
- Thực hiện giáo dục bắt buộc bậc tiểu học, phổ cập giáo dục và xóa mù chữ tại địa bàn Huy động trẻ em đi học đúng độ tuổi, vận động và tạo điều kiện cho trẻ em có hoàn cảnh đặc biệt đến trường Nhận bảo trợ và quản lý các hoạt động giáo dục của cơ sở giáo dục khác thực hiện chương trình giáo dục phổ thông cấp tiểu học theo sự phân công của cấp có thẩm quyền.
- Xây dựng chiến lược và kế hoạch phát triển nhà trường theo các quy định
của Bộ Giáo dục và Đào tạo, gắn với điều kiện kinh tế - xã hội của địa phương.
- Xây dựng kế hoạch hoạt động giáo dục đáp ứng mục tiêu, yêu cầu cần đạt theo chương trình giáo dục phổ thông cấp tiểu học.
- Triển khai thực hiện chương trình giáo dục phổ thông cấp tiểu học, thực hiện lựa chọn sách giáo khoa theo quy định, triển khai thực hiện sách giáo khoa
và nội dung giáo dục của địa phương theo quyết định của Ủy ban nhân dân tỉnh, thực hiện tự chủ chuyên môn trong tổ chức các hoạt động giáo dục tại trường tiểu học.
- Thực hiện tự kiểm định chất lượng và đảm bảo chất lượng giáo dục theo quy định.
- Quản lý cán bộ, giáo viên, nhân viên và học sinh.
- Quản lý và sử dụng đất, tài chính và tài sản của nhà trường theo quy định của pháp luật.
- Phối hợp chặt chẽ với cha mẹ hoặc người giám hộ học sinh, các tổ chức và
cá nhân trong cộng đồng thực hiện các hoạt động giáo dục Tổ chức cho giáo viên, người lao động và học sinh tham gia các hoạt động xã hội tại địa phương.
- Xây dựng môi trường văn hoá - giáo dục trong nhà trường, tham gia xây
Trang 4dựng môi trường văn hoá - giáo dục ở địa phương.
- Được tiếp nhận các khoản tài trợ, viện trợ của các cơ quan, tổ chức, cá nhân đối với nhà trường theo quy định của pháp luật.
- Thực hiện các nhiệm vụ và quyền hạn khác theo quy định của pháp luật.
* Cơ cấu tổ chức của cơ quan:
- Tổng số cán bộ, giáo viên, nhân viên: 60 Trong đó: Cán bộ quản lý 04 (01hiệu trưởng và 03 phó hiệu trưởng)
- Giáo viên 50 đồng chí (44 giáo viên tiểu học, 02 giáo viên Âm nhạc, 02 giáoviên Mĩ thuật, 02 giáo viên Thể dục)
- Nhân viên 06 đồng chí (01 kế toán, 01 thư viện, 01 thiết bị, 01 bảo vệ, 01 y tế, 01văn thư - lưu trữ)
- Nhà trường có 05 tổ chuyên môn và 01 tổ văn phòng, số tổ trưởng 06 đồng chí,
số tổ phó 05 đồng chí
- Nhà trường có 01 chi bộ độc lập với 33 đảng viên
- Có tổ chức công đoàn với 60 đoàn viên
- Hội đồng trường có 11 thành viên, được kiện toàn theo nhiệm kỳ 05 năm
- Các tổ chức khác: Đoàn Thanh niên, Hội Chữ thập đỏ, Ban Thanh tra Nhândân, Ban Nữ công được kiện toàn theo năm học
1.2 Tình hình tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của bộ phận văn thư, lưu trữ của cơ quan, tổ chức.
1.2.1 Tình hình tổ chức.
- Trong hoạt động quản lý Nhà nước, công tác Văn thư đóng vai trò quantrọng Có thể coi công tác Văn thư là “bộ khung” trong quá trình quản lý Nhànước Công tác Văn thư được thực hiện tốt sẽ góp phần tích cực đến hoạt độngquản lý Nhà nước của mỗi cơ quan
- Văn thư là công tác không thể thiếu trong hoạt động của mỗi cơ quan Có ýnghĩa đặc biệt quan trọng trong các chủ trương, chính sách của Đảng, Nhà nước,báo cáo liên hệ, giữa các cơ quan, các ngành, các cấp, nói tóm lại Văn thư là hoạtđộng đảm bảo thông tin bằng văn bản Đây là bộ phận chiếm phần lớn trong côngtác văn phòng, là một dây chuyền liên hệ tất cả các bộ phận trong Trường tạo thànhmột bộ máy hoạt động nhịp nhàng
- Công tác Văn thư của cơ quan được tổ chức theo hình thức Văn thư hỗnhợp Tất cả các văn bản, tài liệu do cơ quan ban hành cũng như các văn bản mà cơquan khác gửi đến để chỉ đạo, thực hiện chức năng, nhiệm vụ tổng hợp và liên hệcông việc đều phải thông qua Văn thư của cơ quan Nhân viên Văn thư, được đàotạo chuẩn về trình độ chuyên môn, nghiệp vụ thực hiện nhiệm vụ một cách bài bản,
Trang 5khoa học và sử dụng thành thạo các thiết bị văn phòng hiện đại, đáp ứng được yêucầu của Văn thư hiện đại Phòng làm việc của Văn thư thì được bố trí độc lập ngaytại tầng 1 của đơn vị.
* Ưu điểm:
- Phòng làm việc của Văn thư được bố trí độc lập ngay trước cửa ra vào tầng
1, một vị trí thuận lợi cho công việc tiếp nhận văn bản đến và tiếp cận thông tin vớimọi người
- Phòng Văn thư được trang bị tương đối đầy đủ các máy móc, thiết bị hiệnđại như: máy điều hòa, máy vi tính, máy scan, điện thoại, máy photo, tủ đựng tàiliệu… nhằm đáp ứng tốt nhất yêu cầu của công tác văn thư đảm bảo tính chínhxác, nhanh chóng, an toàn, bí mật, hiện đại
* Nhược điểm:
- Việc bố trí và sắp xếp các trang thiết bị chưa khoa học, ảnh hưởng đến quátrình giải quyết công việc cũng như mĩ quan trong phòng làm việc
1.2.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của cơ quan.
+ Xây dựng, ban hành các chế độ, quy định về văn thư, lưu trữ
+ Chỉ đạo, hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện các quy định của pháp luật vềcông tác văn thư, lưu trữ
+ Xây dựng, tổ chức thực hiện các đề án, dự án, chương trình, quy hoạch, kếhoạch dài hạn, ngắn hạn, hàng năm về công tác văn thư, lưu trữ
+ Nghiên cứu, ứng dụng khoa học và công nghệ, sáng kiến vào công tác vănthư, lưu trữ
+ Tổ chức tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ văn thư, lưu trữ cho công chức, viênchức của đơn vị
- Bộ phận Văn thư - Lưu trữ thực hiện công tác văn thư gồm:
+ Quản lý văn bản đi
+ Văn bản đến
+ Quản lý sổ sách, cơ sở dữ liệu về văn bản
+ Quản lý, sử dụng con dấu của đơn vị và các loại con dấu khác được giao
- Hướng dẫn công chức lập hồ sơ công việc
+ Giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan
+ Thực hiện chế độ báo cáo, báo cáo thống kê cơ sở về công tác văn thư
- Bên cạnh đó, Bộ phận Văn thư - Lưu trữ thực hiện công tác lưu trữ:
+ Thu thập hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan
Trang 6+ Quản lý tài liệu lưu trữ điện tử.
+ Hướng dẫn lập hồ sơ, tài liệu điện tử
+ Phân loại, chỉnh lý tài liệu
+ Xác định giá trị tài liệu
+ Thực hiện các thủ tục tiêu hủy tài liệu hết giá trị
+ Bố trí kho bảo quản và thực hiện nghiệp vụ bảo quản tài liệu
+ Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ; giao nộp hồ sơ, tài liệu thuộc diện nộp lưu
cơ quan
1.2.3 Cơ cấu tổ chức
- Tổ chức, biên chế thực hiện công tác Văn thư - Lưu trữ tại trường Tiểu học
xã Pắc Ta được bố trí như sau:
- Nhân sự: 1 đồng chí
- Trình độ chuyên môn: Đại học
- Giới tính: Nữ
- Độ tuổi: 32 tuổi
Trang 7Chương 2 Tình hình thực hiện nghiệp vụ quản lý văn bản tại cơ quan.
2.1 Hoạt động quản lý
* Xây dựng, ban hành văn bản về văn thư - lưu trữ
+ Theo báo cáo đơn vị đã ban hành: Danh mục hồ sơ bắt đầu từ năm 2019;Quy chế công tác văn thư, lưu trữ năm 2020; Bảng thời hạn bảo quản tài liệu của
cơ quan; Danh mục thành phần tài liệu thuộc diện nộp lưu vào lưu trữ cơ quan.+ Việc ban hành Quy chế công tác văn thư, lưu trữ theo Nghị định số30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính phủ về công tác văn thư, đơn vị đã banhành mới Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan
* Nhân sự thực hiện công tác văn thư, lưu trữ
+ 01 cán bộ làm công tác Văn thư - Lưu trữ
+ Được bố trí theo biên chế của sở Nội vụ
+ Có trình độ theo đúng vị trí việc làm
* Quản lý, hướng dẫn nghiệp vụ văn thư, lưu trữ
- Để thống nhất các hoạt động nghiệp vụ văn thư, lưu trữ đi vào nề nếp, nhà trường đã thực hiện tốt những công việc sau:
- Công tác văn thư:
+ Thực hiện đúng các quy định về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản: Thực hiện theo Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính phủ về công tác văn thư
+ Quản lý và sử dụng con dấu theo đúng quy định tại Nghị định
số 99/2016/NĐ-CP ngày 01/7/2016 của Chính phủ về quản lý và sử dụng con dấu + Quản lý và giải quyết văn bản đi, văn bản đến; lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ,tài liệu vào lưu trữ cơ quan theo quy định tại Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày02/11/2012 của Bộ Nội vụ về việc hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộplưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan; Công văn số 1499/UBND-NC ngày06/6/2016 của UBND tỉnh về việc thực hiện công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơvào lưu trữ cơ quan; Thông tư số 01/2019/TT-BNV ngày 24/01/2019 của Bộ Nội
vụ quy định quy trình trao đổi, lưu trữ, xử lý tài liệu điện tử trong công tác văn thư,các chức năng cơ bản của Hệ thống quản lý tài liệu điện tử trong quá trình xử lýcông việc của các cơ quan, tổ chức
- Công tác lưu trữ:
+ Công tác thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu
Trang 8+ Đối với Lưu trữ cơ quan:
+ Lập kế hoạch thu thập hồ sơ, tài liệu đã giải quyết xong của các tổ, bộ phậnvào lưu trữ hiện hành của cơ quan
+ Tổ chức chỉnh lý tài liệu, lựa chọn tài liệu có giá trị vĩnh viễn của cơ quan đểgiao nộp vào lưu trữ lịch sử theo đúng quy định
+ Chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu và giao nộp tài liệu vào Lưu trữ cơ quantheo đúng quy định
+ Bảo quản, bảo vệ tài liệu lưu trữ
- Trang bị đầy đủ các trang thiết bị, phương tiện thiết yếu để bảo vệ, bảo quản
an toàn tài liệu như: Phương tiện báo cháy, chữa cháy, máy điều hoà nhiệt độ, độ
ẩm, máy hút bụi, giá, cặp, hộp
- Kiểm tra định kỳ các hồ sơ tài liệu, vệ sinh tài liệu, chế độ thông gió, duy trìnhiệt độ, độ ẩm trong kho phù hợp với từng loại tài liệu, áp dụng các biện phápphòng chống nấm mốc, côn trùng
- Thực hiện nghiêm công tác bảo vệ bí mật nhà nước trong lĩnh vực văn thư,lưu trữ
- Niêm yết nội quy, quy chế khai thác, sử dụng tài liệu tại kho Lưu trữ, ngaytrước cửa ra vào kho
* Đào tạo, bồi dưỡng nhân sự làm văn thư, lưu trữ
- Tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ về công tác văn thư, lưu trữ.Nhằm phổ biến, triển khai các quy định mới của pháp luật về công tác văn thư, lưutrữ; bồi dưỡng, nâng cao kỹ năng, nghiệp vụ quản lý văn bản điện tử cho côngchức, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ tại các cơ quan, đơn vị, từng bướchoàn thiện công tác văn thư, lưu trữ theo hướng hiện đại hóa theo đúng kếhoạch Năm 2020, Sở Nội vụ tổ chức 04 lớp bồi dưỡng, tập huấn triển khai Nghịđịnh số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính phủ về công tác văn thưcho hơn 175 học viên là công chức, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ trênđịa bàn toàn tỉnh Qua các lớp bồi dưỡng, tập huấn đã góp phần nâng cao nhậnthức của cán bộ, công chức, viên chức đối với công tác văn thư, lưu trữ, đồng thờitrang bị thêm những kiến thức cơ bản về nghiệp vụ cho công chức, viên chức, nhânviên làm công tác văn thư, lưu trữ, góp phần nâng cao năng suất, hiệu quả của côngtác văn thư, lưu trữ tại cơ quan
- Trong năm đơn vị đã cử viên chức tham gia đầy đủ các lớp tập huấn, hộithảo, hội nghị do Phòng Nội Vụ, chi cục Văn thư lưu trữ tỉnh tổ chức
* Công tác thi đua, khen thưởng trong hoạt động văn thư - lưu trữ
Trang 9+ Đã tiến hành thực hiện các phong trào thi đua riêng của đơn vị, tuyêntruyền, phát hiện, bồi dưỡng và nhân rộng điển hình tiên tiến mới được đơn vị triểnkhai và thực hiện rộng rãi.
+Hàng năm bình xét thi đua để khen thưởng phù hợp với tình hình thực tế củađơn vị
* Kiểm tra, giải quyết và xử lý vi phạm quy chế công tác văn thư-lưu trữ của
tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ và số hóa tài liệu
- Báo cáo tình hình thực hiện công tác văn thư, lưu trữ năm 2021 và chế độbáo cáo thống kê định kỳ hằng năm theo quy định về Phòng Nội Vụ theo yêu cầu
2.2 Hoạt động nghiệp vụ quản lý văn bản
- Bộ phận Văn thư - Lưu trữ của đơn vị với hoạt động nghiệp vụ quản lý văn bản gồm 3 hoạt động sau: Quản lý văn bản đi, quản lý văn bản đến và sao văn bản
- Bám sát theo Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính phủ
về công tác văn thư
2.2.1 Quản lý văn bản đi
* Trình tự quản lý văn bản đi
- Cấp số, thời gian ban hành văn bản
- Đăng ký văn bản đi
- Nhân bản, đóng dấu cơ quan, tổ chức, dấu chỉ độ mật, mức độ khẩn, (đốivới văn bản giấy); ký số của cơ quan, tổ chức (đối với văn bản điện tử)
- Phát hành và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi
Trang 10- Lưu văn bản đi.
* Cấp số, thời gian ban hành văn bản
- Số và thời gian ban hành văn bản được lấy theo thứ tự và trình tự thời gianban hành văn bản của cơ quan, tổ chức trong năm (bắt đầu liên tiếp từ số 01 vàongày 01 tháng 01 và kết thúc vào ngày 31 tháng 12 hàng năm) Số và ký hiệu vănbản của cơ quan, tổ chức là duy nhất trong một năm, thống nhất giữa văn bản giấy
+ Việc cấp số văn bản hành chính do người đứng đầu cơ quan, tổ chức quy định
- Đối với văn bản giấy, việc cấp số, thời gian ban hành được thực hiện sau khi
có chữ ký của người có thẩm quyền, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo.Văn bản mật được cấp hệ thống số riêng
- Đối với văn bản điện tử, việc cấp số, thời gian ban hành được thực hiệnbằng chức năng của Hệ thống
* Đăng ký văn bản đi
* Mẫu bìa sổ đăng ký văn bản đi
TÊN CƠ QUAN CHỦ QUẢN TRỰC
TIẾP
TÊN CƠ QUAN/ĐƠN VỊ
SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐI
Năm:
Từ ngày …… đến ngày
Từ số ……… đến số
Quyển số:
- Mẫu sổ đăng ký văn bản đi
Ngườiký
Nơinhậnvăn
Đơn vị,ngườinhận
Sốlượn
g bản
Ngàychuyển
Kýnhận
Ghi chú
Trang 11Văn thư cơ quan đăng ký văn bản vào Sổ đăng ký văn bản đi Mẫu sổ đăng
ký văn bản đi theo quy định tại Phụ lục IV Nghị định 30/2020-CP
+ Đăng ký văn bản bằng Hệ thống
Văn bản được đăng ký bằng Hệ thống phải được in ra giấy đầy đủ các trườngthông tin theo mẫu Sổ đăng ký văn bản đi, đóng sổ để quản lý
- Văn bản mật được đăng ký theo quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước
* Nhân bản, đóng dấu, ký số của cơ quan, tổ chức và dấu chỉ độ mật, mức độ khẩn
- Nhân bản, đóng dấu của cơ quan, tổ chức và dấu chỉ độ mật, mức độ khẩnđối với văn bản giấy
+ Văn bản đi được nhân bản theo đúng số lượng được xác định ở phần nơinhận của văn bản
+ Việc đóng dấu cơ quan, tổ chức và dấu chỉ độ mật, mức độ khẩn, được thựchiện theo quy định tại Phụ lục I Nghị định 30/2020-CP
- Ký số của cơ quan, tổ chức đối với văn bản điện tử
Ký số của cơ quan, tổ chức được thực hiện theo quy định tại Phụ lục I Nghịđịnh 30/2020-CP
* Phát hành và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi
- Văn bản đi phải hoàn thành thủ tục tại Văn thư cơ quan và phát hành trongngày văn bản đó được ký, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo Văn bảnkhẩn phải được phát hành và gửi ngay sau khi ký văn bản
- Việc phát hành văn bản mật đi phải bảo đảm bí mật nội dung của văn bảntheo quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước, đúng số lượng, thời gian vànơi nhận
- Văn bản đã phát hành nhưng có sai sót về nội dung phải được sửa đổi, thaythế bằng văn bản có hình thức tương đương Văn bản đã phát hành nhưng có sai
Trang 12sót về thể thức, kỹ thuật trình bày, thủ tục ban hành phải được đính chính bằngcông văn của cơ quan, tổ chức ban hành văn bản.
- Thu hồi văn bản
+ Đối với văn bản giấy, trường hợp nhận được văn bản thông báo thu hồi, bênnhận có trách nhiệm gửi lại văn bản đã nhận
+ Đối với văn bản điện tử, trường hợp nhận được văn bản thông báo thu hồi,bên nhận hủy bỏ văn bản điện tử bị thu hồi trên Hệ thống, đồng thời thông báo qua
Hệ thống để bên gửi biết
- Phát hành văn bản giấy từ văn bản được ký số của người có thẩm quyền:Văn thư cơ quan thực hiện in văn bản đã được ký số của người có thẩm quyền ragiấy, đóng dấu của cơ quan, tổ chức để tạo bản chính văn bản giấy và phát hànhvăn bản
- Trường hợp cần phát hành văn bản điện tử từ văn bản giấy: Văn thư cơ quanthực hiện theo quy định tại điểm c khoản 1 Điều 25 Nghị định 30/2020-CP
* Lưu văn bản đi
- Lưu văn bản giấy
+ Bản gốc văn bản được lưu tại Văn thư cơ quan và phải được đóng dấu ngaysau khi phát hành, sắp xếp theo thứ tự đăng ký
+ Bản chính văn bản lưu tại hồ sơ công việc
- Lưu văn bản điện tử
+ Bản gốc văn bản điện tử phải được lưu trên Hệ thống của cơ quan, tổ chứcban hành văn bản
+ Cơ quan, tổ chức có Hệ thống đáp ứng theo quy định tại Phụ lục VI Nghịđịnh 30/2020-CP và các quy định của pháp luật có liên quan thì sử dụng và lưu bảngốc văn bản điện tử trên Hệ thống thay cho văn bản giấy
+ Cơ quan, tổ chức có Hệ thống chưa đáp ứng theo quy định tại Phụ lục
VI Nghị định 30/2020-CP và các quy định của pháp luật có liên quan thì Văn thư
cơ quan tạo bản chính văn bản giấy theo quy định tại khoản 5 Điều 18 Nghị định30/2020-CP để lưu tại Văn thư cơ quan và hồ sơ công việc
2.2.2 Quản lý văn bản đến
* Trình tự quản lý văn bản đến
- Tiếp nhận văn bản đến
- Đăng ký văn bản đến
- Trình, chuyển giao văn bản đến
- Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến
