TÌM HIỂU HOẠT ĐỘNG lưu TRỮ tại một cơ QUAN tổ CHỨC NHẬN xét và đề XUẤT BIỆN PHÁP để NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG tác lưu TRỮ

LỜI MỞ ĐẦUVới sự phát triển của xã hội ngày nay, công tác văn thư vẫn luôn là hoạtđộng bảo đảm thông tin bằng văn bản phục vụ công tác quản lý, gồm toàn bộcác công việc về xây dựng, ban

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI

KHOA ………

TÊN ĐỀ TÀI TÌM HIỂU HOẠT ĐỘNG LƯU TRỮ TẠI MỘT CƠ QUAN TỔ CHỨC NHẬN XÉT VÀ ĐỀ XUẤT BIỆN PHÁP ĐỂ NÂNG CAO HIỆU QUẢ

CÔNG TÁC LƯU TRỮ BÀI TẬP LỚN KẾT THÚC HỌC PHẦN

Học phần: Công tác văn thư lưu trữ

Mã phách:………

MỤC LỤC

LỜI MỞ ĐẦU 1

NỘI DUNG 2

1.1 Khái quát chung về lưu trữ và tài liệu lưu trữ 2

1.1.1 Khái niệm lưu trữ 2

1.1.2 Khái niệm tài liệu lưu trữ 2

1.2 Vai trò của công tác lưu trữ 3

2.1 Tìm hiểu chung về lịch sử hình thành 4

2.2 Cơ cấu tổ chức và chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Ủy ban Nhân dân thành phố Mỹ Tho 5

2.2.1 Cơ cấu tổ chức của Ủy ban Nhân dân thành phố Mỹ Tho 5

2.2.2 Nhiệm vụ, quyền hạn của Ủy ban Nhân dân thành phố Mỹ Tho6 3.1 Tổng quan về công tác lưu trữ tại Ủy ban Nhân dân thành phố Mỹ Tho 7

3.1.1 Cán bộ làm công tác lưu trữ 7

3.1.2 Tình hình tài liệu lưu trữ và trang thiết bị bảo quản tài liệu 8

3.1.3 Trách nhiệm quản lý và chỉ đạo công tác lưu trữ 9

3.2 Công tác thực hiện hoạt động lưu trữ 10

3.2.1 Công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ 10 3.2.2 Thu thập và bổ sung tài liệu vào lưu trữ 10

3.2.3 Công tác xác định giá trị tài liệu 11

3.2.4 Công tác chỉnh lý tài liệu 12

4.1 Nhận xét, dánh giá về thực trạng công tác lưu trữ tại Ủy ban Nhân dân thành phố Mỹ Tho 13

4.2 Một số giải pháp nâng cao hiệu quả của công tác lưu 14

KẾT LUẬN 16

TÀI LIỆU THAM KHẢO 17

LỜI MỞ ĐẦU

Với sự phát triển của xã hội ngày nay, công tác văn thư vẫn luôn là hoạtđộng bảo đảm thông tin bằng văn bản phục vụ công tác quản lý, gồm toàn bộcác công việc về xây dựng, ban hành văn bản; quản lý, giải quyết văn bản hìnhthành trong hoạt động của các cơ quan nhà nước, tổ chức chính trị - xã hội; tổchức xã hội, tổ chức xã hội nghề nghiệp, tổ chức kinh tế và đơn vị vũ trangnhân dân (gọi chung là cơ quan, tổ chức)

Tài liệu lưu trữ là nguồn sử liệu chính xác, đóng vai trò quan trọng trongviệc nghiên cứu, hoạch định chính sách, chiến lược phục vụ phát triển cho kinh

tế - xã hội phản ánh toàn bộ lịch sử hình thành, phát triển cũng như đời sốngchính trị, kinh tế, văn hóa, xã hội của địa phương Vai trò và vị trí của công tácvăn thư, lưu trữ đã khẳng định được ý nghĩa hết sức quan trọng do đó thời gianqua Đảng và Nhà nước ta đã quan tâm đến lĩnh vực văn thư, lưu trữ cùng với

đó là hệ thống các cơ quan quản lý công tác văn thư, lưu trữ, tài liệu lưu trữquốc gia đã được xây dựng và đang từng bước được kiện toàn

Trong hoạt động quản lý hành chính nhà nước hiện nay hầu hết các côngviệc từ chỉ đạo, điều hành, quyết định, thi hành đối với các lĩnh vực đều gắnliền với văn bản, cũng có nghĩa là gắn liền với việc soạn thảo, ban hành và tổchức sử dụng văn bản nói riêng và với công tác văn thư lưu trữ nói chung.Nhận thức được tầm quan trọng đó, đề tài nàynghiên cứu về thực trạng hoạtđộng lưu trữ tại Ủy Ban Nhân dân thành phố Mỹ Tho, Tiền Giang để tìm hiểuthêm về cách thức lưu trữ của cơ quan và đề xuất những biện để nâng cao hiệuquả của công tác lưu trữ Vì vậy, với những lý do trên, tôi xin chọn đề tài:

“Tìm hiểu hoạt động lưu trữ tại một cơ quan, tổ chức Nhận xét và đề xuất các biện pháp để nâng cao hiệu quả của công tác lưu trữ”.

NỘI DUNG

1.1.1 Khái niệm lưu trữ

Lưu trữ là việc lựa chọn, giữ lại và tổ chức khoa học những văn bản, tưliệu có giá trị được hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, cá nhân

để làm bằng chứng và tra cứu thông tin trong quá khứ khi cần thiết

Tài liệu được hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức,

cá nhân Hồ sơ là một tập tài liệu có liên quan với nhau về một vấn đề, một sựviệc, một đối tượng cụ thể hoặc có đặc điểm chung, hình thành trong quá trìnhtheo dõi, giải quyết công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của cơ quan,

tổ chức

1.1.2 Khái niệm tài liệu lưu trữ

Hồ sơ tài liệu lưu trữ được hình thành trong quá trình công tác của mỗi

cơ quan gồm các công văn, tài liệu, văn kiện thuộc về khoa học kỹ thuật, phimảnh, ảnh, dây ghi âm,… Những công văn, tài liệu sau khi đã được giải quyết vàsắp xếp thành hồ sơ đem vào bộ phận lưu trữ, phòng lưu trữ của cơ quan để tracứu và sử dụng khi cần thiết được gọi là hồ sơ, tài liệu lưu trữ

Tài liệu lưu trữ chứa đựng thông tin quá khứ, phản ánh các sự kiện lịch

sử, các hiện tượng tự nhiên xã hội, phản ánh quá trình lao động sáng tạo củanhân dân qua các thời kỳ lịch sử Tài liệu lưu trữ là tài liệu có giá trị phục vụhoạt động thực tiễn, nghiên cứu khoa học, lịch sử được lựa chọn để lưu trữ

Ngoài các khái niệm trên, tại khoản 3, Điều 2 Luật Lưu trữ năm 2011

như sau: “Tài liệu lưu trữ là tài liệu có giá trị phục vụ hoạt động thực tiễn, nghiên cứu khoa học, lịch sử được lựa chọn để lưu trữ Tài liệu lưu trữ bao gồm bản gốc, bản chính; trong trường hợp không còn bản gốc, bản chính thì được thay bằng bản sao hợp pháp”.

1.2 Vai trò của công tác lưu trữ

Thứ nhất, góp phần quan trọng đảm bảo thông tin cho hoạt động quản

lý, cung cấp những tài liệu, số liệu đáng tin cậy phục vụ các mục đích chính trị,kinh tế văn hóa, xã Đồng thời, cung cấp những thông tin trong quá khứ, nhữngcăn cứ, những bằng chứng phục vụ cho hoạt động quản lý của các cơ quan

Thứ hai, giúp cho cán bộ, công chức, viên chức nâng cao hiệu quả hiệusuất công việc và giải quyết xử lý nhanh chóng và đáp ứng được các yêu cầucủa tổ chức, cá nhân Hồ sơ tài liệu trở thành phương tiện theo dõi, kiểm tracông việc một cách có hệ thống, qua đó cán bộ, công chức có thể kiểm tra đúcrút kinh nghiệm góp phần thực hiện tốt các mục tiêu quản lý: năng suất, chấtlượng, hiệu quả và đây cũng là những mục tiêu, yêu cầu của cải cách hànhchính nhà nước của nước ta hiện nay

Thứ ba, tạo công cụ để kiểm soát việc thực thi quyền lực của các cơquan, tổ chức Góp phần giữ gìn những căn cứ, bằng chứng về hoạt động của

cơ quan, phục vụ việc kiểm tra, thanh tra giám sát

Thứ tư, góp phần bảo vệ bí mật những thông tin có liên quan đến cơquan, tổ chức và các bí mật quốc gia

Từ những quan điểm trên có thể thấy được nếu quan tâm làm tốt côngtác văn thư, lưu trữ sẽ góp phần bảo đảm cho các hoạt động của nền hànhchính nhà nước được thông suốt, nâng cao hiệu quả quản lý hành chính nhànước và thúc đẩy nhanh chóng công cuộc cải cách hành chính hiện nay Vìvậy, mỗi cơ quan hành chính nhà nước đều phải có một nhận thức đúng đắn về

về vị trí và vai trò của công tác văn thư, lưu trữ để có thể đưa ra những biệnpháp phù hợp nhằm đưa công tác văn thư, lưu trữ tại các cơ quan, đơn vị đivào nề nếp và nâng cao hiệu quả quản lý của các cơ quan, đơn vị Tuy nhiên,thời gian qua công tác văn thư lưu trữ còn bộc lộ một số hạn chế như: Lãnhđạo các cơ quan, đơn vị chưa thực sự quan tâm đến công tác quản lý và hoạtđôngr thuộc lĩnh vực văn thư, lưu trữ; đội ngũ cán bộ làm công tác văn thư lưutrữ còn thiếu về số lượng và chưa đáp ứng yêu cầu về chuyên môn nghiệp vụ;việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư còn nhiều hạn chế…

Trong thành phố có con rạch quan trọng là Bảo Định chia thành phố MỹTho thành 2 khu vực tả ngạn và hữu ngạn Trong nội ô thành phố có hồ nước

Mỹ Tho được đào năm 1927, hiện đang là công viên Tết Mậu Thân, nơi điềuhòa nhiệt độ và là lá phổi của thành phố Cảnh quan thành phố càng nên thơhơn với sự tiếp nối đan xen giữa phố phường, vườn cây, đồng ruộng với ưu thếtrên, ngay từ những năm đầu mới hình thành đô thị Mỹ Tho, cũng như

hôm nay thành phố Mỹ Tho luôn là trung tâm kinh tế chính trị, văn hóa củatoàn tỉnh, đồng thời là trung tâm giao lưu quan trọng của miền Trung Nam bộ,

đã từng là trung đô của Trung Nam bộ, là cầu nối giữa các tỉnh vùng đồngbằng sông Cửu Long với thành phố Hồ Chí Minh và các tỉnh miền Đông Nambộ

Cơ cấu kinh tế của thành phố chuyển dịch theo hướng công nghiệp - tiểuthủ công nghiệp, thương mại - dịch vụ, nông nghiệp và thủy sản Tốc độ pháttriển kinh tế bình quân 13,34%/năm; thu nhập bình quân đầu người 1728USD/năm

Ở vị trí chiến lược quan trọng, thành phố Mỹ Tho là nơi tập hợp nhiềuanh hùng hào kiệt kháng chiến chống phong kiến, chống thực dân pháp ngay khichúng vừa đặt chân lên đất Nam kỳ Qua các giai đoạn lịch sử, bao giờ thành phố MỹTho cũng là nơi đụng đầu ác liệt gồm lực lượng cách mạng chính nghĩa với các thế lựcthực dân, đế quốc và phản động Nhân dân thành phố Mỹ Tho mang trong mình truyềnthống yêu nước, truyền thống đấu tranh anh dũng của dân tộc trong xây dựng và bảo

vệ đất nước, đã xây dựng trên quê hương Mỹ Tho nếp sinh hoạt văn hóa đậm đà bảnsắc dân tộc và nêu cao tinh thần đấu tranh kiên cường bất khuất hơn 3 thế kỷ qua

Trải qua hơn 330 năm hình thành và phát triển Đô thị Mỹ Tho, nhân dânthành phố Mỹ Tho luôn nêu cao tinh thần đấu tranh kiên cường, bất khuất vàviết lên nhiều trang sử hào hùng, góp phần làm phong phú thiên lịch sử tỉnhTiền Giang

2.2 Cơ cấu tổ chức và chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Ủy ban Nhân dân thành phố Mỹ Tho.

2.2.1 Cơ cấu tổ chức của Ủy ban Nhân dân thành phố Mỹ Tho

Cơ cấu tổ chức của Ủy ban Nhân dân thành phố gồm có:

Lãnh đạo Ủy ban Nhân dân: Chủ tịch Ủy ban Nhân dân thành phố Ông Nguyễn Thành Công, Phó Chủ tịch Ủy ban Nhân dân thành phố - ÔngNguyễn Hữu Đức, ông Nguyễn Quang Thành và bà Lê Thị Bé Phượng.

Ủy ban Nhân dân thành phố Mỹ Tho có các phòng, ban và đơn vị sự nghiệp như sau:

Có 12 Phòng, ban gồm có: Phòng Nội vụ, Phòng Tư pháp, Phòng Tàichính - Kế hoạch, Phòng Tài nguyên và Môi trường, Phòng Lao động, Thươngbinh và Xã hội, Phòng Văn hóa và Thông tin, Phòng Giáo dục và Đào tạo,Thanh tra thành phố Mỹ Tho, Văn phòng Hội đồng Nhân dân và Ủy ban Nhândân thành phố, Phòng Kinh tế, Phòng Quản lý đô thị

Các đơn vị sự nghiệp gồm có: Đài Truyền thanh - Truyền hình thànhphố, Ban Quản lý dự án và Phát triển quỹ đất, Trung tâm Văn hóa - Thể thao

và Du lịch, Ban Quản lý chợ và Ban Quản lý dự án nâng cấp đô thị thành phố

cư nông thôn; quản lý và sử dụng đất đai, rừng núi, sông hồ, tài nguyên nước, tàinguyên khoáng sản, nguồn lợi ở vùng

biển, tài nguyên thiên nhiên khác; bảo vệ môi trường trên địa bàn thành phố theo quy định của pháp luật.

4 Thực hiện các nhiệm vụ về tổ chức và bảo đảm việc thi hành Hiếnpháp và pháp luật, xây dựng chính quyền và địa giới hành chính, giáo dục, đào tạo,khoa học, công nghệ, văn hóa, thông tin, thể dục, thể thao, y tế, lao động, chính sách

xã hội, dân tộc, tôn giáo, quốc phòng, an ninh, trật tự, an toàn xã hội, hành chính tưpháp, bổ trợ tư pháp và các nhiệm vụ, quyền hạn khác theo quy định của pháp luật

5 Thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn do cơ quan nhà nước cấp trên phân cấp, ủy quyền

6 Phân cấp, ủy quyền cho Ủy ban nhân dân cấp xã, cơ quan, tổ chứckhác thực hiện các nhiệm vụ, quyền hạn của Ủy ban nhân dân thành phố

3 Hoạt động công tác lưu trữ tại Ủy ban Nhân dân thành phố Mỹ Tho

Mỹ Tho

Công tác bảo quản lưu trữ tài liệu là một trong những hoạt động quantrọng trong quá trình lưu trữ hồ sơ, tài liệu, là quá trình áp dụng các biện phápkhoa học, kỹ thuật nhằm kéo dài tuổi thọ và bảo đảm an toàn cho tài liệu lưutrữ Hoạt động lưu trữ là vô cùng cần thiết vì đó là nguồn sử liệu chính xác, làchiến lược phục vụ phát triển kinh tế - xã hội phản ánh lại toàn bộ lịch sử hìnhthành, phát triển cũng như đời sống chính trị, kinh tế, văn hóa - xã hội của địaphương

Về công tác lưu trữ tại Ủy ban Nhân dân thành phố Mỹ Tho chính là quátrình không thể thiếu đối với sự hình thành và phát triển của cơ quan mà

còn là bước đệm hỗ trợ cho tỉnh Tiền Giang phát triển với việc lưu trữ những

sử liệu quan trọng gắn liền với bề dày lịch sử cho đến ngày nay trong quá trìnhxây dựng cũng như góp phần nâng cao hiệu quả chất lượng trong công tac lưutrữ hiện nay

3.1.1 Cán bộ làm công tác lưu trữ

Để xây dựng đội ngũ cán bộ ngành văn thư lưu trữ có trình độ chuyênmôn đáp ứng yêu cầu trước mắt cũng như lâu dài Ủy ban Nhân dân thành phố

Mỹ Tho đã đề ra những yêu cầu nhất định đối với cán bộ ngành văn thư lưu trữ

và nhằm để tạo điều kiện cho cán bộ có thể phát triển hơn nữa Ủy ban Nhândân thành phố cũng đưa cán bộ đi bồi dưỡng nghiệp vụ văn thư Có thể nói,cán bộ văn thư vừa có chuyên môn công tác văn thư, vừa có kinh nghiệm trongnghề, hiểu được rõ vị trí, ý nghĩa của ngành công tác văn thư và hoàn thànhxuất sắc nhiệm vụ được giao Các cán bộ làm việc tại Ủy ban được đào tạo qualớp Trung học lý luận chính trị, được bồi dưỡng chuyên môn qua các lớp tậphuấn để nâng cao phẩm chất chính trị và trình độ chuyên môn cao, tác phonglàm việc có khoa học

Sau quá trình tìm hiểu, trong thời gian qua công tác văn thư của Ủy banNhân dân thành phố được duy trì thường xuyên và có nề nếp, qua đó nâng caonhận thức và trình độ nghiệp vụ cho đội ngũ cán bộ, nhân viên chuyên môn.Việc đảm bảo phương tiện cho hoạt động nghiệp vụ của ngành văn thư lưu trữluôn được thường xuyên quan tâm, ngoài kinh phí đảm bảo thường xuyên thì

Ủy ban còn hỗ trợ máy photocopy, máy vi tính, bàn văn thư và các thiết bịchuyên dụng Các cán bộ văn thư của cơ quan đã đảm nhận được chức năngnhiệm vụ và đáp ứng yêu cầu đổi mới phù hợp với yêu cầu hiện tại

3.1.2 Tình hình tài liệu lưu trữ và trang thiết bị bảo quản tài liệu

Bảo quản tài liệu lưu trữ là sử dụng một hệ thống các biện pháp khoahọc kỹ thuật nhằm tạo ra các điều kiện tốt nhất để bảo đảm an toàn và kéo dài

tuổi thọ cho tài liệu, nhằm phục vụ được tốt các yêu cầu khai thác, sử dụng tàiliệu Với mục đích bảo quản tài liệu lâu dài phục vụ Ủy ban Nhân dân thànhphố Mỹ Tho cho việc tra cứu luôn được trang bị đầy đủ và hiện đại tạo cácđiều kiện tốt nhất để đảm bảo an toàn và kéo dài tuổi thọ của tài liệu.

Trong đó các điều kiện tốt nhất để đảm bảo an toàn và kéo dài tuổi thọtài liệu bao gồm: việc xây dựng, sửa chữa, thiết kế các kho lưu trữ; trang thiết

bị bảo quản tài liệu, các thiết bị phòng cháy, an ninh, báo động; việc áp dụngcác biện pháp kỹ thuật để tạo ra các tiêu chuẩn về nhiệt độ, độ ẩm, ánh sáng, vệsinh, an ninh trong các tòa nhà và các kho lưu trữ; và việc áp dụng các biệnpháp đặc biệt để bảo quản và vận chuyển tài liệu lưu trữ Nội dung của bảoquản tài liệu lưu trữ bao gồm xây dựng, cải tạo kho lưu trữ, xử lý kỹ thuật bảoquản; tổ chức tài liệu trong kho; phục chế, tu sửa và làm phông bảo hiểm đốivới những tài liệu đã bị hư hỏng hoặc có nguy cơ bị hư hỏng Ủy ban Nhân dânThành phố Mỹ Tho có áp dụng các biện pháp khoa học kỹ thuật hiện đại nhằmhạn chế đến mức tối đa các quá trình lão hóa tự nhiên của tài liệu, kéo dài tuổithọ của chúng

Đối với những tài liệu hư hỏng và có nguy cơ bị hư hỏng thì Ủy banNhân dân thành phố áp dụng các biện pháp tu bổ, phục chế và làm phông bảohiểm cho các tài liệu đó và hơn hết Ủy ban Nhân dân thành phố Mỹ Thothường xuyên cung cấp các trang thiết bị nhằm mục đích bảo quản tài liệu Chủtịch Ủy ban Nhân dân thành phố Mỹ Tho luôn hướng dẫn, theo sát, chỉ đạoviệc hoạt động lưu trữ ở cơ quan để các công tác văn thư lưu trữ đều ở trongtrạng thái tốt nhất Và trong thời kỳ công nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nướcnhư hiện nay, công tác lưu trữ ở cơ quan cũng dần được đơn giản hơn và thuậnlợi hơn nhằm nâng cao chất lượng, hiệu quả công việc

3.1.3 Trách nhiệm quản lý và chỉ đạo công tác lưu trữ

Chủ tịch Ủy ban Nhân dân thành phố Mỹ Tho chỉ đạo chung việc thựchiện các quy định của pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ Kiểm tra việcthực hiện các quy định về công tác văn thư, lưu trữ đối với các cơ quan, đơn vịtrực thuộc, Ủy ban Nhân dân các xã, thị trấn giải quyết khiếu nại, tố cáo vipháp luật về công tác văn thư, lưu trữ.

Cán bộ làm quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ có trách nhiệm thammưu giúp Trưởng phòng Nội vụ triển khai thực hiện các văn bản của nhà nước

về công tác văn thư, lưu trữ Đồng thời quản lý Kho lưu trữ và thực hiện cácnghiệp vụ lưu trữ như thu thập, quản lý hồ sơ, tài liệu của các phòng, ban, đơn

vị thuộc Ủy ban Nhân dân thành phố Mỹ Tho, chỉnh lý tài liệu, lập hồ sơ đưavào lưu trữ, hệ thống hóa hồ sơ và xây dựng công cụ tra cứu phục vụ và khaithác có hiệu quả tài liệu lưu trữ

Văn thư cơ quan thuộc Ủy ban Nhân dân thành phố có trách nhiệm:

- Đăng ký, thực hiện thủ tục phát hành, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi

- Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến; trình, chuyên giao văn bản đến

- Sắp xếp, bảo quản và phục vụ việc tra cứu, sử dụng bản lưu văn bản

- Quản lý Sổ đăng ký văn bản

- Quản lý, sử dụng con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật của cơ quan, đơn vị;các loại con dấu khác nhau theo quy định

Cán bộ, công chức, viên chức các cơ quan, đơn vị trong quá trình theodõi, giải quyết các công việc được giao phải có trách nhiệm lập hồ sơ côngviệc mình giải quyết và nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan theo quy định

3.2 Công tác thực hiện hoạt động lưu trữ

3.2.1 Công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ

Trưởng phòng Nội vụ tham mưu cho Chủ tịch Ủy ban Nhân dân thànhphố trong việc chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn việc lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ,